各地建设工程电子文件的归档模式
从各地城建档案系统的情况看，目前建设工程电子文件的归档大致有以下四种模式。
1 不借助电子文件归档管理软件的模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆没有开发建立建设工程电子文件归档管理软件，要求建设单位(包括勘察、设计、施工、监理单位，下同)按照一定的格式要求，将纸质的工程档案扫描加工成电子文件后，以光盘形式向城建档案馆报送。这种模式简称为“无软件模式”。无锡城建档案馆采用该模式。
2 借助电子文件归档软件扫描纸质档案的模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件，发放给建设单位；建设单位将纸质工程档案全部扫描成电子文件，通过电子文件归档软件收集起来，然后以离线形式报送到城建档案馆。这种模式简称为“归档软件+扫描”模式。天津、广州城建档案馆采用该模式。
3 通过电子文件归档软件将电子文件转换成固定通用格式的模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程电子文件归档管理软件，发放给建设单位；建设单位将工程建设活动中产生的电子文件，通过电子文件归档软件转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式，然后直接归档，无须扫描；对其他一些不能掌握电子版的文件，如工程规划许可证、施工许可证、材料产品合格证等，建设单位再通过扫描方式导人电子文件归档软件，最后以离线或在线形式报送到城建档案馆。这种模式简称为“归档软件+格式转换+扫描”模式。苏州、昆山城建档案馆采用该模式。
4 建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理模式
这种模式的运作方式是：城建档案馆开发建立了专门的建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，把记录工程建设活动必需的各种资料表格及其他工程文件的格式、要求等纳入到软件中，发放给建设单位；建设单位通过软件直接编制工程资料，形成工程电子文件，工程结束后软件将电子文件自动转换成一种通用的、不能随意修改、只读形式的固定格式，直接完成工程电子文件的归档；对其他一些不能掌握电子版的文件，建设单位再通过扫描方式导入一体化管理软件，最后以离线或在线形式报送到城建档案馆。这种形式简称为“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式。珠海、大连、芜湖市城建档案馆采用该模式。
各种工程电子文件归档模式的利弊
建设工程电子文件是指在工程建设过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
同传统的纸质文件相比较，建设工程电子文件具有占用空间少、存储携带方便、传输速度快、排版制作容易、更改复制简便、搜索利用快捷等突出优点。但如果将电子文件作为档案保存，又存在许多弱点，主要表现在：电子文件内容信息的不稳定性，即电子文件可以随意更改、删除、增加，且不留任何痕迹；电子文件对设备和软件的依赖性，即电子文件必须借助计算机等中间设备和计算机管理软件才能读取；信息与载体的可分离性。
在分析了建设工程电子文件的特点之后，现在再来看上述四种归档模式哪一个更适合于建设工程电子文件的归档。
1 关于“无软件模式”
“无软件模式”不能记录建设工程电子文件产生的背景、结构、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等相关信息，不能获取元数据，因而不能保证电子文件的真实性、有效性和完整性，是一种不可取的电子文件归档方式。
2 关于“归档软件+扫描”模式
这种模式建立了电子文件归档软件，对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺点是：第一，由于这种模式是在纸质文件已经形成后，经过扫描才纳入电子文件归档管理系统的，电子文件形成过程并没有纳入管理系统，因此该模式并没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保证文件真实性、完整性和有效性方面还存在一定距离。第二，全部建设工程电子文件都通过扫描获取电子文件，会花费大量资金，从经济上讲不能实现节约。第三，扫描文件占用的存储空间通常要比许多电子文件如doc、excel格式文件大得多，同样一份文件，其扫描件所占空间是doc、excel文件的50倍以上。大量扫描文件导人城建档案馆为管理馆藏档案而建立的城建档案管理系统，会大大降低城建档案管理系统的运行速度，甚至会导致系统的瘫痪。第四，扫描文件通常为影像文件，文件内容识别率低，不能直接进行全文检索。
3 关于“归档软件+格式转换+扫描”模式
这种模式的优点包括：第一，建立了电子文件归档软件，对保证建设工程电子文件的真实性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以电子文件格式转换替代了大部分纸质文件的扫描，节约了扫描费用。第三，将工程电子文件转换成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有电子文件内容，有效防止了电子文件归档后的随意改动，对保障电子文件的原始性具有重要作用。第四，将电子文件转换成固定通用格式，可以有效保护文件形成单位的知识产权，避免给文件形成单位造成损失。第五，将所有工程电子文件转换成统一格式，可以方便城建档案馆和其他用户查阅利用。
但这种模式的缺点是：第一，由于这种模式是在电子文件形成后，经过格式转换才纳入电子文件归档管理系统的，电子文件的形成过程并没有纳入管理系统，因此该模式也没有实现真正意义上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式转换不能完全取代扫描，工程建设单位还有一部分资料确实没有办法掌握电子文件，只能扫描。
4 关于“资料文档一体化软件+格式转换+扫描”模式
这种模式建立了工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，从源头上控制了工程电子文件的形成过程，有助于记录和保存工程电子文件产生的背景、内容和结构信息，有助于获取电子文件元数据，对保证工程电子文件的真实性、完整性和有效性具有重要作用。
建设工程电子文件归档的最佳模式
通过对几种归档模式的分析可以得出结论：建立建设工程资料编制与电子文件归档一体化管理软件，工程资料的编制与电子文件的归档统一由管理软件来完成，对工程电子文件实行全程控制，同时，将工程建设活动中形成的电子文件转换成固定通用格式，对一些特殊资料如工程前期文件等采取扫描归档，这样一种模式是目前为止最科学合理、切实可行、最符合档案管理要求的一种归档模式。
采用这种模式，需要注意以下问题。
1 关于建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件
建设工程资料编制和电子文件归档一体化管理软件是目前开展工程电子文件归档工作最理想的工具，城建档案馆开发建立这样一个软件，既方便工程建设单位的资料编制，又有利于工程电子文件的归档，还有助于数字城建档案馆的建设。但在各地工作实践中，很多地方建设单位应当地工程质量监督站的要求，正在使用专门的工程资料编制软件，这种情况下城建档案馆再强行推广使用一体化管理软件，会与原有的工程资料编制软件发生冲突，给建设单位带来负担。合理解决这一问题，方法之一是城建档案馆与工程资料编制软件开发单位协商，在工程电子文件归档管理软件中建立与资料编制软件的接口；方法之二是要求有关部门和单位在开发工程资料编制软件时，按照电子档案管理要求，把工程电子档案元数据等内容纳入软件开发工作中，同时增加电子文件归档管理功能，该功能的设计要与城建档案馆已经使用的城建档案管理软件搞好对接。
2 关于电子签章
在传统的纸质工程文件资料中，需要签章的文件十分繁多。如果电子文件沿用纸质文件的做法，那么对一个工程项目来讲，所有参建单位的签章人员累加起来会达到上百人，电子文件的签章会变得难以操作，这主要在于电子签章的认证问题。按照国家规定，要使电子签章具有法律效力，必须到国家工业和信息化部批准的专门认证机构去办理认证手续。工程监理和施工单位人员众多、变动频繁，再加上每年的定期年检，强制要求电子签章会给这些单位带来很大的人力负担和经济负担。一个较为可行的解决办法是简化电子签章要求，即所有工程文件不需要个人签章，只需要单位签章即可。凡是需要个人签章的地方均采取计算机打字录入方式，但是每份文件上均要有单位的电子签章，以示对文件的真实性负责。这样，一个工程项目只需要建设单位、设计单位、监理单位、施工单位等几个单位的电子签章即可。
从设备仪器的整个生命周期来看，大致需经历前期方案设计、设备选型、论证、询价洽谈和招投标、确定供货方并签署合同和技术协议、开箱验收、安装调试、测试验收、运行维护等各个流程和环节。整个生命周期历经的时间较长，需要办理的程序很多，每个程序由哪个部门来承担，怎样办理，会产生哪些需要归档的文件，这些归档文件由谁来负责归档等等，都必须要规范、明确，这样项目负责人在设备实施的过程中才能了解和明白该执行哪些程序，才能大大提高工作效率，提升设备档案的归档率和有效性。从实际工作各类归档方法的尝试中总结发现，“项目负责人负责制”的归档方式是最有效的。所谓“项目负责人负责制”就是对于设备实施各个阶段产生的全部资料，均由项目负责人来负责归档，这种归档方式从某种程度上来说也符合“成套性”的原则。项目负责人会参与整个项目的实施，每一份设备资料的产生，项目负责人都是知悉的，只有项目负责人对设备实施整个过程中产生的全部资料最熟悉，因此由项目负责人来负责全部文件的归档也是最合适的。
二、设备档案文件材料节点收集
每台设备实施过程均较为漫长，且一般情况下建设单位同时实施的设备有很多台套。作为设备档案管理人员，要保证设备档案文件材料收集的完整性、准确性和系统性，就必须有一套较为便捷、有效的设备档案管理办法。
1.抓主要节点设备实施过程中一般会经历设计评审、合同评审、合同验收会等几个主要节点，设备档案管理人员可以通过参与这几个节点工作，一方面进行节点资料的收集和质量把关，另一方面也可以了解设备实施的进展情况。
2.抓关键节点无论是外购标准设备还是定制非标设备，所有的设备均会产生合同或技术协议，设备档案管理人员在参加合同审查时，应该严把合同关，对每一份合同要求设立专门的“技术资料要求”条款，明确乙方需要提交的文件材料清单、份数及介质等要求。这样既避免了后期相互扯皮推诿现象的发生，又从一固定资产投资项目定程度上保证了设备档案的完整性。
3.严守合同验收关设备合同验收会是合同执行的最后一个阶段，所以一定要严格把守。退一步说，单位内部产生的文件有不合要求的地方，后期还是有整改到位的余地，但是对于乙方单位需提供的资料，如果不在合同验收会上把握住，合同款付出去了，就失去了主动权。因此，设备档案管理人员在参加合同验收会时，对提交的资料一定要严格审查，对于不合格、不齐全的资料，必须在补齐、整改完备直至符合归档要求后，方可在合同验收表上签字。
三、设备档案档号编制规则不同
行业和单位对案卷的编号方法存在较大的差异，但其中的原理和规则是相通的。按照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办[2007]161号)的要求，经过不断的工作实践和探讨，为便于保管和提供利用，同时结合项目规划部门的意见，我们制定了一套固定资产投资项目设备档案档号编制规则。举例说明如下。一级类目用H表示设备仪器档案；二、三级类目用17表示试验设备档案；XXX表示某总项目代号；S01表示总项目下子项目设备代号；03表示子项目下第三单台套设备；01表示第三台套设备的第一卷；13是整个总项目的大流水号。对于总项目下子项目较多的项目，上述编号的优势非常明显。首先，此种编号方式从形式上固定了设备档案的编号，使得各项目设备档案编号一致性得到了保证；其次，避免了以前多级使用数字和“•”的混乱状态，最重要的是，此种编号方式是对应初步设计批复的设备台套来编制的，能够快速定位到初步设计上的台套设备，方便了规划部门的查询以及项目的财务审计工作，而且大流水号的设定为后期设备档案的查阅提供了很大的方便，档案人员只需要检索出大流水号就能到库房快速定位到此卷档案，方便快捷，调卷、插卷效率大大提高。
四、设备档案管理的几点心得
笔者在日常工作实践的摸索中总结出了对设备档案管理的一些心得体会。
1.我们所面对的实际工作以及具体情况是千变万化的，因此针对实际问题及时进行各部门之间的沟通、协调就成为必不可少的重要补充和剂。为了保证文件材料及时归档，及时解决文件材料归档过程中的各种具体问题，设备档案管理部门可采取开会集中协调、面对面交流、电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时沟通协调，相互配合，确保文件材料归档的完整、准确、及时、有效。
2.在进行设备档案信息录入时，将外文资料的中文名称一并录入，并且在外文资料的封面写明中文译文，便于查阅者能及时、便捷地查询到所需的资料。
3.对于设备档案的管理，一定要抓住设备的合同和技术协议，这样就抓住了整个活动过程控制的关键点，就可以起到举重若轻、事半功倍的效果。
4.当单位实施项目较多时，制定“催办单”不失为一种有效的方法。在合同审查时，根据合同和技术协议把此合同相关的所有需要归档的文件材料以催办单的形式下发给主办人；等合同验收时，以催办单来进行文件材料验收。这样就避免了设备档案管理人员重复审查(如合同审查、合同验收审查)的情况，节约了时间和精力，也保证了设备档案的完整性。
5.在设备实施过程中各相关部门一定要重视文件材料的收集归档，只要给予足够重视，就一定会做好归档工作。
【关键词】档案数字化管理；优势；不足
档案数字化管理就是把传统的以录音带、纸张、录像带等为存储介质的各类原始档案资料，通过压缩、扫描、转化等手段转换为图片文件、声音文件与录像文件等，再通过存储管理技术把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里，到广域网、局域网、国际互联网、机关企事业单位内部网，便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索所需要的档案资料，实现了数字化档案管理的新兴管理技术。随着现代互联网技术的发展，档案数字化管理已成为一种管理趋势，但同时也需要认清档案数字化管理的优势与不足，ζ溆攀瞥浞掷用，对其不足不断改进，使其更好地为现代社会发展服务。
一、档案数字化管理优势
（一）能增强立卷制度执行力。1983年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅的《机关档案工作条例》的规定：“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷，并定期向档案部门归档”，从上述规定可见，文书处理部门整理（立卷）在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作，档案立卷是档案管理的重要步骤，现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今，在档案管理工作中，部门立卷的落实程度始终有待考量，不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度，或制度形同虚设，没有很好的执行，个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷，但档案管理人员知识结构和业务领域受限，同时每日均有大量工作需完成，对每一个部门的工作内容未必了解透彻，必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后，结合网络管理，由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目，如此可提高档案归档质量。
（二）能缩短档案资料整理工作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的，档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成，且有时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理，突破了原有办公管理的局限性，电脑成为现代办公的主要途径，管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储，且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门仅可将需归档资料录入电脑终端，并通过后台传输至档案管理终端，管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档，如此缩短了工作时间，操作简便，提高了工作质量。
（三）提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下，产生了海量的档案资源，如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后，查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息，提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。
（四）增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后，可以把原件妥善地保存起来，工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现，这样可以避免或减少对档案原件的损坏，以便有效地延长原件的保存时间；尤其是那些历史久远的珍贵档案材料，实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。
二、档案数字化管理的不足
（一）档案数字化管理有一定的风险性。在信息技术逐日普及的今天，网络信息安全问题随之凸显，电脑病毒与黑客非法入侵等均为计算机系统里的档案信息造成了极大威胁，增加了档案保密管理难度。另外，部分档案在转换成电子档案时，主要利用电子编码技术来进行档案编辑，电子编码技术在应用时有一定的弊端，如果对原始凭证内容进行修改也不会留下任何痕迹，相关管理人员是很难及时发现的。所以，违反《档案法》的行为应备加警惕。
（二）电子文件档案储存受载体制约性强。电子文件对软硬件设备的依赖性相当强，计算机储存设备容量虽大，不过面对呈几何级数发展的电子文件也有穷尽之时，且计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在着软件不兼容问题，这些问题均不利于电子档案的安全、长期乃至永久管理。
（三）数字档案的法律效力问题。档案是原始的记忆，具有凭证作用和法律效应。但数字档案有其特殊性，由于它的内容容易被修改，并且内容和载体易分离，真实性存在“信任危机”。因此，数字档案突显逄，在法律面前很难成为合法有力的证据。
（四）工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术，增强档案管理业务水平，并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作，唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而应重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。
总之，在计算机网络技术不断发展的21世纪，档案数字化管理是档案事业发展的必然趋势。现代信息技术必将实现由手工档案管理至自动化管理的变革，进而提高管理工作效率，减少劳动强度，加快文件传输。作为档案管理人员应正确权衡档案数字化管理利弊，紧跟时展步伐，摸索出科学档案管理新思路、新方法，规范档案信息化管理，发挥档案信息数据资源的利用价值，方可凸显档案工作的服务效能。
【参考文献】
论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务,是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。
在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
一、财务电子档案特点：
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期dos系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。
随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。
三、高等学校财务电子档案的现代管理
财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。
（一）财务电子档案的收集
1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。
2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。
3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。
4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。
5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。
（二）财务电子档案的整理与保存
财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。
1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。
2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。
3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。
财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。
（三）财务电子档案的利用
财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。
1、财务电子档案的查阅。
查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。
2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。
随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。
参考文献：
关键词：电子 文档 管理 挑战 对策
国务院及国务院办公厅、中共山东省委及办公厅自今年7月1日以后全部取消了纸质红头文件，并对重要文件和统计数据分别以政报、汇编等形式对外权威。我国发达地区比如深圳、重庆等地早在2002年2月前就取消了纸制文件，开创了我国文档管理新理念的先河。
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
（二）电子档案管理的困难性。
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。
对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
二、解决存在问题的思路与对策。
（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
（二）寻找文档管理创新的理论支持。
文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。
三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
（一） 合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献：
由于计算机应用范围越来越广，在政务管理工作中出现了很多的电子档案，通过电脑进行存储、浏览、传递、，在方便了人们日常工作和生活的同时，由于电脑网络的开放和自由特点，谁都能够自由便捷地登陆互联网网站，也很容易出现电子政务档案被随意访问、人为破坏、病毒感染、资料丢失等情况，一定程度上制约了电子政务档案的科学化、规范化管理。因此笔者试就电子政务系统中的档案管理，谈些粗浅的认识。
二.电子政务系统中档案管理的现状和存在的问题
2.1电子政务系统档案管理基本情况
电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。比如，关于电子政务档案的概念解释，《美国联邦文件管理术语手册》就将其称为机读文件，认为是利用计算机进行处理的文档材料。美国联邦管理法规将电子文件定义为涵盖了数字、图形和文本的信息资料，能够通过计算机这一手段进行记录，同时符合了文件的基本特征。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盤、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。
上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征：
一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。
二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。
三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。
2.2电子政务系统中档案管理存在的问题
如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：
一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。档案管理就是要求各项资料的原始性，但是电子政务档案不如纸质文件那样始终保持其原始结构，经常会随着载体的变化而发生明显的改变甚至丢失、破坏等，如果被人为地修改、删除或者被计算机病毒侵扰，就将无法恢复。
二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，而且保管、存档过程中还能够被各种计算机病毒或者黑客侵袭，造成原有电子政务档案的损坏或者无法恢复利用，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。
三.解决电子政务系统档案管理问题的措施
针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决：
一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。
二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。
三是健全电子政务档案管理相关法规。强化法律法规建设，在现行档案法中修改完善电子政务档案管理的有关内容条款，解决电子政务档案管理法治环境的保障问题，做到有法可依、有法必依，增强电子政务档案管理的法律效力。
四.结束语
综上所述，由于计算机普及程度的日益提高，电子政务系统中的档案材料将会越来越多，在方便工作的同时，也增加了一系列的管理问题，因此对于档案管理机构和工作人员来说，确保电子政务档案的真实、完整存在，便于日后参考利用便成为了一项重要任务。在日常管理中，应当科学地了解和把握档案管理中存在的各种问题，并且及时采取行之有效的措施加以解决，保证电子档案管理更加安全、科学，促进档案事业健康协调稳步发展。
参考文献：
[1]侯衡.电子政务系统中档案室的角色定位（J）.北京档案.2015（10）.
为贯彻落实中央林改文件精神，规范林改档案管理，2009年12月国家林业局、国家档案局在成都联合召开了全国集体林权制度改革档案管理工作会议。2010年9月16日河南省林业厅和河南省档案局在栾川召开了全省集体林权改革档案工作现场会。一致认为：林改档案是林改工作的真实记录，是林改工作的客观反映和重要历史见证，是确定农户利益，解决林改纠纷，促进林业改革发展的重要依据。林改档案管理是集体林权制度改革的重要组成部分，林改的成果最终要以林改档案的形式进行固化，林改档案为河南省集体林权主体改革的顺利推进，下一步林改配套改革的有序实施，都将发挥凭证依据性的重要作用。档案管理工作对保障林改顺利进行具有重大意义和切实作用。因此，深化林改档案工作十分必要，林改档案工作一定要做深、做细、做扎实。
提前介入，从源头上夯实林改档案业务基础
河南的集体林权制度改革2007年试点，2008年1月全面启动。从试点工作总结经验开始，档案部门和林业部门就建立了工作联系。2007年7月联合转发了--《国家林业局国家档案局关于加强集体林权制度改革档案工作意见的通知》，指出贯彻意见的重要意义和方法，也走过了一条摸索尝试之路。各地在出台的林改文件中，对林改档案管理工作都做出了明确规定，提出了明确要求，在林改实施过程中不断开展档案建设的督导检查，对林改档案管理工作起到了很好的推动作用。多数县级林业行政主管部门在同级档案部门的指导下，都建起了规范的林改档案室，制定了一系列档案管理制度，确定了归档范围和保管期限，明确了整理标准和质量要求，规范统一了文本格式。要求会议记录、会议决议、村民签名、承包方案、承包合同、外业勘察记录等关系到林改工作的主要档案材料一定要经得起历史的检验，归档文件材料要字迹清楚、数据精确、图样清晰、签字盖章及日期等具有法律效力的标志完整齐备、真实有效。档案整理符合标准规范，使用的书写材料纸张、装订材料符合档案保护要求，档案库房和柜架符合安全保管条件，办公设施设备满足档案工作需要，这些制度规范的制定和落实，巩固了林改工作的有效开展。洛阳市林业局专门下拨林改档案室建设专项资金50万元，作为所辖县(市、区)林改档案室建设补助经费，目前，各县都建成了高标准的林改档案室，实现了库房、办公、阅览三分开。信阳市河区采取政府采购的办法，为全区各乡镇统一购置了档案柜、档案盒，统一了林改档案管理标准。各级林业行政主管部门和档案管理部门，加强协作，密切配合，严格制定林改档案管理标准，积极开展林改档案业务培训，不断推进林改档案规范化管理，为做好林改档案管理工作提供了技术保证。郑州市林业局、档案局联合下发了《关于加强集体林权制度改革档案管理工作的通知》，明确了县、乡、村三级林改档案管理工作的职责和任务。三门峡等市都制定了林改档案管理制度，规定任何人不得擅自挪用档案资料及档案设施，严格传阅借阅文件资料制度。在林改档案的形成和管理中采取精细措施，注重过程监管和结果监督，减少了资料遗漏的可能性。栾川县在1983至1986年落实林业生产责任制时，由于档案意识强，工作到位，发证8.59万本，林权证等档案材料收集齐全，整理有序，保管安全，林权证档案的原始记录性、凭证性、依据性充分体现，为栾川县本次集体林权制度改革的顺利开展，发挥了积极的作用。在本次林改中，该县又将这批林改档案，按照新设定的栏目格式全部录入电脑，建立了全文检索的电子档案，实现了纸质档案与电子档案的双套备份。原阳县不仅将2003至2009年林权证登记发放的所有档案材料全部输入电脑，而且还与该县的森林资源实时动态地理信息系统联动，实现了林权登记、发放和林地流转动态管理。这些好经验、好做法为河南省林改档案的规范化管理起到了典型示范作用。
采取措施，从制度上保障林改档案管理规范
河南省林改任务的县(市、区)大多建立了相对规范的档案室，乡、村级基本上都有数量不一的档案专柜，档案主要内容，如林改方案、会议决议、村民签名、承包合同、外业勘察登记等资料基本齐全，多数县都制定了档案管理制度。但也确实存一些值得重视的问题。如林改档案管理不完善，有的地方没有严格按档案管理的有关要求配备相应的设施设备，保存条件简陋。有的地方档案内容不完整，林改方案不具体，公示材料没有标明公示的地点和时间，没有完整保存公示的图片资料。召开村民会议签字时用圆珠笔签名，用“打勾”代替签名等现象。有的宗地面积误差大，图、表、地不符，内页号重叠，图表填写不认真，个别承包协议上只有承包户签字，没有四邻签字等。针对上述问题，河南省林业厅、河南省档案局联合召开全省林改档案会议，采取档案行政执法大检查和建立林改档案考核体系措施，推进集体林权制度改革档案管理规范化健康发展。
检查和考核的标准主要是是否做到“四有”和“六统一”。
关键词：档案管理系统；纸质档案数字化；利用服务
中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）26-0007-02
档案是人类文明的载体和结晶及社会活动的记录与物证。高校档案是教师在教学、科研和管理中形成的有保存价值和凭证作用的文字、图片及音像资料等历史记录，它见证了学校的成长和发展，也在源源不断地为学校的各种实践活动提供服务。收集档案、整理档案、保管档案和利用档案，推动社会的进步和发展，是我们的崇高义务和共同责任，我们正处在向信息化迈进的时代，各级档案机构都开始了档案数字化工作，借助于信息技术的力量，让馆（室）藏档案能够得到更好的存储和利用。
以前学院只有纳入质量管理体系的科研档案和部分教学档案，现在由教学档案、科研档案、固定资产项目档案、文书档案、照片档案、音像档案、实物档案等组成。当时的档案管理系统是由FoxPro开发的一个比较小的软件系统，只能在一台微机上录入、查找，只有纸质档案。随着学院的发展壮大，教学评估和项目验收对档案提出了更细更高的要求，领导对档案也越来越重视。后来，档案室根据自身档案的特点定制了电子档案信息管理系统，加强了档案管理软件应用系统的建设，为档案信息交换、实现档案信息资源共享创造了条件。系统分为两部分，一个是档案管理系统，一个是档案检索系统。配备了扫描仪，可实现多页快速扫描、无边界扫描。新增了电脑和专用服务器，服务器放在另一个大楼的机房，不但运行环境好，而且实现了异地备份，可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。这样，一个档案的归档、利用服务工作系统就形成了。
一、档案管理系统
档案管理系统是管理档案的信息系统，用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。档案管理软件是一个以信息资源共享为出发点，依据档案工作的管理模式、要求和方法进行设计开发的典型信息管理系统。涉及到档案资源的形成、整理、存储、检索、传递、保护、利用、鉴定、销毁和统计等全过程，能够全方位、全过程地对数字化档案进行管理。档案管理软件系统一般分为单机版和网络版，单机版管理系统只适合在一台计算机上录入、查阅，而网络版的功能则强大很多，其设计一般是浏览器/服务器（B/S）结构，只要安装一台档案服务器，其他部门和个人都可以根据权限设定浏览、著录、上传、查询档案信息。档案检索系统基于信息量巨大的档案数据库，对特定的利用者而言，就如同在互联网上通过搜索引擎查找信息一样，从而实现档案信息的共享。当然，由于档案的特殊性，档案管理系统只能在内网上运行，内网微机上安装了安全保密系统，秘密级以上的档案只能授权在专用的场所查阅。
二、档案的数字化过程
目前，因我国电子文件保管水平不高，且在现代技术条件下仍有一些文件必须以纸质介质存在，才能承认其凭证和法律效力，文件的耐久性保存问题也未得到解决，所以档案大都实行“双套制”管理，即同一份文件同时保存纸质文件和电子文件。尽管纸质文件与电子文件在原始性与凭证性方面不完全等同，因为是异质备份，可靠性大为提高。
档案数字化是一个系统工程，在软硬件兼备的情况下要严把质量关。在建数据库的过程中，无论是案卷目录还是卷内目录，数据著录的条目要标准化、规范化和格式化。著录质量决定着整个档案检索系统的质量。电子文件要扫描或转换为PDF格式文件，文件名与卷内目录的档案号一致，便于电子文件的上传和管理。
纸质档案数字化制作方式一般有两种：一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描后再由字符识别软件（OCR）识别，形成文本文件；另一种是将档案原文的每一页看成一张图片，扫描后在Adobe Acrobat中合并成PDF文件。第一种方式占据空间小，但工作量大，差错率高，也容易失真，尤其是图片、图纸，不可能重新制图，投入高，收效低。第二种方式实现容易，档案工作人员稍加培训即可以操作，而且保持了原件的原貌。工作可以定量化，差错率相对较低，即便出现了错扫、漏扫，检查时也容易发现，扫描后插入即可。下面重点介绍一下第二种方式。
首先，根据《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）、《档案整理著录规范》，对档案数字化流程进行固定，确定每一步该做什么和怎么做，实现档案数字化工作的协调、规范，避免随意和偷工减料。纸质档案数字化的基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接等。将档案室的永久保存的科研档案、部分教学档案、文书档案、获奖证书、专利证书、软件著作权证书进行扫描。对于红头文件、盖章页、签字页及各类证书，必须进行彩色扫描。在档案数字化的过程中，为了提高档案的扫描效率和保证扫描图像的质量，需要把一卷卷档案内的文件拆分，一张张扫描，扫描完毕后重新用线绳装订，在此过程中要做好原件的保管工作，必须保证档案原件的完整和安全。档案原件的完整，是指出库卷的数量、卷内文件的数量、每份文件的页数等无差错，并且无破损、无恶意篡改。要做好对档案扫描时参数优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原貌的前提下，图像文件所占的存储空间也要大小适中。对于扫描时出现黑点、黑边的页面，有专业的计算机软件可以修改。检查有无错扫、漏扫，有无页面歪斜、字迹模糊，发现情况要调整纸张或参数进行补扫。纸质档案目录数据库中每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号命名扫描后的电子文件，电子文件可以逐个挂接，也可批量挂接。确保数字化档案的数据安全，一方面禁止任何人私自拷贝档案信息，另一方面要在技术层面上采取措施保证数字档案的安全，如信息加密技术和身份认证技术等。
近年来，学院各单位在提交纸质文件的同时，自己产生的文件必须提交电子版文件，这样变成PDF文件后，只需扫描盖章页、签字页进行替换，上传即可。
三、档案的利用服务
学院先后通过质量管理体系认证，获得军用软件研制能力等级证书、装备承制单位注册证书。这些资质的认证和年度检查考核，所需资料基本由档案室整理提供。科研档案的收集、归档按照学院的质量管理体系文件进行，教学档案按照《中国人民院校教学档案管理暂行规定》执行。教学评估、检查，科研项目的审核、鉴定，学院固定资产的验收、基建项目档案的验收等所需资料大都由档案室整理提供。从财务审计到档案验收，再到项目总验收，档案室全程参与并提供所需资料档案。为学科评估、教学检查、重点项目申报、创新团队评估、科研报奖、院史馆展览、项目年度检查和教师职称评定提供支撑材料。
有了数字化档案，档案管理模式也发生了改变，从以档案实体保管和利用为重点转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，提高了工作效率，降低了档案利用成本。纸质文件不用被频繁借出扫描、复印，既保护了原件，又减少了资源的浪费。当然，电子文件的转出也要经过领导的审批，档案部门的内部局域网与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。近几年，工信部项目检查、验收不再提交纸质版，只需提交一套完整的电子版文件，我们只扫描签字页、盖章页替换即可。多年来，学院发展越来越快，取得的成绩也越来越令人振奋，在科学研究、队伍建设、人才培养、学科建设等方面均得到了很大的提升，自主创新跃上了新台阶，“天河”计算机多次在世界TOP500排行榜中夺魁。作为科技攻关国家队，学院为推动我国计算机事业的发展，为国防和国民经济现代化建设，为增强综合国力做出了重要贡献。
作为档案管理人员，需要提高自身的业务素质，掌握数据库管理的新技能，加强档案业务基础知识的学习，参加档案业务培训，与时俱进，积极介入到教学和科研一线，及时收集资料归档并数字化，为师生提供个性化服务，提高服务价值。现在各部门来档案室借阅档案，首先问有无电子版，并且很愿意把资料交档案室保存，这样，既丰富了室藏档案，又服务了广大师生，作为档案管理人员，从中感受到了幸福和欣慰，让我们期待学院档案事业更加美好的明天。
参考文献：
[1]纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）[S].国家档案局.
[2]梁建梅.网络版档案管理软件运行安全策略探析[J].档案时空，2014，（2）.
[3]张正强.电子文件管理[M].北京：出版社，2004.
电子文件是能被计算机系统识别、处理，并按照一定格式存储在磁带、磁盘或者光盘等介质上，并可以在网络上传递的数字代码序列。在计算机显示器或者打印机上看到的文字、图纸等构成的电子文件形态，只不过是电子文件的某种输出形式而已。过去、现在和将来，使用纸墨、照片形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息，都可以利用计算机进行处理。而且电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。
电子文件的优越性在此不再一一赘述。如何利用和保护电子文件和电子档案工作已经成为文档战线思考和急待解决的问题。
一、使用和管理电子文档中遇到的困难与挑战。
（一）电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。
一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。二是电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时他只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间不同地点由不同人获得同一内容文件可以毫无区别，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”。三是电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。为了保证电子文件的可读性，常常需要加以转换。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。四是电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防止信息损失。一份电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。五是电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。①
（二）电子档案管理的困难性。
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不懂电子文件形式、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不懂档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案；也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。
对于电子档案的开发利用，将会出现一系列新问题，如怎样保证电子档案的可存取性、可用性、可理解性？又如电子档案利用场所，是允许上网利用？还是只限于在档案馆（室）的借阅系统？还有电子档案的开放年限问题、保密问题、跨国利用问题等等。
二、解决存在问题的思路与对策。
（一）对电子文件的“原始性”概念进行重新界定。
电子文件的上述特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为这建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是当时，由原作者撰写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。②这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，即允许文件载体、字迹、格式等表现形式发生变化，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根据，是电子档案“享有”与纸制档案同样凭证作用和法律效力的基础。
（二）寻找文档管理创新的理论支持。
文件运动周期理论，又称文件生命周期理论，是指导文件从其形成到转化为档案直至消亡的整个发展变化过程及其运动规律的理论。这一理论的基本含义主要可概括为：从现行文件到档案是一个完整的运动周期；这一整个运动周期因其特点和作用不同而区分为不同的运动阶段；针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。文件运动周期理论，是档案学的基本理论，它普遍流行于欧美档案学界。③近几年来，我国有的档案学者开始对这一理论进行宣传介绍和研究工作，逐渐在我国档案学界引起重视。了解和熟悉这一理论，认识和掌握文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，对进一步科学地管理好文件和档案有着重要意义。
文件运动周期理论告诉我们，从现行文件到档案是一个统一的、前后衔接的过程，将这样一个有机联系的整个过程纳入一个统一的管理系统之中产生文件和档案的一体化管理是理所当然的。所谓一体化，并非去抹煞不同运动阶段文件管理的特点，而是要求在一个统一的系统之内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的、前后各有特点又互相衔接的工作程序。也就是说对原来相隔在文书和档案两个工作部门，且相对独立，但又有不少具体工作环节互相雷同和重复的两个管理系统，真正从组织制度和工作程序上结合在一起，成为一个统一的管理体系。这样就能从文件的形成时起对其运动的全过程进行比较全面、有效和统一地控制，既精简了工作程序，减少了不必要的重复劳动，又能避免因现行文件管理不善致使档案部门有可能收集不到系统、完整档案的弊端，提高了案卷质量，达到了以较小的耗费取得较大的效益的目的。
（三）充分了解电子文档管理的特殊性和发展趋向。
电子档案与纸质档案，有着截然不同的区别，这就造成电子文件及电子档案管理的特殊性，并表现出发展的趋势和方向。
一是信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式转换为数码或符号，进行存储、传输。通过相应的软硬件技术还原后才能知晓。
二是文档管理现代化。这两者的核心问题又是在现行文件管理和档案管理中应用电子计算机。当文件制成并进入现行阶段，文书工作人员便依据文件运动周期理论和统一的程序、标准将文件信息和有关数据输入计算机，同时完成对其分类标引、主题标引，并经过计算机的数据处理程序，自动转换成具有档案管理特征的信息资源。然后根据需要自动形成各种形式的，具有检索、统计、编研等有实际利用价值的二次档案信息，实现一次输入，多次、多种形式输出的目的，并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础。同时，也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件。计算机文书处理与档案管理统一系统的建立，加强了部门之间的横向信息联系和纵向的深化管理，使档案部门可以及时对每一处理完毕的文件材料实施标准化监督和业务指导。它保证了文书处理过程和档案标准程序的同步实现，从而大大地减少了的手工管理的重复劳动和工作环节，提高了工作效率和质量。
三是文档处理一体化。电子文件、电子档案和电子计算机软硬件技术及相关设备，有着密不可分的关系。而电子文件归档必须要了解形成电子文件的相应软件和设备。在电子文件设计形成阶段，档案人员就要参与设计，进行指导，使产生的电子文件能按归档要求归档，并能进行统一管理和长期保存；同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景、设计思想、数据形式、以及相应的电子计算机软硬件技术等。电子文件形成后，在使用过程中，档案人员要参于对其管理，熟知在使用过程中发生的各种情况，并进行积累。要及时按档案整理、鉴定的有关要求，对电子文件进行整理、鉴定、归档。否则长时期不过问，相关技术发生了变化，设备陈旧或更新，原来的电子文件，在新的条件下必然读不出来，这样人类活动的真实记录就可能遭受损失。从管理方面看，电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。电子文件的形成者，电子档案的管理者，要通力协作，才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。因此，在电子文件时代，文档一体化管理，势在必行。
四是档案信息情报一体化。二十一世纪是电子时代。办公室工作的自动化和文件档案管理的现代化，人们迫切需要社会信息“资源共享”，于是档案与文件管理的一体化及档案、图书、情报工作一体化的发展趋势更加突出。档案与图书和情报同为社会信息资源，在信息管理上具有许多共同点，所以档案工作与图书工作和情报工作实行一体化管理也是具有共同基础的。随着人们对档案、文书、图书和情报等综合文献信息需要的日益增长。以及世界范围内要求信息“资源共享”的新趋势，社会要求综合信息实行一体化管理。同时，以电子计算机为中心的现代科学技术，也为“两个一体化”管理提供了技术保证。
五是保管保存技术化。电子档案的保存要比纸质档案保存复杂的多。首先要考虑电子档案可存取性、可用性、可理解性等，这就要求不仅保存电子档案所表述的信息，而且还要保存相应的软硬件技术及背景信息和元数据等。电子档案所依赖的电子计算机发展很快，设备不断更新，软件技术日新月异；其存储载体性能也不甚耐久，磁性存储载体常有退磁、粘连等现象，光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象。这些都是影响电子档案长期保存的不利因素，需要电子档案的管理人员认真对待，并且要有一套整的对策、技术和措施。
三、探索文档管理规范化的路子。
（一）合理舍取，充分借鉴纸制档案的管理标准。
在我国，纸质等载体档案有一套较为完整的管理标准，这些标准是长期实践经验的总结，它是在纸质等载体档案管理现代化的迫切需要下，近十年来才完成的。这些标准的条文，在电子文件归档及电子档案管理的过程中，可能只有部分适用，甚至完全不适用。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，与纸质等载体档案截然不同，所以一开始就充分注意到电子档案的各项管理标准、法规、制度的建立，以防有长期保存价值的电子文件在形成、使用、归档过程中，遭受损失。但制定电子文件及电子档案的管理标准，难度很大。因为我们没有这方面的长期实践经验，而电子文件所涉及的技术和设备又在不断地发展和变化。我们只有根据我国的实际情况，用认真研究来弥补我们的实践少、经验不足，同时也可借鉴国际上有关标准和发达国家的经验，尽快地制定出我国有关电子文件及电子档案的管理标准、法规和制度。近年来，我国档案部门和研究机构针对文档管理进行了深入的探索，逐步摸索出了电子文档管理的“雏形”。制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》，针对电子文件进行了定义、电子文件的收集范围、收集积累要求、收集方法、电子文件的整理、电子文件的归档包括归档范围、归档时间、电子文件及相关数据设备的检测、有效性和完整性鉴定、保管期限的划分、电子档案的移交与保管都作了详细的规定。这就为文档管理规范化奠定了基础。
（二）以人为本，锻造复合型文档管理人才资源。
在电子时代，电子档案的实质是技术工程；电子档案管理，实质是一项档案技术工程的管理。“五化”的发展趋势，要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理，又能从事档案、图书、情报等综合信息的管理。文档管理管理人员既要掌握本专业的基本理论和基本知识外，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法；又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。还要学习文书学、图书馆学和情报学的有关知识。
鼓励和支持文档工作者提高自身素质，提高自身“含金量”，才能适应文档工作的需要和文档事业的发展要求。
参考文献：
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