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采购流程及工作计划集锦9篇

时间:2023-03-14 14:50:13

采购流程及工作计划

采购流程及工作计划范文1

关键词:招标采购 B/S 管理系统 信息化

随着高等教育事业的不断发展、国家投入经费大幅增加,办学条件不断完善,高等学校在教学、科研及学科建设等领域对各种仪器设备的需求越来越大,加之高等学校对仪器设备的需求面宽、差异大、采购特点鲜明以及有越来越多的国内外设备厂商参与到高校仪器设备采购的竞争中[1],使得高校的招标采购工作任务不断加重、工作环境日趋复杂,高校对招标采购的管理工作也急需完善。传统的人工纸质化数据处理方式难以适应采购过程,给采购管理工作带来困难,严重影响了招标采购的工作效率[2]。

在信息化建设日益发达的现代社会中,信息化管理已成为管理工作的重要组成部分,它能够在极短的时间内以最低廉的费用和最准确的结果处理和传递大量复杂的信息[3],信息技术的发展为管理工作带来了极大方便。以往基于C/S架构的管理系统通常用于局域网,适用面窄,程序需要安装才可使用,并且维护成本高,每次升级,所有客户端的程序都需要改变。笔者基于B/S模式,将招标采购管理工作与信息化建设相结合,开发出一套满足用户需求的招标采购管理系统。系统解决了C/S架构带来的弊端,并且让用户可以随时随地通过管理系统查询采购工作情况,统计各类数据,实现信息共享。这样不但能够充分提高工作效率、调动工作积极性,也可方便领导通过管理系统随时查看各类采购信息数据、掌握采购工作进度。

1 高校招标采购管理工作难点及问题

近年来随着我国教育事业的高速发展,高校招标采购管理工作任务也不断加重,工作中存在的问题随之显现出来。但是高校作为非盈利单位,其招标采购工作存在的问题具有一定的特殊性。譬如:

1.1 资金来源渠道多

高校的资金来源除政府财政拨款和事业性收费外,还包括其他资金渠道,如纵向、横向科研经费,211经费,修购款,捐赠款等[4]。多渠道的经费来源,加重了经费使用情况的统计工作,若使用纸质形式进行统计,缺乏实时统计的动态工作效果,不能及时准确地掌握经费的使用情况,不利于对设备采购经费的充分利用。

1.2 招标采购工作周期长,工作计划性需要加强[5]

招标采购的过程需要先提交采购申请再执行,工作周期较长,个别用户为减少采购流程,采取先采购后提交计划的做法,这种不经批准自行采购的行为,不仅不利于对采购工作的监督,且容易导致设备的重复购置或超预算等现象,影响了学校采购工作的计划性。

1.3 招标采购档案管理繁杂

招标档案包括:招标提请文件、招标申请、招标文件、投标文件、评标纪实、中标公告、合同文本及其他相关文件。管理并妥善保存这些数目种类繁杂的文件,具有特殊性和复杂性,是一项细致的工作,需要花费大量的人力。

2 针对招标采购管理工作需求完成系统设计

传统管理模式的招标采购工作流程、数据处理方式均为纸质化处理,工作进度慢且没有条理性,不易于领导进行监督和指导。

针对招标采购工作的特点和难点,招标采购管理系统的建设目标为:

2.1 方便不同资金来源统计,掌握资金使用情况

系统根据采购资金的来源,对各环节资金使用情况,如:中标价格,节约金额等,进行分类统计。既方便了资金统计工作,用户又可准确掌握不同种类的经费使用情况,并根据实际情况制定采购计划,实现设备采购资金的充分利用。

2.2 提高计划申请速度,节约采购时间,加强采购工作的计划性

招标采购系统可设置计划管理区,按照招标采购工作要求规范审核并完成招标采购工作,可提高申请审批速度,缩短采购周期。用户可在计划管理区快速查询已提交的采购计划,查看已经申购的设备,避免出现设备的重复采购,加强采购工作的计划性。

2.3 严格按照流程设计招标采购执行功能区,实现无纸化办公,降低招标采购档案的管理难度

招标采购工作需严格按照规定流程在管理系统中逐步完成,其中包括招投标、签订合同、付款验收等。工作人员在签订合同后,可以上传招投标文件、合同、发票等需要存档的相关文件,将纸质文档转换成电子文档。招标采购管理系统可准确记录下招标采购的操作过程,每一笔业务的相关数据,文档可以有序保存,供用户业务需要使用,实现无纸化办公,方便了招标采购的档案管理工作。

3 系统体系结构及功能结构

3.1 系统体系结构及开发工具

招标采购管理系统采用B/S(浏览器/服务器)结构。服务器主要任务是承担网络监听和实现客户端链接、数据库管理、数据存取和数据传输功能。浏览器作为客户端面向用户,承担着招标采购管理系统的管理和服务。开发工具是Microsoft Visual Studio 2008。

3.2 系统工作环境及支撑软件

3.2.1 服务器端的工作环境要求及支撑软件

操作系统:Windows Server 2008高级服务器版

数据库管理系统:SQL Server 2005企业版

3.2.2 客户端的工作环境要求及支撑软件

操作系统:Windows 98或更高

开发环境与语言:基于.NET开发框架和C#程序设计语言

浏览器要求:用户可以通过IE或者兼容IE的浏览器直接访问

3.3 系统功能及结构

招标采购工作的具体流程可概括为:一般用户根据实际工作需要向学校相关管理部门提交设备购置计划表,管理部门对计划单进行审核,并依据学校制定的设备招标采购工作制度,完成设备招标采购工作。其中,可把招标采购流程细化,首先将设备分为自制设备、一般设备、免税设备3类,根据设备类型,学校制定相应的采购管理办法;参照采购管理办法,实施具体采购方案。工作流程如图1所示:

图1 采购工作流程图

根据招标采购工作流程,设计招标采购管理系统的功能结构(如图2所示)。

图2 系统功能结构图

3.3.1 浏览器客户端

系统采用B/S结构,浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互,用户查询、录入、修改等对数据进行的操作,均通过浏览器传输到服务器端。

3.3.2 一般用户

用户可通过浏览器访问招标采购管理系统,查阅招投标公示及网站公布的相关规章制度;可在浏览器申请页面上直接填写设备购置申请表,方便快捷;首页设置了用户登录模块,根据用户名和密码决定用户权限,根据实际招标采购工作流程,系统将后台管理功能区设计划分成如图2所示的不同的管理功能区。

3.3.3 管理用户

管理用户可分为超级管理员、一级管理员、二级管理员。超级管理员为系统维护人员,具有最大管理权限;一级管理员为招标采购工作执行人员,负责完成具体招标采购工作;二级管理员为提交计划的一般用户,提出具体的采购计划。超级管理员根据一级管理员所负责的招标采购工作内容,将后台系统维护区、前台管理区、计划管理区、执行管理区、报表统计区等功能模块分配给相应管理人员,实现动态分配管理权限;而对二级管理员仅提供查阅已提交购置计划单的情况,以便提高购置设备的计划性。一级管理用户在执行管理区完成采购流程,但是招标采购管理系统要根据自制设备、一般设备、免税设备等不同类型的设备采购方式制定不同的系统功能区。如图3所示。

图3

4 系统功能实现及优缺点

4.1 根据系统的功能结构,编写程序,实现其功能

系统程序结构框架如图4所示:

图4 系统程序结构

4.2 管理系统优势

招标采购管理系统主要分为前台呈现部分、后台管理部分。一般用户可通过浏览器直接访问前台,根据需求填写并提交购置申请。后台管理实行动态权限分布模式,将不同的管理权限分配给相应的采购管理负责人,每个管理人员只能浏览、操作自己职责范围内的管理模块,可独立完成其本职工作;采购工作流程中的每个环节是不可逆的,各采购环节负责人将采购信息提交保存到下一环节,只能由下一个管理负责人进行采购项目的跟进,体现了采购工作的进度及连续不可逆性。另外,为方便掌握招标采购工作的进度及完成情况,了解多渠道资金的使用情况,系统实现了信息数据实时统计功能,并在每个工作环节设置了查询功能,方便用户及时查询、了解情况。

招标采购管理系统在记录不同工作过程信息的同时还可提供数据查询及统计功能,及时查询招标采购计划、招标工作进度、采购设备状态以及查看招标采购合同信息,这样可以提高招标采购工作的计划性,增加招标采购工作的透明度,为监督工作提供方便快捷的信息资源[6]。

4.3 应重视的问题

信息化管理在招标采购工作中的应用也存在一定的问题。招标采购工作人员要接受信息化管理工作的培训,对信息化管理有一定的认识并且接受其管理模

式,愿意主动分析新的管理方法与手段,提高自身的业务素质[7]。

信息化管理对基本硬件设备有一定的要求,要保证数据的安全性[8,9],应采用备份机,及时备份数据,形成安全可靠的系统数据管理模式。

5 结束语

根据招标采购管理工作的特点,设计招标采购管理系统是一项开拓创新的工作,我们在摸索中前进。在信息化高速发展的今天,将招标采购管理工作与信息化建设相结合,得到越来越多用户的认可,促使招标采购管理工作更加成熟,同时体现了招标采购管理工作的发展与进步。

参考文献

[1] 朱鑫.探讨高校设备的采购与管理[J].实验室研究与探索,2007(4):152-155.

[2] 季立光.高等院校仪器设备采购工作的规范化管理[J].实验技术与管理,2007,24(3):151-154.

[3] 李琳玉.企业信息化管理存在的问题与解决方案[J].合作经济与科技,2010(9):31-33.

[4] 张天伟,曲红.关于加强高校设备招标采购管理的思考[J].财会通讯,2010(9):71.

[5] 刘乃英,郁鹏.仪器设备招标采购的再认识与实践[J].实验室探索与研究,2006(8):1029-1030.

[6] 杨春明.高校仪器设备采购过程管理系统开发[J].实验室研究与探索,2010,29(6):188-191.

[7] 王加元,王鸿宇.应用信息化建设技术实现高效快捷管理[J].山西建筑业,2010(10):37-38.

采购流程及工作计划范文2

关键词: 物资采购,人员配置,计划制定,管理流程

1前言

物资采购在项目实施过程具有举足轻重的位置,是项目成败的关键因素之一。因为项目的大部分资金除土建和咨询服务以外,都用于采购项目建设所需的货物,如机械设备,仪器仪表、运输工具、建筑材料、生产资料等等,项目物资和设备的采购花费往往占整个合同价的50%以上,因而物资整个供应链能否有效进行,会直接影响项目成本和项目的经济效益。

在国际工程中,物资采购与物流管理相对更为复杂。特别是承建的大部分国外工程项目又主要分布在非洲偏远的地区,项目周边往往物资匮乏,交通条件差,物资很少一部分可以就地解决,有些需要从国内或第三国订购,物资采购工作又增加了国际贸易、出口、发运、清关、计税、结关等工作,由于距离远,耗时长,物资供应和管理问题往往是制约海外工程项目的“瓶颈”问题。很多刚刚迈出国门的公司,虽然在施工方面毫不逊色,但是由于地理条件的改变,由于空间距离的改变,项目经常因为一个小小部件的损坏,使得设备停置半个月,甚至一个多月,导致整个生产程序停了下来,给项目造成了巨大的损失,这样的教训不胜枚举。所以,为了避免类似的教训重复发生,笔者结合在国内,海外工程施工中的一些实际工作中的经验和做法,谈谈在国际工程物资采购与物流管理的方法,抛砖引玉,与大家一起学习探讨。

2 目前国际工程物资管理的现状

2.1 物资管理人员素质低下

由于人员业务水平普遍较低,没有物资管理的意识,经常会出现:物资管理人员对市场情况不了解,采购时舍近求远;物资采购计划编制不及时,经常性造成紧急采购和胡乱采购的情况;物资计划编写不规范、物资的必要信息提供不完整,供应方不停澄清计划造成时间的浪费,甚至造成采购错误,积压和耽误生产;

由于负责物资采购的人员年轻没有经验,缺乏专业知识,经常出现采购错误的情况。发运人员与购买人员两层皮,配合不顺畅,延误物资到达工地的时间和物资的质量。

2.2库存管理不到位

由于对物资库存没有合理的规划和预测,物资储备过多将积压资金,影响资金周转,会造成不良资产;而储量不足又将影响生产,造成紧急采购,增加采购成本支出,更甚者造成停工待料的严重后果。这种情况在一些项目中未得到足够的重视,有着深刻的教训。

2.3物资管理流程有待系统化、规范化

由于物资管理工作是辅助工作,并且项目的大多数人员没有国外经验,对于物资管理工作只是象国内一样的,简单理解为物资采购、收、发、保管,人人能做的工作,因此无专业技能的人员去从事物资管理工作,常常造成基本的物资统计信息无法提供,管理混乱,更谈不上对材料的监督和控制工作。

3 主要对策和管理措施

3.1加强队伍建设,提高人员业务素质,亟待建立一支高素质高效率的物资管理团队

3.1.1把好人员选拔关

从事国际项目管理的人员,要充分领会到物资管理工作的的重要性,选好物资管理人员,使其具备有良好的语言(听说读写译)能力、国际贸易知识、计算机应用技能、物资管理基本知识、同时要具备相应的帐务财务基本知识、基本的定额预算知识、工程基本知识等相关知识。要切实重视物资管理人员,保持其相对稳定性,从岗位和待遇上要体现出来。

3.2.2当地择优聘用

利用比较优势,结合项目和当地人员情况,利用当地人力资源,降低人员使用成本。现在不少项目,已经开始利用当地的熟练技工或培训他们在清关、采购、仓库管理方面独当一面进行材料管理工作。将凭证、帐、表设计成中英文格式,培训他们接受我们的管理要求和程序办理,起到了良好效果。

3.2做好物资采购计划,确保项目物资管理井然有序。

3.2.1制定物资采购计划的基本原则

在物资购买的过程中,物资计划的制定,是非常重要的一步,如果物资的计划的制定不够明确,那么物资购买就无法进行下一步。并且如果物资计划如果制定的不当,不能根据项目的进展做到短,中,长期相结合,那么就有可能经常物资供应会出现断档的情况,并且会经常空运物资,造成大量的浪费。所以,如果不能制定一个好的计划,那么物资采购,不但不能做到井然有序,而且每天会毛手毛脚。

结合施工计划、物资消耗定额管理和不同材料的性能特点等因素,各相关部门配合编制好各种物资计划。编制计划的原则是‘谁用料,谁提交需求计划’即:使用部门或人员提交材料需要计划,材料管理部门结合市场和储备编制采购、供应和资金计划。不同材料计划有不同的要求和用途不同,材料计划的编制是材料管理的‘龙头’,抓好材料计划管理工作,可以避免‘头疼医头,脚疼医脚’混乱和总是紧急采购的工作。另外,因施工生产任务增减或变更设计等原因,物资需用量出现增减,以及品种规格的变更,在规定时间内还要编制物资调整计划。

货物采购计划应考虑的几方面因素:

(1)采购货物的种类,数量,具体的技术规格,性能要求。要尽量依据数目的需要选用国际通用的标准和规格。

(2)所采购的货物预计投入使用时间,要考虑货款成本、集中采购和分批采购的利弊等因素。

要根据市场结构、供货能力以及竞争性,确定采购的批量安排。

(4)采购工作的协调。协调管理多批、多项、不同性质、不同品目的采购是一项复杂的系统工程。

(5)物资计划编号的制定,这些直接涉及到物资购买情况的跟踪和完成情况。

(6)物资计划一定要清晰明确,让人一目了然。否则来回往复,无形中会耽搁很多事情,并且很容易弄错

3.3正确选择购买渠道,有效控制购买成本。

国外项目的物资采购主要有以下三种渠道:项目所在国物资采购,中国国内的物资采购,第三国的物资采购。物资采购部门应随时了解各类物资的市场动态,做好市场调查,然后根据物资计划,选择适当的购买方式。

3.3.1对于当地市场供应充裕的物资,工具等以及油料,水泥,地材,木材等大宗物资能在当地解决的就地解决,这样做的好处是可以避免占用资金,随用随买,简单易行。

3.3.2对于生活物资,专用工具,轮胎,活动房屋,以及一些国内价格较好,并且质量比较可靠的设备,如中小型推土机,挖掘机,装载机,压路机,翻斗车等等以及相应的配件都可以从中国采购。尤其目前在中国有很多新型的产品,可以大幅度降低使用项目的成本,要密切关注,在带动国内物资出口的同时可以较大程度的降低项目的成本,从而也为项目的经营做出一定的贡献。

3.3.3 对于大宗物资可以考虑就近第三国采购的方式,沥青可以选择从中东进口,钢筋可以考虑从土耳其进口,大型的设备从中东进口等等。另外可以根项目持有的外汇品种来决定购买设备从哪个国家买,比如项目所收到的外币是欧元,就可以考虑从瑞典,德国等地购买设备,等意大利等地考虑购买钢护栏以及土工布等物资。以上这些信息的获得主要来自项目所在国的一些大使馆,现在由于INTERNET的广泛应用,使得信息的或者获得更加容易。

3.3.4 通过区别采购的好处在既可以降低采购成本,又可以提高办事效率,为项目的有效进行提供保证。

3.4跨国的物资设备采购流程

跨国物资采购根据购买方所在国分为,从国内或从第三国进口物资设备两种情况。此类采购,相对在项目所在国采购方式来说流程比较复杂,一般包含三部分工作:项目根据物资计划寻找商家并签订合同,国内物资供应部门执行购买出口,项目所在国家办事处进行进口清关结算。

3.4.1项目物资采购流程

项目对于每次物资采购建立购买档案,档案登记内容如下:

(1)经过项目总经或项目机械总监审批过,并经过项目经理批示的计划。

(2)列明购买方式,询价内容,并设定计划编号。

(3)多次反复报价。

(4)确认购买传真文件,商务合同。

(5)内附,物资动态表,跟踪物资的进展情况。

(6)内附,付款情况档案,记录付款情况。

(7)物资的物流位置。

3.4.2国内总部对应部门处理流程

当计划交到国内后,国内采购部门按照程序进行采购,基本工作程序如下:

国内对应部门应配合每次物资采购建立购买档案,档案登记内容如下:

(1) 项目计划编号,以及对应的工贸部的管理编号,该管理编号为唯一编号。

(2)项目反馈意见。

(3)商务谈判过程及纪要,签订合同文本等。

(4)发运货物清单。提单,装箱单,发票,原产地证明,保单,合格证等所有的原件及复印件。

(5)建立物资运输档案,每周更新。

3.4.3办事处处理流程

办事处清关采购人员收到国内的发运单据,提单,装箱单,发票,提单,保险单以及原产地证明后,开始清关,运输,把物资送往项目,以及办理完税手续等一系列工作。同时,办事处应针对本次采购建立相应的档案。基本结关处理流程(直接完税)如下:

上图看出,国内采购,以及第三国采购的涉及的环节多,流程复杂,如何做好整个采购过程中各个节点的控制,是控制物资成本的关键。所以重视物资进出口和运输工作,组织协调部门衔接,做到权责清楚、做好各环节的动态跟踪工作。对于国内出口通常采用工程出口跟踪和配合工作,细化采购出口部门和清关部门的工作衔接程序,跟踪物资包装、集港、发运、到港、清关、运达工地和物资验收反馈工作。注重进出口单征规范化对加快出口和清关工作有重要意义,做到‘五个一致’即:物资计划和货物订单一致,货物订单和送货一致,送货和箱单一致,箱单和发运单一致,发运单和报关单一致,报关单和现场到货一致;重视以工程承包形式出口单证管理,包括:承包工程的合同、承包商海关编码、出口外汇核销单、装箱单、出口形式发票、保单、出口关单,有些物资还要出示商检单或出口许可证等。根据流程标的工作内容和范围,划分不同部门之间的责任,根据工作内容将具体责任落实到每个人,从而保证整个物流过程的顺利进行。

其他需要注意事项

(1)在签订国际贸易合同时,要熟知国际贸易术语的含义,特别是不同价格条件下(如:FOB、CIF、C&F)供需双方其权责界定,切实履行好义务,正当行使合同权力。一般情况下,我们在国内购买的物资都是采购FOB的方式,因为这样利于我们控制发货的速度以满足项目的生产需要;对已在其他国家购买的物资,一般会采购CNF的结算方式,保险由我们自己在项目所在国来做,这样可以在货物出现风险的时候易于索赔;对于易于破损的物资,如沥青,我们一方面可以采用集装箱运输的方式,保证沥青的完好率,另外一方面,我们可以采购CNF FREE OUT的方式,就是直接把货从船卸到车上,这样做的好处在于可以减少物资的港口费用,也可以减少装卸环节,保证物资的完好率。所以在签订国际贸易合同的时候要根据实际情况来签订,尽可能的做到完美。

(2)在开具信用证的时候,也要特别小心,所有的供应商都想要保兑信用证,这对我们来说具有很大的风险,因此要尽最大可能不能开出这样的信用证,并且为了防止国际贸易中的骗单,一定要坚持第三方的商检,这可能会发生一定的费用,但是对于保证货物的安全性还是非常必要的。

(3)办事处在办理进口手续时要及时获取监理和业主的进口许可文件,一般分为临时性进口和永久性进口物资两大类。永久性进口的物资主要是在工程中消耗掉或产权属于业主的物资。临时性进口物资主要是产权属于承包商的物资。清关工作按照所在国的法律规定一般要通过有资格有经验的清关按程序请海关验关放行,所选择清关的经验、实力、能力不仅影响到进口物资的提货速度,而且正确计税对降低采购成本也有重大作用。

3.5海外物资进口的合理避税

在讲如何操作合理避税前,我们先明确什么是合理避税。我们要了解,合理避税,不同于偷税漏税,偷税漏税是违法犯罪行为,而合理避税是在仔细研究当地的法律规定的情况下,合法的避税以达到降低材料成本的目的。目前笔者所在国家埃塞俄比亚(简称埃塞)的国家公路工程所涉及的税收主要有:关税、消费税、增值税、所得税、企业预扣税收、进口货物附加税、印花税等相关税费,其税费具有征税范围较广,税率较高的特点。正常情况下在埃塞从事任何商业活动必须按15%的比率缴纳增值税;企业所得税税率为35%,对于永久进口生活物资等货物则提前征收3%的企业所得税;企业预扣税,另外税法规定,在当地采购货物,接受劳务等需按货物或劳务的价值预扣2%。由于,世界各国的经济政策各不相同,对所在国家经济相关法律了解熟掌握的悉程度,特别是象我们这种有大量进出口贸易往来的企业,将直接影响我们企业的经营收益。因此,当一个企业进入一个新的国家的时候,应当首先从该国的税法学起,这是保证企业合理合法生存的根本之一,当然这是需要研究的另外一个课题。

4 结束语

国际工程项目管理是一项复杂的系统工程,而国际工程物资管理作为其重要的组成部分,具有决定整个工程顺畅运行,控制工程成本,确保工程质量的举足轻重的作用。由于物资管理工作的好坏直接影响到企业的生产经营活动和经济效益,我们作为国际工程的实施者需要高度重视。

参考文献

[1]孙重光 贺晓红.公路施工企业物资管理[M].北京:人民交通出版社,1995

(2)何伯森主编. 国际工程承包, 中国建筑工业出版社, 2000

采购流程及工作计划范文3

关键词:货物采购 审计 监督 评价

当前的市场经济环境下,货物采购一直是一个热点问题,因此,物资采购内部审计监督工作备受关注,引起了各级领导的高度重视。2013年底,广东省监察厅、广东省预防腐败局、广东省教育厅联合制定了《加强我省高校货物采购廉政风险防控工作的办法》(粤教监[2013]12号),明确要求高校货物采购要加强审计监督。本文对开展货物采购审计,更好发挥审计监督作用进行初步探析。

一、高校货物采购审计内容

根据《加强我省高校货物采购廉政风险防控工作的办法》,货物是指计算机设备及软件、办公设备、电器设备、办公消耗用品、通用交通工具、多媒体系统、图书档案设备、印刷设备、发电设备、灯光音响设备、电梯、通用家具、图书资料、制服及相关用品、专用家具、专用货物、专用设备、专用交通工具及实验耗材等。因此,所谓货物采购审计,就是指单位内部审计机构依据有关法律、法规对本部门、本单位及所属部门、单位的货物采购制度和流程的合法性、适宜性、时效性和执行效果进行监督和评价,为高校货物采购决策、管理提出审计建议。高校的货物采购审计监督主要有以下几方面内容。

(一)审查货物采购计划。高校要依法制定货物采购规范性制度和流程的制定程序,加强对货物采购制度和流程的管理,保证文件、记录的规范有效和妥善归档。审计应该关注:(1)货物采购计划的编制应该注重货物的长期综合效益,考虑货物的市场成熟度、使用的效果、售后服务、维护成本和更换成本等因素,不盲目追求最低价格或者高端价格货物,所需经费符合高校预算要求。(2)货物采购计划在实施前应进行货物购置论证,论证的重点是货物配置、技术指标及商务要求,包括货物数量、配置、技术指标、可靠程度、可强制性、安全性和节能性以及对商务要求的合法性进行评价等。(3)高校要严格按照货物采购相关法律法规确定采购方式,保证货物采购的顺利进行。

(二)货物采购合同的审计。合同的审计是对货物采购合同的起草、签订、执行过程和结果的合法性、合理性、效益性进行的审查和评价,是高校内部审计的重要环节。合同审计的范围包括:(1)订立的合同是否符合国家的有关法律法规;(2)订立合同条款是否具体完备、准确,如:标的、数量、质量、价格、履行的期限、地点、方式是否明确,内容是否合法;(3)买卖双方的违约责任是否清楚、明确;(4)供需双方意见表达是否准确,有无内容理解上的偏差,合同中有无含糊不清、模棱两可的措词。

(三)合同执行效果的检查。(1)以主要合同为主,到执行合同的相关部门,检查合同的执行情况以及存在的问题,对于没有执行或没有完全执行的合同,要查明原因并督促相关职能部门提出解决办法。(2)检查合同的变更或解除是否符合规范,是否符合规定的条件,各种手续是否齐全。( 3)货物采购合同执行过程中如果发生纠纷,要及时介入,积极帮助核对事实,根据规定进行分析研究,提出意见建议和措施,维护货物采购合同的严肃性。

(四)货物采购的验收审计。高校审计部门对货物采购验收要进行检查,货物验收要按照文件审核、现场验收两个阶段进行。文件审核通过后,再进行现场验收。现场验收的重点依据货物采购合同或者文件,对货物的数量、规格、型号进行查验,并通过运行货物检测各项技术指标。

二、高校开展货物采购审计的必要性

《内部审计实务指南第2号――物资采购审计》规定:物资采购审计的目的是改善货物采购质量,降低采购费用,维护组织的合法权益,促进组织价值的增加及目标的实现。结合高校货物采购的特点,开展高校货物采购审计有一定的必要性。

(一)高校自身发展的需要。随着高校近几年的迅猛发展,校区不断建设,规模不断扩大,许多高校添置了各种货物(各种设备),固定资产开支明显上升。学校事业经费支出中除人头费开支外,各种设备材料的支出占整个预算支出的大部分,为确保这些资金得到合理使用并收到预期效果和效益,对高校发展起较大的促进作用,必须加强对高校货物采购的审计。

(二)学校廉政风险防控工作的要求。加强货物采购审计,可以遏制采购活动中滥用权力、谋取私利、贪污受贿等现象,在计划、招投标、合同订立、验收等各环节加强有效监督,加强高校廉政风险防控,保护高校党员干部队伍。

(三)内部审计工作的需要。近年来,各高校已将物资采购审计纳入常规审计,从采购工作全过程出发,全面实施审计监督,提出合理化建议,已成为内审部门的基本职责。因此,审计部门必须对货物采购的事前、事中、事后实行全面监督,督促采购部门规范运用公开招标制度,以政府采购网上招标、校内招标、网上竞争性谈判相结合的方式规范采购行为,降低采购成本。

三、高校货物采购审计项目选择与管理

目前,高校所采购的货物数量大、种类也比较复杂,如何合理开展货物采购项目审计工作,一方面,要依据中国内部审计协会的《内部审计实务指南第2号―――物资采购审计》,另一方面,要结合高校内部审计工作实际,合理选择和安排。

(一)选择审计项目要注重科学性。高校内部审计部门在安排审计计划时要考虑货物采购的具体情况,其中重点考虑以下因素,选择合适的审计项目列入审计计划。

1.重要性原则。高校审计部门面对各种规格、型号和价格的货物采购项目,可以依据重要性原则筛选合适的审计项目。

2.重大变更原则。高校审计部门根据货物采购外部环境和内部条件的变化,审查货物采购方案的时效性、适用性和合法性,针对其出现的重大变更将其列入审计计划。

3.风险控制原则。高校审计部门需要综合考虑政治、经济、社会等各种风险因素,如采购数量、规模、物价变化、账户余额、技术参数变动、管理人员素质和能力等风险,优先考虑风险较大的项目。

(二)安排审计项目要注重合理性。高校审计部门一般人员少,任务重,为了充分发挥审计职能,提高货物采购效益,需要对众多的审计项目进行合理的安排。

1.经常性货物采购。在高校中,一般常规采购货物项目主要为:通用家具、办公消耗用品、图书资料等。对于这些常规项目,可以根据其重要性、变更情况、风险因素等选择一定的周期进行审计。对于风险较高、变更较大、比较重要的项目可选择较短的审计周期,三个月到半年。而随着风险情况、变更情况和项目重要性的降低,审计周期则逐渐延长。

2.临时性的货物采购。主要是通用交通工具、多媒体系统、图书档案设备、印刷设备、发电设备、灯光音响设备、电梯、专用仪器或其他专用设备等。由于这些仪器设备及货物具有一定的专用性,因此,针对此类的货物采购项目,要按重要性原则有选择性地选择审计项目。

(三)其他管理部门的自我评估与审计相结合。在高校内部审计资源有限的情况下,要加强对高校货物采购的监管力度,需要进一步调动高校其他相关部门的力量,推动货物采购的监督范围和审计力度,将管理部门的自我评估与审计相结合,完善内部监督机制,提高各相关部门的货物采购的风险防范意识。

1.坚持“领导参与,全民动员”。加强货物采购风险管理教育。高校货物采购相关环节(如采购、招投标等)的管理部门要充分认识到货物采购的严肃性,认识到各环节风险管理的意义,能够主动有意识的自我检查。各单位领导要抓好货物采购的自我评估,动员本单位各级员工参与,共同完成好这项工作。高校内审人员可以采取各种办法,如:开设培训班,发放宣传资料等,使有关部门领导意识到货物采购管理的重要性和进行自我评估工作的意义,从而支持货物采购自我评估工作。

2.建立健全货物采购各项体系制度。为了完善货物采购整个流程,需要建立健全货物采购流程中各个环节的规章制度、货物采购流程各管理人员的自我约束机制和相互约束体系、货物采购流程的预警响应处理制度。有关人员通过自查,可以了解到各流程的风险情况,形成一套系统的、规范的体系对自查情况做出反馈,及时完善流程中的欠缺之处,及时做出反应,并对舞弊进行处理。有关部门根据规定对货物采购的流程进行自查后,应保证有必备的配套措施和制度来规范下一步的整改和监督。

3.建立规范的货物采购审计自我评估检查体系。有关部门需建立规范的货物采购审计自我评估检查体系,对于参与自我评估检查的领导部门、实施部门以及各部门制订的实施办法、处理措施等加以规范,使其成熟化、标准化、规范化,使货物采购的自我评估工作成为一项经常性、长期性的工作。审计部门应同各有关部门拟定有关风险的识别标准,指标的选取和意义,计算方法和取值区间,规范化评判方法和标准等,使实际操作更加方便,工作更简洁,结果更公允客观,更容易被人接受。如果将货物采购的自我评估和审计有机地结合起来,货物采购审计就能做到立体化和日常化,从而提高审计监督的覆盖面。

此外,开展货物采购审计时,可以充分利用其他项目的审计结果,达到审计资源利用的最大化,突出审计重点开展工作。例如,利用内部控制制度评审,以及有关部门或单位领导经济责任审计等有关审计结果,核实审计建议的落实和整改情况。

四、高校货物采购审计实施重点

高校货物采购审计是对采购全过程进行的审计,包含了对货物采购的计划、论证、预算、招投标、验收等一系列环节内部控制制度建立及执行情况的评估和审计。不同阶段不同环节的审计重点也不同。

(一)货物采购前期准备工作审计。重点审计采购计划的编制是否科学;是否符合规定的程序;计划目标与实现目标是否一致;采购计划与使用计划是否符合教学计划要求;有无超计划、无计划采购的现象等。对重大采购项目审计机构应直接参与市场调查。

(二)采购招标过程审计。重点审查招标人是否按规定编制招标文件,招标公告或招标邀请书;招标文件中所列的有关评标要求及评标标准的合理性、规范性;对招标小组成员要实行负责制,保证开标程序的规范性;评标要坚持公平、公正的原则;重点审查定标程序、方法的合规性。

(三)货物采购合同签约、履行、验收阶段的审计。审计时,着重审查采购合同的合规性,即是否符合《合同法》的有关规定。对采购合同的审计,应注重合同的周密性。是否按合同规定的数量、质量和价格的要求进行采购和验收,审查是否达到招标时的技术要求。对应验收对象的数量、规格、型号等的符合性进行检查。审计人员从计划到验收、决算要进行全过程监督。

(四)货物采购管理、效益的审计考核。重点审查所采购货物的使用效益如何,是否达到预期目标;审查相关部门是否建立和完善资产管理制度,规范管理行为。要建立采购管理各个环节的考核制度,明确规定工作的数量和质量标准,审查是否把规定的采购任务和相关工作量化成指标,落实到相关部门和个人进行考核,提高工作效果,减少盲目、失职等行为。

参考文献:

1.广东省教育厅.广东教育审计规范[M].广州:广东高等教育出版社,2007.

采购流程及工作计划范文4

大庆石化物资供应中心实施SAP电子平台管理,将财务、生产、采购和其他业务信息资源共享,功能集成、规范运作。对采购流程优化,实施细化管理,实现高效采购,为大庆石化公司生产建设提供强有力的保障。

二、问题的提出

尽管物资采购已采用ERP管理系统,虽然能为管理者提供较多信息,,但诸多原因造成日常生产、装置大修、项目建设、矿区建设的物资常出现上报计划的规格、材质、标准不清晰;供货商资信能力不强;材质复检不认真;加工工艺不合理;不同材质混放;未按照说明书要求安装等问题,影响装置生产,甚至危害员工生命,给企业带来不可估量的经济损失,如何避免该事故的发生,是摆在物资采购管理人员面前的一个课题。在SAP工作流管理工具中,改变人们在采购作业上陈旧的观念和做法,改革管理机制采用精细化管理方法,进行物资采购时取得了明显效果,杜绝了材料采购计划的误报,劣质产品的进入,避免了因运输、保管过程中的损坏,确保了装置的检修和生产。

三、管理现代化成果的理论依据及创新点

物资采购中强化制度管理,发挥SAP管理平台的优势,应用SWOT分析矩阵、麦肯锡矩阵等理论,引入物资采购风险管理意识工作,在物资采购工作中做到以目标为准则,工作有计划;以落实为准则,行动有方案;以实效为准则,步步有确认;以提高为准则,事后有总结,使物资采购工作高效、高质保障供应的同时全过程受控。

四、主要做法和内容

为适应采购管理的需要,经过对工作的探讨与实践,通过采购过程分析,从采购物资的计划、质量、供应商、性价比、服务等方面细化管理,使工作系统化、程序化、科学化。

1.梳理物资采购规章制度,细化工作管理环节

企业管理实质是对人力资源的合理运用,如果在采购工作中没有配套的制度去约束,仅依靠人的自律性,难免会产生失控,出现偏差。依据《供应商管理办法》、《招投标管理办法》、《物资管理实施细则》和《行业管理考核办法》等完善的制度体系,将其要求细化到计划管理、采购管理、招投标管理、合同管理、质量验收、库房管理、安全管理等工作的每个流程中,使物资采购管理步入正规化、专业化轨道,落实在SAP流程管理工具中,使工作规范、行为约束且便于追溯和科学决策。

2.细化供应商评价工作,打造优秀供应链

从SAP系统供应商数据库中梳理出优秀供应商,细化供应商管理工作,从供应商的制造能力,资信情况,质量管理体系,主要生产业绩等方面进行评价,对供应物资的质量、价格及服务情况等进行动态监督、管理,淘汰不合格的供应商,通过内部从源头上把住采购物资质量关,并保证物资供应经济合理,打造一套优秀的、有竞争力的、战略联盟的供应链系统。

3.细化物资供应质量管理,筑起质量屏障

为石化装置安全生产提供物资质量安全保障,从制造、出厂检验、入库检验等方面入手,筑起质量屏障。质量信息反馈系统,保证供方评价工作真实、有效。

4.严把物资计划入口关、统筹关,为采购物资提供保障

计划是物资采购的源头,把好计划入口关、统筹关就为采购的顺利进行,提供有力保证。

4.1严把计划入口关,制定计划上报规范,避免因上报计划规格、材质、标准不清晰引起的问题,上报计划时应按国家相关规范统一标准执行。

4.2物资编码是物资采购网信息管理工作的重点,物资编码是计划录入、查询、询价基础。填写5497物资标准的申请模板,规范物资上报标准。

4.3利用SAP系统编制计划平衡表,使需求物资与来货物资,到货物资与出库物资进行比照,可以平衡库存,方便施工单位领料,减少采购成本。

4.4根据提报的计划,与使用单位研究,提出一系列保证措施,把好产品质量第一关做准备。

4.5对采购物资按金额和数量进行麦肯锡矩阵分析,根据重要程度,安排工作优先顺序,严把物资采购统筹关,以ERP系统中的需求计划分析中的相关数据为经线,对采购计划平衡、计划接收、合同发票收发为控制点,以质量检查、业务往来记录、现场使用效果为纬线,编织圆满完成采购工作的锦绣蓝图。将繁杂的工作梳理清晰,对物资制作、入库、验收、出库、使用情况全方位跟踪,监控。

5.提升物资供应服务,塑造文明窗口

物资采购针对石化公司日常生产、装置大修、项目建设、矿区建设等方面,面向生产厂、生活区提供业务协调及服务,加强与使用单位、项目部门、设计单位、库房、质检、招标办等相关部门的沟通联系,塑造文明服务窗口。

6.细化价格管理,保证物资供应经济合理

价格管理现代采购管理的核心业务,把好厂家圈定、询价方案、合同签订关。根据各单位上报的计划,选择产品性能好,价格合理的,经领导审批后入选,充分做好招标前的准备工作,了解市场行情、同行业的价格、所购物资的概算、历史价格,通过加成成本,需求导向、竞争导向等方面入手,运用 SWOT矩阵原理,对供需双方进行价格分析,风险分析,优势分析,为谈判做好的准备,发挥招标办、专家、审计、纪检的评判监督作用,一同研究谈判策略,综合考虑,采购质优物美的产品, 把价格监督精细化管理推向新境界。

7.细化仓储管理,保障物资顺畅供应

为防止物资在保管中防潮、防火、防盗工作,发放中防止物资错发、漏发从通过人、机、料、法、环五方面入手,全面提高库存管理水平。

8.深入现场,践行物资质量全过程管理

加强与项目部门、公司机动设备处、二级分厂等相关部门充分沟通,强调运输、搬运安装、使用维护过程中的注意事项,进行质量检查确认,践行物资质量全过程管理。

9.深挖SAP管理功能,拓展办公时空

发挥物资供应工作SAP系统管理平台的作用,物资供应流程各环节的工作均依托本体系有序进行,发挥网络管理系统功能,提高查询、统计、平衡、预警、分析等优势功能,为高效、快捷、客观,便捷工作构建平台。

10.流向拓宽流程认知广度,深化风险意识,规避采购风险

资金流、信息流、物资流、业务流、数字流、商务流、风险流,通过业务流程,推进采购信息在供应商网络内的流动,将采购物资转变为数字形式物资代码流通,在网上实现计划、询价、合同、入库、出库、付款体现在经济领域为物流、资金流的实现,通过与使用单位、质量部门等相关部门的交流,实现供应商管理的量化考核,优胜劣汰的动态管理。每种流动的每个环节都有风险,树立风险意识,进行风险识别,采取预防措施,建立评价机制,准备应急方案,落实到采购的各个环节,实现风险由多到少,由有到无,由大到小的转变。

采购流程及工作计划范文5

关键词:制造 采购供应链 人力资源管理

一、制造企业采购供应链管理现状及存在的问题

制造型企业的采购供应链管理是一项非常复杂的活动,从生产计划到物料清单确定、采购计划申请及制定并发出采购订单、物流入库及收货、使用反馈等整个过程。一般制造型企业将采购部门作为独立的职能部门来完成相关任务,而采购供应链管理是非常需要其他部门的介入与配合的,即从源头上的技术设计、工艺定额、生产计划、后期反馈等,还有财务部门等协调部门的统筹管理。只有这样才能保证采购供应链的顺利高效。

1.采购设计周期比较长

制造型企业需求物料一般采购周期长,即采购提前周期较长。由于物料采购涉及技术设计、工艺定额、生产计划、物流周期等各个方面,经过流程复杂,涉及人员较多,任何一个阶段或流程的延误,都将影响整个采购供应链的顺畅。特别是,即使是固有流程中也还存在一些企业本身流程的弊端或者企业难以控制的供应商等,这些因素都将导致整个采购供应链出现阻碍。

2.采购流程设计成本比较高

目前,制造型企业采购流程主要采用职能式的管理模式,采购供应链人员一般属于管理人员,对于技术设计、工艺定额、生产流程等无知识储备或储备不足,与其他部门人员一般保持相对独立,在物料采购过程中,对于物料性能等关键性指标,需与技术工艺及生产人员反复讨论,如果在采购过程中出现问题,需向技术、工艺等部门反馈,技术及工艺部门在修改之后得重新按原流程。正是由于这样反复的交流及反馈,导致了采购流程在设计上的高成本,但是这样的过程又是必不可少的。

3.供求关系不对称

在传统的制造型企业中,采购部门作为独立的职能部门,与其他部门相互关联不够紧密,且由于采购部门处于末端业务流程部门,因此,采购部门在供应商选择时,出于部门绩效、成本等方面考虑,主要考虑产品价格因素,而不是站在整个公司角度综合考虑。尤其是在面对强势供应商及瓶颈供应商时,一般只会考虑单个物料或者单个项目需求的情况。

4.库存管理上的矛盾

由于物料采购周期较长,传统的制造型企业一般采取保证一定的库存量。一方面,为了尽可能减少供应商原因对生产计划的影响,同时为迅速扩大生产规模等储备物料等;另一方面,为了保证企业生产的持续性及稳定性,需要储备一定量的物料。制造型企业常采取年度生产计划,但是根据业主适时需求,技术设计、生产计划、工艺定额等变更及调增,这些将直接导致库存数据偏高、物料的积压,这将直接影响企业流动资金的周转。

二、现代采购供应链对人力资源的需求及人力资源管理面临的挑战

随着经济全球化及智能制造的迅速发展,传统的采购流程已经不再适应日益复杂的采购环境。采购供应链管理流程优化势在必行,制造型企业必须迎合国际化竞争趋势,提高企业自身运行效率、最大限度地减少采购供应链成本。要提升企业整体竞争力,培养专业采购供应链管理人员是一个核心问题。

目前,很多制造型企业一般都不太重视人力资源管理,更没有专业的人力资源管理团队。因为在传统的制造型企业中,基层生产员工占比较大,对他们的要求更多是掌握好一门能力技术,一般不需要更高的综合素质。但是,采购供应链人员则属于专业管理人员,需要较专业的业务知识及专业管理能力。而制造企业的培训一般侧重于生产环节,而忽略对管理人员的培训,尤其欠缺是针对采购供应链等专业模块的培训。

三、先进采购供应链人力资源管理对策初探

1.完善绩效激励机制

基于经济全球化及制造智能化,现代制造型企业应结合企业发展战略,搭建符合企业发展特性的绩效管理机制。绩效管理的过程可分为:目标设计、过程监督、考核实施及改善。

目标设计过程中,人力资源管理部门需切实调研各个部门工作职能职责,摸清采购供应链管理部门特性,根据采购供应链管理工作现状及采购供应链管理人员工作核心流程,区分采购计划、采购成本、供应商管理等模块工作责任。绩效管理目标应是具体的、可量化的、切合实际的、完成期限明确、可执行的。

过程监控包括制定绩效计划、绩效计划实施及完成情况监控。采购供应链管理人员根据其工作职责制定绩效计划,绩效计划评价人需跟踪其计划实施过程,并给以适当的辅导,以达到绩效目标。绩效目标完成设定期限到达时,绩效计划评价人需对该项计划完成情况进行评价。

绩效考核及改善,即是绩效计划完成后,绩效评价人对该绩效目标达成情况进行客观评价。若该绩效目标已达成,则应给以相应的奖励, 主要手段表现工资分配多元化,可加大向人才倾斜的力度,打破传统的平均主义,积极推行与岗位、技术、贡献、效益挂钩的工资制度。若未达成,则按标准考核,并制定改善目标及期限。

2.完善员工职业生涯发展通道

制造型企业高层管理者应当充分认识到人力资源在企业发展中的核心作用。要树立“重人才、重文化、重责任”观念,要将人力资源管理提升到战略高度,同时将“以人为本”的人力资本理念贯彻到企业内部的具体管理手段中。

重视员工的个体成长及职业生涯设计。职业生涯设计是把企业的发展和员工个人的发展、个人理想和企业长远目标紧密结合起来的一种行之有效的激励方法。只有同时满足企业和个人双重发展的激励机制,才是真正有生命力的激励机制。因此,制造型企业采购供应链人力资源管理应在保证采购计划执行的同时,应注重采购供应链管理人员的职业生涯发展规划,应通过培训、再教育等形式,为员工提供新的知识、信息、技能,增长员工的才干和敬业创新精神,从而保证其具备终身就业的能力,同时不断将自身才智贡献给企业发展。

3.构筑企业价值文化,强化文化认同

企业文化是支撑企业发展的最本质东西,企业的成功与否,与企业是否具有雄厚的企业文化有密切关系。只有企业文化雄厚,优秀人才才会齐聚企业,并为企业发展贡献才智。

制造型企业一般员工众多,营造企业文化,努力形成以企业文化为核心的“社会场”,能使员工产生归属感和整体感,从“为了生存而工作”变成“为了工作而生存”。如“企业的发展是为了员工的福祉”、“员工利益至上”等企业文化,试问,在这样的企业氛围中,员工怎不会努力工作?工作业绩及工作成果不只属于企业,也归属于员工个人呀!

参考文献

[1]李臻.国有企业人力资源开发与管理中的问题与对策[J].商业研究,2005(20)

[2]陈春华.国有企业人力资源策略的选择[J].中国人力资源开发,2000(5)

[3]丁泽峰.制造业采购流程再造的理论思考[J].江南大学学报(人文社会科学版),2003(6)

[4]宋华,胡左浩.现代物流与供应链管理[M].北京:经济管理出版社,2000[5]肯尼斯・莱桑顿,布莱恩・法林顿.采购与供应链管理(第8版)[M].电子工业出版社,2014

采购流程及工作计划范文6

关键词:电力基建工程;采购成本;采购策略;采购流程

一、引言

在电力基建工程项目建设中,物资是工程构成的重要部分,资金所占比例达到工程总造价的50%~60%,它是决定工程项目最终盈亏的重要因素之一,由此可见,物资管理在工程建设项目中至关重要的作用。在满足基建工程项目对物资质量和性能要求的前提下,降低采购成本按量、及时、齐备、经济地将工程建设所需物资供应给需用单位,是基建工程中物资管理的重要环节。物资采购成本主要分为三部分:物资的购买成本、采购管理成本和存储成本。要想从根本上降低成本,就要从购买成本、管理成本、存储成本同时下手。随时掌握物资市场信息,制定科学有效的采购策略,是降低购买成本的基础;对内严格审核采购计划,对外与供应商加强沟通,确保采购的质量,同时根据工程进度要求控制现场库存,降低物资的管理成本和存储成本。

二、计划是源头和基础

物资需求计划的准确性是物资采购程序的源头和基础。制定需求计划要统筹兼顾,做到科学、及时、准确、全面,要有预见性的安排和部署。因此要求参与项目建设的负责人要掌握工程进度,能够按照工程进度上报物资需求计划,同时能够依据工程合同对计划的内容进行核对,对有特殊要求的物资进行界定和说明,提供详细准确的技术规范,并对所提出的需求计划负责,杜绝了计划的随意性,保证采购的质量。

三、采购策略是先决条件

电力基建工程的物资管理与电力生产期物资管理相比,具有一次专用性强、时间要求快、库存时间短、管理要求高等特点。在激烈的市场竞争条件下,具有预见性、灵活性、机动性的采购策略是影响采购成本的重要因素,对采购的物资要从购买成本、采购管理成本、技术性能都要进行分析和研究,了解工程建设所需各类材料的市场价格、资源供量、质量状况及运输条件等市场信心,制定科学合理的采购策略。

1.集中采购模式

集中采购模式是将分散的采购行为集中起来,打破地区局限和供应商数量的有限性,充分发挥集团采购优势,增加与供应商的议价空间,避免了因各自采购造成丧失节省采购成本的机会,可以在交货时间、付款方式、质量保证、售后服务等方面都得到了更加优惠的条件,有力保障了工程项目的履约进度和质量。同时集中采购可以使采购信息高度集成和广泛共享,能够充分发挥整个集团层面上的调控作用增,加采购公开透明,有效防范采购风险。

2.分级采购模式

集中采购模式优势很大,但不是所有采购都适合集中采购,要根据实际情况的不同,采取分级采购的管理模式也是必不可少的,针对采购量小、单位价值低、市场价格透明、供应渠道多的零星物资采购,应选择采用流程短、评审快、成交快的网上询比价方式完成,充分运用信息化手段,构建信息共享平台和网上交易平台,快速完成采购工作,有效缩短采购时间,保障工程进度的要求。

四、采购制度和标准流程是必要条件

“没有规矩,不成方圆”在物资采购过程中,建立健全标准的工作流程和规范严谨的规章制度同样是降低物资采购成本不可缺少的必要条件,制度本身就是一种规范和约束,是管理思想、管理方法的集中体现,是企业良性运转的最有效工具,严谨的规章制度可以规范采购人员的日常行为,可以规范采购管理程序,杜绝违规违法行为的发生;标准的工作流程可以大大提高工作效率,避免工作的主观随意性减少工作失误。标准的采购流程可将物资采购的各个环节置于公开透明的环境,从源头上预防和治理腐败,实现采购信息公开、采购过程公开、采购结果公开的阳光采购。

五、物资管理人员的综合素质是一个不可忽视的条件

随着采购活动的增多和采购范围的扩大,具有一定专业知识、业务能力、丰富经验、较强的市场信息采集与处理能力以及良好的职业道德是一个物资管理人员所必须具备的综合素质。因此,对物资管理人员应该定期进行专业知识和市场经济知识的培训以及职业道德的教育,逐步使每一个物资管理人员都能够根据采购价格和供应数量的变化,而随时改变采购策略,寻找到稳定货源,能够逐步摸索到市场价格规律,掌握市场行情,以此作为物资采购的标准和依据。

六、与供应商建立战略合作关系

随着经济的发展市场竞争不再是企业与企业之间的竞争,企业之间通过合作寻求共赢已经是一种必然的选择,与供应商建立战略合作关系也是降低采购成本的策略之一。与供应商形成战略合作关系后,在合作、互信、共赢的基础上建立的良好和谐的供应关系,在产品设计、价格、供货、售后服务等多方面能够享受更优质的服务和更优惠价格,从而在物资采购过程中控制好采购成本,达到降低采购成本的目的。同时可对供货时间进行精确控制,在满足工程进度要求的前提下,降低库存管理的成本。

七、物资的存储管理

物资的存储成本也是构成采购成本的一个重要部分,因此要有严格的现场物资管理办法,定期会同施工单位和监理单位对设备、材料进行盘点,及时发现存在的问题和因发生设计变更、材料代用、进度调整时可能导致物资供需的变化,并根据实际需要及时调整物资供需计划,做到供需平衡,防止误订和浪费。

八、通过信息化手段精细管理

先进的信息技术是提高企业管理水平的有力支撑和有效手段,信息化在物资管理中能够起到至关重要的作用,在提高工作效率的同时,可以固化标准的管理流程,对物资进行精细化管理。以基建管理信息系统为例,它是以项目概算为源头,以合同管理为主线、实时反映从计划到合同的签订、履约、出入库、结算等信息完整的物资闭环管理过程,使各管理层能实时地得到管理数据,了解项目情况,并能对数据而进行统计分析,实现多环节一体化的动态管理。

九、结束语

随着市场竞争日趋激烈,企业的成本压力不断增大,物资采购不再是一个简单的持币购物,而是企业控制外部资源,降低成本提升企业竞争能力的战略举措。因此,以先进的管理理念为指导、集中统一的管理体制为基础、集团化采购为主导、电子化采购为手段、供应商管理为重点的采购管理体系是实现企业管理提升、控制采购成本的必要措施。

参考文献

采购流程及工作计划范文7

【关键词】:铁路工程项目物资管理管理措施

中图分类号:C93文献标识码: A

随着我国科学技术不断进步和经济的快速发展,全球化信息网络和全球化市场形成及技术变革的加速,导致了市场竞争日趋激烈,施工企业成本管理形势变得日趋严峻,风险因素不断加大,因此,加强对铁路工程项目物资的管理,有利于提高公司的物资管理水平,也有利于公司的竞争力。

一、铁路工程项目物资管理存在的现状

铁路施工企业是一家传统的“铁老大”企业,虽然己逐渐认识采购活动的战略地位,但长期以来,铁路部门在很大程度上只是把采购当作例行工作,而不是把它作为企业商务活动的一个重要环节来看待,忽视了采购对企业生产经营活动的直接贡献。正是因为企业在观念、制度和流程上的问题,造成了企业采购效率低下,严重影响着企业整体绩效,经常出现物资积压、存货周转率低和资金占用量大、截留挪用货款等情况,难以实现对个人行为的有效激励和约束,也不利于杜绝采购环节的不正之风和腐败行为,而且传统的采购对产品质量、交货期等问题,通常采取事后把关的方式加以控制,企业很难也很少参与到供应商的生产组织过程中,因此造成事后把关的难度很大而且可靠性不足。

二、铁路工程项目物资管理存在的问题

铁路工程项目领导班子对物资管理重视不够,虽然抓了主要方面的订货供应,但忽视了物资管理,特别是工地材料消耗定额管理。虽然有现场位置管理制度,可是制度并不十分完善,也没有完全按管理程序办事,随意性很大,不能长期坚持。材料人员普遍业务素质低,缺乏独立处理业务的能力,对物资管理的制度、材料消耗定额、材料的发放不能按照规章制度办事,要多少发多少,还在吃大锅饭。对物资计划的管理缺乏科学性,储备也不合理,特别是轨料、钢材、水泥等主要物资的计划安排不周,不是积压过多,就是停工待料。对项目的工程概况知之甚少,工程完工后还有不了解工程全貌的现象。技术部门对物资管理缺乏认识,同物资部门配合缺少主动性,不能及时提供单项工程物质需要量及有关技术资料,材料核算表的计算往往出现漏项和内容不齐全现象。对物资管理认识不够深,特别是技术人员在工序管理中只重视技术性操作,而忽视材料的消耗,对超定额用料不能有效制止。

三、铁路工程项目物质管理改进措施

1.改进采购流程

企业在采购过程中所发生的成本包括采购成本、购货成本、仓储成本和待料成本。施工企业中主要控制采购成本和购货成本,企业应以最低的成本提供恰当数量、恰当时间、恰当地点、恰当价格、恰当货源的高品质物料,保证施工生产的需要。企业采购流程不单纯是个成本问题,而是根据企业的需要购进优质的材料问题。企业要想在全球一体化的经济环境中求存、制胜,企业必须结合采购管理重点,全面系统考察自身的采购业务,因地制宜不断改进采购流程,通过不断的提高采购的水平,从而适应快速变化的市场环境,提高企业的生存能力。通过采用新的采购管理设计方案,实行“职能设计、物资分类、采购计划、供应商选择与管理、部门协同及信息互馈”等内容,以消除原采购流程中存在弊端,解决公司采购活动中现存问题。

2.改进物资采购分类

物资采购是供应链物流管理的端口,其作用十分重要。物料的分类决定着物料的采购方式和库存策略,不同物料的采购管理策略不同,将物料进行科学分类是做好采购管理的第一步。当一个企业需要采购的物料种类很多、供应商的数目也很大时,这时企业没有足够的时间和资源去与供应链上的每一个成员建立紧密的伙伴关系,而且也没必要建立这种伙伴关系。因此,在整个物料采购网络中,企业要考虑物资的属性、物资在施工生产中的作用以及与生产的密切程度等因素,并根据不同类型的物资选取不同的采购策略和流程,以便节省采购成本,提高企业采购的效率。

3.加强对采购计划的管理

采购计划管理是物资采购管理的首要内容,也是实施物资采购的依据和基础。采购计划管理是采购流程中不可缺少的一个重要环节,它的目的在于确定物资采购的品种、规格、数量、质量、价格、订货时间和供应商。现在的铁路施工企业采购计划管理比较粗糙,采购计划可变性大,故必须进一步加强物资计划管理和物资消耗定额管理。实践证明,企业内部只有通过计划管理、计划采购,掌握货源与需求,以最少的资金占用和劳动消耗保证供应,才能使生产顺利进行。

4.加强对供应商的选择

合格供应商的选择,是搞好供应商管理的前提,也是采购实施过程之中非常重要的一项工作。在选择供应商时要坚持贯彻“三个优先”原则和“广、多、宽”方针,即源头厂家优先原则,没有源头厂家的总商优先原则、质量保证下的价格优先原则。同时采用公示范围要广、邀请招标对象多、询价采购范围宽的方针。

5.加强与供应商的合作

通过加强与供应商的合作,提高供货的质量和水平,减少不良产品造成的损失,共同降低成本和共享利润,形成良好的合作关系,同时双方共同提供自己的技术、管理等方面的信息和经验,形成信息共享的的合作机制,提高双方的供货水平和物质管理的水平。同时与供应商采取优化合作、长期合作策略,形成平稳供货和持续改善物料质量及服务,提高市场的竞争力。

通过加强对铁路工程项目的物质管理,提高公司的管理水平,优化公司的资源配置,积极采取新的物资管理机制,通过少量的投入,获得最低的成本消耗,形成最佳的物资管理理念,提高公司的管理效益和盈利水平,增强公司的竞争实力和水平。

参考文献:

[1]王道平.企业物流管理信息化问题及对策研究[J].价值工程,2003.

采购流程及工作计划范文8

【关键词】房地产;开发企业;成本;采购,制衡体系

房地产企业的成本管理工作通常分为四个核心职能要素,即成本职能要素、审算职能要素、合约职能要素和采购职能要素。目前面临的矛盾是如何使成本管理中的这些职能要素既相互贯穿、有机结合,又相互约束、权力制衡,以确保管控目标的实现。

一、职能要素不清带来的问题

成本管理即使采用集团授权的强控模式,但如果管理的职能没有理清,同样会产生以下两方面的问题:

1、职能混乱,工作重心偏离

成本、审算、合约、采购均在成本部的职能范围内,如没理清岗位职责,一个人的工作可能就涵盖了从成本策划到招标、签合同、办付款、做结算等全部的成本管理内容,受专业及精力的限制,常会导致工作混乱,重心偏离。

为完成招标任务,成本人员把绝大部分精力耗费在与设计、工程、供应商等内外部客户的沟通上,却将成本策划、目标成本、合约规划、工程量清单编制、商务分析、认质认价、预算核对、合同结算、动态成本和后评估等精细化的成本工作边缘化,造成该细算的算不细,该做强的做不强。一心只想早日完成定标任务,逐渐脱离了目标成本的约束,甚至在房子全部卖完,收入已基本锁定后才发现动态成本大幅超过目标,成本失控了,牺牲的就只能是利润。

2、职责岗位相融,采购权力不能有效制衡。

采购通常分为供应商管理、招标管理、评标管理和定标管理四个环节。按采购权力的制衡机制应分不同的业务部门,各部门各司其职,又相互制约,让采购业务“公开、公平、公正”地透明化运作。

但实际上,尽管有工程部负责供方管理,而组织招标、评标分析和定标报告基本都在成本部的操作和管控之下,招标决策小组因专业、精力及时间上的原因,其实并没发挥太大作用,实质上是由成本部门在主导定标权和定价权,这种职责岗位相融的模式,就使得采购权利不能得到有效制衡。

二、职能拆分,实现成本和采购的结合与制衡。

针对业务管理存在的问题,对管理职能可以作适当的调整,进行职能拆分,分别建立成本和采购两套管理体系,以业务导向为管理对象,实现两个体系间的有机结合与制衡。

成本管理体系强调以控制项目为管理对象,指导和统一集团各地区公司成本管控模式和流程制度。其核心思想是“135”管理模式,即一条主线:以合约规划之合同为管理主线,管控项目总体成本:三个关键:分级管控(组织与授权)、成本知识(专业与技能)和管理工具(制度与流程);五个模板:成本策划模板、目标成本模板、合约规划模板、动态成本模板、历史成本数据模板。内容主要包括组织保障、成本策划、成本优化、预警强控、动态成本、成本后评估、成本数据库、工程量招标清单、商务回标分析、施工图预算核对、认质认价、变更签证。工程结算等方面。

采购管理体系强调以目标成本为约束的管理行为,指导和统一集团各地区公司采购管控模式和流程制度,其核心目标是强化战略采购、规范采购流程、优化采购氛围、降低采购成本、提高采购效率。内容主要包括组织保障、供应商管理、资金计划管理、采购信息管理、招标采购管理、采购合同管理、认质认价合同、合同付款管理、产品开发管理、合同履约及问题协调管理等方面。

三、成本管理的组织转型

在集团层面,将原来的成本管理部拆分为成本审算管理部和合约采购部:地区公司层面也相应由原来的成本部拆分为成本审算部和合约采购部,同时把供应商管理的职能以及从工程部划到合约采购部,资金计划(主要是指开发成本四项费用)管理的职能从工程部划到合约采购部,加强对目标成本执行力方面的管理力量。

1、成本策划

在完成产品定位之后、方案设计之前,由成本审算部依据定位报告,结合拿地时设定的项目运营指标进行成本策划,形成《成本策划编制作业指引》。

依据《指引》,“开发四费可用成本=预期售价-预计的利润-土地成本“。同时,以产品定位报告为依据测算成本,把测算的成本与四费可用成本作比照,如低于可用成本则表明定位报告可行,反之则调整。并将测算时的结构含量指标、建筑指标、部品部件的经济指标传递给设计部门,由设计部在方案设计时进行限额设计,这样就可在设计源头控制住成本,也便于指导下一阶段目标成本的编制。

2、目标成本

目标成本为项目运营提供控制方向,指导合约规划编制,按出图阶段分四个版本,即定位版目标成本(概念设计后20个工作日编制)、方案版目标成本(方案设计后15个工作日编制)、扩版目标成本(扩版设计后15个工作日编制)、施工图版目标成本(施工图后15个工作日编制)。原则上,每一版之间允许存在3%左右的偏差率。

施工图版目标成本为最终执行成本,是指导营销定价和财务盈利预测的依据,所以要求在取得施工许可证后、开盘预售前一定要完成编审。在执行过程中,如有不可预见的因素导致成本变化,要按成本追加程序办理,这样有利于动态成本的管理和成本异常原因分析,为此要配统一的《标准成本科目》、《目标成本编制作业指引》、《成本追加作业指引》、《目标管理办法》等应用工具和模板。

3、合约规划

合约规划是目标成本和动态成本的纽带,是采购计划和资金计划编制的依据,能有效知道和约束采购业务的实施。合约规划需要成本、采购、工程等相关部门共同参与。比如:在合约体系上,采购部事先规划要多少累、多少个合同,每个合同的范围、采购方式、上午条件等;标段划分上,工程部规划样板区和非样板区以及场地安排、每类合同的发包范围和预计进场时间等;成本部将目标成本中相对应的合同中,确定该项合同在采购时控制的目标成本。

合约规划随不同的版本的目标成本调整而调整,原则上在每版目标成本标准下发10个工作日完成编制,具体的应用工具是《合约规划编制作业指引》。

4、采购计划

采购计划主要落实合约规划中各类采购的实施与控制,为项目资金计划编制提供依据。在每版合约规划下发后5个工作日内,由采购部按《采购计划编制作业指引》编制。采购计划的合约体系由合约规划转化而来,时间确定后便固化,在版本执行阶段不可调整,目的是要与实际执行的情况作对比分析。采购计划管控的节点主要有五个:招标策划审批、招标文件审批、中标审批、合同审批、合同复核。

5、资金计划

资金计划核心目的和作用是提高资金使用率。按《资金计划编制做指引》,年度资金计划在次年1月5日上报,月度资金计划在每月5日上报。结合年度工程投资预算,每次付款时核对计划,控制年度工程投资预算支出偏差,控制现金流量,提高资金使用率。

6、招标采购

采购时执行目标成本的业务环节,原则上,要求先有目标成本,并转化成合约规划,形成了采购计划后才可以实施采购行为。在纸面流程管理阶段,还可以人情通融,但上升到IT管理后,就没有人情可讲,系统是只认指令不认人。因此,在该系统上要尽可能的磨合,培养强有力的执行力,并在采购环节上出台更多的实用工具,如《供应商管理办法》、《工程采购类别作业指引》、《采购管理制度》、《招标采购管理办法》、《合同管理办法》、《合同付款作业指引》等。

结语:这个管理模型图要有效实施,需借助信息化的管理工具。建议将管理模型的业务流和信息流全部实现信息化,能更加有效地推动变个,提高业务执行力,管理才能到位。而在上升到信息化管理前,要先进行流程磨合和思维过渡。

参考文献:

[1]杨小勇.房地产成本管理解决方案的研究与实现[D].华东师范大学,2009.

[2]王晓川.论城市规划调控房地产的目标职能与作用机制[J].规划师,2008,24(4):5-8.

采购流程及工作计划范文9

关键词:采购;项目管理;工期

1新源公司介绍及相关概述

1.1公司概况

国网新源控股有限公司(以下简称“新源公司”)每年至少开工建设两个工程项目,动态投资达几十亿元,建设周期6~10年。新源公司筹建期和基建期单位均面临或涉及大量的前期调研、设计监理、土石开挖、基础建设、设备采购、调试、运营管理等各类活动。新源公司根据采购计划进行项目分解,将相同或类似的项目按照批次进行分类,统一组织招标或者非招标形式的采购活动。招标采购时间从4个月到5年不等。本文重点内容是介绍招标采购过程中的任务分解、项目进度管理的分析。

1.2研究对象

结合招标实际情况,新源公司按计划进行采购,招标采购与非招标采购均需主要完成以下任务。(1)启动阶段:综合计划编制与调整,表述编制及审查,招标准备工作。(2)规划阶段:开标准备工作、工期、质量、成本、风险管理目标设定。(3)实施阶段:开标及评标工作、工期、质量、成本风险控制。(4)收尾阶段:完成评标任务,与供应商进行合同谈判和签订、退还保证金,招标采购后开展分析评估工作。

1.3采购理论综述

采购是指商品流通过程中,政府、企事业单位及个人为获取商品,对获取商品的渠道、方式、质量、价格、数量、时间等进行预测、抉择,把货币资金转化为商品的交易过程[1]。1.4项目管理理论概述项目管理(ProjectManagement)就是把知识、技能、工具和技术应用于项目各项工作之中,满足或超过项目利益相关者对项目的要求和期望[2]。1.5招标采购与项目管理的关系招标采购工作具有项目的属性,招标采购工作本身就具有一般项目的特征,即特定目标的唯一性,临时的一次性,渐进并逐渐完善的周期性。完成一次招标采购任务也同样涉及综合、范围、时间、质量、费用、人力资源管理、沟通、风险,甚至也包括资源采购各方面的管理任务。

2公司招标采购的现状

随着新源公司跨步式发展,每年新源公司新增项目2~3家,年动态投资数十亿元,加上以前的运营单位,新源公司招标工作体现出以下特点。

2.1项目明显增多

每个新建项目开始施工建设,需要开展设计、监理、基建、设备等几个主体标段的招标工作。而生产运营单位主要是生产运行、设备检修、后勤维护的招标工作较多。根据不同的招标需求,合理安排相应批次的招标时间,保障项目顺利开展。

2.2招标时间把握不是很理想

由于国内开展招标范围刚刚扩大,许多以前不招标的项目已经纳入招标范围。而各个供应商水平参差不齐,市场信息不对称、资质要求不同,造成许多厂商未能正确投标,或者通过资质审核的厂商不足3家,造成流标、废标、二次招标现象频繁出现,一般招标项目从编制标书到合同签订一般在125天左右,一旦发生流标、废标情况,项目工期将相应延长一个月甚至几年。

3招标项目进度管理

从工期目标来看,新源招标项目时间跨度较长,其结果对工程后期建设有着决定性的影响。因此,按期完成招标项目,保障招标工作顺利进行,确定招标结果成功,且招标结果满足业主特殊要求是招标项目必须达到的,合理的估算和安排招标进度是确保招标工程按期完成的前提保证。

3.1招标项目活动时间的估算

国网新源控股有限公司的招标采购管理,技术支持人员和项目经理利用丰富的知识,采取专家判断法与类比估计法对招标时间进行估算。经过研究探讨,得出时间估算结果如下。招标准备工作,估算工期为45天,主要内容是确定招标计划。招标工作,工期30天,招标公司根据招标准备工作开展相关工作,编制招标文件;开标与评标工作,工期6天,根据招标情况决定开标;定标与备案,工期14天,新源公司根据推荐定标并留档备案;合同签订,工期30天,项目公司;与供应商谈判签订合同。上述工作就是项目的主要工作任务,具有前后的连续性,其他工作均穿插在相关工作之中。新源公司的招标采购流程一般需要经历125天,因此,务必要提前做好项目准备工作。针对招标项目进度目标控制主要内容包括项目的立项与划分、标书文件编制、审定时间、标书文件发标时间、开标、评标、定标时间的确定以及合同谈判时间的掌握。

3.2项目工期进度目标分解

在项目工期目标的控制上,除了建立工期控制总目标以外,还要根据项目的实际进度,对工期目标深入分解,设定短期目标,在项目实施中分别控制。我们将招标过程分为招标文件编制、审查流程、招标公告流程、评标专家管理流程、开标流程、评标流程、定标流程及评标结果流程,共7大流程20项工作任务,通过工作分解结构,我们分析出招标项目是一个典型的按照子项目划分的结构,因此,我们将项目工期进度目标进行分解,可以按照子项目设立分目标的方式进行。在此基础上,我们将每个子项目进行进一步的细化分解,明细情况如下。第一步:编制招标计划(15天),编制招标文件(30天),编制标底或限价(5天)。第二步:招标公告(或邀请招标)(1天),开展资格预审(4天),确定资格预审(2天),招标文件发售(7天),投标准备会(2天)。第三步:组建评标委员会(2天),开标准备(2天)、开标(1天)、评标(5天)、评标报告(1天)。第四步:招标情况报告(7天)、中标候选人公示(7天)、中标通知书(30天)。第五步:编制合同文件(20天)、协助合同谈判(5天)、合同备案(2天)、投标与履约保证金(10天)。通过上述管理,我们将招标总工期分解到每一个项目任务中,明确了工期进度要求,安排了工期顺序,便于对工程进度和关键点进行管控。

3.3项目工期进度跟踪与控制措施

有了工期项目分解,各级管理人员就可以参照项目工期目标和进度计划,对项目进展情况进行执行和控制,及时发现项目进度偏差,积极纠正,保障招标项目工期进度顺利完成。

3.3.1建立以项目经理为核心的项目工期控制组织

项目经理作为项目的全面负责人,需要按照预算和工作范围以及所要求的性能水平推动招标工作进展,并尽力完成招标任务。从招标计划编制的开始到投标保证金的退还,项目经理都要管理日常的项目实施工作。招标项目中,不同角色的工作人员体现了不同的价值职能。对于工期控制而言,不同部门的工作体现如下。评标委员会:评标委员会的成员来自新源公司、项目单位、招标机构以及评标专家,他们负责整个招标项目总控制。熟知项目招标立项、标书编制、标书会审、发标、开标、评标、定标等过程,经验丰富,熟悉现场,具有较强的责任心。按照招标进度参与招标中的任务。专业归口部门:根据实际招标内容,区分招标对口部门,参与标书的审核工作,确保按期开标。项目单位:项目招标实际需求人,对标书编制尤其是技术文件的确定具有关键作用,是项目工期要求的决定人。投标人:根据法律规定,是投标过程中的参与者,自然成为了监督人,对发标开标时间、定标时间进行监督。招标机构:对招标整体项目提供项目经理人员以及服务人员保障,对招标文件商务部分编制起主要作用。通过全流程项目管理,实现了工期环环相扣,工作人员职责分明,相互监督,促进工程顺利进行。其缺点是项目经理作为总协调员,与众多机构和个人沟通协调,容易出现多重矛盾。因此,实际操作过程中,应给予项目经理更多的权利,在不违反纪律的情况下,在总费用控制内,开展管理工作。

3.3.2建立招标项目工期进度控制信息交流平台

根据主索引,将招标流程分成招标准备工作、招标工作、开标与评标工作、定标与备案、合同签订5个阶段,每个阶段结束后,项目经理人根据项目的进度,填写进度报告,对进度的控制以及完成率统计汇总,及时与评标委员会、项目公司及其他项目经理沟通,通过采用不同赶工手段,确保工期顺利进行。

4公司招标采购过程管理方案的实施效果

国网新源控股有限公司招标采购过程是一个较复杂的项目管理工作,本文对项目的工期管理、质量管理和风险管理进行了分析研究。在理论和实践过程中,我们对招标项目管理进行分析,检测实际管理提升。招标进度管理提升效果是这样的,即根据新源公司安排,2009年国网新源公司组织公开招标13个批次,共计455个项目,平均每批次项目时间为36天。为保证工期进度,各项目经理平均同时分管3个批次的项目。2010年新源公司开展招标14个批次,组织能源公司项目5批次,共计608个招标项目,平均每批次项目时间仅为20天。各项目经理平均分管批次高达4个,通过工期管理、人员编制调整,新源公司招标工作得以顺利开展。根据招标项目进度分解明细表,各单位根据新源公司采购计划结合招标批次与进度,统筹时间安排,倒排工期,及时报送采购的招标文件,及时参与招标文件会审,按时联系中标单位进行合同谈判,为本单位采购所需提供时间保障,便于各单位进一步开展经营业务。根据招标项目进度分解明细表,招标公司可以更好地控制招标采购进度,适时督促推进招标项目活动,及时有效地与项目单位或者新源物资部沟通,确保各批次的招标采购计划顺利进行,避免因个别单位延误时间导致全系统招标项目的延期。充分利用招标规则,尽量提前发标,如果遇到不满三家的投标项目,立即联系项目单位积极联系供应商参与标书购买或投标,减少流标等导致二次招标的情况。按时筹划开标准备工作,有序安排评标专家参与评标,确保开标时间、地点准确。通过2009年和2010年招标采购的对比,计划编制和标书编制时间从平均45天缩短到30天,发标时间从30天以上缩短至28天,定标时间由平均14天缩短至11天,合同谈判签订从30天缩短至20天左右。招标采购时间由原来的125天缩短到现在的95天,时间效率提升了24%,这对推进招标工作的开展提供了最有利的保证。由于有了明确的工期安排,各参与单位能够提高效率,缩减工期,确保生产工作顺利进行。

5结语

通过对招标项目的深入研究,我们采用完善的管理方法,运用项目管理知识对招标工作进行系统梳理,通过2009年和2010年招标采购实践的对比,招标工期得到了有力保障,招标产品的质量、项目公司满意度均有明显上升,法律风险下降。新源公司招标业务范围越来越广泛,专业水平越来越高,已经具备了创建行业标准的基础,并着手编制了项目建设方面的标书范本,对类似招标具有指导意义。

作者:王勋 何颖珊 单位: 国网新源控股有限公司 河北丰宁抽水蓄能有限公司

参考文献: