Abstract:For there are altogether seven risks for the construction materials and facilities purchasing of government investment, the countermeasures are given.
关键词:材料设备;采购风险;措施;方法
Key words:Construction facilities;Purchasing risk;Measure;Method
中图分类号:TU71 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)01-0126-02
政府投资建设项目材料设备采购风险是指由于政府采购运作过程中因管理缺陷、运作失当以及外部事件冲击等不确定性因素导致采购失败而造成直接或间接损失的可能,包括人为风险、经济风险和自然风险。具体说来,如采购预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算、供应商供货不及时、提供货物不符合合同要求、供应商之间存在不诚实甚至违法行为。具有隐藏性、突发性和连锁性等特点,是处于体制变迁中的风险,是市场经济中客观存在的的必然现象。根据多年政府采购业务方面的学习和实践,我们认为政府投资建设项目材料设备采购风险主要分为七种:
(1)固有风险。固有风险是指在不考虑采购主体内部控制结构、外部因素的前提下,采购某一项目而造成采购失败的可能性。固有风险主要指项目的市场风险。主要表现形式是市场价格的不确定性导致采购失败而形成的风险。虽然在政府采购过程中遵循“公开、公正、公平”原则,但受主客观条件限制,不能完全保证采购到质优价廉的商品,实现预期目的。
(2)采购计划风险。请购单位或使用单位、项目管理部提出的采购计划不准确或不科学,直接导致采购过程中的计划风险,即采购数量、技术要求、交货期、质量等与采购预期目标发生较大偏离,这既不利于采购与合同管理工作,也不利于对工程造价的控制管理。
(3)采购围标、串标风险。围标是指多个投标单位在其中某一投标单位的统一组织下,投同一个标,并确定谁投高标,谁投低标,确定谁中标;或者多个投标单位自行组织投标,协商谁投低标,谁投高标,谁中标。串标是指两个或两个以上投标单位虽然分别单独投标,但暗中协商投标,并暗中联合。即不管谁中标,都联合完成本合同任务,投入和利益共同分成。围标、串标不仅严重损害了采购人的利益,还扰乱了整个市场经济秩序。
(4)采购合同履约风险。在采购合同履行过程中,可能出现供应商的延迟交货、质量不满足合同约定、规格型号上货不对路等违约行为,虽然在合同条款中约定了具体违约罚则,但还是影响合同的正常履行,影响整体工程项目的顺利进行。
(5)内控风险。主要指采购主体未建立起有效的政府采购控制制度,一方面请购、采购、验收、付款等环节没有交易授权,没有相关主管人员签字;另一方面请购与审批、采购与验收、付款审批与付款执行等不相容岗位未适当分离,以致于为一些弊端的产生提供了空间。
(6)道德素质风险。缺乏对政府采购人员的廉政教育和培训,在进行政府采购过程中,滋生部分政府采购人员权钱交易等腐败行为,从而直接或间接引发采购风险。
(7)监管风险。由于政府采购管理和执行机构的职责和权限不明确,缺乏法规和制度规定,监督机制不健全、不完善;缺乏具体的监管手段,沿用传统的行政手段办事,实施监管落空。
如何应对政府投资建设项目材料设备政府采购风险,科学、合理规避和降低采购风险,实现采购预期目标,促进工程项目的顺利完成,我们认为应做好以下九方面基础工作:
(1)以人为本,加强政府采购人员的队伍建设,是防范和化解政府投资建设项目材料设备采购风险的基础。首先,加强对采购人员的管理和培训工作。随着政府采购规模、范围和领域的延伸,政府采购需要大量的既懂招投标、合同、法律、市场调查,又懂机电、建筑材料设备等行业知识的复合型人才。其次,加强职业道德建设。在政府采购工作中形成一种诚信、公正、公平的环境,通过道德的力量约束每个人,使每个人具有良好的动机和思想,努力钻研业务知识,树立政府采购良好形象。
(2)完善内部控制制度,强化内部监控职能,是防范化解政府投资建设项目材料设备采购风险的核心。建立有效的政府采购内部控制制度和流程,一方面请购计划、采购、验收、付款等环节应有交易授权,有相关主管人员签字;另一方面请购计划与审批、询价与确定供应商、采购与验收、采购付款审批与付款执行应适当分离,以确保不相容岗位相互分离、制约和监督完善政府采购。
(3)加强采购信息管理,是搞好政府投资建设项目材料设备采购风险工作的基本环节。在采购领域当中,信息管理一直是一个薄弱环节,“重政府采购业务操作,轻政府采购信息管理”的现象较为普遍,不利于政府采购事业的推广与发展,直接影响到采购活动的效率与质量。加强政府采购信息管理,可以打破信息的局限性、地域性、不对称性等不公开因素,让更多的对采购感兴趣、满足采购要求的供应商参与到采购工作中来,也给采购人提供更多的选择机会。另外,还应加强采购过程信息收集和整理工作。采购过程信息收集和整理工作主要包括三方面:一是评审专家针对采购文件中的问题,提出的合理化建议和修改意见;二是参加采购的人员根据实际工程需要提出的合理化建议;三是在采购文件中遗漏和忽视的问题。通过细心的收集和整理上述信息,进一步修改和完善采购要求,重新发给各投标人,以实现采购到性价比最优产品的目的。
(4)完善采购文件的编制,做好采购准备工作。由于工程用材料设备的采购时间一般都要求的十分紧张,在编制文件上有可能存在提出的技术要求和质量标准有偏差、不够完善等问题。要解决这个问题一是需要在编制采购文件时与监理公司、设计院、使用单位等有关单位共同商定相关条款;二是由技术主管部门对采购文件认真审核,对于特殊复杂的材料设备,可以组织必要技术交流会、产品推介会、专家论证会等活动,增加对产品及供应商的了解和认识。
(5)对拟采购材料设备和潜在供应商进行必要的考察、分析和筛选
在采购前对不了解的产品和供应商进行考察十分必要,一方面可以增加对产品的性能、质量、供应商综合实力等方面的了解,便于明确拟采购产品的定位和技术要求,让质量、档次基本处于一个水平线的供应商参加投标;一方面可以货比三家,在采购工作中占据主动,避免被一时的虚假现象所蒙蔽,掉进“远期陷阱”,在一定程度上规避了采购风险。
(6)选择好采购方式,做到事半功倍。采购方式原则上应该以公开招标采购方式为主。但工程类项目材料设备政府采购方式的选择更应该遵循实事求是、具体情况具体分析的原则,对于工期比较紧张、价格难以确定、编制的采购文件存在需要进一步明确而又暂时无法明确等情况,比较适合采用竞争性谈判的方式进行采购,这种采购方式比较灵活,在谈判的过程中可以进一步明确并完善我们的具体要求。采用竞争性谈判的采购方式可以弥补招标方式的缺陷和不足,可以解决因材料设备品目的繁杂性、技术的复杂性、设计的不充分性、价格的多样性、时间的不确定性等原因造成的紧急采购需求,满足采购人不同的采购要求,提高采购工作效率,规避采购风险,提高财政资金的使用效益。
(7)把住“三关”,做好采购合同监督管理工作。把住“三关”,即技术方案审核关、履约过程监督关、竣工验收关,这是强化采购合同监督管理的关键所在。首先,在采购前技术主管部门应对采购文件中材料设备的质量标准、技术参数及规格型号等进行量化、细化审核,确保采购工作完成并签订合同后没有或者只有微小的变动因素。其次,加强合同执行中的监督检查和处罚力度。对合同执行中出现的违约、违规等问题,各相关管理部门要认真履行职责,进行严肃处理。涉及违法违纪问题,及时移交司法机关依法追究。第三,搞好安装调试完毕验收工作。材料设备采购合同验收是一项综合性的验收工作,必须对照采购合同逐项逐条验收,严格把关。大型特殊的材料或设备需要邀请国家、省市质量监督部门的专家,请专家帮助把关。凡验收不合格的项目,必须限期整改;凡有违背合同规定的,必须及时查明原因,报有关部门严肃处理。这是强化合同监督的最后一道防线,必须牢牢把握。
(8)严格控制合同变更。材料设备合同履约中的变更控制是一个复杂的系统工程,其变更控制涉及项目建设管理部门、监理公司、设计部门和供应商各方的利益。工程类项目材料设备采购合同执行中,若遇到必须调整的项目,项目现场管理部门必须及时上报,经技术主管部门、造价控制等有关部门现场核实后重新采购或与原供应商签订合同(补充合同),这是强化采购合同监督管理的重要措施。
(9)邀请有关单位和部门共同参与和监督采购过程,提高整体工程项目的满意度。在整个采购过程中,邀请设计、施工、监理、使用、纪检监察、供应商、财政、发改委等有关单位和部门共同参与和监督,得到各方面的合理化建议,从而使采购工作少留遗憾,使工作人员不犯错误,完善工程的使用功能,提高工程项目的总体质量,最大限度的提高各参与单位和部门的满意度。
做好政府投资建设项目材料设备采购风险应对工作主要有以下四个方面的重要意义:
(1)有利于保证政府采购的经济性。政府采购经济性,也可以称为经济政府采购,是指在满足国家机关、事业单位和团体组织正常行使公共管理职能需要的前提下,用最少的钱实现政府项目的采购,达到节约财政性资金,提高政府采购资金的使用效率的目的。强化工程类项目材料设备政府采购风险管理,在进行风险管理的同时,树立成本意识,强化采购管理,有利于及时采购到质优价廉、符合项目要求的材料设备,从而能最大限度提高资金的使用效益,保证工程类项目材料设备政府采购的经济性。
(2)有利于营造安全的工程类项目管理环境。项目和项目管理是在一个远大于项目本身的管理环境中实施的,工程项目管理人员必须明白这个大的环境,安全的项目管理环境对于工程项目的最终成功是必要而不充分的。强化工程类项目材料设备政府采购风险管理,在进行采购管理的同时,树立风险意识,强化风险管理,可以规避风险或将风险损失减少到最低限度,从而消除项目管理的后顾之忧,营造工程项目安全的项目管理环境。
(3)有利于促进工程项目管理目标的实现。项目管理就是项目为对象,由项目组织对项目进行高效率的计划、组织、领导、控制和协调,以实现项目目标的过程。工程类项目材料设备的采购管理与风险管理的有机结合,有效的确定项目管理与实施的关键,最终使工程项目管理的总目标高效、可靠、最佳的实现。
关键词 政府采购 预算编审 质量
政府采购预算是部门预算的重要组成部分。我国政府采购工作尚处于起步阶段，预算单位编报政府采购预算的能力参差不齐。本文拟就如何进一步提高政府采购预算编制和审查水平的问题提些建议。
1 认真做好政府采购预算编制的三点准备工作
1.1对上年度政府采购预算执行情况进行认真分析。着重分析各主管部门及预算单位的资产情况、管理情况、遵守财经纪律情况及需购物品、工程、服务情况，总结上年度政府采购预算(计划)编制和执行方面的经验与不足。
1.2搞好国有资产合理调配与利用，盘活存量资产。在当前财力十分有限、公共财政建设压力加大、市场竞争加剧的情况下，要注意挖掘存量资产潜力，对闲置资产实行统一收缴、统一调配，或者实行租用，鼓励闲置的非经营性资产转为经营性资产。盘活存量资产，既可弥补政府采购预算资金的不足，又可以腾出资金加快新一轮基础设施的建议和高新技术的产业化。
1.3学习上级有关政府采购预算编制的要求。为了保证预算编制的统一性和规范性，在编制政府采购预算前，要组织主管部门、预算单位、资产管理部门认真学习编制政府采购预算的有关规定，熟悉政府采购目录，正确领会编制预算的有关要求。同时，要求预算单位实事求是地提出采购项目，并进行论证。申请专项拨款的单位，要提出项目的可行性研究报告。
2 严格政府采购预算的“两上两下”的编制程序
2.1各预算单位编制部门预算时，要同时编制政府采购预算，提出预算建议数。由主管部门审查汇总报财政部门审核(一上)。对预算单位汇总上报的财务收支计划(包括政府采购预算)，由财政部门的主管处室初审并送预算处(有的地方财政部门成立了预算评审小组)审核后，向各单位下达预算控制数(一下)。各单位根据财政部门下达的预算控制数，结合本单位预算年度的收支情况，特别是财政补助(拨款)数变动情况，本着“量人为出、不留缺口”的原则，对相关收支项目进行调整，包括调整政府采购预算，编制正式的单位预算。单位在调整政府采购预算时，应根据事业发展和工作计划，提出具体采购项目的实施时间。正式的单位预算编制好后，各单位按照规定时间将正式预算报送主管部门审核汇总，由主管部门报财政部门审批(二上)。财政部门将各单位包括政府采购预算在内的部门预算汇总编入本级财政预算，按法定程序批准后，随单位财务收支预算一并下达各单位(二下)。单位预算一经批准以后，即成为预算执行的依据，各单位必须认真执行，不得任意调整。
2.2政府采购管理部门根据财政批准的单位政府采购预算，汇总确定各单位具体采购项目的实施时间和实施方法(如集中招标采购、定点采购或分散采购)。按规定程序报批后；将政府采购计划批复下达各单位。
3 加强政府采购预算四方面的审核
3.1审核采购项目的完整性。
3.1.1审核是否存在漏报的行为，以防止采购单位有意逃避政府采购。由于在过去的预算体制下，人们长期以来形成的采购管理习惯，对目前实行的政府采购程序很不适应，在政府采购预算执行过程中容易出现预算归预算，执行归执行的问题，从而使有些部门对政府采购预算编制不重视；在部门预算中出现一些明显属于政府采购范围的项目不纳入政府采购预算漏报现象，从而使采购计划受到人为因素的影响，增加了采购工作的难度，制约了采购优势，降低了采购效率，增加了采购成本。
3.1.2审核采购项目是否具体明确，以防止采购项目的糊涂不清而导致将来产生各种“偷梁换柱”等舞弊行为的发生。明确采购项目应包括：货物类商品采购项目要明确购置物品的名称、规格、质量、数量、市场单价、总价、资金来源、供应时间等情况；装饰修缮工程要明确到每一个工程项目的名称、地点、面积、设计费、监理费、管理费、招标费、各种材料数量、单价及金额、工时费、门(窗)费、施工管理费、税金、分项目金额、总金额、资金来源等；基本建设要划分基本情况、相关费用、土建、内(外)装修、空调系统、电梯系统等部分；网络工程要明确网络设备购置、软件开发、机房装修、网线布置、月租费等，其中设备购置部分还应列出设备的名称、规格、质量、数量、市场价、总价、资金来源；其他政府采购项目，应当列明采购资金的来源依据及其项目清单。
3.2审核采购项目的合理合法性。
3.2.1要审核项目安排是否合理，是否有资金保证，以防止滥用财政资金，扰乱公共财政支出计划。在实际工作中，有些预算单位在编制采购预算时，为多争取资金，编报一些不需要的采购项目。
3.2.2要审核采购“档次”是否合理合法。一方面要审核采购项目是否量“财”而行，只有根据其财力的状况科学地安排项目的采购“档次”，才能够最大地提高资金的使用效率，避免可能产生的舞弊行为；另一方面要审核采购项目有无属于国家限制购买的商品，是否合乎国家的法纪条规，有无违反国家政第规定，只有多方把关，才能有效地维护政府采购市场的规范运作。
3.2.3要审核采购价格是否合理，是否存在高估或低估的情况。有些预算单位在编制项目的采购预算时，不以“市场价”作为参照依据，把预算价格估算过高，造成实际结算支付价相差得过多，直接影响采购操作工作的客观评价。还有些单位为了“多上项目”，把预算价格估算过低，造成采购不到或资金不足等等问题。采购预算的审核部门要加强市场行情的调查研究工作，掌握需购商品的价格行情，质量及售后服务情况、技术参数等，结合现行的市场价值，来确定采购项目的预算金额，以更加贴近市场实际，做到预算准确。
3.3审核采购项目的真实必要性。审核项目具体内容的真实性和必要性，以防止采购单位将来截留、挪用财政资金。在实际工作中，常常有一些预算单位以糊涂不清的采购项目来诓骗或套用财政资金，如有的单位把采购项目简单地写成“装饰修缮”工程，而这笔采购预算究竟是否真实存在，是否必要，是用于办公楼装饰修缮，还是仅用于会议室的装修，还是用于其他方面等等，都不够具体。这就需要采购预算审核时要对采购项目，尤其是大额项目，进行深入、具体的审核和检查，对不存在、不适用、不需用的采购项目坚决予以”砍除”，从预算编制上确保财政资金的使用更具合法性、合理性，达到防患于未然的效果，并能从源头上节约财政资金，规范政府采购行为。
3.4审核采购项目的关联性。审核采购预算的编制是否存在着人为肢解和拆分采购项目的问题，避免采购单位化整为零规避政府采购或公开招标等问题的发生，审核是否存在无关项目人为整合的问题，避免采购单位利用混淆采购项目界线套用财政资金。在编制政府采
购预算时，有些单位往往以细化预算为借口，将一个整体的采购项目人为地分割成几个看似相对“独立”的小项目，再分别编制其采购预算，不但使政府采购丧失了整体性、连续性和计划性，而且也容易使采购单位利用分散的、不规范的”采购预算”进行采购操作，达到其化整为零规避政府采购或公开招标等目的。另外，有些单位则将几个看似有从属关系的无关项目合为一整体编制其采购预算，如购买电脑和打印机两个项目，编制采购预算时却统报为购买电脑一个项目，购买新车和新车装饰装演两个项目，编报采购预算时统报为购置新车一个项目等等，不仅人为地增加了政府采购的难度，扰乱政府采购计划，使得政府采购部门难以有效地规范和完善政府采购市场的秩序，同时，也为采购单位诓骗或套用财政性资金留下了空间。
4 预算编制六点注意
为避免过去采购预算编制项目不全、变相利用技术指标“指定”品牌等不良现象的发生，更有效地规范采购行为，切实提高采购预算的源头监管功能，政府采购预算编制应格外注意六个核心问题。
4.1“过高”、“太低”均不宜。采购项目预算金额的编制不能偏离市场参考价太远。不少地方的财政部门，在编制财政支出预算时，往往习惯用“整数”，编制政府采购预算时，很少或根本不考虑采购项目的市场参考价。采购预算“过分”偏离项目市场参考价，导致政府采购执行过程中，出现采购节约率“奇高”的不正常现象。试问这样的采购节约率算是谁的“功劳”?笔者认为只能算是预算编制脱离实际，浪费财政资金，降低资金使用效率的“不踏实”表现。当然，预算金额也不能定得低于市场参考价太远，以至于将来采购项目无法采购到位。因此，编制采购预算必须要密切注意采购项目的市场参考价，不要离其太远，要让采购预算在其执行过程中真正具有较强的竞争性。
4.2技术指标须规范。编制采购项目的主要技术指标必须“规范”，不能变相“指定”品牌。不同采购人职能不同，即使采购同一采购项目，各自的技术指标要求也会有不同的侧重点，因而，对采购项目的技术性指标一般会提出特殊要求。而任何一个采购项目，也会有多个不同品牌，他们在技术、服务等方面也各有优缺点。谁能“合”采购人的意，就看公平竞争下，谁能提供出更加适合于采购人优先选择或优先考虑的技术指标，而不是违背市场规律变相“指定”。在具体研究和编制这些要优先考虑的指标因素时，必须要注意到指标的考虑不能“太具体”、“太死”，以免造成非某某供应商中标不可的变相“指定”品牌行为，从而直接侵害了其他品牌供应商参与市场竞争的正当权利，同时也给将来的采购监督管理工作带来了不必要的麻烦和弊端。
4.3“相融性”不可缺。编制的采购预算必须要与财政预算具有“相融性”，不能脱离财政预算的约束。目前，绝大部分地区都已实行了部门预算，财政资金的分配基本上都已细化到了部门重要和主要的支出项目。因此，在编制政府采购预算时，无论是采购项目，还是采购金额等都必须要将其与财政支出预算有效地结合和衔接起来。因为财政预算主要是解决财政资金的科学分配问题，而如何规范使用这些财政预算资金，则就必须要通过编制政府采购预算来实现。同时，财政预算是经同级人大和政府审核批准的，具有法律约束力，一经批复，不得随意更改。因此，作为进一步细化财政支出预算的政府采购预算，在其编制时就必须全方位服从财政预算的约束，不能脱离人大批准的财政支出方向而另搞一套支出计划，更不得变相逃避人大的监督。
4.4随意变更遭约束。编制的采购项目必须要具有“确定性”，在预算执行中不得随意变更。大家都很清楚，财政预算一经地方人大部门批准，就具有法律约束力，在预算年度就必须要严格地执行到位，不能随意更改，因此，作为其支出预算中的具体组成部分的政府采购预算，一经确定，同样也就不得随意变更。这就要求采购人在编报政府采购项目时，必须充分考虑本单位的实际需求，本着从严节约、财力许可的前提，不能为了“争取”财政资金麻木“上项”，更不能乱列项目，指望执行中“偷换”、更改。
4.5端正认识严肃思想。编制采购预算的态度必须要具有“严肃性”，要突出和体现采购预算的源头监管功能。编制政府采购预算是实施政府采购的源头性工作，对政府采购的宏观监管起着决定性的指导意义和规范作用，因而必须要严肃认真对待。而在实际工作中，一些政府采购工作人员对编制采购预算重要性的认识没有到位，编制不够慎重，致使出现简单地照搬财政支出预算，采购预算有金额没具体项目；简单地摘录采购项目，缺少采购预算金额等现象。这些不规范的预算编制，使采购预算丧失操作性，给监管制造了不应有的麻烦和弊端。因此，采购预算编制必须严肃认真、科学对待，切不可搞形式主义。
4.6“透明”编制重质量。编制采购预算的过程必须要具有“透明性”，以广泛接受社会各界的评议和监督，提高预算编制的质量和效果。政府采购的目的是要提高财政资金使用效率、促进廉政建设，因此，编制采购预算时，必须注意公开透明。甲部门为何能采购某些货物或服务，乙单位为何就不能，对这些敏感的问题只有将其公诸于社会，才能增强部门和单位之间的相互监督力度，切实提高采购工作的公正性和透明度，达到和实现采购预算的源头监督管理职能。
5 狠抓采购预算的五方面执行工作
5.1采购资金的归集。实行集中采购项目的采购资金，应通过财政部门开设的“政府采购资金专户”进行归集。属于财政预算安排的行政事业费和属于财政专户拨款用于政府采购的资金，由采购单位根据政府采购预算和实施计划，在政府采购活动实施前，提出采购申请，政府采购管理部门按规定组织实施。采购活动结束后，政府采购管理部门根据实际确定的合同金额，通知国库部门将采购资金直接划人”政府采购资金专户”。属于单位留用收入和其他收入用于政府采购的资金，由政府采购管理部门根据政府采购预算和实施计划，在政府采购活动实施前，通知采购单位将采购资金直接划入“政府采购资金专户”。单位预算执行中，财政追加的专项经费和中央下达的专项拨款用于政府采购的资金，原则上均应实行集中采购，也应按照上述要求，将政府采购资金及时划入“政府采购资金专户”。达不到集中采购额度或经特例审批的采购项目，由预算单位自行组织招标、谈判、询价、采购。
5.2采购资金的支付。集中采购结束后，采购单位应按照招标文件或台同约束的时间、地点和方式组织专业人员对所购的货物、工程和服务进行验收，据实出具政府采购验收报告。供应商供货完毕，提出政府采购资金支付申请，政府采购管理部门审核无误后通知财政总预算会计向供应商付款。定点采购和分散采购的资金，属于财政专项追加的经费安排的采购项目以及大型会议、大宗印刷等，按照集中采购的要求，由国库集中支付，其余采购资金暂由预算单位直接支付。
5.3采购资金入账和结余资金的处理。项目资金支付完毕，政府采购管理部门填列《预算单位政府采购资金入账通知书》，采购单位、总预算会计、主管业务处室据此作相关账务处理。项目资金如有结余，按照政府采购资金来源返还有关单位。
关键词：政府采购；管理体系；问题；改善
一、政府采购的基本问题
政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
（一）政府采购管理体制遵循的原则
政府采购原则是政府采购制度在设计和运行过程中应遵循的基本思想和准则，同时，也是衡量和判断采购行为是否规范的标准和依据。政府采购制度的基本原则就是竞争性原则。在市场经济化的今天，竞争是其特征之一。要想用有限的资源取得较高的资源利用效率就必须引入竞争机制。政府采购的最优选择只有通过竞争才能达到。竞争必须是公开的，只有公开的竞争才能平等化，也就是说，才能给各供应商平等的机会。政府采购与商业采购是有本质区别的，它不以盈利为目的“物有所值”是政府采购的基本要求。一方面，通过批量采购可以实现以量制价的目的；另一方面，通过有效竞争可以实现质美价廉。
现代政府采购具有一定的政策功能，一是节约财政资金，使财政资金支出效益得以提高；二是反腐倡廉；三是对宏观经济管理进行辅助。我国政府采购管理体制还需不断进行改造和探索。而国际在这方面已经有很多成功的经验，因此，我国应该结合我国国情，合理借鉴国际经验，这样不仅有利于我国政府采购制度的建立，更有利于我国的政府采购与国际接轨。完善我国政府管理体制必须坚持科学性原则，政府采购是一个长期的系统工程，管理体制必须与当前政府采购工作相符，充分体现经济体制转轨和财政管理改革的方向。政府采购管理体制并不是孤立存在的，其完善是需要各方面改革的配套进行。
（二）政府采购的管理模式
纵观各国的政府采购，不外乎三种管理模式，这三种管理模式的划分是基于采购主体的不同。一是集中式采购或称集权式采购模式，即财政部门统筹采购；二是分散式采购或称分权式采购模式，即各级单位或部门按需自行采购；三是混合式采购或称适度集权式采购模式，即财政部门统筹采购和各级单位或部门自行采购相结合的采购管理模式。无论采用哪一种采购管理模式，在实施采购行为时都必须选择规范的方式。考虑到我国的政府采购管理现状，政府采购采用混合式采购管理模式较为合理。我国政府采购的混合式管理模式，在具体操作上即为各级财政集中采购同各级行政事业单位分散采购相结合。集中采购的采购主体是各级财政部门，分散采购的采购主体则为各级行政事业单位。集中采购的对象主要是纳入政府采购目录的重要的、通用性的物品，如基础设施项目、汽车、锅炉、办公设备、打印纸等；分散采购的对象主要是未纳入政府采购目录的个性化的、零碎的物品，如价格较低的特殊规格型号的设备仪器、批量较小的物资、造价较低的建筑工程及材料等。
二、我国现行的政府采购管理体制及其存在的问题
（一）《政府采购法》框架下我国现行的政府采购管理体制
《政府采购法》确立了我国政府采购的法律和政策的基本框架，同时也确立了政府采购管理体制的基本框架。《政府采购法》第60条规定：“政府采购监督管理部门不得设置集中采购机构，不得参与政府采购项目的采购活动；采购机构与行政机关不存在隶属关系或者其他利益关系。”这一条明确要求政府采购监督管理部门和集中采购机构分开设置，形成两个相互制约的机构，从而在法律上解决了政府采购管理机构和集中采购机构的体制问题。从《政府采购法》的要求和我国政府采购的实践看，我国现行的政府采购管理体制大体为：
1、各级人民政府财政部门是政府采购的监督管理部门，其在政府采购中的监督管理职责主要包括：政策制定、预算编制、资金支付、信息管理、采购方式管理、合同管理、聘用专家管理、供应商投诉处理、集中采购机构业绩考核和政府采购管理人员培训、监督检查等管理工作。
2、政府采购采取集中采购和分散采购相结合的组织形式，这就确立了我国政府采购组织问题上的集中采购与分散采购相结合的混合采购组织模型，特征是：一是实行集中采购目录制度。即集中采购的范围由省级以上人民政府公布的集中采购目录确定。属于中央预算的政府采购项目，其集中采购目录由国务院确定并公布；属于地方预算的政府采购项目，其集中采购目录由省、自治区、直辖市人民政府或者其授权的机构确定并公布。二是集中采购机构是政府集中采购的法定机构，负责实施集中采购。由此可见，我国的政府采购组织形式是集中采购与分散采购相结合，集中采购机构负责实施集中采购的混合模式。
3、政府采购执行机构为采购机构。采购机构是国家设立或认可的独立法人，主要从事政府采购业务。根据政府采购机构的性质不同，采购机构分为集中采购机构和其他采购机构。集中采购机构是专门从事政府集中采购目录以内的项目采购活动的机构。其他采购机构又称非官方采购机构，是指依法成立的，接受采购人委托、提供政府采购业务的社会服务中介组织。其主要职责是接受采购人的委托，代为办理有关政府采购事宜，如编制招标文件、组织评标、协调政府采购合同的签定和履行等。从法律意义上看，其他采购机构接受采购属于委托的一种，应遵守法律和有关部门的规定。
（二）我国现行政府采购管理体制存在的主要问题
论文关键词：物资设备，采购，管理体制
一、目前高校物资设备采购中存在的问题
随着经济体制改革的发展以及社会主义市场经济体制的建立，国家宏观经济体制已由原来的计划经济模式逐步过渡到现在的市场经济模式。物资设备采购也由原来单一的国家统一调拨、集中计划采购转变为政府采购为主、多种采购形式并存的商品经济体制。《政府采购法》实行以来，高校物资设备采购逐渐纳入了政府采购的范畴。经过几年的实际运行， 通过政府采购， 确实解决了很多民众反映强烈的问题， 节约了大量资金， 一定程度上杜绝了腐败， 政府采购制度本身也得到了极大的完善， 政府采购机构得到发展壮大， 从原来单一的政府采购中心， 发展到现在的集政府采购管理、监督、执行、结算各个环节于一体， 相互独立又相互制约的较为完善的一套组织机构， 进一步增加了信息透明度， 加强了对采购过程的监管和监督。同时，政府采购制度实施以来， 也出现了一些问题， 如采购周期较长、采购方式比较单一、采购人员不够专业、采购信息不完全透明、仍然不能完全杜绝腐败问题等。由高校自行组织的采购是对政府采购的一种必要补充，但某些问题对于高校来说尤其突出， 影响也更为深远。市场信息快、竞争激烈，产品质量参差不齐，这种情形下必然会对某些人的思想观念和道德标准产生巨大的冲击，这种冲击也不可避免地要反映到学校的经济活动中来。例如:社会上一些商家为了达到目的，采取不正当的竞争手段，虚假广告、传播一些误导性的信息等，导致某些采购人员视国家法律于不顾，至使一部分性能价格比较差、以次充好的商品流人高校，另外高校内部制度的不完备、采购人员的素质低下等，都有可能产生一些社会问题，既有制度不健全、管理不严的问题，也有思想教育失策的问题。如果任其发展下去，就会导致管理混乱、浪费国有财物、以致为腐败现象创造条件。因此，完善物资设备市场采购管理体制、规范科教仪器市场是当前高校物资设备管理部门体制改革中首要解决的问题。
二、建立健全物资设备采购管理制度的措施
完善物资设备市场采购管理体制，除了制定必要的政策法规约束外，更重要的是要在高校内部建立健全规章制度，提高教职工的业务素质，发扬艰苦奋斗、勤俭建校的精神，以及强化管理意识，形成激励约束机制，从而达到提高投资效益的目的。
1、健全规章制度，明确岗位职责
1.1重视规章制度建设
制定《物资设备采购管理办法》等制度，对物品采购程序进行了统一规范，建立物品采购流程、校内招标采购流程、校内招标会议流程、验收入库报销流程。推行物资设备规范化管理，做到有章可循；并对大型设备和批量通用仪器的采购制定了进货渠道、采购决定、以及审批验收三者之间的制约制度。强调了采购环节要增强透明度，并能自觉接收纪检、审计部门和学校其他相关部门的监督，为完善市场采购管理体制创造了条件。
1.2完善岗位职责
实施岗位间的监督与制约。市场采购过程主要包括制定物资设备采购计划与审批、市场采购、安装验收、固定资产建账、财务报账等环节。明确物资设备采购、大型仪器管理职责和岗位规范，做到分工明确，各司其职。
2、严格审批程序，物资设备的采购坚持资产管理部门牵头，纪检、审计监督、各使用单位及学校相关部门人员参加集体决定。
2.1建立逐级审批制度，规定对数量多、金额较大的物资设备采购一般采取“公开招标”的方式:由使用单位提出采购计划，资产管理部门组织人员在市场调研的基础上，采用公开招标的方式确定供应商，做到价格合理、质量合格，使用部门满意。同时较大规模的物资设备必须要有论证报告，经学校相关部门论证、校长审批后方可执行。
2.2发挥学校相关部门人员集体智慧，减少决策失误，特别是对大型精密设备的采购，在采购决定中着重做好两方面的工作：一是做好采购前的调研工作，主要了解产品的性能，在同类产品中的优势与不足，产品的前景及价格，配套设备的情况及物资设备对本校教学、科研任务的必要性及工作量预测分析。二是强调论证质量、正确处理三个关系，即①坚持技术上先进，经济上合理，教学科研适用的原则；②注意把握投资方向，坚持以科学发展为根本，不唯个人或课题需要为决策依据；③正确处里先进与实用的关系，不盲目追求多功能、高性能。
3、增加采购透明度，自觉接受学校监察、审计等职能部门监督
3.1经费使用透明。各使用单位根据教学、科研工作的需要。提出购置计划，经使用部门、资产管理部门审核，校领导审批后执行。
3.2采购过程透明。物资设备计划审批后，由物资设备管理部门提供产品信息，与使用单位共同确定型号、厂家。了解所购物资设备的先进性和适用性，包括物资设备适用学科范围，所选品牌、档次、规格、性能、价格及技术指标的合理性。对价格波动大、教师敏感的物资设备，大多采取公开采购的方法，做到货比三家，性能价格比最优，售后服务比最好。
3.3完善售后服务体系。使用单位对产品质量、性能进行外观和技术性能验收，如发现质量问题由资产管理部门负责与厂家联系解决。
4、发挥资产管理部门的管理职能
4.1资产管理部门将信誉好的厂商进行筛选，协调各使用部门参与大批量的物资设备采购工作。
4.2加强对使用单位购置物资设备的管理。由于各使用单位重复购置现象严重，对购置物资设备采购申请要进行强化管理。
5、加强合同管理，建立大型仪器设备档案
加强合同管理可以有效地约束双方交易行为，减少市场采购中不必要的纠纷。为此，要专门制定有关管理规定。明确大型仪器设备的采购必须签订合同，由资产管理部门主管领导负责合同审核，并将有关资料存档以便今后查阅。经过多年的实践，加强合同管理对完善物资设备市场采购管理体制具有显著的效果。实施科学管理，提高教职工的业务素质，从而保证投资效益的有效发挥。
3结束语
随着高校的快速发展、采购市场竞争的日益激烈，只有改变传统的采购模式，适应市场经济体制下的采购管理模式，高校物资设备采购工作才能真正走向正规化、科学化，从而更好地服务于教学与科研。
参考文献
（1）原再亮 电子化采购: 我国政府采购改革的方向[J].地方财政研究， 2006(10)。
关键词 医疗物资 高值耗材管理 采购成本
中图分类号：R197.3 文献标识码：A
医疗物资是医院服务中最为重要的内容之一，是医院开展一切医疗活动的重要前提，而对医疗物资采购的管理则是我国医院管理中重要的组成部分，具有重要的意义。医疗物资所包含的内容十分多，主要有医疗专用设备、卫生材料等等。另外，在医疗物资中较为特殊的用品是一些植入人体的、具有消耗性的卫生材料。为此，医院必须加强对医疗物资采购供应的管理，规范对医疗物资的使用，建立健全的医疗物资管理制度，以提高医疗物资采购供应管理的有效性，促进医院的健康发展。
1规章制度的建立和完善
1.1采购程序的规范化
为加强我国医院医疗物资采购管理，必须制定统一的采购标准，规范医疗物资的采购程序。医院要结合自身的发展情况，制定相应的规章制度，并且严格贯彻落实医疗物资采购规定，以使其程序符合要求。要制定完善的采购管理制度，以降低医院的采购成本，保障医疗物资采购各个环节的有效开展。制定合理的采购计划，确保提交、订货、到货验收和出入仓库每一个过程的规范性。
1.2领导小组和组织机构的成立
医院要成立专门的采购部门，成立相应的组织机构，由院长担任领导小组的组成，医院各部门的负责人作为小组成员，设置采购办公室，以保障医疗物资采购工作的质量。
1.3管理和制定医院物资材料的采购制度
医院要建立健全的医院物资材料采购制度，提高医院物资材料采购管理水平。在选购中要遵循物美价廉的原则，做到公平、公正和公开。要合理地进行医院物资的采购，不仅要满足医院对物资材料的需求，还要尽可能地为医院节约成本。要慎重选择供应商，建立完善的档案加以记录。在实施采购之前，要制定科学的采购计划，医院各部门各科室的负责人要共同参与，将其所需要的医疗物资各相关信息提供给采购办公室。采购办公室在采购时，一定要严格按照采购计划来购买，避免出现资源浪费的现象。
1.4保证购入材料的价格合理性
在医疗物资采购工作中，要在保障医疗材料质量的前提下，选择合适的价格，以节约医院的采购成本，减少患者的物质负担。在采购过程中，一定要保证每个环节的透明化，要将采购责任落实到每一个工作人员的身上，以规范其采购行为。另外，采购人员要确保所购买的医疗物资质量符合标准，具有安全性。
2管理高值卫生材料和医疗器械
2.1准入关的监督
医院相关部门一定要严格监督高值卫生材料的准入关，尤其是植入人体的医用材料。在这些医疗物资入关之前，一定要确保供应商的各项证明都是真实的，具有法律效应的，并且所有的资料都必须由其公司盖章证明，使其具有合法性。在采购高值卫生材料时，一定要杜绝假冒伪劣产品。在这些物资进入仓库时，一定要详细记录其资料，并进行妥善的管理。
2.2手术室、心胸外科等科室特殊材料的管理
医院要采取备用管理的方式来管理手术室、心胸外科等科室的特殊材料。在制定备货清单时，需要供应商。仓库管理员和相关科室以及采购办公室一同商议，并且要在备货清单上签字。
2.3介入性和植入性器械的管理和使用
在对介入性和植入性器械进行管理和使用的时候，要做好使用登记，要记录所使用的科室名称，记录患者的相关信息，由医生签字。除此之外，要将所记录的内容与病人的病历放在一起。
2.4耗材管理
在对消耗性医疗物资材料进行管理时，要严格规范采购程序，核实收费情况。在进行结算的时候，必须对病人的住院费用、购买发票等相关内容，需要出示仓库管理员和手术室器械管理员签字的凭据。在核实之后，才可以办理出库。
2.5规范管理制度，提高高值卫生材料备货的收效
医院要建立健全的高值卫生材料和医疗器械管理制度，以规范高值卫生材料的购买程序。要根据高值卫生材料使用的状况进行合适的备货。做好备货工作，有利于避免供应商出现压货现象，可满足医院对高值卫生材料的需求，能实现医院和供应商的双赢局面。在对高值卫生材料进行管理的时候，需要注意的是在高值卫生材料使用之后，必须将其发票与患者进行核实。这种方式不仅能维护医院的利益，还能确保患者和供应商的利益不受损害，在高职卫生材料管理中具有重要的作用，能提高高值卫生材料备货的有效性。
【摘要】近几年来,部门预算、国库集中支付、收支两条线、政府采购等四项改革逐步在基层全面铺开。政府采购作为财政四项改革之一,在加强财政支出管理,提高财政资金使用效益,维护国家和社会公共利益,保护政府采购当事人的合法权益,促进廉政建设等方面发挥着相当大的作用,但由于其运行环境并不完善,特别是在基层单位执行政府采购困难重重,如何应对。
【关键词】政府采购基层单位难点透视
一、基层堤防单位执行政府采购难点
湖北省汉江河道管理局属湖北省水利厅直管单位,下辖十二个堤防、涵闸管理分局,五个局直单位,所辖单位分布在江汉平原七个县市,担负着汉江中下游752KM堤防的常年维护、管养及防汛任务。2008年,我局列入部门预算的政府采购项目经费571万元,利用自有资金列入政府采购商品180万元。项目经费571万元包括堤防维护经费533万元,正常防汛经费38万元,按湖北省2008年政府采购目录规定,堤防维护费和正常防汛费支出必须纳入政府采购范畴,截止10月底,通过政府采购程序项目经费实际到位291万元,未到达280万元,包括1.4万元正常防汛经费。堤防维护经费和正常防汛经费是我局完成年度堤防岁修养护、涵闸整修任务不可缺少的经费,资金到位的早晚对当年的安全渡汛影响极大,然而2008年汛期已过仍有近半的资金没到位,由于资金不到位,有的分局仍没能完成当年的堤防岁修计划。此外利用自有资金采购商品实际申报112万元,其中已下达政府采购计划函70万元,正在申请办理政府采购确认函。因得不到及时批复,为了保持单位的正常运转以及工作的顺利开展,有的单位不得已对堤防管养所需的除草机、堤林翻耕机等急需物品未待批准自行采购。当前,政府采购工作已成为我局正常运转的最大障碍,造成我局政府采购进展缓慢、执行困难的原因是多方面的。
1、政府采购手续繁琐,操作难度大
2007年湖北省根据《政府采购法》制订了《湖北省政府采购工作规范》(以下简称《规范》),分采购程序、采购行为、采购文本三部分规范共22章,12.5万字。其中采购程序就有预算管理、计划管理、公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、质疑和投诉、合同签订、履约验收等程序,每一程序又有若干环节,具有较强的规范性,但是对基层单位(特别对省直、厅直在武汉市外单位)可操作性不大。依照《规范》我局各二级单位所需政府采购物品首先经汉江局汇总,再上报水利厅,然后由水利厅汇总上报财政厅,小到传真机、碎纸机,大到工程项目,一概必须此程序,而现行《规范》明确规定,绝大部分协议供应商在武汉市区,我局所辖却分布在江汉平原的七个县市,包括询价、协议等必须跑很远的路,有的二级单位分散在偏僻的乡镇,这样层层上报,层层下达,加之政府采购本身的繁琐程序,大大增加了工作强度和运行成本,有的单位为几百元的急需物品,也得跑出几百元的申购费用。此外,按照《规范》,有的基层单位在加油、打印、会议费等支出根本无法实施政府采购。
2、政府采购行为滞后,造成隐患多
按照现行的财政改革要求,政府采购是部门预算的重要组成部分,必须将各单位采购活动纳入部门预算,而部门预算的编制本身就有“二上二下”的漫长过程,一般在次年的三月人大会通过后才得以实施,在部门预算没有批复之前为保持工作的连续性,各级财政部门为各预算单位预拨经费,但政府采购却只有在人大批准部门预算后方可执行。部门预算的批复在基层单位一般也就拖到四月份以后了,这意味着每年的前五个月无法购回所急需的办公用品、设备等。我局2008年堤防岁修任务按原计划拨付体制,应在前一个年度的冬季即预付开工,2008年汛前即已完工,然而今年汛期已过,却有近半数的资金没有到位,造成应维修涵闸无钱维修,很多堤坝无钱养护,这无疑加大了我局所辖的堤闸的隐患,对堤闸安全渡汛产生极为不利的影响。此外,有的管理段危房改造、维修项目因当年采购工作推迟而推迟,有的管养点用房甚至在房屋倒塌后仍没有等到房屋整修的批复。
3、政府采购刚性有余,缺乏灵活性
按湖北省政府采购目录,项目经费必须进行政府采购,而作为我局正常的堤防维护费和防汛经费即被纳入政府采购的范围,可是堤防维护费实际用于全局堤防日常维护,其开支主要有诸如堤面整修、堤身除草等项目,防汛费也是用于日常防汛检查等支出,况且全长752公里的大堤分布在江汉平原的七个县市,项目支出涉及到上百个点,无法集中实施政府采购。而政府采购的这一硬性规定,正是造成我局2008年项目经费无法及时到位的主要原因。《政府采购法》及其《规范》虽然对所须按政府采购的商品、工程、服务等进行了规范,但没有对临时性、突发性的采购行为作具体规范。《政府采购法》第三十条提到了“采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的”货物或者服务,可采用竞争性谈判方式采购。《规范》第三章也只提到“不属于年度政府采购预算的项目,采购人需要调整政府预算的,按照政府采购预算调整有关规定执行。”但这只是使采购工作回到了重新申报的起点,无法起到指导作用。我局今年5月在水管爆裂的情况下,采取紧急措施,将本已纳入2009年部门预算的水管项目提前开工,在申报政府采购时,水管改造已经完成,这暴露出了部门预算和政府采购缺乏灵活性。
4、采购单位对政府采购认识不足,重视不够
《政府采购法》虽然颁布实施多年,但在基层才刚刚起步,有的基层单位对政府采购的认识十分肤浅,重视不够,主要表现有几点。一是认为自有资金不需办理政府采购手续,随意购买,自行其事仍很普遍。2008年各二级单位利用自有资金自行采购的设备、办公用品等41.99万元,没纳入采购计划的项目工程70万元。二是对政府采购与集体采购的概念没有分清,以为只要是集体行为的采购就是政府采购。三是对政府采购工作人员配备不强,不能及时按《规范》程序办理政府采购申报手续,造成已申报的政府采购材料多次被打回,有的询价单不是真正由供应商参与填表,而是由采购单位一人完成,有的中标单位与发票开列单位不一,甚至银行账号也填错,没有采购小组签名等等。四是政府采购计划编制粗糙,没有进行细致的市场调查。在编制年度政府采购计划时,一定要对本单位所需商品进行初步的市场询价,做到心中有数,如有的单位,需要10万元的小车,在编制部门预算时,没有认真作市场调查,结果在政府采购计划下达后,再进行询价才发现市场没有所同价位的小车,致使当年的采购行为大打折扣。五是政府采购工作后续管理混乱,《政府采购法》第四十二条明确规定,政府采购资料保管期为十五年。可是有的基层单位在当年申报完成后,就无法查找申报资料的踪迹。
5、现行政府采购工作与有关法规相抵触
依照《规范》,列入《政府采购目录》范畴的商品、工程项目必须进行政府采购,这就包含了纳入预算之内利用自有资金采购的《目录》中规定的商品及工程项目。自有资金采购程序是:采购计划申报,政府采购主管部门下达计划函,基层单位再组织询价、签订采购合同等,将此资料上报采购主管部门批准采购确认函。按规定的程序,确认函下过后,基层单位即可实施采购行为,在询价、签订合同的申报材料中,规定必须附上采购发票,然而真正的采购业务并没发生,按《中华人民共和国发票管理办法实施细则》第三十三条规定填开发票的单位和个人必须在发生经营业务确认营业收入时开具发票,未发生经营业务一律不准开具发票。在实际工作中,许多基层单位为开发票的确犯难,特别是在现今发票管理越来越严的条件下。
二、对政府采购工作的建议
1、完善并创新《政府采购实施规范》
《政府采购法》虽已颁布实施几年,但要达到其最终目标,必须经历从实践中来到实践中去的不断完善和创新的过程,只有经得起实践检验并不断创新的《政府采购实施规范》,才能真正发挥《政府采购法》应有的作用。省级预算管理部门应在《政府采购法》的框架内深入调查,制订符合本省实际切实可行的《政府采购实施规范》。
2、省政府采购管理部门适当放权
政府采购管理部门应在“管而有序,放而有度”的原则上,适当下放当前政府采购目录下的货物、工程项目、服务等政府采购权。一是将用于堤防维修项目经费、防汛经费与重点工程项目经费分别对待,对纳入部门预算的堤防维护费和防汛费可视同人员经费一样,按工程进度拨付,或由上级主管部门直接审核即可。二是对利用自有资金采购的手续进一步简化,探索并扩大分散采购的办法,如将自有资金采购审批权改为属地审批原则,这样既节省了采购繁琐的手续和时间,提高了政府采购效率,也节约了采购成本。事实上,《政府采购法》第七条明确了政府采购实行集中采购和分散采购相结合。这为分散采购行为提供了强有力的法律依据。
关键词：地方师范学院 设备采购 设备管理 资源共享
仪器设备是高校从事教学、科研工作的重要物质条件，是培养高素质、创新型人才的有力保障，同时也是一所高校综合实力的体现，它在一定程度上标志着一所高校的办学能力和科研环境[1]。随着我国综合国力的提升，高校的教学、科研经费和各项建设资金逐年增加，特别是近几年，全国高校处于快速发展时期，一方面国家加大对教育的投入，另一方面学校以多种方式筹措资金，不断改善教学、科研条件。实验设备采购经费迅速增长，实验设备数量不断增加，这对于高校人才培养、促进社会发展是一个大好机遇。经费大部分来源于财政资金，必须合法、合理利用，提高资金的经济效益和社会效益；同时实现高校仪器设备的有效管理，以充分发挥仪器设备的优势和作用，使其真正成为培养学生创新能力和科研工作的物质条件。我校是2000年升格为本科的一所地方师范院校，实验设备采购和管理工作还不完善。作为一所地方师范院校，面对诸多的挑战，应该认真思考新形势下如何建立适合本校的设备采购与管理模式，最大限度地发挥投资效益，为教学、科研服务。
1 合理配备实验设备采购与管理人员，提高设备的采购实效
随着高校办学规模的不断扩大，新设专业和原有专业不断调整，使实验室向功能多元化、仪器设备精密化方向发展，因此需要建立一支结构层次合理、相对稳定的实验设备采购与管理队伍。仪器设备采购工作在高校占有重要的地位，如何充分利用现有经费，最大限度地发挥投资效益，做好仪器设备采购工作，采购人员的素质就显得尤为重要了。作为设备采购人员，不仅要廉洁奉公，更要具备经济管理知识，还要掌握与设备相关的专业技术知识。由于实验设备种类的多样，涉及机械、电子、网络等诸多学科知识。同时，当今科学技术发展日新月异、产品更新换代周期缩短、仪器设备市场行情瞬息万变。因此，要求高校仪器设备采购人员与时俱进，不断学习政治理论、政策法规、业务知识和相关的管理知识，具备良好的职业道德、过硬的业务素质、一定的法律与财务知识及信息技术知识，还要具有较好的协调能力，要不断提高自身的综合素质，真正做好高校的仪器设备采购工作[2]。
高校设备管理人员是高校管理者的重要组成部分，他们既不同于实施统筹管理、从事决策工作的领导，也不同于在教学一线向学生传授系统知识、对某一学科有精深修养的教师[3]，他们是处于教学辅助部门，是为教学和科研活动提供服务的技术人员，他们除精通仪器设备管理业务外，还必须对学校相关学科专业使用仪器设备的类型和功能有一定的了解。因此，设备管理人员应严守规章制度，严守组织纪律，办事认真，行为规范，作风严谨，尤其是服务职能，要求设备管理人员能想他人之所想，急他人之所急，热情、周到、勤快，对待工作具有克己奉公、无私奉献的精神和品德素养，不仅能为学校节省资金，还能通过提高设备的使用效率，满足教学对设备的需求[4]。因此，从结构上要由专业实验技术人参与，从层次上也要求由高、中级实验人员组成。只有不断提高高校设备管理人员的综合素质，才能不辱使命、做好设备管理工作，为学校的发展贡献力量。
2 规范实验设备的采购流程，提高资金使用效率
规范高校设备采购活动不仅是非常必要的，也是刻不容缓的重要工作。通过提高对设备采购管理的认识，从设备采购源头抓起，树立并强化国有资产保值、增值的管理意识，建立健全国有资产的监督约束机制，才能把有限的教育经费更好地用在人才培养的刀刃上[5]。
2.1 制定合理的采购计划
设备采购计划需要根据学院每年经费投入额度进行申报，由二级学院提出，填写学院实验设备采购申请表，内容包括拟采购设备的品牌、规格、数量、性能、技术参数以及单价、金额，大型贵重设备需要进行项目可行性论证。采购部门汇总各学院的计划后，根据学院年度预算及发展需要进行适当调整，并组织专家对大型贵重设备的购置进行论证、核定。对贵重仪器设备的购置进行可行性论证，主要是根据学校教育事业和学科发展规划，根据学校的发展规模、专业设置和科研方向等统筹考虑，对所购仪器设备在学校教学与科研工作中的必要性和工作量进行预测分析，对所购仪器设备的先进性、适用性范围和品牌、档次、规格、性能、价格及技术指标的合理性进行论证。采购贵重仪器设备要遵循优化配置、专管共用、资源共享的原则，避免出现低使用效率的重复购置，减少闲置浪费，充分发挥使用效益。
2.2 及时申报采购计划
学院采购部门根据采购计划汇总逐级上报主管理部门，由上级管理部门审批。未列入年度采购计划的项目，原则上不能采购。特殊原因确需采购的，应在落实资金的前提下，严格履行审批手续。除食品、医用药品、实验用品等保质期较短或保存时间不宜长久的物品可根据情况分批采购外，一个单位在同一年度内对同一项目的申购不能超过两次，杜绝化整为零、逃避招标的行为发生，在采购方式上，要严格按照政府采购法律法规要求进行。
2.3 正确编制招标文件
招标文件的编制必须严格遵守国家法律、法规。一般设备招标文件都是由招标公司编写，主要内容是商务条款和技术条款，商务条款由政府部门制定，格式内容相差不大，但作为院校方需要编写详细的设备技术参数。设备技术参数由专业教师和实验技术人员共同确定。技术参数直接影响到投标的成败以及是否能采购到性价比最优的产品。在编写设备技术参数时，必须明确设备的用途、功能，既要考虑科学性与先进性，也要考虑经费的合理使用。由于设备招标技术参数不能指定某品牌设备，参数的编写必须是客观的，这就要求采购人员对拟购设备的现有技术水平和行业情况比较熟悉，如此才能真实反映所购设备需要达到的要求。按政府采购相关规定，国内招标可以提供3个及以上品牌供投标人选择。对于一般家具类设备，如实验台，必须明确所用板材、材质是否达到防水、耐酸碱、耐热、防火等指标，家具使用油漆也要符合相关环保标准等。
2.4 准确签订合同
以招标文件为基础，同时根据投标人承诺的条件进行合同签订，约定双方的权利与义务。由于设备采购的项目不同，采购的文本也不尽相同，但经过多年不断的修改和完善，适用于招标项目的合同文本已经规范化，基本可以直接采用。为了便于招投标双方明确各自的责任，一般固定好格式，只需填入具体内容即可成为合同。但在合同内容拟订方面，针对不同的招标项目，还应订立各自相应的特殊条规。招标文件列明的合同条款对投标人来说虽然只是邀请，但实际上已构成投标人对项目要约的全部合同基础。因此，合同条款的拟订必须尽可能详细准确，以减少采购方不必要的麻烦。
2.5 严格执行设备的双重验收制度
设备的验收一般由使用单位先进行初步验收，填写验收报告单后，由资产管理部门、审计部门、实验设备采购部门与使用单位再次验收。如果是大型或贵重设备，二次验收应由专家小组集体验收，专家小组成员可以是校内专家，也可以聘请校外专家。验收分为点收和技术验收，验收小组必须严格按照合同要求进行验收，确保设备的质量。货款的付款方式一般有两级式或多级式。为保证资金安全，我校实验设备的货款一般采用设备安装合格后一次支付（无预付款）的方式，质量保证金则在应付货款中扣除。保质期满后，如设备无质量问题，质量保证金方可退给对方。如设备质量、技术服务不符合合同要求，学校可根据实际情况进行扣除，直至供货商履行合同条约。
2.6 实行批量集中采购，节约实验设备采购资金
政府采购需要有一定的周期，要做到早计划、早安排，尽量避免临时追加采购物品，要严格按完整性、必要性、合理性和可行性原则进行审批，杜绝化整为零、同种设备一年内分多次采购的行为。对于通用性强、能够统一规格的设备尽可能统一，如计算机、投影机等多媒体设备尽量统一标准，类别相同的实验设备也要进行归类，形成一定的批量规模，让投标人进行充分竞标，降低设备采购成本。如在我校2011年教学实验设备采购中，凡是纳入集中采购目录的，绝大多数都通过批量集中方式采购，部分零散货物无供货商，则通过分散方式采购。全年集中采购总金额为1 480.76万元，分散采购总金额为20.52万元，分别占采购总金额的98.63%，1.37%，分散采购的比例相对较小，设备实际采购金额与预算资金相比，节约资金220.19万元，节约率为12.79%。实践证明，集中批量采购是节约资金的有效方式。
3 加强实验设备管理，提高设备使用效率
设备管理对实验室建设起到了重要的支撑作用，管理好设备能为实验室建设创造一个良好的发展环境。
3.1 完善管理制度
根据发展需要，我校于2011年6月组建了实验设备中心（以下简称“中心”），负责全校实验设备的总体规划与管理。中心逐步建立和完善各项规章制度和工作规范，制定大型精密仪器设备的操作规程、维修保养等规章制度，做到有章可循，按章办事，用制度管好人、管好事、管好财物，严格考核，严格管理。对大型精密仪器设备的使用和管理进行考核，每月定期检查，定人保管、定室存放、定期保养、定期校验，并检查其使用记录、维修记录等。通过考核，促进专职管理人员履行岗位职责，不断提高工作水平，同时保证仪器设备处于良好运行状态[6]。
3.2 规范日常使用管理
仪器设备管理是一项综合性较强的工作，它既要求从价值量上进行管理，又要求从实物上进行管理。首先，仪器设备实行归档管理。等购置的仪器设备验收到位后，主管部门及时设立总账，各实验室设立分户账，总账和分户账要定期核对，做到账物相符、账账相符。每台仪器设备都应建立管理卡，粘贴标签和配备仪器设备运行记录本[6]。其次，仪器设备的技术管理。技术管理的目的是采取有效的管理措施，使仪器设备始终保持良好的运行状态，主要是仪器设备的技术档案管理及仪器设备的维护、保养和维修等。最后是仪器设备的安全管理。为确保师生人身安全和学校财产免受损失，定期进行安全检查，发现问题及时解决；经常性地对仪器设备进行维护保养，使用前认真检查，发现问题及时解决；防止意外事故发生；还要保持实验室环境卫生，注意仪器设备的防尘、防潮和防震等。
3.3 加强大型精密设备的管理
大型仪器设备是设备管理的重点，也最能体现实验室的建设水平和科研水平。要不断提高实验操作人员的学历层次，改善队伍的知识、职称结构，以适应教学、科研和设备管理工作的需要。所有大型精密仪器设备要配备专人管理和操作，操作人员要经过专业培训、考核并取得上机合格证方可上机操作。必须建立大型精密仪器设备使用情况登记制度，对进口免税设备必须严格按照要求进行使用，且建立相关的档案材料供海关等有关部门进行稽查与监督。大型精密仪器设备使用要按规定及时填写使用记录、维护及维修记录、故障及损坏情况记录等。每学期统计一次，报学校主管部门核查备案，并作为考核使用效益的重要依据。
3.4 实现资源共享
近些年来，高校普遍认识到大型仪器设备开放共享的重要性和必要性，均逐步构建校级通用性强、院级特色鲜明的校院两级开放共享平台。我校实行校内资源优化配置，实现资源共享，成立实验教学中心，如计算机实验中心、基础化学（生物、物理）实验中心；对公用性较强的仪器设备实行统管共用；对于既有一定专业性又有一定通用性的仪器设备，实行共管共用；对专业性较强的仪器设备，实行专管共用[6]；对于大型设备、精密贵重仪器设备实行专管共用，实现校内共享，并积极向社会开放，提高设备使用率。在保证高质量、高水平完成各项教学、科研任务的前提下，充分利用现有仪器设备，积极面向社会，组织项目开发、科学研究。如物理与工程学院管理的天文台、生命科学与技术学院所管理的动物标本实验室，免费向社会开放，大大提高青少年的科普知识水平。化学与材料学院管理的大型精密进口设备X射线粉末衍射仪、X射线单晶衍射仪、扫描电镜等，也将适时对外开放，为地方经济建设服务，提高我校仪器设备的使用率，充分发挥其社会效益和经济效益。
4 结束语
实验设备的采购与管理对高校教学、科研工作顺利开展具有举足轻重的作用，加强仪器设备的采购与管理，合理配置采购与管理人员，规范采购、管理等各项工作，对于高校的学科建设、资源利用以及投资效益的提高非常重要，我们必须不断进行研究和探索，充分发挥仪器设备的社会效益和经济效益，使之更好地为教学和科研服务。
参考文献
[1]刘全菊.探讨高校实验仪器设备的采购及有效管理[J].中国市场，2007（32）：108-109.
[2]石义林.谈高校仪器设备采购人员的素质[J].中国现代教育装备，2004（11）：44-45.
[3]韩冰.高校设备管理人员应有的基本素质[J].山东纺织经济，2012（6）：58-59.
[4]姜兆纯.浅谈高校实验室设备管理人员的素养[J].中国现代教育装备，2006（4）：29-30.
［关键词］ erp；采购；内部控制
一、研究综述
企业内部控制制度体系是企业内部为了有效地进行经营管理而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。企业资源计划（erp）系统在企业中的应用，一方面可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造等有效地进行管理，但另一方面也给企业内部控制体系带来了新的挑战。
不论是工业企业还是商业企业，采购与付款业务都是企业经营活动的首要环节，采购成本的高低对企业最终的利润是有直接影响的，同时，与采购业务相关的应付账款或预付账款的管理对企业来说也是至关重要的。鉴于此，本文探讨在erp环境下如何加强采购模块的控制，使企业建立完善的采购业务内部控制制度，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，及时准确地提供采购业务的会计信息，保证采购付款业务循环有效运转，以确保企业会计信息系统能够正常、安全地运行。
二、采购业务的控制环节
（一）采购业务处理流程
从物流的角度看，最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。换言之，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。具体处理流程如图1所示。
（二）采购业务的控制点
采购系统实际是由采购管理和应付账款两个子系统构成的，它们是企业信息系统中比较复杂的子系统。在这个子系统中存在物流和资金流两条线，如何保证这两条线相互联系，正确形成与供应商的往来账，是这个系统的关键。同时，根据目前企业管理的要求，采购系统不但完成采购活动的事中管理、事后核算，同时完成采购计划的产生和采购资金需求的预测。尽管对于不同的企业采购与应付业务管理的目的是相同的，但不同的企业在管理模式上和业务流程上有一定的区别，本文介绍比较常规的一种处理模式。具体来说，有以下几个关键的业务处理环节和控制点：
1．授权
企业必须按要求设定涉及采购流程的每一个人员对erp系统的操作权限，例如，对供应商信息的录入须得到对数据库的操作授权，订单输入后的修改必须得到操作授权，采购人员必须在授权范围内签订采购合同。
2．审批
审批程序是采购业务中非常重要的一个环节。审批的目的有两个：一是对请购活动审核，二是明确请购和采购活动的有关责任。通过各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以此防止员工的舞弊行为。而各个部门和各个级别的审批程序的目的又有所差别，例如请购部门负责人审批的目的是保证请购商品的品种、质量满足经营活动的需要；采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。
3．供应商管理
对于采购业务来说，供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。公司要对供应商建立完善的档案，及时掌握各供应商的信誉等情况。如果由询价人员进行供应商的选择，就有可能产生舞弊行为，因此这一环节关键是要做到信息公开，选择的过程要公平、公正，其中价格是选择供应商的重要因素。另外，供应商的品质和信誉管理制度以及生产能力都会影响采购业务及以后生产销售环节的运行。
4．采购结算
采购是企业经营的首要环节，控制材料采购成本对一个企业提升经营业绩是很重要的。由于材料成本占生产成本的比例比较高，因此降低材料采购成本可以增加企业的利润，从而增强企业的竞争力。
5．付款结算
付款业务是采购业务不可分割的组成部分，其主要内容建立在采购业务基础之上，是将企业的资金支付给采购商品供应商。付款涉及资金使用，因此是内部会计控制的重点。付款业务控制的关键点主要包括应付账款业务控制和资金支付控制。
三、erp环境下加强采购模块内部控制的具体措施
（一）权限的控制
单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门资产主管人负责；特殊请购计划的制订必须由公司计划部、营销部等相关部门综合讨论决定，与战略相关的大宗支出还必须取得高层领导的同意。同时，为了保证权责对等，企业应建立适当的考核体系，真正做到谁拥有权利谁承担责任。例如，某公司账套主管是李明，采购部业务员王丽向公司上级主管提出请购键盘计划，请购数量为10只，业务员据此填制请购单。此时就必须需要账套主管李明登录系统，启动采购管理系统，执行“采购选项”、“业务及权限控制命令”，在“权限控制”下，选中“检查业务员权限和检查操作员权限”复选框。如果账套主管没有赋予业务员王丽操作权限，则在王丽录入请购单时会弹出“对不起，您没有录入该部门的权限”窗口。
（二）审批的控制
企业的各个部门都应该力求使采购申请业务制度化，即明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。对于采购申请、采购订单、外协加工订单等，必须经过某一个人的审核才能接着处理下一流程。对于不同的部门可能会指定不同的审核人。不正确的业务更正与删除，待解报单的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。另外，制定相应的上机守则与操作规程，是操作控制制度化的具体体现。比如固定资产的审核归口到设备管理部门；计算机等it设备的采购归口到it主管部门；预算审核归口到财务主管部门；不同级别的人员又分别有不同金额的限制，超过之后必须由更高级别的人审核。
（三）业务执行控制
1．到货数量控制
控制到货的数量是否允许超过订单数量。对采购数量进行控制，采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否在采购单上签字同意。对于大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的分析。内部会计控制制度必须对这些成本分析做出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。将各种请购项目进行有效的分类，然后利用经济批量法测算出成本；对于请购数量不大或者零星请购的物品，采购批量的成本分析控制可参照资金预算来执行。采购量越多，价格相对越低，但并不是采购越多越好，资金周转率、仓库储存的成本等都会直接影响采购成本，应根据资金周转率、储存成本物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。因此必须事先确定好采购量。使存货总成本最低的订购量被称为经济订购量。
2．到货成本控制
控制到货成本是否允许超过订单或合同成本。比如，设置了某一货物的采购入库成本不能超过订单的10％，系统就不允许录入成本超过订单10％的采购入库。从成本的角度来说，采购原材料或待售商品的价格和采购行为本身的成本构成了产品成本中相当大的一部分，因此，采购作业对企业盈利能力和财务流动性有着显著影响。采购作业和存货管理有着密切的关系，可以说，企业采购作业的成本在很大程度上取决于存货管理的质量。科学的、精确的存货管理会在保证正常生产的基础上，最大程度地降低采购作业的成本。
3.储存成本
当企业有存货时就会有保管费用的发生，这一费用包括占用在存货中的资金不能再投资的机会成本及场地租金、保险费等与储存有关的费用。因此，为了节约储存成本，企业应尽量减少库存量。对于这类成本，理想的状况是降低到零，这就是及时采购的主要思想。可以通过以下措施来解决这一问题：①减少供应商数目，这样就减少了谈判的时间；②调用供应商档案，选择信誉好的供应商，以降低检验和质量成本。
（四）付款控制
付款控制应该属于应付账款系统，但是实际引发的原因在采购系统。控制付款可以通过以下办法来进行控制：
（1）财务部门在办理付款业务时，应当对购货发票、供应商发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核。对于未经核准的款项不能支付，对于上述资料不全的款项，应要求补齐资料后，才能支付。
（2）会计人员要及时核销已经完成了付款程序的采购业务，并对应付账款、预付账款等重要账户进行严格管理。
（3）更改供应商设置，控制对该供应商的应付账款。
（4）企业也可在系统内设置预警。公司设立请款控制，由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准；出纳依据erp中的供应商信息，银行转账付款或签发票据。这里供应商账号信息的维护是企业需要关注的重点。会计人员依据付款单制单，为了确保业务的准确，建立企业与银行间、企业与供应商间的对账机制也是很有必要的。
四、小结
erp系统具有实时控制的思想，对各业务中的关键控制点的控制方法使企业从传统的发现问题、事后补救，发展成为现在的事前预防和事中控制。严格的内控制度必然会改变会计机构和人员的分工，优化会计组织结构，有助于防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，促进会计工作职能的转变，推动会计理论和会计技术的进步，提高会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，严格的内部控制制度是计算机环境下会计信息真实可靠的保证。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，防止欺诈和舞弊行为，保证会计信息系统正常、有效运行。
主要参考文献
［1］蒋素英．浅谈采购业务内部控制制度设计［j］．经济师，2009（1）.
关键词：ERP；采购；内部控制
一、研究综述
企业内部控制制度体系是企业内部为了有效地进行经营管理而制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。企业资源计划（ERP）系统在企业中的应用，一方面可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造等有效地进行管理，但另一方面也给企业内部控制体系带来了新的挑战。
不论是工业企业还是商业企业，采购与付款业务都是企业经营活动的首要环节，采购成本的高低对企业最终的利润是有直接影响的，同时，与采购业务相关的应付账款或预付账款的管理对企业来说也是至关重要的。鉴于此，本文探讨在ERP环境下如何加强采购模块的控制，使企业建立完善的采购业务内部控制制度，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，及时准确地提供采购业务的会计信息，保证采购付款业务循环有效运转，以确保企业会计信息系统能够正常、安全地运行。
二、采购业务的控制环节
（一）采购业务处理流程从物流的角度看，最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业生产、销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。换言之，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。具体处理流程如图1所示。
（二）采购业务的控制点采购系统实际是由采购管理和应付账款两个子系统构成的，它们是企业信息系统中比较复杂的子系统。在这个子系统中存在物流和资金流两条线，如何保证这两条线相互联系，正确形成与供应商的往来账，是这个系统的关键。同时，根据目前企业管理的要求，采购系统不但完成采购活动的事中管理、事后核算，同时完成采购计划的产生和采购资金需求的预测。尽管对于不同的企业采购与应付业务管理的目的是相同的，但不同的企业在管理模式上和业务流程上有一定的区别，本文介绍比较常规的一种处理模式。具体来说，有以下几个关键的业务处理环节和控制点：
1.授权企业必须按要求设定涉及采购流程的每一个人员对ERP系统的操作权限，例如，对供应商信息的录入须得到对数据库的操作授权，订单输入后的修改必须得到操作授权，采购人员必须在授权范围内签订采购合同。
2.审批审批程序是采购业务中非常重要的一个环节。审批的目的有两个：一是对请购活动审核，二是明确请购和采购活动的有关责任。通过各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以此防止员工的舞弊行为。而各个部门和各个级别的审批程序的目的又有所差别，例如请购部门负责人审批的目的是保证请购商品的品种、质量满足经营活动的需要；采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。
3.供应商管理对于采购业务来说，供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。公司要对供应商建立完善的档案，及时掌握各供应商的信誉等情况。如果由询价人员进行供应商的选择，就有可能产生舞弊行为，因此这一环节关键是要做到信息公开，选择的过程要公平、公正，其中价格是选择供应商的重要因素。另外，供应商的品质和信誉管理制度以及生产能力都会影响采购业务及以后生产销售环节的运行。
4.采购结算采购是企业经营的首要环节，控制材料采购成本对一个企业提升经营业绩是很重要的。由于材料成本占生产成本的比例比较高，因此降低材料采购成本可以增加企业的利润，从而增强企业的竞争力。
5.付款结算付款业务是采购业务不可分割的组成部分，其主要内容建立在采购业务基础之上，是将企业的资金支付给采购商品供应商。付款涉及资金使用，因此是内部会计控制的重点。付款业务控制的关键点主要包括应付账款业务控制和资金支付控制。
三、ERP环境下加强采购模块内部控制的具体措施
（一）权限的控制单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。对各类不同的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门资产主管人负责；特殊请购计划的制订必须由公司计划部、营销部等相关部门综合讨论决定，与战略相关的大宗支出还必须取得高层领导的同意。同时，为了保证权责对等，企业应建立适当的考核体系，真正做到谁拥有权利谁承担责任。例如，某公司账套主管是李明，采购部业务员王丽向公司上级主管提出请购键盘计划，请购数量为10只，业务员据此填制请购单。此时就必须需要账套主管李明登录系统，启动采购管理系统，执行“采购选项”、“业务及权限控制命令”，在“权限控制”下，选中“检查业务员权限和检查操作员权限”复选框。如果账套主管没有赋予业务员王丽操作权限，则在王丽录入请购单时会弹出“对不起，您没有录入该部门的权限”窗口。
（二）审批的控制企业的各个部门都应该力求使采购申请业务制度化，即明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程，保证所有的采购申请业务都经过规定的审批程序。对于采购申请、采购订单、外协加工订单等，必须经过某一个人的审核才能接着处理下一流程。对于不同的部门可能会指定不同的审核人。不正确的业务更正与删除，待解报单的处理等都必须严格按规定进行，严格执行复核制度，充分保证计算机账务处理不错不乱。无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。另外，制定相应的上机守则与操作规程，是操作控制制度化的具体体现。比如固定资产的审核归口到设备管理部门；计算机等IT设备的采购归口到IT主管部门；预算审核归口到财务主管部门；不同级别的人员又分别有不同金额的限制，超过之后必须由更高级别的人审核。
（三）业务执行控制
1.到货数量控制。控制到货的数量是否允许超过订单数量。对采购数量进行控制，采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否在采购单上签字同意。对于大宗采购必须做各种采购数量对成本影响的分析。内部会计控制制度必须对这些成本分析做出强制性的规定，并指定专人对成本分析是否实施进行监督。将各种请购项目进行有效的分类，然后利用经济批量法测算出成本；对于请购数量不大或者零星请购的物品，采购批量的成本分析控制可参照资金预算来执行。采购量越多，价格相对越低，但并不是采购越多越好，资金周转率、仓库储存的成本等都会直接影响采购成本，应根据资金周转率、储存成本物料需求计划等综合计算出最经济的采购量。因此必须事先确定好采购量。使存货总成本最低的订购量被称为经济订购量。
2.到货成本控制。控制到货成本是否允许超过订单或合同成本。比如，设置了某一货物的采购入库成本不能超过订单的10％，系统就不允许录入成本超过订单10％的采购入库。从成本的角度来说，采购原材料或待售商品的价格和采购行为本身的成本构成了产品成本中相当大的一部分，因此，采购作业对企业盈利能力和财务流动性有着显著影响。采购作业和存货管理有着密切的关系，可以说，企业采购作业的成本在很大程度上取决于存货管理的质量。科学的、精确的存货管理会在保证正常生产的基础上，最大程度地降低采购作业的成本。
3.储存成本。当企业有存货时就会有保管费用的发生，这一费用包括占用在存货中的资金不能再投资的机会成本及场地租金、保险费等与储存有关的费用。因此，为了节约储存成本，企业应尽量减少库存量。对于这类成本，理想的状况是降低到零，这就是及时采购的主要思想。可以通过以下措施来解决这一问题：①减少供应商数目，这样就减少了谈判的时间；②调用供应商档案，选择信誉好的供应商，以降低检验和质量成本。
（四）付款控制
付款控制应该属于应付账款系统，但是实际引发的原因在采购系统。控制付款可以通过以下办法来进行控制：
（1）财务部门在办理付款业务时，应当对购货发票、供应商发票、结算凭证、订购单、验收单以及入库单等资料的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核。对于未经核准的款项不能支付，对于上述资料不全的款项，应要求补齐资料后，才能支付。
（2）会计人员要及时核销已经完成了付款程序的采购业务，并对应付账款、预付账款等重要账户进行严格管理。
（3）更改供应商设置，控制对该供应商的应付账款。
（4）企业也可在系统内设置预警。公司设立请款控制，由财务人员对部门预算和付款要求核实后给予批准；出纳依据ERP中的供应商信息，银行转账付款或签发票据。这里供应商账号信息的维护是企业需要关注的重点。会计人员依据付款单制单，为了确保业务的准确，建立企业与银行间、企业与供应商间的对账机制也是很有必要的。
四、小结
ERP系统具有实时控制的思想，对各业务中的关键控制点的控制方法使企业从传统的发现问题、事后补救，发展成为现在的事前预防和事中控制。严格的内控制度必然会改变会计机构和人员的分工，优化会计组织结构，有助于防止违法行为的发生，提高会计工作效率和质量，促进会计工作职能的转变，推动会计理论和会计技术的进步，提高会计工作水平，大幅度增加企业的经济效益，严格的内部控制制度是计算机环境下会计信息真实可靠的保证。建立完善的采购业务内部控制制度，可以保证采购付款业务循环有效运行，确保采购事项的真实性、合理性、合法性，防止欺诈和舞弊行为，保证会计信息系统正常、有效运行。
参考文献：
［1］蒋素英。浅谈采购业务内部控制制度设计［J］。经济师，2009（1）。
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