关键词：合同管理 信息 财务
随着长江南京航道局进一步强化经济管理，尤其是对收入类合同、支出类合同的监督，结合长江南京航道局及其下属单位对合同管理的要求采用“统一管理、分级控制”的原则，我们提出了开发合同管理信息系统的设计构想。合同管理信息系统是把纸质合同关键信息电子化，并在系统中记录合同的执行金额，以财务的角度监督合同覆行，既简化管理，又抓住了合同最关键要素，提高管理的效率。通过合同管理信息系统，实现合同的执行管理，实现合同收、付款与财务的集成，最终实现合同实时管理，合同综合分析和合同管理移动应用。
合同管理信息系统主要构想
合同管理信息系统是结合长江南京航道局及其下属单位对合同管理采取“统一管理、分级控制”的原则，进一步整合全局资源，强化合同业务财务一体化功能，同时强化合同审批、合同信息集中管理等职能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化总体构想是“统一管理”用合同管理平台来实现，“分级控制”用合同业务执行平台来实现，主要构想以下几点：①实现合同的无纸化管理、实现合同的存档，合同综合信息查询；②合同的跟踪，全过程实现电子化；③实现合同从起草到签订有规范的流程审批，保证合同是合规，合法，同时确保合同管理部门对合同有审查的作用；④通过系统提醒，服务财务、经办部门关注业务，确保合同按计划执行；⑤合同查询：按单位年度、单位、名称、金额等维度；⑥合同统计：按一定的条件进行综合分析；⑦合同预警分析：代办事项提醒，合同审批，到期款提醒、合同执行提醒；⑧集成：以合同管理平台为基础，实现与已建成的财务系统、基建系统、等系统的信息集成；⑨合同管理采取全局统一管理、下属单位分级控制的管理模式：架构统一的合同管理平台，通过平台实现对下属单位的合同统计、分析和监控，实现全局合同管理规范化，合同统计统一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平台后期更加深化应用：监控细化。例如：合同管理自动化、智能化：通过信息管理平台，设置一定的约束条件，由系统自动产生对合同监控、分析的提醒和报告，对合同进行预警；合同管理便捷化：通过信息管理平台，提供统一的工作平台，也可以通过Andriod智能手机，实现移动应用对合同的查询、分析、工作审批等内容。
合同管理信息系统总体架构
合同管理信息系统主要是依据局对合同指导要求，对全局合同的统一管理和监督的平台。总体架构图如下：
合同管理信息系统的应用
合同管理信息系统根据应用的功能不同分为合同管理平台和合同业务执行平台两个层面，合同管理平台主要用于合同的后台管理者对合同执行的监督与管理，合同业务执行平台为合同承办部门的日常业务使用。
1、合同管理平台主要功能
平台基础数据管理。合同管理信息与组织架构对应，便于分析下属各单位的合同信息，保证信息的准确性。在合同管理平台中对下属各单位的各种数据信息进行定义，保证向下数据抽取的时候，能准确识别合同信息与单位信息匹配。
合同签定前审批流程管理。合同草拟后，通过系统的标准工作流引擎预先的合同审批流程，对草拟的合同进行审批，审批通过后，合同才能签定。签定后的合同一方面继续保证合同管理平台对合同的跟踪、记录，另一方面作为合同业务执行管理平台的输入，由经办部门对合同再进行过程管理，并实现合同业务财务的一体化管理操作。
合同查询。以合同号作为查询的根据，实现对合同的相关信息查询，查询的时候可以与基建系统等其它系统集成，带出合同审批信息，便于基建等系统中对合同的审批信息和相关信息的查询，全面了解合同的全过程信息。注意要实现此功能，必须保证合同编号在合同系统、基建等其它系统中都是相同的且唯一的编号。具体实现过程如下图：
合同统计分析。局下达合同统计要求，在合同管理平台中开发格式报表，成功后，由平台按条件，自动的从下属单位的数据库中进行抽取，并按平台要求的条件进行汇总、分析和展现。具体工作流程如下：
合同管理平台权限管理。设置人员对各机构的查询权，实现人员对各类合同的查询权。在合同管理平台中开发了各种分析、监控报表，报表可以通过用户授权，实现不同人员的不同查询范围和查询权限。
平台集成功能。由平台实现南京航道局及其下属各单位的合同管理系统集成，主要包含账套的集成。账套集成了，才能保证下属单位的数据能自上而下的抽取，自下而上的传输。
2、合同业务执行平台主要功能
合同统计分析。主要是开发各种报表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一览表、支出合同执行进度监控与分析、收入类型分析、资金类型分析等表。
合同执行预警。根据合同的计划收款日期和系统当前日期对比，自定义提前预警的周期（天数），由系统自动提醒快到期未收款或付款的合同，提供给相关部门、人员参考，跟进合同的执行情况，保证合同的按期完成和财务业务对应工作的按期执行。设置预警项目和对应的预期规则等内容；设置预警触发条件、发送内容、发送规则、接收对象等内容；系统自动预警，产生预警报表，自动发送给相关人员，跟进业务。
移动应用。移动应用主是是通过Andriod智能手机平台，进行合同的相关业务操作，达到以下管理或工作价值：随时随地查询合同执行状况；随时随地进行合同相关流程的审批；通过移动终端快速的进行合同相关的查询；系统的预警信息，发送到移动终端，保证业务信息及时有效的传递。
合同管理信息系统的安全保障
安全账户和登陆。合同管理平台系统账户管理安全特点如下：账户密码加密存储；支持动态密码登陆（认证）。
平台安全记录：用户对系统访问的记录；用户对资源操作的记录；记录数据的查询；记录数据的分析。
数据传输安全用户终端和服务器的数据传输采用TCP/IP、ORM-RPC传输协议，数据包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。
数据库访问安全。数据库访问采用独立的SQL语法体系和解析引擎，进行数据库的查询和更新操作。
结语
关键词：合同管理；系统；MVC；UML
中图分类号：TP311.52 文献标识码：A
1 引言
本文以笔者所在企业的合同管理工作为研究对象，对工程项目合同系统的设计与应用进行了探讨与分析，该系统在实际运行中为企业员工和企业管理者提供极大的帮助，促进企业信息化管理进程。本文的研究一方面加深了对管理信息系统的认识，另一方面通过对合同信息管理系统的分析，对企业合同管理系统的发展趋势与前景有了进一步的了解，在实践工作中理论结合实际，提高工作能力。
目前，从合同管理系统在开发时基于的软件平台或实现方式来看，主要集中在基于J2EE 技术和基于.Net 技术进行开发；从合同管理系统的软件系统结构上分，主要分为C/S 模式或 B/S 模式；从合同管理软件开发过程的经济技术特点出发，可以将其分为定制软件（customized software）和通用软件（packaged software，也称为套装软件）。从目前已经使用的合同管理系统软件产品角度，随着经济的快速发展，越来越多的企业加大了对本企业合同管理的重视，对合同管理系统研究和开发的投入也越来越多。国外如微软公司推出的 SharePoint Portal Server 技术则为大中型企业提供了集成、协作以及个性化和自定义等系列功能。
2 合同管理信息系统的开发模式
2.1 面向对象开发技术
目前，合同管理信息系统的开发模式主要是采用面对对象的开发技术。这种技术是将面向对象的概念和方法，融合面向对象分析、面向对象设计、面向对象编程方法和技术等，应用到系统开发的各个环节的软件开发方式。而开发平台主要是采用J2EE，即Java2平台企业版（Java 2 Platform， Enterprise Edition），它的核心是一组技术规范与指南，其中所包含的各类组件、服务架构及技术层次，均有共同的标准及规格，让各种依循J2EE架构的不同平台之间，存在良好的兼容性，解决过去企业后端使用的信息产品彼此之间无法兼容，企业内部或外部难以互通的窘境。这种开发平台能够简化诸多企业级解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题。它提供了一个企业级的计算模型和运行环境用于开发和部署多层体系的应用。
2.2 MVC设计模式
当前合同管理系统的开发模式主要采用MVC设计模式以及负责其具体实现的Struts 框架相结合的方法。MVC主要由三个部分组成：模块（Model）、视图（View）和控制器（Controller），其目的就是实现Web系统的职能分工：Model层通常采用JavaBean组件或EJB组件，针对系统中的业务逻辑进行实现工作； View层通常采用JSP来实现与用户的交互； Controller层处于Model与View之间，作为两者有效沟通的媒介，它可以分派用户的请求并选择恰当的视图对这种请求进行可视化的表示，同时它也可以对用户的输入进行解释，然后将它们映射到模型层，转化为具体的、可执行的操作。
Struts 框架主要包括配置文件struts-config.xml，控制器ActionServlet，包含事务逻辑的Action Class，显示模块数据的ActionForm，帮助控制器将请求映射到操作的ActionMapping，用来指示操作转移的对象ActionForward，用来存储和回收错误的ActionError以及Struts标记库等。Struts框架的优势主要体现为其良好的架构和设计，以及开源、可重用、模块化和良好的扩展性等方面。
3 系统需求与结构
合同管理系统在开发过程中着眼于具体的信息管理需求从而进行合理的、贴近实际的结构设计，两者要紧密结合，相辅相成。
3.1 系统需求
系统需求主要分为功能性需求和非功能性需求两大块，功能性需求主要解决实际的合同信息管理与操作。如图2所示。
而系统的非功能性需求主要表现为系统在软硬件结合方面的实际要求。例如系统界面要做到简洁美观，规范化、人性化设计，易于操作使用等；另外还有系统在运行和安全方面的要求等。
3.2 系统结构
系统实际开发中，主流的体系结构包括B/S 体系结构和C/S结构。当前一般采用两者相结合的模式，实现扬长避短的效果。一方面考虑到B/S 体系结构相对于C/S在许多方面的确占有很大的优势的同时，其开发工具的不成熟性导致其在安全性、灵活性和效率等方面仍存在诸多问题；另一方面Browser主要用于信息查询而非处理的特性使其与数据库中强调数据安全、权限控制、角色分配相矛盾。
4 系统建模
在确定了系统开发模式、体系结构之后，就要进行系统实际的建模，实现可视化的过程。UML建模的流程如图3所示。具体的建模工作包括构建系统静态模型、系统动态行为模型和系统物理模型。具体构建过程本文不再赘述，仅以部分模型图为例进行说明。如图3为合同管理系统类图。
5 总结
作为现代企业日常业务管理的一项重要内容，企业合同管理的信息化水平还需更好提升，这决定企业现代化建设进程的重要组成部分。此系统便于数据的集中管理，方便快捷地提供合同的有关信息，辅助用户有效管理合同，同时满足管理人员对合同的编辑、查阅、统计、审核等工作，保证数据记录机合同内容条款的完整性、正确性和有效性。
本系统基本上包含了合同管理中常用的功能，基本能够满足日常的工作需求。但是，为了提高系统的运行效率，完善系统的功能，增强企业的信息安全，还可以从以下几个方面对系统进行改进和扩展：
（1）添加对合同进行分类管理的功能；
（2）完善用户管理和权限设置功能；
（3）增加合同的分类汇总和提醒功能。
系统仍有一些需要改进和扩展的地方。今后将进一步加深对该技术的研究，对系统进行改进。
参考文献：
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甲方：
乙方：佛山精拓信息科技有限公司
甲乙双方本着相互信任、真诚合作、共同发展的原则，在友好协商的基础上就甲方向乙方购买《精易通物业管理系统》软件事宜共同制定如下合同内容：
一、《精易通物业软件项目报价书》为本合同的附件，与合同具有同等法律效力。
二、软件使用权、安装及费用：
1、 乙方开发、生产软件产品《精易通物业管理系统》，并拥有该等软件产品的计算机软件著作权；
2、 甲方购买获得乙方开发、生产的软件的使用许可授权，乙方同意授予甲方《精易通物业管理系统》该软件正版产品的永久使用许可权。
3、 本软件功能模块有：基础资料、计费管理、物业账务、经理查询统计、我的桌面、系统维护等内容（参考报价书）
4、 《精易通物业管理系统[标准版]》许可授权安装于甲方指定1个项目3个客户端。
5、 报价方案（基本模块1项目3客户端，详见附件）:
序号
功能版块
功能名称
报价(元)
备注
1
基础资料
组织机构设置
1600
物业项目设置
房产资料
业户资料
入驻登记
计费项目设置
计费项目承担及公式设置
其他辅助基础资料
2
收费管理
抄表管理
8300
公摊管理
费用通知单管理
收款结算管理
预收款管理
应收结转管理
银行代收管理
其他业务收款
付（退）款管理
4
物业账务
期初应收款
1500
期初预收款
期初保证金及其他代收款
年度账务处理
收支情况统计
业户应收明细账
业户应收余额表
预收项目明细账
预收项目余额表
保证金及代收代支明细账
保证金及代收代支余额表
5
发票接口
接口设置
（如发票类型、税率、开票项目）
4800
自动导出开票
(须设置开票系统路径，轮询时间)
自动导入开票结果
7
客户服务
报修管理
3000
投诉管理
综合服务
短信服务
8
决策分析
业户欠费统计
2500
业户账龄分析
物业状态统计分析
业户费用月度统计
收费项目结算统计
业户收款汇总统计
业户收款明细统计
物业收费统计分析
业务收支统计
其他业务收支统计
业户账务查询统计
客户服务统计分析
9
系统维护
角色权限设置
1000
工作人员设置
人员登录及角色授权
账套及参数设置
数据维护管理
工作日志管理
在线更新
以上PC端合计
22700
手机APP端
18900
PC +手机APP
41600
8折优惠
33280
税率
4%
税金
1331
总 合 计
34611元
注：以上的报价包含壹个项目内的壹个服务端和叁个站点（客户端），项目规模在1000-2000户之间，含服务器软件的安装，含实施培训。在同一项目内新增站点（客户端）时，每新增一个站点(客户端)为2680元
6、 软件许可授权及付款方式：《精易通物业管理系统[标准版]》的许可授权软件费用（含税）：元，大写：）。合同签订时由甲方向乙方支付软件款总额的70%（ 元）后，即进入软件安装实施培训阶段，实施培训完成后支付软件款余下30%软件款（ 元）。
7、 后期技术咨询维护服务费用：
本系统完成安装调试之日起，甲方享受一年的向乙方免费技术咨询维护服务。在现行合同规模下，一年后对甲方的远程售后技术咨询维护服务费（网络或电话，含发票开票接口的维护）为软件价款的15%（ *15% = 元/年）。
四、技术支持：
序号
服务项目
服务内容
1
安装调试
上门安装调试。测试网络连接是否正常；测试数据库的连接是否正常；做好数据的自动备份机制；做好软件系统的初始默认设置。
2
人员培训
上门集中培训。讲解软件的操作流程，具有针对性地对不同操作权限人员进行操作演示，讲解。
3
指导初始化工作
指导操作人员进行基本资料的录入、系统的相关设置等初始化工作
4
远程技术支持服务
通过QQ网络远程协助、电话、电子邮件、短信、公司网站，技术支持QQ:284247308；服务热线0757-82221141
5
上门支持
如远程方式仍不能解决问题时，将派技术人员上门服务。
6
响应时间
当系统出现使用问题或故障而且通过电话咨询等方式无法解决时，乙方应按照如下响应级别做出响应：
1、 一级响应：在接到通知之后8小时之内赶到现场或30分钟内进入远程服务，恢复系统运行或采用应急方案。（适用于：系统无法启动；系统不能正常运行；分支机构无法登录服务器；其它因为系统原因导致业务无法正常开展的情况。）
2、 二级响应：在24小时内解决问题。（适用于：系统中的某个功能出现故障，但整个系统仍能工作；数据出错。）
3、 三级响应：在48小时内解决问题。（适用于：使用指导；操作环境的错误排除；备份或恢复；根据客户需要进行功能调整）。
五、售后服务：
序号
服务项目
服务内容
1
服务内容
1) 非硬件意外引起的《精易通物业管理系统》软件使用过程中的故障排除服务；
2) 非硬件意外引起的《精易通物业管理系统》数据库维护服务；
3) 重装WINDOWS操作系统引起的《精易通物业管理系统》的重新安装服务；
4) 在原版本框架内的在线更新升级服务，重大版本变更除外（如增加框架模块）；
5) 人员变更重新培训；
6) 软件使用过程中的操作技术咨询服务。
2
人员变更培训
含在每年的维护服务费中.
4
产品附件保修
产品附件有安装光盘和软件锁。如非正常原因造成的物质性损坏，需另外购买，软件锁200元/把，附送光盘。
5
软件版本升级
提供相同版本的免费升级服务。如因用户特殊需求，需要进行系统非同版本的升级，升级费用根据双方协商确定
六、 资料及保密
甲乙双方对涉及对方经济利益而且未公开的技术秘密、商业秘密、客户资料等信息予以保密，否则需承担由此造成的经济赔偿和法律责任。
七、 违约责任
如果甲方未按本合同规定按时付款给乙方，或未承担本合同中规定的其它义务，乙方可拒绝服务和收回本合同标的软件并不退回甲方已支付的货款，相关责任和由此造成的损失由甲方承担。
如果乙方未按本合同规定及时向甲方交付软件，或未及时向甲方提供软件实施服务，乙方应双倍退回甲方支付的全部款项。如果乙方未按本合同规定提供技术支持服务，或存在其它违约行为给甲方带来损失的，乙方应退回甲方所付的技术咨询服务费，并承担赔偿责任。
八、 其它内容
本合同未尽事宜由双方另行协商解决，并签订补充协议，补充协议在双方签字盖章后生效。
甲乙双方如果对合同条款规定的理解有异议，或者对与有关的事项发生争议，双方应本着友好合作的精神进行协商。协商不能解决的，依照《中华人民共和国合同法》，任何一方可向甲方所在地的人民法院提起诉讼。
本合同自双方签字盖章之日起生效，一式二份，甲方双方各执一份，均具有同等法律效力。
甲方： 乙方：佛山精拓信息科技有限公司
合同号：_________项目名称：_________市_________ktv vod点播及营业管理系统工程甲方：_________市_________ktv地址：_________乙方：_________市_________科技有限公司地址：_________一、项目费用vod点歌营业数据管理系统工程总金额为：人民币_________元整（￥_________ 元）。详细列单见合同附件《_________vod点播管理系统清单》。二、付款方式：自签订协议后甲方付工程总价的_________%，人民币_________元整（￥_________元）定金给乙方。乙方按合同附件清单将设备运到甲方场地后，甲方即付工程总价的%即人民币 肆拾壹万陆仟元整（￥_________元）；在设备调试运转正常并开业后_________个月内付清工程余款即人民币_________元整（￥_________元）。三、项目内容甲方负责：1．甲方应严格遵守合同条款如期付款。2．在可开始安装电脑系统工程的条件下，需至少提前 天通知乙方准备设备进常。3．在乙方设备及技术员进场前，需保证场地及电脑服务器机房装修完毕，空调可用供电正常；保证整个场地电源稳定网络线路（台湾昌明生产）布置正确，机房空调散热正常；如因以上原因而造成设备故障损失由甲方承担，但乙方应负责对保障设备正常运转的前述条件进行技术指导。4．签订合同后甲方需提供整场各部门营业流程文本资料给乙方。乙方负责：1．收到甲方设备进场通知后_________天内，乙方应将设备运到施工现场并根据甲方的整个施工进度要求尽快安装调试电脑系统。2．乙方系统软件安装完毕后，负责对甲方的操作员进行培训，直至他们能单独熟练操作为止。3．若有新增歌库，甲方通知乙方后乙方应于二十四小时内负责为甲方加歌，并达到甲方营业要求。4．乙方收到甲方所有工程款后，乙方必须把所有系统密码交给甲方技术员，乙方保证此前乙方掌握系统密码不能影响甲方的正常营业和管理要求。四、售后服务：本系统软件版权归乙方所有，非经乙方同意甲方及其他人不得以任何形式及手段对本系统软件的任何部分进行翻版复制或修改。乙方必须保证其所提供设备的质量合格并符合甲方业务要求，并保证其所提供的软件在升级时免费及时地提供给甲方正常使用，由乙方提供的设备及软件自运行之日起免费维护二年（人为损坏除外），二年后维护费用另行协商。五、本协议签订后，甲乙双方均应严格遵守，认真履行。若甲方延期付款，按未付款的_________%承担违约责任；若乙方违反本协议约定，包括提供设备质量出现问题或软件存在质量问题，影响甲方正常营业的，乙方应按甲方已付款的_________ %承担违约责任，造成损失的，赔偿相应损失。六、《_________vod点播管理系统清单》为本协议的有效附件。七、未尽事宜，甲乙双方坦诚协商解决。八、本协议一式两份，双方各执壹份，签字盖章后生效。甲方代表：_________
乙方代表：_________电话：_________
电话：__________________年___月___日
_________年___月___日
关键词：合同能源管理，节能前景
1概述
合同能源管理（EnergyManagement Contract）简称EMC，是一种新型的市场化节能机制，其实质就是以减少的能源费用来支付节能项目全部成本的节能投资方式。这种节能投资方式允许客户使用未来的节能收益为企业和设备升级，以降低目前的运行成本。博士论文，节能前景。随着合同能源管理（EMC）模式在企业的进一步推广应用，其“零投资、零风险、零浪费、高效益”的特点越来越多地被企业所关注和接受。
2 选题背景
莱钢动力部水力车间1#泵房6#泵汽蚀严重致使流道腐蚀不顺畅，导致水泵的效率下降，供水电耗增加；2#水泵额定扬程为74米，而实际运行压力仅为0.50-0.55Mpa，造成富裕水头24%左右，使水泵运行效率偏低。随着型钢区热线单位用水量的增加，这两个机组的运行台时逐渐增加，使车间制水综合能耗不断升高，给车间的节能降耗工作带来一定影响。北京贝尔佐那有限公司和山东雷奇电器有限公司针对我们的具体情况，测定当前的用能量和用能效率，找出节能潜力所在，并对各种可供选择的节能措施的节能量进行预测，提出了解决方案。博士论文，节能前景。
3 方案设计
3.1 6#泵方案设计
6#机组的参数如表1：
表1. 6#机组参数表
关键词 合同管理；工作流；；办公自动化
中图分类号C93 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）55-0022-02
Research and Design of the Contract Management Based on Workflow
Abstract In the contract management system, the contract need the all related departments to finish. Through the research of workflow, Create different workflow type, the operation of the department regulations permissions and operation order, To realize the contract relay between the different departments. To realize the workflow used in the contract Management System at , so as to realize the Enterprise office Automation.
Keywords Contract Management；Workflow；；Office Automation
0 引言
随着公司管理的不断精细化，公司各部门协同完成合同已突显的越来越重要。在工作实际中，各种合同要经过不同的部门之间协同来共同完成，不同的部门对合同具有不同的操作权限。通过工作流的方法来控制合同的中转流程，使得合同能够按照工作流中定义的步骤来完成。
工作流管理技术作为一种过程管理的核心技术，不仅强调某个环节的完成情况，而且还要求从整个流程的角度来看待该环节的事务管理过程，把完成最终的服务管理目标作为流程管理的目标。工作流技术还可以将信任服务、授权服务和公文流转、信息共享等业务流程有机、紧密地结合在一起，构成安全的工作流业务系统，为不同业务系统集成提供实现的技术手段。
1 系统结构与分析
系统采用基于.NET平台的B/S（（Browser/Server，浏览器/服务器）模式来实现，在合同管理模块将工作流机制运用其中。
工作流起源于生产企业和办公自动化领域，工作流是针对现今计算机环境下实现经营过程集成与自动化而建立的可由工作流管理系统执行的业务模型。工作流技术通过将业务流程分解成良好定义的活动、角色和过程规则来实施流程管理、分析和再造，进而实现把人、各种计算机系统和各种应用工具相互组织协调起来，自动完成某项工作。
在本系统中应用工作流技术，就可以制订相应的工作流，指定参与到此工作流的部门及各部门处理的次序，还包括各部门对此类合同的管理权限等。在合同运行期间，合同按照其所属的工作流自动提交给相应的部门，该部门根据工作流中所规定的权限来处理此合同，并将此合同转交给工作流规定的下一个处理部门来处理，依次反复，直到此合同的最终完成。
2工作流管理模型设计
在合同管理系统设计中，其工作流管理模型包含如下与合同管理相关的对象：过程、活动、转换、活动参与者、工作流有关数据、被调用第三方应用程序。合同的创建、中转和完成的每个过程由这个合同管理的活动组成，形成一个活动网络。这个活动由数据准备者设置过程的活动数、负责活动任务的角色和具体用户，其中活动数是可变的，数据准备者输入需审批的数据，然后启动流程，系统自动将文档发送到下一流程环节。此环节审批员对文档进行审批后，系统根据处理结果决定文档的流向，同时自动调整文档状态和字段设置，直到整个审批活动完成，已审批的文档归档。在整个流程中，由指定的角色完成活动，文档的流转历程、在活动中的处理情况和修改记录均记录归档，审批者都有自己的空间，并进行数字签名，审批者意见的信息安全得以保障。
在本系统中，有关合同管理中工作流的建立如图1所示。
3系统设计
合同管理系统主要由用户管理、部门管理、工作流管理和合同信息管理四个部分组成。其中用户管理和部门管理主要完成的是用户和部门的添加、修改和删除操作。工作流管理主要是系统管理员对工作流的管理，根据业务需要创建不同的工作流类型，再结合Ajax技术实现通过鼠标的拖拽来选择不同的部门、本部门处理权限的设置。根据前期的需求分析，管理员可以创建一个工作流取名“一般合同工作流”，首先设置部门“销售部”具有创建合同信息和上传合同文件权限，其次设置下一个处理部门“技术质检部”具有查看合同文件、上传生产图纸的权限，再设置下一处理部门“生产部”具有查看生产图纸、上传已用材料清单的权限，再设置下一处理部门“财务室”具有查看材料清单、上传成本核算表的权限，最后再设置“销售部”具有完成合同权限。合同信息管理是整个系统的管理核心，每个部门都对合同信息进行不断的补充和完善，通过在工作流中查找本部的权限，获得相应的权限，以此来进行本部门的相关操作。在数据库设计时，合同信息表里面可以设置字段current_flow，该字段默认值为1，在每个部门完成后自增1，用来标识此工作流的当前处理部门，若当前处理部门要退回上一部门处理，只要将current_flow字段的值减1即可。以上述的“一般合同工作流”为例，销售部在查询“一般合同工作流”后，就可以创建一个属于“一般合同工作流”的合同信息，并获得了在此合同信息上添加一个合同文件的权限，完成操作后，将current_flow字段值加1。技术质检部的用户在登录系统后，分别查询工作流和合同信息这两个表，就可以得出本部门待处理的合同信息和对该合同信息的处理权限，再按照指定的权限完成本部门的相关操作。通过此种方式，即可完成整个合同信息的处理。
4 结论
合同管理系统是基于工作流的一种设计，通过工作流的控制，合同可以从不同的部门之间进行传递，各部门用户可以从工作流中查找相应的操作权限来完成相应的处理。管理员根据企业自身制订不同的工作流，就可以完成企业合同管理的自动化。
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【关键词】合同管理；年度协议；内部协议；订单；B/S；JAVA；MVC；MySql
【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）04-0144-02
一、前言
随着信息技术的快速发展，利用计算机和软件技术、融合先进管理理论、对企业进行信息化改造，逐渐成为提升企业公司管理能力的重要途径。结合国内外同类企业的发展经验，表明信息技术的应用，不仅提高了企业的工作效率和经济效益，而且提高了企业的整体管理和技术创新能力，使企业在更高的层次上竞争。
针对中海油服合同管理的现状，研发基于合同管理、年度协议管理、内部协议管理及订单管理的采办合同管理系统显得比较迫切。
二、系统概述
中海油服采办合同管理系统是一个以WEB技术、数据库技术为基础的信息管理平台，实现了对合同信息、年度协议信息、内部协议信息、订单信息的录入、跟踪、管理、统计、分析和报表导出等功能。
通过对公司总部、塘沽、湛江、新疆、深圳、上海的合同信息、年度协议信息、内部协议信息、订单信息进行统一存储和有效管理，帮助采办合同管理人员准确获得和管理公司各地所有采办合同信息。
三、系统总体设计
系统网络架构
通过对某公司内部的采办合同管理流程进行深入详细的需求调研和分析，依据当前的实际工作需要，本系统的信息管理范围涉及到公司总部、塘沽、湛江、新疆、上海以及深圳，系统采用基于B/S（浏览器/服务器）结构的架构设计，系统服务器搭建在公司总部，架设在公司内网之上。系统网络架构图如下：
1.系统软件结构
通过对公司采办合同管理流程进行深入详细的需求调研和分析，依据当前实际工作模式及需要，对其业务进行全方位的跟踪分析，确定系统财应由合同管理、年度协议管理、内部协议管理、订单管理、合同信息检索、合同信息统计与报表、信息、用户管理、权限管理九个模块组成。
本系统采用模块化软件设计结构，使各个模块之间功能相对独立，而业务上又紧密联系。系统软件结构如图2所示。
2.系统主要模块介绍
2.1 合同管理
主要包括对合同信息的基本检索、录入、批量导入、编辑、删除，以及对合同信息的变更、跟踪，同时包括对合同资料的上传和下载。
2.2 年度协议管理
主要包括对年度协议的基本检索、录入、编辑、删除，查看年度协议下的累计订单信息。
2.3 内部协议管理
主要包括对公司事业部之间的合同进行管理，包括录入、编辑、删除，以及合同资料的上传、下载。
2.4 订单管理
主要包括对年度协议下的订单进行录入、批量导入、编辑、删除，以及对订单所从属的年度协议进行检索。
2.5 合同信息检索
主要包括对合同信息的分类检索，包括按事业部、按合同类别、按片区、按分公司、按物资采办、按服务采办、按工程采办、按采办方式等。实现了对分类信息的区别输出，以及对合同信息的模糊检索以及组合检索。
2.6 合同信息统计
主要包括对合同信息的分类统计。包括按事业部、按片区、按分公司、按合同类别、按物资采办、按服务采办、按工程采办、按采办方式、按属地等。实现了对合同信息的分类统计，以及对统计结果的页面展示和EXCEL报表导出等功能。
2.7 信息
本模块主要用于公司采办管理部下发通知和采办体系文件。实现了对通知的、修改、删除和检索功能，并实现了对采办体系文件的上传、下载、删除和检索功能。
四、系统实现
本系统采用基于J2EE的MVC的软件模式进行设计，使得表现逻辑和业务逻辑分离，方便地实现模块化开发、提高代码的重用性和维护性，以及充分考虑到系统的跨平台等因素。
系统着眼于采办合同管理系统长远目标，整个系统采用基于MVC模式的J2EE体系结构，系统操作人员先通过客户端浏览器发出业务请求，然后由程序中的结构控制层对各个请求进行正确的转发，业务请求传递到会话Bean之后，再由会话Bean控制请求的业务逻辑，根据具体的业务情况，或者直接完成业务逻辑，或者进一步通过调用其它Bean业务处理。
乙方：
所有制性质： 职工人数：
经营管理责任制形式：
合同执行期限：
一九八 年月日
一、乙方应承担的经济责任：
──────────────┬────────┬──────────
││一九年经济 │一九 年应承担 │
││ 指标完成情况 │ 的经济责任│
│ 1.销售额(收入)： │││
│ 2.利润额：│││
│ 3.流动资金周转天数： │││
│ 4.必备商品品种： │││
│ 5.商品流通费用率：│││
│(费用成本率)│││
│ 6.流动资金利润率：│││
│ 7.流动资金占用率：│││
│ 8.毛利率：│││
│ 9.利润率：│││
│ 10.全员劳动效率： │││
│ 11. │││
│ 12. │││
│ 13. │││
│ 14. │││
│ 15. │││
──────────────┴────────┴──────────
二、乙方应承担的责任：
1.在经营上认真贯彻“发展经济，保障供给”的总方针，更好地为工农业生产服务，为人民生活服务。
2.改善服务态度，提高服务质量，模范执行国家的政策法令。
3.按规定经营方式和经营范围经营。
4.加强对职工的培养教育，做到文明经商。
三、乙方的自主权：
1.经营自主权：
有权在规定的经营范围内，多渠道采购商品，扩大经营，增加服务项目。
按国务院[1982]120号文件通知精神，对第一批开放的160种工业小商品及北京市开放的18种小商品，除由主管公司进货的执行主管公司牌价外，由工业或外埠购进开放的小商品有权执行工业价格或与工厂协商定价。
2.财务管理权：
有权按照区公司“关于经营责任制单位财务开支权限的规定”开支商品流通费，维修费，物品购置费等费用，以及财产损失的处理(见附表)。
3.人事管理权：
有权在上级批准的编制定员和劳动计划范围内，确定机购设置和人员配备。根据国家招工政策招收职工，招用合同工。
4.物价调整权：
对残损变质商品有削价处理权，每次，每类商品有200元的批准权。
对开放的178 种小商品中的质次价高，冷背呆滞的商品，有权进行削价处理，削价权限按一种商品一次削价不超过50元为损失标准。
5.工资，福利，奖惩权：
按国务院颁发的《企业职工奖惩条例》的规定，有权给予职工警告，严重警告，记过，记大过行政处分。需要给以降级，减薪，降职，撤职，除名，开除留用以至开除处分的由职工代表大会讨论报公司批准。
四、甲乙双方的利益分配方法：
乙方完成承包利润定额时，按平均每人8元发放奖金，超额部分按xx分成计算。即上缴国家50%，企业发展基金12%，上缴公司3%，集体福利基金10%，职工分成25%。
五、甲方应承担的责任：
及时传达和贯彻党和上级的方针、政策和有关规定，如贯彻不及时造成经济上的损失由甲方负责。
提供现有的固定资产和流动资金交乙方使用，不能随意调用。
根据实际情况经甲方批准购置固定资产，资金由甲方提供。
六、乙方完不成承包基数的扣罚办法：
乙方完不成利润定额时，按其差额的百分比以同等比例从平均每人8元中向下扣除，发放时再以规定的考核标准积分计奖。因经营不善造成亏损时，适当扣发当月工资，最多不超过扣除基本工资总额的20％。
七、附注：
1．签订合同的双方应严格履行合同中的协议，任何一方都不得擅自宣布解除合同。
2．解除合同时，必需由签订合同的双方经过共同协商，并征得监督部门的意见。
3．遇有国家，地方物价部门调整了商品，服务项目及主要原材料价格，或国家税制改革，税率调整对企业经营有较大影响，根据上级规定调整合同书。
甲方： （盖章）主管人签字：
首先，公司合同管理工作由商务部门、采购部门、建造部门和办公室按照各自业务分工分别承担，各个合同承办部门的工作接口、职责分工不够清晰，尚待进一步梳理及明确；其次，各个合同承办部门分别建立各自的合同管理台账，数据库结构不统一，不利于公司决策层和管理层全面及时地了解公司合同签订及执行情况；此外，各个合同承办部门对合同收入支出掌握的信息不对称，例如资金支付到账情况、项目业主资金审批和拒付情况等信息分别由不同的部门掌握，信息交互效率低下，有时为了对账花费大量的时间和精力；公司合同管理仍然采用手工管理方式，产生大量的纸质文件，费时费力，容易出错，急需合同管理信息化手段，提供强大的标准化定制流程，并对合同执行状态进行实时监控。
2研究内容
（1）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程
梳理公司商务合同相关程序、建立标准化的工作流程旨在明确合同承办部门及相关部门的职责和接口，全面完善合同管理制度。清晰的业务职责，健全的管理程序是建立合同管理系统的基础。通过分别与各个合同承办部门进行面对面访谈，并组织相关部门召开专题研讨会，从而明确相关部门的管理职责，细化实施细则，提高管理程序的可执行性。例如明确各个合同承办部门的业务范围；各合同审批部门的职责；细化合同类型分类标准，完善合同类型分类实施细则，确保合同分类准确等等。通过访谈和研讨，同步完成相关管理流程和程序的新增或升版，从而建立合同管理平台的纲领性程序文件和具体实施文件，完善合同管理制度，使现行程序体系覆盖合同全过程各个阶段的管理内容及标准。例如将合同执行过程中的"合同中止"、"合同解除"、"合同争议"等内容纳入合同制度，并优化合同签约及审批授权制度等；统一合同管理业务表单格式，提高标准表单的使用率；统一合同评审会签表、合同付款申请表等业务单据格式；建立标准合同模板库，提高标准合同文本的使用率等等。
（2）以信息化手段搭建商务合同管理平台
以信息化手段搭建商务合同管理平台旨在根据合同管理流程和程序以及实际业务特点建立开发合同管理系统。在对业务需求进行详尽调研，认真组织讨论的基础上提出平台建设思路，配合技术人员完成需求分析、软件选型、项目开发等工作，达到信息化管理目标：实现合同全过程、全生命周期管理，覆盖合同准备、合同订立、合同执行及合同关闭各个环节工作；规范固化合同管理业务流程，加强合同执行监控防控风险；实现合同数据多维度快捷查询、统计与分析，为领导决策提供有效支持；实现与公司相关信息系统如财务系统、采购系统、门户系统、文控系统、各成员单位合同相关业务系统等的有效衔接，确保信息共享、数据同源；统一规范管理合同数据，一次管理重复使用。
（3）明确商务合同平台的使用责任，加大培训宣传力度
培训的成功与否是合同管理系统能否成功上线的关键因素。培训工作首先将系统用户进行细分，然后针对不同层级的用户进行深度培训，从而最大程度确保各层级的系统用户都可以有针对性的了解系统设计理念并熟练操作系统。通过定期组织培训，在公司及项目部营造了学习和使用商务合同平台的良好气氛，亦有助于提高员工的合同意识。
3研究成果
（一）梳理公司商务合同相关程序，建立标准化的工作流程
（1）合同管理平台信息化总体需求分析
从问卷调查反馈的统计结果来看，各个合同承办部门普遍认为，尽早实现合同管理平台的信息化十分重要，合同管理信息化和合同申请/支付管理信息化对工作效率提高最显著，对业务增值贡献最大，也较容易实现，同时也是上线需求最迫切的两项业务，希望合同管理平台的操作能够较为简捷，方便查找和使用。
（2）明确合同承办部门职责，完善合同管理程序体系
经程序文件查阅及与相关部门访谈，明确公司合同承办部门共有四个，分别为商务部门、采购部门、建造部门和办公室，各个合同承办部门所对应的项目部部门也有合同承办的职责。经与各个合同承办部门沟通，系统性的将合同管理相关程序、制度，从合规性、适应性、有效性等方面进行综合评审，促使合同承办部门完成了相关管理程序的新增/升版工作。
（二）以信息化手段搭建商务合同管理平台
（1）成立合同管理系统实施工作团队
稳定的、分工明确的工作团队是确保合同管理系统得以成功开发的保障。在集团合同管理系统开发项目实施工作组的领导下，公司组建了合同管理系统实施工作团队，团队成员由相关部门领导指定，彼此相互配合，在项目经理的领导下，按照各自职责分工有计划地实施系统开发。
（2）合同管理系统目标需求及建设内容
通过调研和讨论，课题组总结出合同管理系统如下目标需求，并由此分析得出合同管理系统建设内容。
①合同全过程管理
通过合同准备、合同订立、合同执行、合同关闭四大环节，实现了合同的全过程闭环管理。合同准备阶段，通过与相关系统进行接口集成，确保合同相关数据同源，避免重复录入；合同订立，系统提供范本的管理，使得标准合同的起草更加方便快捷，减轻承办人员的工作量；合同文本的在线审查审批，通过多级规范的审批流程，进一步防控法律风险；合同文本在线打印，加密防伪，确保合同的唯一性；合同执行中的支付申请，变更申请等，及时跟踪合同的执行情况，确保合同信息的完整性；合同关闭，是合同的终点，最终实现了合同的闭环管理。
②合同范本管理
通过系统，建立合同范本及合同制度文件的管理，通过系统对合同范本、相关制度文件进行管理，实现了各种范本制度升级后的版本控制管理，并通过线上范本审核，确保范本及制度文件的及时性、准确性，为合同创建提供便捷，促进并提高合同标准文本的使用频率，减少审查审批工作量，降低合同签订中的各种风险。
③合同对方管理
建立合同管理系统的合同对方库，并通过与采购系统对接，可接收供应商信息，合同管理系统可自行录入供应商及客户信息，实现完整的合同对方管理，对合同对方的相关资质等进行管理，有利于确保合同管理系统信息的完整性与独立性，也确保了合同对方信息的统一和规范。
④项目信息维护
对项目进行基本信息的维护管理，实现项目信息与合同的关联，并作为查询统计分析的支持，满足通过项目进行合同数据的汇总与分析的需求。
⑤合同监督检查
集团及公司合同管理部门、监察审计部及相关领导具备相应权限对管理范围内的合同进行监督和检查，可以查询与追踪合同的审批情况及履行状态，也可以对当前的合同流程相关人员进行预警提醒。
⑥合同监控追踪
集团及公司合同管理部门及领导，可以实时查看与监控权限范围内的合同运行情况，包括查看所有运行中的合同总数、异常情况及重点关注的事项，实现合同运行信息的及时反馈、异常监控与全面管理。
4结语
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