【关键词】文档一体化；高校文档管理；文件处理
一、高校文书处理与档案管理的关系爬梳
以往的高校文书工作者习惯于将文书处理与档案管理各自独立；然而，受到计算机全面普及与网络信息共享的大势所趋，传统的文书处理和档案管理方式也相应发生了变化。可以说，当前的高校文书处理中，这两项工作已然相互渗透，融为一体。本人一直从事文书处理和档案管理工作，多年的工作经验表明：文书处理和档案管理之间虽有各自的独立性与特殊性，但由于文书是档案的前身，档案是文书的归宿，两者间缔结的关系仍然是难以割裂的。因此，要实现文档管理的一体化，必须坚持一贯以来的“规范化、标准化、系统化”工作原则，在此基础上逐步改变、完善传统的工作方式，让文书处理和档案管理实现同步化、一体化，以便使二者能够相辅相成，互相促进。
二、高校文档一体化赖以实现的条件
（一）高校文档构建机制是实现文档一体化的基石。文秘工作的协调部门主要是学校办公室与党委办公室，部分高校还将这二者合并为一体，合署办公。校长办公室成为学校文书处理和档案管理工作的主管部门，对全校的文秘工作者进行统一的调配、领导，并通过制定相对完善的管理措施和规章制度对文档工作进行管理。通过校长办公室在具体工作中对高校文书流转进行把控与监管，有效地为文档一体化建设给予组织领导方面的保证。
（二）高校文档的处理方式为文档一体化提供便利。高校的文档资料一般由文秘人员处理，有序的专业训练使其对文档资料处理的各个环节十分熟悉。可以毫不夸张地说，每一份文档资料都是经过专业文秘人员收集、整理、立卷、鉴定、保管、编研等整理归档而形成的，也正是经历过这些流程，文书资料才能演变成文档资料，完成从零散的文件到档案的整个过程。因此，文秘工作者完全可以在文档一体化建设的过程中跳脱出文件与档案相隔离的窠臼，利用计算机互联网系统，把文件工作和档案工作整合为一。双管齐下的工作方式有助于亦文亦档的实现，这样既可节省工作流程，又可加强文档一体化建设的整体性。
（三）现代化技术配备是文档一体化建设的硬件保证。高校的各个部门，基本上都有计算机、传真机、打印机和复印机等现代化技术配备。目前我国高等院校办公自动化也随着网络技术的普及而渐趋完善、成熟，文书管理部门、档案管理部门也都利用计算机网络系统进行工作。电子文件管理系统隶属于计算机诸多信息管理系统中的一种，在文件形成的初始阶段，电子文件便可同时被录入档案管理系统，从而为文档工作提供智能化的便捷。现代化技术配备能够让各职能部门快速地实现文书处理、满足对文件和档案存储及调阅的需求，这些都成为文档一体化建设的硬件。
三、实现高校文档一体化管理的必要性
（一）高校文档一体化的实现是紧跟时展、适应现有学院机构和信息时代的必然要求。同时，也有利于节省工作流程，加强文档一体化建设的整体性，进而确保文档一体化的规范管理。
（二）高校文档一体化为高校各部门提供更为快速和方便的信息共享，且有利于减轻各部门的工作量和节省资源。文书录入成为电子文档后，各职能部门的工作人员可以随时随地查阅，下载原文后亦可反复使用。目前，我国高校的文件电子化工作已相对成熟，方便、快捷、时效长成为其主要特点。例如：我校若要查阅某份关于奖励某年考取并入学就读硕士研究生学生的决定的文件，仅需在校园网的办公自动化系统中“查询方式”框输入上述文件标题的任何一个关键词，便可以方便、快捷地找到这一份文件而不用花费很多时间去档案室查找。
（三）信息时代文档工作管理模式的与时俱进，是适应电子文件管理发展的应有之义。高校文书工作是学校党政办公室或者文秘部门的一项常规工作，但目前有的高校机关领导对其重要性认识不足、有的文书工作人员的工作不够专业、有的经常转换工作岗位，这些均在不同程度上导致文书处理比较混乱，甚而在文件管理过程中时有纰漏出现。俗话说“千里之堤毁于蚁穴”，早期文书撰写和收发工作中存在的瑕疵将会对文书的后续管理工作造成很大的麻烦。因此，实现文档工作的一体化，不仅是为了适应时代的变化和要求，更是为了解决传统文书处理存在问题的有效方法。
四、高校文档一体化管理实现的途径
（一）完善计算机硬、软件和流畅的网络系统。“工欲善其事必先利其器”，要实现高校文档一体化管理，首先要有设备完整的计算机硬、软件和流畅的网络系统。传统的文件、n案管理都是靠工作人员人工管理的，如果没有计算机的硬、软件和网络操作系统，工作人员将再也无法对电子化的文件进行人工管理。在计算机工作普及化和信息共享性日益凸显的今天，计算机系统是电子文件制作、处理，以及归档后的所有管理活动赖以实现的重要依托，没有这一媒介，文档管理者可谓“巧妇难为无米之炊”，不要说对电子文件进行管理，就算是识读都做不到。
此外，不兼容的计算机和应用软件对电子文件的交换、流通及使用都会带来很大的困难。所以，对网络设备及时更新以适应新系统，才能确保该文件的可读性和可管理性。
（二）妥善保存电子文件的元数据。所谓“元数据”，是指电子文件上下文的关系和结构的描述，简单点来说，就是关于数据的数据。对于传统的纸质文档而言，元数据一般直接体现在其形态上，比如说：复印、打印好的文件资料等。与传统纸质文档不同，电子文件的元数据先天性内在地附属于文件的信息中，脱离了文件信息的依归，元数据就无法恢复电子文件的原貌。众所周知，计算机平台的更新换代周期一般为18个月，一旦超过此周期，后来新的计算机设备将很难读出已过时的软件中所保存的信息。要保证电子文件的长期可使用性，最直接的方法是把电子文件转存到新的存储载体上（例如：新的硬盘、U盘等等）。
另外，与电子文件相关的各种系统说明、运作环境说明、硬、软件设备说明等，通通不可掉以轻心，随意放置，而是应该将其与电子文件一起打包保存，以便将来的计算机可以阅读。电子文件和纸质文件的处理过程还有一个很大的区别：纸质文件在流通过程中始终伴随着人们面对面交接的一系列动作，因此体现阅读者和工作者之间的元数据也就清楚地记录在文件上面；电子文件的操作是在网络上进行的，在电子文件的传阅过程中，人们并不需要实际的见面行为，故而体现文件阅读者和工作者之间相互关系的元数据也就不是那么完璧无暇了。假如没有办法提供或者补充这些元数据，电子文件的原始性就会遭到质疑，也有可能给电子文件的保管和长期使用造成困难。
（三）建立并规范文档一体化管理体系。 由于工作方式的改变，旧的档案管理制度就不是很适合现在的工作管理体系；因此，建立并规范新的文档一体化管理体系是现阶段文档一体化工作顺利开展的有力保证。纸质文档的形成、管理是在手工环境下，按照一定的顺序逐步进行的，例如：先生成、积累、立卷、鉴定，后归档、分类，再著录等。电子文件则是在电子文件保管系统内形成并流转的，此过程中的很多程序是要同步进行的，这也使得电子文件的一部分管理功能提前到了电子文件的形成阶段。上述区别促使各部门机构的计算机水平、组织机构、管理制度以及管理者的理念等各个层面发生相应的变化。因此，对于电子文档一体化管理而言，应从严申明管理职责、完善管理制度、树立管理理念、规范管理流程和提升管理者业务水平等方面多管齐下，面面俱到，才能更好地适应现阶段高校文档一体化工作的要求。
（四）高素质管理人才为实现“文档一体化”提供智力保障。提高文档工作者计算机能力、业务水平和法律意识，是更好地做好文档一体化工作的关键。文档工作者和管理者要改变传统的档案观念和工作方式，打破部门分割、各自为政的管理方式，将各部门工作紧密地联系在一起，对于相同环节的一些工作可以同时进行，减少工作流程，节约成本和精力。文档工作者最好是科班出身，既懂得系统的档案理论，具备文档编排管理能力，又有较高的计算机应用水平和操作能力。各高校还可以广纳贤才，招聘一些多功能高层次的复合型人才，并且对于原有的一些初级和中级档案工作者进行业务培训，增强其业务能力，灌输新的文档一体化管理观念，改变管理者传统的管理意识。俗话说：“冰冻三尺非一日之寒”，只有我们档案工作者和管理者在实际工作实践中，将理论和实践相结合，才能摸索出一套适合现阶段文档一体化的管理模式，才能促进高校的教学科研和整体的事业更好地发展。
五、结语
综上所述，高校文书、档案工作一体化是信息时代社会发展带动高校文档工作的必然发展和挑战，也是对所有文档工作者和管理者自我提升和完善的必然要求。文n一体化工作提倡的不是混淆文书与档案的区别、简单地将两种工作合并，而是将其视为一个有机的整体，加以协调和综合管理。只有通过完善文档建构机制、更新基础设施配备、提高文书管理人员的专业水平和档案意识，才能摸索并走出一套适合高校文档一体化管理的新模式。
本文为广东省潮州市哲学社会科学“十三五”规划项目（编号：2016-C-01）研究阶段性成果
【参考文献】
课程体系优化的理念是:行业专家引领，以行业企业工作体系为基础，以职业能力培养为重点，校企共同进行基于物流工作过程的课程开发与设计，遵循职业教育规律，不断优化物流管理专业课程体系。具体思路如图1所示。根据调查建立物流管理专业工作领域职业岗位群，如图2所示。针对上述岗位群，将物流管理专业的课程系统分解为职业公共基础课程、技术基础课程、核心能力课程、职业能力拓展课程等四个相互衔接、交替上升的子系统。其中职业基础课程包括英语、计算机应用基础、体育与健康、图1物流管理专业课程体系设置理念图2物流管理专业的主要工作领域和职业岗位群心理卫生健康、政策与法规等课程。技术基础课程指与专业基础理论相关的课程，主要课程包括商品养护技术、经济法、物流地理等。职业核心能力课程指针对本专业的职业岗位群设定不同的方向模块以培养学生面向不同工作岗位的职业能力。职业能力拓展课程为提高学生的后续发展能力，拓宽专业知识覆盖面，设定能力扩展选修模块。以市场需求为导向确定专业定位，以能力为导向构建课程体系，围绕仓储管理、运输管理、物流信息处理三个核心职业能力和就业所需技能，结合企业岗位，设置相应课程。在具体的课程体系开发过程中，校企合作，按照图2的开发流程，以目前物流实际工作岗位为主，确定专业核心课程;结合物流岗位发展趋势，选择专业拓展课程;以工作岗位必需的基础性知识，确定专业基础课程。根据物流领域的工作、学生个人发展和学习专业课程必要的基本素质，结合国家基本政策，确定公共课程。
2一体化课程建设的思路和方法探索
2.1影响课程系统的因素
影响物流管理专业一体化课程系统的因素很多，可概括为学校内部因素、外部环境因素和企业因素三个方面。学校内部因素包括学校办学理念、教学战略、硬软件资源、学生基础、教师素质等因素，外部影响因素包括经济政策、政治环境、文化环境、基础设施建设情况、市场竞争、社会需求等。随着经济全球化和市场竞争的激烈化，外部环境对课程系统的成败会产生很大影响。因此，在进行课程系统优化时，必须考虑这些因素。工学结合是由学校、企业共同进行人才培养的模式，企业的规模、企业的性质、企业的产品、加工设备情况、劳动状况和工作环境及具体的工作岗位，如工作任务、完成工作任务的工作步骤及所需要的职业能力都会对课程系统有很大的影响。这里强调的是在进行课程系统优化设计时，既要考虑每一因素的影响，也要考虑各影响因素之间的相互作用。
2.2课程系统优化的基本思路
课程系统是一个动态复杂系统，是由很多相互联系、相互制约的要素组成。其要素主要包括课程理念、课程目标、课程开发、课程规划、课程实施、课程管理和课程评价。课程理念是依据当代政治制度、社会习俗、思想观念为背景产生的教育哲学、先进的教育方针和相应的指导思想，根据教育培养应用型高技能人才的目标，高职教育应坚持以能力为本位的理念，高职教育课程的核心理念是应用。课程目标应满足人才培养的需要，其优化的目标是课程整体效能最大化。课程开发要围绕专业的培养目标以及相应的人才规格，实施系统的课程设置与现代化教学方法和现代化教学手段的利用。课程管理是为实现高职课程开发、设计、实施、评价的预定目标，协调人员之间的关系、人与物质条件之间的关系、学校与企业之间的关系等，而对课程进行决策、监督、协调、检测、指导等一系列活动的总和。课程评价是指检查职业分析、教学分析、课程开发设计、管理和实施是否实现了预定目标。2.3课程改革的运作过程课程系统是一个动态系统，要随着市场对人才的需求，不断进行优化。课程系统优化过程可分为相互联系、首尾相接的四个阶段，如图3所示。在图3中，P表示课程优化的计划阶段(Plan)，D表示课程优化的组织实施阶段(Do)，C表示课程优化的检查效果阶段(Check)，A表示课程优化的总结处理阶段(Action)。(1)计划阶段。根据市场需求，结合学校自身条件和合作方的运作情况，明确一体化的教学目标，制订具体的课程系统行动方案。首先成立由行业、企业专家、专业带头人、专任教师共同组成的课程建设工作小组，通过到图3课程系统优化过程图企业调研，与企业技术人员交谈，对职业进行分析，得到社会、企业对岗位的需求情况及职业能力要求，进行需求分析，描述课程优化的目的和目标。目标定位直接决定课程系统的组成部分，对于一体化的物流管理专业课程优化目标主要有总成本最小化、资源利用最大化、服务质量最优化，教学效能最大化。一旦确立了系统目标并分析了系统的制约因素，下一个阶段就是收集系统设计所需要的数据资料，并通过对这些数据资料的分析设计出系统方案。进行课程规划需要收集学生、教师、资源等方面的详细数据，也需要收集行业、企业、社会、市场等外部环境数据。收集的数据应当全面、详细、准确、可靠。(2)组织实施阶段。对各课程方案进行评估，选择合适方案，根据课程目标，实施和执行课程系统方案。(3)检查效果阶段。据课程目标评价、检查课程系统实际执行情况，发现问题，对实施方案的实效评估进行追踪监测，分析方案实施前后的变化，提出评估报告，作为方案修正的依据。(4)总结处理阶段。归纳和总结成功的经验和失败的教训，并把成功经验纳入标准予以推广，对尚未解决的问题留给下一个循环继续完成。
关键词：档案基本功能 文件生命周期 档案一体化
一、档案的基本功能及文件生命周期理论
《中华人民共和国档案法》第二条对档案的表述是：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”档案的产生是以处理复杂事务为目的、以一定的物质基础为载体条件的。档案是一种原始信息记录。学校作为事业单位组织形式，自然有了档案法规定中所具备的一切档案属性。
文件生命周期理论的基本内容：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程；第二，由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段；第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。文件生命周期理论为管理者对现行文件到档案的一体化管理及对文件前端控制提供了理论支持和实践指导。
文件生命周期理论指出，现行文件的管理质量直接决定着档案管理的成败，要求档案人员必须积极进行文件的前端控制，从而确保档案自身管理质量，避免重复劳动，最终进档案室确保档案管理的延续性和科学性，达到学校档案的一体化管理的目的。
学校重点文件档案来源于各职能部门日常工作中自然形成文件资料，加强重点职能部门的文件资料前端控制管理，提高学校档案质量具有重要的实际意义。学校的文件档案记录着学校的发展历史，也记录着教师、学生等成长的记忆。以学校学生毕业登记表为例，做好前期表格的填写及教师规范整理对今后的学生升学、招工、参军等起着凭证性作用。如实记录学生在校的学习经历也是为单位录用的依据。一份如实填写好的学生在校档案材料对于社会提供了真实凭证作用。
二、做好学校档案一体化管理工作
1.建立健全学校档案规章制度
档案存史、记忆等基本功能在学校工作中显得特别的重要，如学生学籍表、各类考试汇总表、毕业生登记表等，都是学生在校期间留下的历史“痕迹”，如同记忆一样。如何将这些记忆和痕迹保持其真实性，作为将来的凭证，是非常重要的一个环节。这些记忆与痕迹的保存对于学校档案工作人员来说责任重大，也是档案法所要求的法定职责。首先要建立健全学校档案管理规章制度依法治档。这在现代职业类学校的发展过程中更加显得极其重要。
在保存学生历史痕迹过程中，首先要厘清学校各部门工作中产生的资料，进行分析归类，按上级有关档案资料归档要求进行整理分目。
2.设立档案管理工作机构
建立健全学校档案管理组织机构，由校长任组长，各部门负责人为成员，由校办公室负责人牵头设立综合档案办公室，配备专任或兼职档案工作人员协助校办负责人整理和管理档案。学校综合档案室工作人员经常与各部门负责人进行沟通，认真管理日常工作并参与检查与指导。
要按《档案法》规定制定好本校归档文件目录表，分发到相关处室及班主任手中，做好平时的收集整理与归档。尤其是班主任，要及时正确填写好学生学期考试的成绩、思想品德等各类表格，认真指导毕业生等表格的填写工作，真实记录在校学生的学籍等相关内容，学生在校期间相关学习内容及活动尤其重要。
3.学校各部门积极配合按时整理档案资料
制定学校资料归档范围，由各部门负责人认真学习档案管理方法，做好平时积累，即时整理，即时归类，即时填写归档文件目录表，按规定制度即时移交并办理移交手续，完成上一年度档案移交归档程序。
4.积极参与文件形成前的规范指导工作
学校的学生毕业生登记表、思想考核表、各学期考试成绩汇总表等，作为学校工作的历史记忆，是相当重要的归档资料，也是学校档案资料保管整理归档的重点。这些资料承载着历史记忆，也是学生在校学习期间的历史资料，对学生今后都起着原始凭证作用。
第一，利用学校建立的“班主任QQ群”积极参与班主任日常工作产生的各种资料积累。档案工作人员要及时提醒重要资料的归档，随时参与班主任工作中产生的各类表册的填写解答指导，根据档案资料归档格式提前上传归档要求的各类表格样张，做到不重复填写或错写。
第二，加强管理，认真负责，做好每一个环节的填写规范。以《毕业生登记表》为例，时常会产生填写内容的随意性、字迹不清、内容不实、空项漏项、盖印的地方未能及时盖印、遗漏现象等问题。档案工作人员要协助班主任共同指导学生在填写《毕业生登记表》中各类项目上的规范填写，真实记录填写各类表格相关内容。
第三，学校档案工作人员积极配合班主任认真填写毕业生登记表、学籍表，注重细节填写、规范填写，做到不漏填、不乱填，保证学生在校学习期间的评语客观公正，真实填写各学期成绩，为学生做好服务工作。
以《毕业登记表》为例，认真、真实填写好《毕业生登记表》、学籍表等各类相关资料必须进行前端控制，主动与班主任协调，提前将应该归档文件各类表格填写清楚，保证文件的真实、完整，对学生负责，对自己负责，对学校负责，更加是对历史真实负责。
三、学校档案一体化管理工作应处理的关系
做好文件生命周期理论框架下学校档案一体化管理工作，应该处理好三方面的关系。
1.模块化与整体性的结合
学校档案是一个有机的整体，但又有各自的模块，譬如学生档案模块、教师档案模块等。各模块各有特点，但又是互相作用、互相支撑，从而构建一个有机的整体。
2.已成性与生成性的结合
学生档案是学校档案的重中之重，数量巨大，条目繁多。一届学生在校时间构成了档案“显性的生命周期”，学生毕业了，归档后成为“已成性”的档案，延续其“隐性的生命周期”。已成性和生成性始终伴随着学校档案的一体化工作。
3.整理性与合作性的结合
学校档案不仅仅停留在整理、归类、入册等环节，很多档案需要各个部门通力合作，互相支持，体现了合作性原则。譬如，学生档案的生成，涉及科任老师、班主任、教务、政教、校办等多个方面或部门，从而体现了高度的合作性，进而优化并延长档案的生命周期的存活质量和存活时间。
因此，充分认识档案的基本功能和文件生命周期理论，做好学校档案资料的前期管理是学校的档案质量整体提高的重要基础，学校档案的真实性、历史记忆、凭证作用才能得到保证。认真做好学校档案工作的前期管理对做好学校档案一体化管理工作具有非常重要的现实指导意义。
参考文献：
[1]浙江省档案局.档案事业概论[M].杭州：浙江大学出版社，2014.
[2]浙江省档案局.档案工作实务[M].杭州：浙江大学出版社，2014.
[3]韩李敏.从档案的基本特点出发推进档案文化建设[C].2011年档案文化建设学术研究论文集，2011.
预算与战略相关性不足预算作为一种战略实行工具，应将处于不同生命发展周期的高职院校战略有效分解成具体的目标和行动方案，以便对部门和员工进行指导。虽然高职院校在进行总体规划时对学校发展进行了清晰的战略部署，但现实中往往是传统预算管理方式，与战略脱节，注重短期效益，忽略长期价值创造。预算管理未能体现人本管理思想人本管理强调人在管理活动中的主导地位，高职院校在管理时应注意调动人的主观能动性。但现实中，某些部门塔式管理过于集权，下层员工丧失了积极性和创造性。在绩效考核上，过度定量考核指标忽略了员工的个人能力、经验、学识等只能定性描述的标准，忽略了员工其他个人追求。预算战略导向与考核评价功能难以并重理论上，预算管理两大基本功能就是计划与控制。其中预算计划就是以高职院校不同生命周期的发展战略为依据，对学校资源进行最优化配置；预算控制以预算目标为标准，对高职院校人员及相应的活动进行考核与约束。现实中，若预算目标与绩效考核并行，可能产生预算松驰①和博弈，对高职院校发展不利；若预算目标不与绩效并行，则无法发挥预算对员工的激励，无法促进高职院校的战略目标实现。所以，高职院校存在预算与考核各成一体的现象。预算对风险控制不强预算管理系统除了满足一般资源配置功能，还要实现对高职院校所面临各项风险进行控制。但目前有些高职院校的预算管理在控制风险方面存在局限性，缺乏甚至没有一套完整的风险控制体系。
2高职院校战略、预算、绩效为一体化的全面预算管理框架
在高职院校市场化转型的背景下，针对高职院校现时预算管理存在的问题，构建一个全面预算管理框架。这个预算管理框架是Kaplan预算管理模式保持原有预算基础上，通过平衡计分卡将预算与战略及非财务指标连接起来，使得预算能够适应新的环境构建的。上图中，首先，战略学习循环中的战略执行不容易被员工理解，需要将高职院校长期战略分解成具体的目标，并设置关键性的指标进行衡量，具体化、形象化，实现战略循环和预算循环有机衔接，使预算执行信息反馈到战略循环上，促进战略不断优化。其次，作为上图中主体环节的预算控制循环，要先根据战略循环中的战略地图总目标和指标、方案来完成预算编制和分解工作，将任务分配到各责任中心。然后进行预算执行与实施监控，再根据反馈信息进行预算执行情况考评与差异分析，之后结合高职院校内外部环境变化进行调整。最后，绩效考评循环中，绩效计划选取战略地图中关键指标为标准，确定对各部门、各员工的绩效期望，强调管理者与员工间的往复循环，确保指标的有效性，并作为员工行为的激励手段。制定好绩效计划后，进行绩效辅导，就绩效计划执行过程监控，分析期望与现实间的偏差。绩效辅导后进行绩效评估，将结果用于薪酬调整、岗位调配、员工激励。对计划中不符合实际要求的部分，再调整更新。
3高职院校全面预算管理流程与实施机制
3.1全面预算编制：实现战略、预算、绩效一体化
高职院校全面预算管理体系中最为关键的就是预算编制环节。一方面，可以利用指标体系表明实施预算管理的最终目的，就是高职院校的长期管理目标。另一方面，为达到预算管理的预计效果，预算编制时应将考核指标作为预算指标的一部分，实现预算的考核激励功能。基于平衡计分卡和战略地图、作业成本法等管理工具，利用关键指标间的价值驱动关系实现战略、预算、绩效的一体化以及资源的最优化配置，以需求起点进行资源配置，作业分析实现价值链优化。基于战略地图的全面预算管理有利于体现全局思想，更好实现预算管理的协调职能，并能将财务指标与非财务指标结合，以此作为绩效考核标准，提高管理效率。另外，将资源分配到关键作业中实现资源的最优化配置，并进行作业分析实现价值链优化（郑礼光，2009）。
3.2全面预算执行与控制：实现动态监控与差异分析
预算执行的动态监控应该是通过预算对高职院校经济活动全过程实施的实时监控，是一种渗透到高职院校各个教学环节及教学、行政部门和岗位的全方位的控制，而且该控制必须是全过程的，分为事前预警控制、事中过程控制、事后反馈控制，并及时对监控结果进行差异分析，及时调整。为实现动态监控与差异分析应借助信息系统来完成。
3.3全面预算调整：滚动预算与分权调整
全面预算调整是通过对实际预算执行情况和绩效考评结果以及实际经济背景进行分析后决定的对整个预算系统进行调整的措施。在该环节上注意两个问题：第一，根据高职院校发展的生命周期和经济环境变化及时调整预算，将原有的固定预算方式改为滚动预算；第二，为实现预算调整的及时性，预算调整可适当分权，实现集权调整与分权自主调整结合。
3.4全面预算基础支持体系：实行精细化管理
全面预算信息系统，在资源管理系统的ERP基础上构建，以ERP人力资源、财务数据等模块中获取多维度数据，实现分部门、分机构、分项目的多维度预算。预算目标最终以资产负债表、收入支出表的形式反映。对于预算的实时性，要结合宏观参数变动模型与预算目标测算系统进行预算编制，实现预算最大程度接近最新要求。内部各测算体系、经济资本配置体系资产质量与损失率估计可促进预算系统指标的核算。
4高职院校精细化管理可从以下几方面优化
1.1目标定位不明确，教学内容不完善
物流管理专业属于新兴热门专业，一些学校为了扩招、抓住发展机遇而开设此专业。而在物流管理专业开设过程中，学校并没有对市场、社会进行充分调研、论证，专业培养方案制订缺乏科学依据，从而存在教学目标、专业培养目标不明确、课程体系不科学、实践教学内容不符合专业发展需求等问题，从而导致学生技能水平、知识结构不能满足市场需求。同时，在实践教学中，一般实践教学包括校内实训、毕业设计、认识实习、校外实习等环节，但在具体教学中，高职院校存在实践教学流于形式、实践教学内容体系设计不合理、实践课程安排不科学等问题。例如，校内实训教学中，实训与理论课相脱离，多在理论课结束后安排2周左右的实训，且实训形式多是在机房中简单操作演示物流软件，实际动手操作能力得不到培养。此外，高职院校缺少与企业的合作，毕业岗位实习多是学生自己联系单位、自主实习，实习不统一、缺乏教师跟踪指导，学生不能很好得从实习中补充知识，实习效果差。
1.2实践教学管理不到位，教学保障不足
在实践教学中，项目管理至关重要，通过项目管理丰富实践内容、制定实践标准。但是，目前许多高职院校没有设置专门的实践实训项目管理负责机构，不能及时调研市场、社会，不利于与企业良好合作关系的建立，且校内外实训基地管理制度缺失。例如，在具体的实训项目中，在学生实训前，高职院校没有结合学生情况及合作企业、实训项目制定可操作性强、任务明确的任务书，学生实训指导性不足。同时，在实训开展过程中，没有及时与学生、与实训负责人沟通，不能全面了解学生实训情况，不能及时给予学生指导。在实训完成后，实训评价流于形式，实训考评缺乏依据，无法对以后实践教学提供参考。此外，在高职院校实践教学设施投入方面，多数院校资金投入不足，没有建设专门的与实践、实训相配套的硬软件设备，如校内实训基地主要是简单的软件模拟，校外实训应用模式单一，基地参差不齐，为学生提供的动手操作机会少。
2利用“一体化”工学结合教学模式开展物理管理专业教学
2.1转变教学观念，重构课程结构
在高职院校物流管理专业教学中，实现“一体化”工学结合教学，首先需要教师全面、正确认识“一体化”工学结合教学内涵、意义，从而转变传统的教学观念、转变教学行为。教师应认识到学生是“一体化”工学结合教学主体，而教师是教学的引导者，引导学生学习、工作。同时，教师还应认识到工学结合不是简单的“学”多少学时、“工”多少学时，而是两者的相互融合，应根据具体教学情况合理调整两者比例，确定何时学、何时工。其次，根据教学目标、学生需求，以课程整体性、实用性为原则，结合服务的经济区域、学科的内在逻辑重构课程结构，尽可能避免课程内容重复，同一规划教学环节。例如，一般情况下，可将物流管理专业教学分为三个阶段，即第一、二学期为第一阶段，第三、四、五学期为第二阶段，第六学期为第三阶段。其中，第一阶段主要开设理论课程，实践穿插的理论教学中，以基本素质课程学习为主;第二阶段等量设置实践课程，而第三阶段学生进行企业。
2.2完善实践教学体系，丰富教学体系内容
物流管理专业实践教学体系的基础是人才培养，要素是能力、知识、素质。同时，实践教学体系教学环境包括课堂实训教学环境、校内实训教学环境、校外实训教学环境。其中，教学组织的基本方式是课堂教学，教师施教、学生学习的主要场所是教室，因此，课堂教学环境建设至关重要，需要根据不同课型进行不同设计。例如，根据不同课型通过案例分析、角色扮演、项目设计、分组讨论等方式开展教学，利用角色道具、多媒体的模拟工作场景，营造真实的职业氛围，使学生更加真实的认识、了解职业工作，并通过合理教学环境设计，为学生提供一个轻松的学习环境，调动学生的课堂参与性，激发学生主动性，提高教学效率。此外，实践教学体系内容主要包括教学目标、组织、内容、评价四方面，需要院校、教师结合人才培养目标、学生需求、市场需求确定教学目标，并设计理论课程、实训课程、企业实训内容等。而在实践教学评价监督体系方面，应组建专门的教学评价小组，开展定期的学生自评、学习指导老师评价、企业指导老师评价，动态了解学生，调整教学内容，提高学生综合素质。
2.3加大实训教学硬软件设施投入，全面建设实训基地
硬软件设施是物流管理专业实训课开展基础保障，因此，在“一体化”工学结合教学开展中，院校应加大硬软件设施采购资金投入，根据课程需求、专业发展需求配置硬件装备、完善软件系统功能，为实训教学提供良好环境。例如，在校内实训中心建设中，硬件系统建设主要内容包括配送中心作业、仓储作业、物流信息技术等，从而实现货位验收、分配等。而实训设备主要包括传送设备、托盘货架、超市货架、轻型货架等。软件系统主要包括第三方物流模拟系统、国际货代与报关管理系统、综合运输管理系统等。其中，第三方物流模拟系统需要符合国际惯例操作流程，而业务环节主要包括模拟仓储、运输、配送、客户管理等。此外，在此基础上，院校还应加强物流综合实训室、新建校内物流综合实训室、校外实训基地建设。例如，在现有校内实训室基础上，院校整合物流运营中心，结合物流行业具体情况，搭建新的校内实训平台，开设TPL项目教学课程，更新电子商务等实训室，确保学生实训的高效开展。
3结束语
班组作为企业最活跃的部分,是企业经营的关键,直接关系着企业的生存和发展,通常企业的经济数据都是从班组生产中生成的,企业在下达了各项经济指标时,由班组具体来实施,因此这就出现了班组管理,为了提升企业的管理范畴,必须要加强企业的管理制度,然而在班组中,它主要是将一个业务与管理相结合,对于班组中,其内部的成员主要是根据生产分工和相互之间的配合来完成的,为了提高企业生产的效率来形成一个分工协作的群体。例如在无线电装配调试生产领域中,一个组件生产线主要分为三个班组:钎焊组、调试组以及电装组,这三个部分最终都是由线长来实施统一的管理,集成企业的生产工序,在整个环节中就体现了业务生产和班组管理的一体化,提高了生产的效率。班组管理主要的目的是:
(1)有效地激励员工,在生产中调动员工的积极性;一体化生产线中,能够有意识的引导班组成员之间的分工,最终将个人的利益与企业的目标相结合,在工作中不仅可以明确员工的工作目标而且可以在工作中相互联系,在团队作业中相互激励,最终实现班组成员的目标。当目标实现后,班组和班组成员的意义就能够体现出来,每个班组成员都能够产生巨大的自豪感和满足感,这种班组管理有助于引导和激励员工,在热情和自信中更好的投入到生产工作当中,有助于企业提高生产效率。
(2)班组建设有助于落实企业安全生产的责任;班组建设工作中,不仅要提高企业的责任而且要为建设安全生产达成目标,安全生产的目标管理主要是将员工个人的责任、权利与利益相连接,最终通过班组成员进行自我管理以及自我控制来具体实现。然而对于整个班组管理来说,需要通过制度的不断完善来加强,采取严格的考核制度,奖惩分明,提高员工安全生产的意思,积极的投入安全生产倡议,为推进整个生产线的安全生产工作而努力。
(3)最大限度的提高企业的管理水平,来提高经济利益。生产线班组的建设主要是通过生产目标和责任目标来具体实现,因此这就需要进行有计划的实施,要求班组的管理人员要有针对的制定一些对策和措施,并且要具体的落实相关的政策,在安全高效的生产程序中,科学合理的完成班组的生产管理工作,从中提高企业的经济效益。班组管理需要注意的问题,由于在班组管理中是一项复杂的工序,因此,在将具体的目标分配给员工时,需要严格的按照个人具体的任务来实施。需要注意的是:不能将企业的利益强加于员工身上,这样就会严重的违背管理的宗旨和目的。企业应该将员工与集体目标相连接,生产当中相互配合,从中发挥最大效益。
2班组建设的构成
无线电装配调试一体化工程中,通过班组建设来提高生产效益,因此班组建设需要以企业的总体战略目标作为主要引导,在通过极限提升班组长的胜任力、班组成员的综合力、班组单元的生产力,这样才能最大限度的落实到企业的执行目标中,整个过程需要学习、实践、达标以及固化循环进行,具体的构成如图1所示。
3加强班组管理的途径
由于班组管理需要通过班组文化的方式来建立,在各个成员与公司之间相互认同的基础上,形成一种凝聚力,共同完成企业的目标,其中具体的班组管理建设需要做到的是:(1)增强班组的凝聚力。首先需要班组的长在日常生产活动中,根据员工具体的特征来分配任务,创建一个充满活力的团队,在科学的领导中共同为目标而奋斗。班组组长明确自身的领导意义,然而各个组员也应该按照具体的要求来自身对照,在团结协作、共同奋斗中高效生产,增强班组建设的凝聚力。(2)努力创建自己的班组文化,由于文化的内涵直接的影响着各个成员的精神面貌,因此在班组建设中,班组长自身的工作作风,民主氛围以及各个成员的心理状况等,这些都是影响班组文化的重要因素,文化的建设能够促使各个成员积极的体现自身的归属感,这样在温馨、和谐以及公平的竞争环境中,实现班组建设的高效性。(3)以成员的发展作为班组建设的导向。无线电装配调试生产中,班组的管理导向分为以业绩、能力和成员发展。其中以成员发展为导向建设中,在能力和业绩的基础上,需要以人为本,互相尊重,在发展中实现个人利益与企业利益共赢的目的。这就需要将各个成员看成是企业的人才,员工在体现自身发展空间的同时不断的创新,最终不断的完善和提升班组管理。
4结语
作为一种管理理论，组织文化是在近年提出的企业文化理论的基础上发展而来的，是在对当代组织管理理论与文化学理论的综合研究和探索中逐步酝酿提出的。它是一种基于对组织小社会综合系统分析的理论，是管理理论发展的一个新阶段。这种理论的核心内容是汲取传统文化精华，结合先进的管理思想，为组织建立起一套明确的价值观念和行为规范，并利用它帮助组织进行有效的管理活动。
组织文化包含三个层次。最外层器物层是组织的物质文化。它包括组织进行正常活动的物质条件，这是组织物质文化的基础;组织活动的产物和成果，这是物质文化的体现。中间层制度层是组织的制度文化。它包括组织的管理制度，这是制度文化的主体;各种具体的规章制度与管理，这是制度文化的实施系统;组织的人际关系，这反映了制度文化的性质与水平。最内层精神层是组织的精神文化，它是组织文化的灵魂。它包括作为知识技能体系的专业，如专业知识，专业观念、专业活动，这是精神文化的起点，组织成员的教育、卫生、体育、文娱等文化设施、文化形态、文化活动，这是精神文化的有形体现;组织成员的思想信念、理想追求、价值准则、伦理道德、精神面貌、心理状态、习惯传统、思维方式等，‘这是精神文化的实质和核心。
物质、制度和精神构成组织文化的三要素，各有其不同的功能。物质文化是组织文化的基础，制度和精神文化是在此基础上产生的，制度文化是组织文化的关键，它把物质文化和精神文化统一为整体;精神文化是组织文化的主导，它决定了组织物质文化和制度文化的发展方向。而整个组织文化的功能则是满足社会需要、_仁级要求和组织自身生存发展需要的统组织文化三要素之间是相互制约、相互渗透的。价值观念是组织文化的核心，集中体现组织文化的特色。从某种程度上说，人们往往在一定的文化精神指导下去完善和改进组织，的制度的，甚至在一定的组织器物上也常常反映出组织的某种精神观念。从另一个角度看，物质文化水平及其使用方法也依次影响和决定着组织的制度文化和精神文化。在组织活动的成果上，总是打上组织深层文化的烙印，凝聚着组织成员创造力的特点，蕴含着组织群体的心、「理素质和思维的特定形式。
组织文化的本质内容是组织精神，包括坚定的组织追求(组织目标)、强烈的团体意识、正确的激励原则、鲜明的社会责任感、可靠的价值观和方法论(也可称组织管理哲学)。组织的物质、制度、精神三大要素与组织的特点与实际相结合，便形成了各组织之间互不相同、各具特色的组织文化。
组织文化载体是组织文化的各种具体表现形式和实际手段。它一般包括组织的设备设施和各种工作成果，各种成文的规章制度、守则、手册;专业资料、专业成果;组织特有的口号、歌曲、徽记;各种习惯风尚、行为规范、一般观念和价值观念等。组织文化载体种类上的差异、水平_L的高低以及整个载体和谐统一的状况，反映了组织文化的风貌、特色和发展程度。
二、组织文化与企业文化
组织与企业是两个不同的概念。企业是营利性的社会经济组织，是社会组织的一种。而组织则是各种具有共同目标、行为心理相互作用、在特定关系模式(结构、体制)中从事一定活动的社会群体的集中概括。组织不仅包括企业，而且还包括行政机关、党群组织、军队、学校、科研机构等各式各样的社会组织群体。本文所讨论的组织主要是指各种基层社会组织。因此，较之企业文化，组织文化研究具有更为广泛深刻的社会意义。组织文化理论是企业文化理论与组织管理理论的深化和发展。
较之企业文化，组织文化不但具有更为广大的外延与深刻的内涵，而且有着极为悠久的发展历史和内蕴宏富的文化传统。自文明产生以来，人类就一直生活在各种有组织的社会群体之中。组织是人类与生俱来的生存特性与存在形式，是人类的本质特性。而企业则是近现代社会的产物，是人类社会特定的发展阶段—商品经济社会的产物。组织文化在其漫长的发展历史中积累了极为丰富的经验、知识、理论和传统。以我国为例，远的有中国几千年封建社会形成的、结构细密经验浩繁的行政组织文化，近的有战争年代创造出的卓有成效的革命组织文化。它们既是现代组织文化发展与进步的宝贵历史遗产，也是企业文化发展需要汲取的重要知识宝藏和精神源泉。日本企业重视研究《论语》、《三国演义》和《孙子兵法》，是一个极好的佐证。
组织文化理论是企业文化理论的发展，反过来它又丰富促进了企业文化理论的深化与进步。首先，作为系统的理论形态，企业文化理论提出在先，组织文化概念提出在后。组织文化是受企业文化的启发、在企业文化理论的基础上提出的。其次，尽管企业文化理论提出不久且仅具雏形，但随着企业文化理论的诞生与发展，实践愈来愈证明:它的基本原理不仅适用于企业组织，而且也可广泛地适用于一切社会组织。因为任何组织文化都是社会大文化之下的亚文化形态，具有彼此的共性及其共同的文化运行机制、共同的管理活动规律。由企业文化发展到组织文化，是管理理论发展与组织管理实践的逻辑的必然趋势和要求。再次，只有通过更高层次更为广阔的组织文化视角，才有利于更深层地反思和总结人类丰富的管理文化，更深入广泛直接地吸收、继承和发展一切人类管理文化的积极成果，并据以改善和改进实际的组织管理工作。组织与文化是人类所有管理活动的共性特征。所以，组织文化的提出反过来又促进了企业文化理论的深入和发展、丰富与成熟。
由上可见，组织文化与企业文化的关系是相互吸收相互促进的关系。一方面，企业文化的发展，需要博采众长、推陈出新，充分地吸取其他各种组织文化丰富的历史经验、理论精华与优秀传统。例如，要塑造具有中国特色的企业文化，就要继承和发扬我国革命战争年代形成的革命组织文化的精神，充分借鉴具有优良传统的革命军队组织文化，包括其卓有成效的思想政治工作传统。另一方面，新时期各类组织的管理工作，也需要不断地吸取组织管理尤其是企业文化的新鲜成果，改进和提高组织的效率，适应迅猛发展的时代新要求。
三、组织文化的特征
组织文化理论是现代管理理论与文化学理论的综合产物，具有不同于一般管理理论与文化学理论的特定内涵与外延。与一般文化学研究不同，组织文化的研究对象主要是各种具体的有组织的社会群体;研究的直接目的是为了有效地管理组织，研究的方法不仅采用单纯的静态描述比较方法，还采用各种实证方法、动态分析乃至实验方法等。
组织文化较之当代管理理论具有以下特征:
(1)综合性。当代管理理论一般是分别从不同侧面研究组织运行的规律，而组织文化则是综合立体全方位地研究组织，并力图阐明组织内部各要素各个子系统之间的内在联系。
(2)民族性。在重视组织管理一般理论的基础上，组织文化更注意到民族各地区在文化上的差异及其在管理上的影响，强调继承和发扬本民族本地区文化的优秀文化传统。
(3)个性。组织文化重视组织的个性特征及其在管理上的影响。当代管理理论常常试图寻找一个适用于一切情况的组织运行模式，而组织文化理论更强调在管理中要注意到组织的个性特征。组织应该按照自身的特点去进行有效的管理。
(4)历史性。组织文化理论把组织活动作为一种具有历史继承性的动态过程。组织是一个有生命的机体，在其生长的过程中，先天的素质、历史的积累、后天的营养与现实的环境等多重因素都会对其发生影响。因此，对组织的管理要考虑到组织的历史与传统，有针对性地进行管理活动。
(5)群体性。对于管理中人的因素，当代管理理论注重对个体人的研究，对群体的研究则大多集中于组织内部的小群体，而组织文化则重视对群体人的研究，尤其是重视组织群体的行为心理在管理中的独特功用，认为组织文化实质上是组织群体的文化。组织群体的行为心理是组织文化最深层的运行机制与基础，是组织文化的本质特征。组织群体文化的和谐、向上与一致性，是组织文化的生命，是组织秩序、效率与成败的基础，是判断组织文化优劣是非的重要标志。
(6)主体性主动性。当代管理理论常常有意无意地把管理活动中的人(个体与群体)当作一种消极被动的客体。早期泰罗时代的“经济人”假定是如此，后来的行为科学的“社会人”的认识也是如此，后者往往把人纳入了消极的需求刺激行为反应的机械模式之中，没有从根本上改变管理中人的被动局面。组织文化把人当作管理活动的主体，注重主体行为的自觉性主动性，注重通过组织文化的塑造、群体心理的墙养，来挖掘、激发、输导主体内在的巨大潜能、活力和创造性。在组织中，主体创造着自己的历史，主体是组织的真正主人。
(7)精神性。与以往的管理理论不同，组织文化理论突出强调组织精神等精神文化范畴在组织管理活动中、在组织文化塑造过程中的核心主导作用。这一点在以往的管理理论中并不为人所重视。
总之，组织文化在管理理论.上、在管理实践中所表现出的综合性、民族性、个性、历史性、群体性、主体性主动性与精神性等独特特征，把当代管理理论推上了一个崭新的发展阶段，使管理从以往过分重视制度、体制、结构、战略等硬囚素硬管理，向着重视精神、价值、传统、作风、群体、个性等软囚亲软管理过渡和转变。
四、组织文化的功用
(1)目标导向功用。为了实现组织预定的目标，把组织成员引异到组织所确定的目标上来，传统的做法强调单纯的策略手段引导。与此不同，组织文化强调通过组织文化的塑造来引导成员的行为心理，使组织成员在潜移默化中接受共同的价值观念与理想追求，自觉自愿地把组织目标当作自己的目标。因为，在健康的组织文化环境中，组织目标本质上是群体的目标，它反映了群体的精神愿望、生活信念，道德理想与行为准则。这种溶于组织文化的组织自标具有强大的影响力和号召力，能够引起组织成员普遍的心理共鸣与行为反应，能够规范统一组织成员的行为心理。
(2)‘“软”约束功用。为了保证组织的正常运转，与传统理论强调单纯制度“硬”约束不同，组织文化理论强调“软”约束。组织文化注重管理活动中的精神、价值、传统、群体等软因素，强调软约束软管理，能够弥补组织管理单纯“法制”(，严格的规章制度与管理)的不足。组织的规章制度只是组织最基本的价值观念及其行为规范的反映，‘已对组织成员行为的调整范围很有限。由于其刚性的特质，使它很少能顾及人的复杂实际与多方面的需要，因而很难焕发出组织成员的积极丰动性。所谓组织文化软约束功用，就是指通过组织文化的塑造，可以在组织群体中培养出与制度硬约束相协调相对应的环境氛围，它包括群体意识、社会舆论、共同的风范和风尚等精神文化内容，从而造成强大的使个体行为从众化标准化的群体心理压力与动力。这种软约束比硬约束具有更为强大持久深刻的实践效果。
(3)群众凝聚功用。组织文化是一种群体文化，是组织群体共同创造的。在优秀的组织文化中，寄托了组织成员的理想、希望和要求，关系到他们的命运和前途，也决定了他们的现实生命.共同的文化习性、传统风范、心理意识、行为规范，使组织群体产生强烈的内聚外斥的动力机制。组织文化愈发达水平愈高，群体行为心理就愈协调愈统一，个体对群体的归属感、，自豪感和我群意识就愈强烈，组织群体的吸引力、影响力和凝聚力就愈大。
(4)积极的激励功用。组织文化能起到传统激励方法所不能起到的积极的激励作用。因为组织文化的塑造能给组织成员以多重需要的满足，并能对各种不合理的需要通过组织精神的培养给予调节。同时，优电的组织文化能够在组织成员行为心理中持久地发挥作用，避免了传统激励方法引起的各种组织行为短期化和非集体主义性的恶果，使组织行为趋向合理。
五、组织文化理论的现实意义
(1)它是改进和加强组织政治思想工作的重要课题。以往有些组织的政治思想工作之所以出现和日常工作“两张皮”的现象，一个重要原因，就是作为塑造组织文化重要手段的政治思想工作未能结合组织的实际需要。如呆我们能够依据党的总任务总目标，形成良好的组织风气、作风和行为的规范，把组织成员的积极性引导到为组织进步发展而奋斗上来，那么组织的政治思想工作就不再是只讲空话了，.而成为有形、有情、有声、有效的实际工作。
(2)它是适应和改进组织管理的客观姗要。随着社会主义事业的发展改革的深入，建设高绩效高水平积极向上的各种组织已经成为时代赋予我们的紧迫任务。这就要求全体组织成员的意志、责任心和主人翁的工作态度，集中到为完成组织任务和发展上来。社会丰义的主人翁精神体现在与组织同呼吸、共命运上，体现在人们关心和爱护组织的实际行动上。
(3)它是确立和形成组织现代化I理观念的必然趋势。在我国，过去的组织是单一的执行型的，崇尚的是“一切行动听指挥”的群体意志，而今组织要向改革开放条件下的管理开拓型转变，这就要向组织成员不断灌输尊重知识、尊重人材，重视管理和效益，鼓励竟争和开拓等现代化管理需要的，具有时代精神特征的价值观念和群体意识。另外，现在组织常常面临多方面的社会主义竞争与竟赛，巨大的竟争压力也迫使组织产生一种新的内在要求，这就是组织的凝聚力。组织要通过它来统一各个成员的信念和意识，同舟共济竭力为组织奋斗。
关键词：文档；一体化；管理；生命周期
早在19世纪80年代，我国档案学界专家就已提出要改革将文件与档案分离管理的传统体制，并于1993年正式提出文档一体化管理的思想，即文书档案连锁法。电子文件的涌现将文档一体化的研究推向新的阶段，电子文件生命周期理论和文件连续体理论相继提出，并成为信息时代，数字环境下文档一体化管理的新支柱，是档案工作者从更高层次来认识文档一体化管理的含义。
施行文档一体化管理是企业发展的必经之路。随着企业的发展壮大，纸质文件传递收到时间和范围的局限，已无法满足企业管理需求。而文档一体化则能够提高企业公文流转以及日常事务工作的管理水平，因此充分理解和应用文档一体化管理在企业信息化、管理中起着不可替代的重要作用。
1 实施文档一体化的背景和现实意义
1.1 实施文档一体化的背景
大亚湾核电站总经理在评价核电站运行情况时曾说：“大亚湾核电站所以能长期安全、优质、高效，是因为有三大支柱：一是拥有一流人才；二是拥有世界上先进的技术设备；三是拥有一个优秀的文档管理系统。”他将文档管理列为保障企业安全、优质、高效的关键，可见文档一体化管理的重要意义。信息环境下的企业文档一体化是借助计算机技术和网络通信技术，保持文件处理和档案管理的连续性和整体性，组成一个综合的管理系统，并对文件处理和档案管理信息进行存储、控制、加工和传输，以实现对文件和档案管理的整体优化。
经济全球化和信息化对企业来说既是挑战也是机遇。随着以计算机为代表的全球科技现代化、网络化、信息化的迅猛发展，电子文件的大量出现，高效、便捷、优质的数字化工作模式越来越受到人们的青睐和推崇。尤其最近几年，办公自动化的普及和应用，电子文件已成为文件的发展趋势。它不仅节约纸张，减轻了文件管理部门的工作负担，更重要的是进一步提高了办公效率。企业应抓住这个机遇，采取积极应对措施，加速推进文档一体化管理进程。
1.2 实施文档一体化的现实意义
文件的主要功能是现行效用，档案由文件转化而来，但它是文件的特殊阶段，具有长远的参考服务价值。两者之间既有区别又有密切的联系。文件管理是档案管理的起点，档案管理则是文件管理的发展和延续。文件管理的质量将直接影响到档案管理的成败。因此档案工作应提前介入文件的管理，对文件的形成、积累工作进行监督、检查和指导，是文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化。而随着计算机应用的普及，文件管理和文档管理这两个不同阶段和性质的工作连接的更加紧密。
就目前我公司文档管理而言，与文档一体化的目标还有很大的差距。在历次型号产品进行质量复查时，都需要相关人员手工翻阅、查找、对比、记录大量的纸质原始数据，才能完成复查报告的编写工作。如果文件从形成、办理到归档、保管、利用等过程实现一体化，则能实现快速检索、查寻、对比、记录等工作，节省大量的人力、物力，从而实现高效、便捷、优质的工作效率。
2 文档一体化理论基础
2.1 文件生命周期理论
文档连续管理的概念虽由来已久，但中国学者对文档一体化的研究是在20世纪80年代中期文件生命周期理论传入中国后逐步形成。文件生命周期理论最早由欧美档案学者提出，他们对文件和文件中心作出了理论解释，并逐步扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理。这被世人认为是现代档案学成熟的重要标志。我国著名档案学家何嘉荪指出：“文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存，经历了一个完整的运动过程。研究文件运动的这一发展过程及规律的理论被称为文件生命周期理论。换言之，研究文件运动全过程的演变规律、阶段划分、各阶段特点与联系、以及相应管理行为的理论就叫做文件生命周期理论。”文件生命周期理论的立论基础是文件价值形态的变化规律。对此，美国档案学家谢伦伯格就曾把成为公共档案的文件的价值归纳为：“对于原机构的原始价值和对于其他机构及非政府使用者的从属价值。”虽然各国档案学者根据本国国情，对文件运动过程进行了不同的划分，但无论具体划分如何不同，其基本内容是一致的：文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出完整性和连续性；文件在其生命运动中表现出不同的价值形态而划分为若干阶段；不同阶段的文件与其服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在的对应关系（见表1）
2.2 电子文件生命周期理论
自20世纪90年代中后期，随着计算机与网络技术的应用，电子文件开始普及。电子文件拓宽了文档一体化管理研究与实践，使研究更加深入。电子文件生命周期理论应运而生，并成为数字环境下文档一体化管理的新支柱。
电子文件生命周期理论是由国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年的一份有关电子文件管理的报告中提出的。它借鉴了软件工程学中软件生命周期的划分方法，将电子文件的整个生命周期划分为3个阶段：概念阶段、产生阶段和维护阶段。其中概念阶段是指电子信息系统的设计、开发和安装阶段。电子文件生命周期理论基本思想与文件生命周期理论大致相同。电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程。但是电子文件生命周期理论认为这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中。电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；对电子文件生命全过程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。
关键词 管理学 钻石模型 制度变迁 管理创新者
人类管理实践活动几乎是与人类文明曙光同时出现的，探索管理活动规律的研究工作可以追溯到公元前的中国和古希腊。在古希腊的哲学家苏格拉底、柏拉图和亚里士多德等人的著作中可以找到有关管理规律的一些论述，而公元前5世纪的《孙子兵法》则因为探索战略的一般规律被认为是最早、最系统的战略管理学著作。但是，管理作为一门系统的科学研究对象被认识、研究，并且管理实践能够得到管理科学知识的指导，则是在刚刚过去的100年中才发生的。一般认为，在19世纪末期和20世纪初期，美国人泰勒开始使用秒表研究如何提高工作效率，而法国人法约尔一直在思考组织管理活动的普遍性和独立的规律，这标志着传统管理学的诞生。在过去的100年中，管理从一种不可言传的非正式的活动，发展成为一个独立的职业，人们不仅认识到管理活动的普遍性——管理几乎存在于所有的人类组织和人类有组织的活动中，而且从各种可能的角度、采用各种可能的方法对管理活动和问题进行规范分析和研究。由于管理科学知识被广泛地用于指导管理实践而管理效率被大幅度地提高，管理科学化进程不断被推进，管理学的知识体系不断地扩张。这也难怪有人说，过去的20世纪是管理的世纪。经过整整一个世纪的发展，管理学已经发展成为具有庞大知识体系和学科分支的复杂学科，在人类文明进程和知识宝库中占有了重要地位。
一、管理学发展的三个线索
在过去的一个多世纪的时间里，管理理论经历了古典管理理论阶段（早期管理阶段）、行为科学阶段（传统管理阶段）和现代管理理论阶段，出现了社会系统学派、决策理论学派、管理过程学派、系统管理学派、经验主义学派、管理科学学派、经理角色学派、权变理论学派等诸多流派，形成了庞大的管理学知识体系。面对百年形成的庞大的知识体系和众多的流派，管理学的研究者一直试图归纳出管理学发展的逻辑主线。但是，由于百年来管理经典著作所关心的主题过于复杂，包括管理与管理者、领导、组织与人事、效率、市场与顾客、竞争与战略、创新与变革、现代公司的组织逻辑和管理的国际化等诸多方面。而从管理学的学科分类角度而言，战略管理、人力资源管理、生产管理、营销管理、组织管理、质量管理等构成管理学的经典内容，而且这些学科还在不断地丰富、细化、交叉和发展，管理学的新学科、新分支还在不断地产生。因此，迄今为止，并不存在一个公认的管理学发展历史逻辑主线。
从现有文献看，研究者所总结的管理学发展线索主要有三类，第一类是根据管理学的内容构成进行划分，例如将管理学发展路径划分为组织理论研究的演进路径（从古典组织理论、组织行为学、组织社会学、领导科学到企业文化等）、管理方式方法研究的演进路径（从科学管理理论、行为科学、管理科学理论、决策理论到生产管理信息管理方法等）、经营理论研究的演进路径（从厂商理论、产业组织、市场学、消费者理论到战略管理）。第二类是根据管理知识的产生方法来进行划分，例如将管理学的形成与发展划分为三条线索，即应用管理学（从管理实践中总结出来的管理原理和方法）、理论管理学（以基本的人性假设出发构造的管理理论）和实验管理学（以管理案例为主的管理学）。第三类则是根据管理学发展的影响因素来划分。在著名管理史学家雷恩看来，管理理论的发展与文化环境紧密相联，管理理论发展既是文化环境的一个过程，也是文化环境的产物。基于此，有的学者认为存在三条管理学发展轨迹，一是以科学文化为基础的科学主义线索，由泰勒科学管理开始，包括社会系统理论、管理过程理论、系统管理理论、管理科学理论和决策管理理论等；二是建立在对现代人性基础的人本主义线索，从梅奥对“社会人”的研究开始，包括个体行为理论、团体行为理论、组织行为理论和管理伦理理论等；三是建立在文化模式基础上的文化主义的线索，由德鲁克管理实践理论开始，包括组织文化理论、战略管理理论、变革管理理论、知识管理等。基于对于文化环境对管理科学发展具有重要影响作用的认识，还存在另外一种管理学发展的线索的划分，即以资本主义精神为文化基础的古典组织管理理论、以环境地域文化（主要是美国文化）为基础的现代管理理论丛林和基于东西方文化渗透的当代管理理论。
显然，第三类从管理理论发展的环境影响因素角度来分析管理学发展的线索，与前两类从管理内容和从管理知识产生方式角度划分管理学发展线索相比，具有时间上的前后继承性，而前两类的管理学发展线索在时间上具有并行性。从管理学发展历史角度考察，无疑从管理理论发展的环境影响因素角度分析管理发展的线索更有价值。但是，仅仅将环境影响因素归结为文化环境是过于泛泛而又不全面的。
二、管理学知识发展的“钻石模型”
庞大的管理学知识是怎样产生和发展的呢？纵观整个管理理论的发展史，认为管理理论和管理学知识的产生与发展的影响因素可以归结为两大类，一类是持续作用的长期因素，这主要有制度变迁、科技进步与文化传统三方面因素，体现了制度环境、科学技术环境和文化环境的作用。另一类是短期作用的临时因素，例如战争和其他重大突发事件（比如经济危机）。这两类因素作用于管理理论和知识创新的能动主体，包括企业家和其他管理实践人员或者团队、专业管理研究人员或者团队、专业管理咨询人员或者团队等，这些人员提出管理理论和方法，创新管理知识，实践新的管理思想，从而促进管理学的不断发展。
“钻石模型”表明的是，科技进步、制度变迁和文化传统与管理创新者的创新活动相互作用最终推进着管理理论发展、管理学知识的创新与积累，而战争和其他一些临时重大事件对整个过程也有短期的推动作用。这里科技进步因素具体包括认识世界的科学理论的发展以及改造世界的技术方法和工具的创新，科学发展不断为人类提供正确认识世界的思想和方法，而技术进步则不断为人类提供改造世界的工具和方法；制度变迁是指有关宏观社会、经济、法律、政治和微观具体经济组织运行等方面正式规则的变化，这些规则变化会引导和约束人们的行为选择；而文化传统要描述的是长期以来形成的对人们行为具有引导和约束作用的非正式的规则，与制度变迁中的正式规则可以较快地发生变化不同，文化传统的形成和变化往往是长期的渐变过程。这里管理理论发展和管理学知识的积累，既包括管理思想、理论、方法等以各种形式体现的管理知识的丰富发展以及管理学的发展，也包括解决各种现实管理问题、提高管理效率的管理实践活动的创新与发展。这对应到管理科学化进程的内涵上，包括管理实践层面、管理理论问题研究层面、管理学科发展层面三方面的管理科学化进程。也就是说，上述“钻石模型”既是一般意义上的管理学理论与管理知识发展的影响因素模型，也是管理科学化进程的影响因素模型。这个模型是基于管理科学化历史进程建立起来的，因此从管理科学化的历史上看，该模型基本描述了管理科学化发展的逻辑关系，可以认为是一个管理学知识产生和发展的历史逻辑图。
三、管理学知识发展的具体影响因素分析
（一）科技进步因素。尽管探索管理活动的普遍规律、提高管理活动效率的尝试可以追溯到古代，但管理科学化进程却真正始于19世纪末20世纪初，是工业革命后科学技术广泛运用于企业组织的结果。从18世纪工业革命开始，一般认为技术进步周期可以划分为5个周期，每个周期或者阶段长约半个世纪，也就是经济学中的康德拉季也夫长波，伴随着连续的技术进步周期，管理科学化的进程不断推进。（1）在第一次(18世纪70年代和80年代到19世纪30年代和40年代)和第二次(19世纪30年代和40年代到19世纪80年代和90年代)与科学技术进步水平和工业化进程相适应，只出现了科学管理的初步实践和早期的科学管理思想，企业管理仍处于经验管理阶段。（2）到了第三次技术进步长波周期(19世纪80年代和90年代到20世纪30年代和40 年代)，即从19世纪下半叶开始，由于以牛顿力学为主题的经典力学体系和以麦克斯韦电磁理论为核心的经典电磁理论都已经建立，这些自然科学理论体系为技术革命提供了科学前提，尤其是电力技术的广泛应用，引发了动力革命，促进了社会化大生产的发展。而由技术革命产生的社会大生产必然对规范管理提出要求，原来的经验管理显然无法满足社会化生产和大公司发展的需要，于是科学管理理论应运而生。科技进步对管理创新的影响不仅体现在这方面，还体现在由于自然科学技术进步的成功产生了的巨大社会和知识效应，使得科学方法在管理问题研究和管理理论产生方面起到了示范作用。泰勒试图通过科学实验方法寻求优良的管理方法，把管理提高到科学层次，从而提出了科学管理理论；而法约尔的组织管理理论和韦伯的行政组织理论则是通过对组织管理普遍性原理的追求，把管理提高到理性层次；而梅奥的行为科学理论也是以实验方式研究人类管理行为的。（3）进入到第四个技术进步周期（20世纪30年代和40 年代到20世纪80年代和90年代），科技进步进一步推进了工业生产力的发展，由福特公司开创的流水生产成为普遍的生产组织方式，而计算机的诞生、应用和发展，对管理科学化进程起到了巨大的推进作用，产生了计算机管理学派。而该阶段系统论、信息论、控制论、耗散结构论、协同论和突变论等自然科学哲学理论的产生和发展又为管理理论丛林的产生奠定了方法论基础。（4）人类社会正处于第5个技术进步周期中，该阶段主要技术特征是信息技术的突破性的发展。信息技术的发展彻底改变了人们的生产和生活方式，该阶段的管理创新主要是由于信息技术的发展而产生的，管理信息化成为该阶段管理创新的主线和管理科学化的主要内容，供应链管理、企业资源计划、西格玛管理、敏捷制造、计算机集成制造、网络营销等依靠信息技术的新管理思想或方法得到发展和应用，与信息化社会相适应，核心能力理论、流程再造理论、学习型组织理论等广泛传播。归结起来，科技进步对管理科学化进程的影响主要体现在三方面，一是科技进步推进社会经济发展，进一步产生了对管理科学化进程的需求；二是科技进步直接为管理科学化提供了技术、手段和方法等方面的支持；三是科学研究的思维、方法还为管理学理论和管理问题的研究提供了方法论的指导。
（二）制度变迁因素。没有人会否认，泰勒科学管理理论的产生的前提是以分工生产为基础的现代工厂制度的出现。在经济学家看来，始于英国的工业革命不仅仅是一场技术革命，更重要的是一场制度创新，“产业革命的实质就是用竞争取代以前控制生产和财富分配的中世纪规则”。工业革命在西方彻底摧毁了封建社会的生产关系，建立了资本主义社会化大生产的现代工厂制度，工厂中实施了高度的专业化分工，极大地提高了生产效率，亚当?斯密在其名著《国富论》中曾详细分析了分工制度（专业分工和职业分工）能够提高企业效率的原因。工厂制度的产生对科学管理提出了要求：如何解决高度分工条件下的协作问题，如何解决工厂制度下工人的培训和激励问题，如何改善由于工厂制度的发展而逐步恶化的劳资关系。泰勒的科学管理理论正是在对这些问题的回答中产生的。制度变迁对管理创新和管理科学化进程的影响不仅仅表现在“需求牵动”方面，而且从企业制度的演进看，企业制度变迁还在很大程度上影响着谁来承当管理创新主体的角色和管理创新和科学化的方向和内容。制度创新与变迁的另外一个重要作用在于，还为管理创新和管理科学化进程的推进提供了激励约束机制。所有的创新行为都是有风险的，而现代产权制度和专利制度的产生，保证了承担创新风险的创新者能够获得创新收益。如果将企业的创新活动分为企业制度创新、企业技术创新和企业管理创新，那么可以认为企业制度创新、管理创新和技术创新呈相互“支撑”的三角关系，企业技术创新可以为企业制度创新和管理创新提供物质技术条件、形成相应的技术能力保障机制，企业管理创新为企业技术创新活动和制度创新提供了组织管理方面的保证，而企业制度创新为企业管理创新和技术创新提供了制度基础，形成了相应的激励机制。企业制度不同，提供的管理创新激励机制是不同的。总之，制度变迁，尤其是产权制度变革，对管理创新和科学化进程的影响是全面的，对管理创新主体的选择、管理观念、管理方法和管理组织结构的创新都具有强有力的激励约束作用。
（三）文化因素。文化传统体现为社会认可的价值信念、伦理规则、道德观念、风俗习性、意识形态等，因此文化对于人的行为的影响是潜移默化的，但往往又是根深蒂固的，不同的文化模式下会产生不同的行为方式。具体从管理科学化进程看，科学的管理理论和实践是有其文化背景和基础的。具体而言，可以分别分析文化对管理研究活动和管理实践活动的影响。从管理研究层次看，管理科学化进程开始和推进的一个重要原因在于，在文艺复兴以后，科学主义的价值观逐渐成为人们认识世界和改造世界的主流文化，科学主义所包括的逻辑主义、分解思维、规范形式、精确原则和实验原则被广泛地应用到世界各个领域的问题分析研究中，人类社会普遍存在的组织管理问题自然也不例外。泰勒首先将科学价值观念和科学主义的研究规范引入到生产作业管理领域中，通过追求管理的科学化、规范化和有序化来提高人类生产制造活动的效率；而法约尔则试图应用科学的思维方式寻求整个企业管理活动的一般性规律；韦伯、巴纳德等人是在探索一般组织和社会领域中管理活动的科学管理原则；而行为科学是按照科学研究的基本要求来分析人的行为的科学规律；现代管理理论则是应用运筹学、系统论、信息论、控制论、耗散结构论、突变论、协同论等科学理论方法和信息技术、网络技术等手段来分析和研究管理问题。没有追求科学和理性的价值观，没有应用科学原则研究管理问题的信念，没有科学的文化基础，管理科学化的进程也就无从谈起。从管理实践活动看，文化可以在民族文化和组织文化两个层次影响管理实践活动和管理科学化进程。一是在民族文化层次，二是组织文化层次。前者是宏观文化环境层次的影响，而后者是指组织成员共享的价值观。组织文化对管理者的管理实践活动具有重大影响，可以通过影响管理者的知觉、思想和判断进而影响管理者决策的科学水平和各项管理职能执行的科学水平。
（四）管理创新者。影响管理科学化进程的显要因素。科技进步、文化传统和制度变迁对管理科学化的影响属于环境因素，而直接的管理创新者则在管理科学化进程中，在管理学知识的创造、传播和应用中，扮演了核心角色。这些管理创新者包括从事管理实践的企业家和管理者、从事专业研究的学者和教授、从事管理咨询工作的团队和专业人员。但是，随着管理学成为一门独立的科学以来，随着时间的推移，管理实践者兼管理理论研究者的作用越来越小，专业的学者和管理咨询人员对管理知识的创新越来越起到主导作用。许多著名管理创新者被一些管理史研究者称为管理学大师，管理学各个领域中的知识体系往往是与这些管理学大师的名字联系在一起的。
在管理学的发展过程中是一种机遇，同时也是一种挑战，原文从“管理与组织的问题”、“管理与法人”、“管理与治理”、“管理与激励”、“管理与经营”这五个部分得出的五个印象结论令我豁然开朗，细细思考却又是每本论及管理的书本中存在的通病。以前在读书的过程中从来没有注意这方面的问题，认为是大师们的倾力之作，我只有拜读之份，那有半点怀疑，现在看来学习管理学这门课程，它是艺术家学科，它不仅需要你去学习，更重要的是它让你学会质疑、学会探究、学会为学。在学会上述的基础上你才能够扎实掌握书本知识，结合书本来处理实际。这样才会走出误区，走出自己那颗“自私的心”去解读自然和人文。
参考文献
1.克雷纳.管理必读50种.海南人民出版社，1999
2.克雷纳.管理百年——20世纪管理思想与实践的批判性回顾.海南出版社，2004
3.沃纳.管理大师手册.清华大学出版社，2000
4.芮明杰.管理学——现代的观点.上海人民出版社，1999
5.郭咸纲.西方管理思想史.经济管理出版社，2004
6.丹雷恩.管理思想的演进.中国社会科学出版社，2000
7.魏文斌.现代西方管理学理论.上海人民出版社，2004
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