关键词:案卷质量;档案工作;档案材料
一、影响档案案卷质量的因素
由于世界上的一切物质都处在永不停息的运动之中,虽然从宇宙整体来说,物质是不灭的,但对于具体的物质材料来说,是会变化乃至消亡的,因此,档案制成材料的老化、褪变,最终损毁,是不可避免的自然规律。如果档案文件上有价值的历史痕迹褪变了,那么档案的历史性和真实性以及它的凭证作用也就不存在了。
1.书写材料对档案的影响。应归档的文件材料载体本身不好,如纸张、胶片、磁带、录像带等质量问题。档案被记录在载体上就会造成先天不足,书写不符合要求,没有按有关规定,禁止用圆珠笔、彩色笔书写文件的指示,而是随意用笔。我们在一些档案中发现,部分早期的文件用纸质量较差,又脆又薄,有些纸张已经发黄、字迹模糊不清,不利于档案的长久保存,严重影响档案的寿命和利用效果。
2.归档文件材料内容对档案的影响。文件材料质量的优劣,决定档案使用价值的高低。如果文件材料在归档时发现已形成的文件记录不清,随意涂改,审批手续不全,内容不准确,收集档案材料不符合归档质量要求,这样不利于档案内容质量的提高。档案内容的质量的优劣直接影响科研、管理、生产建设和科学技术的发展,如果保存的档案内容不完整,不准确,提供利用就会造成损失。如一些单位的文件已经修改,有的材料已经修改,归档的材料却没有标注,利用中就会造成损失,这种档案的保存不但无益反而有害,也失去了保存的意义。
3.立卷工作对档案的影响。衡量一个单位档案案卷质量的主要标准有两个:一个是档案收集是否齐全和完整;另一个是档案整理是否科学,即是保持了文件之间的有机联系。有的档案员怕麻烦,该收的档案没有收齐;在收齐的档案材料中,甚至有请示和批复不放在一起,而是请示放在这一卷中,批复又放在另一卷中,文件之间缺乏联系,致使有的文件无法查到或者找起来很困难。因此,必须首先将文件收集齐全,然后遵循文件的自然形成规律,按照文件之间的历史联系整理立卷。其次,案卷标题概括是否准确,金属物是否完全取掉,案卷装订是否牢固美观,卷内排列顺序是否合理,是否编制页号,卷内目录、备考表是否填写清楚,立卷工作中的每一个环节都会影响案卷质量。
4.材料形成者档案意识的高低对档案的影响。由于档案工作和各方面的关系,有些人对档案重要性的认识还不够,没有意识到通过我们自己的劳动正在为企业创造宝贵的档案财富,造福后代。今天的文件,将会是明天的档案。文件材料的形成者的档案意识不强,影响了档案收集齐全完整,当然也就直接影响了档案的案卷质量。
5.档案人员的素质对档案的影响。档案人员的工作质量,与其素质的高低密切相关。档案工作人员素质不高,事业心不强,不了解文件材料的归档范围,不了解文件起草、传阅等过程产生的效果,是很难提高档案案卷质量的,也不可能做好主动服务工作。
二、提高档案案卷质量应采取的措施
1.要超前控制管理。提高档案案卷质量必须要实行超前控制管理,即把档案业务的指导、监督检查、协助工作,在文件材料形成、积累、整理、和立卷进行控制管理,做到超前部署,提前指导,保证档案材料的齐全、完整。
2.抓好归档的每个环节的管理。一是召开专题工作会议。召集档案管理人员和形成部门、专、兼职档案员学习有关条款,学习应归档和不归档的范围、保管期限,布置归档的时间和内容,提出应归档文件的要求,使大家对档案工作引起高度重视。
二是做好业务指导。保证案卷质量,要从源头即文件质量抓起,一个案卷由若干个文件组成,文件质量直接影响案卷质量。文件内容是否真实全面,数据是否准确一致,是关系到档案历史真实的问题。因此必须文件形成过程的作用,根据单位的实际情况,制定相应的档案归档范围、分类立卷、编号等,做好业务指导工作。
三是做好档案材料移交档案部门的质量把关工作。各单位移交档案材料时,首先检查文件材料是否齐全完整、有无破损、残缺,如发现破损、残缺应及时补救。及时纠正不符合要求或错漏之处,填写移交目录、办理移交手续。
四是各项工作与档案工作实行同步管理。文件材料形成部门与档案工作即同时布置、检查、总结、验收档案工作,从而保证文件的内容齐全、完整、和系统。
3.增强全员档案意识。强化全员档案意识,包括文件制作者的档案意识,机关人员、科技人员的档案意识,各层次领导的档案意识及档案管理人员的档案意识。档案是国家的宝贵财富,做好档案工作不仅是档案部门的事,也是每个管理人员及科技工作者不可推卸的职责。有关人员要认真学习《档案法》和有关政策、规定,增强档案意识,在收集过程中根据不同情况,着重进行业务指导,把有的部门不愿移交的文件材料收齐,从而形成人人关心档案内在质量,个个保证文件材料制作质量的优良作风。
____年初，她从合同管理岗位主动请缨管理企业档案，为尽快适应新的工作，新的档案管理形势，她抓紧一切时间学习，上班学、下班也学，为了把问题弄懂学透，虚心向老同志请教。增书同志常说“工欲善必先利其器”，要想做好本职工作，就要不断的学习与工作有关的知识。她认真学习了《公司法》、《公司登记条例》等法规，还学习《档案法》、《档案工作条例》等，学习档案入档、档案保管、档案利用等有关知识。为更好的加强档案管理，提高档案管理质量，她还自费到广州、珠海等地参观学习，学习他人的管理经验，增长了见识、开阔了眼界，从而为实现档案管理的制度化、规范化、系统化奠定了基础。
二、严谨细致，不断提高档案质量
××同志接管档案工作以来，始终本着严谨的工作态度，高标准严要求，一丝不苟，对经手的每一本档案都严把质量关。她常说“一宗不完整的企业档案就是一颗不定时炸弹”，为保证档案的完整性，每一户企业档案她都细心查阅，发现卷宗材料不齐全或先后顺序颠倒的档案就主动积极地与经办人员联系，及时补齐案卷，为建立“放心档案”打下了基础。
在分局办公场所搬迁之际，她为档案室的建设提出了很多合理化建议，均被采纳。如“三室分开”，即档案室、查档室、办公室分开。按照库房“九防”要求，综合档案室配备了温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器等各类现代化保障器材，进一步促进了档案管理工作的规范化，为档案管理工作奠定了坚实的基础。她还坚持以制度来规范档案管理工作，制定了综合档案室管理、档案归档、档案借阅、档案管理人员岗位职责等规章制度，对档案综合管理工作从基础业务、编研、检索到开发利用都作出了明确规定，做到有章可循、照章办事，保证了档案管理工作的系统化、规范化和正规化。她对档案工作的每一个环节都做到细致入微，追求高质量，凡归档的文件材料收集齐全、分类清\楚、组卷合理、装订结实、整齐美观，档案室中一排排，一列列整整齐齐的三万余份档案无不凝结着她的心血。
三、爱岗敬业，倾心奉献在档案管理
“俯首甘为孺子牛”是××的座右铭。她是这样想的，也是这样做的。每天她都比其他同志提前十分钟到岗，晚上也是最后一个离开工作岗位。工作中兢兢业业，任劳任怨，从不放松对自己的要求，作为分局窗口工作的一员，她每天要面对很多来查档的企业人员，对每个人她都热情接待，耐心解答企业提出的问题，并主动向企业提供各种政策法规咨询，坚持文明服务，让每个企业人员都满意而归。就是靠着她的言行，感染着身边的每一位同志。经常来查档的××律师事务所表扬信上是这样写的“档案工作的性质决定了她们总是那么默默无闻，平凡中透着枯燥和寂寞。然而总能看到她们里外穿梭的忙碌身影，无论前来办事的人员来得多早，档案室里总有人接待，也无论我们走得多晚，她们宁可加班加点也会‘奉陪到底’而毫无怨言……”有一次，忙碌了一天，刚刚结束了工作的她，正准备回家照顾生病的女儿，工商银行的办证人员此时来领取下属单位的__份营业执照，看办证人员焦急的面容。她毅然留了下来，向企业颁发了营业执照，并认真做好台帐登记、微机录入等项工作，一直加班到晚上_点多才回家。
四、热心服务，塑造良好工商形象
在企业注册分局档案室，前来查档的人员一进门总能听到“您好”、“请坐”、“我能为您做什么”、“马上办”等话语，亲切、温暖，让人如沐春风，也被前来办事的人员称为“企业分局的窗口的确是最亮丽的风景”。××同志做为其中的一员，老大姐，以女性特有的细腻与爱心，对来办事者倾注了一片真情。在她的工作中，每天接待数十位来客，当中有熟悉的，有陌生的，有常来的，也有初次见面的，但无论是谁，她都满腔热情，以诚相待。
伴随着业务工作和干部队伍管理前行的节拍，我局的档案工作也取得了突出的成绩。几年来，我局在市档案局的领导与帮助下，高度重视档案管理工作，主动加强与市档案局的业务联系，认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《省档案管理工作条例》，按照《国家安全机关档案管理暂行办法》、《机关档案管理考评办法（试行）》的要求，切实加强档案管理工作，使档案管理工作上了新台阶。
档案管理工作之所以能够取得如此突出的成绩，主要得益于局党组的高度重视和市档案局的大力支持与帮助。年我局成立了由分管领导为组长、综合办公室主任为副组长、专兼职档案员为成员的档案目标管理领导小组，负责档案管理工作。年我局又成立了以分管局长为组长、综合办公室主任为副组长、档案专兼职员为成员的档案鉴定和销毁领导小组。档案目标管理领导小组每年至少两次检查考核档案工作，研究解决实际问题。几年来，我局始终坚持将档案管理工作列入科室目标进行考核，每年年底，局目标考核组都要对档案工作一并进行检查考核。同时，我局还建立健全了以档案室为中心的机关档案管理网络，文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、人事档案全部实行了集中统一管理，其中人事档案和会计资料都实行了分库管理。我局的档案管理从基础管理到档案业务的规范化、科学化管理，始终得到了市档案局的大力支持与帮助，多次派人来我局进行了实地检查与指导。
在档案队伍建设方面，注重对档案人员的学习和培训。我局配备档案专职人员1名，兼职档案人员1名，专职人员具有大学本科学历文凭。我局多次派档案员参加市档案局组织的各类培训，专职人事档案员参加过国家安全厅保密办组织的培训。今年8月份，我局又派办公室副主任和档案员参加了国家安全厅举办的文档一体化和电子政务培训，并学习考察了兄弟局站档案管理的先进经验和做法。我局档案人员队伍稳定，具有较高的素质和良好的职业道德，在业务上经常与市档案局进行请示与联系，努力加强档案业务学习、研究与交流，常年订阅《中国档案报》和《档案与社会》等杂志。
在加强档案队伍建设的同时，我局还制定了一整套档案工作制度，制定下发了《市国家安全局档案管理保管期限规定》和《市国家安全局各类文件材料归档范围》。同时，局机关全面细致地建立了档案归档制度、档案工作制度、档案管理人员职责、档案员岗位责任制、干部人事档案管理人员职责、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度等制度，在省国家安全厅档案管理验收中，制度建设一项得了满分，受到了厅、市档案验收组的一致好评。
按照档案设施、设备管理的要求，我局实行办公、阅览、库房三室分开，配备了“八防”设备和物品，制定了相应措施。库房管理科学、整洁，装具充足适用。照相机、收录机、吸尘器、温湿度记录仪、微机、打印机、复印机、加湿器、空调等硬件设备齐全。在软件使用上，我局按照国家安全部的要求，实行档案的微机化管理。年，根据市委、市政府的要求，又应用了机关办公自动化软件相配套的电子公文传输系统，实现了与公文处理系统文件的及时归档管理3COME文档频道。
实行“四个统一”。县物价局本着档案内容符合行业管理规定、档案格式符合档案部门要求的原则，建立式《收费许可证》办证档案。
一、统一格式。按照县档案局档案创省一级的要求，统一业务档案封面格式、卷内目录格式。并用规范的牛皮纸打印档案封面。
二、统一内容。卷宗封面内容统一由年度、单位名称、收费项目、许可证号码、承办人姓名、办证日期、保管期限、案卷号八项内容组成；卷内内容统一由办证文件依据、单位组织机构代码证、法人证书或身份证、其他补充资料（含执业资质）、申请表、《收费许可证》正、副本复印件六项内容组成。
三、统一程序。审批发证程序分四个阶段：第一初审，由经办人对申领单位填写的《收费许可证》申请表和提供的文件材料的合法性、真实性、完整性进行初审登记；第二复审，由收费股负责人对经办人移交的初审文件材料是否准确齐备、初审意见是否正确进行复审，并签名；第三审核签发，由分管局长对移送的通过复审的文件材料进行全面审核，对符合条件的进行签发，并加盖物价局公章；第四印制发证。
四、统一编号。对办理远价费证类的《收费许可证》将严格按照省物价局规定的编号方法统一编号；对医疗机构统一编号办理远价费备证类《收费许可证》；对短期培训的机构或单位统一编号办理临时《收费许可证》。
实行“四个标准化”。县物价局为达到发放的《收费许可证》既有严肃性、权威性又美观大方的目的，实行了“四个标准化”运作。
一、标准化的收费文件为依据。申领单位必须提供合法有效的收费文件依据，或是国家法律法规，或是国务院、省政府文件，或是省物价部门下发的文件，或是省授权市、县物价部门印发的文件。除此之外，任何材料不得作为办证的文件依据。
二、标准化的证件为办证要件。申领单位必须提供组织机构代码证、法人资格证书和权威机构批准的执业资质证。
三、标准化的表格填写。申领单位必须按照国家发展和改革委员会监制的《收费许可证申请表》表列的内容逐项填写，不能漏填，不得缺项，并在指定位置加盖申请单位公章，报业务主管部门签署意见后上报我局，我局经过初审、复审及全面审核后签发办证。
一、政治思想方面：
一年来，我除了参加本室组织的周三下午政治、业务学习外，还认真学习党的各项方针和政策，正确领会党的改革开放精神，使自己的言行和党中央保持高度的一致。坚决拥护党中央关于取缔***组织的英明决策，不仅自己不参加这个组织，还要动员自己的家人和朋友远离这个祸国央民的反动组织。学书记关于“三个代表”的重要论述，积极的支持和参与油田的体制改革，并根据中原油田的形势，结合自己的工作实际向“科技创新楷模”王中华学习，学习他淡薄名利、不计得失、爱岗敬业、乐于奉献的精神，在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。
二、专业知识和业务能力方面：
几年来，作为一名普通的档案管理人员，为了不断提高自己的业务知识和档案管理水平，做了大量的工作，主要体现在以下两个方面：
⑴、为了拓宽自己的知识面，我办理了借书证和图书阅览证，常常利用节假日和休息时间到图书馆去查阅和学习与档案工作有关的图书和资料，了解档案事业发展的新知识、新观点、新动向。同时我还利用工作之余学习《中国革命史》、《中国档案事业发展史》、计算机技术和外语，并结合自己的工作实际撰写论文数篇，各类稿件四篇。其中《档案如何为下岗职工再就业提供服务的几点设想》一文在省级刊物《档案》杂志上发表；《企业下岗职工档案的流转与开发利用问题的探讨》在中原石油勘探局二00六年档案学术研讨会上交流。所写四篇稿件有三篇被《中原档案》、《兰台政工》分别采用。
⑵、为了适应档案管理现代化的要求，我参加了由档案管理中心举办的微机初级和中级培训班，自费订阅了《软件报》，并且购买了一些有关计算机网络方面的书籍，在繁忙的工作中见缝插针的学习，通过学习编写了《胶片档案管理程序》，它是集输入、查询、打印等功能为一体的多功能档案管理程序，具有较强的实用性，它可以解决胶片库存量大、查找困难崐等问题。
三、团结协作方面：
我是具体负责xx档案的收集、整理、编目、保管和提供利用等工作，在做好本职工作的同时，我和同室的其它成员一起整理文书档案155卷、会计档案556卷，胶片3790张、原始档案1385卷。整改设备档案668卷、照片档案97卷、原始档案564卷。参与了设备档案目录的输入、效益汇编的编写等工作。在下半年国有资产清查工作中，为了方便用户，更好的为他们提供服务，经常加班加点，从无怨言。当同事们在生活上或工作上遇到困难时，我都尽力相帮，发扬了理解、团结、支持、奉献的油田档案事业精神，由于我和同事们的共同努力，我们的工作多次受到上级领导的称赞。
四、档案管理方面：
一年来，我为了及时接收xx档案，及时的为用户服务，平均每个星期去地质院取一次资料，无论是乱风下雨还是数九寒天从未间断。为了让用户尽快了解到新到资料信息，一年来，共编写《xx资料目录》12期，并亲自送到他们手中，使用户根据《xx资料目录》所提供的内容，迅速查阅他们所需的档案。同时，我还定期到用户所在单位进行调查或通过电话咨询等手段，了解用户的科研、生产项目、进展状况，并据此预测出他们即将需要那些档案，何时需要提前做好准备，做到有的放矢。为了方便他们的查阅，我编写了《部分常用资料内容略表》、《xx目录查阅方法》等参考资料，使利用者在短时间内快速查阅到他们的所需，为他们节约了大量的时间。对于查阅档案手续不完备者，我除了告诉他们查阅档案所必须办理的手续外，还借些机会向他们宣传有关的档案法律、法规。对于长期延用，一时不能归还的，我亲自到他们单位，在经过对档案反复核对，确定其完整无缺的情况下，及时的办理续借手续。对违反档案法规和不按规章制度办事的用户，决不迁就。对有意或无意造成档案损毁或丢失的，除了向上级主管部门及时汇报情况，进行相应的批评教育和处罚外，我还积极的采取一些补救措施，尽量把损失降低到最小。
单井档案每年增长数量较大，而存储空间却很有限，再加上以前档案柜标签所使用的都是那种带不干胶的大标签，换起来十分不方便，因此，每年因为档案的增加，都要调整档案柜二至三次。长期的移动和拖拉致使部分档案柜磨损和遭到破坏，也造成了一些单井档案的机械磨损和人为磨损。为了解决这个问题，我不仅在每节档案柜内留有插卷的空地，而且将以前的不干胶“静”标签经过水泡、刷洗等工序换成了用计算机打印的可以移动的“动”标签，当档案增加需要调整档案柜时，只需增加新柜或移动相应的标签和档案就能达到我们的目的，节省了大量的人力、物力和财力。为了使单井档案有一个良好的保存环境，我每天按时观察库房温湿度的变化，并根据库房的温湿的，利用现有的条件进行加湿、通风、空气调节等手段，尽量使库房保持在一个相对的恒温、恒湿状态。为了保持库房清洁，我每天都坚持清理库房内外的环境卫生。定期检查库房内档案的保存状况，对破损档案及时发现及时修补，一年来，共修补破损档案10卷，更换破损档案袋423个。
人事档案管理工作的重要性人事档案区别于一般文书档案及业务档案，它具有现实性、动态性、真实性、完整性［1］，人事档案的内容包括从一个人出生到死亡整个过程中形成的大量材料。而一个人的职业史材料是人事档案中极其重要的材料，占个人职业人事档案内容的绝大部分。一般疾控机构职工一个完整的人事档案应归档的材料主要应包括10个方面内容:履历类材料，录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料，学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，工资类材料，奖励类材料，违犯处罚类材料，参加党团类材料及其他可供组织参考有保存价值的材料等。作为公共卫生专业的疾控机构人事档案，目前在绩效考核、计量认证评审及职称评审、岗位聘任等工作中体现着越来越来重要的作用。人事档案存在的问题根据国家人事制度的有关规定，事业单位实行人事制度，其中事业单位的人事档案交由当地人才交流中心代管。人事档案管理的社会化，改变了人事档案纯属单位的一些弊端。但是随着人事制度的进一步推行，人事档案在的过程中逐渐出现了一些问题。
1人才交流中心人事档案的档案材料收集制度难以有效保障档案的完整性
由于人事档案是一个人成长经历的真实反映［2］，随着单位职工的经历不断变化，其人事档案的内容也需要连续不断地补充与更新，才能真实、全面地反映其人生经历。目前，因为职工人事档案由人才交流中心管理，单位对存放在人才交流中心的职工人事档案内容缺乏了解，而人才交流中心档案管理模式侧重于被动收接、保管、存放，对相关单位转来的归档材料基本不进行审核，平时也不会与用人单位进行主动沟通收集档案和提供档案利用。另外工资类材料，鉴定、考核、考察类材料，参加党团类材料、违犯处罚类材料等需要由相关部门转交到人才交流中心，这个过程要经过多道环节，也很难保证这些材料能完整归入职工的人事档案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反馈不及时，则用人单位对职工人事档案情况就会一无所知［3］，就会导致许多归档范围内的材料流失，最终将造成职工人事档案内容不完整，在影响了档案信息质量的同时，也将可能会严重损害到职工个人切身利益。
2职工业务技术类等资料难以纳入人事档案
人事部门规定，人事机构受理的归档材料必须是正式、原件材料，复印件一般不可用［4］。这一规定造成职工业绩论文类资料，继续教育类资料，健康管理类材料，职称、培训、学分等证书类材料，奖励类材料等难很归入人才交流中心管理的人事档案中，因为这些材料原件一般由职工个人保管，复印件又由于违反规定，很难归入由人才交流中心管理的职工人事档案中。而一个人的职业史、荣誉史是职工重要人事档案组织部分，另外这些材料恰恰在疾控机构的日常工作及职工的职称评审、岗位聘任等工作中利用率最高的，如果这些材料不能纳入职工的人事档案，则会对职工人事档案完整性造成严重影响，也影响疾病预防控制日常工作有效开展。
3档案调阅利用不便，影响档案的开发利用
对于疾控机构来讲，由于日常工作及职称评审、岗位聘任等需要，要经常调阅职工人事档案，而在人事制度下，人事档案的调阅要经过多道手续，利用起来极不方便［5］，也增加了单位档案管理人员的日常工作压力。新形势下人事档案管理工作对策当前，政府对疾控机构的绩效考核、疾控机构计量认证评审、职工个人职称评审、岗位聘任等工作，均需要及时调阅利用人事档案。因此，笔者认为在人事制度下，县级疾控机构的人事档案管理工作不但不应该放松，反而应该加强。结合日常工作经验，认为县级疾控机构可以采取下列措施，加强人事档案管理工作。
1.加强人事档案管理工作重要性教育。明确应归档的材料范围，使每个职工知道其人事档案应归档的材料，引导职工及时将相关资料移交单位档案室。
2.档案室为每位职工建立备份人事档案。将档案内容分为:履历类材料;录用、鉴定、考核、考察、聘用类材料;学历、学位、职称、培训、学分等证书类材料;业绩、论文类材料;健康管理类材料;工资类材料;奖励类材料;违犯处罚类材料;参加党团类材料;其他可供组织参考有保存价值的材料等10个方面内容。本单位建立的人事档案内容侧重于职工的职称、培训、学分等证书类材料，业绩、论文类材料，健康管理类材料，奖励类材料。归档材料主要以复印件材料为主。
3.建立健全人事档案应归档材料的归档制度。建立包括外出学习登记制度、学分管理登记制度、论文版面费报销登记制度、奖励证书登记制度、职称证书登记制度、继续教育学历学费报销登记制度等，这些制度具体交由办公室档案管理人员执行，以确保这些应归档材料及时归档;另外办公室人事管理人员及时将工资类材料、参加党团类材料、违犯处罚类材料、健康管理类材料复印件或原件移交本科室档案管理人员纳入职工备份人事档案。
4.档案管理人员做好日常服务。一是对职工及相关科室提交的人事归档材料，尽量做到随办随归，在办理归档时，要认真核实原件，确保归档复印件材料的真实性。二是及时为单位工作及职工个人提供人事档案，以提高人事档案的利用率，进而提高职工参与人事档案管理的主动性和积极性。
关键词：人事档案 工作
目前，干部人事档案主要包含如下十类内容：第一，履历材料。第二，自传材料。第三，鉴定、考核、考察材料。第四，学历、培训的结业成绩、评聘专业技术职务评审表、专业技术考绩档案等材料。第五，政治历史审查情况的材料。第六，参加党团的材料。第七，奖励材料。第八，处分材料。第九，任免职务、工资待遇、招聘录用等内容的材料。第十，其它可供组织参考的材料。
一、干部人事档案工作的要求
1.要建立健全档案收集归档制度，积极主动地收集和补充职工档案材料。干部人事档案材料的收集工作是人事档案工作的起点，也是维护人事档案真实性和完整性的关键环节。干部人事档案的收集要采取定期和不定期的方式，及时全面地收集材料。如单位的年度考核表，党员民主评议表，工资调整材料等都可按计划定期收集归档。不定期收集就是零星收集，采取这种方法时，平时要注意留心了解各方面情况，及时掌握信息，坚持随时收集随时归档，如进修培训材料、干部提拔任免材料、表彰奖励材料等材料可采取不定期收集及时归档。
2.准确无误地做好人事档案归档鉴别工作。在人事材料归档时必须认真鉴别材料的真实性，做好干部人事档案材料的鉴别工作是维护人事档案真实性和完整性的重要保证，是人事档案工作中一个不可缺少的环节。因此，作为档案管理工作者必须本着对组织、对个人高度负责的态度，坚持原则，一丝不苟地对所收集到的人事材料逐份进行鉴别，保证档案材料的真实性、可靠性、完整性。对于那些重复文件、不能说明问题的无关证明材料及不具有保存和利用价值的材料要剔除出去，如入党材料里的个人思想汇报、学生高考试卷、答题卡要剔除，对于那些内容不完整的材料要及时补充完善才能归档。
3.做好人事档案的整理工作也是人事档案工作的一项重要内容。人事档案的整理工作就是将收集起来并经过鉴别的人事档案材料，按照有关规定和要求，进行分类、排序、编号、登记目录。最后，再对整理好的干部人事档案进行检查验收，不符合要求的要重新整理，以确保干部人事档案完整。
二、干部人事档案工作中存在的问题
1.领导重视不够。长期以来，领导干部对人事档案工作的认识普遍存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管性的工作，只要不丢失，不泄密，能够方便查档就行了。
2.人事档案人员专业化水平有待提高。目前从事人事档案工作的人员大多不是档案专业毕业的人员，又加上档案业务培训欠缺，再加上单位人事档案工作人员更换频繁，导致档案管理人员的专业化程度不高，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集整理等业务不太熟悉，所以导致档案收集意识淡薄。
3.档案管理制度有待进一步完善。在干部人事档案管理工作中虽制定了一系列相应的制度，如干部人事档案保管和安全保密制度、干部人事档案查（借）阅制度等，但存在着严重执行不力，没有按照制订的管理制度去执行，使得一些制度形同虚设，在人事档案管理工作中没有发挥应有的作用。
4.基础设施有待提高。单位档案管理设施配备仍然比较落后，有的单位没有专用档案室，除了配备几组档案柜外，其它设备寥寥无几。
三、干部人事档案管理工作的建议
1.要强化思想认识，加强基础建设。干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的多方面的素质，所以，为提高档案管理人员素质，要加大对档案管理人员的继续教育培训力度。其次是加大资金投入，配全档案室所需的设备设施，提高档案信息资源开发利用的速度。
关键词：人事档案管理；网络化；对策
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、目前人事档案管理现状及对策
档案资料既是历史的积淀，也是社会发展的真实记录和不可或缺的信息资源，因此，档案资料的管理尤为重要。但是目前人事档案管理尚存若干问题，亟待思考和解决。
（一）档案材料缺失
收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各企业管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，由于人事档案材料形成涉及的部门较多，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性
；最后，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。
（二）档案内容空泛
按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：奖励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。造成人事档案利用价值不高。
利用信息化技术，策划建设一个B\S 网络系统架构的职工奖励登记信息平台。信息平台的理念在于：职工可通过Internet 填写自己的荣誉、奖励等信息，间接地将人事档案第七类“奖励”类别进行信息补充。信息平台建立的优越性在于：从广大使用者角度看，让职工合理地认识个人档案，改变人们以往对档案神秘性的印象，教职工对自身奖励方面内容的补充，能从主观方面提高个人对人事档案的重视程度，使个人形成归档有责的意识；从档案管理人员角度看，信息平台的建立，在丰富个人信息的同时突出了职工的个性，从以人为本的思想出发收集奖励的信息数据和实体材料，大大降低了材料收集难度，提高了工作效率，同时为挖掘档案材料的价值性提供原始数据。
（三）信息化管理水平不高
由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001 年由省委组织部研制的基于C\S 系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。以信息化推进档案资源整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。
二、档案管理与网络接轨的相应对策
人事档案管理工作与网络系统的结合趋势给目前的档案管理工作提出新的要求，只有对原有的管理工作思维更新换代，才能使人事档案发挥出应有的服务价值。
（一）重视档案人才培养，提高档案管理水平
信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求。档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重提高综合素质和业务技能。只有不断拓宽知识面、熟练运用计算机技术，才能适应新时期的档案管理工作。因此，档案管理部门要重视加大对专兼职档案管理人员的教育培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式，积极创造条件，通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才，以适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多角度、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总、分析相关档案资料，确保档案资料的完整，提高档案资料的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化发展。
（二）完善档案基础设施，促进档案现代化管理
在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础设施的升级工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配
备计算机等专用设备，对所有须归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。无酸档案盒的使用使归档
资料降低了被腐蚀、变质的可能，利于档案的保存。随着时代的变迁、事业的发展，档案包含的范围和种类也越来越多，档案的形式多种多样，无论何种档案资料在我们的各项工作中，都有着举足轻重的作用。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要。档案管理的现代化，带来了档案管理工作的新活力，保证了档案管理全面持续的新发展，促进了档案资料的深入开发和利用。
（三）加强档案管理，制度是保障。
明确的档案管理规章制度、档案工作职责和任务，以及归档范围和整理要求，可以使各部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，档案管理更加规范有序。当前，纸质档案仍是收集、归档的主流。做好档案的归档和移交工作，仍然繁重，除配备具有较高专业素质人员任档案管理人员，还应建立档案室专职人员具体负责、各
兼职人员协助抓，形成一级抓一级，层层抓落实的档案管理工作网络。随着科学技术的发展，社会已进入到信息化时代，信息的检索和查找更加方便、快捷，信息技术的发展与广泛应用也给档案管理工作提出
一、我国干部人事档案管理工作中存在的问题
随着我国人事制度的不断改革，干部人事档案的管理工作也在随之不断发展变化。目前，我国干部人事档案管理工作的突出问题表现在以下几个方面：
（一）管理制度不完善。干部人事档案管理工作的有效开展需要健全的制度做保障，完善的规章制度可以确保干部人事档案管理工作的规范化、科学化。目前，我国的干部人事档案管理制度还不健全，档案转入转出的审批手续不完善，缺乏相应的工作制度和借阅制度。有些部门虽有制度，但是管理人员并不按照制度开展工作，把现有制度当作摆设，在进行档案管理时随心所欲。档案管理制度的不健全不完善，会直接导致档案管理工作无章可循，缺乏依据。
（二）缺乏档案意识。档案管理人员、干部职工和相关职能部门只有在工作中相互配合、在思想上提高对档案管理的认识，才能做好干部人事档案管理工作。就现阶段我国干部人事档案管理现状来看，还存在许多不和谐的现象：部分部门有关人员晋升、晋职的报表不能及时提交到干部人事档案管理部门；档案管理人员不能及时把资料接收整理，造成资料遗失；部分干部职工不重视自己的档案资料，把其作为自己的私有财产，不及时上交到档案管理部门等等，这些都对实现干部人事档案的有效管理起到了抑制作用。
（三）档案材料缺乏完整性。干部人事档案材料是选拔任用干部的重要依据，它需要对干部的情况和历史全面的反映。但目前我国干部人事档案资料完整性的缺乏主要体现在：第一，档案材料内容不完整。主要体现在档案材料缺乏干部职工提升、晋职、参加培训、进修的相关记载，入党相关材料的缺失，工作调离的材料不完整等等；第二，档案材料手续不完备。干部职工的档案材料具有相对独立性，每份材料的内容都由几部分组成，可在干部职工的人事档案中普遍缺乏不同类型的手续。
（四）档案材料缺乏真实性。干部人事档案具有原始性、唯一性和真实性等特点，是对干部职工最原始的记录。干部人事档案的核心是材料的真实性，它是干部人事档案赖以生存的前提条件，政府机关部门在选拔、任用干部时，只有保障材料的真实可靠，才能为干部队伍建设提供优质的服务。材料的真实可靠是指干部职工的档案材料在时间上要具有连续性，前后内容相一致，不能出现矛盾的现象。但是目前干部人事档案的实际情况是档案材料严重缺乏真实性，出生日期、工作时间、入党入团时间随便填写，各个表中体现的内容不一致，并且还出现了工龄越填越早，学历越填越高的现象，这些都严重背离了档案材料真实性的原则。
（五）档案材料缺乏规范性和严肃性。干部人事档案材料关系到每个干部和职工的切身利益，它是相关部门进行人事决策的重要依据，这就要求档案材料的规范性和严肃性。但我国现阶段的干部人事档案材料在规范性和严肃性上出现了许多问题：首先，档案材料用纸不规范。档案材料用纸缺乏统一性，各类型的纸张都有，并且装订规格也不一样，材料看起来杂乱无章；其次，内容书写不规范。对档案材料进行书写时，各种类型的笔都有，不能按照规定使用统一的碳素笔，并且年号的填写也普遍采用缩写；再次，档案材料填写不严肃。部分干部职工表格内容的填写很随意，用字不规范；最后，材料转进不严肃。干部职工的材料递交过程中，存在由他人代交的现象，并且材料缺乏严密包封，缺少相关单位的公章或密封签。
二、我国干部人事档案管理工作优化策略
面对我国干部人事档案管理工作存在的众多问题，须找出科学合理的解决对策，从根本上做好干部人事档案管理工作。
（一）高度重视，提高档案管理水平。干部人事档案是组织提升选拔干部的重要依据，只有确保它的重要地位，才能有效做好干部人事档案的管理工作。档案管理水平的提高，必须要使领导重视档案管理工作，这就要求干部人事档案管理部门保持向领导汇报档案管理情况的经常性，使其切实了解档案管理工作中存在的问题，帮助档案管理工作人员提高管理水平。
（二）加大宣传力度，强化档案管理意识。干部人事档案管理水平的提升，不仅需要档案管理人员技能水平的提升，还需要广大干部职工从根本上提高自身的档案意识，要不断把干部人事档案的重要性向全体干部职工进行灌输，使其充分掌握干部人事档案管理的有关常识，避免档案材料填写时出现弄虚作假、偷工减料的现象。通过提高干部职工的档案思想，才能保证档案材料按要求提交给档案管理部门，同时档案管理的工作人员才会按照规章制度妥善管理好干部职工的档案材料。档案管理规章制度的宣传要通过多种形式、多种媒介，提高干部职工的学习积极性，最终达到干部职工档案管理意识的强化。
（三）完善档案管理制度，规范档案管理程序。干部人事档案管理工作的前提是制度的建立与完善。档案管理是一项冗杂的工作，只有建立完善相关的管理制度，才能从根本上保证档案管理工作有条不紊地进行。相应管理制度的建立主要要做到：第一，建立并完善档案管理的各项规章制度，档案管理人员的日常工作必须严格按照规章制度科学合理的开展；第二，严厉处罚档案材料递交不及时、乱涂乱改、虚假填写的行为；第三，档案材料的用纸用笔必须严格统一，填写要规范，禁止使用谐音字、同音字、简化字。
（四）做好档案材料收集工作，对档案材料进行严格把关。档案材料能够反映干部职工的全貌，只有对干部人事档案材料进行完整、全面的收集，才能达到“档即其人”的良好效果。档案材料的完整收集是干部人事档案管理的基础工作和重要环节，保证档案材料的完整性、真实性和严肃性，需要对档案材料及时、全面、准备的收集。档案管理人员必须严格按照工作要求把档案材料收集全，为下一步的档案管理工作打好基础。同一人的档案材料要收集到一起，及时装入到个人档案之中。对有疑问的材料，档案管理人员要认真审查，通过干部职工的确认修改之后才可归档。同时档案管理人员还需严格按照档案鉴别归档要求，帮助干部职工把档案材料填写详实、手续准备充分。
（五）提高档案管理人员综合素质，保证档案管理质量。干部人事档案管理工作的根本保证是工作人员强烈的责任感和较高的思想政治素质。档案管理是一项复杂繁重的工作，工作人员长时间的与文字、表格相处，难免会感到寂寞、枯燥，这就需要档案管理人员具有无私奉献的精神，工作认真严谨。由于干部人事档案资料是对干部职工选拔、提升的重要依据，关系到每一个干部职工的切身利益，这就需要档案管理人员树立正确的人生观、世界观、价值观，对自己工作的重要性具有深刻的认识，做到淡泊名利、爱岗敬业，为档案材料的保管和开发做出自己的贡献。
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