1．缺乏系统的档案管理规范
20世纪80年代以来，国家有关部门相继了一些科研项目档案管理的规范性文件，这些规范具有较强的概括性和普适性。随着科研项目种类的增加，项目的规模、执行期、管理方式、验收要求等也有了一定差别，普适性的规范不能满足各类科研项目档案工作的实际需要。归档范围方面，科学技术研究课题档案管理规范》(DA／T2—1992)仍是科研项目文件材料收集的基础性依据，但随着科研项目研究内容的丰富和国家对科研工作管理要求的提高，它对各类项目档案收集工作的指导作用已逐渐显现出局限。案卷整理方面，科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822-2008)为科研项目档案整理工作提供了明确依据。但目前各类项目缺乏固定的编号原则，往往是验收前由项目主管部门或承担单位确定临时编号，项目验收后各单位再根据《地震档案分类表》编入本单位科技档案。验收要求方面，虽然科学技术档案工作条例》(1980年)和科学技术研究档案管理暂行规定》(1987年)提出应对科研项目档案进行验收，但各类科研项目的主管部门并未以制度形式对档案验收的条件、程序作出规定。
2．前端控制和过程管理相对薄弱
《科学技术研究档案管理暂行规定》提出的科研工作和建档工作在任务下达、进度检查、验收鉴定、报奖考核各阶段的“四同步”管理，是科研项目档案管理工作的基本原则之一。但在防震减灾科研项目档案管理实践中，往往无法做到前两个“同步”，即“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步”，大部分档案工作集中在“验收鉴定”阶段进行。究其原因，一是档案部门不掌握项目报批、启动、执行情况，无法及时指导、督促文件材料的收集整理；二是项目主管部门下达项目任务与年度或中期检查通知时，未提及文件材料归档要求与档案工作进度检查要求，课题组人员未对档案工作引起足够重视。
3．电子文件材料管理不规范，档案管理“重藏轻用”
在电子文件材料管理方面，文书档案、基建项目档案注重以签字、印章等作为文件有效性的依据，纸质文件材料原件在档案中占有更重要的位置，电子文档一般仅作为备份和档案信息化的途径进行保存和积累。而基于防震减灾科研项目的特点，项目执行中形成较多的试验数据、野外照片、测量资料、观测数据、软件、源代码、电子图纸等各种形式和载体的材料，其中部分材料无法形成纸质档案，电子文件材料具有不可代替性。但目前电子文件材料的收集和归档还未受到足够重视，课题组人员往往仅收集纸质文件对应的电子文档，造成项目重要过程材料甚至核心成果未得到归档。科研项目档案不齐全，整理不规范，导致查询不方便，利用价值降低。
4．档案工作队伍不稳定，缺乏专业培训
课题组人员与档案部门人员作为科研项目档案管理工作队伍的重要组成部分，都应熟悉档案工作流程，掌握档案工作技能。在地震系统科研项目档案管理实践中，一些单位科研档案人员流动性较大，年龄结构偏大，人员经验不足。而课题负责人往往将档案工作交给课题组中的在读研究生完成，这些人员不熟悉档案工作要求，且流动性大，易导致项目文件材料的流失，也增加了档案部门指导、监督档案工作的难度。另外，与文书档案、基建项目档案人员相比，科研项目档案人员的学习途径和培训机会较少，业务能力无法得到有效提高。
提高防震减灾科研项目档案管理水平对策分析
1．加强科研项目档案管理制度体系建设
中国地震局档案部门作为地震系统档案工作的主管部门，首先应制定统一的科研项目档案管理办法，对系统各单位的科研项目档案工作提出统一的规范性要求；档案部门还应联合各类科研项目的主管业务司室，针对各类项目的不同需求分别制定档案管理办法；对规模较大、形成文件材料多，或协作单位较多的科研项目，项目承担单位的档案部门也应根据项目实际情况制定本项目的档案管理实施细则。各层面的档案管理制度应根据其规范对象的特点，重点明确以下内容：一是档案管理各主体的职责。主要包括中国地震局档案部门和科技管理部门的职责，项目承担单位和项目协作单位的职责，各单位档案部门、课题负责人和档案兼职人员的职责。二是文件材料收集范围。以科学技术研究课题档案管理规范》为基础，一方面可根据防震减灾科研项目实际情况，增加具有行业、学科特色的内容，如野外照片、测量资料、观测数据、图纸等；另一方面应根据国家对科研、采购、软件开发等工作的最新要求和项目所涵盖工作内容的增加，补充反映相关工作过程的文件材料。三是档案编号原则。可为防震减灾各类科研项目档案规定统一的编号原则，如采取“项目类别号一项目代号(一承担或协作单位代号)一案卷流水号”的编号原则；或根据各类项目主管部门的要求分别为各类项目制定编号原则。四是档案整理各环节工作要求。档案整理过程需要参照的国家规范较多，为便于档案工作人员理解和把握，应将这些规范中对各环节工作的要求进行整合，主要包括文件材料收集、鉴定、分类、组卷、保管期限划分、编页、编号、编目、电子档案整理、照片档案整理、卷盒和表格规格等内容。五是档案验收要求。档案验收的条件、验收要求、工作报告和自查报告的格式和内容等应予以统一。档案验收的组织主体和形式可根据各类项目主管部门的要求分别进行规范。
2．加强科研项目档案全过程管理
任务下达阶段，项目主管部门应在下达项目任务的同时，提出档案收集和归档的要求；项目承担或协作单位档案部门应及时了解项目下达情况，以制度规定的收集范围为基础，结合项目任务书，向课题组提出应收集文件材料清单，并对课题组兼职档案人员进行档案工作培训。进度检查阶段，项目主管部门应在下达年度或中期检查通知的同时，提出对档案收集整理情况进行检查的要求；项目承担或协作单位档案部门和科技管理部门应根据项目执行进度，对照检查档案收集整理工作进度，对文件材料收集不齐全、不及时的，应督促课题组进行补充，对分类、组卷、编目等工作不规范的，应给予指导并协助整改。．验收鉴定阶段，项目承担或协作单位档案部门应对项目档案进行形式审查，并68I卫国档寨2014．7协助课题负责人完成档案工作报告。项目承担单位档案部门应对协作单位(子课题)档案进行检查验收。在项目通过鉴定验收后，档案部门还应继续督促课题负责人提交验收报告、验收意见、成果奖励申报、推广应用等方面的后续文件材料，补充完善项目档案。报奖考核阶段，项目承担或协作单位档案部门应根据有关部门的需求如实出具归档情况证明材料，有关部门应切实将其作为科技报奖、科研人员提职考核的重要依据。
3．推进档案信息化建设，实现档案“藏以致用”
一是电子文件材料收集归档。应根据科研项目档案的特点对电子文件材料收集范围、收集方式、整理要求进行细化界定。二是数据库平台建设。在电子文件档案齐全、完整的基础上，由中国地震局档案部门组织建立科研项目档案数据库管理平台，整合系统内科研项目档案信息资源。三是资源共享利用。通过科研项目档案数据库管理平台，局属各单位档案部门可以更高效地做好本单位科研项目档案的归档和查询管理，同时按一定权限查询利用其他单位的档案信息。
4．加强档案管理网络和档案工作队伍建设
关键词：档案管理；研究；高职院校科研
1.科研档案的含义及作用
科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。
2.高等职业院校科研档案归档范围
目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。
2.1科研项目档案归档内容
2.1.1科研项目准备阶段
准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。
2.1.2研究实验阶段
立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。
2.1.3项目验收阶段
验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。
2.1.4成果推广应用阶段
推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。
2.1.5成果申报和奖励阶段
成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。
2.2科研综合档案归档内容
科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。
3.科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析
3.1科研档案材料收集不完整
科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。
3.2科研档案管理人员配备相对不足
科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。
3.3行之有效的科研档案管理制度缺乏
科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。
3.4科研档案利用价值范围比较窄
科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。
4.科研档案管理的建议
4.1完善科研档案管理制度
完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。
4.2强化科研档案意识
学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。
4.3明确科研档案分工
明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。
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1 档案工作中存在的问题
1、档案工作的认识误区。科研单位是承担科研管理及技术创新的主体，主要业务范围包括各类基础性研究、新技术研究以及新技术的推广应用等。因此，科研类的单位的室藏档案以科技和科研类的档案为主，也包含引进新设备的科技档案。而科研单位通常具有人员数量少，科研场地面积小，科研领域专业化的特点，极少设置专门的档案管理部门。与科研工作不同，档案管理工作所产生的经济效益不够直接，也使得有些领导对档案管理在科研工作中所起到的重要作用缺乏认识，进而对档案工作平时的工作量估计不足。
由于科研单位大多数存在重科研业务、轻行政管理的问题，导致领导对档案管理工作不够重视，科研单位的档案管理工作一般挂靠在相关的非业务科室，比如综合办公室，处于科研管理活动的边缘。这也造成具体从事档案工作的人员责任心缺失，出现对自身工作定位的偏差，认识不到档案工作的意义，放松学习，缺乏扎实的档案管理理论和基础知识，对本单位涉及业务的专业知识特点也了解不够。同时，科研工作主要以项目分组进行，业务科室之间人员调动、调配频繁。这也直接导致兼职档案人员无法长期固定，对科研项目档案收集管理工作的职责搞不清楚，同时档案管理责任科室也难以对其进行集中的专业培训。
2、科技档案归档文件资料不完整。作为档案工作中的关键环节，档案收集工作直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作。通常一个科研项目从前期调研、立项到最后的项目验收、成果鉴定，需要一年甚至几年的时间。科技档案应注重日常收集，时间跨度较大导致文件资料收集不及时，保管不善，易丢失。由于科技档案管理与科技项目管理相互脱节，负责项目档案管理的人员大多仅对关键性技术材料保管较好，而对于科研中期的试验数据等材料的收集重视程度不够，而这些材料对于今后的科研工作具有极大的参考价值。另外，由于缺乏对科研内容的深入认识，项目档案管理的人员在收集资料时容易出现“数量多、质量低”的情况，收集的资料名义上都有，但缺少重要原始记录和关键技术的核心内容，甚至不属归档范围的资料也放进科技档案中，造成以后档案参考、查阅的不便。
3、科技档案管理手段落后。科研单位由于档案数量较少，大多还采用传统的档案保管利用的办法。随着电脑和网络的普及程度越来越高，无纸化办公被广泛接受，无论公文还是普通文件，直接在电脑上产生的越来越多，文件的传阅也多在单位内部通过OA系统完成。在目前的档案工作中，计算机应用仅限于档案文件的检索查阅，其他方面的功能普及率相对较低。科技档案管理手段落后的一个重要原因也是档案管理人员队伍年龄偏大、对计算机技能的掌握不够熟练。档案管理人员需要对电子档案的归档管理以及室藏档案的数字化等方面的技能进行系统地培训和学习，提高科研档案管理信息化建设的质量，促进科研档案管理信息化建设的发展，进而提高科研档案管理手段，增强科技档案的信息化程度。
2 思考与对策
1、加强宣传，提高认识。首先，加大档案作用的宣传，使科研单位从领导层面上加强对于档案工作的了解，理解档案工作的意义，认识到档案工作的重要性。只有从领导层面真正重视档案工作，科研人员及具体负责档案工作的科室及人员才能更加积极、认真的对待档案管理工作。对于具体工作人员，应加强档案收集、整理等具体操作和基本知识的宣传学习。了解科技档案范围，结合本单位的科研活动实际制定出有针对性的收集和整理办法，加强同其他兄弟单位的交流，借鉴好的经验和做法，提高本单位科研档案收集的效率和质量。在最好基础的收集和保管工作的基础上，负责档案工作的人员应进一步加强档案资源的利用，注意从本单位室藏档案中挖掘有价值、有亮点的内容，在单位内部甚至外部进行宣传报道。
2、提高档案工作人员的综合素质。培养尊重档案、尊重历史、保守机密的档案工作职业道德。增强档案工作人员爱岗敬业的精神，热心为科研业务人员提供服务。档案工作人员还应熟悉有关的科研项目从申报到验收结题的具体流程，加强本专业必备的各种新的理论知识和计算机应用技能的学习。在档案管理队伍中，吸收年轻员工，为档案管理队伍注入新能量。同时，能够按照这些专业知识的要求对所收集的文件资料进行筛选、整理加工和分析研究，去伪存真，不断充实和完善专业知识的能力。
社会形势在变化，工作方式在发展，档案工作人员也要提高思想认识，抓住信息化管理的大方向，在工作中积极创新，在工作中遇到的新情况、新问题时要善于分析，结合以往积累的经验对这些新情况和问题进行总结，探索出符合本单位实际情况的新方法。档案管理人员必需提高自己的综合素质，除必须具备的政治理论知识外，还应具备相关的专业知识以及改革创新能力。使自己成为一个既熟悉档案专业，又懂得相关专业的复合型档案管理人才。
1．1专项档案管理意识淡薄
主要表现在申报单位的领导及项目负责人员档案意识淡薄，没有档案在项目管理过程中的地位，缺少机制保障，在制定项目工作计划、实施方案时较少提及档案，不注重项目进行过程中原始资料的收集、整理，项目组成员对项目各环节自然形成的原始资料如方案论证、项目启动、结题验收等归档把关不严，对项目验收所需档案资料的齐全、完整和真实性带来影响。
1．2专项档案人员素质较低
项目管理部门或建设单位的档案管理人员大都为临时抽调、身兼数职、没有经专业培训，不懂档案业务，影响归档质量。
1．3专项档案管理规范化不强
中医药专项涉及子项目多，时效性强，项目执行过程中有研究、设计、数据分析等多环节，形成资料也多，如项目申报书、中医药项目专项资金有关文件、项目工作任务方案、任务书、建设方案、实施方案、经费下拨的文件、中期检查报告、考核评估、验收结题报告，验收成果证明，成果登记，获奖情况等，各环节的档案资料收集不及时，归档文件材料签署日期不符合要求，缺归档章，卷内目录题名填写不规范。
1．4缺乏有效的管理机制
部分项目申报单位档案管理体制和制度不健全，没有形成有效的管理和监督机制。有档案管理部门的单位对项目档案缺乏有效监督和指导，未组织专项检查工作。专项档案归档机制，无人及时接管档案，造成专项档案管理缺失。
1．5与项目同步管理或超前管理未能实现
在项目筹备期和项目进行过程中，由于不重视项目档案和项目同步管理，对于项目档案的管理工作没有一种超前管理的意识，造成档案资料整理不及时，文件材料的复印件较多，原件较少。在档案管理工作前期投入精力不足，项目后期才开始突击收集、整理档案的情况下，这种现象尤为突出。最典型的例子是很多项目都是在快结题时，集中几天时间突击做好档案资料，以便应付结题验收。
2中医药专项档案管理的特点
2．1专业性
具有鲜明的中医药特色。例如国家科技“973”计划专项，在中医辨证论治疗效评价方法基础理论研究中，建立了COPD、老年性肺炎、恶性肿瘤基于病人报告及医生报告、病症结合的临床评价指标体系。这三个评价体系从文献研究到问卷调查都产生许多专业性很强的文件材料和原始数据，应根据项目特点将各环节所形成的文件材料分别进行收集、整理、归档，根据验收规则，每个环节都应该有独立、系统、完整的档案资料。项目承担单位对这些专业性强的文件材料应坚持“平时立卷，定期归档”和“随办随归”的原则，将研究过程中产生的已处理完毕的文件材料，分门别类地归入预备立卷类目内。
2．2复杂性
有些中医药项目涉及未公布的关键技术、配方等为部或国家秘密内容，对形成的文件材料收集有着较高保密要求。例如在973计划中的中药药性理论继承与创新研究，对煎煮时间、给药剂量、提取方法、炮制品种、配伍方式等科研人员应做好文件材料的形成、积累、立卷、归档。
2．3连续性
完整的中医药项目需经过申报、审批、研究、分析、结题等阶段，使许多专项档案成为跨年度，各个项目的前后形成周期长，跨度大。例如2010年国家重点投资40亿建设16个部级中医临床研究基地，项目建设周期3年，各级项目参建单位应根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》相关要求，做到各时期档案工作与科研、设计、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建设项目，应放在针对建设项目的第一年归档。本年度作下年度的项目计划、预算应放在针对的下年度归档。
3专项档案科学管理的思考与建议
3．1做好专项档案“三纳入”“四同步”
“三纳入”：将专项档案工作纳入专项建设计划；将专项各类文件材料形成、积累和归档要求纳入专项工作计划；将专项工作各类文件材料的形成、积累、归档要求纳入各部门和单位专项工作职责和有关人员岗位职责进行考核。“四同步”：要将专项档案管理与业务工作同步部署、同步实施、同步检查、同步总结验收。项目申报单位要坚持将档案管理和项目开展同布置、同整理，做到项目建设和档案管理同步进行，保证项目档案的齐全、完整。同时将项目档案纳入项目结题验收考核，对项目档案不齐分散的项目单位，不予验收结题或推迟验收结题。
3．2建立健全专项档案文件材料归档机制
按照国家档案局的有关规定，及时制定或修订专项档案文件材料的归档范围和目录，做到应收尽收、应归尽归。项目和建设与参与单位可参考《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》等，会同主管单位负责编制相应种类的专项档案归档范围和管理办法，进一步完善专项档案数字化、专项档案立卷编制操作流程、专项档案保管期限、专项档案管理人员岗位规范、专项档案的开发利用等工作制度。
3．3各负其责，分级管理
要加强专项档案的集中统一管理，创新整合专项档案资源，实现专项档案资源管理的新模式。探索建立专项档案部级—省级—建设单位三级统一的远程管理平台，各项目单位可以充分利用该平台，完成对专项档案资料的报送，对项目文件资料的形成、流转、归档、移交、保管、利用等全过程管控、监督；各项目建设单位在报送档案资料时，可按照归档要求向上级项目主管单位移交原件或复制件。根据专项档案管理规定，制定项目材料归档分类方案，统一档案装具和项目档案录入格式等，完善检查、考核机制，明晰项目管理部门和申报单位归档范围和责任，建立和完善项目管理部门、项目建设单位归口负责、各方面共同参与的档案工作体制，确保分工明确、各司其职，密切配合、形成合力，促进中医药项目档案事业协调发展。
3．4发挥信息网络支撑功能
建设数字档案馆（室）是档案信息化的重点。（1）积极配合国家电子政务示范工程建设，开展项目文档一体化管理模式的探索，包括项目建设人员与档案人员管理一体化、纸质项目文件与纸质档案管理一体化、电子文件与电子档案管理一体化，将项目文件材料的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度有效地加强项目档案的前端控制，同时更有效地通过前端过程控制保证归档文件的齐全、完整、系统。（2）通过对项目执行过程文档分类，进行档案数字化扫描，建立电子档案目录，形成电子文件自动导入相应专项档案管理系统，切实推进档案存储数字化和利用网络化。同时将电子文件目录通过专项档案远程管理平台上报有关项目管理部门，形成中医药专项电子档案库，以平台化、规范化、标准化方式，支撑全国、各省中医药专项执行监督管理和跨省远程档案查询等业务，积极促进档案信息资源共享，提高检索查询效率，方便各单位、各部门查考和利用，为专项下一阶段工作提供前端指导。
3．5保障专项档案经费投入
一、要对重点建设项目档案管理进行超前控制
重点建设项目档案是随着项目建设环环相扣、段段相连、步步延伸、逐渐形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经客观存在的，要保持这种客观性，就要在项目的提出、论证初始就对档案管理工作进行超前控制，超前控制包括管理体制和工作网络的建立，以及工作要求和标准的提出，使档案管理工作从一开始就走到前台。前者需要工程建设项目管理机构领导的重视关心，健全管理体制和工作网络，从组织上提供保证；后者则更多地需要档案人员从整体考虑，编制工程建设项目档案整编实施细则，对建设工程文件材料的责任部门提出要求，并将从文件的形成、积累、质量要求到整理编目、移交归档及奖惩要求写入合同中。
二、要实现重点建设项目档案的网络化管理
针对重点建设项目周期长、项目单位多、施工队伍流动性强等情况，很多项目单位的档案部门建立了档案管理网络。一是档案工作人员网络。按照建设项目布局和档案管理工作自身的特点，布网建点设人，以点接线，以线联网，明确档案人员的职责、归档范围和归档时间。此网络中包括项目建设、施工、设计和监理等单位的分管档案领导和档案管理人员。项目主管部门和档案行政管理部门要密切配合，认真组织培训，帮助档案工作人员了解国家关于重点建设项目档案工作的法规，掌握档案理论基础知识和具体的操作方法以及国家对项目档案验收的要求。二是重要档案资料流向网络。对重要档案资料的状况及其流向追踪管理，即使工程技术人员、施工人员调动、变更，也可以做到“人走档案留”，实行对档案资料的跟踪管理、动态管理。
三、要与工程管理、技术人员积极配合
重点建设项目档案管理涉及工程管理的方方面面，贯穿工程全过程，工程的管理、设计、技术和施工人员对工程项目情况十分了解，大量的档案材料产生于他们的手中，他们是重点项目档案是否完整、准确、系统的重要保证。这就要求档案管理人员要经常深入现场，及时进行指导，一方面向工程技术、管理人员宣传档案管理工作在工程建设中的重要作用，让其了解档案在今后工作中有重要的凭证作用，使他们自觉地注意手中形成的档案是否完整；另一方面档案人员要参与工程建设工作，参加生产协调会、工程竣工验收会、设备开箱验收，主动到现场收集第一手材料。
四、要做好重点建设项目档案的验收工作
工程项目档案是反映工程质量的载体和凭证，在合同工程验收期间，要把档案材料的验收、移交作为工程验收的重要组成部分严格把关。按照国家档案局的有关规定和要求，开展档案验收前的自查工作，认真检查，发现问题，及时查漏补缺，纠正错误。要特别注意工程前期文件、隐蔽部位的档案材料、声像材料以及竣工图的完整和准确。
五、要加强档案人员的业务培训
关键词：科研档案；管理；创新
中图分类号：G271文献标志码：A文章编号：1002-2589（2012）24-0065-02
科研档案是指在科研工作中形成的，具有保存价值的科技文件资料，是医学科研活动的真实记录，是一项重要的信息资源[1]。医学科研档案管理工作是一项专业性、科技性很强的管理工作。随着医学科学事业的不断发展，科研活动也越来越频繁，随之产生大量的科研文件资料。科研文件内容广泛，且来源分散，涉及人员多，以致资料收集难、管理难、利用率不高等问题越来越突出。如何在科研活动中科学地收集、管理和利用科研文件资料，是医学科研档案管理创新的重要课题。
一、医学科研档案管理重要性
医学科研档案是真实记录科研活动历史及其成果的综合载体，对医学科学技术研究的发展具有很好的指导促进作用，对科研工作的瞻前性、科学性及实用价值的鉴定起着重要的作用，是医院科研实力水平的重要体现。搞好医学科研档案管理工作，对于提高医院科研整体水平有着重要的意义。因此，医学科研档案材料收集、整理、编排、保存及利用等工作的重要性不言而喻。
1.医学科研档案是科研工作的重要依据，是科研活动的必要条件
科研档案与科研工作关系密切，医学科研工作是医学科研档案的信息来源，而要搞好科研，就必须要有完整、准确的科研档案作为依据。一切科研活动都有延续性，需要吸取和借鉴已有的科研资料信息。进行科学研究必须以大量充分可靠的材料为依据，而科研档案能为科学研究提供不可缺少的原始资料和重要信息，通过对医学科研档案的系统管理，能够防止和避免科研活动的重复性。因此，医学科研档案能为医院的科研管理部门、医学科研人员以及上级主管部门提供最新的、反映医院医学科研活动的宝贵信息，是科研活动的必要条件。
2.医学科研档案是制定医院发展规划的客观依据
医学科研档案能够有效记录医院的科研人才结构、科研基础设施及科研技术状况等，医院当前医疗技术水平层次，国内外学术地位，人才、设备情况，医院学科发展主攻方向，整体医疗、科研、教学发展规模、科研辐射范围等，均可通过医学科研档案真实地反映出来[2]。通过对医学科研档案的统计分析，能够对医院未来发展方向进行综合评价和分析，从而为制定医院发展规划提供客观依据。若科研档案管理不善，将直接影响到上级管理部门和医院管理决策的制定，影响到学科管理、科研活动顺利开展。
3.医学科研档案是人才考核、职称晋升的重要依据
医学科研档案不仅记录了科研活动的最终成果，同时也记载着科研活动的研究过程、科研人员承担的科研任务、科研项目完成后发表的学术论文以及获得的成果奖励等信息。医学科研档案的系统性、客观性、完整性、真实性和连续性，能够帮助医院考核部门对科研工作人员各方面的素质深入了解。因此，在人才考核、职称晋升的过程中，除了参考医疗、教学量化考核指标以外，还要充分利用好医学科研档案，为医院科研人员全面考核衡量，人才选拔提供重要依据。
二、医学科研档案管理存在问题
1.医学科研档案制度不健全、不落实
医学科研档案管理工作与科研项目申报、科研成果申报工作相比，不能引起医院领导重视，导致科研档案管理制度不完善或执行不到位，科研档案管理工作缺乏系统性。没有完善的制度保障，科研档案归档缺少制度标准，造成很多科研档案归档混乱，不能实现集中统一管理。有些管理制度形同虚设，执行和落实力度都不足，科研档案管理监督机制亟须完善。
2.医学科研档案管理相关人员意识不足、能力不强
医学科研档案管理组织机构不健全，档案管理人员人数不足、素质不高、能力不强，缺乏相应的理论知识与管理知识，系统化、标准化程度较低，影响医学科技档案整理开发利用。档案管理人员长期以来只负责收集整理档案，缺乏服务意识。同时，医院科技工作人员档案归档意识淡薄，只注重科学研究实践活动，重视科学研究课题申报、、成果申报、专利申请，忽视了医学科研档案归档，更有的认为档案具有保密性，抵制归档或不归档。
3.医学科研档案管理信息化程度不高
传统的医学科研档案管理，存在档案资料易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，这些问题使档案的利用率显著降低。随着信息化时代的来临，医院不同程度地实行了管理的信息化，从病人的挂号到门诊、急诊、入院、出院、用药、结账都实行了网络化管理，但在医院科研档案信息化管理方面，还没有形成共识，没有建立相应的科研档案数据库，没有意识到医院科研档案信息的巨大价值，档案信息没有进入共享，大部分科研档案管理工作只局限于简单的整理、查询和提供利用等传统模式，阻碍了档案信息的开发利用[5]。
4.医学科研档案开发利用率不高
医学科研档案管理人员对科研档案重管轻用，科研档案资源整理收集不够丰富，服务手段不能适应医院科技人员的需求，导致科研档案无法发挥其应有的社会效益及经济效益。当前医院保存的科研档案多为原始资料、研究工作结束后科技档案就被束之高阁，只供医院科技人员个人晋升等需要查阅使用，缺少同行交流开发利用，无法有效服务临床、科研、教学。
三、医学科研档案管理创新对策
一、全面动员，加强领导。根据县委统一部署，我局于2月18日召开了“解放思想，跨越发展”动员大会，传达学习了县委发[]9号文件精神和李志坚书记在全县“解放思想，跨越发展”动员会上的讲话，并结合县委提出的“五问五破五立”讨论内容和档案工作实际，在全县档案系统提出了“五讨论、四查找”的大讨论内容。为确保大讨论活动组织有力、取得实效，经班子会议研究讨论，成立了大讨论活动领导小组，负责统一领导和组织全系统的大讨论活动。同时，大讨论活动的实施方案明确本次活动的指导思想、主要任务以及各阶段具体的活动安排和工作要求，对活动的开展进行详细部署。
二、组织学习，深入讨论。为进一步统一思想、提高认识，为深入开展讨论打好基础，我局利用机关学习会组织全局干部职工对县次党代会报告、县委年工作要点以及档案队伍先进典型等内容进行学习，使广大干部职工全面掌握我县社会经济发展状况，明确当前中心工作目标任务和档案工作如何服务民生，服务经济社会跨越发展的任务，在此基础上围绕“五问五破五立”内容，广泛开展讨论。
在讨论过程中，我们同时结合省档案局提出的“讲奉献、比贡献”主题实践活动，发动全体机关干部围绕今年全省档案工作“两个推进”发展战略（加快推进档案与电子文件登记备份工作、加快推进档案文化建设），重点从档案部门如何发挥作用，彰显文化优势上提看法、征意见。并在全国瞩目的“5.19”首个中国旅游日前夕，由中国档案出版社出版发行我局主持编撰的《重订山方外志要点校本》。该书涵盖了山历史文化、名胜古迹、高人名士、地方物产、风土人情等方方面面，原汁原味地保留了独特的风景魅力和深厚的文化底蕴。不仅为首个中国旅游日在的成功举办助威呐喊，更为推介山文化、铸造文化品牌起到积极作用，受到上级领导的充分肯定，被省档案局列为百项档案精品编研系列。
三、自加压力，赶超标杆。根据大讨论活动部署，为进一步认清形势、查找问题、谋求发展，我局于2月23日召开机关干部座谈会，深入查找当前制约我县档案事业发展的主要障碍和实际难题，排查出“信息化建设滞后”、“重点项目档案管理不规范”、“基层档案队伍基础薄弱”三个突出问题，并明确了解决措施，将责任落实到人，限期整改。同时于2月28日召开党员民主生活会，大家开诚布公、实事求是地进行自我剖析、互帮互评，做到有问题不遮、有缺点不掩，以达到“惩前毖后、治病救人”的效果。
临海是原市政府的所在地，文化底蕴深、经济基础好，档案工作开展具有较好的条件，尤其在重点建设项目档案管理和社区档案规范化管理工作上，领先于全市。我局把临海市档案局确定为比学赶超对象，认真分析临海成功经验，于3月18日，组织全体机关干部到临海市档案局学习取经，并查找差距，制定赶超项目、进度目标和具体赶超举措，明确责任领导和责任科室，自加压力、努力赶超。
目前，在重点项目档案管理赶超上，4月份我们已经组织全县重点项目档案管理人员参加全市重点建设项目培训班，并计划于7月份在全县范围组织档案业务培训，提高档案队伍的业务素质，确保重点档案立卷的及时性和完整性。此外，在6月初，县政府下发了《关于印发县年重点建设项目、重大前提项目目标责任制考核奖励办法的通知》（政办发[]66号）文件，明确规定了档案管理为重点建设项目考核的重要内容，同时，我局主动与发改局重点办、建设规划局重点工程办公室的有关领导沟通，研究如何进一步加强对我县重点建设项目竣工验收的力度，计划到年底协同县纪委、县重点办一起对我县重点建设项目竣工验收的情况进行督查，切实加强和规范我县重点项目档案管理和竣工验收程序。
在推进档案数字化进度赶超上，我们继续加强登记备份中心建设和馆藏档案全文扫描进度。3月17日，数字档案馆和登记备份中心系统集成项目通过验收，现已投入使用。软件项目正在积极开发中，预计8月底能初步完成，此项工作目前走在前列。档案加工扫描现已完成50万页，已经逐步赶超临海，乃至赶超全市。
为推动了机关、乡镇和企事业单位档案工作整体水平上新阶，引导和规范数字档案室建设，确保各单位电子文件和数字档案的安全规范和有效管理，我局以档案指导为抓手，不断提高机关、企事业单位档案工作规范化、标准化水平，去年，全县共有7家单位通过档案省级目标管理认定，其中省一级1家，省二级6家；有7家单位被评为数字档案室，其中省级示范数字档案室2家，规范化数字档案室5家。在此基础上，我们乘势而上，把省级目标管理认定和数字档案室创建列入今年县级机关目标责任制考核内容，年底争取至少4家单位通过档案目标管理省级认定，全县行政村（社区）综合档案室达省市级规范化档案室60%。
四、“三提”教育，自查自纠。3月16日下午，我局召集全体工作人员召开“提振工作精神、提升服务水平、提高执行力”主题讨论大会，通报大讨论活动中查处的违纪违规案件，以通报案件为反面教材，组织开展“问勤、问廉、问责、问效”大讨论。通过自我剖析、自提意见，深入剖析机关干部中可能存在的“庸、懒、散、奢”问题以及产生的根源，对照查找自身在精神状态、服务态度、办事效率等方面存在的问题，提出改进的措施和努力方向，切实增强每一位档案工作人员立足岗位、为民服务的主动性和自觉性，强化服务意识，提升服务水平。并向各机关事业单位发放“县档案局‘解放思想，跨域发展’征求意见表”，就局班子和干部队伍在解放思想、更新观念、履行职责、勤政廉政、服务经济建设等方面存在的问题广泛征求意见。本次意见征集，我局共发出征求意见表96张，回收89张，工作开展满意度达到100%。收到意见建议15条，主要针对如何提升全县档案管理水平、利用馆藏档案服务民生等问题，增强大讨论活动针对性和时效性，推进档案工作深入开展。
五、明确职责，践诺履诺。根据自我排查的问题，结合当前群众最关心、档案事业发展最紧迫、最需要解决的实质性、根本性、全局性问题，我们就档案服务有新拓展、规范化建设有新水平、信息化建设有突破、档案文化建设有新亮点等四个方面工作，由“一把手”对工作目标和完成时限做出承诺，并经县分管领导朱崇敏副书记审阅签字，通过新闻媒体向社会公开，接受群众监督。
通过全局机关干部的共同努力，我局公开承诺事项取得了突破性进展。
1、档案窗口服务群众满意度达100%。我局始终强化档案“服务大局、服务民生”职能，重视档案服务窗口建设，全面推行优质文明服务，做到文明礼貌、热情周到、耐心细致，对前来查档的单位和个人，提供方便快捷、优质高效的利用服务，群众满意度达到100%。
2、登记备份中心建设更完善。自3月17日，数字档案馆和登记备份中心系统集成项目通过验收后，登记备份中心的硬件配备已经全部到位，投入正常使用。软件开发正在由中信信息股份发展有限公司负责开发，到7月22日已经完成第一阶段的开发，现已进入试用。同时，制定和完善了《县档案登记备份中心网络与信息安全应急处置预案》、《县档案登记备份中心制度》、《县档案登记备份中心建设规范》、《县档案局突发事件应急处置预案》等规章制度，加强登记备份中心的制度化建设。为了增强档案容灾避灾的能力，我们于5月16日与省、市三级联动，开展了档案与电子文件突发事故与灾害应急演练，获得成功，通过媒体宣传报道，增强了人们的档案安全防范意识。
3、档案全文扫描进度加快。电子文件与档案登记备份工作的深入开展对档信息化提出了新的要求，为推进我县档案信息化整体水平，增强档案的监督力度和档案安全保障，使登记备份工作在全市保持领先，我局大力推进电子档案接收与档案管理信息化建设，力求档案工作的传统管理与现代化管理手段并行，提升档案信息服务质量。从2月底开始，我们就专门安排出一间电脑房用于档案扫描，截止到目前，已经完成扫描50多万页，下阶段将投入更多的人力财力，争取尽早实现数字档案馆，推进我县档案信息化进程。
4、建党周年纪念活动全面开展。为积极开发档案信息资源和档案文化建设，为党和政府的中心工作、重点工作提供舆论服务和智力支持，我局充分利用馆藏档案资源，积极承办建党周年图片展。展览将以图片、档案资料为主，主要反映年来中国共产党的光辉历程以及年来中国共产党带领人民取得革命胜利和改革开放以来取得腾飞发展的辉煌轨迹。图展已于6月28日在大楼的大厅展出，这是县档案部门小角色走上大舞，充分利用档案信息资源服务中心、服务大局、拓宽服务领域、扩大服务空间的又一新举措、新成果。
5、年版《年鉴》开始编辑。《年鉴》是记载政治、经济、文化和社会发展等诸方面情况的史册，为真实地保存和记录发展成就，5月11日通过两办下发了《关于做好年版<年鉴>编纂工作的通知》（县委办发[]11号），现我局年鉴编辑部对此项工作进行了全面部署，着手材料的收集、撰稿、编排等系列工作，力争年内出版发行。
六、集中力量，破解难题。实现“农村档案信息资源共享”工程，是推进社会主义新农村建设的一项重要工作，也是实现档案工作跨越式发展的重要抓手，同时也是一项难度较大的工作，但我们还是自加压力、迎难而上，把此项工作作为这次大讨论活动破解难题的内容。我们深入基层、走访调研，目前，通过对调研情况进行比较分析，确定洪畴镇和龙溪乡为今年农村档案信息资源共享建设试点。
通过我们的宣传发动，这项工作也得到了两个乡镇党委政府的高度重视。两个乡镇都准备于近期召开村两委和档案员会议，由乡镇主要领导作动员部署，成立农村档案信息资源共享建设工作领导小组，并下发文件，规范行政村的档案管理。我局业务指导科也积极主动进驻两乡镇开展业务指导，为开展试点工作打下基础。
但由于我县农村档案工作整体基础薄弱，两个试点乡镇也同样面临着2个主要难题：一是硬件设施配备不健全。洪畴镇下辖21个行政村，龙溪乡下辖12个行政村，但供行政村使用的电脑分别只有9和4。硬件的欠缺将影响档案信息资源共享平建设，当前，我们正积极与组织部等相关部门联系，帮助解决试点村电脑配备等问题。二是软件开发尚未完成。我们积极与上级档案部门联系，争取上级支持，免费提供软件。目前软件尚在开发过程中。另一方面，我们积极主动、大胆实践，探索如何利用电视远程教育实现农村档案信息资源共享。总之我们会全力以赴、千方百计、攻坚克难，力争年底全面完成。
如何帮助结对联系村——坦头镇下岙裘村实现跨越式发展也是今年我局重点工作之一。从2月份开始，我局切实履行挂钩联系职责，明确由副局长和办公室人员组织成联系村换届选举指导小组，负责指导和维护村级换届的顺利完成，到4月15日，该村已顺利完成了村两委、村务监督委员会、村经济合作社的换届选举。为帮助下岙裘村实现“和谐生态村”建设，我局为该村向农办争取到2万元的建设资金，并于5月12日，主动与市民政局联系，为该村争取到“福利公益金”5万元，用于村部和村老年活动中心建设。
在看到成绩的同时，我们也看到活动开展中存在的不足：
一是思想认识存在偏差。随着活动的逐渐深入，部分干部职工出现了松懈情绪和等待观望思想，有些工作流于形式、表面化，满足于应付，鲜见创新举措。
二是破难攻坚项目持续性需要引起重视。“农村档案信息资源共享”工作是一项全省性的创新工作，操作难度之大，所需时间跨度之长，这就需要我们进一步统一思想，克服畏难情绪，避免中断或草率收尾。
建设项目档案是一种特殊的信息资源，不仅反映了建设项目的变化和发展，为项目的竣工验收、工程审计、工程创优以及达标考核等活动提供依据和凭证；还对项目投产后的生产运行、设备维护、工程改（扩建）、历史查找、产权查证以及经济纠纷等提供依据，对推动企业可持续发展具有十分重要的意义。那么，如何做好建设项目档案管理工作，保证建设项目档案在企业发展中更好的发挥作用，就自己四年来从事建设项目档案管理工作中遇到的困难和存在的问题谈谈自己的体会。
1 建设项目档案的概念及特点
“建设项目档案”源于“科技档案”认识的不断深化，2002年11月国家档案局的行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）将项目档案定义为：“指经过鉴定、整理并归档的项目文件”。“项目文件”主要内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等12个部分。
2现阶段建设项目档案管理工作中存在的问题
2.1档案管理机构不健全，建立不及时，责任不明确
建设项目档案形成的主体多元化，每个单位自身的档案管理水平参差不齐；各参建单位无档案管理体系和机构，只是指派1名资料员来开展本项目部的日常档案管理工作；档案责任无法明确，造成整个项目建设档案管理工作混乱，不能及时、准确的反映项目建设过程；还存在项目文件归档不及时，甚至丢失。
2.2档案管理队伍专业知识差、人员配备少，流动频繁
我们在现实工作中，往往可以见到，各参建单位一般只配备一名资料员，有的甚至是兼职，这些人员大多数没有上岗证，不具备档案管理能力，而且这些所谓的“资料员”，把档案管理工作作为更换工作的“中转站”，随着工程的进展，这些人员会调到其它专业，不再从事档案管理工作。这样形成了恶性循环，在“资料员”频繁的变动中，项目文件移交不明，无法闭环衔接，造成过程文件丢失，资料残缺，无法弥补，直接影响到建设项目档案的移交和验收。
2.3工程资料与工程建设不同步
工程建设过程中，各参建单位都在急于赶工期，想尽一切办法缩短工期，节约施工成本，保证利益最大化。忽视工程资料管理，在档案管理上投入的人力、物力、财力严重不足，使工程资料、档案收集归档工作与工程实际建设脱节。
2.4档案管理设施配备不齐全，管理方法落后，不能实现档案共享
项目参建单位为了节省投资，在临建方面投入较少，虽然设置有档案室，但设施配置不全，管理方法简单，大部分档案室配置是一间房子、一台电脑、几个柜子，有些甚至档案室和库房合用，完全谈不上档案规范管理。有些现场环境简陋，网线通不上，档案信息化建设无法进行，档案信息共享难以实现，整个管理方式落后。
3做好建设项目档案管理工作应采取的对策及取得的成果
我们在黄陵矿业2×300MW低热值资源综合利用电厂项目档案管理工作中采取了以下措施，有效规避了项目建设档案管理中存在的各种问题，建设项目档案管理工作正在有序、健康、顺利进行，为将来建设项目档案竣工验收打下了坚实的基础。
3.1建立机构，落实职责，为档案管理工作提供组织保证
设立专门档案室，建立档案管理机构，成立档案管理领导小组。形成以建设单位、监理单位、其他参建单位为主体的三级档案管理网络。各参建单位档案管理三级网络：即参建单位项目负责人、工程技术人员和档案管理人员三级组成，负责本单位的档案管理工作，由此建立了涵盖整个工程建设的档案管理网络体系。
3.2提高素质，严格要求，为档案管理工作提供人才保证
3.2.1选好档案工作机构的负责人
企业档案工作机构负责人是企业档案工作的带头人，除应精通业务外，还应该具有较高的理论修养、政策水平和丰富的档案管理经验，具有较强的组织能力，具有务实的态度、开拓的精神和严谨的工作作风。负责人是档案管理的决定性人物。
3.2.2保持档案工作队伍的稳定
稳定的项目档案工作队伍，有利于档案业务情况的熟悉和业务水平的提高，从而保证项目档案工作的持续开展。实践证明，频繁更换档案工作人员，对项目档案工作势必产生消极的影响。因此，项目的档案管理部门应积极采取措施，保证档案工作队伍的相对稳定。
3.2.3加强对档案工作人员的教育和培训
作为档案管理工作人员，要通过多种渠道，采取多种方式，全面加强档案知识、计算机知识以及基建、生产管理流程的教育和培训，不断提高业务水平，更新知识结构，以适应档案工作发展的需要。
3.3充分发挥监理档案的管理优势和技术优势推进建设项目档案管理工作
工程监理队伍多数是由各专业的技术专家组成，负责整个工程建设的监督检查工作，对工程的设计、施工、变更等情况非常清楚。因此，充分发挥工程监理的管理优势，加强对项目档案管理工作的督促检查，能够有效地促进档案工作的顺利推进；同时，充分发挥监理人员技术优势，对保证档案资料的及时、完整和准确具有积极作用。
3.4加强信息化建设，实现工程资料共享，为项目建设提供信息保证
在信息化建设规划中，我们将档案管理作为信息化建设一项重要内容，开发了具有自身特色的工程管理软件（简称P3系统），要求所有参建单位的档案管理纳入其中。利用现代化设备（计算机、扫描仪、服务器等）将各类检索目录录入计算机系统，形成的各类档案实体，完成电子化工作。并通过基建及生产MIS系统、办公自动化系统系统（OA）以及计算机网络的传输，使电子文件的流转、接收、整编、立卷工作管理达到一体化，即规范了工程档案管理，又方便了资料查阅，同时实现了信息共享。
一、科研档案在新项目研发过程中的作用
科研项目研发过程是一个创造性劳动阶段。在这一阶段，同样需要借助前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科技档案信息。因此，档案工作可通过科技档案向科研人员提供反馈项目信息技术，项目研发中需要了解和利用各种最新的理论信息和资料，并且不断充实、修改、完善自己的研究内容和方法，科研档案信息就能满足新项目研发这一特殊需要，使研究者及时获得攻克难关的资料，它通过及时同步的信息服务避免科技人员重复劳动，能够节省大量的资金，确保项目顺利高质量的完成。可见，档案人员通过各种渠道、各种途径、不失时机地开展创造，在科技成果研发中发挥着保证项目水平和质量的主要作用。
二、科技成果研发档案管理存在的问题
（一）对科研档案工作的重要性认识不足
新项目研发档案的收集不完整、不稳定直接影响了科研档案的内在质量。任何档案材料都不是把所有无关紧要的科研材料一统归入，而应是侧重地归整有意义、有使用价值的科研材料，而且这些档案材料应具备其内在的质量要求，因此其准确性与完整性的统一是保证存档材料质量的前提。然而由于当前许多单位的科研人员并没认识到科研档案工作的重要性，许多珍贵材料不完整、或上交不齐全，一方面怕归档后得不到有效保存，另一方面担心以后做进一步研究时查阅不方便，或者会泄密，这样很难保证档案材料的完整性。从而直接影响了科研档案的内在质量和后续研究的创新。
（二）科研档案管理缺乏有效的管理机制和制约手段
档案管理中科研材料收集的不完整，造成了科研档案的不完整、不系统和不成套，源于没有制定出一些切实可行的制度、办法和相应的制约措施。档案管理人员只是要求科研人员把他们的成果归纳完整，材料上交齐全，但基本上是研究者拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档只是在口头上作一些说明，如果没有明确的管理制度标准，就不能对归档做具体要求。制约手段和措施的贫乏，相应制度和办法的不健全，再加上对档案管理人员要求的不严格，使科研档案管理工作常处于松散状态，影响了科研档案信息发挥其应有的价值和作用。
三、建立适应科研院所新的科研运行机制的科研档案管理办法
科研档案工作要适应科研院所的科研运行机制，应该破除各种束缚科研档案工作发展的旧思想、旧观念，开拓新的路子，改进现有的管理方法，使科研档案工作跟上时展、变化的步伐，适应研究所新的科研运行机制。
（一）科研管理部门应有明确的科研文件材料的归档范围（例如科研准备阶段、研究试验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段等各个阶段内所需归档的文件目录）。作为新项目研发人员应负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档，要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内材料的有机联系，便于档案的保管和利用。档案管理人员应严格按照要求填写相应的移交文件目录等事项。保证新项目的科研档案在每个环节都有规章制度可循，完善科研档案的管理和制约机制。
（二）将科研档案工作的管理制度纳入新的科研管理制度中。为了防止科研管理工作与科研档案工作相脱节，应在制度上采取措施。档案部门应及时地将档案管理方面的具体政策，融入到科管部门制定的新的规章制度中去，这一工作档案部门应积极主动，配合科研管理部门进一步完善。
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