在城市发展建设的过程中，历史文化保护与城市发展更新始终是一对矛盾，如何处理好这个矛盾，使城市发展建设与历史文化保护和谐共存，已成为当前城市建设的一个非常重要的课题。许多城市因为发展而夫去个性，因为发展而失去历史。以科学发展的态度和创新的方法去对待那些流传至今被城市发展淹没的历史，挖掘城建档案的历史文化价值，丰富城市文化，是当前城建领域迫切需要解决的问题。档案是历史文化的积累沉淀，是文化传播的重要媒介，是一种重要的文化财富。承载着城市建设历史与发展的重要信息的城建档案应与城市的发展脉络、人文环境和谐统一地诠释城市文化。深厚的历史文化积淀更是档案馆走向社会、走进公众的材质媒介，为公众提供良好的公共文化服务，这是档案馆创新发展的出发点和落脚点。档案机构应如何担负起文化遗产的保护和公共利用，已成为国际档案界共同关注的话题。因此，城建档案与城市文化内在关系的揭示，可为城建档案事业提供全新的发展视角。城建档案是城市历史文化遗产的一部分，城市历史文化遗产是城市文脉的延续，是城市个性的体现，也是城市可持续发展的重要资源。保护城市历史文化遗产，是一种对于城市生命的尊重和对于城市本质的认同。城建档案是人类社会通过有意识的创造性劳动，逐步积累和保存下来的物质和精神财富，城建档案是城市的记忆，城市在记忆中成长，城市失去了记忆，失去了历史，也就失去了自己独有的面貌。因此保护好城建档案，挖掘城建档案的历史文化价值，丰富城市记忆，不仅能使城市得以展示自身的独特文化，延续城市的文化血脉，而且可以营造一种充满历史感的生态氛围。然而，人们对城市文化的需求，往往会滞后于对生活的、生态的需求。在开始旧城改造之际，人们的注意力都集中在改善人们的居住环境和生态环境上。
当原本车马拥挤，街巷狭窄扭曲的老街小巷成为绿树成荫、店铺林立的通衢大道……人们的住宅宽敞了，人均绿地增加了，出行道路通畅了。蓦然回首，在人居环境得到明显改善的同时，却失去了，破坏了一些很重要的东西——原本属于一个城市本应具备的历史文化特征。历史跟人们开了一个不大不小的玩笑，当人们开始重新审视城市历史文化积淀重要性的时候，在城建档案馆的馆藏资料中，看到的大多是新建的住宅小区、新建的道路和桥梁以及地下管线等资料，却缺少了与这座城市历史文化特征相关的资料。清王朝咸丰皇帝的军机大臣肃顺在承德的府邸。岁月流逝，其已在城市的改造建设中荡然无存。历史文化名城承德除了避暑山庄和外八庙等世界文化遗产之外，还有很多类似肃顺府的历史建筑，比如和珅府、常王府、佟王府、热河都统府等等。这些历史遗留的建筑在城市改造时没有得到很好的保护而得以留存下来，不能不说是个遗憾。热河文庙始建于清（1776-1780年），与其他寺庙共同构成环避暑山庄的皇家寺庙群。热河文庙位于避暑山庄西南部宫墙外，占地16700平方米，规模仅次于曲阜孔庙、北京孔庙。历经岁月的沧桑，保存至今的热河文庙建筑有尊经阁、东庑、西庑、明伦堂、崇圣祠、神库神厨、牺牲亭、红照墙等。牌坊、棂星门、泮池、大成门、碑亭以及主殿大成殿都已在上世纪六、七十年代相继被毁。热河文庙曾经作为承德八中的一部分，如今八中迁走，文庙已经修复，距今已有270多年历史的热河文庙又重现了往昔的恢弘。
二、创新发展城建档案工作，从后台走向前台，更好地为城市建设服务
工程建设者应首先向城建档案馆查询该街区的相关资料，询问当地的人文历史专家，了解清楚面临改造的住宅区内，即将整治的道路两边、河道两岸，有没有一些值得保留的建筑。这一切都对以集聚和传播城市建设历史与发展的信息为己任的城建档案工作提出了更高的要求，那就是让城建档案工作从后台走向前台，更好地为城市建设服务。城建档案工作除了担当城市建设历史的储存者之外，还要担当城市建设的引领者、城市文化的保护者和传播者的角色。因此，在城市现代化建设的新形势下，城建档案馆应以科学的发展观为引领，沉着应对机遇与挑战，创新发展理念，扩大发展领域，明确自身在城市文化中的定位，努力挖掘与研究城建档案的历史文化价值与文化功能，力求在城市文化建设中发挥作用的同时，促进自身的可持续发展。同时以档案先进理论为指导，广泛开展城市文化与城建档案学术研究。我国城建档案信息管理学科理论研究体系基本形成，城建档案管理学科已逐步成为城市科学的一个分支，广泛开展城建档案与城市文化的学术性研究十分必要。
关键词:城建档案工作;和谐社会建设;服务工作机制
1城建档案工作主要内容
城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案是城市规划、建设和管理的重要基础资料,是建设各主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据,是抗震防灾、应对突发事件的重要信息,也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。城建档案工作就是围绕城市建设开展的一系列档案管理工作包括档案的收集、整理、保管保护、鉴定、统计、开发利用等,是城乡建设事业的重要组成部分。按照国务院《科技档案工作条例》(国发[1980]302号第二十八条,大中小城市都应建立专门的城建档案管理机构,特别是大中型城市必须建立城建档案馆,收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇按照要求,也要建立城建档案馆或设立城建档案室,并配备专职档案管理人员。
2城建档案工作现状分析
目前,全国80%的县级建设行政主管部门设立了城建档案室(馆),大中城市普遍建立了城建档案馆,负责收集、保管和提供利用本地区形成的城建档案,相当一部分城建档案馆(室)被赋予“城建档案管理处(办公室)”职能,指导监督本地区城乡建设档案工作,形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。许多地方和部门以及建设单位,将建设项目档案工作作为工程建设的重要内容,纳入项目建设管理计划和工作程序、岗位责任制,逐步走上良性发展的轨道。各建设行政主管部门将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序,普遍推行“一书一证”制度(即工程开工前建设单位要与城建档案馆(室)签订《建设工程档案报送责任书》,工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《城建工程档案验收合格证》),工程档案接收率达90%以上。城建档案馆(室)档案数量快速增长,各馆配备了相应的硬件设备,如密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等,按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档管理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术规范整理档案,档案规范化、现代化、信息化程度大大提高,村镇建设档案工作开始起步,各地积极贯彻《城市地下管线工程档案管理办法》,初见成效。
湖南省株洲市城建档案馆(城建档案管理处)2004年晋升为“国家一级城建档案馆”;县级城建档案馆(室)在各级领导的高度重视和支持下逐步发展壮大。醴陵市2006晋升为省一级城建档案馆,攸县设立专门的城建档案馆,株洲县、茶陵县、炎陵县等建设局设立了专门的档案室。无论是人员配置、库房建设都相应的增加和扩大,整个县(市)馆藏由原来的几千卷上升到3万余卷。
我国已进入全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会的新阶段,各地各部门正全面落实科学发展观,统筹城乡发展,开展社会主义新农村建设,推进城镇化进程,在这种形势下,城市建设事业将获得前所未有的发展,对城建档案工作提出了更高的要求。城建档案工作面临新挑战,出现了新的问题和不足:城建档案的服务效能有待提高;地下管线工程档案管理滞后;信息化、数字化建设步子不大,建设档案工作仍然停留在“收集保管型”,没有实现向“信息服务型”的根本转变。
3创新工作机制,积极为城市建设和经济发展服务
挑战意味着机遇,问题就是机会。我们必须抓住机遇,解放思想,与时俱进,创造性地开展工作,建立城建档案信息资源主动服务工作机制,把城建档案工作推向新境界,使之在社会主义和谐社会建设中取得突破性进展。立足构建社会主义和谐社会对城建档案工作的要求和当前形势,努力创新城建档案工作机制,积极为城市建设和经济发展服务,我认为应做好以下几点:
3.1抓好重大建设项目档案工作,加强对重要数据的收集,将城建档案馆(室)建设成为城市建设重要数据的备份中心。
积极实施重大建设项目档案工作全过程管理,即以项目法人为管理核心,以纳入合同为管理依据,以监理控制为重要手段,在档案行政管理部门、专业主管部门、城建档案部门及项目建设、设计、施工、监理单位全方位参与下,实施事前介入、事中控制、事后稽查、验收把关的全过程控制的新的重大建设项目管理模式。国家对城市防灾抗灾,应对突发事件和反恐怖等工作十分重视,各城建档案馆(室)应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件,一是做好重要工程包括重要建设、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,做好重点档案的备份和安全保管,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制;三是加强对重要工程档案的研究分析,为制定应急预案和抢救方案提供及时准确的服务。
株洲市城建档案馆在抓好重大项目档案工作方面取得了一定的成效。通过加大业务指导工作力度,工作人员经常性地深入施工现场,跟踪服务,及时介入,多方协调,进行业务指导,确保了资料收集的完整性和及时性。2001年至2006年,全市共办理竣工验收备案项目1591项,重点工程210项左右,仅2005、2006年共收集重点工程档案约4000卷。6年来新增入库档案约38000卷,为全市城市建设发展做出了一定的贡献。
3.2加强地下管线工程档案的收集管理,将城建档案馆(室)建设成为本地区地下管线工程档案信息中心。
地下管线是城市的生命线。2005年建设部136号令颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》。各级建设部门要建立配套政策措施,纳入行政审批环节,把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等,纳入规划管理、施工管理、备案管理相关环节,建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制,保证各类地下管线档案信息及时移交,借助计算机、网络技术等现代化管理手段,建立城市地下管线信息管理系统,为城市建设提供高效优质服务。
2004年,长沙市城建档案馆通过省、市人大出台了《长沙市城市地下管线工程档案管理条例》,通过行政执法和地下管线工程档案业务指导以及检查督促,推动了地下管线工程档案工作全面发展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃气、通信、电力等专业管线工程档案都做到了业务指导到位、档案编制规范、收集工作有力、报送移交及时;2005年至2008年共接收各类管线工程档案4000多卷;并根据城市隧道工程、轻轨工程的发展,适时跟进,出台了一系列规范文件,主动提供优质服务。特别是在地下管线档案信息中心建设方面,长沙馆自2006年以来,通过市财政投入3370多万元,完成了“长沙市地下管线信息化工程(一期)”,实现了地下管线信息的动态管理,把长沙市城建档案馆打造成了城市规划、建设和管理以及长沙市经济社会数字化发展的基础工作平台,充分展示了城建档案工作在城市建设和经济发展的作用。
3.3推进城建档案工作信息化,实现由“收集保管型”向“信息服务型”的转变。
当前我国信息化建设正在进行战略转型,即从信息技术阶段转向信息资源阶段,从基础设施建设阶段转向深入应用阶段,从数量建设阶段转向质量建设阶段,从粗放配置阶段转向集约经营阶段。档案是国家的基础性原生性信息资源,档案部门是信息资源大户,档案工作从本质上来说就是信息化工作,面对国家信息工作战略转型,档案工作特别是档案信息化工作必须转变工作思路,把重点转移到加快档案信息化资源建设,发挥档案信息资源的重要作用上来。
当前多数城市采用计算机管理系统对城建档案进行管理,不少城市开设了局域网,有的开始建设数字化城建档案馆,但各地发展极不均衡,距离社会主义和谐社会对“信息化服务”的要求甚远。各城建档案部门一定要认清形势,居安思危,积极应对,国家档案局、国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作。试点确定了6个方面主题和16个试点单位,其中沈阳市房地产档案馆与另外两家单位联合承担“档案信息资源社会化服务”的试点任务,要求对利用信息化手段、采取不同运行机制、运用多种形式对档案信息资源进行深度开发、提供社会化服务等方面工作进行探索实践、总结归纳。各城建档案部门应主动融入对接全国档案信息化工作,努力把城建档案馆(室)建设成为本地区建设信息资料中心。“十五”期间,株洲市城建档案馆先后投资60余万元,用于声像设备和计算机信息化建设。安装了局域网,开发了“城建档案信息系统”,建立了株洲市城建档案信息网站,逐步实现了城建档案收集、管理、利用、统计的现代化,结束了手工操作和人工查阅的历史。建馆以来,共接待查阅利用者36980人(次)、查阅档案35019卷,复制资料50000余份,为城市建设、重点工程建设提供了大量的基础资料,也为全市各行各业及人民群众改扩工程、解决纠纷、补办手续、史志修编、新闻宣传等提供了大量服务,创造了可观的经济效益和社会效益。
3.4抓好村镇建设档案工作,为社会主义新农村建设服务。
总理在今年的《政府工作报告》中提出,要切实把国家基础实施建设和社会事业发展的重点转向农村,大力加强农村基础设施建设,加快农村水利、道路、电网、通信、安全饮水、沼气等设施建设,集中力量用两到三年时间基本完成全国大中型和重点小型病险水库改造。各地建设规划部门必须加强与档案、民政、农业等部门的合作,将村镇建设工程档案管理纳入三农工作、村镇建档工作,进一步纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序,保证村镇建设档案的收集、保管和开发利用。
对株洲市各县(市)村镇建设档案工作来说,一是要进一步建立健全工作机构,提高工作人员素质。特别是在镇一级,一定要指定专人负责,目前镇域规划建设发展很快,建设档案工作要跟上新农村建设步伐,不能留下空白。二是要进一步加大投入,提高硬件配置,落实工作场地和档案保管库房,配备必要的工作设备设施,改善技术工作条件。三是要进一步争取领导重视,努力用好地方政策,以有为争有位,不断打开工作局面。四是要进一步营造城建档案工作一盘棋的工作氛围,加强市、区县(市)、镇建设档案工作联动,建立信息员队伍和工作网络,开展业务培训,加强横向交流,增强建设档案工作为社会主义新农村建设服务的整体实力和成效。
做好城建档案工作,服务和谐社会,是我们每个档案人应尽的职责。认认真真工作,踏踏实实做人,敢于创新,城建档案事业正如这五月石榴花一样,将会绽放出艳丽夺目之彩!
档案是人们对生产、科学、文化生活等社会实践的记录。城建档案是在城市规划、建设、管理、科研活动中形成的，并以文字、图纸、数据、声像、模型等各种载体进行呈现，是城市规划、建设管理的真实记录，再现了工程项目管理过程和工程实体的真实面貌，详细的记录并见证了城市的历史发展过程。人们通过了解城市的发展进程从而增深与自己所在城市的感情，有效地提高了民族凝聚力与团聚力。
二、在推进城建档案建设进程中所出现的问题
1.对城建档案意识不强。
城建档案工作的领导们缺乏城建档案建设的意识，没有深刻意识到他们在城市发展进程中扮演的重要作用，没有对城建档案在城市发展进程中的作用机制有充分认识。导致政府领导认为不需要再发展，也不需要提升档案管理的质量，制约着档案管理人员的工作积极性和责任感。一旦档案管理工作中出现经费、人员、设备等问题时，也没有相关部门保障其能得到有效解决。
2.对城建档案的作用机制无深入研究。
若想让城建档案工作充分发挥它的优势，必须清楚地了解它是如何在城市文化建设中发挥作用的，发挥着怎样的作用，它的实际体现方式是什么，保证其有效发挥作用需要具备哪些必要条件，即就是说，在实施城建档案的进程中，我们事前要做哪些相关准备工作，包括政策上、具体实行方案等问题。而在实行的过程中会遇见什么问题，遇见问题我们应如何处理等等一系列的问题。
3.城建档案管理体系不健全。
（1）档案管理人员整体素质偏低。
城建档案的管理不够规范化，主要是由于政府领导的无意识直接产生而来，所以档案管理人员整体素质偏低，对相关专业未进行充分掌握，包括档案数据的整理、分类、保存、分析、利用，对现代化设备的操作应用不熟悉，导致在一线实践环节就出现问题。
（2）相关配套硬件设施不健全。
档案管理部门相应的库房条件和防火、防潮、防有害气体、防污染、防震、防盗等要求应符合JGJ25的规定。当意外情况发生后，造成重要资料的损毁时，应及时采取补救措施。此外，档案室未配备实现现代化档案管理所必须的计算机、网络及相应的管理软件等，也会严重影响数据的可利用性。
(3)相关实施政策不完善。
由于对档案规范化管理体系的作用机制的研究不深入，故实施政策和相关保障政策尚有待完善，如缺少对档案的分类依据，保存年限，特殊资料等相关内容的科学规定，以及对网络档案管理体系建立的忽视，对档案管理工作的进行造成不便。
三、应对措施
1.加强政府部门的城建档案意识。
政府领导应着重对城建档案进行规范化管理，并开始着手实施规划和发展。加大对档案管理工作的宣传力度，提升档案管理工作人员的认知高度，变革档案工作职能和方法，改变传统的重藏轻用、被动服务的局面，让档案利用服务手段多层次、多样化。这是实现城建档案规范化管理的前提。
2.深入研究城建档案的作用机制。
在政府领导提高对城建档案管理意识的基础上，加深对城建档案管理作用机制的研究，重点解决在城市建设活动中存在的问题，以及要达到保证其实行的目的应采取的相关措施等等。比如利用测量控制点成果为城市建设和市政建设服务；利用丰富的地形图资料和地理信息数据进行深层次的加工以满足各行各业的需要；利用各个时期的地形图为各单位和个人提供用地界线和房地产确权……只有通过努力的探索，才能真正发现城建档案管理的深层作用机制和利用效果，行之有效地将其应用于城建档案管理工作中去，更好地为城市建设发展做出贡献。广州成功申报2010年亚运会，就是利用体育场馆规划成果提供的详尽的基础资料，成为申办报告的主要章节。广州市城市规划勘测设计院就是利用丰富的城建档案资料，积极参与设计工程投标，承接大型建设项目工程的勘察任务，使原有的档案资源发挥更大作用，释放更大效能，带来更大社会效益。
3.健全城建档案体系。
建立完善的城建档案规范化管理体系，还需要从提高档案管理人员的综合素质、完善相关制度、将相关硬件设备配套齐全三个方面入手。通过专业研究人员面向全社会的培训建立起全体社会公民以及档案管理人员对城建档案规范化管理的意识，让他们真正领会其意义所在。其次，通过建立与之匹配的政策及相关规定来保证它的实施。最后，将相应的硬件设备配置齐全，来确保档案资料的有效利用性。
四、总结
城建档案信息化建设的关键在人。因此要推动信息化建设，工作人员首先要具备现代化网络知识和专业知识，而不能仅仅满足于一般的计算机操作。但从目前看，许多地方的档案人员现代技术水平偏低，缺乏相应的技术人才，尤其是城建档案信息处理复合型人才。因此，尽管有的档案馆引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。同时，随着城市建设的飞速发展，每年城建档案馆接收入馆的档案数量激增，由于目前的相应的工作人员数量有限，在档案业务指导、查询、利用等工作量已经饱和，根本没有时间和精力去顾及档案的信息化工作。
二、加强城建档案信息化建设的对策
（一）积极开发城建档案信息化软件。在工作中，要根据实际情况的需要积极开发适用于城建档案信息化建设的软件技术，建立安全稳定的信息软件系统。在进行信息化处理过程中，要把安全、稳定和保密放在第一位，确保归档的数据和信息不被破坏和损毁。对于档案，要采取严格的安全保护措施，一律不得与网络连接；对于非文件，即使在网上查询，也要采取身份确认、防火墙、数据备份等安全防护措施，既防止别人盗用信息又可以有效地防范计算机病毒侵入造成数据破坏，确保软件系统和和数据的安全。
（二）实现城建档案信息管理规范化。在城建档案信息管理实践中，首先要不断完善城建档案信息化规范体系，建立管理、业务、技术三个层面的操作标准与规范，尽快制定《城建档案信息化管理与操作规范》、《城建档案信息化技术保障细则》等规章制度，为城建档案数字化管理提供制度保障。其次，要适应时代和社会发展的需要，积极探索网络环境下的保护知识产权与保障用户公平使用的办法。再次，要建立城建档案信息化建设评估体系，以评促建、以评促改，通过对城建档案信息化建设与管理的评估来推动城建档案信息管理规范化的落实。
（三）加大城建档案信息化建设的资金支持。各地城建档案馆和主管部门要在设备投入方面给予大力支持，积极改善城建档案工作的硬件环境和软件环境，在工作人员待遇、经费使用等方面，有关部门应该重视和解决工作中现实存在的问题，以便于为工作的开展创造良好的条件。
建立有效的文件档案管理
计算机信息系统，充分、合理、安全的使用电子档案要实现档案信息化，就必须建立有效的城建档案管理计算机信息系统，才能充分、合理、安全地使用电子档案。为此，要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下城建档案管理工作流程，使之适应城建档案管理的需要；其次，依据城建档案形成的处理流程来进行城建档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保城建档案的安全。另外，在电子城建档案使用过程中，也应注意到一是电子城建档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子城建档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子城建档案的安全。再就是电子城建档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理，相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子城建档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法，储存电子城建档案选用的载体不耐久等原因，影响了城建档案的完整性、可靠性，从而影响了城建档案的真实性。此外，还有电子城建档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子城建档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子城建档案未被法律认定的原因。
促进城建档案信息化建设的几点思考
城建档案工作人员要树立城建档案信息意识城建档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。城建档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量，其能动性事关信息化建设的成败，只有让城建档案工作人员在思想上树立城建档案信息的意识，认识到城建档案信息化建设的重要性，城建档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心城建档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使城建档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会城建档案意识在城建档案信息化建设中必然有能动的影响，成为城建档案信息化建设的基本推动力。提高城建档案信息化技术水平。首先要配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用与完善，可通过计算机系统软件的操作及推广，逐步建立统一的操作平台。其次，城建档案中心目录及全文的数字化。城建档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各单位部门每年移交大量的城建档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质城建档案和数字城建档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了城建档案信息数字化的进程。再次，对上网信息进行密级划定。首先制订密级标准，对馆藏城建档案按公开、内部、秘密、机密进行划定;第四，对城建档案信息利用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。选取适合的城建档案管理软件是城建档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的城建档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，城建档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高城建档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着城建档案信息化建设的成败。从安全角度来说，优良的城建档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保城建档案信息安全。
推行城建档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使城建档案基础建设的重心向城建档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现城建档案管理现代化做出了巨大贡献。城建档案部门建立自己的局域网，计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和城建档案利用过程中发挥着重要作用。随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子城建档案已成为不可回避的现实问题。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的城建档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展城建档案信息化建设的一项重要工作。工程建设的过程就是城建档案形成的过程，这就决定了城建档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程竣工验收的各个阶段，城建档案的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了城建档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。加强工程档案信息化建设，选用适合企业城建档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应城建档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
5部门配合共同管。
（一）收集与利用明显错位。档案收集来源不均衡，影响档案利用的质量和有效性。从整体情况看,档案资料收集存在地上多、地下少的情况，而来馆利用档案的工作人员则查寻地下档案多过地上档案。地下管线普查结果虽然解决了一时之需，但建立和完善动态管理更有利于提供及时高效的服务。以铜陵市长江路人防地下工程为例，施工前施工单位调阅了所有沿街工程地质勘察报告、地下管线等档案，为指导长江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，还是有部分地下管线资料缺失，不得不边施工边探查。
（二）档案质量仍然不高。目前铜陵市城建档案馆藏档案重点是民用建筑，由于开发强度高，开发单位资质参差不齐，部分档案在制作时就存在漏项,甚至空白。同时，档案馆本身也存在只重视馆藏数量,盲目收集,范围过于粗放的问题。有利用价值的资料难以准确、完整的接收进馆,质量难以保证，从而进一步制约了档案的利用。
（三）档案载体过于单一。纸质档案收集比较多,特种载体档案少,满足不了城建档案信息化管理的需要。
二、档案信息化建设力度不能满足现实档案利用的需要
（一）信息化建设中,硬件投入滞后。城建档案信息化要求资源共享与快速流转,而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用显然不能适应信息化快速发展的要求。
（二）信息化建设中,软件或系统开发节奏过缓。软件或系统开发是对传统档案管理手段的提升,需要纵向和横向的分步实施,也就是说需要从整个系统或地区统筹安排,而目前软件或系统开发缺乏积极应对，信息化只实现了目录信息化。
（三）既有标准亟待统一。如国土和规划所用标准有差异，市政道路与交通道路的标准不相同等，这些对信息化利用造成了一定的障碍。
三、城建档案利用的法律、法规过于原则化，对实际操作的指导性不强
（一）信息公开要求。《中华人民共和国政府信息公开条例》早在2007年1月17日国务院第165次常务会议就通过，自2008年5月1日起施行。《条例》从基本原则、公开的范围、公开的方式和程序、监督和保障等方面进行了明确的规定，是我国政府信息公开的基本法规。规定：“各级人民政府应当加强对政府信息公开工作的组织领导。国家按照“公开为原则，不公开为例外”的基本要求，大力推行政务公开工作。电子政务是信息公开的重要载体。按照“统筹规划、资源共享、面向公众、保障安全”的要求，在加强电子政务建设的同时，构建网上信息公开平台。但条例没有实施细则，具体的办法需要地方政府制定。针对城建档案的管理没有形成政府规范性的文件予以指导。
（二）《中华人民共和档案法》颁布于1987年，历时27年，其中针对档案开放内容过于宽泛。国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于,30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。对于城建档案馆如何操作没有可以具体的操作规程。城建档案与个人档案不同，绝大部分是公共信息，其公开的范围和比例应当远宽于档案法的要求。
（三）档案利用的手续没有统一规定。到城建档案馆利用档案，如果利用单位产权的档案要求出具单位介绍信和本人身份证，如果利用个人产权的档案要求出具房产证、产权的身份证和人身份证，如果在办理房产证之前，可出具购票发票、合同等相当于房产属性说明材料等。
（四）档案利用过程中的凭证作用没有法律规范。档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”。档案的准确性、真实性才能保证它的凭证作用。
四、外借档案存在遗失或受污的风险
（一）规划系统外，借阅档案基本上有借无还，没有相关的制度约束，移失了部分珍贵的档案，从2005年起铜陵市城建档案馆的档案只用不借，可以复印，关键材料可加盖证明专用章，加以佐证。
（二）在市规划局内办案过程中，档案不能保证一直停留在借案人的手上，转到谁人之手没有信息反馈，使档案去向进入相对盲区，进入盲区的时间过长就有可能被借阅者遗忘，造成档案遗失，历史上已确认遗失的档案就有数十卷。办案人员工作忙，几个人所需的案卷委托一个人来借，用后档案不能及时归还。
五、如何改善目前档案利用过程中存在的问题
（一）扩大档案的收集范围，改善馆藏档案结构丰富馆藏、藏用结合是档案工作的原则。一方面从调查研究入手，充分了解我市建设和档案收集情况，理清收集工作思路，制订科学的收集方案，采取积极有效的方法，有计划、有步骤地开展档案收集工作，还要采取各种形式，通过多种渠道，加强对散存在社会其它部门和个人手中的城市建设档案及有关资料开展征集工作。另一方面从利用的要求变化入手，提高档案工作的针对性和实效性。从目前情况看，首先是根据利用需求，有针对性地着力提高地下管线档案收集的力度。目前已初步建立了地下管线档案管理的专项制度，但普查后的日常收集管理机制还没有完全形成，要根据近年来地下管线的新趋势，加强与水利、电信、人防等部门的沟通，重点开展雨污分流、三网入户、地下商业开发等重点工程的跟踪服务，确保相关专业的档案及时收集。其次是开展工业、民用建筑以外的档案收集。如隶属交通部门管理的公路段所形成的道路建设档案，隶属教育部门管理的各类学校所形成的教学楼实验楼工程档案,隶属卫生部门管理的医院、保健站所形成的工程档案，它们都从不同侧面反映了城市的建设与发展变迁。另外还应根据城市文化品味的提升，加强对本地的地方特色档案的调查、整理、收集，如本地的名胜古迹、有文化价值的老旧街区与建筑等，这些档案内容的收集进馆，更能丰富馆藏内容和优化馆藏结构。最后，为提高工作的有序性，档案的收集工作应制定年度的详细工作计划和目标管理，做到年度计划与远期工作目标相结合，形成有效的内部工作机制。只有通过广泛的调查研究，摸清“家底”，搞清利用规律，才能理清收集工作的思路，为制度科学可行的收集工作方案，提供全面准确的依据，也只有进一步完善组织管理，才能保证收集工作的健康开展和利用效果的不断提升。
（二）加强城建档案数字化建设城建档案的管理逐步向数字化管理模式转变，建立一套完整的数字化城建档案管理体系已经成为各档案馆建设与发展的必然要求。铜陵市城建档案馆通过几年的实践，城建档案数字化扫描已达5000多卷，档案的检查查询更加方便了，可实现网络即时查询，查全率大大提高。下一步改进的重点包括以下几点：一是建立数字档案的入馆标准，由相关单位从入馆前就形成完整规范的数字化档案，提高综合效率；二是加快全市地理信息系统的建立，形成统一的数字平台，方便档案之间的衔接与对照；三是完善管理的各项软硬件，在利用上尽早实现网上查询与利用。
（三）加强制度建设，提高档案透明度政府行政职能和行政方式的转变，要求行政权力的运作依据、程序、过程、结果，除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的外，都要依法公开，做到决策让公众参与、执行受公众监督，保障公民对行政管理事务的知情权、参与权、监督权，促进政府依法行政。这就要求档案部门转变以往对内服务为主的服务方向，及时接收政府及其职能部门形成的政策性、规范性、公益性文件，通过各种方式和途径向社会公开，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人办事，增强公众对政府法规、政策的认知和认同。而档案部门要承担起政务信息（包括现行文件和档案信息）公开的职能职责，必须严格依法管档。因此，应当在遵循《档案法》及相关法律法规的基础上，尽快起草制定适合本地的城建档案公开办法和实施细则，明确公开的具体范围、内容和方式，制定详细的程序，确保简便、高效、合法、适度。
一、智慧档案馆研究的意义和价值
“智慧地球”概念的提出促使城市从数字时代走向智慧时代。2013年，我国首批193个智慧城市试点起航，开辟了智慧城市建设的新征程[1]，在此背景下，档案富有的人类智慧的支撑作用凸显，如何留存和管理在智慧城市新型IT生态环境中形成的新的、动态的、海量的数字记忆，确保智慧城市的发展脉络和业务活动以数字档案的形式得以记载和传承成为亟待解决的问题。而传统档案资源多层次分级、分散、孤岛式管理方式与智慧城市的跨行业、跨区域、跨部门的业务协同、资源集约与交换共享等要求形成强烈的反差与不协调，这就迫切需要重构档案馆的基础体系结构，建立一套完整的与智慧城市运营发展要求相适应的新的档案管理基础理论和方法体系。这一研究在档案馆理论体系构建和实践应用发展等方面具有重要的价值和意义。
（一）理论方面，能够丰富和拓展档案学的基础理论。未来的智慧档案馆必将跨越传统实体档案馆的边界而以数字形态且富有智慧地存在和发展，实现馆际IT基础设施共享，档案资源互联，制度、技术与业务集成，档案人之间及其与利用者之间的业务协同和服务交互，这一发展态势需要在实践中研究和提炼一整套包括目标、功能、组织、人员、制度、资源和运作模式等基础理论体系，以指导和支持数字档案馆业务流程优化、档案资源精细化管理和档案信息服务多元化适应。
（二）实践方面，从记载历史、延续文明的角度丰富智慧城市的内涵，从数字生态、城市全局的角度部署档案工作体系架构，提升和延伸档案管理的整体功能。智慧档案馆作为智慧城市建设与发展的基础单元纳入城市顶层规划而得到史无前例的重视，智慧城市建设集新技术、新行为、新思维于一体的新型城市生态环境，为智慧档案馆的档案资源统筹管理、档案工作高效开展、档案服务能动与个性化提供了从法规到标准、技术到业务、风险识别到安全保障的智能化系统体系框架，在此框架下设计和实施的智慧档案馆整体解决方案将使国家档案馆功能得到提升并融入智慧城市体系。
二、智慧档案馆研究突破了现有数字档案馆的研究范畴
智慧档案馆是在数字档案馆发展和智慧城市建设背景下，档案馆发展的高级形态。20世纪90年代以来，国内外档案专家和学者围绕档案资源的数字化加工和信息化管理方面取得了较大进展，推动了数字档案馆的快速发展，并在此研究的基础上结合智慧地球、智慧城市的生态特征开始探讨智慧档案馆的研究。
国外研究者虽未明确提出智慧档案馆概念，但其数字档案馆从建设之初，其标准建立、技术架构和运营模式等都充分考虑了如何实现档案资源整体共享、跨部门协作和不断适应现代新技术和新型智慧城市生态发展的问题。美国的电子文件档案馆（ERA）项目主要从技术视角，研究如何构建开放、敏捷的集成系统体系结构，以适应技术变革与业务拓展带来的潜在需求；加拿大图书档案馆（LAC）提议则从档案管理与资源整合的视角，研究如何将数字文化遗产管理纳入国家战略，从而建立能够管理国家文献遗产的数字保存体系和可信任数字仓储系统（TDR），以适应国家和城市快速发展的需要；澳大利亚数字文件管理协议（ADRI），从标准规范视角开展区域联合行动，推动跨国、跨馆数字文件和档案资源统一管理标准体系的形成，以引导全球范围内档案工作的科学规范开展[2]。我国数字档案馆的理论研究和实践探索经历了从单一档案业务系统、馆藏数字化到整体信息系统构建[3]，从个体数字档案馆到区域性数字档案馆[4]运作模式变革的研究，从IT集约化服务型数字档案馆到云数字档案馆[5]的探索。
在智慧城市背景下，档案界从数字档案馆功能提升、资源整合和深度挖掘、智慧技术运用、感知计算等角度，对智慧档案馆的概念、功能架构等进行了初步的探索[6]；在建设实践方面，上海、浙江、青岛等省市已作了一些有益尝试。这些前瞻性的研究和开拓性的实践为智慧城市背景下档案资源的整体聚合、科学保管和高效利用奠定了良好的档案文化意识、技术系统环境和专业操作技能，为提升档案馆“智慧”营造了基础资源条件和专业业务氛围。但现有这些研究和实践还难以适应智慧地球和智慧城市的发展要求，主要体现在：
（一）在组织层面，缺乏从国家、城市数字化发展的整体角度规划和安排数字档案资源的整合服务，缺乏城市层面档案管理的组织架构和工作体系的全局部署。以往依附于实体档案馆而架构的数字档案馆系统，难以实现城市档案资源的系统化聚合、统筹化管理和高效化利用，而这一要求正是智慧城市发展的基础保障。
（二）在理论层面，现有的研究多局限于档案管理模式、运行机制、资源整合的宏观构想以及系统功能的中观要求，而智慧型数字档案馆的构建需要有在创新技术应用环境下的制度安排、业务模式和运作机制的一套完整理论体系的支撑，才能高起点、高水平地引领档案事业方向，指导智慧城市背景下档案工作的最新实践。
（三）在实践层面，缺乏深入到系统功能实现、文件对象控制、档案资源聚合和组织管理运作等各个层面的完整的现代档案馆实施方法和操作规程，而局限于指南性的功能要求和宏观描述，难以支撑档案馆现代化运作的全面实现。
随着智慧城市快速发展，档案馆的信息化建设和发展将从档案资源的数字化和信息化管理拓展和延伸到档案馆的全面现代化管理，包括档案馆运行管理智能化、档案库房管理现代化、档案制度贯彻的系统化、档案信息利用的知识化以及智慧档案人经验知识的代代相传。应该说，智慧档案馆将逐渐突破实体档案馆的组织运作、基础设施使用和档案资源聚合的传统管理运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的基础体系架构、系统构建原理和实施方法将随着智慧城市生态环境的变化而调整和进化，这就需要档案领域专家、学者在档案馆的组织运作和信息系统建设等方面进行突破。
三、智慧档案馆研究的基础体系架构
与以往档案馆追求稳定的静态思维相比较，智慧档案馆的发展则更需要体现其与时俱进的动态特征。一方面，智慧档案馆的建设与发展需要深化应用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，再造档案工作流程、整合档案资源，使档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要单元而发挥其记载历史、传承文明和资政惠民的作用；另一方面，依赖网络而发展的智慧档案馆将逐渐突破其实体档案馆的组织边界、自给自足的IT基础设施和档案资源分层分级的传统运作模式，形成跨实体档案馆乃至跨区域的协同工作组织和城市档案资源一体化集约管理与单点服务模式，它的组织管理形态、技术系统结构、业务工作原理和管理运作模式将随着智慧城市生态环境的变化而不断地调整、优化和进化。
图1勾画出智慧城市背景下智慧档案馆的基础体系结构，它体现了智慧城市背景下档案馆全面现代化管理的新特征。技术层通过支撑保障系统、档案仓储系统来保证档案馆对人、事、物的智慧感知；并将这些感知经过互联网、物联网、通信网传递到海量数据中心，实现档案资源的集约管理和全面整合；应用层通过智慧服务系统和智慧管理系统来满足智慧城市的服务需求，提供档案信息的集成服务和智慧启迪。
这种“双层四系统”的基础模型构建，适应了智慧城市生态特征发展背景下，档案馆的全面现代化管理。因此对智慧档案馆的研究视角从制度、资源、业务的体系结构、技术、馆员、服务六个维度全面拓展和延伸。
四、智慧档案馆研究的主要任务
智慧档案馆基础体系结构决定了它的实现不仅仅是建设一个技术系统，它是档案馆发展的高级形态，它的构建需要深化使用物联网、云计算、移动互联网、大数据等不断进化的新技术，全面整合档案资源、再造档案工作流程，使得档案馆具有感知化、智能化、个性化的智慧能力，作为智慧城市不可或缺的重要组成部分而发挥其记载历史和传承文化的作用。因此，智慧档案馆的实现而是需要将档案人、档案馆基础设施、档案馆业务、各类新型的信息技术和智慧城市对档案馆的信息消费需求进行紧密结合，实现档案馆内部全面信息化，这就需要有一套智慧档案馆的基础理论、技术体系和实施方法论的支持，这些内容将是未来智慧档案馆研究的主要任务：
（一）智慧档案馆的基本理论体系的研究。基础理论是档案馆及其系统建设与发展的统领和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生态环境的特征及其对信息资源管理与信息消费的整体要求，分析智慧城市背景下档案馆的发展趋向和存在形态，明确智慧档案馆的基本概念、组织形态和工作体系，研究其内涵、特征、构成要素、组织结构、职能分工及在智慧城市中的定位、作用和发展，并在此基础上进一步探索国家档案馆的组织结构和整体部署。
（二）智慧档案馆系统框架结构研究。系统是业务开展的主体要素，是档案资源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要从制度、业务、资源、技术、服务和馆员六个维度研究智慧档案馆的基础体系结构及协同工作机制。从档案工作的全程控制性、档案业务的制度遵从性、档案资源的统筹管理性、档案服务的社会多元性、馆员技能的综合要求性和管理实现的技术支撑性等角度全面设计智慧档案馆的体系结构及六个维度之间的相互关联与制约的协作机制。
（三）智慧档案馆的实施方法论。实施方法是理论和业务得以落地的方法保障，其研究需要从智慧人、智慧系统、智慧工作和智慧服务等多个层面研究和分析智慧档案馆对智慧城市生态系统的基础要求和资源依赖；从管理制度建设、档案资源聚合、业务流程优化、馆员能力提升、系统集成架构和IT服务管理等方面研究智慧档案馆的实现原理和实施方法，结合智慧城市的生态环境和档案资源管理的要求，提出一套能够用于指导智慧档案馆建设与实施的整体解决方案，并在一个在建的数字档案馆工程中进行验证和改进。
城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、城市建设、城市管理、城市改造、抗灾防灾、工程维修扩建以及应对城市突发事件等工作的基础性资料，为科学进行城市建设工作提供重要依据。随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。同时，城建各部门有相应的档案室，部分城建档案保存其中，档案的分散管理使城建档案的查询统计变得困难，远没有发挥档案应有的利用价值。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快城建档案的信息化建设。本文试图在分析现今城建档案信息化工作存在的问题的基础上，就新形势下如何做好城建档案的信息化工作进行一些探讨。
关键词：电子政务城建档案信息化
在改革开放和社会经济的全面发展的新形势下，城市建设档案工作发生了深刻变化。城市信息化建设和不断推进的电子政务，深远地影响人们的生产和生活，并逐步改变了我们在这方面工作的进一步发展并为城市建设档案工作提供了广阔的空间，另一方面，也向城市建设档案工作提出了更高，更新的要求。面对机遇和挑战的城市建设档案如何通过信息化适应社会需求，进行更多的探索和创新，是摆在我们面前最重要的任务。
一、城建档案信息化在电子政务建设和运行中的重要地位和作用
电子政务是政府部门使用信息网络技术，向公民、企事业单位，以及其他政府机构提供公共信息和服务的动态过程。在这种新型的政务管理模式下，政府系统各要素之间、政府系统与社会环境之问的信息联系空前活跃，相互之间的依存度不断增强，政府活动的支持信息来源不再仅仅局限于政府内部，社会、政治、经济、科技文化、市场、贸易等方面的信息都是政府决策的基础。传统政府部门在城市建设管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，以及政府部门在电子政务环境下形成的电子化、数字化政务信息绝大多数都保存在档案部门，这些档案信息资源种类齐全，内容丰富，是电子政务建设及发展的重要物质保障。第二，城建档案信息真实地记录历史，通过利用电子化、数字化、网络化的档案信息，使政府在决策中参谋和咨询系统工作变得更加便捷、全面。在执行中更加有保障，在监督中更加有根据，从而促进政府管理科学化、民主化和高效化。第三，城建档案信息的网络化可根据政府的不同信息需求，提供个性化的信息服务。
二、当前城建档案管理信息化存在的问题
我镇城建档案室成立于1991年12月，由镇规划建设办领导，业务受市档案局、市城建档案馆、镇综合档案室指导，负责接收、收集和保管全镇重要的需永久和长期保管的城建档案资料并进行科学管理、提供利用； 2010年4月起，使用网络版的综合档案管理系统，便于线上查询各类综合文书。为了使我镇城建档案实现数字化、信息化，根据市《关于提交工程竣工资料电子文件的通知》，要求2011年11月起，建设、施工单位在向城建档案管理部门移交建设工程竣工档案时，须一并移交与纸质文件材料和竣工图内容相同的电子文件。
城建档案室为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案室内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：
1、电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击。
20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。
2、电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战。
2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。
2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。
档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。
3、纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。
城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将长期共存。
现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案室迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。
三、城建档案信息化适应电子政务建设需要所应采取的技术方法和管理措施
新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，不在是老管理加新技术，而是新管理加新技术。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。
新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。
新管理模式将通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护；通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。
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