身份证明主要包括居民身份证和暂住证，要求必须是有效证件，不能超出法定有效期。复印件必须清晰，不能模糊不清，如果原件复印不清楚，可放大一倍，但不允许画描或涂改。3.身体条件证明。必须是县级或者是部队团级以上医疗机构出具的有关身体条件证明，查体表上个人信息栏目要填写完整，并且有本人、医师签字，体检专用章必须压盖照片。4.培训记录。驾驶培训记录上必须记载参加培训的科目和学时，并且有学员和教练员签名、培训机构扣章。一般理论培训不少于7天，术科培训不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉机（联合收割机）驾驶技能准考证明》、《拖拉机（联合收割机）驾驶人考试成绩表》、《拖拉机（联合收割机）驾驶证业务流程记录单》。这些材料由规定的岗位按照业务流程遵循“谁办理、谁签章、谁承担责任”的原则完成填写、签章（包括办理日期）。（四）业务领导岗审核。各岗位收集填写的材料最后汇集到领导岗，经业务领导审核签章后转到制证岗，核发农业机械驾驶证。领导岗审核的主要内容：1、驾驶证申请人提供的资料是否齐全、合法；2、办理程序是否符合规定；3、填写的格式、内容、签章是否完整等。
档案的整理
档案管理岗应当将以下材料存入档案：1《.拖拉机（联合收割机）驾驶证申请表》2.申请人身份证明复印件3.身体条件证明4.考试成绩表5.准考证明6《.拖拉机（联合收割机）驾驶证业务流程记录单》7.驾驶培训记录8.理论考试试卷编目装订。档案管理岗将农业机械驾驶员档案办理接收手续后，逐档填写《拖拉机（联合收割机）驾驶证档案材料目录》，并进行装订成册。装订时，按照以上所列顺序排列装订，通常采取左侧装订的方式进行装订。填写档案袋。拖拉机联合收割机牌证档案、拖拉机联合收割机驾驶员档案通常采用“一机一档、一人一档、分别保管”。因此每辆车、每个人都必须填写档案袋。档案袋上必须填写完全，不应该存有漏项。驾驶员档案必须填写：档案编号、驾驶证号、驾驶员姓名及家庭住址。为了方便查找档案，档案封口处在同一方向应当标注档案编号。（四）档案上架。上架是档案整理的最后一道工序。档案室保管档案一般按照分类进行整理和保管的，因此在档案存放时，首先应按档案分类来进行，即同类型档案放在一起。当确定了档案的排列顺序后，就可以安排上架。上架的次序应根据档案架（柜）的编号依次进行。档案的存放方式一般有两种：竖放或平放。拖拉机联合收割机牌证档案、拖拉机联合收割机驾驶员档案通常采取横着竖放，开口朝外，并且从左往右、从上往下排列。
关键词：会计档案管理；现状；建议
中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）06-0-01
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，是国家和单位档案的重要组成部分；随着会计电算化事业的不断发展，对电算化会计档案的管理工作的要求也越来越高。
一、会计档案的收集与整理
会计档案是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，是形成会计档案的前提和基础，其收集范围一般包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算相关资料等四个部分。会计凭证除转账凭证、收款凭证、付款凭证、记账凭证外还包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等；会计账簿包括总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及固定资产台账、低值易耗品台账等辅助登记备查簿。对于这些账簿要分别整理立卷，按部门保管。订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册，装订后要加装封面、封底和扉页；计算机生成的总账、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，并准确认真填列各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号，编号可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑钢笔编写；会计报表分月、季度、半年度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与会计账簿相同；属于财务业务范畴其他会计核算相关资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
二、会计档案形成与保管
(一)上述会计档案均应整理装盒，并按要求填齐盒上各项内容
会计档案收集整理应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。年会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。月、季度财务报告(包括文字分析)3年；银行对账单、银行余额调节表、固定资产卡片、固定资产报废清理后5年；总账、明细账、会计凭证、会计移交清册等保管期限为15年；银行、现金日记账保管期限等25年；年度财务报告决算(包括文字分析)、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久。保管到期的会计档案，由本单位档案机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见，由档案机构和会计机构共同派人到指定地点监销。
三、会计档案管理中存在的问题
(一)对会计档案管理工作的重要性认识不足、 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。
(二)会计档案资料收集不全。
(三)会计档案管理人员综合素质有待提高。
(四)财务档案管理不完善、不规范、不重视。
(五)纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。
四、完善会计档案工作管理的建议
(一)各单位领导从思想上引起足够的重视，加强培训。《会计档案管理办法》第四条明确规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”可见从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化轨道。同时应依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能作为会计人员岗前培训和考核的重要内容，有效地防范问题进而起到应有的重要作用。
(二)整理各类会计档案，认真妥善保管。对存放的手工会计档案，要及时认真细致地清理修整、妥善保管归档。会计电算化软件系统、程序及存储在磁性介质上的会计数据、资料，均应视同档案及时整理、保存并妥善保管归档。 为查找方便，应按照类别、保管期限分开存放。无论手工还是电算化会计档案管理都要做好防磁、防火、防潮、防热、防冻、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有备份，存放在两处不同的建筑物内。采用磁性介质存贮的电算化会计档案，要定期进行检查、复制备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失造成不必要的麻烦和损失。存放有磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染病毒。
(三)建立各种管理制度。根据本单位的具体情况，建立健全会计档案的立卷制度、保管制度、查阅登记制度、保密制度、归档制度、销毁制度等。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、安全保密。对实现会计电算化形成的会计帐簿和会计报表的保管，应打印以纸质形式便于保管，其保存期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。
(四)要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极做好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，相关人员签字确定并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
关键词：家庭档案 特点 内容 功能
每个家庭都会保存有数量不等的照片、票据凭证、奖状奖杯、日记、账本等，这些其实就是我们常说的档案，将这些档案按一定的方法分类整理，编写目录和科学保存，便建立起了“家庭档案”。家庭档案记录民生，折射社会发展变化情况，是最基本的民生档案。探讨家庭档案的特点、内容、功能有着重要的意义。
一、家庭档案的特点
家庭档案是档案的一部分，原始的历史记录性同样是它的主要特点，另外，由于其形成范围、作用等不同，它又有其自身的特点，主要表现为以下几点：
1.家庭档案的私有性
家庭档案主要是由家庭成员在家庭生活社会活动中形成的可归个人（家庭）所有的档案，其私有性表现在对家庭档案的整理、保存、使用、处理等的权力都在于家庭成员。
2.家庭档案的广泛性
家庭档案产生于千家万户，涉及每个家庭，比机关、社会团体及企事业单位档案的形成有着更为广泛的社会基础，它所反映的内容包罗万象，另外，它的记录方式、载体形式也广泛多样。
3.家庭档案的社会性
家庭档案记录和反映的虽然是一个个家庭的状况，但它从微观上反映了时代的变迁、社会的民生发展，具有社会性。
二、家庭档案的主要内容
不同的家庭，家庭档案的内容不尽相同，根据其内容及载体等，家庭档案大致可分以下几大类：
1.家庭历史及家庭履历类。主要包括家谱、家史、自传、回忆录、大事记以及家庭各成员的个人简历等材料。
2.荣誉类。包括家庭成员的各种奖章、获奖证书以及有纪念意义的奖品等。
3.理财类。一般包括家庭账本、存折、有价证券、保险凭证；家庭贵重物品清单和发票等档案。
4.健康类。一般包括家庭成员的病历、诊断书、化验单、各种检查报告、门诊病历记录、住院记录以及医院的处方、体检表、药物过敏史记录等。
5.照片、声像类。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的有保存价值的录像带、录音、电脑盘等资料。
6.凭证类。包括家庭房产证、户口簿、家庭成员的学历证、学生证、毕业证、学位证、结婚证、身份证、职称资格证、聘书、独生子女证、技术资格等级证、各种家用电器的说明书、保修卡、维修地址、联系电话等，这些证件使用频率比较高，容易遗失，因此都要登记造册，集中存放，确保安全。
7.学习类。一般包括家庭各个成员各个时期的日记、游记、论文、手稿等。
8.说明书类。包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图及维修点地址、联系电话等。
三、家庭档案的功能
1.家庭档案是家庭事务管理的得力助手
现代人们的生活内容丰富，节奏快，平时形成的需要保存的档案材料很多，如果不加以科学管理，很容易造成遗失、被损坏或存无定所，家庭档案将那些有现时价值和查考利用价值的材料收集起来，分门别类地归档、编目录和定点保存，有助于家庭事务管理科学化、条理化，通过查看档案目录，就能在短时间找到内容准确、齐全的相关材料，免去不少翻箱倒柜之苦，而有一目了然之便，从而提高了办事效率。实践证明，家庭档案在维护家庭及家庭成员合法权益、解决家庭纠纷、守护家人健康、保存个人及家族学习、科研、艺术创作等资料等方面发挥出了不可估量的作用。
2.家庭档案是促进社会主义精神文明建设的抓手
家庭是社会的细胞，家庭文明带来社会文明。家庭档案既是一种家庭文化的积累与积淀，又是一笔难得的精神财富。家庭档案中的家谱、家史记录了家庭的奋斗史、体现了家庭文化传承；职称证书、荣誉证书、学术研究成果等，直接反映了家庭成员的主要业绩和社会给予的尊重，这些档案，对家庭个体具有潜移默化的教育作用，能增强他们的荣誉感和使命感，并激励他们更加努力工作和学习；孩子的成长档案，记录了孩子成长过程中的点点滴滴，记录了几辈人之间爱的互动，能使孩子们更加珍爱父母长辈，力求上进；照片、声像档案可追溯往昔的美好时刻，带给人们友谊的芬芳、家庭的温馨，带给人幸福满足感；家庭资产账、日记账等档案，体现了社会物质的不断丰富和人们生活质量日益提高，能使人们体会到社会主义社会的优越性，更加坚定共产主义信念，努力维护社会稳定。因此，家庭档案有助于建设文明家庭，从而在全社会形成文明健康、积极向上的道德风尚；形成稳定和谐、欣欣向荣的社会风貌，有力推进社会主义精神文明建设。
3.家庭档案是见证民生的有力凭证
马克思说过：“除了家庭之外，没有一种社会组织对社会生活发生的变化如此敏感，能够如此明显地反映社会历史进步，取得的成就，面临的困难和矛盾。”家庭档案正是对家庭生活各方面变化的真实记录，反映了社会变迁、具体民众的民生状态。电视、报纸等媒体就曾多次报道过透过家庭档案看社会发展的内容，广受大家关注。如中央电视台“实话实说”栏目曾多次播出济南黄台电厂退休职工孟繁志用自己的家庭档案谈生活变化的节目；又如，沈阳浑南区王世烈老人展出的家庭档案之“住房照片”，记录了王老一家三十年前后，由两家人共住一间8平米的房子，到一家人住进了121平米的大房子的住房改善情况。这些档案从一个小家庭的角度反映出社会大家庭的进步，反映出国家在经济建设、改善民生方面取得的非凡成就，内容具体、可信。
4.家庭档案是国家档案资源的重要组成部分
我国档案局倡导“凡是涉及人民群众的档案，凡是人民群众需要利用的档案，凡是对经济社会发展有用的档案，都要纳入档案资源建设体系”。家庭档案中那些有代表性的“日记账”、“大事记”、“照片档案”等记录民生、反映民生、服务民生，是社会学家、史学家研究社会史、经济史的可靠史料；特别是一些名人、专家的家庭档案，更是后人进行科研、开发利用的珍贵资料，如我国著名气象学家，地理学家竺可桢一生写的四十多本日记，每天记录了天气阴晴，风力级别、气温高低及相应的物候，这不仅是竺老的第一手科研资料，也是其他科研人员研究气象的宝贵资料；又如具有国际影响的南京大学拉贝与国际安全区纪念馆，馆里很多陈列内容就来源于拉贝的家庭档案。因此家庭档案是国家档案资源的重要组成部分。
总之，家庭档案是个可以不断开发挖掘的“宝藏”，我们有必要深入探讨其内容、作用及开发利用，让它更好地为人民群众的生产生活服务，为社会主义精神文明服务，为国家档案事业的发展服务。
参考文献：
关键词：公证文书档案；管理工作；问题分析；解决措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
随着信息化建设水平的不断提高,无纸化办公时代已经到来。如何加强公证电子文件的归档管理,是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行政部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全文书档案管理工作的各项规章制度。
1公证文书立卷归档案工作中存在的问题
早在1988 年司法部、国家档案局就制发了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，为公证档案的收集、整理、立卷、归档起到了规范作用。这表明公证文书的立卷归档工作是有章可循、有法可依的。然而，我们在检查、指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员对两个《办法》学习不够，加上对档案专业知识涉猎较少，所以在公证文书立卷归档中就容易出现以下几个方面的问题：
1.1 文书材料收集不齐全
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证机关受理申请后，公证事项的承办人应着手开始收集有关各种证明材料，记录整理谈话笔录、调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或终止后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料，进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，去掉不必要立卷归档的材料。但在实际工作中，因公证人员没有养成良好的及时归档习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员再三催促下立卷归档的，往往是有则归档，无则遗漏不归。存在着主要文书材料能够归档(如：公证文书、公证申请表、当事人的谈话笔录、公证事项报批表等)，证明材料则难以齐全(如：当事人应提供的有关证明性材料，公证处审查、调查所取得的证明材料等)的问题。造成案卷内档案材料不能齐全完整，致使已形成的案卷与规范要求尚有差距。
1.2公证档案立卷不规范
《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷，同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并为一卷。实际组卷中，存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。同时，还存在着卷内文件排列顺序不一致，应归档的材料没有归档，卷内目录填写、起止页号编码不规范，归档材料用笔、用纸不规范等问题。
1.3档案分类定位不准确
根据《公证文书立卷归档办法》规定，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人身关系、财产关系的公证事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。但我们在检查中发现，涉及公民个人的人身关系、财产关系，如遗嘱公证、遗产公证等案卷，往往出现既被分为国内民事类，又被分为国内经济类的现象。
1.4 档案的期限划分不准
根据《关于机关档案保管期限的规定》，公证档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利、义务关系方面或涉及不动产所有权转移方面的，需要长远利用、查考的公证事项。长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事务方面或合同履行超过十五年等公证事项的档案。在较短的时间内查考、利用，作为证据保存而无保存价值的，以及合同履行期限在十五年以下的公证事项的档案，均列为短期档案保管。但我们检查时发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为永久或短期划为长期的现象较为常见。
另外，还存在着总登记簿(册)登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了重号(一号多证)、漏号等现象。而且，公证发文号没有确立固定的编制方法，造成公证文号年度与年度编制不一致，无延续性。
存在以上问题主要原因：一是少数公证人员对两个《办法》学习理解不深、不透，业务水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公证文书立卷归档监督、检查的力度不够。二是公证及档案部门组织开展公证档案业务知识学习、培训较少，对公证文书立卷归档工作检查、指导力度不够。三是公证及档案部门对公证档案出现新情况、新问题研究不够，没有根据公证业务的拓展和变化，及时调整、修订分类方案等。
2公证文书档案工作中存在问题的解决方案
2.1抓学习培训
学习、培训是提高公证人员档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档案的形成是由具体公证员操作完成的，公证档案的质量与公证员的档案业务知识密不可分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学习、培训就显得十分重要。公证部门要根据本单位工作特点，每年至少组织安排1次档案业务知识培训。公证人员也要自觉学习档案业务知识，以增强理论功底。特别对新上岗的公证人员，要及时安排档案业务培训，即使没有时间安排，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，促使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证公证档案质量。
2.2 抓检查监督
认真组织案卷质量检查，是确保每一份公证档案规范、齐全、完整的有效措施。《公证文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归档由承办人负责，归档前由公证事项的主要承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员从公证事项办理结束起就应检查、整理文件材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，予以退还重新整理。
2.3抓考核奖惩
公证部门要建立严格的奖勤罚懒机制，实行考核与奖惩挂钩。要将档案工作纳入公证人员的岗位责任制，年终一并考核。公证档案不同于党政机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。
2.4 抓整体协作
公证和档案部门要对公证档案给予重视，齐心协力抓好档案工作。公证部门要经常与档案部门保持业务联系，取得档案部门的支持；档案部门也要为公证部门主动提供服务，并根据公证业务变化情况，及时帮助调整、修订分类方案，适时对公证人员进行档案业务培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从源头严把案卷质量关。
结束语
总之，公证机关的公证文书是国家重要的专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录，是国家档案的组成部分，具有重要的考查、利用价值。因此公证和档案部门要加强公证人员的档案意识教育，提高公证人员档案观念，使公证档案工作再上新台阶。
参考文献
关键词：会计信息化 电子会计档案 会计档案信息化
《会计档案管理办法（征求意见稿）》第五条中将会计档案定义为：“会计档案是指各单位在进行会计记录和反映单位经济业务过程中形成或接收的，具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件”，同时明确了会计档案的内容：包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。
一、社会信息化下会计档案的新变化
（一）电子档案和电子安全相关法律、法规的出台和完善，使应用电子会计档案具备前提。近几年来，与信息和网络技术相关的法律法规不断出台。全国人大常委会于2004年8月通过了《电子签名法》，在第十四条中明确规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”，使电子档案在法律上得到肯定；中共中央办公厅、国务院办公厅在2009年的《电子文件管理暂行办法》中明确了电子文件和电子档案的概念及相关管理规定；国家档案局2012年4月了《电子档案管理基本术语》，统一了档案管理中相关术语的定义和内容，并在2012年8月出台《电子档案移交与接收办法》，规范了电子档案移交与接收工作，明确电子档案载体的标注内容和存储结构。上述文件的出台，保证了电子会计档案的法律有效性，使电子会计档案具备了实际可操作性。
（二）XBRL下的财务报告成为会计档案新的内容。可扩展商业报告语言（XBRL）的主要作用是解决各种商业信息在不同软件、平台之间的共享和交换。我国在2009年和2010年先后出台了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》、《企业会计准则通用分类标准》、《可扩展商业报告语言（XBRL）技术规范系列国家标准》和《关于实施企业会计准则通用分类标准的通知》，这一系列文件和标准的是我国会计发展史上的重大里程碑，标志着我国进入了以XBRL应用为标志的会计信息化时代。目前XBRL在会计中主要应用于财务报告数据的存储、传递和再利用，而财务报告是会计档案的重要组成部分，因此XBRL下的财务报告是会计档案重要的组成部分。
（三）电子商务、电子发票、网络银行的发展，使原始凭证以电子数据形式存在。作为会计档案重要组成部分的原始凭证是经济业务发生或完成的证明，传统原始凭证都是以书面和纸质的形式存在。随着电子商务、电子发票、网络银行、网络纳税的应用，诸如发票、银行回单、缴税单等的外来原始凭证在经济业务发生时将以电子数据存在；而随着单位内部管理信息化的实现，作为单位内部经济业务证明的自制原始凭证，其在第一时间的存在形式也是电子数据。因此，随着信息化的不断深入，越来越多的经济业务证明不再以纸质形式产生，而是以电子数据方式出现，原始凭证存在形态的变化，必然导致会计档案产生相应变革。
（四）会计档案的信息源作用越来越受到重视。会计职能由传统财务会计向现代管理会计转变，是会计信息化的重要目标。在这一转变过程中，由财务会计系统加工处理形成的记账凭证、会计账簿和财务报告中所包含的固化信息，已经很难满足企业内部管理者的信息需求。会计人员更加注重会计档案的信息源作用，更多利用各种数据处理工具，对会计档案中的电子数据进行二次数据处理，来满足企业科学管理对经济信息的精细需求。
二、现有会计档案信息化中存在的不足
（一）会计档案宏观管理相对滞后。现有会计档案管理法律规范体系主要是以《会计法》和《档案法》为根本法所制订的《会计档案管理办法》。该办法在1984年6月由财政部、国家档案局联合，1998年第一次修订，在2011年7月再次出台修改的征求意见稿。在最新意见稿中，将会计档案的定义“指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料”变更为“具有保存价值并归档保存的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的会计文件”；在会计档案范围的其他会计资料中增加了“其他具有保存价值的会计信息记录”；增加了电子会计档案管理的有关内容，但最后稿仍未正式发文。而且从征求意见稿的内容来看，只是原办法的修订补充，未有实质性的变化。仅规范了会计档案的事后保管，对电子会计档案的具体内容、形成过程规范未见涉及，也未体现最新相关法律法规如电子签名法的内容。
（二）日常会计宏观管理工作忽视电子会计档案管理。我国会计管理工作由各级财政部门负责，同时行业主管部门对所属单位会计工作负有指导、管理、监督的责任。但实际工作中，各级财政会计管理部门限于人力物力，很难对单位具体会计工作实施有效管理；而随着经济市场化的深入，行业主管部门在企业会计管理中的作用也越来越微弱。管理机制的不到位，使得会计档案管理工作的好坏缺乏应有的监督。而作为会计档案的新内容――电子会计档案，由于缺乏具体规定，更处于一种无标准、无人管和无人做的状态，各单位电子会计档案管理工作靠单位财务人员自发完成。
（三）会计软件无法对电子原始凭证数据采集和转换。在会计电算化阶段，对纸质原始凭证选取部分信息手工输入到电算化系统，部分软件提供扫描功能将纸质转化为电子图片后存放于系统数据库中，这一做法适用于纸质原始凭证。但随着电子发票、银行电子回单、电子缴税单等电子原始凭证的出现，大量原始凭证以电子数据形式存在，而现有的会计软件却不能直接对这种电子数据源进行数据采集和转换，只能继续沿用原有的手工输入，使得会计信息化下的很多会计人员成了单据录入员，既导致大量人力浪费，也割断了会计信息与原始业务数据源之间的应有联系。
（四）会计信息化过程中忽视会计档案信息化。当前我国会计信息化重点放在会计信息处理和输出环节，如电算化会计工作管理主要是针对会计信息的处理环节，XBRL在会计中的应用则是针对财务信息的输出环节，缺乏对会计档案信息化工作应有的重视。会计档案具有一般档案的共性，但同时也有其内容和需求上的特殊性，与一般档案信息化相比，会计档案信息化更重视对会计数据的利用。现有档案信息化的一般做法，如主要是将各类档案转换成图形文件加以存储，不完全适用于会计档案信息化，图形文件能保持文件原有形状，但不能满足对会计档案源数据的信息需求，也不适应出现越来越多电子原始凭证这一变化。
三、完善会计档案管理之对策
（一）进一步健全电子会计档案管理相关法律规范体系。会计信息化下会计档案最大的变化在于反映经济业务的原始凭证和反映会计处理过程的记账凭证、账簿和报表的电子数据化，这一变化要求会计档案管理相关法律规范体系不能只是原有法律法规的修修补补，而应是一种创新和突破。应根据这一电子数据化所带来的变化，结合《档案法》、《电子签名法》等的要求，修订《会计法》、《会计电算化基础工作规范》、《会计电算化管理办法》、《会计核算软件管理规定》、《会计档案管理办法》和《企业会计信息化工作规范》中涉及的会计档案概念、内容、形成、传递和保管等相关规定。
（二）重视会计档案管理，加强单位会计工作宏观管理。目前单位会计档案管理工作的相对缺失，在很大程度上与宏观管理缺失有关，有些省份建立了会计人员工作考核体系，通过税务部门的信息反馈对会计人员的工作质量、工作水平进行评分。这种做法在一定程度上有助于税务部门征税工作的开展，但从目的和程序上相对片面。要加强单位会计档案管理工作，必须根据会计法的规定，由财政会计管理部门加强对企业会计工作的宏观管理，被管理主体应该是企业而不是会计人员。会计管理部门应将会计档案管理列入企业会计基础工作的重要内容，结合各方面信息按年度对企业会计工作进行考核，并将这种考核与单位的税收检查、税收优惠、年报审计和信用评级挂钩，在此基础上完成对单位会计人员的考核，从而真正实现对单位会计工作的有效宏观管理。
（三）重视原始凭证标准化和交换平台建设，提高会计软件对电子原始凭证的处理能力。会计电算化时代的账务系统以记账凭证为唯一入口，各业务系统的外部数据主要依靠手工输入。在会计信息化时代，随着越来越多电子原始凭证的出现，会计软件应充分利用电子原始凭证的原始电子数据，利用通用原始凭证交换平台判断电子原始凭证的真伪，通过标准接口完成电子原始凭证的导入，根据数据内容在会计软件中再现原始凭证，在此基础上通过机制凭证自动形成记账凭证，从而全自动完成常规经济业务的输入和会计核算过程。要实现这一过程，必须建立各类电子原始凭证的元数据标准，在现有网上银行和网络开票报税的基础上形成电子原始凭证数据交换平台，使电子原始凭证在确保真实性的同时元数据结构规范化，为会计软件自动处理电子原始凭证创造条件。
（四）重视会计档案归档的标准化建设。会计信息化下的会计档案归档保管形式可以为纸质、微缩制品或电子文件形式。纸质和微缩制品形式能完整的保存档案的原样，有效保证了会计档案的可鉴证性，但不利于数据的二次利用；电子文件形式的会计档案有助于数据的检索和二次利用，在归档管理时也能节约保管空间和管理成本，但电子文件的读取利用也受操作系统、软件版本、数据结构等因素制约。最有效的解决办法是采取XBRL技术，将会计档案分解为各项元数据后转换为XML格式电子文件，真正实现平台和软件无关性。要实现这一办法，必须分析各类会计档案的具体内容，明确各元数据的定义和转换要求，形成各类会计档案的XBRL标准，由会计软件开发商提供转换工具，在此基础上完成电子会计档案的生成和归档管理工作。
。
3.财务报告类:月度、半年、年度财务报告(包括全套会计报表、附表、附注及文字说明,各类审计评估报告,财务情况说明书)、其他财务报告。
4.其他类:年终结转资料,会计科目和建账资料,评估资料,银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报及相关税务批复资料,对账资料及差异处理报告,预算资料,工作移交清册,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。
二、档案管理职责
财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为:负责制定和完善会计档案管理办法,负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配,负责会计档案的装订、保管与安全,负责向公司档案部门统一归档,负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。
三、会计档案整理及装订
1、会计凭证整理和装订
会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)。
(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后,将与之对应的会计凭证打印,形成一套完整的纸质会计凭证档案(会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单)后,按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。
(2)整理过程中需对凭证进行手工调整,凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放,避开凭证装订线,避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象,尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。
(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出,清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。
(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册,注意上一册尾号与下一册尾号的接续,每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订,但不得与其他会计凭证混装。
2、会计账簿整理和装订
(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印,并将打印完毕的账簿分类摆放。
(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订,日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面,注明账簿性质,分册序号,账簿所属主体等信息。
3、会计报表整理和装订
(1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好
(2)装订后在会计报表上附封面,并注明报表所属期间、主体等信息。
4、其他档案整理和装订
(1)银行存款余额调节表,银行对账单,审计评估报告,会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理
会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案,会计档案管理人员整理登记后直接归档,其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。
银行存款余额调节表,对账资料及差异处理报告,预算资料;会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。
(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面,并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。
(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项,同时电子文档形式制作档案保管清册。
四、会计档案保管
1、会计档案保管时间规定
会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作,期满后向公司档案管理部门进行移交。
2、会计档案保管要求
(1)建立专门的纸质会计档案库,作为纸质会计档案的存放地点。
(2)会计档案室应保持通风、透光,并有适当的查阅空间。
(3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品 ,进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使 用明火,严禁吸烟,除照明用电外,严禁使用与档案保护无关的用电设备。 (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好,档案室的钥匙仅档案员配备,其他人员不得私自配备钥匙
。
(5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位,装盒上架,档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放,并按照年份、类型和凭证号排列整齐。
五、会计档案借阅
1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。
2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请,同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表,档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致,调出对应的会计档案供借阅人查阅。
3、如需特殊原因需外借档案,外借时间原则上不能超过15天,如超过规定时间需要再次办理借阅手续。
4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。
5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。
6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、 拆封和抽换等情况。
六、会计档案移交
当年形成的会计档案,在年度终了后,由会计档案管理人员保管一年,期满向公司档案部门移交,同时编制移交清册一式两份,交接双方清点无误后,双方领导和经办人在移交清册上签字盖章,各存一份。
甲方：___________________________
乙方：___________________________
根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本协议，以便双方共同遵守。
一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。
二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。
三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。
四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。
五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。
六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。
七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。
八、甲方的义务和权利
1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。
2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。
3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。
4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。
5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。
九、乙方权利义务
1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。
2.应按收费标准向甲方缴纳费用。
3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费
4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。
5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。
十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。
十一、本协议一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。
甲方(盖章)：_________ 乙方(盖章)：_________
法定代表(签字)：_____ 法定代表(签字)：_____
_________年____月____日 _________年____月____日
劳动合同范本(二)
甲方：_________________
乙方：_________________
甲乙双方经协商达成如下：
一、甲方同意保管乙方委托的人事档案。
二、合同有效期为_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。
三、乙方每年应向甲方缴交管理费_________元人民币，合同期内档案转至其他单位，其管理费不予退还。
四、甲方仅为乙方托管人事档案，双方不存在劳动关系及任何行政上的隶属关系，乙方的就业、工资、福利、医疗、人身意外、缴交社会保险费、退休申请及退休养老金的领取等均为自理。乙方在托管期间，其本人发生因病及伤亡事故导致的一切责任均由乙方本人自负，与甲方无关。
五、乙方在托管期间，应自觉遵守国家的有关法律、法规，不得以甲方之名义从事任何违法违纪活动，不得违反计划生育。否则，一经发现，甲方立即单方终止合同，脱离托管关系，托管费不予退回。
六、在托管期间，如乙方由于调动原因需要调阅档案或转至其他单位，需由接收单位出具证明，甲方才给予办理阅档或转档的有关手续。
七、本合同期内，甲方按国家有关规定管理乙方的人事档案，为乙方出具与档案有关的证明、材料。
八、本合同期满后，乙方如不及时交纳托管费除按规定交纳托管费外，每人每日加收滞纳金_________元。
九、乙方如变更地址及联系电话应及时通知甲方，以便联系。如不及时，由此造成的责任概由乙方承担。
十、本合同单方或自动终止时，托管关系自然解除。
十一、本合同未尽事宜，甲、乙双方应友好协商解决。
十二、本合同一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等效力。自签字盖章之日起生效。
甲方(盖章)：_________ 乙方(签字)：_________
代表人(签字)：_______
_________年____月____日 _________年____月____日
劳动合同范本(三)
甲方：_____________________
乙方：_____________________
经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方保管档案达成以下协议：
1.甲方根据《档案法》和_________部、人事部有关规定，为乙方保管档案。乙方应在签订本协议及缴交档案保管费后，按有关规定及时将档案及相关资料转入甲方，否则甲方不予提供相关服务。
2.经乙方申请，甲方按国家有关规定，只为乙方提供出具档案保管证明以及借阅档案的服务，不提供其他服务。此外，乙方的就业及与其他机构的关系、工资福利、社保医疗、人身权益及人身意外等均应自理。
3.乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事管理规定和计划生育管理的有关规定。
4.本协议期自______年_____月_____日至______年_____月_____日。本协议期满，乙方应及时与甲方续签或将档案转出;否则，视为乙方继续委托甲方保管档案，甲方可依规定的收费标准每年向乙方计收档案保管费，并保留追收乙方欠费的权力。
5.乙方应于签订本协议时向甲方缴交档案保管费_________元，协议期内如档案调出，费用不予退还。
6.本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签章后生效。甲、乙双方各执一份，具同等效力。
7.本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。
甲方(公章)：_________ 乙方(签字)：_________
1.电子档案载体的保护
传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。
2.电子档案真实性的维护
由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。
3.电子档案完整性的维护
在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。
4.加强电子档案安全性的防护
网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。
5.加强电子档案管理人员的培养
1 房产档案及其相关概念
1.1 房产档案。一般认为，房产档案是房地产行政管理部门在进行房屋产权登记、产权调查、产权变更及转移房屋权属等管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。
1.2 房产腐败。房产腐败可定义为：公职人员（即依法履行公共职务的国家立法机关、司法机关、行政机关、中国共产党和各个派的党务机关、各人民团体、国有企业以及公共事业单位的工作人员）以实际的或者潜在的行使或者不行使公职人员职能为交换条件，为自己、配偶或直系亲属索要、同意接受或者接受不论何种性质的涉及房产的不正当利益，违反法律和社会行为规范的行为。
1.3 房产反腐主体。通常认为，反腐主体是广大人民群众和社会组织，反腐倡廉责任主体是各级党委。本文涉及房产档案的反腐主体主要由以下部门组成：各级立法权限机关、各级纪律检查委员会、各级监察行政机构、各级反贪局及各级档案行政管理机构。
2 房产档案反腐的价值
2.1 原始凭证价值。房产档案是对相关房产信息真实情况的反映和记载，它不以任何人的主观意志而存在，也不以任何人的主观意识而转移，它能够客观、真实地呈现相关房屋信息的情况，“能够合法证明权利人与房产之间权利关系”。房产档案真实、客观的原始凭证价值是发挥房产档案在反腐现实效用中的前提和基础。
2.2 法律证据价值。房产档案是除房地产权属证书外，法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明。房产档案具有证据学所要求的构成有效证明的要件。从证据学的角度，证据是以法律规定的形式表现出来的能够证明案件真实情况的一切事实。根据证据的来源，可将证据分为原始证据和传来证据；根据证据存在状态和表现形式，可分为言词证据与实物证据；根据证据与当事人所主张的事实的关系，可将证据分为本证与反证。就其来源而言，房产档案是在房屋登记等房产管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是直接来源于案件事实的证据，属于原始证据，具有较强的证明力。就其存在状态和表现形式而言，房产档案虽然是以其记载的内容起证据作用，但它也是以一种实体物作为其存在的物质承担者，是作为客观存在的实体物，具有可触性和可视性，其真实可靠性完全不受主观因素的影响，因而属于实物证据。就诉讼证据与当事人所主张的事实的关系而言，房产档案管理机关提供的房产档案，虽不是为了证明作为诉讼请求根据的事实而提出的，但是为了证明作为反腐调查根据的事实所存在、履行其举证责任所提出的，有利于查明案件的客观真相，因而属于本证。房产档案在有关房产的行政诉讼中，一般属于原始证据、实物证据和本证。
3 房产档案反腐机制
3.1 立法机制。利用房产档案反腐的所有行为都要以法律为准绳，按照法律进行。立法机制，一方面，要确保利用房产档案开展反腐“有法可依”；另一方面，要确保惩处腐败“有法可依”。立法机制的建立是利用房产档案进行反腐的首要前提。
目前，无论是《物权法》，还是官员财产公开申报制度，都缺少实施细则和专门法律法规的支持。我国现有法律体系中，缺少直接涉及房产腐败行为的条文，进而导致即使通过房产档案开展反腐活动，也缺少直接相关的法律法规来明确具体执行房产反腐活动相关各方的权限和惩处标准。在我国的反腐败法律制度中，真正属于法律范畴内的反腐败法律法规相对比较少，可间接利用或借鉴的条文多数属于某些部门的规章和政策性文件，缺乏权威性和独立性的法律保障。各级立法权限机构应密切交流，结合实际开展房产档案反腐立法的制定工作，处理好房产档案反腐的立法与其他法律条文的关系，在法律精神和原则范围内完善实施方案，为房产档案反腐提供法律依据。
3.2 执法机制。执法机制的建立是利用房产档案进行反腐的关键。如果没有执法机制，仅靠立法机制无法完成房产档案反腐的任务。完备的法律，必须依靠切实的贯彻执行才有意义。根据国务院新闻办公室于2010年的《中国的反腐败和廉政建设》白皮书，我国反腐败和廉政建设的职能机构，主要有中国共产党纪律检查机关、国家司法机关、政府监察机关和审计机关以及国家预防腐败局。但就房产反腐而言，执法机关的核心是纪检监察机构与反贪机构。实践证明，有关房产腐败案件为多部门协调配合进行调查处理，这就要求纪检监察机构与反贪机构协调配合。
3.3 监督机制。主要是媒体与社会公众的监督。媒体监督是社会监督体系的重要组成部分，具有强大的社会影响力，能够及时把违法乱纪行为置于众目之下，从而产生无法抵御的批评力量，现实出的房产反腐大案要案都与新闻舆论监督有关。因此，在构建房产反腐监督机制时，积极引导媒体对国家公职人员的监督，通过媒体把问题公之于众，警示公职人员，预防房产腐败发生。制定相关法律法规，明确规定传媒及工作人员的权利和义务，保证媒体人正当权利的使用；正确引导大众传媒以合理、科学、文明的方式行使房产反腐监督权利，避免“媒体暴力”谣言、泄密等情况的出现。社会公众监督，不仅是对公民知情权的保护，一定程度上有利于避免“选择性房产反腐”的出现。这就要求个人增强公民意识，国家加强政务信息公开保证公民知情权，政府切实保障公众对房产反腐行使监督权利，为公民有序文明参与房产反腐创造制度条件。总之，除对公职人员搞好党内监督外，应加强大众媒体监督和社会舆论监督的机制建设。
3.4 房产档案信息资源整合机制。该机制是房产档案反腐的必要条件。对于数量巨大的房产档案信息资源，进行有序化、规范化、科学化的资源整合，切实做好有关房产档案的收集、整理和保管工作。更好地为相关反腐活动提供对象和信息资源。
房产档案信息主要来源于房产管理局、住房和城乡建设局，由于登记程序比较复杂，工作人员业务水平不一，登记流程互有差异，登记机关比较混乱，导致房产信息的碎片化。因此，存在对大量房产档案信息进行统一整合的必要。房产管理局、住房和城乡建设局应做到：第一，明确分工，权责清晰，尝试由住房和城乡建设局负责文件管理，由房产管理局负责档案管理，实现一定程度上的文档一体化管理，有效控制文件运动全过程。第二，改善两局有关房产档案与文件的管理模式。按照相关法律法规与现实要求，完善房产档案接收渠道；统一业务流程、操作规范、登记标准，防止房产档案信息碎片化，有效规避文件伪造、涂改的风险；建立统一的房产档案管理标准。第三，加强房产档案数字化建设。在坚持“双套制”的基础上，努力实现房产档案原件信息化和档案数据管理信息化。不仅要建立安全可靠的房产档案信息系统，保证档案录入准确、完整和规范，操作便利、安全，系统更新及时，还要组织优化多途径检索工具，方便快速查找所需信息。第四，加强两局文档专业队伍建设，提高管理人员计算机技能和档案专业知识等素质。
4 房产档案反腐策略
4.1 健全完善房产档案反腐的法律法规。针对房产腐败，立法要明确规定其构成要件，并细化惩处规定与标准，增强房产反腐的威慑力；尝试多元立法，将房产档案反腐与其他立法工作相结合，如尽快制定《公职人员房产申报法》，以消除贪利型犯罪赖以滋生的土壤；完善反腐败法律体系，梳理好有关房产反腐相关法律的关系，协调好国家法律与党内制度的关系，避免发生冲突。健全完善的法律法规是利用房产档案反腐的基础。
4.2 加强房产档案信息的开发利用。
4.2.1 房产管理局、住房和城乡建设局要主动整合房产档案信息资源并开展房产档案信息服务工作，同时执法机构重视房产档案中所包含的有价值信息，开展相关工作，而不是等待媒体或公众的曝光。
4.2.2 建立公职人员房产信息定期巡查制度。据报道，2013年北京新建商品房成交量为118950套，二手房成交量为162746套，年内商品房成交合计281696套，如此庞大的交易量背后是新房产档案的大量增加。建立定期巡查制度，可及时掌握公职人员房产档案信息并开展反腐执法工作。需要注意的是，负责定期巡查的执法人员需要不定期更换，并及时收回其巡查权以防止职务犯罪，对巡查的房产档案也可尝试抽查，以实现节约成本和保证反腐效益的统一。
4.2.3 重视房产信息前端控制。虽然房产档案信息属于公民个人隐私，需要依法保护，但对一些前期的房产交易记录等具有利用价值的信息，要进行前端控制。坚持规范性、真实性、时效性和权威性原则，多部门统筹安排，将其进行整理、报备，做好公开公示工作，一方面，可以增强社会监督，进一步约束主管部门行为，另一方面，实现从源头预防房产腐败。
4.3 调整完善房产档案管理制度。
4.3.1 现行的房产档案管理工作存在两方面问题，一是纸质档案的收集范围与立档方式有待调整；二是电子文件与相关档案信息系统有待完善。纸质档案是房产档案管理的基础，调整纸质房产档案管理，要扩展收集范围，不仅包括本人相关房产信息，还要包括配偶、子女、直系亲属在内的相关人员的房产信息；采用复式分类法立档，由于利用房产档案反腐的对象是国家公职人员，在档案分类时不宜使用一种分类法，可尝试部门――成员分类法以保证集中统一利用。
电子文件与房产档案信息系统是房产档案管理的发展方向，完善其管理制度包括收集、整理、提供利用三个方面。房产管理局、住房和城乡建设局需要统一房产电子文件管理标准、数字化管理流程与使用系统，保证房产档案电子文件流转的安全连续。加强房产电子文件的著录工作，做好动态管理，确保相关权属信息准确及时，保证电子文件随时形成随时归档。完善检索方式，丰富提供利用途径，如，提供字段检索、复合检索，编制房产电子文件专题等。
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