数字档案具有自身的特性，数字档案信息安全主要以内容安全、系统安全生和载体安全三个方面为主。这三个方面具有紧密关联性，任何一个方面存在缺陷都是会对其他方面的信息内容带来较大的威胁。
(一)内容安全
⑴真实性。数字档案需要长期或是永久进行保存，在保存过程中无论是档案信息内容还是内容显示形态都保持与原始状况一致，数字档案信息的内容和显示特征不会发生任何变化，确保数字档案信息内容的真实性。数字档案信息内容的真实性不仅是数字档案信息的核心所在，而且也是数字档案管理工作中最为基本的技术问题。数字档案内容和形态在保存过程中稳定性较差，而且容易被修改、丢失和毁坏，受自然环境、载体和计算机软硬件等各方面的影响较大，所以需要采取有效的措施来确保数字档案内容上的安全，确保能够更限的维护数字档案的真实性。
⑵可读性。电子文件或是数字档案在传输、存储、压缩及格式转换过程中具有可识别性和可识读性。但在实际工作中，导致数字档案不可读的原因较多，如系统的兼容性、系统升级、病毒及载体受损等都是对数字档案可读性带来较大的影响。
⑶完整性。数字档案是电子文件的归档存储形式，其完整性是需要确保电子文件及其他形式的文件在数量上齐全，电子文件在内容和元数据上没有缺损的情况存在。而且数字档案的完整性与真实性之间彼此关联，一旦数字档案完整性缺失，则会对其真实性产生较大的影响，所以维护数字档案的完整性，不仅有利于确保数字档案自身的完整，而且对数字档案真实性的提高也具有积极的意义。
(二)系统安全
⑴保密性。在数字档案存储和使用过程中，需要采取防侦收、防辐射、信息加密及物理保密等相关保密技术，确保档案信息不会发生泄露，保证信息的安全性。
⑵预警性。当前数字档案常用的预警技术具有多样性，在数字档案系统运行过程中，相应的预警技术会根据系统运行的异常状况来对相关的危害信息安全的行为进行预警，同时采取必要的预防性措施，从而有效的对数字档案信息的安全进行保障。
⑶可控性。可控性即对系统的运行、系统用户的各种操作、系统存储信息具有控制的能力，从而确保系统与信息的安全。可控制性包含防火墙技术、用户身份认证及其权限分配技术、数据库安全技术、数据加密技术、拒绝服务技术等。
⑷不可抵赖性。不可抵赖性也称作不可否认性，在数字档案信息管理系统的信息交互过程中，确信参与者的真实同一性，使得所有参与者都不可能否认或抵赖曾经完成的操作和承诺。只有综合运用多种安全技术才能确保系统的安全及其正常运行，进而保障系统数字档案信息内容的安全。
(三)载体安全 数字档案信息都是保存在特定的数字载体上。载体的安全受到危害，存储于其上的数字档案信息自然难以幸免。因此，载体的安全维护也是数字档案信息安全的重要方面，尤其是对于脱机存储载体的安全维护是非常重要的环节，也是数字档案信息安全维护及其信息恢复的最后一道屏障。载体安全包括的各项技术也较为多，载体安全技术的目标就是尽量延缓和控制环境要素对载体制成材料的危害，延长载体的自然寿命，进而保障存储于其上的信息寿命及其质量。
二、数字档案信息安全的实践要求
(一)在授权下对数字档案管理系统及数据库进行访问 对于数字档案管理系统或是数字档案信息数据库进行访问时，即使是合法用户也需要在授权下才能进行访问，非法用户及无授权情况下合法用户对数字档案信息管理系统及数据库都无法进行访问，这样可以有效的对数字档案信息失密、泄密及恶意修改、毁坏的行为进行规避，有效的提高数字档案信息的安全性。
(二)数字档案信息的访问需要具备相应的权限 没有相应权限的用户无法浏览或者阅读没有授权的数字档案信息，也指无法借阅相应的数据光盘等载体，这样可以有效的保证什么样的身份或职责只能看到与其身份或职责匹配的数字档案信息，从而避免越权使用所造成的数字档案信息安全危害。
(三)用户无法对所浏览的数字档案信息进行修改或是毁坏 合法或者授权用户无法修改或者毁坏自己有权浏览的数字档案信息，从而在正常的利用过程和开放过程中维护数字档案信息的真实性和凭证性。这样对于数字档案信息安全维护的意义非常重大。档案信息需要公开利用，建立有效的追踪和审计，可以对非法访问、恶意攻击或者非法拷贝、非法修改与毁坏建立有效的追踪、审计，从而维护数字档案管理系统与信息的安全。
(四)为数字档案信息的可识性提供技术和制度保障 数字档案信息无法进行识别，不能读出和恢复时会导致无法估量的损失发生，而且数字档案信息管理工作中，系统兼容性、软硬件损伤、信号等都可能会对数字档案信息的可识性带来较大的影响，所以为了有效的提高数字档案信息的安全性，则需要通过制定各种技术方案，使数字档案信息的安全性得到有效的保障。
(五)确保数字档案信息的可恢复性 数字档案信息的安全保障无论是从安全技术还是从安全措施方面来讲，其安全都是相对性的，没有绝对的安全。因此在数字档案信息日常管理和安全维护工作中，需要制定各种预警、防范和应急措施，有效的提高数字档案信息的安全性，即使安全事故发生，也能够及时对数字档案进行恢复，有效的降低由此而带来的损失。当前对数字档案信息的恢复往往会从两个方向入手。首先，通过异质异地备份，提前准备数字档案信息恢复的条件，这样在灾害发生后可以及时通过备份来对数字档案信息系统的各项数据进行恢复;其次，采取相应的技术方案和措施来对数字档案信息进行恢复。
三、结束语
【摘 要】 安全管理信息系统是现代化安全管理中，安全信息综合处理的枢纽，是安全信息管理、安全决策的关键。通过建立以安技部门为信息处理中心、各危险岗位和各专业部门为终端的安全管理信息系统网络，从而由安全信息反馈来推进对隐患的不断检查、整改和监控，形成闭环管理，力求把安全管理从传统的事后追踪变为事前的预防控制，使安全管理工作逐步走向科学化、系统化和规范化，对提高目前安全管理水平具有实际意义。
【关键词】 安全管理 管理信息系统 危险源辨识
A Modern Method for Safety Management——the Safety Management Information System
Abstract
A new information system network for safety management is established taking safety department as the information processing centre and individual risk post and special section as terminals to from a closed loop of the safety management. In this way, the safety inspection, and rectification and reform could be carried out uninterruptedly.
Key words： Safety management Management information system Recognition of risk sources
1 前言
进入90年代，安全管理在企业中，越来越受到重视。在发达国家，各种现代化的安全管理方法应用得很普遍。由于他们的生产设备自动化程度很高，其安全管理多包含在整个企业管理系统之内。而在国内的一些企业，安全管理的方法多停留在宣传、教育、定期安全检查的水平上，并且多是在发生事故后才着手进行分析。这些管理手段落后、被动、反应慢，很难适应现代安全生产的要求。因此，迫切需要建立自己的、适合我国现有生产条件的安全管理方法。据此，笔者研制了安全管理信息系统，力求把安全管理从传统的事后追踪变为事前预防控制。
2 管理信息系统
管理信息系统（MIS）主要包括对信息的收集、录入，信息的存贮，信息的传输，信息的加工和信息的输出（含信息的反馈）五种功能。它把现代化信息工具——电子计算机、数据通信设备及技术引进管理部门，通过通信网络把不同地域的信息处理中心联结起来，共享网络中的硬件、软件、数据和通信设备等资源，加速信息的周转，为管理者的决策及时提供准确、可靠的依据。在一个国家里，MIS能否得到广泛应用，标志着这个国家近代科学技术的先进水平，美、日等国家MIS已在企业中得到普及。在我国一些大、中型企业、事业单位及政府管理部门也建立了管理信息系统，并取得了较显著的成效。至于把MIS单独应用到安全管理上，还尚未见报道。近年来，有些企业正在推行事故控制技术，其中的事故隐患检查方法是一种积极的、也比较适合我国企业生产条件的安全管理手段，它是根据危险源辨识和系统安全分析的结果，把主要的潜在事故隐患作为检查和控制的对象，编制成各类标准安全检查表。然而，在实际生产中，每天获取的事故信息量非常大，这些信息都是需要及时处理和综合分析、判断的，靠人很难在短时间内完成这些工作，这就需要应用计算机来建立管理系统。因此，笔者认为，管理信息系统在企业管理中的应用具有现实意义，其应用前景广阔。
3 安全管理信息系统分析及设计
按照管理信息系统的研制过程，笔者首先对多家生产企业进行了调研，总结出现有安全管理系统之症结所在，（主要是安全管理中作为决策依据的信息流通不畅，如果不改变信息的收集方式、渠道及处理周期，这个问题就无法解决）从而得出关于项目目标的比较明确的认识。根据事故控制的基本模式，在系统设计时，要考虑几个信息反馈回路，而以下两个基本回路尤为重要。
其一：制表（安全检查表）检查（工作岗位）隐患评价打印（整改通知）有关部门整改（工作岗位）
其二：隐患总库制表（安全检查表）检查发现新隐患（新隐患）存档总库
因此，系统应按如下方式运行：
首先，通过危险源辨识发现来自各分厂工段的事故隐患，经过汇总、分析后，输入安技部门的中心计算机，并分别建立了两个事故隐患档案：一个是按不同的岗位来分的事故隐患档案，安全检查表的制订就是以它作为依据；另一个是按其所属的不同的专业部门来分的事故隐患档案，它是用来区分事故隐患的类型，以便制订出各种专业报表，发送至各专业部门。各个不同岗位的安全检查表通过计算机打印出来后，发送至各生产岗位。工作人员依表进行安全检查，发现事故隐患后，及时通过网络系统反馈回安技部门的信息管理中心，进行汇总，建立当前事故隐患档案。再根据按专业分隐患档案对其进行分类汇总，制订出各种不同专业报表，再通过网络系统发至各专业部门，指导其进行事故隐患整改。
如果，在当前事故隐患检查中发现未列出的新事故隐患，则把它存入事故隐患档案（包括按岗位分和按专业分事故隐患档案）不断增加内容，因此，安全检查表的内容也随之丰富。当前事故隐患档案的建立，是为了实现对各专业部门进行的隐患整改情况的跟踪监督。通过与当前事故隐患档案中情况的对照，可发现以前的事故隐患是否已得到整改，从而采取相应措施。
在系统中，建立以上三种事故隐患档案之后，还可建立伤亡事故档案，以及危险作业岗位工作人员的素质、岗位安全教育培训档案等。
根据上述分析，笔者建立了企业安全管理信息系统，其信息反馈数据流程图如图1所示。
图1 安全信息系统数据流程图
4 系统说明
4.1 危险源辨识
危险源辨识是建立安全信息管理系统的基础，也是建立此系统的第一步。进行危险源辨识工作时，不仅要分析以往发生的伤亡事故资料，还要参照来自系统外部的其它有关信息资料。危险源辨识，应掌握下列几项内容：
1) 生产设备本质安全化水平，设计缺陷及作业环境缺陷；
2) 人机匹配问题；
3) 事故严重度和发生概率；
4) 事故可能发生的模式及波及范围预测。
按此要求进行危险源辨识，再辅以系统安全分析方法，即可找出各种潜在的事故隐患，从而为安全检查表的制订和隐患的整改工作打下基础。
4.2 信息管理系统
主要是指设在安技部门的中心计算机信息管理系统。
4.2.1 模块设计
该系统的模块设计包括两个方面：数据存贮设计和处理过程设计。
数据存贮设计主要是确定存贮的内容和文件的组织方式。它包括各种档案文件的建立及分类。
处理过程设计主要是把模块分为四类：输入汇总、查询、打印报表和复制。
系统主控模块由下述多个功能模块组成，在菜单提示下调用子程序执行其功能，见图2。
在此，信息收集模块包括两部分内容。第一部分是通过危险源辨识和系统安全分析，把各危险点的事故隐患收集、录入；第二部分是通过安全检查，发现各危险点的事故隐患，并将其反馈至主模块。由于这两部分工作主要靠人工参与完成，故在此统一用信息收集模块表示。
4.2.2 程序编制
在本系统中，编程使用的语言主要是中西文FOXBASE2.1+,从数据库语言本身的优点看，FOXBASE2.1+是开发本软件非常合适的语言，而且在我国普及很广，对汉字系统的要求也不很严格，具有很强的适应性和可移植性。系统升级也很容易，用FOXBASE语言编写的程序可不做任何修改而直接在FOXPRO系统下运行。且可编译成.EXE文件，直接在DOS下运行，加强了系统的保密性和装载速度。
该系统所要求的存贮和检索功能均属于操作级的管理工作，数据格式固定，数量也能为一般微型机所处理。软件依靠CC-DOS操作系统支持。
4.3 安全检查
安全检查是安全管理信息系统成败之关键。安全检查表依据从危险源辨识和系统安全分析（主要是事故树分析）得到的事故隐患档案确定。因而其内容全面、客观、具有严格的科学性。要求设计岗位检查内容各异，表格形式通用的安全检查表，同时融安全检查和设备点检的要求于一表，以减轻工人负担。检查表的主要内容包括：检查项目，检查内容（包括其它新的内容）及标准，检查结果（包括备注）以及检查人和检查日期。各危险岗位的工作人员和安全员应严格按照检查表进行检查，及时将事故隐患反馈给安技部门。如果发现的事故隐患已由工作人员或车间内部自己解决，也需记入检查表内，并注明已得到整改。
4.4 隐患整改
隐患整改是安全管理信息系统的最后实施体现，前面所做的一切都是为实施隐患整改创造条件，而隐患整改才是系统起作用的极为重要的手段。
应该建立以安技、设备动力、生产、运输、保卫五个专业部门为主体的隐患整改机制，凡属于设备、电气方面的信息，直接由设备动力部门解决，交通车辆事故隐患由运输部门解决，这种按系统管理，分级负责的方法有利于充分发挥各专业部门的安全生产责任及其积极性。
安技部门的信息管理系统，分系统、按职责将事故隐患制成各种专业报表，通过安全管理信息系统网络，及时反馈到有关部门的终端上。
事故隐患整改过程就是一个系统调节反馈过程，每起事故隐患，不可能一次反馈、调节，它是控制危险因素，及时消除事故隐患，实现安全生产的重要环节。
5 总结
综上所述，建立的安全信息系统总的思想方法是：通过详细调查及系统安全分析，找出各种事故隐患，确立各个危险点面，特别是在各危险点建立安全管理信息系统网络终端，严格执行安全检查表制度，准确、及时地将各种隐患信息反馈到安技部门，以数据的形式存入安全管理信息系统数据库，进行信息处理（包括分析、辨别、分类、汇总），最后再以各种专业报表的形式输出至各部门的终端上，及时进行隐患整改。
概括而准确的表述这种现代的安全管理方法，就是通过建立以安技部门为信息处理中心（中央处理机），各危险岗位和各专业部门为终端的安全管理信息系统网络，从而由安全信息反馈来推进对隐患的不断检查、整改和监控，形成闭环管理。
此系统看似比较简单，仅是安全信息的收集和表格（报表，安检表）的输出，但它却解决了目前企业安全管理中普遍存在的关键问题——安全信息缺乏，信息传递渠道不畅通，反馈不及时，危险信息不能及时得到处理。因而，对企业安全管理向本质安全化管理方面发展，具有十分重要的现实意义。
当然，企业安全管理是一项非常复杂的系统工程，单凭向本质安全化管理一方面发展是不够的。还需要采取各种措施，提高作业人员的安全素质（安全技能和安全意识），增强职工执行安全规章的自觉性和自我保护能力。只有这两方面都做到，才有可能真正使企业安全管理水平上升一个新台阶
1 丁贵宝．企业安全生产科学管理18法．南京：江苏科技出版社，1994．
2 冯师道．管理信息系统．北京：科学出版社，1992．
3 张景林．安全系统工程．太原机械学院讲义，1991．
4 刘 平．怎样使用中西文FOXBASE2.1+．北京：电子工业出版社，1994．
关键词：电子档案 信息公开 信息安全
二十一世纪是一个科技化高度发展的时代，同时也是一个信息量高度共享的时代，档案信息公开已是一种必然的趋势。然而档案不同于一般信息，它记录着党和国家事务活动的历史过程。档案中有相当部分涉及国家机密，关系国家安全，包含国家政治、经济、科技、军事、文化等方面的敏感信息，具有较强的保密性和利用限制性。这些信息如果被非法利用，将威胁到国家安全，损害公众的利益，危及社会稳定。档案信息特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息，如何提高档案信息的安全性，成为档案管理信息化时代必须面对的问题。
一 、档案信息安全性的范围
档案信息的安全性包括三大范围：（1）机密性：使非合法授权者不得使用；（2）真实性：可确定档案来源的合法性；（3）完整性：确保档案没有被有意或无意地篡改。
根据所归纳的安全性的范围，所有这些有关通信和信息传输过程中的各种安全需求可以进一步地被归纳为：保密性需求；真实性需求；完整性需求。为了满足这三个安全需求，需要为电子档案的管理设计一个较为完整的安全系统。
电子文件档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。因此，在计算机网络的各个节点上进行文件数据的自由归档和档案资源的共享，实现电子档案的信息公开，就必须建立计算机网络系统。然而，电子档案在网络环境中传播和存储的过程中，每个步骤都可能存在安全漏洞，极易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃、被改写或被删除等严重后果，从而在很大程度上限制了档案信息的公开推广。因此，在电子档案安全系统中，应该准备好预防方案和紧急应对的方式，以确保档案信息公开的安全性。
二、 档案信息的安全性设计
1.人员安全
档案信息安全系统，不论设计再如何周密，如果没有严格的人员控管，不论利用再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以，档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题，就是人为泄密。因此，在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失，通过培训教育组织内成员，积极宣导信息安全的重要性，降低发生的几率。同时，严格执行任何人使用档案信息前，必须先确认使用者身份才能进入档案库房。此外，因为任何档案工作部门的成员，或多或少都会接触到不同程度的档案实体，因此人员异动，包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流，为避免档案信息意外流出，就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员以电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权，给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑，人工就可以加以初步的辨识，如果有入侵意图，使用不具有管理工作权限的代码，就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到使用的通行密码，强制密码长度及组合复杂度（如强制必须字母、数字混杂），减少被“有心人”猜中的几率；在离开电脑座位时，启动屏幕保护程式的密码等。
2.操作安全
对员工进行信息安全的教育，是确保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣导信息安全的观念外，应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念；避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒送出，形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防，因此，还应养成重要资料备份的习惯，将重要档案信息备份于服务器中，并备份于光碟或磁盘中，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。此处，制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划，并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检讨，以保证信息安全计划的可行性，让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识，使得电子档案的安全操作有具体的依据规范。
3.档案信息内容安全
档案部门能够提供的公开档案信息，主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全，档案信息以电子邮件方式发出前，应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒；以网页方式发出时，应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全，并阻止可能发后的攻击事件。
目前的档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。
为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，所以文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。然而，储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误，为了避免操作上的人为疏失，引起纠纷，在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档，以便日后追踪及调查，包括操作系统的人、事、时、地、物，这样才能称得上安全的电子档案操作。此外，还要制定相关的法律法规，作为责任归属的依据。
4.信息设备安全环境
设备安全是保证档案信息安全的基本要件，一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内，以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其余若有实际需要进入的人员，必须经过批准，取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息有泄露的情形时，即可容易追查可能的外泄人员。同时，积极规划异地备份工作场所，即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏，造成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正常的工作。
三 、结论
档案是国家宝贵的历史文化财富，在国家的政治、经济、文化、军事等领域发挥着不可替代的信息支撑作用。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境，才有可能确立档案信息公开的可行性。然而，通过电脑及通信网络进行档案信息公开的方式，很难达到百分之百的安全保证，主要原因是任何系统上网之后，门户都有大开的可能。所以，对于一些机密的档案，宜采取不直接上网传递。特别是涉及国家机密的档案，严禁在网上公布。另外，必须树立起档案信息安全人人有责的观念。档案信息安全并非单依赖某些人或某些产品就可确保，必须与全体档案工作有关的人员都树立安全与保密的共识，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。
参考文献
1.电子档案载体的保护
传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。
2.电子档案真实性的维护
由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。
3.电子档案完整性的维护
在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。
4.加强电子档案安全性的防护
网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。
5.加强电子档案管理人员的培养
[关键词]档案管理；公立医院；数字化模式
数字化的档案管理模式在档案管理事业当中很受欢迎，它改变了传统的人工整理档案效率低下的特点。在医院的档案管理事业中，随着近几年患者的增多，医院的业务往来也逐渐增多，这就给档案管理工作带来极大的挑战，针对这一现象，医院也采用了数字化的管理手段，通过信息技术设立专门的操作系统，实现了自动检索查找档案的目的，提高了档案工作的办事效率。
一、档案数字化管理概述
随着科学技术的不断进步数字化的概念越来越清晰，经济体制的改改使得社会的发展速度不断加快，企业要想在激烈的竞争中获得发展的空间，就要不断转变管理方法，因而数字化的管理方式就产生了。数字化的档案管理方法相比传统的管理方法，工作效率更高，整理起来更加准确，查找起来也更加方便，数字化管理方法的发明不但提高了办事效率，节省了人力物力，还改变了传统纸质档案的存储弊端，节省了存储的空间，为企业的发展提供了更多的便利。
二、医院档案管理工作的现状
1.整体档案管理意识不强
医院业务的正常进行离不开档案工作的支持。一个医院档案管理工作的有序进行，有助于医护人员总结工作经验调整工作方法，为其他工作的开展提供了保障，但是目前我国的很多医院都把主要任务放在救死扶伤上面，没有真正把档案管理工作重视起来，认为档案管理工作不是医院的主要业务，长此以往，就造成了医院的档案混乱，查找时十分不方便，给医院其它工作的开展带来极大的不便。
2.缺乏有专业技术的档案管理人员
随着社会的不断进步，医疗技术水平也不断提高，这其中很大一部分原因就是医院经常组织人员学习培训，可以在第一时间掌握先进的技术知识，可以学以致用，而医院确很少组织档案管理人员学习培训，学习不到先进的管理方法，使管理人员缺乏先进的管理技术，极大地阻碍了档案工作的开展。
3.档案管理制度不健全
在我国的医院现行制度中，没有明确对档案管理工作做出规范，使得在实际工作中管理人员没有明确的工作标准，在管理上也就没有依据可循，在绩效考核中也没有把档案管理工作纳入考核的范围内，是工作人员在实际工作中缺乏积极性，造成档案在整理的过程中出现纰漏，这些都是制度上的不健全造成的。
4.档案数字化的存储安全性较差
很多医院对于档案信息的存储缺乏安全预防措施，造成医院档案信息泄露、遗失或被篡改等，给医院的档案管理工作带来较大的损失。究其原因，一方面医院对档案管理的安全性缺乏足够的重视，没有制定相应的安全管理制度，档案管理工作中存在着一定的安全隐患，比如缺乏明确的责任机制、档案管理人员安全意识不强等。另一方面，一些医院的档案管理工作缺乏信息保密意识，在网络上病人的隐私信息，没有有效的安全措施，对计算机病毒或黑客攻击缺乏防备能力，导致信息被篡改或泄露。
三、提高医院档案管理工作的策略
1.强化档案意识 加强宣传组织工作
加强档案管理工作首先要从意识上加强对档案管理的认识，首先档案管理的领导部门要加强对档案的管理，通过一些宣传工作加强整个医院对档案的重视程度，引进先进的技术手段，优化档案的管理系统，实现档案管理与医护人员的业务同步，在业务上为医院提供保障，让医护人员了解档案管理工作的重要性。
2.树立正确的法制意识
医院的档案管理工作是一项复杂而责任重大的工作，档案管理工作的有序进行可以确保工作人员的利益和患者的合法权益，因此在档案管理的工作中，一定要按照国家的法律规定办事，按照医嘱实施对档案进行整理，工作人员不得对档案内容进行随意更改，必须按照规定进行整理归档，以免在日后的工作中查找。
3.形成档案管理的网络化建设
建立医院档案三级网络管理模式，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化医院档案收集和利用工作。
4.改善档案室硬件设施的配置
在传统的档案管理工作中，都是通过工作人员手工对一段时间的档案材料进行整理归档，这种方法不但工作效率低下，还浪费人力物力资源，在信息化的时代下，要学会利用科学技术来改变工作方法，医院要加大对档案管理工作的扶持力度，更新硬件设备，设备的先进程度决定着档案管理工作效率及精准度，也可以更好地促进医院其他业务的开展。
5.适应高科技发展 增添医院档案管理新内涵
医院档案管理中对于影像及其它数字资料尝试运用先进的管理手段，因为医院档案门类较多，对所有繁杂的医疗业务活动，必须保留足够完整的归档材料，如病案、影像资料等。高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样，如电子病历、电子档案等，它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，是当前最为方便快捷的档案储存与管理方法，因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。因此，加强信息横向联系，实现档案资源共享，有效促进医疗、教学和科研工作的整体发展，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。
6.加强档案数字化存储安全预防
档案信息存储的安全保护工作对保障档案管理工作的有效进行具有极大的现实意义，需要加强对这方面的重视。第一，建立和完善相关安全保障制度，对内部档案管理人员的行为加以约束，并成立相应的责任机构，安排专门的责任人，将每项档案管理措施落实到实际工作中。第二，加强对系统网络安全的预防，包括IP地址安全、网关安全、服务器安全等内容，积极采用数字认证、数字签名等形式增强系统的安全等级，并对客户端权限加以明确，从而有效避免非法修改、拷贝以及打印等行为。第三，定期对档案信息资源进行全面的安全检查，并对安全维护工作加以记录，对相关数据及时备份，确保系统在任何时候都能满足工作需要。
四、结语
近几年随着我国现代化水平的不断加快，医院档案数字化管理水平不断提高，数字化的管理模式需要随着社会的发展不断丰富其内容，不是停滞不前的工作内容，因此在实际工作中，要根据实际工作的需要，设立自己的网络服务系统，实现档案管理与其他业务同步进行，通过数字化的系统可以自行检索查找档案，促进医院业务的平稳有序进行。
参考文献
[1]周祥路.事业单位档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012（19）.
[关键词]信息化档案管理；优势；方法
一、实现信息化档案管理的优势
1.提高办公效率。以往都是通过手工操作管理档案。信息化档案管理的最大优势是计算机处理信息能力非常强，通过计算机软件对档案资料的收集，统计、分类、存储和查阅等信息处理工作都变得方便有序，避免了人力、物力、财力的浪费，大大提高了档案管理的工作效率。
2.文件和文字信息共享。在以往手工操作管理中，大量信息闲置在文件柜中，不能共享，造成资金和资源的浪费，档案信息查找也困难，运用信息化档案管理后，实现档案资源共享，使用起来更加方便与快捷。
二、信息化档案管理的安全性及其防范
1.信息化档案管理过程中的安全问题
①网络传输过程中的信息安全。档案传输的途径是互联网，互联网具有公开的开放性，因此，档案管理信息容易被非法窃取、篡改与伪造，对于一些有密级的档案，将构成较大的威胁。
②电子档案的真实性。纸制档案的单位盖章和签字是有行的物介质，其真实性、合法性很容易被鉴别。而电子档案容易被复制与篡改，其真实性和合法性鉴别更加复杂。
③电子档案长期保存的不安全性。电子档案主要存储于硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等介质上，而这些载体具有一定的寿命，容易受到自然环境与运行环境等影响。
④电子档案管理中人员和制度疏漏。现实工作中的人员由于缺乏计算机网络安全知识和安全意识，责任心不强，没有严格的管理制度。更有甚者，某些人受利益驱动以合法身份进入系统进行添加、修改、删除档案信息等违规操作，破坏信息的完整性，对信息安全造成很大隐患。
⑤计算机病毒对档案信息的危害。电子档案在信息传输中可能会感染计算机病毒，管理系统也有可能受到恶意攻击，这些都对档案安全构成威胁。
2.信息化档案管理的安全防范措施
①使用较高安全性的操作系统和数据库。要想获得运行的高可靠性和信息的完整性、保密性，必须以系统软件的安全性为基础，档案信息管理的挑选应参照国际《计算机信息系统安全保护登记划分准则》GB17-8599选择高性能的系统软件，并应及时升级和安装补丁程序，进行必要的安全设置，关闭不需要的并存在安全隐患协议及端口。
②采用多种网络技术。安装防火墙、杀毒软件、安装入侵检测系统等手段进行网络技术防范，防火墙技术是目前最行之有效也是应用最广的一种网络安全技术。入侵检测技术是用来发现并阻止各种来自外部的非法入侵行为和内部用户的非授权活动，是作为防火墙的补充。
③采用漏洞扫描技术。漏洞扫描能够发现远端网络或主机的配置信息、TCP/UDP端口的分配、提供的网络服务、服务器的具体信息等。发现存在的安全薄弱环节，并提出改进建议。
3.信息资源的安全防护
①采用加密技术。通过数据加密对原来为明文的文件和数据按某种算法进行处理，使其成为不可读的一段代码，使其输入相应的密钥之后才能显示出来内容的。通过这样的手段，保护信息不被窃取和阅读的目的。
②身份认证。对档案信息数据库的用户进行身份检验，防止无关人员进入系统对文件信息进行访问。
③签署技术。电子文件一经签署就如同贴上了“防伪标签”，具有防篡改，防抵赖的效果，通过签署技术证实该文件合法性，其内容没有被篡改。
④防写措施。将文件设为“只读”状态。只能读取信息，不能做任何修改。在计算机外存储器中，只读光盘只供使用者一次写入多次读出，可以追加记录，但不能修改原来的信息。这种不可逆介质可以有效保护档案的原始性和真实性。
4.建设完善的安全管理制度保证档案信息资源的安全
信息化档案管理建设过程中要建立规范的管理机制，明晰相关责任，为保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。
①明确电子文件的制作过程责任。由专人统一管理。制作者对其制作的电子档案负全责。保证在他人调阅时只能以“只读”形式查看，防止由于误操作，有意删改等原因造成文件改变。
②建设专职队伍，提高档案管理人员的素质。档案管理人员不仅要有档案管理专业知识，更要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。
一、重视档案信息服务观念的创新
档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重打冷战，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重宣传档案信息，淡档案信息开发与利用创造良好的外部环境，更好地为档案信息开发与利用服务。
在国民经济和社会信息化发展的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，充分认识信息化建设所引发的理论与方法的突破与变革；积极应用实践；利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，档案部门要在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究我国档案信息利用服务的现状，客观分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，深入研究利用者及其利用利用需求特点，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。
二、强化档案信息服务体系的构建
首先，攀升档案信息资源体系。一是要建立行业档案信息资源体系，集中本待业档案资料，对档案信息进行整体开发、综合管理，形成档案信息关头产品，为某一待业服务。二是要建立地区综合档案信息资源体系，以地市级综合为中心，辐射各县、市、区，形成资源共享的格局，体现经济的区域性，以利用档案信息的整体开发，统一运用。三是建立国家档案信息资源体系，形成全国信息开发利用网络，以利于提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。其次，建立档案数据库，打造信息开发利用的基础数据，并开展档案咨询服务。再次，运用现代信息技术手段进行档案信息开发。这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源尤为现实提供技术支持。
三、完善网络化信息服务的环境建设
目前，档案信息的安全问题及档案信息软件的兼容性问题日益突出。《档案法》规定：“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要。对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全、检测、加密技术、电子身份认证、防改写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。
四、畅通网络环境下信息服务的反馈渠道
档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息服务的重要组成部分，也是档案部门在网络环境下及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强乍现的信息服务工作，提高网络环境下信息服务质量的有效途径。改进和加强档案利用效果信息反馈收集工作，应该在建立并不断完善档案利用等相关规章制度的基础上，使档案管理人员和利用者在共同完成档案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，达到用规章制度规范档案信息利用反馈工作的目的。做好档案利用效果反馈收集工作的关键在于：一是要对档案工作者加强职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性；二是要加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作。
1.1信息化建设滞后
信息化建设滞后这一问题主要体现在两个方面，一方面，在我国医院档案管理信息化建设中，存在发展不均衡的问题，部分医院还没有开展较好的信息化建设，缺乏相关投入。例如在一些偏远地区的医院档案管理中，由于缺乏较好的资金支持，很多医院档案管理依然是传统的工作模式，没有采购相关计算机设备。另一方面信息化建设滞后问题还体现在相关信息系统不完善等方面，虽然近年来我国大多数医院都对档案管理工作模式进行了改革，加强了信息化建设。然而从实际应用情况来看，在档案信息管理系统应用中，存在功能单一、系统老化、安全措施不完备等问题。部分医院的档案管理由于缺乏较好的安全保障措施，使得其档案管理中存在着很大的安全隐患，可能会造成档案信息的丢失。并且在档案信息管理中，也缺乏较好的网络化应用。
1.2缺乏较好的管理机制
随着计算机技术和信息技术在医院档案管理中的应用，改变了传统的档案管理模式，这也要求在档案管理机制方面进行相应的调整，以适应档案管理模式的改变。当前很多医院的档案管理机制所针对的还是传统的档案管理模式，并没有针对当前档案管理工作的特点进行改变，从而使得这种传统的档案管理机制很难适应当前的档案管理工作需求。例如在档案保管方面，现代档案管理中档案信息主要储存在计算机设备中，为了保证档案管理的信息安全，就需要在档案管理机制中体现出这一特点。如果在档案管理机制中缺失了相关的信息安全保护内容，就会造成一定的信息安全隐患。另一方面，在档案管理机制中，如果不对传统的档案管理机制进行改变，也会影响档案管理的工作效率，无法充分体现出新的档案管理模式对于工作效率提高方面的显著作用。
1.3缺乏高素质的档案管理人才
在档案管理创新中，做好相关的人才保障也是非常重要的一个方面，特别是随着计算机技术、信息技术等在医院档案管理中的应用，人才的重要性开始进一步凸显。事实上，随着近年来医院信息化建设速度的加快，越来越多的医院已经开设了专门的信息技术管理部门，组成了专业的信息技术团队对各种信息技术的应用提供技术支持。对于医院档案管理来说，也是如此，由于缺乏高素质的相关人才，没有充分利用档案管理信息系统的各种功能。同时，很多医院档案管理人员并不具备熟练的计算机操作能力，极大限制了档案管理信息技术的应用。对于档案管理创新来说，人才是创新的基础，由于缺乏相关的高素质人才，无法较好的针对医院档案管理情况进行有效的创新，当前这一人才缺乏问题主要是由于信息技术在医院档案管理中的应用造成的。
2医院档案管理创新策略
2.1构建高效的信息管理系统
在医院档案管理创新中，创新应当构建更加高效的档案信息管理系统，随着医院档案管理信息化建设的推进，应当对于现有的档案信息管理系统进行优化。医院应当针对自身档案管理工作的特点，在信息管理系统功能方面进行相应的调整，丰富档案管理系统的功能，在满足主要功能需求方面应当增加一些辅助，例如在档案管理信息检索方面进行优化。简化档案信息管理系统的步骤环节，提高档案管理工作效率，充分发挥信息技术在档案管理方面的优势。同时，还应当提高档案信息管理系统的安全性，配备完善的安全设备，如防火墙、数据信息备份设备等等，提高档案信息的安全性保障。在构建高效信息管理系统中，还应当充分融入网络技术，在保证信息安全的基础上，实现资源共享、信息共享，这对于提高档案管理的工作效率也有着重要意义。
2.2完善档案管理机制
针对当前档案管理工作的特点，应当建立起更加完善的档案管理机制，例如在档案管理信息化建设方面，由于档案管理的工作方式发生了改变，因而在档案管理机制中也应当进行相应的调整。从档案管理制度、人员配置、责任机制等方面都应当进行调整，使之能够适应新档案管理模式的特点。制定完善的档案信息安全管理制度，由于档案信息都存储在计算机设备中，如果发生计算机安全事故，可能会造成档案信息的损害。因而在档案管理中为了提高档案信息的安全性，应当建立相关的安全制度，制定完善的操作规范，建立数据信息备份制度，规定操作人员定期进行数据信息备份，并且做好保存工作。同时，在档案信息查询方面也应当完善相关制度，设置严密的访问权限，禁止没有权限的人访问档案信息数据库，完善相关责任制度，提高档案管理人员的责任感和使命感。
2.3做好人才保障
档案信息利用与传播面临着商品经济和信息社会的双重打冷战，档案部门必须从解放思想、更新观念入手，勇于改革，善于创新，进一步强化档案信息开发与利用的地位。更多地关注和开展多层次、多渠道的档案信息开发与利用，使其创造更大的经济效益；同时，还要注重宣传档案信息，淡档案信息开发与利用创造良好的外部环境，更好地为档案信息开发与利用服务。
在国民经济和社会信息化发展的宏观背景下，档案管理部门应该顺应时展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式带来的冲击，充分认识信息化建设所引发的理论与方法的突破与变革；积极应用实践；利用档案资源共享政策与环境，实现档案资源的合理配置。目前，社会公众不再以档案管理部门所提供的传统性档案利用方式方法为满足，而是要求在更大的范围、更高程度上实现档案资源的社会共享。为此，档案部门要在不断提高档案管理与利用现代化水平的同时，具体研究我国档案信息利用服务的现状，客观分析影响档案利用与信息共享的诸多因素，深入研究利用者及其利用利用需求特点，寻求适应档案利用需求实际的服务模式，促进档案资源共享的实现。
二、强化档案信息服务体系的构建
首先，攀升档案信息资源体系。一是要建立行业档案信息资源体系，集中本待业档案资料，对档案信息进行整体开发、综合管理，形成档案信息关头产品，为某一待业服务。二是要建立地区综合档案信息资源体系，以地市级综合为中心，辐射各县、市、区，形成资源共享的格局，体现经济的区域性，以利用档案信息的整体开发，统一运用。三是建立国家档案信息资源体系，形成全国信息开发利用网络，以利于提高档案信息开发国际问题的经济效益和社会效益。其次，建立档案数据库，打造信息开发利用的基础数据，并开展档案咨询服务。再次，运用现代信息技术手段进行档案信息开发。这是提高档案信息开发和利用质量的重要手段，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，为大力开发、科学管理和有效利用信息资源尤为现实提供技术支持。三、完善网络化信息服务的环境建设。
目前，档案信息的安全问题及档案信息软件的兼容性问题日益突出。《档案法》规定：“档案部门，档案工作者的基本职能和历史使命是维护档案的完整和安全，方便社会各方面的利用。”在方便利用和维护档案安全两者之间，档案的安全更为重要。对于各种破坏因素，我们可以采取“防火墙”技术、网络安全、检测、加密技术、电子身份认证、防改写措施等来保证网络安全，但都很难达到彻底的安全。因此，在档案网络化的管理中，利用与安全是一对矛盾，但同样是机遇和挑战，档案部门与档案工作人员只有在不断的实践过程中来提高档案利用与传播过程中的安全性，才能保证档案信息网络化建设顺利实施。
四、畅通网络环境下信息服务的反馈渠道
档案利用效果的信息反馈，是了解和掌握档案社会价值的客观依据，也是做好档案信息利用与开发的重要前提。收集、整理档案利用效果信息，是档案信息服务的重要组成部分，也是档案部门在网络环境下及时了解社会对档案信息的需求，分析掌握档案信息利用动态，不断改进与加强乍现的信息服务工作，提高网络环境下信息服务质量的有效途径。改进和加强档案利用效果信息反馈收集工作，应该在建立并不断完善档案利用等相关规章制度的基础上，使档案管理人员和利用者在共同完成档案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，达到用规章制度规范档案信息利用反馈工作的目的。做好档案利用效果反馈收集工作的关键在于：一是要对档案工作者加强职业道德教育、强化责任意识和服务意识，增强档案工作人员的主动性；二是要加大对利用者的宣传教育力度，提高利用者做好档案利用效果信息反馈工作的自觉性，积极配合档案部门做好这一工作。
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