关键词：经济管理
论文正文：
备件经济管理思考
1、加强备件的计划管理，更新理念，发挥备件子系统的潜能，努力降低库存
备件采购和仓库的集中管理，为设备系统确立备件计划管理为主导的备件管理体制奠定了基础，并且取得明显的成效。2000年至今，通过设备部计划部门审核否决的备件需求计划约7000万元，避免了更多的备件库存积压。但是，这只是一种比较粗放的管理模式，2002年元月，钢铁公司备品备件管理信息系统(简称备件子系统)的投用，为设备系统备件管理实施精细化管理提供了可能。
(1)树立新的现代备件管理理念，从粗放管理，向精细管理转变。
首先，要树立合理储备的理念。什么是合理储备?从生产的角度来说储备齐全是最放心的，但是，如果储备的面面俱到，则总体上设备的生产效率大大下降，因此以最少的储备，最低的成本保证稳定生产是非常重要的。其次，要充分考虑备件储存的时间成本，正确掌握并处理好备件储存导致流动资金积压与备件紧急采购而产生附加费用的关系。再次，主作业线与辅助作业线设备备件储备的差异，有备机与无备机设备的备件储存差异也是要考虑的重要因素。
设备管理人员必须要通过科学的测算，确定储备品种，设定合理的最高和最低库存额;设备点检人员要在强化现场点检，掌握设备动态的前提下，自下而上合理申报备件需求计划;要通过加强对技改投资和改善性维修设备备件的选型管理，通过优化设备备件选型，增加通用性或者相似的设备备件数量，减少需要储备的备件的品种和数量;设备管理人员只有更新理念，加强科学管理才能避免大量备件库存积压浪费。备件计划部门再辅以一定的管理手段，通过开展维修备件上机率考核、一般性维修备件定期强制入成本以及库存备件金额增长率的考核等方式，促使备件管理由粗放向精细管理的转变。
(2)扩大零库存备件的品种和数量，继续按照市场换效益的原则，通过为供方设库和在供方设库的方式，推进备件零库存管理，减少资金占用。
设备部零库存备件的价格一般比市场价低10%左右。2000年实现进口轴承、皮带机备件2个品种的零库存，降低库存约200万元;2001年实现液压软管、拆炉机刀片、开铁口机钻头、钻杆和船用电缆、硅橡胶电缆6个品种的零库存，降低库存约250万;2002年实现聚氯乙烯电缆的零库存，正在进行高压电缆，金属软管，液压接头，中、低压通用阀门，铸铁衬板，风口小套和钢厂炉修专用件的零库存谈判，可以减少库存350万元。到2002年底，预计实现零库存的备件金额将达到800多万元。备件子系统投入使用后，所有这些零库存备件，钢铁公司各单位的用户都可以通过备件子系统查询到可以使用的品种和数量，直接领用，设备部每月依照消耗清单，与各零库存供应商结帐，可以较好地提高资金的使用效率，减少资金占用。
(3)及时清理无效的库存备件。由于设备更新、改造、改善性维修或者储备时间过长，库存备件会有一部分成为无效的备件。无效的备件放在仓库中，尽管从帐面上来说流动资产没有损失，但是它占用了大量的资金和仓库空间，需要人们进行维护保养，仍在继续消耗资金。因此，在科学论证的基础上，谨慎更新、改造，在严格控制储备，慎密评价、筛选的基础上，适时、合理的调拨和报废备件，盘活资金，也是降本增效的一个重要方面。
(4)发挥备件子系统的潜能，有效地利用现代化的管理工具。目前，生产单位可以通过备件子系统及时了解备件的库存、计划申报、有关合同签订、在途数量、到货及出人库及其价格情况。生产单位结合设备的实际运行状况，可以合理申报备件需求计划，及时对消耗的备件进行结算和预算。通过生产厂对备件贮备和采购情况的了解，减少非必需的计划。通过组织各厂设备管理人员科学的测算，设定备件子系统内各类备件合理的最高和最低库存数量标准，合理储备备件。
2、继续规范采购行为，为降低采购成本提供保证
(1)加强业务流程管理，建立制约机制，规范经济行为。
经济行为很大程度上受人的因素所制约，必须在内部形成制约机制，规范经济行为。设备系统采购行为的制约机制是分层次的，在各类制度和备件子系统中，明确了业务员、科长、部长等分级管理工作流程和权限。生产单位根据设备的状态和技术要求申报需求计划(可以推荐采购的供方)，设备部计划部门根据实际需要、库存情况和经验，再形成采购计划报分管部长审批。
采购部门招标或者比质比价采购，进行商务谈判，然后按照计划核价、科长审核，部领导审批的管理流程进行审批。业务员和仓库保管员对到货的备件进行验收，重要的备件进行检测，2002年对直接影响最终产品质量的轧辊等开展到货质量检验，合格的才入库。采购产品到货使用后，设备部还要与使用单位的设备部门一道对产品质量和使用寿命进行跟踪，对质量和寿命不能满足合同规定的进行索赔处理。
为了使业务人员责任心不断增强，增加采购业务的透明度，设备部定期交流管理干部和业务人员，备件子系统同时对各厂用户以及监审、财务、企划、公司工会等部门和公司各级领导开通，引人外部监督，使得采购业务更加公开、透明。通过几年的努力，设备部逐步形成了技术、业务与管理人员、科室与科室、使用单位和管理部门、下级和上级、部内与部外之间相互制约、相互监督的制约机制。
(2)积极组织开展备件功能寿命计价工作，把备件的使用寿命与采购价格直接联系起来，优质优价，从而进一步降低备件消耗和检修工程及材料费用;目前，功能计价的重点是生产中消耗数量多的工艺备件，首先从结晶器铜板、风口套等开始做起。
(3)深人开展招标和比质比价采购，加大公开招标的力度。
在2000年招标采购的基础上，2001年的备件采购费用得到较好的控制，采购成本有很大的下降。2002年，设备部加强与宝钢招标办的合作，积极推进公开招标采购业务，取得明显的效益。目前，已有五个项目上网公开招标，两个公开招标项目开标、评标结束签订了合同，其中资源公司15t门式行车，项目计划投资250万元，中标价126.61万元;烧结双梁行车，项目计划投资210万元，中标价132.97万元，都取得了良好的效益，节约投资近200万元;邀请公司职代会代表参加招标工作，实行民主监督，使采购行为向公平、公正、公开的方向跨出了一步。
1.1人员的组织与管理
一项工程的具体工作涉及到人员的管理，工作任务的分配，责任内容的明确，因此人员的组织及管理是工程项目的关键因素，要把注意力集中在项目组人员的构成、优化。
1.2软件质量管理
软件质量管理在工程项目实施过程中决定着质量方针与责任的范畴，包括质量计划设计制定，项目质量检测保证和项目质量控制等程序。通过保证手段在质量过程中有效进行。
1.3软件配置管理
英文简称SCM，是在开发者中，标识，控制和管理软件变更的一种管理。配置管理的使用取决于项目规模和复杂性以及风险水平。软件配置管理针对开发过程中人员、工具的配置、使用提出管理策略。记录软件项目产品的更新过程，从而保证研发者在软件项目周期的各个阶段能够获得准确的产品配置。对项目开展过程软件开发进行有效调控和有效预测具有重要作用。
1.4编写软件项目计划书
它是软件项目管理组的首要任务，主要包括工作量、成本、开发时间的估计。并根据估计值制定和调整项目组的工作，详细记录了开发日程安排，资源供需，项目管理等各项情况。使从事该项目的人员了解该项目的大致情况。
1.5软件风险管理
软件工程风险管理是预测工作中可能出现的各种危害到软件产品质量的潜在因素的问题，对风险产生的后果进行分析评估。计算机软件风险预测的准确性评估与有效防范措施的应用都利于提高软件工程的效益，降低风险带来的经济损失，有效保证相关利益业主的权益。这几个方面都是相互贯穿、交织于整个软件开发过程中的。
2软件工程项目管理中存在的现实问题及解决方案
2.1人员工作安排不明确，应建立团队合作意识
在工程项目开发过程中是需要每个岗位人员的相互协调及无障碍交流，没有团队协作意识是无法有效的利用时间和资源开展各项工作。因此我们要提高一个工程项目的工作效率，就要合理安排人员的工作分配，强化每个工作人员的团队协作意识，有效避免管理团队中存在的分工不明确，不合作的问题。只有相互协作和相互信任的情况下才能高效的完成一件优质的软件工程项目。建立一套完善的人事考核制度，加强对员工的职位升降，工资奖金分配管理，有利于提高员工开发软件工作的积极性。
2.2缺乏实践性调研报告，应纳入到软件项目计划书
软件开发工程不仅要创新变革，也要考虑到它的实用性，以往出现的多个工程项目没有对实际项目建设中的需求实体和实际进行要求，以及实际项目建设的数据进行合理有效的调研，导致出现设计完整的软件产品运用与实际偏差较大，造成不必要的人员和资源浪费。因此要在软件设计前给予项目调研工作高度重视，对实际软件项目的需求及要求严格调查，应将软件项目调研报告附于项目计划书中，引起重视。
2.3风险管理意识不够，应该强化提高人员对风险管理的认知
风险的发生很可能会造成不可估量的损失，但是风险的发生是具有可控性的，如果能有效控制就会避免发生风险事故。可往往在计算机软件工程项目管理中的工作人员却很少知道风险管理的重要性，于是在软件开发中应提高项目主要负责人的风险管理理念，提高自身对风险管理预测能力的水平。只有了解了风险管理理论与风险管理体系，定期对项目实施中可能发生的风险进行有效排除，把控好风险管理前后的形势。
2.4杜绝搞工作进度，应要完善管理体系，对工作进度严格把控
电子文件管理元数据宏观结构分面化的基本概念
电子文件管理元数据结构分为宏观结构和微观结构，所谓宏观结构就是电子文件管理元数据顶层框架的架构，而微观结构是指电子文件管理元数据元素的构成。本文主要研究的是电子文件管理元数据宏观结构的分面化问题。
所谓“分面”，是指可以表征一类事物某一方面属性的一组简单概念元素。对于同一类事物，可以用多种属性作为划分标准，形成多个面——分解[1]。在所形成的多个分面之间，是相互独立并行的，因此各分面内的元素就可以进行组合——组配。这种组配由于有“多个面”参与，所以可以多维地、全面地揭示事物的属性；由于参与的“多个面”是组配的，所以又可以灵活地、方便地揭示事物的属性。
而所谓的“分面化”，则是指从系统角度出发，运用分解和组配的方法建立电子文件管理元数据宏观结构的架构过程。分面化往往是相对于单一线型化而言的。由于在电子文件管理元数据的宏观结构的架构上存在着多维分面化架构与单一线型化的架构，而且，在时间上，单一线型化的架构产生于多维分面化的架构之前，所以，研究电子文件管理元数据宏观结构的多维分面化，首先应该研究电子文件管理元数据单一线型化的架构。
电子文件管理元数据单一线型化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据单一线型化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，将电子文件作为一个固定的实体，然后，按照文件管理流程一维地将电子文件划分为不同的类型的元数据，然后再依次对所划分出的不同类型元数据再进行细分，由此所形成的单一线型的结构。这种单一线型化的架构方式，典型的是以澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》为代表，该标准首先是将电子文件依据文件管理流程划分成几个不同类型的元数据，即划分为“文稿、文件、文件组合、文件集”等类型的元数据，然后在这基础上，再进一步对“文稿、文件、文件组合”进行细分，从而在“文稿”下再列出文稿的特征元数据、在“文件”下再列出文件的特征元数据、在“文件组合”下再列出文件组合的特征元数据及在“文件集”下再列出文件集的特征元数据，由此便形成了单一逐级划分的线型框架架构。
具体来看，该标准对“文稿”细分出了“责任者”、“描述”、“语种”、“题名”、“主题”、“来源”、“功能”、“日期”、“关系”、“权限管理”、“内容范围”十一个特征元数据，这些特征元数据，都是描述“文稿”所应有的；对“文件”的细分，也是分出了与“文稿”相同的十一个特征元数据，这是因为文件与文稿都是具有相同性质的电子文件，所以，描述它们特征的元数据也就必然是相同的，同样，“文件组合”、“文件集”也是与“文稿”、“文件”具有相同性质的电子文件，其差别仅仅是文稿、文件、文件组合和文件集是电子文件表现的不同形式和级次而已。所以，在对“文件组合”、“文件集”的细分，其细分出来的特征元数据也与文稿和文件的相同。
由此可看出这种单一线型化宏观结构中隐含着大量的相同的元数据元素，即元数据元素的冗余度很大，这种冗余度而且会随着对元数据不断细分，会呈几倍或几十倍的倍率增加，其结果相同元数据元素的数量极其庞大。
再对电子文件的文稿中的“责任者”进行细分，又分出10个描述文稿“责任者”的特征元数据元素，分别为“责任者类型”、“个人ID号”、“个人姓名”、“部门名称”、“职务名称”、“联系方式”、“电子邮箱”、“数字化签名”、“机构标识符”、“机构名称”，同样对文件、文件组合、文件集中“责任者”进行细分，分出来的特征元数据元素与文稿中的“责任者”下的特征元数据元素也完全相同。由此可见，电子文件管理元数据单一线型化的宏观架构会导致元数据严重冗余，数量庞大，十分不科学。
为了降低冗余度，澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》采用了减少对元数据元素细分的方式来减少相同的元数据元素，其具体做法是对“文稿”下特征元数据元素都没有进一步细分，仅有如“责任者”、“题名”、“权限管理”、“主题”等特征元数据，而对“文件”、“文件组合”和“文件集”下的特征元数据都进行了进一步的细分。采用这种方式，可以减少“文稿”下特征元数据元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元数据元素的专指度，仍以“文稿”的“责任者”为例，如不对其进行细分，那么这个“责任者”元素就很不专指，就很难确切地表达责任者的类型，是机构团体责任者还是个人责任者，以及责任者的部门名称、职务、联系方式、数字签名等具体含义。
由此可见，单一线型化宏观架构局限性是：
(1)因其对电子文件是按照单一线型的逐级划分方式进行的，使得元数据冗余呈倍数上升，冗余度十分大；
(2)为降低冗余度，减少细分级次，又降低了电子文件管理元数据元素的专指度，表达语义不具体；
(3)因其是一维展开的，难以多维、灵活地揭示电子文件的特征。
正因电子文件管理元数据单一线型化架构存在以上的缺点，才促使人们努力完善电子文件管理元数据宏观架构，因而才有分面架构的出现。
电子文件管理元数据多维分面化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据多维分面化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，利用分面的方法，将电子文件划分成多个分面，各个分面内的元数据元素可互相进行组配，从而形成满足各种需求的电子文件管理元数据，电子文件管理元数据的多维分面化架构典型的是以《澳大利亚文件管理元数据方案》[2]标准为代表，该标准采用分面的方法，将电子文件实体分为“文件”面、“责任者”面、“业务处置”等面，其中，每一个分面之下，再细分成亚面——类型面和依附于类型面的亚面—特征描述面，这样面和面之间可以组配，亚面和亚面之间也可以组配，便形成电子文件管理元数据多维分面化架构。如以这样的结构同样表示“文稿”、“文件”、“文件组合”和“文件集”的责任者特征，就可以将文件分面与责任者分面进行组配来表达，见图1所示。
图1电子文件管理元数据的文件分面与责任者分面的组配
从图1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件组合、文件集”它们分别可与责任者分面进行组配，从而可以形成多种责任者类型——如文稿责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件组合责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件集责任者类型（内部责任者和外部责任者），也就是说采用多维分面化架构可以达到同样的单一线型架构细分的效果，但是其结构却更简洁明了，元数据元素的冗余度也大大减少。由于多维分面化结构是可以多维组配的，因此，除了分面与分面之间的组配外，还可以在各分面内进行亚面与亚面的组配，也就是各分面下的子分面与子分面进行组配，如图2所示。
从图2可以看出，当责任者的“内部责任者”亚面与责任者的“特征”亚面组配时，就可以形成“人员责任者的ID，人员责任者名称、人员责任者时间、人员责任者授权、人员责任者联系方式、人员责任者关系、人员责任者概况”等一系列表示人员责任者的元数据元素，同样，将单位责任者、机构责任者、组织责任者分别与责任者的特征亚面组配，也可以形成单位责任者、机构责任者和组织责任者一系列表示责任者特征的元数据元素，其达到的效果也如前电子文件管理元数据单一线型架构细分所列举出的责任者特征效果一样，同样，采用这种多维分面化架构，不仅元数据元素的冗余度大大减少，而且也使元数据的宏观结构的安排更合理。
图2电子文件管理元数据的责任者亚面之间的组配
电子文件管理元数据多维分面化架构的本质
从上面对电子文件管理元数据多维分面化架构的分析，似乎“组配”是多维分面化架构的本质，其实“组配”仅仅是其的表面现象，而其本质却是对电子文件管理元数据系统的分解。
从系统论的角度看，电子文件管理元数据也是一个系统，而多维分面化则正是通过对该系统科学分解而架构起来的，即通过对电子文件管理元数据综合分析，通过分解，建立起多维分面，而分面组配仅仅是对电子文件管理元数据系统的分解在结构上所进行的还原。由此可见，“组配”现象下隐含着“分解”。
因此，多维分面的分解必须科学，必须具有理论的指导，否则为分解而分解。
缺少目的性。目前在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据多维分面化架构其分解都是基于电子文件管理连续体理论来进行的。如前所述，将电子文件元数据系统，分解为文件面、责任者面和业务处置面，其理论根据主要是依据电子文件管理连续体理论的三个实体来划分的，即依据文件管理连续体理论的文件实体轴形成文件面、责任者实体轴形成责任者面、业务处置实体轴形成业务处置面，所以，将电子文件管理元数据分解为文件面、责任者面和业务处置面是具有其内在的科学性的。不仅如此，由于多维分面化架构的科学性，因而其形成的分面架构又被国际电子文件元数据管理领域所共同认可，并进而被国际标准化组织(ISO)所制定的国际标准《ISO23081-1信息与文件—文件管理过程—文件元数据—第一部分：原则》所采纳，从而成为国际标准的多维分面架构。
由此可见，电子文件管理元数据多维分面化架构具有很明显的优势：
(1)依据电子文件管理连续体的基本理论进行面的多维分解，符合电子文件管理的规律，具有科学性与理论基础。
(2)采用面的多维组配，可灵活地组配形成所需的各种电子文件管理元数据，从而可多维地、全面地反映电子文件特征，因而功能更加强大。
(3)采用多维分面架构，优化了电子文件管理元数据的宏观架构，促进了电子文件管理元数据的宏观架构的标准化，因而十分有益于电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性及法律凭证价值的实现。
综上所述，通过以上对电子文件管理元数据单一线型结构和多维分面结构的比较分析可看出，单一线型结构存在数据冗余、体系庞大、专指度不高等缺陷，还需要进一步完善，而多维分面架构却有显著的优点，其采用分面的方法，使得电子文件管理元数据能更加灵活地运用，能更加多维地全面地揭示电子文件的属性，能更加完整地反映电子文件之间的关系，因此，在电子文件领域，多维分面方法是值得充分重视与研究的，同样，在我国电子文件管理元数据宏观架构的制定过程中，也应积极采用多维分面化架构，从而提高我国电子文件管理元数据标准化程度，提高对电子文件资源开发与利用的效率.
【参考文献】
论文关键词：信息化档案管理
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。
（一）公证电子文件的概念。
公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。公证电子文件的一般具有两方面的基本特征：一是公证电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是公证电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是公证电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，存储于计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。二是公证电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是有特定的用途和效力。从逻辑上说，公证电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
（二）关于电子公证。
在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，将具体办证过程划分为会员登记、公证的申请、受理、公证的审查与审批、公证书打印、翻译、复印水印纸、装订、盖章、出证、公证书的送达、统计归档，这些程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。通过计算机系统不仅可以准确地统计各类业务数据，而且也为领导进行业务管理、掌握行业发展动态、制定业务决策提供了依据。
二、公证电子文件的特点
办公自动化信息技术领域的公证电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按公证电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的公证电子文件，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在，如E-mail公证电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性公证电子文件，如CAM（计算机辅助制造）、CAD（计算机辅助设计）等生成的公证电子文件。公证电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同，公证电子文件主要有以下几方面特点：
（一）具有纸质文件和其它文件无可比拟的快捷性。
它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，方便了文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
（二）公证电子文件具有共享性。
改变了文件处理和运转方式，公证电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。还可以利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，丰富自己档案、资料内容，向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统，或提供远程服务，在尽可能大的范围内展示自我，扩大影响。
（三）公证电子文件对设备具有依赖性。
公证电子文件改变了传统的办文格局，文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。公证电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对系统的依赖性。
（四）公证电子文件与传统文件相比具有易更改性。
公证电子文件一般是通过网络来进行转移的，具有可操作性，为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，它在提高工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是公证电子文件容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。
三、公证电子文件特点及快捷查存方面存在的问题
使用计算机过程中公证电子文件的流转、归档给传统公证业务也带来了新的课题。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的公证电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的公证电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。公证电子文件没能和纸质文件的归档建立必要的联系，在公证卷宗归档的内容上（有的缺公证书译文，有的还缺公证书的正文或签发稿。）在归档文件的真实性，一致性，有效性控制以及对归档公证卷宗审定方面，缺乏有利措施和科学规划。例如数据之间传输容易造成数据不完整，如从公证员及助理传输数据给翻译室，复印室，发证室，档案室等，数据不完整，常常出现漏字漏打的现象，有时也会接收指令不对。计算机对通过网络传输的文件资料的保密性还做不到十分可靠，因为一旦文件、资料上网，只要能看到的人都可将文件下载。虽然不同公证员及助理有不同的权限，但文件的保密性仍是个问题。目前公证电子文件安全保护措施只是利用防火墙，密钥技术等来保证文件的真实性和安全性。如对掌握了相当技术的人来说，进行改动伪造公证电子文件也是很容易的。公证电子文件保存在服务器上，也会给公证电子文件的安全和真实带来隐患。目前，这些问题的消极影响尚不明显，但若不及时加以解决，将会成为提高公证电子文件管理水平的严重障碍。
四、加强公证电子文件档案化管理提高查存速度的方法与途径
公证电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的公证电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强公证电子文件归档工作，对公证电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
（一）公证电子文件实行档案化管理。
那什么是公证电子文件档案化管理呢？公证电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合公证电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的公证电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性公证电子文件中心或公证电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理公证电子文件，为公证电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
（二）公证电子文件文案化采取先进管理技术和理念。
以虚拟、开放、灵活的手段来管理公证电子文件档案。专业档案部门通过计算机、网络、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对产生的公证电子文件信息进行统一的管理，并集中保管、存储符合公证电子文件形成部门要求的电子档案，公证电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的公证电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对公证电子文件档案信息采取维护公证电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储单位提供信息查询功能。
（三）公证电子文件的归档查存要与传统有别。
一是公证电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使公证电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，公证电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的公证电子文件的原始性、真实性和准确性，保证公证电子文件的法律凭证地位。二是公证电子文件在保管方式上和传统档案有差异。公证电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响公证电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到公证电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到公证电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的公证电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。三是公证电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为公证电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时?可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。四是公证电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经公证电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
（四）明确公证电子文件的归档标准、条件，严把质量关。
首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。在对公证电子文件进行归档时，需将经过整理的公证电子文件确定属性后再归档保存。要有完整、齐全的公证电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使公证电子文件格式与环节相匹配。确保公证电子文件的归档质量，认真检查公证电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。一般从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体，便于长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。其次，明确电子文档管理标准。计算机技术的应用已经深入到社会的各个领域和角落，随着公证电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定公证电子文件的管理标准，如公证电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善公证电子文件的全过程管理制度，做到标准化、制度化、规范化。第三，建立统一的网络体系。公证电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给公证电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，同一单位政出多门，多层管理，多数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是公证电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，公证电子文件就会丢失。第四，提高公证电子文件的归档管理质量，依法管理公证电子文件。由于各种因素，公证电子文件的法律效力尚不明确，由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的公证电子文件管理体系，经常与形成公证电子文件的部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，建立一个崭新而不失特色的电子档案体系。
关键词：电子文件 纸质文件 共存 管理措施
引言
档案信息是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。现阶段，档案的主要形式是电子文件和纸质文件。其中，纸质文件的立卷归档工作经过多年实践已有一套非常完善的制度和流程。和纸质文件相比，电子文件可谓后起之秀。它的出现将档案工作人员从大量繁重而低效的手工劳作中解放出来。纵观全局，电子文件在存储、传输、处理等方面具有纸质文件不可比拟的优越性，而纸质文件也因其耐用性和安全性弥补了电子文档的部分缺陷。两者各有其特点、优势和存储方法形成了相互补充、共同发展的共存态势。我们可以大胆预计，电子文件与纸质文件这种共存的格局不仅有其必要性、可能性，而且将在未来持续很长一段时间。
一、电子文件和纸质文件的特性分析
电子文件，是指存贮在磁带、磁盘和光盘等介质上，能被计算机识别、处理， 并可在网络上传递的代码序列。 它在阅读方式上表现出对设备、技术较强的依赖性；在信息保存方面具有存储密度高、容量大、体积小的特性，节省了存储空间；在文件分类与检索方面有着多样的储存形式和较高的共享性、开放性，但也因此易受非法侵入、病毒感染等威胁；在信息传递方面具有便于传输性；在信息的形成方面具有较强的可操作性（包括修改、删除和复制等），但同时其原始性、真实性和凭证性也很难得以保证。
纸质文件是指以纸张为载体的各种形式的信息记录。它以看得见、摸得着的物质形态被保存，因此具有很强的原始性和真实性，这点是电子文件无法比拟的。此外，它还具有安全性强，不易更改，规范性强等特性。但纸质文件占用的存储空间大，在信息处理方面的灵活性和准确性无法完全满足档案工作的需要，信息共享程度低、对保存环境的空气、阳光、温度、湿度等要求也较高。
二、共存现状的必要性分析
纸质文件和电子文件都有它们各自无法克服的缺点，因此现阶段无法完全舍弃其中某种文件形式，也无法完全依靠某种文件形式保管信息。通过观察和分析不难发现，在某些情况下纸质文件的优点会成为缺点，而这时恰恰可以通过电子文件的优点进行弥补，所以笔者认为电子文件和纸质文件有其共存的必要性。
纸质文件一旦印刷或者写完就难以修改，如此可避免信息受损，很好的体现了档案的原始记录性和真实性。但当人们在处理信息的过程中，经常需要对内容进行不断的修改以达到更好的效果时，纸质文件难以被修改的“优点”反而成了缺点，此时电子文件易于修改、便于操作的优点恰好可以进行弥补。但也正是由于电子文件易被修改的特点，如果它不能得到很好的保护，就很可能受到非法入侵，致使文件被恶意修改、信息的真实性受损。
同理，电子文件的易于复制性使人们可以方便地通过复制实现信息共享。但当文件涉及个人隐私或商业秘密时，如果文件被复制将造成隐私暴露或商业泄密等情况，这都是不利的一面。针对这种情况，一个比较有效的措施就是做好备份，备份往往是将电子文件打印成纸质文件进行保存和归档整理。如此一来，我们也就不难理解电子文件和纸质文件相互补充，互利共存的必要性了。
三、共存发展的可能性分析
既然电子文件和纸质文件“共同服役”的共存情况有其必要性，那么接下来笔者将对两者共存发展的可能性作一个详细的分析。
1、纸质文件的直读性与电子文件的依赖性共存
在文件阅读方式上，电子文件必须借助于计算机及其软件系统的支持才能进行基本的工作，且易受到计算机不兼容性的制约。 对于电子文件而言，技术过时是比载体损坏更严重的危害。而纸质文件的阅读并不依赖于任何系统，具有直接性，可供人们在任何条件下识别、阅读和使用，只要读者具有识别文字的基本能力即可。因此，在基层计算机设备及技术并不完善的条件下，纸质文件的直接性恰好能弥补电子文件对设备依赖性强的缺陷，从而顺利的实现信息的阅读和传递。
2、纸质文件的耐用性与电子文件的存储高密度性共存
在信息保存方面，纸质档案的保存取决于纸张纤维素的性质。一般情况下，纤维素密度越密，耐久性越强，保存时间也越长。 而且纸质档案已经有一套非常系统、安全的保存方法，只要我们在保护过程中多加注意，是可以做到使纸质文件的寿命达到上百年甚至上千年。但纸质文件一旦积累，易占据较大的存储空间，带来文件堆叠难以查找、归档整理工作量大等问题。相比而言，电子文件存储的高密度性、容量大体积小的特性则恰好可以弥补纸质文件的缺点。但电子文件的载体易被损坏，从而影响信息的读出效果，缩短其寿命（多数专家认为光盘保存信息期限一般仅为10-15 年）。 所以在接收到重要的电子文件后，我们应打印出纸质文件以作备份，且将其与电子文件一起保存归档。
3、纸质文件的原始记录性与电子文件的易修改性共存
原始记录性是档案的本质属性。在办公自动化系统中，当人们需要对文件信息进行一些编辑、修改工作时，电子文件的易修改性就成为一大亮点。它可以相当便捷地对文件进行修改、复制、粘贴和移动，以达到不同的要求和效果。然而也正是它便于修改、复制的特性使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征都不复存在。而纸质文件是惟一具有原始性、真实性的文稿。因为纸质文件一旦完成，再进行修改或多或少都会留下痕迹，因此目前法律界把纸质文件认定为最佳证据，它有着电子文件不能取代的法律凭证作用，这也成为纸质文件和电子文件互补的一大优势。
4、纸质文件的安全性与电子文件的开放性共存
在文件的安全管理上，由于电子文件存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性，文件在阅读、浏览、传输、保存的过程中随时有被修改、窃取、销毁的危险。同时电脑病毒和蓄意破坏的电脑的黑客对电子文件也形成很大的威胁。载体一旦被电脑病毒感染或被黑客闯入，就可能造成信息无法读取或信息的丢失，甚至造成整个信息系统的瘫痪。虽然已有一些技术可防止电子文件的泄密，但互联网的开放性使其泄密的可能性总是比纸质文件要大得多。所以目前，只要电子文件的安全性没有得到完全保证，我们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。保住了纸质文件的形体，文字记录的信息也就得以保存。
5、纸质文件的孤本性与电子文件的高共享性共存
文件管理工作的最终目的是提供有效、快捷的利用。纸质文件在联网检索的情况下仍需要通过案卷、文件、排架、调档（或调件）等程序才能得到所需的文件，过程较为繁琐且直接降低了文件的利用速度。此外，纸质文件无法进行多人共享，这又直接影响了利用效率。而电子文件则以其积极、动态、快捷的特性改变着长久以来的利用方式。电子文件无需受到“孤本”的限制，可实现一文一件的共享，网络的远程传输也不受时间约束。所以电子文件的共享性及利用效率得到迅速提高，是与纸质文件互补的一大优势。
四、共存的意义
在当前条件下，纸质文件和电子文件实现共存后，带来的不仅是文件管理上的统一，还满足了不同年龄层人群的阅读习惯和阅读需求。在年轻人群体中，电子文本是主要阅读方式，而在相对年长的群体中，传统的纸质阅读方式依然占据稳固地位。此外，针对用纸形成的活动记录（如特定环境下的手稿、笔记、批语等），妥善的保存这些珍贵的纸质文件将有利于社会、历史文化等各方面的研究。
在对具有长远利用价值的电子文件（尤其是对具有凭证作用的电子文件）纸质化存档后，我们既保证了归档文件中纸质文件的凭证作用和法律效力，在一定程度上也解决了电子文件信息的易变性，从而有效的确保电子文件的真实性、原始性。此外，将纸质文件和电子文件进行一并归档，可以便于使用时参照互补，使文件的原始凭证性、法律效力性和共享性、效率性相互依存、相互补充，从而不断满足人们对档案信息资源全方位、多层次的需求，实现对档案信息资源的合理配置和科学化管理。
五、共存情况下的管理措施
电子文件与纸质文件之间既存在着竞争，也存在着协调与互动。在这样的形势下，如何使纸质文件与电子文件更好的融合发展是迫切需要解决的问题。而这关键在于我们采取怎样的更合理的管理措施。
1、设计一个综合性文件管理系统
该系统的基本操作条件是――无论是电子文件还是纸质文件都必须统一在同一文件管理系统上登记、录入。关于纸质文件，可选择进行人工录入。其中重要的并经常需要利用的纸质文件可以将其数字化处理，从而可以方便快捷地进行信息资源开发并提供利用；对需要永久保存的文件，应形成一套纸质文件进行一并保存；对电子文件数据可采取电脑自动采集的方式。至于双套制保管的电子文件和纸质文件，系统应在两者之间建立一个“通道”――将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件的自动管理和检索。
此系统一方面有利于发挥电子文件与纸质文件各自的优点，实现二者优势互补；另一方面有利于综合开发电子文件和纸质文件信息资源，避免了使用者在两个独立的系统里查阅资料，使检索更为方便快捷。
2、加快发展电子文件的加密防伪技术
目前电子文件管理面临的最大挑战是如何确保文件的原始性。因此，开发电子文件的加密防伪技术对实现完全意义的电子档案管理具有重要的意义。实际上，关于图像的水印加密防伪问题已经获得了重大突破。如在地理信息技术领域，朱长青研究发明的数字图像水印加密技术可以在不影响图像质量条件下，方便的嵌入版权、版本等水印密文。 这一技术完全可以引入到电子文件的安全管理中。此外，我们也可以进一步考虑对于归档的文件进行硬件加密、异地多源存储与互检等技术，解决存档文件的原始性考证问题，进而建立电子文件与纸质文件的协同一体化的归档管理局面。
3、健全文件管理的制度和方法
目前，双轨制是许多单位常用的文件管理制度。这在一定程度上缓解了当前电子文件与纸质文件一体化的管理矛盾。然而，许多单位双轨制档案管理执行的并不理想。双轨制虽然可使同一份文件的电子版和纸质版共同处于存储和可利用状态，但是管理人员需要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。同样的工作，引入电子技术反而增加了工作量。显然，双轨制只是当前文件管理的权宜之计。
因此，在做好纸质文件的管理工作的同时，我们应该依靠计算机和网络技术，将文件与计算机检索相结合，既可以完好地保存纸质文件的原貌，又可以实现多途径检索、多用户共享的功能。此外，我们还应积极研究电子文件的加密防伪技术、归档方法、异地多源保存技术，构建法规、管理、技术三位一体的电子文件保障体系，建立完善的电子文件归档的管理制度与技术，切实推进电子文件与纸质文件归档的融合协调发展。
六、结语
纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和现代科学技术的支持下日渐“丰满”。 总体来说，电子文件与纸质文件都有各自的长处和短处，二者可以相辅相成、优势互补。它们二者之间没有谁取代谁的说法，共存的情况将会在未来一段时间里一直存在。两种文件的共存和发展给我们带来挑战和机遇，因此在没有完全保障电子文件长久真实性时，我们不能放松对纸质文件的管理，应充分、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件管理的特殊过渡时期最大限度的管理好文件。
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论文摘要：通过对软件产品特点的分析，讨论软件工程管理可能涉及的人员、组织机构、用户、控制、文档资料等内容.
一、引言
软件工程管理目前还没有引起人们的足够重视。究其原因:首先是人的传统观念，工程管理不为人们所重视;另一方面软件工程是一个新兴的学科领域，软件工程管理的问题也是刚被提出的。同时，由于软件产品的特殊性，使软件工程管理涉及到很多学科。因此.对软件工程管理，人们还缺乏经验和技术。但事实证明，由管理失误造成的后果要比程序错误造成的后果更为严重。很少有软件项目的实施进程能准确地符合预定目标、进度和预算的，这也就足以说明软件工程管理的重要。
二、软件工租，理的内容
目前软件生产自动化程度很低，在开发过程中人是起决定性的因素，因此，软件工程管理很大程度上是对人的管理。我们可根据软件产品的特点.分析软件下程管理的具体内容，它包括对开发人员、组织机构、用户、文档资料等方而的管理。
(一)开发人员
软件开发人员一般分为:项目负责人、系统分析员、高级程序员、初级程序员、资料员和其他辅助人员.根据项目的规模人小，有可能一人身兼数职，但职责必须明确。不同职责的人，要求的素质不同。如项目负责人需要有组织能力、判断能力和对重大问题能做出决策的能力;系统分析员则要有概括能力、分析能力和社交活动能力;程序员需要有熟练的编程能力等。人员要少而精，选人要慎重。软件生命期各个价段的活动有分工又互相联系。因此，要求选择各类人员既能胜任工作，又要能相互很好地配合.没有一个和谐的工作气氛很难完成个复杂的软件项目。
(二)组织机构
组织机构不等于开发人员的简单集合。这里的组织机构要求:好的组织结构、合理的人员分工和有效的通讯。软件开发的组织机构没有统一的模式。下面简单介绍三种组织机构。
1.主程序员组织机。IBM公司提出的主程序员组是软件系统结构化思想在组织上的体现。它的目的是为了保证全组的协调和统一。一位高级工程师(主程序员)主持计划、协调和复审组的全部技术活动。技术人员(一般25人)负责分析和开发活动，一位后援工程师支持高级工程师的工作，并且在该项目继续进行时，可以代替高级工程师工作，以减少可能的损失.
2.专家组。专家组强调每个人的才能，把每个人都看作是某一方面的专家，由这些专家组成一个开发机构。这种组织结构虽然能发挥所有工作人员的积极性，但往往有可能出现协调上的困难，选择这种方式要慎重.
3.民主组织.民主组织由从事各方面工作的人员轮流担任组长。很显然，这种组织结构对调动积极性和个人的创造性是很值得称道的。但是由于过多地进行组长信息“转移”不符合软件工程化的方向。
(三)用户
我们是为用户开发软件的，在开发过程中自始至终必须得到用户的密切合作和支持。作为项目负责人，要特别注意与用户保持联系，掌握用户的心理和动态.防止来自用户的各种干找和阻力。
1.用户不积极，不配合。这种表现通常来自对采用先进技术持怀疑态度的用户，他们心理上的抵触情绪会在行动上表现为消极、漠不关心。在需求阶段，做好这部分人的工作很重要，通过他们中的业务骨千，才能真正了解到用户的要求。要使他们认识到:计算机的发展和应用是现代化的必然趋势，使用计算机将会带来巨大的经济效益:让他们掌握新的技术和方法去取代某些可能过时的或淘汰的专长。
2.用户求快求全.这种表现来自对使用计算机持积极态度的人.他们中一部分人希望一个早上就能用上计算机，并且全能用上计算机。要他们认识到;开发一个软件项目不是一朝一夕就能完成的，软件工程不是靠人海战术就能加快的工期。另外，即使计算机能够处理的事情，系统也不能下于包罗万象，贪大求全。要根据现有的条件量力而行。如果系统大而全，必然会很复杂，开发时间就拖得很长，因此可能会导致一个系统的失败或性能太差.
3.用户需求变化.在软件开发过程中，用户可能会不断提出新的要求和修改以前提出的要求。从软件工程的角度不希望有这种变化。但实际上，不允许用户提出变动的要求是不可能的.因为一方面每个人对新事物有一个认识过程，不可能一下子提出全面的、准确的要求:另一方而还要考虑到与用户的关系。对来自用户的这种变化要正确对待:要向用户解释软件工程的规律，并在可能的条件下部分或有条件地满足用户的合理要求.例如:软件需求分析阶段结束后软件的设计口标已经确定，这时用户要求的重大变化要导致设计目标的变化，特别是到软件开发的后期，一般不可能满足这种变化的要求。要向用户解释清楚工程的内在规律，但对用户提出的如性能等局部方而的要求，只要是合理的，就要加以考虑。超级秘书网
4控制。人员控制是对开发组织内部人员控制。就是要保证开发人员的积极性和稳定性。人员的频繁更换或流动将会大大增加软件出错误的机会。至少要保证软件项目每一期工程或软件生命期每一阶段中人员的相对稳定性。同时注意发挥每个开发人员的积极性和创造性。经费控制要编制详细的经费预算。并在各阶段进行经费的核算。在经费上失去控制，软件项目就没有经济保证。质量控制与各阶段的复审在意义和作用上是一致的，在此不再叙述。
5.文档资料。开发过程的各种活动后都要反映在文档资料上。每一个阶段的文档资料是以后各阶段工作的基础，又是对前面各阶段工作的复审。软件工程管理很大程度上是通过对文档资料管理来实现的。因此，要把开发过程中的初步设计、中间过程、最后结果等建立成一套完整的文档资料。文档标准化是文档管理的重要方面。
1．目前存在的问题
目前，元器件知识管理方面存在的主要问题是知识共享化程度低，未将个体知识、组织知识通过各种共享手段为其它单位或人员所共享，主要表现在技术方法研究的重叠和滞后，以及新型元器件技术研究不科学两方面。一方面，航天型号技术和元器件技术都在飞速发展，已有的技术方法具有明显的重叠性和滞后性，且通常在出现问题后才开展对应的研究工作，往往同样的问题多次发生，需要针对不断提高的型号元器件质量要求和飞速发展的元器件专业技术加强研究，持续完善物资元器件技术保证方法。型号元器件技术应根据型号需求不断发展，以适应新领域航天型号的研制以及传统航天型号技术指标的不断提高。另一方面，航天型号技术的不断提升，不可避免地对新型元器件提出了研制需求。新型元器件主要指由航天企业提出，国内供应商研制的型号元器件。目前元器件新品的研制计划由各单位根据自身需求提出并管理，而各需求单位的知识资源独立性较强，功能、性能相近的元器件往往出现多个品种，直接导致一部分新型元器件的应用面过窄，产品成熟度难以提升。
2．航天企业内的知识共享有待提高
由于航天企业所涉及的专业领域具有局限性，而元器件种类多、知识领域广、技术难度大，特别是型号元器件的性能和要求不同于民用或普通军用元器件，大部分知识无法从外部获得，只能通过内部的知识共享来进行知识积累，创建内部共享平台才能有效利用知识资源。对于型号设计师和元器件质量保证技术人员，型号设计师通常只关注元器件的功能、性能，对元器件的使用和制造了解较少，由此发生过大量使用不当导致的质量问题；元器件质量保证人员由于对型号知识缺乏一定了解，使元器件在某些方面不能完全满足型号需求。因此，有必要在设计师和元器件保证人员之间建立知识共享机制，使知识资源能在一定范围内有效利用。
二、改进知识管理的策略
1．建立元器件技术知识共享平台
建立知识共享平台是保证元器件知识资源共享的基本措施。其中，显性知识可以利用知识数据库、文件管理系统、网络技术、知识地图、检索技术等保证知识的充分共享。隐性知识可在部门内部进行各专业技术交流或向专家咨询，以保证个人掌握的隐性知识的传承。最后分析、归纳、整理，形成元器件知识数据库，包括技术方法、技术标准、失效数据、应用验证、常用元器件、国外技术动态、知识产权和论文查询8个子数据库。技术方法库包括对技术方法预研整合，是技术进步的重要基础，可为试验、使用、标准制定等工作奠定基础。技术标准库包括基础标准、产品标准和保证标准3个模块。其中基础标准是被其它标准普遍引用的标准，包括术语符号分类、试验方法、测试方法等，重点突出元器件的试验方法和航天用新型及关键元器件的测试方法；产品标准包括所有产品的通用规范和详细规范，这些规范从我国元器件技术水平现状出发，内容向设计和使用两端延伸；保证标准包括型号元器件全寿命周期保证各环节所需的标准，强调全过程质量控制，重点在选用控制，实现标准的原始创新。应用验证信息库是为型号元器件的选用、质量检测和成功应用提供技术支撑，包括型号元器件应用验证结果、应用指南、新型元器件的保证技术文件等。失效数据库是近年来型号发生的典型失效案例和经过提炼的元器件应用禁忌，可为规范制定、应用指南的制定以及航天禁限用工艺控制提供依据。常用元器件库作为元器件最基础的技术资料，应包括各型号使用的元器件详细规范、产品手册和使用指南等信息。其以通用目录中的元器件为基础，以超目录中的元器件不断扩充数据库。知识产权、论文、国外技术发展系统查询库主要包括相关专利、文献资料和国外最新技术动态。
2．面向各专业的多维度知识梳理
对各个技术岗位进行知识梳理，建立各专业标准技术文件，并对其进行编制和适应性修改，经过相关专家评审后转换成为标准文件。同时，对各专业的知识进行梳理后，以适合新人上岗的需要。从元器件门类、工作项目维度梳理知识资源，每个维度均为树状结构，将每类知识信息化并共享，可以从根本上提高技术人员的技术水平，也能满足新人上岗的需要。虽然型号研制逐年增加，技术深度和广度不断加大，但元器件技术专业相对变化不大，不同门类元器件有很多相似处。从专业角度考虑，编制不同元器件、相同工作项目共同适用的标准文件是可行的。通过对现有军用行业标准进行整合，梳理出适合各专业的工作流程和技术标准；组织各专业技术人员对历年发生的失效案例进行分析，总结适合航天元器件的工艺和应用禁忌；利用知识共享平台梳理各专业的技术知识。自2013年以来，元器件可靠性中心开展了型号物资质量问题线索表及举一反三基线工作，归纳总结了2009年以来在某些领域发生的元器件质量问题162项，其中具有分析价值的104项（问题机理具有较典型的共性特点，能够提炼出具有指导意义的技术准则）。对有价值的质量问题进行提炼和归纳，根据质量问题涉及的元器件类别进行分类，形成失效信息数据库，总结提炼出每类元器件涉及的技术准则或应用禁忌。在鉴定检验方面，2013年元器件可靠性中心与中国电子技术标准化研究所编制的鉴定检验工作程序和要求全面上线，有效提高了鉴定检验工作的标准化和规范化水平。元器件知识数据库使以前的知识积累和经验效果得到了很好的重用，使得个人经验和成果上升为组织的标准规范与成果，扩大了共享的范围，为共享开创了简单、快捷的通道。
三、未来发展方向
1.1企业信息化管理软件的框架管理软件至始至终都由一个软件平台实施管理和监督，管理软件中各项因素的使用就是为了满足软件平台能够进行有效的管理。目前公司一般启用ASP办公环境信息化管理软件。ASP办公环境信息化管理软件进行设计与研发是以JACA语言为基础，并以计算机为媒介进行管理工作，主要应用插件技术科学构建一个ASP管理平台，这个管理平台的建立可以实现对企业内部数据管理、工作流、系统管理和监控。基于ASP办公环境信息化管理软件平台的建立，主要是由客户端的浏览器以及Web浏览器组成的，软件管理的系统主要是采用B/S构架，其中包括三个层次，这三个层次分布是持久层、管理环境勘察层和实现管理层。客户端访问ASP文件的时候首先要通过Internet进行访问，并由客户的计算机软件装备将任务传达给Web浏览器，在传达的过程中任务逐渐的转化成为HIPP请求，最后在Web执行ASP代码的工作请求，后发送到客户端的浏览器中，由客户浏览器呈现请求，以便于完成管理任务的传达。企业的管理软件系统其中下达着六个功能，这几个功能都是由一般用户、设备管理员和系统管理员来系统执行的。由一般用户执行查询设备信息、下载设备表格以及高级搜索的功能，其次设备的管理员将执行查询设备信息、下中设备表格、高级搜索、管理设备数据和导入导出数据着几个选项进行统一的维护，最后由系统的管理员进行权限上的管理。这样对管理软件工作进行明确的划分有利于管理软件工作的有效开展和进行。
1.2企业信息化管理软件的运行模式ASP办公环境信息化管理软件一般都有自己的管理运行模式，首先是启动项目，然后对管理项和基线时机进行识别，其次是设计管理软件管理的相关计划和实施计划建立配置库，并将软件的基础版本进行变更、审查和统计，最后记录维护配置管理，并跟踪相关的配置促进报告的生成，最后备份配置库里的相关资料。ASP办公环境信息化管理软件还可控制自己的版本。版本控制是ASP办公环境信息化管理软件管理中的重要组成部分，版本控制最终是实现在满足软件规章制度规定的情况下，包括所有的管理范围。这样做可以有效的降低版本丢失和版本混合情况的出现，保证管理工作的正常运行。管理软件还可以控制变更。管理软件可以有效的结合市场发展需要及时变更自身相关的管理软件，并以所有元素的正常工作状态为前提，有效调节软件生存周期，从而保证软件平台所生产的产品质量。
2企业的信息化管理软件实现方案
企业信息化的管理软件主页面的设计，主要采用MFCAppWizard的单文档界面，在企业信息化管理软件的主菜单上将所要执行的命令，通过计算机进行传递，扫描，最后将管理信息充分的在主页面上进行显示。在管理软件的系统中，所有显示菜单下应该配置相应的菜单项，将菜单的各个功能充分的显示出来，尤其要确定菜单下显示路由器的总体运行结果，显示路由器表运行的结构图，将欲显示的对象是充分的显示出来，显示的对象主要包括MIB-II中ip组ipRouteTable表的四个列对象，通过使用CSnmp类来实现SNMP的相关操作，并通过发送GETNEXT报文来实现对表格变量的遍历。企业使用管理软件可以实现对整个企业网络端口流量情况进行监测，其中主要的采集对象是MIB-II中Interfaces组中的ifI-nOctets对象和ifOutOctets对象，将所有的计数器进行累加，得到端口流量的总字节数，并将所有的数据流量存储到相应的数据库中，通过Input=ΔifInOctets/m_time进行计算，得到实际的流量变化情况。并通过使用CSnmp用函数的方式来实现对企业的管理进行操作，通过DrawAxis函数绘制坐标轴，将企业管理信息接收到固定的文件中，对相关的流量进行操作，在接收到Trap时，企业的管理软件系统程序将会弹出一个告警窗口，表明已经接收到相关的管理命令。通过信息的有效传递以便于实现企业对所有部门进行管理工作。
3结论
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