企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
与纸质文件相比 电子 文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对 计算 机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其 规律 ，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。 一、电子文件归档方式和途径的选择 纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会 影响 文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用 网络 移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条： (一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与 发展 ，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。 (二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的 内容 而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、 研究 生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。 无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。 二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立 电子 文件归档制度。 纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人
关键词：图书馆；档案；文件资料；管理；利用
Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.
Keywords: the library; File; File material; Management; use
中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：
一、前言
档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。
二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义
图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。
三、图书馆档案及文件资料管理的内容
图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：
（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。
（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。
（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。
（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。
（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。
上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。
四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施
（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。
（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。
（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。
（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。
（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。
（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。
五、图书馆档案及文件资料的利用
加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。
六、结束语
总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。
参考文献：
[1]马莲娜.数字化档案馆建设的几点思考[J].档案与建设，2004（55）：18－21.
案件材料实行档案管理人员（书记员可以兼任）立卷制度，做到谁承办，谁立卷，案结卷成。案件承办人员在结案后15天内，应当认真检查案件的全部材料是否收集齐全，若发现文件材料不齐备应当及时补齐或补救，并去掉与该案无关的材料，再行排列整理。归档的专利行政执法文件材料，一般只保存一份（有领导批示的除外），重份的材料应当剔除。多余的调解书、处理决定书、撤销案件通知书，为备日后查考，可以保留3份夹在已装订好的卷内。
2专利执法案件的立卷整理
执法文书应当使用A4纸，双面打印，纵向使用。执法文书应当加盖管理专利工作的部门骑缝章。对专利执法案件材料的归纳立卷整理。专利执法案件的立卷原则是真实原则，即收集的内容应当是执法过程中产生的原始文件，独立原则，即每一个案件应当建立一份独立的案卷。专利行政执法案件立卷的形式是对收集的的执法案件材料必须完整，准确，保证相互关联，全面客观地反映专利行政执法工作的全过程。专利执法案件材料必须用A4规格纸张，或折叠为A4规格大小。专利行政执法案件的案卷包括：案卷夹、卷宗封面、卷内目录、案卷夹内的各种文件。
3专利执法案卷的移交案件
自立案之日起6个月内由案件承办人员向案件档案管理员移交。专利行政执法的文件材料，按年度、一案一号的原则，单独立卷，每个案件从立案到结案所形成的法律文书、公文、函电等一律使用立案时编定的案号。案件移交前，案件档案管理人员应当逐卷清点，检查案卷质量，对不符合规定要求的案卷应当及时地采取措施予以补救。案件档案管理人员确认移交案卷符合要求后，交接双方要在案卷移交清单上签字。
4专利执法案件的档案管理
4.1专利执法案件的报送管理专利
工作的部门要建立及时、准确、全面、有效的专利执法档案数据报送制度，明确责任人和联系人，责任人负责对执法数据的真实性、准确性进行审核，联系人负责数据采集和数据报送工作，由报送单位负责对报送的案件数据的质量负责。国家知识产权局对专利执法数据报送情况按年度进行检查，有关报送和工作情况，做为评价地方管理专利工作的部门工作成绩的重要指标之一。管理专利工作的部门在报送专利纠纷调处案件或假冒专利案件查处时，应当同时报送相应的立案表或结案表。对重大专利案件报送管理时，必要时还应当报送调解书、处理决定书、行政处罚书、案件涉及的主要书面证据等有关材料（复印件）。市级管理专利工作的部门在每月15日前将上月本单位专利执法案件报至所属的各省级管理专利工作的部门，省级管理专利工作部门在每月20日之前将上月本辖区内的专利执法数据整理上报至国家知识产权局，对重大专利案件报告的时间要求，按相应的管理办法执行。执法数据包括纸件和电子文档各一份，纸件通过邮寄方式上报，电子文档发送至国家知识产权局指定的电子邮箱。
4.2专利执法案件的备案管理专利
执法案件报告备案，必须坚持真实、全面、高效的原则。重大专利执法案件应当自结案之日起1周内，也可以在办案过程中，由承办案件的管理专利工作的部门报告国家知识产权局，承办单位是市（地、州）级管理专利工作的部门的还应当同时向省级管理专利工作的部门报告。对关系到国家经济安全与人身安全的特别重大的专利案件，办案机关应当在立案前或立案之日起1周内向国家知识产权局报告，承办单位是市（地、州）级管理专利工作的部门的还应当同时向省级管理专利工作的部门报告。重大专利执法案件调处或查处后，当事人不服，管理专利工作的部门决定，向当地法院提讼的，或管理专利工作的部门请求人民法院强制执行。管理专利工作的部门应当诉讼结束或执行情况报告国家知识产权局。国家知识产权局负责具体的报告接收、备案及相应的管理、协调工作。地方管理专利工作的部门可以查阅案件材料，了解备案情况。国家知识产权局对报告备案的重大专利案件材料实行规范管理，按年度进行综合分析，并通告地方管理专利工作的部门和国务院有关部门。国家知识产权局对重大专利案件报告情况按年度进行检查，有关报案和工作情况，作为评价地方管理专利工作的部门工作成绩的重要指标之一。专利管理部门要按照转换政府职能、强化事中事后监管要求，加强对基层工作的指导检查。将资源向执法一线倾斜，配备必要的交通工具和执法宣传手册。在市民中开展侵权、假冒专利案件的宣传教育并发放宣传手册，让广大市民深刻了解专利执法案件的相关知识。更好的维护了市场的经济秩序、保护了消费者的权益。专利管理部门应当建立专利保护和维权援助制度，为专利权人提供及时、有效的求助渠道，并发挥行业协会、专利服务机构的作用。指导专利维权机构开展相关活动。专利管理部门应当建立专利信息公共服务平台，建立支柱产业和重点技术领域的专利信息数据库，促进专利信息的传播、开发和利用。专利管理部门应当监测本地区重点行业、支柱产业和重点技术领域的国内外专利状况，建立专利预警通报制度，指导有关行政部门和行业协会、企业建立专利预警与应急机制。发展改革、经济和信息化、科学技术等行政部门应当将拥有专利的质量和数量，作为财政资金支持和研究开发、技术改造、高新技术产业化等项目立项和审批的重要条件，作为工程研究中心、工程技术中心、企业技术中心、重点实验室、工程实验室等认定和考核的指标。
5总结
关键词：档案安全体系；档案保护；灾害管理；风险管理；信息安全
Abstract：The construction of archival safety system has become an essential part of the archival cause development strategy. Facing the shortage of systematic induce in archival safety system theory， this paper point out the source of archival security system theory from these aspects： the archival conservation and management theory， risk society theory， risk management theory， disaster management theory， information security theory and safety culture management theory.
Keywords：Archives safety system； Archives conservation； Disaster management； Risk management； Information security
1 引言
2010年以恚从档案安全体系建设的提出到《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《关于进一步加强档案安全工作的意见》等文件的出台说明：档案安全体系建设已成为档案事业发展战略中不可或缺的一部分，得到了党和国家的充分肯定，一个全方位、多角度、深层次的档案安全体系建设“顶层设计”已经形成。反思我国档案安全体系建设快速推进的深层次原因，离不开学界多年来对档案安全问题的不断研究。从最初对档案安全保管、档案安全保护的研究到如今从档案安全体系的层面展开对各类档案安全问题的系统研究，档案界人士充分汲取相关学科的思想源流，并将其融入档案安全问题的研究当中，取得了重大进展。时至今日，我国档案安全领域已经积累了大量的研究成果。但值得注意的是，当前研究当中缺乏对档案安全体系理论的系统归纳和科学提炼。因此，厘清档案安全体系研究的理论源泉，对于促进档案安全体系的深入研究，以及具有中国特色的档案安全理论体系的形成意义重大。
2 档案安全体系研究的主要理论阐释
2.1 档案保护与档案管理理论。形成于20世纪60年代的档案保护技术学是研究档案制成材料损坏规律及科学保护档案技术方法的一门学科，它的任务是最大限度地延长档案的寿命。档案安全的理论最初就体现在档案保护之中。几十年的发展历程中，档案保护研究逐渐从各个层面展开，尤其是在信息技术的推动下，学界不仅对档案保护技术学科赖以存在与发展的知识基础和理论框架进行了全面的总结和梳理，还将目光转移到新材料、新技术、新设备的研究当中。我国档案保护技术学所形成的核心思想和理论方法，是以纸质档案为核心构建起来的知识体系，例如档案修复技术方法、档案馆建筑与设备、档案害虫与微生物的防治等，它们在我国传统档案保护工作以及“国家重点档案抢救与保护”工作中扮演着重要的理论角色。然而，随着数字时代的到来，档案保护的范围逐渐拓展到电子文件（档案）的安全保护、备份与长期保存等领域，而这些领域同样也是档案安全体系建设中的核心内容之一。档案安全体系建设下，档案安全保护是档案安全体系建设的重要组成[1]。总之，在档案安全体系理论建构当中，档案保护领域的理论方法不可或缺。
档案管理理论是围绕档案收集、整理等工作流程形成的一整套理论、原则和方法。科学的档案管理对于维护档案的完整与安全意义重大。从这个角度看，档案安全体系理论的构建离不开档案管理理论的指导。首先，要确保电子文件的安全，除了探讨电子文件信息的安全保密技术与方法外，电子文件的归档、电子文件的长期保存同样是档案安全体系建设中需要关注的重大问题。一方面，电子邮件、政府网站、政务新媒体等新型“文件”的出现，如何确定归档范围，如何鉴定其价值、划定保管期限，如何完整捕获文件内容及其结构和元数据信息都是值得研究的问题。另一方面，电子文件的长期保存和维护，尤其是新型电子文件的长期保存策略方法也是需要涉足的重要问题。其次，从文件生命周期的角度来看，文件（电子文件）从形成到销毁或永久保存的整个周期都存在安全问题，因此，对文件整个生命周期进行安全管理，既要防止重要文件由于没有归档或归档信息不完整造成的丢失，也要防止保管当中的篡改、泄密，以及注意防火、防盗等，当然，还有利用过程的原件保护、信息保密、隐私保护甚至销毁阶段的安全等。
2.2 风险社会理论。德国著名的社会学家乌尔里希・贝克在1986年出版的《风险社会》一书中，首次提出了“风险社会”的理论命题。此后，英国学者斯科特・拉什、安东尼・吉登斯、沃特・阿赫特贝格等人对风险的概念、风险社会理论进行了进一步探讨。风险社会理论对风险、风险社会进行了完整描述，对如何规避和应对风险作了阐释，是开展风险管理的理论与思想源泉。风险社会理论提出之后，风险的经济学、心理学、政治学、文化学等多维度视角也为关注风险社会问题提供了多种理论分析路径。此外，风险社会背景下，风险社会理论已经对政府管理、企业管理、社会治理等领域产生显著影响，基于风险社会视角展开的安全问题研究层出不穷。
对于档案界而言，对档案安全问题的认识通常有两种视角：一是从档案的存在形态、固有特性以及档案保管的场所、方式、管理体制、运行机制等方面着手，力图从内部发现档案安全风险因素；二是从档案安全所面临的外在环境，包括各种自然灾害以及政治、经济和社会等方面着手，力图从外部分析档案安全风险因素。风险社会理论为理解和思考档案安全体系建设面临的诸多问题提供了一个重要的理论视角，为档案安全风险的防范、规避与管理提供重要思路。
总之，探索风险社会理论对档案安全问题研究的理论价值和现实意义，对认识现阶段我国面临的档案安全问题提供理论借鉴。从风险社会理论视角切入对档案安全体系建设进行透视和反思，剖析产生安全问题的深层原因，这对于档案界树立风险意识、培育风险文化有导向作用。此外，有利于档案机构明确风险社会中档案安全的责任担当，从宏观和微观的双重视角展开，树立“大安全观”，建立安全防范机制、制定安全应对策略与相应的政策引导和制度保障机制。
2.3 风险管理理论。风险具有不确定性与客观存在性，它由潜在的损失、损失的大小、潜在损失发生的不确定性三种因素构成。为了避免事件发生的不良后果，减少事件造成的各种损失，即降低风险成本，人们引用管理科学的原理和方法来规避风险，于是风险管理（risk management）便应运而生。
风险管理是一种有目的的管理活动，常被视为一种保险，一个缓解不确定性的缓冲区，最终目标是以最小的成本获取最大的安全保障。因此，在进行风险管理的时候，管理主体通常致力于通过风险的识别、评估等一系列流程矸治瞿谕獠看嬖诘姆缦找蛩兀并制定一系列方案、措施来应对风险，以达到风险管理的目标。目前，风险管理理论已经在企业管理、工程项目管理、医疗护理管理等领域得到了极其深入的应用与理论拓展，并逐步运用到政府管理、信息管理、IT项目管理、自然灾害管理等领域中。
2000年，王健等人翻译了戴维・比尔曼的著作《电子证据――当代机构文件管理战略》，比尔曼认为，在电子文件管理中应导入风险概念，进行风险管理。之后，电子文件的风险管理开始引起国内学者的关注，其中中国人民大学的“电子政务系统中文件管理风险防范与对策研究”课题组进行了系统研究，探索了电子文件管理风险及其产生原因[2][3]、电子文件风险管理的必要性和可行性[4]、电子文件的风险管理流程与方法等[5][6]，并于2008年出版了专著《电子文件风险管理》。
总的来说，在文件与档案管理当中引入风险管理理论是十分必要且可行的[7]，在数字时代，文件与档案管理活动中面临的风险越来越多，这些风险不仅出现在收集阶段，还出现在整理、利用等各个阶段，尤其是档案信息化（数字化）建设阶段[8]以及档案数字化项目外包当中[9]。在文件与档案管理中引入风险管理理论，已成为我国档案安全管理的重要思想。
2.4 灾害管理理论。灾害是由自然原因、人为原因或两者兼而有之的原因而形成的、发生于自然界的或突发或缓慢发生的能给人类造成各种损害的事件。灾害与防灾、减灾是人类生存与可持续发展所面临的永恒主题。因此，灾害管理（disaster management）逐渐成为应对灾害的重要活动，它通过对灾害的研究、预测、减灾措施实施和灾后恢复等活动，以预防灾害的发生或减少灾害造成的损失。现代灾害管理理论主要有危机管理理论、风险管理理论和GCSP 管理理论。危机管理理论侧重于灾害的防治，风险管理理论更侧重于灾害预防，GCSP管理理论则是综合危机管理和风险管理理论，侧重于灾害的管理方法。
我国自然灾害频繁，档案面临着各种潜在的威胁。国家档案局对自然灾害的防治非常重视，每年都要专门发文强调汛期档案安全，此外还出台了《档案馆防治灾害工作指南》，其目的就在于进一步强化档案工作者的灾难风险意识和防范意识，为各级档案馆和档案工作者在制定灾害管理政策和战略过程中提供必要指导，以便进一步增强档案馆抵御各种灾害的能力，确保档案的安全保管和妥善处置，把各种灾害对档案馆的影响减少到最低程度[10]。针对档案以及档案馆所面临的灾害威胁，灾害管理领域的理论方法（诸如灾害恢复、灾害风险评估、灾害损失预测与评估、灾害分类与等级划分、防灾减灾对策、灾害应急管理、灾害风险管理、灾害危机管理等）对档案安全管理有重要参考借鉴价值。因此，近些年来，有学者对档案灾害预警机制[11]、档案部门灾害事件应急准备能力[12]、档案灾害管理体系[13]、档案防灾减灾体系建设[14]、数字档案灾害[15]等问题进行了探索，还有学者对“档案灾害学”进行了深入研究[16][17]。
2.5 信息安全理论。信息安全是信息时代永恒的需求。可以说信息安全是信息的影子，哪里有信息哪里就存在信息安全问题。当前，信息科学技术空前繁荣，可危害信息安全的事件也不断发生，敌对势力的破坏、恶意软件的入侵、黑客攻击、利用计算机犯罪等，对信息安全构成了极大威胁，信息安全的形势是严峻的。信息安全已成为影响国家安全、社会稳定和经济发展的决定性因素之一。一般而言，信息安全主要包括设备安全、数据安全、内容安全和行为安全4个层面的内容，而信息安全学科就是研究信息获取、信息存储、信息传输和信息处理领域中如何保障这四个层面安全问题的一门新兴学科。在信息安全理论当中，技术被认为是信息安全保障最重要的手段，在发展过程中出现了数字水印技术、网络防火墙技术、入侵检测技术、访问控制技术、信息加密技术、可信计算技术、RFID技术等安全保护技术。
进入21世纪以来，档案信息安全受到了高度重视。学者们纷纷针对档案信息安全的因素以及档案信息安全管理存在的问题，从技术、管理以及保障体系等层面阐述应对策略。研究中不难发现，档案信息安全研究不能脱离信息安全领域的理论与技术方法的指导，信息安全领域的诸如网络安全机制、隐私保护、设备安全、信息系统安全、信息安全风险评估、信息安全技术、PKI安全认证体系、可信计算技术等理念、技术和方法对档案信息安全研究有重要参考价值。
2.6 安全文化与管理理论。安全问题是伴随人类的出现而产生的，防御灾害、事件和保障安全是人类生存和发展的基本需求之一。安全科学的研究对象就是与“天灾”和“人祸”相关的安全问题。“天灾”包括地震、台风、洪水、旱灾等。“人祸”就包括战争、环境破坏、恐怖活动、网络黑客事件、大面积停电、交通事故、公共安全等。安全科学的基本任务是揭示安全现象中的安全规律，安全科学原理就是安全规律的核心内容。这些原理当中：安全文化原理、安全伦理原理、安全教育原理、安全法律法规原理等社会科学方面的原理对于档案安全体系建设以及档案安全观的形成研究颇有参考价值。此外，从安全管理的层面来看，安全生产管理当中的一些经验教训、体制机制以及管理理念、管理策略方法等同样可以作为档案安全管理的参考。
3 结语
2010年，国家档案局提出建设档案安全体系，并迅速付诸实践。实践工作的快速推进，亟须理论的支撑。因此，有必要梳理已有的相关成果，分析相关的理论思想来源，提炼档案安全体系理论，为指导我国档案安全体系建设提供参考。本文系统梳理了档案安全问题研究当中所涉及的档案学、社会学、管理科学、灾害学、信息安全学以及安全科学等6个领域的7大主要理论思想，其中“档案保护理论”“档案管理理论”是档案安全体系研究的理论基础，其余5种理论则为档案安全体系相关问题的研究提供了理论借鉴和思想源流。然，在各学科理论融合发展的大背景下，后面5种学术理论当中，也存在部分交叉的情况。如灾害管理理论、安全管理理论当中同样借鉴了风险管理理论的思想。因此，笔者认为，针对档案安全问题的广泛性与特殊性，在档案安全体系研究当中各种理论思想之间并不是完全割裂开的，是可以相互借鉴吸收的，其共同目标是应对各类档案安全问题，指导档案安全体系建设。
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1 文件生命周期理论概述
1.1 文件生命周期理论的基本内容
二十世纪，美国档案学者菲利普?布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理论是研究文件从最初的形成到最终的销毁或者永久保存的整个运动过程、研究文件的属性和管理者主体行为之间关系的一种理论。文件生命周期理论是对“文件――档案”运动过程以及运动规律和客观描述，是实现文件管理的高效化，指导档案工作全过程的基本理论。文件生命周期理论的基本内容主要可以概括为以下三点：一是文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的系统运动过程；二是根据文件价值形态的变化，文件的运动过程可以具体划分为不同阶段；三是文件运动的每个阶段都以其特殊的价值形态，与文件的服务对象、保管场地和文件管理形式之间存在内在的密切联系。
1.2 文件生命周期理论的重要意义
文件生命周期理论是在文件数量急剧增长的专业背景下产生的，文件生命周期理论的形成标志着现代档案学的发展成熟。当达国家的档案学者十分重视文件生命周期理论的研究，并将其作为现代档案学的基本理论之一，档案人员在进行现行文件管理的具体工作当中以文件生命周期理论作为重要依据，其重要意义主要体现在以下三个方面：一是准确、完整的解释了文件运动的整体性和内在的关联性；二是体现了文件运动的阶段性变化；三是揭示了文件运动过程不同阶段之间的相互作用和相互影响。
1.3 文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值
文件生命周期理论可作为电子文件管理全过程的理论基础，通过对电子文件进行前段控制。文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值在于：可以保证电子文件的真是可靠，可以实现电子文件的归档完整，可以满足电子文件安全利用的需要。
2 电子文件对档案工作的影响
2.1 对档案归档工作的影响
电子文件是由拟稿者直接在磁盘上进行编写和修改的，保存之后便可实现共享，消除了传统纸质文件与档案之间的明显界限。由于电子文件的全过程是在计算机上完成的，因此归档工作也必须以磁盘或者光盘的形式进行操作，归档的范围不仅仅局限于文件本身，还包括该文件的读取软件乃至于整个的操作系统。
2.2 对档案分类的影响
电子文件中的文件信息和文件载体是可以分离的，因此对档案的分类也不同于传统纸质文件的实体分类，实体分类中的单线排列方式显然不适用于电子文件的概念式分类整理需要。在文件生命周期理论的指导下，新时期电子文件在形式、特征和内容上都发生了巨大的变化，电子文件通过计算机系统进行快速、高效的分类排序，并可以通过互联网实现数据资源共享。
2.3 对档案价值鉴定的影响
根据文件生命周期理论，电子文件的档案价值在于文件的自身价值和文件的可读性，原有的价值鉴定方法和鉴定内容、鉴定标准均发生了变化，分析范围也扩大到了电子文件的读取软件和操作系统。由于用户需求的不断增加，电子文件中的信息和数据也必须不断进行修改、完善和补充，因此确定电子文件的固定保管期限是十分困难的，且我国在电子文件价值方面尚无相关法律法规，因此电子文件档案价值的鉴定也无定论。
2.4 对档案学理论研究内容的影响
档案学的研究对象决定了档案学理论的研究内容，以往的档案学理论研究对象为传统的纸质档案。随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，档案学理论的研究对象发生了变化，以往的档案学理论和研究模式也将随之发生变化，原有的档案管理思想和档案管理原则也应与时俱进，以文件生命周期理论作为依据，不断进行调整、补充和完善。
3 文件生命周期理论指导下档案工作应采取的对策
3.1 做好电子文件归档的技术处理工作
电子文件的迅速发展为归档的技术处理工作带来了机遇与挑战，其特殊性要求档案工作者必须熟悉电子文件的工作领域，以文件生命周期理论作为指导，正确操作电子文件的接收、处理、存储等工作环节。档案工作者要通过技术处理，将归档后的电子文件修改成为“只读”文件，以此作为电子文件档案的识别和保护手段，维持电子文件的原始结构，确保电子文件档案的真实可靠。
3.2 解决好电子文件的保存问题
由于电子文件以磁带、磁盘和光盘等作为载体，不同于传统纸质文件的容易磨损，因此从理论上讲是可以长期保存的。但是电子文件的储存介质如果保存不当也可能受到外界磁场的影响，或直接受到灰尘、水份的侵害。因此，对于需要长期保存的电子文件必须将其载体密封在塑料保护层当中，并进行定期复制，以防发生信息损毁。
3.3 实行档案管理立体化发展战略
传统的纸质档案在管理过程中呈现直线状态，即将档案的全部信息展示在一个平面上。随着电子文件数量的不断增长，在原有的档案管理平面结构基础上，又新增了档案信息载体的内容，形成了三维式管理结构，这种立体化的发展战略更适合新时期文件生命周期理论下对于电子文件档案的管理要求。
3.4 提高档案工作人员能力素质
档案工作人员作为档案管理工作的直接执行者，其能力和素质直接影响到档案工作的质量和效率。因此，档案工作者必须要适应现代信息技术的发展和新时期档案事业的变化趋势，增强自身的知识储备，主动学习发达国家和发达地区在档案工作方面的先进经验及优秀做法。
关键词：文档；一体化；管理；生命周期
早在19世纪80年代，我国档案学界专家就已提出要改革将文件与档案分离管理的传统体制，并于1993年正式提出文档一体化管理的思想，即文书档案连锁法。电子文件的涌现将文档一体化的研究推向新的阶段，电子文件生命周期理论和文件连续体理论相继提出，并成为信息时代，数字环境下文档一体化管理的新支柱，是档案工作者从更高层次来认识文档一体化管理的含义。
施行文档一体化管理是企业发展的必经之路。随着企业的发展壮大，纸质文件传递收到时间和范围的局限，已无法满足企业管理需求。而文档一体化则能够提高企业公文流转以及日常事务工作的管理水平，因此充分理解和应用文档一体化管理在企业信息化、管理中起着不可替代的重要作用。
1 实施文档一体化的背景和现实意义
1.1 实施文档一体化的背景
大亚湾核电站总经理在评价核电站运行情况时曾说：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文档管理系统。”他将文档管理列为保障企业安全、优质、高效的关键，可见文档一体化管理的重要意义。信息环境下的企业文档一体化是借助计算机技术和网络通信技术，保持文件处理和档案管理的连续性和整体性，组成一个综合的管理系统，并对文件处理和档案管理信息进行存储、控制、加工和传输，以实现对文件和档案管理的整体优化。
经济全球化和信息化对企业来说既是挑战也是机遇。随着以计算机为代表的全球科技现代化、网络化、信息化的迅猛发展，电子文件的大量出现，高效、便捷、优质的数字化工作模式越来越受到人们的青睐和推崇。尤其最近几年，办公自动化的普及和应用，电子文件已成为文件的发展趋势。它不仅节约纸张，减轻了文件管理部门的工作负担，更重要的是进一步提高了办公效率。企业应抓住这个机遇，采取积极应对措施，加速推进文档一体化管理进程。
1.2 实施文档一体化的现实意义
文件的主要功能是现行效用，档案由文件转化而来，但它是文件的特殊阶段，具有长远的参考服务价值。两者之间既有区别又有密切的联系。文件管理是档案管理的起点，档案管理则是文件管理的发展和延续。文件管理的质量将直接影响到档案管理的成败。因此档案工作应提前介入文件的管理，对文件的形成、积累工作进行监督、检查和指导，是文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化。而随着计算机应用的普及，文件管理和文档管理这两个不同阶段和性质的工作连接的更加紧密。
就目前我公司文档管理而言，与文档一体化的目标还有很大的差距。在历次型号产品进行质量复查时，都需要相关人员手工翻阅、查找、对比、记录大量的纸质原始数据，才能完成复查报告的编写工作。如果文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化，则能实现快速检索、查寻、对比、记录等工作，节省大量的人力、物力，从而实现高效、便捷、优质的工作效率。
2 文档一体化理论基础
2.1 文件生命周期理论
文档连续管理的概念虽由来已久，但中国学者对文档一体化的研究是在20世纪80年代中期文件生命周期理论传入中国后逐步形成。文件生命周期理论最早由欧美档案学者提出，他们对文件和文件中心作出了理论解释，并逐步扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理。这被世人认为是现代档案学成熟的重要标志。我国著名档案学家何嘉荪指出：“文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存，经历了一个完整的运动过程。研究文件运动的这一发展过程及规律的理论被称为文件生命周期理论。换言之，研究文件运动全过程的演变规律、阶段划分、各阶段特点与联系、以及相应管理行为的理论就叫做文件生命周期理论。”文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律。对此，美国档案学家谢伦伯格就曾把成为公共档案的文件的价值归纳为：“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”虽然各国档案学者根据本国国情，对文件运动过程进行了不同的划分，但无论具体划分如何不同，其基本内容是一致的：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出不同的价值形态而划分为若干阶段；不同阶段的文件与其服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在的对应关系（见表1）
2.2 电子文件生命周期理论
自20世纪90年代中后期，随着计算机与网络技术的应用，电子文件开始普及。电子文件拓宽了文档一体化管理研究与实践，使研究更加深入。电子文件生命周期理论应运而生，并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱。
电子文件生命周期理论是由国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年的一份有关电子文件管理的报告中提出的。它借鉴了软件工程学中软件生命周期的划分方法，将电子文件的整个生命周期划分为3个阶段：概念阶段、产生阶段和维护阶段。其中概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段。电子文件生命周期理论基本思想与文件生命周期理论大致相同。电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。但是电子文件生命周期理论认为这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中。电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；对电子文件生命全过程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。
众所周知，档案由文书转化而来，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。传统的文书工作与档案工作的交接环节是文件的归档立卷。20世纪50年代，国家规定文书档案的立卷工作由原来的档案部门归档立卷改为文书部门和档案部门共同立卷。立卷归档既是文书工作的重点又是档案工作的开端。
在文档一体化趋势加快的现代档案管理背景下，人们逐渐意识到文书工作是档案管理工作的基础，在文件生成之前就应进行前端控制。文书工作应体现纸质档案前端控制思想，档案前端控制包含于的文书工作之中。
1.档案管理前端控制与文书工作
控制论体系下，“控制”是指为了“改善”某个或某些受控对象的功能或发展，获得并使用信息，以这种信息为基础，选出并用于该对象，并对象产生一定的作用。档案管理的前端控制是以改善档案管理质量，提升档案工作效率为目的，对整个文件从生成到进馆永久保存或销毁的全过程看作一个系统整体加以考量，在档案管理的“前端”便进行干预和控制，以期对中端及末端管理工作产生积极影响。
1.1档案管理前端控制概述
档案管理前端控制的理论基础是20世纪80年展成熟的文件生命周期理论。文件生命周期理论将文件从形成到销毁或永久保存看作一个完整的运动过程，根据文件价值形态的变化，准确将文件生命周期分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，并揭示出各阶段特征。西方档案学两大支柱理论之一的文件生命周期理论，为文件的全过程管理奠定了理论基础，为文档一体化管理和前端控制提供了理论依据。
档案管理前端控制的现实需求是电子文件的产生。随着信息技术的广泛应用和档案管理现代化的发展，电子文件开始出现，传统档案管理工作以归档立卷为开端介入控制，无法保证电子文件的真实与安全。法国人诺加雷的思考对档案管理前端控制起到很好的启蒙作用：“档案工作者需要重新思考他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”①
档案管理前端控制思想最初只针对电子文件，即档案人员对电子文件管理的干预时机需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段就积极介入电子文件管理，那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节中，就很难保证电子文件的安全性。在众多对“前端控制”的描述中，学者刘越男的说法最具代表性：“所谓‘前端控制’，是指针对电子文件的管理，要从文件形成之时甚至之前就对文件形成一直到归档整个过程给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。”②随着档案管理前端控制研究的深入和反思，人们发现这一思想对纸质档案管理同样适用。“档案界将文件和档案看成同一事物的两个不同阶段由来已久直到电子文件时代，在很多经验教训的基础上，档案界才肯定地说应在文件阶段就施加控制，即前端控制。”③由此可知，前端控制并不是电子文件时代的全新思维，在电子文件出现之前，档案界就已经开始进行纸质档案管理前端控制的应用与探索，只不过没有明确提出罢了。
1.2纸质档案管理前端控制与文书工作的关系
现代文书工作涵盖了纸质档案前端控制思想，档案前端控制原则同样可以用于指导文书工作，可使纸质档案管理和文书工作衔接得当，避免重复劳动，提高效率。
纸质档案管理的前端控制，即要从纸质文件形成之时甚至形成之前（即文件构思阶段）就对文件形成一直到归档或销毁的全流程当作一个整体来通盘考虑，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行贯彻、维护与监督。以文件生命周期理论为基础，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。④
一般而言，文书工作是指为了适应机构开展各类业务活动的需要，围绕文件的生成、接收、运转、办理直至办理完毕处置等一系列管理活动。从广义上讲，文书工作包括从文件形成直至办理完毕，单位领导人、文件工作人员及其他有关的业务人员、秘书人员等共同参与的一系列工作。⑤本文所指文书工作就是指广义上的文书工作。文书工作的主要内容可分为五个部分：一是撰写文件，包括构思、拟稿、审核、签发、复核、印制、核对、用印等;二是传递文件，包括封装、登录、选择传递通道、投送、接受等;三是办理文件，通常包括拟办、批办、承办、催办、注办等;四是处置文件，即整理归档、清退、暂存、销毁等;五是管理文件，是为以上四项工作有效完成实施科学、系统、有效的组织管理过程。
2.前端控制思想介入文书工作的具体体现
档案由文件转化而来，那些原始记录性强、查考价值高、文书处理程序完毕的文件将转化为档案。文书工作和档案工作前后衔接，纸质档案管理前端控制思想介入文书工作之中，其实质是文件“档案化”，也就是确保并且能够证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性，使文件有可能作为证据和作为档案保存。⑥
2.1控制撰写过程，提高档案自身质量
高质量的文件产生高质量的档案。对文书的撰写过程加以控制，可提高档案自身的质量。前端控制思想介入文件起草撰写过程，可体现在三个方面。一是对文件立意和构思的控制。应注意文件内容必须准确体现上级意图，逻辑清晰、表达得体，保证文件内容的真实可靠。
二是对文件格式的控制。准确选择文种、题目拟定要体现正文内容并简练，字体字号等严格执行《国家行政机关公文格式》要求，保证文件传递信息的准确和规范。三是对文件主体辅助要素的控制。应注意主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些辅助标识的完整与规范，从形式上保证文件规范和真实，防范做伪。
2.2控制传递办理过程，提高档案工作效率
文件流转与办理过程中贯彻档案管理前端控制思想，可提高日后立卷整理、编目等中端、末端管理环节的工作效率。前端控制思想的介入文件流转和办理过程，可体现在以下三点：一是对收发文件的及时登记的严格控制，并且控制文件自身的正文和附件配套齐全，做到文、账相符，件件有着落，这对档案收集的完整性将产生积极作用。二是控制流转办理过程中文件实体安全。三是控制日常管理过程中文件的科学保存。现行文件日常管理应分门别类存放，并提前对分类后的文件按时间顺序大致科学排序。要注意定稿放在正本之后，附件放在相关正文之后，被转发的文件放在转发文件之后。这些前端控制的做法有利于减少整理时重复劳动，提高档案利用时的调卷速度。
2.3控制档案形成材料的选择，做好档案永久防护
保证档案永久保存，应将档案防护的控制提前至文件形成之前，即文档材料的选择。一要注意把控文件载体耐久性。选择优质造纸原料和脱酸纸张，减少因时间推移引起的老化和恶化。二要注意把控文件的书写材料。选择化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、防热、耐有机溶剂的墨粉进行书写打印。三要注意把控文件的打印方式。激光打印与静电复印运作方式不同，注意选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。总之，从文件形成之前就注意控制文件形成材料，能够有效延长档案保存时限，节约后期修复成本。
3.纸质档案前端控制对文秘人员的素质要求
做为社会实践活动，档案管理的对象是文档，档案管理的主体始终是“人”。纸质档案管理前端控制的实施者是一个单位的文秘人员。文秘人员的素质修养是前端控制效果的决定性因素。纸质档案前端控制思想对秘书人员的业务素质提出三点基本要求。
一是文字技能素养。无论是抄写、记录还是公文起草，文秘人员的工作一定要和文字打交道。广博的知识储备和良好的文字功底是对文秘人员的基本要求。立意准确、思路清晰、结构严谨、用词准确的文稿是文秘人员份内的工作和应尽的责任。
二是工作作风素养。具有高度责任感的文秘人员经手的文书工作绝不会潦草行事，保证了文档自身的质量和文档管理方法的科学，是全面执行纸质档案前端控制思想的根本途径。
三是档案意识和档案管理能力。文秘人员档案意识要求文秘人员重视档案管理，时刻谨记保密安全意识，增强档案管理理论知识和操作技能，对现行文件进行初步整理，优化归档立卷工作的前端基础。确保前端控制文件质量，为资政和决策提供真实文书资料，为档案管理各环节创造方便条件。
4.结语
前端控制是从系统的观点认识文件与档案、文件工作与档案工作的关系，以有效利用和科学管理为目的，对两个系统内部的结构进行合理化调整，整合文件与档案管理流程，实现了整体效益的最佳化。⑦随着文书档案一体化进程的加快，纸质档案前端控制思想的理论地位会越来越高，其对实践指导的作用将会继续发酵。（作者单位：云南大学公共管理学院）
注解：
①C?诺加雷著，都宗成译.信息技术对档案与档案工作的影响[C].第十三届国际档案大会文件报告集.北京：中国档案出版社，1997.
②刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案，2006，（6）：26-29.
③刘越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].档案，2006，（6）：26-29.
④周永军，韩瑛，杭付云.电子文件与纸质文件管理中的前端控制思想比较研究[J].科技档案，2009（1）：16-20.
⑤王健.文书学（第二版）[M]，北京：中国人民大学出版社，2011.
关键词：电子 文档 管理 挑战 对策
国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
（二）电子档案管理的困难性。
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。
对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
二、解决存在问题的思路与对策。
（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
（二）寻找文档管理创新的理论支持。
文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。
三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
（一） 合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献：
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