【关键词】信息化背景；档案管理；数字档案；高效性
随着人们的思想观念的不断革新，人们对于信息技术应用的重视程度也在不断提升。传统的档案管理模式使档案查找工作的开展难度较高且效率较低。探究信息化背景下如何加强数字化档案管理，将信息技术的应用与档案管理工作的开展全面结合，可以有效地解决传统的档案管理工作开展进程中所存在的各种问题。
一、信息化背景下加强数字档案管理的重要性
随着经济的不断发展，人们的工作强度和工作效率也在逐步地上升，在这一背景下，纸质档案已经不再适用于办公室办公。随着数字技术的逐步发展，当下数字档案管理模式已经被广泛地应用于人们的办公流程当中。
相比较于传统的纸质办公室档案管理模式，数字档案显然更加具有科学性、系统性和安全性，并且数字档案的应用，有效地实现了办公室档案内容的资源共享，提升了部门与部门之间的信息传送速度和沟通交流强度，这无疑为企业、学校以及政府部门等等各项工作的正常运行提供了极大的便利。
但是人们在享受数字档案管理方式带来的便利的同时，也逐步发现，当下的数字档案管理模式，在应用上仍然存在着很多不可忽视的问题。例如人们在进行档案管理工作的过程中，数字档案的应用也常常会产生文件丢失的情况，并且由于档案的种类复杂且内容多，人们在应用数字档案进行相关的资料的查询时，仍然十分耗时耗力。
将信息技术全面应用于数字档案管理模式中，可以进一步完善档案传递、存储、收集以及共享工作的开展。同时信息技术的有效应用，可以实现档案管理平台的有效建立，这一平台的建立，可以提升档案管理工作的力度和强度，有效地实现内部的资源共享、提升档案查询工作的实效性和时效性。
当下社会的发展速度逐步加快，无论是企业还是学校与政府，其所需要完成的工作量在不断地增加，所面临的发展压力也在不断地加剧。档案管理工作的有效开展，是保障各项工作开展的系统性和秩序性的基本前提，档案管理工作的开展状况更是决定各项工作开展效率的关键性因素。加强信息化背景下数字档案管理方式的探究，实现信息化环境下数字档案管理模式的完善性和科学性的有效提升，其重要性不可忽视。
二、信息化背景下加强数字档案管理的基本方向
根据当下信息技术的应用特点和数字档案管理方式的应用模式，主要可以将加强数字档案管理的工作的开展方向总结归纳为以下几点：
（一）节约档案管理成本的同时提升管理效率。在传统的数字档案管理工作中，进行档案的归类、整理和查找仍然需要耗费大量的人力资源和物力资源，不仅导致档案管理工作效率得不到有效的保障，同时也使得部门的档案管理工作的成本居高不下。将信息技术全面应用于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现档案的分类、整理以及查询工作的一体化，不仅节约了部门大量的人力资源和物力资源，同时也是实现档案管理工作的有效保障。因此节约档案管理成本的同时提升管理效率，是信息化背景下加强数字档案管理的重要方向之一。
（二）增强了档案管理工作开展的智能性。在传统的数字档案应用模式中，工作人员进行档案内容的检索，需要不断进行信息的筛选，才能够真正地获取自身所要查询到的信息，消耗了档案管理者大量的时间，使得档案管理者根本无暇进行自身的档案管理模式的思考和进一步的完善。将信息技术全面应用于数字n案管理工作中，可以有效实现数字档案管理系统智能性的全面提升，数字档案系统会根据档案用户所需，实现档案的智能性推荐，大大降低了档案管理工作人员的工作强度，使得档案管理人员具有更多时间进行自身工作模式、管理技术以及管理理念的进一步完善。因此增强了档案管理工作开展的智能性，是信息化背景下加强数字档案管理的关键性目标。
三、信息化背景下加强数字档案管理方式探究
开展信息化背景下数字档案管理方式探究，将具有针对性的改革方式和改革思想，全面应用于数字档案管理，可以实现数字档案管理方法、应用模式的进一步完善。在信息化背景下，加强数字档案管理方式探究，主要可以将探究内容总结归纳为以下几点：
（一）建立完善的、安全的数字档案管理系统。档案安全性的不足，是当下数字档案管理方式应用过程中所存在的主要不足之处之一，容易引发重要文件的丢失问题。将信息技术中多媒体技术全面应用于数字档案管理工作，可以实现不同格式的档案的分类存储，实现档案管理安全性的有效提升。同时将多媒体技术的应用与数字档案管理工作的开展进程有效结合，也可以实现不同格式和类型的数字档案的有效播放，加强数字档案的可视性，进而提升档案利用者接收信息的全面性。因此应用信息技术建立完善的、安全的数字档案管理系统，是加强数字档案管理力度的重要方法之一。
（二）加深档案管理工作的数字化程度。数字档案数据库的欠缺以及档案数字化覆盖率的不足等，也是当下数字档案管理工作开展进程中所存在的关键性弊端。（下转第45页）（上接第38页）随着信息流通速度的逐步加快，传统的数字信息存储方式已经不能有效地满足当下的时展所需，在这一大背景下，应当应用信息技术中的数据处理技术，建立完善的数字档案管理数据库，实现大量数据有效的、系统性的存储。同时也应当逐步地提升部门在开展数字档案管理工作过程中的数字覆盖率，尽可能地实现档案管理工作的数字化程度的进一步加深，有效提升数字档案管理系统的信息存储量的同时，实现档案管理工作的先进性和科学性。综上，加深档案管理工作的数字化程度，也是实现信息化背景下数字档案管理力度进一步提升的有效方式之一。
（三）建立模式多元化的数字档案。随着社会的不断发展和信息、数据类型和种类的不断增加，数字档案的建立所需要存储的档案类型也逐步呈现出多样性和复杂性，在这种情况下，传统的数字档案管理模式已不能够真正满足部门的信息管理需求。将信息技术的多元性充分发挥于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现数字档案管理模式的多元化。因此应用信息技术提升数字档案的多元性，是实现信息化背景下加强数字档案管理力度的重要环节之一。
（四）提升数字档案管理人员的信息化意识。档案管理人员自身的信息化意识，也是决定信息技术在数字档案管理工作应用效果的重要因素之一。档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，应当尽可能地进行信息技术的学习，熟练应用信息技术。如此，可以逐步增强数字档案管理力度。
（五）建立完善的信息技术应用模式。完善的信息技术应用模式的建立，可以实现档案管理人员工作流程的方向性引导，促使档案管理人员将信息技术全面应用于档案管理工作的流程中，进而实现数字档案管理工作的实效性和时效性的进一步有效提升。
开展信息化背景下加强数字档案管理方式的探究可知，为了实现数字档案管理系统的进一步完善，应当应用信息技术对于当下的数字档案管理模式进行有针对性的调整。同时借助信息技术，实现“全数字化”档案管理系统的有效建立。并且将信息技术的多元性和多样性优势充分地发挥于数字档案模型建立当中，进一步实现数字档案的管理覆盖力度逐步增强。同时数字档案管理人员的综合素质和专业技术水平，也是影响档案管理工作开展的效率和效果的关键性因素。提升数字档案管理人员的信息化意识，建立完善的数字档案管理人员的信息技术应用模式，可以有效促进数字档案管理人员技能专业性进一步提升，进而实现信息化背景下数字档案管理工作开展的效率和效果的全方位提升。
四、结语
开展信息化背景下加强数字档案管理方式的探究，首先应当明确信息化背景下加强数字档案管理方式探究的重要性，进而进行数字档案管理方式应用优势探究和信息化背景下加强数字档案管理方式的思考。开展信息化背景下加强数字档案管理方式研究，将信息技术的应用优势充分地应用于档案管理工作的开展进程中，可以实现数字档案管理工作的实效性和时效性的有效提升，进而为档案管理工作的发展提供强大的推动力。
【参考文献】
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城市的管理水平对于城市的可持续发展而言具有举足轻重的作用。近年来，中国城市化建设以前所未有的速度发展着，数字化城市管理就是在这一时期涌现出的一种全新的城市管理模式。数字化城市管理与社会发展相符合，它必将成为当下城市管理者的理想之选。
一、数字化城市管理的重要性
数字化城市管理系贯彻落实科学发展观的集中体现。为了更好地推动中国社会的可持续发展，相关部门理应采取切实可行的措施以达到强化政府的社会管理及公共服务职能的目的。而数字化城市管理便是一种借助高科技信息管理系统，积极处理对社会公共利益及人民群众利益有直接影响的城市公共问题，以促进城市管理水平及管理体制革新的管理方式，它的出现符合中国社会的发展需求。
近年来，鉴于中国城市化水平的持续升高，城市管理问题也接二连三的涌现。由于城市管理问题的不断升级，传统的城市管理方式已然无法适用中国社会的发展，社会呼吁城市管理进行技术创新。数字化城市管理可借助多项数字技术的使用完成对管理目标空间上及时间上的精准定位，缩减巡查及处置人员，节约管理成本，促进管理效率的提升，最终推动节约型城市的发展。由此可知，数字化城市管理的推行对于城市管理方法、技术的创新及中国社会的可持续发展而言都是特别重要的。
二、当下数字化城市管理存在的不足
（一）公共机构职能重叠，办事效率特别低
就我国数字化城市公共机构而言，它们所具有的职能重叠及办事效率低下的现象是特别严重的。之所以出现这一现象最主要的原因有如下几个方面：其一，各公共机构职能划分不明确；其二，机构改革不彻底；其三，上级机构管理不科学；其四，基础机构认识不正确；其五，内部诸多因素的制约等。
（二）发展不均衡，资金短缺，高科技人才匮乏
事实上，我国城市管理机构的信息化水平还是比较高的，然而基层机构的信息化水平却特别低，同时各机构间还存在发展极不均衡的情况。大多数机构没有，抑或仅有特别有限的可利用专项资金。熟悉信息化建设的人都知道：信息化建设除了开展项目时需进行一次性投入外，还应进行系统的日常管理及维护、设备的更新等，这些均需要资金，所以政府的投入及支持对于数字化城市管理的发展是特别重要的。此外，我国高科技人才匮乏这一现状也给数字化城市管理的可持续发展带来了许多阻碍。
（三）数字资源未进行统一的规划，未实施相应的整合
城市数字化属于一个特别庞大的系统，其信息量特别大，同时其信息也来自许多部门，因此其信息整合的任务便特别繁重，当然所牵涉的范围也特别广，比方说软件、人才及服务等等。现实生活中，与城市管理有关的机构在实际管理时均存在以自我为中心展开信息化建设的现象，尤其是市政、交通及公安等机构，创建了诸多面向行业主管机构的纵向信息项目，此类信息化项目均由机构自主决策，各机构间缺乏必要的协调，最终便导致了各信息系统相对独立，缺少应有的共享机构及信息交换平台的局面出现。
（四）公共机构服务管理意识低下
众所周知，公众需求系数字化城市管理的核心。然而我国在进行数字化城市管理的过程中却出现了公共机构服务管理意识低下的情况，就算是基础的数字化对外服务组织，其员工的服务管理意识也亟待提高。之所以出现这样的情况主要是由于传统政府机构受强化管理、弱化服务意识影响特别深的原因造成的。
三、促进数字化城市管理效率提升的措施
（一）科学规划，创建完备的数字化城市管理体系
数字化城市管理所牵涉的内容特别多，它不但涉及到了信息技术的运用、各政府机构，同时还涉及了人员及职能的整合。完备的体系是数字化城市管理得以顺利开展的可靠前提及有力保障，而先进的技术则是数字化城市管理得以正常进行的手段。为了更好地推动数字化城市管理的有序开展，政府理应统一牵头，创建完备的数字化城市管理体系，如此我国的数字化城市管理才能得到更好的发展。此外，鉴于搞好数字规划系数字化城市创建的基本原则之一，同时其也属于进行现代城市规划必须要做的事情，因此城市管理者理应展开统一规划，解决管理及标准等方面必须解决的问题，以推动中国数字化城市管理的可持续发展。
（二）优化城市公共机构职能，促进其工作效率的提升
为了促进数字化城市管理的发展，城市各公共机构不但应改掉机构繁多、人员冗杂及办事效率低下的不足，同时还应优化机构自身职能的划分，以提高自身工作效率。相关部门理应以数字化城市政府机构为着眼点，优化城市政府机构的性质及职能，促进机构管理层次扁平化，优化对外服务窗口，促进机构人员工作主动性及积极性的提升，最终实现提高其工作效率的目的。
（三）强化城市公共机构服务管理意识，促进其服务管理水平的提升
群众满意系数字化公共机构服务管理理念的重心，数字化公共服务机构的工作均应围绕群众满意度展开。鉴于群众对于公共服务机构提出的审美、服务及产品等诸多需求，所以，数字化城市公共机构理应于强化服务管理意识及提高服务管理质量的前提下，做好群众服务管理，明确关键服务管理策略，并借助各方面的创新提高群众对自身服务的满意度，最终促进自身服务管理水平的提升。
（四）强化城市管理团队信息素质建设，为社会培养更多的信息化人才
数字城市并非仅牵涉技术及工程，它属于一个兼容性特别强的概念，主要涉及如下领域：其一，技术；其二，管理；其三，人文；其四，经济。数字城市建设并非高新技术产品和信息基础设备的简单堆砌，它更重视体制的改革及机制的改革，以对现行政府组织机构、运行方式及行政流程展开重组及再造，让它在信息技术的引领下，进行更好地运转，所以管理团队的信息素质建设所具有的作用是特别巨大的。为了更好地实现数字化城市管理，城市管理者还应跳出传统思维的限制，以现行信息化要求为依据组织及协调管理。此外，信息技术人员还应给予业务工作应有的重视，并借助信息技术的使用进行数字城市化管理。
【关键词】事业单位，档案，数字化，现状，优化
对于任何一个事业单位而言，档案都是不可缺少的重要资源，档案中的信息数据促进事业单位不断向前发展。因此，事业单位必须提高对管理档案的重视程度，为单位内部的信息资源合理利用提供方便。传统的档案管理模式已经远远不能满足目前档案管理工作的需求，计算机技术为档案管理工作提供便利，使用数字化档案管理不仅可以大大缩短用户查询信息时间，同时还能充分的查询资料，可见，数字化档案管理成为事业单位档案管理的必然趋势。
1事业单位数字化档案管理的现状
1.1现代化办公设施的缺失。目前，很多事业单位档案管理上没有做到科学、规范化，主要原因之一就是档案管理中缺少现代化办公设备。严重的个别事业单位在档案室内堆放杂物，而且不采取防火、防盗以及防潮等相关措施。没有运用现代化手段调阅档案和查访档案，对事业单位档案的完整性造成一定程度上的影响。除此之外，事业单位不能使档案的作用得到充分的发挥，事业单位仅仅局限于管理好档案，不注重对档案的使用，不注重开发档案中的信息资源，不能有效利用档案资源。
1.2档案检索效率低。事业单位数字化档案管理中，传统的手工检索方式正逐渐被现代化的计算机检索方式所代替，但是目前还是有不少的事业单位在档案管理中使用手工检索方式，在很大程度上对事业单位档案检索的效率和质量造成影响，同时使档案查阅的工作量增加。与此同时，还受到人力检索信息的局限性，大大降低了事业单位档案管理的工作效率和工作质量。
2优化事业单位数字化档案管理的措施
2.1文书处理
为了提高事业单位数字化档案管理的效率，大力推进事业单位档案文书处理过程和归档数字化。在事业单位档案管理中，最基本的工作就是文书处理，文书处理的效果对事业单位档案管理的质量和水平息息相关。随着现代信息技术不断更新的趋势，事业单位每天需要处理的档案量也在不断增加，档案管理工作人员利用计算机技术将每天收到的档案信息归档处理，在事业单位内部传阅过程中要严格遵守批办流程，设置合理的传阅时间和催办时间。假如出现传阅的没有完全完成处理的文件在规定的时间内没有进行信息反馈的情况，这时就可以利用信息技术，提醒相关工作人员进行处理，有效的预防档案堆积、档案处理不及时，保证事业单位档案管理工作的正常进行。数字化档案管理方式，不仅减轻档案管理人员的工作量，同时还缩短了信息传递时间和信息反馈时间，大大提高了事业单位档案管理的效率和质量。
2.2单位办公自动化
为了提高事业单位管理的综合效率，整合数字资源，应将数字化档案管理与单位办公自动化系统相融合。目前，自动化办公系统在事业单位中应用已经十分广泛，自动化办公系统的优势越来越凸显。在实现事业单位档案数字化管理的背景下，将自动化办公系统与档案数字化管理系统有机的结合在一起，共同发挥两者的优势。为确保数字化档案管理的有序进行，在设计档案管理方案的过程中要注意增加相关的资料查询功能，这样可以为各种资源之间的衔接创造基础，所以，当前首先需要完成的工作就是对办公自动化软件系统进行升级处理，开发两个系统相互兼容端口，针对数字化档案管理的要求，事业单位还需要不断更新网络管理制度。比如，将档案查询功能引入到办公自动化系统中，同时开发档案管理系统的查询权限，使两个系统的有效结合得到保障，实现数字化档案管理系统和办公自动化系统之间的无缝连接，使事业单位档案管理的综合效率不断提高。
2.3构建事业单位档案数字化管理体系
事业单位数字化档案管理成为计算机技术普遍的必然结果，同时不可否认事业单位数字化档案管理是一项比较复杂的系统工程。在构建事业单位数字化档案管理过程中，需要做好整体构建数字化管理体系的工作，以及开发软件系统，并不断升级该软件系统的工作，此外还需要做好硬件设备采购、录入档案、资料备份以及查阅档案等工作。事业单位档案管理受档案资料多的影响，工作任务重，为了保证档案管理的安全性，事业单位数字化档案管理系统应该采用双服务器的备份方案。除此之外，还要注重数字化档案管理工作的细化，将数字化档案管理细分为操作系统管理、档案密级管理、系统维护管理、性质种类管理等，不断提高事业单位数字化档案管理的质量和效率。
2.4有广泛、可靠的信息支撑
为确保事业单位数字化档案管理的安全、有效进行，需要不断完善档案数字化管理系统。事业单位数字化档案管理系统的维护离不开广泛、可靠信息的支撑，应该不断强化以下两方面工作：一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的系统升级能力，只有数字化档案管理系统具备良好的升级能力，才能实现系统功能的不断丰富、完善，减少出现事业单位数字化档案管理无法满足人员需求的现象，这样，事业单位数字化档案管理系统才能与时俱进，充分发挥系统强大的管理功效；另外一方面，事业单位数字化档案管理系统需要具备良好的性能和可靠性，事业单位数字化档案管理系统直接影响着档案管理的成效，事业单位数字化档案管理系统性能优，则档案管理绩效优异，反之同样成立。在事业单位档案数字化管理过程中，务必把档案数字化管理系统的性能和可靠性放在首要地位，保证充分发挥数字化档案管理系统的预期作用。
对事业单位数字化档案管理顺应社会发展的潮流，是科技不断更新的必然要求。每个事业单位都要重视对档案的管理工作，针对性的制定出一个数字化档案管理的总体规划，完成完善自己单位的档案信息网站的建设工作，并不断完善档案信息网站，同时不断提高档案管理人员的综合素质，提高人员的工作质量，使档案信息化适应国内外的标准，符合时展的趋势。
参考文献：
[1]冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化[J].产业与科技论坛201505，2015（5）.
档案记载了大量的信息和知识，是一种重要的信息和智力资源，具有信息和知识双重属性。当档案馆形态发展到数字档案馆这一高级阶段，数字档案馆不再是单纯拥有或存取档案信息的场所，而是组织档案信息交流的中心，是知识经济时代社会的知识信息中心和重要的知识宝库。那么数字档案馆的知识管理，就是为了适应这种发展，通过把对数字档案资源的单一的信息管理，转变为对包含在数字档案馆里的信息、知识等各种要素进行综合管理，尤其注重对数字档案知识和人力资源的管理，最终实现档案知识信息功能与效益的最大化。简单来说，数字档案馆的知识管理就是更加注重隐性知识的开发、人力资源的发掘和数字档案利用服务的深化，为实现知识的共享和转化提供新的途径。
二、数字档案馆知识管理的意义
首先，知识经济时代要求档案管理必须与时俱进，扩大知识的传播与共享成为数字档案馆的最新职能。面对机遇与挑战，档案馆只有实施知识管理才能促进其新的发展。数字档案馆的知识管理，是在开放式的网络环境下，借助于网络和高科技设备等手段，档案馆开展知识资源的获取、整合和开发利用等服务。它将一改传统的档案工作结构，突破简单的信息管理和信息利用模式，转向知识管理和知识服务。其次，数字档案馆实质上是一种开放环境下面向用户的网络化数字资源体系，在这个体系里面既有整合的知识，又有参与知识整合的管理者，还有参与整个运作的知识管理模式，它一改简单通过资源管理向用户提供零散、浅层次的一次信息，转向为用户提供有序的、深层次的系统知识服务，这就构成了一种新的知识型实体，而知识管理就是根源于这种体系并被创造出来促进其本身发展的一种最佳模式，这早已在其它多种知识型组织中实践过。再次，传统的数字档案馆建设已初显成效、循序渐进，但是又很难达到另一个新的高度，服务要深化、资源要共享的设想还是遥不可及。因此，在数字档案馆建设中，迫切需要添加一种新的理念、新的元素，而知识管理作为一种全新的管理理念与模式，它的注入，将突破原先数字档案馆建设中固有的思维，给数字档案馆建设以重要启示，带动数字档案馆的建设上到一个新的水平，实现其生存发展的又一次飞跃。
三、数字档案馆知识管理的策略
1．加强对数字档案馆知识管理的认知
知识经济的快速发展强烈要求档案馆服务层次的提升，真正发挥数字档案馆知识信息中心和知识宝库的强大作用。面对这种机遇与挑战，如何才能使知识更为有效地发挥作用，以满足人们对知识更迫切、更复杂的需要成为档案部门的首要任务，而数字档案馆只有积极实施知识管理的运作模式，通过对包括档案信息在内的所有知识资源进行整合并提供利用才能达到预期效果。档案部门在其必要性和紧迫性上必须统一思想、加强认知、达成共识。
2．创新数字档案馆知识管理的工作机制
数字档案馆的建设，不仅意味着传统意义上的完善，而且是对现有档案管理体制、服务体系的全面优化和深层次改革，建立与之相适应的工作机制才能有效实施数字档案馆的知识管理。数字档案馆的知识管理应强调知识资源管理、知识服务中人文因素的研究和运用，而不是仅仅强调技术。围绕知识管理目标确定工作机制:一是确保档案管理人员能管理好档案知识;二是通过对知识的整合利用，增强对用户需求的快速反应能力;三是开发新的知识产品，以满足更深层次的知识服务，真正实现更大范围的知识共享。
3．获取和转化数字档案馆的隐性知识
知识经济时代，隐性知识是最关键、最具有竞争力的资源，是数字档案馆能否成功实施知识管理的前提条件之一，数字档案馆应更加注重对隐性知识的收集、加工、提炼与服务。隐性知识主要是指档案人员头脑中所包含的直觉、知识、阅历、情感等(如一些重要的传统工艺、技术诀窍、专业知识和丰富经验等)，因此知识管理强调对隐性知识的管理，实际是注重对数字档案馆中人的有效管理，鼓励其头脑中隐性知识的转化与创新。数字档案馆的建设要求档案人员能综合运用各种资源，发挥其主观能动性，突破传统束缚，更新陈旧观念，探索新的信息规律，以新的视角开发档案信息资源，使其隐性知识得到更好地发挥、交流和增值并转化。所以数字档案馆承担着及时将隐性知识获取出来并共享，转化为社会记忆，缩短隐性知识显性化周期的任务。
4．深化数字档案馆的知识服务
档案馆历来把“为利用者服务”作为最高宗旨，但落实到行动上往往只是满足于提供表面的“你查我找”等浅层次服务。进入知识经济时代，这是远远不够的，数字档案馆的发展需要更加强劲的动力支持和更为有力的保障，尤其在数字档案馆中引入并推行知识管理后，只有把知识服务当作数字档案馆的首要目标和最高标准来追求，才能满足用户日益多样化的知识需求。数字档案馆的知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式，是传统的“档案利用服务”的高级形式，服务的高知识含量是其优于传统档案馆的主要特征，因为知识服务“是在运用馆藏档案信息的同时，大量吸收并运用馆外各种非档案信息和档案人员头脑中的隐性知识”。从一定意义上看，数字档案馆的知识管理是通过整合馆藏档案信息等显性知识，综合档案人员的隐性知识，依靠隐性知识与显性知识的互动，发挥数字档案馆强大的知识库作用，为利用者提供更为有效、更广泛的深层次的知识服务，从而充分实现数字档案信息资源价值。同时，数字档案馆在综合利用显性档案信息与隐性知识的过程中，要注重以用户的知识需求为导向，对档案信息资源进行深层组织，揭示并挖掘档案信息资源的潜在价值，形成知识产品，提供知识与价值服务。
5．构建“以人为本”的数字档案馆文化
关键词：档案数字化 建设 问题 发展策略
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）05（c）-0249-02
档案作为对人类社会实践活动中形成的具有保存价值的并以各种载体形式呈现出来的文件，只有将其重要作用得以在现代化建设中得到出来，那么档案和档案建设工作才有其现实的价值和意义。长期以来我国的档案管理工作都对其利用价值不重视，以致于档案工作处于封闭的状态，所以在当前信息化时代，需要充分的将档案信息资料变为有用的信息，加快档案数字化建设工作的进程，从而使档案信息资源更好的为现代化建设服务。
1 档案数字化的发展概述
1.1 档案数字化的概念
在各种高新技术支撑下，把各种载体的档案资源转化为档案信息，利用数字化形式进行存储，同时以网络化的形式互相联结，在计算机系统的管理下形式一个有序的档案信息库，能够提供利用，使信息资源实现共享。长期以来在我国的档案管理都是以纸质、胶片和底片等载体形式来进行的，而且在目前部分档案馆中保存的档案信息形态还是如此，这对于当前信息化时代的社会，具有较大的适应性，使档案的经济价值和社会价值无法有效的发挥出来，所以档案数字化建设具在必要性和紧迫性，是实现档案现代化管理和利用的重要保证。
1.2 档案数字化的发展的主要内容
档案数字化的发展的主要内容：档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；档案专题信息的采集与建库。
1.3 档案数字化的发展的作用
近年来，我国加牧了档案信息化建设的步伐，而档案信息化建设其中最为重要的内容即是档案数字化。这对于保护档案原件有着极其重要的作用，档案数字化有效的保护了档案原件，数字化的原件副本代替原件进行使用，而且利用缩微胶片实现了档案信息的永久保存，即使在天灾人祸情况下也不会发生毁灭性破坏，而且还可以对模糊及残缺的档案信息进行有效的修复，确保其使用价值。
档案数字化后，使档案的利用方式发生了较大的为化，在档案利用上不再受到数量、时间和空间的限制，一份档案可以同时提供多人进行共享使用，而且通过局域网和互联网有效的实现了档案的异地利用，使档案的利用空间得到拓展，同时在档案使用过程中，人们不必再受档案馆开关馆时间的限制，通过计算机网络人们随时可以对自己需要的档案信息进行利用。
档案数字化的实现有效的改变了目前各档案网站信息资源匮乏的问题，增加了信息加工的深度，使指引性信息和实质性信息增多。所以加快档案数字化建设的进程，这势必会加快我国档案行业的发展速度，使传统档案尽快向数字档案转化。
2 我国档案数字化建设过程中存在的问题
目前在我国档案数字化建设过程中还存在着很多的问题，不仅没有统一的档案信息管理标准，而且标准管理工作还较为滞后，存在名目繁多的系统，从而使整体水平难以有效的发挥出来。同时当前很大一部分档案管理人员都是老同志，这部分人员年龄较大，对于现代化的先进技术和新事物接受能力较慢，思想观念较为保守，认识不到档案数字化的重要性，对数字化专业知识缺乏，这在很大程度上限制了档案数字化建设的速度的提高。
在数字化建设过程中，由于受到经济基础和物质条件的制约，各单位在实施过程中整体水平存在着明显的差异，这主要体现在系统的规划、建设、运行维护和管理等方面。与此同时，各单位在信息共享方面落实不到位，效率低下，甚至不能实现信息共享，这就形成了信息孤岛现象，信息传达不到位或者根部没有收到相关信息。在数据库建设过程中，由于档案数字化系统仍处于由文件管理向数字管理系统的过渡性阶段，数据库建设水平仍有待提高。可以看出，档案数字化在实践过程中存在的相关问题，将会影响其发展和提高，因此，需要进一步提高档案信息管理的数字化和信息化。目前，由于缺乏对档案信息化和数字化的整体规划，档案管理信息系统效率较低，这严重阻碍了信息系统功能和效用的发挥，息化和数字化对档案信息的支撑作用有限，无法实现档案的科学管理，部分档案信息系统由于缺乏规范化和标准化的管理和维护，系统时常出现宕机现象，这在一定程度上也限制了档案数字化建设步伐。
3 加快我国档案数字化建设的发展策略
通过档案数字化建设，建立档案管理信息系统，能够让广大民众能够方便地获取实时档案信息，为各方档案信息的需求者提供网络平台，实现快捷、高效的档案管理模式。然而我国档案数字化建设还处于信息化建设的初步阶段，档案数字化过程中还有不少的问题，这些问题的存在和变化制约着我国档案的信息化进程。因此，推进档案数字化，必须提高档案信息管理的标准化和规范化水平，包括档案业务管理的规范性，建立健全档案标准实施规范，积极推进档案数字化建设，抓好档案标准化、规范化发展。同时要注重档案信息系统的整体效果，利用网络进行信息沟通和交流，充分档案信息系统的优势，高档案管理系统的综合能力鼓励和支持先进单位提高装备水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验。
此外，要重视档案信息管理的数据库建设。就目前我国档案管理的信息化状况来看，仍处于由文件管理向数据管理系统的过渡阶段，档案信息的数据库建设是指利用信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，面向应用，把利用频率和使用效率结合起来，把综合数据库的完善和提高与各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，使自动化效率大大提高。
加强对档案信息化和数字化进行整体规划，对档案的标准化和信息化进行统一管理，统一系统接口，使档案数字化建设有章可循，稳步推进，形成统一有序的管理系统，从而提高系统的管理水平，提高系统的利用率，大力推动档案的数字化进程和发展。
4 结语
档案工作具有复杂性和繁琐性，但由于其是信息资源管理和社会管理活动中的重要组成部分，所以利用现代化的高科技技术来实对档案信息数字化，从而使档案信息能够好的为社会建设服好务，充分的发挥出经济效益和社会效益，加快档案信息化建设的进程，这是当前档案工作的重中之重。
参考文献
[1] 王颖.浅析新形势下档案工作如何发展的问题[J].办公室业务，2012（17）：182.
关键词： 高校 学籍档案 数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决[1]。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等[2]，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。
再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等[3]。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享[4]。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。
第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。
第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现[5]。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
参考文献：
[1]秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究[J].兰台世界，2015（23）.
关键词：高校;学籍档案;数字化管理建设
高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。
1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征
1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析
对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。
1.2高校学籍档案主要特征分析
高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。
2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究
2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析
从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。
2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究
第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。
总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。
作者:戴雷雷 单位:应天职业技术学院
参考文献：
［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.
【关键词】信息化环境;文化艺术档案;数字化建设
伴随着我国经济与科技的不断发展，当前在众多领域都已实现了信息化数字化的建设，而在文化艺术档案的管理工作中，更需要建设档案管理的数字化，才能有效延长艺术档案的使用寿命，从整体上提高档案管理水平与应用水平。
1文化艺术档案数字化建设简述
文化艺术档案是为了建设文化文明社会而开展的各种文化艺术活动的见证，属于我国民族文化组成的一部分，其中包含了戏剧、舞蹈、音乐、美术等等，无论是何种艺术形式，都有非常重要的欣赏价值与收藏意义，而文化艺术档案就是将涉及其中的文字、录音、实物和照片等收集起来，进行统一管理，为后人留下更多丰富的文化遗产，共建文明社会［1］。实现文化艺术档案的数字化建设目标，就要求与当前计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术、数据库技术、扫描技术以及存储技术结合起来，将这些信息转化为数字化的档案储存模式，再与网络化连接，采用计算机系统进行统一的管理，形成信息库，其资源供社会享用。积极建设数字化文化艺术档案，在当代具有重要的现实意义。首先，能够有效提高艺术档案利用率，将其记录并保存形成全新的文化艺术不动产，并在虚拟的环境下进行展示和传播，进一步实现文化资源的整合以及最大化的共享，结合当今网络传播面广、快速便捷的特点，人们的精神文化需求才能得到进一步满足。其次，能够保证一些悠久艺术档案良好保存的目的，其中涉及到的保存方式有文字、影像、数字化等等，这些都是非常有效的保护措施，不会因为实体档案文件的损坏而失去利用价值。再者，还能有效规避安全风险。一些异地保存的艺术档案数字化副本，就很大程度上实现了档案资料的安全，预防因为人为因素、自然因素而导致损坏。目前，非永久保管的艺术档案日益增多，在建设数字化管理的工作中制作数字化母本加以保管，很大程度上环节了空间的保管压力，对于档案的移交工作等都有便捷化作用［2］。
2信息化环境背景下的文化艺术档案数字化建设措施
2.1前期准备工作
准备工作是创建文化艺术档案数字化的前提，工作人员首先要遵循与数字化要求的基本原则，对文化艺术档案可行性进行分类，确定具体的周期与范围，并由此拟定相关的物力和人力投入方案。其次，要针对实物性的艺术档案做好筛选工作，比如材料的大小、规格，影像的清晰程度、具体数量，以及资料的易破损程度，都要进行详细的清点和登记。再者是对进行数字化的材料做好已数字化和物理存储的说明与标注，明确具体的来源信息。还有就是做好批量材料的存取以及复位工作，进一步保障材料的安全。最后是要确定储存的计算机硬盘容量和内存情况是否符合存储的要求。
2.2采集处理工作
艺术档案的实物要转变为数字化的方式进行传播与储存，那么采集与处理工作就非常重要。在进行采集时，工作人员要积极采用扫描等技术手段，确保不同规格的材料达到同样的字体大小、字迹风格、清晰程度，尽可能恢复母本的原始性，又要适度参考当下应用的便捷性原则确保使用效果。同时还要做好纠偏、防污、压缩等处理。
2.3数据处理工作
这是文化艺术档案数字化处理后进行的工作，对录入数据库的内容进行核对与排序，提高后续管理工作和检索工作的便捷性。针对已经录入的数据信息要进行全面的检查，确保录入的准确性与完整性，有卷件标题的要确保其相符，分类正确，核对标明数据与内容的一致性，避免有遗漏的情况发生，并及时发现错误进行改正。必要情况下还要及时参照母本的内容进行验收，提高文化艺术档案的真实与可靠性。
2.4建立艺术档案数据库
作为艺术档案信息数据储存介质、信息对象、管理系统的整合体，数据库包含了软件、数据管理员等，在形式上可以将其分为关系式数据库、非关系式数据库以及数据库技术结合，属于一项应用较广的数据库建设技术之一。主要通过数据模型为中心，融合相关的数字、图片、文字、字符、视频和声音等等，具备了数据量大、类型种类多、处理统一方便的优势，在应用和继续开发的过程中还有很大的使用价值。艺术档案数据库中需要借助C/S和B/S相互结合的方式开发，与主流服务设置形成无缝的集成，使其达到良好的控制管理效果。其中的C/S程度能够协助前期纸质档案信息、自动入库的管理，解决一些具备历史信息纸质档案资料管理工作中存在的问题，而B/S模式则为访问档案的人提供身份认证等信息检查，更方便地完成后续的浏览操作。
2.5数据备份处理
在经过验收后，合格的档案数据录入数据库以后要进行备份，一方面确保数据信息的安全，另一方面也弥补一些部门硬件配置不均衡完善的缺陷，数据备份很有必要。其中使用到的光盘通过存放数据要求和格式的分类，分为了只读光盘，如DVD、VCD等等，在进行储存的过程中，工作人员要充分考虑到文本的具体内容和所需要的容量，进而选择合适的光盘，备份完成以后要及时读盘，以确保备份的完整度［3］。
2.6共享管理系统
共享管理系统的建立主要特点是分级，属于对于艺术档案数字化建设管理工作中的内部权限控制范畴，用来识别访问者具体的身份，并分配范围权限内的浏览对象。其中重要的作用是安全保障，这就涉及到安全保障系统，用以确保文化艺术档案管理系统能够正常合理使用，并符合相关的操作规范［4］。在进行具体操作时，系统会自动记录操作过程，防止出现违规、恶意攻击或盗取的情况发生，进一步加强了文化艺术档案信息系统建设的安全保障，也为后续维护工作的连续性打下良好的基础［5］。
3结语
总之，文化艺术档案的数字化建设工作任重道远，其包含了网络技术、计算机技术、多媒体技术等在内的诸多技术性要求，又在科技迅速发展的背景下为其提供了更大的便捷性与安全性，那么工作人员就必须加大对文化艺术档案管理工作的重视，充分利用科技信息的发展带来的福利，让数字化档案建设工作在保存、利用、传播文化艺术档案的工作中发挥更大的作用，此外还要建立健全相关的数字化管理和实体管理机制，让文化艺术档案得到更好的保存与传播，促进我国精神文明的进一步发展。
参考文献：
［1］李青燕.艺术档案资源数字化与管理探讨［J］.四川戏剧，2016，11（4）：150~151.
［2］潘革.艺术档案数字化的探索［J］.数字兰台，2011，12（44）：24~25.
［3］汪辉霞.浅论群众文化艺术档案中的数字化管理［J］.大众文艺，2015，11（12）：192~193.
［4］李树青.关于文化艺术档案信息化管理的思考［J］.戏剧丛刊，2014，32（5）：98~99.
1.人力资源档案数字化管理的意义。
人力资源档案数字化管理是企业信息化管理的重要环节，对提高企业管理效率、稳定员工队伍具有非常重要的现实意义。首先，HR档案数字化管理有助于实现现代企业信息化。人力资源档案的数字化管理是企业信息化建设的重要组成部分，员工薪酬、绩效考核等资料能够为企业经营提供重要数据信息，能够有助于企业实现信息化管理，更为科学地经营和管理。其次，数字化管理能相对安全有效地保存档案资料。传统档案资料多为纸制品，长久保持对于储藏室的空气湿度和温度有一定的严格要求，而且还要定期做防虫防腐处理。但数字化管理模式下，HR档案资料可以转换成数字信息，并且可以刻录到先进的移动硬盘或固态硬盘中长久保存，偶尔遭遇火灾或水灾等非人为因素影响，即便原件损坏或遗失，也不会使宝贵的档案资料全盘消失。而且备份资料同时被毁的几率较低，因此数字化管理能够相对安全有效地保存档案资料。再者，人力资源档案数字化管理有利于提高工作效率和管理水平。传统的手工管理模式效率低下，失误率也较高，而档案资料数字化管理能够使档案的存储、查询、借阅建立在快速、高效、稳定的基础上，促进HR档案管理的标准化和规范化。以往企事业单位查询一份人事档案，需要较多的时间翻查资料库，而且要办理相关的借阅和归还手续，但实现数字化管理后，拥有相应权限的管理者或员工，在企业内网或相关资料库上就可进行查阅，降低了申请查阅时间，突破了上班时间的限制，提高工作效率的同时，降低了档案信息损坏、磨损或遗失的概率。最后，人力资源档案数字化管理有助于量化管理，为管理决策提供可靠依据。人力资源档案的信息管理为用人单位用人提供了综合分析和决策的依据。企业绩效考核的相关数据档案可以帮助管理者发掘效率提升空间，为企业提升和任免提供可靠的参考数据。既能对已有人才资源进行综合的定性分析，也能够实现定量筛选，以实现人才合理的利用，达到个体选优，群体的整体优化组合。在保存的大量档案信息中，为企业管理和决策提供了可靠的数据信息，成为企业决策的助手和参谋。
2.人力资源档案数字化管理面临的问题。
当前企事业单位人力资源档案管理数字化主要面临以下难题：首先，档案数量巨大难以快速电子化。当前，我国很多企事业单位已经实现了财务信息化和沟通信息化，但由于大中型企业的员工数量多，年代资料积累丰富，使得数量巨大的人力资源档案难以快速数字化。而中小企业常常受限于网络、通讯设备等成本因素，也很少实现人力资源档案数字化管理。其次，难以保证HR档案资料的安全性。由于所有人力资源档案的查阅都在网上进行，其档案原始资料被外部黑客或经济间谍窃取的机会就会增加。部分企事业单位仍然未意识到网络安全的重要性，其网络系统的采购设备和网络服务供应商都没有严格的限制要求，导致黑客和经济间谍可以较为轻松地潜入公司数字档案资料库窃取情报。而部分企事业单位的员工警惕性也较低，对于账户信息保存不当，原始密码或登录密码设置非常随意，增加了数字档案的管理风险，比如2014年湖南冷水江市工资条泄密事件，直接反映了员工对于信息安全的忽视。
二、信息安全背景下HR档案数字化的实现路径
由于信息安全是影响档案数字化的重要因素之一，因此本文建议实现人力资源管理的实现途径如下：首先，在保证安全第一位的背景下开发人力资源管理系统。管理平台可以通过Web搭建，或者通过内部局域网建立人力资源档案管理系统，重点是与企业财务管理系统等实现类似的权限管理策略，以保证内部信息安全。企业内部信息系统也需建立防火墙，以防御外部攻击。其次，建立人才信息管理数据库。人力资源已经成为现代企业最为重要的无形资产，准确的人才匹配能够极大地提高人力资源的价值，避免造成人才流失和人力成本浪费。因此本文建议在HR档案数字化管理中建立适合企业需求的人才数据库，将档案资料中的人才信息统一纳入数据库中。通过人才数据库，可以预先设定内部招聘和岗位管理的自动统计分析和岗位匹配，以快速确定应聘人员要求和工作要求，并在人才招聘的过程中，以现有的优秀员工样本作为参照样本选取更为合适的应聘者，以实现高效招聘和培训。企业还可以通过网络平台实现网络视频面试，降低异地招聘的成本，扩大招聘半径，以完善企业员工队伍的结构。第三，建立岗位信息管理模块。企业现有的岗位信息不但包括工作内容、工作资质要求等信息，还应当包括岗位轮换等重要信息，特别是在化工等有毒有害企业，岗位轮换提醒设置可以避免人为失误导致的严重的工伤事故。在提高工作效率的同时，可以更为准确地估计岗位的设置和价值相关性，也使岗位设置管理和岗位价值管理更符合现代企业管理理念。第四，建立绩效考核信息管理模块。绩效考核的具体指标和信息不但能够反映出员工的工作状态和效率，还可以反映出整个工作链条上工作效率和合作水平。绩效考核的数据信息也可以成为采购等部分的重要参考信息，特别是一线操作工的坏件率等信息，不但可以反映出员工的熟练程度，也可以在一定时期内反映出原材料的质量合格率等，为企业管理和决策提供重要的参考数据。第五，建立薪酬管理模块。员工的薪酬信息是企业的重要核心机密，有竞争力的薪酬可以稳定员工的效率，提高员工的忠诚度，激发员工的工作积极性，而薪酬信息的统计和分析也可以成为企业人力资源战略甚至企业战略的重要参考数据，数字化管理的薪酬档案能够更为准确地筛选和分析数据，因此人力资源档案数字化管理将为管理者和决策者提供更有价值的数据资料。
三、实现HR档案数字化管理的难点
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