一、高校本科教学评估档案
教学评估是高校管理理性化的体现。作为一种管理手段，教学评估通过对教学实践结果的评价取代了对教学实践过程的干预，进而根据评估结果对学校实施相应的管理措施。
由于教学评估强调对教学实践过程及其所取得的教学成果进行评价，因此，教学评估本质上是对反映教学实践过程及其所取得的相应成果的教学档案与教学现状的评价。因此，反映教学管理与教学成果的档案便成为教学评估的主要对象。从这一意义上讲，建立完备的教学评估档案，便成为实施规范化的教学评估必须解决的基本问题。
教学评估档案主要有两部分档案组成。一部分是为迎接教学评估而根据教学评估工作的要求而形成相应的档案，这部分档案可称之为“迎评档案”。另一部分是在具体评估过程中所形成的评估档案。其中，“迎评档案”是评估档案的主体。
“迎评档案”作为教学管理与教学实践结果的客观记录或反映，为高校开展迎评工作提供了客观的文献基础，“迎评档案”因此成为高校教学评估的基本依据与对象。事实上，现有教学评估体系和教学评估实践正是建立在相应的“迎评档案”基础之上的。因此，建立一套完备的教学评估档案便成为实施有效教学评估的关键。
由于教学评估是对高校教学管理与教学实践过程与结果的评价，因此，就档案类别而言，“迎评档案”与高校日常管理与教学实践所形成的档案之间存在直接的关联性。具体说来，绝大多数“迎评档案”来自于传统的高校管理与教学实践。此外，部分档案，主要是实践结果类的档案则来自于传统高校档案范围之外。因此，“迎评档案”的形成主体上是在高校日常管理与教学实践中完成的，只有少部分需要通过其他途径收集、汇总而成。
基于上述分析，可以说，在规范意义上，“迎评档案”是历史地生成的，即不应为迎评而构建相应的档案。但对于初次接受教学评估的学校而言，由于已有的教学管理与教学成果档案无法充分满足教学评估的要求，因此，根据教学评估的要求和学校工作实际补足相应的档案也是必要的和必需的。但这种补足是有原则的，即必须客观地反映学校教学管理与教学实践的实际。对于已接受过评估的院校而言，则应杜绝此类现象的发生。
二、高校教学评估档案生成的过程与档案管理模式的选择
作为一种理性化的管理手段，教学评估融过程管理与结果管理于一体。通过对反映教学管理与教学实践过程的“迎评档案”的审查，对高校本科教学工作状况做出理性判断。进而通过对反映教学管理与教学实践成果的“迎评档案”的审查，来认证上述判断的合理性。
1、“迎评档案”形成的过程及要求
教学管理与教学实践的过程性决定了“迎评档案”形成的过程性与历史性。因此，科学的高校教学评估工作，客观上不仅要求建立一套完整的“迎评档案”，而且对档案的形成过程提出了明确的要求。首先，“迎评档案”原则上应产生于日常的教学管理与教学实践过程，即除了前文所述的特殊情形外，一般情形下，不准许为“迎评”而突击形成所需的档案。尤其是已接受过评估的单位，在接受新的评估时，应坚决杜绝此类现象的发生。其次，“迎评档案”的形成应做到系统、完整。评估体系的特定性决定了“迎评档案”的形成范围与内部结构。为此，各高校应根据“本科教学评估指标体系评价指标”及观测点的要求，明确“迎评档案”的形成范围及具体内容，在此基础上，制定完整的“迎评档案”目录与归档范围。再次，明确“迎评档案”的形成主体及其相应的责任，以确保所形成档案的完整、准确。
“迎评”工作涉及学校管理与教学工作的方方面面，与之相适应，需要形成档案的主体也是广泛的。为此，应根据迎评工作观测点的要求及其档案信息需求，确定具体的档案形成主体及工作职责，以此来保障“迎评档案”系统、完整地形成。
2、“迎评档案”管理模式的选择
如何管理“迎评档案”，以有效发挥迎评档案的作用，并处理好“迎评档案”与学校其他档案的关系问题，是高校档案管理必须解决好的问题。
首先，“迎评档案”覆盖面的广泛性以及迎评工作的总体性客观上要求对“迎评档案”的形成工作实行集中统一管理，即由校档案业务工作主管部门负责“迎评档案”形成的管理工作，具体制定相关工作制度与工作标准，督促各相关部门按时、按标准形成相应的“迎评档案”，并对“迎评档案”实行集中统一管理。
其次，“迎评档案”单独设类管理。尽管就构成而言，“迎评档案”与高校各类档案之间存在广泛的交叉性，但教学评估工作对档案信息所提出的集中、直观性要求决定了自然状态下分散、非直观的档案无法满足高效评估工作的要求。因此，为“迎评档案”设立单独的类别，对“迎评档案”实行单独管理是必要的。
“迎评档案”单独设类，遇到的突出问题是档案的重复问题。但这种重复不是完全的重复。因为从评估要求来看，一些档案信息，主要是反映教学实践成果的档案，是传统高校档案管理范围所不包括的。这类档案信息主要包括：用人单位和毕业生对学校的反馈意见和评价情况，社会和媒体对学校教学与研究工作的各种评价、反馈。此外，评估工作特别注重对反映教学管理与教学实践具体环节活动的档案信息的审查，如学生上课点名册、上课出勤统计表，各种教学检查记录与工作总结等；注重对反映素质教育活动的档案信息的审查，如学生中成立课外科技活动小组名称及参加人数统计、学生中成立课外活动小组名称及参加人数统计、学生中成立的社团组织名称及参加人数的统计、学生参加课内外科技文化活动及获奖情况、学校开展校园文化节、“三下乡”活动的总结和报告等等。
再次，档案信息的再加工问题。评估工作对数据要求的直观性客观上要求对档案信息进行直观化、综合化处理，形成相应的统计图表、总结、分析报告等，以便于评估工作高效开展。此类材料在“迎评档案”中占较大比重。如教师指导毕业论文的学生数量及答辩成绩汇总，学院与校外实习基地签订的实习协议、教学实习基地汇总表，各类教室面积情况汇总、近几年内全校实验室排课及实验室利用情况总结、图书馆图书的利用率、查全率、查准率、近几年来学校用于每个学生的教学所运用的经费在数量上的变化分析报告等等。
最后，“迎评档案”的主动形成问题。评估工作所涉及的部分档案，主要是反映教学实践成果的档案，如应届毕业生的就业率情况及就业分布、关于开展毕业生就业指导活动的情况总结及分析情况、全校各专业毕业生就业情况的汇总及分析报告，官方或社会组织对学校的综合实力、办学水平、师资队伍、办学条件、教育质量的评价情况及分析报告、家长和学生对学校满意程度的总结、社会知名人士和校长、教师等对学校的认识和评价总结、媒体报道情况的汇总等档案应主动面向社会去形成。因此，需要根据评估工作对档案信息的要求，在传统档案体系基础上，有意识地形成新的档案，以弥补传统档案体系的不足。
三、教学评估推动高校档案体系的完善
教学评估在完善高校管理手段的同时，也推动着高校自身管理的完善。具体表现在各种管理制度与标准的完善，从而从根本上改变了高校传统的粗放型管理模式，使教学管理进入了规范化的发展轨道。
教学评估对教学管理与教学实践提出了各种制度与标准要求。如加强教学管理的各种质量保障与监控制度，各种教学质量评估标准，如理论教学质量标准、实验教学质量标准、实习教学质量标准、考试质量标准、毕业设计质量标准、社会实践质量标准、学校制定的教师职业道德规范和行为准则等。教学评估对上述档案信息的需求，客观上要求高校在日常管理实践中加强这方面管理实践，在此基础上形成相应的档案，以丰富传统的档案体系。
教学评估对高校办学特色的评价进一步丰富了高校档案体系。以往的高校档案体系缺乏对学校整体特色的直接描述。但教学评估单独设立了一个考核指标，即“特色项目”，具体指学校的办学特色、教育特色、教学特色、管理特色，包括办学理念、办学思路、治学方略方面的特色，特别是在质量观、发展观方面形成的特色；人才培养模式、人才规格和培养目标的特色；课程体系、教学内容、教学方法、教学手段等教学改革的特色；教学管理创新、制度创新、机制创新等的特色等。
（临沂大学建筑学院，山东临沂276000）
【摘要】简述了图书馆档案管理的重要性，进而详细说明图书馆档案管理的具体内容。
关键词 ]档案管理；图书馆档案；图书管理
近年来，随着图书馆事业的发展，图书馆档案管理在图书工作中的作用越来越重要。在图书馆工作评估中，档案管理已被列为一项重要评估内容，说明图书馆档案管理早引起了图书界人士的重视。在这里，本文仅就图书馆档案应设立的内容及重要性谈谈自已的看法。
1图书馆档案管理的重要性
图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，它作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。它对于图书馆工作的总结、各种计划的制定、业务工作的良性运转及读者服务的正常开展等工作，都具有十分重要的参考价值。
1.1历史价值
档案之所以需要而且能够长期保存下来，为后人所利用，是因为它具备特有的保存价值。图书馆档案是图书馆各项工作的原始记录，是记录图书馆各项活动最真实、可靠的信息，因此建立一套科学的档案管理系统，既是现代管理的需要，也是科学评价的依据。档案工作已成为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面[1]。
1.2决策依据
图书馆档案是图书馆在科学管理和各项工作中充分借鉴以往经验的可靠依据。在长期积累的静态信息中具有原始性、可操作性和较大的可靠性，成为管理者第一手的参考资料。有助于加强图书馆科学管理、为同行评价和领导决策提供数据量纲依据[2]。新上任的领导干部可以通过档案迅速地了解图书馆的基本情况，利用档案信息进行决策、总结工作和制定工作计划。
1.3研究参考
图书馆业务档案中收集归纳了日常工作中的各种统计数据和统计报表，档案管理人员将各种信息分门别类地进行统计，形成最有用的信息及时报送给领导和有需要的工作人员，方便他们分析和研究有关资料，及时调整工作思路，对图书馆工作及时做出调整，保证图书馆服务能够更加贴心。
1.4更新数据
图书馆的档案整理是循序渐进的，不能够一蹴而就。历史记录有助于成全后面的人梯，如在评估定级中整理档案，完全可以参考往年的档案的整理格式和文字，再融入新的数据或事实，方便工作人员高效便捷地完成档案整理。
2图书馆档案管理的内容
参照《高等学校档案实体分类方法》，图书馆的档案主要分为以下四类：党群类、行政类、人事类、声像类。其中党群类主要包括党建文件材料、宣传统战材料、工会、共青团工作等材料；行政类档案主要包括上级关于图书馆工作的文件，图书馆工作计划、总结、规章制度、会议记录、统计报表、图书馆文献招标材料等；人事类档案主要包括图书馆员工的基本情况、科研成果、获奖情况等材料；声像档案包括图书馆在各项活动中形成的照片、录音、录像等材料。[3]
图书馆档案属于综合性档案，从图书馆的管理和业务流程来看，图书馆的业务档案工作非常重要，主要包括：
2.1固定资产档案（财产档案）
固定资产是指使用一定的年限并且不随着使用而消失的财产。它包括馆内的一切设施。建立固定资产档案能够反映一个馆的基础设施情况和馆内的经济情况。固定资产档案对图书馆的发展方向起着参考作用，它可以为决策人员考虑本馆设施的增减提供参考，以避免盲目决策和不必要的财力浪费。对图书馆的财产要逐一编印财产号，防止资产流失。
2.2藏书档案
图书馆的藏书能够反映一个馆的藏书结构、藏书质量和藏书数量。建立藏书档案，可以使本馆的藏书情况和藏书特色一目了然；通过藏书档案，采编人员就可以明确订购目标，哪类图书需重点采购，哪类需一般收藏，使有限的经费发挥最大的效益。
藏书档案应在总括登记的基础上再加以统计加工。如：A大类，应把马、恩、列、斯、毛、邓著作分别进行统计归档，E大类则应把军事和法律分开登记归档。其它类别也同样应根据情况分开登记归档。只要这样做了，在登记薄上不能反映的情况，通过藏书档案能准确的反映出来。
2.3读者档案
读者是图书馆的服务对象，通过读者可以反映一个馆的服务范围，读者到馆率能反映出读者服务工作的质量。读者档案包括读者的职业、年龄、家庭住址和学历等。了解读者的职业，可以使外借人员有目的地推荐图书，使采编人员有目的地订购图书，从而把服务工作做得更好。另外，读者档案对图书催还工作及代借代还工作的开展都有帮助。
2.4图书借阅档案
图书借阅工作是图书馆的主要工作。图书借阅档案要以借阅统计为依据，整理之后才能归档。借阅档案应一月一归，这样才能更准确地掌握读者的需求，使采购人员迅速做出反应，决定采购哪些图书才能更好为读者服务。
2.5图书注销档案
图书注销档案是指对不能适应当前的需要或者有所破损的图书实行注销，并全面登记，建立档案。图书注销档案同样可以为采编人中的图书采购工作起到必要的参考作用，通过档案，采编人员可以及时补号，避免重号、空号现象的发生。
2.6ISBN档案
ISBN是专门为图书出版发行的管理面制订的，它规定的一书一号，已在国际上普通使用。直观的ISBN具有易认易记和易检索等特点，在图书采购方面能有效的避免重购现象。根据ISBN档案，采编人员可以快速地进行查重，一本书入藏还是未入藏，一看便知，节省了时间，提高了工作效率。ISBN档案便于携带和检索，为采编人员的外出采购工作提供了方便。目前，县级馆一般采用其它方式进行检索，大都尚未采用ISBN，相信在不久的将来，ISBN将会得到普遍使用。
2.7利用率、拒借率档案
藏书利用包括外借、馆内阅览、复制等形式；利用率则是指在某一时间内正在被利用的图书占这一时间内藏书总量的比重。拒借率是指在某一时间内读者借阅被拒绝的次数占这一时间内读者借阅总次数的百分比。
藏书利用率、拒借率档案，可以反映一个馆的藏书建设情况。利用率、拒借率档案的建立，要以图书利用、拒借为依据，因此必须做好图书利用、拒借统计。
利用率、拒借率档案，有助于采编制人员的采编工作以及开展馆际互借工作，为建立科学的藏书体系提供详实的资料。
2.8期刊订购档案
期刊订购档案将每年订购期刊的代号、刊名、定价等全面登记、归档。借助期刊订购档案，可以使对过期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊，通过档案，此刊在哪一年度订与未订便可很快知道，避免浪费时间，增加工作人员的工作量。
2.9期刊刊借阅档案
期刊借阅档案是对期刊的利用情况进行统计、归档。期刊借阅档案对下一年度的期刊订购同样具有参考作用。借助它，订购人员可以掌握哪一种期刊应该续订，哪种期刊应该停订，做到少花钱多办事，提供期刊的利用率。
2.10资料查询档案
资料查询档案是对每位读者的资料进行系统的登记，并建立系统的档案。借助资料查询档案，可以了解资料的利用情况和读者的需求情况，使信息服务工作做到质量好、信息准、节约时间。同时还可以体现资料人员的工作情况。
2.11业务工作量档案
业务工作量档案的内容包括：图书加工的册数，图书分类的种数，排版、印刷的张数，装订、上架的图书册数，修补目录的册数，接待读者的人数，举办读者活动的次数、参加人数，编印资料和种数、期数、册数，下基层辅导的馆数、人数、天数等。业务工作档案能全面反映本馆的日常工作的开展情况，是制订工作计划、检查计划执行情况、实行岗位责任制、进行定额管理和业务考核的主要依据。
3结语
全面、系统的图书档案，能够提高图书质量，形成科学的藏书体系，提高读者服务意识，增强工作人员的责任心。建立、健全图书馆档案，是新时期图书馆科学管理的需要，也是图书馆事业飞速发展的需要。
参考文献
［1］方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究[J].大学图书馆学报,2008(1):73－76.
［2］孙爱华.图书馆档案管理创新研究[J].黑河学刊,2010(3):131－132.
关键词：教学档案；教学评估；档案建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-9166（2008）10-0083-01
从2003年开始，教育部正式确立了周期性教学工作评估制度，是我国高等教育改革和发展过程中的一项重要制度创新，对高等教育学校的教学管理提出了新要求。《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》（教育部高教厅（2004）21号），《评估方案》共有7项一级指标加特色项目，19项二级指标和44个观测点，对高校本科教学工作的评估指标体系做出了明确界定，所有指标体系的支撑材料都集中体现在高等学校的教学档案材料中，所以，完整的教学档案不仅是教学管理规范化的基本要求，也是办学水平和实力的重要原始记录和佐证材料。
一、 系部教学档案的主要内容
教学活动和教学管理是一项复杂的实践活动。反映这一实践活动的教学档案内容庞杂，形式多样。教学档案有文字、图片、音像、实物、电子文档等，其内容包括：1、教学文件管理：包括：（1）上级主管部门的各类文件；学校制定的教学工作规划、工作计划、实施细则等。（2）系部制订的教学培养方案、教学大纲、考试大纲、实验教学计划、实验教学大纲等。（3）系部制定的各种教学制度、规定、办法、条例等。2、日常教学管理：（1）班级日志、学生到课情况、学生座谈评课意见等。（2）教师授课情况、教师异动情况、教师作业批改、承担科研及发表学术论文情况、教师工作量及业务考核等内容。（3）每学期的开课计划、教学任务书、课表安排、教材订购、系部教学工作年度计划总结和教研、教改工作总结等内容。（4）课程实习、专业实习、毕业论文设计等内容。3、考务管理：（1）期末考试试卷命题、学生考场安排，教师监考安排。（2）试卷阅卷、统分，成绩录入，试卷成绩分析及教学质量分析。4、学籍管理：学生入学学籍登记、学生学籍异动、奖惩记录、考试成绩、毕业材料等内容。5、师资队伍建设：教师个人业务档案、师资培养计划、教师业务进修情况、教师队伍建设材料，如学科带头人、骨干教师、学术梯队建设；科研教改实践、学术研讨活动记录等。6、专业建设：专业的申报材料，专业的课程设置，专业的审批文件，专业的课程建设，教材建设等。
二、 系部教学档案对教学评估的重要性
1、系部教学档案是真实的原始资料。系部是高校基层的教学部门，系部教学档案是在教学活动和教学管理过程中直接形成的原始资料，真实、客观地记录了系部在教学改革、教学质量、师资队伍建设等各方面情况，全面反映教学工作进程和特点，是今后进行教学管理和研究活动不可缺少的，也是改进工作、促进交流、提高教学质量的依据和参考。对今后各项工作开展有重要借鉴和指导意义。2、系部教学档案是系部教学管理的重要参考依据。系领导和有关人员查阅系部教学档案，可以熟悉教学情况、总结教学经验、制定教学计划和处理所存在的问题。因此，教学实践、信息反馈、管理都离不开教学档案，可为这些教学工作提供比较详尽的参考依据。3、系部教学档案是教学评估的基础。开展教学评估是现代教育的要求，也是国家对高校进行宏观管理的一种手段，无论国家对教学评价指标体系如何确定，高校在进行教学评估时，必然要通过查阅相关档案才能对某一高校作出客观、全面、真实的评价。国家教育行政部门对教学条件、状态、效果进行跟踪调查和分析，了解核实教育理念、管理状况、办学特色时，系部教学档案可提供较完整、系统、真实可靠的信息和数据，是高校搞好教学评估工作的重要基础。
三、教学评估对系部教学档案建设与管理的促进作用
1、教学评估能促进系部教学档案管理队伍建设。由于机构设置、人员编制等方面原因，部分学校没有把行政工作和档案管理工作分开。档案管理员几乎由教学管理人员兼任。随着办学规模扩大，教学管理人员的工作日益繁重，加上缺少必要的档案专业知识，档案管理工作常处于无序状态，无法纳入规范化管理的轨道。应提高对教学档案工作重要性的认识，配备专业的档案管理人员，此外，还要加强对教学管理人员的档案业务培训，提高他们对文件材料的归档、整理、编撰水平。档案工作是一项服务性很强的综合性工作，现在的高等学校，学科门类多，涉及知识面宽，更要求工作人员学习掌握相关学科知识以适应各种档案的归档及管理。工作人员需不断更新知识结构，常参加继续教育培训，提高业务素质，才能与时俱进、开拓创新，更好地为学校的教学、科研、管理服务。2、教学评估可促进系部教学档案规范化、制度化管理。教学评估客观上会促使高校和相关管理部门改变过去重教学管理、轻档案建设的片面思想，重视教学档案和其它业务档案的管理工作；另一方面，对档案管理部门也是一个新挑战。改变其过去被动接收、脱节管理为主动管理，负责指导，使档案管理即时化、统一规范化。应加强建立档案的宣传力度，强化全体教师的档案意识，让档案的收集与日常的教学活动紧密结合[1]。同时要加强对教师有关档案知识的培训，使他们熟知教学档案的归档范围、原则、要求和时间，主动完成档案资料移交归档工作。当教学档案积累到一定程度，应引导大家积极使用和利用档案，真真切切体会到教学档案的价值，使档案源于教学，用于教学。加强对系部教学档案的管理，把教学档案建设当作一项基础性的工作常抓不懈。寓教学档案管理和建设工作于平时的教学管理工作之中，同时要优化教学档案管理工作的运行机制。完善工作程序和管理制度，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，保证教学档案管理工作的各个环节不脱节。提高教学档案建设和管理的质量，这是做好系部教学档案管理的关键。3、教学评估能促进系部教学档案系统化管理。教学档案具有与一般档案不同的特性，如专业性、周期性、成套性和分散性。过去高等学校教学档案管理都是根据学校的要求进行分类管理。各自为政，教学活动中的材料收集不规范、不完整、不系统。现在《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》指标体系为教学管理体系指明了方向。为高等学校的教学档案管理提供了一个明确的目标。在认真研究分析本科教学工作水平评估指标体系的基础上，及时改进教学档案管理工作内容，促进教学档案信息与教学评估指标体系的统一，恰当处理常规教学档案建设和迎评材料档案建设的关系，以教学评估促进教学档案建设，以完整、准确的教学档案信息支撑教学评估工作，促进教学评估对教学档案管理工作，共同推进教学管理水平和教学质量的同步提高。教学评估依赖于教学档案，教学评估又能促进高校教学档案的建设与发展。4、教学评估有利于改善系部教学档案管理的办公条件。部分高等学校因教学评估的需要，突击收集整理教学档案，系部没有固定教学档案管理场所、稳定的人员、专门的设备，教学档案管理无从谈起。2003年教育部正式确立的评估制度对系部教学档案管理提出了新要求，它必然促使高等学校改善系部的教学档案工作条件。5、教学评估推进教学档案的电子化管理。我们应该转变观念，逐步改变传统单一的管理模式，将教学档案从单一的纸质管理方式向多元化电子管理模式转化，电子文件主要有：（1）字（表）处理文件。如：用WORD等软件制作的电子版讲义、试题库等。（2）数据库文件，即以数据库形式存在的有文件属性的记录。如：教师情况数据库、学生学籍管理数据库等（3）图形文件，是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，计算机辅助设计(CAD)或绘制中产生的文件。（4）图像文件，即用数字设备采集或制作的画面。如：用数码相机拍摄的照片等。系部在学术学术讲座，教学观摩课活动、社会实践活动等过程中用数码相机拍摄的照片。（5）影像文件，即用视频捕获设备录入的数字或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面。如学校新闻、校园风貌，各院系用于提高知名度，扩大招生规模拍摄制成的招生宣传片等。（6）声音文件，即用音频设备录入或生成的文件。它们对历史的再现更为完整、准确、形象、生动、直观。所以，要制订规范的电子材料档案管理办法，做好电子档案的收集、整理、归档和保管工作。使教学档案材料图文并茂，层次多样，生动形象。6、教学评估促进系部教学档案的信息化建设。校园网的普及和现代通信技术的应用，为档案的现代化管理提供了可能。信息化管理是现代高等学校档案管理的必由之路。学校应该尝试选用档案管理软件对其进行管理，将所有教学材料建立目录输入电脑，将重要教学档案内容录入电脑，这样一方面能简化管理程序，提高工作效率，大大降低工作量，另一方面可使档案材料的检索更加快捷，更好地为教学服务。
对于本科教学工作水平评估而言，教学档案工作是一项基础性工作。一些高校在教学档案管理工作中还存在着不完善、不规范的情况，这就要求我们抓住教学工作水平评估这个机遇，面对挑战，把“以评促改，以评促建，以评促管，评建结合，重在建设”的原则贯彻到教学档案建设工作中，进一步提高教学档案管理的质量和水平。同时，利用现代化的管理手段为档案管理和教学服务。
作者单位：湖南人文科技学院
关键词：复式记账原理；本科教学评估；档案管理
教学档案是高校本科教学评估的重要依据，各高等院校都根据国家教育部颁布的《普通高校本科教学工作评估指标体系》制定了相应的教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的归档范围和立卷归档原则作出了明确的规定，但是原始材料的系统性，完整性和可靠性依然欠缺，同时由于上级教育主管部门对高校的检查门类较多，包括学士学位授予权的评估，新专业评审等，在根据不同评估指标体系进行资料整理的过程中，容易因档案的交接和流转而发生遗失现象。
一、会计循环与档案管理流程
通常情况下，企业以一年作为一个会计周期，以日常交易为基础，以记帐凭证为依据，对财物的进出进行分类登记，全面连续系统地记录各项交易。因此，会计信息处理是一个周而复始、循环往复的过程，这个过程叫做会计循环。它通常包括以下几个环节：
(一)开设帐户：根据企业历史交易情况开设总分类帐户，设置会计科目。
(二)会计分录：根据会计凭证在分录簿中序时记录交易项目，并编制科目汇总表。
(三)过帐：将分录簿记录的内容过到相应的总分类帐户中。
(四)试算平衡：即编制试算平衡表，检验分类帐户中各项借方余额与贷方余额是否相等。
(五)编制财务报表：通过编制财务报表说明本会计年度内会计主体的财务状况、经营成果和现金流动。
会计循环的具体图示如下：
与会计循环类似，高校教学挡案的收集整理、归档、统计、分析等工作环节也是一个连续的动态管理过程，前后继起，环环相扣。与此同时，对教学档案的交接流转也必须如会计帐簿作帐一样，清楚记录档案的来龙去脉，以避免遗失现象的发生。但和会计循环不同的是，它通常以一个学期为管理周期。因此，我们有必要根据教学常规工作先编制目录索引，建立目录与数字代码之间的对应关系，同时记录每个目录项下资料的存放，交接和流转情况。然后开设总分类目录，根据总分类目录，设置文件盒。依据内容需要，建立统一的格式。格式一般包括总目录代码、分类目录代码、材料项目名称和盒编号四部分组成，按顺序依次排列。最后根据要求将收集的教学文件分类归档，以实行标准化的集成管理模式。其具体操作图示如下：
二、会计科目与档案目录
会计科目是对会计对象的具体内容进行分类核算的标志或项目。会计对象包含资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等要素。为了对会计对象的具体内容进行会计核算和监督，就需要根据其各自不同的特点，分门别类地确定项目。由于会计要素反映的经济内容有很大不同，在经营管理中当然也会有不同的要求，在会计核算中不仅要按照各会计要素的不同特点，还应该根据经济管理的要求进行分类别、分项目的核算。
(一)目录设置必须结合教学主体的特点。即根据教学主体的需要，本着全面反映教学活动的全过程及结果的目的来确定应该设置哪些档案目录。
(二)设置档案目录必须满足本科教学工作评估指标体系的要求。一是要符合国家本科教学工作评估指标体系的要求来划分教学业务档案的类别，设定分类的标识；二是要符合高校自身教学管理的要求，以便于为高校的常规活动、项目决策及信息管理。
(三)设置档案目录要将统一性与灵活性结合起来
由于各高校的教学管理制度和教学活动有一定差别，因此在分类目录的设置上，需要将统一性与灵活性相结合。所谓统一性，就是在设置档案目录时，对指标的设置标准、口径需要统一。所谓灵活性，就是在能够提供统一指标体系的前提下，各个单位根据自身的具体情况，设置或者增补反映本高校特色项目的目录。
(四)设置档案目录的名称要简单明确，字义相符，通俗易懂
档案目录作为分类标识，要求简单明确，字义相符，这样才能避免误解和混乱。简单明确是指根据教学活动的特点尽可能简洁明确地规定科目名称；字义相符是指按照中文习惯，能够望文生义，不致产生误解；通俗易懂是指要尽量避免使用晦涩难懂的文字，便于大多数人正确理解，也能够为高校之间的学习交流提供便利。
(五)设置档案目录要保持相对稳定性
为了便于在不同时期分析比较教学评估指标和在一定范围内汇总各项指标，应保持档案目录相对稳定，尽量不要变动目录的名称、内容、数量，使分析指标保持统一性和可比性。
根据以上原则，我们可以建立如下主要档案一级目录名称对照表：
在一级目录下，为方便查找和管理，还可以下设二级目录和三级目录。此外，对于跨连续几个学期的教学档案，如 ：专业建设，实践教学体系创建，实验教学区，产学研基地等项目可以灵活处理，单独开设独立的目录，突出反映学校的办学特色，而不必仍以一个学期作为档案的管理周期。
三、财务报表与文件汇编
会计财务报表是根据日常会计核算资料定期编制的，综合反映企业某一特定时期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量的总结性书面文件。它是企业财务报告的主要部分，是企业向外传递会计信息的主要手段。我国现行制度规定，企业向外提供的会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表、资产减值准备明细表、利润分配表、股东权益增减变动表、分部报表和其他有关附表。会计报表为评价企业经营业绩和改善经营管理提供重要信息；为国家经济管理机构进行宏观调控与管理提供必要信息，为投资者和贷款者进行决策提供有用信息。
与之相类似的是，本科教学评估过程中通常要求提供三个部分的材料，即：（一）自评汇报材料，也就是《自评综合报告》。它是在利用原始档案的基础上，进行归纳后重新撰写制作而成的材料，作用是让专家了解本科教学工作的基本情况，使专家看了以后能对学校本科教学的整体水平作出价值判断；（二）佐证材料，它是由高校档案部门、校内各部门所保存的档案经过统计分析等加工处理而来，作用是支撑自评材料中所反映出的对自身教学工作所作出的正面评价，起到增强说服力、提高可信度的佐证目的；（三）备查材料。它是由高校档案部门、校内各部门所保存的原始档案直接转化而来的。其中，备查材料的准备在每学期平时的资料整理过程中已经完成，在迎接本科教学评估的准备过程中，主要是完成资料的清查工作和部分材料内容的查漏补缺工作。佐证材料部分应在学期末聘请专人对各部分材料进行档案汇编，将材料整理成有组织有体系的内容，装订成册，总结学校在办学过程中的进步和不足。自评汇报材料起到了会计财务报表的作用，它是在备查材料和佐证材料基础上进行归纳后重新撰写制作而成的综合报告，是全面反映本科教学水平的总结性书面文件，此部分通常于本科教学评估前一个月内完成。
四、结束语
教学档案材料内容丰富、类别繁杂，涉及面广，如何根据教学规律和教学工作性质并结合学校自身特点建立行之有效的档案管理办法，对于整个教学管理工作的组织及日常档案管理的质量具有重要意义。本文借鉴财务会计账目处理的方法对档案管理进行流程再造，为减少工作中的失误和档案材料的散失提供解决途径。总之，遵从客观性和实用性的要求，不断摸索，寻找适合教学档案管理的有效方法，是学校教学改革与发展的基础保证，是每一个档案管理工作者的不懈追求。
参考文献：
[1]赵彦昌,刘柳.高校本科教学评估与档案管理[j].中国档案学研究,2006,(4).
关键词：本科教学；评估；高校档案；管理
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：20080611078
高等学校本科教学水平评估是我国高等教育改革的一项重大举措，是衡量一所高校本科教育质量和办学水平的重要依据，是国家教育行政部门对高等学校教学工作的宏观管理和指导，教育部为此成立了全国高等教育教学评估中心，标志着我国高等教育教学评估工作已步入规范化、制度化的轨道。我院于2007年11月接受了教育部评估专家为期一周的评估考察，通过本科教学评估的实践，笔者感到高校档案在本科教学评估中起着至关重要的作用。
一、高校档案是本科教学评估的基础
教育部2004年印发的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》中明确指出7项一级指标，19项二级指标，43个观测点，这些都要以高校档案为依据，每条项目的内容都要靠档案来具体体现。我院评建办公室根据教育部的评估方案，结合我院的实际情况编写了《湖北中医学院本科教学工作水平评估评建工作指南》、《湖北中医学院本科教学工作水平评估指标及任务分解》、《湖北中医学院本科教学工作水平评估工作方案》等一系列评估材料，明确了各部门每个阶段要完成的具体任务。全院各部门均到档案室查找利用档案，两年多来，档案室利用档案1500余人次，调卷9000多卷，复印档案材料5万余张，其中评估办准备的支撑材料就达到76盒，其它各部门准备的评估材料更是不计其数，这些材料都来源于档案室。专家组进校考察评估期间，除了听到、看到的实际情况外，大部分时间都是通过审阅自查报告和查阅大量的统计报表、文字说明和其它载体的档案材料来了解学校情况的，档案因其独有的原生性、真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的重要佐证材料，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口。
高校档案之所以成为评估指标体系的佐证材料，是由档案的特殊性所决定的。高校档案是记录和传承学校办学历史的主要载体，是反映一所大学的文化内涵、办学特色的重要组成部分。它包含了学校的教学、科研、管理等方面的图文存档资料，反映了全校师生员工各个不同层面的活动，是时问与空间的汇合，更是学校创造与发展的凝聚。用事实来说话，以切实的佐证材料作实证，成为本科教学评估工作的客观认识和客观举措，系统而完整的高校档案，是高校顺利通过本科教学评估的必要条件，它直接影响到高校本科教学评估的结果。因此，高校档案是本科教学评估的基础和依据。
二、本科教学评估促进高校档案管理
（一）本科教学评估增强高校领导和教职工的档案意识
本科教学评估是一次深刻的档案意识教育，是对档案工作最实际、最有效的宣传，档案在本科教学评估中所起的重要作用赢得了高校领导对档案工作的重视。很多高校在办学资金比较紧张的情况下，对档案部门的投入给予了倾斜政策，安排档案人员出去参观学习，提高档案人员的业务素质，改善档案库房环境，添置先进实用的现代化办公设备，有的高校投资几十万对档案进行全文扫描等等。我院档案室也新增一台数码复印机和一台电脑，档案人员参加了业务培训班学习。有了领导的关心和支持，档案室同志工作积极性和主动性更高了，工作干劲更大了。因此，增强领导者的档案意识，是搞好档案工作的关键。
高校档案在本科教学评估中所起到的不可替代的重要作用，深深地教育了每一位教职工，增强了档案意识，广大教职工自觉地将档案管理工作与自己日常工作联系起来，形成了人人重视、人人参与的新局面。许多老师把自己多年珍藏的优秀教案、自编教材、成果材料、论文、图片、获奖证书等这些平时很难收集到的档案材料毫无保留地交给档案室；许多院系派人深入全国各地高校，把收集到的重要材料移交档案室保存；评估办将迎评过程中产生的大量从不同角度编辑的专题资料汇编、综合分析材料交给档案室，从而进一步丰富了档案馆藏。
（二）本科教学评估促进高校档案管理水平的提高
本科教学评估是对高校档案工作的检验和推进，从而使高校档案部门进一步加强了档案的收集、编研及档案信息化管理等工作，提高了档案管理水平。
1.进一步加强档案收集工作
通过本科教学评估，高校档案部门要加强档案收集工作。档案人员经常深入到档案形成部门或个人收集档案，不断促进归档单位自觉归档意识。加强与各档案形成部门的业务联系，使各部门对归档材料有一个明确概念，经常去指导、检查、监督他们的工作。建立和健全档案收集工作网络和严格的收集工作制度，在做到每一个部门都有兼职档案人员负责本部门档案材料的收集工作，确保上下收集渠道畅通的同时，做到定职、定责、定时间。档案人员非常关注本单位的总体活动和工作部署，对本单位重大活动所形成的档案材料亲自上门收集，对新上任的档案员重点指导。总之，通过档案人员采取发文催收、电话催交、登门催要等多种手段收集档案，确保了档案材料真实、完整、准确、系统、载体质地优良、字迹图像清晰，以满足本科教学评估对档案信息资源的需求。
2.进一步加强档案编研工作
为了给本科教学评估提供全方位档案信息服务，高校档案部门要进一步加强档案编研工作，针对教育部的评估方案编制各种档案编研资料。高校档案编研的方法主要是以自编为主，档案人员首先要熟悉库藏档案内容，针对教育部的评估方案选择最佳编研专题，编辑出实用性、真实性、准确性强的编研成果。其次是以联合编研为辅的方法，在高校档案部门普遍面临人员少、经费紧的情况下，档案人员应走联合编研之路，发挥基层档案人员的积极性，利用他们掌握本部门业务的因素，与他们一起共同选题、共同研究、共同汇编，这样更能保证编研成果的实用性。我院档案室结合我校的实际情况，编制了各种门类简便易查、切实可行的检索工具，如总目录、全引目录、分类目录、专题目录、案卷目录，文件字号索引等等；我们还编制了《全宗介绍》、《档案室指南》、《湖北中医学院历史沿革及现状》、《基础数字汇编》、《历届党政人员一览表》、《专业设置一览表》、《科研成果简介》等等，这些编研成果大大方便了利用，缩短了调卷时间，提高了检索效率。今后我们还将进一步做好各类档案专题汇编，有效地、多渠道地为本科教学评估提供门类齐全的档案信息服务。
3.加强档案信息化建设。
评估专家组对高校进行评估的一般办法是，除安排一些现场听课、座谈会、汇报会等现场考察外，主要是查阅学校提供的各项主要信息(侧重对原始材料的审阅)。而这个“原始材料就是指学校的档案，是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它们能够真实地反映学校不同时期的教学工作和管理工作的水平。因此评估是以学校档案为依据，检查学校各项工作的管理水平，教学档案是学校办学水平和办学实力的重要原始记录和佐证材料。”
高校的档案是它在从事教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、照片等不同载体的历史记录，它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累，它是学校生命的年轮，是学校发展建设的见证，高校档案不仅反映了高校的历史面貌，同时也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。因此，高校档案的建设对于高校评估能否顺利开展显得至关重要，其作用是越来越大。
教学档案产生于教学评估活动中，全面系统地记录了学校教学活动的全过程，这些档案是教学活动的原始记录，理所当然地可以用来作为教学活动的佐证，水平评估中每个项目、指标、观测点的内容都是学校档案的具体体现，最终都要以学校各级档案提供的原始材料为依据。
在此，尤其要提及的是系级教学档案，所谓系级教学档案，是指在系一级教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的东西，是对系级教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据，是改进教学工作，促进教学交流，提高教学质量的信息资源，也是系级档案工作的核心。它包括教学管理类档案、教师业务档案、学生管理类档案、实验室建设类档案、教学辅助材料档案等。
一、系级教学档案的特点
1 分散性和特殊性
就系级教学档案的来源而言，政府教育主管部门，本校教学主管部门，本系各教研室、实验室、公共课教学部门以及师生个人都是它的信息源，它集结了富有成就的教学人员、教学管理人员和学生的个体劳动成果。如富有特色的教学计划、教学工作经验总结、高质量的教材、高水平的论文、学生的优秀毕业论文(设计)、各项出色的活动记载等，都是教学档案的重要组成部分。
2 内部性和原始性
就系级教学档案的形成而言，系级教学档案材料大多是系内教学实践活动和教学管理中自然形成的历史记录，并为其直接管理和使用，一般不经过文书处理部门的收发登记，除让级下达的文件以外，其他材料多数不带文号。
3 专业性和多学科性
就系级教学档案而言，由于系级专业设置，学科划分比较细致、各专业在培养目标、教学要求、课程设置、教学内容、学时分配、教学方法等方面有所不同，因而这些教学档案材料表现出很强的专业性和多学科性。
4 开放性和透明性
就系级教学档案系统而言，通过输入信息(收集、整理和输出信息、开发利用)的不断交换、反馈，使教学档案组成一个开放的系统。教学档案与其他档案不同，往往是大家都知道并且是教师、学生自己整理形成的。如教师考核表、毕业生登记表等，还有一部分是必须向学生公开的，如学习成绩、评估登记、纪律处分等，除试题库外，其余绝大部分都是公开透明的。
5 周期性和成(套)性
就和系级教学档案的运行而言，教学档案有其独特的周期性特点，它不是以自然年度为周期，而是以学期或学年，甚至更长的时间为周期，如学期或学年度工作计划、总结、招生计划，某一课程的授课计划、学生成绩统一报表等。学生从一入学到毕业分配，一般要经过四年，在此期间，要接受基础课、专业基础课，专业课，教学实践、教育实习、毕业设计及论文答辩等一整套完整而系统的培养程序，这一过程反映了教育者和受教育者在这一教学活动周期中的全貌，因而同一周期的教学工作形成了一整套材料，是一个有机的整体。
6 多样性和复杂性
就系级教学档案的形式而言，教学档案的内容丰富，载体形式多样化，除了纸质的材料、教学计划、大纲、教材，各类登记表册外，还有照片、录音、录像、幻灯片、计算机软件等记录材料。
二、系级教学档案管理遵循的原则
1 教学性原则
其教学档案主要记载教学计划、教学大纲、教学日历及其执行情况，能够反映出教学过程、教学质量、实践性教学环节以及命题、考试等各个环节的整体面貌，真正体现出教学档案的教学性特点。
2 成套性原则
是指教学档案要完整，要齐全成套，不能残缺不全，要保证其收集整理和文件、资料的稳定性和连续性，再通过整体编排，形成一个有机的整体。
3 客观性原则
是指教学档案必须做到客观、准确，必须与它所记述的教学活动情况相符合，相一致，这样，才能够使教学档案成为教学活动的计划，过程和结果的真实记录，为开展教学研究、评估和决策提供客观依据。
4 现实性原则
就是要实现教学档案的有效利用，因为这些数据将为今后的教学活动、教学管理及教学研究工作的完善提供有益的参考。
在探究高校教育评估指标时，我们不难发现，评估指标以提高教育教学质量为指导思想，以教育教学过程中形成的档案材料为观测点，这就给档案材料赋予了新的价值。在教学评估准备中，我们时常感到：支撑评估指标观测点的材料难以收集，而收集的材料又不能有效地反映教育教学过程，反映教育教学质量的材料极度缺乏。究其原因主要是在日常教育教学工作中对教学档案的作用，教学档案和教学工作档案之间关系认识不到位，是我们在日常工作中对教学档案材料少于积累，少于整理所致，笔者作为教学管理者和工作实践者，试对此作探析。
三、高校系级工作档案的建立存在的问题
一方面，在教学工作档案建立中不能明确收集对象。其原因是将教学工作档案与文书档案混为一谈，其实教学工作档案与文书档案有明显不同的特点。教学工作档案主要集中在教学管理业务部门，学校教师需要解决教学方面的某些问题或领导作决策时，可提供利用。教学工作档案通常是一些无编号的教学文件材料，如学校梯队建设，试卷分析、专业评估、课程评估、教学业务、师资队伍等资料。从形成时间上看，教学工作档案多为学年度材料。文书档案往往是有编号的、规范性的文字材料。可见，教学工作档案包含了文书档案。在教学档案建设中，必须将教学工作档案与文书档案区分开来，分清两者之间的内在联系，才能在教学工作档案建立中把握好材料收集的对象。实践证明，无论是从管理上还是从利用效果上看，必须认真区分教学工作档案与文书档案，建立起合理的类别才能提高教学工作档案的使用价值。
另一方面，对教学工作档案认识不全面。教学工作档案包括三个层次的材料：一是对学校及主管部门下行的文件资料；二是部门对下行文件所作的相关配套管理规定，实施细则；三是部门向上级主管部门上行所形成的相关材料。但在实践中，由于对教学工作档案认识不全面，导致在档案建立中常出现三种倾向：文件档案多，教育教学科研资料少；纸质资料多，电子声像资料少；宏观资料多，微观资料少。因此，加强对各个层面材料的收集、整理，才能形成完整的教学工作档案。这三个层面是相互联系，相互制约，其同发展的，只有加强对这三个层面的建设，才有利于档案建设的整体完善。
关键词：图书馆；档案；文件资料；管理；利用
Abstract: the article on strengthening the library files and documents material management, the importance of working content and management, use are discussed in this paper.
Keywords: the library; File; File material; Management; use
中图分类号：G250文献标识码：A 文章编号：
一、前言
档案及文件资料的特殊之处在于其法律上和行政上的效能，它们因自身具有凭证价值而被保存，在实际利用中，作为辨别事非的原始证据，它们不可或缺。而图书馆工作离不开有关图书馆档案及文件资料的咨询参谋作用。在制定和完善规章制度、决策某方面重大问题、搞好总结等工作中，常需要查找参阅有关图书馆的档案及文件资料，而有时由于这方面工作管理不规范，致使急需的材料找不全，严重影响了工作的顺利进行，因此加强图书馆档案及文件资料管理的研究，不断提高其管理水平，充分发挥其作用，适应当前图书馆创新发展，优化图书馆工作效果，就显得非常重要。文章对加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义，工作内容及管理方法进行了论述。
二、加强图书馆档案及文件资料管理的重要意义
图书馆档案及文件资料管理工作相对还不是很被大家重视，目前图书馆档案及文件资料管理实践和经验相对较少。图书馆工作要不断改革，提出有效的创新发展措施，以提高工作质量和工作规范化水平。要实现其目标，就不可能离开档案及文件资料的使用和管理工作。此方面的管理水平直接反映整个图书馆工作管理水平的高低。因为在制定图书馆工作计划，图书、期刊采购征订计划，实现网络系统管理、电子图书期刊借阅制度、馆员队伍建设以及搞好某方面工作的总结等等，需要经常参照同行的有关做法等资料，为图书馆评估、决策某项事情和工作做重要的参考依据。笔者认为，图书馆本身每年积累的重要工作资料更十分珍贵，图书馆工作可以通过这些资料看到以往工作的成绩和所存在的问题，结合当前新形势发展和任务提出改进措施，制定新的工作方案和有关规章制度，切实可行地搞好图书馆工作。因此，对图书馆档案及文件资料的科学有序管理，充分发挥它的重要性及作用，对提高整个图书馆工作的管理水平和效果有着重要的实际作用。
三、图书馆档案及文件资料管理的内容
图书馆档案及文件资料管理的内容十分丰富，面较广泛，而且性质、类别、层次较为复杂，但彼此又是相互联系、互为补充的统一体，都在为完成图书馆工作任务发挥重要的咨询作用。应该根据图书馆工作的内容要求以及所要达到的目标确定图书馆文件及档案资料管理的具体内容。笔者认为有以下几点：
（1）上级有关部门下发的方针政策方面的文件和有关图书管理工作的文件材料。如：关于专业技术职评聘的有关规定及图书馆工作暂行规定，图书馆评估标准。
（2）上级或兄弟单位发的各种来函文件、有关各学会学术研讨、交流的会议通知及交流的有关资料。包括省内外各图书馆建设发展的前景、群体工作总结、经验汇编、图书馆学术论文报告会的论文等。这些对于沟通兄弟图书馆工作信息，取长补短，互相学习，完善改进提高本单位的工作，起着十分重要的作用，也是我们文件及档案资料管理的重要内容。
（3）图书馆本身制定的一系列的计划、规划、规章制度是图书馆档案及文件资料最基本的内容。它应包括：首先是图书馆的总体规划和近期计划，检查评估要求，以及馆员业务进修和研讨活动等有关规定；其次是图书馆管理人员的有关规定，例如：职务晋升考评要求，岗位责任制的规定等等；再次就是图书情报、期刊及设备器材征订预购函件的归档，也是不容忽视的，它对沟通信息、掌握学术动态、图书动态及设备器材的发展趋势，销售行情，避免时间和经费的浪费有着重要的作用。
（4）本单位制发的有关图书管理工作的文件材料；本单位图书馆发展概况、馆藏图书目录；图书经费的使用情况及每年度购进的图书目录；高校图书管理工作的年度工作计划及总结和在图书管理工作中形成的重要实物资料（包括各种奖励证书及奖牌等）。
（5）本部门自己制订和下发的通知要求及有关信息资料等。
上述几点是图书馆档案及文件资料管理中不容忽视的内容，对完善改进提高图书馆的工作，有积极影响和促进作用。
四、加强图书馆档案及文件资料的管理措施
（1）要及时制定有关图书馆文件档案资料的具体管理规定和措施。图书馆档案及文件资料的管理是一项专业性很强的工作，图书馆应建立健全文件材料归档制度，将各工作环节中所形成、积累的各种文件材料收集齐全。为了便于档案及文件资料的管理，必须制订了一系列有关档案工作的规章制度和责任制，建立了全引目录、分类目录、总目录、移交清单、借阅登记等制度。工作人员按照档案及文件资料管理的要求，认真做了档案及文件资料防火、防光、防潮、防霉、防盗、防高温、防有害气体侵蚀和防止机械磨损的八防工作,以最大限度地延长档案的寿命，更好地为图书馆工作和国家文化建设服务。
（2）健全图书馆档案及文件资料管理人员的岗位责任制，并安排有事业心强、熟悉档案资料管理业务及有一定工作经验的人员来做此项工作。随着管理者档案及文件资料管理意识的增强，全馆人员都会进一步重视档案及文件资料管理工作，关注档案及文件资料的收集和利用，档案作用亦因此而得以发挥。反之，档案及文件资料管理意识薄弱，不了解档案及文件资料的用处，即使有档案及文件资料也不知道使用，势必影响档案及文件资料作用的发挥。
（3）管理人员要优选本图书馆文件及资料的存档内容。笔者认为应该遵循下述原则：首先选择中央、省市下发的有关文件，因为层次超高文件相对越少，而且是越重要；其次是选择和我们图书馆工作管理最为密切的文件资料；再次是要选择近期的内容；最后就是根据文件资料的历史价值、发挥作用的时间，不断更新、取舍或按要求向有关部门进行移交部分档案及文件资料。
（4）要按文档资料发放单位的层次、按图书馆各项工作的任务和性质分类、编号、立卷、归档。如：中央、省、市的文件层次不同，要分开。有关图书馆工作、群体管理工作、业务研究工作、职称评定的文件及评估材料都要有条理地分类、归档。
（5）要创造必要的文档管理条件，也就是要有文档管理室及坚固可靠的文档管理卷柜，特别对保密文件同、材料要重要妥善保管。
（6）要有严格的文档资料管理借阅制度，这一点是最为重要的，要发挥文档管理人员的职权作用，在听取群体人员意见的基础上制定文档管理借阅制度。决不能因为出借手续不健全或借阅者不负责任而造成某些档案及文件资料特别是重要资料的遗失及损坏。此外增强图书馆工作人员对档案及文件资料管理的意识，处理好与图书馆本身工作的关系，图书馆管理工作繁多，容易忽视对文件档案资料的收集和积累，时间一长，对立卷工作带来困难。尤其当前图书馆工作不断向现代化、科学化、社会化发展。信息的交流、办公自动化的提高及资源共享的实现，更离不开各种档案资料及文件的支撑。实践证明，只有重视图书馆文件档案资料的收集和保存，处理好图书馆正常工作与档案管理的矛盾，及时积累素材，节约时间，存档有序，才能使图书馆管理工作产生更大的经济效益和社会效益。同时还要注意到应该遵循的宗旨就是充分发挥文档资料的作用，能使这些死的文件及档案资料变成活的财富，充分发挥它的参谋咨询作用。方便大家查阅及使用，要提高文件及档案资料的使用效率，为搞好图书馆全面工作服务。
五、图书馆档案及文件资料的利用
加强图书馆档案及文件资料管理的最终目的在于利用，只有积极主动地开发利用档案信息资源，为图书馆和其他各项工作服务，图书馆档案才富有生命力。笔者认为，图书馆档案的利用工作可从以下三个方面开展：第一，配合领导决策，及时准确地提供档案信息，迅速为领导提供必要的服务。这样，领导决策和制订计划及总结工作时就有了可靠的参考和依据。图书馆工作活动的不断开展，一方面使其档案的内容不断得到丰富和完善；另一方面，在满足领导利用档案需求方面,也有取之不尽的信息资源，这无疑会大大促进图书馆工作的有序运转和正常运行。第二，配合馆内各项工作，积极提供档案资料，要做到检索便捷、传输快捷，为图书馆工作打开新局面起到积极的推动作用。第三，完整的图书馆档案资料,也为图书馆争创荣誉提供了必要的参考依据。
六、结束语
总之，随着科学的发展及进程，图书馆文件及档案资料的管理显得越来越重要和突出，在图书馆管理工作中，我们应按照国家档案法的规定和要求，把更多的新内容充实归档，确保档案质量和齐全；在新的实践中不断加以研究和探索，积累经验，充分发挥其文件和档案资料的效益，为图书馆的管理工作再上新台阶。
参考文献：
[1]马莲娜.数字化档案馆建设的几点思考[J].档案与建设，2004（55）：18－21.
关键词：高校；教学档案；档案管理
高校教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始凭证。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。
近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，也给高校教学档案管理工作提出了更高的要求。
一、高校教学档案的内容
1、综合类
主要包括省、院级有关教学工作的文件材料；学院有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复；教学工作的计划、总结；分院、部、室部门职责、岗位责任制、机构改革材料；教务处召开的教学工作会议文件材料；各级优秀教学成果评奖办法、获奖名单；教育、教学研究成果申报与评审材料，教学改革立项、检查、成果材料；关于教学检查、评估的文件材料及报告；教学工作简报等。
2、师资建设类
主要包括教师培养规划；教师培养年度计划；岗前培训情况；师资情况统计表；教师奖励情况统计表；教师讲课比赛管理办法；教师讲课评分标准；讲课比赛评分标准；历届讲课比赛文件；教师参加学术会议、培训工作记录等。
3、课程建设、专业建设类
主要包括优秀课（院、省、部级）、精品课建设；有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复；新增专业申报材料及上级批复；专业建设相关材料；有关专业评估办法、自评报告、评估结论；各专业培养方案、教学大纲；学校历次制、修订培养方案的有关规定；各级优秀课程有关文件材料（申报、评审、认定）；学校关于课程建设规划及有关材料等。
4、学籍管理类
主要包括各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单；课程成绩登记表；学生成绩总表等。
5、教学管理类
主要包括教学实习、实训、实验、课程设计、社会实践等的大纲、计划、总结及指导书等相关材料（实习报告、课程设计说明书、图纸）；培养方案、教学大纲教学；管理规章制度汇编；教学日历；校历表；教学任务书、开课目录、课程表；典型教案、重要备课记录；教师任课安排；各学期考试安排、考试总结；毕业设计（论文）有关规定；学生毕业论文、毕业设计、工作计划、总结及相关资料（开题报告、论文、任务书、设计说明书、图纸（工）、成绩评定、成绩单等）；教师工作量核算、登记材料；教室、实验室管理制度文件；教学检查文件、记录、总结；有关英语、计算机等级考试的文件及总结；有关建立试题库的材料；校内、校外实习基地建设、协议；试卷等。
6、学位管理类
主要包括上级有关学位工作文件材料；本院学位评定条例、办法、工作总结；学位委员会会议记录、决定；学位委员会授予学位底册等。
7、教材类
主要包括省、院级关于教材建设方面的有关规定；编写教材计划；各专业征订教材的情况；自编、参编、主编教材，教学指导书、习题集的情况；获部级、省部级优秀教材目录及报批材料等。
二、高校教学档案管理中存在的问题
1、教学档案管理制度不够健全
近年来，随着《普通高校档案管理工作办法》的出台，各高校在档案法规制度建设上取得了很大的进步。但是从目前各高校档案管理现状来看，仍然存在着很多管理制度不健全、不完善的问题。具体表现为：（1）教学工作的文件及其管理，档案及其管理各自为政，缺乏有效的、统一的监督指导和协调合作，出现了文件的形成及其归档的脱节；学校每学期的教学工作会议没有进行规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却没有培养规划和总结；（2）各职能部门档案记录不一致、不精确。
例如学生考试或纪律违纪、学生参加党课取得证书、学生参加社会实践活动取得效果、学生转学、转专业、休退学等变动情况的记载存在着各部门之间记录不一致、不及时的现象；（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门归档、立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集及归档工作，每到年底要求归档立卷时，才临时安排非专职人员搞突击应付。
2、教学档案管理人员素质普遍不高
目前，各高校档案管理员，尤其是各分院及部门的档案管理员素质普遍不高，对档案工作重视不够，档案管理意识淡薄，具体表现有：档案部门常是一些老同志，很多都是没有受过正规的档案专业学习，半路出家，对业务工作不熟悉，总是边学边干；一些档案管理员学历低下，文化程度不高，很多分院及部门竟然用工人编制人员管理档案，缺乏专业的档案管理知识，对归档文件及其价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的不严肃性、随意性；还有些分院的档案工作是由各院的任课老师兼任，没有设立专门的档案管理人员。这些兼职教师由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，根本没有多余的时间和精力去学习档案专业知识，也没有机会接受专门的档案管理业务及培训，无法实现教学档案的优化管理，更谈不上工作热情。
3、档案信息内容开发不足，档案的管理效率不高
当前，许多高校存在信息内容开发不足的问题。各分院之间教学档案的管理相互封闭，各自为政，无法互相借鉴与交流。尽管有很多高等院校加大了教学档案管理的力度，但是仍然有些问题很突出，二十一世纪是一个现代化、信息化、网络化的时代，这就对我们档案的管理工作提出了新的要求与挑战。
三、高校教学档案管理的对策
1、规范和完善高校教学档案管理制度
高校不仅要制定、完善教学档案管理制度，还要明确高校教学档案管理人员的职责范围，使高校教学档案管理人员有强烈的责任心，更好地调动其工作积极性。工作制度的建立要由学院分管的院长负责组织，由学院档案办公室负责拟定，以便更好地体现档案工作的科学性与专业性。通过其制度的执行，规范高校教学档案具体工作行为，使高校教学档案管理工作真正步入制度化、轨道化、正规化。
2、提高档案管理人员的素质
高等院校是高学历人才集中的地方，但由于各方面的原因，在少数教学档案管理人员中出现了学历低、专业水平差的问题，这就给高校档案管理工作造成一定的阻碍。所以，提高高校教学档案管理人员的素质就显得尤为重要。而要提高高校教学档案管理人员的素质，就要提高高校教学档案管理人员的思想素质。这里所说的思想素质不光是指其政治立场要坚定，还必须要求其对本职工作有认真负责的态度。高校教学档案不得随意去改动，例如学生各科、各学年考试成绩；学院对在职教师教学工作考核的结果等。作为高校教学档案管理人员，不但要有较强的责任心和事业心，更要有爱岗敬业、对工作无私奉献的大无畏精神。其次，高校教学档案管理人员还要具备相应的专业素质。对于高校教学档案管理人员大部分都是半路出家、专业素质比较弱的问题，各分院应当做好其再教育的工作，例如通过各种进修、脱产或非脱产上研究生班，当然也可以通过自身学习来不断提升自己的专业水平和素质，以便能更快地适应高校教学档案管理的要求。
3、提高高校教学档案管理水准，建立多功能型综合档案馆
随着现代科技的前进和发展，构建多元的档案资源管理框架，建设全民化档案馆将会是以后综合档案馆的发展趋势。复合型档案馆是传统档案馆发展的延伸与继续，是传统型档案馆在信息技术条件下，与其发展的数字化档案馆融合而成的一个有机的统一体。复合型档案馆模式融合传统型档案馆与数字化档案馆于一体，是档案馆的必然趋势与选择。但是，目前我国高校的教学档案管理工作，从归档立卷方面，存在着很多档案难以及时接收归档的情况。档案资料如果不能够归档及时，信息能力不强，就会在很大程度上削弱档案馆的作用。而复合型档案馆的建立，则是使现有的综合档案馆强化更有效的途径。综合档案馆的强化会使其功能强化，能够进行统一管理、避免重复的目的，符合构建节约型社会的理念。建立复合型档案馆，不仅能够将高校教学档案作为重点进行归档，还应该将其它各种与教学档案有关的档案进行一体化管理，使档案之间形成一个体系，提高高校教学档案的管理水准与效率。所以，高校各级档案管理部门要加强管理方法与制度的创新，建立一个以现代化、网络化、信息化为主体，以纸质档案为辅的新型档案管理模式。
总之，教学档案是高校档案的重要组成部分，随着高等教育改革的深入和以计算机、网络技术为代表的现代信息技术的迅猛发展。对高校院系级教学档案工作提出了更高的要求，教学管理人员应适应时代需求。提高自身素质，掌握最新管理手段，使教务工作切实为高校教育提供高质量服务，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。
参考文献：
[1]沈跃.高校教学档案管理的实践与探讨[j].青海师专学报,2004(1).
甘肃“综合评估”92.6分
8月14日至19日，国家档案局对甘肃省档案事业发展情况进行了综合评估核查。评估小组认真听取了甘肃省档案局关于全省档案事业发展情况的汇报、自查情况打分说明，查看了评估办法要求提供的各种依据性文件，实地检查了省档案馆，抽查了省民政厅档案室、临夏州档案馆和敦煌市档案馆。
评估小组认为甘肃省档案事业总体来说处于健康积极的良好发展势头。突出表现在：一是甘肃省对档案事业的组织领导比较有力；二是甘肃省档案事业发展具备基本的条件保障;三是各项业务工作得到加强；四是档案管理和服务水平不断提升。
评估小组建议甘肃省委省政府进一步加大对于市（州）县档案馆建设资金补助的支持力度，加强档案馆基础条件建设，加快对国家重要珍贵档案保护工作进度，提高档案信息化建设水平、科技与创新能力。
经过认真细致的核查，各位评委进行了打分。此前，对于甘肃省档案局申报的加分项目，国家档案局在网站上进行了公示，公示期结束无异议，公示结果通报全体评委，由评委决定是否予以认定。经汇总统计，甘肃省在全国档案事业发展综合评估中取得了92.6分的好成绩，获得“全国档案事业发展综合评估先进单位”荣誉称号。在甘肃省档案事业发展综合评估核查情况通报会议上，国家档案局段东升副局长向甘肃省委常委、甘肃省委秘书长姜信治和省人大、省政府等部门的领导反馈了评估核查情况，并向甘肃省档案局颁发了荣誉证书。
甘肃省是国家档案局在全国范围内对省级档案事业发展情况正式开展综合评估的第一家。去年的试点工作中，国家档案局对甘肃省进行了评估试点，今年对甘肃省的正式评估主要是在去年试点评估的基础上的补充核查。
（评估委员会办公室）
光荣历史的见证
在纪念中国人民建军80周年之际，中国人民档案馆、上海市档案局馆、上海文广新闻传媒集团等于7月28日合作举办纪念中国人民建军80周年大型系列活动。此次活动包括“纪念中国人民建军80周年档案实物展”、“外滩故事会”以及学生主体活动等。
档案实物展展出了建国前形成的700多件珍贵档案文献、照片资料和实物，其中七成左右珍贵展品首次公开亮相，生动再现了人民军队22年革命斗争的辉煌历程。
学生主题活动，在市档案馆外滩新馆举行，在现场，中学生和战士齐聚一堂，倾听老战士讲述战斗经历。
外滩故事会，于当晚在外滩公园上海人民英雄纪念塔下举行，上海文广新闻传媒集团广播新闻中心著名节目主持人以故事和档案图片投影相结合的方式，将人民军队成长历程中的细节演绎得栩栩如生，把纪念中国人民建军80周年的大型系列活动推向高潮。
（本刊记者韩伟 辑录）
家庭、楼门都建档
天津市和平区档案局联合区文明办、区妇联开展了“家庭建档增进和睦，楼门建档促进和谐”活动。
活动以提高全区公民道德素质为中心，以提高楼门文化、培养家庭美德、树立良好家风为目标，倡导、引导、指导楼门、家庭建立档案，使档案工作走进楼门（院）、走进千家万户，为邻里和谐、楼门安全、提高文化品位提供服务。并以此记录楼门发展、家庭生活历史，提升楼门、家庭文化品位，增进邻里和谐、友谊，提高家庭生活情趣，家庭生活质量。
（本刊天津通讯员马振萍）
联席会制度
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