Savvy：如果该单位设有专人管理，有专门针对合同的规章制度，而且，合同相对比较集中，那么，可以单独作为一个类别进行管理。
一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。
Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。
后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。
zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。
savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。
郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。
Smxlhy：同意一井水的观点，合同档案应归入相应类别，并区分不同价值来保持文件间有机联系。
一井水：合同是一类文书的名称，而不能把它作为一类档案，企业档案基本是按照工作职能来分类，每一项工作职能都会形成相关合同档案，并不需要人为拆散合同，而是按照合同形成部门与内容归入相关类别即可。如合同档案再单设一类，那施工合同归入基建档案行，归入合同档案还行，就不具有唯一性了。
Savvy：我们单位的合同工作由专门部门进行主管，并按季度形成管理报表。合同管理有对应的主管职能部门、规章制度和工作人员，本身已形成独立的工作体系。确实合同存在多种分类属性，很多从属于项目。我们的合同由于分部门保管，也很自然形成了各总部特点的合同档案。从档案整理的角度来分析，其实，已经区分了部门(工作职能)和年度，但作为相对独立的一项工作，把合同档案单独管理更为恰当。
郭东升：在企业档案整理中，同一类目的合同数量多，应该单独立卷。而不可用形式分类法将其单独设类。属于不同类目的合同，应该归在不同类目里。
马帅章：合同应与其涉及事项放在一起，保证了某一项工作档案资料的完整性，也便于在利用合同档案时根据关键词有效检索出来。将合同档案与其所归属事项相关资料存放在一起，管理利用都很方便！
Zhoumingming：合同档案能否单独设类，主要看是否方便查找利用，不要机械地用传统管理模式来约束它。对于产生合同数量特别多的单位，如何将合同档案与其所归属的事项相关资料存放在一起呢？
马帅章：合同数量特别多的意思如何理解呢？即便是特别多的话，依然可以与所归属事项资料放在一起，这样，也便于理解合同内容涉及事项与合同的来龙去脉。单独将合同拿出来分为一类，可在以下两种情况应用：一是全部档案的主体以合同为主，二是所有档案中合同利用率特高，而其他档案利用率平平。
小鱼儿：针对合同档案的管理问题，各单位应根据具体情况具体对待。机关事业单位往往合同比较少，大都依据《规则》按文书档案整理方法进行了归档，既保证了文件材料的完整性，查找利用起来也比较方便。企业单位，往往企业合同比较多，可把合同单独设为一类，便于更好地为企业服务。比如，我们为一民营企业指导，在帮助其制订分类方案时发现，企业的各种证照、验资报告利用率比较高，如果分散归档不易利用。我们针对企业的具体情况，就把各种证照、验资报告单列了出来。虽然，不太符合档案管理的相关规则、规定，但得到了企业的认可。
Savvy：证照、章程、验资报告使用非常频繁。这三者一定要单独和别的文件区分开，我单位采用的是“复印+扫描”双套制。这类材料都属于产权档案。
zhouya1117：1.在合同档案相对较少的时候，合同档案自然不必单独设类，属于不同类目的合同，应归档在不同类目中；可采取双套制的方式，复印一套合同集中后做成资料，方便查阅利用。2.在合同档案相对很多的时候，尤其是针对某些特殊系统、特殊单位，就应单独设置类目对合同档案进行管理。
郭东升：我赞成合同档案的管理应该根据实际情况而定的观点。但我以为，无论合同多少，属于不同类目的合同，应该归档在不同的类目中，即使在合同档案相对很多的时候。试想，一级类目如果是合同类，行政管理类、生产技术管理类、产品类、设备类、基建类等都要归为此类了，就会平行类目交叉、上下类目互不从属，类目混乱不言而喻。
龙正义：如数量比较多，可专门划为一类；如数量较少，则可归入文书档案之中；如是跟某个项目有关，则放入该项目档案之中，这还是传统的管理手段。如实现了高度的信息化管理，那所有文件不分种类全部可以大流水排序，所谓的分类只是文件的一个标签而已。如找某个档案，通过标题、编号、年度、责任者等要素来检索，甚至可全文检索，还可自动相似性排序，跟该文件内容相关的文件都可以自动排列出来。这时，档案实体如何分类如何排序已经不重要了。
Savvy：近期，我们就遇到很现实的合同管理问题。要求汇总全部合同目录，正本的保存也在商定保管方案。初步拟订三种方案，一是高度集中；二是维持部门分别保管；三是分类管理，有统有分。
小刀：汇总合同目录一由档案管理部门弄，二或由合同管理部门弄，我们这边多是合同管理部门弄的，相当详细。保管方案还是集中管理便于管理，利用上应该也不存在影响因素，是我就选择高度集中。
亓晓华：据了解，有些单位对部分应归档的合同、协议、房屋产权文件等经济类档案文件资料归档不及时，甚至根本不归档，长期滞留在经办人或单位负责人手中，甚至还有的认为这些资料已无用而销毁。致使该归档的资料流失或残缺不全，产生诸多危害。要做好合同档案的管理，我认为，须做到以下五点：1.加强合同档案归档的宣传工作，规范合同的文本格式，增强职工的档案意识和法律意识；2.把好合同档案归档的关口，确保合同协议的及时、高效归档；3.对归档的合同档案要进行科学、细致的分类，以便查找利用；4.档案工作人员要改变以往的“等待”归档意识，变“被动”为“主动”；5.逐步实现合同档案管理信息化，进一步加强合同档案归档管理。
月色微凉：本人根据公司情况，做了一个《合同档案整理指引》。
一、范围：本指引中的合同是指公司及所属各单位与其他民事主体签订的各类合同。
二、合同整理要求：1.本指引中的合同档案必须是合同签订双方按合同要求签字、盖章已生效的合同；2.各类合同的文本（正、副）及其相关附件资料随合同一起归档；3.合同档案是公司档案全宗的重要组成部分，必须由各项目公司的综合档案室统一管理，任何部门和个人都不得擅自扣押、丢失、修改、销毁合同档案。
三、合同整理方法：1.收集。（1）对方先盖章的合同：合同签订后，由各经办人拿到行政人事部或综合管理部盖章后，由盖章人即时留存一套合同原件、合同相关附件及合同审批件一同归档；（2）我方先盖章合同：各经办部门专（兼）职资料员负责对由我方先盖章的合同跟进直至合同签订完毕，在收到双方盖章生效的合同原件后，即可归档到行政人事部或综合管理部档案保管人处；（3）合同履行中如发生合同纠纷，承办人员应将处理合同纠纷的文件在签字或生效后，及时向本单位的档案部门移交归档，档案部门应将这些文件收集齐全后归入企管类档案。2.整理。（1）合同档案实行按件归档的方式；（2）合同档案按年度—保管期限来整理，同一年度、同一保管期限内按时间顺序排流水件号，并按件号进行排列、存放。3.确定保管期限。合同档案的保管期限分为“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四个期限，在档号结构中，用数字分别表示为“1”、“2”、“3”、“4”，即永久为“1”，30年为“2”，10年为“3”，5年为“4”。4.编页。5.盖档号章。（1）合同档案号的形成：全宗号—分类号—年度—保管期限—件号；（2）盖档号章的位置：文件右上角，尽量不要压盖原合同内容；（3）填写档号章里的内容：类别号为“H”；年度一般以合同里盖章处的签订日期为准；保管期限填写：“10年”“5年”等；件号以合同在同年度同保管期限下的流水号作为件号。6.信息录入。将合同基本信息录入电脑。7.扫描。将整理完毕的合同档案进行扫描。8.装盒。（1）统一年度统一保管期限档案装一盒，数量多的可以分盒装，但是件号保持连续；（2）每一盒内部合同档案装盒顺序：卷内备考表置于盒底，中间是归档合同档案，上面是卷内目录。9.上架排列。合同档案装盒后同一年度同一保管期限的合同顺序从上至下从左至右排列。
四、合同档案的利用：1.在合同期内，各合同签订单位应尽量使用保管在本单位、本部门的合同。2.外借合同原件不得涂改、损坏，并及时归还。
[关键词] 二次ABC分析 综合评价 设备管理
设备是工业企业生产系统的重要组成部分。随着现代制造业的发展，生产设备越来越呈现多样化和复杂化的特点，设备管理的难度也越来越大。现代设备管理的理论和方法很多，ABC分类管理法就是一种行之有效的科学管理方法。在苏州罗礼科技有限公司的生产设备管理中，成功地运用二次ABC分析法对企业的全部生产设备进行了分类管理，减少了设备故障率，降低了企业生产成本，提高了企业竞争力。
一、基本原理
ABC分析法又称主次因素分析法，是从帕累托曲线转化而来的。它是根据事物之间“关键的少数和次要的多数”的关系，对错综复杂的经济现象进行分类，从中找出最关键的少数（A类）和次要的多数（B类和C类），从而把主要精力集中于关键的少数，以达到事半功倍的效果。将ABC分析法运用到设备管理中，就是把品种繁多的设备，按照一定的标准进行分类排队，然后针对不同类别的设备，分别采用不同的管理方法，将重点管理和日常管理有机地结合起来。
传统的ABC分析法是运用数理统计的方法，对种类繁多的各种事物，按影响因素或事物属性所占比重或累计比重标准，进行统计、排列和分类，划分为A、B、C三部分，分别采用不同的管理方法。这种评价标准过于单一，不能有效地综合反映各种设备对于企业生产的重要程度。事实上，工业企业的生产设备种类繁多，价格差异很大，同一种设备也具有多种功能，由于人们观察设备的角度不同，对设备重要程度的认识也可能存在较大差别。在对生产设备进行二次ABC分析时，先设定多个评价标准，依据这些标准对每一类设备逐项进行评价，确定设备的单标准评价结果，即进行第一次ABC分析。通过对各个评价标准设定不同的权数，将第一次的评价结果（即A、B、C）转换成不同分值，可以计算每种设备的综合评价分，以此来确定各种设备的类别，即进行第二次ABC分析。通过设定不同的评价标准和权数，可以对企业全部生产设备进行二次ABC分析法，找出那些“关键的少数”和“次要的多数”，分别采用不同的方法进行管理。
二、实施过程
1.确定评价标准
苏州罗礼科技有限公司生产设备共有1215台，设备价值从几千元到几百万元，有自己设计加工定做的，也有国外进口的。由于生产的产品多样，批量小，大部分设备是小型化的，结构比较简单，但却都是不可缺少的。根据设备的特点，在进行第一次ABC评价时，确定了六个方面的评价标准：
(1)设备的原始价值：金额在50万元以上的评为A；10万元以上50万以下评为B；10万元以下的评为C。
(2)设备的生产重要性：对生产有直接影响，作用处于关键地位的设备评为A；有直接影响，作用一般的评为B；辅助生产设备评为C。
(3)设备的使用率：设备使用率在75%以上的评为A；50%以上75%以下的评为B；50%以下的评为C。
(4)设备的安全环保性：对作业安全和环境产生严重影响的评为A；对作业安全和环境产生较大影响的评为B；没有明显影响的评为C。
(5)设备的可维修性：厂内无专业维修力量和维修手段，维修非常困难的评为A；厂内有专业维修力量和手段的评为B；普通技术员就可以处理的评为C。
(6)设备的备件供应状况：配件供应不畅，购买困难的评为A；基本能满足生产的被专业供应商垄断供应的评为B；能满足生产，能进行普通采购或定做的评为C。
以SMT生产线设备为例，通常包括进板机、印刷机、贴片机、回焊炉、传输轨道、ICT、AOI、送料车、离子风机等设备，各种设备根据以上六个标准进行评价结果如表所示。
注：表中设备名称代表设备的类型，并不反映此类设备的数量。
2.确定各项标准权重，计算设备的综合评价分
进行第一次ABC分析以后，需要根据企业性质和生产线特点确定各项评价项目的权重，如SMT生产线设备各项评价标准的权重分别为：设备的原始价值为0.3；设备的生产重要性为0.2；设备使用率为0.2;设备的故障后果为0.1;设备的可维修性为0.1；设备的备件供应状况为0.1。将第一次评价结果按统一标准折合成一定的分值，如A计10分，B计5分，C计1分，再用设备的各项评价分值乘以对应的权数，相加之后即可得到该种设备的综合评价分。SMT生产线各种设备的综合评价分如表所示。
3.确定ABC分类标准，划分各种设备的类别
计算出设备的综合评价分以后，再按照生产线的特点确定ABC分类标准，就可以划分出各种设备的类别。SMT生产线设备的ABC分类标准为：综合评估得分在7.5分以上时为A类设备；综合评估得分在4.0分至7.5分之间时为B类设备；综合评估得分在4.0分以下的为C类设备。SMT生产线各种设备的评价结果如表所示。
通过对企业的所有设备进行二次ABC分析，可以对所有设备进行分类。在苏州罗礼科技有限公司中，经过二次ABC分析划分出来的A类设备有101台，占公司设备总数的8.31%；B类设备有493台，占全公司设备数量的40.58%；C类设备有621台，占全公司设备数量的51.11%。
4.进行分类管理
对全部设备进行二次ABC分类以后，需要对不同类别设备实行不同的管理方式。对A类设备实行全面综合管理，对B类设备实行区域管理，对C类设备实行日常管理。
A类设备实行全面综合管理。进行预防保养和预见性维护相结合，实行日常保养、定期保养和年度保养。利用计算机辅助管理，对每台设备进行故障分析和综合效率分析，建立设备履历，对重大故障进行报告，实行故障分析和备件损耗分析并建立安全库存。培养专业的维护工程师，由工程师负责维护管理。对制程进行监测，实行预见性维护，确保机器一直处于可靠的状态。
B类设备实行区域管理。区域管理就是以区域为范围，将范围内所有要管控的设备列成设备清单，参照设备清单按照既定要求进行检查、记录和管理。B类设备按区域进行预防保养，实行日保养和定期保养，建立设备履历，对重大故障进行报告，实行故障分析和关键备件建立安全库存。培养技术员，由技术员负责维护管理和工程师技术支持相结合。
C类设备实行日常管理。进行日常维护，实现作业员自己操作的设备自己负责维护，技术员支持与督导执行。出现问题随时修复，以便减少维护成本。
三、效益分析
ABC分类管理是为了减少设备管理的投入，使设备能够创造更多的价值，取得更好的经济效益。2005年，通过二次ABC分析法，苏州罗礼科技有限公司对全公司所有设备实行分类管理，让全体员工都参与到设备管理中来，既使所有的生产设备得到保养和管控，又使关键设备得到重点管理，提高了设备管理效率，取得良好的经济效果。
首先，通过二次ABC分析法对设备实行分类管理，可以降低了管理成本。在ABC分类管理之前，由于全部实行区域管理，每台生产设备使用一张日保养检查表，使生产线表单很多，填写工作量大，而且容易丢失，表单的归档保存也困难。ABC分类管理后，对A类实行全面综合管理，而对BC类设备实行区域管理和日常管理。管理中只对A类设备实行单独日常保养检查，从而减少表单管理工作量和纸张消耗。从ABC类设备的百分比可以看出，表单管理工作量和纸张消耗减少了90%。
其次，通过二次ABC分析法对设备实行分类管理，可以降低设备故障率，提高管理效率。ABC分类管理以后，由于对A类设备实行了全面综合管理，使A类设备有专门的工程师负责，加强对设备研究，对重大故障实施维修报告制度，不断积累经验，并对A类设备实行年度点检，大大降低了设备故障率，故障率由之前3.5%下降为之后的1.6%。同时，加强了设备的预防保养工作，减少了备件的损耗，备件损耗比例由之前的0.14%下降到之后的0.10%，2005年节省资金34万元。
此外，二次ABC分析法操作简单，两次分析评价的结果可以适应不同层次管理者的需要。应用二次ABC分析法对设备实行分类管理，可以使员工增强设备管理意识，人人参与到设备的评价和管理工作中来，更好地发挥全员管理的作用。
四、实施建议
首先，二次ABC分析中的评价标准和ABC分类标准要根据企业的实际情况确定。生产技术在不断发展，生产设备日益精密复杂，设备种类越来越多，每个公司的设备配置、工艺要求和生产环境各不相同，管理者需要根据企业的设备状况来设定评价标准和权数，不能完全照搬，同一企业的不同部门或生产线也可以采用不同的评价标准和ABC分类标准。
其次，ABC分类管理方法需要和其他现代管理技术相结合。现代管理技术日益提升，管理方法交叉应用，如企业推行TPM、FMEA的应用、SPC的应用、设备MTBF及OEE的研究。我们需要尽量推行预防性保养，进行设备改良，将设备故障消除在萌芽状态，提高设备的稳定性，提升设备的综合利用率。
最后，要利用计算机进行辅助管理。设备管理是投入性的工作，需要从时间、质量、成本等方面来衡量其综合效益。设备本身的复杂性，各个零部件的技术特性和使用寿命不同，调整状况和使用环境不同也会影响设备的性能，需要对设备进行一个动态的跟踪分析，才能对症下药，减少设备的故障。利用计算机进行辅助管理，将使得设备管理的信息收集与统计分析容易实现。
参考文献:
[1]赖世红:ABC分析法在物流库存管理中的应用[J].邮电设计技术，2006，3:59～62
[2]刘弋潞:运用ABC分类管理法对化工生产设备实行分级管理[J].江西化工，2004，1:26～29
关键词：高校档案；规范整理；保管期限；按件整理；按卷整理
2000年12月6日国家档案局颁布《归档文件整理规则》（以下简称“《规则》”），2006年12月18日国家档案局又颁布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“《规定》”）。在机关单位档案全面推行文件级管理并重新划定保管期限，档案整理工作实现标准化、规范化、科学化发展，达到“简化整理，深化检索”的目的。长期以来，高校都是按照国家教委1993年11月16日颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称“《实体分类法》”）、《高等学校档案工作规范》（以下简称“《规范》”）进行分类、整理、立卷。据了解，《规则》和《规定》目前在高校并没有得到广泛推行，这除了高校档案工作人员因循守旧的因素外，还有高校档案类别构成复杂这一重要原因，不少高校在保管期限划分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和踌躇。那么，在这样的背景下，高校档案当如何规范整理以求发展？笔者结合多年高校档案整理的工作实践，撰此文探讨高校档案规范整理的关键，与同行商榷。
1 重新界定高校档案保管期限
比较起来，《规定》与《规范》中保管期限划分差异很大。笔者认为，高校可参照执行《规定》。高校文书档案中的党群类、行政类、外事类等的归档范围和档案保管期限可按《规定》执行；科技档案、专门档案中的教学类、科研类、产品类、基建类、仪器设备类、出版类、财会类等的归档范围和档案保管期限则要根据高校的工作实际进行修订后才能执行。
正因为《规定》高校只能部分参照，要执行还需进行修订，所以，目前高校档案保管期限的划分和界定出现了混沌的局面：有的高校已经实施《规定》中新的划分方法，但因仅一馆工作人员全面考虑问题有一定局限性，对保管期限的划分和界定有欠科学；有的高校则因感觉重新划分和界定保管期限复杂、麻烦，干脆因循守旧，还是按照《规范》中原有的划分方法。而《规范》经过长期实践证明，其存在档案保管期限的划分明显偏长或偏短的问题。比如，财会档案中将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间明显过长；教学档案中的“新生录取名单”保管期限定为“长期”，而根据它的实际利用价值则应定为“永久”比较合理、科学；[1]另外，在科研综合档案中“学会工作（学术活动）材料”保管期限定为“短期”，而在行政综合档案中“院、系、所、中心开展各种学术活动的文件”定为“长期”，这不但存在同一档案材料保管期限划分的矛盾，还有同一档案材料归入多个类别的问题。
因此，基于科学建立档号、规范排架、有效使用档案库房及简化档案鉴定、销毁工作等方面的考虑，高校档案保管期限的科学划分与正确界定显得尤为重要。
2 保管期限写进高校档案档号
《规范》明确了档号“是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”，且“同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能”。[2]而《规范》中的档号结构为：“年度号+分类号+案卷号”，忽略了保管期限。可高校档案分类中最下位类却包含有永久、长期、短期三个保管期限，因为档号结构中没有保管期限，若要将同一类目下不同保管期限的档案案卷断开流水号，即会出现重号问题。所以，当档号结构中没有保管期限时，同一类目下不同保管期限的档案案卷根本无法断开流水号，因此，很多高校在档案整理的具体操作中就把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号的编制方法，在实践操作中表现出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就会造成不同保管期限的档案案卷号的交错，排架混乱，并且在销毁过期档案时会造成很大的麻烦，会出现缺号、空档问题。因此，高校档案档号的构成，应当考虑写进保管期限，即档号结构应为：“年度号+分类号+保管期限+案卷号”（按件整理的再+件号），这样就可解决按保管期限断开流水号的问题，也可保证档号编制的唯一性、合理性及稳定性。
3 高校档案实行“卷”、“件”结合整理模式
笔者认为，《规则》推行的“文件级管理”确有简化整理程序、提高工作效率的优势，而《规范》中传统的按卷整理也有其明显的优点，完全抛弃按卷整理的观点和做法是不科学的。因此，根据高校档案构成复杂的实际，应该实行“卷”、“件”结合的整理模式，充分发挥“卷”和“件”整理的优势来实现高校档案整理的合理性、科学性、系统性及可操作性。高校实行“卷”、“件”结合整理模式的关键措施：
3.1 树立“卷”、“盒”相通用的概念，编制好盒（卷）号。档案即便是按件整理的“件”也都是需要装盒的，我们在概念上就可以用“盒”代替按“卷”整理中的“卷”。那么，同年度同类别同保管期限的文件材料根据实际情况可选择按件整理组成“盒”或按卷整理组成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分类号同保管期限的所有“盒”与“卷”应当编制同一个流水号。例如，我校使用的“南大之星”档案管理系统中“盒号/卷号”也是相通用的，采用卷、件结合整理的档案信息录入档案管理系统中与之前完全按卷整理的信息，是统一规范有序排列的，并不会发生混乱。
3.2 规范档号结构。结合《规范》和《规则》，高校档案实行“卷、件结合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到档号不重复，档案在库房中的物理位置和在档案管理系统中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，档号构成即应为：“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号（按卷整理的）”或“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号（按件整理的，也即件号章结构）”。同年度同分类号同保管期限的归档材料可根据实际情况来选择按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依据同一事由或主题进行文件归类组盒。在组盒后，不需要像组卷那样，要整卷装订成册，也不需要书写案卷题名，只要把盒内每个“件”各自订好，盖上件号章，再填写好件号章，就可装盒，并在盒内放进打印好的盒内文件目录，盖件号章，以确定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含几件，且按卷整理的文件，不需盖件号章，打印案卷封面，装订成册，通过案卷封面上的档号即可确定其物理位置。考虑档号书写方便、整齐以及档案信息在档案管理系统中的有序排列，保管期限“永久”、“长期”、“短期”可分别用字母“A”、“B”、“C”做代码。实施《规定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“长期”、“短期”，只需在立卷说明里注明：实施《规定》之前的保管期限为：永久、长期（16年～50年）、短期（15年）；实施《规定》之后的保管期限为：永久、长期（30年）、短期（10年）。
3.3 明确文件件号按盒（卷）编制。即同年度同类别同保管期限不同盒（卷）的文件件号不编制大流水号，而要按盒（卷）编制，一盒（卷）一个流水号。机关单位在实施《规则》按件整理档案时，通常是将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号编成一个大流水号，这样编制件号不适于高校档案卷、件结合整理模式。因为高校档案中存在同年度同类别同保管期限的档案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件号编制大流水号，则按卷整理的档案编制卷号、按件整理的档案编制件号时都会存在困扰，而且，在档案盒脊栏目填写也会出现难以统一的混乱情况。所以，若将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号按盒编制小流水号，则如同按卷整理时按卷编制文件件号一样，如，“2011-XZ12.A（永久）-1.0001～0028”；“2011- Z12.A（永久）-2”；“2011- XZ12.A（永久）-3.0001～0040”；那么，按件整理的档案的盒号编制、件号编制与按卷整理的档案的卷号编制、档号编写不会互相影响，在档案整理、档案管理系统的信息录入及管理、档案排架、档案查询利用等整个管理过程中也就不会有混乱和困扰。
3.4 解决二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号存在的问题。问题一：二级类目下归档文件特少时，归档文件如何装盒？[2]高校档案按十一大类进行分类整理，当分到二级类目下归档文件比较多的，按保管期限分编盒（卷）号、件号，分别进行装盒，自然是不会有问题。但是，若当分到某二级类目下，归档文件特少的时候，用一个档案盒就可以装完，那其装盒问题，就值得思考了。[3]按笔者的实践经验可如此解决，对其档号、件号的编制仍按其保管期限来编制，以规范录入的档案信息，保证档案管理系统里的信息规范有序。但是在装盒时，可按永久、长期、短期的顺序全部装入一个盒内，并按盒内顺序打印出盒内目录，放进档案盒内。在填写其档案盒脊栏目时，在保管期限栏目填入“永久—短期”，即填入盒内文件所有的保管期限，盒（卷）号栏目可填入“1”，也可空着，一看就明白本年度此类目下所有保管期的文件都在这一盒内。这样做，既不会影响到档案管理系统中信息的规范有序，也不会浪费存贮空间，又不会增加工作量，而在架上查找档案时更不会存在任何困难。因其在档案管理系统中的保管期限信息是完全准确的，在进行档案统计和销毁时，统计的结果也不会有任何差错，而且因为整个类目下仅此一盒，在进行过期档案的鉴定、销毁时也不会存在麻烦。
问题二：二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号，会将同一问题的文件装入不同的盒内，是否会影响其成套性及利用效率？同一问题的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不会影响其提供利用的效率，也不会破坏其成套性，因为同一问题的文件材料按保管期限虽然分别装在不同的盒内，但其排列仍在同一类目中，查找起来仍是十分快捷的，特别是用计算机进行检索的时代，定位查找更是不成问题的。可如果不按保管期限分别编制盒号、件号，则档案管理的规范有序就会受到影响，以后的档案鉴定、销毁工作就会复杂、麻烦。
综上所述，高校亟待国家档案局和教育部针对《规范》中的问题，根据高校档案工作的实际，结合《规定》、《规则》的科学性、合理性，积极修订、完善《规范》，制定出新的更为科学的高校档案工作规范，以改变目前高校档案整理工作的混沌局面，减少各高校因走误区而浪费的人力、物力和财力，保证高校整理档案工作科学、规范发展。
﹡本文系广东省档案局档案科技项目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻关项目[2010C3110011]、湛江师范学院人文社科项目[QW1219]。
参考文献：
[1]黄东霞.《高等学校档案工作规范》修订的必要性[J].中国档案，2007.（8）：30～31.
[2]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与工作规范[M].成都：四川科学技术出版社，1994.
关键词：合同档案；档案管理；措施
随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。
1 合同档案的收集
1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。
1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：
1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]
1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。
1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。
1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]
1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。
1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。
2 合同档案的整理
2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。
2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。
2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。
2.5 合同档案归档文件目录的填写
2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。
2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。
3. 合同档案的信息化建设
3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。
3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。
3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：
3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。
3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。
3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。
结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。
参考文献：
[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.
[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.
[3]储玲.试论合同档案必须实现全面质量管理[J].机电兵船档案，2009（5）：33～34.
关键词：学校档案 实体分类 档案管理
中图分类号：G271.2 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（c）-0138-01
档案的分类问题一直是受到广泛关注的问题，它是各单位档案管理中重要的首要问题之一。由于现代各单位的归档材料同过去相比无论是在数量、形式还是内容方面都有了较大的变化，现代仍采用全宗号、案卷目录号、案卷号的编号方法来管理和固定案卷的位置，已经无法满足现代档案管理的需要了，也不利于开发档案的信息资源。为此，人们必须创新档案管理方式，该文为学校档案实体分类管理提出一些建议和意见，并浅述增强档案管理的措施。
1 学校档案分类中存在的问题
在以往的学校档案管理中，一般把档案划分为文书档案和教学档案，并由两个部门分开保管。随着学校里各类型文件材料种类和数量的增加，实际要进行归档的材料文件越来越多，事实上有很多不属于文书档案和教学档案的其它材料，由于缺乏足够的分类管理理论指导，以全宗管理的方法很难将这些专业档案管理妥善，因此，各学校在档案划分标准和管理方法上有很大的差异[1]。有的学校将全部关于某个专题的材料不分载体和来源全部归档至一起；有的则根据载体形式的不同将同一专题材料分开存储等，这种情况对档案的管理和利用非常不利，影响了档案管理现代化以及信息化发展，也影响了档案库的建设。
2 增强学校档案实体分类管理建议
2.1 提高档案管理的重视度
为提高对档案管理的重视度，学校应该重视宣传和教育我国档案相关法律法规，以及档案管理工作的重要性，从而提高对档案利用工作重要性的认识。还要加强有关档案的价值、作用以及利用效果的宣传，不断发展档案信息化建设，积极收集保管好档案资料，并转变档案管理的思想观念，将被动服务的观念价值转变为主动服务的观念价值。
2.2 判断档案价值，增强档案管理
在档案管理中的每个管理单元，对同一个目标常常是直接或间接地开始工作。虽然档案划分无论是形式上还是内容都有所不同，但是，有多种类型的文件之间存在明显的相关性。因此，在确定归档档案时，要全面掌握文件之间的链接价值，并从文件特征的所有方面进行全面的分析，从源文件、内容、时间、文本、形状等方面进行价值考虑，全面预测社会对档案的需要。因此，鉴定档案价值要充分考虑社会的需求，既要考虑当前的需要，也要考虑长远的需要[2]。在判断档案的价值时，要从效益的角度进行分析，这种效益指的是档案发挥出的作用高于保存成本时具有的保存作用。所以在档案保存时一定要考虑到档案的这种收支比，只有确定其价值高于保存成本时，才能进行保存，并努力平衡财力和义务。
2.3 增强档案保管工作和利用效率
在考虑如何进行档案分类时，不能忽视档案的保管和利用问题。大多数学校中一般都只有一个立档单位，一个全宗档案库，因此在考虑档案实体分类问题时，要全方位的考虑档案保管和利用问题：第一，对于不同载体和形式的档案，其保管要求是不同的，虽然其内容上可能会有所关联，但为了延长实体档案的寿命，必须分别妥善保管，将相同载体或同一形式的档案集中保管在一起，将其视为一种组合档案。第二，要尽量节省档案库房存储箱柜，减少倒架，提高管理效率。对专业类档案进行分类时，其类目设置不宜过细，一定要控制层次，并能够通过检索工具来揭示和反映档案主题。第三，管理档案的目的是为了满足用户对档案信息的利用和需求，所以在分类档案时，一定要尽可能的方便用户，充分考虑各种因素。
3 增强学校档案管理的方法
3.1 应用计算机信息档案管理技术
计算机信息技术为档案的分类和管理方法提供了更科学，更先进的使用条件。计算机的分类搜索工具，允许档案馆在进行档案实体分类时，能够更加注重档案的保管因素，提高管理水平，使其稳定有序。简化套装档案的数量，并建立一个统一的系统参考编号，并通过检索系统，将归档的同一主题的档案联系起来，形成一套完整的文件信息提供给用户，这样更易保管载体不同的一组文件。
3.2 灵活进行实体档案管理
学校在进行档案实体分类时可以使用“年度-部门”这种分类方法，有利于减少归档整理档案时的工作内耗，以提高工作效率。它形成档案库将如实的、客观的反映出各个职能部门的工作历史，维护了归档文件来源的真实性，是遵循文件形成规律的。由于近些年各个学校规模的扩大，其职能部门也越来越多，为了保证学校档案管理能够跟的上学校的发展速度，在设置“部门”分类时，可以按组织机构的类别进行划分，比如将党务组织、各群体团队性部门等统一划分为党群类；将学校行政各职能部门划分为行政类；将学校各二级院系统一划分为院系类，这样的分类号可以由“部门分类+部门代号（通常为三位数）”组成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有关党务工作或行政管理的临时机构，可以按其挂靠部门进行分类，若是单独行使职能的临时部门，则应该单独进行分类。
3.3 应用组合管理模式
由于一个学校的所有档案都可以视为是一个档案组合，一些性质、特征、内容相同相近的档案也可以视为一个档案组合，所以组合管理模式对于档案管理是非常适用的。但要注意，所有组合必须是符合某一特征、规律的有序组合，不能是大杂烩样的组合，且所有组合之和等同于全宗。这种全宗内档案的组合管理，能够大大提高档案的活力和价值，不会因为档案的分别保管而降低使用价值，也可以大大提高档案排列的稳定和有序性，防止因档案的分开保管而导致遗失。
参考文献
[1] 葛志媛.高校档案实体分类法的改革设想[J].兰台世界，2011（22）：367-369.
一、明确实施分类管理的对象
实行个体工商户分类管理首先要明确的就是分类管理实施的对象是在工商行政管理机关登记，并取得合法经营资格的个体工商户。分类管理就是根据个体工商户的经营行为，按照制定好的分类标准实行分类监管。未领取营业执照，也就是平常所说的无照经营者不在这个监管模式的监管范围之内。在实际操作中，一些同志提出了要将个体工商户领取营业执照前的违法记录也纳入分级标准。笔者认为这个提法不妥，既然分类管理是对领取营业执照经营者经营行为进行的监督管理，在领取营业执照前的违法记录就不应该再作为对其的分类依据。
二、明确实行分类管理的目的
国家工商总局颁发的《个体工商户分层分类管理办法》中提到个体工商户分类后的a 、 b 、 c 、 d 四级相对应地用绿、蓝、黄、黑牌表示，笔者认为只是在分类系统中的一种较为直观的表示。由于缺乏相关的法律依据，而不能简单地理解为给个体工商户挂牌以向社会公示其分类级别。目前，各政府职能部门没有监管信息的交流，也没有实行监管信息的共享。所以，个体工商户的
前置审批许可如卫生许可证、文化经营许可证等是否被注销；是否存在偷税漏税行为；是否被司法部门处罚等等此类信息，工商行政管理部门都无法及时获知。个体工商户的分类只是依据工商行政管理部门在日常监督执法中形成的监管信息。分类依据的单一性决定了分类结果只能是作为工商行政管理机关内部对个体工商户实施分类监管的依据。根据分类结果，工商行政管理机关对个体工商户实行有的放矢的监管，对不同等级的个体工商户实施不同的监管力度，合理分配有限的监管资源。但是，从长远看，在社会信用体系平台搭建好后，现在的个体工商户分类管理体系是构筑社会信用体系不可豁缺的一部分，这也是实行个体工商户分类管理的最终目的。
三、确定实行分类管理的原则
“公平、公正”是实行个体工商户分类管理的原则。这个原则应该由始至终地在制定分类标准、实行分类监管过程中得以贯彻。公平即以相同的标准对待每一户个体工商户，让其在同一起跑线上参与分类。实行个体工商户分类管理首先要变传统的“违法推定”为“守法推定”。即从推定所有的个体工商户都有可能违法转变为推定绝大多数个体工商户都是守法的。特别是对有过违法记录的经营者，应该给予“重新做人”的机会。在其领到营业执照的那一刻起，设定其为合法经营者，在有了违法记录后再予以相应降级。公正即以客观、公允的态度对个体工商户进行分类。个体工商户的分类管理必须在信息化的前提下进行，将分类标准编人软件，由计算机根据分类标准自动将个体工商户分为不同的管理类别，尽量减少分类过程中的人为因素，减小操作人员的“自由裁量权”，使分类结果是个体工商户经营状态的真实反映。
四、分类标准的制定
个体工商户的分类是否准确、适度，分类管理能否达到合理配置管理资源、提高监管效能的目的，分类标准制定是关键。首先，分类标准必须是在与工商行政管理有关的法律法规框架内制定，所指的违法行为只能是指违反工商行政管理法规的行为。个体工商户在其它职能部门的监管信息只能作为分类参照标准，是对个体工商户进行分类监管时作为合理调整分类级别的参考指标，而不能做认定标准。其次，必须以能量化的客观事实，而不是主观认定为分类依据。即将涉及体工商户违法处罚的工商行政管理法规编人软件程序，按照违法行为的性质、危害程度，由计算机自动对违法行为定性、分类，而不是按照操作人员的主观意志来转移。这就要求在制定分类标准时，除了要考虑实际工作的需要，还要从计算机操作的可操作性出发，尽量将各条标准细化、量化，计算机“读得懂”，“会”准确选择。
施工企业根据自身项目管理实际并参考业主方的项目管理信息进行分类，一是根据项目招投标和施工过程的时间阶段进行了信息分类;二是按项目管理的路基、路面和桥涵等工作对象进行项目结构分类;三是按项目管理的成本控制、进度控制和质量控制任务进行信息分类;四是按组织类信息、管理类信息、经济类信息、技术类信息和法规类信息的内容属性进行分类。从而编制项目信息管理模式，在此基础上，各项目部按企业信息分类类型再对实施项目进行分类。现以项目信息的内容属性为例进行分类举例说明，项目经理部的信息分类按项目的进度类、成本类、安全类、质量类和行政管理和合同类进行分类举例说明。
2公路工程作息系统运行的必要条件
项目信息化管理，就是通过信息技术实现在建工程的信息化、动态化和网络化的动态管理，是一种重要的工程管理工具和手段，是当前项目管理的重大变革，为使信息系统有效运行，各个网点必须具备以下条件：一是组织件，是支撑信息系统正常运行的重要支撑，为此组织件的创建和完善实现项目动态化管理的主要条件;二是教育件，是指导项目管理者在信息管理中的操作方法和相关流程的教学信息;三是软件，主要以计算机操作系统、公路工程造价软件和工程网络横道图和双代号网络计划软件等;四是硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪和绘图仪等等，构成了信息技术运行的必备资源，数据通信硬件设备，将各个网点间以及施工企业与业主提供了快速联接通道。
3信息技术对公路工程管理的主要作用
3.1信息技术对成本的控制
由施工企业技术部门负责，以竞争性成本计划和合同价为依据，根据本企业工料消耗标准、技术和管理水平、项目所在地的资源市场价格与费用指标，按企业预算定额编制指导性成本控制计划，作为选派项目经理部的重要依据。项目经理部确定后，以项目部为核心，根据项目实施方案，采用企业的施工定额编制实施性施工成本计划，通过对竞争性成本和实施性成本数据计算和分析，通过信息技术，按工程量统计数据和会计对工程成本核算的实际成本数据，对计划成本与实际成本进行比较分析，根据实际成本和计划成本的偏差，借鉴信息资源中针对偏差选择组织、管理和技术等相应措施。同时使用公路工程造价软件对分部分项工程进行造价限额控制，下发施工任务单，实现成本的动态控制。
3.2信息技术对进度的控制
施工企业根据合同工期要求，编制深度不同的控制性和指导性施工进度计划与项目系统进度规划，以确保公路工程在计划周期内完成建设任务，承担建设的项目经理部根据企业对项目进度要求，编制各单项工程和分部分项工程进度计划作为实施性进度计划，根据实施性进度计划和工程数量计算工程网络计划的时间参数，确定关键工作和关键线路，绘制网络图和计划横道图，编制资源需求计划，通过日工程量的统计和汇总收集，实现对进度与计划执行情况的比较分析，根据实际进度对各项工作之间逻辑关系的影响以及资源供应状况和成本状况，对时标网络计划采用实际进度前锋线进行趋势分析，找出偏离计划的原因及可供挖掘潜力，对进度计划进行调整，调整方法有调整关键线路长度、调整非关键工作时差、调整工序之间的逻辑关系以及调整资源投入。当关键线路实际进度比计划拖后时，在尚未完成的工作中选择资源强度小或直接费用低的工作采取平行作业组织形式缩短其持续时间，调整要保证施工的连续性和均衡性。
3.3信息技术对质量的控制
预期编制质量目标、各工艺和工序的流程、制定质量责任制对质量控制具有战略性指导作用;设定严格的质量计划，建立质量控制体系，组织各种专项的QC课题研究小组，建立质量管理机构和制定质量管理的各项制度是确保工程质量的重要组织措施;采取信息技术加强施工方案的优化，采取数理统计技术实现对质量指标的控制是提高工程质量的重要技术措施;采取事前控制、事中控制与事后处理措施，从而创造质量信息动态跟踪和反馈运行机制，实现全面、全过程和全员参与的质量管理体系和机制，围绕预期的质量目标，进行计划实施检查和处置活动，通过信息资源择优改进措施，形成动态的PDCA质量控制循环，是信息技术对质量控制的重要管理措施。
3.4信息技术对安全管理的应用
安全管理是项目管理中最重要任务，是确保公路工程管理者、参与者和从业者在项目施工过程中健康安全。因此采用信息技术，建立项目安全管理机制，制定安全生产管理制度，加强危险源辨识、风险预测和评价及控制策划，制定安全生产应急预案和现场处置方案，针对存在重大隐患的分部工程制定专项施工方案，对电工、焊接与热切割和高处作业等制定专项操作规程和作业指导书，利用共享信息资源制定安全各项管理制度，建立信息动态信息跟踪和反馈机制，以查思想、查制度、查管理、查隐患、查整改、查事故处理的“六查”为手段，从而消除人的不安全因素、物的不安全状态和组织管理上的不安全因素，从而通过采用动态信息技术实现公路工程的安全管理。
3.5信息技术对合同管理的应用
公路工程涉及的合同有物资采购合同、机械租赁合同、劳务分包等多种类型，为减少项目参与方的分歧与合同纠纷，可利用信息资源进行标准合同文本查询，同时借鉴共享信息资源中以往经验与教训，辅助合同起草，充分分析合同中的漏洞和存在风险，制定合同风险对策，通过信息技术对合同基本数据查询、合同执行情况查询和统计分析，对产生的合同分歧利用系统信息选择相应组织措施、技术措施、经济措施和合同变更或签证附加协议，从而改进合同管理漏洞。
4信息技术的安全管理
【关键词】中小零售企业；连锁；品类管理
文章编号：ISSN1006―656X（2013）09 -0080-02
品类管理从诞生至今只有短短十几年的时间。从某种意义上也是一种舶来品，也正因为如此，诸多的水土不服，对于资源相对缺乏的中小零售连锁企业来说，如何在有限的资源中创造最大的经济效益，实施品类管理成为打造中小零售连锁企业自身的竞争优势，提升零售企业的经营运作效率的手段。
一、品类管理的内涵
（一）品类的含义
按照美国食品营销协会的定义，“品类”是“易于区分、能够管理的一组产品或服务，消费者在满足自身需要时，认为该组产品或服务是相关的和（或）可以相互替定的”。
按此定义来看，“品类”在零售企业的商品结构中，可以是“商品大组”，也可以是“商品小组”，也有可能是“商品群”。
（二）品类管理的含义
品类管理是零售商与制造商以消费者为中心，将品类作为战略经营单位来共同管理，以提高经营业绩的零售技术。品类管理理念在零售业界己获得普遍重视，对于零售商实现其核心价值，改善与供应商的关系，提升零售业绩等方面有着重大的意义。
品类管理是一个把品类作为战略业务单位来管理的，着重于通过满足消费者需求来提高生意结果的流程。品类管理是零售商和供应商把经营的商品分成不同类别，并把每类商品作为企业经营战略的基本活动单位，进行管理的一系列相关的活动。它通过强调向消费者提供超值的产品和服务。
（三）品类管理的本质
目前，零售行业在经历了跑马圈地和价格战后，中小零售连锁企业在这个发展过程中，通过自己的多种经营技术和经营方法，获得了丰厚的回报。当品类管理为一种新的管理理念，得到了大部分人的。但是企业发现品类管理的落脚点却很难找。仔细分析，不难发现我们现在所用的很多经营技术和方法，是不是有和品类管理的理念是吻合的。过去粗放性的运营技术和方法，已经不适应今天的市场竞争。品类管理的实施过程实际上就是企业向精细化管理转变的过程，通过从不同的角度，以不同的方式，对品类实施精细化管理来为创造着更多的市场机会。
二、中小零售连锁企业品类管理的必要性
中小零售企业如何解决发展中的实际问题，在激烈的竞争中存活下来，并发展壮大。面对目标顾客的需求，大卖场的商品种类繁多，追求大而全，中小连锁门店由于营业面积资金货架有限不可能全部销售，甚至某一品类的所有单品不可能全部上架销售，如何在有限的资源中创造最大的经济效益。品类管理为国内外零售巨头们创造的丰厚利润是有目共睹的。特别是宝洁在全球与沃尔玛的合作，两者在人力物力上的投入，让资源有限的中小零售连锁企业望而兴叹。中小零售连锁企业如果能够树立品类管理的意识，有了品类管理的思想，有了做品类管理的决心，那么开始实施品类管理，就会有所收获。开展品类管理成为中小零售连锁企业的必要。
（一）中小零售连锁企业的经营特点需要品类管理
零售行业中，中小零售企业（覆盖便利店、便民店、社区型超市、专营专卖店等零售业态）占有相当大的比重，其典型特征为：门店营业面积较小、时间较长；门店数量多、分布广；门店人员少、人员素质参差不齐、系统应用能力不强；门店经营品项数在1000至2500个之间，却往往跨越众多的商品大类，品类结构十分复杂，有着品类管理的迫切需求。
（二）和供应商的品类合作需要品类管理
中小零售企业中采购和供应商销售人员负责双方业务往来，双方企业都只关注销售、利润、周转等营业指标， 品类合作只是其附带工作之一，不直接进入绩效考核指标，缺乏推进品类管理的动力。同时，品类管理对双方业务人员的专业水平、数据分析能力等有较高的要求。缺乏理论知识，专业度较低，采购和销售人员难以达到专业品类管理者的要求，也成为双方进行品类合作的瓶颈。
（三）中小零售企业的经营管理理念和水平需要品类管理
在实际品类管理操作过程中，零售商成为主导，实施主体是零售商。零售商的经营管理理念和管理水平直接影响品类管理能否顺利开展。目前，国内外零售巨头早已熟练的运用品类管理为企业创造的丰厚利润。而目前大多数内资零售商，特别是中小零售企业经营管理理念和水平不高，导致在商品管理中，没有以数据分析为基础，品类选择不符合顾客购买习惯，或是商品结构一成不变，没有及时根据消费趋势和市场的变化做出调整。无具体的组织、人员、资源支持和实施细则，导致商品管理流于形式。在具体工作中为建立良好的价格形象，提高市场份额， 中小零售商往往采用降价促销的办法提高销售，但这既降低了公司利润又导致行业恶性竞争。零售商需要提高管理水平，特别需要通过品类管理，根据品类角色对不同分类的单品采用不同的品类策略到达更好的销售指标。
（四）数据收集和整理分析需要品类管理
目前成熟的零售管理运作中，零售应该掌握大量自己公司内部和来自第三方公司的数据，能把握行业和品类的发展趋势，也一定程度上影响着对品类未来发展方向。而中小零售企业普遍存在数据收集和整理存在一定困难，数据分析能力有限，无法通过数据找到原因及对策
不了解行业和品类发展趋势，在新品、定价及促销策略方面较为盲目等问题。
由于缺乏数据仓库和数据挖掘方面的支持，数据管理与数据解析无法满足企业经营管理的需要。而品类管理的基础是数据分析，管理人员根据需要自己到数据库中下载数据，进行整理加工，做简单的数据分析，数据的使用效率非常有限，为企业的经营决策提供参考。
三、中小零售连锁企业品类管理的实施
（一）企业高层管理者的强有力的支持
品类管理实施是一个从企业思想到企业行为大的变化过程，通常会导致组织结构发生较大变化和调整，所以没有引起企业高层管理者足够的认识和高度重视，品类管理的实施很难成功。
要确保品类管理的顺利实施，需要从思想、资源、协调三个方面强有力的支持。首先，作为企业的高层管理者，一定要统一思想。明确实施品类管理的重要性，了解企业实施品类管理的需要的资源和条件，对于可能存在的问题和风险要有充分的准备，只有企业企业高层管理者思想理念认识和重视，才能更好的让企业全体人员明确实施品类管理的目的。其次，实施品类管理所需资源也是确保成功重要的因素。高层管理者在资源上应也应该大力支持。特别是品类管理人员的招聘和激励机制。以及品类管理需要的信息管理系统、所需设备等方面予以资金上的支持。最后，在实施品类管理过程中，会遇到一些员工思想和行为上的阻力，特别是固有的工作方式和利益格局。企业高层管理者一定要指导和监督、协调资源和进度，保证品类管理顺利实施达成企业目标。
（二）实施品类管理的组织保障，建立品类管理部门
中小零售连锁企业在实施品类管理过程中，在零售企业内部成立专门的品类管理部门，明确商品部、采购部及门店所负责的品类，商品部负责品种、品规、高中低三种价格带的商品研究，确定总部和门店的商品结构；采购部负责采购具体品种；门店部负责门店现场的商品陈列、POP宣传，店员专业知识培训。品类管理部门负责定义品类、定义品类角色并制定品类发展策略，实现品类的经营目标。
（三）建立健全人才机制，提高零售商品类管理水平
建立品类管理部门是品类管理的组织保障。但是品类管理部门中专业的品类经理是实现品类的经营目标的人员保障。中小零售连锁企业普遍存在缺乏负责品类管理的相关人员。因此，要建立健全人才机制，吸引高素质的专业人员加入，同时加强培训现有员工， 对相关业务人员进行品类管理方面培训，使其了解品类管理的原则和过程，以顾客需求为导向正确地定义品类和品类角色，提高现有员工专业技能， 提高零售商品类管理水平。通过薪酬激励等手段留住关键员工，为实施品类管理战略奠定人员基础。
（三）商品品类管理的分类，优化产品组合
市场竞争在加剧，消费者需求在变更，如何让品类优化更优化呢？作为品类管理工作中的重要组成部分，品类优化一直帮助着零售商快速成长。品类优化是基于品类的定义和角色，根据品类评估的结果，对品类的结构进行优化的一系列工作，它的目的主要包括对产品款式、档次及品牌的优化。这是一个循序渐进，需多次实践检验的过程，因此， 品类评估是这一过程中最主要的工作。品类评估的结果反映了品类的现状和品类管理的效果，也为之后的品类优化工作提供了改进的方向。而品类评估的方法，是品类管理工作中管理视角的体现，它往往需要综合考虑销量、利润、库存和人力投入等指标。但是，由于品类管理是以产品的类别作为经营策划的基本单元，而且零售商关注产品多于关注消费者，因此在品类评估中难免出现一些偏航现象：部分零售商过于关注产品的销量，反而忽视了品类的角色和基于消费者需求的指标。
（四）与优质供应商合作数据分享，实现双赢。
今天的中小零售连锁企业在经营过程中，高度重视供应商在经营管理中的重要作用，为门店提供最新的消费知识，进一步了解商品在门店的销售信息，共同实施经营效益的提升。
但在品类管理实施过程中，这些工作还不足以满足品类管理的需要。品类管理的基础是数据分析，缺乏数据仓库和数据挖掘方面的支持，数据管理与数据解析无法满足企业经营管理的需要。连锁商和供应商之间的合作关系对品类管理的实施和经营成果具有重要的促进作用，特别是和优质供应商合作双方的双赢思维与合作模式的选择，才能利用供应商独特的视角和技能补充连锁商在某些方面的不足，形成双赢。
（五）应用品类管理的信息技术。
①顾客研究系统：市场/顾客调查数据库，会员数据库，团购数据库，购物篮分析（ POS数据）
②品类管理系统：跨品类分析，商品组合分析与优化工具，货架管理/商店布局管理工具，定价与促销计划与分析工具，新品引进评估工具，利润/成本核算工具，品类绩效衡量工具；③供应链管理：自动建议订单系统，供应商管理库存/联合管理库存系统VMI/CMI，仓库/运输扫描技术，电子数据交换EDI，B2B电子商务等。
对艺术管理学的研究目的是为了取得更好的效益平衡。本文首先对艺术管理学的研究范围进行了探讨，其次在此基础上进行了理论框架结构的构建，并对两种理论框架结构进行了讨论与比较，希望对以后艺术管理学的研究有指导作用。
关键词：
理论框架；研究范围；艺术管理学
对艺术管理学的研究范围的探讨可以很好地拓展学科知识，另外对其理论框架的讨论有利于形成更为系统完善的艺术管理学结构，这对艺术管理学以后的发展有指导作用。因此本文对其范围的研究及其理论框架的探讨有重要的作用。
1艺术管理学的研究范围
1.1基于当代学者的研究范围展开论述当前我国艺术管理学的研究发展还不够成熟，处于刚刚起步的阶段，但是仍有很多的学者提出了个人的见解。其中董峰就提出了艺术管理的活动是其内容的一部分。艺术管理的活动主要有行政法规以及领导体制等范围，并且还涉及一些艺术管理活动的基本原则以及他们之间的关系。学者曹意强就提出了艺术管理所要处理的几个方向，他们分别是：政府关系；劳动关系；委员会关系；财务管理；人事管理；公共关系和市场营销；艺术机构及其组织在对其进行开发以及之后的使用都有着很好的发展规划。学者吕艺生先生对艺术管理的范围进行了合理的划分，其中主要包括：艺术的市场理论、消费理论艺术法规等等。总的来说，综合这些艺术学者的观点，可以看出艺术管理的范围主要有：艺术的行政管理、艺术领导、财务管理以及艺术产业理论等等。
1.2根据所研究的对象来确定研究范围根据艺术管理所涉及的研究对象即艺术活动及其组织，再结合以上所提出的研究范围，可将艺术管理研究范围分成四个方面的内容，分别为：组织管理的微观层、宏观层、历史层面、学科层面。所谓的微观层面意思就是对组织当中的某些活动、时间、信息、财、物以及人等。而所谓的宏观层就是从艺术管理的外表面进行整体化的管理。而历史层面和学科层面分分别是从历史的角度和学科特点的角度出发，对其进行管理。以上所提到的两个方面是当前艺术管理所存在的主要内容，这两方面分别从不同的角度体现了艺术管理的不同特征，前一个突出的是在活动当中操作技巧的选取，然而后一个所突出的是从某种角度进行的宏观管理。
2理论框架
2.1当前存在理论框架以及其存在的不足在很久之前成乔明就提出了艺术管理的管理结构属于风铃式的管理特点，这种结构主要是在艺术中介管理和艺术行政管理的背景下形成的。在之后的研究及探索当中对其观点不断地进行完善，得出了更为结合实际的结论。除此之外成乔明还将艺术管理简单地分为三个部分，分别是：微观、中观以及宏观的艺术经济管理，并且将这三种艺术管理形式与艺术中介管理、产业管理以及行政管理三部分一一对应。尽管成乔明对艺术管理的框架构建有一定的科学依据，但是仍存在一些不足之处。（1）分类不够清晰，存在类别之间交融性很大的情况。成乔明对艺术管理理论框架的分析思路有些凌乱，很多概念交融，出现分类时模棱两可的现象，这种分类方法的不清晰明确，使得类别之间的交融性过大。比如说本应该是艺术行业管理以及艺术行政管理属于同一范围内，然而在成乔明的理论当中他却将这两者分开来了。（2）对成乔明的艺术产业、行政管理的划分存在质疑。在成乔明看来艺术行政与产业管理不属于同一类别，不都是在艺术产业的范围之内。不过，我认为这两者都可以划分到艺术管理的范畴当中。因为，这两者的只是作用的法律效力程度以及所管理的主体不同，而它们作用的范围和对象基本是相同的。在《艺术管理》一书中提到了艺术产业的概念，在其中提出，所谓艺术产业就是以获得美感、求得创新为主，通过某种方式，对不同的艺术形态的产品进行合理的营销及管理，以此就可以很容易看出艺术行政及行业管理同属于艺术产业管理。（3）质疑成乔明对艺术中介的划分。艺术中介管理是一种属于类的范畴中的管理形式，它和艺术消费者是一种并列的关系，他们都是在艺术管理范围中的。另外，从微观以及宏观的定义当中可得出，艺术中介管理属于宏观的艺术管理范畴，并非微观的艺术管理。（4）研究过程与结论之间存在矛盾的情况。成乔明对艺术中介管理的划分不仅属于宏观的范畴，除此之外还属于微观的范畴，因此造成矛盾的现象。
2.2理论框架的构建及分析（1）艺术门类基础下的框架构建。从横向是觉得角度观察，艺术门类基础下的艺术管理被划分成了综合、文学、造型以及表演这四种形式。在艺术门类的基础下进行框架的构建时必须提前选取艺术门类的划分方法，并且所选取的方法还要负荷艺术管理的要求。从不同的角度来对其进行划分，其中划分的依据及其内容包括：在结合艺术语言的差异，可以剑气划分成综合、表演、语言以及造型艺术；在欧美国家产生的分类方法：表演艺术、视觉艺术；根据艺术的突出表现的不同可以分为：表现艺术、再现艺术；从主体对艺术产生的不同的感知方式，可以将其分为：听觉、视觉、视听、想象四种艺术。（2）艺术管理作用基础下的框架构建。从纵向的视觉角度来看，可以将艺术管理划分成渺观、微观、中观以及宏观艺术五大类。在以上所提到的艺术行业管理、行政管理，它们分别又叫做中观和宏观艺术管理。所以，由此可以很容易地看出这两者属于艺术管理的范围内。另外由于中观和宏观艺术管理本身就没有很清晰的划分，因此如果将中观划分到宏观的艺术管理范围当中也是可以理解的，不会存在矛盾性。这样的划分方式，不仅可以很好地将不一样层次的艺术管理人才进行有秩序、有重点的培养，还可以更为明确地对不同层次的艺术管理人才进行合理的划分。综合以上对艺术管理的划分情况来看，可以很容易地得出艺术管理的组织结构，其中主要分为：综合、语言、表演以及造型艺术管理这四种形式。这样的划分方式有利于确认艺术管理门类的学生对专业知识的研究与学习的方向，同时也有利于对专业当中不同知识背景的学生进行划分。（3）以上两种框架的结合。以上所讨论的两种框架其出发点以及其关注点等都有所不同。艺术门类基础下的艺术管理框架具有导向性的功能，比如说造型艺术管理所对应的是造型艺术管理领域，它的缺点就是所针对的对象不够明确；另一种框架的构建是艺术管理基础下创建的，比如说艺术行政部门它所针对的组织是政府行政机构部门，它所存在的缺点是没有明确指出所对应的领域。从此可以看出，我们只有综合这两者的优点，将这两者进行融合重构，取长补短，最终形成复合型的框架结构。
3结语
本文以当代专家学者的研究成果为基础，对艺术管理学的理论框架和研究范围进行了确定，并从管理学和艺术学两方面的角度对理论框架的构建进行了研究，并指出了理论框架实际上是艺术管理理论框架的眼神和补充，对艺术管理学的研究和发展具有指导意义和实用价值。
参考文献：
［1］董峰.艺术管理学的学科状况［J］.南京艺术学院学报（美术与设计版），2011（6）：122-127.
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