关键词：事业单位；人事档案；管理；信息化
在市场经济条件下，信息对于任何一个企业来说都是非常重要的资源，对于事业单位也不例外，将相关信息进行记录对事业单位的发展有着重要的意义。但从实际情况来看，事业单位在日常运转过程中，会涉及诸多方面，必然会产生大量的信息。因此，如何采用适当的方式来解决在档案信息化管理过程中出现的问题是现阶段事业单位必须面临的重要课题。
一、信息化管理在事业单位档案管理中的应用优势分析
在过去，事业单位档案管理工作都是采用人工收集的方式进行，所有环节都离不开人力，这样就必然会在操作过程中遇到多方面的问题。例如，由于信息量过大，在收集的过程当中很难收集全面，而在进行借阅的过程中，也不是非常方便。由于过去的档案都是以纸质的方式进行存储，因此很容易造成损坏。如果事业单位在档案管理过程中采用信息化技术就可以解决上述的问题。比如，采用信息化技术收集信息可以保证信息收集的全面性和准确性，在查阅时可以满足多人随时随地查询，免去了纸质档案查询的繁琐，使用信息化管理档案也不用考虑储存时间对纸张的损坏。由此可见，针对传统的档案管理，在事业单位的档案管理中应用现代化信息技术具有较多的优势。
二、事业单位在档案信息化管理中出现的问题
（一）对档案信息化管理工作不够重视
笔者对现阶段事业单位档案管理的信息化工作曾作过一些走访调研，经过分析，笔者认为，导致现阶段事业单位档案管理信息化管理技术不高的主要原因在于事业单位对档案管理工作缺乏足够的重视。当前阶段大部分事业单位的领导都认为事业单位的档案只是记录单位发展过程中的一些历程与简单的记录，对于事业单位的发展并没有十分重要的意义。因此，往往并不会给与较高的关注，这就必然导致档案信息化管理的投入资金明显不足。而对于信息化技术而言，如果缺乏必要的资金，其系统根本无法进行有效的架构。此外，事业单位在信息化设备的维护人才方面也较为缺乏，往往没有专业人员对系统进行维护，从而导致在现阶段事业单位的档案管理中，信息化技术的运用并没有较高的水平。
（二）事业单位的档案信息化管理设备老化，技术陈旧
自上世纪90年代之后，我国的信息化技术开始迅速发展，而在最近几年当中随着移动互联与无线通信技术的发展，我国已经逐渐进入了互联网+时代，各个传统行业都纷纷加强信息技术的运用，但在大部分的事业单位中，采用的信息技术都较为落后。例如，在许多事业单位中档案信息的收集还是通过传统的人工传递进行的，如果负责该项工作的工作人员对此不是十分重视，则必然会导致资料的移交产生一定的延迟。从另一方面来看，现阶段我国大部分的事业单位虽然拥有一部分信息化设备，但是其所采用的技术也是较为传统的信息化技术，对于新技术的运用基本为零。
（三）档案信息化管理的工作人员素质水平欠佳
在事业单位档案管理的过程中，如果要采用较为先进的信息化技术则必须要有专业的技术人员，但是在我国现阶段的事业单位中，由于档案管理工作得不到应用的重视，档案管理人员往往都是由非专业的人员兼任，因此大部分的工作人员并不具备一定的专业知识，有的员工对于信息化技术甚至一无所知。何况，由于单位在档案管理上资金投入少，从事档案管理工作的人员工资待遇普遍不高，职工工作起来没有积极性和责任心，更没有去探索新技术、应用新技术的意识。
三、相应的解决措施
（一）加强事业单位对档案信息化管理的重视程度
在事业单位中，任何一个环节的工作都具有非常重要的意义，而档案管理作为一项基础工作，必然具有非常重要的意义。事业单位应该充分认识到档案管理对于自身发展的重要意义，早日将信息化管理提到日程当中来，同时应该将档案管理工作当作工作的核心内容进行。首先领导层面应该意识到信息化档案管理的优势，要具有与时俱进的意识，只有这样才能在事业单位中将信息化档案管理工作不断向前推进，进入带动全体员工进行档案管理信息化的建设。
（二）更新档案信息化管理设备，进行技术创新
现阶段如果要使得事业单位档案管理的信息化水平得到明显的提高，仅仅只认识到其重要性是不够的，同时还需要具有充足的物质保障。事业单位应该改变传统的档案管理观念，建立信息化档案管理的观念。首先事业单位应该加大对档案管理信息化设备的建设力度，加大资金投入，不断引进先进的技术与设备，并配备专业人员进行操作和保养。在进行先进技术的引进时，事业单位应该根据自己的实际情况进行，还可以对现有的设备进行升级。应该将高科技技术不断引入到档案管理当中去，充分利用信息技术提高事业单位档案管理的水平。例如，当前阶段事业单位在档案管理的过程中可以充分加强云计算与大数据技术的运用。
（三）提升档案信息化管理人员的素质
在完善了事业单位档案管理的设备之后，还需要不断提高档案管理人员的素质与水平。事业单位可以通过招聘等方式吸取更多的档案管理信息化的专业人才，或者对现阶段的档案管理人员进行培养，丰富其信息化专业知识，从而使得档案管理信息化的专业人才具有相应的水平。同时也应对现阶段的档案管理人员进行考核，对不满足工作要求的人员进行调离处理或者解聘处理。事业单位还要定期举行有关档案管理的讲座，宣传档案工作的重要意义，提高人员素质和工作意识，向员工讲授管理方法、管理经验。对优秀人才进行重点培养，定期进修。对于现有的软件技术，要鼓励员工多进行创新，让原有的档案信息化系统能够适应事业单位自身的需要。事业单位同时还应提高档案管理信息化人才的待遇。在事业单位中，档案工作不仅仅只是单位发展历程的简单记录，对单位的正常运转也有着重要的意义。笔者结合自己的工作经验，分析了当前我国事业单位信息化建设过程中面临的一些问题，并提出了相应的解决方案，希望能对我国事业单位档案管理的信息化建设有所帮助。
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目前，江苏各高校人事档案基本上都已经实现了纸质档案的实体管理和信息化管理并重的管理模式。随着计算机科学技术的发展和人事档案信息化建设的推进，人事档案信息化程度越来越高，档案管理系统的功能日臻完善，以江苏经贸职业技术学院为例，我校2000年开始使用江苏省委组织部研发的干部人事档案管理系统软件，2008年11月开始使用省委组织部与益康信达软件技术有限公司联合研发的新版系统组织（人事）管理信息系统（高校网络版），该系统由四套组件构成，即干部信息系统、档案管理系统、干部档案原件管理系统，领导查询系统，并根据需要不断升级和完善。在组织人事部门内部通过局域网连接，可以多个用户在多台电脑上同时操作，数据实时共享。人事档案管理已由从前的以手工管理为主转化为以计算机管理为主，实现了干部档案日常工作计算机管理，可方便地完成档案基本信息录入、查询；档案的转进转出；档案目录的录入、打印及零散材料管理；档案“四统一”管理；各种规范登记簿生成及人员基本信息分项统计等相关工作。及时更新和维护，保证人事档案信息实时动态更新。统计信息实现与人员数据库及时联动，可以方便快捷地提供各种最新数据需求，可按性别构成、年龄结构、学历结构、职称结构等多角度进行统计分析；根据不同需求输出圆饼图、柱形图、折线图等多种格式统计图和二维统计表，一目了然，为领导决策提供翔实可靠的信息数据支撑。相关领导还可以通过领导查询系统全面了解全校所有机构和人员的详细情况，动态掌握各种综合统计信息。进而总结学校已有的人力资源整体状况，合理进行人才配置，凭借动态的人事档案信息数据资源结合人才流动的信息，预测人力资源的需求状况，从而制定出科学、合理、有效的人力资源发展规划，促进高职院校的繁荣和发展。
2.开发人事档案信息资源为师资队伍建设服务
我国职业教育的大发展即将到来。师资队伍是教育发展的基础条件，只有尽快培养一支业务熟练、技能精良的师资队伍，职业教育的跨越式发展才有可能实现。然而，与快速扩张的职业教育规模相比，师资力量不足问题日益突出。在学生数量迅速增长的同时，师资队伍却相对发展缓慢。数据显示，目前我国高职学校的生师比远未达到教育部规定的18∶1至15∶1的标准，而且还存在结构不合理、知识技能要求不达标等问题。按照职业教育发展规律，职业院校需要的主要是“双师型”教师。这是指既有良好的职业道德、较强的教育教学能力，又有丰富的实践经验、较强的专业示范技能和较强科研能力的教师。由此可见，如何培养出高水平和高技能、能适应高职教育的师资队伍，是高职院校人力资源管理需要重点思考的新战略。解决高职院校师资人才短缺、结构不合理问题的有效途径是培养与引进相结合。因此，要充分挖掘人事档案信息资源，应用人事档案信息系统的统计数据，分析各专业现有教师的类型结构、学历层次、职称级别、年龄结构等，制订出切实可行的人力资源培养计划，鼓励教师提升学历学位，有计划地轮流选派教师参加非学历学位进修培训，安排教师到企业挂职锻炼，做访问工程师等，促使教师尽快具备双师素质。另外，再引进一批急需的高层次人才，以优化师资队伍结构加快人才队伍建设，实施“人才强校”战略。还可以利用人档案信息资源了解教职工相关信息，根据不同人才的能力和特点的不同，因事择人，用人以治事，促进人才在各部门之间合理有序地流动，做到人尽其才，才尽其用。
3.创新人事档案管理理念，保障人事档案知情权
人事档案作为人才信息资源的载体，人事档案信息也归属于公共信息资源，属于信息公开的范畴，应取之于民，用之于民。但由于人事档案具有机密性这一特点，为了确保人事档案的保密和安全，现行的人事档案管理制度明确规定“，任何个人不得查阅和借阅本人及其直系亲属的档案”，人事档案的管理过程一直是完全保密的，人事档案对个人一直蒙着一层神秘的面纱。其实人事档案的很多材料都是由每个人自己填写和签字完成的，可以说每个人都是自己人事档案建立的参与者，可他们却对自己的档案知之甚少。现今人们对人事档案信息的需求不断增加，对人事档案知情权的诉求欲加强烈。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。如何在保证人事档案机密性和安全性的前提下，向教职工本人和有关部门合理适度公开人事档案信息，这是每一个档案工作者面临的一道难题。难就难在“合理”二字，哪些内容可以开放，把握好这个度是关键。既要维护人事档案的完整与安全，保护国家组织机密和个人的隐私权，又要尽量满足个人和相关部门的知情权,保持知情权和隐私权的统一。“三龄二历”（年龄、工龄、党龄、学历、简历）是人事档案的核心内容，也是利用最多、最频繁的。每卷人事档案都要进行“三龄二历”的审核，并打印出基本信息审核表，本人签字确认，组织盖章。笔者认为这些基本信息对本人无密可保，可以向本人和有关部门适度公开，但是关于个人考察评价、处分及有关身心健康等隐私材料是要绝对保密和限制利用的，既要保障人事档案知情权，又要保护个人的隐私权，维护当事人的合法权益。
4.创新服务方式，构建利用平台，实现资源共享
关键词：人事档案；管理工作；信息化；意义
当今的社会发展中，人才占据着越来越重要的位置，所以人事档案管理工作也受到了各个单位的重视，我国信息化发展水平不断的提高，所以信息化技术也逐渐的应用到更为广阔的领域当中，其中非常重要的一个领域就是人事档案管理领域，信息化技术的应用极大的提升了人事档案的管理水平，当前我国的人事档案管理中还存在着不少的问题，所以必须要采取有效的措施提高人事档案的管理水平。
1 人事档案管理工作信息化的重要性
人事档案管理工作信息化是指在人事档案管理工作中运用现代化信息技术对人事档案资料进行合理的优化和配置。人事档案管理工作经过了几个阶段：在传统的档案管理中，人们对档案的管理仅仅停留在纸质文档上，并且全程是由手工去完成。这种信息化程度很低的档案管理方式致使档案管理的安全度缺乏保障，在档案资料收集、归档、储存和调用中容易出现各种问题。随着现代信息技术的飞速发展，信息化技术被准备运用于档案管理中，采用信息化技术可以实现纸质文档和电子文档双模式的方式进行档案储存，为人事档案管理带来诸多便利，同时极大提升了人事档案管理的效率和安全度，具有极其重要的意义。
1.1 促进单位用工管理水平的发展
对每个单位来说，人事档案管理工作中使用信息化技术可以有效的提升人事档案管理的质量和效率，同时也为员工办理各种必要的手续提供更多的便利，举例来说，可以根据个人人事档案来办理公积金和养老保险等，在工资调整和计算工龄的时候也可以有更加准确的参考依据。同时对员工的人事变动也可以提供更多的依据，从而对人事管理工作的顺利开展提供更多的优势条件。
1.2 为选拔人才提供更加充分和有效的依据
人事档案的内容比较多，涉及的面也比较宽，所以它也成为了反映个人信息的一个有效的依据，人事管理活动中，人事档案管理也是其中非常重要的一项内容，因为档案信息所涵盖的内容比较多，同时显示内容的时间跨度也非常大，所以如果继续使用传统的纸质档案就会造成很多的不便，这样也不利于档案管理工作效率的提升，而在人事档案管理工作中合理的应用信息化技术就可以将纸质文档变成电子文档，这就为记录和检索提供了更多的优势条件。这样一来也可以将员工的档案信息更加便利的及时的应用到单位正常运行中，管理者在工作的过程中完全可以根据单位的需要和员工的实际情况进行人才选拔和人员调动。
1.3 简化工作流程，提高人事档案管理效率
在以往的很长一段时间内，我国的人事管理一直都处在封闭的状态中，人事档案材料也大多以纸质的形式来保存，这种工作方式会使得人事档案的管理流程很复杂，同时需要完成的工作内容也非常的多，不容易查找到需要的档案信息。还容易造成优秀人才被埋没的状况，在工作中实施了档案信化之后可以对人事档案信息进行采集确认和生成以及归档，之后再进行利用，这样就使得档案管理人员在工作中不需要完成大量的人工工作，同时在这一过程中也可以随时的抽调需要的人事档案，同时也在这些档案中发现有潜质的优秀人才。
2 加强人事档案信息化的必要性
人事档案管理是各单位日常管理工作的重要组成部分，人事档案管理的信息化在单位管理中发挥着日益重要的作用。人事档案管理为各单位提供重要的人事变动数据，为单位做出各项经营决策提供重要的参考依据。提升人事档案管理工作信息化水平，有利于合理、高效优化人员配置，完善各职能部门人事数据，真实、快速、准确地记录人事数据，并建立起宝贵的人事数据资料库，从而提升人事档案管理工作效率，使人事档案管理工作水平更上一个新台阶。当前，我国许多单位在人事档案管理上面临各种问题，受各种瓶颈的制约，人事档案管理水平长期止步不前，不利于对专业人才数据的掌握，缺乏优秀的人才作为支撑，最终导致发展状况出现困境。
3 当前我国人事档案工作信息化中存在的问题
3.1 专业信息化档案管理人员缺失
我国信息化水平不断提高，同时我国人事档案管理过程中存在的一些硬件方面的问题也逐渐得到了解决，但是在信息化档案管理的专业人才方面还是存在着非常大的缺失，在我国的很多单位中都处在新老交替的阶段，老员工在工作中不能娴熟的应用信息技术，但是在自己的岗位上还没有退休，这就导致很多新的管理人员一直无法上岗，这样的状态就使得人事档案信息化管理无法很好的得以发展和实现。
3.2 信息化管理制度缺乏
虽然我国的一些单位在人事档案管理的过程中已经使用了信息化的管理方式，但是在相关制度的建设方面还是存在着很大的不足，这样也就使得档案信息化管理无法得到一个强大的制度支撑，人事档案工作的过程中也会呈现出非常大的随意性，所以也容易导致各种问题。
4 加强人事档案管理工作信息化需要注意的事项
4.1 必须转变思想观念，把信息化
管理作为人事档案管理的重要手段单位和档案管理人员一定要把思想观念从过去传统的档案管理模式中转变过来，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，为单位的发展提供有力的人力资源支撑。
4.2 建立健全人事档案信息化管理制度，使档案信息化管理更加科学、规范、合理
一些单位由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的方式，这样容易致使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。针对这种情况，单位一定要建立一套适合自身的人事档案信息化管理制度和方案，使人事档案信息化管理能够按照档案管理制度要求开展工作，确保人事档案信息在收集、存储、调用各个环节顺畅，让人事档案信息化管理更具实效和活力。
结束语
人事档案信息化管理是当前我国人事档案管理工作中的一个非常重要的方向，所以在实际的工作中，一定要对这一趋势予以高度的重视，同时还要不断的在工作中将现代化的技术应用其中，在实际的工作中不断的引进优秀的技术和人才，只有这样，才能促进我国档案管理信息化的健康发展。
参考文献
[1]黄慧敏.人事档案管理工作中存在的问题及对策[J].时代金融，2007（1）.
[关键词]人事档案管理；信息化建设；重要性；问题；对策
0引言
人事档案管理工作是企业单位人力资源管理中的一项重要环节，在全球信息化的背景之下，以往传统人事档案管理工作模式早已不能符合现代社会的发展需要，人事档案管理内涵以及工作业务的发展重心实现了更大的延伸，也就是企业应明确怎样做好人事档案管理的信息化建设，进而真正推动该项工作的现代化发展。然而目前，纵观企事业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其仍旧包含较多问题，对企业单位人事档案工作的持续全面发展形成了一定的阻碍影响。为此，我们应制定科学有效的对策，积极开展人事档案信息化建设，方能达到事半功倍的工作效果。
1人事档案管理信息化建设的重要性
人事档案管理信息化建设主要是采用现代化计算机信息技术完成人事档案资源的整理、处置，并提供相应的应用服务，该过程体现出了档案信息资源管理的网络化以及数字化特征，可进一步加快人事档案管理现代化发展进程，由此可见该项工作将对企业单位人事工作、生产管理形成极为重要的影响。首先，人事档案管理信息化，由电子档案的形成、收集、检验、归档、入库直至应用等流程均需要借助自动化系统实现，可令管理员工避免从早到晚一直忙于琐碎事务，这样一来人事档案管理效率将明显增长。其次，人事档案管理信息化完成了人事档案管理的无纸化、网络化发展，使复杂的模块实现了全面集成，例如薪酬管理、工作业绩评估、档案信息管理等，利用人事档案信息集成数据库可更快地查询到所需要的各项人员信息。省略了档案工作人员处理原始资料的较多时间，对保护人事档案原版纸质资料的完整性极为有利，同时可更好地实现信息资源的全面共享。另外，加强人事档案管理信息化建设，企业领导决策人员可更快地了解到不同级别干部人员道德、才干、业绩、廉政等层面的相关信息，进而为培养人才、岗位晋升、人员聘用提供科学的参考资料。
2人事档案管理信息化建设包含的问题
纵观当前企业单位人事档案管理信息化建设工作不难看出，其呈现出一定的代表性问题。首要问题在于没有形成科学的认识，因此对人事档案管理信息化建设工作不够重视。一些人错误地认为，该项工作仅仅是辅环节，无需列入重点计划进行管理，没有摆正人事档案管理的应有地位。在这种错误认识的前提下，企业单位无法投入充足的人力与财力资源，对人事档案管理信息化建设的有效开展形成了一定的阻碍影响。
当前，一些企业单位进行档案管理通常应用传统模式，由于较多重复性工作耗费了员工精力，导致工作效率低下。同时，当前企业单位人事档案资源的提供、应用仍旧多为实体档案，大量的多次翻阅会导致档案损坏以及不完整的问题，档案管理保存工作无法全面落实。在建设人事档案信息数据库系统过程中，一些企业单位并没有形成一致的标准与规划，导致数据库系统欠缺应有的完整性以及系统性，信息采集不完整，一些信息不确定，无法第一时间更新，使得人事信息呈现出混乱的现象。同时，部分企业仅能在员工基础信息、编辑档案目录、传递档案资源等环节应用计算机管理，信息化水平有限，较难完成资源共享。
以往，人事档案资源管理通常通过手工方式进行装订，无需员工有较高的技能与素质，然而伴随人事档案管理的信息化、现代化发展，企业更加需要素质水平较高的复合型人才方能有效开展人事档案管理。
3人事档案管理信息化建设策略
3.1更新观念、完善制度、扩充投入
人事n案管理信息化建设的有效执行应由观念认识这一源头人手，完善管理制度，扩充投入，创建稳定的工作队伍。观念意识层面，企业单位各阶层领导应重视信息化建设，做好领导组织工作，提升扶持力度，通过多元途径筹措经费，确保信息化建设以及系统应用需要的各项费用。同时，应做好软硬件设施建设管理，积极开展人事档案数字化、网络化应用开发研究。制度建设层面，应创建完善的应用系统，提升安全保密水平，制定自检监督管理制度，为人事档案信息化管理建设夯实基础。再者，应加强员工队伍建设，创建完善的人才培训管理制度，打造出一大批掌握丰富人事档案管理知识与高水平技能、同时能够熟练应用计算机技术、精通信息化数据库系统操作的综合人才。
3.2强化人事档案信息数据库建设
企业单位在建设人事档案管理信息化系统前期，应针对单位现实状况，面向企业全员人事档案信息做细致、严格的甄别筛选，确保数据信息录入精准完善。基于数字档案信息的录入以及电子信息的形成，创建完善全面的个人信息资料库、干部履历库、工资水平库、专业员工科研项目库、个人表现库、人才照片库、任免信息库等。另外，应定期丰富、充实、更新档案资料，提升人事档案时效性、精准性与可靠性，同时需要做好信息库资源的合理分类，在设定权限的基础上进行检索，确保档案资源的有序、顺畅运行。
3.3做好人事档案信息资源网络化建设
信息时代，企业单位应基于网络服务器为信息平台，重视网络系统优化，加强人事档案信息化管理工具软件的配置，进而为用户提供可靠、优质的网络信息数据服务，扩充人事档案管理信息化建设的覆盖范畴。另外，应以各个职能单位工作权限为基准划定系统模块，添加企业有关组成机构的信息资源，真正完成员工、薪酬、劳动合同、保险资料、工作报表等资源的网络化、信息化管理，创建形成整体、多元化、层次结构分明、现代智能化、保密安全的人事档案信息化管理网络体系，为企业单位制定人事管理决策提供重要的参考信息。
3.4完善人事档案管理网络安全防护
为完善人事档案管理网络安全防护，首先应加强网络安全监控测试，配备入侵检测模块至共享化网络系统之中，快速分析统计出入网络数据信息。倘若察觉系统存在安全隐患，应快速做出应对处理。另外，应采用科学合理的安全防护管理对策，针对各类信息资源的保密等级应做出清晰的界定，明确用户查询应用权限。可利用设置密码、确认身份等手段预防人事档案资源遭受破坏或出现重要信息泄露的问题，定期做好数据库信息资源的备份管理。再者，应合理地配设访问控制应用体系，应用防火墙技术系统做好访问管理。利用上述对策，可有效做好企业人事档案信息数据库的维护与管理，提升其应用价值。
关键词：人事档案，信息化，管理
高校人事档案是教师、干部、工人的个人经历和社会实践的记录，是其思想品质，业务能力和工作情况的反映，是历史的、全面的考察、了解和正确选拔人才，选贤举能，知人善任的重要依据，随着高校教育和管理体制改革的不断深化，高校人事档案管理工作，也越来越重要。因此进一步加大对高校人事档案的管理力度势在必行。科技论文。
信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式,促使了各个行业的变革,档案作为国民经济和社会发展的重要基础性战略信息资源,具有重要的社会价值和经济价值。因此对于高校档案管理来说,如何适应信息化发展需要,借助信息化手段进行有效管理和充分利用是一个至关重要的问题。
1、信息技术在人事档案管理中的作用。
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是高校人事部门对个人管理的重要凭证，同时也是高校开展各种工作的基础，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理等工作都具有重大促进作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式，由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化，另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类，提取、分析、加工，可以大大提高档案管理的效益，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2、档案信息化管理的有效措施
（1）、进一步强化档案信息化管理的现代意识
人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。由此可见，大力加强档案管理人员计算机技能是十分必要的。
（2）、高度注视档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。科技论文。
（3）、进一步提高档案管理人员的专业素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，尤其要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。
另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任。因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
（4）、进一步加强档案信息化管理的法规建设
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护，档案的收集，保管和利用也需要法律法规加以保护，依法管档是保证案档工作健康发展的重要手段，高校党委、人事及各组织部门的领导，要加强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规，强化人事档案管理意识，并要根据社会和学校和改革发展对人事档案工作的新要求，及时制定人事档案工作发展规划计划，加强人事档案管理工作所需的软、硬件建设，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作，有章可循。
（5）、高校人事档案信息化管理的主要节点
高校人事档案的信息化建设应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的人事档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。三是统一数字化标准格式问题。科技论文。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。
综上所述，人事档案的信息化管理及人事档案管理现代化建设，对实现高校人事人才信息的社会化有非常突出的现实意义，高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，从而实现高校档案管理工作的根本变革。
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关键词：信息公开；人事档案；管理工作；措施
人事档案信息管理的公开化工作模式可以让企业的运行发展得到更多的制度支持，企业想要在信息管理公开化事物开展过程中，可以将工作效率得到有效提升，与此同时，工作人员必须积极学习和使用网络信息技术，并将这些高科技技术运用到管理工作中去，促进企业的稳定发展。
1 人事档案信息公开的积极作用
1.1 促进人事档案管理工作的发展
人事档案兼具机密性和服务性，带有很强的专业性和政治性，在档案管理工作逐渐迈入电子化、数字化的时代，人事档案服务性的功能更加突出。人事档案信息公开是对档案所记录的信息进行加工、接收，然后输出给档案利用者的过程，可以充分发挥人事档案服务性的功能，展现人事档案信息的利用价值，满足档案利用者的合理需求。
1.2 建设强大的人才队伍
人事档案的机密性要求档案管理人员的具有一定的专业知识，因此，建设一支强大、专业的人才队伍是做好人事档案管理工作的前提。人事档案记录了人才在社会实践中的技能、经历等，浓缩了人才的信息，人才的面貌、特点和专长等可以通过人事档案全面、客观的展现给档案利用者。人事档案信息公开可以便于各级组织和人事部门领导详细的了解人才的情况，根据不同人才的特点和能力，进行合理科学的安排，实现人才资源的优化配置，充分调动人才工作的积极性和创造性，促使人才在合适的工作岗位上不断地努力奋斗，实现自己的人生价值。
2 人事档案信息公开存在的问题
2.1 流动人员的人事档案信息管理不规范
人事档案信息中的一部分信息是可以公开的，并且这些公开信息不会影响档案所有者的利益，例如，档案信息中个人的工作学习情况、身体健康状况、家庭成员情况等。但是，由于人才具有流动性，人事档案信息不可能及时的更新调整，给人事档案管理工作带来极大的影响。
2.2 缺乏人事档案信息公开的管理政策
在实施人事档案信息公开制度之前，人事档案是不能被随便查阅的，而在人事档案信息公开制度推行以后，档案所有者不仅具有查阅和借用本人的档案、了解自己直系亲属的档案的权利，也具有监督本人档案的形成和利用全过程的权利。但是，受到人才资源流动频繁的影响，许多人事档案管理部门没有能制定出相应的政策去有效的解决这一问题，导致大量的人事档案出现“弃档”的现象。
3 人事档案信息公开的措施
3.1 建立健全相关的法律法规
法律于法规在运行的过程中具有很强的约束性，与此同时，为了制度可以稳定的运行，人事档案管理部门该积极完善管理上的工作制度，这些制度的实行，这些制度的制定可以让人事档案管理工作的开展得到有效的管理。相关部门还要根据工作的实际发展情况，对人事档案管理工作的，方法以及模式进行规范，尽量采用统一的管理手段，通过立法执法等，方式，让办管理工作的，管理可以得到有效的开展。这在很大程度上也可以将档案管理信息公开的环境，进行规范性的处理。
3.2 制定人事档案信息公开的政策
这些人事管理信息在热萆霞锹甲诺蛋溉嗽痹诠ぷ鞴程中的一切事物展开上的步骤。档案所有人也有具有相应的权利对自己的信息进行查询与使用上的权利，所以为了积极维护档案所有人在信息上应享受的权利，国家应该按照相关制度的规范，将出台相关的管理政策，对信息的安全进行保护上的处理，只有这样的管理模式才能让的档案所有人的应有的权利得到制度上的保障。为了防止档案信息在浏览与使用的过程中出现任何的失真或是信息上的内容被篡改，管理人员应积极的参与管理技术上的培训，让自己在管理上的技能与水平可以得到相应的提升，只有这样，才能让档案上的管理内容得到更好的保护。与此同时，档案信息管理部门的领导为了将工作人员的积极性进行相应的提升，可以制定出一些奖惩上的制度，鼓励档案信息管理人员在工作过程中的投入更多的热情。
3.3 加强人事档案管理基础工作
人事档案工作人员在开展工作上的事物时，需要保证信息上的真实性以及全面性等。档案信信息在管理的过程中应该保障信息可以及时的被收集进系统中去，整理的过程中还应积极保障信息的准确性与完整性。让这些档案信息可以如实的反应出信息上的内容。与此同时，对档案信息进行管理时，还要确保档案材料在整理过程中可以得到良好的护理，尽量在整理时确保档案信息可以一直维持完整性。并且可以以统一的格式对这些信息进行排序。这样可以方便信息浏览人员在对信息进行查看时，可以更加系统的将信息内容进行使用上的处理，不仅可以方便了管理人员的工作开展，也能让信息使用人员享受到更好的服务。让人事档案信息在管理过程中的作用可以得到最大限度的发挥。
3.4 加强对人事档案信息公开的监督力度
工作人员在对档案信息进行管理时，可以与时俱进的经新型的信息技术使用进信息管理过程中去。这样的处理可以让工作人员的负担得到大幅度的降低。不仅可以让工作上的效率得到有效的提升，还可以让部门中的基础信息资源得到更高质量的管理，与此同时，也在一定程度上将人力与物力上的投入得到了减轻处理。为了适应时展上的潮流，人事档案管理部门还应该将引进更多的高科技先进的设备，让人事档案管理工作尽快实现现代化管理。在信息的管理上，工作人员应尽快建立叫额外完善的管理运行制度，让信息可以得到更加科学合理的管理。为了将管理工作上的效率进行更加高效的提升，人事部门还应将人员培训上的工作落实到实处，只有这样，才能让各项工作都能以最良好的状态运行。
结束语
通过以上的论述我们可以知道，人事档案信息工作在管理过程中一定要积极运用新型的管理技术手段，让档案信息工作可以在管理的过程中效率也得到相应的提升。这些新型技术手段的应用不仅给管理人员的工作负担得到相应的减轻，也在管理过程中增加了许多的挑战，这需要人事管理部门工作人员进行积极的配合，才能在迎接挑战的过程中让自身的能力也能得到相应的提升。
参考文献
[关键词]人事档案管理;信息化;问题;对策
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0324-01
1 引言
我国人事档案信息化管理工作目前正处于发展中阶段，普遍存在的问题是：拥有档案管理技能的人员不懂得使用电脑，懂得电脑操作的人员又缺乏档案管理技能。同时档案信息管理的应用软件与实际情况不符，缺少与之相适应的应用软件，这样以来就会使得整个管理系统缺少统一性。开发出来的新软件，由于工作人员的能力有限，还不能完全熟练使用。这些问题在人事档案管理工作中经常可以看到。因此为了很好的解决管理工作中遇到的这些问题，就需要工作人员严格要求自己，努力学习新知识，从而提升个人的工作能力，以此也进一步推动了人事档案管理工作的发展。
2 人事档案管理信息化建设的意义
2.1 有利于人事档案管理效益的提升
以前的人事档案管理工作主要是以实体管理为中心而展开的，一般都是人工收集、整理档案资料，这样以来需要消耗大量的人力物力，比如说以往我们查找档案时，首先工作人员在目录里查找出所要找的档案位置，随后再按照目录上的位置去查找所需要的档案，这种查找档案的方式需要花费一定的时间才能完成。然而档案管理进人信息化时代之后，档案管理工作逐渐变的高效化、自动化。档案信息只要录人数据库之后就可以重复使用，同时档案管理部门内部还可以进行相关档案信息的检索。当拥有人事档案信息库之后，在互联网上就可以查找出相关的档案信息，当有关部门想查找人事资料时，就可以按照一定的规章制度在网络上查找相关的信息资料，这样以来促进了档案管理工作的发展，同时进一步提升了档案信息的使用率。
2.2 提升人事档案管理人员的工作效率
人事档案管理工作进入信息化时代之后，档案管理工作者从此告别了耗时耗力的人工管理时期，从而节省出时间来学习计算机知识、学习档案管理法规、软件编程和文件管理。从而提升每一位档案管理者的综合素质及专业水平，管理者不仅掌握软件开发技能，而且又具有先进的档案管理知识，以此成为新世纪的综合性人才。
2.3 有利于原始档案的保护
原始档案是档案管理工作的重要保护对象，它是档案信息中的重要资料。一般而言原始档案都是记录在纸张上，人事档案也不例外，所以人事纸质档案的管理在整个人事档案管理工作中显得尤为重要。特别是人事档案的查询频率相对较高，在整个工作中经常会因人事调整而查找人事档案。由于查询频率较高，纸质档案就会出现严重的损坏，对档案信息的管理造成严重的影响。当档案信息化管理之后这种情况就很少发生。因为所有档案的信息资料都会录入数据库，工作人员只需在数据库中检索想要的档案信息即可，这样将避免查询者和原始档案接触，进一步保护了原始档案。
3 人事档案信息化管理工作中的问题
3.1 硬件设施不健全
一些偏远落后的地区目前还没有条件建立信息化档案管理系统，有些地区有了电子档案可是没有实现网络共享，这样以来使得我国信息化档案管理普及程度不高。在信息网络不断发展的今天，有些部门的人事档案信息管理依旧使用人工管理档案，π畔⒒管理不重视，没有配套的管理设施，尤其缺少计算机、扫描仪、互联网等，这样以来严重阻碍了人事档案信息化建设的发展。
3.2 信息化管理制度不完善
一些部门为了自身的利益没有及时的公布人事信息资料，还有些部门建立的信息数据库只有在内网中查询，出现的这些问题都是由于人事档案信息管理不规范。要想使得信息管理规范化，就必须制定一套相对科学的信息管理机制，这样以来会加快档案信息化建设的速度，杜绝有些部门自主管理信息档案，不与外界进行档案信息交流，从而使得信息化档案管理工作发展缓慢。
3.3 档案管理者的职业素养低
管理者在整个档案管理工作中占据着主导地位，管理者的职业素养也是档案管理工作的重点，目前我国几乎没有经过专业培训的档案管理人员，大多数档案管理员都属于临时雇佣，没有接受系统性的专业培训。基于此，大部分管理员的职业素养相对较低，在档案管理工作中经常会出现录入错误的档案信息，这为整个人事工作及档案管理工作造成严重的后果。
4 人事档案管理信息化存在问题的对策
4.1 构建人事档案信息数据库
对于从事人事档案管理工作的部门来说，在人事档案管理信息化建设的过程中，需要对基础设施加大建设力度，在档案管理部门积极推广、普及计算机、网络知识，最大限度地提升档案管理的信息化水平。在开展人事档案管理信息化建设工作时，需要对计算机、网络等现代技术进行充分的利用，积极建设档案目录数据库、多媒体数据库等，进而最大限度地推进人事档案数字化进程。
4.2 制定规章制度，保护人事档案
在组织开展人事档案信息化建设工作时，需要从行政立法的角度，建立健全规章制度，借助奖惩机制确保档案信息化建设的顺利进行，同时不断推动档案信息化法制建设进程。在组织开展人事档案信息化建设工作时，需要集中力量制订档案信息化标准体系，并对其进行宣传，同时人事档案管理部门需要对档案管理系统加大管理力度，为了确保档案数据信息的安全性需要安排专人进行保管，并对人事档案的电子文档进行监督和指导，确保电子文档的真实性、有效性和完整性。另外，对档案管理人员加大安全培训力度，通过定期、不定期的方式对档案管理人员进行安全教育培训，帮助其树立安全意识，避免发生泄密、失密等现象。
4.3 培养高素质的人事档案管理队伍
每一位档案管理工作人员来说，档案管理的信息化建设需要具备较高的业务水平，因此，档案管理人员需要加强专业知识学习，不断丰富自身的专业知识，同时积极学习与人事档案管理有关的知识，同时积极将现代化技术应用到档案管理工作中，使自己成为一个既懂档案管理业务，又懂计算机的档案管理人员。另外，需要对档案管理人员加强思想政治教育，帮助他们提高自身的政治觉悟水平，强化其责任心。
5 结语
在开展人事档案管理工作的过程中，通过信息化建设可以提高人事信息管理水平，在一定程度上可以不断提高人才信息的社会服务质量。人事档案信息化建设是一项复杂的任务，在新的历史形式下，需要档案管理人员正确看待时代环境，借助现代信息技术对人事档案实施信息化管理，提高档案管理水平。
参考文献：
(一)人事档案管理信息化的重要性
人事档案是对个人经历、出生、学历、职称、工资、考试及工作表现等诸多情况进行的记录，是国家、组织、企事业单位必不可少的重要工具。这些历史记录以文字资料、表格及其他各种形式进行保存，与每一职工的切身利益息息相关，不仅可以作为人事管理的重要凭证，同时也是开展各项工作的基础，在人事工作中具有不可或缺的重要意义。通过人事档案可以实现对干部的识别和选拔，有利用加强干部队伍建设。近年来，随着社会和经济的发展，人事档案使用效率不断增加，在这种情况下，传统的人事档案管理模式已越来越无法适应当前人事档案发展的需要，所以加强人事档案管理信息化建设具有十分重要的意义。
(二)有利于工作效率的提高
在传统人事档案管理工作中，其保存介质以纸质材料为主，材料收集、整理和利用都是管理人员通过手工操作来完成，不仅工作强度较大，而且效率较低。人事档案管理信息化实现后，通过计算机来对每个人的信息进行管理，录入电脑的信息进行可以反复的查阅和利用，信息检索方便快捷。而且利用计算机来对人事档案进行管理，可以直接利用计算来实现对信息的分类、提取、分析和加工。同时数字档案更易于保存、查询，不仅有效的提高档案管理工作的效率，而且对档案利用率的提高也具有非常重要的意义。
(三)人事档案管理信息化是必然趋势
在档案行业发展过程中不难看出，信息化是档案管理工作发展的必然趋势和方向。通过对信息化技术的应用，从而确保人事档案的信息更加准确、详尽，可以更方便的实现对各类信息的编辑和管理，给存储和检索带来了较大的便利，加快了资源共享的实现，有利于人事档案管理工作效率及服务质量的提升。
二、人事档案管理的信息化建设的策略
(一)加强对人事档案管理的信息化意识
长期以来人事档案工作都具有较强的封闭性，在信息化技术快速发展下，应加快档案人员思想观念的转变，强化档案管理的信息化意识，从而加快推动人事档案信息化管理的实现。利用计算机来实现对人事档案信息进行收集、整理、存储和利用，确保档案信息共享的实现。在人事档案信息化建设过程中，电子档案作为档案信息化建设的重点内容，通过档案信息化，可以更好的实现档案信息资源的有效利用，可以更好的为人事部门提供更优质的服务。通过建设全面、便捷的人事档案信息化管理模式，能够更好的满足当前人们对档案的服务性需求。提高了档案检索的速度，而且档案所包含的内容也进一步扩展，实现了无纸化阅档。
(二)增强人事档案信息化管理的安全保密工作
信息技术为档案的管理提供了高效快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，我们要正确运用好计算机的加密功能，对通过数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密。要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。认真搞好电子档案的备份与维护工作，及时更新。要确保个人信息的真实、完整，不被窃取、泄露、随意传播和灭失，就要重视信息安全的技术保障。切实加强档案工作的安全性研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。
(三)重视人事档案管理信息化人才培养
随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求，管理人员要加强专业的学习，注重业务能力的培养，不断拓宽自己的知识面，加强计算机及人事档案管理软件的学习，定期举办各类岗位培训班，邀请专家、学者讲学座谈，及时了解现代科学和档案学领域发展的新成果、新动态，更新档案人员的知识结构，提高档案工作人员的工作技能，促进档案人员服务意识的增强。掌握现代信息管理技术，努力成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的双重型人才。用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳的工作效益。
(四)不断健全人事档案信息化的管理制度
首先，以管理者、人事部门负责人和人事档案信息化专家组成档案信息化管理制度制定小组，结合国家相关规定和单位经营特点，制定出符合单位发展的档案管理规章制度;其次，以岗位责任制确定档案信息化管理工作的权责，一旦发现档案信息出现失真，难以发挥其作用的时候，应该积极去实现问责，责任落实到人，保证相关规章制度切实的执行到工作中去;最后，将人事档案管理信息化纳入到人力资源管理体系中去，不断夯实档案管理工作，保证其符合人事变化的实际情况。
三、结束语
[关键词]高职院校；信息化；人事档案
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.158
[中图分类号]G647；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）24-0-02
在当前形势下，把信息化管理引入档案管理中是院校发展和时代进步的共同要求，为顺应信息时代潮流和教育单位人事制度发展的要求，应大力加快人事档案信息化改造，加强高职院校人事档案管理从传统领域转向信息化档案管理的改造。
1 高职院校人事档案信息化管理的重要性
1.1 人事档案管理信息化是档案管理发展的方向
当今社会，以计算机为基础的信息技术在社会各个领域高速发展，为时代带来了一场深刻变革，电脑网络正以惊人的速度深入到社会的各个角落，信息技术和相关设施的大量普及使得信息化进程成为当今社会发展各个领域的主流。而档案原生具有可信息化的基础，人事档案实现信息化是时展的需要。人事档案信息化是指用科技手段和信息技术对人事档案材料资源实施基于现代电子信息环境下的管理和利用。人事档案管理的信息化改造是细致复杂而系统的工程，也是改造优化现有档案系统、资料转化和整理的过程。2002年国家档案局中央档案馆印发的《全国档案信息化建设实施纲要》里面提出我国档案管理工作的任务中，重要的一项就是信息化建设。因此人事档案管理实现信息化是当前高职院校管理工作的重要任务，是当今社会信息化潮流的必然趋势。
1.2 高职院校人事制度改革和发展要求档案管理信息化
随着院校规模不断扩大，人员越来越多，人事制度管理也越来越复杂，高职院校人事制度改革是院校发展的必然要求，是在新的环境中生存和发展并更好地满足人事制度优化改良的重要策略。档案管理信息化是高职院校人事制度改革的重要项目之一，随着高职院校管理制度改革的推进和当前社会环境信息化潮流的要求，传统模式人事档案管理越来越无法适应现实要求，材料信息数量越来越多，种类越来越复杂，档案提取和操作日益频繁，传统模式对人事档案的管理已无法满足现实环境提出的相应要求，因此，要以信息化技术对人事档案管理进行改造和建设，把档案管理信息化融入到人事制度改革中去才能适应当前的客观现实对人事档案管理工作的需要。
1.3 实现人事档案自身价值需要高职院校人事档案管理信息化
高职院校人事档案管理工作的根本价值在于档案能否具备一个高效准确合理的利用基础，人事档案记录了大量的人事信息，是单位人事调整、个人办理相关手续的重要依据，信息服务的准确性和高效性是人事档案管理工作的两项基本原则。另外人事档案也是人才开发工作重要的人事材料基础，人事档案作为人才信息的资料库记录了大量人才相关的重要信息资源，可为开发和利用人才资源提供信息上的支持与保障。人事档案管理工作从针对客体上分为实体和信息化两部分，实体档案针对客体是档案的原始凭证、纸质文件，这种形式所特有的唯一性、真实性和法律凭证作用是其他形式所不可替代的，不过实体档案管理工作操作复杂，利用手续繁琐，检索麻烦、管理效率十分有限。人事档案信息化管理相对实体档案具有高效便利的特点，可极大提高档案工作管理的效率，简化档案利用的复杂程序，充分发挥人事档案的功能，更大实现档案价值。
2 高职院校人事档案管理实施信息化的措施
2.1 加强对人事档案工作的重要性认识
人事档案管理虽然具有很强的重要性和不可替代性，但档案管理是一项系统和长期的工作，对档案管理工作的重视或忽略都难以在短期内显现出其效果或危害。因此，提高对档案管理的工作重视，加大关注档案管理的重要性，必要性认识，提高教育单位内部有关人员的档案意识，提高上级领导和教育单位各部门对人事档案工作的支持和配合十分关键。要实现人事档案管理工作的准确性、高效性、信息化，硬件建设是必不可少的前提，而人事档案管理工作的重要性获得领导重视是关键。要进行相关制度的改革，设备的购置，人员的调整，无一不需要上级部门逐一进行审批，学院领导对人事档案工作的认识如果不够会造成档案建设上重大困难，因此要把档案管理重要性作为学院整体工作重要性的必要组成部分，在人事档案制度和信息化改进的相关要求上予以必要支持；组织人事部门的领导更要对档案重要性给予必要重视，要将人事档案工作纳入本部门重要议事日程，把档案工作的规划布置，研究考核与本部门其他工作同期开展，定期研究检查、布署、指导人事档案工作。
2.2 建立制度基础，规范档案管理
为增强高职院校人事档案工作管理质量，提高档案工作效率，规范档案工作流程，科学化的档案管理非常重要。要本着合理性和科学性原则建立一套完整的档案管理规章制度。规章制度是管理工作正常进行的依据，是档案管理具体实施的标准，合理科学的一整套人事档案管理规章制度是实现管理规范化、科学化的重要保障。提供资料的相关部门要对档案管理目标实施全面细致地考察，从不同角度、多个侧面真实准确地考察所有档案人员的相关材料，重视对当事人工作能力，性格特点、业务水平的记录，保障形成材料的真实性、准确性、客观性和全面性。
2.3 建立完备的高职院校人事档案数据库系统
当今快节奏高速发展的时代环境要求人事档案管理工作也要具备与之适应的工作效率，迅速有效地实现信息交流和档案数据更新。为跟上时代步伐，高职院校人事档案管理的工作重点应由实体管理向信息化管理转变；而信息化管理很多方面依赖于计算机技术和信息技术在档案管理上的应用，因此建立人事档案数据库系统是这一切的基础。数据库系统的建立可实施人事档案信息汇总和动态管理，方便快捷地更新人事档案数据，使人事档案查阅，比对，传输上更为迅速准确。人事档案数据库要建立在中组部《信息结构体系》的基础上，循序渐进，分层次、分步骤、分阶段、有序地进行。数据采集是人事档案管理工作最基础的一项内容，采集工作一定要以组织人事部门审核的年龄、工龄、党龄和学历学位为依据，保证人事档案数据库内信息的准确性、完整性、真实性。
2.4 实施人事档案网络化管理
高职院校人事档案数据库的建立和档案管理的信息化转换，使档案信息的利用效率大大提高。为实现信息资源共享，加强档案信息的交流与传递，在局域网内实现高职院校人事档案的管理和人事数据交流必不可少。实现人事档案管理的网络化信息化交流和共享体系，保障信息安全是前提，在网络信息管理中要重点做好管理权和使用权的问题，要进行密码和多重验证来核对管理者身份。要以多种方法对数据库采取安全防护和安全性监督。防止非法人员利用网络盗取和损坏档案信息；同时保密性也是人事档案数据管理的重要原则。针对人事部门内部要合理设置操作者和管理用户的系统权限，避免不必要的授权和重复授权，对于管理权限的分配要做到责任和权限对等，避免出现越权管理和权限失效现象。人事档案数据可通过网络实现数据共享，避免了人事档案操作程序上的反复录入，提高档案管理工作效率。网络化的档案服务还可实现全天候24小时在线，随时需要都可实时查询档案数据，方便各种工作情况的要求。人事档案管理的网络化还可在需要人事信息资料汇总和统计分析时实现快速高效的实时统计，这对决策和组织人事工作而言是极为有利的信息支持。实现高职院校人事档案网络化管理需要运用相应的电子设备和信息技术，遵循《干部人事档案原件管理系统》的相关原则，把相应人事数据严格对照档案原件逐步输入电脑，建立人事档案电子数据库。人事档案实现网络化以后档案的管理汇总、统计利用、查阅、变更都能够实现无纸化操作，大大提高了档案工作的效率和管理的科学性和先进性。
3 结 语
为迎接信息时代的到来，高职院校人事档案管理要积极引入信息化、网络化、电子办公的先进理念，运用科技手段改进档案管理制度。加快高职院校人事档案改革的推进，努力挖掘人事档案信息资源，实现人事档案资源的合理化利用。使人事档案成为高职院校管理制度改进、人力资源开发以及提升综合实力的有力支持。
主要参考文献
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