四川剑南春集团公司的档案工作，这几年也声名鹊起，在档案界，特别是企业档案界，知名度较高。作为一个名牌企业，企业如何对其档案工作进行位置安排、功能布局？念好“档案经”对企业带来了什么？近日，本刊记者到剑南春集团公司，对负责档案工作的企业原党委书记、现工会主席何天正进行专门采访。
挖掘档案资源营造企业文化
四川绵竹产酒的历史悠久，从现有的文献记载和考古发掘来看，其酿酒史可以追溯到4000多年前，剑南春的历史也有2000多年。
对于这样一个有着悠久历史和丰富文化内涵的企业，其历史和文化资源的积累、开发与利用具有得天独厚的条件和优势。作为一个在国内外都很知名的企业，当然不会错过这个机会。剑南春公司是如何挖掘档案文献资源，为企业文化建设服务的？何天正先生娓娓地向记者道来。
四川绵竹酿酒史最早见诸唐代文献。唐代李肇著《国史补》，对唐代正史以外的历史进行补记。书中，特别提到当时一些著名的好酒，“剑南之烧春”赫然名列其中。公元779年，唐德宗面谕群臣，要他们把剑南烧春是否上贡的问题，当做一桩国家大事来讨论。从盛唐至民国，在2000多年的时间里，绵竹的酿酒历史绵延不绝，佳话不断。
1958年，剑南春酒厂（当时称做四川绵竹县地方国营酒厂）的师傅，在传统酿酒工艺的基础上进行改进、创新，酿造出一种“芳、冽、甘、醇”的酒品，色、香、味俱佳，经四川大学庞教授考证，订名为“剑南春”，“剑南春”正式呱呱坠地。由于剑南春出色的品质，剑南春一步步地，从川西一隅，风行于海内外，为识者和饮者称道。
近年来的考古发掘再次佐证了绵竹悠久的酿酒历史。2003～2004年，有关专家对四川剑南春酒坊遗址“天益老号”进行考古勘探、发掘，清理出一大批白酒酿造工艺遗迹，该老窖窖池群落规模大，设施完备，是我国古代酿酒工艺和城市考古的一次重要发现，因而被评为2004年“全国十大考古发现”之一。其中有一块南北朝时期永明五年（公元488年）的纪念砖，证明天益老号酒坊可以上溯到唐朝以前。
从档案的角度看，这些文物资料也是实物档案。利用文物、文献、档案等资源，剑南春公司开辟了颇有规模的“酒史展览厅”、“剑南春荣誉展览室”、“剑南春及其系列产品展览室”、“馆藏照片档案展览室”等展览，起到了教育职工、感染来者、宣传企业的良好作用。
在电视、平面媒体、车站等地方，“唐时宫廷酒，盛世剑南春”的广告为世人熟知，“这样的广告词，读起来朗朗上口，记得住，对市场推广、消费者的认知起到了很大作用，是对企业文化进行提炼和升华的结果，是产品宣传和企业文化紧密结合的一个佳作。”何天正告诉记者。
赋予档案部门掌控公司档案事务的权威地位
剑南春集团注重对企业档案文献资源的开发与利用，并取得丰硕的成果，来源于公司对企业档案信息工作的清晰认识和准确定位：“档案是企业宝贵的精神和物质财富，企业档案信息工作不仅是企业科学管理的重要基础，而且是体现企业科学管理水平的重要标志。”
在剑南春公司，档案信息中心代表公司行使档案方面的权力，担负档案信息储存、利用和档案行政管理、监督的双重职能。档案管理部门一方面对公司档案实体进行管理，一方面对整个公司的档案业务进行控制，被真正地赋予权威的地位。何天正非常明确地说：“在剑南春公司，档案信息中心是公司有权威的一个系统，不是一个冷僻的部门。”
除纯粹的档案业务外，剑南春公司还发挥档案工作和档案人员在信息收集、处理方面的比较优势，赋予档案信息中心承担公司的情报职能。档案信息中心工作人员从网络上、报刊上收集、整理与公司生产、经营活动相关的信息，为公司领导提供重要的经济信息、经济情报，便于领导决策和各项管理工作利用参考。
2002年，按照国家一级档案库房建筑标准，公司对原总裁办公大楼进行改建，装饰一新、功能齐全的剑南春档案信息中心大楼被交付使用，剑南春公司的档案工作迈上了一个新的台阶。
档案部门权威地位的树立，档案业务和情报业务的积极开展，使剑南春公司获益良多。近年来，档案信息中心获取有价值的信息近十万条，3000多万字，为公司的科学决策做出了巨大贡献。2003年，按照中央和地方精神，剑南春公司依法规范，成功地从国有企业改制为股权多元化的民营企业，档案信息工作发挥了绝对重要的作用。在近两年的改制工作中，几乎查阅了公司馆藏的全部档案，很多重要档案还是多次查阅。公司董事长乔天明深有感触地说：“如果没有规范标准的企业档案信息工作，我们的改制工作绝对不可能这么快、这么顺利地完成。”
面对公司股权多元化和企业迅速扩张的需要，何天正代表公司对企业档案信息工作提出更高的要求：“进一步抓住收集面，提高分析、整理、提炼信息的素质。同时，强化对公司全部档案工作的控制能力，提高管理水平。”
回馈社会，支持档案事业
剑南春公司的档案工作在为企业的生产和经营活动提供服务的同时，也获得了社会的关注和认同。1996年被评为全国首家“企业档案工作目标管理国家一级”，1999年荣获“全国档案工作优秀集体”，2003年再次获得“全国档案工作优秀集体”。1999年，公司档案信息中心主任赵志英与其他代表还受到同志的接见。
上个世纪90年代以来，一批又一批的档案同行到剑南春公司学习、参观，国家和地方的一些重要的档案工作会议也选择在此召开，海峡两岸档案缩微技术交流考察团、日本企业史料协议会也到剑南春公司进行交流。剑南春公司的档案管理经验被观摩、学习、借鉴，被社会和世界认识。
而剑南春公司支持档案等社会公益事业，则表现和表达了一个民族企业回报社会的高度责任感和负责精神。
1999年，剑南春公司与中国档案报社联合举办“建国五十周年剑南春杯档案工作知识竞赛活动”，涉及全国三十多个省、市、区的档案工作者；2001年，《中国档案》杂志创刊50周年纪念活动，得到剑南春公司的协助与支持；2002年，为纪念《档案法》颁布十五周年，剑南春公司与国家档案局联合举办了“剑南春杯”全国档案法制知识竞赛活动，全国有10万多人参加；中国人民大学档案学院“中国首届档案学博士论坛”也得到剑南春公司的大力协助……
剑南春人把“生产一流产品，为国家做贡献，为企业创效益，为自己创造美好的生活”作为自己的价值观。他们始终认为，剑南春公司作为国内外很有影响的中国民族企业，其发展壮大，得益于整个国家的发展和社会的进步，因此，回报国家、回报社会，是一个有良知的企业应尽的责任。
[关键词]知识转移 咨询公司 档案信息管理
[分类号]G275.9 F270.7
随着知识成为重要的生产要素和机构的核心战略资源，对知识转移的探讨研究也在不断深入。而作为知识转移重要第三方的咨询公司，其知识转移的内涵和要求有何不同，其基石是什么，知识转移与咨询公司档案信息管理的关系如何，有何共通之处，又该如何把握和结合，都有必要认真探讨研究。
1 知识转移与咨询公司档案信息管理
1.1 知识转移的内涵及其特征
从1977年Teeee提出知识转移的概念起，国内外对知识转移内涵的探讨一直不断深入。与知识管理兴起于工商管理一样，最初理解知识转移是基于其对企业管理的功能和意义，由此产生了“功能说”，如Kogut等认为企业转移知识的能力是企业存在的重要理由，知识转移的目的是吸收新知识和有效利用新知识，通过知识转移，将那些使组织获益的知识加速应用，从而使组织获得竞争优势。
随后产生了“过程说”，如斯德哥尔摩经济学院的Hendrik等人提出知识转移是一种知识传递者与知识接受者之间的沟通过程；Hansen也认为知识转移是机构成员间的知识迁移和吸收；许强等认为知识转移是知识从转移方向知识接受方传递，并让接受方理解和接受的过程；Davenport等提出“知识转移=知识传达+知识接收”，接收知识意味着对信息的充分理解并能够据此采取行动；Krogh等认为知识转移的过程分为初始化、转移和整合三个阶段；詹青龙等指出知识转移是指知识势能高的主体向知识势能低的主体转移知识的过程。
随着研究的深入，对知识转移的认识逐渐上升到本质和宏观层面，如陆侠等认为知识转移是指建立起技能传授、学习和知识管理的体系，将战略设计、组织和绩效设计、管理流程设计、系统流程设计各方面知识在员工中进行贯彻，让大家对相关知识消化吸收，保证系统的运行；施琴芬等认为知识的转移是通过组织的地域维度、业务维度及职能维度来降低组织风险的不确定性，破除一些节点问题和壁垒枷锁；而谭大鹏、霍国庆等撰文对此进行概括比较，他们认为知识转移是一个特殊的知识传播过程，是在受控环境中进行的，其根本作用是缩小人类个体或组织之间的知识差距并促进人类的共同发展。
根据以上学者的概念界定，可以看出知识转移具有以下主要特征：
首先，知识转移具有较强的目的性和主动性。与知识传播和扩散不同，知识转移是在组织机构有意识的主导下开展的，旨在促进个体和组织的共同可持续发展，因而更为主动和积极，更强调方法和策略的计划性、针对性。如当企业自身不具备某类知识转移条件时，就会选择向咨询公司等第三方寻求获得知识源的策略。
其次，知识转移活动是受控的和可控的。所谓“受控的”包含两层含义：一方面指的是并非所有的知识都能顺利地实现转移，只有可编码的知识才能更好地为接收方所理解和接纳；另一方面是指知识转移往往需要在受控环境中进行，这样能保证知识转移的效果和效率，还能更有效避免被动的知识外溢。由此机构需要设计可控的平台系统，以保证对知识转移的过程和结果进行控制。
再次，知识转移的过程具有增值性和创新性。知识转移不只是一个被动的接受和继承的过程，而是一个创造性的同化和内化的过程。知识通过转移产生增值、裂变、聚合后，进而就会形成新的知识。因而，知识转移过程伴随着知识使用价值的相应回报，转移完成后往往能达到知识供需双方彼此双赢，乃至多方共赢。
此外，知识转移的对象更为广泛和深刻。与传统信息利用和传播只关注显性知识不同，知识转移关注隐性知识的共享和扩散。刘丽萍指出，知识具有“波粒二相性”。知识“粒”是指作为实体的知识(即显性知识)，知识的“波”是指作为过程的知识(即隐性知识)。因知识转移产生的作用有知识结果的转移和知识过程的转移，而后者的影响将会更持久、更深远。
1.2 档案信息管理为咨询公司知识转移提供保障和支持
咨询公司开展知识转移活动的前提是：拥有足量的、可靠的信息和知识储备。因而对于咨询公司来说，广义的档案信息管理不仅包括人事档案、会计档案、文书档案等，还包括根据其业务范围和服务导向建立的各类知识库(即知识档案)。在这个知识库中不仅要有事实性的知识(Know-What)、原理性的知识(Know―Why)和技术性的知识(Know-How)，还要建立专家档案。因为随着客户需求专业化和精细化程度的提高，任何公司都难以独立完成咨询课题和任务，只有掌握了“谁拥有知识(Know-Who)”，才能更好地实现知识转移方与接受方的匹配。这对于中小型咨询公司而言更是立命之本，杨文等在对福建36家管理咨询公司进行调研时发现，绝大多数管理咨询公司都无力聘请全职的管理咨询师，只好聘请兼职顾问，在整个咨询项目运作过程中，管理咨询公司负责接单，再“下单”给管理咨询师“生产”，而后公司负责“交货”及“客服”。
1.3 知识转移有利于咨询公司档案管理的发展和价值实现
档案信息管理是基础性工作，事关咨询公司的生存和可持续发展，而档案管理本身也是一个承上启下的过程，需要建立素质优良、继往开来的档案工作团队，在笔者埘中山卓力、佳信等几家咨询公司的调研中发现，由于员工流动性较大，经常导致公司业务开展存有难处和困境：一方面新上岗的档案人员，对于原有档案存放规律和技术不甚了解，相关信息无法及时查找；另一方面，大量的咨询信息和客户信息及时归档，存入知识库，一旦业务员辞职或离职，这些重要信息也随之而去，对公司损失颇大。而知识转移的提出，对咨询公司及其档案管理工作的发展都是极为有益和有利的。
2 面向知识转移的咨询公司档案信息管理维度分析
所谓管理维度，是在对管理活动要素类型进行剖析的基础上，对管理活动空间范围和视角方位的具备程度、判断条件和评价标准的表示，即对管理活动赖以存在的内外条件予以判定、描述和评价的概念集合。管理维度的分析与构架，一般要从两个以上具有互斥性的视角进行，这无论对于管理理论研究，还是管理活动实践的归纳和指导，都具有积极意义：一方面，有助于引导管理学研究的视角创新，一个新的管理维度的描绘，是建立在对管理活动的要素、环节和生存空间的重新认识和挖掘基础之上的，必然带来研究视角的重新发现和研究定位的修正，能拓展管理学的研究视野，推动管理学研究理念的创新；另一方面，能直接提供新的分析方法和理论框架。对管理维度的描述实质上是
对各类管理活动的内核分析，为分解和区别管理要素类型提供了思路和方法，并确定各类要素在管理中所司职责，管理维度的重新审视和划分，正是管理模式重新构建的前提和基础，为其提供可资利用的方法和框架。
中国人民大学的胡鸿杰教授通过对管理活动机理层面的考察，提出任何管理活动都包括资源、方式和内容三个主要维度：
所谓管理内容，即指管理活动的对象及其所要实现的职能和任务，对于某一特定的管理活动和行为，其管理内容既可以是具体的对象标的，也可以是抽象的过程，还可以是具有更深内涵的职能，特别是在许多宏观的管理活动中，对程序和职能的管理更是其日常工作的主要内容。如档案管理活动中，档案工作者和档案信息自然都是管理内容，而对文件案卷的收集、整理等过程也是管理内容，此外档案管理机构的职能同样还是管理内容，只是考察的层面和范围不同而已。
至于管理资源，一般认为无非就是“人力、物力、财力”资源，再加上近年来比较吸引眼球的“信息资源”，这些理解和认知比较通俗易懂，但也略显粗浅和表象，对管理资源缺乏深层次的思考，只注意到了直观的显性资源，忽略了管理中的隐性资源，胡鸿杰教授则撰文指出，管理资源还可分为基础性资源和“特有资源”两个层次，前者有如人力资源、物力资源、财力资源和信息资源等，为管理活动提供外在保障，后者诸如规则、权力、人脉和文化等，为管理提供内在保障，管理活动中两类资源都是不可或缺的。
管理方式是指依据管理内容的特点和要求，对管理资源进行整合、配置的方法与途径，依据不同的标准管理方式有不同划分，如根据是否产生口语或书面语行为，可以分为言语型与非言语型管理方式；根据发生的场合，可分为直接型管理方式与媒介型管理方式；根据对资源处理的程度可分为一次管理和二次管理两个不同层次的方式等。文件(档案)方式是其中的言语型、媒介管理方式，是社会与机构管理方式中最重要、最通用、最经济的一种，具有确定性、规范性、可控性等比较优势。
从这三个维度对档案信息活动进行考察，不仅能引发对档案管理活动的重新认识和把握，既有助于理解和深度挖掘档案信息资源，又能凸显其在管理中的保障作用，有利于减少或避免管理资源重复建设，一定程度上改变对管理资源的浪费或漠视现象，从本源上促进管理资源的最优配置，还有助于管理方式的规范与创新，为解决当前诸多社会管理问题提供新的思路和方法，具有实践意义和现实价值。三维度分析如图1所示：
咨询公司的档案信息管理也同样不能置身于这三维度空间之外，下面即依此分维度对其中的知识转移相关问题进行分析和探讨。
2.1 内容维度的知识转移
一般认为，档案信息管理的主要是文书档案、会计档案等传统内容，这就有必要首先了解和明确档案信息的特点。和宝荣教授指出档案信息具有联系性和积累性的特点，李国庆指出档案信息作为信息资源的一个重要组成部分，除了具有信息的一般特点外，最大优势在于其真实性、可靠性、权威性和凭证性。在传统环境下，这些特点通过固化在特定载体(如纸张)上予以保证，而数字环境下，则有赖于元数据信息了。当然图书与情报类信息也需要元数据，但不同的是，这一类的元数据信息主要用于知识的组织和检索，主要关注知识载体形式和内容分类关联，而归档信息的元数据更侧重于知识的来源信息及知识产生者的背景结构，借此来保证知识源的可靠性。
szulanski认为，在知识转移的初始阶段，知识源的可靠性、转移的预期困难是影响知识转移效率的重要因素。当知识源的可靠性没有得到确证，即当知识源并不被认为是可信赖的、讲信用的或有见识的时候，知识源的知识转移将非常困难，它的建议和示范将被质疑并受到抵制，这也叫“知识作用的未实证性(unpmvenness)”。因而咨询公司根据其业务范围和服务导向所建立的各类知识库，为了确保其真实可靠，必须依据档案管理的要求和标准进行，自然也就是档案信息管理内容的重要组成。
这一维度的知识转移主要在咨询公司和客户之间进行，除了满足用户需求提供可靠的编码化知识源之外，相应背景信息共享与迁移也是十分必要的。
2.2 资源维度的知识转移
任何一种管理都是耗资源的，如前所述，既需要人力、物力、财力和信息等基础性资源提供的外在保障，也需要权力、规则和文化等管理的“特有资源”提供内在保障，管理活动中这两类资源都是具有支撑性的，缺一不可。咨询公司档案信息管理也离不开人、财、物等资源的保障，如设备和装具的配备、人员的培训、信息的加工和服务等，同样档案管理水平的提升还需要权力、文化层面的支撑，如公司高层的重视和强调(特别是像北大纵横等大型咨询公司)，一则有利于各个部门的档案信息整合；二则利用权力资源可以督促实现将存储在员工个人电脑(乃至人脑)中的知识信息予以全面及时的转移和归档，以丰富公司的财富和资本。
这一维度的知识转移主要在咨询公司内部进行，不仅要在档案信息管理人员中予以传播与接纳，如一方面要熟悉档案工作需要哪些资源；另一方面也要掌握这些资源能在何处获得，又该如何获取。这类知识转移更要推广到公司业务部门和相关领导，使他们形成概念、习得程序，最终养成大力支持档案信息管理的习惯和氛围。
2.3 方式维度的知识转移
咨询公司档案信息门类较多，其机密性高低不一，因而信息组织的方式和使用权限的控制存在较大的差异性。这就需要重视对档案信息管理方式的知识转移，以促进机构档案工作的可持续发展。方式维度的知识转移重点和难点在于管理技能和经验等隐性知识，档案信息管理从原理上讲是比较直观和简单的，但是具体的操作需要长期的经验积累和技能熟悉，也绝非一朝一夕能做好的。
这一维度的知识转移还存在于咨询公司和客户之间，不过这主要是指开展档案管理咨询业务和有档案管理专业优势的公司。如浙江省首家公司制档案中介机构――杭州伟邦档案管理咨询有限公司，就针对机关、团体、企事业单位提供档案咨询与指导、档案培训、档案技术推广、档案人才租赁等相关的专业服务，而方式维度的知识转移即是此类公司的核心优势之一。
3 面向知识转移的咨询公司档案信息管理实现策略
如上文分析可见，不仅档案信息管理在咨询公司知识转移中起着基础性和关键性的作用，关注知识转移对于档案信息管理也大有裨益，两者互为依托、相互促进。而实现面向知识转移的咨询公司档案信息管理需要在以下几方面予以强调和努力：
3.1 主动调研掌握公司档案管理中知识转移内容
首先是咨询公司领导层要从宏观上对档案信息管理中的知识转移有充分的认识和把握，深入调研公司管理中知识转移的层次和范围，明确哪些显性知识必须按照档案信息的标准和要求予以存储、传播和控制，哪些个体隐性知识应该显性化为组织知识并予以
及时存档，把握档案信息管理各个维度的知识转移内涵和要求；具体操作执行的档案管理信息工作者更要积极主动，对具有潜在价值、有必要作为档案信息保存的知识，与业务人员共同商讨，拟定归档范围并明确共享权限，业务人员也要认真配合，提出建设性意见和需求，以框定知识转移的目标和范围。
3.2 优化档案信息管理中知识转移的资源保障
所谓资源保障就是为知识转移创造必要的软硬件环境。一方面要在人、财、物等基础性资源上对档案信息管理予以必要配备和支持，在档案信息管理人员梯队建设上要引起足够重视，尽早做好准备，有计划、有步骤引导档案专业人员间的业务交流和知识转移，让新生力量在日常的档案信息工作中充分习得管理技术和技能，避免突然的工作移交带来的措手不及；另一方面要利用权力和公司文化等特殊资源，大力宣传、积极引导和推动各类档案信息知识转移，不仅在信息管理人员中，更要在业务部门里，形成健康的知识存档和归档意识，培育良好的知识转移的习惯和氛围。
3.3 量身打造面向知识转移的档案信息管理系统
咨询公司要着力开发和建设面向知识转移的档案信息管理系统，一方面要依据和符合本公司的客观实际，另一方面也要保证系统的可扩展性和通用性。如在设计知识采集功能模块时，要对本公司业务流程予以梳理和考察，在各关键环节中嵌入背景信息捕获器，保证归档知识的可靠性和可用性；而在知识传播功能模块中，要实现目录信息开放的同时，对知识内容进行有效控制，这一方面是指利用技术手段严格控制资源使用权限；另一方面是指实现知识转移环境的控制，以提高资源利用率和知识转移效能。
3.4 有力控制、有序开发咨询公司知识资产
在拓展和丰富档案信息资源的类型、数量的同时，档案管理人员要建立和完善公司资产档案，特别是对无形资产的归档和建档，不仅要及时接收和控制公司核心知识，保证其安全性和可用性，还要与业务人员积极配合，有条件地对之进行开发和传授，使之不断增值和升值，增加知识转移的吸引力和动力。
3.5 创新咨询公司档案管理中知识转移的路径和方法
关键词：企业档案管理 规章制度 开发档案资源
公司的档案的范围很广，主要包括公司设立，变更的申请，审批，登记和终止后清算等方面的内容；公司的董事会、监理会以及股东大会的会议资料；会计、财务等方面的文件报告；人力管理、法律事务等方面的文件资料；生产技术、产品生产、安全生产、能量消耗等方面的文件资料；仪器，设备，科研，技术引进等方面的文件资料；信息，情报和党群组织方面的文件资料；各种声响资料包括：照片档案，影片档案，录影档案，录像档案等。对如此繁杂的文档进行有效地管理是非常重要的。
首先我们先来了解一下企业档案管理是什么涵义？包含哪些方面？企业的档案管理内容主要是由两部分组成，一部分是企业档案的行政管理工作内容，另一部分便是企业档案业务监视工作内容。前者一般是指对于企业的档案工作实施统筹的规划，统一制度，监督，指导，组织协调等。后者一般是指对于企业文件材料的形成，积累，整理和归档的管理，监督，和指导，以及企业档案的收集，整理，保管，统计和鉴定以及对于企业档案信息资源的开发利用等。其实用最简洁的话概括，企业文档管理主要包括以下几个方面：收集归档，借阅，获取资源，修改销毁四个方面。
1.档案收集归档
企业的档案从材质上主要分为两类纸质文档以及声像文档。对于不同材质的档案进行收集归档的时候需要注意的事项是有所不同的，应当区别对待。但是在很大的方面是具有共同性的。
比如各类文档在收集归档的时候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必须立即追查归档；另外如果文件如已抽查应有主管部门的管理人员的签字作为认证，文件的处理手续必须是完备的，如果发生了遗漏现象应当立即退回主管部门补齐；与本档案无关的文件或者不应该随这次的档案而归档的文件，应当立即退回主管部门；贵重的物品应当退回经办部门，在经过指定保管部门的签收后，才能将文件归档处理；还要建立，健全立卷归档的制度，要确定档案建立的范围，时间和保管的期限；对于一些残缺不齐的档案，应当积极采取措施，将档案收集齐全。
除了完整性之外，档案归档的时候另一个非常重要的问题便是有序性。只有当所有的文档以一定的规则进行分门别类的才能够方便以后进行查阅。这种规则可以按照公司的规定或者管理者自身的习惯来进行。在各个不同的类别之下再根据员工，时间，重要性等不同的小类来进行分别存放。这样查阅起来就显得很方便。
最后，档案的清洁和维护也是一项很重要的内容。管理档案的人员应当随时擦拭档案架以防止虫蛀腐蚀，对于纸质文档来说要主要保持档案室的干燥，而对于那些声像档案就要保证底片，胶片库的温度和湿度要保持在适宜的水平以防止这些材料的清晰度下降，同时磁带库要注意避开较大的磁场而且尽量注意不要用铁皮柜，此外对于一些年代较久的底片胶片等在取用的时候要尽量保持手部的清洁。
2.档案的借阅
公司的档案为了方便公司员工查阅资料，是企业的公共资源，因此大家在借阅的时候都应该注意爱护档案，要确保档案的完整性，不能够私自涂改，勾画，剪去，拆散或者损毁。同时为了防止档案的丢失等问题的出现，各部门的经办人因业务的需求要调用档案的时候，应当填写“调卷单”，经过该部门的部门经理同意之后向档案的管理人员借阅，同时在档案归还的时候，管理人员核查无误之后进行归档“调卷单”由管理人员留存。这样如果将来档案出现了什么问题也有据可查。同时为了避免责任不清的问题，借阅者不能够将档案相互之间私自收受。
另外由于企业的档案会涉及到商业秘密，因此对于外单位的借阅，应该持有单位的介绍信，经过总经理的批准之后才能借阅，而且不能够离开档案室，在经过总经理的批准之后才能够将所抄摘的内容带出。但是当政府的有关部门依法执行公务需要查阅公司的档案的时候，公司就要给予配合和协助，这是作为公民的基本义务。
在企业的档案管理当中，如何从储存的档案当中获取有效地资源是公司要解决的一个重要的问题。如果只是简单的存放，那么便失去了档案管理的根本意义，获取信息需要的是专业的团队，能够从历年公司的存下来的数据当中进行分析，挖掘出我们需要的曲线图，更要有总结判断能力，能够对已经发生的事情的原因，影响因素进行分析，从而指导以后的工作。
然而时代在进步，随着微电子技术，计算机技术，通信技术等现代化的信息技术手段在企业档案管理中的逐步深入应用，使得传统的企业档案管理的很多理念都受到了冲击，迫切需要探索更加科学更加先进的档案管理办法。利用扫描仪等电子仪器将纸质档案彻底的数据化，建立相关的数据库方便查找，已经不是一件新鲜的事情了。而“办公自动化”和“办公无纸化”概念的提出，更是将档案管理信息化变成了家喻户晓的事情。
3.信息化档案管理
企业档案信息化就是是指企业依据法律，依靠科学的思想和管理组织方法，借助网络技术、信息技术等高科技技术，对企业的档案进行信息化处理使得信息的收集，处理。整合，资源发掘，传输和应用数字化，网络化，从而实现了企业内部的资源共享，这样便提高了企业档案资源的利用率，为企业和社会提供档案信息服务。
数据共享是企业档案信息化管理的一个重要的特点也是最大的优点。传统的档案管理并不能做到这一点，而实现了数据的共享便使得企业的各部门的配合的效率大大提高。除此之外文档一体化的管理是企业档案信息化管理的一个发展方向。如何使得生产活动，文书处理和档案的管理工作有效的衔接在一起，提高企业的信息处理能力，实现档案信息的无缝交接使我们在进行企业档案信息化的过程当中必须要时刻注意的问题。只有把信息化管理档案和企业的其他组织活动联系在一起才能真正的发挥信息化档案的魅力。
4.总结
档案管理工作一方面可以让企业的高层管理人员及时的了解企业的整体情况，可以为企业的决策提供有说服力的一句；另外还有利于社会上的人对于企业经营的成果的认同，为企业与其他有关方面进行进一步的合作提供让人信服的证据。在我们国家经济快速发展的历史背景之下，做好档案管理工作，不断地探索和尝试新的档案管理手段，创新性的更新档案的管理观念，同时全面而又真实的反应企业的发展状况和经营成果，对于实现企业经营战略，不断地提高企业管理效率具有非常深远的影响。因此做好档案管理工作能够促进经济社会的全面发展，不断地提高企业的市场经济力。
参考文献：
[1]孙宗虎 王瑞勇.人力资源与行政后勤[J].人民邮电出版社，2012(14)
一、引言
随着计算机网络信息技术的快速发展,会计工作已由电算化逐步转向了信息化,而会计档案的管理也随着信息化的逐步深入发生了根本性变化,财务人员借助高端信息化手段,建立起了无纸化财务信息共享资源,原来的手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。信息技术的飞跃发展使得传统的档案管理模式已不能适应会计信息化的要求,如何利用和发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用,已成为信息化条件下会计档案电子化管理的重要任务。
中国石油集团公司自2000年重组上市以来,公司财务会计核算便一直采用根据自身特点开发的财务管理信息系统。此后,为进一步提高财务管理水平,提高会计信息的及时性、准确性以及财务报告的质量和效率,降低会计信息生成成本,2008年起中国石油正式启用了会计一级集中核算系统,该系统在为公司经营活动提供强大数据支撑的同时,也使财务管理进一步从核算型向管理型转变,向生产经营过程和决策支持延伸。2009年中国石油又通过整合erp业务集成系统、加油站管理系统、资金管理平台等,使财务数据更趋及时和规范,与此同时,此信息系统产生的会计档案在使用和管理上也与原始的纸质档案有了质的不同。按照四川省公司会计基础工作管理的要求,信息化条件下会计档案的电子化管理还需要进一步改进和规范。
二、会计档案管理现状
中国石油四川销售分公司陆续下发文件,不断规范和优化会计凭证和会计档案管理,采用汇总功能生成erp系统集成的会计凭证,虽然在一定程度上减少了因erp系统、加油站管理系统、资金管理平台与fmis财务系统融合后,财务系统产生的较大记账凭证数量,但总体上会计凭证数量仍然较大。以绵阳销售分公司为例,2011年,每月平均凭证号数达2 821号,虽然经过改进erp销售、成本凭证汇总方式,已从原来的最高4 028号降至1 811号,但凭证数量依然较大;账簿册数已达82本(按300页/本计),仅“其他货币资金”这一科目就达到15本,每年在打印凭证、账簿、报表等档案上都会耗去较多资源。
在实际工作中,由于原始单据与erp系统集成的凭证只能事后匹配,在增加财务人员工作量的同时,也常因原始单据和会计凭证存在一对多的关系,而无法张张凭证对应匹配。虽然按规定仍需打印出纸质档案,但日常查账时,电子档案的高效率早已淘汰了传统的手工翻阅方式,依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为不可替代的常规操作,纸质档案的利用率明显下降。总体而言,省公司的会计档案在管理和利用方面还缺乏系统性、时效性和效益性,在日常经营管理中的作用尚未得到应有的重视,高质量的会计档案信息提供与现实公司管理活动需求的差距正逐渐加大,无论是从微观层面还是宏观层面,会计档案电子化管理都有很大的改进和完善空间。
三、信息化下会计档案管理新特点
信息化会计档案不仅包括传统意义上的纸质档案论文联盟,而且还包括用计算机以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统,会计档案存储的范围和领域扩大了,但磁性介质对环境依赖性较强,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,因此对使用存放环境要求较高。会计电子档案也不能同纸质档案一样直接翻阅,而是需要在一定的计算机硬件和软件系统中进行使用,对计算机系统依赖性很强,对软件环境系统的配置要求也较为严格。
信息化会计档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、报表制作等,大大提高了会计档案的利用效率,而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合,使会计档案信息资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险,因为以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上的会计档案,极易被通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时,电子档案信息高度集中,给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径,而且电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这就使得会计数据容易失真。
由于电子化会计档案具有明显的优点,同时又存在着不足的一面,如何确保会计电子档案的安全完整,尽可能的发挥其优势,做到“档”尽其用,成为新形势下会计档案管理的重中之重。
四、信息化下会计档案电子化管理的改进
中国石油的会计信息档案备份主要由上级完成,二级公司日常档案管理主要是加强纸质档案管理和提高档案利用水平。为充分发挥会计电子档案的服务功能,四川省公司应重点加强以下几个方面工作:
(一)完善信息化会计档案管理制度
公司应优化内部控制环境,加强风险管理,完善风险管理机制,并建立良好的信息沟通机制,综合分析会计信息化条件下内部控制的成本和效益,降低实施操作成本。目前会计档案信息化程度增强后,省公司对加油站基础资料进行了统一规范,出台了《基于信息化条件下加油站会计基础资料管理规范(试行)》,明确了加油站的会计档案管理流程和管理方法,对于会计档案的管理流程(从凭证、账簿、报表的打印到档案的装订、保管、查阅等),虽然在《财务管理实施细则》中进行了一定程度的规范,但还缺少具体的操作层面的制度规范。因此,应按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》的规定,完善公司会计信息化档案管理制度,包括归档制度、保管制度、借阅制度等,这是保证会计信息系统安全有效的关键所在。
(二)加强会计档案信息网络设施建设
以前会计档案室里从未配备过网络设备,导致财务查账时,只能采用传统方式,先在财务系统中调出账务,找到所需凭证号,再到档案室调取相关凭证资料,这在档案室与财务办公地点距离较远的情况下,十分不便,大大影响工作效率。因此,加强硬件设施建设,及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备,将财务系统与档案存放地点有机结合,可以更加高效快捷的使用会计电子档案。另外,基于档案保管地点与财务人员查询地点的空间性,为便于档案查询,在档案管理室配备相应硬件设备的同时,如果能开发出与中石油财务管理系统数据对接的会计电子档案查询系统,财务人员就可以脱离档案管理人员直接更快地调阅原始档案,提高档案的利用率。
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(三)加快数据集成,精简财务档案
目前,fmis系统已经实现了通过erp进行销售数据的自动集成,随着应用的进一步拓展和深入,还将有更多的系统通过数据接口向fmis集成数据。当前,我们必须对各业务操作系统的流程进行再造和细化,使之与实际业务流程尽量完全匹配,确保各业务系统生成的数据达到集成要求。对自动集成到fmis中的数据,只要能直接在相应的信息系统中查询到的,就没有必要再附加原始凭证,只需在凭证摘要或记账说明中注明数据出处,逐步实现原始凭证的电子化,达到精简凭证数量,提高工作效率的目的。
(四)建立会计档案管理信息平台
根据中石油财务纸质档案管理规范,基于现有业务财务信息系统数据和信息单据管理,为了解决当前各个系统单据关联弱、连贯性不强、管理不规范等问题,应建立符合管理人员操作的档案立体、可视、动态、连贯、安全、完整的财务电子档案管理信息平台。通过这个平台,电子档案管理操作简单易学,单据传递可视连贯,信息数据安全保密,权限分配合理规范,会计电子档案完全融于公司经营管理业务之中,同时会计电子档案管理又高度集中,由于直接采用各种电子单据,减少了各类业务的纸质单据。目前公司业务系统与财务系统已经融合,身份认证系统已经部署推广应用,签名与公章全部电子化,这为我们建立和完善会计电子档案的信息化管理打下了基础。
(五)建立有效的风险防范体系,保障电子档案信息安全
通过设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节防止不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保会计信息安全运转。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的会计电子档案的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性。信息化条件下,档案管理更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将档案处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的档案信息统一管理,所以公司必须建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心、建立完整的权限体系,采取内网外网物理隔离、双机热备份等措施来保证数据的安全,同时配备专人负责日常的维护管理。
(六)引入会计电子文件管理系统
为更好地实现档案信息网络化建设,会计档案管理不仅仅限于内部进行一些调整,还必须向前端的会计文件工作扩张,这就使得实现文档一体化的要求尤为迫切。文档一体化并不是一个新的命题,然而在网络环境下其重要性日益彰显,公司如果有条件,可以引入会计档案电子文件管理系统。
这里设想的系统是办公自动化系统与会计档案管理信息系统合二为一的管理软件,这种系统是针对某一个或若干个机构的会计电子文件,从会计电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化为会计电子档案,到会计电子档案的管理与提供利用,到对会计电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对会计文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录会计电子文件的元数据和各种背景信息,能够对会计电子文件和会计电子档案进行管理与提供利用,能够保证会计电子文件与会计电子档案的行政有效性和法律证据性,同时这种系统也能够汇入会计纸质文件等的管理信息并对其进行管理。
五、结论
1国家部分大型钢铁企业档案的管理现状
作为中国钢铁企业的龙头企业———上海宝钢的档案管理,目前实现的是相对集中的一级管理体制,即主业档案相对集中于股份公司,股份公司实行一级管理,下属各分厂不设档案管理职能。企业所属档案全部集中于档案管理中心大楼。首钢档案则实行二级管理,首钢档案处承担企业的档案专业管理职能,具有独立的办公场所和馆藏。作为全国第三大钢铁企业的武汉钢铁集团公司,档案管理也是二级管理,档案管理职能归公司办公室,档案管理也具有独立的办公场所。我省的济钢,档案管理也实行二级管理,设有档案处,包括科技图书馆、外文翻译等管理业务,也具有单独的办公场地。具有百年历史的重钢档案,管理更为规范,档案处独立办公,档案业务也实行二级管理。另外象安徽的马钢、山西的太钢、河北的邯钢、宣钢等也都实行二级管理,除个别企业外,大都设有独立的档案管理部门,莱钢跨上年产千万吨钢的台阶,钢产量列全国第六位。由过去多年的地方骨干企业一跃成为全国2万多家钢铁企业的前六名。这种快速发展的格局,给莱钢档案工作也提出了新的要求。莱钢档案的现行管理体制和人员、馆藏、设施情况是:全公司的档案管理实行二级管理,集团公司办公室设档案管理科,并由一名副主任分管并兼档案馆馆长,集团公司一名副总经理分管档案工作。公司档案专职工作人员11名(包括十五技改工程的五名同志),目前的馆藏档案近8万卷,档案馆面积1900平方米。
2莱钢创新档案工作的切入点
企业传统的档案管理模式和思维定式,已不能完全适应快速发展的经济增长方式。无论是管理方式和手段,还是对档案的地位作用的定位都需要创新。
2•1从观念上要由小档案转变为大档案意识
企业档案管理过去主要侧重于文书、会计、科技档案的收集和管理。随着信息时代的到来,企业档案仅局限于这些档案类种已远远不够了,象音像档案、实物档案、信誉档案、特色档案等等,已越来越现实地摆在面前。另外从档案的服务对象和功能来说,领域再不局限于企业的内部和少数受众,而是向它的社会化大档案转化,立体式的社会大档案格局已是必然。
2•2从被动服务向主动服务的转变
过去的企业档案提供服务一般是被动的,诸如涉及企业经济纠纷了、需要提供会计原始凭证、个人遇到需要提供文件规定来证明落实有关待遇、需要档案馆查找有关文件等等,这种被动服务,尤其是在计划经济时代,档案的利用率不是很高。而市场经济的现存条件下,就不同了。档案对企业的发展要提供超前服务,为领导的决策提供资料支持,文件实行公开阅览开放;档案的编研总结分析带有事物规律性的东西,供有关领导和部门作以参考借鉴;无论是城市规划,企业作产品结构调整,新产品的研发,职工在企业改革改制中的政策咨询、待遇证明;档案资料的展览为企业职工的传统教育熏陶等等,档案与企业发展,与职工本人都离的会越来越近,关系会越来越紧密;档案部门主动服务和功能辐射面会越来越大,从而体现出企业档案在现实生活中的作用愈加明显。
2•3管理和服务手段亟待创新
随着时代的发展,企业档案的管理手段和服务方式必须不断创新。就拿莱钢自身的档案管理来说,随着钢铁市场的竞争愈加激烈,企业为了不断降低产品成本,以增强市场的核心竞争力,企业的管理成本及活劳动成本会不断压缩,管理机构会愈来愈扁平化,从事档案管理的人员也会越来越少,要求的个人整体素质会愈来愈高。过去17人的档案处,变为现在6人的档案科,相反,工作量则有增无减;过去没有建立过的职工个人住房档案现在多达2万多卷;过去不曾被重视的音像档案、实物档案在资源建设年活动中成倍增加。尤其是随着莱钢近几年的跨越式发展,由过去设计能力年产200万吨钢的地方钢铁联合企业,三年就发展为现在的年产1000万吨钢的特大型钢铁集团,科技档案中的图纸、设备资料,经济档案中的财务及营销凭证成倍增长,库房的容积越来越显得狭窄,日常的借阅量和利用率也在成倍增长,加之管理档案的人手反而减少。面对这种局面,不创新管理,怎么能适应企业的发展,不创新服务又怎么能满足工作的需要。
3莱钢档案工作的实践探索
3•1从硬件建设上改善管理和服务手段
近几年,在集团公司领导的大力支持下,做到每年上一个系统,实行小步快跑的战略,先后建立起了莱钢档案馆的信息数字系统,声像编辑系统和智能安全系统。2003年开始建设莱钢档案馆的信息化,利用北京某公司开发的档案管理软件,投资几十万元,建立起了从档案馆到各子公司、分厂的数字档案管理系统,实现档案资源共享;2004年又投资30多万元添补了建厂30多年来只有摄像没有编辑的档案声像编辑系统;2005年,档案馆配备了智能安全系统,实现了集防盗、防火、自动调温去湿的智能化,解决了过去长期以来靠人工测温除湿的传统管理办法,节省了人力,提高了安全稳定性。三个系统的上马配套,使莱钢的档案管理手段达到了一个新的层次。
3•2从软件上下功夫,不断提高档案的基础管理水平
近几年来,档案馆注意在档案的基础管理和有效的运行机制上下功夫,不断推动全公司档案管理基础工作和运行机制健康发展。采取的主要做法概括为三个字,即“法、会、查”。所谓法,就是于2003年将《档案法》的一系列的常用法规以及我们自己历史上制定的所有管理制度编辑成一本厚达400页的档案法规汇编,印发给全公司每位档案人员及有关领导,人手一册,作为工具书,来规范档案管理。所谓会,就是自2003年开始建立了全公司每季一次的档案工作例会制度。这个例会原则上在基层单位轮流召开,既总结部署工作,又学习交流工作经验,会议每次突出一个主题,会议本身又带有现场会的性质,会后总要安排参观就近的几个单位的档案工作,现场观摩,相互借鉴,既增强了档案人员的经常联系,又及时进行了上下沟通信息,还相互观摩学习借鉴了别人之长,有很强的互补性和应用性。会议制度坚持两年来,受到基层档案人员的广泛好评。所谓查,就是每年一次的年度考核、自查,在迎接省档案局的年度考核之前,首先对公司内的近三十个二级单位进行分组逐一检查,通过检查,督促了后进,鞭策了先进,推动了工作,引起了领导的重视,产生了好的效益,达到了预期的目的。通过检查考核,评出先进单位,进行表彰,整个检查情况通报全公司并同经济责任制考核挂钩,产生了广泛影响。
3•3注意从单位实际出发,在创新上下功夫
结合莱钢的实际,注意从实际出发,不断创新管理和服务机制,收到了明显效果。根据建设工程中的档案管理实际,制定了主辅岗制和轮岗制,既解决了人手紧单打一的问题,又扩大了档案人员的管理知识面,提高了业务素质。针对档案工作对外宣传的薄弱环节,建立了宣传报道工作的激励政策;针对各单位编研成果交流不够的问题,实行了编研成果制度;为了有效提高竣工资料的整理质量,进行了十五技改工程竣工资料的首次展评活动;为提高档案馆所有工作人员的文字水平,采取每月例会轮流整理纪要的制度;为调动档案人员的工作积极性,实行每月评选先进明星的制度;为了丰富档案馆馆藏,自2004年以来,首次实行了颁发收藏证的制度;为展示和宣传馆藏,提高全公司职工的档案意识和扩大档案工作的社会影响,在建厂35周年之际,举办了建厂以来首次档案收藏展。结合实现年产一千万吨钢的重大事件,同时也为积极响应省档案局关于开展资源建设年的活动成果,筹备举办了建厂以来规模最大、内容最丰富、影响最大的档案资源成果展。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。
2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、
遗失者依照公司档案管理的规定。
2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。
3、查、借阅档案注意
3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。
第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
(二)档案管理
第三条归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第六条档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。(三)印鉴管理
第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。
(四)公文打印管理
第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。
第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。
(五)办公及劳保用品的管理
第十五条办公用品的购发：
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
(六)库房管理
第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。
第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。
第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
(七)报刊及邮发管理
第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。
(八)附则
第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；
(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
关键词：电子文件电子邮件归档
政府和工业领域内所使用的电子邮件正在以前所未有的比例增长。据保守估计，加拿大政府雇员每年要处理超过30亿封的电子邮件，而且这个数量还在平稳地增长①。美国几乎所有的联邦政府部门都在使用电子邮件处理公务。电子邮件在业务中得到广泛应用，如政策制定、任务分配、提供进度报告，确认合同等。这些电子邮件消息和附件以通知的形式、协议的形式或者业务记录的形式出现，经常包含着决策、业务行动需要的数据或者作为法人单位需要留存的信息。
不恰当的电子邮件管理和使用会招致很多风险，这些风险主要包括：关键性的文件找起来比较费时费力；一旦需要电子邮件来作证，机构很难证明电子邮件的真实性和可靠性；未受保护的消息被泄露给了非意向接受者②。
为了了解目前国内电子邮件归档管理实际情况，笔者开展了文献调研和实践调研工作，意在找出目前我国电子邮件归档管理中存在问题，并思索完善之策。
一、我国电子邮件归档管理的实践现状和理论研究成果
（一）电子邮件归档管理的实践现状
根据中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组于2007年6～12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行的系统调查，42.2%的电子文件没有以任何方式留存；74.4%机构没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件，电子文件处于严重的流失状态③。
这些虽然是2007年的调查数据，但因为没有收集和归档电子邮件的政府机构数量比较多，而问题的解决需要一个过程，政府机构电子邮件的集中归档管理仍然是一个严峻问题。
为了了解企业电子邮件管理的真实情况，笔者调研了一家中型私企和一家大型国企。
作为一家私营企业，公司出于对电子邮件安全的考虑，公司合同之类的重要业务信息并不通过电子邮件。电子邮件只是公司员工查看通知和与客户交流的平台，电子邮件的内容主要是企业内部的通知，也有一些买卖信息和客户的账户信息，公司领导对于电子邮件的管理并不是很重视。电子邮件存在公司的服务器上，基本上不删除，没有专门的电子邮件归档系统，也没有相应的电子邮件管理制度。
在另一家大型国企，电子邮件主要用于公司内部业务交流，是OA系统的一部分，公司员工用自己的账号登陆内部邮箱查看相关信息。公司虽然制定了电子邮件系统管理规定，但只是就邮箱账号的申请和正确使用、密码变更、用户信息变更以及滥用所承担法律责任等相关问题，做出了简要规定，而对于电子邮件鉴定、归档、存储等问题则基本没有涉及。
（二）电子邮件归档管理的理论研究成果
笔者以“电子邮件+归档”作为组合检索条件，从 CNKI（中国学术期刊和博硕士论文数据库）中共检索出直接相关文献35篇，经过系统整理和归纳分析，发现针对国内电子邮件归档管理实践中存在问题进行系统研究的成果较少。
国内学者对电子邮件归档管理这个问题的研究成果主要集中在国外电子邮件归档管理法规制度和具体做法的介绍和分析，以及实现电子邮件归档的相关技术和系统功能需求。具体包括三方面内容：
一是从微观方面介绍欧美国家电子邮件文件归档管理的具体做法。代表作有武汉大学图书情报学院刘家真教授于1998年在《浙江档案》上发表的《电子邮件文件管理综述》；剧伟伟的《美国史密森尼学会档案馆电子邮件管理实践的启示》（2009，11）一文。
二是介绍和评析国外电子邮件归档管理政策法规和制度。代表作有刘家真的《美国国家档案文件管理局的电子文件管理规范及反馈评价综述》（1998，6）；肖妍的《议电子邮件管理政策的制定》（2005，1）；李文生、李超、杨吉江的《面向政务信息资源管理的电子邮件元数据标准研究》（2009，12）；刘越男、周杰、李竞谊、唐泽阳、蔡弘旸、王子腾的《国外典型电子邮件管理政策比较研究》（2013，2）。此外，杨安莲、于丽娟、张宁、张正强等学者在相关论文中介绍了欧美国家电子文件管理软件的通用标准。
三是探讨电子邮件归档技术的实现。代表作有赵晓侠的《电子邮件存档技术》（2006，3）；赵爱国的硕士论文《电子邮件的归档管理》（2009，4），给出了以“业务”为中心的电子邮件归档管理的参考模型以及利用开源软件来实现电子邮件管理系统的方法。
二、我国电子邮件归档管理问题分析
将公务电子邮件归档已经成为一种国际趋势，这是由其业务价值和法律凭证价值所决定的。
虽然国家档案局在2005年就已经和实施了《公务电子邮件归档与管理规则》，但国内政府部门和企业对公务电子邮件归档一直以来并不重视，究其原因，主要有以下两点：
（一）电子邮件归档缺乏配套的法律法规保障1.政府企业缺乏归档电子邮件的原动力
我国自开展电子政务以来，鉴于国家安全考虑，政府部门仅仅把电子邮件系统作为一种传输一般性消息的工具，而没有把它作为政府业务系统的重要组成部分，因此，电子邮件系统中形成的记录在政府部门看来也没有归档的价值。
对于企业来说，电子邮件虽然已经成为企业员工、企业与客户以及企业与供应商之间保持互动的重要工具，但没有列入国家对企业审计材料范畴之内，所以企业是否归档电子邮件，完全取决于自身。
2.电子邮件没有被正式纳入政府和企业文件材料归档范围之内
国家档案局在2005年的《公务电子邮件归档与管理规则》中指出，国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准，但电子邮件没有被正式纳入政府和企业文件材料归档范围之内。
国家档案局2003年的《电子公文归档管理暂行办法》中，所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据，并不包括电子邮件。国家档案局2006年的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，也没有单独提到要将电子邮件归档。
对于企业来说，国家档案局在2013年开始执行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，也没有把电子邮件列入必须归档的文件材料范畴之内。此外，企业年检材料也不包括电子邮件，来自工商税务部门的年检主要针对的是财务文件材料。ISO9000国际认证的主要材料是质量体系文件，包括质量手册、质量体系程序文件、作业指导书、质量记录，电子邮件也不在其检查范畴之内。
3.国家档案局的《档案管理软件功能要求暂行规定》也没有要求捕获电子邮件
电子邮件的归档需要借助一定的软件工具来实现，但国家档案局在2001年的《档案管理软件功能要求暂行规定》中，只是要求档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，而对软件所应具备的文件捕获功能则基本没有涉及，也就是说没有规定档案管理软件应该具备捕获电子邮件的功能。
国家档案局在2005年《公务电子邮件归档与管理规则》之后，也没有对《档案管理软件功能要求暂行规定》内容进行修订和更新。因此，对于一个具体单位来说，档案部门是否需要实现单位内的信息集成管理，即实现电子公文和电子邮件及其他信息的集成管理，只能根据单位内部的需要和具体情况来决定，没有来自行业的法律法规的支持和强制性要求。
4.地方性的电子文件归档范围正在研制之中
北京市档案局田雷在《电子文件归档范围与保管期限研究》（2012，09）一文中指出，为解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限表界定电子文件的归档问题，北京市档案局力争在一至两年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。其中，在归档范围方面，特别指出电子文件的生成环境包括邮件系统。
（二）政府和企业普遍缺乏电子邮件管理策略和归档管理工具
1.缺乏有效电子邮件管理策略和具体适用的规章制度
电子邮件分散产生于客户端，因此电子邮件的归档只能由单个客户端来负责，同时电子邮件的真实性、完整性和安全性问题，以及所需的存储空间，都需要整个机构内部信息管理人员、档案管理人员和电子邮件产生人员的通力配合和各司其职，需要机构利用管理策略和制度来加以规范和引导，以完善的培训来加以推动。
国家档案局虽然在2005年就了行业规范《公务电子邮件归档与管理规则》，但该规范只是从归档的角度，在笼统强调电子邮件真实性、完整性和安全性的基础之上，来指导档案员如何对电子邮件进行著录和归档。而对于机构如何保证电子邮件的真实性、完整性和安全性，针对电子邮件的整个生命周期如何来进行管理，针对共享的文件夹如何来进行管理，则没有涉及。
2.电子邮件管理系统缺乏归档功能
根据实践调研情况，政府和很多企事业单位的电子邮件管理基本上处于一种松散状态。所有进出的电子邮件自动保存在邮件服务器上面，没有独立的数据库服务器来提供存储。员工基本不承担对电子邮件鉴定、归档和存储的任务，电子邮件系统也没有归档这一项功能，多数情况下只能提供简单检索功能，而没有全文检索功能。
三、借鉴美国的经验，建立配套的电子邮件归档法规制度
（一）从国家法律的高度，要求政府机构和企业必须捕获电子邮件
目前，电子邮件归档的“法规遵从”原则，在理论和实践中已为国外司法界广泛认可和运用。所谓“法规遵从性”，其含义就是企业和组织在业务运作中，不仅要遵守企业自己的各项规章，而且要遵守政府和行业制订的各项法律、法规及各种规章。“法规遵从性”要求政府和企业需要对信息包括电子邮件具有可控性④。
1.要求政府部门归档电子邮件
电子邮件作为电子文件的重要组成部分，不仅是机构业务活动的凭证，而且对于保障民主社会中的政府权责清晰和政府取信于民都非常重要。美国、加拿大、澳大利亚和欧洲国家在电子文件管理相关法律法规中要求政府部门将电子邮件捕获归档，并颁布了专门的电子邮件管理法规。
2.要求企业保留电子邮件
安然公司暴露丑闻后，美国加强了对上市公司的监管力度，在《萨班斯-奥克斯莱法案》中明确规定：“上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外，上市公司和注册会计事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯也至少要保留7年。
⑤”
（二）建立配套的电子邮件归档法规制度
1.制定和专门的“电子邮件管理规范”
根据美国“联邦文件管理法”，电子邮件属于美国政府文件保管范畴之内。1994年3月美国国家档案文件管理局（NARA）了电子邮件管理规范（草案），就电子邮件文件的识别、鉴定、完整保存、安全处置、管理人员职责等基本问题给出了原则性指导建议。为满足实际工作部门的操作需要，NARA承诺将为解释该法规提供具体指南与建议⑥。
此外，美国一些政府机构还因地制宜地制定了本单位的电子邮件管理制度。如美国的科学文化中心——史密森尼学会档案馆制定了内部电子邮件管理手册——《电子邮件文件式管理》（Treating Email As Re？ cords），它通俗易懂地介绍了电子邮件文件管理的相关知识，通过提问的方式解答员工在电子邮件处理中的问题⑦，这些详细而具体的管理措施对于指导员工如何管理电子邮件具有启示意义。
2.通过制定电子文件管理软件功能需求的行业标准实现电子邮件归档管理功能
正如于丽娟在《电子文件管理通用需求--MoReq》（2003，6）一文中指出，电子文件管理的各项研究及其成果，大多数都将落实到以软件为核心的解决方案上。
美国国防部自1997年《电子文件管理软件设计评价标准DOD 5015.2—STD》（以下简称《DOD 5015.2—STD》）以来，该标准几乎成为北美地区政府机构文档管理软件功能开发的事实标准。
其中，在2007版的“C2.2.4电子邮件的归档”一节中，对电子邮件管理的强制需求规定得较为完善。该标准要求系统允许用户自行选择是将电子邮件（邮件主体和附件）整个归档为一份文件，还是将邮件主体和附件分别单独归档。如果附件单独归档，必须提供支持用户输入必需元数据的功能。系统必须尽量自动捕获和存储电子邮件文件的元数据，并对元数据项目做出了规定，包括文件编号、文件主题、载体类型、格式、发文日期、收文日期、责任者、作者、发件人、收件人等16个项目。⑧
正是这样一种立体配套的电子邮件管理法规制度，才使得美国政府机构和企业中的电子邮件归档管理能够落到实处，并实现其科学管理和高效利用。
*本文系北京市档案局项目“电子邮件归档问题研究”（项目批准号：2011-7）的研究成果之一，北京联合大学新起点计划项目资助成果之一。
注释：
①Email Management Guidelines - Roadmap LI？ BRARY AND ARCHIVES CANADA GOVERN？ MENT RECORDS BRANCH. [2013-11-23].http：// collectionscanada.gc.ca.
②]Email Management Guidelines - Roadmap LI？ BRARY AND ARCHIVES CANADA GOVERN？ MENT RECORDS BRANCH. [2013-11-23].http：// collectionscanada.gc.ca.
③张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2008（6）：15-19.
④卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案，2012（8）：18-20.
⑤卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案，2012（8）：18-20.
⑥刘家真.美国国家档案文件管理局的电子由5件文件管理规范及反馈评价综述[J].山西档案，1998（6）： 11-14.
最近，上海石化体制转换后把原总厂一分为二，重组为上海石油化工股份有限公司和中国石化上海金山实业公司两大块.原总厂档案馆也成为股份公司下属的一个二级单位，即“上海石油化工股份有限公司档案馆”.笔者认为，档案馆作为股份公司的一个二级单位未尝不可，但两公司应联合发文，明确其在业务上保留原总厂档案馆对上海石化各单位的档案及档案工作的管理和监督的职能.否则，一个二级单位无权干涉另一个二级单位的业务工作，所以，档案馆的名称似应改作“上海石化档案馆”为妥，其理由有以下几点:
1.目前称为“上海石油化工股份有限公司档案馆”，若无特殊规定，其管理职能最多只能是管理和监督股份公司各机关及下属二级单位的档案和档案工作，无权管理和监督上海金山实业公司和地区的档案和档案工作.
2.从历史和现实来看，原总厂档案馆已经收藏了上海石化所有大、中型项目的基本建设档案和技术措施项目的档案材料以及原总厂机关各处室建厂以来文书档案和会计档案材料。从一个地区、一个立档单位保存档案的完整性和系统性的要求来看，今后股份公司和实业公司机关各处室的文书档案和会计档案也应统一归到档案馆为妥。
3.从发展的观点看，石化地区有发展成为上海市一个区或二级市的可能.现在已经有这么一个初具规模、具有一定保管条件的档案馆，如果仅仅保管股份公司的企业档案，不充分发挥其作用，而再去造第二个档案馆来保存其他档案，这是不大可能和不现实的，对国家和企业来说也是一种莫大的浪费.鉴于以上几方面的原因，档案馆的名称应称“上海石化档案馆”为好，可以行使其对上海石化两公司和地区所有档案和档案工作的管理和督导的职能.
二、关于档案两级节理体制问题
上海石化是一个特大型化工化纤联合企业，规模庞大，专业性强，又是集生产生活于一体.为维护“安全、稳定、长周期、满负荷、优质”的生产秩序和方便其它活动的箱要，原总厂的档案管理体制由总厂档案馆和二级单位档案科(室)组成，有的档案没有集中到档案馆，由下属二级单位档案科(室)保存和提供利用.多年的工作实践证明，这种管理模式是适合本地区的企业特点和地区环境特点的，是行之有效的.符合我国档案事业以档案室为墓础，以档案馆为主体的一贯方针.但是，总厂档案部门多年来接收进馆的档案门类和提供利用的实际情况表明，这种管理模式和进馆档案范围有以下几个方面需要改进:首先要精简人员和减少重复劳动.当前，受市场经济条件的制约，企业为了减少成本支出，梢简管理机构和管理人员已成必然，档案部门也不例外.但档案集中统一管理的原则不能变，否则，档案的收集保管就不完整不齐全，国家和企业就会受到不必要的报失.为了兼顾这两方面的关系，档案馆和二级单位的档案机构要充分发挥各自的优势，扬长避短，以达到既精简了人员，又不影响整体档案工作的目的.拿石化档案馆来说，其管理手段、现代化设备的拥有程度及存放保管档案的条件等方面所占有的优势是二级单位的档案机构无法比拟的，其馆藏档案的种类和内容的丰富性也超过任何一个二级单位的档案科(室)，但由于它远离二级单位.而且馆藏的很大一部分档案和二级单位档案科(室)的库藏档案重复，所以，在档案信息的提供利用方面.档案利用率又远不及二级单位的档案部门，不如他们更贴近生产、贴近生活和贴近档案利用者。但是，每年重复的档案材料还在不断地进馆，不仅浪费了人力财力，还缩小了档案馆库房存放档案的空间.所以，笔者认为，石化档案馆可充分利用其得夭独厚的先进的缩徽设备和计算机辅助档案管理系统及M:一此自动检索吊卡系统，将二级单位档案部门以蓝图形式移交的基建项目档案和引进设备技术档案的复份，改成以缩徽胶卷的载体形式进馆。当然，为了使档案材料发挥名符其实的依据作用和凭证作用，二级单位的档案部门应及时向档案馆移交一份这方面的材料，使馆藏档案始终能够图物相符。同样道理，二级单位将需永久保存的文书档案和会计档案的案卷在衣单位档案部门保存若干年后也移交给档案馆，本单位只要保存一份移交清单和卷内全引目录就可以了。
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