关键词：档案管理；问题；效率
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
档案管理是一个系统性的工程，在运作的过程中必将需要涉及诸多要素，同时也必将存在一系列的问题。当前我国档案管理中客观地存在着一系列的问题，这些问题都需要我们不断地加以解决与处理。在解决问题的途径与策略上必须要坚持科学、合理、有序的原则，同时国家的主管部门要统筹兼备，强化引导，构建交流平台，从而有效地推动档案管理工作的高效发展。
一、档案管理工作中存在的主要问题
1、档案管理制度缺失。关于建筑工程档案管理的工作，我国政府在2001年的时候就颁布了两部政策性文件，然而，有很多的建筑企业并没有将档案管理工作重视起来，政府所规定的一些利于规范项目建设的措施，很多企业并没有照此实施，通常都是根据自己的想法开展工作的，档案管理工作比较随意，在施工建筑的过程中就容易出现混乱的情况。
2、档案内容质量不合格。在工程项目的建设过程中，经常会因为档案管理中出现的一些常识性错误，从而导致档案内容质量不过关，主要体现在，第一，档案材料的收集不齐全，很多施工项目上一些需要记载的信息和盖章，经常会漏下；第二，档案整理不规范，在日常工作中对档案的不重视，就会出现文件遗失的情况，在后期的工作过程中需要用到的时候，就会用其他的类似文件去代替，用这种方式来逃避文件丢失的过错，使档案内容的质量严重下降。
3、档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐。很多的档案管理人员由于自身的专业水平不到位，没有经过专业知识的培训，缺少相关的工作经验，而且有的人还是身兼多职或者是顺带定岗的，甚至有的项目组完全就没有设立档案管理这项工作的负责人，所以严重缺乏对档案管理知识熟练的专业人才。目前已有的档案管理人员的综合素质大都不一致，且对档案管理工作的认识过于传统，并没有跟上现代管理的节奏，导致工作责任心的缺失，自然工作效率也不高。
4、归档完整率、真实性有待提高。大多数的施工企业没有按照标准的国家规定的程序，对档案的操作程序进行严格的管理和保存，同时还出现一些为了使项目看起来更加完善，很多工作人员采取美化问题的工作方式来编制管理档案，这种做法严重的影响了档案的完整性和真实性，降低了档案本身存在的价值。
二、档案管理的原则
首先，质量控制是指相关的档案管理部门要对成为档案相应的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准，一定要运用科学管理方法，将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制，从而有效地控制档案的质量。
其次，档案管理的真实性控制是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制，尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度，从而实现档案的有效监督与控制。
最后，全程控制就是指在管理的过程中应将文件的鉴定、整理、归档及档案的各环节中的业务进行统一设计，统一资源的配置，并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。
三、如何规范档案管理工作，提高档案管理的效率
1、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度
档案管理人员的素质包括很多种，有服务意识、管理水平、专业素养等等，档案管理人员要不断加强自身的服务意识，了解档案管理工作的重要性以及产生的作用。不断加强自身的知识素养，学会结合现如今的发展趋势，采用科学合理的管理方法，制定相适应的管理措施，将建筑工程档案管理的工作做的更完善。另外，档案管理人员要时刻关注国家政府以及相关部门制定的政策，将其运用的现实工作中。
2、加强施工管理，强化档案材料编制工作
依照标准的施工档案材料的编制方法，是建筑企业最基础的工作能力。一个施工团队在编制工程项目材料上出现问题，他就不具备承包工程的条件。工程档案的真实性和完整性就在于编制过程中是否专业。施工企业应该要充分明确自己身上肩负的责任，提高档案编制的规范性，对各个环节进行严密的检查和监督，严格依照建筑工程档案管理的真实性和完整性编制，为后期工作的顺利开展打下坚实的基础。
3、实现档案管理的信息化发展
案卷质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。实践证明，案卷在材料的收集过程中能否做到准确、具体及系统性，都将影响我们档案管理工作有效性的提高。随着，互联网信息时代的到来，各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。档案管理工作也同样如此，未来的档案管理必将是以信息化模式为主体。目前，越来越多的案例已经证明传统意义上的档案管理已经暴露出其所存在的弊端，例如手工的收集、整编、管理与查阅上呈现出的工作量大、效率低、费时费力等问题。相反，实施信息化的档案管理之后，我们的工作人员就可以从繁重的工作中脱身，而不在充当打字员与保管员的角色了。
结束语
在进行建筑工作档案管理的时候，需要结合建筑工程档案的真是情况以及管理人员的需要，主动的去整理和归纳一些需要的信息，这些都是需要在档案中完整的呈现的，需要将这些信息整理统计成一份科学完善的报表，提供给管理决策人员作出科学的判断，为项目工作的实施提供有力的保障。
参考文献
[1]王振华.建筑工程档案资料有效管理措施[J].山西建筑,2012,06:229-230.
关键词档案 信息化建设 提高 工程 档案管理 效率
中图分类号:G270 文献标识码：A
档案管理规范化、信息化是实现档案管理现代化的重要环节。从社会进步的速度来看，在搞好硬件建设的同时，加快档案管理信息化建设是档案管理工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。信息化时代，各单位为提高自身在市场上的竞争力，都在根据单位自身的特点，加快信息化建设步伐。日益丰富的工作实践表明，档案管理采用电子化流转方式，是档案管理发展的趋势，是提高生产效率的一种手段。在建或已投入运行的、承担单位职能和业务活动的各种信息管理系统，体现了单位信息化建设的成果。建立信息系统的目的是将档案管理工作流程优化后，借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行档案管理的业务活动。[1]
一 档案信息化建设的基本含义
在这里要分清信息化中的信息不单限于档案本身的记录信息，还有把原始信息进行处理后和社会其他信息形式综合形成更广泛的信息。档案信息化有狭义上和广义上两方面内容:狭义上就是档案自身内容的信息化；广义上就是把档案信息和社会政治、文化、经济等各方面相关信息进行融合处理的信息化。因此，档案信息化建设的目标是在现代化的技术条件下，一方面促进档案自身信息进入社会交流系统，在社会上得到传播；另一方面是把档案内的信息和其他社会信息形式综合使用，在社会上扩大服务。这两方面目标互相联系，共同促进。档案信息一旦被社会广泛使用，狭义的档案信息资源必须和社会发生联系，被社会利用广为传播，形成广义上的档案信息化。
二 改善档案管理方式，提高工程档案管理效率
档案信息化建设，要以科学高效的档案管理为前提，怎样改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从传统管理方式向综合现代化管理方式递进，是各级档案管理工作人员要切入思考和实践解决的问题。社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。[2]
①拓展档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从改变传统的档案管理重保管轻利用方式，侧重强调维护档案完整和安全的管理原则和以档为本的价值取向；转变那种要提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面，将广大社会公众加入档案室。
近来，档案管理的方式有了巨大的改变，从过去的手工操作逐渐转变成现代化管理的方式，要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能。
②提高档案信息管理水平
必须具备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件装置。系统软件的开发应用和完善，可以通过计算机系统软件的操作进行培训和推广，逐步建立起同一平台为分中心做好初期的准备工作。
档案中心目录和全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不仅节约了人力和财力，也在某种程度上加快了档案信息数字化的进程。
上网信息要进行密级界定。先要制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;然后对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不一样的信息查询权限，做到保障软件系统的安全。[3]
③加强工程档案信息管理
工程档案的建立和形成取决于工程建设的过程也是工程档案的形成过程。从工程立项直到工程验收的阶段，档案资料的收集、整理都是由不同单位部门来实施，客观上加大了工程档案建立和管理的难度，但信息化管理明显提高了工程档案管理效率和效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
充分利用计算机功能，提高工程档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [4]
三 结语
计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，有针对性地对信息化技术人才进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。
我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，也是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献：
[1]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.
[2]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.
关键词：办公室；档案管理；工作效率
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-00-01
办公室档案管理工作与单位各项工作的展开密切相联系。但是随着科技的发展，信息时代的到来，网络信息化技术被各个领域广泛应用，传统的办公室档案管理模式已经不能适应社会的发展，在档案管理工作中仍然存在着一些问题。为了跟随时代的发展步伐，应不断完善办公室档案管理工作，运用网络信息化技术提高办公室档案管理的工作效率。
一、办公室档案管理存在的问题
办公室档案管理是为了保持档案的完整性，以方便人们查找，使其实现最大的利用价值。但是，目前我国档案管理存在着一些问题，具体表现在以下几个方面：
（一）管理意识淡薄，管理方式落后
我国办公室档案管理人员的管理意识淡薄，大多数管理人员都不具备专业的管理水平，很多单位的档案管理人员都是兼职人员进行管理工作，对档案管理的重要性认识不够，所以致使档案管理工作的管理方式落后。大多数管理工作只是表面工作，对日常资料的保存和搜集相对欠缺，管理的方法采用传统的管理模式，落后于时展的步伐，因此，为了适应社会的发展，档案管理工作应该引进现代网络信息技术，提高管理工作效率。
（二）管理人员的管理素质较低，有待提高
现在培养出来的专业档案管理人员不能适应社会的发展，管理人员的管理专业知识欠缺，所以提高管理人员的专业知识和工作技能是首要解决的问题。其次，这是一个信息化的时代，办公室档案管理工作也要紧随时代的发展步伐，运用现代科技网络信息技术进行管理提高管理工作效率，所以管理人员必须具备一定的包公软件的操作技能，提高管理专业水平和管理操作技能，从而提高办公室档案管理效率。
（三）办公室档案管理的网络信息化建设有待加强
随着办公室档案管理的发展，管理的档案种类越来越复杂，因此对管理人员的要求也随之提高。针对不同时段、不同种类的档案信息，要进行有效地记录和整理，而传统的管理模式已经不能适应现代化管理工作，加之，现阶段网络信息技术应用于档案管理工作中的技术还不完善，许多设施无法完全支撑工作的需求，所以许多档案管理仍是纸质管理方式。同时，档案管理行政机构没有合理规划档案管理的信息化系统，使得许多数据化的档案信息在数据库中处于随机状态，有些还被定期销毁，不利于日后工作的查阅，所以档案管理工作有待建立系统化的管理模式。
二、提高办公室档案管理工作效率的措施
办公室档案管理工作与办公室的各项业务相联系，其管理效率直接影响到单位的工作效率，因此，办公室档案管理工作极其重要，必须加强办公室档案管理。由于在办公室档案管理过程中存在管理的档案种类较多，管理工作复杂等问题，所以，为了提高办公室档案管理工作效率，提出以下几方面的改进措施：
（一）建立完善的办公室档案管理制度
单位的领导要重视档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理制度，使得档案管理工作有序性。档案管理与文件管理是密切相联系的，因此在管理过程中应该将二者一起进行管理。建立单独的管理室，将档案按照不同的时期和不同类别进行存放，并注明标签以便日后查找。同时，要确保存放档案的档案室的安全性，对一些重要文件要进行加密处理，单独将它们存放在其他地方，在管理过程中，文件有保密级别，对于不同级别的保密文件要及时跟进保密期限，对于失去保密性的文件要做好记录并整理。同时，完善单位的档案管理程序，应该由两个人进行以便互相监督，从而促进档案管理工作有序进行。
（二）增强档案管理意识
由于单位对档案管理意识淡薄，使得档案管理工作进步较小。因此，为了提高档案管理工作效率，必须要加强单位对档案管理工作重要性的认识。单位应该不断完善档案管理制度，建立并完善档案管理意识，强化档案管理的岗位责任制，完善管理的规章制度，立足于档案管理发展的现状，并结合管理的目标，树立正确的管理理念，使档案管理工作取得较大进步。
（三）提高档案管理人员的专业水平
办公室档案管理人员并须立足于社会的发展与时代的需求，不断增强档案管理意识，开展培训工作，提高自身的档案管理水平。管理人员要认识到档案管理的重要性、复杂性，提高自身对档案管理工作的责任意识，通过专业培训掌握管理操作技能。
（四）强化档案收集
档案收集是办公室工作中十分重要的一项工作。改进档案管理工作就需要先强化档案的收集工作。如对档案要按照不同的类别进行分类、编排、整理、保管，然后对这些档案文件进行编码、提料、提取主题词等工作，最后进行附件的处理，以便日后使用。运用计算机对这些档案信息进行管理，并建立检索体系，从而实现网上管理。
（五）运用网络信息化技术进行档案管理
将网络信息化技术应用于办公室档案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。电子信息化技术可以将单位内部的资料进行不同类别分类并管理，同时对各类档案资料可以进行补漏，提高了档案管理工作效率，将单位的档案管理工作进行及时归类整理，使得检索更加快捷。信息化技术的管理方式改变了纸质管理的低效率，使得办公室档案管理工作的编排、整理、管理更加准确性、快捷化、有序性。
三、结语
办公室档案管理工作关系着办公室其他各项工作的开展，在办公室工作中具有重要的作用。所以，要不断完善办公室当档案管理制度，提高办公室档案管理工作效率，加强单位和管理人员对档案管理工作的认识，运用新的管理模式管理办公室档案，从而提高档案管理效率。
参考文献：
学校档案是记录学校丰功伟绩，办学经验以及学校文化思想的手段和途径，同样也是学校未来发展的依据，以及教师工作的指导，可以说，学校档案工作凝聚了广大师生的智慧与结晶。一所学校的成功，需要全体共同努力，档案作为珍贵的精神财富，强化其管理，是非常必要的。我国高等院校在这个方面取得了一定的成就，但是与实际的需求相比还远远不够，制定科学管理制度，提高管理专业素质，是必然之举。
一、规范档案管理，构建完善的档案管理工作
我国教育事业的发展，带动了各大高校之间竞争的日益激烈，而竞争反过来又会促进高校建设水平的提高，这样一来，档案内容也会越来越丰富，管理起来也更加困难，加之我国在档案管理方面相对薄弱，管理人员思想意识不高，因此，相关工作人员必须要强化管理宣传与教育，正确引导全校师生对档案管理的认识，提高管理档案管理人员的工作热情，使其能够积极进行工作，为学校档案管理事业的发展，尽一份绵薄之力。我国高校内部，采取校长负责制，因此提高学校档案管理工作，首先要从领导阶层入手，提高领导对于此项工作的重视程度以及监督管理力度，端正管理人员工作行为，要将大难管理工作做作为重点的工作纳入到高校管理中去。学校领导要将转变思想，积极推行完善管理制度的推行，从而更好地实现学校档案工作开展，为提高学校凝聚力打好基础。
二、工作效率的提高需要档案管理的数字化、现代化
除去以上所述之外，在学校建立细化的管理平台，实现档案管理的数字化，现代化，是提高其工作效率的重要途径。在阶段，计算机网络技术在我国高度普及与发展，建立信息档案管理平台不但能够有效提高其工作质量与效率，同时也能够更加符合时展需求，并能够是管理工作向着更加高效，快速，精确的方向发展。除此之外，实现档案管理信息化，还能够提高为学校节约很多人力与物力，有效降低在人力资源方面的资金投入，从而提高学校的经济收益，档案管理的数字化需要用数字化的手段借助于信息高速公路，最大限度地利用档案资源，处理、分析和管理整个档案数据库，整体解决学校档案管理过程所面临的收发、整理、查询、开发等问题，实现学校档案资源的合理开发、迅速利用、便捷查找等多方面的最佳配置。实现档案管理的数字化之后就省去这些不必要的麻烦，可以直接在计算机面前登录档案数据库，运用搜索引擎，几秒钟就可以解决以前要很长时间才能解决的问题。时间上的大大缩短使得学校办事的工作效率能够得到较大的提高。另外，在实现档案管理的数字化以前，查询档案一般都借助于纸质档案来进行查询，现在就可以从纸质档案和电子档案两方面来查询相关问题。可见，学校工作效率的提高需要档案管理的数字化。
三、加强档案管理与提高工作效率二者相得益彰、相互促进
1.在进行学校档案管理的过程中，最为重要就是信息资源的管理，由于档案管理在学校管理过程中的地位日渐凸显，因此强化管理力度，是非常必要的。学校管理与学校工作效率提高，是学校发展历程中重要的两个方面，学校管理人员需要将这两方面有机的结合在一起，使其相互促进，共同为学校的发展提供动力。同时，相关工作人员要在强化档案管理的环节中，不断开发学校信息资源，借助先进的管理工具，采用多元化的管理方法，从而更好地为学校教学以及科研工作服务。需要明确的一点是，加强学校档案管理，首先就要从认识、了解档案工作开始，只有对档案管理工作有了全面，正确的认识，才能够实现其工作质量的提高，学校还应该扩大宣传，为档案工作的顺利开展，构建更加优良的环境。
2.建立、健全学校档案的管理制度。加强学校档案的管理必须依赖一系列管理制度的健全和完善，学校要根据档案专业主管机关的规定，结合学校特点和档案管理发展状况，制定切实可行的规章制度，保证学校工作的顺利运行。
3.加强学校档案管理队伍建设。现代管理学认为，在组织资源中，人是最关键、最重要、最活跃的因素。同样，要搞好学校档案工作也必须有一支结构合理、素质精良的管理队伍。从以上三个方面加强学校档案管理的建设，能够确保为学校提供更优质的服务，提高学校整体工作效率。
4.提高学校工作效率，需要学校档案管理提供全面、迅速、便捷的资料和服务，需要学校科学有效的措施，要提高人力资源以及学校资金的使用率，同时做好档案归纳与分类也是非常重要的，工作人员在档案归纳分类之后，做好整理，为日后查询和使用资料做准备。提高学校工作效率，将档案的搜集整理以及统计编辑工作做好，才能够满足新形势下，学校对于档案管理工作的要求，同时，这些工作也面临着更多的不确定因素，如档案所占用库房空间将极大地节省，档案管理的工作量减轻，学校管理将更方便，工作效率也自然而然地得到极大的提高。
一、主要存在的问题
1、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。
2、档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
3、档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。
4、在信息开发和编研工作上也存在一些问题。一些档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。
二、提高档案管理效率
改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要注意的问题解决的问题主要有：
1、调动档案管理人员工作积极性档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于市场，服务于社会和企业，而服务的落伍，必将使档案工作失去生存的活力和市场。因此，应努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
(1)更新观念，实现自我价值。有时搞档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好档案管理工作的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，有为才能有位，使档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。
(2)增强激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。
2、提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。
［关键词］ 高职院校； 学籍档案管理
近年来，随着我国职业教育的大力发展，高职院校担负着培养社会主义经济建设急需的技能型、应用型、实操型的高级专门人才的任务。要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员素质，是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。高职院校必须采取切实措施，重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，不断提高他们的管理水平和业务素质。首先，在思想政治方面，档案人员要努力学习党的路线、方针、政策，树立正确的人生观和世界观，热爱档案事业，爱岗敬业，认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面，学籍档案管理人员不仅要熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能，熟练使用计算机等现代化管理设备，与时俱进，优化知识结构，在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手；另外，还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定，关心和激励学籍档案管理人员，使其安心本职工作，增强事业心和责任感。学校要努力创造条件，充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性，促进高职院校学籍档案管理工作逐步走向规范化、科学化和现代化。
总之，高职院校学籍档案管理工作是一项涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益的服务工作，学生就业、提干、晋级、考评、学历认证等都离不开学籍档案，只有充分运用科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，健全和完善学籍档案的管理，加强学籍档案信息资源的开发和利用，才能使高职院校学籍档案的管理工作适应学校教学发展和社会发展的需要。
主要参考文献
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［2］ 黄锦旺． 谈谈高校学籍档案管理存在的问题及对策［J］． 广西大学学报：哲学社会科学版，2008（z2）．
［3］ 陶改兰． 浅谈技工学校学籍档案管理［J］． 数字与缩微影像，2008（1）．
作为能够有效促进机关管理高效化的方法之一，档案管理科学化的关键性不言而喻。该项课题的研究，将会更好地提升对档案管理科学化的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步优化档案管理工作的最终整体效果。
二、提高档案管理科学化水平的重要性
档案管理的科学化水平可以使档案管理模式朝着高效、便捷的方向发展，为减轻管理者的工作量和大众的服务力度提供便利。提高档案科学化水平是时代的需要。档案的科学化水平主要采用科学的手段对档案进行管理工作。随着社会的不断进步和时代的不断需要，加强和提高档案管理科学化水平有着非常重要的作用。提高档案科学化水平是档案发展的需要。我国的档案管理工作，无论是从管理范围上，还是管理类别上都取得了一定的成就，但是与如今信息快速发展的时代下，档案管理工作还是非常落后的，为了更好的促进档案发展工作就必须提供档案管理科学化水平。
三、我国档案管理的现状
（一）没有对档案进行科学管理的意识。档案管理的水平高低和档案管理人员的专业素质有着直接的影响，提高档案管理人员的专业素质至关重要。但是现今很多的档案管理人员由于自身素质以及专业素养不过关，在进行档案管理工作时，经常会出现各种问题，对于档案管理的科学性产生严重制约。
（二）没有科学的档案管理技术。目前，我国已经进入信息化社会，档案管理工作朝着信息化的方向发展。针对这样的发展趋势，档案的管理工作就需要完善的、科学的技术来对其进行辅助。但是目前我国的相关的技术水平还没有达到对档案科学管理的要求，我国的技术水平和对于档案管理的需求存在着脱节。
（三）没有完善的档案科学管理的制度。在档案管理的制度方面存在很多不足之处，对于档案管理的明确方法以及相应的手段都没有进行具体的说明，造成进行档案管理工作的不规范。并且因为档案系统的不完善还有可能造成档案的丢失，从而造成巨大的损失。
四、提升档案管理科学化的有效措施分析
随着社会的不断发展和进步，科学技术也随之不断进步，并且被应用在各个领域中，其中档案管理应用得最为广泛，档案管理科学化水平已经成为了各个企业中最为重要的管理工作之一。
（一）建立完善的档案管理系统。事业单位想要有效合理的提高档案管理工作水平，首先要制定一个比较完善的管理系统，针对档案管理制定的管理保障，从而有效的提高工作效率，这对以后的发展来说有极大的助益。事业单位要对档案管理人员的工作态度与水平进行加强，使员工真正能按照公司制定的管理制度进行对自我的约束，拿出自己良好的工作态度来进行工作，从而不断的提高工作质量。比如在档案分类上可以根据不同的方式进行合理归类，可以按照日期，档案的类别，档案的重要性进行不断的归类，这样的档案管理系统比较完善，也可提高工作的效率，为事业单位的发展带来帮助。然而事业单位要根据自己的自身实际情况，制定符合的档案管理制度，通过不断加强员工间的培训，将管理制度有效落实到每一位员工身上。
（二）全面提高档案管理工作员工的自我素质。随着现代科技的不断进步，使现代的档案管理工作抛弃传统的模式，继而加强信息化水平，因此在平时的档案管理中要不断的提高档案管理员工的自我素质，通过不断的强化使自己以专业化的水准来对待工作。比如公司可以定期进行培训，促使员工不断的对自己进行完善，最终使自己的专业素质有所增强。要使档案管理工作人员充分掌握关于档案管理信息化的方式与能力，因此要不断重视培养档案管理的人才，不断提高档案管理人员的综合素质与能力，要以事业单位管理工作为重点，不断的提高工作质量，加大力度对档案管理人员进行适当的培训，提高档案管理人员队伍管理能力，要不断的进行适当的培训，从而改变传统的档案管理方式，进而全面提高工作人员的综合素质。
（三）对档案管理工作产生重视。在事业单位的日常工作中，有的工作人员对于档案管理基本上是比较疏忽的，这样的态度会干扰档案管理工作的正常运转，因而要不断的加强对于档案管理工作的审查，在工作的时候要施行重点监督模式，可以采取员工间互相监督举报的体制，一方面不断的完善管理制度，让管理人员的素质有所提高，使其对待工作更加认真，另一方面不断的建立员工中进行互相监督与帮助的方式，这样不仅使员工对待工作的态度有所端正，还会使事业单位日常的工作进行的更加可靠与快速。由于长时间对档案管理工作有所忽视，渐渐地在事业档案管理工作中产生比较严重的损失，在平时管理中要不断的提高对档案工作的重视关注度，才能将档案管理工作放在首位，有精力去完成相应的工作内容。
（四）建立档案管理信息化网站。档案管理信息化网站是将事业单位档案管理部门进行网页形式呈现在大众眼中，目的是为了给相关人员提供比较可靠的档案信息，资源共享，将档案管理工作变得透明化。这样的网页模式是档案管理工作信息化重要的一种方式，通过这样的方式帮助信息快速的传递，渐渐地这样的模式成为档案管理信息化的主流模式。在这样的档案管理信息化中要不断进行更新与开发，才能在这个信息化飞速进步的现代能够立住脚步，更快适应快速发展的社会，因此在档案管理工作中利用信息技术更为便捷，能有效提高事业单位档案管理的工作效率。
关键词：机关档案管理；意义；问题；对策
abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management,must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.archives management is the management institution is important one annulus,don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work,it will be difficult to work in practice.this paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions,discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance,how to strengthen the management of archiveswork,to maintain the integrity and security of archives,to achieve the effective use of the archives.
keywords:management of archives in public institutions;meaning;question;countermeasures
档案是全部活动的真实记录，它体现各机关单位成长与发展历程，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。
一、档案管理科学化的必要性及紧迫性(一)档案管理是机关单位管理的基础环节档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。
(二)档案是机关单位信用管理的重要保证档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少的因素。
(三)档案是机关文化建设的活力源泉机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。
二、当前事业单位档案管理工作存在的问题(一)档案管理重视程度低各单位往往重视财务重视人事重视组织等方面的管理，却很少重视档案管理，殊不知档案管理也是机关单位管理的重要一环。许多机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门更是作为“冷部门”，极易成为精简或兼并对象，甚至撤销专门档案机构，只设置兼职档案人员。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。
(二)档案管理模式落后
目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
(三)档案管理科学化水平低
随着信息化的发展，办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现，使档案形成方式发生很大变化。这些档案的管理和利用方式与纸质档案截然不同，当前档案传统的工作模式和技术水平已不能适应。因为文件从起草、修改到印发都通过计算机运行，它具有便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏。因此要运用现代化管理手段来解决电子文件中原始信息的长期保存问题任重而道远。
三、档案管理科学化的若干对策
档案管理科学化要求档案管理要与时俱进，构建科学档案管理机制，夯实完善档案管理，以档案管理科学化促进机关管理高效化。档案管理科学化工作是一项系统工程，主要包括两方面：(一)国家政府政策层面1.积极完善和宣传档案法律法规档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导档案工作。各地政府应利用档案行政执法检查及设立《档案法》宣传月，通过电视台、报纸等媒体，并通过张贴标语、召开档案工作座谈会等形式，大力宣传档案法律法规，坚持“多宣传、多联络、多接触、多服务”的工作方法，促进档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强机关单位做好档案工作的自觉性。
2.积极塑造典型，发挥以点带面功效精心选择一些规模大、作风好、有一定档案管理基础的单位作为试点，进行重点指导、培养，树立典型，以点带面，全面提升档案管理水平。采取先学会管理的单位带动后建档的单位，以老手带动新手，先推出部分示范单位，使其成为“领头羊”，让后来者有榜样可学习，有先例可借鉴。
3.积极开展业务培训和指导
档案行政管理部门要采取切实措施：一是举办培训班，讲授档案工作的基本业务知识，提高档案人员的业务素质，使其更快更好地独立开展档案工作。二是深入机关单位，现场指导和培训。要利用执法检查等时机，深入到各机关单位现场指导。政府部门有必要主动服务，帮助制定合适档案工作制度、档案工作管理网络和档案分类方案，给专兼职档案人员上培训课，使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。
4.积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。
(二)机关单位自身层面
1.强化档案意识，牢固效用观念在档案工作建设中，首先要提高档案意识，确立档案实用效益观念后，才会用心去收集、整理、保管、利用好这些档案资料，做好档案管理工作。各机关单位应认真学习《档案法》、《〈档案法〉实施办法》及所属地档案条例，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。
2.构建科学化档案管理机制
只要符合国家档案法规，实行集中统一管理原则，有利于档案工作开展，就可以一切从实际出发。建立档案管理机制，关
键要保证档案的及时、完整收集、保管和提供有效利用上，体现在是否满足时展、社会发展的需要，是否有利于档案管理可持续发展，没必要追求设施大而全。如果档案没有保存齐全完整，不能提供各项活动服务，档案室再豪华，设施再完备也是毫无用处，缺少价值。
3.科学利用信息化手段
在机关单位信息化建设中，档案部门要充分利用计算机数据存储量大，检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。档案部门要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。有条件的单位，逐步推进数字档案馆(室)建设，把分散于不同载体，不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享。
总之，档案是国家和社会的宝贵历史资源。因此加强档案的科学管理工作，是档案部门面临的共同新课题。各有关部门尤其是档案管理部门，应从战略高度来重视和加强机关单位档案管理工作，以档案管理科学化促进机关管理的高效化。
参考文献：
[1]张雪艳.档案管理科学化探究[j].兰台世界,2007(6):24.
[2]刘亚利.现代档案管理工作的思考[j].攀枝花学院学报,2007(4):35-37.
关键词：国土资源档案；管理工作；实效
随着现代社会的进步和科技的发展，当今的管理工作都开始向高效化发展，国土资源档案管理工作也要紧跟时展的步伐要提高实效。只有国土资源部门合理的管理好档案才能使我们的土地得到合理利用，才能最大程度的避免对资源的浪费，下面就了解一下如何管理国土资源档案：
一、国土资源档案管理的必要性
国土资源档案是对土地进行管理、开发和利用的过程中建立的，档案中包括我国所有地区的土地资源利用情况。这个档案以文字、图片或者视频的形式记载着我国的土地资源从开发到合理使用的全过程，有了这个档案就能知道我国对土地资源的利用率是多少、我国目前还有哪些土地没有得到合理的使用，并且还能看出那些已经被利用的土地资源在使用过程中存在哪些问题。了解这些国土资源使用的基本情况对于以后工作的开展有很大帮助，因此我们必须要高效的管理国土资源的档案，以方便国土资源使用情况的查询。
国土资源档案管理工作有一些突出的特征：
兼容性：国土资源中有大量的综合性档案也有业务性档案，两者互相兼容、互相联系。以土体出让档案为例，既有文书档案中关于土地请示、批复、证明材料、合同、协议等，又有测绘档案中的用地平面图、四邻界定等等，这些资料之间是相互联系、相互兼容的，缺一不可。
重复性：国土资源档案中有大量的档案是重复的，如在建设用地审批档案中，在办理过程中会涉及规划股、规划站、利用股、地籍股等资料，为了形成完整的档案需要对这些资料进行科学的整理，资料往往是分散的，在形成档案之后就有重复性的管理格局。
易变更性：国土资源档案还存在易变更性的特征，这主要表现在地籍方面，如在农村提地确权发证、房屋买卖、遗产分割、第二次土地调查等引起的地籍变更。作为档案管理人员要及时与相关部门沟通，尽快更新档案，保证档案可以跟上工作的步伐为日后的档案利用做好准备。
二、目前国土资源档案管理模式存在的弊病
（1）国土资源档案管理制度不健全，存在安全隐患。目前，我国的国土资源管理部门没有意识到对国土资源档案进行合理管理的重要性，这就直接导致档案管理的工作得不到重视。国土资源档案的管理部门没有制定明确的值班制度，导致很多时候档案还没有规整完毕工作人员就集体下班了。而且因为管理部门没有意识到档案管理的重要性，没有具体的分配管理任务到具体的工作人员，这就直接导致管理责任不明确，一旦管理工作出现问题很难找到直接负责人。这样的管理制度也很容易造成工作人员工作态度消极，这些制度的不完善最终的结果就是导致国土资源档案越管理越乱，最后造成对资源的浪费。
（2）档案管理模式不能紧随时代步伐，信息化程度低。随着现代科技的不断发展，对于档案信息的管理越来越倾向于数字化管理。但是有些地方的国土资源档案的管理还是采用最原始的管理方法，这会使得档案管理的效率无法提升，甚至连档案内容的正_率都没办法保证，还会严重的制约国土资源档案管理工作的发展。还有就是国土资源档案管理工作人员的管理意识比较薄弱，没有意识到信息化管理的重要性、便利性以及准确性。这些原始的档案管理方法和理念是制约国土资源档案管理工作进步的主要因素，想要提高国土资源档案管理工作的实效就要改变这种管理模式。
三、如何提高国土资源管理工作的实效
（1）完善国土资源管理工作制度。基层国土资源管理所档案涉及到千家万户，是局里档案管理的重要组成部分。各部门领导应把加强国土资源管理所档案建设当作一项重要任务来抓。要使国土资源档案得到合理的管理规划，首先就要完善国土资源档案管理的工作制度。只有有了正规的制度的约束，才能提高工作人员的工作效率，有了制度的约束，工作人员才会认真的对待这份工作，才能把档案按时、准确的归纳好。
（2）采用信息化的方式管理档案，提高效率和准确率。现在是信息化的时代，对于档案资源的管理自然也要紧随时展的步伐。在计算机中专门建立一个系统，将国土资源的信息输入其中以方便保存。而且，在需要调取数据的时候，只需要进入系统就可以进行查询，这样的管理模式也能实现信息的共享。不管是哪个部门想要国土资源的信息都可以很方便的获得，这样就能极大的提高部门的工作效率。而且所有的土地资源的数据都是系统在管理，能避免人为犯错，能提高档案的准确性。
（3）提高国土资源档案管理者的素质。国土资源档案工作是一项专业性、技术性和综合性很强的工作。随着社会经济的发展和档案利用率的提升，各国土部门正在逐步实现档案管理规范化、信息化。新时期的档案管理人员既要有较好的专业知识、业务知识和熟练操作计算机的能力，还要懂国土资源相关法律法规，只有这样才能胜任好本职工作，用先进的管理方式对国土资源档案进行规范化管理。对于国土资源的管理，仅仅有严格的制度、合理的管理方式是远远不够的，还需要有高素质的工作人员来遵守这些制度，来使用这些管理方式。所以为了使国土资源档案得到合理的管理就需要有高素质的员工，国土资源档案管理部门在招聘员工的时候，可以适当的提高用人标准，而且还需要对在职员工进行定期培训以保证员工的质量。
四、结束语
新时期国土资源档案管理的规范化已经成为国土资源事业的必由之路和必然选择，对国土资源档案进行合理的管理，能使土地得到更优的使用，也能促进我国经济的发展，所以要采取有效的方法提高国土资源档案管理的实效。
参考文献：
[1]余松艳.浅析国土资源用地档案的管理[J].办公室业务.2014（11）
[2]徐志，马慧莉.浅谈如何加强国土资源档案管理工作[J].档案与建设.2013（S1）
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