主要问题集中反映在以下几个方面：
1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。
6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、提高档案管理基础工作的建议
1、 结合实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
2、 统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
4、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分门别类
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
2、分级次著录
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分清轻重缓急
一、编外人员队伍壮大的原因
第一，随着技工院校规模的扩大和招生人数的逐渐上升，在编人员已经无法满足教学和管理的工作需要。在高校人事管理制度改革之前，很难通过增加编制的途径为学院解决问题，因此，聘用编外人员的方法成了解决燃眉之急的最佳方案。
第二，因为学院需要不同种类的人员，编外聘用人员的组成复杂，流动性强，管理起来有一定的困难，所以对于他们的人事档案，学院大多采取自管或由当地机构保管的方式。
二、机构保管编外人员档案情况的分析
第一，新生成的档案材料不能及时归档。编外人员的具体管理在用人单位，人事档案管理却在机构，因此他们的思想品德、业务能力、工作状况、奖励处罚以及后续学历等材料不能及时传递给机构，给档案的完整性带来了严重问题。另一方面，用人单位与编外聘用人员之间没有人事关系，往往会忽略他们人事档案的生成。
第二，C构档案管理的基础业务薄弱。部分机构建立和健全了人事档案管理制度，但大部分没有真正落实；不少机构在档案归档、检查核对、转递、保密等管理环节缺少规范。
第三，机构缺少专职的档案管理人员。机构的档案管理人员整体素质偏低、专业性差、流动频繁，缺少相应业务的培训学习，知识更新慢。
第四，机构档案室设施落后，缺少现代化管理手段。大多机构为节省资金，办公场所、设施陈旧，难以保证档案室的通风、采光、保湿、防虫等多方面的要求。有的机构还停留在手工操作上，没有实现档案的信息化管理。
第五，人员流动频繁，档案转递不规范。随着时代的发展，人员思想意识不断开放，流动性日趋频繁。有些单位为了留住技术人员，对其档案的转递设置重重障碍；特别是大、中专毕业生或是辞职人员，档案无处接收；一些三资企业，以无权档案为由，拒绝接收档案；有些单位或机构在转递档案时，非常随便，甚至非常不严肃地采用由本人携带的形式，造成档案材料丢失、不全或档案遗失。
三、如何做好技工院校编外人员人事档案管理工作
第一，机构要建立科学、合理的制度。档案制作是一项非常严肃、重要的工作，机构对人事档案管理工作要深入研究，建立切合实际的规章制度，并严格执行、照章办事。
第二，实行现代化信息管理，提高档案的信息化程度。机构人事档案管理工作时要进行电子管理，建立人事档案信息系统。在查找档案信息时尽量通过电脑，不需要实际打开档案就可以查阅档案信息，既节省了时间，又保护了档案。
第三，增强服务意识，积极主动地为档案使用提供服务。人事档案信息是技工院校选用人才的重要依据，是技工院校人力资源管理工作的基础。目前，在机构众多、竞争激烈的情况下，只有端正服务态度，把工作做实、做细，才能博得流动人员和用人单位的信任，才能为技工院校推荐真正优秀的教育人才，最终自身得到发展。
第四，加强人员培训，提高人员素质。机构中管理档案的人员应当通过业务部门的专项培训，经过严格的考核，持证上岗。机构要选拔、引进高素质的档案人才，同时也应注重对现有档案人员的后续培训。通过不断转变工作人员的思想观念，不断提升机构档案管理工作的水平。
第五，形成编外人员人事档案管理的新模式。加强人员与机构的沟通、合作，形成由技工院校和机构合作管理编外用工人员档案的新模式。技工院校及时收集、整理编外人员在教育教学工作过程中产生的材料，定期送达机构。机构按档案管理制度的规定及时整理归档。这种形式既减轻了技工院校的负担，又健全了编外人员的教育教学方面的档案信息，为教育系统的人员流动提供可靠依据。
及对策建议思考
新医改背景下医院内部体制进行深刻的改革，医院档案管理也要适应新医改的政策，改进档案管理工作方法。在实际工作中，医院档案管理中存在着诸多问题，给医院的档案管理工作带来了许多困难。医院档案管理工作要适应新医改政策，就必须进行相应的改进工作，促进医院档案管理工作的完善和发展。
医院要适应新医改背景下的改革，就要重视档案管理工作。档案管理工作对医院经营状况的发展和改进有重要的作用，是医院运营发展的重要记录，加强档案管理工作，改进档案管理工作方法，能够使医院更加适应新医改的发展和革新，保证医院在新医改背景下顺利开展档案管理工作。
一、医院档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理工作的受重视程度与其它工作存在差异
在新医改背景下，医院的管理人员和工作人员对档案管理工作的重视程度与其它工作存在差异。医院的档案管理工作中，现今的档案管理人员多为兼职，也缺少相关的硬件设施建设，相关档案在收集、整理和存档过程中经常出现存放不当、遗失、损坏等现象，影响了档案管理工作的效果，也使医院档案的利用率下降。新医改背景下医院的经营模式是医院改革中的重点，但是医院还没有真正意识到档案管理工作对医院的重要性，投入资金不足，在新医改中档案管理工作改革程度较低，导致档案管理工作人员积极性不高，在档案管理工作过程中又缺乏严格的工作程序，经常处于被动应付的状态，从而使档案管理质量低下，医院档案利用率低，难以发挥档案应有的作用。
（二）医院档案管理的工作模式不规范
新医改背景下，医院还没有建立相应的规范化管理工作模式，缺乏健全的管理模式和考核制度。部分档案管理人员的工作人员缺乏更高的工作素养和综合素质，受档案管理工作的特点的影响，缺乏量化管理的基础，在档案管理工作中，工作人员没有及时做好档案信息的收集、整理和存储，使得医院档案的利用率一直不高。
（三）医院档案管理人员缺乏专业素养培训
由于医院档案管理工作的职业门槛比较低，基础设施条件差，导致医院档案工作人员对档案的管理仅限于纸质档案信息的收集、整理和放置，或者电子信息化档案信息的录入和检索等，缺乏专业的管理手段，导致档案管理工作效率低下，不能满足新医改背景的相关要求。档案管理人员工作频繁变动，对医院档案的收集整理归档等缺乏了解，对工作环境和工作流程都不熟悉，影响到档案管理的工作质量，管理人员普遍缺乏专业知识和综合素质的培训，业务能力不熟练，也不能很好地适应现代化管理工作。
（四）医院缺乏对管理人员的专业培训
由于档案管理人员的入职门槛低，管理模式落后，医院的档案管理工作效率低下，档案利用率低。新医改背景下，医院档案管理的工作范围不断扩大，涉及到医院的各个科室，现今的医院档案管理一般使用信息技术和相关的档案管理软件，可以提高工作效率，降低工作量，也可以保证档案信息的安全和完整。因此在档案管理工作中，医院必须对档案管理人员进行专业培训，提高档案管理人员的工作责任感和专业素养，引进信息技术，使档案管理人员可以熟练掌握新的档案管理工作模式。
（五）不利于适应新医改的要求
现阶段，受新医改的影响，医院的医疗、行政体系都拥有一套完整的管理制度和规范，但是档案管理制度还不完善，医院还没有在档案管理的相关制度中作出具体的规定和要求，对档案管理缺乏统一的管理标准和模式，部分医院缺乏档案管理工作完整的考核制度，导致档案管理工作管理缺失，缺乏监督，使得医院档案管理工作无法适应新医改的要求，不利于医院在新医改背景下的发展。
二、新医改下医院档案管理的相关措施
（一）提高对医院档案管理工作的重视
新医改背景下，医院管理层要提高对档案管理工作的重视，明确档案管理工作对医院的良好发展和新医改的顺利推行的重要作用，将其纳入到医院新医改工作中来，强化档案管理意识，加大资金投入，改变医院上下对档案管理工作的认识。使医院的档案管理工作人员可以意识到自身的重要责任，能够有效完成自己的工作任务，及时做好医院各科室档案的收集整理工作，保证档案的真实和完整，使其按照顺序归档，便于档案的查询检索。在使用电子档案和数据库时，要及时录入新的档案信息，对原始资料做好整理，保证医院档案信息的安全性和保密性，提高工作效率。
（二）改善医院档案管理工作模式，健全医院档案管理制度
新医改背景下，医院可以改善档案管理工作模式，推行更加合理的管理制度，做出合理的人员安排，使工作人员各负其责，减少档案管理岗位上的兼职现象，档案管理逐渐条理化、规范化。在档案的收集管理等方面，医院也要制定完善的收集、整理和存储制度，规定各科室的原始档案信息及时整理并上交，减少原始档案的缺损和遗失现象，提高档案信息的利用率。明确档案管理人员的职责和工作范围，做好档案管理部门工作内容的指导和规范，与现代医院管理方式相结合，在医院中对档案的重要性进行宣传，转变思想观念，加强对档案信息的利用。定期对档案管理人员进行考核，将工作內容与奖惩机制挂钩，加大对档案管理工作的投入力度，建立医院各科室之间的信息共享机制，保证档案管理工作的规范化和制度化。
（三）开展档案管理人员培训工作
新医改背景下，信息技术逐渐进入档案管理工作中。档案管理人员要做好大量档案的整理工作，还要及时检索出有用的信息，就必须掌握专业的计算机技能。医院要定期开展档案管理人员的综合素质的培训工作，提高档案管理工作人员的责任感，提升他们的专业素养，及时向他们传授信息技术和数据库相关的知识，帮助他们学习先进的管理经验和工作模式。医院也可以聘请相关管理专业的人才，带动管理工作人员改工作方式，促进信息技术在档案管理工作中的深化。档案管理工作的效率与档案管理工作人员的专业水平和综合素养有很大关系。档案管理工作人员要及时更新知识，提高自身业务能力，医院要建立一支档案管理人才队伍，与时展接轨，不断创新，建立档案管理创新激励机制，建立更加科学高效的档案管理机制和人才培养机制。
（四）引进信息技术和现代化的管理方式
医院要提高档案管理工作的工作效率，改进档案管理的工作方式，就要引进信息技术对档案进行管理。加大相关软硬件等基础设施建设的投入，更新升级计算机的软硬件设施，定期更新防火墙和杀毒软件，注意档案的保密性和安全性。对档案信息进行数字化处理，既可以提高工作效率，减轻工作量，又可以节省档案储存的占地空间，使档案得到完好保存，便于查阅。促进工作管理方式的现代化改革，設置严格的考核制度，将责任落实在个人，各科室要重视档案管理工作中，做好原始资料的整理工作，设立科室中的档案管理工作。
（五）提高医院档案信息的利用率，加大基础设施建设
新医改背景下，医院可以扩大档案的利用领域，使档案管理的利用率不断提升。医院可以制定档案使用的不同等级的权限，在各科室开放档案使用，可以通过档案了解患者的个人信息和患病信息，各科室间要打破传统的壁垒，多进行沟通，加强科室间档案信息的联系，促进资源共享，患者也可以通过数据库查询自身的档案信息，了解自己的病症。制定严格的档案保管、检索和借阅程序，保存好借阅记录，在档案遗失或损毁后可以追责到人。各科室也要做好线上检索，利用信息共享平台，做出远程、快捷、全面地查询工作。档案管理人员也要积极深入实际的科室生活中，及时对档案进行收集和整理，了解档案中的内容和信息，找出档案中的缺陷并及时予以改正。医院要加强相关的基础设施建设，加大资金投入，引进先进的信息技术设备，设立独立的档案储存室，并做好设备的维护保养工作。对以往的纸质档案要做好存放工作，防潮防火，并及时向信息数据库中转移。引进必需的档案设计和数据库系统，营造信息化的档案管理环境，有效保证档案的安全性和完整性，使其适应新医改的要求[6]。建立完善的信息化档案管理体系，对各科室的档案文件进行统一的信息化管理，在医院内网中上传和分享资料，促进医院档案的利用效率，加强安全管理，定期杀毒和升级防火墙，增强档案信息系统的安全性。注意突发事件对档案管理的影响，预防为主，可以组织人员提前进行演练，应对档案信息安全问题，提高档案保存安全系数，减少档案遗失或损坏的因素。
（六）完善档案的收集、整理和归档流程
在新医改背景下，医院的档案载体也发生了变化，当下医院的原始档案包括手写病历、照片、录音录像和电子文件等等多种形式，为档案管理的收集、整理和归档提出了新的难题。档案信息的载体不同，更加容易遗失，也不便于管理人员的分类。档案管理人员要及时收集原始档案，减少原始档案的遗失和破损。收集档案后要在规定的时间内做好整理工作，分门别类进行整理和归档，对档案信息进行扫描、保存，并及时录入电子数据库。做好档案入档的责任机制，档案管理工作人员可以分别专门负责各自的科室，确保档案完整收集后，及时归档，科学分类，便于档案信息的检索。
1.1 高校学生档案的含义和内容
高校学生档案是指学生在校期间的各类信息材料，形象的说，它是学生在校期间的“成长记录”，是学生在校期间的材料积累，同时反映学校学生档案管理环节。在学生毕业离校后，这些信息材料的本质发生变化，以“人事档案”的身份重新启程。
高校学生档案主要是指涵盖学生的入学（招生）、入团、入党、学业、奖惩、毕业等重要信息，学生经过高考，进入高校时已由所毕业高中转入学生信息档案，那么，学生在高校学习期间形成的新的信息材料，就是高校学生档案的重要组成部分，归纳起来主要有以下内容：（1）学生基本信息；（2）入学材料；（3）学业概况；（4）思想政治表现；（5）身体素质状况及心理素质水平；（6）技能情况；（7）社会活动情况及评价；（8）信用情况（9）奖惩情况；（10）毕业材料。
1.2 高校学生档案与其它高校档案的区别
高校学生档案与其他类档案相比较而言，具有过渡性，记录的是以人为主的信息积累和管理，不具有长期性和永久性等一般档案信息的特点，因此学生档案的过渡性使其具有学生培养的过程性，学生档案的构建与管理不能与其他档案管理实行“等量齐观”的管理方法。
2 高等师范院校学生档案管理的现状
高等师范院校学生档案管理多遵循高校档案管理基本模式，学生档案由系部进行学生原始信息档案资料的收集与初步整理，涉及上交的档案则遵循学校综合档案管理办法，上交至综合档案室存档保存。学生档案有其特殊性，作为学生在校期间的信息资料，与学校其他档案资料不同，具有过渡性，对于学生档案管理而言，过程性是其重要的特点，这也使得传统档案管理上交模式不适合学生档案管理的科学发展。
2.1 系部学生档案管理混乱，不规范
受传统管理模式的束缚，学生档案管理成为学校综合档案管理部门或者学生管理部门的附属品，学生档案无专人负责，兼职管理广泛存在，这使得学生档案在管理过程中不受重视，通常在学生毕业年度突击整理，学生档案材料填写时常不规范，缺漏现象时有发生，学生档案被视为“中转的纸张”，随意堆放处置的现象普遍。
2.2 学生档案内容单一化，无个性
中学时代形成的学生信息资料成为高校学生档案的一部分，大学时期形成的新的信息资料有学生成绩单、学籍登记表、健康情况表等，这种单一化的高校学生档案资料现状难于全面反映学生在德、智、体、美诸多方面的能力。高校尤其是高等师范院校的重要责任是培养、教育合格师资，素质培育尤为重要，作为“准师资”的师范生在大学期间的记录应是丰富多彩而非呆板枯燥的，师范教育要培养的师资是既具有扎实的专业知识又具有良好的思想品德素质、心理健康素质的综合型人才。
2.3 学生档案管理技术手段落后，信息化程度低
受高校综合档案管理的制约，学生档案管理方式更为落后，学生档案管理还停留在手工操作的阶段，信息化的管理仅限于学生基本信息的简单检索和查询事务，未形成数据库形式的电子档案信息，这种落后的管理方式不能适应高等教育的快速发展以及社会对信息的高效利用需求。
2.4 学生管理工作不到位，学生管理工作流于形式
高校是学生的第二个“家园”，高校各职（下转第195页）（上接第176页）能部门、教学系部归根到底是为学生服务的。授课教师和学生辅导员是学生面对最多的两大群体，受教学计划、开课安排的学期或学年限制，授课教师只能在任课年度形成关于学生学习情况的一些信息材料。与学生沟通最多，联系最紧密的是学生辅导员，他们是学生管理工作的执行者，学生信息档案资料的收集与整理者。
3 高等师范院校学生档案管理的对策探讨
3.1 加强辅导员队伍建设，实行学生档案管理的专职化
学生辅导员是大学生在校期间联系最为密切的管理者群体，其素质的高低直接影响到学生管理水平的高低，目前，很多院校将辅导员队伍建设放到了次要的地位，没有专职的辅导员队伍，这种现象的广泛存在一方面使得学生辅导员本身不重视自身工作的价值所在，使得对于学生的管理流于形式。因此，加强辅导员队伍建设，建立一支高效、专业、负责任的专职辅导员队伍，用教育工作者丰富的情感、专业的知识、对学生的满腔热情投入学生管理工作，将学生管理工作落到实处，成为学生值得信赖的师长兼朋友。对于各院系的学生档案管理，应配备专人进行管理，认真完成档案的形成、收集、汇总、检查、上交等工作，保证学生档案的真实无误。
3.2 构建过程性学生档案，加强对于学生档案管理的重视程度
学生档案不应该只是记载学生成绩及其学籍情况的“冷表格”，而是成为记载学生在校期间“鲜活”生活的“成长记录”，构建过程性学生档案势在必行，过程性学生档案的管理要求要具有一支负责任的专业档案管理队伍，具备扎实的档案管理知识和学生管理经验，能够将学生在校学习、生活等的点滴提炼升华，构成具有生命的档案材料，笔者认为：在学生在校期间，构建学生特长档案、诚信档案、社会实践档案、公益活动情况档案、文体活动情况档案，将学生的学业素质与综合素质综合考察，并给予科学的评价，为将来学生的就业提供重要依据。然而，这必然会加重学生档案管理者的工作量，针对这种情况就要求高等师范院校从学校人才培养全局的角度，提高对于学生档案管理工作的重视程度，对于物质、设备、人员给予保障，惟此能够保证学生档案管理的科学发展。
（济南工程职业技术学院，山东 济南 250020）
【摘 要】分析了当前高职院校档案收集工作中存在的问题，并针对这些问题对更高效地进行档案收集工作提出了若干建议。
关键词 档案收集；建议
档案收集是将分散在教职工与学生手中、各部门手中的相关资料集中起来，是档案管理工作的第一步。档案材料是学院处理问题、制定政策的依据，档案收集的数量、质量以及整齐程度等等影响着档案管理水平的高低，只有规范地做好档案收集工作，下面的工作才可能顺利展开，所以，档案收集对整个档案管理工作的重要性不言而喻。
1 目前高职院校中档案收集工作现状
1.1 缺乏及时性
一所学院产生和需要收集的档案遍及学院的各个机构和个人，随着职业教育的快速发展，学院中产生的档案资料也快速增加，档案资料的频繁变动，在一定程度上造成了档案资料收集的不及时性。
1.2 缺乏完整性
在我们进行档案资料整理时，经常会发现有些档案材料存在或多或少的缺漏情况，比如教师的人事档案，有学历复印件，没有学位复印件；学生的成绩档案，缺少某一学期或某几学期；会议档案，有会议通知没有会议纪要或会议总结，等等。这说明档案提交人员工作不细致，少数人觉得有些资料没有必要送交档案管理部门存档，自己保存好就可以。殊不知档案资料的不完整会影响档案作用的发挥，不能客观反映学院发展状况，影响档案的系统性，另外，资料散落在个人手中也会造成资料的遗失或毁坏，给后期档案的收集带来新的困难。
1.3 缺乏规范性
学院的档案材料来自不同部门、不同人员，他们提供材料的不规范已经成为一种较为普遍的现象，首先，来自各方面的资料纸张大小不一，多数采用A4纸，也有采用B5、B4等其他纸张类型的情况。页边距和装订位置也不尽相同，给档案的整理制作带来了不小的麻烦和比较大的工作量，在档案的完整性和美观性上也无法保证。其次，部分档案在归档时，手续不完善或不规范，缺少部门负责人签字、缺少日期、缺少印章等情况时有发生，影响到档案的真实性，这样的档案需要返工，一定程度上又增加了档案管理人员的工作。
总体来说，出现上述问题的原因还在于高职院校中多数人员对档案重要性的认识不足，缺乏对档案知识的了解，档案意识淡薄。从管理层面来说，对档案工作重视不足，宣传不到位，很少培养专门的档案管理人员，档案收集制度也存在不健全甚至没有档案管理制度的现象。这些都会对档案收集工作的顺利进行造成影响。
2 高职院校档案收集建议
2.1 关于档案收集及时性的建议
在长期的档案管理工作中，档案管理人员对档案形成的规律和特点应有所了解，对一些阶段性的档案资料，比如学期性或者学年性有一定时间特点的档案可采取定期采集的方式，对一些随时产生的档案资料宜采用随时采集的方式。对于会议文件，本校召开的应在会议结束一定时间内及时收取，本校参加其他学校或上级机关组织的会议材料，会议参加者应主动提交，未提交或不及时提交的，记入个人档案。
2.2 关于档案收集完整性的建议
在整理档案材料时，如有发现档案材料不完整的情况，应及时通知相关部门或人员，督促其尽快完善相关材料；对于一些有一定过程的事件材料，可采用跟踪收取的方式来保证整个事件资料的完整性；对于一些更新比较快的材料，要反复多次收集，确保档案的及时更新。
2.3 关于档案收集规范性的建议
档案材料的不规范，会给档案整理增加难度，档案管理人员的工作量随之增加。因此，为保证档案收集的质量，最大程度上避免二次返工，应在全院范围内指定制度、规定等，给全院所有人员明确档案归档的规格、要求、手续，比如，档案材料所有纸张大小统一规定为A4，左侧留2cm的装订位置；部门的档案资料归档前必须有部门负责人签字和部门签章；等等。
2.4 其他建议
档案收集工作的顺利进行还需学院管理者重视档案管理工作，制定一系列规章制度，还可在每个部门安排一个兼职负责档案收集的人员，将档案收集工作责任到人，保证档案收集工作乃至整个档案管理工作的顺利进行，使档案在学院发展进程中发挥其应有的作用。
参考文献
［1］高芸芸.高职院校档案管理收集环节之路径方法探微[J].才智，2014，11.
在县人民政府的高度重视下，今天在这里召开全县农业农村档案工作会议。会议的主要任务是：传达省、州档案工作会议精神，总结20*年全县档案工作，安排布置2009年档案工作，进行档案业务知识的培训。
下面，我讲三个方面：
一、省、州档案工作会议主要精神
(一)全省档案工作会议精神
2009年1月19日，全省档案局(馆)长会议在昆明召开。*省人民政府秘书长丁绍祥到会作重要讲话，省档案局(馆)长黄凤平作工作报告。
丁秘书长在讲话中充分肯定了一年来全省各级档案部门在各项工作中做出的努力和取得的成绩，希望各级档案部门和广大档案工作者，要从对党、对国家、对民族、对历史负责的高度，充分认识做好档案工作的重要性，更加积极主动地开展工作，把*省的档案事业不断推向前进，为我省经济社会的科学发展，为建设富裕民主文明和谐的*做出积极的贡献。
黄凤平局(馆)长在会上作了《深入学习践行科学发展观强化服务科学发展能力全面推进档案事业科学发展》的讲话，对20*年全省档案工作进行了总结。他充分肯定了一年来全省档案系统在各项工作中所取得的成绩，并对存在的问题进行了分析;安排布置了2009年的工作，要求各级档案部门从着力于观念创新、切实增强档案事业科学发展的理念，着力于资源建设、切实夯实科学发展的基础，着力于规范管理、切实提高科学发展的能力，着力于创新开拓、切实提升服务科学发展的水平，着力于队伍建设、切实打牢科学发展的根本等几个方面开展工作。
(二)全州档案工作会议精神
2009年3月19日至20日在个旧召开。州档案局局长潘新荣作了《深入学习学习实践科学发展观努力开创我州档案事业发展新局面》的讲话，对20*年全州档案工作进行了总结，并从九个方面安排布置了2009年的工作：一是加大查阅利用和服务社会民生工作力度;二是完善农业农村和林权制度改革档案工作，抓好社会主义新农村建设档案工作;三是强化档案档案信息化建设;四是抓好“八项工程”和档案馆综合评估实施工作;五是开展档案安全执法检查;六是抓好档案干部队伍建设;七是做好档案业务监督指导和档案接收征集工作;八是抓好目标责任制的落实;九是加快档案馆库建设步伐。
二、20*年全县档案工作主要成效
20*年，在县委、县人民政府的领导下，在省、州档案局的指导和帮助下，*县档案局(馆)围绕年初与县委、政府签订的20*年目标责任制和*档案工作“六项工程”的各项年度计划任务，按照“依法治档，科技兴档，强化服务，发挥效益”的工作思路，加大档案业务监督指导力度，突出档案信息化建设重点，拓展档案服务领域和方式，开拓创新，勤奋工作，稳步推进了各项业务建设，全县档案事业取得了新的成绩。
(一)档案工作切实纳入议事日程。各级领导高度重视档案工作。一是在年初召开了全县档案工作会议，全面安排布置20*年全县档案工作。王光荣副县长作了题为《以科学发展观统领全局努力开创全县档案工作新局面》的讲话，对继续深入实施*档案工作“六项工程”，优化服务质量，保证档案事业快速、健康发展，提出了具体要求。县人大副主任、县总工会主席段立清，副县长王光荣，县政协副主席张明科，各乡镇分管档案工作的领导，县属各部门、省州驻泸单位分管档案工作的领导及档案局(馆)全体干部职工共100余人参加了会议。二是县委、县政府将县档案局列为未纳入州考核的部门进行中心目标考核。三是许多单位做到了将档案工作与部门职能同安排、同布置、同考核、同奖惩。全县档案工作会议结束后，各单位及时召开会议传达全县会议精神，研究和安排布置本单位的档案工作。档案工作越来越受到各级领导和各单位的重视，真正纳入了议事日程。
(二)档案人员业务素质不断提高。县档案局重视档案干部队伍整体素质特别是档案业务素质的培养和提高，结合档案业务监督指导的需要，多形式提高全县专兼职档案人员的业务素质，档案业务培训向纵深发展。20*年共举办了5期档案业务培训班，共培训档案人员250人。其中，首次为私营企业举办档案业务培训1期，将档案业务指导的工作领域拓展到了私营企业;举办林改档案现场培训1期;举办家庭建档知识专题培训2期;举办公安档案信息化业务培训1期。
(三)档案信息化建设取得新进展。一是“南天档案计算机管理信息系统”的推荐使用全面推开。在做好推荐使用的过程中，配合昆明南天网络公司做好“南天”软件操作使用的技术指导和相关技术服务工作;督促、指导各单位开展档案文件级目录的录入工作。全年共推荐安装了32套“南天档案计算机管理信息系统”软件，至20*年底，全县共有88个单位安装使用了92套“南天档案计算机管理信息系统”软件。已安装使用该软件的单位正按要求继续做好室藏档案目录的录入工作，少数有条件的单位已开始进行室藏档案全文数据库的建立工作。二是馆藏档案文件级目录录入工作进展较快。通过签订责任书的方式，对于加快馆藏档案目录数据的录入进度成效极为明显。至20*年底，共录入馆藏档案目录417628条，其中：录入案卷级目录14955条，录入文件级目录402673条。此项工作荣获了“全省档案创新奖三等奖”。
(四)行政执法检查成为管理档案事业的重要手段。一是年度档案行政执法检查对于推进依法治档进程作用明显。20*年，根据《*县人民政府办公室关于开展20*年档案行政执法检查的通知》精神，我县于8月1日至9月10日分自查、抽查评议、整改提高三个阶段在全县范围开展了档案行政执法检查。其中：8月25日至28日抽查了40个机关、企事业单位的档案管理情况;8月29日至30日对8个乡镇的档案管理情况进行了督查。针对检查中发现的问题，检查组提出了整改意见，各被检查单位及时进行了整改。二是州档案局执法检查对于依法治档意义重大。20*年，由州档案局组织的档案执法检查组到我县对《中华人民共和国档案法》的贯彻执行情况进行执法检查。检查组重点抽查了中枢镇瓦窑村委会、县法院等单位的档案安全管理情况;听取了全县档案管理工作的情况汇报。检查组提出的意见和建议，对*档案事业的发展将起到积极的促进作用。
(五)政府信息公开工作明显规范。为认真贯彻执行《中华人民共和国政府信息公开条例》，根据县政府有关通知精神，县档案局在加强组织领导的基础上，按照“以公开为原则，不公开为例外”的总体要求，努力做到准确界定主动公开的政务信息，最大程度予公开。按要求及时公开了20*年至20*年的信息132条，全部属于主动公开政府信息。
(六)档案法制宣传教育掀起热潮。一是新修订的《*省档案条例》得到广泛宣传。全县共征订了80套《条例》学习手册和宣传挂图。二是档案法制宣传教育质量明显提高。县档案局多次召开局(馆)职工会议，组织全体干部职工对新修订的《*省档案条例》进行了专题集中学习和辅导。集中学习了修订《*省档案条例》的必要性、条例的起草情况、条例的主要内容等。全县以学习宣传《*省档案条例》为契机，进一步掀起了档案法治宣传教育学习的热潮。
(七)文书档案保管期限表审批工作全面完成。20*年，县档案局采取措施加大了贯彻执行国家档案局8号令的力度，各机关在县档案局的监督指导下，积极开展本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。全年完成了对48个单位的审批工作，全县累计完成了对73个单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作，除不符合审批范围的单位外，我县该项工作已全面完成。各单位在开展20*年文件材料立卷归档工作时，均已按审批后的保管期限表执行。
(八)档案管理升星工作继续推进。一年来，以抓好档案目标管理复查转升星级工作为重点，积极主动开展对各立档单位的档案业务指导工作。20*年共指导了45个单位的立卷归档工作和升星级准备工作，共有30个单位完成了档案目标管理复查转升星级验收工作，其中：19个单位达到五星级，10个单位达到四星级，1个单位达到三星级。
(九)县档案馆建设项目即将启动。经过多年的努力，至20*年底，共争取到建馆资金50万元，其中：省上的建馆补助经费25万元，县财政划拨的建馆经费25万元。年内，洪副州长、刀县长、王副县长及县政府办公室李主任、何副主任等领导，曾深入县档案局、档案馆调研县档案馆建设项目。县领导要求，县档案馆建设项目要在年底前做好前期工作，2009年上半年动工建设。根据县政府领导的指示精神，县档案局在前期工作中，重新编制完成了《*县档案馆建设项目建议书》。县发展和改革局于20*年10月20日印发了《关于*县档案馆建设项目建议书的批复》，同意在县政府大院内建盖档案馆一幢，新馆建筑面积为2000平方米，计划总投资320万元。
(十)馆内基础业务进一步夯实。一是馆藏档案安全保管工作更加规范。严格按照《档案库房“十防”规定》和《档案库房消防安全“八不准”》做好馆藏档案的日常安全保管工作;制订了《*县档案馆自然灾害应急处置预案》。二是接收和征集工作有新进展。接收进馆纸质档案180卷275件，征集到《红河向东流》资料一本。三是积极做好提供利用。县档案馆共接待查阅人员204人次，提供利用档案309卷次，复印296页。四是现行公开文件查阅中心正常运行。共接收20个单位报送的现行公开文件及资料67件。五是稳步开展编研工作。完成编研材料2篇;完成了《*县档案馆编研材料汇编》一书。六是*省珍贵档案文献申报工作取得新成果。对照*省珍贵档案文献申报的条件，经过筛选，共向省档案局报送了4份馆藏档案的申报材料，包括《承领布韶荒庄开垦纳粮告示》、《中央陆军军官学校学员训练班第三期同学录》、《张润庠考试试卷》(长卷)、《伟大领袖永远活在我们心中》(系列照片)。其中，《张润庠考试试卷》(长卷)经*省档案学会珍贵档案文献评审鉴定委员会审定，被评定“*省珍贵档案文献(三等)”。
一、全宗档案情况
自年成立以后，便产生了文件材料，按有关规定与要求整理归档，形成了档案。全部档案为一全宗，到年底止，共有各门类档案：文书档案件，会计档案册，人事档案册，声像档案册盘，实物档案件，科技档案件。
（一）文书档案
文书档案主要是在形成的文件材料、发文、纪要，其次是上级党政机关颁发的法律、法规，方针政策性文件和直接对本办机构设置、人员编制，人事任免、各类统计年报以及其他需要贯彻执行的文件材料，本办业务内文件、材料等。分为类。
1.类
该类的文件材料较多，包括召工作会议的文件，办公会议、中心组学习、室务会议、党员会议，办公室会议记录、会议纪要；本办发文、工作计划、总结、报告、大事记、工作资讯；本办制订的规章制度、工作目标、岗位责任制；普法工作、开展主题性教育活动、社会综合治理工作、文明创建等形成材料；成立机构、机构设置、人员编制、名称更改、印章启用、换届选举的请示批复、结果等文件。
2.类
该类的主要文件材料有：本办会议记录、会议纪要、发文；领导批示；国家机关、省级机关、市级机关制发的有关的文件材料并要执行的重要文件等；印发工作要点、“争先创先”考评方案、调研报告、会议纪要、总结讲话、通报；组织本系统业务会议、省领导发表重要讲话、发言材料、交流材料等。
3.类
该类主要形成管理制度，国家机关、省级机关、市级机关制发有关遵守财经纪律、享有的政策福利等重要文件；主要领导责任审计资料、国有资产管理登记文件材料、本办与有关单位签订的协议；可行性研究报告批复、中标通告、抄告单、招标文件、概算书、零星工程决算确认单、资料移交表；工程项目部发文、请示、汇报、报告。
（二）会计档案
会计档案是在财务管理中形成的记述和反映了的财务经济情况，有收支凭证，月报表、年报表，往来帐簿。
（三）人事档案
人事档案是人事管理中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励等方面的原始记录。
（四）声像档案、实物档案和科技档案
声像档案、实物档案和科技档案是近几年来才逐步收集起来的，目前声像档案、实物档案室仅保存有照片、录音、光盘和奖牌；科技档案存有件基本建设和设备仪器类
二、档案工作管理情况
领导的重视与支持是做好档案工作的重要保障。在充分认识档案工作重要性的基础上，多年来，领导始终把档案管理工作作为工作的重要组成部分来抓。
（一）加强组织领导，增进档案管理意识
一是强化队伍建设。明确一名领导分管，建立了综合
档案室,集中保管各门类档案；落实专人负责档案工作，并根据接待工作的特点，明确办各处负责同志为兼职档案管理工作人员，负责本处室档案材料的收集、整理。二是提升业务能力建设。积极鼓励、支持档案管理人员参加档案管理知识的培训，不断提高业务素质和管理水平，熟悉地掌握档案专业技能，认真贯彻档案工作法规，全面、准确地收集好各类相关档案资料。三是加强档案目标管理。把档案工作与工作有机结合，同部署同安排，在做好工作的同时，做好等各类档案的整理归类。
（二）强化制度建设，提高档案管理规范化
制度建设是档案工作的基础性工作。加强制度建设，严格依法管档，是新形势下对档案工作的迫切要求，根据新形势的需要，建立健全各项规章制度，做到了有章可循，按制度办事；编制了档案分类大纲，对档案进行了科学分类和规范整理，案卷质量符合国家和地方标准要求；档案全部进行了编目，编制了案卷目录，保管期限划分，装订标准要求；同时严抓文件整理归档过程中的收集关、立卷关、分类关、归档关，做到文件材料收集齐全、完整，分类合理、保管期限划分准确，组卷得当，归档及时、规范，准确无误。此外积极注重档案管理工作的开发利用，努力为社会经济发展提供优质服务，能积极主动地开展利用工作，为领导决策和机关工作服务；档案的查全率、查准率在95%以上；编辑了《档案全宗介绍》、《机构沿革》、《大事记》等编研性材料。定期开展了档案鉴定工作，对超过保管期限和无保管价值的档案，按照有关规定进行销毁；能够及时准确地向上级和有关部门报告档案统计数据；能够及时对破损、褪变的档案能及时进行补救；加强档案工作管理，完善档案借阅制度，档案管理科学有序。
（三）加大经费投入，改善档案管理硬件设施
在县人民政府的高度重视下，今天在这里召开全县农业农村档案工作会议。会议的主要任务是：传达省、州档案工作会议精神，总结20*年全县档案工作，安排布置2009年档案工作，进行档案业务知识的培训。
下面，我讲三个方面：
一、省、州档案工作会议主要精神
(一)全省档案工作会议精神
2009年1月19日，全省档案局(馆)长会议在昆明召开。云南省人民政府秘书长丁绍祥到会作重要讲话，省档案局(馆)长黄凤平作工作报告。
丁秘书长在讲话中充分肯定了一年来全省各级档案部门在各项工作中做出的努力和取得的成绩，希望各级档案部门和广大档案工作者，要从对党、对国家、对民族、对历史负责的高度，充分认识做好档案工作的重要性，更加积极主动地开展工作，把云南省的档案事业不断推向前进，为我省经济社会的科学发展，为建设富裕民主文明和谐的云南做出积极的贡献。
黄凤平局(馆)长在会上作了《深入学习践行科学发展观强化服务科学发展能力全面推进档案事业科学发展》的讲话，对20*年全省档案工作进行了总结。他充分肯定了一年来全省档案系统在各项工作中所取得的成绩，并对存在的问题进行了分析;安排布置了2009年的工作，要求各级档案部门从着力于观念创新、切实增强档案事业科学发展的理念，着力于资源建设、切实夯实科学发展的基础，着力于规范管理、切实提高科学发展的能力，着力于创新开拓、切实提升服务科学发展的水平，着力于队伍建设、切实打牢科学发展的根本等几个方面开展工作。
(二)全州档案工作会议精神
2009年3月19日至20日在个旧召开。州档案局局长潘新荣作了《深入学习学习实践科学发展观努力开创我州档案事业发展新局面》的讲话，对20*年全州档案工作进行了总结，并从九个方面安排布置了2009年的工作：一是加大查阅利用和服务社会民生工作力度;二是完善农业农村和林权制度改革档案工作，抓好社会主义新农村建设档案工作;三是强化档案档案信息化建设;四是抓好“八项工程”和档案馆综合评估实施工作;五是开展档案安全执法检查;六是抓好档案干部队伍建设;七是做好档案业务监督指导和档案接收征集工作;八是抓好目标责任制的落实;九是加快档案馆库建设步伐。
二、20*年全县档案工作主要成效
20*年，在县委、县人民政府的领导下，在省、州档案局的指导和帮助下，*县档案局(馆)围绕年初与县委、政府签订的20*年目标责任制和*档案工作“六项工程”的各项年度计划任务，按照“依法治档，科技兴档，强化服务，发挥效益”的工作思路，加大档案业务监督指导力度，突出档案信息化建设重点，拓展档案服务领域和方式，开拓创新，勤奋工作，稳步推进了各项业务建设，全县档案事业取得了新的成绩。
(一)档案工作切实纳入议事日程。各级领导高度重视档案工作。一是在年初召开了全县档案工作会议，全面安排布置20*年全县档案工作。王光荣副县长作了题为《以科学发展观统领全局努力开创全县档案工作新局面》的讲话，对继续深入实施*档案工作“六项工程”，优化服务质量，保证档案事业快速、健康发展，提出了具体要求。县人大副主任、县总工会主席段立清，副县长王光荣，县政协副主席张明科，各乡镇分管档案工作的领导，县属各部门、省州驻泸单位分管档案工作的领导及档案局(馆)全体干部职工共100余人参加了会议。二是县委、县政府将县档案局列为未纳入州考核的部门进行中心目标考核。三是许多单位做到了将档案工作与部门职能同安排、同布置、同考核、同奖惩。全县档案工作会议结束后，各单位及时召开会议传达全县会议精神，研究和安排布置本单位的档案工作。档案工作越来越受到各级领导和各单位的重视，真正纳入了议事日程。
(二)档案人员业务素质不断提高。县档案局重视档案干部队伍整体素质特别是档案业务素质的培养和提高，结合档案业务监督指导的需要，多形式提高全县专兼职档案人员的业务素质，档案业务培训向纵深发展。20*年共举办了5期档案业务培训班，共培训档案人员250人。其中，首次为私营企业举办档案业务培训1期，将档案业务指导的工作领域拓展到了私营企业;举办林改档案现场培训1期;举办家庭建档知识专题培训2期;举办公安档案信息化业务培训1期。
(三)档案信息化建设取得新进展。一是“南天档案计算机管理信息系统”的推荐使用全面推开。在做好推荐使用的过程中，配合昆明南天网络公司做好“南天”软件操作使用的技术指导和相关技术服务工作;督促、指导各单位开展档案文件级目录的录入工作。全年共推荐安装了32套“南天档案计算机管理信息系统”软件，至20*年底，全县共有88个单位安装使用了92套“南天档案计算机管理信息系统”软件。已安装使用该软件的单位正按要求继续做好室藏档案目录的录入工作，少数有条件的单位已开始进行室藏档案全文数据库的建立工作。二是馆藏档案文件级目录录入工作进展较快。通过签订责任书的方式，对于加快馆藏档案目录数据的录入进度成效极为明显。至20*年底，共录入馆藏档案目录417628条，其中：录入案卷级目录14955条，录入文件级目录402673条。此项工作荣获了“全省档案创新奖三等奖”。
(四)行政执法检查成为管理档案事业的重要手段。一是年度档案行政执法检查对于推进依法治档进程作用明显。20*年，根据《*县人民政府办公室关于开展20*年档案行政执法检查的通知》精神，我县于8月1日至9月10日分自查、抽查评议、整改提高三个阶段在全县范围开展了档案行政执法检查。其中：8月25日至28日抽查了40个机关、企事业单位的档案管理情况;8月29日至30日对8个乡镇的档案管理情况进行了督查。针对检查中发现的问题，检查组提出了整改意见，各被检查单位及时进行了整改。二是州档案局执法检查对于依法治档意义重大。20*年，由州档案局组织的档案执法检查组到我县对《中华人民共和国档案法》的贯彻执行情况进行执法检查。检查组重点抽查了中枢镇瓦窑村委会、县法院等单位的档案安全管理情况;听取了全县档案管理工作的情况汇报。检查组提出的意见和建议，对*档案事业的发展将起到积极的促进作用。
(五)政府信息公开工作明显规范。为认真贯彻执行《中华人民共和国政府信息公开条例》，根据县政府有关通知精神，县档案局在加强组织领导的基础上，按照“以公开为原则，不公开为例外”的总体要求，努力做到准确界定主动公开的政务信息，最大程度予公开。按要求及时公开了2006年至20*年的信息132条，全部属于主动公开政府信息。
(六)档案法制宣传教育掀起热潮。一是新修订的《云南省档案条例》得到广泛宣传。全县共征订了80套《条例》学习手册和宣传挂图。二是档案法制宣传教育质量明显提高。县档案局多次召开局(馆)职工会议，组织全体干部职工对新修订的《云南省档案条例》进行了专题集中学习和辅导。集中学习了修订《云南省档案条例》的必要性、条例的起草情况、条例的主要内容等。全县以学习宣传《云南省档案条例》为契机，进一步掀起了档案法治宣传教育学习的热潮。
(七)文书档案保管期限表审批工作全面完成。20*年，县档案局采取措施加大了贯彻执行国家档案局8号令的力度，各机关在县档案局的监督指导下，积极开展本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。全年完成了对48个单位的审批工作，全县累计完成了对73个单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作，除不符合审批范围的单位外，我县该项工作已全面完成。各单位在开展2007年文件材料立卷归档工作时，均已按审批后的保管期限表执行。
(八)档案管理升星工作继续推进。一年来，以抓好档案目标管理复查转升星级工作为重点，积极主动开展对各立档单位的档案业务指导工作。20*年共指导了45个单位的立卷归档工作和升星级（更多精彩文章来自“秘书不求人：”）准备工作，共有30个单位完成了档案目标管理复查转升星级验收工作，其中：19个单位达到五星级，10个单位达到四星级，1个单位达到三星级。
(九)县档案馆建设项目即将启动。经过多年的努力，至20*年底，共争取到建馆资金50万元，其中：省上的建馆补助经费25万元，县财政划拨的建馆经费25万元。年内，洪副州长、刀县长、王副县长及县政府办公室李主任、何副主任等领导，曾深入县档案局、档案馆调研县档案馆建设项目。县领导要求，县档案馆建设项目要在年底前做好前期工作，2009年上半年动工建设。根据县政府领导的指示精神，县档案局在前期工作中，重新编制完成了《*县档案馆建设项目建议书》。县发展和改革局于20*年10月20日印发了《关于*县档案馆建设项目建议书的批复》，同意在县政府大院内建盖档案馆一幢，新馆建筑面积为2000平方米，计划总投资320万元。
(十)馆内基础业务进一步夯实。一是馆藏档案安全保管工作更加规范。严格按照《档案库房“十防”规定》和《档案库房消防安全“八不准”》做好馆藏档案的日常安全保管工作;制订了《*县档案馆自然灾害应急处置预案》。二是接收和征集工作有新进展。接收进馆纸质档案180卷275件，征集到《红河向东流》资料一本。三是积极做好提供利用。县档案馆共接待查阅人员204人次，提供利用档案309卷次，复印296页。四是现行公开文件查阅中心正常运行。共接收20个单位报送的现行公开文件及资料67件。五是稳步开展编研工作。完成编研材料2篇;完成了《*县档案馆编研材料汇编》一书。六是云南省珍贵档案文献申报工作取得新成果。对照云南省珍贵档案文献申报的条件，经过筛选，共向省档案局报送了4份馆藏档案的申报材料，包括《承领布韶荒庄开垦纳粮告示》、《中央陆军军官学校学员训练班第三期同学录》、《张润庠考试试卷》(长卷)、《伟大领袖永远活在我们心中》(系列照片)。其中，《张润庠考试试卷》(长卷)经云南省档案学会珍贵档案文献评审鉴定委员会审定，被评定“云南省珍贵档案文献(三等)”。
在肯定成绩的同时，我们也清醒地看到，我县档案事业发展中还存在不少问题和困难：一是县档案馆库房属于危房，馆藏档案安全隐患较大，而新馆建设项目因缺乏资金迟迟难以启动。二是工作经费紧缺。许多业务工作因缺乏经费难以很好地开展。如：馆藏珍贵档案的保护和抢救，档案的征集和接收，档案信息化建设相关设施设备的配置等。三是档案信息化建设总体上滞后于政务信息化发展的势头，跟不上社会发展对档案工作的需求。四是家庭建档工作涉及面广，难度较大，家庭档案涉及到千家万户，一方面意义重大，另一方面制约因素很多，推广中许多问题和困难无法预料。面对存在的困难和问题，需要全县广大档案工作者继续发扬甘守清贫、坚忍不拔、奋发进取的精神，按照科学发展的要求，扎实工作，开拓创新，全力推进档案事业持续发展和上新台阶、新水平。
三、2009年全县农业农村档案工作主要任务
2009年，我们将在总结成绩和经验的同时，找准*档案事业发展中存在的问题和困难，认真贯彻落实省、州档案工作会议精神，深入学习践行科学发展观，强化服务科学发展能力，努力推进*档案事业科学发展。今天召开的是农业农村档案工作会议，所以2009年全县档案工作的主要任务，我在这里只侧重讲农业农村档案工作。
(一)更新观念，以实际行动践行科学发展观
要按照科学发展观的要求，进一步解放思想，开展“重新认识档案工作”大讨论，把思想认识统一到科学发展观的要求上来。要深刻认识当前*经济社会发展特别是新农村建设对档案工作提出的新要求，不满足于过去取得的成就，不为既有的经验所束缚，不为传统的模式所限制，大力推动新的思想解放，树立档案工作是“一线”的理念、“人的档案最重要”的理念、走出档案发展档案的理念，推动档案工作在服务科学发展的同时，实现自身的科学发展。
(二)加强管理，确保乡村两级档案的保管安全
一是要创造条件改善乡镇和村委会档案保管条件，增强基层档案室防风险抗风险的能力;二是要建立健全档案应急工作体系，做好应急预案，落实应急措施，确保在突发和极端情况时有应对的措施，最大限度地减少损失;三是要加强安全管理，切实加大制度执行的力度，坚决避免把制度讲在嘴上，挂在墙上的现象。在管理上出了问题，不仅要追究当事人的责任，而且要追究领导的责任。四是要提高现代化管理水平。继续加大信息化建设力度，不断提高档案管理的科技含量。有条件的乡镇要有计划地添置扫描仪等设备，逐步开展档案全文数字化处理工作，尽早实现存储数字化、管理信息化、利用网络化。
(三)夯实基础，完善乡村两级文件归档范围和保管期限表
乡村两级立档单位的文件归档范围和保管期限表关系到农村档案资源到底全不全、合理不合理、科学不科学，关系到农村档案工作将来能不能很好地为新农村建设各项工作服务，能不能很好地为广大农民群众服务。我县各乡镇已于20*年完成了文书档案归档范围和保管期限表的审批工作，但多数村委会至今还没有文件归档范围和保管期限表。要根据新农村建设发展的新形势、新情况，按照以人为本的新思想，抓紧制订并完善乡村两级各立档单位的文件归档范围和保管期限表。国家档案局在2007年在同农业部、民政部联合制发的《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》中，重新明确了村级档案的归档范围，各村委会在制订文件归档范围和保管期限表可参考执行。制订和完善乡村两级文件归档范围和保管期限表时，一是要把新产生的一些门类或内容的文件纳入归档范围;二是要把涉及广大农民各方面利益、特别是有关民生的土地、林权、房产、社保、就业、教育、医疗等方面文件纳入归档范围，并延长保管期限。另外，今后还要不断地与时俱进，根据新农村建设进程中的新发展，及时增补新的内容，从而确保农村档案资源体系不断完善。
(四)突出重点，加强对农业农村档案的监督和指导
一是加强监督。县档案部门将在年度档案行政执法检查中把对涉农单位特别是对乡村两级档案工作情况的检查作为重点。重点检查该归档的是不是都归档了，保管期限定得是不是合理?确保把应该归档的文件材料都收集齐全、完整归档，为提供利用打下基础。
二是抓好指导。加强对村委会档案业务的指导工作，积极探索档案工作为建设社会主义新农村服务的途径。重点是指导各村委会开展档案管理升星级工作。升星级工作计划，县档案局已印发了泸档字〔2009〕5号文件。在今天的会上，王副县长还将代表县人民政府与各乡镇签订村委会档案管理升星级工作目标责任书。全县共有81个村委会和5个城市社区，至20*年底，已完成5个社区和5个村委会的档案管理升星级工作，其余76个村委会的档案管理升星级工作计划在今年内完成。
(五)提升质量，强化乡村两级档案利用功能和服务功能
乡村两级档案利用的重点是乡村两级的干部和群众，要把利农便民，方便本乡、本村利用作为新农村建设档案工作的一个重要特点来考虑和安排。一是要加大对新农村建设档案价值与作用的宣传力度，增强广大农村干部群众利用档案的意识和自觉性;二是要修改不利于各方面特别是普通农民利用档案的利用制度，简化利用手续，降低利用门槛，方便群众利用;三是要主动以各种方式向社会宣传介绍档案信息，让普通农民知道哪儿有什么档案，遇到什么问题可以利用档案去解决;四是档案人员要热情服务，对利用者热心解答问题，热心提供档案，开展深入服务;五是要主动服务，围绕中心工作，主动向有关方面提供档案信息。
(六)丰富馆藏，加大档案接收和征集工作力度
县档案部门将进一步高度重视档案资源建设工作。一是采取措施加大依法接收档案的工作力度，将涉及民生的档案、反映本地特色的档案以及撤并乡镇档案接收进馆，为档案服务社会、服务群众打好基础;二是广泛征集流落散失在社会上的珍贵档案，防止资源流失。认真贯彻执行《中共中央办公厅转发〈中央组织部、中央党史研究室、中央文献研究室、中央档案馆关于征集领导干部个人留存的党史资料的通知〉的通知》、《云南省人民政府办公厅关于印发云南省档案征集暂行办法的通知》和《云南省名人档案管理办法(试行)》的要求，规范征集方式和渠道，对散存、散失在民间的具有地方民族特色的珍贵档案、历史档案、名人档案开展征集工作，防止珍贵档案的损毁和流失，维护档案的完整与安全。加强重视重大活动档案，切实落实《云南省重大活动档案管理办法》，积极参与重大活动(事件)，现场拍摄收集活动(事件)档案。
(七)以人为本，重视加强民生档案工作
进一步规范各类社会保险保障、食品安全、、宗教、婚姻、土地承包、山林延包、房产、移民、知青、学籍、公证、破产企业等民生领域的档案工作，重视、发挥这些民生档案在群众脱贫致富、维护公众合法权益、保持社会稳定、推进和谐社会建设中的积极作用。
重视对馆藏档案及现行公开文件中民生档案资源的整合与开发，把档案中含有大量民生信息，与改善民生、维护广大人民群众权益息息相关的，如户籍档案、婚姻档案、干部职工人事档案、人口普查档案、知青档案、人员档案、土地承包与流转档案、林权档案、移民档案、土地征用拆迁档案、房地产档案、就业档案、医疗档案、保险档案、计划生育档案、学籍档案等等，优先整理，优先数字化、信息化，优先开发利用。
密切关注各部门、各单位在落实科学发展观、改善民生方面出台的新政策、采取的新措施、开辟的新领域、开展的新工作，为这些新领域的工作及时建档，及时把各种新形成的与人民群众有关的各类档案建立起来、收集起来，如新型合作医疗档案、就业培训档案、居民健康档案、民情档案、土地流转档案等多种类型的民生档案，把它们列入归档范围、收集范围、进馆范围。
(八)广泛宣传，开展家庭档案管理知识咨询和培训工作。
2005年11月，笔者采访安徽省档案局局长李学香，李局长首先提出了这个问题。
对这个问题，李局长自己做答：关键是档案工作没有发挥应有的作用，没有与时俱进，没有与时代同步发展。
李局长认为，这种状况产生的原因在于档案部门自身。我们进行改革二十多年了，社会主义市场经济体制已经初步建立。但二十几年来，我国档案工作体制却没有多大改变，一直按过去的模式来开展工作，创新乏力，束缚了档案事业的发展。
李局长将计划经济条件下形成的档案工作体制的特征归结为三点：一是资源分散，二是封闭保守，三是服务功能单一。这三大特征的长期存在使得不少地方的档案事业在其发展过程中存在着这样几个问题：一是档案人员不能充分发挥作用．造成人力浪费。按照目前的体制，档案管理工作不是单位的主业和工作着力点，往往被忽视，档案人员的作用难以发挥。同时，档案人员很不稳定，变动起来非常频繁，业务生疏，达不到要求，只能看摊守业。二是投入分散，难以发挥效益，造成财力浪费。我国是社会主义国家，社会主义制度优越性的一个重要表现就是能够集中精力办大事。但是在目前的体制下，档案机构微小，人力、财力分散，每个单位都只能根据现有的财力办一些日常事务，大事要事办不起来。三是重复建设，造成物力浪费。由于每个单位都建设自己的档案室，都要有房子、设备、人员，而这些房子、设备和人员，要么是不到位，达不到标准，要么是使用起来不饱和，造成了浪费。四是管理非专业化，造成水平低下。不少单位里的档案工作人员不是专业人员，由于人员素质和物质条件的限制，档案管理水平低，档案部门的职能也因此受到削弱。五是档案资源被分割，难以为群众提供“一站式”服务。
李局长说，从我们现有的规定上来看，市县一级档案馆都是国家综合档案馆。但是，在现实中，不少地方的国家综合档案馆，尤其是县一级的国家综合档案馆名不副实，无异于一个党委部门的综合档案室。综合档案馆不综合的主要原因是在这个档案馆所在的行政区域内，存在着不少各式各样的“档案馆”，接收了相当一部分档案资源。还有一些单位虽然没有成立“档案馆”，但是它们的档案也不愿意向档案馆移交。不但如此，已经建立了“档案馆”的不少单位还试图把已经移交进馆的档案要回去。只顾单位眼前利益，给档案事业的发展带来了无穷后患。
国家发展靠资源，档案事业发展同样靠资源。一个国家综合档案馆存在的基础是它能为社会各方面提供服务。档案馆没有了档案资源，拿什么向社会提供服务?服务跟不上，体现不出档案馆存在的价值，党委、政府怎么重视档案工作?现在，档案资源分散，灭失现象严重，老百姓查档案都不知道要到哪里去查，我们的工作叫别人干了，档案资源得不到最大程度的优化配置，我们这个行业能不萎缩吗?李局长说，这种状况必须改变，不改变，档案工作绝对没有出路。
要改变现状，必须以体制创新为核心，以资源整合为抓手，通过改革破除计划经济体制下形成的弊端，强化国家综合档案馆在国家档案资源管理中的主体地位。结合安徽省档案工作的实际，李局长提出了四个目标。
第一个目标是整合档案资源，变资源分散化为资源集约化。为实现这个目标，从2004年5月开始，安徽省档案局在和县进行了整合档案资源、改革档案管理模式的试点。
和县是历史名城，档案资源丰富，但其管理却十分分散。改革开始的时候，档案馆保存档案只有3万多卷，大部分档案保存在各机关档案室，其中有三个机关的档案室保存档案就有8万卷之多。李局长给和县改革定的目标是，在档案行政管理上要实现由条块分治到档案行政管理部门一家主管的改变．在档案归属与流向上要实现由条块分割到集中统一管理的改变。为实现这个目标，李局长进行了精心的“策划”。
“策划”的核心是千方百计地使档案部门的事务变成党委、政府的事务。2004~5月，李局长亲到和县，经过商议，在和县成立了以县委常委、常务副县长为组长、各有关单位负责人为成员的档案资源整合领导小组，形成了县委总揽、政府领导、档案部门实施、专业部门支持的工作格局，为改革的顺利进行提供了组织的保证。
经过一年的试点，和县改革的成果已经显现。档案馆的馆藏是原来的10倍，利用量是原来的21倍。
2005年11月30日，安徽省委、省政府在和县召开全省档案管理模式改革现场会，推广和县的试点经验。各市县分管档案工作的领导参加了这次会议，但是各市县具体负责档案工作的档案局的领导却没有参加这次会议。档案工作会议没有档案人员参加，这在全国档案工作史上也许是仅见的。对此，李局长考虑得很深远：“这样确定会议人员主要是为了扩大会议的效果。这个会议是省里召开的，会议的精神各个地方都要贯彻。如果市县档案局局长陪着市县领导来了，那么贯彻会议精神的任务可能就要落到市县档案局局长的头上。档案局领导不参加会议，会议精神就只能由市县领导去抓落实，这个力度要此档案局长大多了。至于档案工作的业务问题，以后再开一次会，把各地档案局长请来。”
第二个目标是变传统管理为现代管理，进一步提高档案管理现代化水平。档案管理现代化，很重要的一个方面是档案管理的信息化。现在档案馆中保管的档案大多是纸质档案，为了提高档案管理现代化水平，档案部门把很大一部分精力都用在了纸质档案的数字化上。现在是信息社会，无纸化办公速度在加快，使得各机关中的文件大多是以电子文件方式产生。李局长认为，档案管理必须适应这种新的形势，从现在开始就必须抓好电子文件的管理，决不能让今后的档案工作者也像我们今天这样花这么大的力气进行纸质档案的数字化。
安徽全省的信息化工作由专门部门统一负责。在系统建设阶段，电子文件管理问题没有得到应有的重视，档案局与有关部门多次联系没有任何结果。最后李局长找了省委秘书长，取得了秘书长的支持。又找了副省长，把档案数字化建设被外人数字安徽项目中去，并且档案局局长成了信息化领导小组的成员。
有了领导的支持，2005年10月19日，安徽省电子文件中心律设开始启动。这个中心成立时，李局长请来不少省委、省政府和有关部门的领导，省委秘书长到会讲话。李局长说，这个中心虽然没有编制，但我们有了“名分”，有了“名分”，就可以名正言顺地开展工作。中心成立时，领导到会讲话，我们造了势，给各个地方做了示范。以后有关部门安排电子文件管理工作时，谁也别想吃掉我们。李局长说，对于电子文件管理，我们必须采取实实在在的措施，真正地提前介入进去。否则，十几年之后，我们的档案馆就要成为历史档案馆，档案部门就要被边缘化。
三是变死档案为活信息，为构建和谐安徽和三个文
明建设服务。李局长认为，目前档案部门没有号召力，一个重要的原因是档案信息资源开发不够。现在虽然有不少地方档案馆挂上了“爱国主义教育基地”的牌子，但是挂牌之后，并没有采取什么行动，档案馆的大门照样关着。为开发档案信息资源，安徽省档案部门抓住了每一个机会。2004年5月10，发表了个关于加强未成年人的思想教育工作的讲话。省档案局发出一个通知，要求各个地方的档案馆积极发挥档案资源在未成年人教育中的作用。在抗日战争胜利60周年前夕，省档案馆举办了一个纪念展，引起了很大的轰动。有人在民间发现了40多册抗战时期日本出版的(支那画报》，日本有人要出高价把这个资料买回去。李局长找到了财政局，专门申请一笔经费，把这个珍贵资料征集进馆。与此同时，省档案馆加快档案开放的步伐，陆续开放了5批档案。馆藏40万卷档案中有22万卷已经开放，开放档案的年份已经到了1975年。
四是变自我发展为全面协调发展，夯实档案工作发展的基地。来到了档案部门，李局长发现了一个现象，就是档案部门经常关起门来，自成体系，自我封闭，自我比较一年一年地发展了，觉得不错，但是档案工作还是没有引起社会的重视。一个很重要的原因是档案工作没有完全融入社会发展中去。要融入到社会发展中去，档案部门必须抓重大事件、重要领域的档案工作。在这一思想指导下，阻击SARS，严防禽流感，档案部门全面介入，进行档案工作业务的指导把关；重点建设工程的档案，没有档案部门签字，项目不能验收；社区建设，档案部门提前介入，要把档案工作推到基层，推向更广泛的领域。李局长说，只有加快改革，拓宽档案工作发展的路子，发挥档案工作的作用，档案工作才能得到社会的认可，才能赢得领导的重视，档案事业的发展才能有希望。
采访后记：
安徽省改革国家档案管理利用模式的做法得到了中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志的充分肯定。在本次采访结束后的2005年12月12日，王刚同志专门作出重要批示：“整合档案信息资源、创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措。安徽省档案部门认真探索建立国家档案管理利用新模式的做法值得肯定。各级档案部门要从实际出发借鉴这些经验，要坚持以科学发展观纹领档案工作全局，解放思想，实事求是，与时俱进，科学整合开合理开发档案信息资源，进一步发挥档案工作在全面建设小康社会中的特殊作用。”
“策划”的核心是千方百计地使档案部门的事务变成党委、政府的事务。2004年5月，李局长亲到和县，经过商议，在和县成立了以县委常委、常务副县长为组长、各有关单位负责人为成员的档案资源整合领导小组，形成了县委总揽、政府领导、档案部门实施、专业部门支持的工作格局，为改革的顺利进行提供了组织的保证。
经过一年的试点，和县改革的成果已经显现。档案馆的馆藏是原来的10倍，利用量是原来的21倍。
2005年11月30日，安徽省委、省政府在和县召开全省档案管理模式改革现场会，推广和县的试点经验。各市县分管档案工作的领导参加了这次会议，但是各市县具体负责档案工作的档案局的领导却没有参加这次会议。档案工作会议没有档案人员参加，这在全国档案工作史上也许是仅见的。对此，李局长考虑得很深远：“这样确定会议人员主要是为了扩大会议的效果。这个会议是省里召开的，会议的精神各个地方都要贯彻。如果市县档案局局长陪着市县领导来了，那么贯彻会议精神的任务可能就要落到市县档案局局长的头上。档案局领导不参加会议，会议精神就只能由市县领导去抓落实，这个力度要此档案局长大多了。至于档案工作的业务问题，以后再开一次会，把各地档案局长请来。”
第二个目标是变传统管理为现代管理，进一步提高档案管理现代化水平。档案管理现代化，很重要的一个方面是档案管理的信息化。现在档案馆中保管的档案大多是纸质档案，为了提高档案管理现代化水平，档案部门把很大一部分精力都用在了纸质档案的数字化上。现在是信息社会，无纸化办公速度在加快，使得各机关中的文件大多是以电子文件方式产生。李局长认为，档案管理必须适应这种新的形势，从现在开始就必须抓好电子文件的管理，决不能让今后的档案工作者也像我们今天这样花这么大的力气进行纸质档案的数字化。
安徽全省的信息化工作由专门部门统一负责。在系统建设阶段，电子文件管理问题没有得到应有的重视，档案局与有关部门多次联系没有任何结果。最后李局长找了省委秘书长，取得了秘书长的支持。又找了副省长，把档案数字化建设被外人数字安徽项目中去，并且档案局局长成了信息化领导小组的成员。
有了领导的支持，2005年10月19日，安徽省电子文件中心律设开始启动。这个中心成立时，李局长请来不少省委、省政府和有关部门的领导，省委秘书长到会讲话。李局长说，这个中心虽然没有编制，但我们有了“名分”，有了“名分”，就可以名正言顺地开展工作。中心成立时，领导到会讲话，我们造了势，给各个地方做了示范。以后有关部门安排电子文件管理工作时，谁也别想吃掉我们。李局长说，对于电子文件管理，我们必须采取实实在在的措施，真正地提前介入进去。否则，十几年之后，我们的档案馆就要成为历史档案馆，档案部门就要被边缘化。
三是变死档案为活信息，为构建和谐安徽和三个文明建设服务。李局长认为，目前档案部门没有号召力，一个重要的原因是档案信息资源开发不够。现在虽然有不少地方档案馆挂上了“爱国主义教育基地”的牌子，但是挂牌之后，并没有采取什么行动，档案馆的大门照样关着。为开发档案信息资源，安徽省档案部门抓住了每一个机会。2004年5月10，发表了个关于加强未成年人的思想教育工作的讲话。省档案局发出一个通知，要求各个地方的档案馆积极发挥档案资源在未成年人教育中的作用。在抗日战争胜利60周年前夕，省档案馆举办了一个纪念展，引起了很大的轰动。有人在民间发现了40多册抗战时期日本出版的(支那画报》，日本有人要出高价把这个资料买回去。李局长找到了财政局，专门申请一笔经费，把这个珍贵资料征集进馆。与此同时，省档案馆加快档案开放的步伐，陆续开放了5批档案。馆藏40万卷档案中有22万卷已经开放，开放档案的年份已经到了1975年。
四是变自我发展为全面协调发展，夯实档案工作发展的基地。来到了档案部门，李局长发现了一个现象，就是档案部门经常关起门来，自成体系，自我封闭，自我比较一年一年地发展了，觉得不错，但是档案工作还是没有引起社会的重视。一个很重要的原因是档案工作没有完全融入社会发展中去。要融入到社会发展中去，档案部门必须抓重大事件、重要领域的档案工作。在这一思想指导下，阻击SARS，严防禽流感，档案部门全面介入，进行档案工作业务的指导把关；重点建设工程的档案，没有档案部门签字，项目不能验收；社区建设，档案部门提前介入，要把档案工作推到基层，推向更广泛的领域。李局长说，只有加快改革，拓宽档案工作发展的路子，发挥档案工作的作用，档案工作才能得到社会的认可，才能赢得领导的重视，档案事业的发展才能有希望。
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