关键词：高校；财务档案；管理；利用
高校财务档案是记录和反映高校发展过程中经济业务往来的真实记录，与其他档案材料相比较，有其独特性，实物凭证多，查询利用率高。特别是近年来出现的高校合并热使高校规模日益扩大，高校财务档案库藏剧增，给档案管理带来了新的挑战。作为高校档案的重要组成，高校财务档案管理水平的高低是权衡一个高校综合水平的一项非常重要的指标，所以，做好高校财务档案管理是建设现代大学管理体系的重要工作之一。
1 高校财务档案组成
从中国现代会计管理体系来看，高校财务档案主要由下面两部分组成。第一部分是会计核算材料，主要包括：①会计凭证。②账本。③工资津贴表。④财务报告。⑤银行存款对账本。⑥余额调节表。⑦会计档案移交。⑧销毁表。⑨保管表等。第二部分是财务收入收据，主要包括：①行政事业单位非税统一收入票据。②单位往来款票据。③学生学费收据。④校内收据。⑤服务业统一收据等实物票据。[1]
2 高校财务档案的特点
2.1 真实性。高校财务档案是记录高校经济业务的重要历史资料。学校发展过程每单经济业务往来的具体情况，都是由一张张具体而有效的票据凭证及时真确地记录在案。档案具有不能修改的特性，它决定了任何时候出现任何与经济有关系活动的凭证都必须是真实有效的，财务档案保存的就是高校所有财务往来的直接证据。
2.2 专业性。财务会计是一门专业性较强的学科，财务档案因其专业性特点，必须由财务部门专业人员整理、装订、造册归档，根据现行管理制度要求和实际需要须在财务管理部门管理保管1到2年后才会将实物案卷移交高校综合档案馆收藏保管。对一般的档案管理人员来说，对归档后的财务档案卷宗的分类管理与利用存在一定的难度。
2.3 利用性。高校财务档案在高校档案利用过程中，是利用率比较高的。它可分为两个阶段：第一阶段是在财务部门管理利用的头两年，这一阶段主要是财务内部审核、结算和相关业务查询；第二阶段是移交学校综合档案馆之后的查询利用，主要为高校的审计、财务、总务、后勤等部门及高校的老师、高校毕业学生等个人需要查找相关财务凭证展开服务的。特别是每年的高校财务审查、不同层级和目的的审计等都需要大量查阅财务凭证，以便一一核证相关问题。所以说高校财务档案具有较高的利用性。
3 高校财务档案管理措施管见
3.1 单独设立财务档案馆藏库房或财务档案馆藏专柜，专门收藏财务档案，实施专项管理。这是根据财务档案的真实性、专业性和利用性三大特点而提出的具有针对性的管理措施之一，它不同于学校日常活动和管理产生的文字和图片档案，它还有唯一性、不可复制的特点，如果管理不善出现损毁或丢失，那就会造成无法挽回的损失，这也是从档案法所要求的安全性这个重要环节出发考虑的。不少高校由于领导意识和硬件、经费等因素，对高校档案管理没有给予足够的重视，没有给财务档案设置独立的库房或专柜，只是任由档案馆人员根据现有的库房条件，与其他档案卷宗混合归放在一起，给管理与利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的错放或丢失，造成不可挽回的损失。
3.2 遵循财务会计专业特性，科学制定管理规范与查阅流程。财务会计业务是每个工作日都会产生财务会计实务凭证的，时间性强，业务量大，实物凭据大小长短不一，卷宗多，归档后只有进行有效管理，才能达到方便查阅利用。
（1）按编年目录有序上架归档。财务专用库房档案柜档案上架顺序，以年份为基准，排列方法按S走向排列，上架。每个档案柜都要做好标签，注明该柜财务档案的年份、排列序号等说明，基本要求是做到一个小标签就是该柜子卷宗的小说明书。
（2）柜内组件编目要详细明了，一目了然。财务实物的账本、附件等财务档案的上架，要注意做到每组档案都有编目，并做好标签说明，标准是做到打开柜子，面对一柜子的账本、附件资料，可以随手拈来不费工夫，提高利用效率。
3.3 加强档案专业人员财务知识的提高。财务档案管理是一项专业性特点较强的工作，一般是由财务人员收集、整理、编造卷宗，在财务部门保存1到2年后才移交到高校档案综合馆的。由于财务工作人员整理财务实物凭据时一般都只是按照财务会计管理的要求编造卷宗的，与目前综合档案管理的规范不完全一致，这就是我们通常所说的财务档案的特殊性，也是给综合档案馆管理带来困难和挑战的原因之一。因为档案工作人员一般都是非财务专业的，对财务会计实物凭据造册归档不太熟悉，这种双向知识性差异导致了管理和利用上的隔阂。档案管理人员因为不熟悉财务知识，在财务档案利用中，常出现找不到要找的财务档案而需要财务人员配合的尴尬局面。所以，加强财务人员的档案知识培训，与加强档案人员的财务知识普及都是非常必要的，还要创造条件积极促进高校财务和档案部门的业务交流，使财务档案管理工作做得更规范，利用效率更高。
4 做好高校财务档案利用的几点技巧
4.1 提高档案利用的质量。按照档案管理法规的规定，档案馆一般只提供查询、复印等利用，不外借，财务档案更不例外。财务档案利用率最高的是财务凭证，高校财务每年都会遇到学校财务部、审计处、高校上级财务主管部门等的审查，高校设备、后勤等部门及学生、老师对财务档案的查询利用。尤其是审计部门，常常一审就是要查好几年上百卷凭证。而凭据复印是查询过程中常遇到的难题之一。因财务档案的特殊性，实物凭证一卷的厚度达3厘米，而且长短大小不一，参差不齐，复印难度大，每次复印出来，很难达到工作需要的标准。但随着科技的进步，电子影像技术，甚至是手机也可以被应用到档案利用工作中来。如面对需要复印的凭证，可以用相机或手机把凭证拍摄成照片，利用网络技术传输到电脑，再利用计算机合成WORD文档，经过PHOTOSHOP等图片软件处理，页面修正、黑白对比度的调整等技术手段的处理，一份清晰完整的财务凭证就可以提供给利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 财务凭证查询前后的归档技巧。财务档案查询、审计部门的审计，所涉及的原始凭据少则一个月，多则一年，甚至好几年，有时搬出来的卷宗堆积如山，用后归档工作琐碎繁重，但周而复始的反复查询利用，要求归档上架要恢复如初，才能为下一次的查询工作提供准确无误的服务。下面就财务凭证利用前后的查找、归档上架的实际工作技巧做一些介绍。
①整理。面对需要审计的凭证，管理人员需要预先根据查询或审计者提供的年份范围，列出馆藏清单，核对无误后打印2份清单（一份供档案管理人员使用，一份供审计或者利用的部门工作人员使用），然后根据清单去库房查找实体凭证。如果遇到卷宗错放号码年份排列不顺等情况，则需要对凭证单重新整理按年排序。如遇到一次要审计一批多年上百卷的，管理人员必须提前准备多个箱子，按一年一箱在箱子上编好年份，把需要查找的凭证按年份入箱，以备审查。
②凭证利用后归档。凭证审计后，必须完整归档上架。如遇一次性审计数量较大，加上现实库房条件不是很好，空间拥挤，光线暗淡，在归档上架时就非常容易出错，会给下次利用带来困难。归档上架顺序可按如下规程操作：a.上架凭证按年、月分类。b.核对上架凭证年份、月份与档案柜年、月编号必须相同。c.核对上架凭证年、月、卷号和凭证盒编号必须相同，无误才能安全上架。一般一盒放置2卷凭证，每次利用后，最好把盒里原有的凭证与将要上架凭证核对凭证号是否相连，做到利用一次核对一次，不能丝毫有差错。如：2013年5月份第44卷凭证不小心放进2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必须对2013年所有凭证排查才能找到，造成不必要的时间浪费，影响工作效率。
万事就怕认真，做财务档案管理工作也一样。档案管理人员平时要多加强财务知识的学习，掌握财务档案的特点和规律，对管理的财务库房和专柜做到了如指掌，才能把此项工作做得有条不紊。无论遇到多大量的财务审查，都能将工作顺利完成。档案事业是平淡的，平淡的事业上开出娇艳的花，是我们档案人义不容辞的职责。
关键词：会计档案；科学管理；财会部门
中图分类号：G273；F233文献标志码：A文章编号：1673-291X(2009)08-0172－03
会计档案是指机关、企业、事业单位或其他经济组织的财会部门或会计人员在经济活动中直接形成的并按照统一规律保存起来备查考的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料，还包括实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、磁带、光盘和计算机打印出来的记账凭证、会计账簿、会计报表等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，《会计法》和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。
1会计档案的特点及作用
1.1 会计档案的特点
会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下：
（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案作为一种经济档案，有着不可替代的作用。首先，上市公司需要对外披露真实准确的财务信息，其合法经营的全部经济活动和经营成果都储存在会计档案中。其次，企事业单位对外融、投资，都需要向协作单位提供几年的有关会计数据，而会计数据也都来源于会计档案。第三，司法部门查处违法乱纪、贪污受贿问题更需要财务方面的确凿证据。第四，国家统计部门的统计数据中也有相当一部分来源于财务数据。不仅这些离不开会计档案，而且随着经济、社会的发展，经济活动更加多样化和复杂化，会计档案则保留了全部经济活动的痕迹，为日后分析经济情况、总结经验教训提供依据。只有加强会计档案的科学管理，才能充分发挥会计档案的重要作用，保证为国家、社会、各种机构和企事业单位及时、准确、全面地提供高质量的会计信息。
2会计档案科学管理工作中存在的问题
2.1 对会计档案管理工作的重要性认识不够
有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识，只注重内部财务项目的实施，认为只要出具了财务报告，提出了财务意见，作出了财务决定，该财务项目就结束了。相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作，甚至认为财务工作过程中大量原始凭证的整理是一件浪费时间和精力的事情，根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。形成会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化赘理标准知之甚少。也没有参加过会计档案管理知识的培训与学习。不少单位重会计业务，轻会计档案管理，存在会计业务与会计档案管理相脱节的现象。会计档案管理制度也不完善，没有配备专人管理会计档案。有的单位甚至由出纳会计兼管会计档案，这是不符合规定的。
2.2 会计档案管理制度不够健全
有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，新情况、新问题不断出现，而与之配套的包括会计档案管理在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计法》、《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。
2.3 会计档案装订、立卷、归档不规范
会计档案不规范主要有以下四个方面：第一，有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里；第二，装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，或用一根绳子穿起来；第三，活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订；第四，会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里；第五，会计档案销毁难，会计档案越堆越多。
2.4会计档案管理人员综合素质有待进一步提高
就目前一些部门和单位的实际情况看，存在一些财会档案人员不坚持原则，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本，想方设法偷税。这不仅给国家税收征管设置人为障碍，而且造成会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
3完善会计档案管理工作的对策
3.1 统一思想，加强领导，提高认识
各单位要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。《会计档案管理办法》第3条规定，国家机关，社会团体，企业、事业单位，按规定应建账的个体工商户和其他组织。应当依照本办法管理会计档案。第4条规定：“各单位必须加强会计档案管理工作的领导……”有关法律法规明确规定，各单位都必须加强会计档案的管理，如果不加强这方面的管理就是一种违法行为。因此，各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。
3.2 制定规范，健全会计档案管理各项规章制度
要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，建立和健全一整套相关的制度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工具，以便长久保管，方便查找利用。
3.3 规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作
规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。第二，综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。第三，各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。
3.4 加强会计档案人员知识培训，提高管理人员的综合素质
会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质。又包括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加适应建立现代企业制度的要求。
4结语
在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，从而使得财务档案相关信息在质量上得到较大提高，进而对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到至关重要的作用。
参考文献：
[1]财政部、国家档案局.会计档案管理办法[M].北京：工商出版社，1984.
[2]马秀英.谈会计档案管理的规范[J].天津财会，2007，（4）：40-41.
[3]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2007，（7）：73-74.
[4]时立真.试析改善职业院校财务档案管理的措施[J].内蒙古水利，2006，（3）：112-113.
[5]赵清和.谈财务部门会计档案的管理[J].沈阳建筑大学学报：社会科学版，2005，（4）：144-146.
[6]姜洪娥.规范会计档案管理工作的几点建议[J].中国农业会计，2004，（8）：15.
Problem in the accountant file science management work and its resolving counterplan
LIN Ceng
(Soil Fertilizer Institute,Fujian Agriculture Academy of Science, Fuzhou 350013, China)
关键词：公立医院 财务档案 流程管理
公立医院财务档案是指在会计核算以及财务管理过程中形成的各种文件及其材料，是对资金运动和经济业务进行全面记录的重要资料，是检查公立医院财务制度遵守情况的重要凭据。医院财务档案包括：医院会计凭证、会计账薄、会计报表、工资、保险、奖金等书面形式的财务核算资料以及财务文件。医院财务档案一方面渗透在日常财务管理业务中，反映了会计核算过程中控制的有效性；另一方面完整有序的财务档案也为现今公立医院财务管理工作的决策和计划提供了原始依据。
1.财务档案管理及其现状
公立医院财务档案的内容因医院规模、隶属关系等具体情况而有所不同，基本上由财会档案、膳食档案、基建档案、工会档案等组成。归档范围主要分为会计凭证、会计账簿、财务报表、工资表等其他财务核算的专业资料，以及财务档案移交清册、保管和销毁清册、电子财务档案等。从过程看，财务档案管理分为档案收集阶段、档案整理立卷阶段、保管阶段、销毁阶段，不同内容的财务档案有不同的保管年限。
因财务档案的信息量大、专业性强、查阅频繁等特点，所以公立医院绝大多数采用的是财务部门负责档案的归档和保管工作。医院的综合档案室负责监督和指导工作，由于主观和客观环境的限制，这种管理方法对财务档案的保管质量形成负面影响，给医院的财务工作造成了障碍。
1.1客观条件的制约
第一、相关部门及其工作人员对财务档案的重视程度不够。在实际交接过程当中工作人员极少数会主动地核对清点财务档案的数量与目录等、也很少去关心档案的整理是否合乎档案管理规范的要求。第二、医院档案库房的保管条件不符合法律法规要求的环境条件，财务档案的破损等速度加快，没过保管期限即发生霉变等情况时有发生。
1.2档案人员因素分析
档案管理人员主观上对保管财务档案工作重视度不够，主观上不愿意学习或者借鉴先进管理经验以改进档案管理方法和流程。财务档案工作人员的工作重心更是放在了归档、整理等方面，对财务档案及日常的案卷维护则相对重视不够。再者，医院档案室基本上能配备专业人员，而财务档案的管理人员则多为兼职，无法落实精细化管理。特别是在财务资料查阅频繁的情况下，财务档案工作存在任由科室内部人员任意翻阅财务档案的情况，致使财务监督和管理环节存在诸多的漏洞。
1.3具体规章和电子档案的不完善
公立医院档案管理中虽然制订了相应的财务类档案管理规章，但切实可行的财务档案管理细则的具体工作则相对欠缺，相应的档案流程管理规范则相对更为匮乏。
公立医院的财务电子档案基本上未纳入档案管理范围，财务档案管理的内容欠缺完整性。目前公立医院的会计凭证、数据、账薄等以服务器等存储介质的电子财务数据没有相关的制度规章来指导和约束，相关会计专业软件的配套光盘等资料也均散落于各自分管的财务人员手里而未有效地归档整理。
1.4档案借阅量大，管理困难
因科室内部人员查阅财务资料次数量大、频繁，借阅工作全部由兼职的档案管理人员来完成显然不可能，所以在实际工作中财务人员借阅档案不加记录，日后出现责任也难以问责。同时，部分财务人员档案管理意识薄弱，财务档案借阅后归还不及时，财务档案散落于其他经手人员的情况发生频繁；甚至连凭证次序错号入盒、随意摆放现象也屡提不止，财务档案的寻回工作困难。
1.5档案销毁工作不到位
财务档案到期未按制度规定及时销毁，导致已经过了保管期限的财务档案、资料、文件仍闲置于库房，占用档案室空间、耗费医院人力成本。
同时、到期财务档案期满销毁过程中，尚未了结的会计原始凭证需要单独抽出并且另行立卷保管直至债权债务结清为止。然而实际工作中则容易出现未抽出单独立卷的情况，这种现象一经发生，销毁后则无从查起，责任重大。所以很多公立医院在财务档案管理过程中宁愿让陈年老账堆积于库房，也不愿主动配合医院档案室开展到期档案的销毁工作。
2.财务档案流程规范
为确保和提高财务档案案卷的质量，加强财务档案的生成、整理、装订、入库等各个环节的规范工作尤为重要。医院可以从整个财务流程中的一系列岗位加强监督工作，从出纳、会计、稽核、归档等各个岗位把好关，在源头上加强财务档案质量的管理工作。
财务档案管理人员在接收档案、资料时，对各档案提供者交来的不全或者不齐的资料一律不予接收，严格按照移交清单核对、清点交接的数量，在交接记录上双方签字确认、明确各自责任。同时医院档案员可以根据往年的档案交接记录，列出往年应入库的财务档案类别及其目录，分别对每年新增或者减少的财务档案予以说明，这样在交接时可以做到心中有数。在立卷过程中，凭证盒的备考表书写规范、保管期限按档案法的规范填写、有修改或补充等情况在备考表中予以说明。
目前多数的公立医院均采用手工登记财务档案日常借阅事项。对于三级甲等这样级别的大型公立医院，医院财务档案库存量大、借阅频繁、同时财务档案管理工作仍由会计人员兼职，笔者以为条件允许可以单独建立医院财务档案管理信息系统加以控制和监督。财务档案信息系统对借出、归还、已归还等均留有详细记载以备核查，有效预防资料丢失现象的发生。同时运用条形码对档案的借出与归还进行日常管理，防止串盒现象的发生。这种财务管理信息化的模式有助于简化借阅手续，随时反应出财务档案的延期归还情况，并催告借用人及时归还入库。
3.提升财务档案管理水平
3.1转变观念、重视档案管理
财务档案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有损毁或者缺失将会给医院带来难以预计的损失。专设财务档案管理岗位，挑选掌握财务和档案双方面专业知识的人才成为必需，只有这样才能让档案管理工作日趋专业化，精细化。同时对医院财务档案的利用手续、借阅细则等加以完善规范，在财务部门内部明确各个岗位职责，协同保卫部门配备防火、防盗、防虫害等的安全设施，提升医院财务档案的安全防范意识和措施。
3.2建立制度约束机制
发挥制度约束机制，充分利用医院财务档案管理规范加强内部相互约束的作用。结合公立医院的实际情况，健全有形的或无形的财务档案管理制度，细化财务档案的查阅、利用、复制、移交等流程。保存的财务档案一般不得外借，如遇特殊情况则须经负责人批准才允许外借。同时，将财务软件及其生成的电子财务数据纳入财务档案管理的范畴，通过服务器、计算机等存储介质实行至少双份备份的机制，有效防止因系统瘫痪或者微机损毁导致的数据丢失，保证财务数据的安全性和可靠性。
3.3加强档案交接手续工作
加强财务档案的移交管理工作，在移交过程中档案管理部门必须清点移交的案卷，保证移交财务档案的完整性。加强检查财务档案质量工作，即档案是否符合装订要求、案卷排序有无错位断号现象、移交双方是否都签字确认、交接双方的移交清册是否都已各自存档等等。同时，建立定期检查财务档案库房制度，定期检查财务档案库房，对于与档案无关的文件资料一律不得存放于档案室并移交相关责任人。
3.4强化财务档案的销毁管理
对于已经超过保管期限的财务档案必须定期进行鉴定，同时作出销毁或暂存的决定。实际销毁时，由医院财务部门和医院档案管理部门共同监销；对于涉及财政票据等档案资料的，可协同财政等相关部门清点核对后共同监销，并分别于销毁清册上签字盖章。制作财务档案销毁清册，归档备查，同时向单位负责人书面报告监销和销毁情况。对于尚未结清的债权债务凭证单独抽出立卷后，应当在财务档案保管清册和财务档案销毁清册中注明。
参考文献：
［1］姚玲，张煜．武警部队医院财务档案管理的几点体会[J]．武警医学，2002(4)．
［2］郑奇茹，殷忠东．会计凭证档案管理之我见[J]．云南档案，2010(1)．
［3］陈士凤.浅析会计档案存在的问题及对策［A］.2002年档案学术论文集，2002(78）.［4］牛家旺.档案管理信息化下档案管理员应具备的素质［J］.中国中医药现代远程教育，2010（8）.
［5］韩铁兵.医院财务档案管理中存在的问题及解决办法［J］.健康必读杂志，2011(7).
［6］徐云芬.审计档案质量控制之我见［J］.浙江档案，2007(9).
关键词：财务档案；管理；问题；措施；
中图分类号：F253.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
一、财务档案管理工作中存在的问题
改革开放后，我国社会经济不断发展，并在各方面取得了巨大进步。各项管理工作也逐渐完善起来，并取得了很大成就。财务档案管理作为管理工作的重要组成部分，也在不断进步，取得了很好的成绩。但在管理工作中依然存在很多问题，主要有以下几点：
（一）缺乏财务档案管理意识或管理意识薄弱。记录单位财务信息的的财务档案是本单位运营情况的真实写照，财务将各种财务信息收集并整理归档，使之成为单位管理人员进行科学决策的重要参考依据。但是很多财务管理人员或者企单位的管理层缺乏财务档案管理的意识或者财务管理意识薄弱，导致很多财务信息的遗漏或遭到损害。其中不乏重要的财务资料和信息，这些财务资料和信息的遗失或损害会直接或间接影响单位的正常运行，从而给单位造成不同程度的经济损失。
（二）缺乏专业管理人员。目前，只有在大型企事业单位才设有专门的人员来管理财务档案，并在财务档案管理工作上有明确的分工。其他企业很少设有专门的工作人员管理财务档案，且管理分工非常混乱，管理部门之间、管理人员之间的职责分工不明确。管理工作的缺位、越位、错位等现象普遍存在。
（三）财务归档工作不规范。目前很多单位的财务归档工作不规范，难以实现全面归档和全面管理。归档的内容大多只限于收集凭证，制作账表等简单的管理工作，对单位经营的各种合同、登记凭证等缺乏有效的管理，或者对档案资料归档不合理，保存不完整等。而正规的财务档案管理工作除了对账表及报表的进行归档外，还应对企业单位的经济合同、各类票据领用登记表、资产评估报告、检验资产报告、各种审计报告等进行归档，并送往专门的档案室保存完整。目前财务档案管理工作中存在的这些不规范行为，企业领导应引起足够的重视。
（四）财务档案管理的基础设施不完整。属于财务档案管理的档案资料宜储存在专门的档案室，以便整理归档和查找。但目前我国大多企业单位，除一些大型企事业单位外，没有设立专门的财务档案管理室进行档案管理。或者即使设有档案室，但里面的基础设施也相当有限，有些只有档案架子和桌椅.
（五）财务档案的管理体制不完善。实践中可以得知，很多的财务档案管理负责部门没有系统的分类，存放，利用制度和规章。有些单位觉得这些文件已经使用，不再具有利用价值。而且对档案学的最基本知识都毫不了解，凭直觉办事，使得很多常规的工作都有着很大的内耗。投入大，效率低。
（六）从事财务档案管理的人员不专业。实际操作中，很多财务档案管理的工作竟然是由后勤来完成了。这些人员基本没有必须的业务素养和专业的档案管理和财务工作常识。
二、对于做好单位财务档案管理工作的几点浅见
（一）强化财务档案管理意识。首先，从单位领导到具体档案工作的操作人员，应该从财务档案保管意识上着手改变，来对财务档案管理工作的水平进行提高。财务档案管理人员首先应认识到财务档案管理对于单位发展战略、单位文化建设和单位核心凝聚力起到的重要作用，重视单位财务档案管理的积极作用。进而使单位领导层对于财务档案管理对于整个单位生产经营和经济活动的重要性产生积极认识。由上而下对于档案意识有着较大提高，能够把财务档案管理工作形成财务和档案管理的日常化工作列入单位工作的短期日程中去。其次，财务档案管理的工作人员应当对自己的档案管理意识进行提升并紧跟时展潮流。认识到财务档案管理工作不仅仅对于档案保存具有重要作用，而且对于单位财务工作也有着重要的监督作用。
（二）设立专人负责财务档案管理工作。财务档案管理工作关系企业单位领导的决策，针对很多单位领导忽略财务档案管理工作的行为，建议管理者重视财务档案管理工作，并设专人负责该项工作。重视培养财务档案管理人员的专业素质，组织相关的培训，提高管理人员的业务能力。使其掌握财务档案管理的流程，并注重细节，将档案编号入册，便于查找。若企业的档案不多，则可将整理好的档案统一交至档案室储存，并分类摆放。
（三）注重财务档案的分类。利用先进的信息技术，将财务档案资料科学归类，建立财务档案数据库，逐渐转化旧的管理模式，实现电子文件归档的电子化，是财务档案管理的必然趋势。财务档案分类细化，
（四）定期培训，提升财务档案管理人员素质。一个合格的财务档案管理工作者，应该要求其具有财务人员的从业资格和档案管理人员的从业资格。只有具有这两方面的专业知识，才能真正做好财务和档案两方面的工作，才能了解工作重心，使财务档案的真正意义得到充分地挖掘。此外，财务档案管理人员应注重自身业务技能和水平的不断提升。定期参加技能培训。紧跟技术发展步伐。以对财务档案管理工作的日新月异有所适应。
（五）完善财务档案管理的基础设施。完善财务档案管理的基础设施，并加大对基础设施建设的投入是提高财务档案管理的有效途径。如设置专门的财务档案管理室，并优化档案室环境，完善档案室的基础设备，这些基础设施的配备和完善，是提高财务档案管理水平的有力保障。
总而言之，作为一个高度系统化的工作，现阶段我国的财务档案管理制度还不够完善。随着市场经济改革的进一步深化，其中的隐性问题也将逐渐浮出水面。财务档案管理制度的加强，不仅对于单位档案的完善有着重要作用，对单位财务的公平、公正和公开也是一个有力的保障。做好财务档案的研究和分析工作，大到对单位发展大方向，大战略的制定；小到对一时一事财务工作的监督，都有着不可忽略的重要作用。
参考文献：
[1]崔剑非.企业财务档案管理和企业经济发展[J].档案管理，2008（05）.
关键词：会计档案 问题 对策
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。
一、会计档案管理工作中存在的问题
1.对会计档案管理工作的重要性认识不够, 缺乏充分的认识, 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。wwW.133229.cOm
2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
二、完善会计档案管理工作的对策
1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定： “各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。
2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了．会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。
3.建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
4.要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
5.同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率，所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。
一、档案监管效能现状引发的思考
从目前由两种主要监管方式构成的档案财富监管效能来分析，尽管取得了良好效果，但仍然没有达到财富管理锱铢必究的程度，甚至还存在着很大的监管漏洞。
档案年度执法检查特点是检查的内容多，涵盖了档案工作全领域。其不足点在于检查时间短，检查项目又多，只能留于表面，对核心业务一收集、整理、保管工作质量检查时间少，评判方法是以定性为主，方法简单，没有定量分析，科学严谨性不足。
机关团体企业事业单位档案工作星级测评工作是旨在提高基层单位档案工作整体业务水平，全方位的测评工作同样弱化了对档案收集、保管质量上的测评，核心业务分值权重少，存在问题不能发现。更大的问题在于档案工作星级测评是要由基层单位主动申请，档案行政管理部门处在被动位置，很多档案工作落后的单位不申请星级的测评，档案行政管理部门监管就无法实施。
档案行政管理部门目前常用的两种监管方式各有特点，具有一定的互补性。但令人困惑的是不少单位年年检查，且通过了档案工作星级的测评，还存在着收集不全的较大问题，甚至有档案缺失的情况。究其原因在于现有两种监管方法在对收集和保管质量方面的测评方法只定性，不定量。档案管理核心任务是维护档案的安全，而收集不全、归档不及时、档案缺失等问题是原则性的。档案行政管理部门必须对监管方法进行反思，创立新的科学监管方法，对档案财富实行精细化管理。
二、“档案监督审计”方法的理论设计
针对现有档案监管方法审核测评基层单位档案收集、保管质量力度不足、方法科学性不强等问题，我们创设了“档案监督审计”的新方法，重点监管档案的收集、保管安全问题，并进行了系统的理论构建。
“档案监督审计”就是档案行政管理部门根据依法行政的职责，运用审核、盘库、统计的方法，对所属行政区域内档案管理单位所藏档案质量和安全管理状况进行审查评定的一种依法管理方法。基于财富管理要求精细化管理的准则，“档案监督审计”方法按规范系列程式，以定量分析为核心，从审查档案收集和保管的完整与准确人手，针对被监审单位的职能、机构设置、工作业务和具体归档质量情况，多层次地进行质量审查评定。在理论设计的同时，我们选择了一个档案业务达到江苏省五星级规范的镇机关作为实验样本进行实践，我们设计六种审查测评方法对其一个年度的档案收集质量和库藏档案情况进行了审计。从不同层次来定量分析一个单位的收集、保管工作质量。
1、部门归档率的审查。档案是由机关各部门形成并向档案室移交，审查部门归档情况是测评收集工作质量的第一步。核实样本机关部门数14个内部一级机构，包含了党政办、工会、妇联、经济发展办、农业办等。部门归档率的计算方法为：
部门归档率=实际向档案室移交档案部门数／应该向档案室移交档案部门总数×100％
部门归档率是一个粗指标，部门只要向档案室移交档案就算作有归档，该指标是对档案管理的集中度和档案管理网络结构的合理性作一个定量评定。
2、专题归档率的审查。这主要针对文书档案归档质量的评定。对文书档案计算归档率是一个业务技术难点，文书档案没有现成的项目基准。我们根据归档类目，为每个部门量身设计了若干个归档专题作为测评基准。专题归档率以年度为单位进行分年度审核。我们对监审样本机关2008年度的14个部门设计了201个专题，其中常规专题183个，临时专题18个。专题归档率的计算方法：
部门归档率=实际归档专题数／应归档专题数×100％
专题归档率是衡量立档单位归档齐全度的基本指标，虽然在设计专题基准指标时有一定的难度，可能出现遗漏或偏差，但具有可操作性，解决了文书档案归档率的难题。专题归档率设总专题归档率和部门归档率两个指标。
3、归档文件齐全率的审查。这是对已归档专题文件材料齐全度的定量核算，方法是通过审阅归档文件目录和逐件检查文件材料，计算其归档文件齐全度。这要求监审人员凭借经验和过硬的业务能力进行认定，并要与监审单位进行沟通和确认，尽量达成共识，取得一致意见。归档文件齐全率的计算：
部门归档率=已归档文件数／应归档文件数(已归档文件数＋认定的未归档文件数)×100％
归档文件齐全率是一个较细的定量指标，反映出被监审单位归档质量的细致度。由于归档文件齐全率是基于已归档专题进行测算的，因此如结果指标值较高，只能说明已归档专题的档案比较齐全，只有与专题归档率同时考量才能说明整个单位年度归档齐全度。
4、归档文件准确率的审查。这是对已归档文件材料质量情况的一种核算。评判方法是以已归档文件材料规范程度为标准，凡出现复印件、发文无签发手续、公文无印章、公文签署不完备等都算作文件不准确。
归档文件准确率的计算：
部门归档率=已归档文件中规范的文件数／已归档文件总数×100％
归档文件准确率是一项重要的指标，确保归档文件的准确性是保证归档文件内容真实性的重要前提，此项指标不仅能评定已归档案的质量，而且能反映被监审单位的业务工作质量。
5、会计档案的审查。会计档案的审查方法相对简单，以监审单位应归档核算单位为测算基准，分年度进行归档率的统计。
会计档案归档率的计算：
会计档案归档率=已归档会计核算单位数／应归档会计核算单位数×100％
由于会计档案是以核算单位为管理对象，其凭证、账册、报表之间有极紧密的联系，一般情况下，会计档案的完整性均能得到较好的保证，因此只要在盘库时清点核对，没有计算完整率、准确率的必要。
6、库藏档案的盘库审查。档案是不可再生的财富，保证档案的完整与安全是保管档案的基本任务。因此，对监审对象库藏档案进行清点盘库也是重要的监审内容，是安全监管的创举。盘库方法是根据档案统计台账、案卷目录、归档文件目录、借阅登记簿进行清点核对，并进行相应的统计。以卷为保管单位的档案可逐卷盘点，以件为保管单位的如逐件盘点工作
量大，有难度的话，可抽年度进行清点和统计。
档案监督审计是对监审对象收集和保管工作质量的全面评定，但不是对全部档案进行评定，因此，针对不同性质的单位选择不同的监审重点，一般行政机关监审重点以文书档案为主，也可延伸到会计档案、科技档案和专门档案的审查。库存档案盘库方法适用于对所有档案的监审。
三、档案监督审计的组织和方法程序
档案监督审计是一种档案行政管理部门依法行政的方式，必须要遵守依法行政工作的要求。档案行政管理部门是法定的档案监督审计主体，被监管单位是合法的监督审计客体，参加监审人员应是合法的授权或委托人。作为档案监督审计主体的档案行政管理部门要制订工作程序，制订包括：监审单位名称、范围、目标、监审内容及重点，执法监审人员，工作步骤等内容的档案监审方案，报局领导审核批准。工作重点是把握好监审工作的合法性。
监审对象的确定。尽管《档案法》规定了档案行政管理部门“对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”的权力，但在具体行政监管中，要实行差别化管理，突出对党政机关和重要企事业单位的监管。档案监督审计作为一种特殊的监管方法，有一定的主动性和强制性，在初期实践时监审对象选择党政机关为宜。
监审组的建立。监审工作是一项具有法律严肃性的工作，需要严密的组织领导和合法的人员参与。我们组建的监审组由档案局副局长任组长，由业务指导科、法规宣教科人员组成骨干，抽调若干镇机关档案人员为成员，所有监审人员都持有江苏省档案行政执法证。
行政执法需要合法的程序，档案监审程序也应有必要的程序，以体现依法行政工作的严肃性。我们经过理论设计和实践修正，建立了一套档案监督审计程序模型，分为监审准备、监审实施、审结整改三个阶段。其中监审准备阶段是一个重要的环节，在监审通知发出后，要求监审单位把有关机构“三定”方案、档案目录、机关档案收集范围、年度总结等材料提供给监审组，监审组事前进行分类、分工和进行理论审核，前期准备充分，进行实地审核时工作量就少，工作效率就高。
实践证明，档案行政管理部门用针对性强、工作方法细致的监督审计方法，能十分有效地审核出年检和星级测评难以准确评测的档案收集和保管的质量，从而为档案财富的精细化管理找到方向。
四、档案监审结论的撰写、发出和整改意见的反馈
档案监审结论是档案监审工作的结论性文件，不仅是监审组的技术报告，更是档案行政管理部门的依法评定结论，具有一定的严肃性。
档案监审结论有三个部分组成：一是监审情况概述，监审的法律依据，监审对象的基本状况，监审的范围和重点。二是收集和保管的质量情况，内容有档案的“归档率”、“完整率”、“准确率”，盘库结果，统计结果等定量审查指标，档案保管条件评介，档案利用制度执行等情况。三是指出存在问题和整改意见，并要求将整改情况反馈档案行政管理部门。监审结论报告要由档案局领导签发后发出。从实地监审结束到监审结论发出，时间上不宜拖得过久，在十五天内为宜。监审单位接到监审结论报告后，如需要整改，也应在十五天内将整改情况反馈给档案行政管理部门。在监审中发现违法问题的，还要作出相应的行政指导或行政处罚。
五、档案监督审计的意义
我们针对基层单位档案安全管理中存在的收集不全、库藏档案缺失、外借档案超期等问题，按照依法行政的要求，在构建档案安全监管体系过程中，运用法律、行政、业务、管理等综合手段，引入审计的方法，以档案安全管理为主题，创立了“档案监督审计”的新方法，并大胆实践，取得了积极的效果。“档案监督审计”方法呈现的依法行政意义、突破的技术瓶颈和存在的不足分析：
1、档案行政管理部门运用“档案监督审计”的依法行政方法，不仅具有执法监管的主动性，而且重点突出，步骤严密，业务技术指标精细，监管效果明显，更主要的以依法行政的方法进行，有效发挥了法律的威慑力。特别适宜对工作落后单位的监督管理。
2、用定量指标取代了定性评判，解决了对文书档案的收集质量评定方法。此前在文书档案的收集质量评定上，一般常用“齐全”、“较齐全”等定性方法进行评判，没有定量指标，原因在于计算方法无法解决。我们根据档案来源原则和文件材料形成规律的指导思想，以年度为单元，提出以专题作为文书归档率的核算方法，解决了文书档案归档率的测算坐标、计算方法，使“三率”评判方法应用到文书档案质量评定工作中，这是一个业务技术的突破和创新。
3、明确了完整率和准确率的计算方法。文书档案的完整率核算也是个技术难点，只能凭监审人员的经验来判断是否齐全。这种方法虽不能计算得极端准确，但这样评判起码更接近于科学准确的阈值。准确率的计算方法是检查文件要素的完整情况，以评定文件的合法性。
【摘要】会计档案是国家全部档案重要组成部分，会计档案管理工作也是整个档案管理工作中一项很重要的工作。如何认识会计档案管理工作的重要性，发现会计档案管理工作中存在的问题，理清加强会计档案管理工作的头绪，更好地为领导决策提供准确地依据，有效地服务各项工作，是摆在我们财务人员面前的重大课题。
【关键词】会计档案 重要性 管理 措施
1会计档案工作的重要性
会计档案是指各机关，企业、事业或其他经济组织在经济管理中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。它完整、系统地记录和反映一个单位、一个部门或一个地区的经济活动状况，是经济活动的历史记录和经济活动的和经济效果的综合反映，是单位预算和财务收支计划的重要依据，是进行会计监督、实现科学管理的重要条件，是经济建设中宝贵的、不可缺少的重要信息资源。
1.1会计档案的凭证作用。账务的原始记录即是会计凭证。会计凭证既是记录经济业务、明确经济责任的凭证，又是登记账簿的凭证，同时也是记载各单位经济活动的最初的书面凭证。这些会计凭证在企业会计核算中最原始、最基本、使用也最多。通过会计凭证，可以作为事后查考某个会计事项的查找依据，也可以查明各项经济业务是否符合有关的政策、制度、计划和预算的规定，有无铺张浪费和损害国有财产的行为，从而严肃财经纪律，防止违法乱纪行为的发生。
1.2会计档案的依据作用。会计档案是会计分析和会计检查的主要依据。无论会计分析还是会计检查，都要以报表、帐簿、凭证等为主要依据，进行具体的分析和检查。各单位就是要通过会计档案的依据作用，对于反映经济活动和财务收支情况的各项经济指标进行基本的数量分析和研究，找出差距和发现问题，弄清责任，吸取经验与教训，全面地作出结论，并提出改进工作的建议或措施。
1.3会计档案的史料作用。了解历史、总结工作、积累经验、规划未来离不开会计档案，这就是会计档案的史料作用。利用会计档案可以全面了解各项财产、资金增减变动情况；可以计算成本、费用、利润、资金的保管与合理使用情况；可以分析对比历年来各项资金的来源和运用情况，以及财务、成本、计划的执行情况，查明获得成绩和产生不足的原因，为编制计划提供必要的数据；可以为单位编写大事记、年鉴，开展历史研究提供经济活动方面的素材和原始资料。
2会计档案管理存在的问题
2.1对会计档案管理工作不重视。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏足够和重视。他们认为，只要财务工作按规定、按要求做好了，财务工作就算是完成了，至于会计档案的收集、整理既费时又费力，往往是可有可无，放任自流。这样就出现了不少单位重视会计业务，轻视会计档案管理的现象。具体表现在没有配备专门的档案人员管理会计档案；没有专门的库房存放会计档案；没有按《会计档案管理办法》要求科学地管理会计档案等等。另外，会计档案管理监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。
2.2会计档案管理制度不完善。在很多单位是谁负责那项工作，谁就负责将那项工作形成的会计档案资料装订、整理，并负责保管。如果出差或请假，档案的利用就会受到影响和限制。若是调动，离开工作岗位的人对会计档案不说明、不移交，一走了之，更有甚者，将档案带走或丢弃。没有完善的会计档案管理制度对会计档案的移交进行规范，结果就是责任不清，管理混乱。
2.3会计档案人员素质有待提高。会计档案的整理归档一般都由会计人员完成，会计档案案卷质量的高低则取决于会计人员对会计档案规范化整理的熟练程度。但是，很多单位都没有组织相关人员进行会计档案管理知识培训，财政部门和档案管理机构也很少进行相关业务指导，绝大多数的会计档案归档和整理主要靠本单位老会计人员的言传身教。这样的后果：一是造成相关会计档案管理人员和责任对象没有规范的档案法制意识；二是没有规范的档案管理办法可供借鉴和参考，容易和档案业务的标准脱节；三是对会计档案管理的重要性缺乏认识，在工作中容易忽视管理细节，责任心不强。
3加强会计档案管理的措施
3.1首先要提高人们对会计档案管理的重视，加强管理，统一领导。《会计档案管理办法》规定：企业部门要重视档案管理工作，必须妥善保管会计档案，要便于查阅、严防资料的泄露。从上述规定可知，加强对档案的管理是法律的要求，是严厉的法制行为。部门领导必须认识依法管理档案的重要性，以法律为依据加强档案的管理工作，使领导真正意识到档案管理工作的重要性，加强会计档案管理的监管力度，实现依法管理会计档案的目标。
3.2建立和健全会计档案管理制度。会计档案管理制度是保证会计档案的真实、完整、安全与使用方便，为经济工作提供服务而制定的。要根据会计档案法规和单位实际情况，建立一套完整的立卷、归档、、保管、借阅、销毁制度，保证会计档案的完整、准确、系统和安全。要贯彻执行档案管理制度，还安排具有一定能力和水平，且责任心强的同志负责会计档案管理工作。
1 行政事业单位会计档案的主要内容
行政事业单位会计档案是单位在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料和其他会计资料，是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据。具体包括，会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括每年一次的数据库备份，财务软件升级前的数据库备份，打印输出的经过盖章签字的会计资料，每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，所有版本的系统、网络、数据库、软件，其他应该存档的有关资料或数据；其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
2 行政事业单位会计档案管理存在的主要问题
（一）思想重视不高。一是不少单位领导和财务人员对会计档案工作缺乏充分的认识，不够重视，存在应付思想，认为“费时费力不讨好”，会计业务与会计档案管理相脱节。二是许多单位会计档案管理人员没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏档案管理工作经验，由于不懂得档案的基本操作规程，对会计档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求。三是部分行政事业单位没有根据国家规定结合自身实际制定本单位会计档案管理制度，或仅作为财务会计制度的一个部分。有些单位虽然有制度，但也没有严格执行。特别是对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，还没有及时制定相应的管理办法。
（二）资料收集不全。一是有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件资料和磁性介质等的汇集、整理和归档工作，影响了会计档案的齐全性和完整性。有的单位将会计信息存入磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失。二是个别单位会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。三是由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
（三）档案管理不细。一是有些单位不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在办公桌上，或长时间放在一个纸盒里，或者不按照规范的要求进行装订。二是活页账簿装订时无封面，也不按规定编好页码装订成册，会计报表各月份分散存放，未按要求按月装订。三是会计档案立卷时不按保管期限分别立卷归档，而是统统装在一个档案盒里。四是不少单位过分强调保密，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，会计档案长期沉睡在档案室，没有最大限度发挥其作用。五是会计档案鉴定销毁难，大有无人来销、无人敢销的局面，即使超过保管期限数年，也不愿销毁，会计档案越堆越多。
（四）监管力度不够。在单位接受的各项会计业务检查和审计工作中，很少有将会计档案规范化管理作为检要事项的情况。在单位内部，也很少有单位将会计档案管理真正融入到财政财务管理工作的全过程，作为单位财政财务管理的固有环节来对待，很少建立各环节相互制约、相互促进的会计档案监管机制，影响了会计档案的质量和管理的成效，最终影响会计档案的有效利用。
3 加强行政事业单位会计档案管理的建议
（一）健全会计档案管理制度。要根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合单位实际，建立和健全一整套会计档案管理制度。一是建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求等。二是建立和健全档案保管、安全保密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。三是建立和落实会计档案管理工作责任制，明_各人职责，使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。四是对会计档案管理人员设立奖惩措施，定期组织对会计档案管理工作的检查，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步。
（二）提升会计档案人员素质。一是单位领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法治化的轨道。二是加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，增强责任心和执行力。三是加大投入，改善会计档案工作的硬件设施，及时添置、更新档案室部门设备，如防盗门、空调、温湿度计、灭火器、窗帘等，配备计算机、打印机、复印机、去湿机、扫描仪等现代化办公设备，并对财务档案基础信息实行计算机存贮。
（三）规范会计档案整理归档。一是及时规范整理会计档案。日常产生的会计凭证要及时整理装订，规范封粘、签章。装订完毕的会计档案还要装盒，以保护会计档案，延长会计档案的寿命。会计凭证按月份先后顺序装入凭证盒，会计账簿、财务报告和其他类会计档案逐卷装入会计档案盒，并逐项填写盒面上的内容。二是定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、系统日志等数据用统一纸质打印后装订成册并进行存档，对计算机环境中形成的会计档案实行多备份，对会计电算化档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。对采用磁性保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制。三是规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，会计档案可由财会部门暂管一年后按照相关规定交由综合档案室保管。没有建立综合档案室的单位，财会部门要明确专（兼）职人员负责妥善保管会计档案，会计人员交接时，要认真办理交接手续。
1.1会计档案收集与整理阶段
会计档案收集是会计档案工作的基础性工作，它要求收集会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料，这些都是记录经济发展和业务情况的重要指标，是会计档案工作的基础。因此，在此阶段，档案管理人员要熟悉会计档案的收集范围，根据会计档案工作要求，规整重要档案，以备后用。
1.2会计档案形成与保管阶段
会计档案形成与保管是会计档案管理的重点。在收集与整理会计资料后，要对会计档案进行整理立卷，并按要求装订成册。把会计档案放在财务资产保管部保存1年，期满后，由财务资产部编制移交清册，然后由档案机构统一保管。会计档案要放在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，此外，还要注意防虫蛀，保持清洁卫生。
1.3会计档案移交阶段
《会计档案管理办法》规定：“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。”因此，档案部门要严格遵照国家法律规定，按期点收，不得找借口托辞。财务资产部门要将保存满1年的会计档案即时移交给档案管理部门，并做好交接手续，及时编制好会计档案移交清册。
1.4会计档案借阅阶段
《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管1年。”企业要加强会计档案管理，避免出现会计档案丢失的现象。因此，财务部门要建立严格的会计档案借阅制度。内部人员借阅会计档案的管理标准：内部人员查阅会计档案，需经财务部门负责人批准，按照档案管理有关规定，办理借阅手续。填写会计档案借阅审批表，注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，经由会计机构负责人、档案管理部门负责人签字，可提供复印件，并在专设的登记簿上登记。外部单位借阅、查询会计档案时，除执行内部借阅条款外，还要借阅单位出据介绍信，并由负责人签字方可借阅。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查档案的完好性，仔细核实有无涂改、损坏情况，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全性和完整性，避免秘密文件丢失、泄密。
1.5会计档案销毁阶段
会计档案销毁是会计档案管理的最后一个阶段。在该阶段，企业要按照一定原则和标准，对会计档案的鉴定和销毁做出明确要求，对过期的会计档案进行价值估算，并销毁没有价值的会计档案。档案管理部门要提出鉴定意见，和财务部门共同组成鉴定工作小组，对档案逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁清册。销毁情况形成书面文件和销毁清册一同存入档案。
2会计档案的管理策略
第一，结合财务管理实际需求，建立完善的会计管理机制，以全面规制会计工作内容，从而保证会计工作流程的规范性、有效性。第二，把所有经济活动都归入会计监督管控的范围，按照制度要求，保持会计档案工作特色，实施精细化、电子化管理模式，严控会计档案归口，确保会计档案的真实性、有效性、准确性和时效性。第三，企业要做好教育和专业培训工作，努力提高会计档案管理人员的素质和专业水平，以保证会计管理工作有效进行。
3会计档案管理创新实践
3.1会计档案电子化、信息化革新
纸质档案仍然是当今会计档案的主要载体，但是，随着电算化的跨跃，财务系统软件从远光到FMIS，再到ERP、财务管控系统等多系统并行，将会计电子档案的推行提上日程。依据会计档案管理的最新要求，2014年，财务资产部协同财务管控组，将成立以来的全部账目编制成电子档案，以电子档案盒为载体，设立内部局域网管理，对电子档案进行专项管理，满足会计电子档案异地、防灾存储的要求。在地市没有服务器网络的情况下，实现对以前年度会计信息进行电子查询，为查询纸质档案起到“卫星定位”的作用。
3.2优化人员配置，确保会计档案专业专职管理
财务资产部设置会计档案管理岗位，配备专业财务人员负责会计档案管理，在保证会计档案质量的同时，提升会计档案管理水平。注重会计档案人员的职业素质和业务水平，要求会计档案管理人员必须具备会计从业资格证书，大学专科及以上学历，且有5年以上会计工作经验，政治表现好，具有良好的道德品行。建立会计岗位轮换制，采用A、B岗机制确保会计档案管理有序进行，工作衔接流畅，财务管理职能进一步强化。
3.3重视业务水平，加强培训管理
会计档案管理人员除应兼顾财务会计专业和文书档案专业知识外，还要具备计算机方面的专业知识。因此，对会计档案管理人员的专业素质要求也相对高于其他岗位。定期或不定期地对会计档案管理人员进行专业培训，提高其业务能力和道德素质，使其能胜任档案管理工作。
4未来的设想和发展方向
购物车(0)