1关键词标引方法与步骤

本研究以论文被正确、恰当、充分检出为目标导向、围绕信息传播效果提出关键词标引方法。此法与文献的提法有些类似，也分为三大步骤(表1):(1)通过分析论文主题确定若干个主题概念;(2)将主题概念转换成关键词;(3)借助文献数据库对所选关键词进行辅助性审核与修改。标引过程合理有序，每一步不仅有明确的目标，还有相应的操作方法，如确定主题概念的“四要素法”、主题概念转换为关键词的三种方式、利用数据库辅助性审核标引结果的方法等。

1．1通过分析论文主题确定主题概念

学术论文主题是论文所论述与研究的问题，即论文的核心信息和最主要的内容。论文题名往往只能在一定程度上反映论文主题，如研究对象、研究方法等，全面、准确的主题信息还需进一步研究分析;而这对于具有相关专业背景、可获得作者帮助以及对论文已进行数遍加工与校对的编辑而言，找出论文主题并不难。主题概念是指描述论文主题基本要素的概念。笔者认为，既然论文摘要集中反映论文的主要内容或者主题信息，在确定论文主题概念时可借鉴摘要的四要素法(目的、方法、结果、结论);同时又考虑到主题概念的词性(名词性词语或相当于名词的术语)以及用户检索的习惯与需求，最终确定表达主题概念的四要素为研究对象、研究方法、结果结论和其他重要信息。这与文献提出的主题四要素(研究目的、研究类别、研究方法、研究结果)不同。在确定主题概念时要遵循三个原则:(1)客观性。客观分析论文实际具有的主题，这就要求编辑能把握住论文的核心信息。(2)一致性。主题概念所反映主题的全面性与专指性应与论文实际具有的主题全面性与专指性基本一致。(3)实用性。充分考虑检索系统目标与用户的需求，选定论文中有检索意义的主题概念。

1．2将主题概念转换成关键词

1．2．1主题概念转换成关键词的必要性及转换方式

主题概念转换为关键词有3种方式，如表3所示。其中主题概念词即代表主题概念的词语，可以是一个规范的、形式较固定的词语或术语，也可以是复合程度较高、形式不固定的词组。许多作者和编辑不理解关键词组配表达主题概念等方式，往往将关键词写成“内容全面”的短语;此时关键词的限定词增多、复合程度升高、专指性增强，所检出的文献数量减少，从而严重影响了文献的被检率和利用率。对数据库用户而言，其检索目标是就某一主题获取尽可能全面的相关文献，关心的是查全率，而不是某一篇或几篇文献。因此，在主题概念形式不固定、复合程度较高的情况下，有必要采用组配方式将主题概念转换成2个及以上的关键词。用户可通过使用关键词的组合或者采用高级检索方式进行检索，以缩小检索范围，提高检准率。总之，不管采用哪种方式，均是为了便于论文能得到充分、合理、有效的检索。

1．2．2主题概念转换成关键词的注意事项

(1)可以通过查词表来确定专业术语表达的规范性。此类词表可以是《汉语主题词表》、某学科的专业术语词典、全国科学技术名词审定委员会颁布的科学技术名词或医学MeSH词典。(2)实际上许多学科没有专业术语词典，并且专业词典的更新速度远远赶不上新术语的涌现速度。这种情形下有2种处理方式:①若该词是同行认可的、形式较固定的、规范的或使用频率高的术语，则直接作为关键词;②若该词的复合程度较高、表达形式不固定且可拆分，则采用关键词组配的方式。(3)主题概念转换成关键词时，要注意选用有检索意义的词，这类关键词可分为具有独立检索意义的词和具有辅助检索意义的词2种，如国际证券市场、盾构隧道、金属有机骨架材料，及数值模拟、综述、算法、调研等。而研究、探讨、思考、分析等没有检索意义的词应避免用作关键词。

1．3借助数据库审核和修改关键词

关键词的规范性、使用频率对查全率的影响及其组配方式、表达方式的合理性都需要进一步审核分析，而数据库便是最佳的辅助媒介。数据库辅助审核、修改关键词步骤如下:(1)选择关键词作为检索条件，将选好的关键词输入检索框;(2)通过检出文献数判断关键词的使用频率、规范性及适用性;(3)依据判断结果对所选关键词进行修改。虽然根据检出结果不一定能准确判断该词的适用性，但如表1所述，可以解决所选关键词可能存在的突出问题，进一步保障论文的查全率与检准率。为了说明所提方法的有效性，本研究以某些论文中的关键词作为检索词，利用关键词检索方式进行检索，得出检出结果及关键词修改意见(表4)。(1)可利用中国学术期刊全文数据库检验关键词表达的规范性。编辑加工学术论文时，经常会遇到专业术语前后表述不一致的情形，此时可以通过专业词典、数据库等判断专业术语的规范性、通用性及适用性。例如表4中的“MOF”与“MOFs”、“蒸气渗透”与“蒸汽渗透”、“金属有机框架材料”与“金属有机骨架材料”，通过数据库审核发现每组均是不规范表达与规范表达的问题，只有后者才符合原论文的本意。(2)编辑在对专业术语不熟悉的情况下，可以通过检出文献数得出该词的使用频率，进而决定是直接把主题概念词作为关键词，还是采用组配的方式来表达。例如表4中“燃气轮机冷却系统”和“深埋硬岩隧道”使用频率极低，因此不适合直接用作关键词，必须采用关键词组配的方式。(3)如果某一关键词的检出文献数特别少，应视具体情况进行处理，可采用将上位词作为关键词、原词与上位词同时作为关键词这2种处理方式。如用“单齿配体”代替“非手性单齿配体”、用“封面设计”“字体设计”代替“刊名字体设计”。需要注意的是，部分关键词所代表的研究方向为学科前沿，虽然检出文献数较少，但仍应用作关键词，如“锂硒电池”一词，检出的文献只有7条，但仍应用作关键词，并增加其上位词“锂离子电池”作为关键词。(4)代表研究对象、研究方法的关键词可以称之为核心关键词，对这些词的审核要格外慎重。如果这些词作为检索词且检出文献数特别少时，要考虑换词，如采用其上位词或采用两个使用频率高的关键词组配的方式来提升论文的被检索率。特别需要说明的是，例子不是个例，在审核关键词时会经常遇到这些情形，此时只有经过关键词审核和修改，才能对所选关键词的合理性有一定把握，故十分有必要利用数据库对关键词进行辅助性审核与修改。

2实例说明

在实际工作中，编辑所面对的是作者已标出的论文关键词。因此在运用本方法修改关键词时，需要在把握论文的核心内容并与作者充分沟通的前提下，以已标出的关键词为参考来重新标引关键词。为了便于编辑同仁对该方法的理解，笔者专门选取一篇出版类论文作为实例，运用本研究的关键词标引方法对论文原有关键词进行修改(表5)。该文题名为《上海市英文科技期刊出版现状分析与思考》，主要内容是从期刊的基本情况、期刊采编系统、期刊网站建设、期刊国际合作出版、期刊出版模式等方面对上海市英文科技期刊的出版现状进行调研，得出亟需提升英文科技期刊数量和质量、期刊专业化程度、期刊网站建设质量与期刊国际影响力的结论。通过对实例关键词的标引，可以得出以下结论。(1)该方法具有实际操作性。作者和编辑有章可依、心中有谱，就不会“任性”地选择关键词，不易产生信息遗漏、标引不准确的问题。(2)修后关键词个数较原文关键词多了4个，更全面地反映论文主题内容，便于数据库用户从多个角度检索到该论文，从而充分发挥论文的学术价值。Uddin等研究论文被引频次与关键词个数之间的关系，发现在不考虑论文学术质量的前提下，论文被引频次与关键词个数呈正相关，即论文关键词个数越多，被引频次越高。因此，为使文献得到充分的利用，关键词个数偏多为好(≤8)。(3)由主题概念转换成关键词时，要充分考虑词语的规范性和使用频率。如国际合作出版(6)→国际合作(出版类33)、期刊出版模式(1)→出版模式(538)、上海市(79642)→上海(139590)、出版现状分析(1)→出版现状(220)(括号内数字为以该词作为检索词的检出文献数，检索日期为2018－11－09)。建议有关部门尽快建设我国的主题词电子词库，便于编辑及用户检索查询，提高关键词的标引精度和数据库的检索效率。(4)对转换后的关键词进行优化与精选。最终确定的关键词比转换后的关键词少了“调研”和“出版模式”。删除原因在于“调研”是该文的研究方法，意义较泛;“出版模式”在原文中探讨较少。(5)有针对性地审核关键词，不是每一个词都需要审核。不需要审核熟知的规范词和专业术语，重点审核那些无法判断其规范性和使用频率的关键词。

3结语

本研究提出一个比较系统的关键词标引方法:从研究对象、研究方法、结果结论、其他重要信息4个方面去确定论文的主题概念，以准确、全面地反映论文的主题信息;采用组配、上位词等方式把主题概念转换为关键词或者直接把主题概念词作为关键词;并借助文献数据库对所选关键词进行辅助性审核和修改。通过上述研究，笔者对编辑关键词标引工作及我国文献数据库的发展提出以下2点建议:(1)关键词标引质量的高低直接影响学术文献的有效传播和充分利用，因此要高度重视关键词的标引工作，建议把关键词标引质量控制作为科技期刊编辑规范化的一项内容，并加强关键词标引方面的培训。(2)为大幅提升文献的传播效果和利用价值，我国学术期刊文献数据库需要加快主题词库建设步伐，向优秀数据库学习。如国外的WebofScience数据库中每篇文献的关键词除文献原有的关键词外，还添加了计算机自动抽取的关键词;EI数据库有自己的主题词(受控词)库，每篇文献的关键词除文献原有的关键词外，还标出一定数量的受控关键词，进一步提升了文献被发现、被利用的概率。作为关键词标引方面的探讨，本研究希望能给予从事、研究关键词标引工作的人员提供一些有益的帮助和思路，同时也欢迎各位对研究的不足之处批评指正。