办公室档案管理研究篇1

信息时代的发展与进步对单位办公室档案的信息化管理提出较高要求，传统意义上的档案管理方式已愈发彰显不足，不能满足社会发展与技术日益更新的要求。唯有对传统复杂而又繁琐的档案管理方式进行转变，用高效率、高质量的信息化管理方式将其替代，才可以实现对办公室档案管理中各种问题的有效解决，提高档案资料的管理效能，对办公室档案管理工作乃至整个单位的发展产生推动作用。

一、信息时代办公室档案管理概述

（一）档案管理信息化定义。目前，人类社会已经步入信息化时代，档案信息化亦随之而出现，其要求在单位办公室档案管理工作的开展中对信息技术进行融合，以更加高效地收集、整理、归档及保存各种档案资料。不仅如此，信息时代的档案管理部门同样肩负着将有用的档案信息资料及时提供给档案需求人员的重要职责。相较于传统意义上的纸质档案管理工作而言，以信息化技术与手段为支撑的档案管理有相应不同表现，将数字化与智能化作为发展的重要方向，不过，其具体工作的开展同样需要以健康、有序的管理为支持。

（二）信息化档案管理的重要意义。加强办公室档案管理有非常重要的意义。一方面，高效的办公室档案管理可以为正确决策的制定提供帮助。办公室档案记录的信息十分丰富，包括工作人员基本情况、资金运转情况以及产品质量等，其汇总对于决策制定具有积极意义；另一方面，加强对办公室档案的管理，能够在必要时提供有力证据，助力知识产权纠纷等相关问题实现更合理的解决。通常，办公室档案会将一些科技创新内容记录其中，如记录初期所作的相关探索以及后期取得的各种成果等，当出现产权纠纷时，相关方可在档案中找寻相应证据，并以此维护自身合法权益。近年来，我国经济呈现突飞猛进式的发展，在办公室档案管理工作中进行信息化方式的渗透更显重要，可将便捷化优势充分发挥出来，以计算机软件为支持对档案工作起到高效收集和归档作用。基于此，档案管理工作人员可以更加便捷地进行档案资料的增减与变更，极大地提高工作效率。另外，档案信息化管理方案的顺利与有效落实能够对办公室档案管理工作的可持续发展形成推动，实现对成本与资源的节约。分析目前发展情况，如果想在较短的时间内达到办公室档案管理和信息化的同步协调，信息化建设的强化是必要手段与措施，这对办公室乃至整个单位综合实力与竞争力的提升具有积极意义。所以，提高办公室档案管理信息化建设水平与质量，不仅可以实现对信息的有效利用，亦能夯实单位全面发展的基础。

（三）信息时代办公室档案管理的主要内容。1.软件技术方面。应用信息技术及相关系统，可以在较大程度上支持办公室档案管理工作实现信息化管理目标，所以，信息时代办公室档案管理工作的开展需要明确一个基础方向，即加大力度进行高效信息化管理平台的构建，为全部类别管理软件的良好运行提供保证。2.管理标准方面。结合当前社会科学技术的实际特点及其今后走向，从整体层面上把握档案管理单位的实际情况，制定具体而又具有针对性的管理标准，切实保证标准的可行性。3.管理内容方面。细化分类所有的办公室档案信息资源，并对每一类资源实施科学与有效的保存及管理，提高档案信息资源建设质量。4.应用平台方面。办公室档案信息化管理的主要方式为对各种类型的应用系统进行合理与有效使用，对此，需要尽可能地保证信息建设平台设计的完善性，使其充分满足相应的兼容性与规范性要求。5.人员方面。在档案信息化管理的建设过程中，人员管理的重要性尤为突出。对于任何一个行业而言，所有的先进技术都无法与人工的操作及管理相脱离，必须强化对工作人员的培养，提高其专业技能与综合素养。

二、办公室档案管理在信息时代存在的问题

（一）管理理念较为落后。目前，部分领导未将科学、正确的管理认知树立起来，导致整个办公室成员没有科学的档案管理意识，忽视了办公室档案管理工作的重要性，对档案资源原本价值的充分体现与发挥形成制约。正是因为个别领导的忽视，导致办公室档案管理工作得到的人力、物力支持明显欠缺，管理系统的有效运转难以得到切实保证，这亦成为办公室档案管理信息化发展的制约因素。另外，目前很多办公室档案管理工作的开展依旧对传统档案管理理念予以遵循，档案存放与管理很难做到对各类档案资料的充分与有效利用。档案管理信息化要求将先进的技术应用至档案管理工作之中，一旦有需求，在第一时间将档案资料调出，保证其利用的充分性。很显然，落后的档案管理理念制约了档案管理信息化目标的实现，致使管理工作依旧在对资料的粗略收集及存放管理上停留，加之管理人员没有足够高的业务能力和职业素养，这些均成为对办公室档案管理水平与质量产生不利影响的原因。

（二）管理机制不够健全。办公室档案管理普遍存在如下问题：档案管理具体部门难以明确，很多单位办公室档案管理工作的开展都是由会计人员或行政人员兼职负责。进入信息化时代以后，原本的办公室档案管理表现出较多的不合理性，各种要素均在一定程度上制约着档案管理工作的有序开展。尽管部分单位已经进行了专门的办公室档案管理部门的设置，但是未制定健全的管理制度，相应的责任落实不到位，使得办公室档案管理工作的实际开展更多时候都是流于形式，信息丢失、篡改或泄露等不良现象时有发生。对其原因进行分析，很重要的一点在于档案管理工作的实际开展未严格做到以具体制度及标准为依据，在此形势下，档案收集、保管等难免欠缺规范性与约束性。

（三）信息建设力度薄弱。信息化技术运用层次不够宽广，这是办公室档案管理存在的另一重要问题。虽然部分单位已经开始对信息化档案管理手段的应用，但所用管理设备依旧以传统型式为主，针对办公室档案管理所做的信息化建设多数存在空间不足、资金投入少、规范与管理权限统一难度大等问题，由此一来，信息技术很难在档案管理工作的开展中得到充分与有效的运用。在目前信息化时代背景之下，办公室档案管理并未制定统一规划，传统的纸质档案管理方法应用率依旧很高，人工录入与编辑方式依然常见，弊端日渐凸显。第一，全部的档案资料不能在较短时间内得到高效的更新与汇总；第二，有用的档案资料不能得到及时调用，其作用难以得到应有的发挥。以上均对信息时代要求的办公室档案服务功能发挥形成制约。

（四）信息化档案管理存在安全威胁。虽然近年来我国确实有一些单位为办公室档案管理工作的开展营造了开放式的环境，在理念层面上有过创新与突破，以迎合信息时代特点与要求，但有一点需要承认，即所有的事物都会表现出两面性，互联网等信息化技术的“双刃剑”特点十分明显；一方面，相关信息技术的应用能够在较大程度上为办公室档案管理工作的更好开展提供便利；另一方面，给了网络黑客可乘之机，在各种不良分子的蓄意破坏下，办公室档案信息管理面临的安全隐患不容忽视。通常，办公室档案涉及非常多的重要信息，若是遭到泄露，会造成很大损失。但是从目前情况看，不少单位的办公室档案管理工作人员，特别是兼职人员对档案管理工作并没有足够专业的认知，档案信息安全管理意识也比较薄弱，无法顾及档案信息管理的安全问题。

三、信息时代办公室档案管理问题的解决路径

（一）转变办公室档案管理理念。首先，相关领导应转变以往落后的思想观念，更深层次把握办公室档案管理工作的内涵，肯定这一工作的重要性，将信息化办公室档案管理工作纳入日常的工作中，进行专职岗位的设置，向专业人员发出聘请，让其履行好信息化档案管理职务。其次，以各种互动模式为依托，加强教育培训工作的开展，与办公室档案管理的实际情况相结合，向专家与教授发出邀请，组织档案管理人员参加专家和教授的讲座，听他们讲述最新的档案管理动态与信息化时代的发展趋势，学习各种管理技术与方法，在此基础上拓宽视野，更新理念，通过对新知识的积极与主动学习实现自身素质与管理工作技能的切实提升。再次，加大《档案法》的宣传教育力度，通过座谈会、知识竞赛或展览等各种相关活动的组织，循序有效地提高所有档案管理人员的法律意识以及保密意识，助力档案管理规范性的切实增强。针对具备较高专业水平以及能力较为突出的档案管理人员组织学术性研讨及交流会，把握信息时代办公室档案的特点及规律，分析信息化档案管理工作开展过程中存在的各类问题，明确后期主攻方向，为办公室档案管理工作更加顺利与高效地开展发挥鸣锣开道的作用。最后，创新管理理念，真正将其落实于“服务”之上。将以往落后的办公室管理理念摒弃，以经济学为视角对信息化档案管理创造的显著效益进行分析，增强档案管理人员的服务意识，最大限度地将档案利用率提高。

（二）建立健全档案管理机制。为更好地推动单位办公室档案管理工作实现信息化发展，今后具体工作的开展应将资源与使用建设作为关注重点。1.成立专门的办公室档案管理部门，与单位实际发展水平以及经营状况等相结合进行人员结构的设置；2.以管理部门相关内容为依据进行具体机制的建立，将管理人员奖惩机制与考核机制包括其中，落实全面管理制度，发挥对档案管理人员行为的有效约束作用，为工作质量提供切实保证；3.档案管理工作的开展以信息化技术的运用作为切入点，以资源与使用体系作为基本建设点，加快数字化管理的实现进程；4.档案管理机制的建设应与单位文化及其他相关规章制度相结合，从真正意义上助力信息化档案管理目标的实现。

（三）构建档案信息资源管理系统。加快办公室档案信息资料向数字化资料方向发展的进程，将数字化档案信息存储至档案信息资源系统中，助力办公室档案快速检索、高效传输以及档案信息资源实时共享等目标的顺利实现。办公室信息化档案管理工作的开展需要提高对创新重要性的认识，各单位应以对自身实际情况的充分把握为基础，结合具体的信息时展要求，调整并完善档案信息资源体系。在档案信息资源系统的支持下，办公室档案管理人员可根据各档案的内容和性质做好档案分类与编号，不仅能保证全部档案存放的准确性与严谨性，还可以为后期文档的查找提供便利，基于系统的运行极大地缩短类别编号的查找时间。针对新收集记录的档案，系统还应具备及时备份功能，规避文件丢失造成的经济效益受损问题的发生。

（四）提高档案管理工作安全性。安全且完善的档案管理体系能有力保障办公室档案管理工作顺利与有效开展，对此，应结合档案资料的公众性与保密性，做好对档案信息资源内网及外网的隔离工作，进行办公室档案防护体系的构建，在计算机系统上安装防火墙与杀毒软件，强化档案管理安全性。整个档案管理过程中，一些特殊原因会使档案记录不够清楚，在一定程度上影响档案信息的安全性。对此，要加快对档案管理方式的改革，让每一位档案管理人员充分明确自身职责，对档案管理工作的具体开展进行科学与合理地规划，将文件出错的可能性控制在最低，若是管理环节出现问题，在第一时间采取有效措施加以处理。另外，还要提高办公室档案管理工作的保密强度，针对各种类型的档案资料，做好严格而又清晰的分类，通常情况下，办公室档案资料有一般形式、秘密形式、机密形式与绝密形式的划分，需要以保密程度为依据施以对应级别的保存管理。同时，加强对档案管理人员的监督，尤其是针对秘密等级较高的档案管理，具体的管理人员必须达到对应的管理资格，为档案管理工作安全性提供切实保证。

四、结语

在我国经济飞速发展的背景之下，人类社会已进入信息化时代，办公室运行管理体系呈现出日渐完备的发展之势，而其档案管理作为内部管理中的环节之一，在业务管理中的重要性越来越突出，必须采取有效措施提高办公室档案管理质量与效率。对此，需要转变办公室档案管理理念，建立健全档案管理机制，构建档案信息资源管理系统，提高档案管理工作的安全性，这些对于档案管理工作的更好开展以及其他相关工作的正常运行发挥着尤为重要的作用。

作者:俞志兰单位:江苏省无锡市锡山区档案史志馆

办公室档案管理研究篇2

办公室档案管理工作关系着整个单位的资料及档案资源管理，从而也完全可以影响公司的发展进程。有效开展办公室档案管理工作，对单位是否能够有序开展其他部门工作，以及是否能够正常实现单位正常运作都起着至关重要的作用。在实施档案管理工作的同时，注重档案资源开发利用是体现档案管理资源的价值所在。单位各部门应紧密配合进行工作，提高档案管理工作的效率，更好地服务于单位的运作及今后发展。

一、做好办公室档案管理工作的必要性

（一）有利于相关工作的开展档案管理在单位的发展过程中具有极其重要的作用与影响，能够对资料内容进行详细的记录。对于单位的发展来讲，只有提升档案管理的安全性，加强对于保密文件的管理，才可以促进单位的顺利进行。基于此，单位的档案管理人员只有意识到档案管理的重要意义，并保障各项管理工作能够准确实施，才能够推动单位的健康运行。

（二）做好档案资料管理工作加强重要档案的管理，有利于提升单位工作的整体效率。办公室的资料属于指导性文件，能够对各个部门的工作内容进行有效的指导。只有加强办公室的档案管理力度，才可以保障单位工作内容的有序进行，防止违规行为的出现。做好办公室的档案管理工作，还可以提升信息化管理水平，提升检索的效率，为后期查阅提供更加便捷的服务，使资料查阅的功能更加健全。

（三）提高档案资料的安全性在对档案进行管理的过程中，必须要有针对性地解决档案的安全问题，才能够实现档案资料的健康运行，使档案管理具备更强的可靠性与安全性。通过提升档案的安全性，有利于提升档案管理的整体效率，有利于提升档案的保密性，满足现代化管理的实际需求。

二、现阶段办公室档案管理工作存在的问题

我国办公室档案管理工作时间较短，发展跟不上社会发展速度，一些旧思想、旧观念依然存在。为了顺应新时代的发展，办公室档案管理改革势在必行。现阶段档案管理工作问题主要存在于以下几个方面：

（一）档案管理工作方向不清晰现阶段的档案管理工作为了跟上时展的脚步，应该积极顺应市场经济发展方向，努力发展自身单位的档案管理的工作方法及形式，明确自身档案管理的目标和发展方向。但是在现实工作中，大部位单位的档案管理工作都是混乱的，缺乏统一标准的管理方式，不能够根据职工的具体情况进行分类管理。比如一些单位档案管理既管理固定职工的档案还管理合同职工的档案，不能将两种职工档案分开，能做的只是简单的混合管理，这会使相关部门如果需要调取档案或者调节用人时，有一定困难。

（二）档案管理保存制度不完善在一个单位中，档案管理工作是需要各职能部门相互配合以保证在有需要时候，可以方便快速地寻找到相关资料，并且保证找到的资料是完整、全面的。但是在实际工作中，往往并不能这样理想化，因为没有一套完整的档案管理保存制度。比如在单位中，办公室的档案管理是需要人事部门、财务部门加上相关统计部门将自身的相关数据统一上报给办公室，然后在整合材料后形成一个完整全面的材料。但是这些部门与办公室都是同级别部门，没有上报义务，而且各科室部门为了能够方便自己部门的相关数据统计和资料查找，更是不愿意将自己统计好的数据外借给其他部门。这种情况就需要有一个完整的保存制度，要求所有职能部门统一上报自己部门掌握的相关资料，由档案管理办公室统一整合后在下发给各部门，保证每个部门手里掌握的资料都是全面完整的。这种方式可以避免职工相似资料重复上报的情况，给下属职工及其他部门也减轻了工作压力。

（三）档案管理人员配备不合理在档案管理工作中，办公室档案管理人员应具有较强的专业性，需要很强的责任心和严谨态度，并且能够熟练掌握信息化系统的操作方式。但一些企事业单位对档案管理人员配备不是很重视，会安排一些年龄较大或者返聘的员工来承担相关工作，虽然这些年龄较大的员工对待来查阅资料的群众会态度和蔼并且耐心细致，但是由于他们受年龄和知识限制，对计算机使用方式不熟练导致查阅资料过程繁琐化，不会很快找到相关资料，长此以往下去，查阅资料的群众愈发减少，如此恶性循环，导致相关档案只有人整理没有人查阅，失去了办公室档案管理的初衷。

三、提升办公室档案管理工作效率的具体途径

（一）提高管理理念，加强职工责任心作为单位的领导人员，应该加大对待档案管理工作的重视程度，并且保证持续不断地提高单位对于档案管理的重视程度。根据档案管理的实际情况，设立明确的奖罚制度，积极调动职工的工作热情和工作积极性，根据实际工作情况，设立业务考核管理制度，将具体工作责任到人，加强职工责任心，增加严谨态度。档案管理人员本身也要不断经过定期学习以及培训，提高对档案管理工作的重视程度。尤其在信息化发展快速的社会背景下，更需要根据发展的特征不断改变现状，使实际工作迎合信息化时代的发展，提高自身业务水平，提高整体工作效率，为单位的长久发展、可持续进步作出贡献。

（二）确定档案工作方向，优化办公室档案管理工作办公室档案管理工作作为记录单位重要发展轨迹的主要方式，也影响着单位今后发展方向，是单位提升发展水平的重要依据，更是单位职工了解企业文化、发展方向以及企业理念的主要途径。好的办公室档案管理方式对于重要文件起着保护性的作用，除了纸质资料外，电子资料的保密与设置权限也是有效保证档案安全的一种方式。而良好的档案管理工作更是为其他相关部门的工作提供了便利条件，办公室的各种相关记录文件都可以或多或少地客观反映当时单位的发展具体情况以及政策，而这些都对相关部门的工作以及思考方向有着不可替代的指引作用。在实现全信息化管理档案后，也可以通过检索的方式快速查找相关资料，不需要被传统繁琐的翻阅来限制查找欲望。

（三）实现并完善信息化管理系统在信息化时代，档案管理工作应不断顺应时代大环境的改变，不断发展创新，逐渐向着信息化的方向发展。凭借先进的信息化系统实现档案的整合录入，将不同的档案类型进行自动化分管，将不同的数据文档进行合理化分类，录入人员根据文件机密情况和实际需要设置调取权限以及调取时间段等，从而提高办公室档案管理的整体工作效率。同时需要档案管理部门定期培训职工，提高职工信息化管理意识，加强保密意识，提升管理效率。

（四）完善办公室档案管理保存制度想要提高档案管理工作的有效方式，重要途径就是健全且完善档案管理保存制度。就当前单位档案管理工作来讲，无论文件方式还是文件内容都有一些不完善的情况，都会存在或多或少的缺陷与不足。而对于设立档案管理部门时间不长的单位来说，他们对档案管理工作意识不够，特别是领导层对档案管理工作的认识还停留在人工管理档案阶段，认为档案管理只是单纯的资料统计或者做好资料储备就可以了。这样的传统观念导致档案管理方式落后，不能及时学习到新的管理方法，引发许多隐患问题。而档案管理的实际是非常重要并且特殊的，档案管理制度也是需要细化的制度。首先，应该重视档案管理人员根据管理经验提出的相关意见，采纳他们提出的意见才能有针对性地补充和完善档案管理的相关规章制度。其次，需要管理人员在管理过程中不断探索，多角度观察档案管理工作，不断完善相关制度。再次，要设计反馈机制，在反馈信息中定期进行讨论，结合实际情况，提取宝贵合理化的意见，不断改善相关制度。因为在档案管理整个流程中，最有直观感受的就是群众，他们提出的意见能有效促进档案管理工作的进步，他们的反馈是最直接的改善意见。当然，也不免有一些无理的要求，这就要求领导根据实际情况进行讨论、审核后将相关意见提出，由相关部门评判审核后才能进行改善。

（五）不断创新管理理念单位的领导人员要充分发挥自身的职能优势，加强对档案管理的重视程度，特别是在工作的决策以及部署方面要不断对目前的管理内容进行完善与优化。只有按照档案管理的实际情况，积极通过业务考核对传统的管理理念进行更新，才可以实现管理理念多元化发展。同时要完善档案管理的奖惩制度，通过各种激励机制提升工作人员的主动性，使其能够结合当前的工作环境进行创新，为管理工作提供更加便捷的渠道。除此之外，也要做好监督管理的各项工作内容，使管理人员能够结合信息技术的发展，不断加强对于管理工作的重视，以此带动档案管理的健康发展。只有使管理人员具备更强的创新意识与实践能力，并能够在实践过程中及时总结管理经验，积极学习先进的管理理念，实现与当前管理理念的有效融合，才可以进一步提升档案管理的科学性与先进性。

（六）强化管理人员素质提升档案管理水平的因素有很多。例如工作人员的专业素质、设备的精细化水平、管理人员的监督力度等，但影响最大的便是管理人员的专业素质。只有使管理人员具备更强的责任感与综合素质，才能够为档案管理提供源源不断的动力。对于办公室的档案管理来讲，由于具备较强的专业性，只有使管理人员熟练掌握相关设备的操作方式，才可以提升档案管理的效率。通常情况下，在提升管理人员素质的过程中，可以为管理人员定期开展培训工作，使其具备更强的职业道德素质，能够以更加严格的标准规范自身的工作行为。与此同时，也要对管理人员进行相应的考核，建立健全奖惩机制与考核机制，提升管理人员的工作积极性，针对表现优异的人员要及时给予物质奖励与精神奖励，将激励政策进行有效的落实，以期提升管理人员的思想水平与综合能力。

（七）构建意见反馈机制在对办公室档案进行管理的过程中，为了进一步对管理方式进行优化，也要重视反馈机制的运用。只有构建更加合理的反馈机制，才可以使管理工作朝着更加科学的方向发展，解决实际管理过程中存在的具体问题。在提升管理效率的同时，也要注重管理机制的改革与完善，使反馈机制能够有效落实。加强管理工作的监督与管理力度，能够结合存在的问题有针对性地提出合理化意见，使管理人员能够结合实际情况进行优化。在建设反馈机制的过程中，要提升相应的重视程度，加强管理人员之间的配合，使管理人员具备更强的凝聚力，为办公室的档案管理创造积极的工作氛围，提升管理人员的工作积极性与主观能动性，从而最大程度地提升档案管理工作的整体效率。

作者:徐柳萱 单位:昆明煤炭科学研究所

办公室档案管理研究篇2

智慧校园通过信息化建设提升校园综合管理水平，而智慧校园背景下高校办公室档案管理工作的优化应当充分运用信息技术构筑完善的线上档案管理体系，然后与线下的使用场景深度融合，满足不同人群的档案使用需求，实现对于高校办公室档案管理的改进优化。

一、优化高校办公室档案管理工作的意义

（一）智慧校园概述。智慧校园是指通过将物联网的概念融入校园管理体系建设的过程中，以信息技术为基础,打造校园管理、生活、学习的一体化环境。从实际角度来看，智慧校园主要是高效地融合信息技术及教育教学，进而将提高教学效果作为主要目标，提供网络、数据、智慧一体的管理教学体系，同时对教学过程及管理过程进行预先测定或推测的一种学习环境。

（二）智慧校园背景下高校办公室档案管理工作优化的意义。1.提升高校办公室档案管理水平。基于智慧校园视域下对于高校办公室档案馆管理工作进行评价，会发现高校办公室档案管理存在诸多不足：首先，是人力因素对于管理效果有着严重负面影响，部分工作者思想认知不足，在实际工作中欠缺责任感，不能较好地适应档案工作在实施过程中的各样需求。其次，是管理体系落后于高校档案管理需要，档案管理机制不健全以及档案管理数据构建层面存在较为滞后等状况，致使综合管理效果不佳，这些因素均会影响高校档案管理工作效果。在智慧校园背景下对于高校档案管理进行优化，能够通过信息系统建设降低人力因素对于管理工作的影响，同时起到完善高校档案管理体系的效果，使得档案管理工作更加适应档案管理工作发展需求，从而进一步提升高校办公室档案管理水平。2.转变高校办公室档案管理的理念。传统档案管理过程中普遍存在工作理念失衡的现象，即过度重视对于档案的整理保存，忽视了对于档案的高效利用，这种现象一定程度上制约了高校档案管理工作的开展。智慧校园背景下对于高校办公室档案管理工作进行优化，能够通过完善的信息化管理平台降低办公室档案使用的难度，突出高校办公室档案管理工作的服务性质，满足高校不同群体的多样性档案使用需求，充分挖掘高校办公室档案管理工作的应用价值。我国教育改革的逐步深化使得智慧校园建设的普及程度不断提升，给教师和学生带来了多方面的便利。针对高校办公室档案管理的改进优化工作，应当融入智慧校园建设背景和具体要求，提升高校办公室档案管理工作水平。智慧校园建设能够对于办公室档案管理工作产生积极指导作用，同时，可以运用物联网对现有档案进行电子化升级，有效提升档案保存时间和安全性。除此以外，将档案管理融入智慧校园的建设体系中，能够使得档案信息和校园信息体系更好连通，高校的教师和学生通过运用物联网或者互联网等查看有关的档案信息，避免传统档案借阅过程复杂的弊端，实现对于档案信息的高效管理和使用。

二、高校办公室档案管理工作存在的问题

档案管理是高校管理服务中一项重要的工作。在长期的运行实践过程中，高校办公室已形成了比较完善的档案规范管理制度及管理模式。但是面对智慧校园建设的具体要求，档案管理工作仍旧存在一些欠缺之处。

（一）对于档案管理工作重视程度不够。高校办公室档案管理内容包含高校重要的发展历史、学生数据等多样化信息。目前，管理人员对于档案管理的重视程度明显不足，管理人员大多将工作重心集中于行政工作当中，忽视对于档案管理方法技术的研究。档案管理人员无法清晰认识到档案管理工作的重要性，在具体的工作中运用的管理方式比较陈旧，长此以往，会出现两方面问题：一方面，会导致档案管理工作效率更低；另一方面，因为档案数据的不断增加导致管理内容工作量递增，员工的工作积极性受到影响。与此同时，档案管理工作涉及多个不同的部门，因此需要部门间协同管理。但是在实际管理过程中，有非常多的部门不重视该项工作，对于提高档案管理的效果非常不利。

（二）档案管理机制不完善。建立良好的管理机制对于档案管理工作具有重要的意义，完善的档案管理机制能够对档案管理的流程进行规范，进而使档案管理的工作取得更为理想的效果。目前我国很多高校缺乏完善的档案管理机制，档案管理机制体系缺少及时更新，对档案管理效果造成一定程度的影响。比如：档案管理工作缺乏明确的制度规范，个别高校的档案管理混乱，一方面是没有建立明确的索引，另一方面基础条件完备，但是缺乏及时管理，导致纸质档案杂乱堆放，影响档案管理效果。

（三）高校档案管理设备有待换新。高校办公室档案管理以往主要以纸质文件作为载体，实际管理中把档案存储在一些档案柜中便可。智慧校园背景下，高校办公室档案内容以及形式得到扩展，面对档案形式的不断演变，高校办公室必须扩展自身的档案管理技术以及设备，应用现代化的软件系统与硬件设备对办公室档案实施有效管理，其中包含硬件设备，例如计算机、移动智能终端设备等，以及相应的软件系统，例如针对办公室档案建立的在线管理平台等，并且将这类信息化设备应用于高校办公室档案管理机构日常工作中。当前阶段，高校办公室日常档案管理中应用到的硬件设备较为陈旧，同时缺乏相应的软件平台，严重制约高校档案管理工作效率的提升以及流程改进。

（四）档案管理人员技能有待提升。管理人员的技术能力直接影响高校办公室档案管理水平。目前，我国高校办公室普遍存在档案管理人员专业技能不足的问题，在管理工作中，档案管理人员主要应用纸质档案的管理技术以及理念，导致针对电子档案的管理效果不佳。同时，档案管理人员缺乏专业的计算机操作能力，无法通过计算机提升档案管理水平以及效率，导致高校档案管理的信息化水平受到严重影响。同时，很多高校办公室档案管理工作缺乏专业的管理人员，管理工作由其他人员兼职完成，管理队伍不稳定，相应的档案管理技能缺乏，在管理工作中不能准确按照档案内容进行分类，影响档案总体管理效果。

三、高校办公室档案管理工作优化对策

（一）增强档案人才队伍建设。档案管理人员技能水平严重影响档案管理效果，因此高校办公室档案管理应该强化管理队伍建设，重视对工作人员的业务培训，使得工作人员专业技能满足智慧校园背景下高校办公室档案信息化管理需求。首先，需要强化智慧校园背景下高校办公室档案管理人员的专业技能。档案管理包含对于档案的存档管理以及借阅利用这两个方面。档案管理人员要按照档案类型科学制订索引。档案索引的建立能够帮助管理人员提升管理水平以及管理效率，管理过程中，人员可以在电脑系统中按照索引对于档案内容进行快速精确的检索。此外，可以按照建立多样性的检索目录，在以日期为单位的档案索引目录下，扩展以部门、会议、人员为标准的检索信息目录形式，通过多样性的检索目录设定，进一步提升档案管理效率。高校办公室档案包含多样性的信息，因此需要建立相应的保密级别，保障档案信息的安全性。保密级别可以同档案借阅系统协同建设，档案管理人员按照人员的不同级别为其赋予不同的权限，有效提升高校办公室档案管理的安全性。其次，通过强化人才队伍建设提升档案管理人员的服务意识，进一步提升档案管理服务使用体验。档案管理人员要为高校师生提供更加便利的档案使用方式。例如通过校园网、图书馆信息平台等多样性的方式宣传档案使用规范，确保能够满足高校师生的档案使用需求。除此以外，还可以广泛征集使用者的需求，扩大档案收集管理的范围，满足师生多样性的档案借阅需求，提升高校办公室档案利用水平。

（二）加大档案管理信息化建设。智慧校园背景下，对于高校办公室档案管理工作进行优化需要加大对于档案管理工作的投入，通过软硬协同建设的方式提升高校办公室档案管理的信息化水平，进而实现对于高校档案管理工作的优化。对于档案管理的信息化建设，有两方面需要注意：一方面，是提升高校办公室档案管理的硬件水平。首先，要在档案管理工作中搭建由计算机终端构成的一体式硬件系统。硬件系统可以通过手持终端实现档案信息录入等功能，然后通过计算机设备对于整理的档案文件分区信息、内容信息等进行管理。同时，应当顺应档案形式的变化，扩展多样性的档案管理技术，例如针对音视频档案文件、电子文档档案文件等要建立完善的数据库，通过数据库实现对于电子档案的科学管理。针对电子数据库服务器运行安全进行针对性考量，例如建立备份服务器等，避免突发事故影响电子档案数据的安全。其次，要重视对于档案保存库房的硬件建设。纸质档案文件对于保存环境有着较高的要求，因此对于库房内部温度进行把控，确保档案室内部温度能够保持在14～24摄氏度的合理区间内，湿度条件不超过60%，通过智能温控系统为档案设置合理的保存条件。除此以外，针对档案柜智能化改造也十分重要，要通过自动化系统实现档案柜的移动控制，在电脑系统中输入档案要求，然后终端会显示出档案位置信息，档案柜则自动开启。最后，要通过物联网技术实现对于档案的电子管控，通过对于档案标签、索引信息的科学记录，然后运用物联网技术对于标签的查找实现档案入库、出库的详细记录。另一方面，要构建完善的软件管理体系。针对高校办公室档案管理进行的管理平台建设，需要从档案管理平台、档案使用平台这两方面进行。针对档案管理平台的建设，主要为了实现三方面的作用：一是通过物联网技术实现对于档案信息的高效录入分类以及使用者权限的管理；二是管理人员可以借助平台对于档案的分类类目等信息进行调整；三是要通过大数据技术对于档案信息进行高效整合，然后不断提升档案管理水平，满足人们多样性的使用需求。档案使用平台则需要重视信息、档案使用、意见收集这三方面内容。可以在档案使用平台中明确信息栏目，针对当期可以借阅的档案信息进行公示。信息栏目应当同校园信息平台进行合作，例如校园公众号、官网等渠道，提升档案信息的覆盖范围。档案使用功能可以满足具体的借阅需求，使用者可以通过学生学号、教师工号等信息登录平台，然后直接查看电子档案，或者预约纸质档案的使用，从而进一步提升档案利用水平。如果使用者没有明确的档案信息，可以输入关联词，通过大数据技术进行模糊数据挖掘，不断缩小档案范围，直至查找到自己想要的档案文件。意见收集栏目可以针对使用者的使用体验进行收集，帮助档案管理平台进行不断优化，提升使用者的借阅体验。

（三）完善高校办公室档案体制建设。智慧校园背景之下，高校必须优化并完善对自身的档案管理机制，保证其与目前高校的发展趋势相互吻合，促进办公室档案管理工作水平的提升。要对高校办公室档案管理体系进行完善：首先，要重视对于自身平台的智慧化建设。通过软件平台实现信息化档案管理，通过硬件建设实现自动化档案管理，综合提升办公室档案管理的智慧化程度。依靠对于材料最初的整理、搜集、归纳类型以及后续的信息整理、深度挖掘等，提高档案管理的标准化及专业化程度。通过创新档案管理机制，真正将高校办公室档案管理工作落到实处，进而使该项工作更加专业和科学。其次，完善高校办公室档案管理体系。需要将档案管理系统融入校园综合信息系统之中，进一步优化档案管理流程体系。智慧校园建设过程中，高校一般会按照行政业务、科研业务、教学业务等建立多样性的电子信息化平台，不同平台涉及多样性的档案文件。传统过程中，针对这些档案文件的归档处理需要进行专门的操作，极大损害档案管理的效率以及质量。通过将档案管理系统接入不同业务平台，实现对于不同信息平台生成档案数据的自动分类、收集管理。通过区块链技术，确保档案管理系统在不同信息平台中进行数据收集、归类的过程中，对于电子档案的类目、真实性等进行准确记录，免去人工进行档案信息上传的操作。同时，档案管理系统与校园综合信息系统的连通还可以进一步提升档案文件的利用水平，使用者可以在不同的业务平台中通过单独接口直接访问档案管理系统，避免在多个平台中进行重复登录认证的步骤，进而实现档案文件信息的高效共享。

四、结语

总而言之，智慧校园背景对于高校办公室的档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理工作作为高校日常运行管理的重要内容，能够直接影响高校整体管理水平。可以通过强化队伍建设、加强信息化建设以及体制机制建设这三方面入手，提升高校办公室档案管理的信息化水平，为高校整体管理水平的提升贡献力量。

作者:吴政 单位:建东职业技术学院

办公室档案管理研究篇3

医院办公室档案管理工作面向医院的整体管理需求，对历史档案、会议记录、科室档案等多项信息资料进行整合与管理，将其按照不同的性质和用途分类归档，不仅方便医院管理者和相关信息使用者的使用需要，并且合理的档案管理工作对于医院的有序运转和规范发展也起到积极作用。现阶段，医院对办公室档案管理工作的重视度还不够，因此在实际工作中还缺少一定的规范性，对档案信息资料的应用产生影响。改进办公室档案管理的工作形式和工作措施，规范和完善办公室档案管理，适应新时代对医院发展提出的要求，提升医院办公室的档案管理服务质量和效率。

一、医院办公室档案管理规范化的必要性

1.满足医院医疗服务的改革需求现阶段，在社会和经济全面发展的背景下，各行各业都面临改革需求，其中医院同样也需要顺势进行改革，以便于更好地适应社会的发展，满足人们的现代医疗需要。推进医疗服务改革中医院管理工作是改革的重点，其中档案管理是不可忽视的一部分内容。通过开展落实医院办公室档案管理工作，满足医院医疗服务的改革需求，以办公室模式综合管理医院运行过程中产生的档案资料，使其医疗服务工作得以有序进行，并有据可依。同时，有序推进医院办公室档案管理工作，不仅能够满足医疗改革内在要求，而且可以提升档案管理水平，还能够提高医院的整体管理水平，为就医患者提供更好的医疗服务。对此，医院管理层在改革发展需求下要提高对办公室档案管理工作的重视，不断优化其管理工作模式和方法，充分运用各种措施，打造高质高效的办公室管理模式，为医务人员和患者提供质量、效率更高的医疗服务。2.提升医院医疗服务水平提升医院医疗服务的水平是医院推进改革的主要目的，并且对于医院整体管理成效具有促进作用。当医院的医疗服务水平提升后，其社会效益，即对人们的健康保障效能也会随之提高，为社会公众提供更好的医疗服务和治疗。医院办公室档案管理是提升医院医疗服务水平的途径之一，通过对各科室档案资料的整理汇总，以及对各项会议记录的存档，可以为医疗工作积累更多的实践经验，为医疗科研工作提供真实有力的数据支撑，进一步推动医院医疗事业的研究发展，为医疗服务质量的优化奠定基础。另外，办公室档案管理也负责对医院文件流传情况的存档以及对医院历史档案资料的收集存档，合理有序的管理工作同样能够助力医院医疗服务的质量提升。比如，资料使用者需要使用某项档案时，如果已被其他人员所使用，这时办公室管理人员就可以直接查询其流传情况，方便其对文件资料的获取。3.医院缺乏对办公室档案管理的重视从医院目前的运行管理现状分析来看，在所有档案管理工作中，医院管理者更加侧重于对病例档案和人事档案的管理，将档案管理与具体的业务和人员职级相联系，而忽视了对医院历史档案资料、会议记录资料、科室档案资料等信息管理的重视，导致医院办公室档案管理工作的质量和效率较低，不够规范。并且，由于办公室档案管理工作的不规范，容易将其所管理的各种信息资料混杂在一起，既没有做好档案的明细归类，也没有做好档案的完整归档，当使用者调用档案遇到难题时，就会制约档案资料应用价值的发挥，也会对医院的运行发展产生不利影响。因此，探讨办公室档案管理的规范化建议是非常必要的，明确规范办公室档案的方法措施，为档案管理员提供详细的工作指导，发挥办公室档案管理工作的现实价值，提高其管理质量。

二、医院办公室档案管理中存在的问题

1.档案管理方法应用不当医院在办公室档案管理中依然存在运用传统方式的情况，其耗时耗力，且工作效率无法满足真正的管理需要，限制了办公室档案管理工作的开展。并且，在传统管理模式下，对档案的处理方式比较松散，不够集中，在档案资料的归类、归档、立卷等环节中都存在问题，难以发挥档案应用的实际价值。虽然有的医院也引入了现代化档案管理方式，如计算机系统的运用，但工作人员对其操作性不强，缺乏智能化档案管理的专业操作技术，在实际管理工作中时常出现技术问题，影响到档案管理的有效性，不利于办公室档案管理工作的现代化发展。2.档案资料收集缺少筛选环节办公室档案管理工作人员负责对医院的档案资料进行收集整合，由于医院是持续运转的，因而其档案资料也是不断增多的，如会议记录方面的资料信息是随着会议开展次数而愈来愈多，但并不是所有的资料都是有价值的。如果在资料信息中存在一些以往的数据资料以及不具备使用价值的信息，这些资料就无保存意义，不需要进行归档。但实际上，在办公室档案管理工作中，由于工作人员的资料筛选意识不强，将收集的所有资料都作为处理对象，导致档案内容过于繁杂，既影响使用者的档案调取使用，也在一定程度上增加了档案管理人员的工作量，制约办公室档案管理工作效率的提升。3.档案通讯员工作积极性较低在医院档案管理工作中部分档案通讯员的工作积极性较低，作为档案管理的主要负责人员，其工作态度直接影响到办公室档案管理的质量。相比于医院的其他业务工作而言，办公室档案管理工作具有一定的枯燥性和重复性，长期在办公室中处理档案资料容易造成工作人员兴趣降低，因而在工作中出现懈怠，并且随之会引发工作失误，如在档案分类和归档等工作环节中出现问题，影响办公室档案管理质量。此外，档案通讯员的专业性不足也会影响其工作积极性，如当工作人员没有掌握相应的档案管理知识和技巧时，其在工作实践中的就会遇到各种各样的问题，不断地向其他人寻求帮助，久而久之失去工作信心，致使办公室档案管理质量下降。

三、医院办公室档案管理规范化建议

1.合理选择档案归档和立卷方法医院办公室档案管理工作中应选择合理的档案收集和归档方法，做好对档案的分类，以提升办公室档案管理的规范性。一是应确定各项档案资料的收集时间，注重资料的日常积累。例如，以月为单位对文件资料进行定期整合收集，避免时间过长造成资料容积，确保资料收集的延续性。对日常性的资料文件，如各个科室的档案资料应随时处理收集，防止档案文件的遗漏。二是应严格做好档案资料的登记工作，对于会议记录、各科室资料等都一一登记，包括文件名称、存档时间以及所涉及的人员等信息，方便档案的查阅。三是对所收集的档案文件进行仔细检查，包括对文件完整性、有效性的检查，保证原文件资料全部收集完毕，并确定同一事项的文件集中在一起。四是对所收集档案进行分类，先按照档案文件的性质进行分类，如按照医院历史、科室文件等标准划分为专门存档医院发展历史的卷宗以及专门存档科室文件的卷宗，其中科室文件再继续按照不同科室进行细分，如呼吸科、门诊科、外科等。之后，按照时间顺序将所分类的档案进行时序整理，更易于档案查阅使用。五是完成立卷，妥善保管。将档案资料分类整理后，对完整档案进行装订和装盒处理，放入档案柜；而尚未收集完整的档案也放入文件盒中进行储存，随着文件的逐渐完整补充到文件盒中，待收集完整再进行装订处理。信息化管理设备和软件如今已被应用于办公室档案管理中，在对纸质档案的收集和归档管理工作中，同时将所涉及的信息转化为数字形式储存在计算机系统中，按照信息技术的管理操作对各项档案资料进行记录、分类和归档。2.有序筛选有价值的档案材料办公室档案管理虽然是针对相关资料文件的收集归档工作，涉及的信息量较多，但并不是所有的档案文件都需要归档立卷，其中包括有保存价值和无价值的，管理人员在工作实践中应有序筛选其中有价值的档案资料，并对其进行处理。那么应该如何判断档案信息是否具有存档价值呢？通常从以下几个方面进行判断分析：首先，从档案文件的来源、内容和形式等方面评估其保存价值。例如，以医院历史档案资料为例，它是随着医院的发展建设而逐步积累形成的，其中记录了医院从最初建成直到现在规模的全过程，而历史档案资料中不仅包括文字性叙述，还包括图片和视频等形式的记录，是医院发展的历史见证。历史档案资料的归档管理可以丰富院内文化内涵，利于拓展医院对外宣传的交流渠道。其次，从不同主体对档案的使用需求评估其保存价值。比如，想了解医院呼吸科的季度工作情况和业务情况，需要浏览和查阅外科科室的档案资料，从中获取信息；又如，研究医院党委会关于医院党建工作所商讨的情况，需考查党委会的会议记录以获得信息。3.充分调动档案通讯员工作积极性办公室档案管理也是医院整体管理工作的重要组成部分，做好档案管理工作要从工作人员出发，提高其工作能力和专业性，更好实践于档案管理工作之中。医院领导层需积极组织档案管理人员参与专业培训，为其提供学习专业档案管理技能的机会，掌握扎实的档案管理知识，用规范化、专业化的手段执行档案管理工作，有效提升办公室档案管理质量水平。强化档案管理人员的专业性还要构建一支足够专业的档案管理队伍，由外部管理机构对其开展专业指导，整体提高管理人员的专业能力，从而保证档案管理工作的顺利推进。同时，要充分调动档案通讯员的工作积极性，最有效的方法就是创新传统管理方式，积极引用信息化档案管理系统，转变工作模式，让档案管理人员借助于智能化方式完成对档案资料的录入、整理分类以及保存工作，并与其他部门做好信息对接沟通，如在各科室中同步设置信息管理系统，实现对科室档案资料的实时记录与对接，再传输至办公室档案管理系统中，达到更精准的管理自动化，简化档案通讯员的工作量，进而调动其工作积极性。4.科学明确各类卷宗的保存年限对于所归档整理的各项卷宗还需加强规范管理，不同档案的保存价值不同，由此也决定了不同档案的保存年限不同。在医院办公室档案管理工作中，工作人员需科学明确各类卷宗的保存年限，及时处理失效文件，不仅可以提升其管理规范性，还能够减少档案处理工作量，让办公室档案管理更加有序。不同类别的档案卷宗保存年限有所不同，如医院党组织工作计划和工作总结的年度文件通常为永久性保存；党小组工作计划和工作总结至少保存10年；医院专项工作会议记录至少保存30年；医院重要行政会议记录和会议纪要为永久性保存；而医院历史资料则需延续性的永久保存。此外，其他类别的档案卷宗也需按照相关标准进行保存和处理。5.发挥办公室档案管理的指导作用为进一步提升办公室档案管理的规范性，需做到“物尽其用”，将所归档的档案文件应用在必要的方面，充分发挥办公室档案对实际工作的指导和借鉴作用。而发挥办公室档案的应用价值，要求档案管理人员必须掌握规范的档案查询和调取方法，以党委会或者办公会的会议记录为例，其一般具有机密性，特别是关于医院发展和建设方面，这些内容仅为部分人员所使用，而其他基层人员不具备获取该项档案的权利，对此应确保在有效保密的情况下查阅档案。档案管理人员认真核对查阅档案的人员信息，了解其档案应用目的，在完整登记以及信息符合的基础上再为其提供档案文件。若使用信息化档案文件，应在档案管理系统中设置加密机制，按照档案的机密等级赋予不同工作人员不同的档案查询、调用权限。此外，为更快速调取出所需档案文件，应将各个类别的档案做好标记，纸质档案柜上标明文件事由和保存时间，方便使用者直接用事件或者年份时间进行索引；电子类档案文件则可以直接通过键入搜索方式按照文件事由和年份进行索引，并且也可以将纸质档案信息与电子档案信息相结合，在电子档案之后标明纸质档案的保存位置，方便快速索引查阅。

四、结束语

综上所述，社会和经济的发展推动了医疗事业的发展，医疗服务改革是当前医院发展的重要任务之一，在医院改革进程中档案管理是不容忽视的改进要点，完善并规范医院办公室的档案管理工作，既满足医院改革的需求，也有益于提升医院服务的质量水平。从医院办公室档案管理工作的实际实行情况来看，一些突出的问题影响了其规范性，并间接影响着医院的服务水平。对此，需要从现实角度考虑积极完善办公室档案管理工作，达到规划管理的目的。合理选择档案归档和立卷方法、有序筛选有价值的档案材料、充分调动档案通讯员工作积极性、科学明确各类卷宗的保存年限、发挥办公室档案管理的指导作用，真正规范医院办公室档案管理工作，提升医疗服务质量，推动医院现代化发展。

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[6]伦红.医院办公室档案管理工作的优化建设分析[J].长江丛刊，2017

作者:梁婷 单位:潍坊市人民医院