【关键词】电子档案 纸质档案 并存 管理
档案是社会信息的历史沉淀，也是人类社会历史发展的轨迹。根据《中华人民共和国档案法》的解释，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中直接形成的具有保存价值的各种不同形式的历史记录。长期以来，纸质文件作为档案的主要载体被保存、利用。信息时代的到来，作为信息重要承载形式的档案存储介质发生了巨大的变化，以纸质为主要介质的传统档案存储形式正在逐步向以磁盘、光盘等为介质的电子档案存储形式过渡。在今后相当长的一个时期内，档案工作将处于纸质档案与电子档案并存阶段。因此探索电子档案和纸质档案的同步管理，对建立与发展档案信息网络信息共享、充分利用档案信息资源有着重大意义。这两类档案有着各自的特点，决定了它们将长期共同存在、共同发展。
一、电子档案与纸质档案相比较各自不同的特点
从本质上讲，电子档案与纸质档案都是文件存在的形式，是信息与载体的集合体，电子档案与纸质档案都是社会活动者真实活动的记录，具有参考利用价值，需要存档备查。所不同的是，电子档案在记录方式上有许多不同于纸质档案的特点。
（1）信息存储的高密度性。电子档案的储存介质或者载体可为磁盘、光盘、软盘、硬盘等能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容，而纸质档案只以纸质为载体。无论是磁盘还是光盘，有海量存储之称，这种信息存储的高密度性可节省档案的存储空间。
（2）依赖性和不可识别性。电子档案是利用计算机形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，它是电子计算机在档案工作中应用的产物，也是档案现代化的重要标志。电子档案必须依赖于计算机软、硬件和数据库及网络系统才能识别出来。然而，纸质档案采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出。
（3）信息与载体间的可分离性。就电子档案而言，信息与载体是可分离的，它可以在不同介质间拷贝，其信息可以完全游离于记录方式和载体之外，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。相对于电子档案而言，纸质档案的载体是实体，具有相对的稳定性，那么，传统的纸质档案在承载信息的稳定方面仍然处于高优势状态。
二、纸质档案与电子档案并存是档案事业发展的必然
随着信息时代到来，各种电子信息载体应运而生，人类社会既然已经踏入并正在经历电子时代，那么它就天经地义地也应该留下这个时代的印记。从某种意义上说，电子档案是档案自身发展进程中的一个必然现象，是档案发展的自然属性。纸质档案与电子档案在人类社会发展历史进程中共同发展，发挥着各自的优势，为人类社会提供服务。
三、电子档案与纸质档案并存的必要性、长期性
档案的本质属性是它的原始记录性，档案管理的最终目的是为了查阅，纸质档案与电子档案并存恰恰满足了档案本身的这两种基本功能。在档案管理实践中，纸质档案具有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但其承载的信息量较小，占据空间较大，管理与检索不便。而电子档案体积小、信息量大、检索迅速便捷，但其数据在传输过程中容易失真，一旦被修改则无法识别，没有确定的法律地位。同时，电子档案的信息形态是数字化的，对设备有着很强的依赖性，并且寿命短，影像记录的稳定期不长。比较两者的优劣不难看出，纸质档案与电子档案并存融合了两种档案的优势，既可发挥高效检索功能，又可保证档案的凭证价值。因此，在电子档案的局限性未得到根本解决之前，两种档案将长期并存。
四、对纸质档案与电子档案并存管理的探索
（1）建立相对独立又彼此联系的两套管理系统。由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用。
（2）并存期间应根据自身特点实行双套制。鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我们可采取既简单又保险的办法双套制。即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘（光盘、磁带），制成双重备份，分别归档管理。
（3）实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式。电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是，利用纸质档案将电子档案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是，纸质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。
（4）建立一套科学合理的管理制度。电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作由为重要。因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。
综上所述，纸质档案与电子档案在现阶段各有优势，在经济建设及服务中各自发挥着特殊的作用。因些现阶段做好电子档案与纸质档案的长期并存工作，相辅相成，相得益彰，逐步完善档案管理手段，是档案管理工作的重要课题。
参考文献：
一、纸质档案管理和电子档案管理的优缺点
1、纸质档案管理
纸质档案管理是用纸张作为档案信息记录的载体，一般是对企业在工作时的信息的记录。纸质档案管理较为繁琐，管理时注意事项较多，尤其是保存时容易发生破损。这就给档案保存工作带来一定的难度，并且在查找上更为不方便，因此在进行纸质档案管理时要提高警惕，认真对待。
2、电子档案管理
电子档案管理是以先进的计算机技术为依托的，在档案管理上有很大的优势。电子档案管理由于使用电脑作为处理器，对于信息的处理上更方便，可以对信息进行关联性操作，实现了信息的高效利用，同时使用虚拟存储便于信息管理和保存，更利于信息的远距离传输。
3、电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展，在进行档案管理中，电子档案对档案信息容纳量比较大，没有储存空间的限制，电子容量大，并且方便携带。与此同时，电子档案室由计算机处理的，因此对于档案的分类，立卷工作就很高效，准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说，电子档案比较容易保存，具有很好的复用性质。
4、纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中，在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容，确保其价值，并且档案数据一旦得形成，信息不容易更改，相比较而言，电子档案比较容易更改，同时，纸质档案比较方便阅读，并且其中的档案数据也比较稳定。而且，在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改，具有真实性较强，形成具有法律的证据。在中国甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的.电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限。
二、电子档案管理和纸质档案管理的融合
随着现在国家科技水平的不断发展，各行各业也在进行不断的发展，这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理，现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强，但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此，对于这两种档案管理方式，需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中，可以将两者有效结合，一方面反映真实的档案依据；另一方面，延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中，纸质档案和电子档案的管理应该相互融合，互相利用，给自身带来巨大的利益。
1、建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式，以及存储、保护、利用等方面完全不同于传统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关业务处理上协调一致，方便利用，即：在电子环境下将一些需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。
2、实行档案部门集中管理电子档案
电子档案集中管理有利于实现档案管理的科学化、规范化、专业化和档案信息资源一体化.由档案部门统一管理电子档案，不仅可以保证电子档案从收集到归档、从存储到保护整个环节严格按照档案管理程序进行，有效避免非专业人员管理档案可能造成的文件丢失和破坏，还能建立有利于归档电子文件之间以及归档电子文件与其他载体档案之间的有机联系，并对电子档案进行专业性开发，使之发挥最大的作用.因此，档案管理部门应该积极主动地承担起收集电子文件、管理电子档案的责任.
3、建立一套科学合理的管理制度
由于电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护应贯串于电子文件的整个生命周期，在这个过程中，档案管理的重点是过程而不是档案本身.因此，要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失.同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性.因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况.
4、提高档案管理人员的综合素质
电子档案管理技术既是档案管理方法也是一种计算机技术的应用，它存在一定的技术含量，需要一个计算机和档案管理基础知识都比较扎实的专业人员，因此在进行电子档案管理时，管理人员的素质和工作能力都有较高的要求。为了能够更好的操作电子档案管理系统，管理人员还需要有一定的外语基础。所以档案管理人员要在纸质的基础上积极的推进电子档案的管理方式，促进档案管理的向前发展。
关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
[1]樊建平,刘兴汉,刘宏伟,吴俊翔.电子文件档案与纸质档案在保护技术上的差异[J].内蒙古气象,2006,(2).
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[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).
【关键词】数字化；纸质档案；电子档案；档案管理
随着数字化技术的快速发展，气象记录的电子档案成为当前存档的主流形式，原来的传统纸质档案也陆续转化为电子档案，气象档案管理理念也发生了变化。在数字化技术快速发展的大环境下，纸质档案的管理已是当前迫切需要解决的问题。笔者以大连气象局档案管理的现状为例，探讨纸质档案管理的正确途径。
一、档案管理的历史和现状
大连市气象局档案馆是以气象科技档案为馆藏主体的专业档案馆，于1992年6月26日成立，2002年12月晋升为国家二级档案馆，气象记录档案保管体制“四改二”的实现为现代化的气象记录管理、数据共享创造了极大便利。从2002年开始气象记录逐渐由人工观测转向自动观测，纸质的科技档案也逐步转向电子档案。
随着历史地面、高空气象资料数字化工作全面开展和气象业务转化为电子文件的采集归档，电子档案的数量快速增长，从而引发对纸质气象记录档案管理逐渐放松忽视的现象。两种档案的管理有轻重之分，认为既然已经都转为数字化档案了，那么传统纸质档案就不重要了，管理好坏都无所谓。有人甚至觉得，数字化环境下，纸质档案是多余的了，把精力都投放到电子档案上，缺乏对纸质档案重要性的认识和管理。
二、重视纸质档案的管理是对历史档案价值的尊重
（一）历史资料数字化只是保护档案的重要措施之一。气象档案是在气象科学技术领域活动中形成的以气象信息记录为主体的专业档案，大连气象档案馆所收集的档案主要是建国以后的气象观测记录档案。新中国成立后，大连地区逐步建立了地面气象观测站网，所形成的记录档案齐全、完整，已成为国家科技档案的重要组成部分。
大连最早的纸质气象记录档案是解放前时期的观测记录，早在1904年9月7日，日本因日俄战争需要即在大连设立临时观测所，后改称为测候所，但由于几经变化，这一部分档案现仅存部分《满州气象累年报告》了，虽不齐全，但是保存完好，对于了解过去的天气气候状况，是很宝贵的资料。解放后，对这一部分资料进行了整编（1905-1940），其观测项目包括气压、气温、湿度、云量、风速等。1940年后，由于历史原因，资料缺失。新中国成立后，大连站观测记录从1951年开始，以后各县站也陆续开展了地面气象业务，一直延续至今。
气象观测记录档案是我馆收集存储最齐全、系统、数量最多的一类档案。气象记录档案主要包括地面、高空、太阳辐射、农业气象，酸雨等探测资料形成的观测记录簿、自记纸、记录曲线、手工或微机编制输出的记录报表，雷达回波图、卫星云图、地面和高空手绘天气图、历史天气图、台风年签、寒潮年签、各种气候图及各种气象资料统计整编资料等。这些档案是气象事业发展轨迹的重要来源，是气象事业不可少的历史记忆，是社会科学技术的重要参考凭证。但是早期的纸质档案寿命是有限的，随着时间的增长，纸张逐渐出现变黄发脆、字迹变色褪色、胶片霉烂等等现象。目前，我们馆藏的纸质历史气象资料大部分已信息化处理，主要是通过计算机录入和图像扫描方式对纸质档案进行备份保护，从而提高了资料利用率、加大共享性，而非单纯的替代。
纸质和数字化资料是两种不同形式的资料，具有不同的价值和意义，需有不同管理措施，绝不能认为数字化后的纸质档案就无保存必要了，或者纸质档案管理不需重视了。
（二）纸质档案是电子档案唯一的凭证，需要双套保存。电子档案的信息是可分离的载体，使得其在存储过程中易发生意外错误，即受病毒攻击、甚至因人为修改、删除、剪贴，而存在变动的风险。再者，电子档案信息还有依赖计算机软硬件的特性，计算机技术的迅速发展，软、硬件快速的升级换代都对其后续使用构成影响。后人对前人留下的电子档案如何使用存在无法确定的因素，也是其最大的后顾之忧。另外，由于电子介质独有的物理特性使他的保管使用寿命尚存在缺陷，不利作为档案信息永久保存的介质。总之，电子档案的安全性较低，所以现行档案保管体制明确要求实行纸质档案与电子档案共同保存。两种载体的档案相互依存、互补才能保证安全。在今后的档案管理中要消除不正确的观念，不能忽视纸质档案的重要性，已经数字化的纸质档案不但要继续保管，而且要保管好。再者，纸质气象记录档案是在每日定时气象观测中直接生成的原始记录，能真实客观地反映当时的天气情况，具有历史见证的凭证依据。原始资料在数字化过程中，由于疏忽大意或误操作等各种原因，会造成数字化产品错漏之处，这些错漏之处在长期的产品利用过程中被逐步发现，需要更正，而更正的依据就是曾经被数字化了的纸质档案。如果纸质档案被损毁或丢失，那么被发现的疑误记录就无法找到正确的依据，那么这些疑误记录将会成为永远无法弄清楚的悬案。
纸质气象记录档案是唯一具有查考作用的凭证，具有宝贵的历史价值，而且其价值随着时间推移而更加珍贵。例如：辽宁省局2012年在做1981―2010年30年整编资料时发现大连地区普兰店站、瓦房店站某历史年月日照时数统计值有误，大连市局某历史年月降水量统计值有误、都影响到年统计值，通过对纸质历史资料的查询核实，对错误记录进行了纠正。因此大量档案需要长期保存，还有部分档案需要永久保存。这些档案具有很重要的业务、科研和史料价值。随着气象业务“数字化”的不断推进，未来移交进档案馆的纸质档案将会越来越少，纸质档案具有稀有性，这种情况使纸质历史资料的价值日益凸显出来，这些档案凭证需要双套保存。 （下转第105页）（上接第149页）
三、完备纸质气象记录档案的管理措施
2001年4月，中国气象局下发《关于加强气象记录档案管理工作的通知》（中气预发〔2001〕6号）文件指出：由于气象记录档案保管业务体制调整为国家、省（含单列市局）两级。大连市气象记录档案保管业务体制调整后，气象档案管理的基础设施条件得到很大改善，按档案库房要求配备档案密集架、防磁柜、除湿机、吸尘机、臭氧消毒仪等设备。建立了档案目录管理系统，实现快速、准确地查找档案的存放位置、种类、数量，统计出馆藏档案的内容，实现了档案的现代化管理。虽然已进入数字化时代，纸质档案利用率不再像以前那样高，但在管理工作和安全防护措施上仍要一如既往。严格遵守气象科技档案管理制度和档案库房管理制度。
（一）建立销毁鉴定机制，降低管理成本。随着纸质档案数字化业务的发展变化，一些档案的使用价值发生了改变，保管期限由长期调整为短期。所以要注意阶段性清查库存的短期档案期限，对于已到保管期限失去保存价值的档案，要严格执行气象科技档案鉴定销毁制度；将没有保存价值的档案做好清除或处理工作，降低管理成本，提高工作效率。
（二）做好纸质档案的安全防护措施。一要防盗。库房安装防盗门窗、监控器。二要防火。建立严格的防火制度，配有灭火设备。三要防虫蛀霉变。虫害、老鼠、霉变等对档案的破坏极大，控制好库房的温湿度以限制微生物的繁殖，重视档案有害微生物的预防及杀灭措施，定期对库房进行密封杀虫消毒。定期进行馆藏档案巡视检查，及时发现和排除安全隐患，最大限度地延长档案的寿命，这是档案保护工作的一项重要任务。
四、 结语
数字化环境下，纸质气象记录档案与电子档案在当前和今后相当长的一个时期将长期并存且互为补充、取长补短，各自发挥优势。纸质气象记录档案是气象业务真实面貌的真迹；电子档案可以充分发挥检索、利用、存贮和传输方面的优势。数字化大环境下，我们的工作重心需要发生转移，但千万不可忽视对纸质气象记录档案的安全保管工作。
【参考文献】
一、社保业务纸质档案数字化管理的优点
（一）标准统一，要求规范
将社会保险业务纸质档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在社会保险档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使社会保险业务纸质档案化管理标准统一，要求规范。解决了目前纸质档案管理中的标准不统一、内容不齐全，整理的规格不统一、质量不高等问题。
（二）即时采集，随时归档
实行电子档案管理可以在参保对象业务办结后立即将纸质资料扫描录入微机，不仅避免了手工录入造成的差错，提高了工作效率，而且解决了有些单位平时不注意纸质资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了纸质资料的归档率和完整率。
（三）易于管理，查阅方便
电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类社会保险档案资料，提升了社会保险经办机构基础管理水平，解决了多年来传统档案管理一直处于封闭式的局面，提高了资料档案利用价值。
（四）监控前移，方便考核
由于采用高清晰度扫描，参保人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核社会保险业务资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些登记表填写或资料不全等，将监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到业务员或档案室调取资料检查。
二、实现社保业务纸质档案数字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
对于社会保险业务纸质档案数字化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电子数据。纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计出实用的社会保险业务资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。
（二）投资不大，技术不难
社会保险业务纸质档案数字化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身社会保险业务档案工作的要求，借助外部技术人员的力量，可以成功地解决这一难题。同时，高速扫描仪的价格不高。
（三）容易普及，实用性强
软件的前台应用十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质档案扫描进计算机保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用方法十分简单。同时，网络版的社会保险业务档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅社会保险业务档案资料，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的档案室去，十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。
三、实行社保业务纸质档案数字化管理应注意的几个问题
（一）加强纸质资料审核
资料整理是档案数字化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案扫描前，必须加强审核，对装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。破损严重无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行处理（压平或熨平）后再进行扫描。
（二）加强数据质量控制与管理
对于扫描好的数据信息，由质量检查人员把关，检查扫描数据质量是否符合最终存储归档标准。对在高速扫描过程中出现的不合格数据，做人工处理。如果发现漏页、重张等问题，要求及时补扫或在系统中删除重张那页。对于扫描数据不清晰的，在数据信息问题记录单上记录并重新扫描。当发现不符合规则的数据，利用系统提供的功能，对扫描好的数据进行修改或更正。
数据档案信息虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其缺点，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等情况，将会造成数据的丢失。因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为破坏。
（三）加大相关人员的培训
随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型的工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，所以，人才队伍是关系到档案数字化建设成败的关键因素。因此，应加大有关人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数据化加工与管理、数据库运行管理等，以适应档案信息化建设的需要。
乡镇档案是指乡镇党委、政府在公务活动中直接形成的对本单位以及对国家、社会具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一个乡镇的档案管理因为人员少、经费少等现实的原因不可能有专人负责，但是乡镇档案却是一个包含面广、繁琐与重要性兼具的工作，它和本地群众的切身利益相连。能把乡镇档案管理号，可以直接在基层解决一些矛盾和问题，理顺好人民内部的关系，为党的群众路线教育活动服务好。
2.乡镇档案的作用
乡镇档案工作处于我国档案工作体系的最基层，它们形成的档案反映了我国社会主义基层政权的历史面貌，具体详细地反映了这个乡镇各项工作活动的真实情况。乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料。对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。乡镇档案因为涉及范围广，内容较多，保存地没有完全独立的一个档案库房导致纸质档案的难于管理和保存。近几年信息技术快速发展，随即而生了电子档案管理，利用电子设备对档案进行保存，这样更利用查找和管理。
3.国家提倡建立电子档案
2000年的时候，在全国档案工作会议上中共中央办公厅主任王刚同志，明确向档案部门提出了要加强档案信息化建设的任务。《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。
4.电子档案的介绍
电子档案指在电脑设备及其它利用电脑设备生成的电子文件，以硬盘、光盘等载体进行存储，依赖电脑、平板电脑、手机等电子设备阅读、处理。电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式：逻辑归档是指电脑连接互联网的情况下进行的，再不改变电子文件原有的存储方式和位置而实现向上级档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件下载到移动载体上，向上级档案部门移交的过程。
4.1电子档案应用
电子档案也是档案的一种，它的管理也应符合档案管理的要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。国家应建立各类档案的电子管理系统，如党群、行政、经营、风俗、生产、产品、科学、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案进行备份数据库，可设定档案查阅的密级、访问权限。
4.2东岗镇乡镇档案现状介绍
吉林省东岗镇仅从1999年-2012年就收集整理了文书档案900余卷，平均每年69卷。东岗镇没有专门的档案管理人员，都是从各个岗位借调来的同志，各个同志没有系统学习过档案管理，保存方式、风格都不一样，管理起来非常困难。东岗镇的档案这十几年的保存和整理反应出了绝大多数乡镇档案管理的困难。接手东岗镇档案的时候，当时的档案状况就是一个字“乱”。
4.3乡镇纸质档案向电子档案过渡是一次革命
对于乡镇档案从纸质化到电子化首先要有一个明确的认识，电子档案管理是对档案管理界的一场革命，不仅仅要把重点放在档案工作的原理和专业知识上，也不能仅仅停留在纸质档案的管理方法上，应意识到电子文件的发展是大势所趋，尽管电子档案是新生事物，但随着时间的推进，它必将成熟起来。第一，要提高自己的专业素质和综合知识。第二，要掌握现代信息技术。第三，要对档案工作有热情，有创新精神。第四，要和其他部门人员多沟通，多交流，多学习。
4.4乡镇电子档案管理的要求
充分认识到电子档案管理也应符合国家档案著作规则的基本要求。第一，和上级管理部门约定好，每年固定月份把上年度应归档的电子文件移交，向上级移交的时候做到完整的数据、准确的内容、安全利用、规范的编目、一致的帐目、清楚的手续、一式二份的移交清单，签字后交接双方各执一份。第二，乡镇档案人员负责电子档案归档前的整理工作，以及检查归档验收和接收后的统一进行保管等。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机没有病毒和百分之百的准确率。第三，入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
关键词：离退休人员；纸质档案；电子档案；保护技术；联系
计算机及网络技术向纵深深处的发展，办公自动化正在普及应用，档案管理也不例外。传统档案管理的弊端不断显现，如管理效率低、差错率高、管理成本大等特点，不利于档案管理的规模化、高层次发展。办公自动化向档案管理领域的渗透和发展，为档案管理的可持续发展提供了机遇，但档案管理的信息化也面临着不少的挑战，如信息化投入成本高、信息安全难以保证。离退体人员档案管理面临着复杂化的情况，面临着新情况、新问题，如何破解档案管理难题，引导档案管理合理发展，是一个值得深思的问题。
1 离退休人员档案管理面临的形势和基本情况
离退体人员档案管理工作是一项复杂的工程。由于离退体人员的档案多是传统纸质档案。纸质档案对档案工作环境，如温度、湿度、条件等要求比较高，外界环境容易对档案的材料等产生影响。此外，由于纸质档案在保存过程中也容易发生变质、损坏的现象。这些都对档案管理提出了严峻的挑战。随着网络技术和计算机技术的深入发展，档案管理信息化进行在不断加强。信息化的档案管理系统作为一种信息管理系统，为档案管理的信息化、自动化和系统化提供了有效的措施和手段，同时电子档案能够克服纸质档案保存过程中存在的问题和缺陷。因此，不少地区的档案管理机构都开展了档案管理信息化，从而提高效率节省成本。但由于离退休人员档案管理的特殊性，档案信息化中面临着不少的困难。如信息量大、信息化成本高等特点，但作为未来发展主流，电子档案在档案管理中有着广阔的发展前景。
2 离退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的区别
电子档案与纸质档案从实质上来看，它们之间还是有差异的。纸质档案实质上是对档案载体的保护，通过不断的完善、优化措施、修复等物理环境或物理实体的保护从而确保档案信息的安全。纸质档案的管理并不需要特别的技术手段和措施，档案的保护主要是对环境的控制、调整，确保档案室的环境能够满足档案实体的基本要求。在纸质档案的保护过程中，注重对档案信息的完整性、安全性的保护。相对来说，纸质档案的管理成本比较高，人工管理费、档案纸质、环境控制设备等都占用了大量的费用。而电子档案由于管理信息方式的不同，它主要是对计算机及软件技术的依赖性较强。随着计算机技术的发展，档案管理信息系统的功能不断增强，可以实现对纸质档案管理的真实模拟，通过对信息系统的完善，功能设计增加、界面设计的优化等从而促进档案管理的技术水平的提升。与纸质档案最大的不同在于对技术的依赖较强，在投入成本方面，虽然一次性投入成本大，如信息系统的购买、计算机及网络设备的购置等这些都需要较大的投入，随着计算机技术的革新和进步，信息化的成本在不断降低，信息系统的功能也在不断完善，信息安全措施也在不断提升，这些都为电子档案的发展提供了巨大的机会。此外，电子档案管理节省了大量的人工成本，有利于档案管理的长远发展。
3 离退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的联系
纸质档案与电子档案是档案管理中的主要形式，也是未来档案发展的两种主流趋势。从档案管理的原则、方法和技术情况来看，纸质档案与电子档案有着显著的关联性。它们的目的是一样的，都是确保档案的完整和安全。纸质档案能够克服电子档案在管理中存在的信息脆弱现象，也能够保证档案信息的安全；而电子档案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特点，电子档案能够为纸质档案的管理提供支持和借鉴，纸质档案管理方式和手段的创新，有助于为电子档案的管理和开展提供支持，电子档案是纸质档案管理的模拟和再现。纸质档案管理方式的创新有助于电子档案管理的优化和发展。从历史进程来看，纸质档案的管理具有悠久的历史，在管理经验、管理方式、管理措施等方面具有很强的优势，并形成了一整套完整的管理体系，技术措施等都比较成熟。而电子档案管理技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的管理措施和技术。纸质档案能够弥补电子档案在管理中存在的不足，提升档案管理的效率和水平，为档案的科学化和合理化提供了帮助。纸质档案与电子档案间的关联性将会改进档案管理的模式，为档案信息的权威性、真实性、安全性提供巨大的支持和帮助。所以，电子档案与纸质档案是相互联系的，不存在一种方式对另一种方式的替代。正是电子档案与纸质档案在管理上的相互作用、相互依存，才能够有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。
4 结束语
总之，离退体人员纸质档案与电子档案保护技术是相互联系，相互作用的。本文在对档案保护技术的两种形式的分析中，认识到档案管理一个复杂的过程，纸质档案与电子档案的并存将会对完善档案管理，优化档案管理措施和手段提供支持和帮助。同时，纸质档案与电子档案是有区别的，纸质档案是电子档案管理中的良好补充。而电子档案的存在和发展，也大大提高了档案管理和检索的效率和水平。因此，合理调整和平衡电子档案与纸质档案的比例，加大离退体人员档案管理力度，促进档案管理水平的提升。
参考文献
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[2]王涛，戴晓林，广州市委组织部积极构筑干部档案“防火墙”[J]， 大连：兰台世界，2011（26）：127-128
[关键词]电子档案；纸质档案；信息化
电子档案是当今信息化时代诞生的档案管理形式，电子档案管理是时展的必然产物，其为档案管理带来了创新和发展，对档案管理工作起到了巨大的促进作用。但电子档案在工作中也凸显出一些不可避免的缺点，而这些缺点有要依赖传统的纸式档案来拟补，可见办公档案管理工作不能过分的依赖于电子档，由此，应该该形成电子档案和纸质档案兼顾的全新档案管理模式，促进档案管理工作更好的方向开展。
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
四、结论
档案管理工作中实行电子化管理方式具有便利性和可操作性，但电子档案还存在安全性和局限性等问题，不利于档案管理工作的开展。所以，我们既要重视电子档案管理模式的发展，还要重视传统纸质档案的管理方式，形成电子档案和纸质档案兼顾的发展趋势，适当利用但不过多依赖电子档案，才能够实现档案管理工作的科学发展。
参考文献：
[1]王一峰.档案电子化管理的可依赖程度[J].科技与创新.2014（4）：99-100.
一、报纸档案管理工作现状问题分析
1.对报纸档案管理工作的认识不足
在我国报纸档案的发展过程中，由于对于报纸档案管理的发展意义、作用认识不足，仅仅认为其不能带来可观的经济效益甚至还因此要耗费大量的人力物力，而一直对此不重视。而且，不少人认为报纸档案管理工作并没有什么技术含量而都不管以从事这类工作，所以我国报纸档案管理工作的发展一直处于一个缓慢的阶段，工作人员效率低，领导不重视，都导致了整个报纸档案管理工作发展效率的低下。
2.报纸档案管理工作人员综合素质有限
由于人们普遍对报纸档案管理工作不重视，所以相关管理工作人员的工作积极性也就不高，相关专业素质也较低，甚至对基本的档案分类、立卷等都不熟练。特别是现在计算机网络文化的不断发展，很多报纸档案管理工作要用到有关计算机系统，如果没有一定的业务素质是不能熟练操作计算机系统的。而我国现阶段由于档案管理工作人员业务素质普遍不高，而导致很多先进的管理技术没有办法落实。
3.部门协调不利，延缓档案管理工作
报纸档案管理工作要求各个部门的相互配合，报纸的归档要从各部门先收集在进行统一的保管。但是一个部门为了自己的工作便利或其他原因不愿意将需要归档的报纸交给档案管理员统一保管，这就造成了报纸档案管理的延缓，因为此而导致的报纸档案管理效率的低下甚至会使得需要归档的报纸资料出现遗失等其他不利情况的发生。
二、报纸档案管理工作的发展策略
针对报纸档案管理工作中出现的问题，档案管理部门应该就这些问题进行具体分析，顺应时展潮流，从以下几个方面进行改进：
1.摆正观念意识，重视报纸归档工作
要想提高报纸档案管理工作的管理效率，最重要的就是要摆正对报纸档案管理的观念意识，各层级都要重视报纸的档案管理工作。作为领导，要积极督促报纸档案管理工作的发展现状，并针对反应的问题进行及时解决，从源头上做好重视管理的工作。作为基层报纸档案管理人员，要有很强的责任心，对于档案管理的要求要切实落到实处，不能有马虎的思想，认识到报纸档案管理工作的重要意义。
2.提高员工素质，保证管理质量
报纸档案管理工作人员的基本素质与报纸档案管理工作的各个方面息息相关，对于工作人员业务素质低的现象应该组织相应的业务培训课程，注重在职教育的发展，不能怀揣侥幸心理，蒙混过关。应该给报纸档案管理人员建立一个可以交流业务知识、分享工作经验的平台，让好的管理思路能服务更多的管理人员，为报纸档案管理事业打好坚实基础。同时，报纸档案管理人员应该积极利用这些平台，拓展自己的业务能力，提升并完善自己。
3.加强部门间的协调工作
有些部门为了自己工作的方便，对报纸档案资料的归档工作不重视，使得档案管理部门的归档工作存在间隙。而丢档案管理员来说，与各部门之间搞好关系就是其中一项重要的工作。档案员应该加强各部门之间的走动，积极与相关人员进行交流，让别人了解到自己的工作的内容和进展，并获取有关档案归档的有效信息，及时把报纸归档工作落到实处。
4.利用新技术使报纸档案管理信息化
随着计算机网络的发展，我们已经步入了一个网络时代，在网络时代里，信息通过电脑就能迅速的进行传播，而对于报纸档案管理工作来说，也可以利用计算机进行信息的管理，面对多而杂的档案资料，计算机能够很好的进行数据处理和储存，相对于人工来说，有着极大的技术优势。
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