1.煤矿企业综合办公室工作之现状分析
随着我国企业的发展，尤其是企业的改革重组，为企业的发展注入了全新的活力。煤矿企业不管在硬件设施还是软件设施上都有了较大的改进，整体的管理水平也在逐步的提升。但是，面对更加复杂的市场环境和经济发展形势，煤矿企业的综合办公室工作仍然存在着诸多问题，亟需解决。
1.1管理制度不健全，缺乏完善性
煤矿综合办公室是直属于煤矿领导的直接机构，面临的事物比较的繁多，必须时时刻刻从企业的全局出发，做好企业的重点与中心工作，保证企业各项事物的顺利进行，推进企业的高效运转。这就需要严格完善的管理制度。而目前不少煤矿企业中的综合办公室虽然也制定了相应的规章制度，但是缺乏完善性，仅仅存在于表面、表层，没有实际运转起来的效果，不利于综合办公室的工作。因此，煤矿企业的综合办公室需要进一步加强制度上的管理与完善。
1.2服务意识欠缺，服务人员素质层次不齐
煤矿企业的综合办公室作为企业各项事务的综合协调机关，是为企业所有部门服务的一个重要的部门，因此，作为办公室工作人员，一定要树立为大局服务、为其他部门服务的思想意识，并通过自身的努力，做好本职工作，促进煤矿企业的有效发展。但是，目前，我国煤矿企业中的综合办公室中的工作人员，在工作过程中，或多或少的存在畏惧艰难、繁重的工作，缺乏服务大局的思想意识。此外，办公室工作人员的自身素质参差不齐，一定程度上也影响着这种服务大局思想的生成。
1.3团队形象有待加强
作为整个煤矿企业的综合办公室，主要负责企业的相关接待工作，是对外展示的重要窗口，因此，办公室工作人员的整体团队形象尤为重要。目前，我国不少煤矿企业中，综合办公室工作往往只注重日常的工作，忽视了团队工作的建设，一定程度上影响了煤矿企业的对外形象。
1.4档案管理工作缺乏完整性、系统性
综合办公室每天的工作都比较的繁杂，各类上级文件、会议记录、重要文件等等都需要分门别类的归档，并对其进行有效的管理。目前，由于煤矿企业的综合办公司档案管理尚缺乏系统性、完整性，有待于进一步的加强。
2.加强煤矿企业综合办公室工作的重要举措
煤矿企业的发展，综合办公室的工作尤为重要。随着经济全球化的发展，我国煤矿企业作为国有经济支柱型企业面临着全新的发展机遇。因此，要多措并举，不断加强综合办公室工作，促进我国煤矿企业跨越式发展。
2.1建立健全综合办公室工作制度，促进工作效率提升
首先，加强办公室制度建设，依靠制度，严抓工作质量。根据办公室的工作实际，制定了相应的系统完善的规章制度，并依托制度，保证工作质量，进一步促进企业的全面发展。其次，进一步完善办公室工作的配套制度，对于公司资产、个人用车、招待用餐等等都制定了细化的规章制度，利用科学的管理手段，实现资源的优化组合利用，确保办公室工作的规范化、科学化。
2.2提升办公室人员自身素质，加强服务意识
综合办公室人员的素质直接决定着办公室工作的效率，因此，应该多方面、多渠道加强办公室工作人员的素质。首先，加大服务思想意识的宣传，利用宣传，让办公室人员注重服务意识，让服务大局的意识在内心中扎根。其次，提供多种机会，让办公室工作人员接受知识技能方面的培训，不断提升他们自身素养和业务技能，为进一步服务煤矿企业的发展大局做积极的努力。最后，增强办公室员工的积极性、主动性，主动为领导服务，主动为煤矿企业员工服务，促进企业的繁荣兴盛。
2.3加强团队建设，塑造优秀团队形象
通过知识技能、团队文化等方面的培训，进一步加强煤矿企业综合办公室工作人员的团队意识，通过整齐划一的管理方式，权利塑造一个凝聚力强、团结协作的高效率、高素质团队。
2.4创新档案管理方式，促进办公室工作高效运转
办公室档案管理是一项十分重要的工作，不管是上级文件、公司的会议记录还是公司的重要文件，都需要认真的对其进行归档整理、保存，以备查阅。作为办公室工作人员，应该不断的创新档案管理方式，从传统的经验管理、手工管理向电子管理转变，依托现代先进的网络科技，对档案进行有效的管理，既可以保证档案的归档准确、门类清晰，又可以实现某些档案资源的共享，可谓一举多得。
关键词：高校；办公室；行政管理
在高校中，都有着一个综合性的办事机构，那就是高校办公室。办公室在整个学校的运行中扮演着重要的角色。办公室人员必须有较高的工作效率，较强的办事能力和良好的工作作风。基于此，笔者深入了解办公室的相关情况，以期能为学校发展作贡献。
一、我国有关于办公室的发展史
我国古代封建王朝的统治者为了更好地处理日常事务，都设立了类似“办公室”的机构，汉代有尚书台、隋唐有秘书省、明朝到清初有内阁、雍正年间又设立了军机处、民国时期还有国务院秘书厅。经过千百年的演变，办公室在行政管理中的地位更加突出，随着我国教育的发展，逐渐把“行政管理”演变成一门学科，日益被人们重视。几十年来，各高校培养出无数学子，用先进的知识和科学的思维方式，为我国办公室工作注入了新的活力。
二、关于高校办公室的类别
（一）学生办公室
学生办公室主要分为学生工作处、团委办公室、党委办公室，为了更明确各办公室该履行的职责，又做了更细节化的分工，在此不一一列举。这类办公室直接与学生面对面交流，在一个学校工作中处于基石地位，非常重要。
（二）行政办公室
行政办公室主要以学校、学院的行政事务为主，如各高校的校办、综合管理办公室等都属于这类。
1.教学办公室
教学办公室主要是负责管理学校的教学事务，如教务管理、教研管理、教学管理及督导办公室等。他们在学校教师教学水平和教学质量方面起着重要作用。因此，对专业性、计划性、协调性要求很高。
2.科研办公室
科研办公室主要科学研究，它决定了学校办学质量、排名情况，是各高校尤为重视的方面。因此，这类办公室主要以学校的科研创新与研究生的培养工作为主。日常负责各院系的每年度科研申报、科研成果汇集、学术统计等工作。
3.外务型办公室
外务型办公室主要负责对外合作交流的工作。这是高校对外的一个窗口，在提升学习影响力方面发挥着重要作用。如国际交流办公室、校友会办公室等都属于这类。
4.服务型办公室
服务型办公室主要是为了学校良好运转。如后勤办公室、财务综合办公室、校医院综合办公室等。这些部门囊括了衣、食、住、行各个方面，展现了整个学校的管理水平和办事条件，他们与全校师生的切身利益息息相关，与学校的良好形象紧密相连。
三、高校办公室行政人员应具备的素质
作为高校办公室的行政人员，需紧密团结在新一代党中央周围，政治可靠，紧跟时代步伐，要有服务意识、责任意识、大局意识和学习意识。
1.服务意识
高校办公室的基本职能和宗旨就是做好服务，把为学校、为学生服务好为第一要务。作为高校办公室人员，应树立正确的价值观，同时在工作中还需经常反思，改善自身不足，在工作中不断创新，增强服务质量。
2.责任意识
责任意识通俗地讲就是对自己工作毫无怨言，并认真做好，这就是责任。工作中时常会遇到很繁琐的事情，一个优秀的工作人员会主动承担。决定一个人成功的重要因素不仅是智商、领导力、沟通技巧等，更重要的是责任。
3.团队意识
协作能力是办公室工作人员应具备的重要素质之一。任何一个人的进步和发展，都离不开团队。人际关系是非常重要的一方面，办公室每个人都有自己的个性，人际沟通有利于促进一个办公室协调发展。因此，作为高校办公室行政人员，一定要有大局意识、团队意识。
4.对办公室进行有效计划
工作中会经常被文书工作而焦头烂额。如果想使办公室有良好的秩序，就要建立起一套切实可行的制度，并坚持执行。办公室的通病就是事必躬亲，适当地委派任务，与他人一起为实现某一目标而共同努力是极佳的选择。作为管理人员，一定要对办公室的工作任务要有计划和安排。
四、结语
高校办公室行政管理的范畴有很多，需要我们学习和探索的知识更多，本人通过参考相关书籍并结合自身实际，对“高校办公室行政管理”这一主题进行深入思考，同时会把这些新思路运用到日常的工作中，争取为学校的发展、国家的教育事业贡献力量。
参考文献：
[1]孔浩.谈办公室行政管理工作的几点体会[J].北京电力高等专科学校学报,2012(7).
关键词：高校办公室；工作职能；队伍建设；服务意识
一、高校办公室管理的基本职能
1.参谋助手职能
参谋助手职能是办公室工作的重要职责和内容。高校办公室的日常工作大都围绕校领导的工作内容同步运行，虽是从属性，但因围绕领导工作内容而工作的特性，决定了参谋助手职能的不可或缺性。因此实行参谋助手职能不仅仅局限于处理来信来访、日常调查研究、收集信息、起草方案等机械性事务，还需要围绕学校中心任务和阶段性工作内容，对相关信息进行收集、查证、总结、归纳。同时在办公、办文、办事过程中，善于对信息进行收集、归纳和分析，还要善于领会领导思路，针对上级部署工作以及学校发展需要，从多个角度、多个层面对校内外信息进行收集归纳和整合，为领导决策奠定基础。
2.综合协调职能
综合协调职能是指以实现组织整体高效率，高效益为目标，迅速且正确的处理组织对内对外关系，为组织的高效正常运转提供优良条件的一种综合性职能。高校办公室是学校的综合性职能部门，也是枢纽。这个枢纽综合协调职能发挥的充分与否是高校能否正常运转的关键。首先，对于高校内部来说，领导与职能部门、部门与部门间的联系与配合、利益分配与职责上的矛盾都需要协调；其次，高校外部的上级领导部门与高校之间、社会部门与高校之间的联系与配合会产生不可避免的矛盾，这些矛盾需要高校办公室的协调来解决。一旦高校办公室的协调职能没有充分发挥，高校的内部工作和与外部的联系、配合等将处于混乱局面，严重影响学校各项工作的开展。协调职能的开展应该秉承公平性和正确性，只有这样才能在处理棘手问题时游刃有余，为高校正常运转创造和谐的办公环境，达到高校整体上的协调统一。
3.桥梁纽带职能
高校办公室是进行信息传达工作的桥梁、纽带，时刻进行上情下达、下情上传的基本工作。在传输信息的过程之中，桥梁作用不仅仅是承载传送，同时也会起到综合权衡、宏观把握、整体调控的作用。信息的时刻通畅是高校办公的必要条件，因此事情轻重缓急的适度把握原则会使得高校办公室高效发挥桥梁纽带的作用。
4.信息服务职能
高校办公室的信息服务职能是指收集、整理的学校内外各类相关信息、数据、文件、资料等提供给领导以便其做出合理决策，同时向全校师生员工信息，使他们了解学校已发生、正在发生和将来会发生的重大事件，发挥师生员工舆论监督职能。信息的上传为学校领导决策提供依据，信息的下达可使学校师生员工了解学校的各项情况。
5.督促检查职能
高校办公室督促检查职能是指高校办公室对学校各项工作开展的监督与核查。其主要包括监督、核查上级指示、会议决议、重大决策和工作的执行情况，对学校年、季度目标提出的种种任务，对相关部门工作的启动、进展情况等一一进行督查，确保每一项工作、决策落到实处。
6.窗口服务职能
窗口服务职能是指高校办公室具有接待与服务来访人员的功能，它是一个学校对外的办公窗口。窗口服务人员要做到热心、细心、专心、耐心、嘴勤、腿勤、手勤等才能充分发挥窗口服务的职能。
二、高校办公室职能充分发挥的有效途径
1.高校办公室管理人员队伍的建设
随着我国高等教育的飞速发展，高质量的人才得以不断涌现，这为建设科学、合理和高效的办公室管理团队打下坚实的基础。高校办公室面临越来越多的机遇和挑战，其办公人员直接决定办公的效率和质量，为此高校办公室管理人员队伍建设是能否充分发挥职能的前提和基础。
2.提高政治思想和觉悟
高校办公室是高等学校的综合枢纽，其显著作用不言而喻。在这样人才济济的团队里工作，不但要有与时俱进的思想、觉悟和学习先进的理论知识，并且要在思想上、行动上与党中央时刻保持一致。
（1）加强科学文化的本领。高校办公室人员只有不断提高自身文化科学水平，才能真正起到参谋助手的作用。高校办公室需处理学校教学和科研等方面的工作，这些教学和科研的层次较高，如果自身知识储备不够将会给自己的工作带来困难，甚至会出现错误。
（2）重视现代管理知识和业务素质的培养。日益现代化的高校办公对工作人员的现代管理知识和业务素质有了更高的要求。办公室人员必须不断学习先进的现代管理知识和注重业务素质的培养才能适应不断复杂变化的工作，所以重视现代管理知识和业务素质的培养是建设高校办公室管理人员队伍的必要条件。
3.提高高校办公室人员的服务意识
高校办公室人员的服务意识是办公室工作的必备素质，每一位办公室人员都要具有能够独立处理问题、协调沟通的能力，遇事沉着冷静，统筹兼顾，顾全大局，处理好对上服务和对下服务的协调性和一致性，树立强烈的责任意识和服务意识，服务于学校，服务于师生。
4.在工作方式中寻求创新
创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，对于高校办公室来说，在工作方法中创新也是发展中的一种重要方式，高校办公室工作人员要在新形势下，围绕新目标、新要求、新任务，在工作方式中寻求创新，与时俱进，拓宽视野，多角度、全方位审视问题，开展新思路、实现新突破。
三、结束语
在高等学校制度与机制改革的契机之下，高校办公室面临着机遇与挑战。要在这机遇中克服重重苦难必须不断加强自身团队建设，充分发挥参谋助手、综合协调、桥梁纽带、信息服务和督促检查等各个方面的职能，不断改善服务质量、提高服务水平，推进高等学校事业的健康发展。
参考文献：
[1]刘勇.高校办公室工作实用读本[M].北京：中国人民大学出版社，2008
[2]李文凯.以科学发展观为指导，实现高校办公室职能三个转变[J]中国成人教育，2010
[3]吴玥.新环境下加强高校办公室督办职能的机制建构[J].办公室业务，2013
[4]唐秀卓.高校办公室工作职能的思考[J].科教文汇，2012
【关键词】办公室 综合管理 研究
1.搭建办公室综合管理工作的基础
1.1提升组织重视水平
第一，以高层管理者的支持做后援。例如办公室平常可以帮高层管理者处理一些棘手的问题、站在高层管理者或公司的角度去思考问题、或满足高层管理者的需求及期望等方面来取得高层管理者的支持或信任。
第二，有效的沟通。首先要做到知己知彼，也即办公室必须要能掌握组织成员的动向，而且要了解对方的个人特点，并对于不同的对象，使用不同的沟通方式。要达成有效的沟通，办公室管理者还可以运用标杆管理的方式，例如通过了解其他组织的做法，或是将调查方向与市场竞争力作桔合，以加强说服高层管理者或其他部门管理人员。当然有效的沟通也常以推理的方式来进行，所以办公室管理者必须以数据作为沟通的基础，或是运用一些特定事件，再以数据或资料来辅助说明。办公室管理者可以通过信息系统的运用，来掌握必要的信息。另外，办公室管理者要达成有效的沟通，还需抓对时机以收事半功倍的效果，充分利用公司资源，找对沟通的窗口，掌握住小团体的关键人物，以及适当的介入游戏规则的制定等。
1.2办公自动化的推广使用
办公自动化并没有一个统一的定义，是指将现代化办公同计算机网络技术等结合起来的一种新型的办公方式。实际上，凡是在传统办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化领域。在行政部门，习惯上将办公自动化称为电子政务，而企事业单位则习惯叫OA。办公自动化涵盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等多个学科的理论与技术，通过办公自动化，能更好的优化管理组织结构，调整管理体制，既能有效的提高办公效率，又能提升协同办公能力，强化决策管理水平。
信息化建设是整个社会所面临的一场深刻的革命，作为组织重要机构的办公室，是组织主管自身行政事务的职能部门，担任着“上为组织分忧，下为员工解愁”的重要职能，承担着救灾救急、双拥优抚、社会福利、社会责任等重要工作，因此必须加快办公室的信息化发展进程，这样才能真正体现以员工为本、为员工解困、为员工服务的工作宗旨，更快、更好的解决组织与员工最直接、最关心、最现实的利益问题[1]。因此，从办公室的管理任务入手，采用面向过程的方法，基于工作流理论，深入分析办公室的工作内容和工作流程，构建起一套符合办公室日常办公需求的办公自动化管理系统，以实现办公室日常办公的信息化管理，规范办公室办公流程十分必要，能够提升办公室的管理水平和管理质量。
2.创新办公室综合管理模式
2.1组织要在思想理念方面强调办公室工作的重要性
思想理念层面的重视是组织办公室工作的基石。如果员工不能够从思想层面对于办公室工作进行深入认识与认同，则无论采取何种措施都无法保证组织能够取得办公室工作的成果，也无法高效的加以开展。因此，组织办公室工作的创新，必须从思想层面提升组织员工对于办公室工作的认识，尤其应该纠正对于办公室工作的错误认识。
2.2创新组织办公室工作的载体与工具
办公室工作必须要有新的载体与工具对该项工作进行支持，从而真正使其具有可操作性与可见性。这也就是说，在时代不断进行变迁的条件下，办公室工作的内容应当不断的进行创新，并且紧密结合具有创新理念的员工培训、先进组织文化创造等内容，运用新的方法与工具来确保组织办公室工作的落实有效性。在这种思想理念的指导之下，组织必须不断创新自身的工作方法，将现代化的科学技术融入到各项工作当中，从而极大的丰富办公室工作的路径与空间，在紧密结合实际条件的情况下，赋予组织员工参与到办公室工作中来的机会，为员工的长期、快速发展提供很好的平台，确保员工能够从日常工作与办公室工作的结合过程中实现自身的价值。
3.重视办公室综合控制管理
办公室针对潜在或实际的危机，必须本着动用资源最少、使用时间最短、波及范围最小、损害程度最低的态度；有组织、有计划的采取最有效、最可行、最切实的对策与行动，通过层级式的危机意识、危机处理及控制管理等机制，防止危机发生或在危机发生之后尽快解除危机源，以恢复办公室正常运作状态。办公室控制管理创新措施应包括以下内容。
第一，例外管理，也即管理科学的例外原则的适用，基于分层负责、逐级授权、上命下从，层层相维的组织原理，办公室基层认定问题、中层选定方案、高层决定方向，有条不紊的运转，日常“例内事件”可运用授权处理，只有例外事件才进行行政介入或干预，保障事态的波及范围最小化。
第二，走动式管理。办公室管理人员的参与管理必须亲自实践，全馆员工应当依状况变化做行动配合，执行合适的管理活动，并传递警告信息给安全控制部门，同时制定具体的行动方案，以做到前事不忘，后事之师的效果。这种办公室管理人员的走动式参与，最能掌握第一现场，控制管理能够在最短的时间内实现。
第三，成果式管理（Management By Results，MBR）。这就需要与彼德・德鲁克的“目标管理”配合运用，在办公室中建立管理情报系统，以成果最低、效益最佳的方案判断“是否采取紧急行动”、“采用何种方式紧急行动”。这也是以MBR运用乃在追求动用资源最少的目的。
参考文献：
按照市、区社会治安综合治理委员会关于开展平安区创建活动、建设平安武汉的精神，为推进创建工作深入开展，根据区交通局有关要求，结合我局实际，特制定“平安公路”工作实施方案如下：
一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想以及党的十六大、十六届五中全会精神为指导，保持单位社会治安综合治理网控严密，社会治安环境良好，公路设施规范齐全、列养公路安全畅通、行车顺畅舒适。
二、创建范围
机关各科室、恒生路桥公司、兴达养护公司
三、创建标准
通过加强社会治安综合治理建设，促进“平安公路”的创建，具体标准如下：
1、群众对公路交通安全的满意和基本满意率达到85以上。责任部门：路政安全科、兴达养护公司
2、不发生人员集体赴省进京滋事、20人以上聚集滋事和有影响的反动宣传案件。责任部门：工会、办公室、财务审计科
3、进京赴省集体上访分别比上年减少，不发生烧等严重影响社会稳定的，对发生的能依法、及时、妥善处置。责任部门：工会、办公室、财务审计科
4、不发生刑事案件。责任部门：工会、办公室、财务审计科
5、确保单位内不发生有人员死亡的火灾、爆炸或一次性死亡3人以上的交通责任事故。责任部门：路政安全科、兴达养护公司、恒生路桥公司
6、单位内无“__功”习练者，无吸毒人员。责任部门：办公室、工会、财务审计科
7、建立专群结合、覆盖面广的治安防范体系。有综治分管领导、综治人员、民调组织健全，安保服务队、外来人口协管等群防工作管理规范，经费落实，充分发挥作用。责任部门：办公室、工会、财务审计科
8、个性目标：配合交通大队抓好列养公路安全畅通。按国家标准完善全区列养公路的交通设施，综合整治利用公路贩卖瓜果、摆摊设点、加水洗车等行为（责任部门：路政安全科）；加大路面保洁力度，抓好列养公路日常小修保养工作，配合110联动，抓好路容路貌，保证道路行车安全（责任部门：兴达养护公司）；加强工程项目部流动人口登记管理，做好材料采购、运送的协调工作，配合整治打击“砂霸、石霸”工作（责任部门：恒生路桥公司）。
四、开展“平安公路”工作的时间、步骤和方法
（一）时间安排
开展“平安公路”工作总体时间安排为20__年3月初开始至20__年12月底结束。
（二）工作步骤
开展“平安公路”工作按学习动员、整改提高、评比总结三个阶段进行：
1、学习动员阶段（20__年3月1日至3月31日）
拟定工作方案，建立组织领导机构，组织动员，教育宣传。召开“平安公路”工作动员会议，组织学习，统一认识明确创建“平安公路”的内容、目的、意义和要求，增强创建工作的主动性和自觉性。2、整改提高阶段（20__年4月1日至20__年11月30日）
在此阶段，各部门要认真结合“平安公路”的创建标准，查找存在的问题，落实整改责任制，重点针对群众反映的影响社会治安综合治理的突出问题，边查边改，整改结果要同群众见面，并在一定范围内公布，[本文转载自[文秘站网-找文章，到文秘站网]接受群众监督，听取群众意见。要结合工作职责和岗位职责，对已有的综治体系认真梳理，凡存在综治隐患的，都应作进一步的修订与完善。要认真查找安全隐患，一旦发现，必须坚决消除。
3、评比总结阶段（20__年12月1日至12月31日）
在自查和整改的基础上，接受交通局创建“平安交通”工作领导小组的全面考核，认真总结“平安公路”开展情况，完成“平安公路”工作总结。
（三）主要方法
1、宣传发动。通过简报、板报等多种形式， 使各部门了解掌握创建“平安公路”的内容，明确创建“平安公路”的目的、意义。
2、征求意见。通过座谈、走访、问卷调查等形式广泛征求各方面意见，了解在社会治安综合治理以及安全生产等方面的薄弱环节。
3、检查抽查。对“平安公路”创建工作的实施情况进行检查。检查采取全面检查和重点抽查的方式，针对各部门在社会治安综合治理等方面的工作进展情况及存在的突出问题，提出解决办法和意见。
4、奖惩并举。及时总结、推广、奖励“平安公路”创建活动中涌现出来的先进典型，督促存在突出问题的部门及人员采取措施进行整改。同时，对存在隐患，多次提醒不及时整改的部门和个人予以通报批评，并追究其责任。
5、考核评比。对照创建标准，单位严格自查，接受区交通局年终考核评比。
五、建立组织领导机构
为加强对“平安公路”工作的组织领导，确保“平安公路”工作全面、扎实、有效的进行，成立局“平安公路”创建工作领导小组及办公室。领导小组及办公室组成人员：
组长：王文全
副组长：刘斌朱新国包琴英
成员：周晓明涂小洲王黎朱学军代立文高保民
【关键词】高校办公室； 业务管理 ；结构 ；优化
高等学校承担了教书育人的重担，旨在为传承先进文化，为社会培养大批科研型、学术型人才，更好的为社会发展做贡献，因此备受各方关注。高等学校办公室是整个高校管理中不可或缺的重要部门，属于综合管理机构，除了高校的日常基础工作管理外，还承担了教学、科研、决策、科研、教师、学生、综合事务管理等多方面的协调运行业务。在计算机网络技术盛行的当下，为了进一步提高高校办公室业务管理效率与质量的提升，发挥高校办公室桥梁纽带作用，实现高校办公室业务管理的规范化、自动化、制度化相当重要。
一、制约高校办公室业务管理水平提升的问题分析
（一）缺乏完善的办公室业务管理体系。高校办公室负责学校多方业务事务管理，涵盖日常基础、教学、科研、教师学生等各方面，内容繁复，无形中增加了高校办公室管理的难度。尤其是目前很多高校内部都缺乏健全完善的管理体系，依然沿用传统陈旧的管理运行体制，难以满足日益繁多的业务管理要求，及时将会议、文件、计划等上命下达，经常出现忙乱差的情况，使得高校办公室业务管理效率大打折扣。
众所周知，高校办公室隶属于辅的服务机构，在福利待遇这一块相对偏低，加上学校没有结合实际情况完善办公室业务管理岗位的考核与竞争制度，难以激发高校办公室业务管理人员的工作积极性。加之，办公室业务范围广，工作人员每天需要处理的事情众多，失去了大量的学习、交流、考察机会，业务水平难以进一步提升。与此同时，很多高校办公室的职责分工不明确，并没有将各项工作和职责精细化到个人，当工作出现偏差时，推诿、敷衍、推责的行为屡见不鲜，这也在一定程度上制约了高校办公室业务管理的效率，不利于打造规范的、高水平高校办公室业务管理局面。
（二）工作人员素质能力有待提高。首先表现为思想政治素质不高。有些高校办公室工作人员受到社会风气的影响，利己主义思想越来越重，在事情处理上就会出现与政策、制度、规定相悖的情况。同时态度不端正、办事拖沓，严重缺乏服务意识，使得整个办公室的官僚习气蔓延，都是思想政治素质偏低的直接表现。其次，由于高校办公室人员年龄结构偏高、专业知识能力储备不足，使得在业务处理的能力上也还较为缺乏，难以采取行之有效的措施快速地解决高校运转、科研教育、学生管理等各方面工作，业务水平亟待提高。加上综合能力不强，经常出现办公室人员未及时传达信息、与人发生矛盾纠纷的情况，不利于高校办公室业务管理效率的提高。
（三）高校办公室设备不足。高配的办公设备能有效地提高办公室业务管理水平，但很多高校办公室在硬件、软件设备配置上不足，例如：一般高校办公室配备了电脑、打印机、扫描仪、U盘等基础办公设备，但由于各方面原因，数量有限，且缺少了价格昂贵的复印机、传真机等硬件配置，无法真正的满足高校办公室业务处理需求。而在软件方面，引入OA办公自动化系统的高校还不多，还是以传统的基础办公软件为主，无法快速、准确的进行信息交流、共享各项数据，这大大影响了高校办公室业务管理水平的提高。
二、高校办公室业务管理结构优化的具体措施
（一）建立健全办公室管理体系，强调职责分明。为了有效的保证高校办公室各项业务管理工作的顺利开展，实现办公室的服务、参谋、协调职能，结合高校实际情况，建立健全一套科学合理的办公室业务管理体系很关键。在管理体系的引导下，真正的将各项业务工作做到协调统一，将工作进行精细化划分，且将与之相适应的职责落到具体岗位的具体工作人员身上，实现既分工又独立的管理模式。同时，要注意传达整个办公室的统一协调安排运行意识，各岗位的工作人员在工作过程中都必须服从整体工作的安排调度，才能最大化的确保资源的优化配置，在统一协调下减少工作人员、不同工作之间的摩擦矛盾，在帮助各岗位职员明确职责后，加强对其的监督管理，更利于提升高校办公室业务管理效率。
同时，还应当建立一定的竞争机制、奖惩机制、业绩考核机制等，进一步激发工作人员的积极性。对于空缺岗位，可以设置一定的考核流程，例如：资格考察、笔试、面试等多种环节，真正的唯才而用，确保公正人员能最大程度的发挥优势。也可以结合高校办公室的实际情况，建立轮岗制度，让办公室的每位工作人员体会不同的岗位职能，以便激发起工作潜能。而通过业绩考核、淘汰机制等也能调动工作人员的积极性，活跃办公室的良性竞争氛围，大大的提高工作效率和质量。
（二）加强高效办公室工作人员的综合素质和能力的培养。高效办公室涉及业务种类多、范围广，注定了工作人员需要具备较强的综合能力，包括组织、沟通、协调、公关、应变等，而这些能力不是单纯的从书本理论中可以获得的，而需要在不断的工作实际中总结、体会，才能真正的提升高校办公室业务管理能力，发挥桥梁纽带作用。因此，高校要注重对办公室工作人员的综合素质和业务能力培养。首先，在人员选择上就要建立一定的高门槛，通过科学合理的用人机制，引进、评聘真正有能力的工作人员加入高校办公室业务管理队伍中。这就需要从思想政治素质、工作态度、业务处理能力、综合素质等方面进行考察，选贤任能，为打造一支高素质、高水平的办公室业务管理队伍奠定基础。其次，加强在岗人员的继续再教育。很多高校在聘用人才上提高了难度，却忽略了在岗人员的继续再教育，也不利于高校办公室人员的综合素质和业务能力的提高。因此，高校领导层要在"走出去、请进来"的思想引导下，为办公室人员提供各种培训、教育、学习、深造的机会，加强理论知识、专业能力、综合素质的提升。例如：定期举办办公自动化水平培训以及教育教学方法讲座等，（下转第192页）（上接第56页）或是组织优秀的办公室人才出国深造，或到其他高校考察、实习等，以便不断的提高办公室人员的业务水平，积累更多的经验教训。当然，办公室人员自身也要不断的学习，提高思想政治素质、法律意识、服务意识，增强自身的责任感和使命感等，才能提供多种优质服务，推动高校办公室业务管理的优化发展。
（三）加大办公室硬件、软件设备投入。高校办公室的硬件、软件设备配置等也能有效的推动业务管理的发展，因此需要加大资金、人力、科技的投入，定期更换新的设备。尤其在信息化时代的驱动下，各种现代信息化设备应当大量引入高校办公室业务管理中，无论是计算机信息技术、还是云计算、大数据技术等都缺一不可。当然，在这一基础上，办公室人员也需要提高自身的信息素养，掌握相关信息设备的使用方法，才能真正有效的提高办公室硬件设备的使用率，利用互联网技术能加快彼此间的信息交流和资源共享，不仅实现了高校办公室业务管理的自动化、数据化、科学化，还大大提高了工作效率。
三、结语
综上所述，高校办公室业务管理结构优化对于高校教育教学改革具有重要影响，对行政管理、教学管理、科研管理、教师学生管理产生积极推动作用，利于整个高校管理水平的提升，因此需引起高度重视。
【参考文献】
关键词： 高等院校； 院系办公室； 管理体制
中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）09-0103-01
目前我国高等院校进入了深化改革、快速发展的大好时期，学校的发展重心由规模扩张逐渐向全面提高教育质量和办学水平转移。随着学校改革与发展的深入，高校院系办公室在管理体制、管理理念、管理设施、工作人员的素质与能力等方面存在的问题日趋尖锐化，亟需得到相关部门领导的重视。高校的院系是高校的基层教学、科研和学科建设单位，院系下设的办公室则是高校基层综合事务处理部门，起着承上启下、沟通内外、协调左右的中心枢纽作用。因此，努力改进高校院系办公室的工作方法，提升工作人员素质，从而推动高校建设和发展势在必行。
一、高校院系办公室管理工作的特点
（一）综合性强。高校院系办公室的工作涉及面广，头绪多，繁杂琐碎，具有综合性强的特点。具体表现在：一是工作的来源，既有自己院系领导交给的工作，又有上级各主管部门下达的任务；二是工作范围，既涉及到本单位又要协调外单位；三是工作内容，既有专业性较强的工作，又有一般事物性的工作；四是服务的对象，既有本校教师又有学生，还有学校以外的一些人员。
（二）协调性高。可以说，协调职能贯穿于高校院系办公室工作的全过程，它主要包含了以下几方面内容：1.信息协调。高校院系办公室是各个院系的窗口，通过信息的收集、处理、传递，使院系内部各部门之间、院系与校内其他单位及校外之间的信息沟通顺利进行。 2.关系协调。关系协调的目的是调整和改善院系内外、院系与学校及校内外的各种关系，由于不同分工、人员素质不齐及思想差异等原因，在工作中难免会有矛盾出现，办公室的职能是调整和改善这些现象，通过沟通协调，妥善处理好这些关系，减少或避免各种摩擦，培养团结协作的精神，创造良好的工作氛围。
（三）辅和服务叠。院系办公室的工作具有辅和服务性的双重特点。从办公室工作任务来看，首先，从内容到方式，都是根据领导工作的需要来确定的，不具有行使权力的性质，都是辅助和服务于领导和领导工作的；其次，从办公室工作的机构的性质上看，办公室工作都是围绕领导的工作来办文、办公、办事的，为领导当参谋助手，属于办事部门，不是职能部门，更不是权力部门；第三，从办公室工作的指导思想上看，办公室工作要围绕院系工作的规划和发展目标，为领导服务，为教师和学生服务。
（四）执行力强。高校院系办公室属于执行层，不属于领导层和决策层，所完成的工作属于执行性工作，也就是有效利用资源，顺利贯彻战略意图，保质保量完成预定目标。对个人而言执行性体现出来的就是执行力，也就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力。
二、高校院系办公室工作中存在的问题
1.据调查，高校院系的办公室工作人员多数学历不高，且这些工作人员中多数不是行政管理专业出身，在业务能力方面存在较大差异。工作人员普遍工作素养不高，有相当比例的人员对办公自动化程序的应用能力不强，从而导致工作开展不畅，慢落实或未落实等现象普遍存在。
2.高校院系办公室综合了行政、教学、科研、学科、研究生等各个部门的工作人员，部门划分是绝对的，但在实际工作中，工作任务往往具有相对性，这就要求院系办公室运行工作既要分工又要合作。但是不同部门的工作人员都有自己的领导，从而导致虽分工明确但团结协作工作不好开展。
3.由于目前高校普遍不存在竞争淘汰机制，且缺乏有效的监督管理，从而存在部分工作人员工作态度不端正，办事拖沓不积极，服务意识不强的普遍问题。
4.一些院系办公室同志不愿花时间学习专业知识，不愿学习“办公自动化”，使得工作效率低下，无法适应学校发展的需求，给教师、学生提供的信息不足，导致时机延误甚至错失。
三、改进高校院系办公室管理工作的有效途径
（一）加强队伍建设，提高工作人员的综合素质。1.提高政治素质。高校是培养社会主义建设者和接班人的主要阵地。院系办公室工作政策性强、责任大的特点，决定了办公室工作人员必须具备较高的思想政治水平、较强的政治洞察力和政治敏锐性，只有这样才能在大是大非问题上坚定立场，在事关全局的问题上头脑清醒，抵御各种风险，应对各种复杂局面，经受得住各种考验。因此，办公室工作人员必须努力加强政治理论学习，不断提高理论政策水平，避免出现政策性错误。2.提高业务水平。院系办公室是教学、科研、学科建设等的综合办事部门，它所办理的事务纷繁复杂，既有常规性、连贯性的日常事务，又有突发性、临时性的实务事件。要做好学院办公室工作，就必须不断的实践创新，总结经验，通过理论学习、实践总结，不断进步。3.必须具备宽阔的胸襟和团结合作精神。院系办公室的每个工作人员虽说都有各自负责的方向，但由于办公室所办事务牵涉面广，涉及人员多，许多事情需要多人共同参与、团结合作才能完成。
（二）转换思维方式，由参与主导型向参谋主导型转变。院系办公室工作人员从被动办理事务到主动参与管理服务，将被动应付思维定式和思维习惯转换成强化工作计划式。领导工作的主要任务是了解和掌握本单位的情况，根据上级的指示精神，制定方案，指导全局工作。而要做出科学的决定决策，就应当取得第一手资料，掌握决策所需的信息。办公室的每一位工作人员就要在办文、办会、办事的日常性工作中，主动研究学校各个时期的动向性问题，针对领导工作需要，积极提供建设性意见和工作措施等建议；在领导决策之前，加强调查研究，为领导提供真实、准确、详细、全面的情况及切实可行的参考意见和预案；逐步做到“雨前送伞”、“雪中送炭”，变被动服务为主动服务，由参与主导型向参谋主导型转变，发挥办公室工作人员的参谋助手作用。
（三）增强协调能力，构建和谐办公环境。协调能力包括内部协调能力和外部协调能力。内部协调也叫横向协调。院系办公室工作千头万绪，主要可分为常规性工作和突发、应急的实务性工作，其主要办公室人员有办公室主任、教务秘书、行政秘书、研究生秘书、科研秘书、学科建设秘书、教务员等。由于分工不同，各自的职责也不同。因此，协调好办公室工作人员之间的关系，最大限度地发挥每个人的聪明才智，是学院办公室进行内部协调的首要任务。其次，办公室人员自身应加强内部的团结协作意识，同心同德，以诚待人。做到忙而不乱，杂而有序，确保办公室工作在一种和谐、融洽、朝气蓬勃的内部环境中顺利进行。
而外部协调也叫纵向协调。随着高校教育体制改革的深化以及利益格局的多样化，各方面的矛盾越来越多。院系办公室的重要职能之一就是在自身的职权范围内，协调本部门与学校各部门之间错综复杂的关系。首先，办公室工作人员要熟悉学校教学、科研、学科建设、管理等情况，了解各部门的具体工作和业务，避免在协调工作时因主观盲目性而引起的矛盾和摩擦。其次，办公室工作人员要具备一定的语言沟通能力和协调能力，能够在工作中科学地、巧妙地与各部门人员进行沟通和交流，达到事半功倍的良好效果。再次，在工作中遇到矛盾时，要摆正自身的态度，充分掌握情感在协调艺术中的作用，采取换位思考的方法，尊重和理解他人的困难，认真听取对方的意见和建议，及时遏制矛盾的公开化和扩大化，构建平等、协作、和谐的办公室工作环境。
如何适应新形势的需要，全面培养办公室人员站起能说、坐下有写、出去能干、进来能谋的综合素质，不断提高服务层次、服务水平，是办公室的一项重要工作内容。近年来，我们在培养提高办公室人员综合素质方面做了一些探索。一、培养提高办公室人员的政策理论素质。由于办公室的同志直接服务于领导机关和领导同志，因而其工作具有较强的政策性，一方面工作中要体现和贯彻落实政策，严格按政策办事，解决工作中存在的问题。另一方面，又要通过综合协调、信息调研、督促检查，抓好各项政策在基层的落实情况，这就要求办公室人员必须具备较高的政策理论水平。为此，我们除了平时组织同志们搞好每周一次的政策理论学习外，还围绕具体工作的需要有针对性地组织同志们学习政策理论，在干中学，在学中干。《村委选举法》刚刚实施时，针对一些农村干部未能按政策规定认清村两委关系，制约工作正常开展这一普遍问题，我们在组织办公室同志认真学习《村委选举法》及《》等有关规定后，指导他们紧扣农村党支部在农村基层组织中发挥领导核心作用、村委会作为村民自治执行机构应自觉接爱党支部领导，主动向党支部汇报工作等政策规定和本县实际，调研出台了《关于规范农村党支部、村委会工作的意见》及农村两委联席会，村帐乡管、统一计账，村务公开，村民代表会议等四项会议制度，得到了县委肯定，使村两委关系进一步明确，促进了农村各项工作开展，也使同志们的政策理论水平有了新的提高。二、培养提高办公室人员的业务素质。党的十五大以来，随着新形势的发展、新任务的提出以及县委领导工作方式和工作作风的进一步转变，从机构上讲，县委办公室原来的文秘综合、信息调研，督促检查等中心科室相对独立、各自为战的工作格局，已不能很好地适应新的工作需要。对每个同志而言，总在一个科室工作，接触范围狭小，思维方式单调，不仅难以全面学习领导的工作艺术，也不利于自身业务素质的提高。为此，我们按照以工作调机构，以特长调人员的原则，从调机构、造环境入手，把综合服务职能从文秘综合科分离出来，设立了值班室，挑选3名办事能力强的同志专门从事此项工作。同时，把文秘、信息两科室中有一定政策理论和文字功底的人员调整到一起合署办公，进一步促进两科室的工作融合和协同作战，从而拓宽了工作领域。得益于良好的工作环境，近年来，办公室的同志在多次承办大型会议及领导交办的任务等日常基础性工作的同时，紧扣工业项目建设、农业产业化发展、旅游资源开发、乡镇财源建设等县委中心工作，开展了一系列调查研究，撰写了一批高质量的调研材料，为县委领导提供较满意的服务，体现了良好的业务素质。三、培养提高办公室人员的创新能力。党委办公室的基本职责就是服务，要承办好党委和领导交办的事情，就必须按照党委和领导的意图，在授权范围内开展工作。但这并不意味着只能当留声机、传话筒，而不能创造性地开展工作。相反，只有借助内部的、外部的力量，营造良好的创造环境，工作先行介入，问题超前思考，才能满足党委和领导的需求。基于这一认识，近年来，我们一方面注重放权，鼓励指导他们创造性地开展工作，另一方面通过经常组织办公室人员家属聚会、在办公室人员或家属生病时前去探望、元旦春节时通过打电话、寄贺卡向办公定人员家属恭贺新年等形式，融洽大家的感情，取得后方的理解支持，较好地调协了同志们创造性开展工作的积极性。去年3月，为广开言路，县委主要领导提出了实行信函专递制度的设想，在县委没有正式研究这一问题之前，我们指导办公室同志提前介入，经过多次集中讨论，形成了较为完善、系统的意见，在为县委工作提供了有效服务的同时提高了同志们的创新能力。四、培养提高办公室人员的领导素质。党委办公室不仅可以通过工作出成绩、出效益，也能够出人才。这是因为一方面党委办公室的重要职能决定了办公室岗无闲岗、事无小事，充满挑战性，是锻炼人的好地方。另一方面，办公室人员成长也具有得天独厚的条件：他们接触有关领导和从事组织协调、调查研究等机会相对交多，了解政策理论、外地经验等情况方便，对办公室健全的制度、灵活的机制、规范的运作程序和规律都有深刻的认识和体会。为此，在工作中，我们注重有意识地创新条件，在工作中逐步培养提高同志们的领导素质。如尽可能多地安排他们参加有关会议，随领导下基层调研，到外地考察，指导他们通过工作中与领导接触，主动学习领导们求真务实、一切从实际出发等思想作风和严谨细致、民主决策等工作作风，观察、思考、解决问题的方式方法，以及理解领会政策能力、驾驭处理复杂事件能力，尤其是对一些重大突发性事件、热点、难点问题的处置办法。通过实践锻炼，同志们的领导素质得到了不同程度的提高，独当一面开展工作的能力显著增强，先后有多名同志走上了新的领导岗位。
关键词：院系办公室；管理工作；综合素质；管理理念
中图分类号：g47 文献标识码：a
文章编号：1009-0118（2012）09-0043-02
高校院系办公室是院系完成学校下达的教学、科研和其他管理任务的办事机构。其主要职能是协助院系领导处理日常事务，承办学校及有关部门、院系领导交办的有关工作。随着高校教育体制改革的不断深化，由此带来的管理权限的下放和管理内容的增加，使得高校院系办公室承担的管理工作任务更重、难度更大、要求更高。教育改革的新形势要求院系管理干部要审时度势，不断地总结经验、开拓思路、励精图治，只有认真研究新时期高校院系办公室的工作特点，分析院系办公室工作中存在的主要问题，创新管理理念，才能提高院系办公室的管理水平，确保圆满完成学校下达的教学、科研和其他任务。
一、新时期院系办公室管理工作的特点
院系办公室在高等学校的管理活动中，是一个学校的管理机构、办事枢纽，起着承上启下、协调内外、保证各项工作顺利进行的桥梁和纽带的作用，代表着一个院系的形象和管理水平。随着高校改革的深入，学校的管理权限不断下移，新时期院系办公室工作的特点主要表现为：
(一)独立自主性增强
作为基层运行的中枢机构，院系办公室除了发挥其联系内外、承上启下、协调左右的作用，还要更多地参与到院系建设的方向与重点的探讨、实践当中去，以院系发展的方向和重点为主导，自主规划出一条富有活力、对院系建设和发展起到促进作用、体现院系特色风貌的运作模式。
(二)参谋助手作用提高
在高校不断深化改革与不断发展的形势下，办公室作为院系的综合管理机构，接触面广、信息量大，对学校的一些重要情况有较全面的掌握，更是院系建设、中心任务、阶段性工作重点的直接践行者。这就进一步要求院系办公室的工作人员要主动抓好信息管理工作以及反馈工作，为领导进行决策提供较为全面、系统、周密的信息，提供参谋服务。
(三)工作任务更加繁重
学校行政机关与院系的工作联系都是通过院系办公室开展起来的，在新形势下，院系逐步成为相对独立的教学和科研单位。院系办公室不仅是负责单纯的教务和学生管理工作，还要开展教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等诸方面的组织，院系在发展建设过程中遇到的纷繁复杂的问题也需要院系办公室协调解决。
(四)管理工作更加社会化
当前各高校都在探索教育推向社会、推向市场，走教育产品市场化、教育形式多样化、教育手段现代化的新路子。这就要求院系办公室管理干部要有较强的经济意识，开拓思路，协助院系领导做好各项工作。
二、院系办公室管理工作面临的问题
(一)人员的综合素质不高
办公室工作要讲效率、讲质量，工作人员的综合素质是关键。办公室的工作人员,相对于院系的专业教师来说，一般不是学校培养的专门人才，学历、知识结构各不相同，水平层次参差不齐，综合型、复合型的高素质人才较少,这在很大程度上影响了院系整体实力的提升与全面发展。
(二)作用发挥不充分
长期以来，受传统思维、传统管理模式的影响,“办事、办会、办文”成了办公室工作的主要任务,“接接听听、收收发发、抄抄写写”成了办公室的主要工作，这就影响了办公室作用的充分发挥。高校院系办公室既是枢纽机构，又是领导的参谋和助手部门，起着承上启下、沟通左右的重要作用，既是窗口又是形象，要充分挖掘办公室的作用和职能，实现高校的跨越式发展，使高校院系办公室大显身手。
(三)管理手段滞后
目前，各行各业都在向信息化方向发展，对办公室处理信息的系统化、时效性要求越来越高。办公室现有的办公设备和传统的工作方法、模式不利于教学、科研及其它事务的管理，在一定程度上严重影响了办公室发挥其参谋、助手、耳目、协调、桥梁的作用。
三、新时期加强院系办公室管理工作的相关思考
针对院系办公室管理所具有的特点和问题，要适应改革的浪潮，院系办公室只有实现更全面、更深入、更规范的建设，才能适应环境，满足内外的需求。
(一)建立健全办公室规章制度
建立健全各种规章制度，并与时俱进地及时修订和完善，充分发挥制度的约束力，是实现办公室资源的合理化、办公人员的行为规范化，提高办学效益和办学水平的有力保障。科学的管理制度是强化时效性的“硬件”。院系办公室工作繁杂琐碎，常规工作面广量大，要做到杂而不乱、规范有序，就必须依靠完善的规章制度来约束。只有通过加强制度建设，做到制度完善、责任明确、程序合理，才能保证院系办公室工作的高效运转。
1、要建立严格的岗位责任制。要明确院系办公室各岗位的工作职责，制定工作细则和量化标准，把工作任务分解并落实到具体人身上，做到岗位到人、责任到人。当然，在明确岗位责任制的同时，还要提倡协作精神和奉献精神，做到岗位分工不分家，互相支持，团结协作。
2、要制定监督、考核、奖惩等具体工作制度，保障岗位职责的落实。同时，要加大制度的约束力度。院系办公室及其人员必须增强照章办事的自觉性，增强规章制度本身的约束力和透明度，严格执行所制定的各项规章制度，并诚恳接受广大师生的监督。
(二)努力提高办公室人员综合素质
办公室人员素质的高低，是能否做好服务工作的前提和基础。政治思想是做好工作的前提，业务知识则是做好工作的基础。
1、办公室人员应当加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。通过政治理论学习和党性教育，提高办公室人员的思想认识，增强办公室的服务意识。只有学习和掌握科学的理论，才能使办公室人员站得高、看得远，增强服务的主动性，从而有效地提高办公室的工作水平、质量和效率。 室人员应当提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识，是视野开阔、思想敏锐、富于开拓创新的前提。办公室人员只有全方位地提高文化素质，才能全面提高文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、处理突发事件的应变能力、操作现代化办公设备的能力，从而提高办公室的服务质量和绩效。
3、办公室人员还必须提高业务素质。业务素质是顺利完成岗位工作任务的根本保证。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须具有超前意识，树立终身学习的理念，不断提高自身的业务素质，更新知识，掌握办公现代化管理的方法和手段，从而适应不断复杂化的高校管理工作。
(三)强化科技意识，建立信息化管理平台，实现办公自动化
一方面要建立信息化管理平台。这就要求院系要跟随时代步伐，加强硬件建设，改善办公条件，充分利用现代办公设备来提高工作质量和效率。另一方面，办公室人员要及时更新理念。要自觉树立现代科技意识，努力学习和掌握先进的办公自动化技能，并将其应用于自己的本职工作中，推进无纸化办公。要建立适应高等学校发展所需的院系信息管理系统，实现事务处理信息化、咨询决策智能化、指挥调控现代化。
(四)引进新的管理理念，营造良好的工作氛围
改进和完善院系办公室管理，要求办公室整体建设不断引入先进的管理方法和理念，构建新的管理模式，才能开创办公室工作的新局面。
1、引进企业战略管理理念
办公室要在未来的发展中适应学校的发展，就要有自己的定位，围绕学校、学院的中心工作制定自己的发展计划、发展目标。办公室人员要科学地、有步骤地、一环接一环地制定办公室工作计划，形成办公室管理目标体系。期间再对目标进行细分并落实到人，实现目标责任制和岗位责任制。
2、引进学习型组织管理理念
在办公室建设中引进学习型组织管理理论，是提高运作效能的需要。作为院系的运行中枢，办公室必须强调其结构的弹性化与灵活性，才能临危不惧，迅速做出应变与部署。院系办公室可以通过以下几个方面的努力，实现学习型组织的要求。
（1）明确目标愿景。通过树立共同的目标、价值观与使命，增强集体的凝聚力和向心力；通过协调，改善各部门、各事项之间的关系，以学校大局为出发点，以统一目标为聚力点，发挥各方面的积极性，形成合力，齐抓共管。
（2）增强组织的学习能力。强调全员学习、全程学习，进而不断提高学习力和创新力，实现持久学习力和知识创新能力。
（3）优化组织结构。理顺办公室的管理体制，实现办公室结构的扁平化、低复杂化、分权化的办公室结构，提高组织的应变、沟通能力。
总之，高校院
系办公室管理工作的建设和发展是一个长期的过程，办公室的工作人员应当积极、优质、高效地做好办公室的各项工作，坚持与时俱进，不断创新机制和方式方法。只有不断地完善，不断地更新，向着不断优化的方向发展，才能促进办公室管理的科学化、智能化、信息化，才能使办公室管理工作达到一个新的台阶，使之真正起到管理枢纽和桥梁的作用，才能适应现代高校的要求，从而有序推动高等学校的健康和谐发展。
参考文献：
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