旅游留言档案凭借着自身的特质赢得了众多学者的关注。在欧美地区旅游留言档案的应用已经较为普遍，尤其是意大利海神庙旅游留言档案馆的成功更使其得到了广泛关注。旅游留言档案对于档案和旅游业的双重作用也使得其在我国的建立更加迫切。
关键词
旅游留言档案；可行性分析；实施对策
一、旅游留言档案建设的可行性分析
旅游留言档案的建设虽然十分迫切，但是在建设之前，政府部门需要从我国国情出发对其建设的可行性进行分析，以确保建设工作的顺利进行。笔者主要从以下几个方面对旅游留言档案在我国建设的可行性进行了分析。
1.旅游产业发展重要组成部分。旅游留言档案是旅游业发展过程中不可或缺的一部分。旅游留言档案在三个方面满足了其在旅游产业发展中的可行性：（1）旅游文化。目前我国旅游产业虽然发展迅速，但是旅游产业发展时间较短且经验尚显不足等导致我国旅游文化较为单一。而旅游留言档案内容丰富并且具有鲜明的地域特色，这些特点有利于景区发展属于自己的特色旅游文化从而满足游客日益增长的文化需求，促进旅游地旅游文化发展。（2）旅游活动。景区开辟专门留言区域并鼓励游客留言的活动是典型的旅游活动。近年来众多景区出现乱写乱画的情况，这些不文明行为使得景区旅游资源遭到了极大破坏，从另一方面说明了游客对于景区留言这一旅游活动的巨大需求。旅游留言档案的建设满足了这一需求。（3）旅游资源。旅游留言档案除了丰富旅游文化和旅游活动以外还保护了景区旅游资源，避免其遭到破坏。这是因为旅游留言档案的建设使得旅游在景区有了游客留言的空间，他们不必再自己寻找留言区域，这就减缓了景区资源遭到破坏的程度。
2.档案事业建设需求。旅游留言档案的出现为档案事业增添了新的活力，注入了新鲜的血液。这其中主要有三个方面体现了其在档案事业建设过程中的可行性：（1）旅游留言档案丰富了档案内容。旅游留言档案内容涉及广泛，包括人文、地理、历史等，且这些留言大多是由民众所形成，内容与百姓生活息息相关。然而档案一般是由机构、组织和个人形成且主要为社会组织服务，所以其内容大多较为官方，且与民众相关的档案内容少之又少。旅游留言档案的出现补充了档案中与大众百姓生活相关的方面。（2）旅游留言档案改变了档案事业发展单一的局面。旅游留言档案的出现改善了我国档案事业发展过于单一，鲜少与其他领域合作的状态。旅游留言档案的建设工作需要档案部门与旅游部门以及其他相关部门的密切合作，这一系列的合作促进了档案事业与其他事业的协作，并为档案的多栖发展奠定了良好的基础。（3）旅游留言档案促进了档案馆的特色发展。旅游留言档案不仅新颖而且极具地方特色，它的建设在极大丰富档案馆馆藏的同时也给档案馆添加了地方特色，对于档案馆的特色建设帮助很大。
3.我国符合旅游留言档案建设的基本条件。（1）技术条件。旅游留言档案的建设是一项重大且复杂的工程，在它的建设过程中涉及了档案管理技术、计算机技术、网络通信技术、安全技术等许多高新技术。因此技术是旅游留言档案建设工作的重要保证。首先，旅游留言档案的建设工作需要先进的档案管理技术。就目前来讲，我国档案事业发展时间较长且档案管理技术发展相对成熟，其中档案收集、整理、分类、索引、检索等技术已经符合了旅游留言档案建设的需求。其次，旅游留言档案的建设需要档案数字化。档案数字化不仅是为促进档案信息在馆际间的互换，并传递给利用者，还有保护档案原件的目的。现今我国档案数字化建设虽然处于初步发展阶段，相较于欧美发达国家略显不足，但是我国目前档案数字化发展的状况已经基本满足旅游留言档案建设的需求。综上所述，我国基本满足旅游留言档案建设的技术条件。（2）人员条件。旅游留言档案涉及多领域知识，其建设工作所涉及领域更是无所不包。比如旅游留言档案的建档和管理就需要大量的档案管理基础知识；其在景区的收集和在景区的建设就需要旅游管理知识；其留言区域的选择和日后的经营管理不仅需要经济学还需要地理等学科的协助，这些都需要各方面专家和工作经验丰富的工作的积极参与和密切合作。目前我国旅游留言档案方面的专家学者虽然较少，但是档案学、旅游学、经济学等方面的专家学者人数众多，且在旅游区有大批经验丰富的工作人员，他们的密切合作应该可以解决旅游留档案建设过程中所遇到的难题。另一方面，如果在旅游留言档案建设过程中遇到难以解决的难题，工作人员还可以咨询国外专家、借鉴国外成功经验。所以我国旅游留言档案的建设有大量专业人员的参与支持。（3）资金条件。旅游留言档案的建设是一项庞大复杂的工程，从旅游留言档案的收集整理到建档再到旅游留言档案的管理，实现旅游留言档案馆在景区的建立，需要大量的资金支持。旅游留言档案建设工作的资金来源很广：第一，政府支持。政府的资金支持包括国家和地区相关部门的资金支持，如档案部门和旅游部门。第二，招商引资。由于旅游留言档案的经济性，它的建设会带来可观的经济效益，这点使得旅游留言档案的建设更加容易吸引商家的投资。第三，公众集资。旅游留言档案建设的一个重要目的是保护旅游资源，政府部门可以利用它的环保性鼓励民众为其建设捐款集资。从旅游留言档案建设的成本和日后产生的经济效益来看，旅游留言档案建设主要资金运用于档案初期的收集整理以及留言区域的建立。在旅游留言档案建设初期并不需要大规模地建设旅游留言档案馆，而是可以借用景区的档案馆或者展览馆对其建立的反响进行观察和评估，在日后反响强烈且资金足够的情况下可以考虑旅游留言档案馆的建立。旅游留言档案从多个方面产生经济效益，如旅游留言档案卡、旅游留言纪念册、留言区域所收费用、旅游留言档案查询费、服务费以及其他相关附属产品所产生的费用。可以看出，旅游留言档案产生的经济效益远大于成本。综上所述，不管从旅游留言档案建设的资金来源还是其建设的成本以及日后所产生的经济效益来看，旅游留言档案建设在资金支持基本上是足够的。（4）设备条件。旅游留言档案建设需要大量专业设备的支持，从其收集整理到档案的录入和之后的档案数字化都离不开专业的档案设备。在档案收集整理之时需要大量的档案装备、档案装具如档案盒、档案架、档案柜等；到后期这些档案需要去湿机、吸尘器、温湿计等档案设备对其进行保护。在档案数字化阶段更是需要大量计算机专业设备如网络服务器、专业计算机、扫描仪、声像处理器等。上述这些设备在我国都较为齐全且大多都已经被广泛应用，所以在我国档案设备条件已经基本满足旅游留言档案建设的需求。
二、旅游留言档案建设实施方案
在确定旅游留言档案建设工作在我国建设可行后，相关政府部门需要制定切实可行的方案以确保旅游留言档案建设工作顺利开展。具体的实施方案包括：
1.协调档案部门与旅游部门合作。旅游留言档案建设工作需要档案部门与旅游部门的密切合作，且确定两个部门谁为主导部门是旅游留言档案建设工作首先要解决的问题。旅游留言档案的建设工作以旅游部门为主导部门，档案部门为协助部门。这是因为旅游部门及景区管理部门对景区状况和景区客源情况有深入的了解，且对于旅游留言区域的开发以及后期的保护利用工作更加专业，所以旅游留言档案建设工作应以旅游部门为主导。由于档案部门对于档案方面的相关知识了解深入，在收集整理留言档案时档案部门可以进行协助。只有协调好这两个部门之间的工作，才能保证旅游留言档案的建设工作顺利进行。
2.健全政策法规。健全的政策法规是旅游留言档案建设成功的基本保障。由于旅游留言档案在我国尚未建立，所以我国也没有与其相关的政策法规。目前我国政府应该考虑的是如何建立这些政策法规，其建立后如何与现行法规相协调等问题。首先，政府需要加强旅游留言档案立法工作、提高旅游留言档案立法质量。要做到这几点政府需要具备旅游留言档案的定义、特点、性质和产生背景等相关的基本知识。其次，档案部门、立法部门和旅游部门应该保持密切合作，为旅游留言档案相关政策法规的建立储存丰富知识和经验。这三个部门的合作在立法时可以为立法部门提供旅游留言档案现状分析，有助于提高立法部门立法的合理性与精确性。再次，立法部门应该借鉴国外现有法律，结合我国国情，建立起符合我国国情的旅游留言档案相关法律法规。
3.加强宣传力度。档案意识是旅游留言档案建立是否成功的关键，宣传力度的强弱在很大程度上影响着民众的档案意识。政府部门可以从以下几个方面对旅游留言档案进行宣传：（1）开办旅游留言档案展。开办与旅游留言档案相关的展览是对其进行宣传的传统方式。政府相关部门可以在景区或者人流量较大的地区开办展览，扩大宣传面对其进行宣传。（2）举办旅游留言档案相关讲座。旅游留言档案相关的讲座可以让民众深层次了解旅游留言档案，但是由于参加旅游留言档案讲座的大多是在校学生和学者，所以其受众面较其他方法窄。（3）电视节目与网络相结合。电视节目对于大多数民众有较强的吸引力，且电视节目以动态的方式对旅游留言档案进行了介绍，使民众更容易接受。民众在观看电视节目的同时也可以在网络上进行同步互动，也使其受众面扩大到了年轻群体。（4）举办与旅游留言相关的旅游活动。在景区举办的与旅游留言档案相关的旅游活动是宣传旅游留言档案最直接的方法，大众可以通过亲身的体验对旅游留言档案进行深入的了解。
4.确定详细工作计划。（1）现状分析。在进行旅游留言档案建设之前，政府部门应该对各部门的现状进行全面调查分析。首先政府部门应该对与旅游留言档案建设工作相关的部门进行调查研究。这些调查包括相关部门有没有与旅游留言档案建设工作的相关的组织保证、有没有建立与旅游留言档案工作相关的管理体制、规章制度以及整体规划等。其次，政府相关部门应该对旅游留言档案建设工作所需的基础设施进行调查研究。基础设施是旅游留言档案建设工作顺利进行的基本保证。这方面的调查包括档案柜、除湿机、档案架、计算机、扫描仪、打印机等基础实施配备是否完善。再次，政府部门应该对技术方面进行调查研究。旅游留言档案建设过程中需要大量技术支持，因此相关部门应该根据自身情况和技术水平量力而行。在进行旅游留言档案建设之前，政府部门应该客观地分析自身档案管理技术及其他相关技术水平。最后政府部门还要对现有人才情况进行调查研究。旅游留言档案建设工作需要大量不同专业、部门的人才。这些人才包括档案专业人才、旅游专业人才、经济人才、管理人才等。政府部门通过对现有人才的分析可以更加确定旅游留言档案建设工作的情况及未来发展方向。（2）制定目标。在明确旅游留言档案建设工作可行的基础上，政府部门应该组织其他相关部门形成旅游留言档案建设工作小组并且制定旅游留言档案建设工作的目标。目标的确定为旅游留言档案的建设工作制定了长远的目标及阶段性目标，使得旅游留言档案建设工作的发展有了明确的方向。（3）明确实施方案。在明确旅游留言档案建设工作目标后，为实现目标，政府部门需要明确实现目标的方案。首先，成立独立部门负责旅游留言档案的建设工作。该部门由专家学者领导且不受任何部门制约，对旅游留言留言档案建设工作具有绝对领导作用，其他相关部门应协助该部门完成旅游留言档案的建设工作。其次，制定具体工作方案，保证旅游留言档案建设工作顺利进行。政府部门应该聘请相关专家对旅游留言档案建设工作的环境和现状进行调查研究并制定出科学合理的工作方案，协助旅游留言档案建设工作顺利开展。最后，协调各部门合作协助旅游留言建设工作。旅游留言档案建设工作需要多部门的合作来完成，如果各部门合作不力将会影响将来工作的进展。政府部门需要明确各个部门的职责，确保旅游留言档案建设工作顺利完成。（4）确立保障体制。旅游留言档案的保障体制是为了保证旅游留言档案建设工作的资金、人力、物力以及技术的支持，所以说旅游留言档案的建设工作离不开保障体系。因此，为了方案的顺利实施必须确立旅游留言档案的保障体制。旅游留言档案作为近年来新兴的档案，不仅丰富着档案事业还协助着旅游产业的发展，其作用不可忽视。我国政府需要重视旅游留言档案，鼓励并支持旅游留言档案建设工作，使其建设工作尽快提上日程。
参考文献
[1]姚坤.档案数字化建设的可行性分析[J].黑龙江档案，2013（3）.
[2]刘海霞.浅析档案开放与利用工作[J].才智，2013（35）.
[3]范德华.旅游的经济学理论基础探析[J].思想战线，2013（2）.
一、大学毕业生如何漠视档案
目前大学毕业生对自己档案的“漠视”主要可以归结为以下几点：
1、滞留在高校
如今高校毕业生自主就业，部分毕业生因没有落实工作单位把档案暂时留在了学校；找到工作后因身在外地或忘记等各种原因，没有再回学校办理档案转移手续。也有毕业生认为，档案转移手续复杂，放在人才市场每年需缴240元管理费，不如丢在学校安全省事。
2008年11月底，从"2008年高校毕业生就业工作总结会”上获悉，目前北京市高校京外生源毕业生户口和档案滞留学校的达到2，2万余名。据北京市教委的数据显示，在这2，2万余户档滞留高校的京外生源中，本科生占七成。这些学生滞留户档的目的明确，其中就业、考研和出国留学的超过83％。期满后继续滞留的户档数量逐年增加。超过两年期限的达到9200余人，其中有3800人甚至已经超过了6年。
2、弃之人才市场
最近，北京市人才档案公共管理服务中心对失去联系超过5年的流动人员的人事档案进行了网上公示。公示档案中，仅北京市市区就超过5000份；加上各区县，此次公示的档案份数超过了3.5万份，规模堪称庞大。2008年11月底，北京市人才服务中心有关部门负责人表示30天公示期满后，即解除对原档案的托管关系。
江西人才市场是江西省最大的人才流动管理机构，截至目前，该市场已存放两万多份人事档案。然而，许多档案从放进之日起就成了“死档”。该市场工作人员介绍，有的档案甚至已经有十几年无人过问了。
二、大学毕业生为何漠视档案
目前，人们的择业模式越来越多元化，自主择业已成普遍情况。无论是对于企业用才，还是个人择业，已经不再受户口和档案的限制，不再“惟档案是尊”，这是整个社会对于市场运转的一种自我调控，但也引发了大量的“弃档”现象。
1、企业不看重档案
近几年，随着人事制度改革的深化，人事档案已不再是企业考察个人能力和选拔人才的惟一标准。
现在深圳某企业工作的黄某曾说：“我换了七八次工作，从来没有人问我档案问题。现在企业看重的是能力，档案有没有，作用不大。”这代人的职业观较以前更追求自由和个性，流动也相对频繁，用处弱化的人事档案便容易被轻视。
某高校毕业生曾说：“自从大学毕业后，我的人事档案就一直放在学校，反正也用不着。很多同学都将档案留在学校，除非有正规的接收单位才想起档案，否则档案就永远地留在学校或人才市场。”还有学生喜欢频繁调槽，在工作单位变动后，由于嫌转档手续烦琐，便在流动或工作转换中放弃了档案。
市场经济的发展需要生产要素的流动，人力资本的流动也是必然。市场理性对人的要求不再是个人的政治地位和政治身份，而是专业和技能。用人单位在考察人时，也必然把个人能力与企业发展结合起来，从而谋求利润的最大化，这就是所谓的“考察档案不如考察现实的人”。
2、对档案的用途知之甚少
尽管档案作用的弱化在一定程度上减少了人事档案中不客观纪录现象的发生，杜绝了个人生活被他人主观操纵的可能性，可以看作是一种社会和公众理性的选择。但毕竟目前是社会转型时期，人事档案在某些方面仍然具有不可替代的作用。一些刚毕业的大学生们对于档案的用途知之甚少，不少毕业生甚至不知档案与自身有何关系。
广西某职业学院大四学生张某已与湖南一家公司签订了就业合同，现正在该公司见习。当档案调查人员问他打算如何处置自己的档案时，他表示根本没有想过此事，并发出了“档案不是存在学校吗，还需要迁出来吗”的疑问。
三、长期漠视档案有何不妥
尽管档案的作用现在有很多大学毕业生还知之甚少，但是大学毕业生无论是考公务员，还是到企业就业，或是自主创业，都应该重视并妥善安置自己的档案，否则，将来会产生许多不必要的麻烦。
1、档案滞留高校影响计算工龄
毕业生如果没有及时地将档案从学校转出，用人单位将不能为其计算工龄。按照有关规定，未就业的毕业生，档案放在学校期间不算工龄；须在人才交流服务中心办理人事，中心才能为其办理转正定级、年度考核、档案工资审批等手续，这样才能连续计算工龄。学校代为保管毕业生档案，只是延长了毕业生的择业期，而毕业生与学校之间并不存在人事隶属关系，学校不能为毕业生出具涉及人事关系的证明。根据相关政策规定，单位只能按应届毕业生标准为其办理就业手续，而工龄也就相应的从“零”开始。档案滞留学校还将影响今后的转正定级和职称评定。
2、无法报考公务员
已毕业多年的饶某这段时间颇为懊恼，年前他本来打算报考国家公务员。但当年毕业时他没有理会自己的人事档案，结果人事档案被学校转回原籍，自己也浑然不知。由于和原籍档案管理部门从未联系过，这几年他的人事档案上没有任何新增记录，导致没有地方及时给他出具报考公务员的政审材料，考公务员的事也因此落了空。
3、落不了户
孙某4年前毕业于辽宁某学院，不久前跳槽去了南宁一家房地产咨询公司。然而，让她郁闷的是，到南宁上班，没想到才过了几天她就不得不飞回辽宁调档案。原因是公司要帮她落户口，而她一直不知道没有档案就落不了户口这个道理。听孙某讲述说，她大学毕业后，把档案放到人才市场，第一年交了几百元的档案管理费，后来逐渐觉得档案对自己没什么用，就再也没有理会过，再到后来根本就忘了有档案这么一回事，直到迁移户口要用档案，才知道它的重要性。
4、办不了身份证
刘某几年前从某职业技术学院毕业，当时他揣着档案辗转于沿海各城市打工，没有及时将档案挂靠在人才市场。今年因为需要办理第二代身份证，这才想起，户口从学校转出后一直没有落户。为此，小金在省城和原户籍所在地的派出所折腾了近一年，费了诸多周折，可至今手续还没能办好。
人事部门一负责人曾经在一次访谈中指出，现在很多以档案为依据的个人证明等手续还是绕不开档案这一关的，如：工龄、研究生考试、公务员考试、职称申报、养老保险办理以及出国、结婚生育等都离不开档案。
四、大学生毕业后档案该何去何从
随着越来越多的大学毕业生选择进入私企或者自主创业，“弃档”现象也越来越突出。如何妥善处理自己的人事档案，成为这一群体必须面对的问题。
目前，我国的人事管理实行双轨制：一种是用人单位直接管理职工档案；一种是县级以上人才市场人事档案。这两种是平行运行、且能对接的制度。也就是说，假如你毕业后进入私营企业工作了两年，再考上公务员进入国家机关，你的工龄是从你的档案进入人才市场的时间开始算起。换句话说，是从进入私营企业工作的时间开始计算。因为档案放在学校只是学籍档案，转到人才市场才成为人事档案，才能证明你进入社会参加了工作。 那么，大学生毕业后档案该如何妥善处理呢?专家介绍，对于毕业后找到接收单位的学生，档案可以直接转到单位或者单位主管部门，如果单位不接收档案，毕业生可以将档案存入当地人才市场，由其进行代管。对于毕业后没有找到接收单位的，最好是将档案转入下列部门之一。
1、生源地人事部门
把档案转至生源地，由所在地级市的人事局接收，这种方式比较适合准备在生源地就业的毕业生。其优点是在生源地办理就业手续时比较方便，但如果毕业生想离开生源地就业，转出时就会比较麻烦。
一、留学生档案的相关内容
来华留学生档案的内容一般包括纸质档案和电子档案。其中，纸质档案里包括入学申请表、身份证件（护照）复印件、外国来华人员来华签证申请表（JW202表）、汉语水平考试（HSK）成绩单、最高学历证书复印件、成绩单、学籍变动申请或审批表和学校要求的其他相关材料等；电子档案里是通过“来华留学生管理信息系统”所记录的外国来华留学生的基本信息。由此可见在来华留学生档案里的资料是十分重要的，如果不能合理保管，一方面是对留学生的档案不合理的开发和利用，另一方面如果造成大量留学生档案流失，那损失不可估计。
二、浙江高校留学生的档案管理现状
在2008年教育部颁布的27号令《高等学校档案管理办法》中确定外事类档案包含“学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料”。在这一制度的颁布下，我国的留学生档案管理工作开始走入正轨。但是就目前浙江高校对留学生档案管理的现状来看，仍存在以下几个问题：
（一）管理制度不健全。由于我国的留学生档案管理工作还处在摸索阶段，所以浙江省的各高校之间也没有针对高校留学生管理档案联合制定出相关实施可行的管理办法，对于材料的归档、相应机构人员的管理等等，都还没有制定出一套成熟完整的留学生档案管理制度。
（二）档案材料不完整、不规范。由于留学生的生源国别比较多且复杂，加之经常出现有学生转系、休学、复学、降级等等情况，所以在整理留学生档案的过程中就会经常出现留学生个人档案资料不全的现象。在留学生档案管理的过程中，发现由于留学生工作所涉及的部门比较多，在开学初期经常出现统一要求下的资料、内容和载体不同的情况，加之开学初期，留学生工作的纷繁复杂，就很容易出现资料整理不规范，分类方法不科学等现象频发。
三、完善浙江高校留学生的档案管理措施
（一）建立健全相关的管理制度。制度是实现所有工作良好发展的基础，一套合理完善的制度能够规范工作的有效实施。使工作的各个环节做到有法可依，有章可循。针对浙江高校留学生档案管理制度不完善的情况，浙江省的相关高校应该联合针对此现象，制定出一套比较完备的留学生档案管理制度。根据浙江省高校留学生的分布情况，适时调整，更新档案管理，制定一套适合浙江省应用的《留学生档案管理规范》；同时还应加强指导相关工作人员的管理工作条例，开拓进取，加强对相关人员的培训，学习等。
（二）结合网络技术，建立灵活的档案管理。在科学技术飞速发展的今天，网络信息技术已经越来越广泛地应用到了学校的日常教学体系当中，在面对纷繁复杂的留学生档案管理工作时，学校应该成立专业的留学生档案管理部门，同时要求相关学生工作者充分发挥和运用网络信息科学技术，完善浙江高校当中出现的留学生档案管理问题，建立灵活机动的分类方案，在开学初期学生工作者负责接收好留学生的档案后，及时运用信息技术，在国家规范的要求下，编制相关科目，在计算机网络中建立电子表格，方便录入和查询留学生的档案信息。最终实现充分利用和结合网络信息技术，建立灵活的档案管理工作，解决浙江高校出现的留学生档案管理工作混乱的局面。
近年来，区县档案馆逐渐开展了口述史资料的征集工作，但大多浅尝辄止，或为某项热点工作而征集，或为完成本职工作而征集， “为征集而征集”是普遍存在的现象，这样，很多流传民间的、珍贵的、前辈的知识财富会随着时间的推移而流失，从而造成无法填补的 历史 断层。如：留在儿时记忆中的方言土语，你还知道多少？又有多少人能说出它们的确切含义？爷爷奶奶讲述的乡村轶事，还有多少可以讲给我们的子女听？那些走街串巷的老手艺人的叫卖声，现在还有多少人能够回想起？那些渐渐淡出人们视线的传统农耕具，现在还有多少人知道它们的名字及使用方法？人类活动无比繁富，即使再详细的 文献 、档案也只能记录下极为微小的一部分，随着时代的变迁，许多宝贵的民族文化遗产已经失传，或濒临灭失，若不及时补救，我们的民族文化将遭受无可挽回的损失。笔者认为，作为一项具有深远意义的工作，作为保留档案史料的档案馆不要仅“为征集而征集”，更应“抢”字当头，留住那些即将逝去的事情，使民族的记忆能比较完整、比较真实的留存下来。
区县档案馆应以“留住民族记忆”为己任，重点从以下几方面开展口述史资料征集工作：
（一）结合馆藏空白，弥补档案断层，留存弥补馆藏口述史资料
区县档案馆切忌盲目征集，为完成每年的征集工作任务，今年这个征集一点，明年那个征集一点，哪个也不系统，哪个也不深入。区县档案馆应了解和熟悉馆藏，清楚自身馆藏存在问题和空白，知道应确定什么样的专题、计划来征集和制作相应的口述档案，以填补国家档案整体的不足。因此，档案馆开展口述史资料征集工作较之其他文化部门或研究部门更具有针对性。笔者认为，计划性是口述史资料有别于其他档案的一大特点。区县档案馆应在充分了解馆藏，分析馆藏存在问题的基础上，制定出相应的专题计划。这一计划必须有重点、有目的且切实可行。口述档案专题计划可以涉及 政治 、 经济 、文化、 教育 、卫生等社会的各个领域和各个层面。各地可根据本地区的实际，分清轻重缓急，有针对性地加以制定。
档案馆中的档案主要反映国家的重要职能，大多为党政信息档案，而大量的各行各业、各种类型的有关普通老百姓的历史记录未能完整地保存在档案资料中，造成人类社会整体记忆的缺失。如：建国以后的土改运动、三反五反、大跃进、四清运动等等重大事件，在档案文献里面都提到过，但是一般老百姓怎么看待这些事件？他们所经历过的事件究竟是个什么样？这些事件带给普通百姓的真实感受是什么？这些官方文件鲜有记载，存在令人遗憾的历史空白点。而这种馆藏的断层可以通过对不同地域、不同阶层、不同职业当事者的采访，用亲身经历历史的人的回忆和史实信息来加以补充，为后来的研究者提供更加翔实的 参考 资料。
（二）结合当地工作重点，弥补官方文字空白，留存专门口述史资料
档案馆可根据工作重点，开展口述史资料征集工作。工作重点会形成大量的文字性官方材料，但以录音形式形成的口述史资料却可以弥补官方文字性材料记载的空白，更真实完整地反映历史的全貌。这样，既能打破档案信息滞后的传统观念，又能充分发挥档案资料服务重点、热点工作的效能。如2005年，在全国各地组织开展一系列纪念抗战胜利六十周年活动时，南京市档案局采访了60位参加抗日战争的老战士，以录音、录像的方式建立“抗战老战士口述档案”，把这些具有珍贵史料价值的“活历史”永久存档，并与江苏电视台联合采访拍摄制作《反法西斯战争口述档案》，在社会上引起极大反响。又如，北京市平谷区档案馆在2006年全国非物质文化遗产普查工作如火如荼地开展的时候，抓住契机，在17个乡镇中挑选有代表性的乡镇金海湖镇、东高村镇开展了非物质文化遗产中有关民俗、生产用具、生活用具等传承久远，形态丰富的与农民息息相关口述史资料征集工作，尤其是将这些已经渐渐退出人们视线逐渐被遗忘的旧时农用的生产用工具用图、声、影的形式真实的记录下来，以口述史资料独有的特点来讲述祖辈们脸朝黄土背朝天的生产、生活方式，在我区文化遗产保护特别是非物质文化遗产保护工作中发挥了不可替代的作用。
（三）结合地域特点，弥补文献单一状况，留存特色口述史资料
档案馆馆藏档案普遍的特点是特色不明显，特色档案数量较少。不同的档案馆馆藏所反映的几乎是“同一版本”的档案内容，没有个性，没有特色。口述史资料征集重点应在地域、地区、文化特色上下工夫，征集特色口述史资料，使档案馆的馆藏更加优化、门类更加丰富，特色明显、功能日趋完善，从而使档案馆可以为公众提供更加鲜活的、多维的认识历史的全新视野。以平谷区为例，平谷 旅游 资源丰富，人杰地灵，关隘较多，旅游景点的众多传说，关隘修建亲历者的真切感受、平谷方言的流传等等是重点的征集对象，为平谷留存具有地域特色、民族特色的口述史料，弥补只有文献记载的单一状况。
（四）结合社会利用需求，弥补档案滞后特点，留存大众化口述史资料
档案馆开展口述史资料有得天独厚的优势，在接待利用工作中，能清楚知道大众的利用需求，可以根据大众的利用需求，制订相应的口述史资料征集计划，有目的有计划地开展征集。口述史资料涉及的内容非常广泛，可反映社会的各个层面，包括普通人的生活经历；口述史资料以通俗的语言反映地方历史、民族文化、民间 艺术 、轶事遗闻，这种大众化的口述史资料的征集，更能大大丰富档案馆馆藏，改善以文书档案为主的馆藏结构，吸引越来越多的人通过利用档案，开展学术研究，了解地方历史、风土人情以满足自己的精神文化需求。这样将极大改善档案服务滞后的特点。
二、要“冷点重点，热点参与” ，不要“只重热点，‘跟风’征集”
口述史资料逐渐被众多文史学机构所重视，也逐渐被提到议事日程。社科院近代史所、历史所在做，当代
草根一说，始于19世纪美国，彼时美国正浸于淘金狂潮，当时盛传，山脉土壤表层草根生长茂盛的地方，下面就蕴藏着黄金。后来“草根”一说引入社会学领域，“草根”就被赋予了“基层民众”的内涵。“精英”在 现代 汉语词典字典中的解释为“精华”或“出类拔萃的人”。口述史资料精英化征集即对重大事件、重要人物的口述材料的征集，这对于撰修 历史 确实很重要。但重大事件及重要人物官方文字记载较多，回忆录、口述自传也很多。现在多个机构做口述史大多在重大事件和重要人物上，也形成了很多有价值的口述史资料。因此区县档案馆在做口述史资料征集的时候，不能一味地注重这方面的征集，应更多关注社会生活和普通百姓的口述史即“草根化征集”。我们在进行口述史资料征集工作中，特别注意发掘民间社会及老百姓日常生活方面的资料，寻找他们的声音。征集大量来自于地方和民间，小人物的命运也可以反映大历史的变迁，所以，它反映的是一种大众文化和大众记忆内容，能充分地展示出社会各阶层人士的不同经历、个人观点，使历史更具个性化和更为真实，只有记录下来，我们的民族文化才不会丢。而且这样的口述史资料使读者更能贴近并领会活生生的历史及其活生生的社会内容。如大家都认为建国初期的社会风气非常好，究竟怎么好？为什么好？其主要表现是什么？如果让老百姓讲讲他们所看到的、所听到的事情，对构建那段历史的生活场景和真实图像无疑是非常重要的，也为后人研究社会文化史提供了很好的资料。故此，笔者认为，口述史资料征集作为弥补馆藏空白的有效途径，其征集的素材不能只着眼伟大人物及其伟大事迹，不能只着眼于少数人的丰功伟绩，了解芸芸众生的困难与欢欣，才可能理解历史的真实面貌。如：平谷那些土的掉渣的语言、那些生活在深山老区老百姓生活经历的真实写照，最底层婚丧嫁娶的讲究、普通百姓对大公社、大跃进、大食堂的真切感受，这些用语言记录下来的东西，是不是对那段的历史起到很好的理解和诠释？让普通人的历史活在我们的笔下，留给后人永久的记忆，这是区县档案馆征集的必然。
四、要口述史征集“无禁区”，不要仅围“正史”转
一、党校档案的历史重要性
党校档案是我党历史的文化积淀，是党活动的影像。留住了档案，就留住了党的历史。走进档案库房，我们就走进了共产党历史的长河之中。通过党校档案的利用，我们不但可以了解党的过去，再现党的历史，还可以规划我党的未来，也是反观我党历史的一面镜子。过去，人类及其创造的历史，都是顺时间正向进行的，人们留不住时间，所以，过去的事将永远过去。但是，档案可以实现历史事件发生和演变的时空变换。随着党校档案工作信息化的不断提高和计算机互联网的广泛应用，党校档案也打破了历史事件发生的时间界线，可以在空间坐标的一个点上，了解我党认识空间范围内的所有事情。
二、党校档案制度的重要性
党校制定档案制度要以确保归档文件的真实、完整、有效为目的，并将其管理纳入党校信息化建设，还要将公文和档案管理整合成统一的文档一体化管理系统。要具体明确此项工作的分管领导和领导职责，党校档案管理人员、设备的配置要求和管理职责，文件形成部门的管理岗位设置、业务规范、处理程序、工作要求，特别要明确党校档案部门对上述工作负有督促、检查和指导的职责，使档案管理对文件的前端具有实际的控制权。要建立完善的干部培训教育档案制度，把党员干部培训纳入正规化和规范化渠道，以规章制度执行为着手点，进一步提高自身的业务工作能力，切实做到各项制度的落实。
三、党校档案管理的重要性
对于党校档案文件的集中统一管理，有利于解决档案管理中复杂的技术问题。党校档案形成的规律告诉我们，档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。要做好文档管理工作，需要从以下三个方面加强。
一是要进一步提升档案工作的留存意识。虽然党校档案涉及面较广，工作资料较多，但只要提高归档的意识，及时注重对教学档案的整理归档存查工作，就能做好资料保存，以确保今后党校工作“有案可查”。
二是推进党校档案工作信息化。目前党校的档案实体已经发生了明显的变化，从最初简单的纸质文件的处理发展到目前纸质文件和电子文件并存，电子文件又分为文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，党校档案实体也得到不断丰富。党校档案从过去单纯的文件收发整理到在档案管理拓展服务，引入信息化管理，使党校档案工作越来越受到重视，其作用也愈加明显，党校档案工作信息化已成为重要趋势。制订电子文件归档范围和保管期限是制度体系建设中的崭新课题，且不可能一蹴而就。随着电子文件的普及，越来越多的电子文件，如多媒体文件、超文本文件等，不可能形成纸质文件，从而无纸质文件可以对应。随着计算机普及应用，形成大量微观性电子文件，如业务过程性文件，这些文件对党校业务活动有较大的利用价值，但一般都未列入纸质文件的归档范围。在党校档案保存的过程中，既要保存书面档案，又要留存相对应的电子档案，以提高文档的查阅方便。为了解决电子文件的可读和有效，电子文件归档还须包括传统归档范围未列入的背景信息和结构信息。电子档案具有查阅便捷、保存可靠、资源耗费小等优点。由于归档电子文件存储的密集性，其保管期限也不能完全参照纸质文件。当代计算机存储的海量化缓解了现代信息量激增和存储能力不足的矛盾，磁带机、磁盘机、光盘等外存储技术的突飞猛进，日趋成熟，使大规模档案数据的存储具备有利条件。因此，归档电子文件的保管期限可以与纸质档案一致，也可延长，原则上能保存多长就保存多长。
三是加强对档案知识的学习规范化管理。随着党校档案管理采用现代信息管理技术，借助计算机硬件以及各种档案软件，大大方便了档案人员的档案管理工作，党校档案也进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。档案工作无小事，它是对一个单位、个人历史沿革的记载，是历史事件的见证。党校档案工作必须严格按照我国档案法，不断完善自身档案工作的规范化。近年来，党校档案管理人员定期参加各级档案专、兼职人员档案知识讲座、专题研讨会和培训班等活动，不断改善档案人员的知识结构和学历结构，提高其业务能力，促进了党校档案事业的长足发展。
四、党校档案利用的重要性
关头词:电子档案;问题;对策
信息手艺的飞速成长和普遍应用使人类糊口的各个方面发生了巨年夜的转变。计较机应用于办公自动化和自动化工程设计,已发生了年夜量的CAD或公函性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的打点,是档案工作者面临的新问题。电子文件被普遍地熟悉和应用,成为势不成挡的潮水。计较机的普遍应用、电子文件的年夜量发生、信息高速公路的建成,为缩小档案保留空间,快捷传递交流信息,搞好信息处事,实现信息共享,无疑将会带来极年夜的便利,同时也给档案工作带来了一系列的新情形新问题。
1、现代的档案打点工作的改变
1、1档案载体的改变
在打点勾当中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度慢慢庖代了纸质文件。电子图纸也以手工建造所无可对比的优势年夜量呈现。经由过程计较机辅助设计使产物图纸的设计、存储、查询和改削变得快捷又便利。例如出产或开发一项较年夜项目的产物就需发生上万份的图纸,而其中良多又要秉承老产物的年夜部门功效,是以电子图纸显示了其比纸质图纸更兴旺的生命力,保留电子图纸要比保留底图便利、省时、省力而且有意义得多。
1、2企业档案的分类转变
旧有的关于文书档案、科技档案、产物档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个打点模块、流程的设置。一份完整的档案信息分手在几个打点系统中,计较机遵照划定指令按照工作方针随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽不异,但可以必定的是计较机打点过程中档案分类更能切近打点的需要,分类也将更具体、更科学、更规范。
1、3档案领受和保管上也有所改变
在电子情形中,若是档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不成能被剖断、保留、编目或者供给操作。这就是说档案人员若是不进入到信息集成系统中去,则很难把握到信息的焦点部门甚至领受不到档案。
无时无刻不在发生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必需在发生电子文件的泉源就行使档案的看管指导本能机能。参照国家有关文件拟定出本单元的《电子文件打点法子》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中插手电子档案文件的剖断、归档、保留、操作等档案打点内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息领受打点平台,要懂得若何节制和维护档案信息资本的有用性、靠得住性和实时性,把握电子档案信息的收集、打点。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经由档案人员剖断归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
2、电子档案工作面临的问题
2、1电子档案原件的真实性问题
电子文件很轻易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计较机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单元负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
2、2电子档案内容的保密性问题
用收集的任何终端设备都能索取到存储在收集某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个收集终端。这对于在一段时刻需保密的内容或限制供给操作的内容的平安保密问题,带来了极年夜的威胁。
2、3电子档案保笛的长久性问题
跟着办公自动化的不竭深切,良多若干好多单元将会实现无纸办公,所有的情形、抉择妄想、信息存储在收集中,人们只要操作一下键盘就可以获得所需的信息。这种体例确实为档案的归档存储简化了轨范,也便利了操作,可是一旦收集俄然瘫痪或被毁,如呈现“黑客”问题,碰着病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消逝踪,造成难以填补的损失踪。
2、4档案打点软件的统一性问题
计较机软件研制年夜年夜落伍于硬件的成长,远不顺应各方面存储的需要。档案系统各地域之间、单元之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的操作以及全国的联网。
3、建议采纳的对策
3、1尽快培育精晓计较机手艺的档案专业人才
培育一批既懂档案营业又精晓计较机专业常识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在增强全员计较机常识培训的同时,经由过程招考、送出去深造等渠道选拔、培育高、精、尖计较机打点应用人才,使他们不仅精晓计较机手艺而且熟悉档案营业,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计轨范,能够开发软件。
3、2成立健全维护电子文件真实和平安的律例
在电子文件的形成、措置、归档,电子档案的保管、操作等各个环节,信息都有被更改、丢失踪的可能性,即使拥有完美的信息平安手艺,也需要有响应的打点法子来保证其得以实施。是以,成立健全相关律例和打点轨制,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其平安具有主要的意义。要经由过程法令形式将电子档案的保管和操作尺度划定下来,使人们能够自觉地遵守这些划定。同时要经由过程立法确认电子文件、电子档案的法令凭证浸染,确保国家档案行政打点部门依法打点电子文件和电子档案。
3、3拟定科学、合理、严密的电子档案工作尺度和规范
跟着电子文件的年夜量发生,孔殷需要成立一套科学、合理、严密的电子档案打点尺度和规范。将电子文件的形成、堆集、清算、剖断、归档工作和分类、枚举、保留体例,用尺度和规范确定下来,使电子档案从降生之初就得以科学、有序、规范地打点,这是摆在档案部门面前的一项重年夜课题,也是孔殷需要解决的基本性工作。
3、4研制开发数据名目尺度统一、可以互相兼容的档案打点软件
仔细品味《中国档案》2006年第8期刊登的赵跃飞的《档案的草根味》之时，又觉得闻出了“味”外之“味”，而这些“味”外之“味”，颇值得档案人玩“味”。
“味”之一，保留什么样的档案?“按说乡里每年会下发不少文件，但黄龙村的档案柜里却很难找出几份红头文件，只有土地承包、计生通报等寥寥数份。询问原因，老朱(该村档案员)狡黠地一笑，答：“我只存有用的，刮风似的东西，留下也没用。”也就是说只保留他们认为有用的档案。而“与黄龙村有选择地留存资料有所不同，解州村的档案留存甚是宽泛，几乎到了只取不舍的程度。”两个村保留的档案是两个极端，但是却有一个共同点，就是都没有按照档案部门出台的《村级档案管理办法》中的村级档案分类、归档范围和保管期限表来挑选的。可能这两个村是个案，但同样应该引起档案人的深思。我们制定的村级档案分类、归档范围和保管期限表，究竟符合不符合实际?究竟对村级档案工作有多大的作用?事实上，黄龙村的做法是从朴素的自己利用需求出发。保留对自己最有用的。而解州村的做法是从现实和未来的利用需求出发，将有可能被利用的全部选留。而且他们无意中为社会保留了村级完整的历史和历史的细节。保证档案的完整性不正是档案部门追求的目标吗?保留的历史细节不正是社会学家和历史学家所关注的吗?
“味”之二．如何整理管理档案?一个70岁的老人，用非常原始的方式整理和保管着5000卷档案，而且，“你只要说出需要哪一年某一份档案，她一准儿会在5分钟内给你准确无误地调出来”。这种情况，恐怕会使我们这些采用所说的科学规范的方法整理保管档案的档案人所汗颜吧?我们是否能从科学规范整理的5000卷档案中迅速找到某一份档案呢?客观地说，科学规范的整理方法时档案馆来说是科学的，但对村级档案室来说是否是科学的?究竟何种整理方法最适合村级档案室是值得思考的。我们的村级建档指导工作是不是该从整理规范不规范、案卷质量高不高中跳出来呢?
“味”之三，如何建立村级档案工作长效机制?黄龙村、解州村的档案工作能够坚持几十年并不是制度在起作用，而是“人治”，这两个村都是个案。黄龙村档案员已做了40多年，解州村的档案员也当了28年，现在都是六七十岁的老人了，我担心他们有一天干不动档案工作了，是否会有人像他们那样接他们的班，兢兢业业地做好档案工作，是否会有“人去档息”的现象发生，担心并非多余，为什么都做三四十年档案工作到了颐养天年的岁数了还不交班，答案恐怕只有一个，没合适的人选。多少村的档案工作都是因为“人去档息”或者“人未去档就息”。农村档案工作的巩固成了档案部门的“头痛”问题，农村档案工作似乎走入了“建了散。散了再建”的怪圈。如何走出此怪圈?建立巩固农村档案工作的长效机制，是值得思考的问题。而此项工作只靠档案部门是难以支撑的，联合其他有关部门协作共建应该是上策吧!
“味”之四，典型的农村档案是否该成为国家档案馆的馆藏呢?解州村保存如此完整的农村档案是研究新中国农村变迁的不可多得的重要史料，在史学研究转向平民史的情况下，解州村的档案恐怕尤显得重要。但是，在现有的档案馆接收档案范围规定中，村级档案是不在接收范围之内，不过，解州村的档案显然应该接收进馆成为国家档案馆的馆藏，因为档案馆具有存史功能。然而，农村档案的所有权归农村集体所有，并没有向国家档案馆移交的义务。如何接收村级档案是值得思考的。这里不仅有档案所有权的问题，还有利用的问题。如档案馆接收了某村的档案，某村要利用某档案就很麻烦，毕竟还是村里用得多，而且，时间年限也很不好定，如黄龙村姓谢的老人，1991年查阅的是1948年的档案。中间间隔43年，如何解决社会利用与村民利用的矛盾?
【关键词】人事档案；事业单位；人力资源
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）08-080-01
一、人事档案管理中的问题
1.人事档案管理没有被引起足够的重视。人事档案在很多人看来非常简单，不足以引起单位领导和同事的重视，对人事档案管理存在错误的认识，因为它不能给单位带来什么经济利益，于是人事档案被遗弃在单位的小角落里。
2.人事档案管理信息化跟不上时代的发展。随着科学的进步发展，很多单位已经脱离了纸质档案，但是，对于怎么良好的利用先进的技术手段，很多人事档案管理人员只是简单地把个人信息输入计算机，用检索信息和资料查阅还是手工操作，对先进的档案管理技术还没有真正运用自如。人事档案管理的工作效率还没有提高，档案的安全管理欠缺。
3.弃档和人档分离现象严重。随着社会的快速发展，工作竞争加强，人员的流动速度也在不断加快，越来越多的人员开始投入到其他行业，有些人员放弃原来稳定的工作，自己做起了生意。因此，人力资源与社会保障局出现了弃档和人档分离的现象，给人事档案管理带来的压力日益剧增。
4.人事档案出现造假问题。社会和生活压力在不断膨胀，人员流动是一个社会普遍现象，另外，工作单位的聘用要求也在不断提高，有些人员在这种压力之下，选择造假的档案去聘用单位工作，这样就增加了人事档案管理人员的工作压力。
5.人事档案利用率较低下。人事档案作为人才的信息源，很多单位为了保护人才信息的安全性，忽视了对档案的利用，造成了档案利用率低。档案管理者对档案进行整理和收集，不只是作为一个简单的储存，更重要的是对档案如何进行利用。
6.单位对相关人员进行扣档。在人员流动严重的今天，职工与单位的互相选择都是正常现象，自主择业权显得尤为突出，事业单位出现人员变动、跳槽、辞职等现象。很多单位为了留住人才，为了使辞职人员能够收尾工作做好，用扣留人员档案作为手段，来降低单位的损失。
二、针对人事档案管理问题提出合理化的建议
1.提高领导对人事档案管理工作重要性的认识，加强人事档案管理工作。领导作为单位的决策者领导者，对人事档案管理工作要高度重视，定时定量对人事档案进行检查和指导，早发现问题早解决问题，将人事档案管理工作纳入人事考核，有利于推进人事档案管理工作的进程，加强其科学规范化发展。
2.提高人事管理工作人员的专业素质和设备建设。单位领导给于人事档案管理工作大力支持，对于人事管理工作人员应该进行专业培训，引进新的管理技术，提升人事管理人员的专业素养。而人事管理人员应抓住机遇，提升自身的学习及管理水平，充分发展人事档案管理方面的技术水平。不仅要对人员进行技术培训，还要引起新设备，加强计算机的利用率，对于新的档案管理技术要主动积极应用，不能闲置、搁置，从更深层次挖掘技术，真正做到信息搜索查阅办公自动化，从而达到无纸化办公，节省时间、人力、物力。
3.健全人事档案管理的制度，提高档案管理的建设水平。人事档案管理是一件繁琐、无头绪的工作，如果没有一定的管理制度来约束，就会无章可循，所以应针对目前出现的的问题，结合实际来制定和完善人事管理制度，满足现需。对于引入的先进的计算机档案管理制度，严格规定对人事档案的归类、录入和转出，更好的阻止新建档案和留置档案等社会现象。
关键词：档案；思想政治教育；开发；运用
中图分类号:G270 文献标识码:A 文章编号:1006-723X(2012)07-0032-04
思想政治教育是思想政治工作的内在要求。理论性强是其基本特点。如何将理论性的东西内化为人的认识并指导其实践，达到预期的效果？这是思想政治教育工作者所普遍遇到的问题甚至是难题。较之于传统的理论说教，本土及其周围一些活生生的教育资源无疑为这个问题的解决提供了一个全新的视角。本土教育资源种类多、内容广。本文拟对档案这一本土资源的有效开发及其在思想政治教育中的合理运用问题加以探究，抛砖引玉，求教各位方家。
一
资源是一切可被人类开发和利用的物质、能量和信息的总称。广泛存在于自然界和人类社会中，是一种自然存在物或能够给人类带来财富的财富，是自然界和人类社会中一种可以用以创造物质财富和精神财富的具有一定量积累的客观存在形态，由自然资源和社会资源组成。［1］档案是人类社会活动的产物，属社会资源，内容既有人物，也有事物；形式既体现为物质，也表现为精神。著名学者钱学森认为，档案是一种信息。而信息作为一种资源，其地位和作用比能源、材料更重要，这在直接依赖于信息产生、扩散和应用的知识经济时代表现得尤为突出。［2］(P67)
何为档案？档案，是指有保存价值的历史记录，［3］经过鉴别、整理、加工，体现为各种文字、图表、声像等形式。档案在日常存放的静态下，功能是潜在的，只有在档案利用实践中，档案的各种功能才能现实地表现出来。作为反映社会生活方方面面的重要信息资源，不同的档案有不同的社会功能。总体而言，也呈现出一些共性的特点：
一是资证。资证，即提供凭证。凭证，就是证据，这是档案保持生命力的根源。档案是原始文件的转化物，留有人类社会活动的印记，对以往的历史情况有客观的记录，属历史证据，令人信服。从表征上看，档案材料保留了其原有的质地和状态，保留了当事人的亲笔手稿、署名、批示、印章等历史标记，这些都是档案作为原始材料和历史证件的确凿凭证。原始记录性特征，决定了档案具有记录和反映事物及历史原貌的功能，具有弥足珍贵的资证价值。
“原始记录性是档案的本质属性”［4］（P51），档案的原始记录有“社会的活化石”之称［3］（P140）。作为凭证，档案既不会因时间的变迁而降低其功能，也不会因历史的积淀而弱化其价值。作为真实与诚信的重要载体，档案的本质是“真”。借助档案的“真”，人们得以昭示自身的诚实，取得社会的信任，把握他人的言行。档案的原始记录性和历史传承性特征，在给人神秘感的同时，也给人以心理上的信任感。同样一份材料的拷贝，来自档案的那一份更易给人以依赖感。这种普遍而稳定的社会认同，赋予档案以社会凭证的使用价值。可以说，凭证作用是档案最根本的功能，因此是目前发挥功能最突出，也是最容易被人们所认识的。档案的一切作用都来源或衍生于凭证作用。
二是存史。档案是“历史的原始记录”［6］（P40），忠实地记载了人类社会活动的点滴和留下的脚印，留下了非常宝贵的史料，对编史修志十分重要。可以说，离开了档案，史志编修就成了无水之源、无米之炊，举步维艰。档案还是人类文化的“记忆宫殿”，档案馆是“记忆的保存场所”［5］（P140）。大千世界的人、事、物在汹涌澎湃的历史长河中会随着时间的推移而流逝，后人对其记忆更多是借助作为历史原始记录的档案来实现。了解过去、审视现在、谋划未来，离开历史的记录——档案，别无他途。档案，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”［7］（P70、73）的唯一条件。同志指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。”［8］
人类贮存知识的载体有多种，档案是其中一种。一地或一人的档案，反映了其历史沿革或人生轨迹，反映了其各历史时代的方方面面或各人生阶段的点点滴滴，反映了其民俗风情、代表人物、社会贡献、历史影响或个人思想、社会交往、社会成就、社会评价等等。这些档案翔实地记载着大量有价值的知识和信息，既蕴含理性又饱含感性，既凝聚经验又闪烁智慧。因此，档案为历代有学之士所珍重。
三是教化。档案是一种寄存有大量文化信息的资源。档案有国家的，也有社团，还有私人的，不管其权属于谁，文化的教育、感化特性决定了档案的教化功能是客观存在的。档案中所传递出的文化信息可以满足社会的客观需求。档案的功效，大体上可分为社会和经济两个层面。其社会功效，除了档案利用过程中的资证作用和本身所具有的存史作用，更多的就是教化作用。通过编研，深层次地开发档案的教育资源，准确地反映历史与国情，从中看到国家、集体事业开创以来改革和发展过程，展望集体、个人与中华民族荣辱息息相关的历史。利用档案资料著书立说或举办展览，通过本单位身边的人和事，激发大家的自豪感与使命感，可以起到前人之鉴后世之师的作用。
档案是人类活动的产物，记录着人们的实践活动，是客观事物、现象留给人们的认识，蕴藏着丰富的知识。档案记录着过去又孕育着未来，可以世代流传，资治通鉴。人们翻阅档案，必有所获。具体生动、真实、深刻、富有说服力和感染力的档案史料，使人既获得感性的体悟，也获得理性的认知。
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