关键词：烟草工业精益采购采购计划管理现状方案优化
一、背景概述
2013年，国家局出台了《烟草企业采购管理规定》，对烟草行业的采购行为从采购范畴到采购计划，从采购实施到采购全过程监管，都提出了具体的要求；2014年，是烟草行业全面推行精益管理的开局之年，精益管理已成为行业能否持续健康发展的必要之行，成为企业能否实现转型升级的关键之举，其中，也对作为精益管理的重要一环——精益采购，提出了更为明确的方向：烟草企业应以质量、价格、技术和服务为依据，以降低采购成本、提高采购效率为切入点，建立健全物资采购保障体系，实施科学决策和有效控制，着力推进精准预测、精准采购与精准供应。因此，精准预测采购需求，科学合理编制采购计划，是企业开展采购工作流程的第一步，也是确保企业实现精益采购的关键一步。
二、福建中烟采购计划及实施的整体情况分析
1.采购计划管理组织运作模式。经过近年的实践与摸索，公司已基本建立省公司董事会审议批准省公司本级及所属企业宏观战略及计划、省公司管委会审定省公司本级及所属企业具体制度和实施方案、各级企业管办和其他业务部门负责落实细化的三级管理体制；建立以《管理委员会工作规则》及其《实施细则》为流程核心，以《采购管理程序》为流程依据，以信息系统为流程载体的三大管控体系，确保了全省采购工作的有效运行。2.采购计划管理与过程管控。在计划管理方面，采购办要求各单位要严格按照年度采购计划及其实施方案确定的采购项目、采购方式、采购金额实施采购计划。在计划执行过程中，对确实因为生产经营需要调整的项目，采购办及时组织调研，召开专题会议进行分析评审，严格按照规定程序进行申报、审批。在过程管控方面，采购办以全国烟草行业贯彻落实《烟草企业采购管理规定》电视电话会议精神为指导，严格执行行业、企业采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，重点做好招标文件评审、拦标价格设置、评标办法、评标标准、定标原则、评标过程管理以及档案管理等工作。充分利用采购综合管理信息系统，按照采购管理制度，加强对项目实施环节关键节点的控制，严格把关，严格落实“上一个环节没有通过不得进入下一个环节”的工作要求，不断强化程序的硬约束作用，确保董事会和管委会会议各项决议在实际执行过程中无偏差、不走样。
三、采购计划管理中的差距
1.采购计划与投资计划的衔接有待进一步加强。对于卷烟工业企业的发展而言，技术改造起着相当关键的推动作用。以福建卷烟工业系统为例，十年来，公司投资项目量多面广，投资量大，先后完成固定资产投资和信息化投资近百亿元，技术装备、基础设施、科技研发和信息化水平得到了全面提升，因此，投资计划中的采购项目是公司年度采购计划中十分重要的部分。
1.1采购计划与投资计划编制范围不同。根据《烟草行业采购管理规定》要求，采购计划编制的范围为以合同方式取得的物资、工程（含信息化项目）和服务的所有采购项目，由各级公司的采购办进行编制汇总；投资计划编制的范围为固定资产投资项目（整体改造、局部技改、生产设施、工艺设备、辅助生产设施、公用动力设施、科学教育设施、后勤保障设施、烟叶仓储设施等）、信息化投资项目、多元化投资项目，不含建筑物的维护加固、设备的大修理等维护性工程及工器具、车辆、办公家具、计算机软硬件购置项目，由各级公司的投资管理部门进行编制汇总。
1.2采购计划与投资计划管理流程不同。投资项目管理流程为：投资项目按照行业投资项目管理要求实行计划管理，各级公司在每年9月份启动投资计划编制工作，省公司的生产制造中心、信息中心于10月份对新增项目中与生产相关的项目、信息化项目进行职能评审，投资管理处11月初汇总、初审各单位提交的年度投资计划，经总经理办公会、管委会、董事会审议后于12月上报国家局。国家局于次年2-3月份下达投资计划，投资管理处根据国家局下达的投资计划及时进行投资计划分解，经总经理办公会、管委会审议、董事会审批后下发投资计划。采购计划管理流程为：省公司于每年12月下发采购计划编制通知，各单位根据下一年度生产经营目标于次年1月份报送采购计划，采购办汇总、初审全省采购计划，并由财务、审计、法规、监察等职能部门进行集中评审后，经管委会审议、董事会审批后下发采购计划通知，全省采购计划方可生效实施。
1.3采购计划与投资计划信息传递相对滞后。由于全省的投资与采购计划，在计划的编制起点、审批的权限、编制的范围等方面均存在较大差异，同时基层企业投资管理部门与采购管理部门间对投资计划调整的沟通相对滞后，信息化平台尚未实现两个系统的关联，使得投资计划与采购计划目前无法实现实时的对接，无法在第一时间将审批后投资计划的调整情况及时传递到采购计划编制部门进行更新分解。
2.尚未建立采购计划进度跟踪与采购计划执行情况考评体系。采购绩效评估是指通过建立科学、合理的评估指标体系，全面反映和评估采购政策功能目标和经济有效性目标实现程序的过程。我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则；在年度中期可对采购计划进行半年调整，对下半年度拟新增、采购金额拟变更、采购方式拟变更及拟取消的项目在总计划盘子中进行相应调整。虽然在采购实施方案的审定中对采购进度安排一并进行了评审，但对是否完成及是否按进度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采购计划进度跟踪与执行情况的考评体系，缺乏对项目实施过程中时间上的约束及奖惩激励措施。某些项目，尤其是货物及服务类项目，部分子公司或承办部门在项目实施中存在时间上的松散性和随意性，导致某一月份采购项目扎堆实施，某一月份采购项目零实施，或者到了年末才决定不予实施或结转至下年度实施，进度计划形同虚设，给采购办工作人员组织采购带来了不便，也为全省精益采购目标的实现和绩效的提升带来的阻碍。
3.采购计划管理信息化仍存在可提升空间。
3.1尚未建立采购绩效评估模块。对于采购计划执行环节的评估，最直接的标准便是采购计划执行的进度。目前省公司的采购管理信息化平台尚未建立绩效评估模块，未能直观、客观的来衡量各采购部门的采购目标是否达成，缺乏对子公司采购计划执行情况的实时比较与观测。
3.2尚未建立采购计划趋势预测模块。采购预测是指企业在商品采购市场上调查取得的资料的基础上，经过分析研究，并运用科学的方法来测算未来一定时期内商品或服务市场的供求及其变化趋势，从而为采购决策和制定采购计划提供科学的依据。通过信息化手段预测采购需求在公司的采购管理中尚属空白，若能借助信息化平台，对以往的采购信息进行整合，结合企业发展战略，发现市场供求变化和规律，对各子公司、各类采购的项目的需求趋势预测做到心中有数，将有助于提高采购计划编制的准确性，确保全省采购策略制定的合理性，从而提高采购计划编制精度，降低采购风险。
四、烟草工业企业采购计划管理的优化策略与方案
1.通过专案调整，实现采购计划与投资计划的有效对接。目前我司采购计划实行按年度编制，分月实施的原则，除个别零星应急调整的项目外，均在年度中期对全省的采购计划进行一次全盘的批量计划调整。在采购计划半年调整的现有模式上，针对投资计划下达后所带来的采购计划的增减情况，可在每年的11月份将由各级公司的投资、采购部门将投资与采购计划先行对接，于次年2-3月份投资计划下达后及时进行一次采购计划的专案调整。由各级公司的投资管理部门与采购部门共同牵头，加强沟通，密切配合，对采购年度计划中涉及的固定资产投资项目及信息化投资项目的项目数，项目金额，调整理由等进行对接与核实，由下至上汇总，由省公司采购办向公司董事会统一申报专案调整计划；由各级公司采购部门及时在系统中进行分解、录入与维护，加快企业内部信息流的高效流动，以此实现投资计划与采购计划的无缝对接。
2.通过绩效评估，建立采购计划考评体系。
2.1对采购计划考核标准进行界定。将采购计划执行率纳入各部门绩效考核指标，合理设置审批环节。明确各节点业务办理和审批所需耗用的时间，测算出五种采购方式的采购项目从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间，以此作为采购计划进度考评的依据，促进各承办、职能部门提高工作效率。经公司董事会审定的采购项目执行计划，应于当年全部完成。对于招标采购项目执行情况以招标公告送为项目完成节点；对于招标以外的其他采购项目以商务文件发送至谈判对象为项目完成节点；对于已经完成招标所有程序但招标失败或流标的项目，视同完成。
2.2对采购计划进行进度分解。省公司各部门及各子公司要严格按照制定的采购进度计划完成采购的各环节工作，如无法按进度计划完成的需向采购办提交书面说明进行进度调整。在编制采购计划时应注意：根据采购物资、工程或服务的规模和数量，具体的技术规范与规格，使用性能要求，对每批货物、服务或工程从准备到交货或结算需要多长时间做出安排。
2.3将采购计划执行率纳入年度绩效考核。对于没有按照年度采购计划完成计划实施也未进行进度调整的子公司或省公司相关部门（政策性因素或不可抗力因素除外），可由省公司采购办通知企业管理处，企业管理部根据实际情况对责任部门绩效进行考评。
3.通过优化信息化平台，提高工作效率和改善作业流程。
3.1实现与投资系统的及时对接。每年在国家局下达投资计划后,由省公司严格按照国家局下达的年度投资计划和拟建项目自主审批权限额度进行明细分解后,各级公司投资部门便可同时在投资管理信息系统中进行录入维护,形成本年度准确的投资计划。通过采购管理信息系统与投资管理信息系统的对接与关联，由项目实施部门在采购信息系统的计划管理模块上直接对数据进行更新，实现针对投资计划变更带来的采购计划变更的线上专案调整。
3.2实现绩效考评。采购绩效指标体系包括采购计划完成及时率、采购周期、采购从启动实施采购计划直至完成采购所有流程所需耗用的时间等。通过上述数据在系统中的体现，建立子公司或部门的绩效评估体系，与采购实施过程关联，在系统中动态、持续的进行评价，正确及时反馈考评结果。
3.3实现采购需求趋势预测。采购计划是对未来计划期内采购管理活动所做的预见性的安排和部署，以确定从组织外部采购哪些产品和服务，以最好的满足企业内部的需求，而采购量与采购计划金额提供的是代表采购支出情况的数字预报。为了使这些预测的数据体现出最大价值，采购管理系统中应当建立一个趋势预测模块，建立采购需求趋势模型。以系统中存储的现有历史数据资料为基础，通过指数平滑法等定量的分析方法进行横向与纵向的对比，结合卷烟工业企业的生产经营情况及宣传促销计划，反映采购需求，市场行情的变化，形成采购计划编制的初步依据，为企业的采购决策提供支持。
五、结语
采购计划是在企业的战略目标框架之内提出的，应服务服从于企业的生产经营需要，只有趋于精准、科学、合理的采购预测与采购计划编制，才能从源头上推进采购实施的规范与高效，为实施精准采购、精准供应提供最基本的依据，杜绝采购中的各种资源的浪费，从而真正实现精益采购。
参考文献：
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一、加强物资采购计划管理，提高计划的准确性和及时性
物资计划的准确性直接影响到采购任务的能否正确执行和供应时间的长短。在实际工作中，因型号不清或没有图纸资料的计划给采购工作带来很多被动，在商务谈判方面没有主动性，在供货时间上也没有办法保证。要做好采购管理，须做好计划的编制、审核工作，准确、及时和全面、系统的计划是依靠相关部门和人员共同努力的结果。
1、做好基础资料的收集、整理工作，齐备完整，及时归档。项目竣工后技术资料和变更某些部件的图纸的完整归档，以及引进新技术、新设备和新材料后，在改善劳动条件、提高产量质量、节约生产成本的同时，还得注重第一手资料的收集、整理工作，落实具体负责人，相关人员现场验收，实行目标考核，资料不全不予结算，促进资料的完整、及时归档工作，为今后制定采购计划奠定坚实的基础。
2、使用单位和相关管理部门确定专人负责采购计划的拟定、审核工作，并在相关工作会议上通报计划内容，征求相关人员对所需物资名称、规格型号和实际消耗量等的意见。另外，保持基层单位计划员的相对稳定性、专业性，以及选择责任心强的同志做计划。计划经验缺乏或者责任心不强的同志在拟定计划时很难提高计划的准确性，还会出现延误计划的现象，有时甚至抄计划都会出现笔误。在计划申报中就发生过一个单位，在几天内竟然申报同一种物资计划，主要是由于拟定计划和审核计划的同志多人负责的结果。同时，要求计划员经常深入生产现场，掌握物资的具体规格型号和消耗、库存情况，掌握采购物资使用的质量和寿命，做好主要物资的跟踪记录。
3、注重计划申报的及时性和数量性，控制非计划物资的采购。之所以要求有计划，主要是有计划的采购可以降低采购成本，减少中间不必要的浪费，在正常周期内采购的物资，有充足的时间进行比价，了解市场多方信息，在商务谈判方面占优势。如果计划申报只允许有一、二天的采购时间，不仅无法进行市场信息的了解，而且一旦供货商知道是急需物资后，价格没有办法降低，特别是本地没有库存的还得临时从外地调运，如果计划采购数量小，一次采购一、二块钢板或者几百公斤钢材，车辆运输费在采购金额中占的比例都很大，造成单价很高。还有的在准备申报采购时，时间较宽裕，但因某个人担搁，或者审批过程过长，最终造成供应的紧迫性，作为急件处理。
4、建立健全计划申报(使用部门)、计划管理和物资采购等部门的管理网络，明确职责，齐抓共管，根据物资的需求量、库存量和实际消耗情况全面、系统地安排计划采购量。充分发挥计划部门和采购部门的职能管理作用，防止出现“越俎代疱”的现象，禁止使用单位借紧急需要为由直接安排供应商送货，或者直接要求采购某厂家的产品。
二、加强物资采购过程控制。增强采购工作透明度。接受职工群众监督
1、统一采购渠道，规范操作程序
1)建立健全采购网络体系，加强合格供应商管理
以建立健全物资集团化采购、专业化采购和职能化采购体系为目标，坚持集中采购和分散采购并存，主供应商和次供应商并存，引入竞争机制，降低管理成本，提高管理效果，还可以保持供应的稳定性。同时，建立规范、科学和可操作性强的合格供应商评价标准。
加强合格供应商管理，采取日常业绩跟踪和阶段性评比相结合的方法，从供应物资的质量和供应商的可靠性、能力、服务水平等方面进行考核，实行供方的动态管理，建立供方档案。根据物资类别和供方物资对生产的影响等，实行分类控制。
2)规范招议标、比价制度，公开操作过程
职工群众关注的焦点主要是采购质量的可靠性、采购价格的合理性、采购过程的透明度等，将有关采购信息公开体现了企业民主管理的程度，也体现出企业的工作作风，一方面既能不断促进职能部门的工作效率，防止相关人员的职务犯罪；另一方面还可以接受群众监督，让广大职工参与企业管理。
公开采购操作过程，将招议标、比价工作纳入日常化管理范畴，实行“阳光”采购。在进行招议标、比价采购时评价标准要规范、可操作性强，要考虑到投标单位的规模层次，以及是否属于生产型企业等因素。规模层次不同，质量标准不同，生产成本就不一样，在进行招议标、比价时就不能以统一标准衡量，所以说在进行招议标时价格最低的并不一定是首选的产品。同时，确定专家库和监督人员，抽签选择相关专业人员和职工代表参与招议标全过程。将招标公告、评标结果及比价采购等信息通过一定形式一定渠道及时进行公布，真正做到坚持公开、公平、公正的原则。
2、完善审核、审批程序，健全采购审计和监督考核机制
在一些企业，采购部门往往被当作“贼”来防，采购监控远大于利用，谈不上发挥采购的作用，采购部门成了单纯的“出订单的、作合同的、去提货的”，不重视采购人员的素质和业务水平，认为有钱都能买到东西。也有的采购部门，只有几个人，工作照样能维持，但工作效率和采购效果如何就不敢肯定，计划直接转给供应商，供应商就成了间接的采购单位。或者干脆以价格选择厂家，一味追求低价。随着经济建设的持续发展。采购管理的不断深化，采购作用愈显重要，就得以总成本观和战略的思维来对待采购工作。对相关采购人员加强引导，注重素质、业务知识和警示教育，建立一套完善的审核、审批制度和监督、考核方法，既要能充分发挥采购人员的作用，又要有约束措施。审核、审批手续要灵活、适用，同时又能有效地控制整个采购过程。汇报程序多，审核、审批时间长，层层要求把关，到最后层层都难把关，容易流于形式，既影响采购时间又影响采购质量。
(1)建立采购责任制、使用责任制和相互监督机制。建立采购责任制。采购管理主管为总责任人，根据相关评价资料和具体采购的执行情况，对不合理的采购和不尽职的人员进行业务调整，监督、控制整个采购过程。计划员、采购员、审核人员、进货管理员和评价人员等相关人员为具体责任人，对自己承担的工作内容负责，同时责任人间须相互把关，及时反馈不合理的信息。如采购计划员，其职责包括需求分析、市场分析、库存分析和计划的制订、下达等，而采购员通过实际市场了解和掌握的库存情况，将相关信息反馈给计划员，验证计划员分析的准确性，促使计划员及时制定更准确、更全面的采购计划。建立使用责任制。是指使用单位确定专人负责跟踪物资的使用情况，按照管理程序及时反馈采购的物资质量，追究故意隐瞒问题的同志的责任。另外也是为了更好地防止使用单位与供应商间串通，以次充好，或者假借专利产品、新产品和资料不全为由导致采购价格较高，从而损害企业利益。同时采购部门和使用部门、责任人之间又要有约束机制，相互监督，对不合理的采购有防范措施。
(2)建立财务审计部门的监督机制和采购人员的考核机制。在许多企业，一般都是以生产为中心，采购部门大多处在“被告”地位，“做得好是应该的，做得不好就是能力问题”，看不出有什么明显的成绩，而且领导也很少会考虑怎样激励他们，导致相关采购人员的积极性和进取性差。要做好采购管理工作，必须发挥相关人员的积极主动性，根据采购绩效管理，从成本、质量和交货期等方面对相关责任人员有奖有罚，财务审计部门通过审核计划执行情况，以及采购资金和采购渠道的合理性，结合部门和个人工作效率、采购效果等对相关人员进行考核。
3、建立健全职工群众参与的采购管理反馈网络
将采购信息公开，接受群众的监督，吸取好的管理方法，对反映在执行采购的过程中和采购的质量、价格，以及使用单位和供应商之间等存在问题的部门和个人，财务审计部门和专业主管部门介入调查。对反映属实的，将调查处理情况进行通报，并奖励相关反映人员，从而不断促进采购工作的公开、公平、公正。
关键词：政府采购；计划；路径
政府采购制度不仅是公共财政支出管理制度，还是市场经济条件下政府运用财政支出实施宏观调控的重要手段。任何一项采购活动开展前，很多管理要求都必然要反映在采购计划中，加强政府采购计划管理显得极为重要。实践表明，政府采购制度越完善，其市场调控作用也越明显。
一、政府采购计划管理的现状分析
在政府采购全流程控制中，政府采购计划是能够协调促进政府采购活动有序进行的，特别是在扩大政府采购范围和规模、规范采购行为等方面起着重要的推动作用。但在实践中，还存在着不少需要深入探讨的课题：
（一）政府采购计划缺乏较高层级的法律支撑
从检索到的资料看，对于政府采购计划的规定大多停留在规范性文件层级。在现行的政府采购法律法规中没有对“政府采购计划”这一事项进行明确规定。最新且效力及于全国的规范是财政部2012年颁布的《行政事业单位内部控制规范（试行）》的第11条和第32条。从实践角度看，各级财政部门为促进管理，不断地结合实际制定关于政府采购计划的编制政策。财政部也逐年对中央单位政府采购计划编制和政府采购信息统计业务进行大规模的培训，体现在财政部《关于加强中央预算单位政府采购管理有关事项的通知》中第二点。综上说明，政府采购计划在政府采购制度体系内具有重要地位，但在法律层面，这一重要审批事项一直缺乏有力支撑。
（二）政府采购计划在实践中存在的问题
第一，政府采购计划编制粗糙，可操作性差。具体表现为：采购计划编制不严肃，预算金额填报随意，采购计划少报、漏报，采购方式的选择随意性大，无计划采购较普遍等等，这样导致后期难以严格执行。
第二，政府采购计划编制和执行缺乏有效衔接，具体表现为：预算单位内部的使用部门在年初报预算时，因缺乏足够的前期市场调研和论证，对申报的政府采购项目把握不准，项目填报不够精细；预算单位内部负责编制预算的财务部门，对于已批复的预算在涉及政府采购实施计划的细化方面做得不够。这种缺乏充分沟通、有效衔接的脱节情况在实施政府采购计划的实践中相当普遍，急需预算单位自身不断完善和改进。
总之，预算单位无预算采购，随意采购，与采购预算执行时间脱节，是政府采购计划在实践中面临的主要问题。
二、政府采购计划的重要定位和作用
（一）采购计划在采购活动中的定位
政府采购计划，既是实现部门预算、政府采购、国库集中支付、绩效评价相互衔接的有效措施，又是政府采购多重管理目标的必然要求，还是开展政府采购监管工作的有效手段和基础。
第一，是实现精细化科学化的基础路径。政府采购计划是依据方针、政策因地制宜制定的，是后续实施采购环节的基础。采购计划一经制定，必须严格执行，不得随意修改，追加、追减都要慎重，这样才能规范政府各当事人的行为，克服盲目性和随意性。
第二，是细化部门预算管理的重要手段。部门预算是政府实行财政预算管理的基本组织形式。目前，我国政治经济体制改革日益深化的形势要求财政工作由粗放转向集约，要求细化预算编制，要求加强支出管理。细化预算编制需要政府采购品目的标准化和一系列的基础商业信息，而科学正确地编制政府采购计划有助于这些工作的完成。
第三，是践行政府采购制度的中心环节。在实施政府采购的过程中，采购信息的收集、采购方式的确定以及绩效评价等，都要依托正确编制的采购计划来进行。政府采购的目标和任务具体落实关键在计划，政府采购的具体实施，实际上就是在于政府采购计划的科学制定。
（二）政府采购计划是部门预算的有效执行形态
第一，采购预算与采购计划的关系。二者是一体两面的关系。政府采购预算是解决能不能采购的问题，即是否有预算、用途。在决定了预算的用途、指标多少之后，就进入编制批复计划环节，即是考虑如何采购的问题。其主要内容包括采购方式、组织形式、具体的采购要求、中介机构的选择等。计划与预算密切相关，形成了一个较为系统完整的控制链条。理论上，预算单位应严格按照批复的预算按进度编制采购计划，作为当期政府采购预算的具体执行。但在现阶段实际操作中，这种做法工作量大且内容繁杂，难以做到，通常采购计划的编制都是与预算的编报同步，但不同步审批。因此，政府采购计划编报的准确性和时效性便大打折扣，为天价采购、随意采购埋下隐患。因此，政府采购监管部门只有加强管理采购计划，才能规范采购行为，提高监管效率。
第二，采购计划是部门预算在政府采购体系中的具体反映。政府采购预算，是集中编列部门预算中有关政府采购的内容，是部门预算的有机组成部分。政府采购计划则对列入政府采购预算中的采购项目，在采购方式、组织形式、资金拨付等方面做出详细规定，是将部门预算中可以用政府采购方式购买的品目详细罗列出来的管理形态，它全面反映财政部门预算中用于采购各类项目的开支情况。
第三，科学编制采购计划增强部门预算的约束力。现行的采购制度规定进行具体采购活动前要先编制预算，以此来测算当期规模。目前，不及时编报采购计划的现象普遍，一般有采购需求时才申报。另外，预算单位内的财务部门本着节约实用的原则来编制预算而业务部门则希望在满足需要的基础上高配，从而导致政府采购预算无法编制得合理均衡且不能有效体现规模效益。这样，在实践中由于预算编制缺乏合理性，执行起来体现出一定的随意性，极易出现执行归执行，预算归预算的现象。
因此，只有提前了解市场行情，进行针对性的市场调研，充分论证项目的可操作性，从源头上规范预算单位编报行为，科学编制政府采购计划才能增强预算的约束力。
（三）采购计划是政府采购目标和任务的具体化
政府采购作为政府的市场调控手段，与市场经济的特点紧密相关。虽然市场在资源配置上起决定性作用，但经济学原理告诉我们资源配置存在市场失灵的情况。为了弥补市场缺陷，不能仅靠分配，还应利用政府采购进行调控，以政府采购的形式从资金上给予市场支持。
第一，政府采购的目标和任务明确具体。《政府采购法》的立法目的直接体现在该法第一条，主要包括采购行为的规范，资金的使用效益，国家利益和社会公共利益的维护，采购当事人的合法权益的保护，以及廉政建设。以政府采购为手段的经济和社会政策目标在法律文本中还提及很多。例如，购买国货、支持本国企业发展、促进就业、保护环境、支持中小企业发展等等。
第二，采购计划作为具体化形式具有实际意义。政府采购要围绕着一定的目标和任务进行，只有编制采购计划才能具体化目标和任务。政府采购的目标除了与私人采购一样要求资金使用效益外，还具有一定的政治性，要实现政府的阶段性政策目标。由于政府采购涉及面广，通过编制采购计划，给各采购主体制定具体工作计划提供量化指标，还可以确定一定时期政府采购实施范围和规模，为最大限度地实现政府采购目标提供保障。
政府采购的采购人是主要依靠财政性资金进行运行的组织，所执行的政府采购计划，一方面是国家实施有关方针、政策的有效手段；另一方面又是促进各项事业发展、保证行政工作完成的物质条件。政府采购计划的制定是一定时期国家产业政策的体现，执行是否正确直接关系到国家有关方针、政策的贯彻落实，对各项事业发展，国家政权建设，乃至整个国民经济的发展都会产生直接或间接的影响。
三、加强政府采购计划管理的路径建议
（一）建立政府采购品目标准化体系
第一，路径建议。政府采购品目是政府采购精细化的基础，也是进行GPA谈判时出价清单的依据。政府采购品目标准化，主要围绕品目形式、类别、名称、编码等要素，并以统一规范的高层级标准文件为基础展开，以达到规则保持一致、内容允许拓展、版本便于更新的目标。目前通过《政府采购品目分类目录》这一基础标准文件的运用，可以成为采购计划系统化、规范化、精细化管理的依托，电子化、信息化、网络化建设的先导，是寻求现阶段强化政府采购计划管理的技术路径。
第二，标准化体系所具有的现实作用。立足顶层设计可以为推进政府采购标准化体系建设奠定扎实的基础，一旦采购文件、采购程序、采购行为等全方位政府采购标准化体系建成，不仅有利于采购计划的管理，还将可以规范各当事人行为，减少人为操控风险；有利于完善采购依据，提升规模效益；有利于发挥政策导向功能，强化市场调节效应。
（二）建立采购需求专家论证机制
第一，路径建议。当前除拟采购进口产品时必须专家论证外，其他项目的采购需求确认阶段均无强制要求。目前大多数政府采购项目都是如此运作的：采购单位的工作人员通常按照个人理解依据预算进行市场调查提出采购需求或寻找潜在供应商代为出具采购需求。然后，这份采购需求会直接出现在采购文件中成为《招标内容及要求》的实质内容。这样很可能使采购文件受到质疑，进而引致修正采购需求、延长采购时间、增加采购成本，甚至原方案导致整个项目采购失败。因此，只有经过必要的第三方论证，才能最大限度地减少潜在风险，提高采购效率。首先，制定需求预案。采购单位应先对采购需求的市场环境进行深入调研，充分掌握基本信息，通过组织工作经验丰富、专业技术水平高的专业人员结合本单位的使用环境实际、批准的预算制定出既符合工作实际需要，又符合政府采购规范的采购需求预案。其次，组织专家论证。依据采购项目的具体情况，组织不同专业的专家从技术角度对项目进行论证工作。论证的内容主要从严谨性、清晰性、公平性、完整性等方面针对项目所采用技术的先进性、成熟度，对现有项目环境的兼容性等方面展开。
第二，专家论证机制能多角度适应发展的需要。采购需求专家论证机制不仅可以拾遗补缺，还能进一步规范政府采购活动。首先，适应采购品目增多、科技进步的实际形势。政府采购品目将随着公共财政政策的推进实施而日益增多，尤其是很多新的服务及技术采购将会出现，产品技术更新换代也在进一步加快。因此，要求政府采购需求必须通过专业论证，将会提高政府采购的专业效率及财政资金的使用效益。其次，适应依法行政的法治要求。从政府采购的发展趋势看，政府采购所涉及的法律、法规、政策越来越多，供应商依法维权的意识也越来越强，涉及法律纠纷的风险也越来越高。这就要求政府采购一定要公开、公平、公正、透明。由与采购项目无直接利益关系的第三方专业人员来进行专业论证，其结论更有可能体现客观、公正的要求。
（三）建立政府采购计划的审查机制
第一，路径建议。针对采购项目开展市场调研和论证，严格按照政府采购预算编制采购计划，是执行政府采购计划的前提和基础。因此，如何严格执行则是其面临的关键问题，也是强化政府采购计划管理的重点。首先，细化事前审查。审查，可以提高水平，保证质量，促进计划顺利实施。在政府采购计划草案编制完成后，政府采购监管部门应当组织相应业务部门联合对采购项目、预算、资金来源进行认真审核。其次，加强事后审查。对计划的执行情况进行经常性的检查分析并建立绩效评价结果公开和问责机制。这种事后审查，可以从采购计划的完成情况、贯彻执行政府采购方针政策情况、政府采购组织管理情况三个方面进行研究执行中存在的问题，分析计划与现实存在的差距，总结提高。
第二，审查机制将有力促进政府采购计划执行。政府调控市场的任务变化必然引起政府采购政策的变化，进而调整变更政府采购计划。另外，采购资金的安排落实情况，也可能调整政府采购计划。尤其临时紧急采购一般无政府采购计划；使用临时性资金采购的项目一般无预算只报采购计划，这些在实际操作中常出现的问题，严重影响了政府采购计划的严格执行。诸如此类的情况在实践中层出不穷，所以，只有强化依法监管政府采购计划的执行才能达到政府采购的目标。
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[3]高瑞鑫，吕勇.政府采购标准化要素和路径研究[J].中国政府采购，2013（03）.
关键词：材料采购计划；物资供应；重要性；炸药厂
采购计划是开展产品生产的开始，在炸药厂日常运营中发挥着巨大的作用，科学合理的材料采购计划有助于保障炸药厂物资供应的充足，从而推进炸药厂健康可持续发展。材料采购计划对于企业竞争力的提升具有积极的促进作用，企业可以通过制定科学合理的材料采购计划，降低采购过程中的风险，避免出现重大经济损失，从而增强企业的竞争实力。本文重点分析材料采购计划在炸药厂物资供应中的作用，以及探讨如何发挥采购计划对炸药厂物资供应作用的措施分析。
一、材料采购计划的编制分析
采购计划的编制工作所包含的内容较多，并且这也是整个采购工作开展的基础，因此炸药厂在制定采购计划时必须高度重视其可行性经济性，这样才能够保证后期采购活动的正常高效的开展。同时设计人员在编制采购计划时还需要对企业的各项经济活动有一个大体的了解，其中具体包括资金的周转、成本的降低、提升原料利用率等指标，这样可以为其编制采购计划提供依据。此外采购计划的编制工作还与企业的规划密切相关，这就需要工作人员详细解读企业本年的预算计划以及战略规划，以保证采购计划内容详细的记录采购物资的名称、数量、质量要求、金额等标准，这样可以为后期采购活动提供强有力的指导。
1.编制采购资金计划
采购资金计划的编制工作在材料采购计划中占据重要地位，因为资金是保证企业正常运行的基础，如果出现资金链断裂的情况很容易导致企业的破产倒闭，因此在制定采购计划时工作人员必须将采购资金计划纳入到整体的考量标准之中，并且通过制定科学合理的采购资金计划来提高炸药厂资金的利用效率，提高资金的周转率，保证企业的日常运行，从而为企业带来巨大的经济效益。
2.编制采购物资计划
炸药厂应该根据物资供应的实际情况编制采购物资计划，其具体内容应该报告材料采购的数量、质量、技术规格等内容，必要时还应该考虑材料供应商。为了确保物资采购计划编制的科学性和合理性，炸药厂必须针对物资的使用和储存情况开展详细的调查，具体内容应该包括以下几个方面：首先调查往年炸药厂物资的使用情况和物资采购的数量，为编制采购计划提供一定的依据；其次工作人员还应该对物资的现有库存开展调查，并且保证安全库存标准的科学合理，如果物资出现库存不足的情况，这应该及时补充；最后在实际采购过程中必须要各个部门之间相互协作沟通，加强部门间信息沟通的效率水平，从而避免出现重复采购的情况，这也是提高物资采购计划科学性的重要依据。
二、编制采购计划的具体内容
在编制采购计划之前，必须做好充分的准备工作。采购准备的重要内容之一是进行广泛的市场调查和市场分析，从而熟悉市场，掌握有关项目所需要的产品和服务的市场信息。炸药厂物资供应中采购计划的编制工作涉及到的内容较多，并且各个内容还具有密切的联系，因此编制人员应该对材料采购计划编制内容有一个全面的掌握，这样才能保证工作人员编制出符合实际情况的物资采购计划。材料采购计划主要包括了以下几个方面的内容：第一，市场调查，材料的采购价格会随着市场供需情况出现波动，在制定采购计划时工作人员必须开展相应的市场调查，并且还应该对调查结果进行详细的记录，这样可以为后期的采购计划的编制工作提供依据，能够准确的把握各种材料的价格走势，从而降低企业的经济损失。第二，采购预算计划，在开展采购计划编制时必须对采购预算进行深入分析，采购预算主要内容为材料采购所需要花费的资金，为了确保整个物资采购工作的效率，保证采购资金的利用效率，炸药厂就必须编制科学合理的采购预算计划，同时在后期还应该对各项采购资金进行跟踪调查，以确保各项配置资金真正落实到实际的物资采购，进而保证炸药厂物资采购的效率和质量水平。第三，供应商选择，炸药厂在制定物资的采购计划时必须充分考虑到供应商的选择问题，一般情况下可以通过招标的方式进行，但是必须考虑到供应商的社会信誉，以及供应商材料的质量和技术规格是否满足炸药厂日常运行的需要，防治出现材料质量不合格的问题。同时还应该加强对材料运输和储存的管理，进而为企业日常运行提供质量可靠的物资供应。
三、建立供应商档案管理，确定准入标准
为了提高炸药厂物资供应的质量和提高材料采购计划编制的科学性，炸药厂应该加强对供应商的管理，具体可以建立供应商诚信档案管理，并且严格落实准入管理制度，对于诚信缺失的供应商应该剔除，这样可以保证供应商提供材料的质量水平。炸药厂在对供应商开展诚信档案管理工作时应该重点从以下几个方面开展：首先对供应商的资质进行评价，这样可以确保其产品质量满足相应的技术要求；其次还应该对材料进行定期抽样检测，一旦发现质量不合格的问题应该及时向上级反映，并且记录到档案之中；再次炸药厂应该安排专人对供应商进行实时的追踪评价，这样可以保证评价结果的实时性和科学性；最后炸药厂需要保证三家以上的稳定供应商，这样可以保证物资供应渠道，避免出现物资供应紧张的情况，同时还可以防治供应商过度提高价格现象的发生，从而确保企业的经济效益。
四、探究炸药厂发展现状，推动炸药厂材料采购成本控制的对策
1.我国炸药厂的发展现状分析
近年来，炸药厂在得到快速发展的同时，越来越多的问题也逐渐暴露出来。炸药厂生产工艺滞后就是比较突出的问题。主要体现在炸药厂生产工艺智能化、机械化、自动化等方面水平很低。炸药厂在以往的发展过程中过于重视经济效益，忽视了技术层面上的创新，导致炸药厂技术创新能力不足，无法做到与时俱进，炸药厂缺乏高新科技产品的支持，所以很难打造出全国都知名的品牌，这不仅使得炸药厂服务质量被降低，还使得炸药厂逐渐向劳动密集型企业发展。科技是第一生产力，炸药厂的技术创新能力在很大程度上体现着炸药厂的发展潜力，随着时代的不断进步，炸药厂的不断发展，技术创新能力的重要性愈发突显，这就使得国家也相继出台了关于技术创新方面的进步指导意见，所以，炸药厂要想得到更好的发展，就必须做到与时俱进，不断更新发展观念，重视技术的创新，积极引进先进技术，加大新技术、新工业的推广和应用力度。与此同时，为了促使产品更新换代速度的加快，提高产品的使用性和安全性，还应不断提高民爆产品质量，这样还能在一定程度上起到环保作用，进一步提高炸药厂效益。此外，炸药厂还应具有前瞻性，成立企业内部研发机构并加大资金投入，加强同行之间的技术交流与合作，重视技术层面的创新，以此促使企业科研水平与技术创新能力得到有效提高，积极借鉴国际先进经验，引进先进技术，进一步完善企业自身。
2.炸药厂物资供应中企业材料采购成本的控制措施
（1）加强原材料储存与分类管理加强原材料存储与分类管理能够避免不必要的原材料损耗。特别是炸药厂的原材料，属于特殊性质的化学材料，价格昂贵且危险性很高。在原材料入库存储之前，应按照相关规定对原材料进行合理分类，对于接触后容易发生化学反应的原材料应分开进行存储，对于易燃易爆的原材料必须严格按照相关安全规范进行合理安置。不同原材料，所具有的特性也不同，所以在选择存储方式和区域时应根据原材料特性来选择。具体应该是，在入库储存前要根据相关规定对其进行基本的分类，易发生化学反应的原材料应分别存储，避免原材料在存储过程中在一些特殊条件下如光照、高温等条件下相互接触发生化学反应造成损耗。易燃易爆的原材料还应按相关安全要求的规定进行安置。其次，根据不同原材料的特性选择合理存储地点和方式。（2）加强材料采购控制加强材料采购控制是降低材料成本的重要途径。采购人员在选择材料供应商时做到货比三家，优中选优，选择资质实力雄厚、市场信誉高、能够长期供货的材料供应商。确定材料供应商后，应与其多加沟通，争取建立长期合作关系，而后就材料价格方面进行商议，尽量降低采购材料价格，即便不能低于市场材料均价，也必须与市场材料均价保持一致。原材料的采购资金量较大，在结算时宜采用承兑汇票的结算方式，这有利于节约材料成本。在编制原材料采购计划时，编制工作人员必须对企业的实际情况有充分了解，例如企业实际生产能力、原材料使用量等情况。编制好材料采购计划后应进行验证，确保材料采购计划内容符合企业需求。在材料采购时，要求采购人员必须严格按照采购计划进行采购工作。材料采购计划与企业生产计划有着密切关联，若是企业生产计划发生变化，则应根据变化后的生产计划和材料库存情况，重新制定材料采购计划。材料库存量与生产进度有密切关联，为了保证生产进度，应定期对材料库存进行盘点，并将盘点结果予以通报。材料管理人员应做好管理工作，充分发挥工作职能，避免出现材料浪费或丢失现象。一旦发现有上述情况必须及时进行制止，并上报上级领导。依据情节的严重程度采取相应的处罚措施与力度。另外，还应实时监控市场原材料价格，若是市场原材料价格呈上涨趋势，则应减少采购量，以此控制好采购成本，若市场原材料价格呈下降趋势，则应根据企业生产计划和材料库存量情况，尽量加大采购量。（3）制定科学的材料成本管理制度制定科学的材料成本管理制度，能够有效提高企业材料成本管理水平，对材料预算、采购到入库、使用等环节进行规范，促使企业各部门做到有规章制度可依循。在制定材料成本管理制度时应对企业各部门实际情况进行充分全面的考虑，以此确保制定的管理制度具有针对性、可操作性。同时，还应建立监督考核机制，从而正确评价工作成果。建立专职部门，采取定期或不定期抽查的方式对材料管理工作进行检查，建立指标考核体系，通过考核实行奖优罚劣，以此提高工作人员的工作积极性。（4）重视预算管理，实行统一招标管理一是通过预算能够为企业的经营发展提供方向指导，其重要性不言而喻，所以企业必须重视预算管理。企业应结合去年企业的实际经营发展情况在年初就合理制定出可行性高的年度计划，对企业生产计划与规模以及工作人数等方面的因素进行全面考虑，从而科学制定出企业业务收入和成本预算计划，同时充分考虑企业成本变化因素，结合预算可操作性，从而有效分解企业的全年预算。企业各部门以企业制定的总年度计划为基础依据，合理制定部门自身年度计划，然后将企业全年预算分解融入到企业各部门制定的年度计划中，与此同时，企业各部门再将年度计划分解到月计划中。二是在预算监督控制中融入过程检验。企业通过年度考核、季度分析、月计划等方式来控制成本，促使企业做到及时发现问题，迅速采取有效方法进行解决。三是在年初除了制定年度计划外，还应确定统一招标项目，实行统一招标管理。通常情况下最少宜选择两到三家中标单位，然后对供应商情况进行评估，从而选择最佳的供应商。（5）重视内部管理，落实年度经营目标责任制一是实施分级控制。企业必须重视内部管理，促使管理部门对自身的职能有充分明确，这有利于提高管理人员的工作积极性，充分发挥管理工作的真正效用，从而促使企业各项经济指标均根据其性质有效分解，并落实到各部门及各个工作人员中，做到分级控制。二是加强费用审批控制。企业所有成本费用在支出前都必须进行严格的审批，只有通过审批后才能支付费用，以此保证成本费用的合理性。三是加强库存成本控制，加强库存管理，实现库存管理的科学化和信息化，确保库存量始终处于合理范围内，避免库存量过大而占用资金，从而保证库存工作的及时性与准确性。
五、结束语
综上所述，炸药厂物资供应中对材料采购计划的依赖性较强，因此必须确保材料采购计划的科学性和可行性，其中在制定采购计划时工作人员必须确保提高采购资金的利用效率，不仅仅要采购炸药厂日常运行过程中所需要的物资，而且还应该确保资金的周转率，提高采购工作的效率和质量水平，这都需要制定科学合理的采购计划。因此炸药厂物资供应中应该根据实际情况组织专业人员制定材料采购计划，以保证炸药厂健康持续发展。
参考文献
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[5]潘美春.浅析民爆企业成本控制与管理模式[J].经济研究导刊，2013，（19）：151-152.
【关键词】海外石油企业；采购成本；成本控制
采办工作是企业经营过程中不可或缺的重要环节，采办成本占海外石油企业作业成本比重非常之高。以2014年为例，在中国石化哥伦比亚公司（以下简称哥伦比亚公司），通过采办活动获得的物资、服务等成本占到了公司当年操作费用的60%。在保证质量的前提下，控制采办成本、节约资金占用、提升采办效率对提升海外石油企业利润空间影响巨大。为了压缩成本、提升利润空间，企业改变采办理念，提升采办管理，最终压缩采办成本势在必行。
一、中国石化哥伦比亚公司采办管理的现状
1.公司采办的职能与地位
哥伦比亚公司采办部门的主要职责是：按照公司工作计划编制采办计划，依照采办计划对所需物资设备、工程服务进行招标采购，采办合同签约，采购来生产物资存放管理，采购过程中的物流管理，采办团队建设、制度制定及其他相关职能。
哥伦比亚公司采办工作的全部活动就是取得公司在勘探开发、生产作业和油田设施建设等所必需的物资材料和服务，动用资金量大，对公司成本影响突出。采办部门在公司内部决策和发展战略中具有极其重要的作用，成为除公司生产、运营以外的第三大主要经营管理活动。它对于降低生产成本、增加公司效益、提升公司价值有着极其重要的战略地位和作用。
2.公司采办管理理念
哥伦比亚公司的采办管理理念是：物资及服务质量优先，压缩采办成本，提升经济效益，学习先进经验，应用先进技术，不断提升采办管理水平，逐步完善公司采办团队、采办制度，形成公司自身采办资源，加强采办内部控制建设，坚决杜绝违规违纪。
哥伦比亚公司的前身是一家私人风险勘探公司，中国石化从该公司收购了其部分资产后形成了中国石化哥伦比亚公司。原所有者的经营理念为资本运作，故原公司基本没有管理积淀，包括采办队伍、管理积淀。公司收购后，经过几年的不断学习与尝试，哥伦比亚公司的采购理念实时更新，采办成本持续降低，采办工作取得了很好的成绩。
二、采办管理中的难点分析
1.公司年度计划调整给采办工作带来的困难
公司经营计划是采办计划的基础，公司的生产经营计划有时会根据公司外部环境变化、实际执行情况等进行调整，公司经营计划的调整必然带来采办计划的调整。因为采办工作有采办周期，采办计划的调整势必会导致已进入采办程序的资源无法被充分利用，同时因留给安排新采办工作的时间较短，会使采办部门为完成采办工作需要充足的时间和生产运营需要物资尽快开始工作之间发生冲突。哥伦比亚公司的年度投资计划在每年5月份左右进行年中调整，如何既能迅速适应公司经营计划调整需求，又能控制采购成本上升，给采办工作带来了很多挑战。
2.当地物资匮乏、商业和物流业不发达给采办工作带来的困难
哥伦比亚公司是一家下属于中国石化的海外石油企业，其具体经营地点在哥伦比亚。哥伦比亚是一个以畜牧业和矿产开发为主的资源型国家，基础工业落后，商业及运输业欠发达，石油生产所需的原材料和设备全部依赖进口。在这种大环境下，处在哥伦比亚的石油作业公司常常面临着采办资源匮乏，采办周期长，供货难以及时的难题，直接增加了企业的经营成本，哥伦比亚公司也面临同样的问题。
3.需求规模较小，无法形成规模给采办工作带来的困难
哥伦比亚公司在哥伦比亚是一家小型石油公司，年度需求计划较小（需求总量上的原因），同时因为无法做到合理规划等原因（需求时间安排上的原因），会使采购无法形成规模、批量，一方面导致了采办工作无法及时完成；另一方面导致了采办成本的上升。以钻井为例，哥伦比亚公司的年度钻井计划为4口左右，且常常这些工作不是由同一家公司完成。这样有限的工作量在寻求服务商的招标中，只会有当地有限的队伍参加，因为考虑国际动迁费用的问题，其他国家的服务队伍是不会参加这么有限的工作量的招标的。这样就造成了招标方对服务商的选择面窄、议价能力弱的局面，这种对招标方不利的局面导致采购工作无法顺利完成、采购成本难以控制等诸多问题。
三、降低采办成本费用的途径分析
1.将公司长短期规划与采办计划有效结合
公司长远规划和年度计划是整个公司运营的方向，在编制公司长期规划和年度计划时，邀请采办部门人员参加，让采办人员了解公司规划和年度计划的细节，并就公司规划及年度计划中的物资储备和采办问题提出相关意见。这样可以让采办部门综合了解公司长远规划，在公司长远规划下制定相应的长期采办计划，提前开始信息收集，市场调查，详细规划等工作。公司规划和年度计划调整时，也要邀请采办人员参加，对计划调整和采办工作及采办计划影响作出分析和评估，综合对比已完成、已进入采办程序的采办工作调整形成的成本及因公司计划调整产生的仓促采购形成的额外成本和计划调整后新项目尽快上产形成的效益，从公司整体效益最大化的立足点出发，寻找成本和效益的最佳结合点。哥伦比亚公司充分认识到了公司计划和采办工作的紧密性，采办部门经理参与公司计划的制定及调整，从采办角度出发，仔细评估物资及服务需求是否可及时到位、是否经济，有效保证公司计划的有效实施，成本经济。公司计划和采办计划结合好了，可以在从源头上避免资源浪费，节约成本。
2.有效利用采办策略压缩采办成本
采购物资的价格是由市场供需决定的，物资采购价格是采购成本的主要部分，充分分析市场动态，了解物资供应和需求情况，针对不同的供需情况采取不同的采购策略，可以在很大程度上压缩采办成本。综合分析市场供求关系，一共有三种情况，供大于求、供不应求和供求相对平衡。对于供大于求的物资，因为企业处于买方市场，价格、货源充足情况等都对公司采办工作有利，要充分利用供应商之间的激烈竞争，多争取对公司有利的采购条件，在保证质量的情况下尽可能多地压缩采购成本。对于供不应求的物资，企业处于卖方市场，卖方占主导地位，要培养和供应商之间的良好关系，选择几家供货商作为长期合作伙伴，一方面可以保证货源，同时也可以保证采购相同的物资成本不至于太高。对于供求相对平衡的物资，在对物资价格做充分的调查后，在市场中公开招标获取相应物资。
另外，采办人员可以利用物资和服务价格的走势预期控制采购成本。市场价格的走势可分为上涨、相对无变动或下跌，针对不同价格预期采取不同策略。在可以提前筹备的情况下，预期物价上涨时，公司应提前安排采购，锁定价格，签署采购合同，防止物价上涨的额外支出。反之，在预期价格下跌时，可以考虑在不影响生产的情况下，向后顺延采购时间，从价格下降中获利，同时可以减少资金占用成本。在价格相对平稳时，尽量滞后采购，节约资金占用成本。
3.优化供应商管理，建立与供应商的长期合作关系，互惠共赢
供应商的管理可以划分为供应商选择和供应商关系管理两个部分。对供应商的选择要建立准入评审制度，组织采购、法律、财务等部门，从经济、履约能力、信誉等方面评估供应商的资质，建立供应商档案，实时更新供应商档案，定期进行后续评估，保证供应商信息实时性。对供应商关系的管理，应使用激励与淘汰手段，形成互惠互利、合作共赢的关系。采购企业和供应商既相互斗争，又相互依存，在没有沟通一致的情况下，任何一方对价格等条件的改变都会破坏双方的长期合作关系。双方应相互信任，有效沟通，形成长期合作关系，并积极维护这种关系。如果采购企业给予供应商适当激励，采购企业就会得到供货效率、质量等方面的回报，同时双方的合作关系会更加牢固。在建立良好关系的同时，也要保证供应商之间的竞争性，任何物资都要保证有多个供应商可选择，以避免仓促另寻合作伙伴产生的成本。
4.改善采办流程、提升工作效率
在采办部门内部，完善的采购制度及流程，是采购工作顺利运行的保障，同时也能避免工作无法有效衔接产生的一些额外成本。公司采办制度中应明确规定：采购计划的编制程序、审批程序，计划执行过程监督和计划执行结果评估；采购申请及审批程序，明确相关部门或人员的职责和权限；选择采购方式的条件，解决采取何种采购方式的问题；采购定价机制，确定合理的采购价格；采购合同签订程序，明确双方权利、义务及违约责任；验收入库程序，明确验收方式及验收责任，出具验收证明；货款及预付款支付程序，明确付款审核责任及权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等无误后，按照合同约定及时支付。同时，定期或不定期检查采办制度规定是否有效执行，对执行中发现的问题及时调整，保证采办流程高效运行。
在整个公司范围内，各项采购任务需要各部门相互分工协作，彼此配合，才能顺利完成。公司各部门应有明确的部门职责分工，明确界定用户部门与采办部门在采购过程中的职责及责任，尤其应明确在一些业务交叉点上的职责划分，提高企业整体的管理工作效率，杜绝部门之间相互推诿扯皮。公司内部各部门顺利分工协作，各部门工作顺利开展，公司整体的运行效率就会提升，各部门内耗的成本就会减少。
5.完善采办、库存等信息管理、避免重复采购
公司应建立良好的信息管理系统，保证各项采购信息能方便友好地被相关人员获得、采用，充分利用现有资源，综合统筹计划，可以避免重复采购、库存积压，降低资金占用成本。同时，通过信息管理系统，可以把整改采办业务涉及的各部门集合起来，整体权衡， 从公司利用最大化角度出发，压缩成本，提升公司整体效益。首先，在制定采购计划时，了解物资的库存情况，根据物资库存和新需求制定合理的采购计划。其次，将采购计划和实时更新的物资库存情况上载到信息系统，编制物资申购单的人员和审批申购单的人员在提交采购申请和审批时应核对采购计划、需求情况及库存情况，库存可以满足需求的情况下不予进入采办程序。最后，通过信息系统及时监督各种物资的库存、采购、使用情况，定期分析，根据分析结果修正采办计划和采办工作，形成管理的闭环。
参考文献：
[1]周显文、谭汉荣∶《降低油田化学品采购成本浅谈》，财会通讯，2009（06）.
[2]罗云、周康、王力尚、马文龙：《国际工程材料采购中的成本控制与分包商/供应商管理》，施工技术，2013（06）.
【摘要】 目的：探讨Microsoft Excel在药品动态招标采购中的应用价值；方法：利用Microsoft Excel编制药品动态招标采购计划表，以电子邮件附件方式发送药品动态招标采购计划表至药品经营企业报价，报价后以同样方式回发药品动态招标采购计划表，合并所有报价后的药品动态招标采购计划表至同一Microsoft Excel计划表中，选择列利用数据进行排序，确定中标企业和中标价格；结果：利用Microsoft Excel合并报价后的药品动态招标采购计划表，利用数据排序，方法简便易行；结论：在药品动态招标采购中利用Microsoft Excel可大大提高工作效率，具有很高的应用价值。
【关键词】 Microsoft Excel 药品动态招标采购 数据 排序
1 药品动态
招标采购是在政府组织的药品集中招标采购的基础上，遵循药品招标采购原则，在公开、公平、公正的前题下，由药品使用单位根据短期药品采购计划实施的随即招标采购活动。由于政府组织的药品集中招标采购周期较长，不能很好的切合药品价格的市场变化，而且近两年政府已不主张药品集中招标采购，医疗机构采取药品动态招标采购是对集中招标采购的弥补。
1.1 药品动态招标采购方法 医疗机构根据自己药品品种、药品使用量、医疗业务特色、现有药品供货单位等资源状况，向社会公开短期需求药品招标采购方式，欢迎各药品经营（生产）企业报名，收集报名企业相关资料。由招标采购领导小组牵头，会同药事管理委员会、纪检审计部门进行审核评估和初步筛选，组织考察组对初步筛选出的药品经营（生产）企业综合考察，听取汇报，现场查看企业资质条件、营销业绩、企业信誉等，确定五至十家药品经营（生产）企业为本单位拟供货企业。为了及时了解药品市场价格动态，确保省外药品经营企业两家。供需双方签订药品质量保证协议书。协议书和供货资格有效期一般为一年。按医疗机构用药情况，由药剂科提供医疗机构药品动态招标采购计划表，通常按月或季度出具短中期药品动态招标采购计划表，既保证药品临床供应，又不致药品积压。计划表以Microsoft Excel表格制作。药品动态招标采购计划表经主管部门审核后，在纪检审计部门全程监督下，由招标采购部门以电子邮件方式分别发给至少三家拟供货单位报价，报价后回发计划表给药剂科会计进行比价，直接合并表格，输入指令按次序排列。同品名、同产地、同规格品种，以报价最低者中标，整理计划表，签订供货合同，再次发给中标企业通知供货。
1.2 药品动态招标采购特点 确保药品质量；保障药品供应；提高药品招标采购工作效率；降低药品招标采购运行成本；药品价格随行就市；降低药品价格，有效保护消费者利益；杜绝药品购销领域不正之分。
2 Microsoft Excel在药品动态招标采购中的应用步骤
2.1 药品动态招标采购计划表的生成
医疗机构根据用药情况，应用HIS管理系统确定药品最低库存数量，系统会自动按月（季度）生成药品采购计划表，导出药品采购计划表到Microsoft Excel中保存，按照药品动态招标采购计划表规定内容，删除药品采购计划表中不需要的列，复制粘贴到空白药品动态招标采购计划表表头下，形成拟采购药品计划表。基层小医院无HIS管理系统，可直接用Microsoft Excel制作药品动态招标采购计划表。经主管药品动态招标采购部门审批后确定药品动态招标采购正式计划表。
2.2 药品动态招标采购计划表Microsoft Excel格式
药品动态招标采购计划表项目列中包括药品“序号、通用名称、规格、产地、单位、数量、报价、报价企业”等内容，关键是“序号”和“报价”列内容必须设置，此两项内容将作为药品经营企业报价后合并报价计划表进行数据排序的必要条件（表样见图1）。
2.3 药品动态招标采购计划表的发送
药品动态招标采购计划表确定后，由招标采购人员将药品动态招标采购计划表以电子邮件附件形式分别发给至少三家药品经营企业报价，药品经营企业收到邮件后，下载附件保存，仍然在原始Microsoft Excel中填写报价和报价企业名称，填写好的报价计划表以同样方式回发给医疗机构。
转贴于
2.4 报价后计划表的合并
医疗机构收到报价计划表邮件后，下载保存邮件附件，按照报价企业名称命名Microsoft Excel文档，进行原始资料保存。然后将每份报价计划表内容复制粘贴到同一份空白药品动态招标采购计划表上，实现所有报价计划表内容合并。
2.5 报价计划表合并后数据排序
报价药品动态招标采购计划表内容合并后，可利用Microsoft Excel功能对表格内容实施数据排序。第一步，点击菜单栏中“数据”菜单，显示数据菜单下拉列表；第二步，在数据菜单下拉列表中点击“排序”，弹出“数据排序”对话框；第三步，在对话框“主要关键字”复选框中选中“序号”，点选“升”序，在对话框“次要关键字”复选框中选中“报价”，点选“降”序，在对话框“第三关键字”复选框中选中“无”，在“我的数据区域”项中点选“有标题行”；最后在数据排序对话框中点击“确定”即可完成表格数据排序。合并后的报价药品采购计划表内容按照序号大小升序排列，按照报价高低降序排列（见图2）。
2.6 报价药品动态招标采购计划表数据筛选
报价药品动态招标采购计划表合并进行数据排序后，报价高低一目了然，如有未报价行，选定行实施删除。按住“Ctrl”键选中每个序号最低报价行，复制粘贴到空白Microsoft Excel计划表中另存并命名，生成本次药品动态招标采购中标价格表（见图3）。
2.7 中标企业中标药品品种的筛选
在药品动态招标采购中标价格表生成后，中标药品品种仍然按序号排列，中标企业名称排列混乱，这就需要对中标药品按中标企业名称进行排序，重复2.5第一、二步操作；第三步，在对话框“主要关键字”复选框中选中“报价企业”，点选“升”序，在对话框“次要关键字”、“第三关键字”复选框中均选中“无”，在“我的数据区域”项中点选“有标题行”；最后在数据排序对话框中点击“确定”即可完成计划表按中标企业名称排序，所有中标药品品种按报价企业名称排列（见图4）。按住“Ctrl”键选中报价企业全部中标品种行，按企业名称分别复制粘贴到空白Microsoft Excel中标计划表中另存并按中标企业名称命名，生成本次药品动态招标采购中标药品采购计划表（见图5）。再次以电子邮件发送中标药品计划表至中标单位，通知中标单位按计划派送药品。
3 分析与讨论
在市场经济的时代，药品价格随行就市已形成趋势，这就要求医疗机构随时掌握药品价格的市场变化动态，推行药品动态招标采购可使药品价格及时顺应市场变化，从人力、物力、财力多方面衡量无异是一个很好的举措。目前大中型医疗机构都已应用HIS管理系统，药品采购计划可由系统自动生成，导出采购计划至Microsoft Excel稍加修改即可成为药品采购计划表，即便是没有应用HIS管理系统，单机管理已基本普及，在Microsoft Excel中制作药品采购计划表也非常简捷。Internet网应用已非常广泛，收发电子邮件方便快捷且不产生任何费用，与传统人工和传真方式相比，不仅省时经济，而且准确可靠。医疗机构不需要另设专门组织机构，由库管、采购、会计人员利用正常工作时间即可完成药品动态招标采购一系列工作。
在实际工作中，医疗机构临床用药保持相对稳定，药品名称、规格、产地基本固定，需增加药品品种或更换药品厂牌规格时，一般要报经药事管理委员会通过。药品动态招标采购在固定药品名称、规格、产地的基础上，报价企业所报价格高低便是中标与否的最主要参考条件，如何快速准确地检索出每个药品品种的最低报价，是药品动态招标采购工作的核心。Microsoft Excel具有强大的数据排序功能，可实现电子表格中各种数据的排序操作，操作比较简单，工作人员都能掌握，在一定程度上杜绝了手工操作所产生的误差，可大大提高工作效率，而且便于资料保存核查。通常用传真计划表的方式进行一次药品动态招标采购至少需要一周时间，用Microsoft Excel计划表互发电子邮件的方式仅用一天时间就可完成。笔者认为医疗机构实施药品动态招标采购是药品采购方式的进步，运用Microsoft Excel计划表互发电子邮件是药品采购计划表的革命，其优势显而易见，值得各医疗机构推广应用。
参考文献
【关键词】接口；设计；采购；协调计划
Schedule Control of Equipment Interface Effected Design in Nuclear Power Project
LIU Yan-hong GUO Hao
（CNNC China Nuclear Power Engineering Co.， Ltd.， Beijing 100082，China）
【Abstract】Interface control of equipment and design in nuclear power project is the difficult and key point， Based on the interface control manual（ICM） of current nuclear power projects， collect the equipment interface data which effected design， confirm the key schedule path of equipment interface effected design according to the submitting schedule of the construction ，installment andinstrument control interface， clear up the logic between design and procurement ， and compile the coordinating design & procurement schedule， found logical schedule management system， to ensure the whole project go well.
【Key words】Interface； Design； Procurement； Coordinating schedule
0 引言
核电站建设是一项涉及到多专业、多单位的复杂系统工程，一般核电站由两百多个系统，几万台（套）设备、仪表，通过管道、电缆连接起来组成一个有机的整体，物项、专业、工种、管理上的接口不计其数[1]。现有的福清1、2号以及方家山核电工程在设计采购进度控制的技术管理上表现的主要难点有：设计接口多， 采购量大，由于缺少统一的协调计划的指导，设计和采购计划在各自计划编制中存在一些不匹配的现象，增大了协调的难度，部分计划脱节影响设计、采购工作的顺利开展，甚至影响现场施工的进度。如由于设计和采购计划脱节，导致因缺少设备接口资料而使设计施工图进度延误，或部分设备规格书出版太晚使得设备制造周期不足而影响交货。
在设计的方案、技术设计阶段，各专业要确定各自的技术方案，要进行大量的技术协调，建筑与结构、建筑与设备、设备与结构、设备与设备，各专业彼此提出自己的需求（包括载荷、尺寸、标高，预埋件位置，电气接线方式等）进行交换，并最终固化。因此，这个阶段的设计是相当复杂的接换过程，也是工程管理非常复杂的协调过程。在目前国内核电项目建造过程中，设计和采购接换、进度匹配的问题，在核电工程进度管理中尤为重要。全厂设备的接口资料是设计工作的一个重要输入，理清影响设计的设备接口资料类型，理顺设计和采购间相互影响的逻辑关系，制定能够协调设计、采购进度的综合的协调计划，是目前核电项目计划管理行之有效的方法。
1 设备接口提资要求
设备接口资料的类型，有与物品的整体计算有关，有与土建模板、配筋图有关，有与安装施工图有关、有与系统手册编制有关，与全厂仪控的设计有关，还有与其它设备采购技术文件出版有关，在核电项目建设领域，接口控制手册（ICM）发挥着重要的信息交换作用，每一个采购包在确定供货厂家后，设计方与供货方都要就接换的详细内容及进度建立ICM及通信渠道。通过对福清、方家山项目的全厂设备的ICM进行整理，清理设备需提交的各种类型的接口资料，并从几种类型的接口需求倒推一条关键路径，来决定设备采购的进度，以及相应的设计文件出版进度，以满足最早的设计要求的设备接口资料的需要，制定合理的设计、采购计划节点，理顺计划编制的逻辑。
2.1 土建接口提资
土建设计接口图纸主要有D0图、D1图、D2图、D3图、DX图等，相关信息均需来源于设备等外部接口资料。土建接口D0图信息能够确定土建接口的基本尺寸，可用于地震分析、楼层反应谱计算、不均匀性沉降、确定基础尺寸等，主要需要构筑物内设备的质量分布等信息；土建接口D1图即模板图条件，是土建设计使用的区域图，能用于建筑物、构筑物的详细计算与分析，主要需要获得相关设备的动静载荷及空间分布等信息；土建接口D2图即留洞镶入条件，是土建设计使用的最终区域图，能够满足制定土建模板图、配筋图等，主要需获得相关预埋件的详细信息；土建接口D3图即装修条件，满足装修图出版要求；DX图为二次钢结构和金属工件接口图，能满足钢结构图设计需要[2]。
设计方需根据厂家提供的相关设备的接口资料开展设计工作，土建接口D0、D1图完成后进行D2图、D3/DX图设计，上述接口图纸均为设计工作的过程文件。核岛土建施工模板图、配筋图是在相关标高层的D2图完成后进行。D3/DX图主要是为土建装修图和钢结构图设计提供接口。模板图、配筋图、土建装修图和钢结构图是土建设计出版的最终结果[3]。
土建接口图的完成须获得相关的设备接口资料，设备的几何尺寸、动静载荷、重量、基础、空间要求、预埋接口等资料，是土建设计出图的重要输入，厂家提供的设备接口资料是最终设计出图的前提，因而，设计、采购的进度必须相互匹配。根据设备所处的厂房、标高信息（主要考虑对土建结构有影响的重要的，大的设备），由二级建安计划得知该楼层的土建施工开工时间，此基准点设为W1，一般考虑4～5个月施工准备周期，可倒推出土建施工图的出版时间（一般模板图为W1-5，配筋图为W1-3.5），再倒推4个月左右设计周期，可确定设备接口资料提交时间，再考虑提资周期（首批考虑3个月）以及采购周期（正常7个月），可确定设备的合同签订时间及采购技术文件提交的时间，以此倒推时间的方法制定相应设计、采购计划节点来满足土建提资的要求。倒推的详细逻辑图如图1所示。对于采购包包含设备分布在不同标高层的情况，以出图要求最早的标高层来要求设备提资。土建施工图出版一般比较早，设备资料按时提交是按时出图、按计划施工的保证。
2.2 仪控接口提资
一般来说，电仪类安装文件以电气安装开工日（MLb）来倒排仪表配管图和电缆敷设文件等交付日期，电仪施工图出版为MLb-5。但电仪类设计文件涉及的是全厂的系统，涉及到的设备也包含全厂的仪控类设备，无法由某本图册出版追溯到其需求的某个采购包的设备资料。从另一角度，全厂仪控系统（DCS）接收了几乎全厂所有重要设备的控制信号及大量的系统信号，而DCS设计过程中也需要几乎全厂重要的设备的相关仪控资料，因此，DCS接口手册的提资要求可作为全厂重要设备的仪控提资需求，以此来清理仪控接口的进度要求。仪控接口内容主要涉及I/O清单、定值清单、端子图、接线图等信息。DCS接换问题也一直是设计工作的重点和难点，以DCS接口需求为主线清理设备仪控提资，也可以解决DCS设计接口的提资进度问题。
DCS属于接口复杂、制造周期长的设备，一般要求订货越早越好。在确定DCS供货厂家后，设计部门需和厂家制定DCS的接换手册，以明确各系统仪控提资的进度。从目前已有的福清、方家山等项目DCS提资进度来看，大体分为LOT1、LOT2、LOT3三个包次，并细分为batch1-batch6 六个批次，三个包次所控制的系统、设备分别对应为完成倒送电、泵房进水、冷试关键里程碑节点的功能。根据DCS接口手册，各系统提资时间也大致分为6个批次，清理各系统包含的主要设备，按DCS接口手册对应该系统向DCS供货商提资批次的时间节点，考虑设计所3个月设计周期，可倒推系统对应设备的仪控提资时间，再考虑厂家的提资周期（仪控提资考虑3个月）以及采购周期（正常7个月），可确定设备的合同签订及采购技术文件提交的时间，从而制定相应进度计划来满足仪控提资的要求。详细逻辑图如图1所示。
2.3 安装接口提资
设备/材料安装的设计进度一般以4个日期为基准点进行编制：某一区域重要设备安装日期EA，某一安装区的管道安装开始日期Ma，某一系统通风管道的安装开工日期MHL，厂房某层电缆桥架安装开始日期ML。根据核电工程建设经验，设备安装图交付为EA-7，管道预制文件交付为Ma-8，管道安装文件交付时间为Ma-6，风管制造文件交付为MHL-8，通风安装文件为MHL-5，整个楼层主电缆桥架文件交付时间为ML-5。同样，根据设备所在区域明确安装时间，倒推安装图出版时间、设备提资及合同签订等时间，详细逻辑图如图1。对于大宗材料的管件、阀门、仪表等物项，因同时采购的是全厂的某一类型材料，只能根据这些材料的最早安装区域推断首批资料需求时间，进而确定其采购开始时间。对于难以确定安装区域的材料，则可根据以往同类核电站建设经验数据来安排采购进度。由于大多设备安装接口需求都在土建接口之后，根据土建接口需求确定相应合同签订、技术文件提交节点后，安装接口的提出往往不会成为问题。
2.4 设备与设备的接口
部分设备在设计过程中，需要与其连接的相关设备的资料，如封闭母线的设计需要主变、厂变、辅变、开关柜、发电机断路器等设备资料，常规岛辅机系统设备设计需要TG包的设备资料等。
对采购进度影响较大的是某些设备的采购技术规格书出版需要其它设备的资料，如比较突出的吊车的规格书出版需要其吊装设备的重量、布置等相关资料，应急柴油机储罐设计需要应急柴油机的设备资料。设备间接口提资需要设计单位根据经验积累进行提前预警，计划管理部门也可根据以往的经验反馈在编排计划时进行考虑。
3 计划管理
3.1 设备采购计划的制定
在制定设备的采购计划时，一方面要考虑设备的制造周期及到货要求来确定设备合同签订时间，对于部分长周期制造设备及交货要求较早的设备，应首先以满足到货需要来制定采购计划。但对于大多数的设备，满足设计接口提资要求是进度控制的关键。因而，要根据该设备相应的满足土建接口、仪控接口、安装接口甚至对其它设备接口的需要，选取最早的接口资料需求时间作为制定该设备采购计划的关键路径。如图2所示，设备合同签订在满足设备到货时间的同时，并满足相关的设备接口提资要求，设计提交采购技术文件应保证足够的采购周期，按此逻辑来制定合理的采购计划以及设计文件输入的计划。
3.2 设计、采购接口协调计划管理
三级进度计划是连接一、二级计划，又指导四、五级计划，因此，在整个计划体系中起着承上启下的关键作用。[4]三级进度作为整个项目的实施计划，其编制逻辑合理显得尤其重要，必须考虑各板块之间三级计划的联系，三级进度计划必须在二级接口计划的指导下进行各板块间的衔接。核电工程进展过程中，设计和采购工作是相互影响、互为输入的关系，采购工作的开展需要设计提供相关设备采购技术文件，而后设计工作的进行又需要所采买设备提供相关设备接口资料。上述对影响设计的设备接口的清理，是进行设计、采购接口衔接、进度匹配的基础准备。在对设备接口类型有了较全面的掌握后，可通过编制综合协调的设计&采购综合协调计划来实现设计、采购统一平台的管理，加强对设计、采购工作的计划协调，具体管理流程如图3所示。
计划控制部门编制初版的设计&采购综合协调计划，完成设计、采购与外部土建安装节点的衔接，然后考虑影响设计的设备提资的关键路径，进行关键路径的倒推，考虑各板块作业合理的周期，安排相应设计作业如规格书提交时间，采购作业如设备接口资料提交时间，完成初版计划编制后与设计部、采购部协商并确定需互相配合衔接的节点，定稿此设计&采购综合协调计划，设计部、采购部依据此计划分别编制设计三级进度计划和采购三级进度计划。在此综合协调计划的平台下，由控制部编制设计&采购综合协调计划指导设计和采购板块各司其责又相互配合，并对设计和采购工作的进展情况进行跟踪、汇总，分析对建安及整个项目进度的影响，最终以设计采购协调会的形式对执行过程中出现的偏差进行集中解决。
综合协调的设计&采购综合协调计划，充分考虑了设计、采购的接口衔接，对整体的设计、采购接口作业进行全面的指导与协调，尽量避免设计、采购工作脱节，各自为政而产生诸多进度不匹配的现象从而影响施工的顺利进行。同时，设计&采购综合协调计划在外部需由控制部门进行图纸交付、设备到货的衔接工作，以保证其与建造二级中要求的土建节点和安装节点相匹配，设计、采购、土建、安装计划均是协调匹配的，才能保证整个工程的进度。
4 问题与展望
在进行全厂设备对设计的提资接口清理时，对于合包采购的大宗类设备，如管道、管件、阀门、仪表，此类采购包包含全厂各区域、各系统的材料，在进行接口清理时无法对应到相应的区域、系统来确定其出图时间，主要影响的是安装图，对于此类采购包目前仍只能根据经验数据确定其采购进度。
在过去习惯的核电工程管理模式中，通过制定前期、设计（E）、采购（P）、施工（C）、调试（S）等各板块关键控制点协调各个板块进度[5]。目前我们所做的工作，已将设计、采购板块进行计划的集成，设计、采购与建造计划的接口通过人为的匹配来完成。设计、采购、建造、调试各板块都是相互制约、互为影响的环节，从长远来看，编制一个综合设计、采购、建造、调试各板块的集成的综合性接口计划，理清各板块作业间相互影响制约的逻辑关系，保证各板块接口的衔接，可加强对项目全局的把握，强化对项目整体的动态控制，也有益于分析影响、理清源头、抓住问题根本等方面工作，可作为今后项目控制的发展方向。
【参考文献】
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[3]钟波，王耀华，左丽红，EPC合同模式下核岛设计采购进度研究[J].电力建设，2007，V28（12）：89-91.
中图分类号:F274 文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)12-059-02
摘要:我公司物资部早在1997年就试用《远方通用物资管理系统》软件,从DOS版本到现在的WINDOWS XP版本一直在不断更新升级,本人独自完成了系统的所有初始设置(包括物资代码的编制、计算方法的选用、计算公式、库存限量的设置),对系统软件不适合我公司实情部分提出了修改意见并得以修改。现已利用本公司局域网络实现了多人同时共用、资源共享,为物资采购的先进管理提供了必要的基础。
关键词:采购审计;材料价格;微机管理;规范管理
21世纪的今天,计算机的应用已经普及到各行各业。对于我们刚转型为民营的发电企业物资采购的采购过程、账目审计应用计算机管理也势在必行,这样才能更好地满足于采购工作时效性的要求,使物资采购工作有序、高效地进行,从而真正实现了“阳光采购”。
一、本公司物资采购审计应用计算机参与管理前,物资采购审计事项及管理模式
1.审计所购材料是否有采购计划,是否与订货合同一致,是否与验收入库单相符,各项签字手续是否完备;
2.审查发票上的数据计算是否准确无误,增值税、运输发票使用的税率是否符合国家税收政策;
3.审查采购价格是否异常,是否符合当前的市场行情;
4.对经审查价格过高的材料品种手工编制“高价采购与低价采购损失情况对比分析表”,以便进一步分析处理;
5.根据“分析表”提供的涨价幅度和损失金额,进行市场调查分析,作出处理。属于市场行情变化引起的合理涨价,可以办理审计签证手续;属于不合理涨价的,通知采购主管及采购人员与供货单位交涉,进行调价处理或退货处理,属于采购人员的违纪行为,移交纪检部门进行处理;
6.办理审计签证手续;
7.汇总计算一定时期内物资采购实际价总成本、计划价总成本、价差额等;
8.手工编制材料采购审计报表,做出审计报告。
二、本公司实现计算机参与物资采购审计的必要性
1.随着市场经济的逐步健全,我公司的物资供应渠道发生了重大变化,生产所需的材料由原来的短缺经济时代转变为多渠道的市场采购,其采购价格随着供求关系的变化、进货渠道的不同以及市场行情的波动而出现较大的差异。在对材料采购价格合理性进行审核时,要求审计人员必须全面掌握各种材料的市场价格信息,而就我公司生产所需的各种材料而言,配件大到成台套设备,小到螺丝帽,有近万种,单靠人的记忆力是无法准确掌握的,是手工无法解决的问题,这就要求运用现代化的共进帮助审计人员快速、全面地掌握各种材料的价格信息。
2.在材料采购审计工作中,需要审查所购材料是否有采购计划,数量、品种、规格型号是否与进货合同一致,审查来货发票、运费结算单等结算凭证中的数据计算是否正确,需要对每个数据进行复核求证,需要做好审查记录并定期对记录中的采购信息及数据进行分析,这些工作在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差甚至出现人为的估算等问题,不能满足现代审计工作时效性的要求,必须运用计算机加以解决。
3.我们企业目前已基本构建了计算机管理办公自动化雏形,先后应用了《财务管理系统》《办公自动化管理系统》《劳资管理子系统》等一系列应用软件,已形成局域网,《远方通用物资管理系统》将为实现物资采购审计提供了必要的基础。
三、物资采购审核计算机辅助系统应具备的功能
1.账务处理功能。包括计算机采购计划、合同、出入库、库存、统计分析、核算、报表管理。
物资管理系统包括物资采购计划管理、合同管理、出入库管理、库存管理、核算、统计分析、报表管理。计划的编制通过计算机录入方式将经生产技术部确认后各生产部门年度、季度、当月生产需求采购计划输入《远方通用物资管理系统购》,通过系统自动核对现有库存量和库存高限量,通过程序设定的“计划采购数量-(库存量-库存最高限量)”自动生成物资采购计划表,然后审核人员可通过一批审核或逐一审核后产生采购计划表。这样避免了在手工操作方式下,存在着工作量大、工作效率低、准确性差等问题。
来货发票和仓库收料单上的物资名称、规格型号、数量、价格、供货单位、采购人等有关信息按照一定的数据格式录入到物资管理系统中(物资名称、规格型号只需输入物资编码就可自动显示),这项工作是取得市场价格信息的重要途径之一,也是汇总采购量、计算价差率、计算加权平均实际进价的基础,也是进行信息查询、进行价格合理性判断的基础。将月度采购计划录入计划管理的数据库中,是为了日常办理物资采购审计,自动核对计划,同时也可得到采购计划平衡表,采购计划完成情况一目了然,可及时发现工作中存在的缺陷。
汇总计算是对《物资管理系统》中贮存的数据按不同的标志进行分类汇总,如某种物资一定时期内的采购数量、实际价格、加权平均进货单价、计划价、材料价差额等。通过计算分析综合价差率可以考核材料采购成本的升降情况,评价采购过程的经济效益。通过计算分类价差率和各类物资采购量在全部采购量中所占的比重,进一步分析影响综合价差率变化的重要因素,找出物资采购审计工作的重点。按采购员、供货单位为标志进行分类汇总计算,通过价格水平的比较,可以评价采购人员的工作业绩,可以为选择可靠的供货单位提供依据。从而可避免人情采购或幕后交易,真正做到我公司一直要求的“公平、公正、公开”的采购原则。
根据《物资管理系统》中的采购审计明细账,月度分类汇总分析报表,高价采购与低价采购损失情况对比分析表,物资价格目录表等资料,从中得出结论,写出准确的审计报告,给公司主管领导传递准确的信息,以便领导层做出有效的决策。
2.信息管理功能。主要包括价格信息查询、采购计划情况执行查询、月采购情况查询、月分类采购情况查询、按供货单位查询、按采购员查询、高价采购与低价采购对比情况查询等内容。其中价格信息查询是核心内容,通过查询将近期内某种材料每次进货的价格信息进行对比,为价格审计提供可靠的依据。
3.辅助决策功能。主要包括自动核对计划;自动审查购货发票上的数计算是否正确,对采购价格的合理性进行审查分析,并自动生成“高低价格损失情况对比分析表”等功能。
四、如何利用计算机实现上述功能
1.我公司应用的《物资管理系统》基本流程设计
利用计算机进行物资采购统计、审计,内容涵盖物资需求计划制订,采购计划制作,物资出入库管理,购销合同管理,物资核算,物资分析全过程。各模块之间有机结合,通过填写日常出入库单,自动完成物资的库存管理,并提供多口径进行物资统计和审计,可自动生成企业所需的物资统计报表和审计分析报表。
系统的初始设置全部采用自定义式,出入库记账方式可自由选择,提供了计划价、先进先出、后进先出、加权平均、个别分批五种计价方式,可根据实际情况选用。对照我公司的实际情况,我们选用了加权平均的计价方式。
计划、合同管理用于对物资采购和耗用进行规划和控制,以达到满足生产,保证日常库存需要,减少盲目采购,尽量减少库存资金占用和进行合理的采购物资分配的目的。
2.如何实现计算机自动审计
计算机审计的过程就是在物资出入库工作时将采购合同号或采购计划号填入“入库类单据”中的“采购合同”、“采购计划”显示框中,按照发票明细和仓库收料表将物资代码(每个物品均有唯一的物资代码)填入相应的位置,将数量和来票金额录入,最后按“结单”按钮,不符合采购计划部分将会出现提示,可选择结单或放弃,如结单在后续的审计过程中将出现不良记录。如发票来货是成批计划,则按“计划填单”或“合同填单”按钮即可,如有差错,则不良记录也同样被记录下来。实际采购量小于计划采购量,或实际采购量大于计划采购量,屏幕上也出现提示,由出入库工作人汇报审计人员,审计人员根据具体情况做出相应的措施。
购货发票数据计算正确性的审查。某种材料在通过有无采购计划和订货合的审查后,系统要自动进行数据正确性的校验。对于发票中出现任何一种差错,系统都要给出误差金额的提示,并留下不良记录。在每录入一张“出入库单”记录后,系统还应自动计算出每种材料的计划价格总额,材料价差额和材料价差率,以便对材料的验收入库情况进行审查。如果屏幕显示的计划价格总额与验收入库单上的计划价总额不符,则说明在材料的验收方面存在错误,可能是数据计算错误,也可能是任意改变了计划单价,还可能是仓库保管员确实未收到足够数量的材料,这要由审计人员进一步调查分析处理,对于验收单上填写错误的要退回更正。对于供货方未发够货物的要追索欠发的货物。对于材料价差率太高的,审计人员要注意审查其购货价格是否合乎市场行情。
价格合理性的审查。某种材料通过了以上各种审查后,系统还要对其价格的合理性自动进行审查。以上几种审查都有严格的标准和固定的计算公式,具有确定性,从而可找出价格差异的原因。
物资管理系统在对已录入计算机的购货凭证进行自动审查的过程中,如果在采购计划、订货合同、发票数据、价格方面任何一项发现了错误,都发出相应提示信息,管理人员在查明原因并的到审计人员核准后做出相应的处理。同时,物资管理系统对相应的记录做出特殊的标记。在后续的统计报表中出现相应不良数据,以便审计人员写出正确的审计报告。每一个系统操作人员的权限均是固定的,互不干涉,不能修改其他系统管理人员所录入的数据,从而保证了数据的真实、有效性。
五、应用计算机进行物资采购审计的好处
物资采购工作工作要求审计人员善于发现问题、分析问题、解决问题,而运用计算机进行材料采购审计就是要让计算机帮助审计人员快速发现问题,然后由审计人员进行分析,加以解决,从而真正更好地服务于“阳光采购”。
1.为企业物资采购审计人员及时提供物资价格信息,使对物资采购价格的审计更加全面、有据、有力,并有效地堵塞漏洞。
2.有利于严格把握采购价格关,从而降低采购成本。
成本控制是企业经济管理活动中的中心，在电建施工企业中也是如此，其物资采购成本控制是成本控制中的重要组成部分。对物资采购成本进行有效的控制，可以有效的促进企业经济效益的提高，加快企业的发展。本文就电建施工企业物资采购成本的主要影响因素进行分析，并对电建施工企业物资采购管理现状进行研究，探讨电建施工企业物资采购成本控制的优化措施，以便有效的提高企业物资采购成本控制水平，促进企业的可持续发展。
【关键词】
电建施工企业;物资采购;成本控制
1引言
在电建施工企业中开展工程项目建设工作，在这个过程中，有三分之二的投资均属于物资采购成本，从一定意义上来说，物资采购成本是电建施工企业工程项目成本中的中心部分，对工程项目目标成本的控制具有决定作用。同时也是企业获得更加丰富的经济收益的重要途径和手段。在电建施工企业中不管是采取哪种方式进行物资采购成本控制，管理人员均需要考虑物资采购成本控制和电建施工企业各个工作部门之间的联系，并根据电建施工企业的实际情况进行考虑。同时，还需要对内部的控制工作制度进行完善，有效的避免主观性以及人为性的违规操作现象发生。确保全体员工能够将物资采购成本控制作为自己的工作职责，并积极投入到这项工作当中，有效的促进企业的发展。
2电建施工企业物资采购成本的主要影响因素
电建施工企业成本控制的主要目的是降低成本，增加经济收益，有效的提高企业的管理水平，提高企业的核心竞争力。在电建施工企业中，物资采购成本控制是其成本控制的中心，对物资采购成本控制的影响因素进行分析研究，主要有以下几个方面的因素。首先，是否制定了切实可行的控制物资采购成本的管理制度和方法。如果电建施工企业没有建立有效的物资采购成本控制管理方法和制度，采购人员就无法根据相关制度约束自己，从而导致在采购物资的时候，出现不合理的现象。其次，技术和管理人员的业务素质也会对物资采购成本控制具有一定的影响。在物资采购的时候，无法根据新的采购方式进行采购，同时，由于对采购的物资不够了解，对其性能和质量等不够清楚，导致在采购的时候会选择质量较差，性能单一的物资。再次，由于备料计划数量、采购计划数量等均会影响到物资采购成本控制。在进行物资采购成本控制的时候，需要根据电建施工企业的项目建设实际情况进行分析，制定出相应的备料计划和采购计划，从而有效的确保备料计划数量和采购计划数量与实际项目工程相符，确保物资采购成本得到有效的控制。另外，采购绩效评估方式的科学性、物资采购的供货商以及采购价格均对物资采购成本的控制具有一定的影响。
3电建施工企业物资采购管理现状
在电建施工企业的物资采购成本管理中，物资采购是企业的资金支出重要关口，物资采购管理是电建施工企业物资管理中的最重要的一个环节，对这个环节进行有效的管理和控制，是电建施工企业工程成本控制的重要途径和手段。如果在物资采购这一环节出现问题，将会导致整个企业的成本增加，市场竞争力下降。目前，电建施工企业通常比较重视物资采购成本控制，通常会实行比价采购、限价采购以及定价采购等方式进行物资采购。其中比价采购主要是针对相同的物资对比质量，针对同等的质量对比价格，针对同等的价格对比服务效果，针对同等的服务效果对比信誉，主要是先对比之后再购买的政策。电建施工企业如果实行比较采购，可以有效的提高物资市场的竞争活力，使得物资的性价比不断的上升，同时，在无形之中就能够有效的扩展企业的物资来源渠道。限价采购和定价采购是比价采购中的一种扩展方式，主要指的是在特定的情况下，可以很好的发挥出积极性的作用。当电建施工企业在采购的物资品种方面比较繁杂时，同时，零星采购的次数较多，物资采购无法形成大规模的时候，可以让物资采购部门深入到物资市场中进行充分的调查，拟定并且公布企业所能够接受的物资价格上限以及具体的数额等，从而有效的实行限价采购或者定价采购的方针，有效的对物资采购成本进行控制。
4优化电建施工企业物资采购成本控制的措施
4.1 制定切实可行的管理制度和管理方法
电建施工企业内部的管理制度是管理现代化的重要产物，在企业的经济活动中的各个环节中需要制定出相关的管理制度。制度是企业内部物资采购成本控制的重要依据和条件，制定相关的管理制度的目的是规范物资采购的工作程序和标准，防范和降低物资采购中的各种风险，对物资采购的数量以及消耗量进行有效的控制，以便有效的降低物资采购的成本，从而促进企业经营效益和收益的提高。
其一，需要制定相关的物资采购供应管理制度。由于目前电建施工企业在国内外具有多个施工项目，急需要对物资采购成本进行有效的控制，需要对各个施工项目的工程物资采购成本进行控制。在制定物资采购管理制度的时候，需要明确物资采购的职责和权限以及采购的范围等。电建施工企业承包的合同范围安装装置性的材料，主要是由企业总部设立的物资采购管理部门集中管理。另外，需要明确物资采购组织机构和职责分工、工作标准和采购程序、采购档案和管理以及考核和监督等工作范围。电建施工企业中的安装装修材料或者大宗以及批量性的材料主要是由企业集中采购的，而针对小批量的或者定额内的消耗性材料主要是由各个项目部门进行采购的，这种采购的方式能够有效的提高规模收益，降低采购和物流的成本。
其二，制定材料节约以及超量的奖惩管理方式。电建施工企业在制定材料节约或者超量的奖惩管理方式的时候，需要对备料计划工作中的备料数量进行核对，使得数量低于设计施工图的计算数量，并且在实际领用的时候，需要低于核对的备料数量，以便有效的节约材料。在施工的过程中，需要引进新技术和工艺，成套的订购等，以便有效的节约材料。在措施性的材料方面，需要充分利用可替代的材料以及循环使用原材料等方式进行节约。同时，还可以使用新型的材料来代替原材料，针对节约的工作人员需要采取一定的奖励政策，然而针对一些对备料计划编制不够认真负责的，针对备料计划数量超标导致积压的人员给予一定的惩罚。
其三，需要建立物资信息化管理工作平台。现代企业物资管理的有效控制手段主要是通过物资信息化管理来实现的，可以使得企业的物资管理在透明的情况下进行运作，同时可以为各级领导以及技术管理人员提供及时有效的物资动态信息，可以在一定程度上降低物资采购成本。物资信息化管理平台主要是针对物资采购计划、仓库物资库存动态表、物资盘点表、库存积压等数据进行分析研究。
4.2 提高管理人员业务素质，加强成本控制意识的提高
电建施工企业对物资的需求量比较大，同时对技术的要求较高，其物资的种类繁多、交货期比较严格。物资采购不仅需要确保施工按照工期顺利进行，还需要严格按照控制成本进行，因此，对采购人员以及技术和管理人员的要求比较高。需要对这些人员进行专业的、系统的培训，并进行业务指导，以便有效的确保物资采购的每个环节能够得到有效的控制和管理。物资采购人员不仅需要熟练的掌握基本的物资管理知识，还需要掌握电建施工企业物资的特征以及相关法律规范，学习一些经营预算等与物资预算价格有关的知识，同时，还需要具备一定的谈判技巧。不断的优化采购渠道，充分利用各种资源，以便有效的降低物资采购的成本。
4.3 准确的编制物资备料计划和物资采购计划
物资采购计划主要有备料计划和采购计划，备料计划是采购计划的前提条件，采购计划是对备料计划进行分类和补充说明的计划。物资计划会影响到物资采购的成本，要想严格控制好物资采购成本，就需要确保编制备料计划和采购计划的准确性。在编制计划的时候，需要认真研究，严格分析图纸的概况，并结合施工的现场进行制定。另外，项目施工管理以及经营预算的人员在审核的过程中，需要严格的按照审核要求进行。
5结束语
通过对电建施工企业的物资采购成本进行有效的控制，在不影响工程建设的质量前提下，能够有效的降低电建施工企业工程建设的总体成本，可以有效的提高经济收益，同时，还可以有效的提高电建施工企业的综合竞争力。因此，对电建施工企业的物资采购成本进行控制是十分重要的，需要采取各种方式控制成本。
参考文献：
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