一、电子文件档案管理系统的设计与实现
电子档案管理系统的设计包括流程设计和业务流程模块，工作人员需要对不同板块进行相应的设计工作，确保管理系统的完善。（一）管理流程设计管理流程设计包括两个阶段内容，即流程规则设计和系统内部结构构造。流程规则的设计需要工作人员结合管理工作的要求来进行，首先，工作人员需要对系统的目标进行确定，根据管理工作要求的不同确定各子系统的功能目标，并且确定使用的优先级别。其次，工作人员需要对该系统的应用环境进行确定，根据应用环境开展相应的工作，积极应用新技术。最后，系统的信息输入和输出也是需要工作人员来确定的内容。系统内部结构构建需要工作人员做到以下几方面。第一，工作人员需要对系统的活动要素进行一定的规定。设定其为包括文件收集、档案鉴定、档案整理、案卷编目四方面内容的活动集。该活动集的确定是确保档案管理工作开展的基础。第二，工作人员需要对确定的活动集进行流程安排，确定档案管理工作的先后次序，按照先收集、鉴定，后整理、编目的顺序进行档案文件管理。第三，工作人员需要对管理工作的实现方式要素进行一定的安排。在进行文件收集阶段，工作人员需要做好一定的工作方法选择，如进行收集目的分析、收集要求解读、收集方法选择等，判断电子文件档案的内容属性、技术属性等多方面内容。电子文件档案的鉴定工作也对工作人员的工作提出了一定的要求。一方面，工作人员需要利用先进的信息技术进行档案的扫毒检测和可读性检测等，确保文件的效用；另一方面，工作人员需要利用一定的鉴定工具和统计工具来进行档案检定。另两项电子文件档案的整理与编目工作也是一样，工作人员需要结合一定的工作目标来开展工作，确保该项工作内容的科学与准确。（二）业务流程设计电子文件档案在进行收集、整理之后，工作人员需要对其进行利用价值的挖掘，通过建立使用业务来发挥档案的作用。这项业务流程图包含三方面内容，其一是对电子文件档案进行收集。其二是鉴定电子文件档案，其三是整理电子文件档案。三项业务需要工作人员充分结合，并且落实相关工作。首先，电子文件档案的收集阶段。管理系统通过利用相应的办公自动化系统对工作人员的日常工作进行电子文件归档，结合电子文件的内容进行属性的记录与统计，通过一定的技术鉴别该电子文件档案的存储技术属性，在这一系列工作后，工作人员自行决定是否阅览该文件档案，最后进行电子文件和电子档案的区分、归档。其次，在开展电子文件的鉴定活动中，工作人员需要对电子文件档案进行价值的评判，确定其是否需要进行销毁或保管。这项工作的开展要求工作人员对电子文件档案进行整理，罗列出需要处理的电子文件档案，对这部分文件进行抽样调查，判断该电子文件档案的价值属性，对于有保管价值的文件档案，工作人员需要对其进行立案，而没有价值的电子文件档案可以适时地进行销毁，节约存储空间。最后，在电子文件档案的整理部分，工作人员需要对具有保管价值的电子文件档案进行管理，按照文件的属性、保管时长等进行电子文件档案分组，方便后期档案利用工作的开展。
二、结束语
电子文件档案管理系统的设计流程以及业务流程等都要求工作人员能够结合一定的专业知识和计算机技术，将管理系统的功能进行完善，确保电子文件档案能够得到妥善的管理与安排。推进该管理系统的使用对我国电子档案管理工作的开展十分有利，工作人员要能够将先进的管理理念与该管理系统融合，推动档案工作逐渐走向科学化。
作者：王娜单位：满洲里市人才交流服务中心
现在，计算机应用、网络管理已经成为知识经济时代的档案管理标识。档案作为丰富的信息资源，理应利用计算机软件进行更好的管理和利用，以便给档案管理者和利用者带来最大的便利。利用计算机进行档案管理的优势比较突出，主要表现在以下几个方面：
一、大大地减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率
过去，从事传统文书档案管理的工作者都感到有“三难”。一是立卷难。传统立卷归档做法是，只有文件按照分类大纲归类后，才能组卷、立卷，尔后再进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档等工作。这些工作又都直接关系到案卷质量的高低，马虎不得。这样做起来，既费时又有很大的主观性，且操作难度又大，加之工作程序枯燥烦琐，工序多而繁杂，掌握起来难度较大。二是管理工作难。组好卷以后，首先要拟写案卷标题、案卷号和案卷目录，然后还要编写页码、抄写卷内目录，同时还要装订、填写案卷封面，排列案卷等。这样做的问题是，程序烦琐，人工操作量大，管理工作繁难。三是提供利用速度较慢，查准率不高。由于档案管理是人工操作，查找文件就成了一件难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么问题、所属年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷目录，再以卷内目录查找文件。如果这时出现文档管理人员立卷的主观差异，或组卷不合理，所拟案卷标题不能准确揭示案卷文件内容等问题时，查找起来就困难了。在计算机技术应用飞速发展的今天，现代网络提供了归档文件软件管理系统，通过立卷改革，把过去的按“卷”归档改为按“件”归档，它不但为归档工作提供了便捷的管理手段，而且简化了档案管理人员的归档程序以及可操作性，减少了人为的主观因素，既减轻了档案管理工作人员的劳动强度，又提高了归档质量和检索速度。利用计算机软件进行档案归档管理工作后，就可以将过去的集中立卷，改变为平时随时整理归档。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时查漏补缺，使文档不造成存积，提高了立卷管理的时效和水平，从而达到了及时归档和方便检索利用的目的。
二、有利于遗漏文件的补漏增缺
当用传统的立卷方法遇到文件收集不齐全或漏交归档时，需要补漏增缺，此时拆卷、插卷等工作需要重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，重新编档案页码、编写卷内目录、装订和修改填写案卷封面等，其工作量可想而知。这样不但费时费力，而且还给档案管理工作人员增添了额外繁杂的工作量。而一旦改为计算机技术管理，文档按“件”整理归档，文档的插入就变得十分方便。这时，只需要修改一下档案目录就可以了。由于省时省力，档案管理工作人员就可以有充分的时间去了解档案工作的最新科研成果，从而不断地提高自身的业务水平。
三、保持了文件的历史原貌
从事传统的归档工作时，为了使案卷装订整齐统一，就需要做档案的修整工作。此项工作的操作稍有不慎，就破坏了文件的原貌。而使用计算机技术管理后，文件按“件”编号，统一编目，各自为一件，随机存档，档案整理工作就不存在这方面的问题了，避免了主观因素的干扰。
四、查找利用便捷高效，准确率高
以手工为主的传统档案管理，不仅消耗了大量的人力、物力，而且落后的管理手段还会导致档案利用工作出现许多问题。如档案利用率低下，查找效率不高、查准率较差等，这就严重制约了档案信息资源的利用。因此，实现档案管理手段和利用方式，向现代文档管理迈进，已迫在眉睫。由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，在利用过程中能够通过主题词、时间、文号等多途径进行检索，高效便捷，使得档案管理人员能及时摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，手工立卷变为计算机管理。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。
五、有利于文档的保密
做好档案管理工作中的保密工作，是对每个档案工作人员最基本的要求。在工作中尤其要加强档案的科学管理。过去，我们经常把密级和非密级文件混合组卷、混合保管、混合提供，在传统的查阅档案工作中都是将整个案卷提供利用，而利用者却往往只利用案卷中的一份文件，但却看到了整卷的档案内容，造成了扩散机密的漏洞，这不符合文档管理的保密要求。现今，计算机管理将其改为了单份文件提供利用，而不存在“案卷”这一基本单位，利用者也就无法接触到其他的文件，从而达到了文档保密的要求。
六、有利于提高档案管理工作的质量
档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量、高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷时档案管理人员是根据自己的理解来进行操作的，其对立卷标准掌握很难做到完全统一，如在遇到拟写案卷标题名称时，由于个人主观因素不同，有的题目就很难反映整个案卷内容。这必然影响到整个案卷内容的揭示，给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案管理人员的绝大部分时间，制约了管理人员业务水平的发挥。在这种管理模式下的档案利用工作，也是被动的。而将文书档案管理改为计算机管理后，档案管理人员可以从烦琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作质量和利用效率，使文书档案的管理、提供利用变为主动行为，只有这样，才能够发挥出档案自身的政治和经济价值。
文书档案记载着一个单位发生事件过程的记载和一个单位的发展史，一般以纸质为主。一般单位文书档案包括：重要手稿、人事档案、行政档案、活动方案及记录、签订的各种协议、上级签发的文件、各种重要时刻的照片等各种形式的档案记载。档案以纸张形式居多，还有影像、录音、照片、电子档案等多种形式的档案记载。文书档案的管理需要有专业的人员去管理。文书档案管理人员需要专业的职业道德和职业素养，现今的文书档案管理工作还需要不断的改进。
1.1档案管理制度及管理人员相对落后
随着科技的不断发展，对于文书档案的管理工作也越来越被人关注，其中有一些问题也随之而来。例如，档案管理制度。如今有一些单位由于资金缺乏、上级领导的不重视所以并没有建立单独的档案室、配备相应的设配、专业的管理人员和相应的管理制度。这些问题虽然小，但是却有可能导致文书档案资料的缺失、损害、借阅人员未定时归还等问题。
还有没有专业的人员，会导致文件遗漏、管理不足和装订错误等问题。而且现在的管理人员已经成为了“保管”人员，管理人员的年龄偏大、专业素质偏低、与现代化记录方法相悖，对统计、记录档案会造成遗漏、存错档、借阅记录有误等问题。档案管理人员对于文书档案管理是很重要的，原因如下：第一、专业的保管人员经过上岗培训。而现今的保管人员只是对文书档案进行看管和外借等表面知识了解，对于专业的上岗知识并不了解。第二、专业管理人员会合理利用文书档案的价值。专业的管理人员可以跟上时代的脚步，用现代化的方法进行工作，并合理运用文书档案的潜在价值。
1.2档案管理工作不够科学化、现代化
现今科技的飞速发展，使各行各业的工作都更加的方便快捷。而文书管理工作也可以采用科学化、数字化的方式进行管理。文书档案管理中可以引入一些现代化的运用，提高工作效率、减轻管理人员的工作压力。一般文件的档案材料都以纸质为主，时间过长纸张就不易保管，容易字体模糊、纸张变脆等。若是在档案管理工作中采用数字化管理，运用一些管理软件做成电子档案，存储空间小、易于整理、分类整理方便快捷而有直观、节省时间，还可以避免图书馆管理人员把档案资料存错档、漏存档等问题。运用管理软件进行文书档案管理工作会使一个单位的管理工作更加的现代化、信息化、数字化。
1.3文书与档案工作衔接有待改进
文书工作与档案管理工作有着密不可分的关系又有着一定的区别。但是，在文书档案管理工作中，文书工作与档案工作需要相互合作。在实际中，文书工作者对档案意识薄弱而档案工作人员通常情况下又不会考虑文书工作，这是文书工作与档案工作当中的衔接问题。这样的问题会导致文书工作者对档案资料格式的不了解、书写不规范等问题。
二、改进文书档案管理的方式
文书档案管理在一个单位中是很有必要的，档案资料中有很多的“红头文件”、合同协议、珍贵的照片等，这些档案都有着重要意义和潜在的价值。对文书档案管理要打破传统模式，增强管理制度、加强领导对文书档案管理的重视、运用科学的方法进行管理。
2.1引起领导重视，加强制度管理
想要完善文书管理工作就必须引起领导对文书档案管理的重视，只有这样文书档案管理工作才可以顺利开展。首先，要设立一个单独的文书档案管理室存储各类档案资料；其次，要进行一次大规模的检查、分类、统计、调查、从整，把档案资料从新整理、分类，从新记录；然后要招聘一些专业管理人员进行管理，要求管理人员专业素质和管理技术过硬、受过专业的上岗培训；最后，要制定一套完善的管理规定，规范每一位管理人员的工作流程和工作态度。从而，建立一套完整的文书管理工作体系。
2.2制定相应的管理规定，完善管理工作
文书管理工作有着专业性和服务性，工作中需要有相应的条令规范管理人员。单位可以依据《中华人民共和国档案法》制定一些关于工作时间及要求、保管规定、保密规定、借调规定等规定。这要的规定可以让工作人员有迹可循，从而让管理人员更加信服、工作更加规范，还可以跟好的开展文案管理工作。
2.3加强部门合作，做好衔接工作
文书档案管理需要各个部门共同合作才能更好的开展。文件是档案的基础，这就需要文书工作者加强档案意识，使用正确的纸张、格式书写文书，及时记录并查找文件是否有误保证文件的准确性，规范文书的质量。要求文书管理人员积极主动了解各个部门的工作、活动，获得一手信息。在工作中严格按照规定流程，对文件进行核实、检查整理、记录在案，完善好文书工作与档案管理工作的衔接，从而达到文书工作于管理工作一体化。
校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。
校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。
在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。
俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。
一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键
（一）档案工作的辅和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位
档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。
（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识
每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。
（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动
目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。
（四）档案收集的特点和重要性
档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。
二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法
印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。
（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作
1.根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。
2.中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。
（二）制定档案收集制度
1.明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。
2.中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。
3.各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。
（三）确定文件归档的质量要求
1.归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。
2.文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。
3.归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
4.文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。
5.归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。
6.归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。
三、掌握档案收集的方法
1.中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。
2.中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。
3.中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。
4.归档时间一般在第二年的6月份以前。
【关键词】企业文书；综合管理；档案
一、综合文书档案科学化管理的准则
文书档案管理是档案工作的重点，是档案工作的一个重要组成部分。文书档案，是记录（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、企业、事业单位从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。档案工作法制化、制度化、规范化是实现档案工作科学化的重要保障和必要条件。《档案法》、《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等法律法规，以及相关的政策规定、档案业务建设标准等，是文书档案工作必须遵循的规范准则。在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中，必须严格执行相关的法律法规和规章制度。机关无论大小，都会产生文件等各种信息载体，产生时往往是随机的、渐进的，甚至是芜杂的，必须经过一个日积月累的收集过程、一个科学研判的取舍过程、一个规范有序的管理过程，使鲜活的原始记录固化为纸质或电子形式的文书档案，为今后的利用打下坚实的基础。其中，文书整理是形成文书档案的起始环节，对各种门类和载体的档案要严格按照国家规范和标准进行整理，文字档案要符合《归档文件整理规则》，照片档案要符合《照片档案管理规范》，音像档案整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》，各就各位，对号入座，从细节入手，真正确保档案资料的完整性、安全性、规范性。
二、文书档案管理中存在的问题
1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题
文书档案工作是将两个不同的职业综合成一个独特的门类，文书工作与档案管理工作之间既有相互交叉的通性又有各自独特的工作部分。理论的工作当中，应该将两种工作有机结合起来，形成一整套完整的分体式的档案管理系统。但在实际的企业之中，文书管理和档案管理是两个相互独立的系统，实行的是分块管理，这是一种科学有效的管理模式，但是，这种模式在很大程度上拉长了文书工作与档案工作之间的工作长度，常常会导致两种工作在实际应用中无法正常衔接，出现短节的现象。长此以往就会导致文书人员对档案管理意识淡薄，档案人员也很少会考虑到相关的文书工作，致使二者之间在衔接上出现较大的难度。
2.人员偏少，并兼顾其他工作
在一些企业尤其是在农场这种自我经营的环境里，办公室的办公人员一般只配备最多3名专职人员，而档案管理人员是更加的缺乏。于是一些文书档案管理人员一般都由办公室的职员承担，这些工作人员除了要完成自己的本职工作之外，还需要负责办公室的各种文件的收发、电子文件的综合处理、后勤保障、信息传达、各种文书档案的收集等方方面面的工作，工作人员真正投入到档案管理上的时间是十分有限的。这种状况往往就会导致文书档案和资料的收集范围不集中、不明确、收集工作不及时、材料的准确性辨别困难、收集合力不强劲等方面的问题。
3.档案员的培训工作仍需加强
在一些工作单位常常会出现这样的情况一些从事文书档案管理的工作人员不是相关专业毕业的人员，也没有经过专业的培训，关于档案的管理、分类汇总、立卷等知识是一知半解，不得要领，这些工作人员的素质与新时期对档案管理人员的要求相差甚远。一些企业的档案管理人员虽然取得了一定的职业资格证书，但缺少对新型档案管理知识的学习，相关档案管理培训和继续教育学习较为缺乏，对档案工作有一定的概念和了解后，又没能及时更新知识，进一步提高档案管理水平。
三、文书档案科学管理的手段
1.文档一体化
所谓的文档一体化就是要把当前在管理工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一成为一个完整的整体来进行有效的管理。随着科技的不断进步，文档一体的管理方式已经成为了一种新颖模式，这一新的文档管理模式的主要内容是彻底改变过去文件管理和档案管理相对独立而分散的状态，把它们统一成为一个更容易实施管理的有机整体去进行有效的管理。这种新颖的管理模式真正地体现了文书档案管理有了科学、合理、有效的管理模式。
2.计算机及其网络技术的普及
随着现代信息化技术的不断发展，计算机已经融入到各个行业。以往的工作经验表明，计算机操作管理能够提高文书档案管理工作的质量，同时也能够提高工作效率。企业文书档案的计算机化管理越来越普及，文书从形成、运行，到积累、转换等各个环节，基本上实现了全程计算机化，文件的起草、修改、删减、检索、登记、流转、汇集、统计等进入了无纸化流程。
首先是电子文件的归档与接收，电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录。动态数据信息包括创建、校审、审定、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。
另一方面是电子档案的存储与备份，如文本文件、图形文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。
3.建立必要的激励体制
文书档案管理工作要提高质量就必须从市场发展的实际出发，适当引进激励机制，以提高工作人员的工作积极性。对于业绩能力突出、工作态度端正、并能为文书档案管理工作提供必要的发展计划的优秀工作人员可以适当给予奖金和职称等奖励，而对业绩能力比较差的工作人员进行必要的处罚。
4.加强文书档案的法制建设
任何一个企业和工作部门没有相应的规章制度，工作措施就难以落实和执行，因此，文书档案管理工作也必须进行法制化建设。必须保障该项工作有法可依，在工作中遇到的困难和难题能够找到法律的参考标准，便于落实责任，追究事故责任和管理漏洞等。现有的文书档案管理工作的法律规范不健全，有明显的漏洞，需要得到有关部门的重视，并进行改革。
四、结束语
综上所述；随着社会经济的快速发展，对于文书档案管理的工作也随之加大了难度。因此，作为文书档案的管理人员就必须打破传统的管理模式，向现代化的管理模式慢慢地转变，在实际的工作中断创新、不懈努力。提高单位档案管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。
参考文献：
XX年档案管理工作总结
XX年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：
一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。XX年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，XX年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，XX年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
XX年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，XX年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；XX年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、 积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。XX年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。 由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案
2006年底，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称第8号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资源建设。时隔6年，机关档案室贯彻落实第8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区61家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关）。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第8号令及时，从总体上61家机关2011年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。
一、存在的问题
（一）归档不全或归档范围扩大
1.归档不全。61家中6家机关存在归档不全的问题，其中1家机关5个科室分别只归档了一件档案，2家机关各有1个科室只归档了一件档案，1家机关2个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。
2.归档范围扩大。2家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。
（二）保管期限划分方法不统一或不准确
1.保管期限划分方法不统一。5家机关仍然采用永久、长期、短期，1家机关永久、长期、短期与30年、10年的划分方法混用。
2.保管期限划分不准确。14家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。
二、原因分析
（一）档案室未严格执行本机关的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》
2009年朝阳区档案局根据第8号令对区属125家机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管”，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。
在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第8号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不强，影响文书档案保管期限表的执行力度。
（二）档案人员对第8号令的认识程度不够
第8号令自2006年底颁布实施仅6年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第8号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自2010年各机关按照第8号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第8号令实施的时间更晚，因此档案人员对第8号令的理解消化尚不够深入。而国家档案局1987年12月4日颁布的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》实施长达19年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第8号令的贯彻执行中。
第8号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第8号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。
（三）专兼职档案人员业务水平不高
全区125家机关中除2家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作。
三、对策建议
（一）档案行政管理部门加大对第8号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查
1.加大对第8号令的宣传贯彻力度。第8号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第8号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第8号令的基本内容，了解与1987年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第8号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。
2.强化对归档工作的培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。
（二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关
1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全面贯彻落实第8号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第8号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档案人员的培训、指导、检查。把对第8号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。
各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的”、“一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。
2.把好档案的入口关。档案人员要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经济关系、个人权益等重要档案永久保管，第8号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管30年或10年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。
（三）不断提高档案人员业务素质
科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。
本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的问题与对策研究”（项目编号：2012-06）研究成果之一。
参考文献：
[1]李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答[M].中国档案出版社，2007.
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关键词]文书档案管理 存在问题 解决对策
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2015）07-0109-01
随着计算机信息技术的发展，我们逐渐步入信息化的时代，文书档案管理发挥着越来越重要的作用，目前文书档案管理工作中还存在很多问题，需要不断改进文书档案管理方式，有效地对文书档案进行利用。
一、文书档案管理中存在的问题
（一）文书档案管理人员的专业素质不高
目前很多文书档案管理人员的专业素质不高，只是对相关理论知识有一定的了解，没有丰富的文书档案管理工作经验，对档案的立卷、分类等工作不熟悉，在工作中经常丢失档案信息，或者出现其他问题，影响文书档案管理质量，对文书档案管理工作造成不利影响。文书档案管理人员对自身专业素质不够重视，受传统观念影响，不重视专业的文书档案管理培训，文书档案管理人员的专业素质得不到提高，使文书档案无法实现规范化、标准化的管理。[1]
（二）文书档案管理人员偏少
很多单位的文书档案管理人员只有一、二位，专业的文书档案管理人员十分缺乏。另外，很多单位的档案管理人员都是由文员、秘书兼任文书档案管理工作，文员、秘书既负责其专职工作，又要进行文书档案管理工作，投入到文书档案管理工作的精力就非常有限，降低文书档案管理效率。
（三）文书工作与档案工作的衔接存在问题
文书工作与档案工作有着密切的联系，但是又有一定的区别，目前在进行文书档案管理的工作中，很多单位都是将文书工作与档案工作分开来进行，使文书工作脱离档案工作，使文书工作人员没有较强的档案工作意识，没有意识到档案工作的重要作用，会使工作人员不明确档案收集的范围，没有及时地进行档案收集。工作人员没有规范地对文书进行装订，文书使用的纸张也没有按照相关标准进行选择，对文书的附件没有进行规范的处理，没有按照相关的程序进行文书管理，文书没有按照规范要求进行编号，降低文书管理工作的质量，对档案收集有一定的影响，影响档案收集工作的质量和利用程度。[2]
（四）电子档案保存的安全意识不强
随着计算机信息技术的进步，很多单位已经实现数字化的文书档案管理，但是对档案管理的安全不够重视，电子文书档案对计算机的软件和硬件有着较强的依赖性，计算机硬软件出现病毒侵袭、设备故障等问题的时候，电子文书档案资料很容易丢失，对需要长期保存的文书档案的安全造成威胁，文书档案管理人员对计算机杀毒相关知识比较欠缺，对计算机防毒意识较差，一旦计算机硬件或者软件出现问题，难以得到及时地维修和恢复，对文书档案资料会带来很大的损失。
二、提高文书档案管理水平的对策
（一）提高文书档案管理人员的专业素质
文书档案管理人员的专业素质对文书档案管理水平有很大的影响，在聘用文书档案管理人员的时候，要注重其文书档案管理工作经验和工作能力，文书档案管理人员要重视专业素质的提高，加强对自身专业素质的锻炼，参加专业的文书档案管理培训，及时更新文书档案管理相关知识，掌握文书档案管理相关技能，能够熟练地完成文书档案的收集、鉴定、保管、利用等管理工作。[3]
（二）提高文书档案管理工作质量
很多单位由办公室文员兼任文书档案管理员，对文书档案管理工作一知半解，缺乏专业的文书档案管理员，使文书档案管理工作质量得不到保证。为促进文书档案管理工作更好的开展，必须认识到文书档案管理工作的重要性，需要聘请专业的文书档案管理人员，对文书档案工作进行规范化的管理，完善文书档案管理小组，使文书档案管理工作具有程序化，专业化。同时，为提高文书档案管理工作的质量和效率，应该重视对文书档案管理人员的培训，加大培训力度，提高工作人员的专业素质，促进文书档案管理水平的提高。
（三）使文书工作与档案工作实现规范衔接
文书工作的质量直接影响到档案工作的质量，要想提高档案的质量，必须实现文件的高质量。文书工作规范处理文件，认真做好文书的立卷归档，对文件进行科学分类，提高档案管理水平。将文书工作与档案合理的衔接起来，要注意很多细节工作，如文书纸张的材质、大小问题，文书的格式，起草的时候不能使用圆珠笔、铅笔、红墨水，要及时地处理文件和收集资料，保证文书档案的完整。
（四）提高电子档案保存的安全性
利用计算机技术进行文书档案管理能够有效地处理大量文件信息，提高文书档案管理效率，节约文书档案管理时间。为提高电子文书档案保存的安全性，必须加强建设安全保障体系，制定档案信息安全制度，制定相应的安全保护措施，如在文书档案管理系统中设置身份认证、数字备份等功能，避免文书档案因计算机硬软件出现故障导致资料丢失。在计算机上安装防火墙，提高文书档案管理系统的安全性，防止出现档案信息泄露现象，保证文书档案的安全，使文书档案管理工作能够更加顺利的进行。
参考文献
[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2011，6（01）：12-13.
[2]刘延玲.浅析企业文书档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2013，18（03）：47-48.
关键词：基建工程；档案验收；内在质量；档案管理机制
中图分类号：g275 文献标识码：a 文章编号：1009-2374（2014）19-0151-02
基建工程项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、施工过程文件、项目竣工文件和项目竣工验收等基本建设工程全过程形成的记录和依据。
1 基建工程档案的验收的原则
（1）档案验收是项目工程档案的最后关口，只有把好验收关，才能最终确保工程项目档案质量。基建工程项目档案的移交、验收与评价是项目建设程序中的重要环节，是项目档案管理与企业档案管理存在的最大区别。基建工程项目档案验收是全面考核项目档案完整、准确、系统、有效情况，检验项目档案管理是否与项目建设同步的重要手段。按国家档案局、国家发展和改革委员会2006年联合的《重大建设项目档案验收办法》的规定，对工程建设竣工资料验收和管理作出了明确的规定和要求。
（2）档案验收的重点在于内在质量，项目档案的内在质量主要是指项目文件材料的形成及其收集的质量，档案核心价值的体现全依赖于项目档案内在质量的优劣。项目档案的内在质量主要反映在归档的文件准确、齐全、系统和成套性；归档文件材料用纸质量和规格符合要求；项目文件的书写材料耐久有效、字迹清晰；竣工图绘制准确，签字手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况；案卷分类、组卷合理，卷内文件材料排列有序，质量符合档案规定的质量要求。
（3）档案验收工作是档案管理的压轴部分。基建工程项目档案验收作为档案管理的最后一步，对档案的真实性、可靠性等方面进行验收，有助于对工程项目中的各种纠纷问题处理提供相应的依据。
2 基建工程档案验收过程中存在的问题以及相应的对策
基建工程档案的验收对于档案内容以及管理质量的提升具有十分重要的意义。在进行基建工程档案验收的过程中，还存在一些问题。对于这些问题要采取相应的措施进行解决，以提升档案验收工作的效率。
（1）在实际的工程建设中，“重建设、轻档案”的思想在项目建设负责人和工程技术管理人员中普遍存在，影响了项目档案资料的齐全完整、真实可靠。工程项目的主管部门与档案管理部门之间沟通、衔接脱节，未能实现同步管理，因此在工程项目竣工验收的过程中，往往会忽视档案部门，导致档案部门的资料收集不够全面。
针对这个问题，首先完善档案管理体制建设，推行全过程档案管理机制。认清项目档案对建设项目的重要作用，加强对建设档案工作的组织领导，建立健全管理体制。档案管理部门应将档案管理工作关口前移，提前介入，工程开工前，档案管理部门提前介入档案管理工作，会同工程项目管理部门做好各参建单位的档案交底，详细说明工程项目档案文件收集、整理、归档、移交要求。通过档案交底增强相关人员的档案意识，使其了解文件形成应注意的事项、文件归档范围、质量要求和编制要求，配合档案人员做好收集工作。此外，通过档案交底，档案人员与各参建单位建立良好的工作关系和沟通渠道，为工程建设过程中同步管理和监督管理奠定基础。另外在对参建单位进行档案交底的同时与其签订工程档案移交协议，明确参建单位的档案工作要求，并定期组织承包商召开协调会议，解决档案归档过程中存在的问题，制定档案移交工作计划，有序推进档案归档工作，避免参建单位在工程竣工后移交不齐全、不及时。
（2）基建工程的档案管理部门对于工程建设的参与度不够。在当前的档案验收过程中，一个常见的问题就是档案管理部门在工程建设中的参与度不够，对于整个基建工程项目缺乏相应的了解，没有全局性眼光，导致在档案的验收时，效率不高。
针对这个问题，档案管理部门应在实际的工作中加强
项目工程建设中的参与度，档案部门管理人员以及工作人员要积极地深入到工程建设的现场中，对工程建设过程中的档案人员制度落实情况、已采取的措施、项目现场文件保管条件、项目文件收集进度及方式的落实情况、项目文件材料整理情况等进行检查和有效控制，使工程档案收集整理中常见的问题在档案文件形成过程中得到有效规避或提前整改，从而提高移交档案管理部门的档案质量水平。
（3）档案管理部门偶尔参与到基建工程的验收工作时不够规范。当前有的基建工程档案管理部门已经意识到参与到基建工程中的重要性，因此加强了工程的参与度，但是在参与的过程中，由于档案管理人员本身缺乏相应的技术知识，因此在参与的过程中，也没有起到良好的效果，没有为档案验收工作带来充分的信息。
针对这个问题，档案管理部门参与到基建工程的验收工作中时，首先，档案管理人员要加强与各方的沟通和协调，保持各种档案管理工作能够顺利开展。其次，在工程项目竣工验收的过程中，相关部门、参建单位都要参与到档案验收工作中来，检查工程各阶段形成的文件是否真实、可靠、齐全、完整。对于档案收集过程中存在的问题要进行及时的沟通和处理。最后，还要不断加强专（兼）职档案人员培训，近年来，在档案管理中，随着档案的类型以及内容逐渐变得复杂，如何做好新人员的培训和业务交接，保证档案工作质量不滑坡，成为摆在档案人员面前的共同挑战。为此，每年应举办面向相关部门、各参建单位档案工作人员的专业培训，针对档案管理制度、归档范围、分类标准、保管期限、档案移交办法等内容进行详细讲解，确保档案人员了解制度要求，严格按制度要求做好档案工作。提升档案人员队伍的综合业务素质，从人才基础上保障工程档案工作的工作质量与效率。基建工程项目档案管理，不仅需要专业化的档案管理人才，也需要综合性的人才。
3 结语
基建工程项目档案管理对于工程建设而言具有十分重要的意义，是为工程管理提供各种依据的重要步骤。基建工程的档案管理是贯穿于工程的所有过程的，从工程开始一直到工程竣工验收，都要加强档案管理。工程档案的验收是档案管理的最后步骤，也是为工程提供正确信息的关键。在进行档案验收的过程中，对于存在的问题要加强处理，提高验收的效率，保证档案为企业经营、生产服务。
参考文献
[1] 张莉.如何加强基建工程档案管理[j].中小企业管理与科技（下旬刊），2009，（5）.
[2] 赵本洪.如何搞好基建工程档案验收工作[j].四川档案，1989，（12）.
[3] 杜建秀.如何加强基建工程档案管理[j].内蒙古科技与经济，2011，（8）.
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