人事档案管理工作的重要性人事档案区别于一般文书档案及业务档案，它具有现实性、动态性、真实性、完整性［1］，人事档案的内容包括从一个人出生到死亡整个过程中形成的大量材料。而一个人的职业史材料是人事档案中极其重要的材料，占个人职业人事档案内容的绝大部分。一般疾控机构职工一个完整的人事档案应归档的材料主要应包括10个方面内容:履历类材料，录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料，学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，工资类材料，奖励类材料，违犯处罚类材料，参加党团类材料及其他可供组织参考有保存价值的材料等。作为公共卫生专业的疾控机构人事档案，目前在绩效考核、计量认证评审及职称评审、岗位聘任等工作中体现着越来越来重要的作用。人事档案存在的问题根据国家人事制度的有关规定，事业单位实行人事制度，其中事业单位的人事档案交由当地人才交流中心代管。人事档案管理的社会化，改变了人事档案纯属单位的一些弊端。但是随着人事制度的进一步推行，人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
4.档案管理人员做好日常服务。一是对职工及相关科室提交的人事归档材料，尽量做到随办随归，在办理归档时，要认真核实原件，确保归档复印件材料的真实性。二是及时为单位工作及职工个人提供人事档案，以提高人事档案的利用率，进而提高职工参与人事档案管理的主动性和积极性。
一、身份证和人事档案年龄不一致的种种现象
1.为了符合招工年龄，改大、改小的都有。这种现象时期比较明显，反映出时期档案意识淡薄，招工程序不严谨，留下了很多后遗症。
2.参军改大、改小的。部分为了参军改大或改小年龄，以便能顺利参军。
3.结婚改大的，离婚为了再婚改小的。为了符合晚婚晚育政策改大和为了再婚改小的，这部分人较少，一般还有隐私心理，不愿宣扬。
4.为了高考复读改小的，调动工作改小的等等。这部分人比较复杂，考虑深远，有的为了后来的事业晋升发展而改小了年龄。
5.还有少数人因为家庭成员填写错误，或是真的阴历和阳历混淆。
二、身份证和人事档案出生年月不一致成因
（一）体制管理与社会管理脱节。我国公民身份证上世纪80年代才开始启用，初始的身份证出生年月都是自己报填的，虽然大部分人比较慎重对待第一个身份证，但不排除少数人因为种种原因造成出生年月不客观，留下身份证年龄和档案年龄不一致的历史问题，反映出体制管理与社会管理脱节。
（二）政策研究的缺乏一致性和连贯性。目前，各省市组织、人事部门关于办理退休手续认定出生日期问题的文件，依据是中央组织部2006年10月下发的【2006】41号文件精神，强调以档案里最早记载的为依据，没有强调最早的记载有弄虚作假如何处理。就给少数人断章取义留下可乘之机，给投机者留下操作空间。
（三）部分人社会诚信度不高。由于就业一直关系到一个人生存发展的大事，无论是招工也好，参军也好，包括应聘，调动，一些人隐瞒年龄，虚填虚报，包括假身份证，都是一个原因，缺乏诚信。缺乏用正常的手段谋取正常机会理念和习惯，有投机心理必有投机环境。
（四）规章制度与管理权限缺乏统一。档案管理有一系列制度，甚至档案法过多的强调管理者，档案管理局限于“理”，没有规范被管理者和权力者的“权”，使档案事业各种关系不够顺畅，对用人过程把关不严造成的遗留问题无法过问，使档案容易缺乏连贯性和完整性，档案里出生年月前后不连贯、不一致不能早处理。
（五）基层实践人员的岗位与权限不匹配。目前，事业单位对于人事档案只限于“用”，没有充分发挥其他作用，工作人员没有权限，也受不到重视，档案事业留不住人，就是优秀的人才也发挥不了作用，矛盾就容易后延。还有的单位合并、轮岗频繁，不乏泄密，出生年月不一致的问题到有关人员退休时，就成了麻烦或矛盾。
三、身份证和人事档案出生年月不一致处理办法
（一）严格户籍制度。身份证终身制，避免一人多证，户口迁移，个人出生年月不能更改。户籍管理部门要选用严谨、认真、负责的工作人员，本着尊重历史，尊重客观事实的原则，杜绝任何关系多证和多个出生时间的现象。
（二）规范人事档案管理，保持延续性。要做到档转人变，档案内容不变，信息不变。需要各单位选用责任感强的管理人员，要给其一定的管理岗位职能的发言权和监督权，利于其大胆执行制度，规范管理；给其一定的职业生涯发展空间，稳定安心，使工作的连贯性得到很好的保证，纵向传递有交接，横向交流有制度，衔接好，自然问题就少。
（三）加强宣传和道德教育。要广泛宣传户籍制度和人事档案管理制度，让制度深入人心，人人自觉遵守。同时也要宣传提高实事求是、尊重客观、尊重历史的意识，提倡诚信的道德观。这不仅是出生年月问题的需要，整个社会工作、生活各方面都需要提倡。
（四）规范奖惩制度。投机有理，诚信无功，是社会奖惩不力的一种体现。制度和规章对不诚信的投机行为要有明确的处理意见。
（五）制度或规定要从基层来，到基层去。一项制度或规定的制定要广泛收集最底层的各种信息和建议，才能在执行过程中做到有章可循，发现问题，逐步完善，从基层来，到基层去。
身份证和档案出生年月“打架”问题，不是一出现就能马上解决的，有可能会延续几十年，碰到新问题时再发生连锁反应，在规章制定上要分不同情况不同处理。有的人档案最早记录确实是家人或其他人代填的过失错误，有的是本人或家人刻意填写的错误，一概而论欠妥，既要尊重事实，也要考虑长远，不能统一以“最早”定论。对于为了招工、参军、顶职等比较重要的时期，明显目的性改年龄，就算找得到户籍档案或人事档案最早记载的出生日期也不应作为依据，因为有的就是招工表和入伍登记表为最早，由于时期档案破坏比较严重，很难找到最早的佐证材料。对于确因过失或旁人代填错了的出生年月，可以按档案或户籍档案里最早记载为依据。
（作者单位：湖北第二师范学院人事处）
文/李翠萍
身份证和人事档案为出生年月“打架”问题分析
纵观全国的档案事业，中石化档案工作处在最活跃、最生动、最有亮点的前沿。近几年，由于中石化企业改革的不断深化，档案工作受到各级领导的关注，档案管理专业人员与其它专业技术管理人员享受同等待遇，档案干部地位有了大幅度提高。随着企业经济实力的增强，企业档案专业人员待遇虽有了显著提高，但与企业的发展相比，还有待进一步完善。笔者仅从档案专业人员职称现状及影响档案人员心理等因素的角度，结合实际谈谈看法。
一、档案系列职称现状分析及影响档案专业人员心理和行为因素
据笔者了解，中石化关于“专业技术职务任职资格评审（条件）”中均没有“档案系列高级任职资格”这一项。
（一）企业档案专业评审体制缺憾，阻碍了档案人员享受同等待遇的份额。档案专业人员职称是企业档案人员待遇中最能体现个人价值的重要因素之一。企业明文规定：“档案专业人员享受与相关专业技术人员同等待遇”。但随着企业的发展，档案专业人员参与高级专业技术职称评审的关系发生了新的变化。笔者认为：一是各种规定没有形成自上而下的管理模式，企业人事部门文件没有涉及档案系列高级专业技术职务任职资格评审条件，隶属单位人事部门无依据可操作。二是隶属企业与驻地所属地方政府没有建立正式的合作评审渠道，企业档案专业人员怎样参评？企业档案专业人员心里是未知数。
（二）企业档案职业技能受到限制，造成了档案人员参与评审形象的弱化。首先，社会和企业对档案职业技能的认识有误区，认为档案职业缺乏技能或档案岗位技能要求低。笔者认为：档案工作基本方法的容易掌握是档案职业技能程序性的体现，但程序性工作的高效和优质却与技能水平直接相关。社会分工和岗位需求导致不同职业技能具有不同特色。其次，档案职业技能同样具有程序性强的特点。例如：档案鉴定是一项难度较高的技术性工作。档案岗位的低技能要求将会影响鉴定的质量，并直接影响业务记录的保管和利用效果。因此，档案专业人员高级职称评审与企业其他行业竞争的差距显而易见，这是造成档案人员与整个企业其他专业人员进行参评时，横向对比弱于其他专业形象的原因。
（三）企业档案专业激励机制不完善，影响了档案人员的心理与行为因素。首先，保障档案专业人员诸多个人待遇增值的体系趋于滞后。如：从事档案工作时间长、专业工作经验突出的档案人员，不能在最佳时机给予提升、晋级、奖励，总是有所顾及地论资排辈。其次，档案工作通过企业的其它生产经营活动间接地为企业经营目标或利润产生作用。这往往导致相关领导对档案工作存在着偏见，实际工作中，各级领导重点关心较少，得到相关领导的支持不具体，造成档案人员干劲不足，成为影响档案工作欠活力的因素。争取档案专业人员待遇是一项政策性很强的工作，因此，极待强化大环境下完善保障体系。否则，部分档案人员就会重新定位，而实际上这是高级档案人才的一种流失。
二、完善档案系列职称待遇的前景设想
企业价值链其中的一个重要环节，就是促进企业档案工作的快速、持续、健康、蓬勃发展。企业凭什么赢得利润？只有服务。服务是企业实力的综合体现，完善企业档案系列职称待遇是企业差异化竞争的一环。
（一）给予合理待遇，激发档案专业人员的工作热情。一个良好的企业，若要充分发挥档案人员的绩效水平，管理者给予企业档案人员相应的职称待遇是职责，是稳定档案人员的基础。成功的企业给予专业人员的职称待遇，在其所在的专业中往往属于最高水平，这并非由于管理上的成功而使他们有权限对待专业人员待遇刻意体现，而是因为他们认识到提供最高的职称待遇是慰藉专业人员的一种有效的方法。
（二）建立晋升机制，使档案专业人员看到希望。企业职改部门为职称晋升创造更多有利条件，细分晋升等级。逐步建立、健全档案专业人员考核制度，对档案人员各方面工作保持动态调整，进行综合量化考核，为今后职称评审工作的标准化、信息化打下良好的基础。对于自觉参加多种方式学习、管理手段先进、成绩突出的档案人员适时进行奖励。满足企业发展及个人职业追求的双重需要，档案人员不必等着有各种指标的空缺就可以提升待遇。
（三）为档案专业人员营造宽松的工作环境。突显档案专业人员在企业的工作业绩，营造宽松的工作环境，调节管理心情，加强人才创新能力的培养是非常必要的。首先，领导要以全新的标准鉴赏识别人才，用全新的技术培养人才，用全新的方法使用人才。企业要创造健康成长的工作环境，鼓励他们在全面提高素质的同时，学有所专、用有所长。其次，加大档案管理的投入，在物质上、精神上都给予体现。
医院职称评聘是对医务人员专业技术水平、综合业务能力、文化素质、职业道德等各方面的综合考核。在2009年的职称评聘中，我院领导意识到以前的职称评聘存在着过于注重对学历、论文、科研、荣誉等常规硬性指标的考核，而对专业技能和实际工作能力的考查较少的制度缺陷。由此就造成了医务人员将主要精力都放到提升学历、撰写论文、从事科研、争取荣誉上，而忽视了临床诊疗技术的提高，随之出现了很多考试强实践差的高分低能“人才”，严重影响了医院人才梯队建设、诊疗水平提升和医疗安全。因此，我院领导高瞻远瞩，决定对现行的职称评聘制度进行改革，加大了对医务人员专业技能和实际工作能力的考查。但新的问题又出现了，如何对医务人员的专业技能和日常工作情况进行真实、准确的考核呢？为此，我院档案工作人员积极建议尝试利用记录有医务人员专业技能和日常工作情况的声像档案作为考查依据。我院领导经过研究认为可以在当年的职称评聘中试行。我院档案工作人员不辞辛苦，把参评的内科医生和护理人员的查房录像，外科医生的手术录像，交给人事科，由他们播放给外地评审专家，专家根据录像进行双盲式打分，成为医务人员职称评聘临床技能考核部分的得分，并计入职称评聘量化考核的总体成绩。当年职称评聘结束后，医院对利用声像档案服务专业技术职称评聘的合理性进行了问卷调查，共向专业技术人员发放问卷800份，在有效时间收回问卷720份，其中676人认为非常合理或合理，仅44人认为不合理，可见绝大多数专业技术人员认可这种形式。所以，从2009年开始声像档案服务专业技术职称评聘的形式一直延续至今，共有700多名专业技术人员参与医院职称评聘，虽然在岗少人多的情况下必然存在着淘汰，但没有一人对评聘结果产生质疑，没有一人对评聘过程不满。
通过分析总结，我们认为之所以能够利用声像档案作为职称评聘技能操作评价打分的客观依据，是因为声像档案具有如下特点：一是声像档案客观真实，原原本本、完完整整地再现当时发生的情形，避免人为干预造假。二是声像档案直观形象、信息多元，使平常不注意或不易暴露的问题全部展现出来。比如医务人员在探查、分离、结扎血管、术中止血等简单、常规操作中的不规范；在刷手、铺无菌单、穿手术衣、戴手套中无菌观念差；在查房考试中个别医务人员没有针对下级医师提出的问题回答，而是只讲述自己有准备的知识点，导致答非所问。三是声像档案可以反复利用，专家点评、评审过程中可随时暂停播放，详尽指出发现的临床质量缺陷、临床技能考核中暴露的问题等。
利用声像档案服务职称评聘不仅保证了评审的公平、公正、公开，更重要的是从技术角度支持了以专业技能作为职称考核标准，进行职称评聘考核制度的改革。通过改革引导医务人员在注重学历、科研、论文等基本要素的同时，更加注重钻研技术、提高技能和改善服务。2012年，我院在全省医疗基本技能大赛中取得优异成绩：获河北省医疗理论技能比赛团体总分第三，六个专业获得集体一等奖，两个专业获得集体三等奖；参赛的26名选手中，11人获得个人一等奖，5人获得个人二等奖，8人获得个人三等奖。在河北省卫生厅护理比赛中获得了理论考核团体总分第一名，技能考核团体总分第四名。个人技术水平的提升必然拉动医院整体医疗水平的提高，实现了社会效益和经济效益的双提升：医院行风评议连续6年优秀，获得了“河北省群众满意的医疗卫生机构”、“全国百姓放心百家示范医院”、“河北省地市级区域医疗中心”等荣誉称号，在河北省2013年度质量评价检查中取得了唐山和秦皇岛地区第一名。
一、围绕重点，用不断创新的精神规范档案管理工作
近年来，随着干部人事制度改革的不断深入，干部管理的新举措不断涌现，为了适应不断发展的新形势，我们紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案的利用价值，一是增加了工作人员年度业绩考核档案。及时将工作人员的工作业绩考核情况、重大活动中的表现、重点工作中的成绩和其他能够反映工作实绩的材料归入考核档案，为考察任用干部提供必要的依据。二是增加了反映干部能力和学识水平的内容，重点收集个人学历、学位、继续教育情况、专业领域发表的专著和论文以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是增加了专业技术人员档案。反映专业技术人员初评、聘任、考核等内容，为专业技术人员评聘提供了依据。
二、搭建平台，用高科技、信息化规范档案管理工作
我行从2004年起就建立了人事档案信息数据库，所辖人员的人事档案基本信息、行政职务、专业技术职务、职级、学历、学位、语言能力、培训、出国、奖惩、考核、业绩、能力、履历、工人技术等级、家庭成员、住址等全部录入微机。到目前为止，已进行了从1.0版到4.0版的多次升级，实现了人员基本信息从小到大、从简单到复杂、从内部使用到全国联网的计算机统一管理。既能迅速准确地查阅个体信息，又能提供干部队伍整体情况。还可直接生成干部任免审批表、干部履历表、花名册、工资审批表等。干部档案的微机管理减少了手工翻阅，保护了档案原件，降低了工作强度，缩短了查阅和统计时间，使查档趋于简单、轻松、快捷、准确，提高了为领导决策服务的效率。
三、应用转化干部档案信息成果，为人事管理工作献计献策
(一)为干部选拔、考察工作提供服务
2011年在处级干部竞聘上岗工作的准备阶段，我们利用干部档案信息数据库对中支现有的担任主任科员三年以上的152名工作人员，从年龄、工龄、任职时间、学历、学位、专业职称、5年来的考核情况和奖励情况进行了排队摸底。由于干部档案信息提供了符合条件人员的基本情况，使处级干部竞聘工作底子清、思路清，在此基础上，制定了《中国人民银行太原中心支行处级干部竞聘上岗实施方案》，这个方案既符合中组部、总分行党委的要求，又符合太原中支的实际。在干部考察工作中运用工作人员年度考核档案，对历年来的工作业绩打分和谈话考察相结合，较好地反映了干部的全貌。通过竞聘，选拔了22名文化程度高、工作能力强、业绩突出的优秀干部走上了处级领导岗位，使太原中支机关处级干部的年龄结构、知识结构和梯次结构得到了明显的改善和优化，竞聘工作受到了上级行和本行职工的认可。
（二）为岗位交流提供依据
我们利用人事档案信息数据库对全行干部职工分别从年龄、工龄、入行时间、工作经历、学历等方面进行了摸底。通过摸底制定了《中国人民银行太原中心支行岗位交流暂行办法》，根据《暂行办法》，在不影响工作的前提下，开展岗位交流工作。2011年太原中心机关共交流干部33人，其中交流处级干部18人，交流一般干部15人。
（三）为干部培训提供参考
在推荐参加BFT培训、推荐金融硕士学历教育前，我们利用人事档案信息数据库，对相关人员进行了筛选摸底，确保了推荐人员质量。在金融英语考试和中国人民银行岗位任职资格考试与中央广播电视大学学历教育接轨金融学专业报名前，我们首先利用人事档案信息数据库，对全行人员从外语掌握情况和具有国民教育系列专科及以上学历者进行了摸底，对符合条件的近百人组织召开了通报会，介绍情况，针对性的讲解，确保了报名工作的顺利进行。
（四）为职称管理工作提供数据情况
在历年的职称申报工作前，我们利用专业技术人员档案和人事档案信息数据库对各类系列人员从工作年限、专业年限、职称、任职时间、学历、学识水平、职称外语考试情况等任职条件情况进行摸底，在摸底的基础上开始报名，以便在审核工作中严格掌握条件有针对性的提出问题。
1.1定制教师个人发展规划
文秘专业档案管理课程的教师通常具有多年专业课教学经验，但档案实际工作经验较少。学校可为每位文秘专业教师量身定制个人发展规划，文秘教师在取得教师资格证和教师职称的同时，必须取得国家秘书职业资格二、三级证书，或者参加档案专业职称考评，取得档案专业职称，成为“双师型”教师。
1.2建立教师暑期实践制
学校可规定文秘专业的教师，特别是档案管理课程的教师，利用暑期一个月时间到学校档案室进行实践，和档案室档案员一起开展年度档案整理工作，以促进档案管理课程教师提升实践教学能力。实践结束后，专业教师要写出实践报告，由档案室主任撰写实践评语，交学校教师发展处提出考核意见，作为推荐教师参加职称评审的重要依据。
1.3档案员协助专任教师开展档案实践教学
学校档案员可兼任档案课程实践教学的辅导教师，协助专任教师开展档案实践教学。如，在档案模拟实训室担任实训辅导、在校内档案室进行见习指导等等。档案员作为档案管理课程实践教学的辅导老师，每年必须参加档案继续教育培训、定期参加档案行政管理部门组织的各类培训；学校也可不定期邀请档案行政管理部门的专家赴校对档案员进行工作指导，使他们掌握新技术、新知识，增强业务实践能力和教学辅导水平。
2大力提升学生实践能力和水平
2.1建立校内模拟档案实训室
建立模拟档案室实训室，对于档案课程实践教学来说是十分重要的。校内模拟档案实训室应配置相应的办公自动化设备，以及档案实训所需的专门设施和设备。档案实训室可按学生数配置电脑，并安装数字化档案管理系统网络版，系统应具备收发文管理、档案著录、移交接收、整理、查询借阅、统计、检索、库房管理、数据备份等功能，实现计算机辅助档案管理。数字化档案管理系统应使用本地区档案管理部门推荐使用的软件，学校将此软件作为指导学生实训的基础系统，有助于学生毕业后在本地区就业。模拟档案实训室还应购置档案柜、各类档案装具，备有归档章、档号章、打码机、温湿度计、缝纫机、装订机、裁切刀、装订线以及各类文具，满足学生进行档案实训的基本需求。在模拟档案室中，教师可将学生分成若干个组，每个小组共同完成档案的分类、立卷（组件）、排列卷内文件、编页号、填写卷内文件目录、填写卷内备考表、拟写案卷题名、填写案卷封面、装订、排列案卷、编制档号和案卷目录等工作，并对归档文件整理规则进行分解操作，对档案工作流程的各个环节有初步了解和掌握；学生还应熟悉档案室的各种设备和用具，并具有实际运用经验。为配合档案模拟实践教学，专业教研组应依据档案管理课程要求修订教学计划，确保档案模拟实践教学课时占整个课程时数的40%到50%，确保学生有足够的实训时间。
2.2开发校本实训教材
教研组应设计以实践性教学为中心环节的实验方案，编写档案实训校本教材，配套录制学校档案室开展档案工作的录像，并结合网络下载的档案教学影音资料，着重介绍文书档案、会计档案、照片档案、声像档案、实物档案、电子档案等的整理方法。教材应力求做到全面、实用，并符合档案工作最新法律法规和规范标准的要求。编写的校本教材应能有效地辅助学生进行档案工作的全程模拟操作，切实提高他们的动手能力，将培养中职教育应用型人才的要求落到实处。
2.3实施校内短期见习制
在三年制中职文秘专业二年级第二学期末，学生已完成了档案管理课程的理论学习和模拟档案室的实训练习，并已通过国家秘书职业资格五级考试，具有了较扎实的理论知识和模拟实践能力。在临近学期结束的二周内，为加强学生的档案实践能力，学校可为学生安排校内相关岗位的见习。学校有关教学、行政办公室在学期末都需开展科室内档案预立卷、归档工作，可安排学生3到5人一组到各科室见习，按照“任务到组，责任到人，自我管理，教师指导，阶段考核”的原则，在各科室兼职档案员的指导下熟悉公文处理程序、开展文书立卷工作或归档文件的整理，增强对档案工作的感性认识。见习工作结束时，兼职档案员要在学生的见习报告上出具见习鉴定意见。要确保见习制落到实处、取得实效，学校档案室须事先对各科室兼职档案员进行培训，并规范各科室档案工作流程。
2.4开放学校档案室作为实训基地
学校档案室作为实训基地具有得天独厚的优势，可为学生提供经过整合的各项教学资源，如经验丰富的专职档案员、第一手档案材料、先进的档案工作设施和设备等。学校安排文秘专业三年级的学生，在第一学期到学校档案室进行为期一周的校内实习，档案室的专职档案员作为辅导老师指导学生的实习活动。专职档案员具有丰富的档案实践工作经验并兼任模拟档案实训室的辅导老师，承担这项工作具有得天独厚的优势，他们能充分利用档案室的各类档案，如党政档案、教育教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、特种载体档案等，配合专任教师开展档案实践教学，为学生详细讲解各种档案工作的具体案例，提高学生的理论水平与实践能力。专职档案员应给学生安排一定的工作任务，学生可独立完成某些工作，也可以通过集体协作的方式开展工作，要在此过程中形成自我评价和相互评价，进而总结工作经验；也可以由专职档案员进行点评和总结，帮助学生快速成长。实践教学应根据不同环境条件，因人而异、因时而变、因机而动，力求提高针对性、有效性和趣味性。
2.5建立校外合作单位实训基地
校外档案实训基地建设是文秘专业实践教学的重要组成部分。学校应与本地区档案馆、各机关单位、大中型企业建立良好的合作关系，与这些单位签订档案实践教学合作协议，建立起能够常年接收中职文秘专业学生开展档案实习的实训基地。文秘专业学生经过两年半的专业理论和实践学习，已初步具备开展文秘档案工作的基本能力，学校即可安排学生到校外实训基地进行为期3到5个月的实习。由于档案馆的性质特殊，在档案馆开展档案实践教学的形式主要以参观学习为主。在各机关、企事业单位实习期间，学生可在该单位档案实习辅导老师的指导下接触并参与实际档案工作，初步熟悉档案工作的环节和程序，并能顶岗开展实践工作，培养理论联系实际、运用所学知识解决问题的能力，以及与人沟通协调的能力。实习结束时，要由实习单位对学生的实践表现作相应评价，学校据此确定学生实习考核成绩，该成绩应占学生实践总成绩的50%。
3结语
一、计算机业务档案实行计算机管理的必要性
教师业务档案，是学校教师在教育、教学过程中取得具有价值的材料。它真实反映出教师的教学水平和自身的素养，以及教学管理部门和学生对教师的教学水平的评估、评价等。随着社会不断发展，对每位教师教学水平、教研成果、评审考核业绩越来越严格，评估项目越来越细致。导致档案的收集、整理等归档工作越来越重要、越繁琐。为使教师业务档案管理更有效率，不可再用以往只有纸质的工作方式，而应采用结合纸质档案和计算机管理的教师业务档案系统软件。以手工为主的档案管理不仅消耗人力、物力，而且查找率低。实行计算机管理，大大地提高档案加工、存贮、传递的速度和质量，对于检索更为方便、快捷，很大程度上提高了档案的查找率。如，一旦上级部门要提取符合某一条件的所有教师的信息，我们可以通过教师业务档案系统，非常方便地查询出符合相关条件的教师资料，使得工作效率提高很多，而且不易出错。只有用先进的计算机科学管理思想，用现代技术装备档案工作，才能使学校教师档案管理适应现在的社会需求。
二、教师业务档案的基本内容
教师业务档案是教师教学水平的真实记录，是衡量教师能力的重要依据。档案的内容必须经过严格的审查，并留复印件做为纸质文档。结合我校开发的教师业务档案系统，谈谈教师业务档案的基本内容。
1.基本信息
真实地反映教师最基本的个人信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、工作时间、简历、毕业院校、所学专业、最高学历、最高学位、学术专长、职称、职称评定时间、学历、专业技术职务任职资格证书、教师资格证书、年度考核、家庭成员等内容。从基本信息中可以看出一名教师的从教历程，充分了解教师最根本的信息，让使用者一目了然。
2.教学情况
每学期所带班级期中期末考试成绩情况、学生的评价、学期评价。更为细致地反映教师教学成绩及态度。
3.培训情况
教师是终身学习制的，因此继续教育是教师学习的主要途径，是教师业务水平的参考资料。
4.教学论文
凡是在报刊、杂志上发表，参加各种论文竞赛获奖的都应归档。它们是衡量教师教研非常有份量的见证。
5.科研成果
除论文外的科研，如，课题研究、获奖作品等，经有关部门认可后，也都应入档。它们是教师科研最有份量的凭证。
6.奖励与荣誉
教师在教学过程中、在社会活动中所获得的奖励及荣誉，是对教师在教学过程和社会活动中的肯定，得到大家的认可。
7.教学检查情况
不定时地对教师的教案、听课本、作业批改的检查。可以有效地反应教师的工作态度，更好地促使教师全身心地投入工作。
8.评优课情况
公开课是教师每学期都要开展的活动，它是评价教师教学水平、提高教法及经验的重要措施，具有观摩和参考作用，因此公开课的情况应系统的收集。
三、教师业务档案的价值
1.教师业务档案为教师职称评审提供了有用的资料
教师的职称评审是一种专业技术评审制度，是对教师在一段时间内所取得成绩及表现的总体评价。教师所取得的以上内容的成绩及表现，都会由专人来记录到教师业务档案系统，电脑资料可以及时、快速得到更新。它真实地反映了教师的教学情况、培训情况、教学论文、科研成果、奖励与荣誉、教学检查情况及评优课情况等相关信息。因为每次职称评审的名额有限，我校每年教师申报职称之时，都会先通过学校内部的评审，而教师业务档案可为之提供至关重要的相关资料，作为他们业绩的凭证，客观反映教师的相关情况。由此可见，教师业务档案是很重要的，是一个教师业绩体现的基础，也为教师提供了一个公平竞争的平台。
2.教师业务档案是学校学术水平的体现，同时为学校教科研提供必要的资料
教师业务档案中客观记录了在职及退休教师所取得的教科研成果情况，是学校学术水平的总体体现，不仅为学校积累和保存了历史文化财富，也是学校软实力的象征。通过教师业务档案系统软件，可以快速反映出学校整体的软实力。学校教师业务档案系统是网络版的，故而只要有网络，可以随地随用。每次上级部门来检查，学校必将教师业务档案系统呈现出来，这样可以非常方便，非常快速地体现出学校的学术水平，以及统计相关的资料，如，统计获得省级以上奖励的教师情况等。
3.教师业务档案提高了教师的积极性及教师之间的竞争意识
教师业务档案系统可以全面地反映学校教师所取得的各类成绩及教科研情况，而教师们都可以通过上网，来查询和统计自己和别人所取的成绩。可以清晰地看到自身一路发展的历程，从中提取经验，促使自己更加进步。一旦落后于别人，无形之中产生了一种压力，这样才会不断地去提升自己，充实自身的实力。特别是这个激烈的竞争时代，教师实行了聘任制，如果落后就会被淘汰。而教师业务档案系统，就像一块明镜，时刻提醒自己，衡量着自己的能力和成绩。
四、结束语
教师业务档案是学校档案的不可缺少的一部分，同时也是学校软实力的有力表现，是学校一笔重要的财富，也是教师本身的财富。对于现在的信息时代，把计算机技术应用于教师业务档案中，是社会发展的需要，是一种趋势。通过信息技术，形成教师业务档案系统，可以将教师业务档案最有效率地发挥出最大的作用。
参考文献
食品药品检验检测机构的职能和任务要求，其依法出具的检验报告书必须科学、真实、准确，而决定实验室检测/校准的正确性和可靠性的因素有很多，包括人员、设施和环境条件、检测和校准方法及方法确认、设备、测量的溯源性、抽样、检测和校准物品的处置等各个方面，其中第一要素为人员的科学管理，要求省食品药品检验检测机构必须拥有一支各类专业人才齐全、技术全面、能快速应对食品药品突发安全事件的精英队伍。如何科学管理和规范建设这支队伍是食品药品检验检测机构面临的一项重要问题。加强专业技术人员技术档案的管理，是实施人力资源技术信息储备和人才发展战略的基础。人员技术档案是全面反映人力资源整体情况，充分发掘人力资源的基础，现就专业人员技术档案的管理作以探讨。
一、做好专业人员技术档案管理的作用
1.满足食品药品检验检测机构事业发展的要求。随着国民经济和社会的快速发展，公众饮食用药安全意识不断提高，对食品药品监管工作的要求也愈来愈高。做好专业人员技术档案工作，能便于领导及时了解和掌握食品药品检验检测队伍各类专业人员现有的状况，为合理使用、培养和开发利用各类专业急需人才，提高专业人员队伍整体素质，提高专业人员快速应对和处理各种饮食用药安全突发事件能力，提供重要的参考依据。
2.满足食品药品检验检测机构人才管理要求。专业人员技术档案能够完整地记载各类专业人员的资历、能力、业绩和专业技术水平。管理并运用好专业人员技术档案，能为各项科技工作招聘、人才交流、推荐科技人才、专业技术职务晋升评聘、人力资源储备提供详实、可靠的材料依据。
3.满足社会服务的需求。在食品药品检验检测和科学研究工作中，各省级食品药品检验检测机构必须按照相关准则和法规，建立规范的质量管理体系，对人员进行必要的培训与管理，确保出具的检测数据准确、可靠，满足服务社会的需求。
4.满足实验室认可/认证工作的要求。《检测和校准实验室能力认可准则》要求：“实验室管理者应确保所有操作专门设备、从事检测和/或校准、评价结果、签署检测报告和校准证书的人员的能力。当使用在培员工时，应对其安排适当的监督。对从事特定工作的人员，应按要求根据相应的教育、培训、经验和/或可证明的技能进行资格确认”。“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获取。”所以，完善的、行之有效的专业人员技术档案管理程序，也是满足质量管理体系及实验室认可/认证工作要求的重要条件之一。
二、食品药品检验检测机构专业技术人员组成与技术档案材料分类
省级食品药品检验检测机构专业技术人员队伍以食品、药学（含中药学）专业人员为主，同时应有医疗、生物、药物制剂、分析化学、生物医学工程、计算机、档案管理、图书情报、会计、法律等各类专业人员，以确保各学科互为补充，合理配置。
省级食品药品检验检测机构各类专业技术人员档案应全面、客观、真实，其主要内容包括以下五个方面：
1.基础材料。主要包括专业人员履历表、学历和学业证书（含毕业、结业、修业、肄业）及后继学历证书；各种专业技能考试、考核合格证、资格证；参加各种科技研讨会、专业技术会议、出国考察、进修学习、短期培训；继续教育及能反映专业人员个人资历和技能水平的各种材料。
2.任职资格材料。主要包括专业人员历次任职资格评审表、任职资格证书、任职聘书及检定员证、操作员证、上岗证、上机证、内审员证、监督员证、审核员证、评审员证等相关的任职证书。
3.科研技术成果材料。主要包括反映专业人员业绩的专业工作总结、技术报告；发表的学术论文、论著；主持或参与各项科研课题鉴定证书、获奖证明、证书及完成者证书；发明创造专利证书及外语等级证书、计算机等级证书等。
4.考核材料。主要指每年度对专业人员进行考核的考核登记表。内容包括：本人述职；培训进修学习情况；著作论文及重要技术报告情况；完成主要专业技术工作；创造发明及成果情况；工作失误、失职情况等。
5.其他材料。指专业人员参加各种专业学会、学术团体的聘书、聘任证及各类荣誉证书等。每一卷技术档案应具备的基本信息有：档案号、姓名、科室、最高学历、毕业时间、第一学历、毕业时间、第二学历、毕业时间、工作时间、职称、任职时间。论文信息管理：档案号、题名、出版时间、责任者、级别、（标有ISSN或CN）收录、数量、归档时间。论著信息管理：档案号、书名、出版项、出版时间、科室、主编副主编、编委、编者一、编者二、编者三、数量、归档时间。参加科研工作情况信息管理：档案号、项目名称、合同编号、课题来源、类别、经费、研究起止时间、承担单位、负责人、参加者名次、归档时间。科研课题完成情况信息管理：档案号、课题名称、研究起止时间、鉴定时间、鉴定单位、证书编号、科室、负责人、参加者名次、归档时间。获奖情况信息管理：档案号、获奖名称（科技成果、医疗成果、优秀论文、专利证书、荣誉证书）、授奖单位、授奖时间、级别（国家、省、部、市）、证书号、归档时间。学术会议情况信息管理：档案号、会议内容、参加地点、会议时间、主办单位、科室、参加者、归档时间。培训、进修情况信息管理：档案号、起止时间、专业内容、进修单位、参加者、培训鉴定归档时间。学术职务情况信息管理：档案号、学术团体、职务、任职时间、聘任单位、科室、受聘者、归档时间等。
三、专业人员技术档案材料的收集管理
1.实施“一人一档”。为便于档案管理，了解每一位专业技术人员的专业背景及岗位变动情况，需要建立包括专业技术人员和管理人员在内的每人一套的技术档案。
2.将文件的收集贯穿到日常工作中。业务报告、年终工作总结，国内外各种刊物发表或会议交流的论文等材料，医学科技成果，都属于收集的范围，应该随时注意收集；还可以制定规章制度，规定外出人员学习结束后及时向培训管理部门上交培训资料，由培训归口管理部门再向人员技术档案管理部门移交等。
3.把好专业技术职称评聘材料关。技术人员档案大部分是技术职称评聘过程中形成的，评聘工作为个人技术能力和业绩的集中展示提供了机会，它比较全面地反映了技术人员在专业技术工作中的经历、品德、业务专长、工作能力和管理水平，所以在专业技术职务晋升评定和技术职务聘任时同步收集材料，大量的专业技术证明材料可以通过这一渠道来收集。
4.在完整收集各类资料的基础上，档案管理人员逐人、逐项进行整理、编目、著录，整理完毕的技术档案材料，存放档案盒归档。有条件的机构，在保存文本技术档案的同时，还可以将计算机技术应用于档案管理，采用电子表格录入，将专业技术人员技术档案的全部信息建立关联，集中表达在一个窗中的各页面内，直观地展示个人的基本信息、技g信息，专业人员可以通过内部局域网点击查阅本人的技术档案材料，最终达到技术档案管理自动化的目标。
5.对每个专业技术人员收集的论文、成果等个人技术材料，要建立严格的登记手续，同时，对散失在外没有登记的文件材料，各有关科室要集中收到档案室进行统一管理，避免遗漏，定期收集。要做好这方面的收集工作，还需要各部门之间通力合作，共同完成。
［关键词］高职院校；档案管理；队伍建设
现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。
一、高职院校档案管理队伍现状分析1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。
2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。
3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们的工资、福利与其工作业绩联系少，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值，无法起到激励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。
二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。
其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制，各处（室）、系（部）均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一把手”主管，配备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。
2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制；二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。
3、规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力；三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。
4、推动档案管理研究，创新
档案管理高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为“科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中有突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平的提高，以便创新档案管理。
5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队氛围交流与沟通是理解的前提，理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道，是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础，是创建管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持；另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面，从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作发展。
这样的档案管理就不仅仅是一种服务，而是直接的推动，也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。
参考文献
［1］朱平.档案管理的学习型团队组织建设［j］.南北桥,2009.6：9-10.
［2］曾苇.论高校档案人员激励机制的构建［j］.电脑知识与技术,2009.6:4590-4591.
关键词：地质档案 队伍建设 人才 定位
中图分类号：G271.6
文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2011)03-181-02
一、地质档案管理队伍现状
中国石化2007年、2008年、2009年地质资料管理总结年报，针对中国石化上游13家油田企业的100多个地质档案馆藏机构的工作人员，设计了性别、年龄、文化程度、专业技术职称、专业背景等多个统计项目，全面统计了地质档案管理队伍的现状情况。统计结果如表1所示。
二、地质档案管理队伍建设中存在的问题
1．专职人员存在缺编现象。从表1可以得知，2007年至2009年三年间，油气地质档案管理专职人员总数占定编总数的比例分别为92.42％、92.05％、92.78％，专职工作人员一直处于不饱和状态。从总的趋势来看这个比例呈上升趋势，但是上升速率不高，三年才增长0.36个百分点。
机构编制的确立是按照岗位要求、工作量等因素综合决定的。近年来，地质档案管理工作无论在工作盘还是在工作质量上都有很大提高，但大部分单位地质档案管理部门的编制并没有随之增加，这会增加工作人员的负担，对提高工作质量不利。
2．性别比例严重失衡。部分馆藏机构全馆都是女性工作人员。据统计，2007至2009三年间，女性占专职人员的比例分别为75.7％、81.55％、80.48％。
3．年龄分布不均，后备人才缺乏。任何队伍建设中。各年龄阶段的人员数量相差不应过大，以确保队伍整体的连续与稳定。中国石化地质档案管理队伍中。各年龄阶段的人员数量呈现出较大的差距．35至50岁所占的比重非常大，2007至2009年分别为69.5％、71.14％、71.71％，如图1所示。从我国的家庭结构和社会情况来分析，这个年龄阶段的同志，上有老下有小。正是个人家庭和生活负担最严重的时候，中年女性尤甚。
后备人才一直是各项事业队伍建设的基础，只有储备了丰富的后备人才，才能促进工作的不断开展。一般而言，后备人才应该主要从30岁左右的年轻同志中选拔。他们既有相对丰富的理论知识，又有一定的工作经验，并且其工作受个人原因影响相对较小。中国石化地质档案管理队伍中，35岁以下的年轻人所占的比重一直不足1/5，2007至2009年三年的比重分别为19.04％、16.16％和15.7％。年轻人少必然导致后备人才相对缺乏，这不利于地质档案管理工作水平的不断提高。
另外图1还显示，中国石化地质档案管理队伍呈现出年龄增大的趋势。以35岁为分界线，35岁以上人员的比例从2007到2009年三年间不断增高，这表明中国石化地质档案管理队伍中“年轻血液”较为缺乏。
4．专业人员相对缺乏。地质档案管理工作是一项综合性管理工作，其工作方式已由过去的纯手工管理向手工管理与信息化管理并存、乃至信息化管理为主、手工管理为辅的方向转变。地质档案信息化建设要求其从业人员的专业应涉及到档案管理、石油地质、计算机与信息等方面。综观中国石化地质档案管理队伍的专业分布，不难发现，2007至2009年三年中；具备档案、石油地质、计算机与信息专业背景的员工总数分别只占总人数的49.84％、44.77％、44.70％，比例呈不断下降趋势．这说明在地质档案管理队伍中存在着大量非相关专业的工作人员，专业人员相对缺乏。
5．高素质人才严重缺乏。对人才素质的衡最，通常有学历和专业技术职称两个量化指标。中国石化地质档案管理队伍学历及专业技术职称分布情况如图2所示。
中国石化地质档案管理队伍的总体素质较好．2007至2009三年间，具有大专以上学历的人员比重分别为69.04％、69.65％、70.72％；具有馆员及其以上专业技术职称的人员比重分别为41.84％、47.63％、48.36％，都呈不断上升趋势。但问题在于高素质人才严重缺乏，2007至2009年三年间，具有硕士研究生以上学历的人员比重分别为1.24％、2.17％、1.56％；具有研究馆员专业技术职称的人员比重分别为0.17％、0.7％、0.66％，具有副研究馆员及其以上专业技术职称的人员的比重也分别才为10.59％、11.95％、13.28％。
三、地质档案管理队伍中存在问题的成因分析
1．地质档案管理工作定位不准，导致人才配备不合理。长期以来，档案资料工作给人的印象都是“钢笔抄抄、浆糊刷刷、绳子扎扎”，只要档案资料不丢不坏、不发生重大事故，似乎任何人都可以从事这项工作。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面。这种传统认识导致了地质档案管理工作缺乏合理的定位，造成了各级档案室、资料室人才配备不合理的现象，人员素质整体不高。这种素质不高主要表现为工作责任心不强、对地质档案信息化管理缺乏兴趣、计算机操作技能掌握不足、安于现状、懒于学习、对地质档案信息资源开发工作的能力不足等等。
现有人员素质不高的现状，在一定程度上制约了各级地质档案部门现代化管理的前进步伐。对地质档案信息资源的深层次开发更是很少涉及，地质档案管理工作大部分只能通过手工方式提供简单的浅层次的服务利用，未能充分发挥地质档案的作用。这反过来又影响了地质档案管理工作定位的重塑，其结果必然是地质档案管理工作陷入一种恶性循环，越来越得不到足够的重视。
2．地质档案管理工作待遇偏低，难以储备后备人才和吸引高素质人才。由于历史和现实的原因，地质档案管理工作目前在中国石化各单位所受的重视程度并不高，地质档案管理工作多被视为一项技术含量不高的工作，因而各单位普遍不愿把高素质的人力资源吸纳或配置到地质档案管理部门中，因此，地质档案管理高级岗位相对稀缺，无法为高素质人才提供施展拳脚的平台。
另一方面，由于受重视程度不够，地质档案管理部门在各单位处于弱势地位，地质档案管理工作者在薪酬、职称、工资、福利待遇等方面基本处在单位的低层。众所周知，根据目前我国的实际情况，高学历、高技能人才花费了大量的时间、精力乃至财力去取得其学历和专业技能，按照投入产出效益的最大化原则来分析，高学历、高技能人才就理应得到更高的待遇回报。而地质档案管理部门提供的待遇几乎没有竞争力，这自然就难以引进高素质人才。同时，这也不利于后备人才的储备和培养。
3地质档案管理工作成就感不强，不易留住高素质人才。马斯洛需
求层次理论是管理学的一个重要理论，该理论将人的需求由低到高依次分为生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求五大类，当低一层次的需求被满足之后，个体就产生了满足更高层次需求的要求。笔者认为，当前的地质档案管理工作，较难满足个体的尊重需求和自我实现需求。因而不容易留住高素质的人才。
从目前地质档案管理工作的现状来看，首先，“任何人都能干”的传统认识，就容易构成对个体尊重需求的挑战。因为个体从一项“任何人都能干”的工作中很难找到自我被尊重和重视的感觉。其次，目前各地质档案管理部门很大一部分精力都投入在诸如整理、编且、计算机著录、标引等各项基础工作上，这些工作研究性不强，也不容易形成有影响力的成果。地质档案管理工作者一年到头辛辛苦苦地工作，年终总结时却往往发现他们只做了一些操作性工作，技术含量不够高，工作的成就感也不够突出。但是，高学历、高技能人才往往都有自我实现的强烈需求，而地质档案管理工作又不能满足这种需求，这在客观上就造成了不易留住高素质人才的现象。
四、地质档案管理队伍建设的完善策略
1．重塑地质档案管理工作定位。要将地质档案管理工作定位为一项专业服务性工作，提高工作的主动性，创建实际成效，实现地质档案管理为科研服务、为企业建设服务的目标。具体措施包括，提拔一些“懂专业、有想法、能干事”的同志充实到地质档案管理部门的领导队伍中，由他们带动普通员工，明确地质档案及其管理的重要作用，加快地质档案管理信息化建设，将地质档案管理嵌人单位的主流业务，积极主动地为企业建设和科研服务，使地质档案管理工作真正成为企业发展和科研工作不可或缺的支撑。此外，地质档案管理工作者耍加强工作宣传，向领导、科研工作者乃至社会公众宣传工作的重要性，这种宣传不光是停留在口头或文字上，还要依托地质档案管理工作服务科研生产的切实成效来进行，使各级领导、广大科研工作者和社会公众了解到地质档案管理工作不是可有可无、无足轻重的工作，而是为勘探开发提供信息资源服务的重要保障，是积累国家和社会地质档案财富的必要手段。这种工作定位才能有利于地质档案管理队伍建设的优化。
2．加强现有人员的培训。当前，地质档案管理工作者的培训力度比较弱。培训内容偏重操作技能，而且缺乏系统性和针对性。只有加强对现有人员的培训，提高培训质量，才能优化地质档案管理队伍的建设。不能只满足于一年几次所谓的“培训班”或“培训会议”，各级地质档案管理部门要针对本部门的实际情况、馆藏特点和个人实际，制定切实可行的培训计划、设定相应的考核目标、设计对应的奖惩体系，并将培训制度化、长期化。培训内容一方面应多元化．包括档案资料知识、石油地质知识、外语知识、工作作风和观念；另一方面还应有针对性，要针对工作需要和个人情况灵活调整。
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