1.1为实现文档一体化创造了条件
文件是形成档案的基本要素，而档案是文件的精华，是文件的组成部分。但是，文件与档案又有所不同，文件是指广义的文件，即一切由文字、图表和声像等形式组合成的各种材料；档案是在一定条件下由文件转变而来的。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性，也具有实效、功用、离合等个性差异。从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程，从时效、价值和系统性上讲，档案是对文件的不断扬弃，使整理完毕的文件具有保存价值。只有将分散状态的文件按一定逻辑规律整理、集中保存起来，才能形成最后的档案，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。
1.2有效提高文档一体化管理水平
文档一体化是要从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、整理到档案归档的全过程管理，以保证文件内容的正确性、完整性和数据结构的一致性。在这过程中，主要包括文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化和文档规范一体化。办公自动化技术的应用使办公活动呈现出了全新的局面。在过去的文书处理工作中，工作人员过多地依赖手工操作，在收集整理文件资料时，既要求资料要完整、齐全，又要书写规范、清楚，既费时费力还容易出错。而在办公自动化平台下，这些环节都是在系统设定的环境下操作的，整个过程方便、有序、简单易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
档案信息检索一直是档案手工管理的难题，而如何从浩如烟海的档案文件中快速、准确地查询用户所需要的信息，是传统档案管理的难点之一。将办公自动化应用于档案管理工作中，能够较好地解决了这一问题，它实现了数据的一次性输入和多次利用。当文书处理人员在办公自动化系统中完成了文件的流转后，档案管理员只需转一下库，就可以完成文件从办公自动化系统到档案管理系统的转换。文书人员就可以选择所需要的文件归档，这样做满足了随时归档的要求。在使用档案时，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查询到所需要的信息，并浏览访问所需要的内容。办公自动化系统还可以提供更多种查询检索功能，比如信息按处室、项目、流转过程分类等，使档案检索更加快捷、高效。
1.4有利于电子文件的保存
在办公自动化中，形成的电子文件是记录信息、传达信息和留存信息的重要载体，它与纸质档案载体相比有体积小、寿命长、便于保存等优点。工作人员根据不同的需要，选择不同的电子载体，比如VCD、DVD和移动硬盘等。这些载体的特点都是存、读方便快捷，便于备份，易于传递，并且贮存时间长，受外部环境的影响小，不易损坏，具有较强的稳定性。
2对文书档案管理工作提出的建议
2.1将档案管理系统纳入办公自动化系统
在设计办公自动化系统时，档案部门要参与其设计规划，避免办公自动化系统中文件管理的设计功能与档案管理系统的归档不衔接、不兼容。这时，就要求档案管理人员必须提前介入，与系统设计开发人员充分论证系统的功能和需求，做好流程和总体框架设计，加强办公自动化系统中设计与档案管理部门之间的联系，使前期的文书处理与后期的归档管理这两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来，以提高文件传递的安全性、准确性、可靠性和时效性。
2.2确保电子文件的安全
随着网络技术的迅猛发展，电子文件和档案信息安全问题越来越重要。例如，在实际运用的过程中，经常出现电子文件在运行过程中丢失数据，造成档案保存不完整的情况；从安全方面看，如何保障网络不受病毒或黑客的攻击；在使用过程中，如何合理设置权限，避免人为因素对电子文件的篡改、删除或下载，确保文件的安全等。因此，实行文档一体化管理，必须以信息安全为前提。在保证电子文件的信息安全时，要做到以下几点：①以系统完善的软硬件功能设计为基础，运用加密技术、防火墙技术和计算机病毒防治技术等，保证系统安全功能的完备性；②建立健全安全管理的规章制度，并以此为保障，建立由保密部门、文秘档案人员和其他相关部门组成的档案信息安全保密组织体系，切实落实安全责任制，必要时，要对系统所在的重点场所做防盗处理，为档案信息网络实施整体安全防护；③加强管理人员的安全意识，规范操作，精心维护，并建立身份认证，设定用户权限等；④定期进行安全培训和教育，让所有系统使用者都熟悉系统的使用和操作规程，正确使用。因此，在关注电子文件的信息安全问题上，既要注意技术因素，也要注意非技术即人为因素，建立全过程的安全防护体系。
2.3文书档案标准化和规范化管理
传统文书档案的归档主要是纸质文件的立卷归档，立卷人根据自己的经验和理解组卷，很难完全统一立卷标准，这样，就会影响到归档案卷的质量。在办公自动化系统环境下，文书档案的归档管理工作包括电子文件的网络归档和纸质文件的归档两部分，最主要的是电子文件的网络归档。其中，所有的电子文件都在设定的系统下产生，要求文书档案管理工作在文件登记、编号、扫描、上网、运转和结束等各个环节的流程中，必须按照系统要求规范操作，以确保流转文件信息的准确性、完整性。与此同时，还要明确从电子文件转入档案库、整理归档的流程和环节，统一著录标准，明确各归档部门的归档职责、范围和管理权限，以保证电子档案的质量。因此，在办公自动化环境下，有效提高文档一体化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文档和信息技术人员的综合素质
要想做好办公自动化环境下的文书档案管理工作，不仅需要文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员的共同参与和紧密配合，还需要不断提高文档和信息技术人员的综合素质。这就要求文书管理人员在公文收、发流程的各个环节中，要严格按照标准操作，确保档案信息的正确、完整和规范；而档案管理人员在掌握了相关专业知识的同时，还应尽可能多地学习、掌握一些信息技术，能够熟练操作办公和档案管理系统，并根据具体的操作情况，对系统的进一步完善提出建设性的意见。同时，信息技术人员应尽可能了解相关的文书档案管理知识，掌握电子文件归档管理的流程和要求，加强与文书档案人员之间的沟通。只有这样，才能做好系统设计、应用、维护和改进等工作，通过网络信息技术推动文档一体化管理的顺利实施。
3结束语
关键词：文书；档案管理；问题；对策
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）15-0055-02
文书档案管理工作在目前的单位管理中是最基本的工作，属于服务性工作，单位领导在做出重大决策时都要依据此工作，它是历史的记载与再现。随着计算机技术的不断发展，对于广大的文书档案管理工作者提出了更高的要求，就是如何使文书档案管理工作更加规范化、程序化和数字化。文书档案管理工作是一项非常重要的工作，其主要特点是政策性、保密性和专业性都非常强，尤其是在我国目前经济快速发展的大环境下，单位各项事业能否得到长足发展都要受到文书档案管理工作的影响，因此有必要引起文书档案管理工作者和单位领导的重视。
1 文书档案管理工作存在的问题
1.1 对文书档案管理的重视不够
由于我国传统文化的影响，我国对档案管理工作的重视不够，认识上存在很大误区，很大一部分人，包括一些干部人员对文书档案管理工作认识不足，对档案管理工作存在很大歧视，认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料，抄抄写写和处理相关事务，没有在单位主要工作范畴内。而且在我国市场经济飞速发展的背景下，档案管理工作不能给企业带来明显的利益，导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度，仅仅做一些档案管理的表明工作，例如保证不泄密文字，不丢失资料，通过外调检查，查档资料齐全等等就可以。这无疑中也影响了档案管理工作的质量，造成了文书档案管理的困难。
1.2 对文书档案管理工作的管理不足
我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后，管理方法单一，管理力量也较为薄弱，我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上，缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握，没有深刻认识到工作的重要性，对一些相关业务严重掌握不熟，对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱。加之受我国传统思想的影响，对文书档案管理工作的重视程度不够，导致没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作者往往身兼数职，不能全身心地投入到档案管理工作中，最终降低了工作效率和水平，影响了档案管理的质量。此外，由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现，这些都体现出文书档案管理工作的不足。
1.3 文书档案管理工作的规范程度过低
目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法，而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具，但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升，而是要求精而非求多。
1.4 文书工作与档案工作的衔接不够紧密
文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作，档案管理工作者也不是很了解文书工作，这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。
1.5 单位各部门之间的配合不够密切
文书档案管理工作需要各个部门的密切配合，可是在实际的档案管理过程中，各个部门之间的配合不够有效，这就严重影响了文书档案管理的质量。以文书档案的归档环节为例，这项工作需要收集各个部门相应的文件资料，但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交，收集文件资料的工作频受阻力，长此以往，文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料，最终导致无法找回一些重要文件，为单位损失更多的利益。
1.6 文书档案管理的配套设备不到位
由于我国对文书档案管理的重视程度不够，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。
2 加强文书档案管理工作的对策
2.1 提高单位管理人员的重视程度
文书档案管理工作属于服务性质的工作，因此，要努力提升文书档案管理人员的服务水平，增强服务意识，并逐步更新服务理念，用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战。衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量，要想充分发挥好档案管理工作的作用，就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，服务于社会主义现代化建设，单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。此外，文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而全力支持此工作。文书档案管理应被单位的领导者纳入到单位的重点项目之中，加大对文书档案管理工作的支持力度，从而实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。
2.2 规范文书档案管理工作
首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。要想解决目前我国文书档案管理存在的问题，就要义不容辞地建立相应的档案制度。但是从目前档案管理的现状来看，在现代文明下体现档案管理工作的特色，建立科学、合理的档案管理机制，完善档案制度不是一件轻松的事情。建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。
2.3 紧密联系文书工作和档案管理工作
档案管理的基础工作时文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无法谈起档案管理的工作质量。所以档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。此外，文书工作人员也要提升自身的业务素养，加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理。紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理部分帐外资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。
2.4 提升文书档案管理人员的综合素质
素质的提升，人员的管理是管理的根本，因此，从目前我国文书档案管理的现状及档案管理人员的组成来看，我国急需改善档案管理队伍，应将更多技术过硬、专业技能过强、为人可信正直的人员加入到文书档案管理的队伍中来，并培养一批具有较高的政治信仰和较高素质的专业档案管理人员，注重档案管理人员素质的多角度提升，将档案管理工作的创造性和积极性充分地调动出来，从根本上改变目前的档案管理工作现状。随着信息技术的不断发展，网络和电子计算机也逐渐深入到档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，相关部门领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用网络这个便利条件进行档案管理工作。
2.5 加强相关部门的协同合作
文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。
3 结 语
随着社会经济的发展，文书档案管理工作的重要性无可厚非，这需要单位领导和档案管理人员都要加强重视此工作，我们要采取措施彻底改变文书档案管理工作中出现的问题：例如管理不规范，领导不重视以及部门的不配合，对于这些妨碍文书档案管理工作顺利开展的因素要立刻清除，提升文书档案管理人员的综合素质，加强领导对档案管理工作的重视和加大部门之间的配合沟通。总之，我们要重视文书档案管理工作，提升文书档案管理工作的效率，健全文书档案管理工作的流程和管理机制，为推动单位各项事业的发展做出贡献。
参考文献：
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[2] 成丰.论在文书档案管理中的问题及对策[J].经营管理者，2011，（6）.
[3] 高春英.文书档案工作应该注意的几个问题[J].兰台内外，2010，（12）.
[4] 张宪.档案管理存在的问题及对策[N].经理日报，2011-3-12.
关键词：办公室；文书档案；管理效率；常见问题；解决对策
1 文书档案管理的重要性与特征
1.1 重要性
文书档案所涉及的工作基本上就是对文书档案进行立卷、收集整理、缩微、鉴定、检索、保护利用、统计等等，这些工作不但是互为相连的，也是互为制约的。在这些工作内容中，尤为重要的就是文书档案的利用，其余的皆是服务于文书档案的利用工作并为文书档案的利用创造条件。通过文书档案管理而服务于单位、部门的中心工作是办公室人员的主要任务，加强文书档案的管理也是为促进文书档案在中心工作里的参谋作用，并且也被视作宣传教育素材以及历史根据，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文档工作一体化。文书档案的应用与形成都是在文书工作中促成的，文书工作的最终步骤就是整理文书档案，是基于文件搜集、运转、催办、承办来进行的，二者密不可分。文书档案主要是在文件工作中形成的，文书档案的质量对档案工作及档案管理的质量有直接影响。2.文书档案管理的综合性。文书档案管理工作的开展主要是在单位办公部门的文档室进行，它有着一定的综合性。它不但负责管理文书档案，还管理着人事、财会等档案，分类众多、内容繁复、工作系统，为单位的各项工作及时、准确地提供参考资料，也由此提高了管理难度。当前，随着单位的不断发展，办公室人员和文档室人员身兼多职的情况较多。所以，办公室人员必须要提高文秘工作水平，同时具备文书档案工作意识，不断学习相关的专业理论、业务、技能等等，才能做一个优秀的文书档案管理者。
2 文书档案管理现状中出现的问题
2.1 文书档案管理制度方面不完善
通常办公室文书档案资料都设置于综合档案室或库房里，办公室工作人员由于主观上的个人原因如工作繁重、使用方便等及客观上的存放档案受区域限制，没有及时将文书档案资料归档。这造成管理松散，使用效率低下，在出现问题时各个部门相互推诿，十分不利于管理。加之文书档案管理工作得不到重视，管理意识薄弱，档案管理制度不完善，职责分工不明确等最终造成了管理成果与管理标准相去甚远的结果。
2.2 办公室文书与档案工作认知不足
文书与档案工作相辅相成，目前大多数单位采用的是文书和档案“分块管理”的制度。虽说这种管理制度具备一定的有效性和科学性，但文书管理人员在实际工作中对档案意识较为单薄，对自身职责认知不清以及档案人员对于其工作内容理解的不到位，不愿意花精力作指导，于是在某种程度上这种制度让文书工作和档案工作产生了分歧，无法真正做到和谐的统一。 甚至会导致管辖区内的文书档案管理工作存在一定的滞后性。
2.3 文书档案管理工作人员缺乏专业素养
由于文书档案的管理人员存在专业知识与文化程度的差异。很多人员基本素质有待提高，新知识明显储备不足。专业知识的欠缺在实际工作中会致使归档文件材料质量不高，文件材料分散不利查阅和管理。再加上少数档案人员的工作责任心不强，没有认真记录与整理相关的档案文件，造成档案文件的真伪性不明。这些均严重影响了文书档案管理工作的可持续发展。
3 办公室文书档案管理效率提升对策
3.1 利用信息化管理提高效率
办公室文书档案管理需要改变以往的那种独立、封闭的管理方式，将文书档案和网络、通信技术有机结合起来，建设文书档案信息管理系统。当前，因为网络数字技术的飞速发展，将之运用到文书档案管理中，可以实现管理的便捷性与规范性，提升文件归档速度，减少文件归档时间，从而极大地降低了文书档案管理者的工作强度，也有利于避免因为人为原因而导致的档案遗漏、操作不规范等问题出现。运用信息化管理文书档案还有助于保护和补充遗漏文件。具体来说，就是运用计算机数据库技术让按件归档效果更加稳定，最终可以更好地补充、插入遗漏文件。还有就是，在文书档案的借阅上实行单份文件管理模式，让借阅者不能接触别的文件，以实现文书档案的保密。运用数字化扫描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保护原件的同时也简化借阅工作。
3.2 提高“文档一体化”意识
文档一体化的最终目的就是将文书档案的管理工作在组织制度与具体运作程序上进行有机融合，超前控制文件管理，确保档案质量，使档案工作程序简化，防止出现重复工作，促进文档工作流程更加合理化。文档一体化的基础工作就是文书工作，办公室人员的档案意识极其重要。要高度重视文书材料的立卷归档，处理文件时必须和档案工作联系在一起，让文书、档案管理一体化。因此，办公室人员一定要确保文件材料的质量，使文件材料的文体、格式等要规范而标准，不能使用复写纸、圆珠笔等起草、修改、誊印，文件要完整且齐全。
3.3 完善文书档案管理制度
单位领导需真正认识档案管理的重要性，重视制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入贯彻实施文书档案管理制度。文书是档案的来源。遵照立档归档原则，以企业形成的文书为准则，工作中严格统一工作流程，建立健全归档制度。认真学习省档案局颁布的规章制度，拟定相应的工作计划。并在工作中注意：1.严控立卷归档的时效。2.保证文书的完整并合理分组。3.明确分档的重点。4.定期清理已无保存价值的文档。
3.4 保证文书档案齐全完整
办公室文书档案管理工作者在工作中不仅要将已形成的档案收集齐全完整，而且还应关心文书档案的形成与办理过程中的相关情况。文书工作者在最初归档时要认真检查材料，发现应有附件而未及时归档的要记得催要；有外借却未按时上交的文件要跟踪收回。在做收文登记后应甄别该文件会否具有保存价值，不具社会价值的无需归档。在检阅完毕后进一步完成归档工作。认真完成从零散“页”到“件”，再到装盒为“卷”的档案入库工作。
4 结束语
总的来说，在办公室的文书档案管理工作中，要想有效利用、保存好相关的文件信息资料，就需要转变观念，从思想上和行动上高度重视档案管理和文书管理工作，善于运用创新思维，着重强调档案管理和文书管理工作人员的专业素质和理论素质，让管理人员认识到自身工作的责任和使命，让单位的有效资源得到最大化地利用，最终实现单位历史信息资源的全面优化，同时也从根本上体现出单位的综合管理水平，推动单位全面稳定发展。
参考文献
[1]王威.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].华章，2010（18）：64.
论文摘要：本系统以文档管理为核心，利用先进的计算机软件技术，有效地控制各种文档的产生，管理文档的存取访问，对文档进行有效管理。
1开发背景
办公管理系统是在网络技术飞速发展的情况下推出的新概念，而在图书馆历经了传统图书馆和自动化图书馆开始进入数字化图书馆阶段的今天，办公管理系统的引入更使图书馆界如虎添翼。在办公信息化的大潮下，文件管理的信息化管理尤为重要。笔者近年经历了本校的本科教学工作水平评估、升格师范大学水平评估以及业内的图书馆评估，对文件管理的重要性体会颇深，大量的历年的文件、业务档案及不断修订的规章制度等，如果有一种有别于图书分类法的一个档案管理系统，那么我们的工作效率会事半功倍。由此笔者针对图书馆的特点申请了一项课题，组织人员研制出一套文件管理系统：海南师范大学图书馆文件管理系统。
2平台简介
本系统是采用当前运用最广泛的B／S结构模型，后台采用Microsoft Access作为数据库。Access是微软公司推出的基于Windows的桌面关系数据库管理系统(RDBMS)，是Office系列应用软件之一。它提供了表、查询、窗体、报表、页、宏、模块7种用于建立数据库系统的对象，提供了多种向导、生成器、模板，把数据存储、数据查询、界面设计、报表生成等操作规范化，为建立功能完善的数据库管理系统提供了方便，也使得普通用户不必编写代码就可以完成大部分数据管理的任务。
前台所用的ASP语言(Active Server Pages)是微软公司为了克服CGI严重的扩展性问题而开发的。解决了多用户访问进程，有效地利用了网络资源。ASP技术简化了Web程序开发，支持动态Web设计。ASP只用于服务器端，执行动态的、交互式的、高效率的站点服务器应用系统。ASP以标记语言的形式嵌入到HTML中并发送到客户端，但是，显示在客户端浏览器的只是ASP执行结果所生成的页面，而其本身根本看不到，所以安全性很好。同时，ASP也支持脚本语言，只要服务器端装了脚本引擎就可以方便地架构网站。
系统运行环境是微软的lIs(Internet Information Server)，它把World WideWebserver，Gopher server和FtPsevrer全部包容在里面。IIs能网页，并且由ASP，Java，VBscript产生页面，有着一些扩展功能。IIs支持有编辑环境的界面(FRONTPAGE)、有全文检索功能的界面(INDEX SERVER)、有多媒体功能的界面(NET SHOW)，IIS6．0包括许多新功能，它们旨在帮助企业、lT专业人士和Web管理员实现其网站(他们可能拥有位于单个Ils服务器或多个服务器上的数千个网站)在性能、可靠性、可伸缩性和安全性方面的目标。
ASP+Access+IIs开发中小型网络系统一直被视为黄金组合，这样的结合对系统的资源占用适宜，每个部分都能很好地发挥其功能，在数据的处理能力和安全性上也有很好的选择。
3系统主要功能介绍
3．1普通用户
3．1．1登录验证
为了确保本系统特殊用户的单一性和系统的安全性，系统不设置注册功能，所有账号和初始密码均由普通用户向管理员申请。
3．1．2用户信息查看及修改
用户可以对自己的基本资料(如姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。
3．1．3查看文件
该模块的主要功能就是对文件、档案资料(如相关文件、工作计划、工作总结、月报、年报等日常工作文档)共享，由管理员负责上传，普通用户可以浏览和下载。
3．1．4用户上传待审核文档
该模块针对由下级部门拟订的文档提供一个审核功能，如月报、年报、读者意见反馈、馆际交流、各部门统计报告等，待审定后再上传到数据库。
3．1．5文件检索
为了加快用户对文件档案的查找速度进而提高办公效率，系统设计了一个专门的文件检索功能，包括普通检索和高级检索。
普通检索：可提供文件名、主题、分类号、文件号、发文单位及发文时间等检索途径(见图1)。
高级检索：提供了普通检索所具有的检索途径，并进行组配检索(见图2)。
3．2管理员
3．2．1登录验证
管理员的后台管理登录可以通过在首页右下角处点击“管理员入口”，进入管理员操作界面，进行身份验证并登录系统。
3．2．2管理员信息查看及修改
管理员可以对自己的基本资料(姓名、所在部门、E—mail、联系电话等)以及密码进行浏览和修改。
3．2．3用户管理
管理员可对系统的普通用户进行分配，同时还可以对用户的基本资料进行查看、修改和删除用户，以确保数据库的保密性和安全性。
3．2．4文件管理
对文件进行管理是本系统的主要目的，在文件管理模块巾，管理员可以上传文件、修改文件和删除文件，同时也可以对文件进行浏览和下载。
3．2．5审核文件
本系统提供了文件审核功能．普通用户上传的文件只有经过管理员审核才能，确保了文件著录的规范性和管理的科学性。
3．2．6文件检索
管理员用户是通过管理员进行区分的，对管理员来说，在日常工作中对文件的检索也是必不可少的，检索结果出来后可进行浏览和下载。
3．2．7服务器信息
为了方便管理员能实时了解服务器的信息以及对服务器的运作情况进行监控，系统设计了一个服务器实时信息反馈模块。可查看服务器的有关参数、组件支持情况巾的IIS自带的ASP组件、常见的文件上传和管理组件。
4系统功能特色
4．1系统低成本性
由于系统本身的开发工具语言和运行平台的简单性，决定了系统在架构和运行维护上的成本都是比较低的；不仅如此，在需求分析阶段，对各种需求结合开发工具设计，使得系统在最大限度上发挥了系统数据库以及脚本语言的特色，使得系统在运行时对资源的占用相对较少，大大地提高了运行速度，为快速办公打下了坚实的基础。
4．2稳定的安全性
首先，本系统考虑到用户是有针对性的特殊群体，每个人都能进人但又必须通过身份验证；其二。本系统不提供注册功能，要想得到账号和密码必须向管理员提出申请，由管理员统一分配账号，预防不法者对内部资料档案的窃取；其三，本系统在开发过程中通过对“session”变量的合理运用，防止不法者通过直接对URL的访问来跳过身份验证页面进而访问系统的其他资源页面，一旦用户没有通过登录页面的身份验证，系统将其他页面进行隐藏，非法用户将浏览不到任何资源。另外，系统通过对“session”变量的时间设置，一旦用户停止操作时间过长，系统会要求用户进行重新登录进行身份验证，从而在最大限度上保证了系统内部资料的安全性。
4．3良好的交互性
系统通过在各个页面中对各个操作步骤的人性化提示，使得一些电脑操作技能较弱的用户也能在最短时间内掌握基本的操作，从而对提高办公效率起着不可或缺的作用。
4．4文件管理的科学性
在需求分析过程中，笔者考虑到文件及档案资料可由不同层次部门产生的特点(如由上级分发的文件，同级之间的函件，下级的申请，各种业务统计等)，特别设计了文件审核这一流程，各种文件在前都必须经过管理员的审核，为文件著录的规范性和文件管理的科学性提供了前提保证。
4．5组配检索功能
随着数据库规模的扩大，档案数据量增多，就必然需要一种可实现多途径检索的功能，为此系统专门设计了高级检索功能，检索途径针对办公文件及日常档案的特点而设定。对字段内容比较特殊的文档可通过普通检索查询，而对字段内容很普通的文档则可通过高级检索来进行查找，即通过对多字段的逻辑组配，并选择相应的匹配模式，实现高级检索。组配检索使检索命中率大大提高，解决了档案管理巾存在的弊端，大大地节约了查找文件、档案资料的时间，从而提高了信息化办公的效率。
4．6数据信息类型多元化
本系统的数据信息包含文本、图像、视频、音频或任何其他类型的信息数据。
5结语
（一）档案意识欠缺
虽然大部分高校都实行了档案管理体系，但是由于大部分工作人员档案意识不够，没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，以至于高校图书馆的档案管理工作受到了严重影响。首先是管理者的档案意识欠缺，管理者不能及时建立、整理档案信息，使档案不能发挥其应有的作用，另外由于工作人员的档案意识不够，导致了一些重要的信息资料丢失，使档案的结构和内容不够完整。
（二）管理机制缺乏
科学、完整的档案信息能够为以后的决策提供合理、有效的依据。然而由于我国大部分的高校缺乏档案管理的管理机制，使图书馆缺乏统一的协调和管理，让许多档案不能得到完整保存，虽然数据丢失和不健全、不完整的现象经常发生，但是图书馆仍然没有一套行之有效的档案管理制度来约束和规范相关部门和个人的行为。图书馆档案管理工作的设施、技术等普遍落后于馆里的其他部门，对于档案管理没有一套规范的管理机制，如对一些缺档的档案没有进行及时的补救，对一些收集的案卷没有进行分类、标引、编目等，使得图书馆档案管理工作不能有效进行。
（三）无专业的管理人员
一般情况下，图书馆没有对档案材料负责的专业人员，因此临时一个工作人员都可以担当起学校档案管理员的角色，兼职的图书管理人员只负责登记、收藏、保管等一般性的管理工作。由于管理人员不固定，部分管理者没有经过专门的培训，导致档案工作落后。档案管理人员的业务能力较低，随之而来的是档案管理方法不健全，由于档案的分类不当导致在以后的工作中无法很快的检索到相关档案。另外，一些高校虽然重视对文献的保管，但由于管理人员专业水平不高因此忽视了对这部分资源的开发和利用。因此，要提高图书档案的管理工作，首先应该提高图书馆档案人员应用现代化手段进行档案管理的能力。
二、提高高校档案管理的措施
（一）提高工作人员的管理意识
首先从高校的领导者开始，提高领导者的档案管理意识后，让领导者对图书工作人员进行思想教育，图书工作人员需要改变传统的工作观念，提高对档案管理的认识，意识到图书馆档案不仅同图书馆资料一样也是宝贵的信息资源，而且对图书馆的工作有着重要的参考意义。其次应该确定一名馆长来管理图书馆管理工作，负责档案管理的工作人员也应该是专职档案管理，档案人员一旦确定应保持相对稳定，不可随意变动，这是搞好档案管理工作的第一步。
（二）提高档案管理的规范性
档案管理工作的规范性是档案管理顺利进行的前提，随着现代科技的发展，图书馆应该加强自身的建设，利用网络技术来提高工作效率。为了将大量的原始档案材料收集齐全，必须建立一个档案规章制度来规范化管理。除此之外，馆藏档案的结构也应该得到规范，明确档案的归档范围，可以将图书馆的日常管理档案和业务流程档案分到两个部门去管理，另外还可以根据实际情况增加一些图书馆二级类目。
（三）加强工作人员的业务能力
首先从实际出发，让档案人员参加档案专业培训班，来提高工作人员的专业知识和经验。其次由于传统的档案管理手工操作较麻烦且容易出错，因此档案人员需要更新观念，掌握先进的计算机和网络技术，摒弃传统的管理方式且适应档案电子化的发展趋势，从而实现档案的现代化管理。
三、提高高校档案管理的必要性
（一）能反映出图书馆的管理水平
高校图书馆进行的管理活动主要是档案管理活动，对档案进行科学合理的管理能使档案形成有效的信息。档案可以将图书馆的管理活动和效果清晰地表现出来，所以管理人员在做决策时可以通过查阅以前的档案信息资料来帮助自己，图书馆管理工作的顺利进行能够体现图书馆的管理水平。
（二）能够满足现实需求
高校的许多重要信息和资源都在图书馆的档案管理里保存，档案管理可以为高校的一些重要决策提供资料经验，因此图书馆档案管理具有现实意义。档案管理可以帮助员工快捷、准确的了解所需的馆内信息，并且帮助其他师生认识档案的重要性，不至于造成档案的闲置。档案管理能够降低管理工作的不确定性，方便管理者做出正确决策，能够满足现实需求。
（三）档案管理的特性决定必须提高
档案管理有针对性和从属性的特征。首先图书馆档案一定要有针对性，图书馆只需要收集一些与图书馆工作密切相关的文件，而对于一些对图书馆毫无建设意义的档案不应当纳入图书馆档案中，一些无关的档案会造成图书馆档案的过于复杂而没有针对性。其次高校档案的从属性决定图书馆档案中的一部分是学校档案的复制品，并且图书馆档案中的一部分需要交到学校档案室。因此档案的完整性以及档案的针对性，决定了档案管理的工作必须得到进一步的提高。
四、结语
1．新增了大量的数字化档案资料
以往，纸质文书档案收藏量大，对档案管理工作的技术要求不高，随着计算机信息技术的发展，各种数字化档案文件大量涌现，如：电子文档、照片，图片，数字化信息，各种存储介质也在变化，包括光碟，磁盘、磁带等等。这致使图书馆档案管理工作面临着新的挑战。
2．查找不便，利用不足
图书馆的档案中蕴含着丰富的资源，特别是近些年，各地大力发展公共服务事业，新建了很多公共图书馆，由此产生了众多的新馆建设资料。这些资料来源广，信息量大，对后期的维护和公共图书馆的运行有重要的作用。但长期的文书档案以手工的、低水平的管理模式，致使大量的档案资料不能得到充分的开发利用，也使人们对档案的认识仅停留在收、藏和部分调阅这种低层次运作中。
二、现代公共图书馆为档案管理的科学管理提供了软件条件和硬件条件
1.具备计算机、网络等现代信息技术设备
在网络技术、计算机技术高度发达的今天，成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，公共图书馆档案管理应该充分利用这一现代文明产物。现代公共图书馆的档案来源越来越广，信息量越来越大，特别是新馆建成后产生了大批的文件、图纸等对以后的维护具有重要作用的资料。然而传统的传统档案管理以纸介质为主，手工操作，可见性差，查找信息不但耗时多，查准率也低。这种传统的管理模式已经无法适应现代档案管理的需要，要改变这种情况，就需要借助现代电子计算机和通信技术，建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理文档信息。现代公共图书馆为档案管理的科学管理提供了硬件：利用现代网络技术提高档案管理的质量应从电子文件形成的源头抓起，以网络为起点，将档案管理工作统筹规划，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出，全网络信息共享。计算机、网络等现代信息技术设备不仅可以保证公共图书馆档案管理档案信息的收集、处理能力，还可以保证信息可以克服物理空间的限制，例如运用远程登陆、电子邮件、即时消息等方式扩大公共图书馆档案的利用率和利用水平，提高社会信息共享能力。这样能够使档案的资源得到最大限度的开发和利用。
2.具有一大批计算机、网络高科技技术人员
有了物的支持，和现代企业管理一样，人的因素同样十分重要。从某种观点来看，人的因素更为重要。图书馆管理包括三大要素：人员、技术、资源，其中人员是最活跃并且起决定性作用的因素。由于公共图书馆档案管理组织机构不健全，岗位职责不清、责任不明，加之兼职档案管理人员不固定，没有经过专门培训，业务素质参差不齐，导致档案工作被动落后，疲于应付。以单一的手工操作为主，检索速度缓慢且利用效率低下，与快速高效的利用需求和现代化的发展要求极为不协调。在信息化时代里产生了大量的电子档案，使得档案信息也快速向数字化方向发展，档案手工管理被计算机管理所取代。现代公共图书馆为档案管理的科学管理提供了软件：随着人们对信息化程度的提高，人们开始越来越重视对图书馆文件信息和档案信息的管理。很多共图书管理人员已开始重视图书管理工作，并且不断完善图书馆档案管理制度，与此同时，还涌现出具有一大批计算机、网络高科技技术人员，这无疑给图书馆档案管理注入了新鲜的血液。相信用现代化的方式管理图书馆档案，一定能够减少重复劳动，节约大量的人力、财力、物力。
三．现代公共图书馆档案管理的实施策略
鉴于公共图书馆档案管理中存在的问题，必须从以下几个方面着手解决：?
1．增强图书馆档案管理意识?
图书馆全体人员特别是领导同志应从思想上高度重视公共图书馆档案管理工作，深刻认识到图书馆档案同图书资料一样，都是宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在对档案工作重视的基础上，逐步把图书馆档案管理列入议事日程。
2.健全档案管理制度?
在各公共图书馆内部基本都有各自的档案管理体系，其内容包括档案上缴制度、归档范围，标引规则，管理制度及使用制度等。公共图书馆档案管理业务包括八个具体环节：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用，可以划分为两个基本组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。为了将大量的原始档案材料收集齐全以方便利用，需要借助于科学的原则和方法，即档案规章制度来管理档案，这是搞好档案管理的必要手段。?
3．设立专职档案管理员
选派专人管理。对于日常管理档案采取集中管理方法，安排办图书管理人员专人负责全权办理。对于业务流程档案由各业务部门分散管理，便于各部门结合自己的业务进行管理与利用，同时调动个人和部门两方面开展档案工作的积极性，这是搞好档案管理工作的动力源泉。?
4.开发适合公共图书馆实际的档案管理软件
计算机及网络技术的广泛应用，不仅大大提高了档案管理的工作效率和质量，也使档案管理工作的准确性大为提高。软件的运用极大的提高了图书馆的效率。软件支持可以对图书馆的图书数据和期刊数据实现各自独立管理，可分别对图书和期刊进行借阅，续借及归还操作。在读者管理上，亦可自定义多种读者类型，灵活应对各种层次读者需求。在现代公共图书馆具有一批高素质的计算机网络工作团队，鼓励他们运用自己扎实的专业知识，借鉴其他档案管理系统并结合自身特点，研发适合自己图书馆工作实际的档案管理系统。
【关键词】大数据环境；文书档案管理；信息化；企业发展
企业在发展中各项管理活动增多，必然会生成非常多的企业文书档案，是对企业经营、管理各项信息记录的保存与管理。在信息化时代下，企业发展离不开信息技术，不管是企业还是机关单位，均构建了信息化管理平台，文书档案管理信息化趋势也加强。信息技术为载体的管理方法比起传统文书档案管理存储数量增大，档案信息浏览与查询更加便捷，档案储存时间更长，但是依然受到以下因素限制，出现一些管理上的问题，仍面临挑战。
一、大数据环境与企业文书档案信息化管理
（一）大数据概述。人类社会不断发展中以及网络行为日渐增多的背景下，作为一种信息记录与数据保存下来的内容就是大数据，其中不仅包含了生产信息、数据，还包括其他涉及企业发展的隐私。在网络逐渐普及下，大数据应用日渐普遍，储存容量不断增大，期间会产生非常多的难以加工与应用的数据，为应用与管理带来难度。在数据容量不断增大的背景下，很多用户可以通过查询、文件检索、下载、加工、复制等方法应用这些数据，使数据复杂与繁琐程度进一步增大，为管理带来了阻碍。
在信息技术不断发展的背景下，各种信息数据获取也更加有难度，激烈的市场竞争中谁最先获得了这些信息，谁就获得了发展机会，增加了抢占市场的筹码，对于数据资产的保护任何企业都没有懈怠过。大数据获取不仅体现在数据源获得上，更体现在借助这些数据源，对真正有价值的数据进一步发掘，增加数据潜在价值。当前，网络应用体量大幅度增加，大数据成为人们生活不可缺少的信息。
（二）企业文书档案与信息化管理概述。企业文书系统地记录了企业成立到发展期间各项经营与管理活动，比如，财务管理、人事管理、外事管理等，都是企业有显著价值的资源，通常，文书信息由企业专门部门负责，包括对文书的收集、整理、排列以及转送、开发、处理等。在大数据环境下，企业文书档案信息化管理在信息技术下会大大提高管理效率，发挥其内在的服务价值。
二、大数据环境下企业文书档案信息化管理的主要内容
（一）企业文书档案的数字化管理。企业文书档案以纸质为主，其中记录着各项文字信息，录入信息的过程较为漫长，考验着工作人员的耐心，需要付出一定劳动，如果信息量庞大，容易出现录入错误等，查询信息时也较为困难。但是大数据下企业文书档案可以实现信息化管理，应用计算机的自动筛选技术可以有效节省人力、物力，提高工作效率。大数据环境下企业文书档案管理一个显著特点就是可以对纸质档案进行数字处理，且不改变档案中的信息内容，更加利于保存、查询等，这就是电子档案价值的体现，也是大数据环境下企业文书档案信息化管理的重要内容之一。
（二）企业文书档案网络化管理。经过从纸质到数字化的转换后，还需要对数字化档案进行管理，依据互联网可以进行不分时间、不分地点的修改与添加，使电子档案更加细化、具体，用户查询更加方便，体现了档案网络化管理的便捷性。企业文书档案利用功能很多，包括网络检索、借阅、归档、复制、分类等。
三、大数据环境中企业文书档案信息化利用
企业文书不仅为企业发展提供了支持，体现了生产与经营的价值，比如，人事管理、财务管理、科研成果等，为企业发展积累了宝贵经验，也是企业发展成果的体现。由此，企业文书档案参考价值也很显著，实施档案化管理，可为用户提供更多、更全面的档案资源服务。企业发展中还能对文书档案进行重建，依据不同需求提供不同功能的服务，也是大数据环境下企业文书档案信息化服务的一种体现。与此同时，借助不同地域下的网络可供用户随时下载、查询，使用户对企业文化、产品等的了解更加全面、细致，还能对某个文书档案进行跟踪服务，体现开放式服务的优势。
四、结语
总之，大数据环境下，企业文书档案在信息技术基础上可以为用户提供更为全面、周到的服务。在企业生产日益增多的前提下，人力、物力成本会逐渐提高，由此，信息化档案的应用可节省成本与资源，为用户在查询、应用、下载档案信息中提供了便利。
【参考文献】
[1]库俊平.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用[J].创新科技，2013（9）：50-51.
[2]江鸿.探析大数据环境中企业文书档案的信息化管理[J].中国科技投资，2016（4）：144.
【关键词】文书档案；收集；整理
办公室是每个单位中的重要组成部分，而档案管理工作是办公室各项管理工作的重要组成部分，它真实地收集和记录着人类活动，为后世的人类生活提供依据。而每个单位的文书档案管理则有其特定的价值和意义，档案的收集与整理在衡量k公室档案管理水平中起着重要作用，文书档案管理水平的高低直接影响着办公室档案资料保存的质量。而目前，新的办公自动化浪潮席卷而来，办公室的文书档案管理工作还不能完全符合文书档案工作的需要。
一、文书档案的收集与整理工作内容
首先，整理文书档案信息的人员必须收集完整的材料，对所收集到的材料进行分析鉴别，划分类别，编排顺序和目录，保证每卷档案的完整性、真实性，并具有条理性和实用性。排序时应考虑材料的内容之间的内在联系，划分标准，依据标准对文书档案材料进行排序，类别编码及页码等编号应标记清楚，以方便日后对文书档案的查阅和检索。
二、文书档案收集与整理工作中存在的问题
（一）档案管理人员的专业素质不足，职业道德缺失。目前，大多数的文书档案整理及保管人员是非科班出身，部分工作人员对于现代信息技术及档案管理相关软件的应用不熟练，不仅会使文书档案的收集与整理工作出现安全隐患，更严重导致了文书档案管理工作的效率和成果落后。另外其他相关工作人员档案意识不强，没有主动归档的意识。文书档案缺乏规范化和标准化，进一步拉低了档案管理工作的效率。
（二）对档案的重要性认识不到位，档案管理人员过少。文书档案管理属于一个默默无闻、不起眼的工作，人力、物力、财力的支持明显不足。据统计表明，至今仍有些单位没有设置专门的文书档案管理场所，缺乏一套完善的文书档案管理制度，使得档案工作人员在工作过程中缺乏准确的指导。另外，文书档案的收集与整理模式的落后使得档案的分类、整理、归纳都远远落后于其他领域，随着单位管理建设的逐步完善，文书档案事业的规模不断扩大，档案的内容愈加丰富，传统的文书档案的整理及保管工作模式根本无法满足当前社会的需要。
（三）对新媒体技术运用不到位，忽视电子信息保密工作。社会逐步进入数字化、信息化阶段，信息化技术在各领域各行业中的作用越来越突出。很多单位已经实现数字化的档案管理，利用现代信息技术对档案进行归类管理和储存，有效地改善了之前文书档案管理中存在的种种局限和不足。但是还是有单位忽视了对文书档案收集与整理的安全，没有配备相应的软硬件设施，一旦计算机硬软件出现无法预测的问题，就会造成电子文书档案的丢失，这对单位管理来说，是一个极大的隐患。
三、提高文书档案整理及保管水平的对策
（一）注重文书档案收集与整理人员的专业素质和政治素养的培养。首先，各单位把文书档案收集与整理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把引进专业的复合型人才提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常性地规范化地进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等，可采用边讲边操作的培训方式，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好地适应档案管理信息化建设的需要和要求。其次，单位文书档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门文书档案资料。对文书档案工作认识充分，一心一意为单位人才管理服务。
（二）加强制度建设，实现规范化管理。文书档案的收集与整理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位文书档案收集与整理工作的管理，聘请专业的文书档案收集与整理人员。主管文书档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为文书档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作。各部门之间密切交流、加强沟通，规范管理工作流程，共同促进文书档案的收集与整理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对文书档案收集与整理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不给不法分子可乘之机。
（三）软、硬件配置齐全，减少安全隐患。软、硬件配置齐全是完成档案管理信息化建设的基础性条件，只有拥有齐全的配置，文书档案工作人员的工作才能顺利进行。计算机技术进行文书档案的收集与整理能够有效地处理大量文件信息，各类单位要舍得在这方面花钱，为文书的档案收集与整理工作配备良好的计算机及其系统，从而提高档案管理工作的效率。
四、结语
只有建立健全文书档案管理机制，保证文书档案管理人员的专业素质和综合素质过关，对电子档案实施有力的保护措施，才能保障文书档案管理工作有条不紊地前进，提升文书档案收集与整理工作的整体业务素质。
【参考文献】
[1]张滢. 浅谈文书档案的收集、整理和利用[J]. 连云港教育学院学报，1999（01）：91-92.
关键词：档案管理系统；文书档案课程教学；应用
文书档案课程在秘书专业的课程体系中发挥着重要作用，成为培养应用型文秘人才的关键环节。进入二十一世纪，随着信息技术的快速发展与普及，档案管理系统开始实现了信息化。这意味着我们在文书档案课程的教学中，必须与新的时代形式紧密结合，将基于信息技术的档案管理系统积极运用到教学中，让学生的知识结构体系符合信息化时代的需要。
一、对教学目标和定位进行调整
培养学生良好的实践能力，把他们培养成为符合社会需要的应用型人才，是高职高专教学区别于本科教学的地方。高职院校开设的文书工作与档案管理课程是具有很强实用性的课程，它的培养目标与就业方向密切联系。基于电子档案管理系统的文书档案课程教学，首先要求我们必须在原有的基础上调整教学目标定位。这意味着对信息档案管理系统的熟练掌握，早已成为学生在日后就业中必备的技能。传统的教学目标定位多是基于原来的纸质档案管理的，与网络时代的信息化档案管理系统难免存在不匹配的地方，这是需要我们及时做出调整的。
二、电子档案管理系统运用于文书档案课程教学的方案
1.在理论教学中要有意识地与电子档案管理系统相结合理论是实践的基础，完善的理论知识能有效地指导实际工作。理论教学是十分重要的一个环节。在理论教学中，我们要积极地改革教材编排体系，有意识地与电子档案管理系统相结合。整个教材编排都应当遵照电子档案管理系统为中心来展开。这样能让学生真正地学以致用，使学生树立掌握电子档案管理系统的意识。教学时，我们要让学生意识到，如今的档案管理工作早已走过了纸质时代，电子档案管理是当今时代所普遍采用的。所以，一个不能掌握、不善于使用电子档案管理系统的人，即使受到了完整的专业教育，也是难以适应档案管理岗位的。当学生加强了对这方面的认识，就会了解到今后的就业形势，自觉主动地学习电子档案管理系统。2.多渠道搜集电子档案管理方面的资料和案例供学生分析在教学过程中，我们要有意识地采用网络搜索等手段，多渠道地搜集电子档案管理资料和案例供学生分析。在课堂上采取小组学习的手段，让学生针对这些资料和案例进行充分讨论，将讨论的结果进行记录，最后交给教师打分。此外，我们要鼓励学生利用课余时间，增进自主学习的意识，积极地搜集资料和案例。教师在计算学生的平时成绩时，要充分结合他们平时在资料、案例的讨论中的表现。3.进行电子档案管理方面的实践教学为了有效地培养学生在电子档案管理方面的实践能力，我们要积极开展电子档案管理方面的实践教学。具体可以从以下方面入手：（1）加强对教学硬件设施的建设完善的硬件设施是开展实践教学的先决条件。各级教育行政部门和高职院校要加强对电子档案管理教学的硬件设施建设，确保有足够的资金支持教学，有足够的场地开展教学。（2）完善教师的知识结构首先，一些教师从大学一毕业就走上教学岗位，他们虽然理论知识完备，但是实践经验不足，在进行实践教学时难免有些着力不从心。针对这种情况，我们一方面可以组织教师利用节假日，深入企业进行考察，为他们补上实践这一课。另一方面可以从企业邀请一些培训师，为教师进行实践能力方面的培训。这样使教师的实践教学能力得到提高。其次，一些教师习惯于按照传统的纸质档案的思路来进行教学。对电子档案管理系统认识不足，影响了他们的教学思路，导致他们不能满足最新形势的教学需求。对这部分教师，我们一方面要帮助他们提高对电子档案管理教学的认识，一方面要帮助他们完善电子档案管理方面的知识，便于他们顺利地开展教学。（3）组织学生进行见习见习是教学中的一个重要环节。通过见习，我们可以让学生充分熟悉真实的工作环境，熟悉工作岗位对人的要求，熟悉工作节奏。院系一定要充分地重视学生见习环节，与企业建立合作关系，利用大二、大三的时间定期组织学生进入企业见习。在计算学分时，要将学生见习的情况计算在内。
三、结束语
文书档案课程是秘书专业的一门重要的课程。在信息化时代，档案管理早已实现了信息化。这给我们的教学工作提出了新要求。教学中，我们要从理论教学、实践教学两个方面入手，与电子档案管理系统相结合。
参考文献：
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