关键词：检察机关；诉讼档案；管理措施
1 诉讼档案的特点
1、检察院诉讼档案最基本的保管单位为“一案一号”。“一案一号”是指各个案件办理中检察机关由立案―结案产生的全部资料，向诉讼档案转化后，即可进行档案号的编制。通常情况下，“年度、类别、案卷号”为构成诉讼档案的档案号，同时各个诉讼案卷是由性质各异的案卷形成。
2、各类诉讼程序对形成检察院诉讼档案产生约束力。在案件办理环节，需严格遵循相关要求进行操作，如与程序不符，则与法律法规相违背。为此，在办理案件时诉讼程序将对诉讼材料产生乐卦际。特别是案卷组卷具有极为单一的方式方法，且固定化形式，致使其不能与其他档案不同，无法以件的形式存在。要求诉讼文书材料必须严格遵循程序、时间的条件进行操作。
3、检察院诉讼档案具备相应法律效力。法律效力为诉讼档案材料的主要特征，其强制性、约束能力极强，但法律效力只针对此案件诉讼当事人，为此，时间、空间发生改变时，诉讼档案不会随之改变。
2 检察机关诉讼档案管理存在的问题
1、档案管理意识较低，档案法制观念不足。在检察机关工作中诉讼档案极为关键，但因现阶段我国并没有建立完善的法律体系及办案工作人员档案管理意识低等现象的长期存在，导致结案后归档不及时、归档质量差等问题的大量出现。
2、检察诉讼档案收集不全。本文主要从2方面对收集诉讼档案不全问题进行分析，第一，收集案件案卷不全，于检察诉讼档案而言，都会选取“一案一卷”的形式，在目录内收集是否齐全可以清晰地看出。但大多数检察机关没有很好地保存其库存的诉讼档案资料，不仅是案卷没有被及时收集，目录也没有及时被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的内容主要包含目录、卷宗封面等，如卷宗材料因无法有序进行排列、无法准确、工整地书写各类文书材料。
3、检察诉讼档案数字化程度较低。伴随科学技术的不断进步，新技术、新工艺大量涌现，档案管理工作方法也随之改进。但检察机关对数字化技术并不敏感，特别是基层检察院，因各类因素的约束，无法充分选取数字化技术。导致在开发检察诉讼档案信息时程度较低，进而导致大量检察信息资源的过度浪费。除此之外，对数字化档案管理理解误差也会成为其数字化程度滞后的重要原因之一。
4、混乱的诉讼档案电子化管理。在实施信息化建设的同时，检察工作将有大量电子文件出现，这就需要做好电子化管理工作。此类文件自发性、分散性特点极为突出，因其具有不同格式、标准，导致各个检察院诉讼档案电子文件存在极大差异。特别是电子文件数据更改问题频繁产生。
3 检察机关诉讼档案建设及管理的措施
1、积极宣传档案工作的重要性，全面提升工作人员的档案意识
伴随信息时代的到来，检察机关档案管理人员的角色也发生了极大的改变，从保管员逐步向组织者、管理者进行转变，这和检务公开具有一致性，进而提升了诉讼档案管理水平。诉讼档案人员工作目标需与检察机关持续、健康发展目标统一，以此进行工作人员档案意识的全面提升。具体要求如下：
第一，提高档案检察诉讼管理理念，在与检察业务充分结合的前提下，根据相关管理规定，对诉讼档案管理工作进行正确指导，将检察诉讼档案管理理念等内容逐步传送给业务部门；
第二，在制定文件档案政策时积极参与，进行业务档案内容的统一规范，对传输保管电子文件时需制定一个科学的标准，在检察业务需求的基础上建立诉讼档案管理工作发展体系。
第三，在检察机关内档案室在面积方面占有极大优势，库房、查阅室及办公室等把该空间进行了合理划分，在此空间功能发挥中，在检察文化建设中，需充分融入档案管理意识，通过诉讼档案各个要素的充分利用，可对各个空间进行粉装，且进行检察诉讼档案管理内容的制作。
第四，文字描述、影音等都是诉讼档案管理中常见的资料形式，这些资料又产生于多个部门，各个资料之间存在着必然的联系。特别是在案件办理过程中，将出现大量资料，这种情况下将大大增加诉讼档案管理的难度。基于此，诉讼档案管理人员必须具有较高的专业素质，将各项资料进行妥善保管，并对各项资料之间的关系进行充分分析，确保材料的真实性与精准度。
2、加强档案管理人员培训及继续教育
作为一项系统化工作，档案人员主要负责检察诉讼档案管理工作。为达到检察诉讼档案现代化管理，应进行档案管理专业人员培训，只有这样才能深度开发利用诉讼档案信息。相比其他行政单位，检察单位诉讼档案业务指导工作范围、对象存在极大差异。开展诉讼档案工作与各个部门密不可分，如收集资料科室、案卷整理科室等。每年档案培训活动都会开展，但培训内容都存在极大差异，但都是基础类知识。培训需具备针对性，也就是选取分块方式对某个工作有针对性地进行培训活动的开展，将现代管理知识作为培训重点，进行电子管理知识的普及，在检察诉讼档案管理中应对现代科学信息技术水平加以全面提升。
3、各项档案制度的完善
通过检察诉讼档案管理制度的进一步完善，能够在极短时间内帮助检察诉讼档案人员对自身工作进行全面掌握，保证不因为人员变动而出现诉讼档案工作不连续的问题。且通过相应激励方法进行档案人员工作积极性的提升。同时，在档案管理工作中需进行典型树立，以此对新来员工起到激励作用，进而全面提高检察诉讼档案管理工作水平。作为一项综合性较强的工作，诉讼档案管理具有科学性、服务性的特点。在检察机关发展建设中其案件性质，都会对档案管理造成一定影响。通常情况下，利用档案资料可以对案件实际情况及现状进行数据信息地查询与分析，为案件办理提供可靠的参考资料，做好档案资料整理工作，才能提升诉讼检察工作效率。
4、检察诉讼档案资料整合，文件档案管理信息系统的有效建立
实物资料信息化是电子文件的主要特征，计算机存储介质可集中大量原始检察诉讼档案资料，传送是可利用网络进行。利用计算机管理档案检察单位可进行三级（省市区）局域网络区域化资源的同时建立。为科学管理诉讼档案，应做到归档登记统一化、规范化。借助于检察机关业务应用软件规范管理作业程序。也可利用电子计算机将档案信息文件资料的准确编制，以此为录入信息速度、准确性的全面提升提供可靠保障。
4 结束语
综上所述，随着社会经济发展速度的不断提升，我国检察单位工作量也越来越大，进而档案数量也随之增多，以往档案管理模式与当前基层检察机关的工作存在严重的滞后问题，为满足现代档案工作发展需求，必须重视检察机关诉讼档案工作，这也是检察诉讼档案工作得以快速发展的重要条件。
参考文献
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法院纸质档案是诉讼档案的基础，在保持原有整理办法的基础之上，应更加注重纸质档案和电子卷宗的结合管理。受传统模式的影响，很多兼职档案员都比较注重纸质卷宗的装订保存和更改，会容易疏忽同步更新到电子卷宗。作为档案管理部门，一定要注意提示兼职档案员保证纸质档案和电子档案的完全一致，如有更改，一定要做到双同步，保证100%的一致，也为利用提供方便。虽然纸质档案的利用率大大降低，但是仍然存在上诉、外院借阅的情况。纸质档案的出库现象仍不容忽视。现在很多法院都已经引入二维码打印机，将有案件信息的二维码贴到卷宗封皮上。但据我个人了解，此功能并没有实际利用起来，二维码扫描后只是能显示该卷的基本信息，如原被告、案号、结案方式等，在纸质卷已经找到的情况下，此二维码没有任何意义。笔者个人认为应当将纸质卷宗与电子卷宗相关化管理，生成的二维码或条形码，打印出来加磁贴到卷宗的档号位置，取代原有手写档号，然后进行装盒上架，并且在档案室外安装磁感报警系统。在借阅的时候，进行扫描消磁录入系统，形成电子借卷单，归还时核销记录。未经消磁的档案将报警提示。这样通过二维码管理档案卷宗，可以使库存档案数量一目了然，档案去向一清二楚，把纸质卷宗的利用、安全的问题得到很好的解决。同时，可以与智能密集架集成，通过二维码实现档案“无序存放，有序管理”，只要电脑选中该案卷，智能密集架自动弹出，基本告别人工查找纸质卷宗及按序上架的繁重任务。
二、档案审批管理的新构想
司法改革以来，我院将审管办与办公室合并，统一由办公室主任管理，这是司法改革下的我院新的探索与尝试。而审管办与档案室本来就是息息相关的兄弟科室，审管办负责案件评查工作，这项工作在很大程度上决定着电子卷宗的质量以及以后的利用情况。严把评查关是档案室利用数字化的电子卷宗关键一步。但是现在的实际情况是每月结案量不断增长，数量巨大，完全靠人工评查很难做到百分百的严格。之前省高院开发的庭审直播评查系统，可以很大程度上提高庭审效率，自动化巡查庭审质量，大大减轻了人工压力。笔者呼吁可以联系相关人员开发自动与人工相结合的审批评查系统，对现在经常出现的扫描不清楚、漏页情况自动予以退回。如果有了自动评查系统，不但可以缓解审批人员的工作压力，相信电子卷宗的质量一定可以得到质的提高。而且在人员管理上，可以让审管办与档案室合并办公，虽各有分工但仍属于同一整体，这样更可以让审批人员深刻体会到电子卷宗利用时出现的问题，使审批工作更有针对性。
三、档案利用的新方式
在大信息时代，档案的利用也要走向云端。互联网+的情况下，完全应当更加简洁便利。现在要求裁判文书上网已经大大方便了当事人、律师等相关的法律工作者，但是宣传力度较小，并且不能加盖法院公章等，在实际操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率极高的情况下，虽电子卷宗方便档案员查找打印，但受人员、计算机数量限制，仍不能满足日益增长的利用。笔者认为应当设立自助式电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的可以在网上进行申请，档案管理员在网上操作予以审批，审批同意后可以自行打印加盖法院电子签章来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。其次如今利用率极大的情况下，仅靠人工记录效率低下。当事人利用软件查阅档案时应当用身份系统记录，并在电脑上记录其查阅复制的内容。本院或外单位工作人员查阅时，也应记录在案，清楚把握。这不仅能清楚的记录当事人的查阅复制的内容，还可以根据记录进行大数据统计，把握档案查询的动向，也方便档案部门对利用效果进行沟通反馈。
四、档案保密工作的新要点
在信息时代下法院的各项工作中，保密工作越发凸显其重要性。各基层法院的诉讼档案已不再定密级，但副卷内容仍属于审判秘密。在诉讼档案完全数字化的情况下，保证审判秘密的安全管理也十分重要。应做到“三严禁”：1.严格按照规定，除上级法院调卷及重审再审需要外，诉讼档案副卷严禁对外借阅及复制利用。2.法院专网上副卷的密级要一律选择内部事项或其他，严禁选择“秘密”，否则在非涉密计算机上处理涉密内容严重违反保密相关规定。3.维护系统安全，做好权限管理，严禁内外网混用，严防被网络黑客攻击窃取审判秘密。除此之外，应定期和对新入职的书记员及工作人员进行保密培训，严格保密制度，使每位干警始终保持保密意识。
一、法院诉讼档案信息化的基本理论
“诉讼档案信息化是信息化在档案领域的具体实现, 其基本内涵与信息化的内涵是一致的。 诉讼档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程, 由诸多相关项目构成。诉讼档案信息化建设绝不是某一个或几个方面的事, 它也不是单纯的技术现代化、手段现代化过程, 也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来。诉讼档案信息化建设包括了档案信息化建设, 档案信息数据库建设, 档案信息资源的有序组织, 档案信息资源的开发利用, 档案人才的培养与用户的培训, 档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施, 信息技术的广泛应用等等。”[2]笔者认为：人民法院诉讼档案信息化是指在诉讼档案形成、收集、整理、归档、查询、管理等各个方面，推广和应用以计算机网络为中心的科学技术，构筑由计算机网络硬件和软件实现的诉讼档案信息资源共享优势，利用信息技术传播速度块、存储量大、查询快捷和信息资源共享的优势，实现以科技手段智能化辅助法官办案的系统工程。
二、法院诉讼档案信息化建设的必要性
诉讼档案是审判活动的真实记录，是法院众多信息资源中最基础的部分。在当今科学技术突飞猛进的信息时代，诉讼档案面临着知识经济和信息时代的严峻考验，诉讼档案的信息化建设已成为历史必然。
（一）诉讼档案信息化建设是深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。信息化建设在法院改革发展和现代化建设中具有重要的地位和作用，作为信息化工作的一个重要组成部分，法院诉讼档案信息化建设尤为关键。科学、有序、高效的档案管理模式将彻底改变法院过去传统的“看守库房式”档案管理办法，数字档案的全新管理理念、利用信息技术构建的新型法院档案管理信息系统，为审判工作和司法实务工作的开展提供了全新、快捷、安全的服务。因此，诉讼档案的信息化建设深化法院改革的必由之路，关系到我国法制建设的进程。
（二）诉讼档案信息化建设是实现法院“公正与效率”的技术保障。以计算机网络为中心的信息化建设，具有传播速度快、存储量大、查询快捷等特点，改变了传统的思维模式和手工操作的运行机制，在档案管理领域，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案工作带来了全新的科学管理手段和先进快捷的检索办法。这将更有效地提高法院工作的质量和效率，是实现法院“公正与效率”的技术保障。
(三) 诉讼档案信息化建设能够极大地提高法院挡案的安全保密性。诉讼档案信息化建设可以完全代替原纸制材料进行调阅，使得原本档案材料可以长期封存保护，避免纸质档案损毁。电子档案可有效防止案卷材料被删改、替换等问题。同时，诉讼档案的信息化建设可以对案卷进行密级管理，对查询人员进行限制，特定档案只对有权限用户开放，设置安全级别，依权限分级管理，有效解决档案泄密等问题，能够极大地提高法院挡案的安全保密性。
三、法院诉讼档案信息化建设的障碍
鉴于诉讼档案的重要性，推进其信息化建设已势在必行，然而在我国现有环境下，诉讼档案的信息化建设并非一帆风顺，存在着诸多障碍。
（一）诉讼档案信息化建设观念相对落后。尽管诉讼档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有仍有相当一部分人档案意识淡薄, 认为档案无足轻重, 没有多大用途，这就造成了在诉讼档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为, 最终会造成档案信息化建设的延缓, 造成档案信息交流的障碍, 影响档案信息化建设目标的实现。
（二）诉讼档案质量不高，档案管理混乱。《人民法院诉讼文书立卷归档办法》对诉讼档案的收集、排列的顺序、立卷编目、卷宗装订都作出了明确的规定。然而这些规定并没有得到很好的落实。实践中诉讼材料排列次序混乱、目录和卷宗封面项目填写不全、装订不齐等等，严重影响了诉讼档案的质量和寿命。另一方面，部分法院档案管理人员责任不清，加之频频换岗、交接手续不完备，一部分档案借出后没有按期归还，有些卷宗材料放置较长时间得不到及时整理归档，造成了档案的残缺和遗失，[3]这些都造成了档案管理的混乱。而这势必影响法院诉讼档案信息化建设的顺利进行。
（三）档案信息化建设的标准滞后。档案信息化建设的前提是档案信息的规范化、标准化, 即用共同的信息技术和信息语言组织档案信息。正如iso主席汉兹所说:“如果不靠国际标准来有效引导信息迅猛发展趋势, 必将出现一个电子混乱局面”。自1979年以来, 我国已颁布了不少档案工作标准, 但其中绝大多数是针对纸质、音像等档案, 针对数字化档案的寥寥无几。而档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息, 这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手, 制定新的标准来规范工作实践。
（四）缺乏专业的档案管理人员。法院诉讼档案信息化建设需要专业复合的档案管理人员，其不仅要有专业的法律知识，还要有较高的计算机操作水平以及档案管理知识。实践中档案管理人员由于对电子文件、电子档案的收集、保存、维护与利用接触太少, 档案管理人员能熟练使用微机的为数不多, 能承担程序设计和数据维护的 的更是少之又少, 这是推进法院诉讼档案信息化建设又一障碍。
四、完善法院诉讼档案信息化建设的建议
前已论及，在信息化时代推进法院诉讼档案信息化建设已势在必行，而在推进法院诉讼档案信息化建设中存在着一系列主观客观方面的障碍，面对这些障碍，如何推进诉讼档案信息化建设的顺利进行，笔者有以下建议：
（一）转变传统观念，树立档案意识。在诉讼档案信息化建设中, 每个人都面临着传统观念的转变, 都要树立现代档案管理、利用意识, 逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心过渡。各级领导要充分认识信息化的重要性, 认识档案资源信息化对档案事业创新与发展的重要性, 切实把档案资源信息化提到战略高度来思考, 这是档案事业生存与发展的问题, 也是创新与改革的方向。同时，档案工作者应认清面临的挑战和机遇, 加强工作责任感, 树立现代化管理思想, 努力用现代化管理手段去管理档案, 适应时展的要求。在档案工作重心上, 要实
现从过去较多强调安全和保密( 重于保管、积累史料) 向以用户需求为主导的重心转变, 要从用户出发, 研究用户的需求, 开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线, 也是转变观念的一个基点。[5] （二）提高诉讼档案质量，规范诉讼档案管理。针对法院诉讼档案质量不高，管理混乱的局面，一方面，法院应严格规范卷宗评查和审核制度，提高诉讼档案质量。法院应把卷宗评查、审核纳入案件流程管理，建立严格的卷宗评查、审核制度，从实体和程序两个方面规范卷宗评查、审核工作，对不合格的卷宗坚决不归档，严格规范卷宗归档。另一方面，强化诉讼档案管理机制，严格档案借阅制度。通过制定《档案管理办法》、《档案分类方案》、《诉讼文书立卷归档办法》、《档案保密制度》等规章制度，加强规范管理，特别是加强对外调卷及法院内部调卷的规范管理。
一、基层检察档案管理工作的特点
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、其保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。特别是公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，诉讼档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关办案信息管理系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
二、存在的问题及原因
1、重诉讼档卷，轻文书档卷。由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，强调诉讼卷宗的重要性比强调文书资料的重要性多得多，甚至没有强调文书资料的重要性，工作移交的重点也是强调针对诉讼宗卷材料，档案保管的重心也在诉讼档案上，对于每年的文书档案归档工作重视不够，除会计档案外，导致多年来一些重要的文书档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时，查找困难，甚至无法查找，不仅浪费时间和精力，还带来工作上的被动和不便。
2、档案管理人员不能做到专职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和其他原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响，除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档。
3、缺乏专门档案管理人员，加上变动频繁，造成档案管理人员素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，工作适应性不高，很难适应档案档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用，对进一步研究和探索档案管理工作，促进档案管理工作发展有一定的局限性，目前在职的档案管理人员往往工作不积极主动，工作效率低，档案意识淡薄，认为档案归属于个人行为，应该由相关的部门自行保管，这种错误思想的存在，使那些珍贵的资料没有能及时归档管理，有的在单位科室个人手中，有的在各部门，导致档案管理的保密性和真实性存在巨大的缺陷。档案管理工作具有较强的专业性和工作的连续性，档案人员的频繁变动不符合档案工作专业性和连续性的要求，直接给档案管理工作带来不小的影响。
4、对电子档案信息化建设不够重视。由于基层院缺乏经费，加之人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，直接导致检察案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，虽然配备了电脑，却没有形成完整的电子档案，很多时候仍然在使用纸质档案，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。
三、解决问题的对策
1、全面提高对档案工作重要性的认识。在全体检察官和其他工作人员中普遍进行档案工作重要性的教育，结合案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等工作，对档案工作的重要性进行强调。针对普遍存在的重诉讼档案，轻文书档案的问题，对文书档案的重要性进行特别的强调，与文书档案接触较多部门，如办公室、政治处等，更要特别注意提醒。平时在工作中要注意文件资料的保管，清退、移交要完整及时。文秘人员、业务科室内勤和档案人员要尽心尽责，及时敦促文件资料的清退、移交、立卷和归档工作。
2、严格公文办理程序是搞好档案工作的基础。严格公文办理程序，加强公文办理各个环节的工作，是搞好档案工作的基础。在收文办理的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序和发文办理的拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序中，要严格遵守公文办理程序各个环节的工作，把工作责任落实到人，提高公文办理质量，避免公文的遗失和毁损，使所保存的档案既能全面反映检察院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又为档案的保管和利用打下良好的基础。
3、确定专职档案人员和保持其工作的相对稳定。根据档案管理工作的要求配备专职档案人员并保持其工作的相对稳定。档案人员专职有利于增强对档案工作的责任心和使命感；保持档案人员工作的相对稳定性是档案管理工作的客观要求。档案人员的变动也应该有一个工作上的衔接和熟悉的过程，也就是要有一个传、帮、带的过程。不能简单的履行一个交接手续完事。
4、加快纸质档案电子化进程。电子档案和纸质档案共存已经有目共睹，但是电子档案相对来说更稳定、更方便，更有利于长期保存和提供利用，为此应该建立两套制管理，更好的方便档案的合理使用，一是要提高对原始纸质档案的录入速度，逐步实现软件管理，二是要实现档案管理设施的升级，对档案库房及档案管理设施进行定期检修和更新换代，科学的管理好新型档案材料，三是要规范电子档案的归档管理，一般以保存两套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门保管。在硬件管理上，也需要特殊的保管设施和环境，温度应保持在17-20度之间，相对湿度保持在35-40%之间，还要有防磁设施等等。
关键词:档案;信息化;困境应对
一、平阳法院档案信息化建设现状及梳理
(一)档案存储情况
我院现存档案分为诉讼档案、文书档案、会计凭证档案和声像等档案，从1949年至2015年10月，我院档案室库存诉讼档案131680卷，169802册。从档案管理系统显示，我院诉讼档案从1949年至今共有案件133459件，其中已将案件材料扫描进入系统的共有131194件，比例为已存案件的98．3%，并且诉讼档案的数量还在不断增加。
(二)档案管理利用现状
从档案管理使用方面看，随着司法公开的不断深入，案件审理的透明度也不断增强，社会公众对涉及自身利益的档案关注度也越来越高，对诉讼档案的查询需求也与日俱增。
(三)档案信息化建设情况
目前，我院共有6名工作人员从事档案管理工作，其中两名档案人员有正式编制，聘用人员流动较频繁且具有档案专业背景的人员的比例仅16．6%。另外，档案室尚未完全建立档案管理长效机制，现有档案人员管理结构很难适应未来档案信息化建设的发展。
二、基层法院档案信息化建设困境
(一)档案电子化利用效率不高
当前全省法院诉讼档案信息化建设步伐不断加快，目前使用的审判信息管理系统优化了诉讼档案立卷、归档、检索、统计等环节，档案信息化工作完成档案扫描、录入阶段后，已基本实现法院外、法院间卷宗调阅。由于公检刑事侦查卷并未扫描入库，使得刑事案件仍处于纸质借阅状态。实际上刑事档案查阅在档案利用中占比达63．26%，如果不进行扫描，显然影响电子化数据运用，进而影响档案信息化建设进程。
(二)实践中档案归档模式不统一
省高院要求结案后5日内必须归档报结，我院则结合现实状况，因地制宜，创新留庭保管模式。考虑到两个派出法庭距离院机关比较远和送达难等客观因素，允许法庭在1个月内必须完成归档入库，以达到省高院要求案件审结后5日内装订入库达70%，十个工作日装订入库达90%的工作要求，每统计月因送达等原因需留庭保管的案件严格控制在10%以内。
(三)对档案信息化建设认识不足
少数部门、部分同志对档案信息化建设的重要性了解不够，认为这是可有可无的事，即使争创档案信息化一级达标，也是办公室档案人员的事，与己无关。但档案信息化工作没有其他办案人员的共同配合、协助，单单靠档案管理人员，是很难实现档案信息化。
三、基层法院档案信息化建设对策
(一)加强组织领导，稳步布置信息化建设工作
档案信息化建设工作应坚持以利用为中心，充分发挥档案信息化工作的效用，服务于司法审判工作，服务于社会公众。我院始终坚持从实际出发，将档案信息化建设列为全年重点工作计划，注重检查档案信息化建设工作的进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。
(二)加强有序管理，夯实硬件基础设施
我院以新审判大楼搬迁为契机，依托先进管理技术，实现档案库房智能化管理，在档案库房配备10区73列智能密集架、24小时控制的新风空调、7台库内自控除湿机，21台热气溶胶自动灭火装置、库区内配有自动恒温电脑数据采集、防磁柜5台。
(三)推广应用律师服务平台，探索网上档案预约查询
根据最高院要求，在诉讼服务中心开设律师志愿者服务窗口，由律师为当事人无偿提供诉讼咨询和帮助。积极与县司法局、律师协会建立沟通协调机制，尝试推广应用浙江律师服务平台，进一步提升律师服务当事人的效率。积极探索网上档案预约查询功能，当事人通过登陆法院门户网站填写姓名、联系电话、案号、预约时间等基本信息完成档案查询预约，实现档案定点定时查询。
(四)开展法院间远程调阅卷工作，落实便民诉讼
在诉讼服务中心专设电子档案查询窗口，当事人或其律师可申请异地档案查阅，在完成对申请查阅档案的异地远程查阅授权后，当事人即可查阅异地法院的授权电子档案并自行打印。法院间远程调阅不仅卷免去当事人远赴外地查阅档案的奔波之苦，更是“互联网+”时代法院间积极配合便民诉讼创新之举。
四、结语
总之，随着档案信息化建设的不断深入推进，档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要。法院诉讼档案管理必须及时改进组织架构，实现科学有效管理，并以“科技强院”为契机，着力建设诉讼档案信息化。在“互联网+审判”时代，档案信息化工作不仅给法院自身档案管理带来便利，还能够共享全社会的法律资源，从更高层面上推动了审判工作的公平、公正与公开。
作者:郑永建 单位:平阳县人民法院
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关键词：档案数字化；保密；诉讼档案；审判事务
目前，全国各级法院正在全力推进档案数字化工程， C法院Y合院内工作实际，在没有预算经费的情况下，以专项项目形式向市政府申请档案数字化专项经费，C院档案数字化工作探讨，更多的是侧重于对档案数字化实践过程中可能出现的保密问题进行思考，以“防患于未然”，为下一步档案数字化工作的顺利推动夯实基础。
1 档案工作在审判事务中的比重不断加大
1.1 结案标准化下的全过程参与
在C市全市两级法院全面实施办案流程静默化监管、结案标准规范化规定以来，档案工作由以往的被动接收诉讼档案转化为办案过程中的流程参与，以归档结案、过程卷与档案卷同质、电子卷宗与纸质卷宗同步的全新档案工作模式已初显成效，档案工作逐步由幕后接收走向过程参与，档案部门也成为诉讼档案形成的重要一环，档案工作迎来更多的机遇与挑战。
1.2 司法公开与审判秘密“博弈”的见证
如今，司法公开成为审判大环境，诉讼档案作为审判工作秘密的原始记录，更承担着权衡公开或保密的重要职责。2014年最高院和国家档案局联合印发《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，积极回应在司法公开背景下如何进行诉讼档案管理问题[1]。诉讼档案由一般情况不对外提供利用到全部正卷材料均可对外公开，档案见证了司法公开大时代的到来。
1.3 非工作重心下的大手笔投入?――档案数字化
众所周知，法院工作的业务中心为审判，档案始终只是审判业务的忠实记录者、竭诚服务者。此次档案数字化工作，仅C市C院一家基层法院，就是两三百万元的项目经费，这对如今日常审判业务繁重，工作经费紧张的任何一家法院，都需倾尽全院乃至地域之力来共同推动，而全国范围内各级法院已然纷纷行动，仅此一点便足以说明档案工作正得到前所未有的支持和重视。
2 档案数字化过程中的潜在风险
国家档案局局长杨冬权在2013 年底全国档案局馆长会议上讲话时指出档案外包中存在的隐患，强调要“严防外包服务中档案失泄密。”[2] 档案数字化工作是保护档案原件安全、建立方便人民群众档案利用体系的有效途径。在这项工作中，安全保密高于一切，是档案工作的生命之线和底线。
2.1 库藏档案数字化加工中存在的风险
档案最重要的属性即它的原始记录性。而库藏档案数字化加工首先即是在损害这一属性基础上的拆卷、加工、还原，不可避免的会对档案造成一定的损伤。C市C院的库藏诉讼档案大多未分立副卷，基于此，数字化加工机构即获取了可能本属审判秘密的全部卷宗内容。同时，鉴于外包公司的非法学专业性，其对于应属于副卷信息的重点标注是否完全可取，是否自行扩大或缩小了不公开范围，并无十足把握。
2.2 新生档案过程卷数字化的安全
库藏档案数字化加工完成后，以市中院审判辅助事务剥离为原则，最大限度服务审判中心工作，外包公司将一并参与诉讼档案过程卷的扫描整理。而过程卷因审判流程繁琐流转时间较长，且多为未进行装订整理的零散材料，卷宗转接过程中出现遗失的可能性较大，案件材料齐全完整存在未知风险。一旦在诉讼过程中卷宗材料丢失，可能对审判结果产生直接影响，则可能有损司法权威，浪费司法资源，而且对司法公信力产生直接冲击。
2.3 项目交接时的细节与保密
档案外包服务将法院内部分工转化为与外包公司的对外合作，交接手续繁多且重要。档案实体移交时的实体安全、数字化成果交接时的数据安全、数据备份时的存储介质管理等细节问题，都存在各种潜在的失泄密风险。比如数字化成果的验收与交接，就涉及数字化加工所使用的计算机、扫描仪等设备，数据载体，网络环境，加工系统等多方面的安全管理。在将纸质档案转化为数字化信息的全过程，即是依托数字技术将有形档案转化为无形数字信息的重大工程，其保密工作的重点，也必然扩展到信息数据、存储载体、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在问题的解决对策及思路探讨
3.1 建立档案与保密工作联动机制
颁布相关规章制度，逐步建立档案工作业务检查和保密检查的联动机制，理顺档案管理部门和保密部门的协作关系，及时沟通，凭借多方力量共同处理档案工作中存在的各类安全隐患 [4]。可实时主动邀请档案管理部门和保密管理部门共同参与到档案数字化工作的开展过程中，接受多方监督检查，提前预知防范查漏补缺。
3.2 完善有效的监督机制及救济途径
制定档案数字化各项操作规程、规章制度、监管机制，要求档案数字化服务公司严格按照流程操作，并在实践过程中根据可能问题实时调整完善。实行法院档案数字化专职人员的外部监管和数字化外包公司项目管理人员的内部约束相结合的监督机制，形成有效的错误倒查、绩效目标考核管理制度。针对新生档案过程卷扫描中可能存在的丢失风险，提供可供选择的多种救济途径，备出各项救济方案，提前将风险预留在可控范围内。
3.3 培育一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才
市场需求的激增导致当今所谓档案数字化专业服务公司质量参差不齐，挑选具有资质、丰富档案加工经验、良好行业信誉的外包公司是档案数字化工作成败的关键。另一方面，法院档案管理人员档案数字化工作经验不足，加工标准把握不严，对档案数字化工作存在畏难情绪。制度、标准、项目的最终实施都在于人，精湛的专业技能、良好的职业道德及强烈的工作责任心是工作质量高低的核心影响力，培养一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才已迫在眉睫。
参考文献
[1] 颜研生.浅析诉讼档案的公开[J].北京档案.2015，（5）.
[2] 洪档字[2014]10号，关于加强档案数字化和档案信息化服务安全工作的通知， 南昌市人民政府网站.
关键词：档案管理；发展趋势
1 基层检察档案管理工作的特点
1、检察档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作。纸质档案在征集、保存和利用的过程中，由于内因和外因综合作用的影响，都会造成纸质档案不同程度的病害问题。且这些档案材料大多数是孤本，一旦丢失或损毁，将造成无法补救的损失。
2、检察机关保管的诉讼档案专业性强，使用频繁。检察机关内部为了评查案件和上级抽查等原因需要经常借阅有关诉讼档案，公安、法院在打击犯罪、维护社会治安和国家安全工作中，也需要经常查阅有关的刑事诉讼档案，以寻找破案的线索和证据材料及相关的法律依据。
3、保管期限长、数量多。随着法制建设的不断推进，检察机关档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。
4、纸质档案与电子档案并存。随着全国检察机关统一业务应用系统的启用，各地基层院不同程度地将案件信息录入电脑，逐步形成了电子档案与纸质档案并存的局面。
2 工作中存在的问题及困境
（一）人员较少、兼职现象严重。办公室担负着多项职能，但人员相对较少，我院办公室现有在编人员5人（其中3人为政法编制，2人为事业编制），除2名机要保密人员外，其他人往往身兼多职。按有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于一些原因，档案管理人员长期由1人兼职担任，精力和时间都无法得到保证，给档案管理工作带来不小的影响。除诉讼档案外，文书档案多数不能做到及时清理归档，且由于专业的局限性，往往出现档案归档整理不够规范，档案管理的保密性和真实性缺失的现象。
（二）变动频繁、档案管理人员业务素质不高。检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，由于档案专业毕业的人员很少，专业技术人员比例不高，整体素质低，很难适应档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法的应用。且在职的兼职档案管理人员大多工作繁忙，无法投入更多精力在档案上，从而造成档案工作效率低下。在信息化迅速发展和加强档案数字化工作的大背景下，缺少专职档案员和档案员流动频繁的现象，往往造成档案员刚刚进入状态又换新人的局面，致使档案员整体素质提升缓慢，阻碍了档案工作的稳步推进和深度应用，大大削弱了档案资源的开发利用，直接给档案管理工作带来不小的影响。
（三）档案收集、归档不及时、材料不全。在检察档案工作中，为了保持文件之间的历史联系，保证文件的完整与安全，案件承办科室应于次年6月份对上年度已办结案件的文件材料及时加以整理并移交档案室。然而在实际工作中，各科室难以按时整理、移交档案，全靠档案员到各科室督促移交，且有些科室在每年移交的诉讼档案中，不仅会有上一年度的卷宗，有时还会夹杂前两年的卷宗，严重影响了档案工作进度。材料齐全是保证案卷质量和为以后更好利用的关键，但实际中案卷不按要求整理、材料不齐全、档案移交手续不规范的现象普遍存在，甚至有些承办人将不该归档的材料也归入卷宗。这不仅不能提高档案的利用效率，反而会增加库藏负担，严重制约着检察档案发挥实际效用，使其利用的便捷性和可操作性大大降低。
（四）档案资源在检察工作中的宣传利用力度有待加强。开发利用档案资源，服务办案、服务领导决策、服务社会，是档案工作的宗旨。基层检察机关每年都有大量的批捕、案件，通过对这些案卷材料进行整体分析研究，可以清晰地发现各种犯罪形成的原因以及犯罪的规律特点，利用检察档案资料来编写案例，可为立法提供实践依据、为普法教育提供素材。但是，一直以来，检察机关档案管理的重点都放在对检察档案的收集和整理上，而缺乏对检察档案信息资源的开发与利用。加之基层检察院由于条件的限制，很多先进的技术都没有被普遍采用，数字化和信息化程度不高，造成档案信息不能得到最大化的开发和利用，浪费了很多检察信息资源。因此，如何创新服务方式，丰富服务内容，进一步发挥档案工作的重要指导和参考作用，推进检察工作健康良性发展就成为了一个必须面对和解决的问题。
3 加强和改进的意见建议
随着检察机关统一业务应用系统、信息化建设和改革任务不断深入推进，办公室工作也逐渐从传统单一的模式向多元化、信息化、现代化模式转变，所担负的职责更多、任务更新、要求更高。档案工作作为办公室工作的重要组成部分，具有性、服务性，对办好案件意义重大，是全院检察工作不可或缺的一环。检察机关要根据“统筹规划、循序渐进、确保安全、合理适用、稳步实施”的原则，积极推进档案数字化、信息化工作。
1.要继续加大对档案工作的支持保障力度。检察机关要坚持依法治档，切实加强对档案工作领导，及时解决档案工作实践中的具体困难和问题，为档案工作提供有力的保障。完善档案基础设施，加大硬件建设，按照“四分开”要求，加大档案资金投资力度，合理规划，科学配置，努力创造条件，打造库房面积达标、设施完善、功能齐全、安全保密、服务便捷的管理环境。
2.要继续加强档案队伍建设的力度。要充分认识新形势下档案工作的重要作用，从政治上、工作上、生活上关心办公室档案人员。要及时配齐配强档案人员，使用在编人员从事档案管理工作，并不断提高专职人员配备率，尽量配备档案专业毕业生。档案员交替要做好交接工作，变动要有一个传、帮、带的过程，不能简单的履行一个交接手续完事。新任档案员必须参加地方档案局的岗前培训，逐步加强档案队伍专业化、职业化管理，努力创造事业留人的良好工作环境。
3.要继续加大档案规范化建设力度。牢固树立档案安全无小事意识，安全管理措施要覆盖档案工作全过程。不断加强室藏档案资源体系建设，认真落实归档制度，确保各类型各种载体档案完整、齐全、及时归档。认真贯彻落实高检院制定的《人民检察院诉讼档案管理办法》及相关文件，进一步完善本单位档案管理制度，利用制度规范管理好档案。加强服务能力建设，把档案潜在价值转变为现实有用的价值，成为领导决策和工作查考的重要手段。要把档案打造成宣传检察工作的窗口，研究检察工作的智库。坚持做好档案编研工作，做好日常借阅利用，充分应用信息化手段，提升档案服务水平，推进利用服务上新台阶。
4.要明确责任，狠抓立卷归档工作，确保立卷归档质量。
笔者认为,案件编号应遵循如下原则:首先,一案一号原则。顾名思义,就是一个案件只能有一个编号,从立案到结案,只能使用这个案号。即使上一年度未结的案件,到下一年度仍使用该案号(3号文件有规定)。一个案件可能有判决书、裁定书、决定书等多种诉讼文书,均使用这一案号。一案制发数个裁定书的,仍用原案号,但可以编数个分号,如(2009)X民终字第3―2号(3号文件有规定);其次,科学编制原则。编制案号一定要按着上述规定的方法编制,不得随意造号。规范的编号,就是“法律语言”,让业内人士一看就懂,不产生歧义。最后,统一管理原则。立案庭是负责立案的机构,案件编号自然由立案庭统一管理。所有的案件,无论是诉讼案件、执行案件,还是赔偿确认、监外执行、减刑假释案件,都应由立案庭统一立案,统一编号。凡是在立案庭查找不到的案件,无论何人批准,均为非法,按“黑案子”处理。年终进行司法统计时,不必逐个询问各业务庭受案数,可由立案庭统一提供。结案数也不必问,只要登录案件流程管理系统,就一目了然,结案率就是二者的比值。
在案号的编制中,应重点注意以下几个问题:首先,案号中不能出现诸如表示法院内部分工的“刑一”、“刑二”、“申”、“立”等字样。这在最高人民法院办公厅法办发(1993)3号《关于若干问题的解答》中有明确规定。因为随着法院改革的深入,有关庭室很可能撤并,或职能变动调整,按法院内设科室编制案号会造成案号混乱。其次,上一年度未结案件,下一年度编制新号。这是造成一案多号最重要的原因之一。一个案件正式立案后,不管运行了多长时间,是否超审限,只要未结案,只能使用一个案号,绝不能在跨年度时编新号。再次,案号的种类要少而精。笔者在审判监督工作中,发现某法院制定一份关于案件编号的文件,按此文件,该院共可编制63种案号!不仅不符合法律规定,而且不便管理,容易造成一案多号、案号混乱,给将来卷宗归档和上级法院调卷带来极大不便。最后,案件流程管理软件也应改进,使之与案号的编制相适应。案件信息管理以案号作为最基本的要素,案号就是该案的“户口”,作为案件查询最准确、最快捷的条件。同时,增加公开性和透明度。所有的案件,包括依法不公开审理的案件,其立案信息、结案信息、裁判文书等基本信息也要公开。只有这样,才能便于监督,打开微机一看,哪个案件未结,哪个案件结案,哪个案件运行状况如何,一目了然,就不会出现有的案子一压几个月甚至几年未结却无人知道的情况。
下面,针对审判实践中,案件编号经常出现的一些错误做法,提出如下改进意见:(1)刑事案件取消X刑一(二)初(终)字、X刑少初(终)字的提法,一律编为X刑初字第x号、X刑终字第x号。立案庭进行统一立案编号后,属于刑一庭的案件,移至刑一庭,其余案件移至刑二庭、少年法庭审理。(2)减刑假释案件取消庆刑减(假)字的提法,一律编为X刑执字第x 号。这在《法院刑事诉讼文书样式》(样本)中有统一的规定。(3)执行局除执行案件、执行复议和执行监督案件外,其余编号应酌情削减。笔者的想法是,凡一般性业务往来函件,没有形成卷宗的,可统一编号,例如统一编为X执他字。(4)关于财产保全裁定的编号,众所周知,保全分为诉前保全和诉讼中的保全。如果是诉讼中的保全,由于已经立案,保全裁定可使用案号,不必再另行编号。如果是诉前财产保全或诉前证据保全,可单独编号。考虑到诉前财产保全或诉前证据保全的情况极其少见,编号时可统一编为X诉前保字第x号。(5)关于复查再审案件,凡是没有提起再审程序的申诉案件,编号一律用“监”字。对于提起再审的申诉案件,再审裁定的编号仍用“监”字,提起再审后,诉讼文书使用“再”字,但号数不变。装卷时,复查听证阶段所形成的材料与再审后所形成的材料应一并装订,而不能分别装卷。归档时,档案室可把“监”字和“再”字一起归档,视为相同,只要序号正确即可。(6)关于请批案件,3号文件规定,具体案件的请示,应编诉讼文号,即“刑他”、“民他”等字。(7)其他需要编号的诉讼文书,可参照上述做法灵活处理。如当事人不服基层法院的罚款、拘留决定,向本院申请复议的,可编为X民(商、刑、行)复字。
如果按上述方法进行规范,案号种类将大为减少,便于记忆和管理。具体如下:(1)刑事案件:X刑初字第x号、X刑终字第x号。(2)民商事案件:X民初字第x号、X民终字第x号、X商初字第x号、X商终字第x号。(3)破产案件:X商破字第x号。如果当事人对基层法院破产案件所做的裁定提出上诉,可直接编为二审案号,而不必编为庆商破终字。当然,如果破产案件数量少,也可变通处理,编为X商初字,而不使用X商破字。(4)行政案件(含非诉执行):X行初字第x号、X行终字第x号、X行执字第x号。(5)再审案件:X民(商、行、刑)再字第x号。(6)减刑假释案件:X刑执字第x号。(7)监外执行:X暂外执字第x号。(8)国家赔偿确认案件:X确字第x号。(9)国家赔偿案件:X赔字第x号。(10)执行案件:X执字第x号、X执复字第X号、X执监字第X号。(11)申诉复查案件、抗诉案件:X民(商、行、刑)监字第x号。(12)诉前财产保全和诉前证据保全案件:X诉前保字第x号。采取保全措施后,如果当事人在15日内提起民(商)事诉讼,有关保全的诉讼材料应归入诉讼卷宗,而不单独成卷,单独归档。如果当事人未在15日内提起民(商)事诉讼,依法解除保全措施,以上诉讼材料应单独成卷,单独归档。
行政诉讼法及司法解释规定,行政诉讼时效分别为三个月、两年、五年和二十年。如果具体行政行为的确违法,相对人知道或应当知道已经超诉讼时效,这种情况,行政相对人直接向法院提起诉讼,请求确认行政行为违法,恐怕要承担败诉的风险,要么法院不予受理,要么法院受理后经审查后驳回起诉。如何规避诉讼时效,达到救济相对人的目的,笔者就亲身体验谈一谈感想。
刘某是农村宅基地的使用权人,土籍登记的权利人是刘某,但一致没有发放土地使用证,张某在1995年通过某区土地管理部门非法变更了该宗土地的使用权人并颁发了土地使用证。看到了土地证的权利人不是自己后,刘某实际上在1995年就应当知道地籍档案被非法变更的事实,但一致没有起诉,直到2007年刘某起诉某区土地管理部门变更地籍档案的行为违法,由于明显超过2年的诉讼时效,直接起诉很有可能导致败诉,相反如果采取另一种诉讼渠道可能完全规避诉讼时效。
我们知道,行政处罚法规定行政处罚一般在2年之内,但举报投诉土地违法案件没有时间限制。首先,笔者要求刘某作为利害关系人向某区土地管理部门申请受理、审核土地登记变更、发证的程序实体是否违法,并依法处理。如果土地管理部门受理并作出正确处理,问题就解决了,如果土地管理部门不予受理,马上就可以以行政不作为状告某区土地管理部门,请求在一定期限内履行法定职责。针对这种诉讼请求,法院只会审查土管部门是否具有受理、审核和作出处理的法定义务和职责,原告是否向被告请求过履行法定职责,诉讼时效有没有超过(相对不予受理答复而言),而不会顾及原告知道或应当知道地籍档案被非法变更的时间;法院经审查认为,被告具有法定职责而不予受理构成行政不作为,属于违法,责令在一定期限内受理并重新作出行政行为。至此,刘某以不同的诉讼请求达到了相同的目的。
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