乙方（委托方）：_________
身份证号：_________
经甲、乙双方协商，就乙方委托甲方提供保管人事档案服务，达成以下协议：
一、甲方责任：
1．甲方根据《档案法》和中组部、人事部有关规定，为乙方接收，保管当事人的人事档案。
2．经乙方申请，甲方按国家有关规定，可为乙方提供下列有偿服务：出具以档案为依据的各种证实，出国政审、整理档案、社会保险、代办职称、技术等级评定、报考。因乙方未将人事关系转入甲方，如申请档案转出，甲方只开具《转递干部档案材料通知单》，而不开具《干部调动行政介绍信》。
二、乙方责任：
1．乙方应遵守国家及省、市的法律法规，遵守甲方有关档案及人事治理规定和计划生育有关治理规定。
2．乙方申请上述服务时，需根据服务的需要和甲方的规定提供相关的证实材料，并确认其真实性，不得弄虚作假。
3．乙方的工作，工资福利等均自理。
三、其他：
1．协议期限_________年，即自_________年_________月_________日至_________年_________月_________日。协议期满，若甲乙双方无异议，本协议期限将自动逐年延续。若乙方需解除本协议，则应持书面意见到甲方处办理解除协议手续并将人事档案转出。
2．根据省物价部门的规定，乙方同意按下列_________项方式向甲方支付费用：
（1）以整体服务方式支付服务费_________元／年，于每年_________月_________日前支付。申办上述第一款第2条各项服务时，不需另行付费；
（2）以单项服务方式支付保存人事档案_________元／年，于每年_________月_________日前支付。申办上述第一款第2条各项服务时，按物价部门规定的标准另行支付代办费用。
3．乙方未能按约定向甲方支付相关费用，且未办理人事档案调出手续的，甲方可拒绝为乙方提供人事服务；针对甲方仍在治理乙方人事档案的事实，甲方将依规定按上述第三款第2条所约定的标准向乙方计收费用；同时自欠费的第_________个月起，计收每月_________元的滞纳金。
4．本协议由甲方代表人签字，加盖公章及乙方签字后生效，由甲、乙双方各执一份。
5．本协议未尽事宜，由甲、乙双方协商解决。
一、乙方自愿将档案委托甲方保管。
二、甲方在本协议有效期内为乙方提供以下服务：
（一）、甲方单纯保管乙方要求托管的档案，除此之外没有任何人事关系的内容，要妥善保管乙方的档案，及时将增加的材料归档。
（二）、按照国家的相关政策，在规定许可的范围内，协助乙方申报专业技术职务资格的评定。
（三）、人事政策咨询。
三、乙方在本协议有效期内，应承担以下义务：
（一）、拥护中国共产党的领导，遵纪守法。
（二）、根据粤价[XX] 194号文收费标准，乙方应每半年向甲方缴交托管人事档案费用。
（三）、若是以单位的名义委托保管档案的：
1、乙方应向甲方提供申请托档的公函，营业执照副本或单位成立证明文件及税务证书原件（各备1份复印件甲方留存），填写《托管档案人员登记表》（附后），上述资料须真实无误。
2、乙方如变更名称、法人、办公场所等，须在变更后15天内持营业执照或更名批复原件到人才中心办理变更手续（备1份复印件甲方留存）；如属撤销的，须在撤销前将托管人员的档案转出或要求托管人员个人与甲方签订个人档案托管合同，并将撤销批复报甲方留存。
四、违约责任：在本协议期内，如乙方逾期半年不缴交保管费，甲方可单方终止协议。
五、协议期限
（一）、本协议有效期为 年，即从 年 月 日至 年 月 日止。协议期满，甲乙双方可续签协议，如乙方不愿续签协议，须将档案转走，否则，将作为无主档处理。
（二）、本合同自签订之日起生效。
六、本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具同等效力。
甲方：………人才交流服务中心 乙方：
（盖章） （盖章）
电话：.. e-mail：
会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1.“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2.“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：
一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。
二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1.有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3.会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4.财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5.会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1.加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2.加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
关键词：高校 毕业生 弃档 管理
档案是记载一个人学习、工作经历、政治面貌、品德作风等的重要凭证，如果没有档案，报考公务员、转正定级、工作调动、继续深造、职称评定、计算工龄、办理各种社会保险、退休等都将成为难题。曾经和人们“如影随形”的人事档案，为何遭受高校毕业生遗弃？
经调查，“弃档”的原因主要有：一是高校毕业生对档案的重要性认识不足，认为档案可有可无。二是一些部门档案管理不规范，不少用人单位不再把人事档案作为招聘的重要参考，使得很大一部分毕业生认为档案的利用价值不大，没有保管的必要。三是档案管理费过高。四是多头管理，调档程序太繁琐，于是放弃个人档案或将档案随身携带。五是档案的转递相对滞后，导致人员多次流动后，档案却不知行踪。凡此种种，催生了一大批遗弃档案的高校毕业生“弃档族”。
日渐庞大的“弃档族”，表面看来，似乎是学生的个人行为，其实反映出的是我国档案管理制度方面存在的弊端。因此，解决高校毕业生日趋严重的“弃档”问题，完善管理制度刻不容缓。
1.完善教育机制，强化毕业生档案意识
笔者曾对即将毕业的大学生做过调查，调查显示：相当多的学生不知档案的重要性，更不知何为“弃档”、“死档”。由此可知，高校毕业生“弃档”现象的发生，不可回避的一个原因是学生对档案基本知识了解甚少，档案意识薄弱。
因此，对高校毕业生加强档案宣传与教育，提高毕业生的档案意识非常重要。建议把档案知识教育纳入毕业生就业指导课程中，并形成制度。
2007年12月28日，教育部办公厅印发了《大学生职业发展与就业指导课程教学要求》，明确指出：“从2008年起提倡所有普通高校开设职业发展与就业指导课程，并作为公共课纳入教学计划，贯穿学生从入学到毕业的整个培养过程。”学生档案转移及保管是高校毕业生离校前的一项工作，毕业生档案处理得好与坏，不仅影响学生的就业，还会影响学生今后的职业发展。因此，在大学生职业发展与就业指导课程中应开设“人事档案”这一章节，作为大学生必须学习的内容。通过理论学习和实践指导，让学生了解国家关于毕业生档案管理的有关政策以及措施，掌握大学毕业生档案的基本内容，懂得档案的托管和存放方式以及档案与自身的利益关系等等。而有条件的高校，可在高年级开设有关档案管理选修课，让更多的大学生了解和掌握档案学科知识和作用。总之，完善教育机制，让毕业生对自己的个体档案有比较全面的了解，认识人事档案是自己生命中不可分割的一部分，从而解决高校毕业生日趋严重的“弃档”问题。
2.完善档案内容，提高档案的利用价值
高校学生档案是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的历史记录，在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。但由于诸多原因，在校期间，学生档案得不到重视，档案管理中，材料收集不全，辅导员、班主任评语大同小异，学生的优劣无法区分，学生的个性得不到展示，用人单位无法从学生档案中判断个体学生的真实才能和品行，从而成为用人单位广纳群贤的依据。因此，用人单位很少通过档案去了解毕业生，聘用人员。学生的人事档案就自然地成为众多毕业生眼中的“鸡肋”。随着市场经济发展的不断深入，学生毕业后，灵活就业已经成为大学生的就业主流，越来越多的大学毕业生成了流动人员，而各省市人才市场建立的人事档案管理机构，对流动人员的档案仅限于“保管”这一低层次服务，很少给当事人以新的工作经历及所获奖惩等内容的“归档”，很多档案的内容仍然停留在大学时期，其利用价值也就不言而喻。
要解决高校毕业生日趋严重的“弃档”现象，完善档案内容，提高档案的利用价值刻不容缓。一是加强大学期间的学生档案管理，加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。在给予学生评价、鉴定时，要写出每一个学生的特点，从各方面将学生的个性和才能表现出来，做到“见档如见人”。二是各级档案管理单位、人才市场档案管理中心，要不断地充实流动人员的档案内容，将反映当事人的素质、综合能力和权威部门认定的业绩考核资料及时地补充到档案中，特别是增加体现个人技术专长的内容。同时，还要把人事档案与个人信用体系联系起来，使人事档案真正成为个人信用、能力、技能的权威“标签”，成为解读求职者素质、能力等的最权威、最可靠的参考资料，发挥人事档案的参考价值和利用价值，从而更好地为用人单位服务，为当事人服务，为社会服务，减少“弃档”现象的发生。
3.取消人才档案管理费，服务民生
关键词：人事档案；管理系统；档案修改；统计汇总
【分类号】：TD327
0 引言
由于现代档案管理的快速发展，传统的手工管理模式已跟不上其发展的步伐，如今，企事业知识管理受到了越来越多的关注，“全员档案”的概念也已逐渐深入人心，作为企事业知识管理中一个重点，企事业需为档案管理建立一个数字化的电子档案管理系统，用于建设企事业知识资源库。
1 系统可行性分析
现在大部分的单位专门成立了一个档案管理部门，一切与档案管理有关的工作都由该部门负责，因为档案管理的信息化程度较低，而使工作效率无法得到提高。为了使档案管理相关先进技术得到更好的应用，以及档案信息的便利性与时效性等问题的解决，需建立自动化电子档案信息及管理系统，例如：其中一个先进的档案管理手段就是在线归档与查阅。因为传统的集中与单点立卷方式使得相关档案工作人员的工作非常繁杂，而二级资料库和分散收集的方式则在很大程度上缓解了这一问题，由于纸质化管理方式，不仅质量与安全性无法得到保证，而且随着时间的推移，纸质档案容易老化、破损，这样就需要人工进行修复，同时会产生额外的费用，而电子化保管方式则有效的改善了这些方面的问题。另外，单位当前的设施与设备也可以得到更好的利用，单位并不需要付出太多就能获得巨大的收益。档案资源由于电子档案信息管理系统的应用而得到了充分的利用，并且还能更好的进行二次开发，就档案资源的使用价值而言，它可为单位带来巨大的经济效益。
2 系统设计
2.1 结构设计
人事档案管理系统主要是用于管理人事工资信息及相关操作，设备管理员为系统的使用者，该系统的四个主要功能模块为：人事管理、工资管理、系统管理以及用户管理；其中人事管理又包括以下四个板块，即档案管理、奖罚管理、调动管理以及考评管理；工资管理包括考勤津贴与工资总结；系统管理包括部门管理与数据备份）；用户管理包括操作员管理、口令及操作员修改。对系统进行相应的分析可知，执行系统的对象有三个，即管理人员、管理人员所添加的人员以及数据库系统，系统的四大功能模块即为系统的用例.
2.2 系统层次结构
该系统最上层的方框为人事管理系统，也就是系统的主控模块，通过对下层模块的调用来实现所有的管理功能；接下来的一层有四个模块，它们分别控制对应的功能，就这样自上而下逐步分解，实现相应的功能.
2.3 数据库设计
用户信息表就是一个数据表，它的用途是对管理人员的具体信息进行存放，其中所存放的用户级别是有差异的，在系统中他们可以进行相应的功能操作，由于篇幅原因这里给出以下部分数据表的设计
表1 考评管理信息表
字段名 类型 长度 主键否 描述
ID int 4 主键 系统编号
PID varchar 10 否 员工编号
Pname varchar 10 否 员工姓名
Pdep varchar 10 否 员工部门
PKpcontent varchar 20 否 考评内容
PKpResult varchar 10 否 考评结果
PKpscore int 4 否 考评分数
PKpPeople varchar 10 否 考评人
PKkDate dateime 8 否 考评日期
3 软件测试
测试计划并非一下子就可以完成的，需要经历前期的准备工作、计划拟定、讨论与修改以及审查等几个环节，而且还可能需要针对不同的测试任务或阶段制订相应的测试计划.由于篇幅原因仅给出系统实现测试的内容。
3.1 档案输入
档案输入即是将对应项内容录入系统中，如：姓名、性别、出生日期、单位、毕业院校、专业、学历、党员、入党时间、参加工作时间、托管起止时间、托管费缴纳、托管性质、转出时间、转出单位、转入时间、转入单位、备注。
3.2 档案查询
档案查询即是通过输入相应的组合查询条件对档案进行相应的查询，查询条件包括姓名、性别、出生日期、单位、毕业院校、专业、学历、党员、入党时间、参加工作时间、托管起止时间、托管费缴纳、托管性质、转出时间、转出单位、转入时间、转入单位、备注。若查询的档案已经注销，则无法进行查询。在查询条件录入框的下方会将所有查询到的结果显示出来。并可打印和导出所查询的结果。
3.3 档案修改
实现的是对档案进行修改的功能。用户首先将要进行修改的档案查询出来，再点击“档案详情”中的“修改”选项对档案进行相应的修改。
3.4 档案注销
实现的是档案注销功能，用户首先将需要注销的档案查询出来，再点击操作选项中的“注销”便可将档案注销掉，也可以点击”符合查询条件档案”下方的“全部注销”选项将所有符合条件的档案注销掉。
3.5 档案恢复
档案恢复实现的是对已注销的档案进行恢复的功能。用户可点击“符合查询条件档案”下方的“全部恢复”选项对全部符合条件的档案进行恢复操作，也可点击操作中的“恢复”选项进行恢复。
3.6 统计汇总
统计汇总所实现的是档案的综合统计汇总功能。主要内容包括性别、身份（干部、工人）、文化程度、职称（高级、中级、初级）、党员以及托管性质等。
4 小结
对于档案管理，档案的查询统计是十分重要的。当前很多使用的系统并不能对其很好的支持，并不能保证数据的正确性、统一性，数据混乱，不支持档案的注销恢复，不支持数据的打印、导出功能。文中这一设计必然会对人事档案管理产生积极意义。
参考文献：
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人事档案源于人事管理活动。自官吏选拔制度实施开始，人事档案就已经同步开始发展，经过日积月累，其数量和种类逐步扩展，人事档案事业在各级部门的重视下，也得到了较快的发展。
1．以人为本的理念不断深入。人事档案管理是一项非常复杂的工作，进一步完善人事档案管理也是长期和艰苦的任务，其中既有宏观上的调控，也涉及微观上的实践。在这些调控和实际中，人事档案管理作为为人民服务的一个部分，以人为本的理念是必须坚持的原则。
2．队伍整体素质不断增强。伴随着人事档案工作的深入，从事人事档案工作的队伍也在日益壮大，更多政治过硬、思想良好、能力突出的高素质人才加入到了人事档案管理行列，队伍的整体素质和整体稳定性均较好。在新的形式下，信息化的普及应用对相关人员提出了更高的要求，此时档案工作者转变思想、适应变化显得尤为重要，应积极寻求适应新形势的方法，以提高适应改变，不断提高知识水平以及业务能力，适应发展需要，同时使职业生涯获得新的发展和突破。
3．管理已步入现代化之路。我们所说的人事档案管理现代化，是指将更加先进的技术手段应用在人事档案管理之中，达到进一步提高效率的目的。当前信息时代已经到来，计算机技术和网络技术用传统模式不可比拟的优势，在社会各个领域迅速渗透，人事档案管理工作也不例外。一系列基于专业人事管理软件及网络如雨后春笋般蓬勃兴起，使人事档案利用范围迅速扩大，服务水平大幅提升。
二、人事档案的现代化发展方向
针对人事档案数量大、内容更新快、查询频率高、材料来源散、使用范围广、传输距离远等一系列新情况新问题，加速人事档案现代化建设，按照中央组织部提出的“三网三库一平台”的要求，进一步加速人事档案管理工作向网络化、数字化方向转变，利用计算机网络存储容量大、检索速度快、传递方便、查询快捷的特点，实现人事档案管理工作的新跨越，是当前信息化社会的必然选择。
1.人事档案管理电子化。当前，伴随着计算机以及网络技术的迅猛发展，过去传统的人事档案管理模式已经无法适应新形势的需要，改变传统的管理模式，把计算机技术应用在管理人事档案之中，加速人事档案管理电子化进程已经成为了共识。在人事档案电子化管理中正确输入人事档案的相关信息是最关键也是最基础的部分。实现人事档案管理现代化的前提在于首先实现人事档案的电子化，也就是将原有的纸质型档案进行电子型档案的转化，就是把人事档案更多有关信息输入到计算机当中，依托电子手段构建个人信息体系。并以此为基础，建立更加准确和完备的人事信息数据库，依托办公自动化网络系统，快捷准确地为相关部门提供人员基本情况及综合信息服务，实现无纸档案与原始档案的相互协同配合。能够进一步避免因纸质人事档案形式上的非公共性、内容上的信息不充分以及易作假性造成的人为破坏或者磨损破坏，解决当前人事档案中存在的现实难题。人事档案电子化的意义关键在于数据采集真实、管理更加规范，同时可以有效节约成本减少风险。
2.人事档案信息标准化。整合人才信息资源是人事档案社会化管理的目标之一，人事档案既有本地人才基本信息资源，也有全国范围内的人才信息。此时信息化整合的手段在于依托系统软件支持，快捷方便地实现查询和统计功能，以达到共享整合信息资源的目的。此时除了需要必备的网络外，还用具备一定的软硬件条件，以实现人事档案信息形成、交换、存储的标准化，便于更广范围的统一调用。
档案馆在政府信息公开中的主要任务
档案馆在政府信息公开工作中的主要任务分为集中查阅场所的建设、依申请公开受理点的委托、档案中政府信息的提供利用和已公开政府信息的管理四个方面。
第一，档案馆政府信息集中查阅扬所的建设任务
国家档案局在全国开展的档案馆已公开现行文件的利用服务工作，为国家档案馆成为政府信息集中查阅场所创造了良好条件。上海市档案馆正是在贯彻国家档案局关于创新服务机制，拓展服务功能，广泛开展现行文件利用，在社会上已经产生相当影响的基础上，从2004年开始，上海市和区县档案馆普遍建立了政府信息公开查询工作，成为同级政府指定的政府信息集中查阅场所，积极开展了政府信息公开查询服务，这是档案馆政府信息公开工作中的一项主要和直接的任务。
第二，档案馆依申请获取政府信息委托受理点的建设任务
上海市和区县档案馆在悉数成为政府信息公开集中查阅场所的同时，有将近一半以上的档案馆逐步成为市、区两级政府及其相关部门开展依申请公开政府信息的委托受理点，这是档案馆既为市民利用政府信息提供方便，同时，也为政府及其相关部门服务的一种尝试。政府及其各部门的工作既繁忙，又分散，给老百姓查询，特别是申请获取政府相关信息带来不便，需要有专门的机构和人员从事受理工作。越来越多的政府部门，包括办公厅(室)，在政府信息依申请公开受理过程中，感到需要有个前台服务窗口，而老百姓则希望这个窗口能够集中，以方便查询和利用，于是，档案馆很自然就成为各机关的委托对象，成为委托受理点。但是，也要看到，由于受理和审批工作涉及相关方针、政策，专业性很强，既需要统一受理，又要分部门、分专业的分头办理，所以，受理委托实际上是一种过渡，档案馆受理点仅仅是一个传递和纽带，需要明确相应程序和承担有限责任。
第三，档案中政府信息的提供利用任务
政府信息公开工作是没有溯及力的，即从2008年5月1日起开始施行，不溯及在此以前的工作。但政府信息是有溯及力的，即从2008年5月1日以前产生的政府信息，应该主动公开和依申请公开的，仍然需要公开。溯及的上限时间不定，但这些政府信息无一例外均已归档保存。由于历史原因，这些档案中的政府信息利用率很高，在依申请提供的政府信息中，这类信息占了绝大多数。档案馆成为依申请公开政府信息的主要来源，面临着繁重的提供利用任务。
档案中依申请政府信息公开，有的经审查可以公开，但有的经审查后仍属于免予公开。因此，在政府信息公开工作中，就出现了重复申请同一政府信息公开的，有的甚至与、上访相联系，成为老申请户。经常提起申诉，甚至使政府机关成为被告的。上海在四年多的实践中，这类申请未被政府机关批准而产生的诉讼案件时有发生，这就要求档案馆作为历史政府信息的保管者，在政府信息公开中从后台走到前台，成为直接的参与者，有时候还会成为矛盾的焦点，这对档案馆做好政府信息公开工作提出了更高要求。档案馆要及时研究涉及政府信息的档案提供利用问题，为政府各部门开展依申请政府信息公开当好参谋和助手。
第四，档案馆适应政府信息公开需求的档案管理改革任务
政府信息在公开过程中，自然产生了一套管理标准与规范，按照其自身规律，形成了与以前有所不同的管理模式与方法。这些政府信息作为文件材料，包括已经公开和依申请公开的，在档案管理上，与非政府信息有着不同的要求，特别是已公开的政府信息在归档时，对文件材料的分类、组合、装订、保存和利用等提出了许多新的要求，传统的档案管理方法需要改革以适应政府信息公开工作的需要，档案管理部门的任务，就是要将政府信息的公开与档案文件的管理相衔接，以方便已公开的政府信息归档乃至移交档案馆后仍然方便老百姓的利用。
今天的政府信息，就是明天的档案。已公开或经申请可以公开的政府信息，在明天成为档案后，不能因为是档案而影响政府信息的利用，这就要求档案管理必须适应政府信息管理的特点和要求并加以改革。档案管理改革的核心是要解决目前档案管理中以卷为单位，单套纸质版以及不能有效识别已主动公开的政府信息材料等问题。
档案馆在政府信息公开中的作用
首先，档案馆要在集中查阅场所建设，特别是信息资源建设中发挥组织和协调的作用
2004年以来，上海市各级档案馆加强集中查阅服务建设，主要有三方面的任务，即信息资源建设、软硬件环境建设和人员队伍建设，核心是信息资源建设。虽然从一开始，市政府就已将档案馆作为集中查阅场所，并明确要求各机关向档案馆送交主动公开的政府信息，但在实施过程中仍有很多困难。为了及时、完整地收集政府信息资源，上海市档案局与上海市信息委、上海市政府法制办联合印发《关于加强政府公开信息送交工作的意见》，规定：“各级政府机关在向社会公开信息的同时，应向同级档案馆送交信息全文以及《指南》、《目录》、《年报》的电子文本一份，其中行政规范性文件和《指南》、《目录》、《年报》还应送交纸质文本两份。”市档案局还直接参与了由市监察委和市信息委等组织的政府信息公开专项检查和年终评估等活动。这一系列规定和举措的出台及宣传贯彻，为档案馆顺利开展政府公开信息的接收和资源积累提供了有力保证。
其次，档案馆要在政府信息公开工作中发挥桥梁和纽带的作用
桥梁和纽带的作用主要体现在委托受理点的工作上，其基本程序是由相关政府机关作为委托方，提出委托受理要求，将社会申请获取政府信息受理点委托设置在档案馆，双方签订一份委托协议，档案馆按照统一、规范的申请人书面申请(申请表)进行形式要件审查，经检查符合要求后，出具受理登记回执，承担受理责任，并迅速转交委托机关办理，最后将办理结果按不同模式答复申请人。这里讲的不同模式，是委托受理点在实践中逐步形成了两种运转模式：一种是分散式，即档案馆出具的受理登记回执盖有委托机关受理章，由委托机关办理后直接答复申请人，同时抄送档案馆委托受理点；另一种是集中式，即档案馆出具的是委托受理点统一受理章，转交由委托机关办理后，将办理结果回到委托受理点作统一答复。两种模式各有利弊：一般大机关适用于前者，小机关适用于后者，政策性、专业性强，事情较复杂的，适用于前者。在档案馆尝试委托受理点的初期阶段，前者模式比较稳妥。
委托受理点虽然是在档案馆，但委托主体必须是政府及其相关部门。依申请公开工作主体仍然是各政府机关，受理点是一项传递性的工作，发挥的是桥梁作用，没有委托或委托不清，将会给档案馆工作带来麻烦，因此，档案馆一定要请委托机关将委托权限和委托事项以及程序、承担相关责任等形成书面协议，分清责权，明确流程，确保委托受理点工作正常运转。
一、人事档案管理服务“短板”突显
人事档案收存了人员履历、鉴定（考评）记录、政治历史、党（团）关系等个人信息，以及奖惩情况、任免（职）、工资收入等私密信息，以权威文件材料的方式记录员工个人成长、思想发展的过往，能体现当事人家庭背景、从事专业、个人发展等各个方面的内容情况。简而言之，人事档案是个人信息的储存库，概括地反映当事人经历全貌。基于人才流动频次加快、方式愈加多样化等现实，以传统人工方式对人事档案实行管理的“短板”越来越突显。以湖南省人才流动服务中心为例，截至目前，受托管档案高达19万份，且每年新增档案均在30%以上。量的迅猛增加，进一步带来管理中存在的矛盾和问题。
1.软件系统更新滞后于硬件设施建设
当前，经批准有人事档案管理权限的绝大多数为政府所属人才中介服务机构，经长期运营发展，与人事档案总量相匹配的硬件设施基本上都能满足正常需要，但是在软件配套设施、系统上还有较大的提升空间。湖南省人才流动服务中心目前的人事档案管理系统系21世纪初期配置，近十年来，人事档案数呈几何倍级增长，使用的管理服务系统却没有及时升级，出现原始档案信息不能加入管理系统，信息查询需要“两条腿走路”，档案信息更新不及时，系统外远程查询、受理无法实现等情况。由此带来诸多管理服务中的不便，导致优质人事档案管理服务不能到位。
2.信息化程度不高制约服务水准提升
随着上世纪末高校持续“扩招”，高校毕业生总量近年剧增，处在“择业期”的大中专毕业生个人人事档案，除少量能跟随本人进入有自主管理人事档案的用人单位，绝大多数人事档案都进入工作地或居住地所在的人才服务机构。这批高学历、高素质档案托管人使用网络的频次非常强，大多都习惯使用网络处理个人有关事宜。而由于信息化程度不高，需要办理的事项只能往返于人才机构和居住地之间，既给机构前台受理窗口带来了巨大的工作压力，也给档案托管当事人增加了较大的办理成本。
3.办理不便捷造成人事档案资源浪费
长期以来，广大流动人员特别是大中专毕业生对我国人事制度及人事档案工作缺乏足够的了解和重视，加之档案事务办理程序、服务通道等方面存在一定的滞后，导致当事人对个人档案不关心、不重视。这也是人才服务机构每年都出现相当数量的“死档”、“无人档”的关键原因。另一方面，一部分民营企业对员工档案不重视，没有认识到通过档案了解员工相关情况从而达到甄别、选用员工的这一便捷渠道，造成在实际工作中员工人事档案利用率低，一定程度上带来了档案资源的巨大浪费。
二、加快人事档案管理信息化建设有效途径
档案资源对企业、社会、个人都有非常重要的价值，随着计算机和网络通信技术的迅猛发展和应用，传统档案管理与服务方式已经不能满足需要。同时，随着受托管档案数量的剧增，以信息化建设为突破口、充分利用好档案资源成为各级档案管理服务机构的必然选择。要建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，建设一个有限开放性档案管理系统，把档案信息转化为可利用的社会资源，便于企业更快捷方便寻找合适人才。
1.加大资金投入，开发一整套人事档案管理系统
随着流动人员及大中专毕业生每年累积增多，湖南省人才流动服务中心库存人事档案数量成倍增加，现行管理系统已不能满足档案管理所需，且人事档案信息多而杂，建立一整套人事档案管理系统势在必行。
这套系统既要包括内部管理系统，又包括远程使用、服务系统。内部管理系统将档案原有的基础数据重新导入，并在现有的基础上进行完善，使之拥有一个大型人事档案信息数据库，让常规性查阅利用、统计、调取等实现自动化，替代现行人事档案管理繁琐的入库查询、效率低下的人工调取等，提高人事档案管理的利用率和管理水平等。远程管理系统应将存档人员档案基本信息上传至网络服务后台，流动人员凭身份证或其他有效证件进入网络服务界面即可实时查询，有效提高效率和质量。从长远来看，通过一次性资金投入、借助专业技术力量，开发建设市场化人事管理系统，将获得比投入更大、更有效的产出，实现远程服务和资源共享。
2.加强培训力度，提升档案管理人员信息化技能
实现档案管理信息化建设，一套完善的管理系统只是基本，要实现长期稳定的管理服务预期，更需要拥有一大批高素质高水平的档案管理人员。
人事档案管理操作人员不仅需要具备较强的业务素质，而且要具备操作并使用管理系统和网络安全的防护措施能力。这些能力的具备和提升，需要人事档案管理机构加强对管理人员的培训力度，创造更多的培训交流机会，使管理人员提升自我业务水平和能力。同时，管理人员也要在思想上树立正确的档案管理信息化意识，能够充分认识到档案信息化建设的重要性，积极配合信息化建设步伐作出能力调整，有意识地加强自身档案管理信息化方面的学习，提升自身业务技术和业务能力，增强工作的责任心和使命感。
了加快局属国有企业改制步伐，妥善处理改制遗留问题，维护职工合法权益和队伍稳定，经商业局党委研究决定，于二00六年二月十五日正式筹建商业局托管中心。
一、明确职能、规范操作
根据阜商发[2005]63号文件精神，商业局托管中心服务范围面向商业系统全部改制企业。主要负责为改制后企业职工（人员范围包括：已办理离休、退休手续的人员；经市劳动部门鉴定为公伤、残疾人员、遗属；未参加“并轨”的职工；改制后离开企业的“局管干部”）提供托管服务工作。办公地点设在百货公司四楼，抽调三名劳资、财务、计算机专业人员为托管中心工作人员。在时间紧，任务重的情况下，我们决定筹备办公设施与规范管理制度同时操作。原创：根据托管中心职能设置了主任室、财务室、办公室、档案室。经过紧张筹备，配备了现代化程度较高的计算机、打印机、复印机等办公设备，其他办公设施一律从简。即节约了开办费，又做到了办公现代化，系统化。同时，规范了相关的管理制度。制定了《商业企业职工托管服务中心档案保管人岗位责任制》、《商业企业职工托管服务中心档案管理制度》、《商业企业职工托管服务中心档案提档调档制度》、《商业企业职工托管服务中心计算机管理制度》、《商业局托管中心资金收缴发放制度》、《商业局托管中心托管职责及服务事项》等，在短短的一星期内托管中心硬件、软件设施准备完毕。
二、建立科学系统管理工作流程
为了明确托管中心工作程序和工作范围，也让转制企业及进入中心的托管人员了解我们的服务程序，我们理清思路，多方咨询，研究制订了《阜新市商业企业职工托管服务中心工作流程图》。图中清晰注明每项工作，每项服务，托管中心的整体工作也一目了然。为了作好与改制企业的对接工作，让改制企业做好进入托管中心之前的准备工作，我们设计制定了《阜新市商业局托管中心档案移交程序及内容》，明确了进中心的交接程序，企业档案移交前的准备工作、档案移交内容和办理进入托管中心手续的具体事宜，其中也包括企业进入托管中心要求详细填写的《企业托管人员人事档案移交明细表》、《离退休人员托管费用明细表》、《未并轨人员托管费用确认明细表》和《进入托管中心协议书》等，这些企业资料、个人资料，为日后托管人员进入中心确认各项待遇，提供准确的第一手资料。也只有这几张确认表准确无误，才能真正减少进中心人员因待遇问题产生矛盾而造成上访。目前，局长办公会已经通过了我们的工作流程，现已作为接管入托人员的必要程序投入正常使用。为了科学管理入托人员劳资信息，适应随时调整及汇总的要求，我们又请专业人员编制建立了企业托管人员数据库，并开发其软件应用程序，以便对托管人员的基本信息、档案信息、待遇信息、养老和医疗保险信息等重要数据进行系统化管理和保存。这也为提高托管中心工作人员的办事效率提供了保证。
三、多方协调建立商业局托管中心独力帐户
为了抓早抢先的做好接收工作，让托管中心在最短时间内与改制企业顺利交接，我们就企业托管人员养老、医疗保险问题咨询了相关部门。我们到劳动局养老保险科、社会保险局、医疗保险中心、地税等部门咨询了为托管企业的退休人员、残疾、公伤等人员建立托管中心帐户，代为参保缴费等事宜。正常情况下非事业、非企业单位是不能开独立帐户的，经我们多方协调，讲明托管中心存在的意义，社会保险局、医疗保险中心终于同意了建立商业局托管中心帐户，对托管人员养老和医疗保险进行统一管理。
四、学习相关政策创新服务方式
对于托管中心在以后的工作当中，企业托管人员在不了解有关政策的前提下有可能会上访的问题，托管中心工作人员认真学习了有关的法律法规，对有可能造成托管人员上访的一些问题进行了认真分析，为了解并掌握相关政策，我们又到劳动局、民政局、老干部局、市残联、矿区社会保障管理中心等部门咨询了相关政策和收集了一些相关的规范性文件等。
为了强化管理、维护稳定，托管中心工作人员在服务上深入研究，制订了一系列服务措施：
1、托管中心的工作责任重大，工作做得如何，直接影响到改制进程，直接影响全局上访数量。为此，强化工作人员责任心，树立大局意识，服务意识，是工作人员要具备的首要素质。为了强化工作人员责任心，托管中心人员对日常工作进行了明确的分工，制定了《商业局托管中心工作人员职责公示牌》，即有工作标准，又有亲情提示。我们还确定了团队歌曲《相信自己》，我们相信：通过我们的努力，一定会给企业托管人员一个温馨的家。
2、托管人员大多年龄较大，为了方便托管人员咨询各种问题，我们特地制作了《阜新市商业局托管中心联系卡》。印有托管中心的联系电话、联系人和办公地点，让托管人员在有困难、有疑问时能够及时和工作人员取得联系，以便减少来访次数，又可以为托管人员提供及时、准确、优质、热情的咨询和服务。
3、在托管中心与企业交接程序结束后，召开企业托管人员见面会。通过与他们耐心细致的座谈，让他们了解托管中心的职责和服务项目，让他们对企业改制后自己的待遇问题放心，生活舒心，进而减少改制带来的不便和矛盾，并为我局企业改制提供舆论上的支持。
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