关键词：水资源工程 电子文件 归档和移交 管理与利用
1. 引言
四平市位于吉林省西南部，地处松辽平原腹地，全市幅员面积14004 km2。辖公主岭市、双辽市、梨树县、伊通县和辽河农垦区、铁东区、铁西区、四平市经济开发区、四平市红嘴高新技术开发区，全市总人口331.89万人，总土地面积14080km2。四平市水资源匮乏，人均水资源量不足全国的1/4。加强水资源档案的归档、管理对四平市水资源合理开发、高效利用、有效节约、优化配置、积极保护和综合治理，促进四平市人口、资源、环境和经济的协调发展具有重要意义
2. 水资源工程档案的特点
水资源除与建筑、水文、气象等专业联系紧密外还牵涉到农业、工业、交通、通信、市政、生态环境等各个方面，导致了归档的水资源档案在种类上的多样性，包括水资源工程建设档案、文书档案、财务档案、声像档案、设备档案等。水资源工程按其建设过程包括工程项目提出可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行等全过程。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位提供给管理单位归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理单位归档，施工建设阶段涉及的文件材料比较多，有设计文件、建设管理文件、监理管理文件、施工管理文件、设备文件等。
水资源工程项目档案包括工程建设的全过程，管理单位的文书档案包括党群、人劳、工会、审计等文件，这些档案包括了纸质和电子两种文件。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存。对于各种电子文件则根据电子文件档案管理规范管理外，为了保证有效的利用，根据电子文件的特点，通过实践经验，对电子文件采用两种格式归档的方式，取得了很好的效果。
3. 制定电子文件归档的范围和责任
首先明确电子文件归档范围。各机关部门正式发文的文件及各类水资源工程项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中形成的电子文件应纳入归档范围，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、水土保持报告、工程地质勘察报告、试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投标文件、施工图阶段、设计修改等有关文件。二是明确各部门兼职档案管理员对电子文件管理职责和归档时间，保证电子文件及时归档及完整性。
4. 电子文件的特点
电子文件实现了快速检索查询，提供重复利用，减少档案利用人员工作时间，提高生产，同时减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。减轻电子档案管理人员的劳动量，提高档案管理的工作效率和水平。但电子文件具有不稳定性，一是所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。二是载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。三是电子文件具有可改性，经更改后除与原文对照，否则不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。四是容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都容易造成全部数据的不可用。
5. 电子文件的归档（移交）
在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档（移交），填写电子文件登记表、电子文件元数据表，主要内容有：工程名称、文件编号、题名、形成时间、计算机型号、操作系统名称、应用软件名称及版本号。电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读。这是因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不能被修改。要求各归档单位归档时以项目为单位进行组盘。即一个项目应刻录在一张或多张光盘上，但不能1张光盘刻录2个及以上的项目电子文件。光盘刻录后，应在每张光盘上贴上标签作好标识。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的的说明文件和电子文件目录，说明文件为纯文本文件，其内容包括对工程概况和电子文件归档说明等。说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。
6. 电子文件利用及管理
根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。”为了更好的使用，我们采用一档三存的办法管理电子文件，即一种电子文件三种保存办法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据，因此，我们只要求归档单位交两套光盘保存，为查阅及管理方便，我们使用了大容量移动硬盘，考虑到兼用性问题，硬盘格式化为FAT32格式，然后将光盘的数据拷贝到硬盘中，按档案编号建立文件夹，这样，减少了光盘的磨损，也不用从大量的光盘中寻找，而且硬盘容易组织数据，体积小，节约了大量的时间。
7. 对电子文件归档及利用的建议
7.1 国家应制定处理电子文件的格式标准。为了使电子公文文件能够超越操作平台、超越软件系统而被准确地识读，就需要国家制定统一的标准格式，使其不依赖于原来的设备和软件更新的影响，降低对设备的依赖性。从目前看应制定以XML语言为基础的字处理文件的格式是比较好的选择。
7.2 根据电子文件归档与管理规范，特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。这样会造成软件一起归档，使用者怎么使用，软件所依赖的操作系统、硬件设备又如何归档是值得研究的问题
7.3 从目前看Adobe、PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF文件具有跨平台、高压缩、适合屏幕阅览及网络传输，PDF格式已得到公认，适于在不同计算机平台之间传送和共享文件的一种开放式电子文件格式，因此也可作为电子公文归档的一种选择格式。
参考文献：
关键词：电子档案；档案保护；管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-02
我国的电子档案保护技术经过20年发展逐渐稳定、成熟，为了全面了解几十年以来电子档案保护技术领域的研究情况，笔者对1994-2013年间发表在中国知网核心期刊上的有关电子档案保护技术研究论文进行统计与分析，以期对我国电子档案保护技术研究现状有一宏观了解，为进一步深入研究提供借鉴和思考。
一、数据来源
电子档案保护技术学是探索数字信息的完整，安全、可靠的技术手段和法规体系的学科，其目的是保持数字信息的真实性、可靠性和长期可读性。某学科（或专业、或专题）的核心期刊，是指该学科所涉及的期刊中，刊载论文较多（信息量较大的），论文学术水平较高的，并能反映本学科最新研究成果及本学科前沿研究状况和发展趋势的，较受学科读者重视的期刊。对于整个期刊出版业来说，核心期刊具有示范作用。研究核心期刊对于发展科学事业、推动科学研究具有重要意义。本文选取1994-2013年间发表在中国知网中文核心期刊，按核心期刊表分类的中文核心期刊涉及到档案事业类的有9种核心期刊，即《档案学通讯》、《档案学研究》、《兰台世界》、《山西档案》、《档案管理》、《中国档案》、《北京档案》、《档案与建设》、《浙江档案》；以及涉及到非档案事业类的其他10种核心期刊，即《档案》、《湖北档案》、《计算机工程与设计》、《农机化研究》、《山西财经大学学报》、《水利水电技术》、《思想战线》、《四川档案》、《现代图书情报技术》、《中国市场》上的有关电子档案保护技术研究论文进行统计与分析，借助电子查询，通过中国学术期刊网（CNKI），以主题为检索方式，以“电子档案”、“保护”、“修复”为主要检索词，精确匹配，统计了1994-2013年中国知网的19种核心刊物上的电子档案保护技术研究论文，这些论文是本文分析的依据。近二十年来，中国知网19种核心期刊共发表电子档案保护技术研究学术论文108篇。
二、统计分析
1.研究发展历程分析
1994-2013年20年期间电子档案保护技术研究论文的逐年统计结果表明，年度论文数有较大的波动，见图1。波动曲线大致可划分为3个阶段，表明了这一阶段我国电子档案保护技术的发展历程[1]。
第一阶段：从1994到1996年，电子档案保护技术作为一门学科在我国酝酿和产生，是学科发展的起步阶段。在这一阶段，除《湖北档案》外，其它核心期刊尚未涉及电子档案保护或者电子档案修复相关研究，包括电子档案保护技术在内的档案保护技术研究队伍也很小，因此，电子档案保护技术研究论文为数不多。
第二阶段：从1997年至2002年。电子档案保护技术研究在经过90年代中的低谷期后，步入了平稳发展阶段。图1表明，自1997年始，相关核心期刊刊载的电子档案保护技术论文持续增多，在这一阶段，年均3.5篇。这表明，1997年后的电子档案保护技术研究已明显超过90年代中的研究力度，呈现出一种平稳的发展态势。
第三阶段：从2003年初到2013年底，电子档案保护技术研究在第二阶段的研究水平的基础上发展。电子档案保护技术研究出现了前所未有的发展态势，并在2012年形成了一个高峰。图1的曲线表明，从2003年到2013年底，电子档案保护技术研究论文一直持续稳定地增长，在近几年达到了顶峰。统计表明，从2003年到2013年，年均7.8篇，比前一阶段年均增加论文4.3篇，是电子档案保护技术研究的繁荣时期，近几年电子档案保护技术学研究达到了高潮。
2.核心作者分析
从本文统计的108篇论文的作者组成来看，在近20年的发展过程中，我国电子档案保护技术研究逐渐形成了一支由大学教师、档案局档案保护工作者、研究所档案科研人员等组成的研究力量。几十年以来，电子档案保护技术研究之所以硕果累累，与他们的辛勤耕耘密不可分。在这个不断壮大的研究队伍中，以辽宁大学和福建师范大学为代表的学术骨干是这个队伍的核心，组成了电子档案保护技术研究的核心作者群。统计表明，核心作者人均发表在核心期刊上论文数为2.7篇，最高达6篇。
3.来源期刊分析
由统计数据进行分析可知：
第一，在20种中国知网核心期刊中，总体看来，只有《北京档案》和《档案学通讯》两种期刊20年中刊载电子档案保护技术论文数量基本稳定，没有出现“0”发文现象。这表明，电子档案保护技术研究尚未趋于常态化、理性化，也从侧面反映出电子档案保护技术研究队伍的不稳定性。
第二，《兰台世界》、《档案学通讯》、《档案管理》与《档案学研究》4种期刊刊载电子档案保护技术研究论文数量居多，这些期刊学术研究性和理论性较强，对电子档案保护技术较为关注。
第三，从年度论文数量分布来看，《档案与建设》、《兰台世界》、《农机化研究》、《山西财经大学学报》、《山西档案》、《浙江档案》、《中国档案》自1998年以后发表数量逐渐增加，可能与这些期刊对电子档案保护类论文的重视不无关系。
第四，《档案学通讯》、《档案学研究》、《计算机工程与设计》、《水利水电技术》、《思想战线》、《四川档案》、《现代图书情报技术》、《中国市场》8种期刊近二十年在电子档案保护技术发文量上均稳中有减。分析其原因，由于经过几十年的研究探索，传统的档案保护技术研究已经较为成熟，而数字环境下电子文件的保护研究工作对于保护技术学者来说还是个巨大挑战，处于潜心研究阶段，因此公开数量暂时略有减少[2]。
4.论文内容分析
依据搜索到的1994-2013年期间电子档案保护技术研究所包含内容范围，及现有电子档案保护技术学科结构，我们把108篇论文分为九大类，按年度进行相关统计。
从研究内容来看，在1994-2013年期间，电子档案保护技术研究的内容十分丰富，研究领域在不断拓展，不仅涉及到前人的研究、信息的安全保护措施相关内容，而且还更多关注了档案保护技术发展、电子文件的安全、长期存储、电子文件的载体、电子文件与纸质档案保护的比较、数字化技术保护等问题。但是，电子档案保护技术的研究在不同时期所体现出的侧重点有所差别，例如在2009-2013年，虽然论文发文总量有所增多，但是在电子档案长期存储方面，发文数量却减少，这体现出电子档案保护技术研究内容理论与实践的紧密结合，也从侧面折射出电子档案保护技术学是一门与社会实践相伴互动的学科[3]。
从研究类别来看，电子文件保护的综述、信息的安全保护措施、电子文件的安全和档案保护技术发展等方面的研究是1994-2013年期间关注较多的内容。例如，电子文件保护的综述方面36篇，占到总1994-2013年期间总发文量的近33.3%，档案保护技术发展方面19篇，占1994-2013年期间总发文量的17.6%。
从研究热点看，信息的安全保护措施、电子文件的安全成为近年来档案保护技术研究的热点。之所以成为热点，是因为随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，人们在工作、学习和生活中更多地使用和保存电子文件，电子文件、电子档案也成为档案保护技术的重要对象，但鉴于电子文件的安全性不足和法律地位尚待明确，电子文件的安全性保护必然成为档案保护技术研究和电子文件研究人员共同关注的热点。
三、总结与思考
尽管我国的电子档案保护技术研究在20世纪90年代至今发展的头二十年内硕果累累，但是仔细分析却也仍然存在诸多这样或那样的问题，比如说对国外电子档案保护技术理论和技术的吸收不多、与国际电子档案保护界接轨缓慢、重复性研究成果较多、科学研究成果真正应用于实践的较少、专业分工程度不高、电子档案保护理论研究基础薄弱、研究深度不够等等。这是不可忽视的，需要进一步加强研究。可以说，这些问题解决的程度直接关系到21世纪今后的电子档案保护技术研究的方向和发展的水平。在上述论文统计分析的基础上，我们提出以下未来电子档案保护技术研究发展的几个方向，旨在分享、交流，共同促进电子档案保护技术研究的向前发展。
第一，深化现有研究。电子档案保护技术研究是一个深化、持续的过程。在未来，电子档案保护技术研究应在现有研究基础上，不断深化和拓展研究领域。如在电子档案制成材料耐久性上方面不断创新、研制更加有利于延长电子档案寿命的材料，针对材料性质采取更加科学有效的防治措施；在电子档案保护技术管理研究方面，更加突出非技术因素的作用。
第二，数字档案及电子文件（电子档案）备份中心建设。档案数字化及数字档案的网络化应用已经成为网络时代服务的新模式，也是保护珍贵档案原件的根本措施，包括数字信息档案内容的真实可靠性保护、数字信息档案长期可存取性保护和数字信息档案载体保护三个方面。
在未来，数字化技术与存储解决方案及数字信息档案长期安全保存策略研究应从实用性、操作性角度出发，注重探索数字信息档案的长期安全保存的管理措施和技术手段。如以档案数字化实际业务管理系统为原型，研究档案的数字化方法与技术，提出较为通用的档案的数字化加工解决方案。
第三，电子档案安全体系建设。信息技术在档案管理中的广泛应用，一方面提高了档案工作的效率，扩大了档案的社会影响力；另一方面也对档案工作提出了新的要求，例如存储介质的不稳定、技术过时、黑客入侵、电脑病毒破坏等都使得电子档案信息的安全保护面临着前所未有的挑战。在未来，应注重分析电子文件的安全性，并研究建立电子档案信息安全评价指标体系。如针对电子文件移交的安全应用需求，应用可信网络、数字版权保护、版式文件、全程加密、打印控制和电子印章与数字水印等技术，解决电子文件利用中的惟一性、真实性、完整性、安全性、防扩散和防复制等问题。
参考文献：
[1]周耀林.对1949～2000年我国档案保护技术研究论文的统计分析[J].档案学研究，2002，04：33-37+43-44.
[2]张艳欣.2000―2009年档案保护技术研究论文统计分析[J].档案学研究，2010，06：48-51.
随着我国经济水平的不断提高、电力企业体制改革的不断深入，电力科技档案编研工作对于促进电力企业的健康、创新、持续发展具有十分重要的意义。本文在简单概叙档案编研和阐述档案编研的意义后，简要分析我国电力企业档案编研工作现存不足，并给出一些提高策略，以期对同仁有所助益。
【关键词】
电力科技档案;档案编研;提高策略
随着行业的迅猛发展，电力企业对于档案信息资源的需求量不断增大。而在社会主义市场经济的推动下，在科学发展观的指导下，电力企业档案管理工作发生了一系列改革，已由传统的档案实体管理逐渐转变为如今的档案信息与档案信息服务综合管理。面对机遇与挑战并存的档案管理工作，电力工程设计部门应坚持强化电力科技档案的编研工作，不断深化档案工作改革，推动电力行业的健康、创新发展。
1档案编研概叙
档案编研，指档案部门依据馆室藏档案与社会实际需求，在充分研究档案内容的基础上，展开参考资料编写、档案文件汇编、编史修志、论文专著撰写等一系列工作。
而所谓科技档案编研，实际上就是研究、编辑以及深加工科技档案信息的过程，目的在于方便借阅者系统使用，是科技档案信息高效输出的重要途径之一。通过科技档案编研，能够显著提高科技档案信息的查全率与查准率，一改传统查阅方式费时费力的不足，方便利用者快速找到自己所需的信息。
2档案编研的意义
作为一项十分重要的工作，档案编研对于电力企业（尤其是设计单位）的发展具有一定的促进作用。在企业中积极开展档案编研工作，主要具有以下意义：
第一、为企业领导层做出正确、英明的决策提供全面、充足的参考资料。进行档案编档，实际上就是收集、整理、分类、观察、分析、研究、筛选以及深加工档案资料，最终编制出包含电力企业各方面内容的资料。这些资料是以当前我国社会实际情况以及近期电力公司实际运营情况为编制基础的，具有很强的参考性与实用性。通过提供这些精心编制的资料，领导能够做出有助于企业稳定、长远及健康发展的正确决策。
第二、编制的档案资料具有一定的社会推广价值。这些编制的档案资料，不仅有助于企业的良好发展，同时还具有一定的社会推广价值。将其在社会上传播并推广开来，对相关行业有着一定程度的积极影响力，促进相关行业的不断优化与良好发展，最终推动整个社会的进一步发展。
第三、搞好科技档案编研，能够显著提升电力工程设计质量与效率。著名科学家贝尔纳曾说过：“工程师付不起太多依赖抽象理论的代价，而必须根据过去的传统经验来建设，并试验一些新主张”。简单来讲，面对数量众多的技术资料，专业技术人员最感兴趣、最关心的问题永远是“如何做”，而不是概念、定理、公式的解析，恰巧科技档案编研工作的核心就在于提供“如何做”的思路、方法与流程。对全球各国获取科技情报所用时间进行粗略调查，美国与日本等科技人员通常耗费约30～50%的工作时间来获取科技情报，中国科研人员通常耗费约30%的科研时间来查阅档案资料，并且常常要耗费近40～80%的设计时间来重复使用过去设计图纸。通过以上数据，我们不难发现，做好科技档案编研工作，对于节省工作时间、提高工作效率具有十分重要的意义。尤其是设计单位，参照使用设计图纸、重复使用设计图纸的概率相比其他电力企业更高一些，如能充分利用那些经过认真编辑、深入加工的科技档案，将有助于大幅提升企业经济效益。
另外，认真做好科技档案编研工作，不仅能够有效开发和充分利用科技档案，而且能够显著提升电力工程设计水平，还能够不断提高档案管理工作者自身素质。在进行档案编研的过程中，为了确保档案编研工作具有深厚的研究基础，所编制的参考资料与论文等具有较高的使用价值，工作人员应深入研究档案，耐心、细致且认真的处理档案的编辑，积极展开并落实档案编研工作，不断增强科技档案管理水平，推动企业的良性发展。
3我国电力企业档案编研工作现存不足
尽管随着电力企业体制改革的不断深入，档案编研工作取得了明显进步，但仍存在一些不足，使得档案管理工作发展步伐无法顺利跟上科学技术与市场经济的飞速发展，严重制约着档案编研工作的进一步发展。因此，广大档案工作者必须深刻认识到当前工作存在的不足，认真分析成因，从而采取有效措施予以逐一攻破。
（一）档案编研工作重要性认识不足
当前，我国多数电力企业的档案编研工作并未能完全发挥其应有效用，甚至有些档案编研工作所其作用甚微。究其原因，一方面是因为企业领导层对于档案编研工作的重要性认识不足，无法深刻理解档案编研工作对于企业发展的重要价值，对于档案编研工作的支持力度不够，科技档案工作资金投入不足，设备落后;另一方面，档案编研工作人员未树立正确的事业观，认为科技档案仅作为科研成果的记录与凭证，科技档案工作只是简单的保管、查询以及借阅工作。在这种不正确意识的驱动下，档案编研人员对于科技档案的开发度与利用度明显不足，资料编研时不够认真、仔细与专业，使得科技档案编研工作的质量与效率低下，其实效性无法得以充分发挥。
（二）档案编研结构不够合理
在电力科技档案的实际编研过程中，档案编研结构不够合理，也是影响档案编研工作实际成效的重要原因之一。由于在规划档案编研结构时，没有将当前社会实际情况与企业的实际情况充分考虑进去和有效结合起来，使得档案编研结构的构建不甚合理，最终阻碍档案编研工作的顺利落实。
（三）档案编研工作队伍整体水平不高
作为档案编研工作的主体，编研工作队伍的整体水平直接决定档案编研工作的最终成效。目前，档案编研工作队伍普遍存在以下问题：①编研力量较为薄弱;②资料收集不够全面、资料分析与研究不够深入;③编研工作中编纂工作过多，研究工作过少;④电力科技档案编研政策不到位;⑤电力科技档案的经济效率较低，未能有效与市场经济挂钩，利用率不够理想。
4电力企业档案编研工作提高策略
在充分了解和简要分析当前我国电力企业档案编研工作中存在的不足之后，广大电力档案编研工作者应积极探索、不断实践，采取有效措施来切实提升档案编研工作的实效性。结合当前形势需要和多年实践经验，笔者认为，应采取以下提高策略：
（一）深化档案编研工作认识
随着电力企业体制改革的进一步推进，科技创新对于推动企业发展起着越来越重要的作用，档案编研工作的重要性愈发突显。在此大背景下，档案编研工作人员必须不断深化对于档案编研工作的认识，深刻理解档案编研工作对于企业发展的重要价值。因此，档案编研工作者应充分认识到：档案编研工作应以满足社会主义市场经济需要为导向，以促进经济建设为核心。编研工作人员应不断优化其思维方式、工作方式、行为方式及是非标准，树立与时俱进的价值观、经济观、服务观与效益观。
（二）加大档案编研工作力度
编研工作水平的高低，对于档案工作的高效、长远发展有着直接影响力。当前，多数电力企业编研工作多为室藏资源过于单一、编研题材过于陈旧、编研力量过于单薄以及编研周期过长的现状，很难承担起大力开发档案信息资源的主体任务。因此，我们必须积极开拓思路，加大档案编研工作力度。
1、积极转变档案编研工作模式
编研工作应从传统的单一、低层开发逐渐转变为多元、深层开发，加大对于档案编研工作的资金投入力度，积极改善现有编研工作条件，将先进管理手段与现代化管理设备（如档案信息管理系统）充分运用于档案编研中，及时、有效且高效的展开开发工作，大幅降低信息加工时间及传递时差，显著提升信息利用的实效性。同时，对于有关电力科技方面的资料、情报与档案等资源，编研工作人员应将这些资源有效联合起来，同时集中有限的人力、物力与财力，以“一体化、一条龙”式的管理模式来有效开展科技档案的编研工作，增强编研力量的同时，还能有效避免重复劳动或相互扯皮。此外，企业也应积极转变传统“关门编研、单打独斗”的工作模式，加强兄弟单位之间的沟通交流与合作，分享彼此的编研工作成果，丰富并拓展编研工作思路，最终形成一种“共享档案信息资源、锐意开拓进取”的先进工作模式。
2、坚持扩展编研工作对象
在电力档案编研工作中，我们应不断扩展研究对象，使档案编研工作不单面向本企业的档案室藏，同时也面向整个电力系统，不断丰富编研工作题材的选择。此外，编研工作人员应树立编研工作一体化的先进理念，对于日常一些反映公司发展状况的材料、资料，均可视其为编研工作的进一步补充与延伸，从整体上来真实反映编研工作的实际水准。
3、努力实现档案资料一体化管理
传统编研工作多以文书档案的形式呈现，利用形式过于单一。因此，编研工作人员应广泛收集有关“如何高效开展编研工作”的信息资料，善于从各种类型、各种载体形式的档案及相关资料中捕获有效信息，积极探索档案信息资源开发新途径，努力实现档案资料一体化管理。同时，编研工作人员还应积极从科技档案、声像档案以及照片档案等信息资源中捕捉有用信息，认真编制出具有较高利用、实用及参考价值的电力科技技术资料汇编，更好的服务于企业。总之，为了最终编制出满足企业实际需求的编研成果，编研工作人员必须深入了解企业需求、因事因地的灵活处理问题、善于捕捉信息和抓住机会、不断优化电力编研题材。
（三）充分体现电力单位信息资源特点
在开展档案编研工作的过程中，编研工作人员应坚持以本单位特点为信息资源，通过电力企业中一些具有广泛性与经常性的活动，确定编研工作的大致方向，最终制定出具有鲜明单位特色的编研工作总体规划。以我院为例，近些年来编研工作人员编写了《制度汇编》、《科技档案利用情况汇编》、《优秀项目汇编》等一系列具有我院鲜明特点的档案资料。
（四）不断强化编研工作队伍建设
作为档案编研工作的实施主体，编研工作人员综合素质的高低直接决定着档案编研工作质量的优劣。因此，搞好档案编研，关键在于编研人才的培养和编研工作队伍的建设。为此，我院不定期组织编研工作人员参加专业知识培训与综合素质教育，除了学习档案科学知识外，还要学习一些经济知识、相关领域科学文化知识。事实证明，通过强化编研岗位培训与教育，编研工作人员的工作水平在整体上有了提高，对待电力科技档案编研工作更加认真、负责、细致、专业，电力科技档案编研工作的质量与效率都有了大幅提升。
5结语
总之，档案编研工作的完成不是一朝一夕之功，而是一项长久、持续的工程。档案编研工作者应深化档案编研工作认识、加大档案编研工作力度、充分体现电力单位信息资源特点以及不断强化编研工作队伍建设，显著提升档案编研工作的实效性，从而推动行业的健康、高效、创新和持续发展。
【参考文献】
[1]秦聪玲.科技档案编研工作中认识点滴[D]，陕西档案，2011（3）.
[2]马桂茹.编研资料--企业档案信息开发的重要途径[J]，北京档案，2003（12）.
[3]任辉.浅谈电力公司档案编研工作的创新[J]，企业改革与管理，2014（8）.
[4]刘洪丽.关于科技档案编研工作的几点思考[J]，城市建设理论研究（电子版），2013（24）.
[5]税秀花.开拓思路提升档案编研工作[J]，科技创新与应用，2011（23）.
[6]葛建华.企业档案编研工作之我见[J]，办公室业务，2013（17）.
2008年3月30日，国家档案局、中央档案馆副局（馆）长李明华同志代表国家档案局、中央档案馆，到会参加四川省成都市金牛区档案馆创建国家二级档案馆的正式测评，进行了授牌。金牛区档案馆成为全国首批国家二级标准档案馆。
四川省成都市金牛区
档案局（馆）馆务科
档案系统首家文件销毁中心正式挂牌运作
试运行20天后，珠海市文件销毁中心举行了简单而热烈的揭牌仪式。珠海市档案局、珠海市国家保密局领导及有关人员出席了揭牌仪式。
珠海市文件销毁中心是2007年6月经市编委批准成立的。珠海市机构编制委员会在《关于市档案馆加挂市文件销毁中心牌子的批复》中明确规定：“同意在市档案馆加挂市文件销毁中心牌子”，并明确了市文件销毁中心的主要职责：“负责接收和收集本行政区域内国家机关、企事业单位、社会团体需要处理的废旧文件资料、电子存储介质，以及达到保管期限需要销毁的各类档案。对接收和收集的文件资料和电子存储介质进行分类、整理和鉴定。对有价值的文件资料和电子存储介质进行相应技术处理后归档保存，对无价值的文件资料、电子存储介质和已达到保管期限的档案进行销毁。”
广东省珠海市档案局
南通市档案局（馆）查档服务
加入12345政府服务热线
近日，经江苏省南通市档案局（馆）主动申请，市政府有关部门批准，南通市档案局（馆）查档服务被纳入12345政府服务热线。
南通市12345政府服务热线于2008年1月1日起正式开通，市民凡有非紧急求助事项，均可拨打12345政府服务热线寻求解决。南通市档案局（馆）加入12345政府服务热线后，市民寻求查档援助又多了一个新的渠道，这也是市档案局（馆）保管利用处服务民生、开展温暖服务系列活动的又一项新举措。
江苏省南通市档案局
曹晓
广州市番禺区档案馆
晋升国家一级档案馆
4月10日，广州市番禺区档案馆申报国家一级档案馆现场测评会在该馆召开。经国家档案局组织的测评组评审，番禺区档案馆成为全国3000多个市、县级档案馆中第一个国家一级档案馆。
番禺区档案馆2003年、2006年分别被评为广东省特级档案馆和广东省示范档案馆，是区爱国主义教育基地和中小学生社会实践基础。该馆基础业务建设扎实有效，档案信息化程度较高，设立专门的书画珍藏馆常年展出名人名家字画，并通过举办形式多样的展览，向社会各界展示馆藏珍贵档案。
广州市档案局 胡嫒萍
刘冬梅 杨 芳
兰州：专题研究档案工作
近日，甘肃省委常委、兰州市委书记陈宝生主持召开兰州市委常委会议，专题研究全市档案工作。会议听取了市档案局有关档案工作情况汇报，研究并原则通过了中共兰州市委、兰州市人民政府《关于进一步加强全市档案工作的意见》。会议强调，要按照科学发展观的要求，大力推进档案资源建设和信息化建设，加快档案馆建设步伐，不断提高档案工作水平，更好地为全市中心工作服务。
兰州市档案局 文天翔
上海特奥会档案
入藏市档案馆
3月26日，2007年上海世界特殊奥林匹克运动会档案交接仪式暨特奥会档案工作总结表彰大会，在市档案馆外滩新馆举行。市人大常委会秘书长、特奥会执委会秘书长姚明宝，市档案局局长吴辰分别代表2007年上海世界特殊奥林匹克运动会执委会和上海市档案局馆在《档案交接文据》上签字。本次入藏的特奥会档案共计6502卷（件），其中文书档案4623卷（件）、资料231件、照片档案249册（13316张）、录音档案83盘、光盘档案593盘、实物723件。这些档案完整地记录了特奥会从2002年申办、筹备到2007年赛会成功举办的全过程。市政协副主席周太彤出席了昨天的交接仪式。
上海市档案局
贵阳市委、市政府高度重视档案工作
4月初，贵阳市委常委会、市长办公会分别研究通过了《关于进一步加强档案工作的意见》，并于4月10日以市委、市政府名义下发，这在贵阳档案工作史上是首次。
《意见》重申了档案工作的重要性，强调做好档案工作，是推动生态文明城市建设又好又快发展的需要。《意见》指出：贵阳市委八届四次全会作出了建设生态文明城市的重大战略决策，充分表明贵阳市面临新的发展任务。档案作为地方政治、经济、文化和社会事业发展的真实记录，作为完整系统和权威的地情依据，作为政府信息工程中的原生信息，在建设生态文明城市的伟大进程中肩负着重大任务，不仅要为贵阳市实施建设生态文明城市战略决策的各项工作提供充足依据，更要客观、公正、真实地把贵阳市推进生态文明城市建设的具体实践记录下来，使之成为新的档案。
《意见》明确了贵阳市今后一段时期的工作任务，提出要加快建立为民生服务的档案工作体系，加强对重大活动档案的收集和管理，抓紧建立贵阳市名人档案库，围绕中心工作做好档案服务，加强档案信息化建设，科学整合档案信息资源等。
贵州通讯员 周端敏
北京:纪念民国时期档案学名著再版50周年
3月28日，国家档案局档案干部教育中心、中国老教授协会档案与文秘专业委员会、北京市宣武区档案馆在京联合举办研讨会，纪念民国时期档案学者何鲁成撰写的《档案管理与整理》等13本民国时期档案学名著再版50周年。与会专家介绍了民国时期档案学者何鲁成的档案学术体系、档案学术研究方法及研究特色，并介绍了我国档案学泰斗吴宝康先生对何鲁成的评述。专家们认为，何鲁成《档案管理与整理》一书奠定了现代档案管理学"经典的学术体系"，其注重实际的研究特色和多种研究方法的综合运用值得今人借鉴。原全国政协委员刘国能做学术总结。研讨会由国家档案局档案干部教育中心副主任方鸣主持。
本刊记者 王天泉
链接：13本民国时期档案学旧著包括《公牍通论》、《公牍诠义》、《县政府公文处理与档案管理》、《中国档案管理新论》、《文书之简化与管理》、《档案管理法》、《县政府档案管理法》、《档案整理法》、《公文处理法》、《公文档案管理》、《档案管理与整理》、《档案管理之理论与实践》、《档案科学管理法》（中国老教授协会档案与文秘专业委员会 黄莉提供）
滩坑水电站移民档案工作结束
关键词：电子资料; 归档; 设计效率; 核心竞争力
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)35-2411-02
Engineering and Design of Digital Archives Project Implementation
WANG Ai-zhen
(Hefei Cement Research & Design Institute，Hefei 230051, China)
Abstract: Hospital has been the design of project management and records management inefficiency, management issues are given ideas and management approaches in order to achieve the modern enterprise management adapted to the scientific management Approach.
Key words: electronic data archiving; design efficiency; the core competitiveness
1 引言
合肥水泥研究设计院作为知识型企业，图纸是单位最宝贵的知识财富，它反映了企业的形象、知识积累、核心竞争力和管理水平。但合肥水泥研究设计院目前存在电子图纸收集难、归档难、利用难的问题。大量的电子图文档散落在单个设计人员的电脑里，完整、及时、准确的归档是一件非常困难的事情，工作量大且容易出错，还会出现资料不全或者版本不对的情况，查阅历史资料也非常困难，容易导致对甲方的服务出现问题。这里有企业管理机制的问题，但没有一个系统解决方案也是难以实现科学管理的基本障碍。
2 需要解决的管理问题
1) 电子资料的无法归档或者归档困难问题；
2) 实物资料电子化问题；
3) 借阅、下载、浏览等图纸利用问题；
4) 合肥水泥研究设计院的知识产权无法保证；
5) 合肥水泥研究设计院的无形资产得不到积累和沉淀；
6) 培养核心竞争力无法谈起；
7) 大量成品制作业务外流；
8) 没有办法实现共享，设计效率低下；
9) 信息孤岛，信息中心―成品―档案管理相互独立，资源不能共享，投资重复和浪费、效率低下；
……
3 系统解决问题的核心思路
图档管理系统的设计思路：合肥水泥研究设计院电子制图已经普及，当设计人员熟练掌握制图软件之后，电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。由于电子文档具有方便且可重复利用的特点，因此有效管理并合理利用电子图档资源将是进一步提高合肥水泥研究设计院设计效率的重要手段。
因此，我们应根据合肥水泥研究设计院实际情况，逐步建立企业级档案库。实现对电子档案、纸介质档案或其它形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、检索与管理。同时管理电子档案和实物档案。并能够与其他子系统（办公自动化系统、经营管理系统、项目管理系统）进行无缝集成，并逐渐完成档案资料的全过程自动归档。
a) 系统的设计重点：
1) 注重系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。
① 提供编目模板，快速生成编目树。
② 批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。
③ 与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动编目，自动挂接文件等）。
2) 实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底图与电子文件的一致性。
3) 有强大方便的查询、统计功能。
4) 归档的电子文件的安全性、可追溯性。图档系统的每一步操作在系统中都有历史记录，便于以后的追溯。
5) 归档电子文件的版本控制。
6) 早期未归档的图纸经过扫描和归档纳入系统中。
b) 实施办法
1) 成立以设计管理处牵头有设计分院、档案管理部门、成品制作、信息中心等部门人员组成的工作小组；
2) 就图纸编目、文件存储、进度安排、质量控制、费用计算、工作协调等做出基本方案；
3) 工作小组开展调研工作，逐步了解和实施图纸自动收集系统；集中图纸打印，简化和科学管理电子档案，促进设计标准化和高效率，真正发挥信息中心和网络的作用；
4) 工作小组不间断对项目实施过程进行检查和修正，实时做出评价，把档案电子化管理作为设计项目管理乃至全院办公自动化管理的切入点，整体构架，分步实施。目标不仅是档案管理电子化而应是设计项目管理乃至整个OA系统的全线运行，在这个高速发展的信息化时代，真正使合肥水泥研究设计院具备国际化大企业的风范，为国际化企业发展提供一个完好的手段和平台。
4 图纸自动收集系统
4.1 系统简介
如果说“图文档管理系统”重点解决的是归档后资料的编目、查询、浏览、借阅、统计、档案管理等功能，那么“图纸自动搜集系统”重点解决的就是“自动”归档，减轻归档工作量的问题。“图纸自动收集系统” 需要与“图文档管理系统”配合起来使用。
我们可以调研引进“图纸自动收集系统”，它是以智能图纸识别技术为基础的新一代的智能型打印归档管理系统。在设计人员打印出图的同时，系统自动读取电子图中的信息，根据读取的项目、专业、设计人等信息自动在服务器中归档，并将生成图档管理系统中的图档信息。在不改变设计人员工作习惯的情况下，实现合肥水泥研究设计院电子图纸归档的完整性与准确性。许多设计院有这样的成功应用案例。
“图纸自动收集系统”可以提供图文打印、备份、自动归档、批量归档、图纸属性自动提取、文件自动签名、条形码生成、自动拆图、生成PLT及DWF文件、字型文件自动搜集、图纸目录自动生成、图框管理等功能，以及附加的图纸比较、红线批注等管理工具，并可提供出图成本管理、印务管理、全文检索等相关的管理功能模块。
解决电子资料“自动”归档的问题，可以有几种不同的方式，可以单独使用，也可以与设计项目（流程）管理系统结合起来使用。从总体上说，“图纸自动收集系统”可应用于以下几种情况，代表了几种不同的应用模式：
1) 独立应用：合肥水泥研究设计院还没有实施过经营计划管理系统或设计流程管理系统，也就是说系统中还没有项目信息的情况下，可以先期独立使用图纸自动收集系统，以达到电子图纸的自动收集与自动归档的目的。这种模式对于我们目前还不具备实施全过程项目管理系统的情况，是比较容易上手的，在不增加设计人员和图档人员工作量的前提下，可以达到完整、准确、及时地收集电子图纸的目的，并完成部分标准化工作。
2) 与项目计划管理系统集成使用：当合肥水泥研究设计院已经实施项目计划管理系统后，可以采用这种应用模式。在这种情况下，项目的信息已经存在了，项目的图纸结构也已经策划好了，在用户提交图纸打印时，图纸自动收集系统可以将图纸中的信息与项目计划管理中的信息自动匹配起来。这种模式将项目的信息和图纸的信息统一起来，而且对设计人员的操作没有影响。
3) 与设计流程管理系统完全融合：在我们上了设计流程管理系统后，图纸自动收集功能就不再是一套独立的系统，二者完全融合在一起。在这种应用模式下，各个设计人员的各类设计任务已经在系统中分发，而且设校审、互提资料、出图归档、设计变更等流程都已经在系统中进行。图纸文件中的信息不再是从图纸图框中提取，而且反过来从系统信息中写入图纸图框中。然后再配合上述客户端的一系列CAD功能，就实现了更加自动化的过程，形成了完整的管理应用体系。
4.2 功能特点
1) 不改变设计人员的工作习惯，轻松解决图纸收集难题：设计人员在打印图纸时，系统后台就自动完成了归档的一系列操作。对于设计人员来说，以前的工作习惯没有任何改变，没有增加任何工作量，但系统自动完成了图纸文件及信息的自动搜集整理操作。所以在实施过程中设计人员不会有抵触情绪，非常容易实施推广。
2) 大大提高了图纸的归档效率：
① 极大地减轻了档案管理人员整编图纸的工作（编目卡片上的大多数信息已经由图纸收集系统中自动采集获取）；
② 图纸信息自动从图纸图框中自动提取，不必手工输入；
③ 批量打印归档及电子图档自动搜集功能，大大简化了大批量图纸归档的工作；
④ 由于可以自动识别一个dwg文件中的多张图纸，并进行自动拆分，不用强制约束设计人员必须一张图纸放一个dwg文件，方便了归档；
⑤ 给设计人员提供了很多人性化工具，如：图纸目录自动生成、施工图自动转竣工图、图框管理、批量图纸提交打印、字型文件自动搜集、文件格式转换等，提高了设计人员的工作效率，减轻了设计人员的工作量。
3) 保障了电子资料与实物档案的一一对应：由于在出图的同时，电子图档就已经自动归档了，并且在每张图纸上生成并打印了唯一的条形码。当实物图纸归档时，通过扫描图纸上的条形码，系统就可以自动将该实物档案与电子资料进行自动匹配及校验，生成实物档案信息，并进行图纸的版本管理，确保了实物图纸和归档电子版本的一致性。
4) 简化打印成本核算：按需自动生成打印清单（便于成本核算），自动计算每个项目、每个专业、每个设计人员或者每张图纸的打印成本。
关键词：水利水电；科技档案；现代化管理
做好水利水电科技档案管理工作，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护水利水电工程勘察设计管理历史真实面貌的一项重要工作。必须以科学发展观为指导，加快推进水利水电科技档案的现代化管理进程。
一，正确把握水利水电科技档案的形成过程和特点
水利水电科技档案产生于整个水利基本建设全过程，是从水利水电工程项目的提出、可行性研究、设计、招(投)标、施工、监理，到竣工验收、试运行(使用)等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，是现代化水利水电建设发展的重要依据和宝贵财富。这些看似五花八门，不同专业互相交叉，而实际上它是围绕着一个工作项目勘测设计进行的，所形成的科技文件材料之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体程序和内容紧密衔接 反映了水利水电勘测设计的垒过程，各个设计阶段、各专业互相渗透，缺一不可。因此水利水电工程在勘测设计过程中，这种有规律的自然形成的科技文件材料具有一定的成套性。我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，为发展我国档案事业服务”方针的指导下，结合水利水电生产、科研活动的特点，加大对水利水电科技档案管理和利用的宣传力度。一是构建宣传档案工作重要性的平台，开展信息咨询、编制专刊、举办讲座、科普画廊等活动，借助广播、电视、网站等宣传媒体进行宣传，二是把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利水电思想、现代管理思想武装水利水电科技档案工作，大力宣传水利水电科技档案管理和利用工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，并真正把水利水电科技档案利用工作摆到水利水电事业发展的突出位置，努力将水利水电科技档案转化为现实生产力，使其在现代水利水电工作中发挥重要作用。
二 加快档案管理的科学化、信息化，制度化建设
水利水电科技档案要做到收集完整、整理有序、甄别正确、保管有方，都需要严格的档案管理，同时要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作用，档案管理工作显得尤为重要，因此，我们必须重视档案的管理工作，着力做好档案管理的科学化、信息化、制度化建设。
(一)夯实基础，提高水利水电科技档案科学化管理水平
收集、归档、整编、保存是档案管理的重要组成部分，也是档案管理的基础工作，只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。一是实施科学的“流程控制”方法，对科技档案进行收集、整编。利用先进的管理软件将整个水利活动统筹起来，使档案管理在设计过程之初就反映在设计文件和每一张设计图纸上(包括纸质和电子文档)。二是采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关。档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；三是纸质文档要根据《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理(gb＼t1182-2000)，图纸按照《技术制图复制图的折叠方法》(gb＼t10609/3-1989)要求统一折叠。四是竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。五是优化硬件设备，提升档案库房的保管环境。为提供先进的档案保管环境，应注重加强档案室硬件建设，配备必须的设备，延长库房存放期，防止档案过早老化，泛黄、变脆、发霉，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。
(二)与时俱进，加快水利水电科技档案信息化管理进程
作为水利工程单位，科技档案管理的信息化建设已经是必然趋势。一是建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案系统内部的连接与地区网、国内网和国际互联网的连接，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化。二是积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，通过对纸质、录音、录像、照片或其他类型载体档案的数字化工作，使档案资料更加便于研究和利用，提高档案检索、内容查询功能的实用性、快捷性、多样性，实现档案信息数字化、存储海量化。三是严格按照《电子文件归档与管理规范》(gb／t1 8 894-2002)和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》文件要求，全面收集、安垒管理、有效利用水利档案，使档案管理向着信息化方向发展。
(三)完善制度，加强水利水电科技档案规范化管理
一是作为水利水电科技单位应该根据国家《档案法》、《水法》、《保密法》、水利部的《科学技术档案管理暂行规定》等有关法规为准绳，制定相关的规章制度，如《科技档案管理制度》、《科技档案借阅制度》、《科技档案保密制度》、《科技档案鉴定销毁制度》、《档案人员岗位责任制》等，对水利水电科技档案资料的收集、立档、管理、利用、安全保密等方面都作严格的规定，明确水利水电科技档案工作的权利和义务，并严格按照执行，使水利水电科技档案从产生和形成的那一刻起就对它的真实性、完整性、准确性、安全性负责。二是建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。三是规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、整编规范、保管期限，使档案业务工作井然有序。
三、重点突破资源，服务和人才瓶颈
档案工作是一门管理科学，无论是档案的收集、整理、还是保管、检索，这些管理都只是做好档案工作的基础，利用才是根本目的，如果不充分利用档案，任其沉睡百年，其结果只是一文不值，所以我们应在利用上做文章，为水利水电建设事业发挥其应有的经济作用和社会作用。
(一)整合信息资源，激发水利水电科技档案活力
档案信息资源的优化整合是开发利用档案的重要部分，同时随着信息化社会的到来，目前信息资源的“孤岛”现象已经很难满足服务的需要了，整合资源为一体，是今后档案事业的发展方向，科技档案信息资源的整合优化工作就显得尤为重要了。一是加强规划。通过完善各科室、各部门、各单位的分工协作，积极组织他们参与此项工作。二是优化整合。针对水利水电科技档案是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，根据每个主题要求，收 集整理工程资料，归纳分析，积极挖掘档案内在价值，总结规律或借鉴相关材料、技术等，编辑多专题、多形式的编研成果，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合。三是将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代化方式，以确保档案信息资源整合后，能够以有效手段为本单位、本系统和社会提供便捷、高效的档案信息服务，提高水利水电科技档案的利用效率。
(二)创新服务机制，强化水利水电科技档案的服务效能
对于档案工作而言，服务是立业之本，是发展之源，档案工作的重心已经由重“保管”向重“服务”方向转变，所以在工作中只有提高档案的服务意识，把服务放在首位，创新服务机制，拓宽服务领域，提高服务水平，才能推进档案事业的发展。一是在服务的内容和方式上，加大催归档力度，加快归档速度，提高归档率，及时、准确入库，以最快、最好、最垒的档案资料为使用者提供查看、借阅，同时改变以前检索工具简单、不统一、不配套等的不足，充分利用图档管理系统，建立现代的检索手段和电子数据库，形成一个形式统一、内容稳定、功能齐全的检索体系，以满足不同使用者的要求。二是在服务机制上，档案管理人员要告别“坐等上门”、“看摊守库” 的旧观念和旧习惯，提高主动服务性的理念，本着为使用者着想，变被动服务为主动服务、跟踪服务，现场咨询、积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，为各项工作提供翔实的档案信息。三是建立不同层次的数据库，严格限定利用者的使用权限，并实行档案身份认证和密级双重控制机制，确保档案信息网络传输和利用的安全。
[关键词]教学医院；教学档案；管理
临床教学档案作为各个临床教研室教学内容、方法和经验的真实记录，是进行教学研究、教学改革、教学经验交流与课程建设的物质基础，是医院进行教学评估的前提与依据，是衡量医院教学质量与管理水平的重要标志[1]。因此，教学档案的收集、归档和管理是每一个临床教学医院必须做好的工作。然而，由于医院重视不足、规章制度不健全以及院校缺乏沟通等因素[2]的普遍影响，教学档案管理成为医院教学工作的难题。
1.教学档案管理现状
1.1教学档案作为教学文件材料，内容繁多，不利于非专职人员管理
教学档案作为教学文件材料，其包含内容过于繁琐，不仅包括有关临床教学的条例、法规和指导性文件，教学实纲、任课安排、带教培训讲义、使用教材目录、科室轮转安排、实习计划、考试成绩统计、试卷分析报告、教学检查材料，还包括带教教师遴选工作的文件、护士继续教育名册、学分登记表、带教教师业务档案等[3]。对于非专职培训管理人员，难以归档整理。
1.2教学档案作为重要凭证，医院对其管理仍不够重视
临床教学档案是整个教学过程的真实写照，是教学水平和教学质量的真实反映，是医院教学职能的有形体现，其为教学经验的总结及教学改革起到了重要的凭证作用。然而临床医生在承担教学任务的同时还肩负着繁重的医疗、科研任务，往往重医疗记载，轻教学记载。对教学档案工作重视不够，认为只要完成教学任务即可，忽视档案的正规化管理，教学档案长期以来无专人管理，导致许多重要的教学资料没有保存下来，档案材料不齐全、不完整，影响了教学档案的系统性。医院作为医疗机构，院领导始终把如何提高医疗水平和医疗质量、改善服务态度和就医条件作为医院管理工作的重点和核心，对教学档案管理认识不足，未引起足够的重视[4]。
1.3教学档案管理作为重要参考材料，缺乏完整的规章制度
临床教学档案记载了医院教学活动的情况、成果、经验和教训。从教学评估、教学手段和方法到教学研究及改革等各方面的信息，可以作为提高教学质量和管理水平的科学依据和参考材料。而作为重要参考资料的教学档案管理仍缺少完整的规章制度，没有严格合理的考核办法和检查措施做保障，缺少统一的、科学的工作标准，造成了档案收集效率不高，档案不齐全。
1.4教学档案建设作为高校医学院校的建设重点，缺乏资源共享
高等医学院校作为教学的花园，对教学档案建设具有统一的要求，对教学档案管理具有较高的水平，对教学档案的灵活利用具有较深刻的见解。然而，医学院校与医院缺乏资源共享，导致医院教学档案管理水平相对滞后。此外，医院各教学部门仍存在重视教学过程而忽略教学文件材料积累的现象，导致宝贵的教学资源白白丧失，使得教学水平的提高缺少模板信息[5]。
2.对临床教学档案管理的建议
2.1注重档案意识培训，为教学档案管理打好基础
增强领导的教学档案意识，使他们认识到教学档案是医院重要的信息资源，教学档案管理工作的好坏是医院教学管理水平和文明程度的体现，是医院教学管理工作的基础。此外，档案管理部门应积极做好宣传工作，增强广大带教教师的档案意识，并在其阅档中提供方便，当好他们的参谋，使其在查档中获得收益，促使他们关心、参与档案管理工作，主动完成档案资料的移交、归档工作。最后，加强档案利用工作的宣传，引导医院员工正确使用教学档案，充分发挥教学档案的功能，使之更好地为教学管理服务。
2.2培养专职教学档案管理员，形成三级教学档案管理制度
将各科室教学秘书送至各高等医学院校进行教学档案管理学习，培养各科教学秘书对教学档案管理意识，加强医院与高等医学院校的沟通，学习高等院校教学档案管理及建设经验，为形成三级教学档案管理制度奠定基础。三级档案管理制度是指由各科教学秘书负责按预先设定编号（如时间缩写+科室编号+材料类型+工号）整理汇编该科室每月的各式教学材料，交于教学档案室按科室按年整理，最终上交院级档案管理部门保管。三级档案管理制度有利于档案的规范化管理，有利于明确责任分工，有利于档案谬误查责，为后期实现教学档案电子化奠定物质基础。
2.3建立健全规章制度，充分调动各级管理员的工作积极性
制订医院教学档案归档范围及管理制度、档案员岗位职责、医院档案工作实施细则、档案管理评分奖惩细则等制度是做好教学档案工作的保障。医院档案室应明确各级各类人员的任务和职责，把归档工作纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，并作为医院考核教学质量和管理水平的标准之一。定期检查教学档案管理工作，主动接受档案管理业务部门的指导，使教学档案管理工作更加合理；教学管理部门应积极解决教学档案管理的人员、经费和设备等问题，保证教学档案建设和管理的质量，使教学档案的管理制度化、正规化。
2.4加快电子档案普及步伐，为教学档案管理提供便利
随着计算机数字化、电子化、网络化管理方法的推进和档案管理的信息化建设，不少医院已建立电子档案管理系统对临床教学档案进行管理，在准确、快速、完整提供教学档案服务的同时，节约了劳动量和时间[6]。如能加快电子档案普及步伐，不仅可以使得档案管理更加规范，而且可以在节省时间、人力的基础上保证教学档案管理的便捷性，让医务人员有更多的时间、精力服务于病患。
3.讨论
临床教学档案的完整性、准确性、系统性、规范性建设与管理为教研教改的开展及教学质量的可持续提高奠定了循证基础。高水平的教学档案建设是学校高质量教学管理的必然内在要求，是衡量医院教学质量、学术水平、管理水平的重要尺度。临床教学档案作为教学文件材料，其意义重大，然而其管理制度仍不够完善。加强医院教学档案管理建设，对临床医院意义重大。
参考文献：
[1]熊卫云，李燕.加强教学档案管理为医院临床教学管理服务[J].兰台世界，2011（S1）：93-94.
[2]栗蕴.附属医院临床教学档案管理探讨[J].卫生软科学，2011（05）：307-309.
[3]方淳.浅谈新时期做好医院临床教学档案的规范化管理工作[J].卫生职业教育，2011（10）：46-47.
[4]杜鸿，梁萍.做好附属医院教学档案管理工作的思考[J].医院管理论坛，2010（06）：42-44.
[5]栗蕴，方旭，李慈.附属医院临床教学档案管理体系的建立与实践[J].云南医药，2012（04）：396-397.
1 档案工作中存在的问题
1、档案工作的认识误区。科研单位是承担科研管理及技术创新的主体，主要业务范围包括各类基础性研究、新技术研究以及新技术的推广应用等。因此，科研类的单位的室藏档案以科技和科研类的档案为主，也包含引进新设备的科技档案。而科研单位通常具有人员数量少，科研场地面积小，科研领域专业化的特点，极少设置专门的档案管理部门。与科研工作不同，档案管理工作所产生的经济效益不够直接，也使得有些领导对档案管理在科研工作中所起到的重要作用缺乏认识，进而对档案工作平时的工作量估计不足。
由于科研单位大多数存在重科研业务、轻行政管理的问题，导致领导对档案管理工作不够重视，科研单位的档案管理工作一般挂靠在相关的非业务科室，比如综合办公室，处于科研管理活动的边缘。这也造成具体从事档案工作的人员责任心缺失，出现对自身工作定位的偏差，认识不到档案工作的意义，放松学习，缺乏扎实的档案管理理论和基础知识，对本单位涉及业务的专业知识特点也了解不够。同时，科研工作主要以项目分组进行，业务科室之间人员调动、调配频繁。这也直接导致兼职档案人员无法长期固定，对科研项目档案收集管理工作的职责搞不清楚，同时档案管理责任科室也难以对其进行集中的专业培训。
2、科技档案归档文件资料不完整。作为档案工作中的关键环节，档案收集工作直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作。通常一个科研项目从前期调研、立项到最后的项目验收、成果鉴定，需要一年甚至几年的时间。科技档案应注重日常收集，时间跨度较大导致文件资料收集不及时，保管不善，易丢失。由于科技档案管理与科技项目管理相互脱节，负责项目档案管理的人员大多仅对关键性技术材料保管较好，而对于科研中期的试验数据等材料的收集重视程度不够，而这些材料对于今后的科研工作具有极大的参考价值。另外，由于缺乏对科研内容的深入认识，项目档案管理的人员在收集资料时容易出现“数量多、质量低”的情况，收集的资料名义上都有，但缺少重要原始记录和关键技术的核心内容，甚至不属归档范围的资料也放进科技档案中，造成以后档案参考、查阅的不便。
3、科技档案管理手段落后。科研单位由于档案数量较少，大多还采用传统的档案保管利用的办法。随着电脑和网络的普及程度越来越高，无纸化办公被广泛接受，无论公文还是普通文件，直接在电脑上产生的越来越多，文件的传阅也多在单位内部通过OA系统完成。在目前的档案工作中，计算机应用仅限于档案文件的检索查阅，其他方面的功能普及率相对较低。科技档案管理手段落后的一个重要原因也是档案管理人员队伍年龄偏大、对计算机技能的掌握不够熟练。档案管理人员需要对电子档案的归档管理以及室藏档案的数字化等方面的技能进行系统地培训和学习，提高科研档案管理信息化建设的质量，促进科研档案管理信息化建设的发展，进而提高科研档案管理手段，增强科技档案的信息化程度。
2 思考与对策
1、加强宣传，提高认识。首先，加大档案作用的宣传，使科研单位从领导层面上加强对于档案工作的了解，理解档案工作的意义，认识到档案工作的重要性。只有从领导层面真正重视档案工作，科研人员及具体负责档案工作的科室及人员才能更加积极、认真的对待档案管理工作。对于具体工作人员，应加强档案收集、整理等具体操作和基本知识的宣传学习。了解科技档案范围，结合本单位的科研活动实际制定出有针对性的收集和整理办法，加强同其他兄弟单位的交流，借鉴好的经验和做法，提高本单位科研档案收集的效率和质量。在最好基础的收集和保管工作的基础上，负责档案工作的人员应进一步加强档案资源的利用，注意从本单位室藏档案中挖掘有价值、有亮点的内容，在单位内部甚至外部进行宣传报道。
2、提高档案工作人员的综合素质。培养尊重档案、尊重历史、保守机密的档案工作职业道德。增强档案工作人员爱岗敬业的精神，热心为科研业务人员提供服务。档案工作人员还应熟悉有关的科研项目从申报到验收结题的具体流程，加强本专业必备的各种新的理论知识和计算机应用技能的学习。在档案管理队伍中，吸收年轻员工，为档案管理队伍注入新能量。同时，能够按照这些专业知识的要求对所收集的文件资料进行筛选、整理加工和分析研究，去伪存真，不断充实和完善专业知识的能力。
社会形势在变化，工作方式在发展，档案工作人员也要提高思想认识，抓住信息化管理的大方向，在工作中积极创新，在工作中遇到的新情况、新问题时要善于分析，结合以往积累的经验对这些新情况和问题进行总结，探索出符合本单位实际情况的新方法。档案管理人员必需提高自己的综合素质，除必须具备的政治理论知识外，还应具备相关的专业知识以及改革创新能力。使自己成为一个既熟悉档案专业，又懂得相关专业的复合型档案管理人才。
[关键词]档案信息化；高校档案管理；电子档案
由于社会信息化的发展，社会对档案信息资源的需求日益增长，利用方式也发生着巨大变化。如何满足社会需求、提供有效的档案信息服务，加快档案信息化建设的步伐是必由之路。
一、档案信息化概述
档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行配置、管理、开发和提供利用服务的过程。具体地讲，就是依托现代数据库技术，网络技术等信息技术原理，采用计算机、扫描仪等信息设备，按照一定的技术标准和规范对档案文献进行加工、整理，使之以数字化的形式有效地组织起来，并且能够方便、有效地提供给人们利用的过程。
档案信息化可以从以下几方面理解：一要实现档案信息的数字化；二要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三要实现档案信息资源的共享；四要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理的作用与档案信息化管理的必要性
（一）高校档案管理的作用
1、在教育评估方面的作用
开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。
2、在教学改革中作用
高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用
高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动广阔大道，都依赖于高校科技档案价值全面、系统与深入发挥。
（二）档案信息化管理的必要性
1、高校档案信息化管理是信息时展的需求
2008年9月1日，由国家教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》明确规定了高校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行的重要性。高校档案信息化管理是响应无纸化办公模式的推广，响应数字化校园建设，适应信息化时代的要求。在信息时代，高校如何充分利用信息技术来提高档案管理的工作效率，创新高校档案管理工作模式，是高校档案管理工作者应当解决和关注的问题，促进高校档案信息化管理，对于实现高校的长远发展有着十分重要的意义。
2、有利于档案永久保存
近年来，高校发展规模越来越大，形成的档案数量和门类日益增多，过去以纸质档案为主的管理模式已经难以适应高校发展的新要求。越来越多的纸质档案，不仅整理装订的过程中需要大量的人力物力，储存起来要占用很多库房，还会受储存环境、虫蚀及火灾等诸多因素的影响，很多档案难以做到永久保存。只有运用现代信息技术，建立以硬盘、光盘等多种载体的多元化、信息化、网络化管理新模式，才能确保档案信息的完整与安全。
3、有利于档案信息资源的高效利用
有效查询和利用档案信息，是档案管理的核心目的。实现档案信息化管理，将极大提高档案信息的利用效率和价值。如果实现档案信息网上共享，档案利用者将不受时间和空间的限制，只需要一网的计算机，即可进入高校档案管理系统，查询自己权限范围之内的所需要的档案信息，这将使得档案编研、档案查阅、利用等工作变得更为方便快捷，能更好地发挥档案管理在现代高校建设中的重要作用。
4、有利于科学归档和建档
传统的档案归档方法，往往是今年归去年的档，时间拖得比较长，难免会造成资料的损坏或遗失，档案的信息化管理，校内各有关部门可随时在档案管理系统网上传送或编辑、录入档案，这样档案管理人员就有更充足的时间进行数据整理、筛选、分析和归档，既保证了档案质量，又避免了因时间延误等原因造成的档案的不完整。
三、高校档案信息化管理的主要问题
（一）缺乏档案信息化管理意识和技能
有些高校对于档案信息化管理的重视程度不够，不了解档案信息化管理的重要性，相应地学校层面对于档案信息化就缺少资金和政策上的支持，导致档案管理人员积极性不高；同时也存在一些档案管理人员没有认识到档案信息化管理的优势，仍然墨守成规，停留在传统纸质管理的模式下。另一方面，档案管理人员更新缓慢，既懂计算？机网络技术又懂档案管理的专业人员很少，缺乏档案信息化管理所需的技能。
（二）信息安全问题和保密问题
档案信息化管理都是电子档案的形式，其一，电子文件易复制、易篡改，在档案的形成、传输、存储的过程中，计算机网络自身的一些问题可能会导致信息的流失，如一些系统故障、软件错误、病毒、人为恶意破坏等；其二，纸质档案上的单位盖章和领导签字具有法律效力，其真实性、合法性比较容易鉴别，而电子档案由于其易复制、易修改的特点，其真实性、合法性的鉴别受一定条件的制约。在实际工作中，加强计算机、网络安全保障体系尤为重要，同时还得依靠传统纸质文件作为原始凭证。高校档案信息中包含可公开提供给师生浏览查阅的资料性档案信息，也包含涉及机密和按照相关规定不能公开的信息，可公开查阅的信息在校园网上师生通过普通注册就可以浏览，机密信息根据保密级别一方面以纸质存档，另一方面可存于计算机但是必须使用特殊密码或者账号进行查询。因此要对档案进行严格分类，切实做好信息安全保护工作。
四、高校档案信息化管理的对策
（一）提高高校师生档案信息化意识，加强档案信息化管理的人才队伍建设
要加强对高校师生的现代档案概念、档案的利用价值和作用以及档案法律法规等的宣传力度，使广大师生对档案信息化建设有全面深入的了解，充分认识档案信息在实际工作和学习中的重要作用。要做好对各部门专兼职档案员及全校师生电子文件归档办法、如何利用档案方面的培训，让全校师生有机会切实参加到档案信息化建设之中，提供丰富有价值的信息资料，并能够充分利用档案信息平台，推进学校的档案信息化管理。
知识经济时代，人才是最重要的资源。档案信息化建设本身又是最具有知识经济时代特征的新兴领域，具有独特的专业特点，因而人才无疑是最重要的建设源，是保证档案信息化建设持续发展的关键之一。高等院校是档案信息化专业人才的培养基地，具有较强的师资力量，较高的科研水平和完备的教学设施。应以高等院校为中心，培养档案信息化建设需要的人才。如根据档案信息化建设的需要，进行课程改革；在教学计划中增加信息技术和信息化课程的比重；档案研究生教育中增设档案信息化研究方向。通过专业方向上的变化和课程体系改革，使高等院校的档案学专业成为档案信息化高端研究型人才、宏观层次人才、管理型人才和技术性人才的摇篮，为档案事业的持续发展提供人才支持。最后，建立制度化、多元化的档案信息化继续教育体系。面对档案信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员没有时间和机会到高校进行系统学习。根据这一情况，可以采取专题讲座、实习培训、现场研讨等继续教育方式，具有时闻短、效率高、内容专～、形式灵活的特点。是在职档案人员新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新闻题，及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。档案信息化人才建设是一个渐进过程，人才培育制度和人才管理政策必须与时俱进、适时调整，以适应人才状况的变化和信息化建设发展的需要。
（二）提高技术支撑，建立完善的电子档案管理利用和安全保障体系
随着信息网络技术的广泛应用，信息失密、病毒泛滥、系统瘫痪等现象屡见不鲜，信息安全问题日益突出，成为世界各国面临的共同挑战。应对档案信息安全采取的措施主要有：第一，设计信息安全模式。放眼国内外关于信息安全模式有很多种，如多级安全模式，多边安全模型，信息技术安全性评估通过准则等等。这些摸型和标准具有不同的特点，适用于不同的情况和领域，为构建档案信息安全保障体系提供了依据、参考和借鉴。第二，构建各类安全防护体系。可以从几个方面进行，如网络安全防范体系建设，数据安全防范体系建设，计算机系统安全防范体系建设，病毒防护体系建设以及安全防范管理制度建设等。同时在建设这些体系的过程中还要做好系统的安全评估工作，以便从总体上把握目前自身的信息化程度和水平，构建动态的、整体的信息安全防护体系，从两为下一步发展打姆基础。第三，采取一些行之有效兹技术手段应对某些舆体的技术问题。除了信息加密技术、信息确认技术、访问控制技术、备份复制技术等，对一些具体的信息安全问题应采取有针对性的技术手段。如运用电子签名法技术对电子商务中的电子文件信息内容翡安全进行规范，明确了数据毫文的法律效力，从丽实现了电子文件在传递和使用中的安全性和可控性。第四，建立有效的管理体系。各种技术措施虽然可以为网络、计算机、存储设备、系统服务、应用程序等软硬件系统建立“硬件”防护体系，德要馊他髑真正起作用，还需要管理这样的“软件”防护体系与之协同工作。第五，完善档案信息内容安全保障的法规体系。
参考文献：
[1]马凤莉.浅谈档案信息化工作[J]山西档案2013
[2]薛艳，王健.试论档案信息化管理.http：//.cn/Conference_7366041.aspx
[3]吴学志.高校档案信息化管理探析[J]辽宁师专学报（社会科学版）2013（4）
[4]王涛，张凯.高校文书档案管理工作的现状分析及对策思考[J]科技创新导报.2011
[5]周玮，毕鸿雁.高校教学档案信息化管理研究[J]中国校外教育2013（7）
[6]刘娜，孔青青.档案信息化研究综述[J]档案研究.2013（3）
[7]张.我国档案信息化建设的分析与对策――基于SWOT分析方法[D]2009
购物车(0)