【摘要】面对档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想,使档案质量不断提高。
【关键词】档案管理质量
一、档案质量管理的含义和特点
档案质量管理就是单位领导档案工作人员以科学方法为手段,充分发挥科学管理和专业技术的作用,建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平,以保证档案的高质量。它具有以下几个特点:
全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员,如各处(室)所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等等人员的密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量,人人有责”的观念。只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。全过程控制。从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。科学的手段。采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题,不断提高档案质量和档案工作管理水平。
二、建立检查档案管理制度
1.提高检查人员全员档案质量管理意识
提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多,一般包括:检查准备阶段资料:检查通知书、检查实施方案、检查提纲等;检查实施阶段资料:检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等;检查结论及总结资料:检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等;检查整改资料:入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。
检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的,是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定,检查方案的制定,检查通知书的下发,检查工作的开展,到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等,整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此,提高检查人员全员档案质量管理意识,是做好档案管理工作的前提。
2.全员参与、分工负责,是保证档案质量的重要手段
检查档案质量与业务工作质量紧密相连,统一档案整理、装订工作的规范要求,更能够提高检查人员遵守检查规则的意识,高质量地完成检查工作。实践证明,建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度,是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚,掌握检查的整体情况,能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作,既保证检查资料的完整性,又保证其相关性。
3.加强检查档案质量的事中控制与管理,是提高档案质量的制度保障
检查档案的管理水平是随着一定时期检查工作的内容和检查方式的变化以及检查规则制度的完善而逐步提高的。为了能够适应检查工作发展要求,检查档案管理工作重心也应由事后控制与管理转变为事中控制与管理。只有在检查过程中及时发现和解决影响档案质量的问题,加强检查档案质量的事中控制与管理,不断发现、研究和解决新问题,才能不断适应监督检查工作的发展要求,保证检查档案的质量。
4.积极推进信息化进程,是提高档案管理质量的必然要求
随着办公自动化技术的普及,财政检查机关档案管理的现代化显得尤为迫切。利用计算机进行保存、检索、编目、借阅等,不仅能减轻档案工作人员的劳动强度,提高工作效率,还可以节省存放空间。如果采用人工和计算机相结合的方法管理检查档案,则既可以使案卷整齐规范,查找时一目了然,又能够为查阅者提供迅速、准确、快捷的查找方式,有利于提高档案工作质量。
三、完善档案管理自身制度
1.必须牢固树立档案质量意识
档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系。其中,领导的档案质量意识最为关键,领导通知必须提高认识,转变观念,认清档案管理的重要性,认清档案数字化是大势所趋,要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设,因此要求从事档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量。
2.建立内部人员的制约机制
要不断提高档案人员素质,加强管理,完善规章制度,建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说,就是要有强烈的事业心和高度的责任感,要有良好的服务意识,要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作,档案人员业务素质的高低,对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的计划,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
3.运用计算机档案管理系统
一、对检察档案实行现代化管理的必要性和重要性
档案是证据。检察机关是国家的法律监督机关，其监督活动贯穿于刑事诉讼的全过程，并且对国家工作人员贪污贿赂犯罪、国家机关工作人员渎职犯罪具有侦查权、侦查，是收集证据，审查批捕，是审查证据，出庭支持公诉，要依靠证据，可以说，证据是刑事诉讼活动的生命。从档案形成的特点看，是当时、当地、当事人直接使用的文件材料有条件地转化而来的，是未经任何改动的原始材料，是令人信服的历史证据。从档案本身的特点看，它是历史的真实记录，如手迹、信件、照片、录音和录像等，都是原始文件和历史信证，可以成为查考、研究和处理问题的依据。档案是“句号”。每个案件，都经法定程序，都有一叠档案，从立案、侦查、、审判到执行，都有详细的记载。事情终结、案件办结的标志是什么？两个字：归档。没有归档的事情、案件，都还没有真正划上“句号”。北方农民种地，讲究春种、夏锄、秋收、冬藏，如果立案、侦查、批捕、，是“春种”、“夏锄”、“秋收”，那么档案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面诸般努力的实际效果就会大打折扣。检察档案是广大检察干警辛勤劳动的果实，心血的结晶，因而，必须科学、规范、完好地保存。档案是历史，它真实记载着经验和教训，有着不可替代的现实参考价值。检察档案是检察机关工作的查考凭证，办案干事业的重要依据，调查研究的必要条件和基础，是开展培训的生动教材。随着科学技术的不断发展，计算机应用的日益普遍和电子文件的大量涌现，对检察档案实行现代化管理已迫在眉睫。
二、目前林区检察档案管理的现状以及存在的问题
经笔者初步调查，在省林区分院下属的23个基层院中，有14个基层院档案工作没有晋级；档案检索体系不够健全，普遍存在检索工具设置过于简单，案卷目录一本账、重复交叉现象严重、整体功能发挥难的问题；有的已晋级的基层院，当时只是为了应付晋级检查，虽购买了软件，但没有著录，这既不便于今后工作，也不符合建档规范；有的基层院虽建立了声像档案，但没有购买防磁柜，非常不利于声像档案的保存；有的基层院还在使用传统的老式的“五节柜”，没有购买密集架；有的基层院没有专门用于档案工作的微机，既不便于档案软件的利用，也不符合安全保密规定；还有的基层院领导重视不够，从不过问档案工作，甚至没有设置专门的档案室。上述问题的存在，原因是多方面的，有领导的、有管理的、有资金的、有人员素质的，如果不下大气力加以规范和解决，势必是对过去检察工作的不负责任，对未来检察工作也会造成严重的影响和制约。
三、检察档案实现现代化管理的途径和办法
1、以提高认识为前提，转变各级领导的思想。制约档案现代化管理的因素很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平。首先，主要领导要总揽。认真从自身作起，检讨对档案工作认识和重视上的偏差，切实转变思想。在实际工作中应投入一定的精力关心支持这项事业，要经常过问、检查、督促档案工作。应想方设法创造档案现代化管理的物质保障条件。其次，主管领导要真管。应当把档案工作列入工作职责，经常了解档案员在干什么、想什么，领导能够为他们做些什么。每年至少要研究一两次档案工作，对重大事项、重要问题，要定期听取汇报，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依据标准和有关规定开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难和问题。
2、以提高素质为核心，建设专业化队伍。检察档案管理是一项专业性很强的工作，不仅要求档案管理人员具备较高的政治素质，良好的职业道德，而且要具有较高的档案理论水平和较强的业务能力。实践证明，只有有了高素质的档案管理人员，才会有高质量的档案管理工作。因此，培养和造就高素质的检察档案管理人员，是实现检察档案管理现代化的核心和关键所在。首先，要提升检察档案管理人员政治素质。增强他们的政治意识、宗旨意识，使之具有高度的职业责任感和坚定明确的事业心；要增强档案管理人员的档案意识和法制观念，使之充分认识检察档案的重要性以及它潜在的价值，认真履行岗位职责，做到干一行，爱一行，专一行，精一行，确保能保质保量地完成任务。其次，要提升检察档案管理人员业务素质。检察档案管理人员不仅要具备档案专业知识，而且还要具备相关的检察业务知识。因此，必须通过全方位、多角度、多层次的培训，努力实现检察档案管理人员由事务型、封闭型向知识型、复合型、开放型的转变。第三，要提升检察档案管理人员科技素质。计算机和计算机局域网已在检察工作中广泛应用，检察档案管理者必须熟练地掌握计算机操作技能、网络应用技能，不断适应检察档案工作发展的需要。
1 仪器设备建档的重要性
1.1 仪器设备档案是疾控机构质量管理体系的重要组成部分
随着疾病预防控制机构能力建设的加强，仪器设备日趋高级化和复杂化,实验室检验活动依赖仪器设备的程度也日益增大，仪器设备是疾控机构开展疾病检测、卫生监测、科研等工作的重要手段和保证。仪器设备档案包括仪器设备购置、验收、使用、维护与保养、维修、报废等阶段形成的资料，是仪器设备从购置到报废过程的真实记录，是各种仪器设备的正常使用、维护，以及技术性能开发的不可缺少的材料。仪器设备档案是中心的重要技术储备，是质量管理体系的重要组成部份。如何管好用好该仪器设备，提高仪器设备的有效使用率，保证检测结果的可溯源性、准确性，仪器设备档案建立是必要的。
1.2 仪器设备档案是设备维护和检修的必要条件
建立较为全面的仪器设备档案，并辅之科学有效的管理，使档案在仪器设备的采购、使用、维修等工作中得到充分利用，较好地发挥其社会效益和经济效益。如在运转和使用过程中，仪器设备的零件会磨损、腐蚀和松动,将会影响设备的精度、性能和工作效率,必须进行及时的维护和检修。而仪器设备档案是必备的条件。通过查看设备档案资料，根据其维修记录，判断检测结果的可靠性；对仪器设备采取预防性维护和检修，充分做好维修 的准备以缩短停机时间，减少修理费用；通过查看仪器设备档案，及时与厂家或经销商联系等。管好用好仪器设备档案，主动、及时、准确地为疾病检测、卫生监测、科研等工作服务，为领导决策和同类设备的更新换代提供依据,仪器设备档案的建立显得尤为重要。
2 仪器设备档案管理的基本内容
2.1 仪器设备档案的归档范围
根据质量管理体系文件《仪器设备管理程序》的管理要求，明确了仪器设备档案归档内容由二个部分组成:仪器设备申购过程和运行过程中形成的档案。
2.1.1 设备申购过程形成的档案主要包括购置计划书、购置批准书、采购申请书、供应商的资质、技术论证报告、申购单、装箱单、出厂合格证、出厂检定证书、保修卡、售后服务保证，使用说明书、结构原理图、线路图、设备的影（音）、光盘、配件、仪器设备安装调试验收报告等。
2.1.2 设备运行过程形成的档案主要包括仪器设备操作规程、使用记录、维护保养记录、检查记录、期间核查记录、检定/校准证书、维修申请单、停用申请单、经济效益分析等。
2.2 仪器设备档案资料的收集
每台仪器设备从申购到报废都经过购置、安装、使用、报废四个阶段，仪器设备档案资料随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档。申购过程中形成的文件在安装调试完毕后及时建档，运行过程中形成的文件按年度归档，档案跟随仪器设备申购、安装、使用、维修、报废全过程，其相应的资料由使用科室做好档案的收集整理工作，移交中心档案室。
2.3 仪器设备档案的管理
建档后由档案管理员录入机构仪器设备总目录，便于仪器设备的管理和查阅。仪器设备要转移使用权限时，仪器设备档案一同移交，填写交接记录。报废的仪器设备尽快处理，在档案中做好报废注销记录及结档。档案借阅需填写仪器设备档案借(领)用登记表，在借阅过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，不损坏、不丢失。
3 仪器设备档案管理的具体措施
3.1 建立完善的仪器设备管理体系
我中心在质量管理体系中建立与本机构相适应的《仪器设备管理程序》等文件，实行中心、科室、操作人员三级管理，广泛深入地宣传学习质量管理体系文件，强化和明确各级人员的职责，使仪器设备管理工作从申购、采购、验收、标识、建档、使用、维护保养、维修、停用、报废等过程逐一落实。通过仪器设备管理文件的实施，以文件形式将仪器设备管理的目的、岗位职责、管理要求、工作程序、状态标识、记录与档案管理等明确规定，使各部门各岗位都了解其在仪器设备管理中所负的责任与应尽的义务，从而实现仪器设备档案的标准化、规范化管理。
3.2 建立健全设备档案管理岗位责任制
按照疾控机构设备档案管理的要求，把岗位责任制真正落实到每个人。定期召开有关档案管理人员会议，明确工作内容、目标及岗位责任制，完善仪器设备档案管理制度，并将岗位责任制纳入目标考核、管理责任制中去。实行奖罚制度，奖罚分明。特别是在使用档案方面成绩突出，发挥较大社会和经济效益的科室和个人应给予奖励。对不负责任，管理混乱，散失档案。造成损失的要给予处罚。
3.3 做好仪器设备的各项记录的归档工作
关键词档案管理；药检机构；问题及对策
作者简介 孙红兵，玉林市食品药品检验所档案室馆员，广西玉林537000
中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1672―2728(200s)08―0149―04
药品检验所是国家药品监督质量保证体系的重要组成部分和技术依托部门，是《药品管理法实施办法>规定执行国家对药品监督检验的法定专业机构，其中心工作是承担依法实施药品审批和药品质量监督检查所需的药品检验工作，主要职责是依法对药品在生产、流通、使用等环节的质量实施技术监督检验。随着药品质量监督检验工作的不断深化，使搞好药检所档案管理工作成为了搞好当前药检所整体管理工作的基础。
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力的技术支撑的宝贵财富。
一、当前药检所档案管理中存在的主要问题及原因分析
主要表现在以下一些方面：
1 领导档案管理意识及重视不够。广西于2003年对药检机构进行体制改革，撤销除自治区药检所外的其他原按地(市)、县行政区划设置的91个各级药检所，重新设置由自治区食品药品监督管理局直接管理的南宁、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8个相当于副处级的区域药检所至今，虽基本设置有档案库房，却只有桂林、玉林两个药检所实现了符合档案管理要求的大集中统一保管并通过了档案行政管理部门评审验收(其中。桂林药检所综合档案室于2004年取得了档案室合格证，玉林药检所综合档案室于2005年达标定级)。
2 档案管理基础设施较差，保管条件落后。大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜；没有落实防火、防盗、防潮等“八防”安全措施，没有空调、除湿机等设备。有个别原在已获得“科学技术事业单位档案管理自治区级”的市级药检所基础上组建的区域药检所，在近年档案管理工作普查及现场复查时就因档案库房条件简陋、专用档案存放空间未保证等硬件问题而未能得以更名换证。
3 档案管理格局不明晰。管理机构不健全，管理职能不明确。药检所档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检所行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
4 档案管理制度不健全。检查督促考核未认真落实。在药检所管理中，一般均按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则――《实验室资质认定评审准则》要求，制定了适用于各所较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》《记录管理册》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然自治区食品药品监督管理局对各药检所的《年度工作目标管理考评细则》要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
5 对药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的飞速进步，社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案、人事档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
6 档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
7 档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
8 未将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检所近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，必将影响药检业务技术的发展，影响药检所整体管理水平的提高，影响实验室资质认定和能力认可。
9 监管关系的变化，使药检档案受到较高重视。一方面药品检验报告是判定一个药品是否符合规定的法律文书，若该被检药品被判不符合规定，监管相对人轻者被课以小额罚款，重者被处几万、几十万乃至上百万巨额罚款，甚至是取消经营许可证、生产许可证或是药品批准文号的严厉处罚，超出了一般药品生产、经营和使用机构的承受能力，使监管相对人存在戒心；另一方面随着我国
市场经济的发展，民众购买被称作特殊商品的药品比日用品还方便，致使常规意义的消费者观念被引用至治疗活动中，由于药品费用居高不下，当药品治疗效果不理想时，就怪罪药品质量、怪罪药品生产和经营单位，要求赔偿。这其中，具有仲裁性和公正性的药品检验报告就成为了双方裁决质量争议的焦点。而药检报告质量尚有一定缺陷，使提高药检报告书写质量及其可溯源性，完善药检报告管理成为了药检档案管理的重要内容。
10 药检档案开发利用少。主要是由于档案的内向性、封闭性，加上决策者及档案管理员本身缺少对档案价值的认识，档案室在单位中又处于弱势地位，馆藏建设被作为档案室的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，重保管、轻利用，编研成果不多，档案利用实例不汇编、不发表，使其应有的文化功能没有得到充分发挥，很少直接影响大众的生活品质。
综上所述，药检所档案管理已面临深刻的变化，出现的问题既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。随着经济全球化、信息化时代和我国新一轮大部委制、“大卫生”形势下卫生、药监机构改革的到来，药检所须正视现实，调整管理思路以改进档案管理方法，重视药检档案管理工作以应对新形势要求。
二、做好当前药检所档案管理工作的主要对策
1 依法治档是搞好药检档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广西壮族自治区档案管理条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广西壮族自治区档案人员岗位培训管理办法》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《药品检验档案管理规范》，增强药检所干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。
2 领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是药检档案管理工作面对新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把综合档案室建设特别是档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。此外，各级领导还应明确：对档案“实行集中统一保管”原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室(馆)藏，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。
3 建立健全药检档案管理网络是搞好药检档案工作的前提。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，可在全区食药监管系统各药监局及其所辖各行政、业务科室、稽查大队和各药检所明确专、兼职档案人员，使每个单位从横向(药检――药监)到纵向(档案室――各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入单位、科室、个人的目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保无论是在药监局、还是药检所的各行政、业务检验科室还是稽查工作的各个阶段、各个环节，都能从组织上保证档案、文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
4 加强制度建设是搞好药检档案管理工作的保证。第一，建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺单位、科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。
第二，坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。因为药检档案是药检所科学技术和药品检验工作的历史，它不仅真实地反映本单位科技活动的现状，说明整个科技工作历史的进程。还为当前的业务工作和科研工作服务，为今后的工作服务，是珍贵的科技资源和科技储备。
第三。将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为药检所质量管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。
第四，设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向所综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
5 提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。
第一，以人为本，加强药检档案人才队伍建设。一是重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就药检档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。
第二，注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平。一是要改变旧传统。树立新观念，用“三个代表”重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；二是要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；三是要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。
第三，加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。一要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；二要办好岗位培训、信息技术培训、相关标准规范和药检档案基础业务知识培训，加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，吸取和总结新经验，优化知识结构，以达到理论知识和实践能力有机结合；三要与时俱进加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全系统档案工作人员适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要；四要多走出去参加培训或开展学术讲座，学习一些院校或发达地区先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。
药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资料等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力的技术支撑的宝贵财富。
一、当前药检所档案管理中存在的主要问题及原因分析
主要表现在以下一些方面：
1 领导档案管理意识及重视不够。广西于2003年对药检机构进行体制改革，撤销除自治区药检所外的其他原按地(市)、县行政区划设置的91个各级药检所，重新设置由自治区食品药品监督管理局直接管理的南宁、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8个相当于副处级的区域药检所至今，虽基本设置有档案库房，却只有桂林、玉林两个药检所实现了符合档案管理要求的大集中统一保管并通过了档案行政管理部门评审验收(其中。桂林药检所综合档案室于2004年取得了档案室合格证，玉林药检所综合档案室于2005年达标定级)。
2 档案管理基础设施较差，保管条件落后。大部分药检所因建所时间短，检验及办公场地小、场所少，故未设档案室或档案专人、专库，档案放在办公室的柜子里，有的还是木柜；没有落实防火、防盗、防潮等“八防”安全措施，没有空调、除湿机等设备。有个别原在已获得“科学技术事业单位档案管理自治区级”的市级药检所基础上组建的区域药检所，在近年档案管理工作普查及现场复查时就因档案库房条件简陋、专用档案存放空间未保证等硬件问题而未能得以更名换证。
3 档案管理格局不明晰。管理机构不健全，管理职能不明确。药检所档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检所行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。
4 档案管理制度不健全。检查督促考核未认真落实。在药检所管理中，一般均按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了适用于各所较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》《记录管理册》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施。虽然自治区食品药品监督管理局对各药检所的《年度工作目标管理考评细则》要求各单位设立专门的档案室并规范化、认真抓好档案管理工作，但药检所却未真正认真实施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。
5 对药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。随着科技的飞速进步，社会的发展，档案系统的内涵和外延也随之发生变化。药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案、人事档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，各药检所根据自己的理解和实践“因地制宜”管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理。
6 档案管理工作人员素质参差不齐。档案专业人员队伍在学历层次、理论水平、专业素质等方面参差不齐，与时展要求悬殊是目前我国档案专业人员队伍的普遍现象，很多档案部门是随便可以往里塞人的地方，是安排老弱病残的地方。在药检系统中还有表现为专职少、兼职多，专项管理经验不足，管理观念不强；在人才培养中，重视药检技术人员素质及动手能力的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高和继续教育没有纳入培训计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统经验上，思想观念和管理水平跟不上时展，缺乏创新和活力。
7 档案管理水平不高。现代化管理手段应用较差。随着计算机及网络信息技术在药检所管理中的广泛运用，药检所管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于档案的收集、编研、修史编志、开发和利用，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。
8 未将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检所近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，必将影响药检业务技术的发展，影响药检所整体管理水平的提高，影响实验室资质认定和能力认可。
9 监管关系的变化，使药检档案受到较高重视。一方面药品检验报告是判定一个药品是否符合规定的法律文书，若该被检药品被判不符合规定，监管相对人轻者被课以小额罚款，重者被处几万、几十万乃至上百万巨额罚款，甚至是取消经营许可证、生产许可证或是药品批准文号的严厉处罚，超出了一般药品生产、经营和使用机构的承受能力，使监管相对人存在戒心；另一方面随着我国
市场经济的发展，民众购买被称作特殊商品的药品比日用品还方便，致使常规意义的消费者观念被引用至治疗活动中，由于药品费用居高不下，当药品治疗效果不理想时，就怪罪药品质量、怪罪药品生产和经营单位，要求赔偿。这其中，具有仲裁性和公正性的药品检验报告就成为了双方裁决质量争议的焦点。而药检报告质量尚有一定缺陷，使提高药检报告书写质量及其可溯源性，完善药检报告管理成为了药检档案管理的重要内容。
10 药检档案开发利用少。主要是由于档案的内向性、封闭性，加上决策者及档案管理员本身缺少对档案价值的认识，档案室在单位中又处于弱势地位，馆藏建设被作为档案室的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，重保管、轻利用，编研成果不多，档案利用实例不汇编、不发表，使其应有的文化功能没有得到充分发挥，很少直接影响大众的生活品质。
综上所述，药检所档案管理已面临深刻的变化，出现的问题既是我国现代体制出现的一种转折，也是科技不断发展的必然。随着经济全球化、信息化时代和我国新一轮大部委制、“大卫生”形势下卫生、药监机构改革的到来，药检所须正视现实，调整管理思路以改进档案管理方法，重视药检档案管理工作以应对新形势要求。
二、做好当前药检所档案管理工作的主要对策
1 依法治档是搞好药检档案管理工作的根本。可采取多种形式，大力加强和广泛开展《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《广西壮族自治区档案管理条例》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《广西壮族自治区档案人员岗位培训管理办法》等法律法规的宣传教育、学习贯彻活动，实施《药品检验档案管理规范》，增强药检所干部职工的档案法制意识，特别是领导干部的档案管理意识，依法编制本单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，使药检档案从形成、收集到整理、编目、归档、保管、借阅、保密、利用等各个环节都得到保障，做到依法治档。
2 领导高度重视是搞好药检档案管理工作的关键。一个单位档案工作的好坏，与单位领导的重视程度有着直接的关系，尤其是药检档案管理工作面对新形势下存在的难度增大问题，领导重视与否起着决定性作用。因此，改变档案工作的从属地位，需强化各级领导对档案工作的领导，本着“对历史负责、为现实服务、替将来着想”的态度，提高对加强档案资源建设重要性、必要性的认识，把综合档案室建设特别是档案室基础设施建设、设备配置、档案保护、人员培训等列入本单位发展规划，并根据财政经费经常性增加情况适时予以递增，任何情况下不占用综合档案室设施、设备，不改变档案室及其库房用途。此外，各级领导还应明确：对档案“实行集中统一保管”原则只是加强档案工作的第一步，而确保档案收集齐全完整、丰富室(馆)藏，进而提高档案对药检、药监事业发展服务的效能，才是档案管理工作的目的。
3 建立健全药检档案管理网络是搞好药检档案工作的前提。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，可在全区食药监管系统各药监局及其所辖各行政、业务科室、稽查大队和各药检所明确专、兼职档案人员，使每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入单位、科室、个人的目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保无论是在药监局、还是药检所的各行政、业务检验科室还是稽查工作的各个阶段、各个环节，都能从组织上保证档案、文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。
4 加强制度建设是搞好药检档案管理工作的保证。第一，建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行；完善档案工作程序，理顺单位、科室和档案室之间的关系，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证档案管理工作的各个环节不脱节。
第二，坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。因为药检档案是药检所科学技术和药品检验工作的历史，它不仅真实地反映本单位科技活动的现状，说明整个科技工作历史的进程。还为当前的业务工作和科研工作服务，为今后的工作服务，是珍贵的科技资源和科技储备。
第三。将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同样作为药检所质量管理体系的组成部分，纳入单位年度目标管理责任制，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实，不但与各科室、各岗位人员的经济利益挂钩，做到奖罚分明，还要在评优、晋升、进修政策上给予一定倾斜，以促进档案工作人员和专兼职文档人员主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。
第四，设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向所综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。
5 提高档案人员素质是搞好药检档案管理工作的基础。针对药检系统档案人员绝大部分是半路出家、从事档案工作时间和素质参差不齐，且基础管理薄弱、人员变动性大、档案业务生疏等现状，着重在提升档案室的软实力、档案工作的生命力、档案事业的保障力、档案队伍的战斗力上下功夫，切实加强和提高档案人员素质。
第一，以人为本，加强药检档案人才队伍建设。一是重视智力引进工作，可采取引进档案专业人才或通过向社会公开招录所学专业为档案学、历史学、汉语言文学或计算机专业人才的办法，吸收一些基本素质好、愿意从事档案工作的大学本科毕业生充实到药检档案工作队伍中来，壮大药检档案人才队伍。二是拓宽人才培养渠道，有重点、有方向地培养造就药检档案事业发展急需的人才，如对单位内部综合素质好、有发展潜力、志愿献身档案事业的同志进行专业培养和深造，促使他们施展才华，促进人才脱颖而出。
第二，注重教育，努力提高档案工作人员的政治思想水平。一是要改变旧传统。树立新观念，用“三个代表”重要思想、科学发展观、构建和谐社会的理念和改革开放、市场经济的思维方式指导档案工作；二是要改变以往的封闭管理，由重视管理转变为重视利用；三是要改变传统的静态管理，由坐等、送交转变为主动收集。
第三，加强培训，不断提高档案人员的专业知识水平、业务能力和管理水平。加强档案业务培训，提高档案人员的业务素质，是一项需要持之以恒的工作。一要组织档案人员认真学习《档案法》及其《实施办法》和《管理条例》等法律法规；二要办好岗位培训、信息技术培训、相关标准规范和药检档案基础业务知识培训，加强经济、历史、文化、法律等档案传统方面管理知识和系统工程原理和方法、缩微技术和数码复印新技术应用等现代管理、现代科技实践技能和新技术的学习，吸取和总结新经验，优化知识结构，以达到理论知识和实践能力有机结合；三要与时俱进加强档案上岗和岗位继续教育，建设新档案管理模式，使全系统档案工作人员适应档案工作特别是新形势下药检档案工作发展需要；四要多走出去参加培训或开展学术讲座，学习一些院校或发达地区先进的工作经验，拓宽工作思路，促进管理科学化，提升档案管理水平。
[关键词] 周口市；疾病控制中心；档案；管理；信息；一体化
[中图分类号] R197.2[文献标识码] C[文章编号] 1673-9701（2011）27-137-02
Preliminary Study on Integration of Files, Books, Information of Zhoukou Center for Disease Control
ZHANG Qinqin
Department of General Archives, Zhoukou City Disease and Prevention Control Center, Zhoukou 466000, China
[Abstract] Zhoukou CDC began records management work in 1994, and was named national advanced unit of file Objective management by The State Archives Administration in 2001. File management is a true reflection of the history and present works for the center and it is our daily source of data information. In recent years, with the improvement and development of electronic information technology of files, advancing integration of files, books, information has significance for developing and utilizing of archival information resources of disease prevention and control, sharing resources, improving information utilization and conservation of important resources.
[Key words] Zhoukou City；CDC；Files；Management; Information；Integration
疾病控制中心的档案管理工作是疾病预防控制工作不可或缺的重要组成部分，为疾控中心的工作提供了可靠的参考依据。2003年，周口市卫生防疫站与国家同步更名为周口市疾病控制中心。在中心领导的高度重视和大力支持下，我们大力抓好档案管理工作，经过十几年的发展，逐步形成了一个门类齐全、结构合理、科学规范的疾病预防控制档案管理体系。同时随着计算机技术的发展和普及，加快了各种信息的传递，提高了工作效率，也对我中心的档案管理工作产生了巨大的影响[1]。
1我中心档案管理工作的规范化管理
档案工作不仅是一项专业性工作，也是我们整个疾病预防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整个单位实际工作的重要依据，是我中心的历史和现实工作的真实反映，更是我们日常数据信息资料的来源。
1.1档案的收集和整理
我们的档案的收集分为平时收集和定期收集，以每年3月底前将上一年度形成的各类档案和档案移交清册一并收集，并检查核对档案的质量和数量。按照科学的方法进行分类、组卷、排卷号、编页、拆钉、输入案卷目录和检索目录。
1.2档案的鉴定工作及保管期限
判断档案价值，确定保管期限。按《机关档案保管期限的规定》将保管期限定为永久、长期、短期三种。永久：本中心工作中产生的重要的文件资料，上级机关对本单位的通报、嘉奖，上级机关在本单位召开的各种现场会、学术会文件材料，上级机关对本单位重要请示的批复，直属上级机关颁发的属于本单位主要业务并要求贯彻执行的重要文件，各类正式报刊刊发的关于本单位的通讯、报道。长期：直属上级机关颁发的属于本单位主管业务并要求贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告、计划、方案和统计报表等文件材料。短期：本中心工作中产生的一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
1.3档案的保管
①档案员应对按保管期限的长短依次排列案卷，做到科学管理、妥善保管、存放有序、查找方便，并健全检索工具。同时严格执行安全和保管制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。②要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。③库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内禁烟，并做到七防：防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光。④接收借阅档案必须认真验收，并办理交接和借阅手续。⑤要经常检查永久性档案和会计档案的安全及保管情况，发现问题及时处理。
1.4档案的借阅
①借阅档案一律履行借阅手续，借阅人在借阅档案和归还档案时应签名并注明日期。②借阅的档案不得中途转借他人。③会计档案只能由财务部门和审计部门凭手续外借，其他部门和人员一律不予借阅。
2档案、图书、信息一体化建设的必要性
档案是历史的载体、信息的源泉、领导决策的参考依据。档案工作的根本目标和任务，除了积累和保存历史资料外，重要的在于开发和利用，为领导和本单位提供信息服务，充分地发挥档案管理应有的作用。在档案管理工作中，信息具有“快、杂、广、变”的特点[2]。所谓“快”，即指信息的产生速度和传播速度极快，资料的收集迅捷。所谓“杂”，即指由于各种电子信息都可以在相同的渠道中传输，所以电子信息的内容比较杂，它增加了筛选（检索）的工作量。所谓“广”，即指由于网络的开放性和普及性，使得电子信息的来源和范围广大，各种相悖互逆甚至是彼此矛盾的信息共存。所谓“变”，即指电子信息具有灵活多变的特点，它使网络电子信息动态变化的内容随时可以得到更新和调整，从而给工作带来方便，极大地提高了工作效率。以往我们对计算机信息化要求不高，我们的档案检索只局限在计算机档案目录的检索。以计算机目录检索和手动目录检索为主要查找档案的工具。档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。
近年来，档案电子信息化的建设是我们有待提高和发展的趋势，推进档案、图书、信息的一体化势在必行，意义重大。电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。另外，档案、图书、信息一体化建设的关键要建立科学的检索体系，使检索工具在功能上具有统一性、规范性和互补性，要根据《档案著录规则》、《图书著录规则》和《文献著录规则》制订适合我中心实际情况的著录办法，通过计算机、网络技术进行信息共享[3]。
我们在搞好档案提供利用的基础上，对库存档案进行深层次的开发加工整理，按专题、利用率和信息价值高的档案信息进行编研，现已编制了《案卷文件目录》、《会计档案目录》、《声像档案目录》、《科研档案目录》、《基建档案目录》等七种以上检索工具，满足了各类档案利用检索需要，开发室藏信息资源，选择利用率高、内容充实的业务工作专题进行系统的档案资料编研工作。我们编写了《坚实的足迹》、《周口市疾病控制全宗介绍》、《组织沿革》、《大事记》、《论文汇编》、《周口市疫情资料分析》、《周口市食物中毒典型案例分析》、《年鉴》、《工作方案》、《站志》、《周口市消灭脊灰证实工作概要》、《重点获奖介绍》、《周口市艾滋病防治工作现状与思考》、《周口市牙病防治工作概况》及《消灭丝虫病防治与研究》等十四种专题文献编研工作，把“死”档案变成可利用的财富，丰富了室藏档案信息。
3 档案、图书、信息一体化建设的优势及意义
计算机技术，特别是通信技术与网络技术正快速地应用于文献信息的收集、加工、储存和传递，将使档案、图书、信息部门彻底摆脱传统工作模式，其管理与服务都将进入一个全新的境界。档案、图书、信息一体化管理使资料数量得到增加和有效使用时间的加长，通过高速化、网络化的技术手段，解决了信息部门馆藏结构单一、信息不全、提供速度较慢的缺点，使档案、图书、信息资料在其有效期内，能够发挥最大的效益，能及时、准确地为领导提供决策所需的信息[4]。
3.1提高了对档案工作的认识
中心领导派档案管理员多次外出参观学习，参加档案培训班，学到了不少好方法、好经验，开阔了眼界，进一步提高了对档案工作的认识，形成了档案管理工作比较完善的发展思路。
3.2实现了档案、图书、信息的数字化
为做好文件档案整理工作，依据国家新标准，开展档案创新工作，优化案卷质量，实现档案数字化。具体做法是：在分类时，仍按九个大类进行分类，但对每一大类问题中的每一个小问题进行细化整理，在组卷方法上采用一事一卷法，与国家标准一文一卷的立卷方法相适应。通过计算机、扫描仪及电子光盘刻录等方式将重要的文件和档案资料录入并存贮于微机，进行数据库管理，使电子文件、档案与纸质载体有机结合，相辅相成，实现无纸化办公和文档信息数字化，形成了案卷简单明了、揭示内容清晰而准确、查找方便快捷、便于档案数据的数字化处理和实行机读档案目录检索。
3.3提高了档案的利用率
2010年1760人次，较去年同期上升了20.55%，满足了各项工作和各类人员的利用需求。充分利用计算机局域网，实现了真正的全自动查询，及时、准确地提供了服务，很好地发挥了档案在疾病预防控制工作中的作用，促进了疾病预防控制工作的开展。档案的保管安全，无霉变、褪色、污损、虫蛀、失泄密及水、火事故等现象发生。至2010年底，综合档案室保存九大门类档案32118卷、图书资料7085卷（册）。
综上所述，随着现代化的发展，档案管理工作将越来越重要，档案、图书、信息一体化管理将是医院档案工作发展的必然趋势，在今后的工作中不断加以完善和提高科学管理水平，逐步实现档案管理现代化、科学化、标准化，为疾病预防档案管理做出积极贡献[5]。
[参考文献]
[1] 李翠兰. 加强疾控档案管理提高中心服务水平[J]. 中国中医药现代远程教育，2009，7（6）：197.
[2] 潘智慧，程文. 疾病预防控制中心档案管理及档案利用探讨[J]. 活力，2010，8：99.
[3] 季震南. 对疾病预防控制部门档案信息化的几点思考[J]. 实用预防医学，2004，11（5）：1077-1078.
[4] 段永，陈海波. 医院档案、图书、信息一体化管理初探[J]. 卫生软科学，2005，19（3）：215-216.
各位领导、各位评审员：
2013年光明区档案馆通过国家综合档案馆示范档案馆的认定后，在区委、区政府的高度重视与关心支持下，在省、市档案局的帮助指导下，按照认定组提出的实地认定意见，查缺补漏，完善各项管理规章制度，丰富馆藏资源，做好档案安全管理和信息化工作，加大档案资源开发利用力度，搞好档案工作保障体系建设，全面提升光明区档案馆规范化管理水平，促进档案工作更好更快向前发展。经过三年的发展，档案工作又迈上了一个新台阶，现对照《海南省档案工作规范化管理示范档案馆复查内容明细表》，逐项进行检查，自检打分情况如下:
一、资源建设 （标准分2.5分，自检分2.4分，扣0.1分）
1. 馆藏档案全宗由2013年141个全宗增加到147个全宗，新增了锦程中学、药监局、水务局、移民、征集、文体旅游局6个全宗；超额20%达到新增5个以上全宗的复查标准，自检得分0.5分。
2. 馆藏档案总量现有13.53万卷，较2013年9.67万卷增加3.86卷，增长54.03%；超额24%达到馆藏总量增长30%以上复查标准,自检得分0.5分。
3. 馆藏不同载体形式的档案数量较认定时增长30%以上，其中：声像档案现有503卷，较2013年增加124卷，增长32.72%；照片档案现有498卷，较2013年增加124卷，增长32.16%；实物档案现有1072卷，较2013年增加383卷，增长55.59%；电子档案现有1.8T，较2013年增加0.6T，增长50%，上述档案已进行规范整理；不同载体档案增长超额10%达到增长30%以上，标准分0.5分，自检得分0.4分，扣0.1分，扣分原因：少量征集进馆的照片档案未规范整理。
4. 光明区档案馆有林改、婚姻登记、社保、医保、城保、独生子女登记、收养登记、伤残抚恤、房屋档案、社化会服务人员档案、移民档案共十一类民生档案，较认定时新增城保、社化会服务人员档案、移民档案三类民生档案，其中，婚姻档案较认定时增加9427卷、医保档案较认定时增加69169卷、移民档案较认定时增加1287卷；达到复查标准，自检得分0.5分。
5. 2014年至2016年征集到部级非遗传人张月仙剪纸作品30件；白族蜡染作品和民间蜡染绣片14件；接收海南省重点工程牛栏江引水工程光明区段档案28卷，松华坝水源核心区移民搬迁档案1287卷。达到复查标准，自检得分0.5分。
二、安全管理 （标准分2分，自检分1.8分，扣0.2分）
1. 库房温湿度记录齐全完整，数值控制在标准范围内；标准分0.4分，自检得分0.35分，扣0.05分，扣分原因：以手工记录为主，如温湿度超标，不能做到自动调控。
2. 新接收进馆的纸质档案采取灭菌和药物两种方式进行入库前的消毒处理，有完整的消毒记录；自检得分0.4分。
3. 档案馆内设管理科负责库房安全管理，人员常年保持在3至5人，在日常管理中2016年后严格执行双人管理库房制度，管理人员出入库房有详实记录；标准分0.4分，自检得分0.35分，扣0.05分，扣分原因：2015年以前没有制定双人管理库房制度也未严格执行双人管理库房制度。
4. 消防、监控、消毒等设施设备齐全，实现24小时保安值守，有完整的值班记录；标准分0.4分，自检得分0.3分，扣0.1分，扣分原因：气体自动消防监控系统2014年消防复查后，未启用。
5. 数据存储介质有专人负责，实行专柜保管，并且已完成规范整理；符合复查标准要求，自检得分0.4分。
三、信息化建设（标准分2分，自检分2分，未扣分）
1. 截止2016年，完成馆藏档案数字化扫描772万页，1.8T的原文扫描，数字化扫描数量已达到馆藏总量的90%，较认定时增加增加了304万页，0.6T，新增65.2%；原文扫描数量超额35%达到数字化扫描30%以上的复查标准，自检得分0.7分。
2. 已建立馆藏全部档案文件级目录数据库；现有案卷级条目13.26万条，文件级条目160.73万条，达到复查标准，自检得分0.6分。
3. 光明区档案馆从2000年开始使用南天档案管理软件网络版管理档案，区属各基层单位99.8%的单位使用南天档案管理软件单机版，只有0.2%的单位使用其它档案管理软件；达到复查标准，自检得分0.5分。
4. 建有民生档案，非物质文化、古老、珍贵档案二个专题数据库；达到复查标准，自检分0.2分。
四、开发利用 （标准分1.5分，自检分1.4分，扣0.1分）
1. 2013年后编印、出版了《光明区迎首届“南博会”道路环境整治纪实》、《光明江上的桥》、《光明档案说结婚证的故事》、《光明区创建海南省档案工作规范化管理示范单位实录》、《西山曲剧在光明》5种档案文化产品；超额编印出版档案文化产品4个，达到复查标准，自检得分0.4分。
2. 2015年和2016年在国际档案日进行档案宣传时，举办《西山老照片》、《光明区档案资源建设展览》2个流动展览；标准分0.4分，自检得分0.3分，扣0.1分，扣分原因：无固定展览，原有的票证档案展览因库房需要而撤销。
3. 在海南日报、春城晚报、西山日报、都市时报、地铁报、西山电视台等新闻媒体先后报道《结婚证的故事》、《光明江上有几座桥？档案局里有资料》、《去档案局查询婚姻档案吧》、《档案征集档案通告》、《档案修复技术》等档案工作9次；超额100%达到利用新闻媒体宣传报告档案工作3次以上材料复查标准，自检得分0.4分。
4. 档案查借阅利用登记台帐齐全完整；符合复查标准，自检得分0.3分。
五、保障条件 （标准分2分,自检分1.9分，扣0.1分）
1. 光明区档案局（馆）由中共光明区委常委、常务副区长一名区级领导代表区委和政府分管档案工作；符合党委政府均有联系、分管档案工作领导的要求，自检得分0.4分。
2. 2016年，光明区共组织认定规范化管理示范单位机关65个、企业2个、事业24个、社区8个，共89个示范单位认定；超额100%完成组织认定规范化管理示范单位20个以上的复查标准，自检得分0.4分。
3. 光明区档案局每年至少组织档案专兼职人员进行2次以上的业务培训，每年开展一次全区性档案执法检查；认定后共培训档案专兼职人员6次以上，执法检查3次，达到复查标准，自检得分0.4分。
4. 档案日常维护费列入地方财政预算，并逐年增加；标准分0.4分，自检得分0.3分，扣0.1分，扣分原因：档案日常维护费未达到每卷2元的标准。
5. 对上级安排的档案专项资金，地方配套有落实。自检得分0.4分。
六、加分项
1. 征集到海南省部级非物传人张月仙剪纸作品中30件，符合征集到名人字画的加分条件，加0.2分。
2. 在《中国档案信息网》、《中国档案资讯网》、《海南档案信息网》等网站上宣传光明区档案工作3次；符合在档案信息网站上宣传档案工作1次以上的条件，加0.1分。
3. 在全国土地普查工作中，因光明区档案资料收集齐全完整，使光明区顺利完成此项工作，区委书记吴涛同志专门在全区干部大会上对档案局提出表扬；2015年光明区目标考核中获一等奖励；档案分管领导多次表扬我馆在开发档案文化精品工作中成绩较突出。符合档案工作受到奖励表彰条件，加0.2分
4. 分管领导每年平均到局（馆）调查研二至三次，符合分管领导每年到档案局调研1次以上的加分条件，加0.2分
以上六项工作自检得分9.5分，扣0.5分，加分0.7分，按标准自检得分10.2分，自评总分10分。
[关键词]认可实验室；档案管理
笔者所在单位的换热器检测实验室是开展检测和科学研究的重要场所，配备了先进的换热器检测仪器设备，也培育出了先进的科技成果和发明专利。实验室档案是实验室各项原始活动记录的综合，并能清晰地呈现实验室建设和发展过程，为换热器检测数据的准确性以及换热器科学研究提供了数据支持和科学依据。笔者就所在实验室的档案管理进行了简单的论述。
一、认可实验室技术档案管理范畴
（一）质量体系档案
认可实验室受控文件包括质量手册、程序文件、作业指导书，各种记录包括质量活动和技术运作的证实依据，可分为质量记录和技术记录。具体囊括了各类规章制度、管理体系评审计划和内审计划、质量控制记录、环境条件控制记录、检测报告、合同评审和服务协议记录等。
（二）计量器具、仪器设备档案
关于仪器设备档案，从购买、使用到报废都要有详细的记录，档案内容要齐全，设备档案要有唯一性编号。笔者所在实验室对于用于换热器检测和校准并对检测结果有影响的每一台仪器设备档案遵循“一机一档”原则，每台设备根据实际情况建档，主要包括仪器设备一览表、仪器设备购置申请表、仪器设备验收单、仪器设备使用记录表等。计量标准器和仪器设备的检定证书、校准证书、说明书、合格证、设备使用和维修纪录、周期检定计划、期间核查计划和相关记录等。
（三）人员技术档案
人员技术档案包括实验室专业技术人员学历学位证明、职称材料证明、任职资格证书、参加培训和考核的记录和证书、能够证明专业技术能力和经验的证明记录，认可实验室对于专业技术人员的授权、人员培训和考核情况材料，工作期间发表的论文和科研情况等。实验室专业技术人员档案不仅记录着专业技术人员的在本研究领域的专业发展情况，也间接反映了部级认可实验室的人才水平和在该领域的研究水平。
（四）检测标准档案
检测标准的选择同时也规定了检测方法，《中华人民共和国标准化法》将中国标准分为国家标准、行业标准、地方标准、企业标准四级。国家标准分为强制性国标和推荐性国标。我中心实验室主要标准为金属元素分析化学检测方法、金属拉伸与冲击，与换热器产品相关的国家标准等。各项标准均按照标准号进行排序，以便检验员能够及时查阅。
二、认可实验室档案管理存在的问题
认可实验室作为换热器检测和科学研究的重要场所，其会产生大量的原始记录资料，实验室日常运行时产生的原始资料则是记录、内部审核、管理评审、监督评审工作的重要基础。然而在平时换热器检测过程中，由于档案来源途径广泛，包括检验部、业务部、技术部、综合管理部等，收集资料的时间较分散，资料归档不及时，会造成资料流失，影响资料利用。目前还存在着档案更新不及时，个别人员在取用档案后没有及时归还，未及时填写相应的记录表格。日常工作中，还存在着专业档案管理人员培训需要加强，进一步落实和有效推进档案的信息化管理等问题。
三、认可实验室档案管理对策和建议
（一）建立健全认可实验室档案管理制度
认可实验室通过加强档案管理可以提高实验室的质量管理水平，对实验室的认可度也会大大提高。因此为了加强实验室档案管理制度，完善质量管理体系，增强竞争力，我实验室制定了《实验室档案规范管理制度》，切实将档案管理制度化，确保所有人员严格遵守，制定定期整理检查制度，专人管理责任制等。认可实验室技术档案管理过程需要一定的科学性和规范性，这些检测原始资料的收集、积累、整理、分类、装订、归档是一项技术性很强的工作，要求档案员有较强的责任心，需要花费心思和时间去完成。这也要求档案员增强管理意识，建立管理机构，完善管理系统，制定管理办法，将制度落到实处，使我中心实验室换热器检测工作推上一个崭新的阶段。
（二）提升档案管理人员职业素质
合理利用和科学管理认可实验室档案资料的前提是要有合格的档案管理人才，严格按照实验室档案管理制度要求，应具有专业的档案管理能力、责任感和奉献精神，认可实验室档案管理工作具有稳定性、长期性和程序性的特点，应设立专职的档案管理人员。实验室管理者可以根据档案员的工作实际和知识结构制定合理的培训计划，有步骤地对档案管理人员开展培训工作，让他们充分学习到认可实验室档案的科学管理方法，要通过多种途径对档案管理人员进行专门培训，不断提高他们的档案业务知识，这样才能使档案管理工作不断得到提高和完善。
（三）利用信息化管理档案
伴随着电子科学技术和信息技术的快速发展，为认可实验室档案的信息化建设提供了一个良好的平台。档案管理已经从传统方式转变为科学化、信息化和规范化的模式，传统的人工查询档案方式已经不利于更好的进行档案查询和管理，需引进和升级为电子版档案进行保存和查阅。利用网络技术改革，规范档案文件命名、档案管理可以实现建立档案目录和结构、按文件名或日期进行查找等目标，增加了管理手段的规范化和管理化，为档案的建立和维护提供有效的支持。保证电子档案的安全，电脑设置密码，存储电子档案的计算机配件需及时进行安全软件升级，防止电子档案泄露和丢失。
参考文献：
[1]范立荣.档案管理基础[M]北京：中国人民大学出版社，2013.
[2]久岚颖，侯平平，，王意.浅析如何加强认可实验室档案管理[J]兰台世界，2014.
关键词：采供血 档案管理 规范化
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2012）08-275-01
采供血业务档案是指血液在采集、检验、成分分离、包装、筛选、储存、发放、运输等环节所形成的具有保存价值的以文字、数据、声像等各种形式为载体的原始资料。规范化管理采供血工作档案，是采供血机构规范化管理的一项重要工作内容，对采供血机构开展各项工作、不断提高血液质量、确保临床安全用血、开展输血研究、提升整体管理水平，都具有极其重要的意义。
一、采供血业务档案的重要性
1.采供血业务档案有利于无偿献血工作的推广和实施。《中华人民共和国献血法》明确规定了无偿献血、免费用血的原则，特别是近期卫生部办公厅下发《关于做好方便无偿献血者及相关人员异地用血工作的通知》后，采供血档案详细记载了献血者的姓名、性别、身份证号、献血时间、献血量等信息，从而为《献血法》的实施和《通知》的执行提供可靠保证，为进一步推动无偿献血事业健康发展奠定了坚实的基础。
2.完整的采供血业务档案管理系统是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。一份完整的献血档案能如实地反映出献血者身体状况和献血情况，当献血者由于某种原因不符合献血条件而不能献血时，可将其排除或延期献血，并在献血档案中明确记载。另一方面，查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料，可以确定血液的质量和是否适合使用，从而有效地保护献血者和受血者的健康。
3.采供血业务档案是解决输血纠纷，确定医疗事故责任的法定依据。患者在输血过程中若发生输血反应或在输血后发现感染了某种经血液传播的疾病，这时候献血者的原始献血及血液检验结果记录，以及血液和血液成分的运输、分离、包装、筛选、储存、发放使用等过程的有关记录，就成了确定责任的主要依据之一，从而为区分事故责任、解决纠纷提供客观依据。
4.采供血业务档案是统计献血情况、制定献血工作目标的可靠依据。通过对业务档案资料的分析，可以使管理层对采血数量及献血者分布等情况有较客观的了解，进而合理制定献血工作目标，推动辖区献血工作的开展，保证临床安全用血。
二、采供血业务档案的规范化管理
为提高档案科学管理水平，充分发挥档案在采供血工作中的作用，确保归档的文件材料系统和质量，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国卫生部《医药卫生档案管理暂行办法》、《血站基本标准》、《血站管理办法》的规定，规范归档文件整理。
1.归档范围。（1）采供血工作的法律、法规、规章、条例、办法；（2）采供血工作总结、计划；（3）采供血工作统计资料汇编；（4）献血者健康检查登记表；（5）献血者初、复检实验原始记录，所有法定检验项目汇总检验报告单；（6）各医院临床用血情况统计报表；（7）血液出入库登记单；（8）血液、血液制剂、试验试剂、血袋等抽检原始记录；（9）阳性血销毁记录；（10）Rh(-)血型原始记录；（11）疑难血型配型、临床标本组织配型记录；（12）其他有关材料（输血医疗事故的调查、分析、鉴定及处理意见等材料）。
2.整理方法。（1）装订：归档文件应按件装订。（2）分类：按年度—问题—保管期限分类。（3）排列：归档文件分类后，将归档文件依据分类，结合事由按时间顺序进行排列。（4）编号：归档文件依分类、排列次序逐件编号。（5）编目：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（6）装盒：归档的文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目。
3.案卷排列。按照所属时间顺序排列。
4.档案检索工具编制。编制案卷目录、案卷文件目录。归档的文件材料应齐全完整、质地优良、规格统一，并按件装订。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
三、加强采供血业务档案管理的心得体会
1.领导重视。为确保河南省红十字血液中心采供血档案管理工作尽快达到标准的要求，使中心的档案管理进一步规范化、科学化、制度化，使档案管理现代化水平得到切实的提高，中心党委明确一位副主任具体负责领导档案管理工作，将档案管理工作列入班子的议事日程，成立了包括主管领导、重点科室领导以及专职档案管理人员组织的档案工作领导小组；制定了一系列管理制度和措施；强调档案管理在采供血工作中的地位和重要性，对各部门、科室提出明确要求。
2.建立健全组织机构。中心设立了专门的档案管理部门，配备专、兼职档案管理人员，负责文件材料的收集、整理和移交，负责按照规范整理文件材料，并按时移交给中心档案管理部门。各级领导负责监督工作的实施，及时协调解决工作过程出现的问题。
3.完善档案管理制度。结合采供血工作制定符合本单位实际的档案管理制度，明确各类档案保存年限及相应档案的查询、销毁制度，使档案管理规范化、查询简便化、工作高效化。由于每天都有相当数量的献血者的献血文件材料、血液检验文件材料和血液发放材料产生，因此，需要档案管理部门及时督促各部门做好文件材料的收集、整理工作；对已收集的档案认真核查验收；对未按时、按要求归档的要及时催交，以确保档案的完整。
四、结论
加强采供血业务档案管理是保障献血者身体健康和临床用血安全的必要条件之一。采供血档案的规范化管理，对于采供血业务档案管理工作走向标准化、规范化，从而为更好地推进无偿献血工作的可持续发展、确保人民群众的用血安全服务，避免输血医疗纠纷都起到不可估量的作用。一直以来，我中心领导非常重视采供血档案管理工作，中心的档案管理工作已走上规范化、科学化、制度化，达到了国家二级科技事业单位档案管理的水平。
参考文献：
1.张沁霞，李海萍.档案管理在采供血工作中的应用.中国输血杂志，2009（10）
2.李婷花.谈医学档案管理中的几个问题.山西档案，2009增刊
3.中华人民共和国卫生部.血站管理办法
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