声像档案是指国家机构、 社会 组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的 历史 记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。 随着社会的 发展 及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等 问题 ，直接 影响 了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。 一、 声像档案管理存在的问题 （一） 声像设备存在着"一硬一软"的现象 "一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。 （二） 摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区 摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自 "。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。 调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。 事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。 （三） 声像档案管理混乱，问题复杂 1、 管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理 调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。 2、 档案意识不强，声像档案难以及时完整归档 声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和
一、声像档案管理混乱，问题复杂
主要表现在：
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
5、重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
关键词：声像档案 归档管理 有效利用
声像档案包括以照片、扫描图片、幻灯片、缩微胶片、唱片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等不同介质保存并能够再现声音以及图像，对国家、社会和个人有保存价值并辅以文字说明的历史记录，种类丰富。本文主要结合录音录像档案在制作、保存与利用的不同阶段应当引起重视的一些问题进行分析，并提出一些确保声像档案保存与利用效果的针对性措施。
一、源头干预：录制模式的最优选择与录制标准的最少变动
档案部门主动加强对声像档案音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化，是顺利做好录音录像档案归档保存和利用工作的首要环节。
（一）确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化
为确保声像档案中音视频文件摄录格式的规范化，选择声像档案制作的技术平台，使其在制作之初就能满足当前标准与最新技术要求，是保证声像档案长期存取安全的第一道防线。这就需要标准制定者在选择音视频文件存储格式时，应选择那些市场占有率高、占用存储空间小，具有较强通用性、开放性和可移植性，对计算机软硬件平台依赖程度低的格式，以避免技术标准的频繁变更。
目前，根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定：“对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式。”“对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式。”
（二）确保摄录文件存储介质的标准化
根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定，存储介质按优先顺序依次为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。软磁盘不能用作归档电子文件长期保存的载体。
档案部门通过采取质量认证、加贴认证标志的方式对达到能够制作档案级光盘要求的可记录光盘、光盘刻录机采取准入制度，是确保摄录文件存储介质标准化的必要措施。
磁带存储系统具有成本低、技术成熟、可靠性高、标准化程度高、互换性好的特点，是备份声像档案的首选介质。在磁带格式技术中，lto技术是一种开放格式的技术。同时，lto还特别规定，由第三方进行每年一次的兼容测试，以确保产品的延续性。
从mb到gb再到tb级，移动硬盘在用户可以接受的价格范围内，成为满足很多用户在存储容量、数据传输速度和便捷性方面不同要求的首选存储工具。鉴于一旦硬盘突然失效，上面存储的数据就很难恢复，特别是对硬盘频繁进行读写操作也增加了病毒入侵的可能性，移动硬盘不适宜作为声像档案长期保存的存储介质。
二、归档管理：对归档声像文件的严格校验与妥善保存
声像档案信息在其制作、保存和利用过程中，应避免遭到破坏或更改，确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。
（一）严接收：坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性
根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。
1.把好对拟归档声像文件所记载内容的挑选关
并非所有音频视频资料都有长期保存的价值，对声像文件在管理、财务、法律、证据或信息等方面的持久价值与档案价值进行鉴定，是归档前对声像文件内容重要性进行评估，并在此基础上对拟归档文件进行挑选的第一步。声像档案只是从音频视频资料中挑选出来的有必要长期、持久保存的声像文件。
2.把好对拟归档声像文件格式的校验关
从理论上讲，为了保证声像档案的原真性，无论是数字化采集还是直接形成的需长期或永久脱机保存的声像档案，均应保存未压缩或无损压缩的格式。但是在实际工作中，在符合国家规定的存储格式及存储载体相关技术参数要求的前提下，既要保证视听质量，又要尽可能地实现存储空间的最小化。
3.把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关
在对拟归档声像文件确定密级与保存期限时，应根据其所记载的内容，参照国家对同类内容的纸质文书档案的管理规定执行。需要引起重视的是，由于声像档案存储介质本身的物理及化学性质的不稳定性，使其即使在符合规定的保存条件下存放，也难以达到长期安全存放的要求。因此，及时对声像档案所记载的信息进行更新或迁移是非常必要的。
（二）妥保存：根据存储介质和读取方式的特殊性，对声像档案采取相应的安全措施
为确保声像档案具备可理解性和可被利用性，以及信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：
1.做好提前备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像档案安全
备份介质应选用较耐久的材质，以减少存储或利用过程中的损坏几率；应使用标准的软件和文件格式存储备份数据，以减少长期保存中数据迁移带来的风险；应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。提前制作存储介质的备份，备份后实行远距离异地存储，既可以防止存储介质因污迹、霉变、介质层间开裂等原因导致声像档案无法读取，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像档案的安全。
2.对归档的声像档案要定期检查
声像档案的形成单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像档案一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。如不兼容，必须保存原播放设备及播放软件，同时注意做好声像档案的载体转换工作。
3.对存储介质要适时更新
通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。
4.对存储信息要适时迁移
近年来，开盘录音、盒式录音等模拟录音方式逐渐被数字录音方式取代，磁带录音机的市场份额急剧下降，无论是生产厂家还是维修单位都迅速减少，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份，可以为将来的进一步转换升级创造更加便利的条件。对于目前已经基本淘汰的唱片、钢丝录音带等录音档案更应抓紧转录。
5.操作系统与应用软件的同步保留与及时备份
尽管数据的丢失与存储介质的损坏有很大关系，但由于数字声像档案必须在一定的系统环境中才能被利用，因而由于软件与硬件技术的迅速更新而导致的技术淘汰，常常成为影响音频或视频声像档案长期存取安全的主要因素。根据《电子文件归档与管理规范》（gb/t 18894-2002）的规定：“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”
6.播放设备的同步配置与同步维护
尽管有些电子产品升级换代后还可以读取此前的信息，如dvd机可以读取cd光盘，但是随着电子产品更新换代的加速，曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影，甚至荡然无存。因此，原则上，声像档案的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像档案的软件系统与硬件设备。如果难以实现同步配置与同步维护，应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留，而不要拘泥于原始技术信息的保存。
三、有效利用：读取方式的最优选择与最佳效果
为了更加有效地利用录音录像档案，提高读取方式的安全性和内容检索的便捷性是非常必要的。
（一）提高读取方式的安全性
提高录音录像档案读取方式的安全性，就是要提高录音录像档案存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像档案存储信息的安全，主要是防止录音录像档案存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。如果在归档过程中未能按照相关规定进行严格的检查，声像档案尤其是视频档案就有可能带有计算机病毒。确保录音录像档案存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。
（二）提高内容检索的便捷性
尽管目前并不要求建立与音频、视频声像档案所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着录音录像档案中语言类音频、视频文件总数的不断增加，从海量的库存中快速检索特定语言信息的难度越来越大。如果建立声像档案信息检索系统，将与特定录音录像档案相对应的，能够全面准确地反映录音录像档案语音信息的内容摘要、发言底稿或录音文稿，以及发言者的姓名、发言的时间、地点等信息都录入到系统中，对于克服录音录像档案不能像电子文本那样进行海量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。
值得高度重视的是，将语音识别及人像识别技术应用于声像档案的信息检索，很可能会成为今后提高声像档案信息查询的准确性与便捷性、提高声像档案内容快速检索能力的一个重要突破口。
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关键词：现代传媒环境；声像档案；发掘利用
中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）07-0203-02
在信息技术突飞猛进的时代，中国传媒事业得以迅速发展，以声音、影像资料为主要特征的传媒信息资料正以其方兴未艾的生命力和包罗万象、丰富翔实的信息功能为社会所瞩目。这些资料真实地记录了国家政治、经济、文化、军事、科学技术的变迁，它是重大历史事件的可靠见证。人们对信息的需求剧增，声像档案作为一种重要的信息资源在推动国家经济发展、文化知识普及等诸多方面的作用愈来愈突出。因此，在计算机与传播融合的现代传媒环境下如何高效利用声像档案信息资源成为大家关注的问题。
一、现代传媒环境下声像档案开发利用的机遇与挑战
按照传播媒介的变迁，可以将人类历史划分为口头传播时期、书面/印刷传播时期与电子传播时期三个时期。毋庸置疑，我们已然置身于电子传播时期。随着人类传播历史的演进我们的档案工作也逐步进入了电子文化时期，在当今信息时代里，影像信息作为电子传播有力的一支力量，正在重构着人类信息资源开发利用的新形式。
1.声像档案发展的新契机。传媒技术的发展，为声像档案开发利用提供了新渠道。随着新传媒时代的来临，声像档案作为新时期人类活动记忆的重要信息资源，其重要性日益引起人们的注意。为了有效地开发利用声像档案资源，中国在积极地借助现代化技术和设备进行声像档案信息资源的开发，所以，在新时期声像档案必将迎来新的发展。同时，在影像技术飞速发展的今天，档案记录历史的方式出现了崭新的变化。声像档案给人类带来了一个新的听觉、视觉世界，它能够以一种更吸引人、更通俗易懂的方式将实施表现出来，它还能广泛的用于广播、电视、网络，向社会重现历史事件。声像档案所具有的这些特性均有利于档案信息资源的传播，传播新技术的发展也将为声像档案信息资源的开发与利用提供新的渠道。利用计算机所具有的强大的信息存储、检索以及自动处理功能，使繁杂的声像档案管理和检索工作变得方便、快捷、科学高效，为我们充分利用这些宝贵的资源提供有利条件。
2.声像档案面临新的问题。由于传媒技术的发展，声像新技术、新产品源源不断地推出，但在实际工作中，声像技术人员忽视档案方面的实际应用问题，而档案技术人员对声像新技术的学习、掌握不够深入，档案技术人员对新技术的学习和掌握能力有待进一步提高。在新传媒环境下，中国的声像档案的管理必须突破技术问题，赶上现代传媒的发展。此外，通过现在传媒手段进行声像档案信息的发掘利用时，档案的安全和保密性等问题也随之而来。因此，在进行声像档案信息资源发掘利用的同时，有必要考虑到它的服务范围问题，如何既能够使声像档案信息资源发挥它应有的作用，实现其利用价值，又不违反相应的规章制度，这对声像档案信息的开发利用提出了一个现实而严峻的问题。
二、声像档案信息资源的开发利用滞后于现代传媒业的发展
随着广播电视等现代传媒事业的飞速发展，声像资料的数量也在呈几何级数增长，原始的手工管理和利用既费工又费时，无法提高工作效率，更无法充分发挥声像信息资源再创新利用的优势。近几年，随着以网络技术为代表的信息技术的飞速发展，开发利用声像档案信息资源已经被越来越多的部门所重视。然而，在现代传媒环境下，声像档案资源的开发利用仍然远远落后于传媒事业的发展。
1.开发利用服务的手段落后，提供利用的层次较低。档案馆作为传递声像档案信息的主渠道，但大多数档案馆提供声像档案信息的方式单一，“你来我查”是声像档案在馆内阅览服务的主要形式。声像档案信息提供利用的基础工作，如编目、归档等虽然做得不少，但还没有很好的与利用有机地结合起来，检索工具种类少，标引质量差，且一般都是内部使用或利用者上门使用，没有通过一定形式在较大范围内予以分布交流，因而使用范围较窄，功能较差。除此之外，档案部门所能提供的声像档案信息仍然存在分散、凌乱、缺乏系统性的问题。声像档案信息资源的利用渠道较窄，未能充分利用网络等传媒工具，声像档案信息还不能较多地通过广播、电视、网络等媒介向社会主动地输出和传递。
2.开发利用人才严重不足，理论研究滞后。声像档案信息资源的开发利用工作属于档案馆/室高层次的业务工作，对工作人员的水平、素质、能力有较高的要求。目前，各馆/室的开发利用人才严重不足，工作人员大多应付日常基础工作，造成了开发层次不够深，开发项目单一等问题的出现，已不能满足现代传媒环境下高效发掘利用声像档案信息资源的需要。另外，随着开发利用实践的不断开展，其理论研究远远落后于开发利用实际，声像档案资源的开发缺乏理论的指导。
3.相关法规不完善，声像档案资源开发利用缺乏法律保障。声像档案由于种类繁多等特点，在利用中还会牵涉到版权、著作权等涉法问题，但现行的档案法规未对档案工作人员对于声像档案利用中可能出现的涉法问题做较为全面的规定，这样遇到知识产权纠纷问题时缺乏法律的指导与保障。同时，现行的声像档案管理体制已经不完全适应现代传媒环境下声像档案开发利用的要求。各类档案馆的管理标准不统一、馆际间没有形成一个档案信息交流与服务中心，这些问题的存在一定程度上影响了馆际间业务工作的协调开展，尤其不利于声像档案信息资源的开发利用。
针对以上问题，笔者认为应采取相应的策略，利用现代传媒环境来营造良好的声像档案信息资源发掘利用环境，使中国的声像档案信息资源能更好服务社会。
三、新时期声像档案信息资源的发掘利用
声像档案数量极为丰富，其内容设计到中国政治、经济、科技、艺术、教育、宗教等各个领域。声像档案来源于社会，还要服务于社会，现代传媒环境下加强声像档案信息资源的发掘利用，有力于实现声像档案为社会服务功能，推动中国档案事业的发展。
1.依靠科技，实现声像档案管理现代化。随着现代科技的进步，各种新型的声像档案载体相应产生和发展，政府必须加大对档案部门的设备经费投入，引进和应用世界最新科技成果。要在声像档案管理中广泛使用计算机，利用计算机输入信息、检索管理和建立档案资源网络，创造条件使档案信息资源走上Internet。同时，可以利用网络及计算机的巨大储存能力和快捷的处理能力，通过举办网上展览、网上声像档案编研成果展示等形式，利用网络媒体开辟新的宣传天地。此外，还要按照有关规定加强各级档案馆/室 、库房的保护建设，以保证档案的完整和安全，发挥档案资源利用的有效性，延长其使用寿命。
2.利用大众传媒，拓展信息公布形式。广播电台、电视台等作为专业化的媒介组织，它们可以运用先进的传播技术和产业化手段，以社会上的大众为对象进行大规模的信息生产和传播活动。所以，声像档案部门可以向广播电台、电视台等媒体，提供多方面的声像档案信息，向社会公布，从而扩大声像档案信息的辐射面，进而提高声像档案信息资源的利用效率。档案部门可以与广播电台和电视台进行合作，定期进行相关声像档案信息的公布。同时，配合以相关的学者进行档案信息的解读，以节目的形式使得声像档案信息得以大范围的传播，使声像档案真正成为人类知识财富的一部分。如果听众或观众需要进一步对相关声像档案进行了解，则可以利用现有的网络进行声像档案的传输，即在办理过审批手续和收取一定费用之后，通过互联网等发送装置将声像档案传递到远处，并利用终端接收装置接收，输入用户的计算机管理系统，为用户提供利用声像档案影像资料。
3.利用网络媒体进行声像档案信息的传播。网络媒体，既可以指因特网本身，因为它就是信息交流的媒体和工具，也可以特指基于因特网传播新闻和信息的媒体单位。网络媒体传播空间不分地域、没有疆界，传播空间无限广阔，这就使传播者和接受传播者随时可以进行信息交流。声像档案部门可以充分利用互联网覆盖面广、信息流量大的宣传优势，把需要让外界了解的信息放在互联网上，让人们通过浏览网页来了解情况。声像档案部门还可充分利用网络分布的动态性、开放性和非线性等特点，在网上公布馆藏指南和检索目录、定期进行声像档案信息，在互联网上开辟一个为社会各界服务的新渠道。网络媒体的及时交互性特点使得传播者和利用者随时可以进行交流，所以声像档案利用者只需要打开计算机接通互联网，进入相关网站就可以直接浏览所需信息。对于已经公布的声像档案信息，利用者可以对自己所需的信息内容和时间进行自主选择，而不必受档案部门工作时间的限制。
4.面向社会，开辟各种利用渠道。利用电视、广告、报刊等大众传媒，深入宣传声像档案价值和利用成果，引导社会对声像档案的利用。同时，采用举办展览、知识讲座、设点咨询、开展网上相片、音像展览等各种方法让社会了解声像档案，促进社会利用。通过健全检索体系、简化利用手段、强化档案编研、建立信息服务中心等手段，采取主动提供利用的服务模式。此外，要在保证党和国家政治经济利益不受损害的前提下，以对外公布、出国展览等多种形式进一步扩大声像档案信息资源的对外交流，面向世界，交流资源，提供利用。
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关键词：公路路政；声像档案；齐全完整
1 公路路政声像档案管理的现状
作为人类历史上较为珍贵的文化遗产，声像档案以其独特的声音影像的记录方式与其他类型的档案资料形成了互补，而它们也就共同组成了社会档案资源。因此，公路路政声像档案的齐全性和完整性将直接影响对路政管理工作的实效性以及路政档案资源内部结构的科学合理性，另外，在行政执法的过程中也是要以这些声像档案作为执法的依据的。在建设公路路政档案资源的过程中，保证路政声像档案的齐全和完整将有着重要的指导意义。
进入到新世纪后，我国公路路政声像档案的数量有着迅猛的增长趋势，举例来说，仅仅省的一个高等级公路管理处的路政管理支队所保存的声像档案的数量就可能要接近10000个，较之前有了显著的增长。并且同时我们也要看到，虽然我们保存到的声像档案的数量很多，但是我们未保存的声像档案也有很多，一些很有价值的声像资料都散失在了档案管理人员的手上，没有及时的归档。另外，还有很多单位花了很多时间才收集到的声像资料，就没有对其妥善的保管，这对开发这些声像资料的利用价值都是十分不利的。
2 公路路政声像档案齐全完整的概念和内容
2.1 微观含义的齐全完整
2.1.1 路政声像档案中的底片、照片以及文字说明作为一个有机的整体，它们是相互联系、缺一不可的，底片集原始性和记录性于一体，具有很重要的参考作用；而照片就是将底片中的内容放印到相纸上，从而得到一个彩色的或是黑白的复制品，其最主要的作用就是在人们利用底片负载的内容交流时便于保管；文字说明则是对声像资料的简要概括，主要包括时间、地点、人物、事由、背景等内容，其主要作用为弥补影像信息的不足。它们三者的作用彼此不同，但同时又是相互联系、互为补充的。底片通常情况下都是负片，要想利用它是有一定难度的，而照片就可以很好的解决这一问题，但是照片又是无法替代底片的凭证作用的。所以，底片和照片必须是相辅相成的，如果相互脱离，那么两者的价值就都无法体现，同样的文字说明与底片和照片也是密切相关的，在底片上进行一定的标记，就能够帮助使用人员准确的判断底片和照片的使用价值，同时也降低了整理和利用声像档案的难度。
2.1.2 公路路政声像档案的积累和形成通常都是以成套的形式出现的，一套声像档案资料一般只能反映某个特定时间范围内的事物真象，并且摄像的人员应从多个角度抓取很多瞬间，这样才能够反映出事物的真实特性。
2.2 宏观含义的齐全完整
所谓宏观含义上的路政声像档案的齐全完整指的就是在声像档案管理工作中的路政档案工作基本原则的具体体现。（1）在路政管理工作中，任何形成的具有一定保存价值的声像资料我们都应及时的收集，并且要保证其齐全性和准确性，及时的将这部分资料收入到相关路政管理部门的档案室中，对其进行妥善的保管；（2）在保存路政声像档案的过程中，严禁杂乱无章的随意堆放，我们必须遵循特定的原则并且按照一定的方法对其进行科学的处理，使它们成为一个相互联系整体。
3 实现公路路政声像档案齐全完整的方法和对策
3.1 建立完善的归档制度，保证路政声像档案的齐全完整
在对公路路政声像档案进行归档的过程中，我们应将归档工作细化给每一个部门，并且将责任落实到人，明确各个岗位的职责。作为声像档案的第一手处理人员，摄像人员必须定期对这些声像档案进行整理和归档。在准备拍摄时，就应将即将使用的胶卷采用流水的方式编上号，并且在预整理手册中填入照片号、拍摄的主题、人物、时间以及地点等内容。拍摄完成后，分别将底片和照片插入到底片袋和照片袋中，并且编写相应的文字说明，之后应一起将底片、照片以及文字说明这三者上交给路政档案管理部门。而路政管理部门的主要责任就是要及时的督促和指导，同时应协调和配合好摄影工作，重点关注声像档案的形成和归档这两大环节，建立完善的归档制度，保证声像档案资料收集的齐全完整。
3.2 提高对路政声像档案成套性的认识，弄清声像档案资料的组成范畴
首先我们应认识到公路路政的声像档案资料也是以感光材料为主要载体的，其是一种具有较高保存价值的并且是以声像为反映方式的历史记录。同时我们还要明确任何类型的声像档案都是由底片、照片和文字说明这三部分共同组成的，因此，要想保证声像档案的齐全完整，我们就要保证这三部分收集的齐全完整。
3.3 采用创新型的管理手段，加大公路路政声像档案的归档力度
第一，我们应先加大宣传的力度，我国各地方省市的各级路政管理部门都应加大宣传的力度，提高大家对路政声像档案齐全完整重要性的认识，路政工作人员应具备较强的事业心和责任感，同时全社会对路政声像档案的相关工作也应给予充分的支持，我们开采用出版影集、举办展览以及散发宣传单等多种宣传方式；第二，政策法律的手段。我们应严格的遵照国家相关文件中的具体规定对路政声像档案进行管理，照片冲洗加工完成后应立即编写文字说明，并且及时完成归档工作。充分发挥相关法律法规的作用，发现违规者或是违规行为，应追究相关责任人的法律责任；第三，行政手段，我国各地的路政管理部门以及行政管理部门都应更加重视对公路路政档案的检查、指导以及监督工作，严格的执行公路路政声像档案归档制度中的各项规定，做好路政声像档案的收集和整理工作，同进行妥善的保管。
通过以上的论述，我们对公路路政声像档案管理的现状、公路路政声像档案齐全完整的概念和内容以及实现公路路政声像档案齐全完整的方法和对策三个方面的内容进行了详细的分析和探讨。作为公路路政档案管理工作中的重点工作，路政声像档案资料的齐全完整是有着重要的研究意义的，因此，我们应重点针对公路路政声像档案管理的现状及存在的问题，充分的分析路政声像档案齐全完整的概念和内容，从而制定出科学合理的解决措施，从而真正的实现路政声像档案的齐全完整，提高公路路政档案的管理水平。
参考文献
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[3]李水萍.声像档案在档案管理中的问题和对策[J].学理论，2012.
关键词：企业档案 声像档案 管理体制
声像档案以其生动、形象、直观的突出特点，越来越受到利用者的青睐。当今，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案质量的主要参数，而以往的载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式将会不断涌现，况且载体形式只是在档案保管上有所不同而已。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
1.完善企业声像档案管理网络
作为企业档案的重要组成部分，声像档案的管理工作必须纳入企业级部门岗位责任制、纳入企业工作计划和管理网络。数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。做好声像档案的收管用，对企业声像档案实行统一领导、统一制度、统一管理。很多企业成立了档案科学发展评价工作领导小组，将责任落实到各相关部门、单位，并发文明确责任，确保了声像档案管理工作的正常开展。
2.领导重视，完善声像档案软硬件设施
领导重视是做好声像档案的关健。很多企业主要领导、分管领导、安全工作分管领导高度重视声像档案的管理工作，召开会议、听取声像档案管理工作汇报，为声像档案管理配备人员、库房、专用装具、库房防护设施等。实施了包括墙面、地面处理，补充档案装具等的声像档案库房改造方案，改善了声像档案保管条件。声像档案存放在专门的声像档案库房，库房中配备了去湿机、加湿器、空调等空气调节设备，安装库房专用灯具，在库房和走廊加装了在线应急灯。更换带密码锁的防磁音像柜，用于存放计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带等磁性载体档案，达到防磁、防尘、防潮、防火、防盗效果，保证了音像记录和电子文件的齐全完整，库房管理达到“十防”要求。配备了倒带机，对库存录像带定期倒带。配备了刻录机，保证库存光盘至少一式二份，一套封存保管，一套供查阅使用，还有企业制作了第三套异地保存。照片册、底片册、底片袋均采用中性偏碱性纸质材料制作，保证照片、底片存放安全。
企业安排专人负责声像档案的收集、整理和管理工作。声像档案管理人员认真学习、执行相关要求，很多企业还制订了严格的《声像档案管理人员岗位职责》、《声像档案管理规定》、《声像档案借阅制度》、《库房管理制度》等规章制度进一步规范声像档案的管理。
3.主动出击，拓宽声像档案收集渠道
声像档案形成渠道多，收集难。如何把反映企业重大事件的声像档案及时收集归档，是声像档案管理的关键。采用三管齐下、主动出击的方式，确保收集齐全完整。
一是正常归档事后接收，适合常规活动。声像档案管理人员可以通过纸质文件、企业信息网络等途径声像档案存档通知，明确归档时间、归档范围和归档内容、归档要求，不定期联系催收。二是搜集事件信息，零距离跟踪接收，适合临时重大事件。声像档案管理人员应随时关注企业信息动态、会议通知、会议纪要、报刊及其他信息，掌握本单位重大活动、重要会议及设计科研经营成果获奖情况，及时与单位兼职档案员及相关责任人联系，在第一时间督促收集档案资料，形成时间短，能够最大程度地保证了资料的齐全完整。三是广泛征集。定期开展档案征集工作，明确征集范围、征集内容、整理要求，对兼职档案人员的收集、整理工作进行业务指导。始终与部门档案工作分管领导、兼职档案员保持密切联系，取得部门对征集工作的重视和支持。声像档案征集人员密切关注企业的大事要事，把征集与日常接收结合起来，可以经常与技术管理部门、生产管理部门、党群工作部门、企业办公室等部门保持联系，适时进行业务指导，介绍档案征集的范围、要求，平时经常督促进展。
4.精雕细刻，做好声像档案日常管理工作
声像档案载体易损，受损后难以修复。在日常管理中，把住入口关。对归档的声像材料载体和信息认真逐项检查。软磁盘和光盘归档时在计算机上检测运行，保证归档电子文件的可读性，确保文件的完整性和内容的准确性。保存时软磁盘放入专用软盘盒中，既保护磁盘又便于查找。声像档案管理人员认真行使告知义务，告知借阅人磁性载体档案查阅、利用时注意事项。归还的声像材料经检查内容及载体无损后方可入库，入库前进行除尘处理。入库年限较长的声像资料定期播放、倒带。
5.突出利用，开发声像档案信息资源
让档案信息走出库房，为企业发展服务是档案工作的根本宗旨。企业制作企业形象展示和宣传画册，可精选库藏照片档案提供利用，图文并茂地展现企业的技术、文化和成就。充分体现档案的利用价值。
6.信息化建设，为声像档案管理工作注入新的活力
实物档案的数字化为声像档案增添了新的内涵。例如一些企业启动库藏奖状、证书的电子化工作，配置了高分辨率扫描仪，生成图像清晰，色彩逼真，打印效果可与原版媲美，收到了很好的效果。奖状、证书电子化是企业声像实物档案管理的进步，扩充了声像档案范围，实现了实物档案信息资源的数字化、管理的规范化，对企业的档案信息化建设起到有力的推动作用。
建立完善档案管理信息化系统，动态公布声像档案工作信息，归档通知，宣传声像档案管理方法，将提高了声像档案工作透明度和知名度，为了解和利用声像档案工作开辟窗口。
声像档案以其生动、直观越来越受到档案利用者的欢迎。积极探索声像档案管理的形成、归档、管理利用的新途径、新方法，为企业提供优质高效的服务，是声像档案管理人员面临的重要课题。
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关键词:声像档案; 管理; 思考
1声像档案的特点
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、影片(正负片)唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案的记录方式，具有时间性和特定性，它超越时空，作为历史凭证让人们在回顾、重现这些历史资料时，能把当时记载的事件、事物、人物都真实、直观、形象地再一次显现出来，使研究资料的人们不但能闻其声，还能见其形，检索到当时特定的情景和表情，对所研究的历史资料有一个更加充分的认识和解读，所以声像档案的建立具有重要的意义，它的信息利用和珍藏都具有非常重要的价值。
2 声像档案的管理现状
目前高校声像档案管理中还存在着归档不完整，保管条件不完善，管理不规范等问题，这在一定程度上限制了它的有效利用，不适应现在高校教育发展需要。
2.1声像档案的归档意识淡薄。高校在发展壮大，学校开展的活动也越来越丰富多彩，这些丰富多彩的活动，就是声像档案形成的基础，是第一手资料，但很多高校没有建立和完善声像档案的管理制度，缺乏有效的保障措施，同时因从事声像档案管理工作人员较少，很多系、部、处、室所开展的活动，声像档案管理工作人员不能亲自参加，兼职档案工作人员又要忙于自己其他工作，而会疏忽这项归档工作，缺乏归档意识，致使活动资料散落在各自手里，声像资料不能及时地进行归档并交到档案室备查，造成收藏的声像资料与实际开展的活动数量不相符合，以致不完整、不全面的局面。
2.2声像档案的归档质量不高。声像档案的归档要求与其他纸质档案有所不同，它具有较强的时效性和特殊性。因此，声像档案的归档，不但要有归档意识，提高归档率，还要有归档质量。
声像资料拍摄后，它的原始性，要靠立卷质量去保证。由于某些单位为了节约成本，一盘摄像带子反复使用，容易导致信息灭失，同时，拍摄信号会逐渐衰减，影响播放质量，拍摄完新的内容后，一定要尽快注明所拍摄的时间、地点、人物、事件等情况，不然时间久了，摄影人员日后回忆起来也难以保证它的完整性和准确性，使归档质量大打折扣，影响声像档案的长久保护和开发利用。
2.3 声像档案保管条件不完善。由于声像档案的保管有一定要求，一般各高校的综合档案室是能够符合这个条件的，但高校的各部门要满足这个条件就较难。特别是由于四川成都的气候湿度较大，拍摄的磁带容易受潮，因此拍摄完后就要及时地进行处理，以保证拍摄资料的原创性和最佳效果，保障立卷质量，避免气候原因影响声像的最佳播放效果。因此，声像档案一定要尽快地处理所拍摄的内容，无论是影像资料还是图片资料，都要尽快归档并移交给综合档案室，使资料在符合保管设备的条件下妥善进行保管。
3 对声像档案管理工作的思考
声像档案管理工作要在收集、整理、利用等方面逐步得到完善，就需要在声像档案管理办法中采取有效措施，探索管理新方法，提高管理水平。
3.1 加强宣传 提高认识。高校领导对声像档案管理工作的重视，以及学校教职工的支持是做好声像档案工作的重要保证，它不仅是高校档案主管部门的事，更是学校各级各部门的事情，因此，一定要加大对相关档案法规的宣传力度，使教职工充分认识声像档案的重要性，明确职责抓落实，建立健全声像档案管理制度，转变工作理念．变被动为主动，实现声像档案的集中统一管理。
3.2 加强声像档案管理办法。声像档案不同于纸质材料档案，不易收集和立卷了，因此，声像摄制拍摄后，要尽快进行整理、立卷、编号等过程，避免因按错一个键，或计算机遭病毒出现的故障，丢失全部重要信息。除了及时地进行处理和归档资料外，还需要有一个专门的保管设备，这也是非常必要的。声像档案的保管, 它需要有恒湿、恒温、防磁、防震、防火、防光等条件，才能保证资料的永久性和利用效果，做到规范管理，延长声像档案使用寿命，因此，声像档案要独立成卷，配备符合声像档案的保管设备就必不可少。
3.3 结合实际，合理整理
3.3.1 初步筛选。在整个收集整理声像档案过程中，声像档案的整理过程比较辛苦，各高校的档案工作人员把最初的资料收集起来后，按照相关文件规范的要求进行初步的筛选、剪辑等工作程序，确定是否具有保存价值后，并将主题不突出，图片不清晰的资料删除掉，完成初步筛选。
3.3.2 合理分类。声像档案的分类，是各自学校视其具体情况而设定的，他们分别以人物、活动和时间进行分类，相互补充，相互依存，使其更加合理，再把筛选出来的资料分别进行编号规范整理，注明时间、地点及内容，并与文本档案相关内容完全一致，在查找资料时，真正提高工作效率。
3.3.3 确定冲印数量与刻录内容。由于纸质照片的入册数量没有具体的硬性规定，只能根据各高校的不同要求而确定，电子照片一般都比入册照片数量要多，选出需冲印的照片后，再将其冲印并入册，其他未冲印的照片，又有一定的收藏价值，再刻录成光碟保存，这样，有助于长期保管以备查找。
3.3.4 注重业务培训，提高业务能力。要完成声像档案的管理工作，工作人员不但要掌握一定的摄影知识和摄像知识，还需要具备一定的审美能力和鉴别能力。因此，加强和提高档案工作人员的素质培养，就非常重要。要经常对专职和兼职声像档案人员的业务进行培训，并派他们到兄弟院校去相互学习，吸取其他高校的先进经验，在日积月累中丰富他们的知识，提高他们的能力，以此奠定良好的基础，营造良好的工作氛围。同时档案管理工作需要有一定的连贯性，对专、兼职档案人员的工作岗位要尽量固定，减少流动性，避免工作人员岗位的变换，所带来的工作不熟悉、资料流失等状况，让他们在工作中逐步熟练掌握档案工作的基本要领，提高自己的综合素质。
总之，档案是学校的宝贵财富，而声像档案更是在学校对内对外宣传中起作相当大的作用，所以进一步改进和加强声像档案管理办法，让其更具科学性、实效性，具有重要意义。为此，还应积极加强学校档案主管部门、学校宣传部门及各个立档部门之间的相互配合，畅通收集渠道，上下齐心，齐抓共管，接受学校综合档案室专业性的业务指导，全面收集、整理声像档案，做好档案的移交工作，为学校档案集中统一管理奠定基础。
参考文献
一、探索完善声像档案综合管理平台建设
（一）建设目标声像档案信息化建设是适应声像档案工作标准化、规范化、信息化管理的发展需要，是以专业管理软件为核心，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的资源共享；档案网络化系统，它是一种互动的，提供分散于不同部门或地区的声像档案信息资源的有效利用管理平台，实现声像档案资源数字化、数据传递网络化、信息服务快捷化，最终实现声像档案的立体管理及各档案部门数据及时收集归档为一体的管理模式，从而全面提升的声像档案为宣传报道服务、更广泛的交流信息、深入科学研究、提升声像档案艺术欣赏价值。声像档案的数字化管理工作最终应实现以下目标：1、在全市建立统一的声像档案管理系统。根据目前声像档案信息化发展趋势结合本馆自身特点站在统筹全市城建声像档案信息化发展工作的高度，开发出一个安全、灵活、高效的声像档案管理系统，用于本馆及下级单位。2、在本馆上搭建起声像档案管理和服务平台，建立物理集中及客户端工具分离的方式，面向各下属立档单位提供声像档案管理和利用服务，充分体现“智慧档案”的管理理念；3、将系统建设成与本市城建信息化建设总体战略目标相协调的服务平台。系统建成后，应实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化、声像档案资源社会化的目标，使声像档案信息资源更好地为本市的现代化建设发挥更大的作用，为全社会提供更加优质的服务。
（二）声像档案综合管理平台应满足档案数字化管理工作的核心要求声像档案数字化管理系统，核心的业务过程可以包括三个环节。1、声像档案入库流程：将声像档案采集导入到eRhea系统，档案著录编目审核、资料生命周期管理流程，包括采集导入、编目著录、审核三个环节。2、档案存储管理：视音频资源导入过程中同时生成两路不同码率素材，同资源可以在导入完成后由系统后台调用Service进行浏览码率的生成。资源后，可以手动或者按照迁移策略将资源迁移到数据流磁带机/库中进行归档/备份存储，同时有资源源格式输出需求时，归档系统自动从近线带库回迁资源到在线供输出。3、声像档案再利用流程：用户可通过资源管理页面或者全文检索定位到需要的声像档案资料，可以在线预览相关档案资源，从页面发起资源下载或者导出请求，对于在线资源可以直接通过页面下载，对于受限（需审批需准备）资源可以发起下载申请，发起下载导出请求，审批通过后或者资源准备完成后，通过页面或者专业声像处理工作站下载导出。4、系统架构系统功能主要从声像档案管理模式、来源导入、再利用、系统管理及第三方接口等方便说明系统功能。整体系统支持在单位局域网中进行部署，整个架构在千兆局域网中。前端工作站包括声像处理工作站、非编工作站、著录管理工作站和检索查询工作站，系统部署于现有办公局域网后，整个办公网办公机器亦可以查询检索声像档案。系统后台服务器包括应用服务器、数据库服务器、转码服务器、在线存储和数据流磁带归档系统等。后台服务器系统可以集中部署核心机房，并且可以根据规模和预算进行虚拟化部署。声像档案系统是一个专门为声像档案管理设计的一个应用平台，在功能涵盖声像档案管理的全过程：声像档案数字化（视音频采集）、声像文件智能处理、声像档案整理编目（立卷和归档）、声像档案利用（借阅与查询、视频再制作）、声像档案编研制作、声像档案交换、声像视频长期归档安全管理、声像档案统计等辅助管理（统计、接收、移交）、系统管理等。所有考虑应用环节较多，应用流程具有一定的特殊性，其体系架构必须以档案应用为出发点，以实现声像档案管理过程中高效可靠的应用。
二、声像档案数字化管理工作价值分析
（一）有效改善档案管理工作现状声像档案管理系统的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而将会促使档案管理理论、声像档案管理技术和方法的变革，并且通过最大程度的实现声像档案信息资源的有效利用和共享，发挥声像档案信息的增值作用，彻底改变档案封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升声像档案工作在本单位中的作用和地位。从声像档案管理角度看，声像档案管理系统建设可为声像档案管理人员提高工作效率。从声像档案利用角度看，声像档案管理系统可为档案利用人员提高工作效率。以前，为了查一些声像档案需要与一些设备连接才可以查看，有了该系统，即使没有读取查看声像档案的设备，也可以直接进行网上查找和浏览。同时，声像档案管理系统可以实现资源共享，用户只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一个方面，声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，例如：直观的形象性。收集、保管的特殊性、是其他载体档案的必要补充。
【关键词】声像档案 管理 利用
1.声像档案的特点及管理现状
声像档案是指以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式，具有一定保存价值的照片、录音带、录像带等为载体，留在正片上的档案。传统的档案大多以纸质为载体，缺乏形象性、直观性，而声像档案能直接记录事物的过程，直观事物信息。这就使人们从更广泛的角度认识声像档案，从而更全面、更深入地分析、研究声像档案。
1.1数码照片的存储和收集
数码相机虽具有不计成本，存储量大的特点，但它不如在电脑上查看过瘾。因此，建议每次活动结束后，就将照片存入光盘，这样既看着方便，又防止丢失。
在数码照片的收集过程中，我们不但要将档案管理人员拍摄的照片整理归档，同时也要收集其它部门拍摄的照片。在收集过程中如发现有重大活动、重要会议上形成的照片没能及时归档，档案专职人员应立即通过电话进行追踪并索要。拍摄人员也应及时将精选的照片传递到档案管理人员手中。这样可大大地提高照片档案的收集率，确保照片档案的完整与安全。
1.2数码照片的筛选和整理
照片的价值是由图像的原始性、真实性以及质量决定的。照片的收集归档要进行挑选，剔除那些没有归档价值的照片，选取具有代表性的照片归档，同一场景的照片仅留一到两张，归档的每一张照片都要有质量保证。对其它部门发送来的数码照片，档案管理人员要及时整理、编辑，包括时间、地点、人物、是由、拍摄者等。其中主要人物要特别指明所处位置，避免因时间过长，照片过多，造成照片的混淆和丢失。
数码照片的分类按工程进行分类。不同工程的数码照片分别进行整理。每一个工程建立一个文件夹，对文件夹内的照片文件一般可按时间先后进行排列，并按其顺序进行编号。同一会议、同一个测试形成的数码照片排列在一起。
1.4数码照片的冲印和刻盘
对整理好的照片，除需用于纸质文件中的照片一次冲洗外，其它的照片均刻录成光盘形式存放，且一式三套，一套封存保管，一套供借阅使用，一套异地保存。刻录好的每套光盘应放在坚硬的惰性塑料盒内，且一并放在专用的磁盘柜中保存。
1.5数码照片的保存
由于数码声像档案刚刚兴起不久，其管理体制亦不是很健全，使得档案部门与有关产生声像档案的业务部门之间缺乏协调、沟通、统一，多数业务部门对声像档案的处理处于一种比较自由散漫的状态。加之业务部门人员档案意识薄弱，导致部分声像档案没能及时移交档案室统一管理。另外，随着单位内部机构调整或人员变动，亦造成部分声像档案的流失。
再由于声像档案存储载体的不一般性，决定了它的保存要求必须具备恒温、防磁、防火、防光、防震、防有害气体等诸多条件，所以，就目前而言，大多数单位不具备良好的声像档案的保管条件和设备，这一点，急需解决。
2.声像档案的管理对策及应用
对于声像档案的管理，首先应制定声像档案的管理制度。在制定声像档案管理制度的同时，应充分考虑声像档案的特殊性。在对声像档案的保管环境、排列方式、备份内容、借用方式和手续等条件应制定具体的管理条件。其次，档案部门应变被动为主动，积极主动地收集声像档案，并对声像档案材料从制作、采编导收集归档等一系列过程都要有严格的控制措施，层层把关，收集到质量高的声像档案。最后要考虑声像档案存储载体的物理寿命受贮存地点环境的影响而变化，一定要放到合适的地方。另外，对声像档案要定期倒带、复制，进行转存处理。录音、录像带等磁性载体，档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体一般每4年转存一次，并将检查结果登记备案。对于受损的声像档案，要进行翻拍、补救或更新，以免声像档案丢失。
没有创新就没有发展，档案工作亦是如此。因此，档案部门应该解放思想，更新观念，要有创新意识。对声像档案不能只是进行简单的管理，而是要有计划、有目的、有组织地做好编研、开发、利用工作。在遵循“价值性、实用性、精练性、特色性”原则的前提下，通过各种渠道收集有价值的声像档案，努力发掘声像档案的价值，为社会提供利用。
3.开发声像档案，服务改革发展
声像档案作为档案信息资源之一，如今已被广泛地利用着。其一，去年，我所进行军工单位保密资格认证，我们档案部门利用声像档案举办图片展览和汇编《保密知识图片》、《xx工程画展》等方式，多渠道、多方面的进行保密宣传，取得了良好的效果。其二，前不久，利用声像档案，我所科技人员为所里承揽一项重大科研项目。为了承接航空飞天任务，科技人员向上级领导汇报工程进展情况，为了有效、直观地阐明学术观点，他们采用了PPT加照片的形式，用较短的时间说明了问题，完成了任务。其三，在工程投标、项目课题论证等方面，我们均采用了图文并茂的PPT和彩色胶印的方式方法，有效地展开了雄厚的竞争实力，为我所在激烈的市场竞争中承揽了多项高科技的工程项目。
另外，我们还利用声像档案为我所质量审查立了汗马功劳。档案部门为迎接一年两次的质量审查，我们利用图片注释的形式，展览展示工程进展情况。为顺利通过质量审查，提供了有效的服务。
建立好的声像档案，是树立良好的形象，提高单位的知名度，增强市场竞争力的重要手段和有效的途径。我们利用声像档案为单位提供优质服务，并集中体现了两个文明建设，弘扬民族文化，为创造更多的效益赢得了更大的发展空间。因此，加强声像档案管理，十分必要。
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