关键词：请示 报告 标题 常见错误
请示和报告是机关单位较常用的公文。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文；报告是向上级机关汇报工作、反映情况的公文。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”；报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。
尽管这两种公文大家都很熟悉，但在使用过程中，仅仅是标题就存在不少的问题。本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析“请示”与“报告”的标题常见错误并给予改正。
错误1.关于请求修建篮球场所需经费的请示
错误2.关于申请修建篮球场所需经费的请示
错误3.关于修建篮球场所需经费的请示报告
错误4.关于修建篮球场的经费使用申请报告
错误5.关于修建篮球场所需经费的申请
错误6.篮球场修建经费申请书
错误7.请示
错误8.报告
分析与改正：
1.从《办法》对“请示”的定义来看，“请示”本身就包含请求的意思，故此标题用语重复，应划掉“请求”一词。
2.错误及分析同1，“请示”本身就包含申请的意思。应划掉“申请”。
3．一份公文不可能同时使用两个文种，标题将请示和报告并用，混淆了两个文种的区别，应去掉或“请示”或“报告”其中的一个。依据公文内容，学校向教育局要资金时用“请示”，原标题中就要去掉“报告”；学校向教育局汇报资金使用情况时用“报告”，原标题则要去掉“请示”。
4.违反公文的行文规则，《办法》中规定：“报告”不得夹带请示事项。应划掉“申请”一词。
5．“申请”不是公文文种。《办法》中没有“申请”这一文种，而根据公文标题的构成方式要求，公文的标题必须体现文种，故应把“申请”改为“请示”。
6.混淆了“请示”与“申请书”的适用范围。“请示”是下级向上级请求指示批准时使用，属法定公文；申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。“请示”与“申请书”是两种不同的文种。请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请书不仅用于下级向上级请求不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。从文首某中学与某市教育局的行文关系及修建篮球场要资金的内容来看，应用“请示”，故此标题应把“申请书”改为“请示”。
7.按照公文约定俗成的习惯，13种公文中，能够直接以文种作标题的只有“公告”和“通告”两种。请示的标题可以是完全式的，即写明发文机关名称、发文事由与文种；也可以只由发文事由和文种构成。故此标题可改为：关于修建篮球场所需经费的请示。
可在报告左上角注上:
国家"十五"攻关专项"清洁能源"试点示范课题UNDP项目"应用清洁能源技术,减少中国城市空气污染的能力建设"
在各城市目前完成的"项目总报告"基础上,根据专家在验收会上提出的意见进行修改;
内容修改时请注意涵盖"课题计划任务书"中要求的工作内容和考核指标;
提交十份总报告.在封皮上盖完成单位章,完成单位要与计划任务书一致,或同时写上城市清洁能源办公室.同时提交电子版.
验收自评估报告
见后面所附格式;
在各城市目前完成的"项目"基础上,按要求对报告内容稍做修改;
目前没有将总报告与分开写的城市,可将总报告和验收自评估报告合并成一个报告,但报告内容要涵盖两者内容,且与验收自评估报告的格式基本一致;
提交十份验收自评估报告.在封皮上盖完成单位章,完成单位要与总报告一致.在报告后面装订上专家验收意见,专家表,专家打分表,评分标准(即综合评价说明).同时提交电子版.
三个国家重点跟踪项目要有独立的
报告的写法要与验收自评估报告的格式一致.
提交十份验收自评估报告.在封皮上盖完成单位章,完成单位要与计划任务书一致.
在自后面装订上专家对于清洁能源行动的验收意见,专家表(表明国家重点跟踪项目与清洁能源行动同时验收).同时提交电子版.
以上所述报告请在20__年6月10日之前提交清洁能源行动办公室.
2,UNDP项目验收材料
总报告
与前述总报告基本上,完成10页纸的简要报告
英文简要报告
与前述总报告基本上,完成10页纸的简要报告,并翻译成英语
国家科技攻关计划课题执行情况
验收自评估报告
(格式)
项目名称:____清洁能源行动____________________
课题名称:____清洁能源城市试点示范_________
子课题编号:(与城市的课题计划任务书一致)
子课题名称:(与城市的课题计划任务书一致)
项目组织单位:煤炭科学研究总院
子课题承担单位:(与城市课题计划任务书一致)(盖章)__
起止时间:_______________________________________
验收时间:_______________________________________
自的主要内容
(供参考)
一,攻关任务,考核目标及主要技术经济指标(要与计划任务书一致)
二,课题执行情况评价(包括目标,任务完成情况等);
三,所取得的经济,社会和环境效益,成果推广应用前景评价.
四,课题计划设置的科学性和合理性后评估
五,经费决算和经费使用评价
六,组织管理经验
七,存在的问题
八,附录
附件1.国家科技攻关计划课题验收信息表
附件2.国家科技攻关计划课题经费决算表(需要盖章)
附件3.课题验收组验收意见
附件4.课题验收组专家名单
附件5.专家打分表
各城市可在目前已完成的基础上进行修改.
附件:1
国家科技攻关计划课题验收信息表
课题名称
课题编号
承担单位
课题
负责
人
姓名
学历
职称
联系电话
工作单位
通讯地址
邮编
结题形式
1.验收2.总结3.终止4.撤销
完成情况
1.达到预期指标2.超过预期指标3.未达到预期指标
主持验收部门
验收组组长
姓名
职称
工作单位
实际参加研究人员
总计
人
其中
高级职称
人
中级职称
人
初级职称
人
博士
人
硕士
人
主要
成果
新产品:项
新技术,新工艺:项
新材料:种
获专利项其中:国外发明专利项国内发明专利项
研究报告,论文篇其中:国内发表篇,在国际上发表篇
示范点个
中试线条
生产线种
主要
成果
培养博士后名
培养博士名
培养硕士名
获奖项其中:部级项部级项
应用
情况
成果转让合同数
项
成果转让合同额
万元
已商品化成果数
项
实际应用成果数
项
已获综合经济效益
万元
直接经济效益
新增产值
万元
新增利税
万元
出口创汇
万美元
经费
情况
总经费
国家拨款
附件2:
国家科技攻关计划课题经费决算表
课题编号
组织单位
课题名称
收入
支出
科目
预算数
(万元)
实际数
(万元)
科目
金额
(万元)
其中:国家攻关计划拨款
合计
合计
国家攻关计划拨款
人员费
国家其它拨款
1.课题负责人
部门拨款
2.主要研究人员
地方拨款
设备费
单位自筹
1.购置费
其他
2.试制费
相关业务费
1.材料费
2.燃料及动力费
3.测试及化验费
4.会议差旅费
课题管理费
其它费用
课题项目组 织单位负责人(签字):
年月日
(公章)
附件3:
专家综合评审意见
附件:4
验收专家组名单
姓名
职务/职务
工作单位
签字
一、《条例》与《军用公文条例》的主要区别
从两部法规的行文结构、主要内容、规定要求看，基本一致，其中有6章的标题完全吻合。但由于党政机关与军队机关的性质和职能不同，两部法规也有不少区别，归纳起来主要有：
（一）“总则”部分总体一致，少数表述略有不同。《条例》与《军用公文条例》相比，总则部分多了一条本条例的适用范围，即“本条例适用于各级党政机关公文处理工作”。表述略有不同的有以下三点：
1.《军用公文条例》对概念的表述更为简洁。《军用公文条例》把军队机关公文表述为“是军队机关处理公务中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是军队机关履行职能的重要工具。”这一表述是在1992年颁发的《军用公文条例》的基础上提炼而来的。1992年的表述是：军队机关公文“是军队各级机关在处理公务中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书；是传达贯彻党中央、国务院、中央军委的方针、政策，下达任务，军事法规、军事规章，布置和指导工作，请示和答复问题，报告情况、交流经验的重要工具，是军队各级机关行使职能的重要手段。”这一表述与《条例》基本相似。
2.《条例》把公文处理要求上升为原则表述。《军用公文条例》是从两个层面来表述的，一是“公文处理应当坚持求实、精简、高效的原则”，二是从公文处理要求的角度表述为“做到准确、及时、安全、保密”。《条例》把“准确规范”“安全保密”等都上升为原则来表述。
3.《军用公文条例》强化了对各级首长的要求。《军用公文条例》在规定各级机关和主管部门职责要求的同时，特别强调各级首长“应当严格执行本条例，切实做好机关公文处理工作”，“应当加强对本单位机关公文处理工作的指导和检查”。
（二）“公文种类”大致趋同，少数文种适用范围有区别。《条例》将公文种类规定为15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。《军用公文条例》将公文种类规定为12种，两者相比，通用的文种有10个，即决定、命令、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。军用公文特有的文种有指示和通令。党政机关公文种类比军用公文多了决议、公报、公告、意见和议案5个文种。
决定文种，《条例》的适用范围与军用公文相比，增加了“奖惩有关单位和人员”。
命令文种，《条例》与《军用公文条例》相比，军用公文的适用范围更为全面具体，“命令用于军事法规、军事规章，确定和调整体制编制，部署军事行动，调动部队，授予、变更和撤销部队番号，调配武器装备，任免干部，授予和晋升军衔，选取士官，授予荣誉称号等。”
此外，通知、报告、函等文种在适用范围上也略有区别。
（三）“公文格式”总体一致，但区别明显。
1.公文要素设置不同。在要素的设置上，军用公文有18项，党政公文有20项，两者相比，军用公文少了保密期限、紧急程度、附件（公文正文的说明、补充或者参考资料）；多了已阅人、承办说明、主题词。内涵一致但表述不同的，军用公文有附件、发文（传达）说明、印发说明，《条例》分别表述为附件说明、附注、印发机关和印发日期。
2.发文机关标志区别明显。《条例》规定，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。”《军用公文条例》则规定为“发文机关标识分为文种标识和固定标识，文种标识标明发文机关和公文种类，固定标识标明发文机关和‘文件’字样；固定标识用于军区级以上机关下发重要公文；发文机关使用全称或者规范化简称；联合发文的各联署机关名称通常按照编制序列排列”。
（四）“行文规则”因职能不同区别明显。这部分内容从总体看，《条例》的层次更为清晰，规则也更为细致、全面。与《军用公文条例》相比，增加了一条，“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。”然后从向上级机关行文和向下级机关行文两个层面明确应当遵循的规则，线条更清晰。
在向上级机关行文规则中，党政机关公文与军用公文相比，增设了两款，第一，“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”第二，“党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。”此外，还增加了“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”等内容。
在向下级机关行文规则中，党政机关公文与军用公文相比，增加了以下三款，第一，“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”第二，“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”第三，“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。”同时，还增加了“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”等内容。
（五）“公文拟制”规定一致，《条例》更全面具体。《条例》首先对公文拟制进行了界定，表述为“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。”
《军用公文条例》对公文起草做了四项规定，
《条例》在四项规定的基础上又增加了以下三项，
“深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见”；“公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致”；“机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作”。
《条例》对公文审核的规定，在《军用公文条例》规定的基础上，增加了“涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。”“文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。”等内容
（六）“公文办理”《条例》规定直观详细、操作性强。《条例》把公文办理界定为“公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档”。然后分别规定了收文办理和发文办理的主要程序，并对每个程序进行了规定，条理很清晰，便于理解执行。对收文办理和发文办理，尽管《军用公文条例》用两章来表述，但还是《条例》规定直观、具体。
在此基础上，《条例》对公文的传递与归档规定了两条即“第二十六条，公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。”“第二十七条，需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。”
（七）“公文管理”总体一致，《条例》内容有增加。这部分的内容，《条例》写了10条，《军用公文条例》写了7条。总的来看基本精神一致，但《条例》的规定更为具体。如《条例》第二十九条“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。”《条例》第三十条对公文的管理明确规定为“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”
二、军用公文与党政公文处理工作相衔接必要且可行
随着党、国家和军队建设与改革的深入发展，机关工作所处的内外环境、人员素质以及所运用的技术手段，发生了许多变化，信息化、网络化建设迅速发展，这些都要求党政军机关公文处理工作更加务实，更加高效。国防和军队建设是国家建设的重要组成部分，衔接好军队机关与党政机关的公文处理工作，是有效贯彻党中央、国务院决策指示，做好工作，提高效率的必然要求。在新的形势下，军队机关与党政机关相互联系更加紧密，相互行文、联合行文日益增多，客观上要求党政军机关公文处理工作协调一致。
从目前颁发的《条例》和《军用公文条例》两部法规看，已经具备了相互衔接的可能性。主要表现在：
（一）对公文处理工作的目标、原则要求、行文规则、拟制公文、办文程序等都极其一致。制定公文处理工作条例都是为了适应机关工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文处理工作质量和效率。公文处理的原则要求，都规定为实事求是，精简高效，安全保密，准确规范。此外，在公文行文应遵循的规则，拟制的要求以及公文的办理程序等方面，两部法规的规定都是一致的。
（二）公文种类和公文格式基本一致。《条例》将公文种类规定为15种，
《军用公文条例》将公文种类规定为12种，两者相比，通用的文种有10个，即决定、命令、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。在公文要素的设置上，军用公文有18项，党政公文有20项，两者相比，九成一致。
（三）两部法规的主要内容一致。从本文第一部分的分析情况看，只是有些条款语言表述不一样。其区别主要在两个方面：一是《条例》结合党政机关的工作实际，有些规定稍显具体一些，因而与《军用公文条例》相比，增加了一些条款；二是《条例》是新近制定的，吸纳了近年来公文处理工作的新鲜经验和研究成果，而《军用公文条例》毕竟是7年前修订的。
（四）两部法规行文结构体例一致。从两部法规比较看，有6章的标题完全吻合。《条例》将军用公文的第五章发文办理，第六章收文办事，第七章公文阅卷归档，整合成公文拟制、公文办理两章，这只是内容的顺序安排上的一些调整，并无大的变动，《条例》做这样的调整，结构更趋合理，条理更为清晰，便于阅读、理解和执行。
三、党政公文与军用公文处理工作相衔接需要解决的问题
党政军机关在公文处理工作上，尽管有很多相通之处，但也确实存在一定的差别，要做到衔接一致，以下一些问题还需要加以探讨。
（一）怎样体现军队职能和使命的特殊要求。军队是党绝对领导下的人民军队，必须始终高举旗帜，听党指挥，保持高度集中统一，因而组织纪律更加严明。与此同时，军队是要打仗的，遇到战事和突况，必须快速反应，准确应对，如果情况不准、要求不严、泄露秘密，就可能贻误战机，甚至导致作战失利，危及国家安全。因此，在公文处理工作中，军用公文如何体现它的强制性、权威性、严肃性，这是需要我们加以探讨的。
（二）发文机关标志怎样完善统一。按照《条例》规定，目前党政机关的发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成”，也就是我们常说的“固定标识”。而军用公文采用的是“文种标识”和“固定标识”两种，文种标识标明发文机关和公文种类，固定标识标明发文机关和“文件”字样；固定标识用于军区级以上机关下发重要公文。这需要加以完善和统一。
（三）军队以党委名义的行文如何标识。坚持党对军队的绝对领导，是我军建军和治军的根本原则、制度和永远不变的军魂。在军队实际工作中，有一部分行文是以军队党委名义呈现的。但是有关党委名义的行文，公文要素如何标识似乎从未做过规定，一直以来各级机关几乎都是各行其是，这里主要有两个问题：第一，发文机关标志。如以党委名义的行文，固定标识的机关名称是用全称，还用规范的简称，如果两者均可，要不要加、什么时候加“中国人民”。如“中国共产党中国人民总政治部委员会文件”或“中国共产党总政治部委员会文件”或“总政党委文件”；如果是文种标志，机关名称是用全称，还用规范的简称，如果两者均可，要不要加、什么时候加“中国人民”。如“中国共产党中国人民总政治部委员会报告”或“中国共产党总政治部委员会报告”或“总政党委报告”。第二，发文机关代字如何标识。目前有的标识比较随意，如“政党”“政报”“政办”“党”等等。此外，军队以党委名义的行文，如何与党政机关公文相衔接也需要做进一步探讨。
（四）公文格式的相关要素怎样统一。主要有以下几个问题：
1.对保密期限、紧急程度、已阅人等要素，能否进入构成要素，规定根据需要选用，需要统一；
2.印发说明和承办说明两者是有区别的，是选一，还是都保留根据需要选用，需要统一。
3.发文机关代字要加以明确。目前《军队机关公文格式》规定“发文机关代字通常由机关代字、部门代字组成，一般不超过三个字”，按照这一规定，发文机关代字里面就不能标识“发”“党”“呤”等字，需要统一。
第一条为推进全区行政机关公文处理工作的规范化、制度化，提高办事效率和工作质量，根据国务院的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔〕23号）和《市行政机关公文处理暂行办法（府〔〕146号），制定本办法。
第二条本办法适用于本辖区各镇（街、场），区直各办、局，市属各单位（以下简称“各级行政机关”）。
第三条公文按照国务院的《国家行政机关公文处理办法》进行处理。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，不误事、不误时、不泄密。
第四条公文处理实行电子公文与纸质公文并用，电子公文与纸质公文具有同等效力。各单位要根据实际情况，积极推进本系统或本单位的办公自动化，有条件的单位应当实行网上办文。区直机关之间非公文原则上采用电子公文从机关公文专网传送，公文按保密管理规定传送，不实行网上办文。
第五条各级行政机关负责人要高度重视本机关公文处理工作，模范遵守本办法，并切实加强对公文处理工作的领导和检查。
第六条各级行政机关办公室（或其指定的相关科室，下同）为本单位公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级单位的公文处理工作。内设机构无办公室的机关，应设立专门机构或指定相关科室主管公文处理工作。
第七条各级行政机关的办公室应当配备专职人员负责公文处理工作，具体负责公文收发、管理、归档等工作。
第八条区政府办负责指导全区各级行政机关的公文处理工作，对各行政机关公文处理工作进行督促检查。对于制发公文不符合国家行政机关公文规范要求，或办理公文不及时，且整改不力的，区政府办将予以通报批评。
第二章公文的收进与办理
第九条各级行政机关收到的公文（包括电报）一律由办公室受理。已接入机关专网的各行政机关，应配备专职人员负责收发电子公文，每日上网收取公文不少于4次。
第十条办公室收到下级机关上报的公文应当进行审核，凡文种、格式和行文规则等不符合《国家行政机关公文处理办法》有关规定的公文，除特别紧急事项外，原则退回呈报单位并说明理由，原呈报单位按要求抓紧修改并重新上报。
第十一条办公室对收进的公文分办件与阅件分别处理，办件必须予以办理并答复，阅件只传阅不办理。有要求贯彻落实事项的上级机关来文，下级机关单位主送本机关的“请示”“意见”，不相隶属机关单位主送本机关的有要求办理事项的“意见”、“通知”“函”作为办件办理；抄送本机关的文件及主送本机关的“报告”作为阅件处理。凡属要求办理在本机关职权范围内事项的，各单位要负起责任，认真接收来文并积极解决问题，不得推诿。
第十二条办公室对符合规定且需办理的公文，要及时予以登记，并提出拟办意见。上级机关公文送本机关负责人批办；其它公文按本机关内部工作分工确定主办部门，由主办部门直接受理。主办部门收到交办的公文后应当确定办理责任人，并及时提出意见，送负责人批示，不得延误。
第十三条公文办理中遇有涉及其他行政机关职权的事项，主办机关应主动与有关单位联系协商，相关单位要主动配合，不得推诿扯皮；如有分歧，主要负责人要出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。
第十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第十五条公文根据不同类型确定办理时限。
（一）对上级机关的文件和上级机关领导的批示，各行政机关要及时认真办理，并严格按照文件或办理通知单规定的时限办结反馈。没有时限要求的，原则上在10个工作日内办结。因特殊情况未能按时办结的，要及时向上级机关报告，并抓紧办结。
（二）属于具体行政行为审批文件，各行政机关要严格依照有关法律、法规、规章规定的时限，或向社会公布的承诺时限办结，并答复来文单位或个人。
（三）对于其它来文，按以下时限要求办理。
1、直办件，即属于按程序报送本机关批准、且毋需征求其他单位意见的办件，自主办部门收到公文5个工作日内办结。
2、商办件，即属于需征求其他单位意见的办件，主办单位要在收文后的2个工作日内转出征求意见。征求一个单位的意见一般不超过5个工作日（特殊情况经报主办单位同意可适当延期，但不得超过8个工作日），征求多个单位意见应同时发出，并自收到反馈意见之日起，5个工作日内办结。
3、协调件，即属于有关方面意见不一致，需进行协调，甚至要进行反复协调的办件，每次协调时间原则上不超过8个工作日，并自形成最终正式意见之日起，5个工作日内办结。
4、急件，主办部门收到急件后要立即办理，并按紧急情况确定办理时限。
第十六条公文送本机关负责人批示或者交本机关有关部门办理，以及转其它机关单位征求意见后，主办部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对于未能按时限办结的公文，主办部门要及时报告本机关负责人，并主动向来文单位反馈。
第十七条主办部门要在规定的办理时限内负责将处理结果答复来文单位或个人，答复一般以书面形式，原则上不得把内部使用的文件承办单及领导批示原件转出。答复以本机关名义答复。
第十八条区政府办公文办理实行抄告单制度。主送区政府及区政府办的“请示”“意见”“函”，属于规划、用地、机构、编制的审批，重要政策的出台或调整，以及区政府常务会议、区长办公会议议定的重要事项，以正式公文批复或函复；其他事项一般以“区政府办公文处理抄告单”进行答复，“抄告单”视同于批复，各单位应认真办理。
第三章公文的制发及行文规则
第十九条公文的制发过程包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
第二十条草拟公文应掌握几个原则：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字简炼，用词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（四）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）文件要按照《省定密工作程序规定》标明密级与保密期限，填写拟定密级依据，并报分管领导审核。绝密、机密级文件应标明份数与序号。
（六）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（八）应当使用国家法定计量单位。
第二十一条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。如部门之间对有关问题未经协商一致，擅自向下行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，准确使用公文文种，一般不得越级请示和报告。属区政府工作部门、各镇（街、场）职责范围内的事项，应直接报送区府工作部门、各镇（街、场），一般不报区政府。
第二十三条严格区分请示、报告、意见三个上行文种的使用。需上级机关审批和答复的事项，应当用“请示”。请示件应一文一事，一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”只适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，“报告”不得夹带请示事项或建议事项。需就有关事项向上级机关提出建议、意见，或请求批转文件，应当用“意见”。
第二十四条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导同志个人报送公文，也不得以“呈阅件”、便函等形式代替正式公文呈报需上级机关审批的事项。落实区政府领导批示的情况报告，一般应报送区政府或区政府办，同时附上领导原批示（或区政府办转办单或督办单）的复印件；如确需直接报送领导个人，应同时抄送区政府办。
第二十五条政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。
第二十六条属于部门职权范围内的事务，不要报本级政府批转，应当由部门自行行文或联合行文；职能部门向上级职能部门报告工作，请示业务上的问题，提出工作上的具体意见，除按有关规定需由本级政府转报外，一律由部门直接行文；部门联合召开的专业会议，如需行文由牵头部门会同有关部门联合发文，政府不文。
第二十七条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第二十八条公文送负责人签发前，应当由办公室或负责公文管理的科室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十九条以本机关名义制发的公文应送负责人签发，其中“请示”、“报告”以及作为上行文的“意见”应送主要负责人或主持工作的负责人签发，主批人应明确签署意见、姓名和签发日期，其他审批人圈阅视为同意。印制时应标注签发人姓名，联合行文应同时标注会签人姓名。“请示”、“意见”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
第三十条公文的格式体例应规范，按《国家行政机关公文处理办法》规定的公文格式制发。公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第三十一条区政府制定的规范性文件需经区法制办会稿，并在《市区人民政府公报》、市区人民政府网站上公布。
各镇（街、场）和区直各部门制定的规范性文件都要在之前送区法制办征求意见并作前置审查，同时于之日起15日内向区政府及区法制办备案，由区法制办送交《市区人民政府公报》、市人民政府网站上公布。
第三十二条公文办结后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第四章责任追究
第三十三条行政机关工作人员在接收、办理公文中，有下列情形之一的，承办责任人当年不予评优评先；如造成不良影响的，将视情予以通报批评、诫勉教育，并扣发该月绩效奖；对于造成严重后果的，予以效能告诫，直至行政处分，并调离工作岗位或者离岗培训。
（一）对属于本单位职责范围内的事项相互推诿，拒不接受符合规定的公文，或对已接受的公文故意拖延不办的；
（二）对不属于职责范围的公文，接受后不说明、不请示、不移送，置之不理的；
（三）公文办理中，对涉及其他部门职责的事项，不主动与有关部门协商或协商不能取得一致，未报请上级机关而擅自决定的；
（四）公文办理中，无正当理由在规定时限未报送单位领导批办或批示的，无正当理由在规定时限内未能办结并答复来文单位的；
（五）公文由于客观原因无法在规定时间内办结，但办理责任人没有及时向本机关负责人报告和向来文单位反馈，一季度内超过3次的；
（六）由于人为原因造成公文在办理过程中遗失，不及时采取补救措施，对工作造成影响的。
第三十四条未执行公文管理和保密规定，致使秘密文件（包括密码电报）、档案、资料损毁或者丢失的，对责任人予以通报批评、诫勉教育、效能告诫；对于人为原因造成绝密级文件资料丢失的，对责任人予以通报批评、行政处分，并调离工作岗位；造成泄露国家秘密，情节严重的，移送司法机关依照有关法律处罚。
第三十五条行政机关工作人员草拟、审核或校对公文，由于个人疏忽而出现错漏，造成公文发出之后又收回重新印发的，如对工作造成严重影响的，对责任人予以通报批评和诫勉教育。一年内失误超过3次者，当年不予评优评先，年终考核不得定为优秀。
第三十六条行政机关制定的规范性文件，有下列情形之一的，由上级机关发文撤销，并对该机关主要负责人及拟稿人、审核人、签发人予以通报批评和诫勉教育。如果拟稿及审核人员在拟定文件中就以下问题有提出不同意见者，不予追究责任。
（一）违法设定行政许可、行政处罚、行政征收税费及行政强制措施的；
一、建立专业技术资格申报工作公开制度
根据上级专业技术资格申报工作的部署，集团公司人事部下发文件，并在集团公司网站上公告。基层各单位(含机关各部室、公司、中介机构，下同)应以适当的形式及时向有关专业技术人员予以公开告知。
公开告知的主要内容为：专业技术资格条件、标准；申报程序；申报材料及时间要求。
二、专业技术资格的申报程序及公示制度
申报专业技术资格实行个人申请、民主评议、公示、所在单位考核推荐、集团公司审核推荐、评委会评审、集团公司审批下文的工作程序。
1、个人申请。一般由个人向所在单位口头申请。对不符合申报条件的人员，所在单位应及时告知申请人。
2、民主评议。所在单位召集由相关专业人员参加的专门会议，对申报人进行民主评议。对申报初级资格人员评议的人数一般不少于10人，对申报中、高级资格人员评议的人数不少于15人。民主评议应由召集人公布申报资格规定的条件、标准，申报人作个人业务工作报告，与会人员对照申报资格规定的条件、标准以及申报人专业技术工作等方面的实际情况予以评议。
个人业务工作报告应包括以下几方面内容：个人简历；专业工作经历；职业道德和敬业精神；任现职以来的主要业务工作；主要业绩及获奖情况；继续教育与本专业学识水平；论文、论著、译著等；个人今后努力方向；申报的专业及职级；申报的理由及符合文件规定的条款。业务工作报告的重点为任现职以来的业务工作能力与业绩成果。民主评议采取无记名投票。民主评议结果应当众公开。申报人应回避民主评议。
群众意见分歧较大者（民主评议赞成票不足三分之二）应由所在单位组织人事部门作出较为详细的书面说明。报考专业技术资格（执业资格、职业资格）人员不进行民主评议，但必须进行公示。
3、公示。所在单位组织人事部门（含机关各部室、公司、中介机构）应对申报人的学历、资历、业绩成果、论文、获奖等申报材料，及所申报的专业资格、目前所从事的专业工作岗位、任现职以来的年度考核、民主评议结果等，在企务公开栏中予以公示，单位有局域网的，同时应在局域网上公示。时间一周。
公示的所有材料要经本单位组织人事部门审核，并注明申报人符合申报、评审条件的条款。未经审核或不属实的材料不得公示。
公示应注明本单位及集团公司组织人事部门接受举报的电话。对公示所反映的问题，所在单位组织人事部门应及时核实，未核实的不予推荐。
报送申报材料同时附公示报告。公示报告内容包括：被公示人姓名、公示时间、公示地点、公示内容、公示反映的问题及核实情况。公示报告应由所在单位组织人事部门负责签字，盖单位公章。
4、所在单位考核、推荐。考核一般以上一年度考核结果为依据，并结合民主评议意见与公示结果，对考核等次为“良”（称职、合格）及以上的予以推荐正常晋升，对任现职以来至少有一次考核为“优”的可推荐申报破格晋升。
任现职以来，有下列情况之一的，在规定的年限上延迟申报：（1）年度考核为“中”（基本合格、基本称职）及以下或受警告处分者，延迟1年以上；
（2）受记过以上处分者，延迟2年以上；
（3）伪造学历、资历，剽窃他人成果等弄虚作假者，延迟3年以上。
有下列情况之一的停止考试三年：
（1）伪造学历或出具各种假证明的；
（2）请人代考或代人考试的；
（3）评卷时发现答卷内字迹不一致或有雷同、抄袭等现象，并经评卷小组认定的；
（4）夹带、传递资料、纸条等或偷换试卷的；
（5）偷看他人答卷或有意给他人抄袭；
（6）利用移动电话、传呼机等通讯工具作弊的。
上一年度没有按要求完成专业技术人员年度考核的，不得推荐申报材料。
所在单位组织人事部门应对申报人的学历、资历、专业岗位、论文、获奖、年度考核结果等进行认真审核，并由审核人签名负责。所有复印件均应与原件核实，并签署审核意见。业绩成果等有关证明材料应由有关部门负责人审核签名负责，并盖部门公章。所提交的申报材料应真实、齐全、规范。组织推荐意见应包括申报人任现职以来思想品德、职业道德、履行职责、业务水平等几个方面。
推荐申报政工专业资格的应盖单位党委（总支）公章，负责人签章。推荐申报其它专业技术资格的盖单位行政公章，负责人签章。
所在单位组织人事部门应按要求上报申报材料，不得委托申报人个人送交申报材料。报考专业技术资格（执业资格、职业资格）人员，由所在单位组织人事部门审核、签署意见、盖章，负责人签字。
5、集团公司审核、推荐。集团公司人事部对上报人员进行审核，对所有复印件要审验原件，年度考核以单位年度上报的考核结果为依据审核。经审核符合申报条件、标准，申报材料真实、齐全、规范的予以推荐，不符合要求的不予以推荐。凡接受个人报名参加专业技术资格（执业资格、职业资格）考试的，基层单位报考人员不再经集团公司人事部审核，个人可直接报名。基层单位组织报考后，应及时将公示报告、报考人员
名单报集团公司人事部；机关各部室、公司、中介机构的报考人员由所在单位审查、公示后，报集团公司人事部审核同意，个人报名。
6、审批下发专业技术资格文件。集团公司评委会评审通过人员资格，经集团公司专业技术人员职称（职业资格）工作领导小组审批同意，并在集团公司网站上公示一周，无异议后由集团公司人事部下发文件通知。
经组织同意报考专业技术资格（执业资格、职业资格）合格人员，及推荐上报评审通过人员的专业技术资格，在集团公司网站上公示一周，无异议后由集团公司人事部转发文件通知。未按规定程序申报、报考专业技术资格（执业资格、职业资格），不予下文。
7、退回评审材料。集团公司组织人事部按干部管理权限及时退回评审通过及考试合格人员的申报材料、成绩通知单等材料，有关单位应及时归入本人档案。评审未获通过或者职称工作职能部门不予批复人员的评审材料，凡属个人提交的证书、证明、业绩、成果、论文、等退回申报者；凡涉及有关组织核查、评价和评审组织的结论，包括申报表，只退至单位组织人事部门，保存一年后销毁，不退回申报者。
8、对违反有关政策规定或者有弄虚作假等行为而评审通过并获得专业技术资格的人员，一经查实，即予撤消其资格。
三、工作责任制度版权所有
1、专业技术资格申报工作实行分级负责制。
2、没有按要求规定审核、推荐，有下列情况之一的予以责任追究：
（1）没有按要求公开专业技术资格申报文件规定，影响个人申报的，给予所在单位组织人事部门负责人、有关责任人通报批评，并经济处罚200元；
（2）没有按要求组织民主评议的，给予所在单位有关责任人通报批评，并经济处罚200元；
（3）没有按要求公示的，给予所在单位组织人事部门负责人、有关责任人予以通报批评，并经济处罚200元；
（4）没有核实公示中举报申报人有关问题的，给予所在单位组织人事部门有关责任人通报批评，并经济处罚200元；
（5）推荐材料由于审查不严，出现弄虚作假的，取消申报人当年申报资格，并延迟三年申报，有关责任人通报批评，并经济处罚500元。帮助弄虚作假的，视情节给予有关责任人纪律处分，并经济处罚500元，给予所在单位组织人事部门负责人通报批评，并经济处罚200元；
（6）集团公司组织人事部没有按规定要求审核，出现弄虚作假的给予有关责任人通报批评，并经济处罚500元；
（7）推荐上报的申报材料没按要求整理，不齐全、不规范，影响申报人评审的，对所在单位组织人事部门及集团公司组织人事部有关责任人予以通报批评，并经济处罚200元；
（8）评审结束后出现举报，经查属实，视情节给予有关责任人纪律处分，并经济处罚500元；
【关键词】行政公文；文种；错误类型
公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具，因此，它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议，经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。
公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等；有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等；有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此，有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准，划定每一公文的种类的适用范围，有利于我们正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。
新中国成立后，党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作，并就公文处理问题多次下文进行修改和强调，因此，弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。
从公文的适用范围分，可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅（修订）的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外，1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，它们是命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书，如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称，如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强，文种繁多。因此，在本文中，我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。
一、确定公文文种选用方法的意义
公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同，所起的作用也不同，不可随便乱用和混用，否则就达不到制发公文的目的，甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定，而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同，但它们工作活动的方法都基本一样，与上下级及其他机关的联系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法，可以使机关之间的联系及活动协调，有利于机关工作有秩序地进行。所以，确定和正确使用公文名称就有重要的意义。
1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来，使公文的名称选用有“法”可依，使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法，使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通，令行禁止，提高公文的运转处理效率。
2.公文文种的正确的选用，可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称，可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令（令）是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。因此，命令（令）的作者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以命令的。一般机关单位是不能使用的。
3.确定了公文文种，可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如：当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项，我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种，我们的写作意图也就确定了，就是用具有普遍意义的典型事例，成功的经验和失败的教训，借以推广先进的做法，弘扬时代精神，教育工作人员或者沟通信息、互通情况。
4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称，可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值，同时又是组合案卷的一个特征，因此，公文文种的选定，也有利于公文材料价值的鉴定和立卷，从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行，否则不能政令畅通；“请示”要在规定的期限内答复，否则下级可能无所适从；“报告”重在汇报工作，了解下情，因此不一定答复；“函”重在商洽协商，因此，处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样，受文单位就可根据文种不同，区别轻重缓急，合理、高效地处理问题。
5.公文文种的确定，可以表达文件的不同行文方向，明确机关单位之间的行文关系，有助于把握行文方向，选择正确行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示，这就说明请示的行文方向是自下而上；“决定”是由上级机关作出的，下属部门和组织必须执行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的，任何组织都使用，因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。
然而，明确了选定公文文种的意义和作用，并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上，在拟写公文标题时，如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者，甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。
二、公文选用过程中，常见错用乱用文种问题分析
2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则，公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是，在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题，主要表现在以下几个方面:
1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用，而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等，从来没有取得过法定行政公文的资格，因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用，并堂而皇之地标明发文字号，如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号)，上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。
2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如：把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用，却滥发“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”行文解决，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况；再比如:由于“通知”的适用范围很广，功能有很多，同其他许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时，行文皆用“通知”代替。
有些单位在使用通知批转或转发文件时，盲目乱转，甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发，不必转了再转。因此，凡确需转发的文件，应认真研究文件的精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲求实效，注意质量，提高效率；必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点，防止滥用。
3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》，“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种，如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》，两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。
4.错用行政公文文种。在工作实践中，我们发现，由于一些公文文种在某些功能上的相似性，在选择公文文种时，忽视了他们之间的细微差别，因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种：
（1）在现行机关单位中，“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时，不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实，正确的做法是：凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。
（2）“公报”、“公告”和“通告”界限不清，相互之间错用情况经常发生，常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于重要决定或者重大事件，适用于党内外或一些专业领域，其作用更多的是宣示和告知事项；“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告，级别很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定的行政约束力，机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内。
（3）批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定，一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”，然而在具体实践中，许多部门自觉不自觉地用“批复”回复，这是一个比较普遍却难以纠正的问题；二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切，应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。
（4）“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中，这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的，还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的，一律使用通知。关于“意见”文种的使用，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明，规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求，只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法，使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。
三、选用行政公文文种过程中，怎样避免错用滥用混用文种
在上述文章中，我们对选用文种的意义进行了论述，又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么，究竟如何选用公文文种呢?
1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用，“报告”的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复，而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的，因此，在选用时，凡是陈述情况，汇报工作，不要求批复的文件应选用“报告”，凡是要求上级批复的文件，应选用“请示”。
2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议，主要是中国共产党机关单位的会议使用，人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用，但政府机关就不能使用，也没有“决议”这一文种。
3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文，一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种；如果是向上级机关行文，则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种；如果是向平级和不相隶属机关行文时，主要采用“函”。
4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定，每一文种都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如：“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种，其目的在于互通情况，引起注意，用以教育、督促和推动工作，这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此，凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时，就应该选用“通报”。
5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种，而且只能选择公文管理法规规定的公文文种，决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。
总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求，从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。
【参考文献】
[1]马永飞．文书与档案管理基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．
[2]张金英．应用文写作基础[M]．高等教育出版社，2002，(12)．
多名高官回应财产公示制度
【本刊讯】（实习记者 王丽娜）在刚刚闭幕的中共十上，官员财产公示备受舆论关注，多名高级官员对此问题作答，并表示只要中央决定，“愿意公开个人财产”。
2012年11月9日，上海市委书记俞正声回答会否公示财产的提问时表示，只要中央决定，自己很容易公开。“因为我没有多少财产。”俞正声说。上海市党代会报告明确提出，要逐步实行财产公示制度。同一天，广东省委书记针对此问题说，广东也在试点官员财产申报制度，“我们会继续探索”。
11月11日，国家知识产权局局长田力普受访时也表示：“关于财产公开，我会按照中央的安排，如实填写相关的情况，如果有要求，我愿意，没有任何问题。”
此前，在2011年的十一届全国人大四次会议上，张春贤针对官员财产公示说：“第一，我已经按照中央现有的规定，如实填报我自己的有关情况；第二，如果将来需要向全社会公布财产的话，只要有这个制度设计，我会率先公布我所有财产。”
近年来，官员财产公示的呼声不断。前不久，陕西“表哥”杨达才和广州“房叔”蔡彬事发，更添公众期待。
与此相对应的是，早在上世纪80年代末，官员财产公示制度就进入官方视野。1988年，全国人大就曾提出官员财产公示立法动议，起草了《国家行政工作人员报告财产和收入的规定草案》。1994年，全国人大常委会将《财产申报法》正式列入五年立法规划，后因种种原因未能启动，迄今仍无进展。
取而代之的是官员财产内部申报，并不向社会公示。1995年5月，中共中央办公厅和国务院办公厅联合《关于党政机关县（处）级以上领导干部收入申报的规定》，要求党政机关县（处）级以上领导干部每半年向单位人事部门申报个人收入。2001年6月，中央纪委、中央组织部又联合《关于省部级现职领导干部报告家庭财产的规定（试行）》，要求省部级现职领导干部每两年向中央组织部报告家庭财产，并“由报告义务人在所在单位领导班子内或者规定范围内通报”。2010年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了修改后的《关于领导干部报告个人有关事项的规定》。
内部申报由于在实践中缺乏审查、问责等配套制度，效果大打折扣。官员财产公示制度，是国际社会普遍采用的一种制度，有“阳光法案”之称。目前，全世界已有90多个国家推行了官员财产公示制度，是公认的反腐利器。
近年来，国内一些地方开始探索破冰之路。2008年，新疆阿勒泰率先在全国试水官员财产公示制度，并开通阿勒泰廉政网。2009年，浙江慈溪宣布该市试行官员廉情公示制，湖南浏阳和宁夏银川紧随其后相继尝试。
至2009年2月21日，阿勒泰廉政网共公示了1000名官员的财产。不过，目前这一网站已无法打开。今年9月17日，阿勒泰地区纪委书记杨振海受访时说：“不再按照原来制度做了。现在只有申报，没有公示。”
针对反腐，十报告中称，要坚持中国特色反腐倡廉道路，坚持标本兼治、综合治理、惩防并举、注重预防方针，全面推进惩治和预防腐败体系建设，做到干部清正、政府清廉、政治清明。报告中还提及，要建立健全权力运行制约和监督体系。
案讯
湄公河惨案四犯一审被处死刑
【本刊讯】11月6日，湄公河中国船员遇害案在云南省昆明市中级法院一审宣判。
六名被告中，主犯糯康被判死刑，桑康、依莱、扎西卡均被判死刑，扎波被判死刑缓期执行，扎拖波被判有期徒刑八年。同时判决六被告人连带赔偿各附带民事诉讼原告人共计600万元。
宣判后，各被告人均当庭表示要上诉。
法院经审理查明，2011年9月底至10月初，糯康犯罪集团的首要分子即被告人糯康、桑康·乍萨、依莱等策划劫持中国船只、杀害中国船员，并在船上放置栽赃陷害船员。
同年10月5日，“华平号”和“玉兴8号”两艘中国货船在湄公河泰国水域遭武装人员袭击，船上13名中国船员全部遇害。
法制
环保部34条异议环保法修正案
【本刊讯】10月31日，在《环境保护法修正案（草案）》一审稿公布两个多月后，国家环保部在官方网站上公开了《关于报送对〈环境保护法修正案（草案）〉意见和建议的函》，其中提出34条反对意见。
关键词：行政公文；请示；报告；标题；错误分析
中图分类号：h050 文献标识码：e文章编号：1672-1578（2010）10-0248-01
请示和报告是机关单位较常用的公文。请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性、呈请性和期复性公文；报告是向上级机关汇报工作、反映情况的公文。《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”；报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。中国
尽管这两种公文大家都很熟悉，但在使用过程中，仅仅是标题就存在不少的问题。本文试图以某一市属中学修建篮球场向其上级机关某市教育局行文要资金及资金使用情况的内容为例，分析“请示”与“报告”的标题常见错误并给予改正。
错误1.关于请求修建篮球场所需经费的请示
错误2.关于申请修建篮球场所需经费的请示
错误3.关于修建篮球场所需经费的请示报告
错误4.关于修建篮球场的经费使用申请报告
错误5.关于修建篮球场所需经费的申请
错误6.篮球场修建经费申请书
错误7.请示
错误8.报告
分析与改正：
1.从《办法》对“请示”的定义来看，“请示”本身就包含请求的意思，故此标题用语重复，应划掉“请求”一词。
2.错误及分析同1，“请示”本身就包含申请的意思。应划掉“申请”。
3.一份公文不可能同时使用两个文种，标题将请示和报告并用，混淆了两个文种的区别，应去掉或“请示”或“报告”其中的一个。依据公文内容，学校向教育局要资金时用“请示”，原标题中就要去掉“报告”；学校向教育局汇报资金使用情况时用“报告”，原标题则要去掉“请示”。
4.违反公文的行文规则，《办法》中规定：“报告”不得夹带请示事项。应划掉“申请”一词。
5.“申请”不是公文文种。《办法》中没有“申请”这一文种，而根据公文标题的构成方式要求，公文的标题必须体现文种，故应把“申请”改为“请示”。
6.混淆了“请示”与“申请书”的适用范围。“请示”是下级向上级请求指示批准时使用，属法定公文；申请书是个人或集体向组织、机关、企事业单位或社会团体表述愿望、提出请求时使用的一种专用书信。“请示”与“申请书”是两种不同的文种。请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请书不仅用于下级向上级请求不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。从文首某中学与某市教育局的行文关系及修建篮球场要资金的内容来看，应用“请示”，故此标题应把“申请书”改为“请示”。
7.按照公文约定俗成的习惯，13种公文中，能够直接以文种作标题的只有“公告”和“通告”两种。请示的标题可以是完全式的，即写明发文机关名称、发文事由与文种；也可以只由发文事由和文种构成。故此标题可改为：关于修建篮球场所需经费的请示。
8. 错误同7，报告的标题与请示的标题构成方式一样，有两种写法，一是发文机关名称、发文事由与文种；二是只有事由和文种的写法，故此标题可改为：关于修建篮球场的经费使用报告。
第一条为使国家行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章公文种类
第九条行政机关的公文种类主要有：
(一)命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复：适用于答复下级机关请示事项。
（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、机密“级公文还应当标明份数序号。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提“、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
（九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文应当确有必要，注重效用。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章发文办理
第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
（七）应当使用国家法定计量单位。
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
第二十六条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条以本机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
第六章收文办理
第三十条收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条经审核，对符合本办法规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公厅（室）负责人批准后，可以退呈报单位并说明理由。
第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。
第三十五条公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第七章公文归档
第三十八条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
第四十条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。
第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章公文管理
第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条公开的行政机关的公文，必须经发文机关批准。经批准公开的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关的证明章。
第四十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第五十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。
第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。
第五十二条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定档案部门。
工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。
第九章附则
第五十四条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。
第五十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
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