1.与教职员工相关的档案资源建。档案资源体系建设的首要环节是归档资料的收集，档案工作人员需紧扣档案分类方案和归档范围，着重关注教职员工在聘任聘用、职称评定、师资培训、工资晋级、创先评优等方面的文件资料，并做好能切实反映教师业绩的文件资料的归档工作。具体有以下方面。聘任聘用：学校领导和中层干部的聘任文件、教职员工的用人计划审批表、关系介绍信、聘任聘用的合同、工资定级的审批表与名册等，这些都是关系到教职员工晋级、工龄核算等个人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。这些资料往往在数十年后仍有查询利用的价值，档案工作者的责任心和细致性将使档案发挥其应用的价值，切实为查档者提供有力依据，造福百姓。师资培训：随着学校办学水平的提升，师资队伍建设越来越受到重视，教师培训的等级逐年增高、培训人员也逐年递增。职业学校教师的培训包括部级、省级和市级培训，培训课程除了文化课和专业课，有的专业课教师还需到工厂的生产第一线进行实际操作的培训。培训工作中产生的文件、学习小结、培训证书等资料切实反映了学校在师资队伍建设方面的投入，培训产生的相关费用发票存入会计档案，是学校在师资建设方面进行资金投入的重要证明材料。就教师个人而言，培训小结、报告书也是见证其专业业务能力成长的佐证资料，对其申报高一级职称、教学骨干、学科带头人等都将起到佐证作用。职称评定：目前，中职学校在教师业务素质的衡量方面，最具代表性的指标仍是职务资格。职务资格的评定和逐级晋升不仅见证了一名教师的成长，关系到其切身利益，从学校的角度，也是学校师资队伍结构的体现，从一个方面反映出学校的教育教学水平。因此，职称评定方面文件的收集与整理是民生档案中的重要内容。教学科研：随着学校办学水平的提高，衡量教师的业务素质的标准已不仅局限于课堂教学，其科研能力也是考核的重要指标之一。因此，教师承担部级、省市级课题越来越多，参加教学比武、开设公开课也非常踊跃。档案工作者在材料的收集中，应注意鉴别教师在科研方面的业绩资料，这对于其个人成长是至关重要的佐证文件[3]99。创先评优：学校教职员工在各自的工作岗位上创先争优，取得了一定的成绩，这些工作涉及面不同，如教学科研、学科教学、德育管理等；颁奖的部门级别不同，如部级、省市级或校级等。档案工作者应在平时注意积累有关资料，加以整理和归类，使其呈现清晰的脉络，方便查询和利用。
2.与学生相关的档案资源建。职业学校的办学任务是培养社会需要的技能型人才，他们在校期间的学习与生活情况的记载是他们走上工作岗位前的重要历史依据。学生名册：每年的录取新生名册和毕业生验印花名册是学生档案的重要内容，经常用于为往届生开具在校证明、学历证明等，而且其参考利用价值期限较长。学籍档案：职业学校的学籍档案是学生在学校学习、实践活动中形成的，对学生的思想品德、学习成绩、特长爱好、身心健康等方面的原始记录，客观反映了学生在校期间的真实面貌，对学生就业、开具出国等有关证明都发挥着凭证和依据作用。收集毕业生学籍表时，首先需确保学籍表的完整性和真实性：各项签名是否完备、学生照片是否已粘贴、个人信息栏是否已填写等。若干年后，当年的学生前来母校查考其在校期间的历史记载，哪怕时过境迁、物是人非，完整齐全的档案资料仍然能够准确而真实地说明当时的情况。技能考核：职业学校的办学任务是培养技能型人才，学生可通过考核获得相应的工种等级工证书。其间产生的各工种的资格考核审批材料属于归档范畴，这些资料真实反映了历届学生在各自专业上的实际操作水平和动手能力，不仅反映了学校的教学业绩，也是学生在校期间的重要学习记录。大赛获奖：学生在校期间获得的荣誉是他们的成长履痕之一。“普通学校看升学，职业学校看大赛”，近年来，国家、省市不断突出技能大赛的重要性，学生们通过刻苦训练，在部级、省市级技能大赛中摘金夺银，这不仅是学校的荣誉，更是学生个人成长的里程碑。除技能大赛之外，文明风采、创新能力等项赛事也从另一方面展现了学生在德智体能等方面的全面发展。档案工作者应切实做好这方面材料的收集与整理，这不仅关系学生个人的前途，也反映了学校的办学水平，对推动学校教育教学改革与创新具有重要意义。
二、加强职业学校民生档案的利用体系建设
1.进一步做好档案资源的整合与开发。具体而言，就是按照“以人为本”的原则，把关系广大师生利益并利用率高的档案优先进行整理、编目[4]55。如在学校师资培训方面，以培训学科和培训级别为分类标准，筛选出相应的培训人员和内容，按年度将相关资料加以整合，形成历年师资培训工作信息库；又如在学生技能大赛获奖方面，以参赛专业和大赛级别为分类标准，筛选出历年获奖学生的姓名和获奖名次，按年度将相关文件资料加以整合，形成历年学生参赛获奖情况信息库。档案工作者的辛勤工作将原本分散的档案资源整合成脉络清晰的信息库，不但使学校的办学业绩一目了然，也方便了查询利用。
2.不断提高档案查询的现代化水平。目前，利用计算机管理系统进行档案查询已得到普遍运用，这项工作要求档案工作人员在平时做好档案资源的数据库录入工作。传统意义上的数据库录入内容包括了案卷目录、卷内目录和归档文件目录，对档案电子化的要求不高。近年来，随着档案电子化工作的深入开展，档案实体电子化已成为一种趋势。比如，在查询某次大赛的获奖资料时，档案工作者除了录入获奖文件的归档文件目录，还对获奖文件和证书进行了扫描，通过电脑操作即可以调阅，大大提高了查询利用工作的效率。
2014年全区档案工作将坚持以党的十七届四中全会精神为指导，深入贯彻落实科学发展观，紧紧围绕区委、区政府“五年实现大跨越，八年基本现代化”，“创新发展，率先发展”的目标，突出“服务科学发展，促进社会和谐”这一主题，抓住拓展民生档案领域，加快档案数字化步伐，有效发挥档案馆功能作用这三大重点，加大依法管理和队伍建设力度，带动档案资源体系、档案利用体系和档案工作基础业务这三大建设再上台阶，为编制《市区档案事业发展“十二五”规划》提供理论与实践依据，努力创成国家二级馆，为市创建文明城市作贡献。
一、以拓展民生档案领域为重点，积极推进档案利用体系建设
在继续加强区、镇机关文书档案规范化、制度化、正常化建设的同时，坚持以民生档案建设为龙头，以“档案服务企业年”为重点，带动基层各领域的档案工作，积极推进档案利用体系建设，不断充实馆藏，拓宽便民、利民通道。
（一）深入推进民生档案建设
巩固民生档案建设成果，继续发挥民生档案通联组的有效作用，加强对涉及民生档案各单位的指导。在去年首批民生档案基础上，一是扩大范围，由区级机关向镇（街道）机关延伸，把民生档案作为收集重点，列入考核；启动病案、残疾、仲裁、老龄、未成年人保护档案等第二批民生档案的规范化建设工作。二是加强民生档案利用体系建设，通过建立民生档案检索体系、服务体系和民生档案资源的整合，方便、快捷地提供民生档案的利用。三是围绕服务民生的需要，调整馆藏建设思路,由单纯接收党政机关文书档案，扩大到与群众关系密切的政府现行公开文件、专门档案及部分基层单位档案。为强化政府各机关单位专门档案的管理，争取区政府出台《区民生档案接收办法》，为其管理和接收进馆提供政策依据；对拆迁档案、劳模档案、学籍档案、公民出生档案等民生档案将与相关单位联合发文，规范民生档案工作。同时认真做好民生档案排查和登记工作，并实行有效监管，将民生档案工作纳入档案基础管理范畴，每年对归档整理和保管情况进行检查，作为年度考核的重要依据。
（二）联手培植家庭档案典型
2014年将与区妇联等部门联手继续开展“家庭档案”工作。一是加强3户社区家庭建档的指导工作。二是在总结社区家庭档案试点经验的基础上，将试点工作向村组延伸，召开现场会，发放一封致全区家庭的公开信，扩大影响，力求使家庭建档工作形成星星之火可以燎原之势。
（三）切实深化基层档案建设
一是巩固完善村级档案工作。从2014年开始与相关部门联合组织对建档合格村检查，促进村级建档工作规范化、制度化、持久化。要求部分条件好的村达到省一星级标准。紧紧依靠各镇（街道）档案工作协作指导组，全面推进集镇社区档案工作，组织合格验收，争取所有社区建档合格。二是积极探索“社区一点通”。今年将争取邗上街办的支持，对档案管理与社区管理一体化管理系统软件进行开发，通过应用“社区一点通”来建立社区信息管理平台和社区公共服务信息交换平台，建设三个数据库：社区信息数据库、社区档案数据库、政策依据数据库。
（四）扎实推进规模企业建档
为企业开展档案服务，是档案部门围绕中心，服务大局的切入点和着力点。按照市委办今年1号文件精神，积极争取区委、区政府的重视和支持，主动与区工商联、经贸局联手在全区开展“档案服务企业年”活动。在去年工作的基础上，着力以指导、监督、检查、培训为主要内容，根据“全面推广，重点扶持”和企业自愿的原则，帮助企业建档，重点扶持2-3家注册资金亿元企业上规范，并启动园区企业和国资监管企业建档工作，对破产企业档案的归属和流向进行监管。
（五）试点建立大学生村官成长档案
我区选聘大学生村官工作取得了显著的成绩，大批大学生村官在农村基层就业创业，为我区新农村建设增添了新活力。2014年起，在全区范围内为大学生村官建立成长档案，建档范围包括两个方面：一是反映大学生村官业务能力方面的文件材料，二是反映大学生村官工作业绩方面的文件材料。通过为大学生村官建档工作，积极探索出一条符合科学发展、“以人为本”新理念的建档方法。
二、以发挥新馆三大优势为重点，努力推进档案资源体系建设
我们抓住新馆建成这一契机，努力创成国家二级馆，为市创建全国文明城市作出应有的贡献。我们将按照《市、县级国家综合档案馆测评办法》，举全区档案系统之力，有组织、有计划、有步骤地开展创建工作，在创建的过程中，注重发挥新馆的三大优势。
（一）用足用好馆藏优势
坚持以创建国家二级馆为动力，以新馆库房为支撑，以丰富馆藏为目标，不断加强档案征集和资源开发工作。一要切实做好1997年—2001年应接收进馆的近7万卷（册）档案的接收工作。各单位要将需移交的档案规范整理，输好案卷级目录和文件级目录，拟写好全宗介绍、组织沿革、立卷说明等材料，于4月底前移交到区档案馆。二要将全区非物质文化遗产申报资料接收进馆。三要整合民生档案资源，建立民生档案数据库，做好接收各类民生档案的准备工作。四是继续做好民间档案、名人档案及其他反映历史变迁的档案征集工作。五是发挥档案学术研讨小组的骨干作用，提升我区档案工作者理论水平。六是始终关注并做好现藏档案的保护、管理及利用工作。认真贯彻实施《省市、县级国家综合档案馆评定办法》若干问题的意见，为顺利通过国家二级档案馆测评工作打下坚实基础。
（二）联手发挥阵地优势
深入贯彻省委宣传部、省档案局制定的《省档案系统爱国主义教育基地建设实施意见》，加强爱国主义教育基地建设。注重发挥新馆500平方米陈列室和二楼（报告厅）多媒体设施室及一楼西外走廊宣传阵地等爱国主义教育基地作用。一是围绕反映历史、政治、经济、文化、社会等及未来发展蓝图对陈列室精心设计、打造，作为爱国主义教育基地和对外宣传的窗口，开展各项活动。二是围绕党史宣传和爱国主义教育的主题与区教育局、文体局、团委、妇联等部门组织开展针对少年儿童的爱国主义教育活动。三是围绕重大活动及人物典型，制作走廊宣传橱窗、壁画，开展专项宣传活动。
（三）科学利用史料优势
开展“两个走进”活动，积极探索馆藏档案的宣传、教化之路，充分发挥爱国主义教育基地优势。与教育局联合举办“青少年走进档案——了解、认识、热爱系列活动，组织全区千名三好学生走进档案馆观看爱国主义电影，以此增强广大青少年爱党、爱国、爱家乡的热情；与老干部局、史志办共同打开“老干部走进档案”通道，通过建立老干部文档阅览中心和地方史学习研究基地，让老干部来宣传档案、支持档案工作，积极发挥老干部自身经历、地情熟悉、情况明、有见识的优势，来研究历史、人物，为编纂地情资料发挥积极作用。
三、以档案数字化工作为重点，推进档案信息化建设
围绕构建四个硬件平台，即数字档案信息传输平台、数字档案信息采集平台、数字档案信息存储管理平台、数字档案信息应用平台；构建建立四大数据库，即档案目录数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体数据库，努力打造数字化档案馆。根据“两心一馆”建设专项资金的安排，档案信息化工作拟分三年实施。按照《市档案信息化建设“十一五”规划》要求，全新规划，2014年将建设电子文件中心，依托机关办公网平台，覆盖区直各单位，对中产生的对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等电子信息，实行统一管理。启动建设“两心一馆”工作，对馆藏重要全宗，重要档案以及利用频繁、易损的档案，优先进行数字化，以尽快适应档案现代化步伐和更加便捷地满足百姓需求，向“不上门，只上网”的目标迈进。并进一步强化区、镇（街道）机关及村（社区）的档案电子化工作。在实现档案室室藏全部档案案卷级、文件级目录计算机检索的基础上，逐步建立全文数据库，对室藏永久、长期的档案实行数字化，以第一批民生档案部门为先导和动力，分期分批推进并组织检查。
四、以依法管理为抓手，认真推进档案规范化建设
（一）注重档案执法工作
要进一步组织学习贯彻《档案法》、《省档案管理条例》和国家档案局8号令，加大档案执法力度，突出电子文件归档、实物档案等重点，进行年度检查。同时对市二级以下达标单位认真组织抽查和对民生档案、村级档案及档案安全等组织执法检查、抽查和专项检查。
（二）建立相关规范体系
为了规范以民生档案为重点的管理体系，积极争取区政府和劳保、卫生、教育等部门出台相关档案管理的规范性文件，切实加强涉民档案的规范化管理工作。
（三）加强目标管理工作
继续加强档案规范化建设。按照《省机关团体企业事业单位档案工作规范》要求，在普遍推进的基础上，确保创建省二星级以上5家达标单位，其级1家。以示范镇档案工作，推动镇（街道）档案规范化建设；以示范村档案工作，带动行政村的档案规范化建设。
五、以深化学习落实科学发展观活动为抓手，不断推进档案工作队伍建设
（一）突出局机关人员素质建设
按照区委十届八次全会和省、市档案工作会议精神，深入学习十七届四中全会精神，继续学习实践科学发展观，以创建“服务型、集约型、创新型”机关为目标，以创建国家二级馆为动力，继续弘扬“三自境界”、发扬“三苦精神”，围绕“精一门、懂二门、会三门”的要求，切实加强全局人员政治理论和业务技能的学习。贴紧档案工作“服务科学发展，促进社会和谐”主题，加强档案工作理论创新和管理制度建设，围绕本职工作出经验、理论研究出成果、指导基层出典型的目标，注重理论联系实际，勤于调查研究，善于开动脑筋，勇于开拓创新，努力提高理论水平和实践能力，为档案事业的科学发展提供智力支撑。
（二）完善强化档案人才库建设
2014年区档案局将在建立档案工作人才库的基础上,一是加强各档案员的年度考核工作，明确考核评比标准，坚持一年一评定，建好各人工作情况档案，并每年以书面形式向各所在单位反馈意见。二是继续对从事档案工作连续10年的同志给予表彰和奖励。三是对工作成绩突出的优秀档案员，坚持每年向所在单位和区委组织、人事部门推荐并建议提拔使用。
――社会服务化商品产业化
电子信息化和管理多元化
一、 发展与困惑
民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理中所形成的有保存价值的文件材料，是民营企业的真实记录，是民营企业的重要资产和信息资源。
然而相当于民营经济迅猛发展、民营经济已占到国民经济关壁江山，档案工作对民营企业生存发展的作用愈来愈大的状况而言，民营企业档案工作却发展十分迟缓。一是从国家管理层面来说。直到2005年，才由国家档案局会同国家发改委、中华全国工商联合会联合首次召开“全国民营企业档案工作座谈会”，会上明确民营企业档案须纳入国家档案资源建设范围，纳入国家档案事业宏观管理范畴。在现行的法律法规和政策操作层面，民营企业档案管理工作也几乎“无章可循”或操作针对性不强，民营企业事实上成为国家现有档案管理法律法规政策之外的档案群体。二是从档案学术理论探讨层面上来说。对民营企业档案工作的学术理论探讨也是在近几年才开始的。至今还没有形成系统的、权威性很强、能够指导实际工作的理论体系。如有的认为，档案部门有指导民营企业的责任，而企业没有法定的整理和保管的义务，如此等等。可以说，我国目前民营企业档案工作还缺乏正确的理论指导。三是市、县档案行政管理部门开展工作艰难，成效甚微。除少数发达地区之外，绝大部分市县的民营企业档案工作基本上没有开展起来。相当部分档案工作人员认为，民营企业档案属于企业主的私人财产，不受行政干预，档案部门无权过问，也无精力过问，只要抓好行政事业单位和国有企业的档案工作就可以了。故而忽视了对民营企业档案工作的调查研究和监督指导工作。同时，基层档案管理工作人员已经习惯多年在计划经济时期形成“靠红头文件”、“靠国有性质的行政隶属关系”开展工作，“条块结合，齐抓共管”档案工作模式，对无主管上级、享受充分自的民营企业，一时还很难适应。四是从民营企业自身而言，目前大体有三种状态：第一种状态是极少部分快速发展、规模较大的民营企业，如集团公司、上市公司等，因企业管理和生产经营的需求，对企业自身档案十分重视。无论是档案管理人员素质，还是档案管理设施，都比较先进。但与地方档案行政管理部门及档案专业机构联系不够，基本上处于自成体系、自我管理的“封闭”管理状况。第二种状况是大量的民营企业，特别是规模不大的，“家族式”民营企业，对档案管理工作没有引起足够重视，大量档案文献资料处于分散、无序、流失状况。第三种状况是相当部分民营企业，懂得档案整理和利用的重要性，但考虑降低成本及具有安全、快捷等功用的档案社会服务化不完善因素，因而没有花精力批评家好档案管理工作，企业档案材料收集不齐全，管理不规范、制度不健全的现象较为普遍。
二、 思索与剖析
造成民营企业档案工作推进迟缓的原因何在。人们对此提出许多看法，其中较为集中的看法是：“新时期民营企业在兴起和发展的过程中形成的大量档案资料”，被民营企业有意识或无意识淡化而不注重收集整理，缺乏建档建制的意识和法规意识。也就是说民营企业档案工作迟缓的主要原因是民营企业档案管理意识和档案沅规意识淡薄。笔者不赞成这种观点。民营企业建立之初，确实大多数民营企业不了解档案对企业的作用，不太注重档案收集与管理，也不愿意接受档案行政管理部门的行政监管和指导。但这都是表面现象，不是民营企业档案工作迟缓的根本原因。否则我们无法解释以下几种现象：一是部分民营企业在发展过程中，在树立品牌、市场开发、技术进步、处理国内外市场纠纷的实践中，不断加强档案工作，尤其是部分民营企业已经达到目标管理省级或部级标准。在档案管理的技术手段方面也大大超过以往国有企业档案管理水平。二是随着民营经济对档案需求的多样性，已经出现一些新型的社会化民间服务机构，如文件档案寄存中心、档案事务所、档案咨询服务中心等，实行服务、有偿提供存储空间、档案管理（包括档案整理、价值鉴定、保管修复、电子文件技术维护）等等，甚至在上海还出现外国文件管理中心，承揽上海外资企业档案的代存代管服务业务。这些社会服务中心就是适应民营经济发展的需求而产生的，具有较强的生命力。这些都使我们不得不进行深层思考。笔者认为，造成民营企业档案工作相当迟缓的根本原因，是目前我国档案管理体制和动作管理方式。
1、 我国目前档案管理体制和动作模式，突出在履行档案行政管理职能和国家档案资源建设。而民营企业则注重企业档案自身的实用价值及经营，竞争的成本。这两者目的是一致的，但实际操作上很难达成一致。
2、 我国目前档案管理体制和动作模式，基本上还是计划经济时期形成的，动作的成效是靠党政机关、国有企事业单位等具有国家行政隶属关系的力量。而民营企业是自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体，因而档案部门的现有的行政管理模式，很难适应民营企业档案工作的进程。
3、 我国现行档案机构网络是按照“统一领导，分级管理”的原则建立的，各级国家档案馆归党中央或地方各级档案行政管理部门直接管理，部门档案馆、企事业单位档案馆和机关档案室是本单位的内部机构，同时接受所辖区域行政管理部门的业务监督指导。这是一个整齐划一、有很强行政约束力的档案工作体系，具有“封闭、半封闭”的管理特色，政治任务色彩较浓，许多普通人对档案部门还有一种“神秘感”，这各档案管理体制对于保证国家档案财富的齐全完整发挥很好作用，但与民营企业需求多样式相矛盾。
4、 以“封闭型、行政管理约束型”为主要特色的档案管理体制和动作管理方式，造成档案管理和利用的手段相当落后，基本上还固守在“归档”位置上，与目前国际上已经出现的“文件生成处理信息化”、“文档一体化管理”等信息化管理的发展趋势不相吻合。笔者认为民营企业特别是发展较快，竞争力较强的新兴民营企业不是不重视档案工作，而是不要仅仅是“归档”的档案工作，它们需要的是能帮助企业改善管理，提高竞争的、以信息化、网络化、方便快捷为主要特征的档案管理工作。
三、 对策与趋势
1、 社会服务化主要是指导建立社会共享的档案资源。一是要突破“国有”与“非国有”传统档案工作概念，将民营企业档案工作作为我国档案事业的重要组成部分和档案行政管理部门的重要任务。二是强化民营企业档案工作的各项服务。主要是为民营企业档案工作提供档案业务咨询、档案代存寄存、档案技术和档案工作人员培训及输送等等，特别是在知识产权、商业秘密、客户档案的保管和利用，应诉反倾销案的档案管理和应用，资产重组及电子文件的惧管理等方面要给予重点服务指导。三是向社会开放档案资源，提高档案资源的利用率。随着我国改革开放不断扩大，市场竞争更加激烈，生产经营的风险加大，非公务利用档案的需求不断攀升。民营企业急需了解和掌握有关经济贸易、经营管理、知识产权及国际国内政策等方面的事实记载。这都需要档案部门提供丰富及时实用的档案信息，民营企业也正是在查询、使用档案信息的过程，逐步增强档案工作意识。加强和提高档案工作水平。四是档案工作机构要改变现有工作方式，即由现在的各类文件收集归档的“后台”工作方式，转变为开发各类文件的生存、处置“文档一体化”的“前台”工作方式。民营企业档案工作对这方面的需求日趋增多。
2、 商品产业化
就经济活动而言，档案就是一种以文字或电子媒介记载并保留的信息资源，档案信息的利用或交流就是资源的利用和资源交换。而且企业生产经营活动不断扩大，档案住处资源的价值也不断增值。商品产业化，就是把档案资源作为一种商品，按照产业化要求布局规划，发展档案事业。一些民营企业为什么不重视档案工作，就是没有认清档案资源的商品价值；一些档案管理工作机构或档案工作人员为什么对迅猛发展的民营企业档案工作还没有引起足够重视，就是没有注意到民营企业档案资源的价值。我国民营企业档案工作迟缓，也是因为没有发现或没有确定这是一个很大很有前景的信息资源产业。（1）针对民营企业一切活动都是以增效蠃利为目的特点，要宣传管好、用好档案产生效益的典型，使更多的民营企业认识档案工作的重要性；要紧紧围绕民营企业经营与发展，围绕增强企业竞争力，提高工作效率，维护企业合法权益等方面开展档案工作。（2）要按照“档案资源信息产业化”的要求，重新布局和构筑我国档案事业发展空间。包括档案学术理论上突破，观念更新、职能转变，业务拓展，多层次多领域档案工作机构布局，档案信息产业集团聚以及筹资融资等等，都需进行反思和研究。
3、 电子信息化
电子计算机的出现，办公自动化、无纸化及网络的形成和发展，使档案生存方式和档案资源的整理利用等都发生深刻的革命性的变化。（1）要加快“国家数字档案建设与服务工程”项目建设进程，以国家综合档案馆为重点，以档案数据库为核心，建立适应所有经济组织需要的档案信息资源共享体系，从而高起点提高电子信息化水平。（2）要重点选择发展较快的民营企业进行以电子信息化为主要特色的档案工作，迅速提高民营档案工作水准。（3）要加快培养电子信息化档案管理专业人才。
4、 管理多元化
关键词：民营企业民营企业档案文献统计
民营企业档案是指民营企业在生产、经营、科研、基建及各项管理活动中形成的，对企业具有查考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录[1]。近些年来，随着经济体制的改革，民营企业的发展势不可挡，而作为其发展一部分的档案工作也逐渐得到重视，关于民营企业档案的研究文献也日益增多。本文主要对近年来相关文献进行统计分析，了解目前的研究现状，旨在对其今后的研究与发展有所启发与帮助。
一、文献统计分析
笔者通过对CNKI（http：///）的中国学术期刊网络出版总库、特色期刊、优秀硕士学位论文全文、重要会议论文全文数据库进行检索与统计，以“民营企业档案”为关键词，共获得文献342条记录（1989—2013），删去具有新闻报道性质等非学术性文献以及重复发文等，共获得有效文献203条。笔者分别从期刊种类、发文时间、作者机构等方面进行了统计分析。
（一）期刊种类及分布
通过统计发现，与“民营企业档案”相关的文献主要发表在52种期刊上，其中与档案相关的有26种（159篇，占78.33%），大学学报9种（9篇，占4.43%），其他17种（35篇，占17.24%），反映了有关民营企业档案的研究主要集中在档案学界，而其他领域的专家学者对这方面的研究与关注度比较低。与此同时，在26种与档案相关的期刊中，核心期刊10种，共发文67篇，这说明了有关民营企业档案的论文水平一般，研究层次较浅，质量不高。
（二）时间分布
从CNKI检索情况来看，有关民营企业档案的论文研究最早始于1996年，共有相关论文2篇，分别是陈嫔发表在《四川档案》的《浅谈民营企业档案管理工作》以及发表在《档案与建设》的《亟待加强的民营企业档案管理》。具体发文情况详见图1。
由此可以看出，从1996年之后，随着年份的增长，有关民营企业档案的文献不断增加，特别是2005至2007年，数量达到最高值。这与2005年出台《关于鼓励支持和引导个体私营等非公有制经济发展的若干意见》等鼓励民营企业发展的政策有关，同时也说明了随着社会经济的发展，市场体制的改革，民营企业发展迅速，而有关民营企业的关注与研究也随之增多。
（三）作者机构分布
笔者对文献作者的单位进行统计，发现来自学校的研究者有29名（占19%），来自档案局馆的研究者93名（占60%），有关公司企业的研究者14名（占9%），其他20名（占12%），这从侧面反映了有关民营企业档案研究的主要集中在档案学界，公司企业等社会组织对此方面的研究比较少。
（四）地域分布
同样，通过对文献作者的工作单位所在地域进行分析，发现：有关民营企业档案研究主要集中在东部城市，西部以及中部研究较少，这可能与东部经济发达、政策水平较高、人们思想意识较为开放有关，东部的民营企业发展也高于中西部，也可以反映出东部地区对档案重视程度高于中西部。
二、研究的主要内容
（一）民营企业档案的特点
关于民营企业档案的特点，可以总结为四点：综合性、现实性、知识性、经济属性。综合性是指它从整体上反映了企业从生产到经营整个管理活动的全貌，记载了企业的过去，预示着企业的未来；现实性是指它伴随着企业生产活动的进行而产生、积累、发展，同时又为企业发展提供利用，此外，还体现着企业的现实利益；知识性指民营企业档案包括了企业活动的方方面面，蕴藏着从企业创建者到企业员工的各种见解、智慧结晶，蕴含着丰富的信息与知识；从民营企业项目活动的开始，就伴随着销售、效益测算、贷款资金等一系列的经济活动，这就使其档案呈现出经济属性，此外，它的经济属性还体现在民营企业档案是以有形资产存在，是企业特殊的资产[2]。
（二）民营企业档案管理模式
我国目前的民营企业档案管理模式形形，宗培岭教授在《民营企业档案管理模式研究》中按照其基本形态做一个大体的表述，他认为：按档案集中统一管理程度划分，包括档案集中统一管理、分级管理、分散管理；按其管理对象划分，包括档案综合管理、文档一体化管理、信息一体化管理；按管理形态划分，包括档案实体管理、档案信息管理、档案信息资源管理。以上划分只是对企业档案管理的基本形态做了大体上的描述，在实际的管理过程中，可能是好几种模式相互交叉进行的[3]。另有学者从企业内部档案机构的设置情况、档案保管地点和集中程度方面，将其管理模式分为两大类：自主管理与社会化管理。自主管理是指企业根据自己的实际规模、特点而建立起来的完善的档案管理模式，具体又可分为集中式、分布式、集中与分布结合式。社会化管理是指企业把本单位所形成档案的全部或部分交由社会上成立的专业或非专业档案管理机构进行管理，常见的有：档案寄存中心、档案事务所及商业性文件中心等[4]。
档的本义为横木框格；案的本义为长方形桌子。以乎与我们现在所称的档案相去甚远，但并非风马牛不相及。从词义的演变和档案历史渊源方面考证，选择档案一词，并赋予它现代含义，是历史的选择，反映了中国方块字强大的生命力。
档案一词，在我国历史上，各朝各代有不同称谓。商代称档案为“册”，据郭沫若考证，早在甲骨文中已有“册”字，是连结木牍竹简的象形字。我们至今仍将档案、图书以“册”为计量单位，是沿用其义。周代叫“中”，即官府的簿书。“治中”即整理案卷，也是一个官位的职称，“史”字就是史官右手执“中”写史的象形字。秦汉时代称档案为“卷”，卷是简牍和缣帛沿左右或上下轴曲卷起来保存的意思，我们今天仍将档案、字画以卷为保管单位，盖出于此。汉代以后称档案为“案”，人伏于桌子上书写文件，称为“伏案”写作，“伏案”一词，沿用至今，仍然新鲜活泼。唐宗以后，档案多称“文案、”“案卷”、“簿书”等等。
档案二字组成联合词组，是中华民族优秀传统文化大融合的结果。明末清初，满人入关前，用木片作文字书写材料，文案处理完毕，横竖成行挂在墙壁上，叫“牌子”、“档子”。满人夺取政权，建立大清帝国后，虽改木片材料为纸质材料书写文件，但仍习惯称“档子”，而广大中原地区的纸质文件材料，则称为“案”或“案卷”。因此，满汉融合之后，便把办理完毕保存起来的本质和纸质文件，称为“档案”，一直沿用至今。
到了近现代，人们又赋予“档案”新的外延和内涵。我国有关方面的学者对档案定义进行了长期不懈的研究探讨，也有各种不同模式和表达方式。
1937年何鲁成所著《档案管理与整理》表述为：
“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书”。
1960年《档案工作》杂志第1期社论表述为：
“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保字价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料。”
1980年上海辞书出版社出版的《辞海》表述为：
“凡具有查考使用价值，经过立卷归档集中保管起来的各种文字材料，包括收发电文、会议记录、电话记录、人事材料、技术文件、出版物原稿、财会簿册、印模、照片、影片、录音带，以及具有保存价值的各种文书。”
1985年国家档案标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》表述为：
档案是“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”
1987年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》第二条表述为：
“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。”
1988年吴宝康主编的《档案学概论》表述为：
“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图象、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：
档案是原始的历史记录。“
中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义的表述是：
“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2001年，冯惠玲、张辑哲在《档案学概论》中表述为：
“档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息。”
以上几种，是常见的有关档案的法律、法规、专著和有关文件资料对档案定义的不同表达形式，各种不同定义，反映了不同历史条件、社会背景、观察角度和侧重范围。表述方式，各有千秋，异同互见。但都分别反映了档案定义的基本要素，概括了档案定义的内涵和外延。集中突出了档案的来源和形成的原因，是人类在实践活动中形成的；突出了档案之所以需要保存的因素和范围，是那些有保存价值的物质存在；突出了档案的主要特点和基本性质，是广义的文书、文件、信息、信息资料的历史记录、真实记录、真实历史记录、原始记录、原始的历史记录、固化信息等等。
2、诉讼档案定义
诉讼档案，即诉讼案件档案。给诉讼档案下定义，必须明确诉讼档案的内涵和外延，揭示诉讼档案的本质属性，把握诉讼档案与其他相关档案的联系和区别。
建国以来，我国档案界和最高人民法院有关著作和文件，对诉讼档案定义分别从不同角度进行了研究和概括，形成了几种不同的表述方式：
“诉讼档案是由诉讼文书转化而成的。任何一个案件在诉讼过程中所形成的文书材料，经过系统整理工作，作为历史记录而归档保存起来，就是诉讼档案”。
-摘自陈兆、沈正东主编《最新档案工作实务》，中国档案出版社，1996年版。
“诉讼档案是指人民法院、人民检察院和公安机关依法进行诉讼活动中直接形成的、具有查考利用价值的、并按有关规定立卷归档，集中保管起来的诉讼文书材料和声象材料。”
-摘自最高人民法院档案处《诉讼档案讲义》，宇航出版社，1990年版。
“诉讼档案，是人民法院行使国家审判权，完成基本职能任务，进行审判活动的真实记录。”
-摘自祝铭山主编《中国法院诉讼文书教程》，中国政法大学出版社，1996年版。
“诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要案件。”
-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院档案管理办法》。
“诉讼档案，是人民法院审判活动的真实记录。”
-摘自最高人民法院法办发（1991）46号《人民法院诉讼档案管理办法》
为了更加深刻确切地揭示诉讼档案的本质属性和内涵与外延，对诉讼档案定义还可以进一步表述为：
诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动形成的，具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录。
确立这一定义的基本指导思想是：从诉讼档案管理学角度出发，以我国实体法、程序法、有关司法解释和档案法为依据，以《人民法院档案管理办法》、《人民法院诉讼档案管理办法》关于诉讼档案的定义为基础，参考借鉴前述诉讼档案定义中的精华，吸收法学、档案学研究的最新成果，适应审判实务和诉讼活动的新发展，力图全面准确地反映诉讼档案本身所具备客观属性。谴词造句尽量与有关法律法规和规章制度的标准提法保持一致，但在诉讼档案的外延和内涵上，对前述定义有所突破与创新，表述方法亦略有变通。
本定义与过去所有关于诉讼档案定义最显著的不同之处，在于贯穿了现代法治精神和司法观念，首次将法院与诉讼当事人及其他诉讼参与人并列，在诉讼活动主体上，适当淡化法院的职权主义，适当突出当事人主义。因为如果没有原告与被告，没有上诉人与被上诉人，没有申请执行人与被执行人就无所谓诉讼。没有双方当事人及其他诉讼参与人参与诉讼活动，则法院审判活动必定是无源之水，无本之木，诉讼活动就难以进行或不能进行。所以，使用“法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动”的表述，这是在前述定义基础上有所突破与发展的新观点，也与有关法律规定一致。
本定义所称“法院”，指全国各级人民法院和军事、海事、铁路等专门法院，即泛指全国各级各类法院。之所以用“法院”而不用“人民法院”，是因为“人民法院”可作广义和狭义两种解释，而“法院”则没有歧义，也不致引起误解，其准确性与简约性不言而喻。
本定义所称“诉讼当事人及其他诉讼参与人”，指依照法律规定和诉讼需要参加诉讼活动、享有一定诉讼权利和承担一定诉讼义务的人。检察机关代表国家行使检察权，提起公诉和抗诉，是一个比较特殊的诉讼参与人。但它在诉讼中相当于原告的地位和作用，与公民、法人的地位和作用没有根本区别，因为控辩双方当事人，在诉讼中的地位是平等的。
本定义所称“诉讼活动”，就是法院通常所称的“审判活动”，严格限定在我国三大诉讼法界定的诉讼范围之内，即狭义的诉讼活动，不作广义解释。
本定义所称“原始信息记录”，主要指法院制作并使用的具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，当事人和其他诉讼参与人制作或提供的各种具有法律意义的诉状、证据材料（包括实物）等，法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人在诉讼活动中形成的图象、声音、数字化磁盘、光盘等，就其物质形态而言是广义的。排除了不属于上述三大诉讼法界定的诉讼活动的原始信息记录。
3、诉讼档案概念的基本含义
诉讼档案概念的基本含义有如下几个方面：
（一）讼档案产生于法院的审判权。只有法院才具备产生、收集、立卷、保存诉讼档案的国家权力、法定资格和必要条件，除法院以外的任何机关、团体和个人，都没有这种权力、资格和条件。许多法人和自然人收集保存的档案门类可能比较齐全。如行政文书档案、会计档案、人事档案、基建档案等等，各个机关单位都能够产生和形成，事实上许多单位大都建立了一个门类比较齐全的综合档案室，但唯独产生不了诉讼档案。全国唯有法院一家因行使国家审判权而产生诉讼档案。公民、法人因参与诉讼活动所形成的自已保存的诉讼文书材料，可以称作诉讼档案，但不是本文讨论研究的范畴。
（二）讼档案来源于法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人。依照我国宪法和法律规定，法院依法独立公正地行使国家审判权，但首先必须有双方当事人及其诉讼档件，才有法院审判活动，否则既无诉讼也无诉讼活动，谈何诉讼档案！诉讼档案的来源实际上由两大部分构成，一部分是法院产生的诉讼文书材料，一部分是当事人及其他诉讼参与人提供的诉状和证据材料。公安机关（含国家安全机关，下同）、检察机关，虽然依法行使侦查权、检察权，也产生司法文书材料，这些司法文书材料，只有进入法院诉讼程序以后，才是真正意义上的诉讼活动原始信息记录，才能最终成为诉讼档案的一部分。
（三）诉讼档案是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人依法共同进行诉讼活动直接形成的。依法，是法院和诉讼当事人及其他诉讼参与人共同进行诉讼活动的前提条件，也是诉讼档案产生和形成的必要条件。依法诉讼，依法制作、依法使用，依法产生或提交的具有法律效力或法律意义的诉讼活动原始信息记录，依法按一定规则立卷归档，才能转化为诉讼档案。
（四）讼档案是具体案件诉讼活动的原始信息记录。只有具体个案诉讼活动的原始信息记录，才能转化为诉讼档案。一个具体诉讼案件，一般分为告诉、申诉、公诉、抗诉、收案、立卷、证据交换、庭审、合议、宣判、执行、送达等程序，诉讼活动展开的过程，就是诉讼活动原始信息产生和记录的过程。法院收到当事人及其他诉讼参与人的诉状并决定立案，标志诉讼活动正式开始。当事人及其他诉讼参与人收到法院的裁判文书，并将送达回证退回法院，标志着一个具体案件诉讼活动结束，原始信息记录到此为止，且不能更换、修改或丢失。凡事后编写、添加、修改的，都不是原始信息记录。诸如案例汇编、裁判文书汇编等等，都不具备诉讼档案必备的基础要素，不能转化为诉讼档案。违法的和虚假的诉讼活动原始信息记录，也有可能依法定程序而产生，并转化为诉讼档案。但却由于其信息记录的原始性，确保了“违法的和虚假的”真实性，即诉讼档案的原始信息记录，维护和再现了违法的真实和虚假的真实。
（五）诉讼档案是具有查考利用价值的诉讼活动的原始信息记录。有没有查考利用价值是诉讼活动的原始信息记录能否转化为诉讼档案的基本标准。并不是所有诉讼活动的原始性信息记录都有查考利用价值。如法官办案的工作日记，法官拟制的各类诉讼文书提纲，未成形也未报批的各类诉讼文书草稿，合议庭因分析案情需要勾画的涉案人物关系或事件因果关系的草图，庭审法官｀主持庭审所列提纲或争议焦点，诉讼当事人及其他诉讼参与人在庭审中的发言提纲等等，虽然是诉讼活动的原始信息记录，但有的不具有查考利用价值，有的已通过别的形式，如裁判文书、庭审记录等，形成了具有法律效力或法律意义的诉讼文书材料，所以，不必将它们转化为诉讼档案。
（六）诉讼档案是经过立卷归档保存的诉讼活动的原始信息记录。依照法律法规立卷归档，集中保存，是诉讼活动原始信息记录转化为诉讼档案的必然要求。诉讼活动原始信息记录，经过有机组合、立卷归档、集中保存起来之后，与诉讼活动过程中的原始信息记录有了很大区别。它们发挥的作用在立卷归档前后是截然不同的。零散的诉讼活动原始信息记录，立卷归档前，属于诉讼文书材料；按照一定规则立卷归档后，成了诉讼档案，其称谓和存在形式发生了变化；办理移交归档手续后，保管单位发生了变化；如果当事人上诉或检察机关抗诉，一个一审案件的诉讼档案，全部成了二审案件诉讼活动的重要依据和必要条件；一个案件诉讼活动的原始信息记录只是该案的诉讼文书材料，一旦立卷归档入库集中统一保管后，则成了国家档案的组成部分。
4、诉讼档案与相关档案的联系与区别
（一）诉讼档案与侦查档案
在刑事诉讼活动中，公安机关的侦查文书和意见书，通过检察机关依法进入法院诉讼活动并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“侦查卷”或“公安卷”。未进入诉讼活动的侦查文书，不能转化为诉讼档案，也不能称作诉讼档案。
（二）诉讼档案与检察档案
检察机关的检察文书，主要指书、抗诉书、证据材料等，依法进入法院诉讼活动，并在诉讼活动结束后，转化为诉讼档案的一部分，法院称其为“检察卷”“卷”或“抗诉卷”。未进入法院诉讼活动的检察文书，不能转化为诉讼档案，也不能移作诉讼档案。
（三）诉讼档案与诉讼证据鉴定文书档案
诉讼证据鉴定文书档案，主要指涉案标的物鉴定文书档案。包括动产、不动产等有形资产和无形资产的价值评估等诉讼证据鉴定活动中产生的原始信息记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，应当单独分类立卷归档。但与诉讼档案有密切联系。诉讼证据鉴定文书档案是鉴定结论的原始依据和凭证，而鉴定结论具有法律意义，属于一种独立的诉讼证据，是当事人的呈堂证据，也是法院审判、执行的依据，经过庭审质证、认证后，成为诉讼活动原始信息记录的一部分，应列入涉案诉讼文书材料，随卷归档。
（四）诉讼档案与法医学鉴定文书档案
法医学鉴定文书档案，是按照法医学鉴定程序，运用现代科学技术，为查明和确定案件真实情况，提供科学证据的原始性真实记录，它与诉讼档案属于不同门类的档案，以活体检验、尸体检验、文证审查、物证检验、现场勘验等为类别，按年度和一人（件）一号的原则，单独立卷归档。1991年12月24日，最高人民法院颁布的《人民法院法医学文书立卷归档办法》，对鉴定文书材料的收集、排列、编目、卷宗装订、归档的原则和方法作了明确规定。法医学鉴定结论具有法律意义，是法院和法官办案的依据，属于一种独立的诉讼证据，应列入涉案诉讼文书随卷归档。
（五）诉讼档案与法院行政文书档案
法院行政文书档案，是指法院诉讼文书以外的各种行政文书（含党、政、工、团等文书）。凡是反映法院工作活动，具有查考利用价值的司法行政文书材料，均必须立卷归档。它与诉讼档案属于不门类的档案，单独分类立卷归档。许多行政文书涉及诉讼活动的决策部署、督促反馈、总结报告、调研成果等等，虽与诉讼活动密切相关，因不具备诉讼活动原始信息记录这一本质特征，仍属于行政文书。但部分行政文书也同时被列入诉讼档案的副卷归档保存。如：有关案件的请示、批复，上级领导机关和领导同志对案件的批示和监督函，人大代表、政协委员对案件的书面建议案、提案、意见、建议，以及法院对上述案件的办理报告和答复函等等，依照《人民法院行政文书立卷归档办法》应当归入行政文书档案；依照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》应当归入诉讼档案，这样的规定是完全正确的，因为它们同时具备了上述两种档案的属性。将这些行政文书归入诉讼档案，是因为它与案件有密切关系，可能对案件的诉讼活动或裁判结果产生影响。
（六）诉讼档案与审判委员会记录
审判委员会记录，是最高权威的诉讼活动原始信息记录，理所当然属于诉讼档案应当立卷归档的范围。审判委员会原始记录必须保持其连续性和完整性，而一次审判委员会讨论的案件不止一件，将原始信息记录归入诉讼档案存在工作上和技术上的不便。因此，在审判实务操作上便出现了多种不同的技术处理办法。一种是将一次审判委员会讨论数件案件的全部原始记录复印或复制数份，分别存入本次会议所讨论决定的案件案卷归档；第二种是审判委员会讨论案件时，除会议记录之外，同时请所讨论案件的法官或书记员到会另行单独记录，再由书记员入卷归档。第三种是审判委员会每次会议都保存一套完整的原始记录，以保持审判委员会记录的连续性和完整性，并作为诉讼档案的一个独特的类别单独立卷归档。同时以该原始记录为准，将审判委员会讨论决定每个案件的结论，按照固定格式和规范程序，经全体委员签名或经会议主持审签后复制数份，加盖审委会印章交由案件承办人或书记员作为办案依据入卷归档。笔者认为前二种办法，各有弊端，不宜采用，第三种办法符合有关法律和规定的要求，简便易行，应予推广。
关键词：社会福利档案，综合性管理
社会福利是指专门针对特殊困难群体，如贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿的社会救济和专门化的服务。社会福利档案是社会福利主体在社会福利审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。
1.社会福利档案的基本内容
社会福利档案的内容是指所有应当归档的文件材料，根据社会福利文件的保存价值，具体分为审批类和日常管理类文件材料，现根据不同领域分述如下：
1.1社会福利养老档案。各级政府民政部门批准的老年社会福利机构的审批表，职能部门对申报机构的调查表，申报机构的申请书、法人登记证明、法定代表人的证明文书等；在对老年社会福利机构日常管理中产生的各养老机构的综合性汇总表格和有关基本情况及它应当归档的材料。
1.2社会救助档案。县级民政部门批准救助对象的审批表，乡镇人民政府及村（居）委会的证明材料，救助对象的请书及本人的户口簿或身份证复印件等；救助管理机构日常工作中的汇总表格，阳光救助活动开展工作的记录等其它应当归档的材料。
1.3孤残儿童救助档案。针对孤残儿童开展的唇腭裂康复、先天性心脏病治疗等活动中村（居）委会、乡镇人民政府的证明文书、县级以上人民医院出具的诊断证明书，法定监护人户口簿或身份证复印件等；救助管理机构在日常工作中的汇总表格以及对孤残儿童开展生活救助活动情况记录和其它应当归档的材料。
1.4残疾人福利服务档案。主要是针对残疾人开展医疗康复、促进就业实现平等参与的权利活动中记录的具有保存价值的文字材料。
2. 社会福利档案综合性管理的内涵
从总体上来说，对贫困者、残疾人、孤寡老人和孤儿的社会救济和专门化的社会福利服务虽然都归属民政部门管理，但是以上几类社会福利服务又分属于不同的科室，每个科室对其工作档案的管理分散不集中，不能充分发挥社会福利档案应有的作用，须在民政档案室内专辟区域，并安排专人管理社会福利档案。
档案管理工作实行统一领导，分级管理。社会福利档案工作的管理体制既应当与国家档案工作的管理体制相一致，同时又有自身的特点，对社会福利档案的综合性管理体现在以下几五个“统一”：
2.1社会福利档案的统一领导。各个承担社会福利职能的科室对专业的档案归档之后，交由专门的档案管理员专人管理，并由专门领导统一领导、组织协调该项工作。
2.2统一规章制度。按照党和国家有关民政工作、档案工作的方针政策，结合本单位实际，建立健全本单位社会福利档案管理的各项规章制度。
2.3统一业务规范。对不同门类和载体社会福利档案的收集、分类、排列、编号、检索工具的编制、保管期限的划分等档案管理的基础业务制定统一的业务规范，并在具体工作中严格执行，保证社会福利档案的规范化管理。
2.4统一保管。各社会福利职能科室工作中形成的各种门类和载体的档案材料，定期向综合档案室交移，由社会福利综合档案室统一保管。
2.5统一开发利用。随着国家社会福利政策由社会救济型向社会保障型的转变，大量的社会福利档案需统一开发利用，将社会福利档案室作开发利用中心，综合开发档案信息，编制检索工具和参考资料，满足民政部门乃至社会各方面的利用需要。
3. 综合性管理的意义
社会福利档案综合性管理的意义有以下几点：
3.1能够为领导决策提供准确无误的信息依据，提高社会福利服务水平。论文参考网。社会福利档案的综合管理，打破了民政内部各社会福利部门档案管理上的孤立、分散和各自为政的局面，将记载各种社会福利活动的档案材料定期集中于档案室统管，既客观地反映了社会福利活动的历史发展状况，又反映了社会福利工作的真实面貌。通过对档案的分析，可以纵观全局，总结经验，吸取教训，探索社会福利活动的规律，为领导科学决策提供信息依据。
3.1能够进一步推进民生档案工作的开展, 改善民生，促进社会和谐。论文参考网。论文参考网。党的十七大明确提出了加快推进以改善民生为重点的社会建设。为此，国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求各级档案部门建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整；建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。社会福利活动是民生工程，各级民政部门有责任配合国家档案局建立健全社会福利档案制度，保证社会福利文件材料归档齐全、整理科学、保管安全、利用方便。对社会福利档案的综合性管理正是迎合了国家档案局的这一要求，必将进一步规范社会福利档案的管理，从而推进民生档案工作。
3.3能够形成动态开放的档案管理体系，最大限度的发挥社会福利档案的作用。档案由各社会福利职能部门自管自用，使机关档案在结构层次上不统一、不协调，实现不了整体功能的优化。综合管理不仅保证了内容多元的各类社会福利档案之间的相对独立，而且将原来多元的档案材料转变成综合的系统性成果。通过综合档案管理可以适时向领导提供系统而有针对性的各类业务档案资料，为加强民政机关监督职能，搞好宏观管理创造了条件，同时按机关需要和社会需要，对各类档案资料所载信息进行分析、加工与输出，迅速实现档案现资料的转化，形成了一个与外界进行信息交换的动态开放系统，扩大社会福利档案的利用面，提高社会福利档案的社会效益和经济效益。
3.4能够促进社会福利档案的标准化、规范化，进而实现档案信息的电子化管理。社会福利档案的综合管理可按统一的标准和规范收集、整理、保管，进一步运用现代设备存贮和输出档案信息，实现社会福利档案信息的电子化建设。
应归尽归保管期限判定准确
建立覆盖人民群众的档案资源体系，就是要将各种涉及广大人民群众切身利益的文件材料和档案分别列入各立档单位的文件材料归档范围和各级各类档案馆的进馆范围，并延长保管期限。
覆盖人民群众的档案资源体系的根基在哪里?毫无疑问，就在广大的基层立档单位。只有各个基层立档单位真正按照建立覆盖人民群众的档案资源体系论述的要求，将各种涉及广大人民群众切身利益的文件材料列入归档范围，并科学界定它们的保存价值和保管期限，在此基础上严格按照相关规定，认真做好所有相关文件材料的属性鉴定、质量鉴定和价值鉴定等各项归档鉴定工作，确保应归尽归且保管期限判定准确，建立覆盖人民群众的档案资源体系才能成为现实。否则必将导致档案资源的缺失和档案资源体系的空洞，覆盖广大人民群众也就无从谈起。
基层立档单位按照规定向相应的国家档案馆、专业档案馆移交重要档案，这是法律规定基层立档单位的一项重要职责，也是国家档案资源体系建设的一个重要方面。建立覆盖广大人民群众的档案资源体系的论述，站在统筹协调国家档案资源体系建设的战略高度，赋予了基层立档单位档案移交鉴定工作新的时代意义。各有关基层立档单位应当从自觉贯彻落实科学发展观出发，认真做好相关档案的移交鉴定工作，以此来保证国家档案资源体系建设进程和效能，促进国家档案资源的整合。
档案期满鉴定蕴含着量与质的辩证统一关系，从表面现象来看，通过鉴定，将一部分保管期限已满、没有继续保存价值的档案剔除销毁，减少了馆(室)藏档案的数量，但实质上优化了馆(室)藏档案的质量。要透过现象看本质，切实重视基层立档单位档案期满鉴定工作。当前特别要强调的是在开展档案期满鉴定时，要全面认识和深刻理解建立覆盖人民群众的档案资源体系论述的精神实质，重新审视和慎重对待涉及人的档案的保存价值和保管期限的判定问题。即各基层立档单位要借助开展档案期满鉴定的机会，对过去由于受当时观念和规范的限制，在档案的保存价值和保管期限判定上，特别是涉及人的档案的保存价值和保管期限判定上，可能存在的“历史遗留问题”做出必要的调整，避免操作上的简单化。
着眼民生满足群众用档需求
建立方便人民群众的档案利用体系，就是要通过开展各种活动、搭建各种平台、利用各种手段，使普通百姓可以随时随地阅读文件和档案信息，享受利用文件和档案的便利。
随着我国社会管理体制的不断改革和发展，基层立档单位应当切实按照建立方便人民群众的档案利用体系论述的要求，着眼于更好地满足人民群众长远利用档案的需要，把涉及民生的各种文件材料作为归档范围的重点，并适度延长保管期限，为文件材料归档鉴定，特别是文件材料属性鉴定和价值鉴定提供可靠依据。当前各基层立档单位要充分利用贯彻实施国家档案局8号令的契机，重新审视各种与人有关的应归档文件材料是否都列入了归档范围，它们的保管期限是否都界定准确，形成更加科学合理的文件材料归档范围和保管期限表，使文件材料归档鉴定有章可循，打牢建立方便人民群众的档案利用体系的基础。
基层立档单位档案移交鉴定与整合档案资源，搭建更大范围的档案利用平台，更好地满足广大人民群众利用档案的需要有着必然的联系。如果移交鉴定存在问题，该移交的档案不移交，就无法在更大的范围内满足更多人利用档案的需要，难以真正建立方便人民群众的档案利用体系。因此，各有关基层立档单位必须服从建立方便人民群众的档案利用体系的大局，认真做好档案移交鉴定工作，为按照规定向相应国家档案馆、专业档案馆移交重要档案，在更大范围内满足人民群众利用档案的需要，建立更加完备的、方便人民群众的档案利用体系。
基层立档单位开展档案期满鉴定，最直接的结果是将保管期限已满、没有继续保存价值的档案剔除销毁。如果不正常开展档案期满鉴定工作，必将造成大量保管期限已满、没有继续保存价值的档案充斥库房，不仅浪费有限的档案管理资源，而且会分散档案查阅利用范围，降低档案查阅利用效率，给广大利用者查阅利用档案带来不便。因此，各基层立档单位都必须以建立方便人民群众的档案利用体系为根本目的，认真开展档案期满鉴定工作，剔除销毁保管期限已满、没有继续保存价值的档案，同时适当延长以往归档鉴定时保管期限判定过短但仍有继续保存价值档案的保管期限，优化馆(室)藏档案资源结构，更好地满足广大人民群众利用档案的需要。
优化馆藏 重点档案重点监管
建立确保档案安全保密的档案安全体系，就是要有效地组织、管理和控制档案馆(室)库建设、档案工作突发事件应对处理、档案抢救与保护、档案信息安全管理和档案合理开放利用。
建立确保档案安全保密的档案安全体系，必须以有重要保存价值的重点档案为主要对象，在档案工作突发事件应对处理、档案抢救与保护、档案信息安全管理等方面给予优先考虑和安排。各基层立档单位在文件材料归档鉴定时，要准确判定文件材料保存价值和保管期限，明确有重要保存价值的重点档案。这样既有利于在日常档案保管、档案信息安全管理和档案合理利用中优先考虑有重要保存价值的重点档案，也有利于在档案抢救与保护以及档案工作突发事件应对处理过程中，首先安排有重要保存价值的重点档案，完全符合建立确保档案安全保密的安全体系的精神要求。
基层立档单位按照规定将重要档案向保管条件更优越、技术手段更专业的国家档案馆、专业档案馆移交，使之得到更加妥善可靠的保护控制，这也是档案安全保密体系建设题中之意。档案移交鉴定是档案移交工作的前提条件，是实现重点档案向国家档案馆、专业档案馆顺利移交、进入更加严密的安全保密体系的重要环节。如果档案移交鉴定工作出现偏差，就意味着一部分重要档案得不到更加妥善可靠的重点保护和控制，给档案安全保密体系建设留下了隐患。所以各有关基层立档单位必须站在建立档案安全保密体系的高度，认真组织开展档案移交鉴定工作。
关键词：和谐社会，民生档案，建设
2005年以来，中共在正式提出“构建社会主义和谐社会”的基础上，进一步提出将“和谐社会”作为执政的战略任务，“和谐”理念遂成为一种价值取向。而民生问题的解决能否成功则成为社会和谐的聚焦点。为适应建立“和谐社会”与解决民生问题的需要，国家档案局明确提出 “两个体系”即覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系的建立。如今，民生档案使用日趋频繁，构建和谐社会的作用亦日益明显，因此涉及民生档案的建设已在全国许多档案部门陆续展开。目前，学界对民生档案概念缺乏全面而深入的学理性研究，尚存在较大歧义，但其都与民生民情密切相关则是无异议的。本文拟就民生档案对建构和谐社会这一话题谈谈自己的认识。
一、民生档案在和谐社会建设中作用
民生档案是由与民生相关的档案材料组成，包括社保、婚姻、失业、就业、医保、房产、拆迁、环保、学籍等档案材料。民生档案在维护社会稳定、调整社会关系以及化解各类矛盾等方面具有重要作用。论文格式。利用好民生档案对于构建和谐社会、形成社会合力并实现经济与社会的协调发展方面具有重要意义。论文格式。
1、是化解社会矛盾的需要
改革开放以来，我国经济虽然持续增长，但中国居民收入占国民总收入的比重却在逐年下降；而且我国经济发展已出现区域失衡、城乡不均与贫富差距扩大的现象。与此同时，政府职能转变滞后，干部作风问题突出，尚不能完全适应社会快速发展的需要。这些因素致使民生问题日益突出，并引发一系列社会矛盾，且呈现尖锐化趋势。在此背景下，中央积极寻找化解社会矛盾的新途径，先后提出“新农村建设”、“和谐社会”等建设理念，把民生问题作为重大的政治任务加以解决，并适时调整政府职能，使之更加有效地履行社会管理和公共服务职能。各行政部门纷纷强化其职能，积极解决诸如教育、卫生、文化、社保、住房等与民众切身利益密切相关的问题。在此过程中，各相关职能部门必然形成大批与民生有关的档案材料，以供政府解决民生实际问题时随时查阅的需要。
2、是制定民生政策的需要
近年来，民生问题日益凸显而在各级政府工作占据主要日程。民生问题事关社会稳定与和谐，各级党委政府积极寻求应对之道。而民生档案是民众生活情况的真实反映，建立民众档案资源体系，便于各级党委政府更准确地把握民生问题的基本情况和实际数据，切实了解民众实际困难之所在，为政府决策提供真实可靠的依据。因而利用民生档案能够让各级党委政府更有针对性地制定出合理有效的民生政策，以解决民生之所需。这样民生档案便成为党和政府关注民生、改善民生的好帮手。
3、是维护民众合法权益的需要
民生档案是民生民情的原始记载和凭证。因其如实地记录了党和政府各项惠民政策的实施情况，而与人民群众的切身利益息息相关。通过民生档案，可以真实而全面地反映出民众在教育、卫生、文化、社保、住房等方面权益持续落实和享受的情况。因此相关部门在解决民众纠纷时，往往以民生档案资料为证据，利用民生档案资源对民众的合法权利给予保护，及时化解矛盾。同时，随着民众法制维权意识的日益增强，民生档案资料因其凭证作用而作为维权的依据亦日益得到民众关注。因此在建构和谐社会过程中，加强民生档案建设以有效维护民众合法权益成为必要。
二、在和谐社会建设中应加强民生档案建设的措施
民生档案在和谐社会建设中的意义是显而易见的，但其只是近几年才重视的课题。民生档案建设尚存在诸多不足，已妨碍对民生档案的管理与利用。因此加强民生档案建设，促进和谐社会发展，已成为当前急需解决的问题。
1、加强整合，明确责任。
目前，民生档案管理不一，分散保存于党政机关、事业单位、企业、甚至中介组织手里，如医保档案由卫生部门管理，社会救助档案由民政部门管理，房产档案由房地产部门管理等。即使同一单位内部，也有部分档案分散保管于不同的业务科室。如在部分高校里，一般人员的人事档案保存于人事处，干部档案保存于组织部，学生档案保存于学生处等。由于“档”出多门，领导不一，易造成责权不清，使用不便。因此，做好民生档案工作，需要进一步提高认识，统一领导，加强对民生档案规范化建设的统一安排与整合，以便集中管理；并明确档案管理的具体责任人，确保民生档案有序的归档和利用，为广大民众得到系统的信息服务提供便利条件。
2、搞好培训，加强监管
迄今为止，各地民生档案管理水平整体呈上升态势，然而仍参差不齐，如部分单位的民生档案整理不规范甚至未进行整理；有的虽整理，但收集不全；部分单位仍采用传统的手工操作，其信息安全未引起足够重视等。因此对档案管理人员培训显得十分必要。档案行政管理部门应加强对民生档案形成部门与管理部门进行业务培训，可采用集中培训、以会代训、现场指导、参观交流等多种形式，培养出大量有理论、业务强档案管理人才，为民生档案建档和规范化管理提供技术支持。与此同时要加强对民生档案管理的监管工作，建立起行之有效的民生档案监管机制，如把涉及民生档案工作的单位纳入年度档案行政执法检查范围，并对其建设情况定期组织专项检查；对民生档案管理里部门遇到的问题要加以协调和沟通，及时解决等。
3、搞好馆藏，加大投入
随着各项改善民生措施的深入落实，民生档案材料的积累会日益增多。各级档案馆应把民生档案作为馆藏档案资源的重要组成部分，加大其征集接收的力度，凡与民众利益息息相关的材料和信息悉应纳入接收和征集范围，秉持社会进步到哪里民生档案工作就延伸到哪里的态度，切实做好涉民档案的归档工作，丰富民生档案资源，为群众利用民生档案提供资源保障。为此，无疑会引起开支增加，各有关部门应不断加大对民生档案收集、保管与利用方面的投入力度，改善档案管理利用条件，不断提升档案管理利用水平。
4、加强防范，重视保密
现在，部分档案馆对民生档案实行数字化管理，使用准确而快捷，利用起来十分方便。论文格式。
但由于尚未建立起对个人信息采集与利用的准入制度，加之未能有效地实施对民生档案信息的管理和利用，易造成个人信息的外泄，可能给当事人带来名誉或财产的损失。因此，对民生档案内个人信息保密尤显必要。如档案管理员应有必要的信息安全意识以及规范的档案管理意识，从源头上减少甚至杜绝民众信息泄露的隐患；严格限制个人信息的知悉范围；利用个人信息应要严格审批，使用时要登记；严禁非法复制、利用个人信息等。通过这些措施，确保个人的合法权益不受侵犯。
5、重视利用，搞好服务
建立民生档案的目的就是服务民众，体现的是“以人为本”的理念，因此，各级档案馆
应重视民生档案的利用工作，不断拓展服务渠道，提高服务的质量与效率。如借助媒体、网络及时公开政府的服务信息；建立民生档案数据库，开办档案信息咨询点；对弱势群体利用者实行免费查档；采取函查、电话查询、网上预约等多种服务方式建立服务投诉和反馈机制等。通过改善服务条件和完善服务手段，逐步实现服务方式人性化，服务手段多样化，使民众真正感受到和谐社会带来的好处。
参考资料：
[1]于英香.“民生档案”研究“冷”与“热”现象阐释[J].档案与建设，2009(2)：26.
[2]杨芳展，张良俊，裴艳.关于民生档案资源体系建设的几点思考[J].湖北档案，2009（7）：12-14.
[3]刘文高.做好档案服务民生是构建和谐社会的客观需要[J].兰台世界，2009（21）：10-11.
[4]庞科发，戴月.闯民生档案路惠百姓千万家—哈尔滨市大力开展民生档案工作[J].黑龙江档案，2009（1）：11.
[5]崔焕阁，孙厚芳.对县域民生档案建设的几点思考[J].黑龙江档案，2009（1）:24-25.
摘 要 通过文献资料法、专家访谈法和逻辑分析法对社区居民数字化体质健康档案的管理进行了研究。通过对体质健康测试结果的数字化录入、数字化档案的查阅与更新以及数字化体质健康档案的利用是是社区居民数字化体质健康档案的关键步骤。
关键词 数字化 体质健康 档案
社区居民数字化体质健康档案是对社区居民体质健康测试结果的追踪性记录，一方面他可以通过这一平台将个人的体质健康测试结果反馈给社区居民，另一方面有对社区居民个人的体质健康状况做一个动态的记录。
加速社区居民数字化体质健康档案信息资源的数字化进程，通过新近发展起来的计算机网络技术、数据库技术与多媒体技术将档案信息资源数字化、充分提高档案信息管理的效率是居民体质健康档案建设的必由之路[1]。本研究从信息录入、查找和管理等方面对社区居民数字化体质健康档案的管理进行了研究。
一、研究对象与研究方法
（一）研究对象
以数字化体质健康档案的管理为本文的研究对象。
（二）研究方法
1.文献资料法。采用文献资料法对体质健康档案的现状和走向进行了了解和分析。
2.专家访谈法。就居民在体质健康促进中遇到的主要问题和居民对体质健康档案的需求等对一些社区居民和社区领导进行了访谈。
3.逻辑分析法。参考相关文献资料和调研资料对调查数据的统计结果，进行逻辑归纳和理论分析，得出结论和建议。
二、研究结果与分析
（一）居民体质健康信息的录入
社区居民体质健康测试以后，会产生大量的档案信息，并需要进行及时的录入和保管。因此，在社区居民体质健康档案的建设过程中，要着重加强在双服务、光盘、纸质档案双备份等方面的建设。对于以前的体质测试结果，可以将每位居民的体质健康档案文件或案卷的内容填写在统一格式的计算机输入卡片上，通过高速扫描仪集中进行扫描，将居民的体质健康测试信息保存在健康档案的数据库中[2]；对于以后的体质健康测试，可以给每位居民发一张存有居民信息和特有芯片的数据采集卡，在居民体质健康测试过程中，居民的体质健康测试结果全部被暂存在信息采集卡里，然后再将这些信息转移到居民体质健康档案的数据库中。
（二）居民体质健康信息的查阅与更新
为了最大限度地提高信息管理的方便性，是社区居民可以通过网络实现档案查找、预约和统计功能。因此，居民数字化体质健康档案首先要建立完整的信息查询系统、阅读管理系统和统计系统，以便于随时调阅相关资料，和对社区居民体质健康测试档案管理工作发展情况进行统计调查与分析，提供统计资料，实现统计监督及量化管理[3]。当用户有需求时，只要在用户端输入所需查询档案的关键字或关键字组合，过计算机终端以及信息的网络传输，就能迅速的检索到该用户的所有在线纪录的全部测试数据，也可以添加新的测试数据，并可以及时修改输入错误的测试数据信息，真正实现体质健康档案资源的价值；还应建立文本档案与电子档案之间的“通道”，即将档案以文本形式和影像形式进行双备份保存，并制定科学、完善、行之有效的档案管理制度：对于存有电子档案的设备或介质要进行专人管理，以避免电子档案因温度、湿度等客观因素引起的文件丢失，造成不必要的损失；在文件的分类设置管理的基础上，可区分普通文件与秘密文件，对于一些机密性较高的档案，可以设置多极查询权限或采取密码管理、防火墙等多种安保全保护，有效保证档案信息的安全性，避免系统以及系统内的档案数据遭到非法侵害或修改。
（三）居民体质健康信息的利用
居民体质健康档案不能停留在封闭、半封闭的形式上，应当借助网络资源功效背后的信息库，主动地为社区居民提供服务。如将各种数据、多媒体影像资料和文件等内容直接放到服务器里，让社区居民足不出户就可以查询到自己的体质健康信息，省时省力、节约开支，极大地提高了工作和管理的效率。为此，为了避免造成人力、物力的双重浪费，社区居民数字化体质健康档案在建设过程中要积极利用高科技，并着重重视以下几点：首先要建立一个可以信息交流、分享的网络平台，形成统一的信息管理系统和信息共享机制；其次，要提高居民体质健康档案的利用率，就要加强档案的数字化管理意识，加强内部之间的信息交流与共享；最后，要建立完善的档案管理制度，将信息安全隐患降到最低限[4]。
三、结论与建议
（一）结论
1.利用数字化技术将纸质的结果转化成电子档案或者在体质健康测试伊始就利用数字化技术进行数据采集是实现社区居民体质健康测试结果录入的快捷途径。
2.社区居民数字化体质健康档案完整的查阅系统、管理系统和统计系统的完整性和安全性是实现社区居民查阅体质健康档案的重要保障，是实现社区居民数字化体质健康档案实时更新的重要基础。
3.使用的方便性，利用的多样性和信息的安全性是社区居民数字化体质健康档案信息借助网络资源功效发挥作用的前提条件。
（二）建议
数字化是居民体质健康档案的发展趋势，是让社区居民查阅个人体质健康测试信息的重要工具。但是数字化体质健康档案的研究尚不系统，仍需要更多的有识之士做深入研究。
参考文献：
[1] 孟苓启.浅谈网络背景下如何进行档案管理[J].科技资讯.2010.15：233.
[2] 熊卫云等.数字化健康档案在社区医疗中的拓展性应用[J].中国档案.2012.07：52-53.
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