摘要：档案工作者追求良好的职业道德，是构建社会主义和谐社会，落实科学发展观的必然要求，且是服务好政府工作大局、服务好经济建设、服务好人民群众的前提和基础，通过职业道德的特殊性的分析，提出档案工作者应追求良好的职业道德。
关键词： 档案 档案论文
摘要：档案工作者追求良好的职业道德，是构建社会主义和谐社会，落实科学发展观的必然要求，且是服务好政府工作大局、服务好经济建设、服务好人民群众的前提和基础，本文通过职业道德的特殊性的分析，提出档案工作者应追求良好的职业道德。
关键词：档案工作者 追求 职业道德
一个国家一个民族要有属于自己的民族文化形态。最近，总书记提出要引导广大干部群众特别是青少年树立社会主义荣辱观，从公民道德建设的角度为全社会树立起一个新的标尺，树立正确的社会主义荣辱观是构建社会主义和谐社会，落实科学发展观的必然要求，也是将依法治国与以德治国有机结合，将经济建设、政治建设、文化建设、社会建设融为一体的具体体现。档案工作者应如何树立社会主义荣辱观，笔者认为应从追求良好的职业道德做起。
档案工作者似乎与生俱来就养成了持重、不事张扬的性格，造就了甘为人梯、大智若愚的气质，发挥着或微小或伟大的作用，然而，从档案到现行文件，从纸质文件到电子文件，从为党政机关、专家学者、少量百姓的服务到宽泛的社会公共服务，从实践到理论，新的形势已将档案工作者从幕后推到了最前沿，这对档案工作者的素质要求也发生着巨大的变化。如何提高档案工作水平，使档案更好地记录历史、传承文明、服务社会、造福人类，除需要档案工作者勤于思考、变通思维，具有良好的职业能力和自我定位、自我评价的素质外，很重要的一点是要具有良好的职业道德。
一、社会主义职业道德
职业是指人们在社会生活中对社会所承担的一定职责和所从事的专门业务。一方面，从社会分工看，职业是社会物质生产和精神生产总体系中的具体部门，每一职业部门对于社会的沿续，存在和发展，都有特殊的意义和作用，另一方面，从人类个体看，职业又是社会成员最重要的活动形式，凡成年人都先后要进入职业生活。
职业道德。概括地说，职业道德是指从业者在履行自己职业责任的职业活动中所必须遵循的道德准则。它是职业范围内的特殊道德要求，是一般社会道德和阶级道德在职业生活中的具体体现。由于职业道德是通过规定各种职业活动对内对外的应尽义务维持对各行各业活动的进行，保证各行各业与整个社会的合理联系，在职业生活中就必然成为调整人们的职业行为的特殊手段。
忠于职守，全心全意为社会、为人民服务，是社会主义职业道德的基本原则。它贯穿于社会主义职业道德的各个职业领域，是构成社会主义职业道德体系的灵魂和核心。它要求，一是职业者要有高度的事业心和责任心，热爱本职工作，具有职业的责任感，荣誉感和自豪感，树立崇高的职业理想，以主人翁的态度对待本职工作。二是职业者要具有创新精神，勇于开拓新的领域，不满足于一般完成工作任务，而要争创第一等工作。三是职业者劳动的目的，不是仅仅为了个人，更不是为了名利，而是尽最大力量为群众谋取利益，为社会做出贡献。
二、充分认识新时期职业道德的特殊性
同志曾经指出：“各行各业都要重视职业道德建设，逐步形成适合自身特点的职业道德规范，坚决纠正利用职权谋取私利的行业不正之风”。强化新时期的职业道德建设，是一个与国计民生联系紧密的命题，是一个促进三个文明建设协调发展，构建社会主义和谐社会的命题。充分认识新时期职业道德的特殊性，搞好职业道德建设，这是群众的呼唤，也是国家发展的呼唤。
1、职业道德在现代社会的道德文明中具有主体性。人类的社会生活可分为三大领域，即职业生活、家庭生活和公共生活。与此相适应，用以调整和指导人与人之间，个人与社会之间关系的整个社会道德规范也分为三大部分，即职业道德、家庭婚姻道德和公共生活道德，而职业道德则是整个社会道德体系的主体部分。职业道德在从各个方面主导着现实生活，在人的一生中，最有意义、最有价值的时间是在职业活动中渡过的，它对于人生理想和优秀品质的形成具有非常重要的作用。在社会主义市场经济条件下，以建设有中国特色的社会主义为目标的职业理想，职业信念教育是对全体职工职业品德的陶冶和塑造，它在一定程度上对每个职工今后的工作和生活起着确定目标、指引方向的作用。因此，职业道德在整个社会的道德体系中是一个较有代表性并起中坚作用的主导型的道德层面。
2、职业道德建设的过程具有社会实践性。职业活动是人类社会最基本的实践活动，人们的职业生活是社会的物质生产和精神生产得以实现的基本形式，是社会的经济发展、政治进步、文化繁荣的主要动力，一切职业道德都产生并作用于人们特定的职业活动过程中，都要回答本职业活动过程提出的迫切要求。社会主义市场经济的发展，赋予职业道德实践以新的内容，对职业道德提出了更高的要求，建立新的符合时展需要的职业道德规范，才能为社会主义市场经济的健康发展提供强而有力的道德支持。社会主义职业道德是在各行各业的实际工作中表现出来的活生生的社会主义道德，它把社会主义的共同理想同人们的本职工作密切结合起来，指导职业人员选择正确的生活道路和做人的准则，是职业人员职业生活的指南。每一个职业者，都应自觉实践职业道德规范，并将它升华为自己的良心义务和荣誉，形成崇高的职业理想和道德境界，提高职业活动效率。
3、职业道德规范具有可塑性。人们的职业道德并不是天生就有的，也不是参加某种行业的工作就自发具备了该行业的职业道德。一个人的职业道德必须经过严格的培养和训练，在科学理论的指导下，经过职业者自觉地努力才能逐渐地形成，发展社会主义市场经济对职业道德建设既有积极的也有消极的双重性影响。市场经济既可以培育独立自主、积极进取的人格、公平诚信、讲求实效，又可以导致一些人把商品交换的某些原则引入伦理道德生活，唯利是图，损人利己，一切向钱看，造成人格的沉沦和道德的丧失。因此，发展社会主义市场经济应当自觉抵制商品经济对道德的负面影响，要引导职业人员树立起与市场经济相适应的新的道德观念。一要树立竞争观念。在激烈的市场竞争中，各行各业的职业人员只有把外在的竞争压力，转化为内在的进取冲动，树立起强烈的竞争观念，才能有所作为。二要树立诚信观念。诚实与守信是职业道德的一个重要方面，也是保证社会正常运行的重要条件。市场经济越是发展，人们的信用意识越能得到增强，整个社会的信用程度也越高，诚实与守信越来越成为突出的行业原则和道德要求。三要树立敬业观念。敬业是法人
即集体中的每一个个体的道德规范，要通过教育使每个从业人员认识到，择业与从业，本身就是对社会的庄严承诺，爱岗敬业，原本是一个人安身立命的本份。 4、职业道德的内容具有公众示范性。职业道德虽然都是针对职业特点建立的，各有侧重，但它们所依据的却是国家与社会公认的、共同的道德观念和理想。职业道德的共同原则和基本精神具有社会普遍性，并且由于职业行为直接或间接地面对公众，因而职业道德具有公众示范性。一种可以面对公众的道德行为，本身就含有当前社会认可的道德是怎样的“示范意义”。职业道德的加强和改善，将会对改进整个社会道德特别是社会公德面貌，起到关键性的带动作用。所以说，职业道德建设的过程，是全体社会成员共同参与、共同提高的过程。在我们的社会，无论是行政机构，还是企事业单位，它的员工都是以本单位的名义出现在公众面前，他们代表了本单位的职业形象，只有每一个从业人员都以职业为中心，确立了应有的道德规范，并从自身做起，才能从整体上促进社会文明水平的升华。
三、良好的职业道德是“金科玉律”的档案职业要求
档案工作要为驾驭社会主义市场经济服务，为发展社会主义民主政治服务，为建设社会主义先进文化服务，为构建社会主义和谐社会服务，为应对国际局势和处理国际事务服务。面对全新的服务宗旨和管理理念，面对信息化迅速发展的逼人形势，能否抓住这个历史机遇，使档案工作大有作为，使档案事业得到发展的重点之一就是档案工作者的服务水平，如今有着良好业绩的优秀档案人材在档案部门是十分缺乏的，特别是那些档案专业过硬又了解各个行业业务运作与发展的双料人员更是奇缺。近年来，随着档案工作领域的不断拓展，档案工作者与各行各业的联系也越来越紧密，行业要求与利用者需求期望值增大，给档案工作者提出了更高要求。如随着已公开现行文件提供利用工作的机会要求档案工作者在收集现行文件时，要学习相关专业知识、了解行业特点、符合部门要求；在整理现行文件的过程中，要具备对文件信息资源进行深层次的开发能力；在接待、服务利用者时，要有崇高的敬业精神和良好的服务意识及较高的计算机操作能力，运用现代化手段快捷地提供。这就要求档案工作者除具有扎实的基本和专业知识外，应具有正直、诚信、爱岗敬业的职业道德。
档案人才与档案事业发展的最关键的结合点在于，事业要有良好的用人战略，而档案工作者要有良好的道德品质，优良的品行和道德风貌是现代职业道德永远的金科玉律。提高思想道德素质，属于做人的问题，核心是要解决人生观、世界观和方法论问题。在档案工作实践中，需解决好档案工作者对社会主义、共产主义的信念问题，信心问题，对党和政府的信任问题。做什么人，走什么路，干什么事，这些根本问题解决了，才能更好地用马克思主义的立场、观点、方法、去认识世界，改造世界，才能坚定社会主义、共产主义的信念和信心，与党和政府同心同德，遵守党纪国法，遵守公民道德，全心全意为人民服务，才能适应档案事业的发展要求。具体地讲，合格档案工作者的标准，不仅是能吃苦耐劳、上进心强并具有高度的组织纪律观念，更重要的是具备良好思想道德素质的前提下，能够善于独立思考和独立分析和解决问题，能够自我激励、迎难而上、百折不挠。档案工作、档案事业希望接受新知识、有执著追求的，把事业发展放在第一位的具有良好的档案职业道德的档案工作者进入，位不在高，爱岗就行、权不在大，敬业则灵。
人事 档案是我国各级各类国家机关、社会团体和企业事业单位在人事管理活动中形成的记述和反映某人德才表现,以个人为单位组合起来,以备日后查考的文件材料。由此可见人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录,它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。档案资料是社会发展的“记录仪”,有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值,是不能再生的信息资源。它的原始性、真实性和完整性,决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在组织部门选人用人、人才流动、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。
干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载,它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。随着社会的发展,对干部人事档案管理和利用提出了新的要求,现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此,我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础性工作狠抓落实,作为提高干部人事管理水平的必备工作予以高度重视,紧紧围绕加强干部人事档案的管理为目的,推动我国干部人事改革的不断深化。
1、思想观念滞后,与现代社会发展的需求不适应。
一是对干部人事档案工作的不够重视。部分单位的领导甚至错误的认为干部人事档案管理无足轻重,无非是管理一些资料,更没有多大的利用价值;二是主观随意性强。传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度,并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理,但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性,因为信息垄断而使“ 组织意见”主观随意性增强。三是干部人事档案管理与利用的责任意识落后,与新形势下的干部人事改革的要求不相适应。档案工作人员存在的问题主要有:第一,用人随意性。因人事档案不能直接产生经济效益和社会效益,所以不被看重。许多单位把人事档案管理工作简单化,不可能把优秀人才放在档案管理岗位,也没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的档案员,导致一些档案员不胜任信息时代的档案工作。新时期的档案员不但要具备人事、档案专业素质,也要有计算机操作及网络技术能力。第二,缺少专职人员。人事档案管理的处境如同鸡肋,负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心,兼职档案员没时间熟悉人事档案业务,更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识,工作中难免出现纰漏。第三,人员不稳定。人事档案工作是一个专门性工作,有自己一套完整的理论、法规和方法,具有独立的范围、任务和程序。熟悉人事档案业务需要一个过程,而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点,把人事档案管理工作视为见习岗位,工作人员经常流动,势必造成人事档案管理混乱。给档案利用带来很多麻烦,一些人因档案中缺少证明材料,涨不了工资,办不了社保,享受不到社会福利待遇,人才流动受阻等,让当事人产生诸多不满,成为影响社会和谐的因素。
2、档案资料归档工作有待规范和创新。
一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排,或是上级来了具体的收集任务,相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促,收集到的材料来不及进行查证核实,使得档案材料的真实性大打折扣;二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展,缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道;三是档案归档制度有待规范,特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。
3、人事档案管理的信息化程度不高。
在科学技术飞速发展的今天,计算机得到了普遍应用,在现代化办公中起到了重要作用。 然而体现在人事档案管理上,我们就会发现有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面,没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。
1、更新工作理念,重视档案管理工作。
部分领导首先应从传统的认识误区中走出来,把干部人事档案管理工作作为干部人事管理的基础工作狠抓落实。本着对组织和个人负责的态度,重视和加强干部人事档案工作。其次要找准工作的重心,从约束管理型向服务管理型转变。干部人事档案管理是基础,服务是宗旨。把干部人事档案的工作重点转移到服务上来是形势的需要,要服务人力资源开发的大局,做好档案管理工作。提高档案员素质, 要以发展的目光,根据长远的需要选用合适的人员负责人事档案工作。从事干部人事档案工作的人员要具备熟悉人事工作、熟悉档案工作、能应用计算机及网络技术等能力。同时,干部人事档案工作是一项保密性很强的工作,工作人员必须坚持原则,树立牢固的保密观念。档案员要通过学习、业务培训,不断丰富专业知识,提高业务技能,优化知识结构,以满足新时期档案工作的需要。
2、规范档案资料归档,创新工作机制。
干部人事档案管理工作既要规范化管理,又不能墨守成规。随着形势的发展变化,干部人事制度改革的继续深入,探索和研究干部人事档案新的管理模式势在必行。应坚持以服务为宗旨,以创新的服务理念为指导,采取积极措施,把握干部人事档案工作的发展方向,把干部人事档案管理工作融入民生工程中,体现干部人事档案的社会价值,发挥干部人事档案的特殊作用。干部人事档案管理是一个动态过程,在干部人事档案材料的收集补充、档案材料的鉴别、档案的移交和转递、档案的登记、借阅、检查等环节中都要建立相关的规章制度,并在实际工作中不断完善
,以保证人事工作的政策性、纪律性,人事档案内容的连续性、完整性,归档材料的真实和精炼。避免有人无档,有档无人的现象发生。要以提供完美的服务为目标,处理好保密与公共服务的关系,尽量减少因管理不善造成的漏洞。优化管理在社会多元化、资源网络化的今天,传统的管理方法已不适应社会的需求,必须以创新的精神改进干部人事档案管理手段,在干部人事档案管理工作中落实和践行科学发展观。要加大现代化管理进程中软、硬件的投入力度,建立复合型档案管理员队伍;加快档案资源信息化,档案保护现代化,档案利用网络化的速度;提高干部人事档案管理的科技含量,为社会提供快捷、高速、准确的服务。3、创新档案管理方法,提高干部人事档案管理的信息化水平。
档案是社会发展的“记录仪”,是社会信息的“储存库”。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者,必须认清档案管理现代化的趋向,努力学习微机使用、管理知识,以实现档案管理信息化。
档案资源共享是档案管理的目的,而支持档案资源的是一定量的档案馆藏,虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏,丰富档案资源。从根本上解决了传统档案管理的难题,而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。缩微摄影技术和数码影像技术的应用,为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化,就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件,数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理,其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后,可通过计算机进行智能化检索,检索速度快、范围广,这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力,克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用,对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪,能有效地进行技术处理,使原始面貌还原,有利于影像长期保存和准确复制,有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂,声像俱全,这是档案管理发展的必然趋势。
档案管理将实现多元化、智能化。随着新技术的发展,档案资源的载体已呈现多样化,除传统的纸质、图片、胶卷等载体外,已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化,传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求,因此,档案管理设备必须首先实现现代化。计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用,将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下,将实现文档一体化,所有的档案信息都会被计算机自动接收,并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化,不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史,使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来,而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能,展现档案的自身价值,提高档案工作者的社会地位。随着现代科学技术的进步,实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此,每一位档案工作者都要有紧迫感,努力学习和掌握现代科学知识,把档案管理提升到一个全新的水平。
总之,加强干部人事档案的管理是一项长期、复杂而重要的基础性工作,我们要创新工作思路,不断提高干部人事档案管理工作的质量。
内容摘要：做好档案利用工作是档案工作人员的根本目的，这体现在为各级领导决策服务，为各部门工作服务，为社会各界和人民群众服务，为构建和谐的社会主义事业服务。
关键词： 档案 利用工作 指导思想 构建和谐社会
做好档案利用工作是档案工作人员的根本目的。现今，档案利用工作更加受到重视，无论是中央办公厅主任王刚的讲话，还是国家档案局局长的报告，都把做好档案利用工作作为第一位的任务进行部署，要求搞好档案利用服务。为各级领导决策、为各部门工作服务、为社会各界和人民群众服务，现就如何做好档案利用工作谈三个方面内容。
一、档案利用工作的含义
档案部门向用户直接提供档案，为党和国家各项事业服务。档案利用工作包括了解和熟悉馆藏档案信息的内容，分析和预测社会对档案信息的需求和发展规律；积极开展档案咨询服务，向档案用户提供所需的档案内容。因此档案部门要进一步认清自身的职责，积极主动地开发和提供档案信息，为构建和谐社会服务。
二、档案利用工作的指导思想
档案利用工作的指导思想是全面、及时、准确，有效地为档案用户服务。
（一）全面为档案用户服务
档案馆是对那些具有正当利用目的的用户，应通过各种服务方法满足其需求，主动向他们提供有关的档案信息，向他们推荐、介绍与其利用需要相关的档案，让档案用户的利用需求得以全面实现。
（二）及时为档案用户服务
许多档案用户来馆室查找档案，是为了解决现实生活中的根本问题。因此，档案馆室必须建立科学的检索体系，同时档案人员也应当熟悉档案的内容，这样才能及时地满足档案用户的需要。
（三）准确地为档案用户服务
档案馆要准确地分析和把握档案用户的利用需求，对于那些由于缺乏经验，不能准确表达其利用需求的用户，档案服务人员应依据用户的目的，帮助他们筛选有用的档案信息，准确地为档案用户提供所需的档案与资料。
（四）有效地为档案用户服务
档案馆要积极主动地为用户查找档案与资料，努力提高档案利用效果，大力开发档案信息资源，建立完善检索系统，编辑各种档案资料，提高档案人员业务素质，增强为社会提供档案信息的能力，有效地为利用者服务。
三、档案利用工作的意义和要求
任何一项事业能够生存和发展的根本原因是社会的需要，党和国家之所重视档案工作，是因为档案工作对各项事业有用。因此，便于党和国家各个部门、各项工作对档案的利用，是档案工作的出发点和归属，而整个档案工作中，利用环节便是这一根本目的体现。档案利用工作对整个档案工作的发展有决定影响，档案利用工作是最实际、最富有说服力的宣传，通过档案实际发挥的作用，人们就能深刻认识档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响赢得各方面的支持。
档案利用工作不是单凭主观意愿所能做好的、必须遵循客观规律，妥善处理一系列问题，其基本要求是：
（一）明确服务方向，端正服务态度
档案工作是条件性、服务性的工作，二者都集中表现在利用工作上，要想真正做好，首先取决于服务方向的正确。而正确的服务方向又是与党和国家的工作重点、奋斗目标一致的。十六届六中全会后，党和国家工作重点是以人为本，构建和谐社会。随即档案服务工作重点也放到了开放、利用、科学研究、技术进步、特色建档、家庭建档等方面。因此档案工作须在明确服务方向的同时，还必须有坚定的服务思想和良好的服务态度；档案工作者也必须具有高度的政治责任感和甘于默之无闻，不图各利、全心全意为人民服务的精神，才能积极主动地做好档案利用工作。
（二）熟悉档案，了解需要
档案利用工作是解决档案供需矛盾的，因而，档案人员只有在熟悉所保存档案的内容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以档案人员还应注意以下两点：
1、熟悉重点：先熟悉经常查用的档案，后熟悉不常用的档案，先熟悉形成时间近的档案，后熟悉形成时间远的档案。先熟悉形成档案单位的历史和档案的保管，收存情况，后熟悉档案的具体内容。
2、结合收集、整理、鉴定、保管、统计、熟悉档案的内容及存放地点。
社会上的各行各业存着职能上的差异，对档案的需要也是多方面的，同一行业在不同的时期，面临不同的任务，又会提出不同的需求。所以要了解客观需要，就必须努力学习，熟悉党和国家的路线、方针、政策、了解改革开放和构建和谐社会的发展需要；了解本系统、本单位的生产、生活、工作的计划和任务，只有了解这些才能有针对性地做好档案利用工作。
（三）正确处理利用和保密的关系
从根本上说，档案利用和保密是一致的，保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围，而且这种限制也是随着形势的发展和时间、地点、条件的变化而不断变化的；保密的最终目的还是为了更好地发挥档案在社会主义各项事业中的作用。但在实际工作中，如果对什么档案要保密，什么档案不保密，保密范围宽窄，期限长短等问题处理不当，就会导致利用与保密之间矛盾发生。保密过严，无疑会造成档案信息资源的浪费，有密不保，又极容易危害国家利益。因此要正确处理二者的关系，就必须在维护党和国家利益的前提下，根据党的方针政策，根据国内外形势，把二者有机地结合起来，加以综合分析，凡是能促进安定团结和社会发展的档案信息，应积极地大胆地提供利用，凡是在一定范围内限制利用才有利于党和国家利益的，则应严格地、合理地坚持保密。
（四）正确处理利用工作与基础工作的关系
档案利用工作虽然在整个档案工作中居于主导地位，但必须依赖于基础工作，撇开基础工作便不能生存和发展。如果基础工作开展得不好，利用工作就会成为无源之水、无本之木，陷于衰竭的境地。同样，如果不根据客观需要，积极主动地开展利用，只是关门埋头于内部基础工作，那么基础工作就会失去存在的意义。所以，要以加强基础工作来保证、推动利用工作的发展，以搞好利用工作来检验、促进基础工作的完善。
（五）注重被动服务与主动服务并举
被动服务是利用者来档案馆提出利用档案的要求，档案人员尽量去满足这种 需求，包括接待阅览，外借档案和档案证明等。而主动服务是通过各种形式主动向外宣传报道馆藏档案内容，主动了解用户需要，主动送档案到各部门为他们服务。利用者来查找档案，只要能找出来，就可以发挥利用。这是档案馆提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主动帮助查找，就能在被动服务中争取主动。
（六）注意掌握档案的利用效果
档案的利用效果，是指档案用户在利用档案馆提供的档案信息后，所获得的结果，档案馆应当把利用效果的收集、整理、分析和研究作为一项基本工作来抓。了解和掌握档案用户利用档案后取得的经济效益和社会效益，了解和掌握档案用户利用后有没有产生积极效果。只有这样，才能全方位地把握各类档案与资料的利用价值，从而为改善馆藏结构和各项基础工作的建设，提供可靠的科学依据。
随着时间的推移，档案利用工作日益重要和明显，大批档案在社会中已经发挥和将发挥不可替代的作用。因此档案工作人员要做好档案利用工作，为构建和谐的社会主义事业服务。这是对历史负责，为现实服务，替未来着想。
摘要：
高职院校基建档案记录着一所高职院校产生，发展和不断壮大的整个过程，因此高职院校基建档案的保存管理工作是一份值得人们下功夫去做的，随着信息化技术的不断发展，信息化技术的高效率性在高职基建档案管理工作中也得到了体现。本文将分析我国高职院校在基建档案保存管理方面存在的问题，并据此给出策略建议。
关键词：
高职院校；基建档案；信息化管理
我国大多数的高职院校发展步伐很快，高职院校的迁徙和重建等工作已经成为大多数高职院校都会面临的问题，在高职院校迁徙和重建的过程中需要进行大量基建档案的建立，保存，审核等工作，信息化技术能够很好的帮助高职院校完成基建档案的管理，因此很多高职院校在进行基建档案管理工作时都会借助信息化的手段或工具。
1我国高职院校基建档案信息化管理存在的主要问题
目前我国高职院校在基建档案信息化管理中存在主要问题有四个。一是不能合理理解档案信息化管理，我国高职院校的相关负责人不能正确理解基建档案信息化管理，对于这个问题可以从基建档案管理的领导人员和普通工作人员两个方面进行分析：首先，很多高职院校基建档案工作的领导人员不能正确地认识基建档案管理工作的重要性，也意识不到信息化管理对于基建档案管理效率的重要影响，这种对高职基建档案信息化管理工作认识的不到位，导致领导人员并不重视高职基建档案在信息化管理过程中的硬件更新以及软件升级等。其次，很多高职院校基建档案管理工作的一线操作人员由于不重视基建档案的信息化管理，以至于在处理基建档案资料时不够认真，出现不合规范地保存和归档相关基建档案的电子资料。二是高职基建档案信息化管理工作的制度化建设有待提高，目前很多高职院校在基建档案管理方面存在无依据可循无标准可依据的问题。三是高职院校进行基建档案信息化管理的基础不够坚固，基建档案信息化管理的工作人员专业知识匮乏，技能不过关。四是高职基建档案管理过程中信息的利用率较低，很多高职院校基建档案管理虽然采用了信息化的手段，但是由于并没有合理地利用信息化技术手段，致使信息化技术手段的使用对于基建档案管理效率的影响并不明显。
2改善高职基建档案信息化管理工作现状的措施
2.1正确对待高职基建档案信息化管理工作
首先，基建档案管理部门的领导层应该认识到信息化管理的优势，通过了解这种信息化管理模式基建档案管理部门的领导人员会重视起高职基建档案管理工作的信息化，并积极引进先进的硬件设施来保证高职基建档案信息化管理工作的物质基础，领导层的正确意识还可以逐渐传染给其下属的工作人员，使实际管理基建档案的工作人员也可以正确对待高职基建档案管理的信息化。其次，基建档案管理部门工作人员对信息化管理的正确认识，可以促使他们积极学习对基建档案进行信息化管理的技能，减少他们在工作过程中的失误，提高基建档案管理工作的规范性。
2.2做好高职基建档案信息化管理的制度建设
高职基建档案信息化管理的制度建设能够以书面的形式正式让员工们意识到基建档案信息化管理的重要性，在进行高职基建档案信息化管理的制度建设时，一方面，应该考虑我国相关法律的规定以及相关行业的标准，制度要求应该符合法律法规的要求，保证基建档案管理人员进行档案管理时所遵循的是正确合理的标准和制度要求。另一方面，高职院校应该规范一些在建项目和工程负责人的职责和态度，这些手中掌握高职院校原始基建资料的人员应该配合基建档案管理部门的合作，不应该以各种理由拒绝基建档案管理部门对于相关资料的使用要求，这种横向的协作机制可以提高基建档案信息化管理部门的工作效率和工作质量。
2.3提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能
无论高职院校基建档案信息化系统的硬件和软件是如何的先进和发达，工作人员是进行基建档案管理的实操人员，这有这部分实操人员的专业技能满足要求才能真正使信息化手段发挥功效。高职院校的基建档案管理部门在招聘和吸引基建档案管理的工作人员时，应该严格考核这些人员在高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能是否过关，只有对高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能都达标的人才可以接受。此外，对于从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员应该进行定期的培训，不断提高这些基建档案管理人员的技能，扩展他们的眼界，让这些从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员可以在日常的工作中不断完善不断进步不断创新。
2.4积极建立高效的信息资源系统
为了解决高职基建档案管理过程中信息的利用率较低的问题，应该积极建立高效的信息资源系统，提高高职院校基建档案管理的效率，可以通过构建电子化数据库以及增强网络环境的运行效率。首先，高职院校基建档案管理部门应该建立一个信息完整的电子数据库，信息完整的电子数据库不仅可以帮助工作人员有效的检索，而且可以增加基建档案管理工作的质量，高职院校为了构建一个信息完整的电子数据库，应该至少进行三种电子数据库的建设：高职院校全部基建档案的电子版数据库的建设，高职院校内单个建筑物的基建档案资料的电子数据库以及高职院校子系统的基建档案电子数据库，这三个数据库的建设能够使高职院校的基建档案资料以电子形式进行存档，既保证了基建档案资料的全面完整，又使得基建档案资料的保存条理清晰，高效便捷。其次，高职院校基建档案管理部门应该完善网络环境，网络的使用可以提高相关人员对高职院校基建档案进行查阅和远程传输的便利程度和速度，以便于及时对相关的基建档案资料进行保存和管理，在日后进行基建档案的检索和审阅时，也不用对纸质的基建档案逐个进行处理，可以说这提高了大多数高职院校进行基建档案管理的工作步骤。
3结束语
本文通过分析高职基建档案信息化管理工作中存在的问题，给出了完善高职基建档案信息化管理现状的策略：端正高职基建档案信息化管理工作人员对工作的态度和认识，做好高职基建档案信息化管理的制度建设，提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能，积极建立三个基建档案数据库并完善网络环境。
作者：钱琳琳 单位：常州机电职业技术学院
【摘要】
随着计算机技术和网络技术的快速发展，在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中，信息技术的应用有效的提高了人事档案管理的水平，不仅人事档案管理效率得以大幅度提升，而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性，同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。
【关键词】
人事档案 信息化管理 必要性途径
近年来，信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用，这不仅有效的提升了人事档案管理现代化的水平，而且为什么各单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。将人事档案管理技术与信息化技术有效的结合起来，加快推动人事档案信息化建设，这不仅是人事档案管理发展的必然趋势，而且能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来，为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。
1人事档案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事档案利用率的提升
人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工某些人，其是对个人信息的真实记录，而且与每一个职工的切身利益息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证，是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理，有利于人事档案利用率的提升，特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下，加快人事档案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事档案管理效率的提高
长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管，而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式，档案管理人员不仅工作量较大，而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用，只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用，利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工，不仅工作效率得以提高，而且数字档案更易于保存和查询，有效的提升了档案的利用率，同时档案管理成本也得以降低。
1.3人事档案信息化管理是必然趋势
信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势，同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出，信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中，充分的利用计算机技术和网络技术，更好的运用当代科技新成果和管理新手段，通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索，提供更准确及方便的人事档案信息利用，加快推动档案信息资源共享的步伐。
2人事档案信息化管理的途径分析
2.1提高人事档案管理的信息化意识
在当前社会知识信息进代，人们对信息的需求量不断增加，在这种情况下，作为档案管理人员，需要努力提高自身的信息化意识，更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式，这就需要加快向数字管理进行转变，确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化，确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中，电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容，通过加快档案信息化建设，可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务，利用科学、先进的人事档案管理模式，从而实现人事档案管理的高效化，确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时，不仅提高了档案查阅的效率，而且档案内容也得以更加丰富，实现了人事档案的无纸化阅档。
2.2加快人事档案全文数据库建设
人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势，但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅，这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设，有效的提高人事档案利用的效率，通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析，并能快速生成各种名册和表格，但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容，这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用，提高人事档案利用工作的效率，满足利用者的需求，保护实体档案，全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库，利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。
2.3加强人事档案信息动态化管理
人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式，可以不断的充实本人的一些个性资源，使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大，所以需要加快人事档案信息的更新速度，使之与人员流转的速度相协调，从而实现人事档案信息的动态化管理，完成人事档案信息的电子档案的建立，使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立，从而有效的提高人事档案的使用价值。
2.4加强网络建设，构建信息平台
在当前人事档案管理工作中，需要构建完善的人事档案网络管理体系，各单位人事档案可以通过局域网进行联接，确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后，有利于提升人事档案管理效率，为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外，为了能够实现人事档案管理现代化，则需要人事管理机构要进行信息中心的设置，做好人事信息化管理的指导和技术支持工作，更好的对人事信息流动渠道进行规范，履行好人事信息收集和的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础，当前社会发展过程中，人员具有较大的流动性，而且人事信息资料量较大，并且呈现动态的变化，这就需要建立科学的人事信息库，并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来，实现静态信息和动态信息的统一，有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性，为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。
3结语
在当前社会和经济快速发展的新形势下，相对于经济和社会的发展，人事档案管理工作存在一定的滞后性，为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应，则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化，加快推动人事档案信息化建设工作，为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。
作者：凌玲 单位：黑龙江省哈尔滨水文局
【摘要】
企业人事档案主要记录了企业职工的详细信息，为企业未来发展选拔人才提供了参考。过去很长一段时间内，我国企业一直运用传统的方式来进行人事档案管理，管理效率比较低，而且难以充分发挥出人事档案的作用，已然不能符合现代社会的需求。为此，企业需要采用信息化的手段来管理人事档案，以便能够为企业、职工发展提供帮助。
【关键词】
企业人事档案 信息化管理
企业采取信息化的手段来管理人事档案具有非常多的优势。比如企业领导能够在档案信息系统上直接查找职工信息，而省去了人工查找的时间。另外，信息化管理方式能够实现人事档案资源的智能化管理，可以依据程序进行自动分类、自动分析、自动加工等，这对提高人事档案工作效益有着重要的意义。
1企业人事档案管理现状分析
（1）缺乏完整性和适时性，未能在更广泛的领域运用。
早期人事档案管理人员会根据相关规范来档案立卷折，仅注重如何妥善保管，把完整性和保密性作为重中之重，人事档案往往只是简单的材料堆砌与积累，并没有对员工档案信息展开更为详细的分析与运用，再加之，因为企业人事档案自身就存在着一定的滞后性，记录的信息可能与职工现实表现并不相符，或者有很多现实表现并没有及时的更新，形成综合性的信息材料，使我们无法进行一些深层次的思考，更无法打开人事工作的新局面，致使档案使用效益甚微。
（2）目前在企业的人事档案管理中，缺档、断档和死档的问题时有发生。
之所以会出现这些问题，原因有很多，例如认识档案管理人员更换而未做好交接工作，或者企业的人员流动较大等等。这些问题的存在为企业人事管理工作的开展带来了极大的不利影响，也不能使企业更好地掌握员工的动态和现状，不利于企业发展战略的制订与实施。
（3）管理方法落后，工作效率低下。
长期以来纸张一直都是有效管理档案的主要媒介，但是随着档案内容的不断增加，各类档案的打印、整理、装订、保存和查询逐渐暴露出了一弊端，比如纸张长时间的保存之后，会出现明显的泛黄现象，而且字迹会变得模糊不清，查询期间，需要从很多的档案中进行查找，便利性差，同时难以共享。近几年，随着信息量的增加，人力资源部作为大型企业的核心部门，档案管理工作量越来越大，传统的档案管理方式逐渐陷入被动。
（4）一直沿用的管理体制阻碍了信息化管理的发展。
这主要是因为早期的管理体制将人事管理与档案管理分离以及纸制档案归档的滞后性使人力资源信息和人事档案管理脱节，从而造成人员数据信息不完整。
2人事档案管理信息系统的解决方案
随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起各级领导的重视，采取切实有效措施，充分利用员工素质模型，用信息化建立全面、真实、详细、连续的人事档案，实现人事档案信息化与纸质化双轨制，全面提高人事管理水平，为合理使用人才，加强个人诚信提供强有力的支撑和帮助。作为人力资源管理信息系统的延伸，通过系统的合理设计和管理体制的适当调整，即可实现人事管理系统和人事档案系统的连接，从而形成完整的个人信息档案和与之对应的规范化的人事电子档案。人事档案管理信息系统功能具体表现如下：
（1）人事档案管理系统中详细的记录了企业人员的各项信息，这些信息实时更新，并且咪每年都上报中央企业。这样中央企业要想了解某一个员工的信息，只需要查询信息系统即可。这不仅节省了人员检索档案的时间，也减轻了工作人员的工作量。而且由于信息系统中所管理的人员信息都是最新动态的信息，企业领导可能随时了解到员工的表现情况，这对劳资管理意义重大。
（2）人事档案信息化之后，便于组织部门对企业部门干部进行考察。信息系统由于维护及时，泽人员更新快速，企业领导者能够随时查看员工个人的履历表，各个部门干部的变动情况。这样企业领导就能够掌握企业全体员工的素质情况，以此作出合理的人员调整。
（3）系统不仅支持多种格式的电子文档文件、图片文件，还支持音频及视频文件，对于某些重要工作或（档案）场景，可以录音或利用摄像机拍摄，生成音（视）频文件保存到电子档案中，从而使人事档案的记录更加生动具体。
（4）系统还可以对人事档案进行日常的管理，比如记录人事档案的借阅信息等各类信息。
3人事档案信息化管理中注意的问题
（1）进行数据整合。
人事档案记录的信息十分庞杂，而且前后所记录的信息者相距时间比较长，在记录的过程中，因为主客观因素的影响，人事档案中信息中时常会出现差错，很有可能会出现前后不一致，或者出现相同的信息记录不同情况。所以企业人事档案的信息化系统建设前提条件就是做好信息数据的整合工作，保证所获得信息是唯一正确的信息。这项工作十分繁琐，需要花费非常长的时间，尽管如此，也需要人事档案信息建设者努力做到这一点，因为人事档案中所记录的错误的信息没有任何的意义，而且可能会引发更严重的问题。
（2）转变管理思路，努力做到人事管理与人事档案管理相结合。
目前我国企业的人事档案管理和人事管理分别由不同人员进行管理，有的是两个部门管理，这样在档案收集、信息录入及档案移交归档案方面就存在诸多不便，笔者认为：人事及档案管理应该统一管理，实现从人事材料的收集、录入、归档及管理的一体化操作。
（3）注重培养人事档案管理人员的各方面素质，尤其是政治业务素质。
虽然信息技术的应用，对人事档案信息化管理起着不可替代的作用，但是人依然起着决定性作用的重要因素。为此，企业定要对人事档案管理人员进行专业性的培训，以使其能够完全掌握最先进的人事档案信息管理技术，知识层次更加深入。因为人事档案管理工作特别强调责任，为此，企业必须着重对管理人员进行政治业务素质的培养，以使管理者拥有非常高的政治觉悟，拥有政治责任感，并且具有一定的政治辨别能力。
4结语
综上所述，可知人事档案管理工作作为企业管理内容之一，企业充分的重视，这不仅有利于企业未来发展，也能够为人事档案管理事业作出一定的贡献。企业人事档案管理部门要转变管理思路，运用现代化的管理模式，以使企业人事档案管理能够与时俱进的发展。
作者：刘波 单位：赤峰热电厂
一、背景
1.理论研究
自从企业内部控制管理理念提出以来，人们就很重视企业档案，一些管理专家也都提出内控管理机制中必须要加强档案管理。如法国管理学家亨利•法约尔认为对“管理机器”加以考察可以评估并指导企业进行改进，他所指的“管理机器”即为“包罗现在、过去和将来的记录系统”，这里的记录系统可以理解为企业档案系统。而另一位管理学家卢卡•帕西奥利也强调必须关心内部的管理控制，还建议“备忘录、日记账和分类账要编上号码并注明日期，所有交易的文件都要详尽完备并永久存档，以及定期核查以便内部控制”，这是早期企业档案管理与内部控制的雏形。可见在经典管理学家们眼中，完整的企业记录和档案系统是企业极为重要的管理依据和控制手段。当前，有学者对档案管理与企业内部控制关系研究现状进行了综述分析(截至2014年1月)。作者以中国知网(CNKI)数据库为基础，检索出有效中文文献18篇，相关书籍1本；以EBSCO数据库为基础，检索出有效英文文献12篇，相关法规标准2部；加上我国颁布的《企业内部控制基本规范》(以下简称《基本规范》)以及《企业内部控制应用指引》，共计35份文献。其中最早的是2000年美国的一份政府档案，强调组织的档案管理对组织内部控制的作用。随着2002年美国《萨班斯-奥克斯利法案》(以下简称萨班斯法案)和2008年《基本规范》的相继颁布，近年来对该课题的研究也逐渐增多。但总体来看，档案管理与企业内部控制关系的研究还处于探索阶段，研究成果数量比较少，研究方法比较单一，研究的深度、广度和高度都有所欠缺，整体上并没有形成完备的体系，尚存在诸多理论空白。
2.实践发展
自2001年以来，国内外相继出现了一系列大型上市公司的会计欺诈事件，如美国的安然、世通以及中国的银广夏等，这些都反映了企业控制的严重不力。其中安然事件后的一片混乱，促使美国颁布了萨班斯法案，该法案对于档案材料的真实性、完整性都做了强制性要求，同时还要求档案材料必须满足信息披露的透明性和及时性。我国各界也逐渐认识到，作为市场经济的主体，企业只有提高内部控制能力，使企业的各项活动和资源都能够处于可控、优化状态，才能提高其核心竞争力。2008年，我国财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制订了《基本规范》，随后越来越多的企业也开始执行并制定适用、有效的内部控制制度。通过阅读可以发现，《基本规范》中多个条款与企业档案管理直接或者间接相关，档案管理作为企业信息控制的关键，在企业内部控制过程中的重要性不言而喻，许多企业也逐渐认识到了这一点。如中国长城资产管理公司将档案作为一个重要的控制点，建立了以“三铁(即铁规章铁账本铁档案)”为载体的内部控制制度，从根本上提高了控制效率，确保了长城公司各项工作在合规合法的前提下高效运转。我公司在制定《内部控制手册》时，也将相关的档案管理制度纳入其中。
二、档案管理与企业内部控制的相互关系
《基本规范》第五条提出企业建立与实施有效的内部控制，应当包括五大要素，即内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。其中“信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通”，这里的信息包含了企业档案信息，所谓“沟通”包含了档案信息的传递、服务功能。可见，档案管理与企业内部控制是紧密相关、不可分割的。
1.档案管理对企业内部控制的作用
企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，它的原始记录性决定了其基本价值，即具有参考作用和凭证作用。在企业内部控制过程中，这一作用的发挥显得更加重要和明显。档案管理的对象是企业各项活动中形成的全部档案信息，而档案管理的最终目的是为用户提供方便、有效的利用。可以说，在现代化企业管理中，档案管理负责信息的汇集和回馈，通过接收档案信息、提供信息服务的循环运行，参与到企业管理的各个阶段，是企业信息控制的关键环节。企业档案既是企业有形资产的记录和凭证，也是专利权、商标权、知识产权等无形资产的依据和证明，在企业创新、企业管理和规避风险中具有不可替代的作用，并为规范企业管理、辅助生产经营、维护企业合法权益和企业职工利益、完善法制经济、解决企业纷争提供信息支持。可见，企业内部控制制度的有效运行，离不开完善的档案管理工作。
2.企业内部控制对档案管理的影响
企业的内部控制机制能够有效记录并监控企业所有活动信息，这对于企业档案管理也具有积极的影响。首先，企业内部控制强化了档案管理的规范性。依据内部控制制度的要求，档案人员需对现有流程进行梳理，对现有记录的合理、合规性进行重新确认，对遗留问题进行调整处理，对查阅记录、借阅记录、借阅台账及全部档案目录进行核对清理，进而确保各项信息的准确。其次，企业内部控制进一步确保了档案信息的真实性和完整性。由于档案的特殊性，内部控制过程中的档案管理需设置两个风险防控流程。一方面，在档案文件材料归档时要认真履行交接手续，保证归档文件材料的原始性、完整性和真实性；另一方面在档案文件材料的查阅借阅时，要认真履行查、借阅手续，确保档案文件材料在此过程中不会发生更改、破损、丢失等情况。再次，企业内部控制完善了档案管理流程。企业内部控制要求企业的文件材料及其信息自产生时就要处于有效的控制管理状态，打破了文件与档案管理的明显界限，实现文件、档案的全过程、系统控制管理，保证文件和档案之间的连续性。同时由于信息是内部控制的重要因素之一，各部门的归档积极性也有所提高，由被动归档逐步转变为主动归档。总之，企业档案管理与内部控制工作之间是一种良好的促进和循环关系。做好企业档案管理工作就能够促进企业内控能力的提高，而企业的内控机制又反过来完善企业档案管理工作。
三、企业内部控制过程中档案管理的强化措施
企业内部控制是一个依赖信息反馈的过程，档案作为信息的汇集中心，在控制过程中占有非常重要的地位。因此，从内部控制的角度出发，应该对档案管理采取相应的强化措施，从而为企业内部控制提供信息保障，促进内部控制工作的有效运行。
1.加强与档案管理相关的企业法律法规建设
我国有关档案管理的法律法规和企业档案管理规定为现代企业档案管理提供了依据和标准，而《基本规范》为企业内部控制的合理性开展提供了指导和方法。通过分析档案管理法律法规和内部控制基本规范可以发现，两者具备相关性，企业内部控制的实现需要档案管理的支持，然而《基本规范》中虽多处提到了“资料”“信息”“记录”等，说明档案管理的重要性，但在具体文字中却仍未明确指出。同时在我国已颁布的涉及企业的法律中，也都没有对档案工作的明确规定。但是随着企业内部控制的发展，我国社会档案意识也在不断提高。近两年中央有关部委制定的针对上市公司内部控制的规章中，逐渐对档案管理提出相关要求。在全国政协十一次会议上，曾任国家档案局局长的毛福民委员提交了“关于在国家涉及企业的法律法规中对档案管理作出明确规定”的提案，建议有关部门在制定、修改有关企业法律法规时，具体明确企业必须建立业务档案和财务档案，设立合理的保管期限，建立企业档案工作制度，保持档案原始性和完整性等企业档案管理内容。明确企业档案的重要性，加强与档案管理相关的企业法律法规建设，这既是内部控制与档案管理的相互影响与促进，也是从国家层面出发，建设企业内控与档案管理长效合作机制的必然措施。
2.加强企业内部档案制度建设，完善档案管理体系
企业档案管理体系是由多种要素构成的工作系统，一般包括档案管理体制、档案工作制度、档案信息管理系统、主要业务内容、主要工作流程以及档案人员和档案管理设备设施等要素。其中档案工作制度是企业关于档案工作的一组集成配套的管理办法、业务标准、操作细则，它是开展档案管理的行动指南和业务尺度，是运行和控制档案管理的标准和依据。《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)中将档案工作制度的内容作为一个制度体系予以重点列出，并指出其构成内容包含“档案工作规章”、“档案管理制度”、“档案业务规范”三项内容，说明企业档案制度的重要性。目前，我国大多数企业的档案制度相对完善，但随着时间的推移以及内部控制工作的发展需求，档案工作制度也要不断修订，从文件的产生、传递到归档，都要有明确的管理细则，权责分明，确保档案的真实、完整，保证档案工作的高效、规范。同时，还要建立有效的检查措施，定期对制度的执行情况进行检查，在实践中自始至终对制度加以落实，从而满足企业内部控制度对档案管理的要求。
3.转变档案管理模式，实现工作流程重组
企业档案是企业各项职能活动的产物，是随着企业各项职能活动的开展而产生的。对企业内任何一个部门而言，它所产生的档案是其各项行为活动的原始记录，是其职能作用和工作绩效的有力凭证，而内部控制正是针对企业各项活动开展的风险评价和审计监督。因此，各项活动中所产生的档案是否完整系统，档案管理是否科学有序，将直接影响到内部控制工作的有效性。在传统管理环境下，企业档案管理和文件管理以“归档”工作为接口衔接，档案部门缺乏对归档前文件的有效控制，这也正是在内部控制过程中档案管理所需要解决的主要问题。要实现企业档案的有效管理，就应当增强企业档案管理的灵活性、多样性，将企业档案管理的范围扩展到企业文件材料形成之时，对档案工作流程重组，构建正确的档案管理模式，如文档一体化或企业信息一体化管理。即打破对现有文件管理的思维定势，从文书管理和档案管理的全局出发，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程管理，实现企业档案管理前端控制管理的模式。这种模式要求档案管理要与企业职能活动同步进行，控制监督归档前的文件管理活动，实现对文件到档案的全过程控制，做好归档工作；同时还要重视对归档范围和分类体系的重新审视，并与业务部门配合，做好企业重要活动档案的跟踪工作，及时收集易散落的文档，真正使企业内控在良好的档案信息记录习惯和充足的档案资源基础上实现。
4.提高人员参与意识，加强团队合作
档案管理在企业内部控制过程中的地位非常重要，而一个企业的档案意识则直接影响到档案管理水平的高低。因此，要实现档案管理在企业内部控制过程中的积极意义，必须从整体上提高企业的档案意识。首先，对于企业管理层而言，要充分认识到档案在企业内部控制中所起的关键性作用。由于企业档案的形成、产生和最终归宿均在企业内部，对外无明显产品特性，所以往往容易被管理者忽视。但是随着企业内控的发展，档案在其过程中的参考和凭证作用越来越显著，档案管理在企业活动中的重要性也日益凸显，管理层的重视将更有利于档案工作的有序开展。其次，对于档案管理人员而言，其对档案现象的认知水平，是决定企业档案管理水平的重要因素。因此要加强档案管理人员对档案工作内容和档案工作相关领域内容的认识，提升档案管理思想，学习现代企业制度和相关档案管理知识，理解其职能在内部控制过程中的作用，从而在日常的档案管理工作中完成好其分内职责，并促使档案工作促进并支持企业内部控制的有效进行。最后，对于其他业务部门的工作人员而言，也要具备档案意识，而这主要依靠档案人员向企业员工进行宣讲来实现。要使业务部门的工作人员认识到档案是其各项行为活动的原始记录，档案管理与其职能活动的开展以及内部控制工作的进行都是紧密相关的。提高业务部门工作人员的档案意识，有助于推进档案管理与企业职能活动的同步运行，实现文档一体化或企业信息一体化管理，从而促进档案管理各个环节在企业内控体系中顺利开展。
四、结语
总之，随着《基本规范》的实施，越来越多的企业开始运行内控体系，制定适用、有效的内部控制制度，规范内部控制工作的程序、方法和要求，明确各机构在内部控制过程中的职责权限。在这一新的形势下，档案管理作为企业管理活动的关键环节之一，也是内部控制工作的重要信息基础，只有不断地完善和进步，才能满足企业内部控制的需求，促进企业内部控制体系的长期有效运行。
作者：张洁丽 刘栋 单位：中国重型机械研究院股份公司 中交二公局第二工程有限公司
一、档案开放
（一）档案开放的必要性。
进入现代社会，互联网科技十分发达，人们了解获得信息的渠道，方式多种多样。无论国家政府的档案，还是企业公司的档案，都可以通过合法或者非法的方式进入互联网，为公众所知。对于各种档案，进行严密的保管是很难做到的，在当下我们这个信息开放的社会，将档案开放，方便社会群众进行了解，使用，对于维护社会稳定，提升档案的利用价值，提高档案的可靠真实度都有重要的意义。当然，笔者本文所言的具有开放必要性的档案是具有公共利益性质的档案，是能够为人民提供一定服务的档案。对于国家档案，很多在一定时期属于国家机密，是无法对外开放的，但是这并不代表这种档案没有开放的必要性，开放的必要性依旧存在，国家的人民有权利了解国家的相关事务，随着时期的过渡，这些档案会慢慢解密为社会公众所了解；对于企业档案，开放的必要性是针对企业工作的工作人员。企业的领导层以及员工阶层能够方便调取个人以及企业的相关档案对于提高企业工作效率，团结企业有着重要的意义。
（二）档案开放的风险性。
当然，档案的开放具有很大的危险性，存在很大的安全风险。对于国家政府相关的档案，即使在开放之前，考虑再三，十分谨慎，度过了某一敏感的时期，但是，一些档案公之于众之后还是会引起一些波澜。甚至，政府类的档案还容易被心怀叵测的社会主义敌对分子利用，借之进行歪解胡说，蛊惑一批无知又容易冲动的民众，对我们的社会稳定产生很多不利的因素。此外，对于企业或者机关单位的很多档案，为了方便业内人士提取，使用，进行开放后，往往容易造成个人隐私泄密，单位机密泄密，为不法分子提供可乘之机。总之，开放档案，既有方便，积极的一面，同时也面临着很大的风险，存在很大的安全隐患问题。即使开放档案存在这样或者那样，可预知以及不可预知的风险，笔者还是认为，我们不能因噎废食，还是应该将应该开放的档案，大胆进行开放。
（三）档案开放的程序。
所谓的档案开放程序，就是指档案开放所需要进行的必要操作，所必须经历的方法，步骤。只有确立严格的档案开放程序，并且严格按照程序办事，开放符合要求的相关档案，才能降低开放档案带来的风险，同时满足档案开放的必要性，发挥开放性档案的积极作用。不同性质的档案，开放程序不同，有严密繁琐的程序步骤，也有简单章程性的程序，这主要根据档案的重要性来决定。确立明确，严明的档案开放程序，对于档案的有序、科学使用，档案信息的保密都有着重要的意义。
二、信息安全管理的方法策略
（一）管理工作人员的培养。
做好信息安全管理的工作我们首先需要一批具备安全管理信息才能的人才。互联网时代的飞速发展，为我们的社会培养了很多具有互联网知识，IT行业技术的高端人才。我们只要对这些人才进行短期的信息安全管理的培训工作，就完全能够使这些人才胜任信息安全管理的工作。做好信息安全管理工作的首要一步是引进综合素质过硬的人才，并对这些人才进行必要的职前培训，只有这样，企业单位的信息部门才能做到信息的科学，安全管理。既为企业单位提供开放信息带来的便利，同时还要保证信息的安全。
（二）严格管理制度的确立。
确立严格，完善的安全管理信息的相关规章制度，并严格遵守，一切按照规章制度办事，任何人在一般情况下都不能破坏规章制度，调取信息。企业和单位为了做好信息安全管理的工作，就要自上而下严格遵守企业制定的信息安全管理的规章制度。现代企业和事业单位的管理，都要以严格的，先进科学的管理制度进行管理，在信息管理部门同样是如此，好的制度为信息安全管理提供有效的保障。
（三）安全可靠的设备。
档案的管理人员在对档案进行收集与整理的过程中就应该对文件做一个明确的分类，并进行准确的编号。同时要队文件的资料做一个科学合理的分类与陈列，或者是可以依照不同的部门而对其进行分类。提高报关信息设备的安全可靠性。企业和事业单位的信息部一定要完善处理，保管信息的设备，提高信息管理工作需要的硬件以及软件设备的水平。高水平的硬件，软件设备不仅能够提高信息利用的效率，同时还能够提高对信息的保护层级，防治外来黑客对信息进行窃取。
（四）监督审查措施的常态开展。
为了保证信息的安全，要确立严格的监督制度，对单位的信息进行严格的监督，并且做到自下至上的，分工明确，责任明确。成立专门的信息监督小组，通过互联网以及其他相关的技术设备对信息进行监督，管理。对单位的信息要做到定期系统管理，每隔一段时间，对单位所有的信息进行分门别类，系统的管理，淘汰无用的信息，保证信息的时效性。同时，要确立严格的审查，追责制度。首先，定期对信息进行审查，保证信息管理工作的安全可靠，其次，对于信息被滥用，泄露等恶劣事件，要做到严格追责，严厉惩罚。
三、结束语
有些档案具有开放的必要性，在当今互联网时代，将部分档案开放，有利于提高档案的使用价值，提升人民群众的法治观念，维护社会以及互联网环境的文明，合法。同时，将档案信息开放面临着很多的风险，但是我们不能因噎废食，该开放的档案信息还是要积极地进行开放，只是我们必须要完善我们的信息安全管理制度，并且培养大批从事信息安全管理工作的人才。只有做到严明制度，谨慎管理，我们才能够一面发挥档案信息开放的积极作用，同时还能保证档案信息的安全，防止档案信息被非法滥用。
作者：刘晓峰 单位：洮南市中小企业服务中心
一、当前社区卫生服务档案管理工作存在的问题
规范社区卫生服务档案管理是社区医生了解辖区居民个人健康状况的基本资料，基本的就业，救济，社保等群众服务工作，都要以社区卫生服务档案为基础。建档是社区建设的重要组成，它记录社区的发展，客观反映社区面貌。但是当前社区卫生服务档案管理工作存在以下几个问题。
1.健康档案利用率低
当前，居民个人健康档案的管理多数是统计成纸质的档案信息，之后再录入到电脑中。受到信息化程度的制约，居民的各种健康信息和电子档案不能做到数据之间的相互转化和更新，各级就诊机构之间因为缺乏相互之间的沟通，健康档案管理的许多变化也就不得而知了，不能做到健康档案的及时更新，这样就成为了“死档案”，也就失去了其应有的功能。
2.居民对健康档案的认可度不高
基本公共卫生服务项目是从09年开始实施了，而建立健全居民的个人健康档案是基本公共卫生服务项目的重要内容。但是就档案管理的实际工作来看，居民对健康档案的认可度不高，依从性差，部分居民还保留传统的“健康就是没病”心理。因此他们对居民个人健康档案的建立不太认可，大部分居民都是经过档案管理工作人员劝说后来同意建档。经过询问调查发现，多数居民不愿建档的主要原因，是担心其个人和家庭信息的泄露。基于此，工作人员可以和居民沟通讲解健康档案的优点，打消居民内心的顾虑。
3.社区卫生服务机构建档困难
当前，居民的居住环境相对闭塞，社区卫生服务机构进驻居民生活小区开展建档工作，需要取得物业公司的支持。而且老人、小孩受骗的情况时有发生，社区卫生服务人员很难敲开居民的大门。在加上一部分社区卫生服务机构工作人员对于居民档案工作的认识不够，依然保持着传统观念，加上社区卫生服务机构在人手受限的情况，居民健康档案的建设工作进展缓慢。
二、规范化管理的几个重要环节
1.加大投入，建立统一的健康档案信息化平台
建立统一的健康档案信息化平台,实行民政、公安、卫生计生、物业管理等多方沟通合作,切实利用档案信息的各种资源。社区卫生服务档案管理要围绕为居民服务这个宗旨,要让居民切实感受到档案管理工作所带来的便利。建立健康档案的目的就在于更好地了解和掌握所辖范围内居民的基本健康状况，更好地为居民服务。2006年卫生部已将社区精神卫生服务列入基本公共卫生服务精神内容,实施重性精神疾病医院、社区连续管理和治疗并建立健康档案措施。2013年，国家卫生计生委、国家中医药管理局联合发文，将中医药健康管理服务纳入基本公共卫生服务项目。所有这些项目都应记录在居民健康档案内。所以建立统一的信息化平台已是大势所趋,纸质档案不利于查找和进行档案动态管理,降低了档案的使用价值。通过制定统一的信息化发展规划，制定各项技术标准和技术规范，编制一套切实可行的社区卫生服务信息化建设管理软件，实现对城乡居民健康档案信息的动态管理和本地区范围内的信息交换和共享，可实现健康档案的灵活运用，从而实现为居民提供连续性、综合性、协调性卫生保健服务的目的，逐步使居民养成预防为主的保健理念，降低居民就医费用，实现建立健康档案的初衷。
2.加大宣传力度,提高居民对建立健康档案重要性的认识
充分发挥广电、报刊、网络等媒体作用,结合各种卫生日，开展形式多样的宣传活动,提高居民健康和建档意识。不但让群众成为健康教育和健康促进的参与者和受益者,而且要提高他们对健康体检以及健康档案的依从性,及时把体检资料和健康信息反馈给社区医护人员。
3.加强人才培养
社区卫生服务机构的功能定位是“六位一体”，包括预防、保健、健康教育、医疗、康复、计划生育技术指导。它的服务特点是贴近群众，解决广大居民的基本公共卫生和医疗服务。为适应社区卫生服务机构的这一功能，“全科医生”便成为一种需求。而社区卫生服务机构全科医师比较缺乏，不能满足居民需求。建立居民健康档案的渠道之一就是门诊就诊，由全科医生建立。而全科医生人手有限，往往只顾了医疗，而忽略建档。要加强培训，提高社区医师的建档、档案为我所用的意识。
作者：武依然 单位：石家庄市社区卫生服务管理中心
一、强化医学档案信息化管理
新时期，医学档案管理应迎合时代的发展需求，逐步实现信息化、数字化建设，而在医学档案信息化建设中，又分为硬件与软件建设两个方面。一方面，就硬件而言，因计算机处理过程均需借助相关指令来完成，这时为避免因档案管理员的疏忽而出现管理失误，必然就需要逐步强化对文书档案的管理，而随着文书档案资源的越来越多，不仅增加了档案资料存储的困难，而且管理效率也比较低，极易出错，故逐步实现档案资源的数字化管理，意义重大。为此，医院需具体结合自身经济情况，进一步加大对医院档案管理的信息化硬件设施的建设与投入，积极购置一些现代化、先进的信息技术设备，形成便捷、可操作性强的档案信息查询、检索与共享网络系统，积极打造出一个健全的档案信息资料服务平台，从而为医学档案信息化建设提供有力地信息资料支持。另一方面，就软件而言，医院需重点加大对现代化档案管理人才的培养。在日常管理工作中，医疗科研单位与相关档案界均需投入大量精力、人力用于档案人才的挖掘、培养中，积极培养出一大批高素质且具备较强档案专业知识能力的档案人才，以此来推动医院医学档案管理工作的稳步发展。同时，在现代化档案人才培养中，不仅需使之具备较专业的档案知识与计算机操作能力，还需引导其逐步形成信息意识与创新意识，引导其主动学习，主动探究，逐步提升自身档案管理水平与讷讷管理，从而医学科研人员提供更加优质的档案服务。
二、突出医学档案的开发利用
第一，明确医学档案开发利用服务方向。就我国经济建设情况来讲，医学档案要想迎合经济日渐增长的需求，就需逐步拓展其信息资源开发利用服务领域，即推动医学档案开发利用朝着更加制度化与科学化的方向发展，随时为档案利用者提供更加准确的档案信息，并在做好医学档案归档工作的同时，对现有档案资源进行大力开发，严抓同经济建设密切联系的医学档案工作，摆脱单一业务观点，形成医学档案效益观，加强档案开发利用；第二，明确医学档案开发利用目的与范围。就医学档案而言，它具有一定综合性，不仅可为相关机关单位与部门提供有力地信息依据，而且还能在做好档案保密、严控审批手续工作的同时，强化各级医院间的信息的横向联系，实现各部门间的信息互通有无，以迎合医疗科研需求，获得更加的社会经济效益。为此，在医学档案管理中，档案管理员需对医学档案利用目的与范围加以明确，积极转变工作方式，强化自身服务观念，并在具体结合自身工作实践的基础上，超前决策，抓重点，寻求突破口，实现开放化的档案信息利用，让档案资源得到更广泛的利用，为单位、个人与社会、经济建设提供更优质的服务。
三、完善医学档案管理制度建设
在医学档案管理中，医院还需具体结合工作情况，逐步完善各项规章制度，提出综合化管理措施，推动医学档案的规范化、制度化管理。而在制定相应规章制度时，就可在参照医院卫生档案管理条例与档案法的基础上，具体结合本院情况，完善制度建设，规范医学档案管理流程，并在建设管理中，逐步调整，使之更好地迎合医院现代化发展需求。同时，医院还需落实管理责任制，对相关人员的工作职责加明确，加大各级人员间的相互配合，共同推动医学档案管理水平的逐步提升。
四、结语
总而言之，在当今这个日渐现代化、科技化的知识信息时代中，医学档案管理工作要想迎合时展需求，就想与时俱进，革新档案利用服务思想，创新管理模式，规范制度建设，提升人员组织，加强信息化建设，朝着更加信息化、制度化与规范化的方向发展，从而为临床医疗事业与社会经济发展提供更为有力地档案信息支持。
作者；刘景 单位：湖南省常德市西湖区人民医院
一、事业单位档案管理中存在的主要问题
1.事业单位档案管理制度不够完善。
档案管理是事业单位登记管理工作的重要组成部分。事业单位由于其性质的特殊性，决定了发展过程中的各项管理活动的意义要区别于其他单位的管理活动。必须肩负起更大的管理责任及使命，所以管理工作的意识及方法如果不能够有效创新，必然受到时代与市场的淘汰，那么也就无法发挥出档案管理工作的真正作用。当前事业单位有时会忽视工作人员的权益问题，这极大地影响了工作人员的工作热情，因而也影响到事业的发展。因此，建立事业单位档案工作制度时，必须把明确职责和保护权益要放到同等重要的地位。
2.不能够将档案资源合理的利用。
档案管理创新是社会发展和档案事业发展的必然趋势，是高科技发展的必然结果。随着社会政治、经济体制改革的不断深入，我国高科技信息化建设的步伐日益加快，行政单位的传统档案管理无疑面临着重大的挑战，有些档案管理人员由于不懂得如何运用，导致档案管理的科学化程度不够高，一些先进的系统还不能加以实施，虽然已经推广，但并未在档案管理中得到广泛运用。当前我国很多事业单位的档案管理人员并未意识到本职工作的重要意义，抱着一种得过且过、不求进取的工作态度，经常会出现档案管理不及时更新、档案库房不及时进行打扫等一系列问题。可是就最近几年的现象来分析，事业单位在档案管理的过程当中，不能够将资源有效的利用起来，也没有开发资源的意向，使得管理的方式比较单一，档案管理一直在被动的状态下维持着。尤其是工业计算机技术、信息科学技术等一系列现代化的管理技术在档案管理工作中的运用，要求档案管理的工作者必须通过不断地学习和创新，更新基本观念，掌握最新的技能和知识。
3.对现代档案管理信息化技术的应用不够。
随着我国人事制度改革力度的不断加大，事业单位在机构、行政、体制与人事管理等方面都进行了不断深入的改革。因此，相关的管理人员要提高认识，完善职责，培养专业的档案管理人员，档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。目前我国大多数行政事业单位，在进行档案保管工作时仍然是采用纸质档案保管方式，所以事业单位的档案管理部门必须加强对档案的保存和管理。
二、关于事业单位档案管理创新的思考
1.创新档案管理工作原则。
档案管理工作不光存在于事业单位内容，在只要存在经济活动、人事活动的企事业单位，档案管理工作都是必不可少的，而档案管理工作对于事业单位来说更为重要，因为事业单位的自身建设不仅关系本身的发展，对那些为了自身利益而恶意篡改档案信息，或对档案信息进行非法操作的人员，给予相应的处罚，才能保证档案管理健康有序地发展。必须立足于管理的现状，吸取和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，使档案管理工作走上科学化、规范化的道路，进一步明确抓好档案工作是事业单位领导义不容辞的责任和义务。
2.完善档案管理手段。
随着事业单位的不断发展，我们的事业单位需要处理的事物和面临的问题也越来越多，有着更加庞大的档案信息需要管理。我们需要采用科学的技术手段，以达到高效的管理。档案管理人员在工作中喜爱自己的工作，并且在工作中要多思、多问，善于总结，积极的对工作进行改进和创新。因此，在当今这个创新非常重要的时代，事业单位也要顺应时代的要求不断创新档案管理工作。要从加强档案专业人才和工作者的培养，丰富档案管理信息资源，加快档案管理数字化建设，拓展档案管理开发利用方面开展，只有这样才能实现档案管理工作的完成。
3.创新管理方法。
档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。从而更直观的了解档案内容及各种信息。当然大数据存储也具有其特殊的设备要求，所以我们应该在自身条件能及的情况下进行档案储存设备的更新与换代，从而更加方便档案管理工作的顺利开展，让档案管理工作能够发挥出更大作用。同时，增加档案管理工作的形式与内容，管理形式与内容的增多是实现数字化管理的重要条件。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。当前，我们财政部门应严格要求各行行政事业单位会计的检查工作，进一步规范各单位帐目设置等管理工作，并严格检查帐外设帐、私自设立小金库、以及国有资产管理不规范而引起的各种漏洞。
三、结语
总之，事业单位档案是记录和反映事业单位发展、工作业务的重要依据，在事业单位管理工作中具有重要的实用价值。在能够提供出正确的信息资源，再利用信息化技术将档案资源进行管理的情况下，档案的管理就会有效进行。对其进行创新改革也具备了历史的必然性。各个事业单位必须紧密的联系档案管理的新任务、新要求，共同推动档案的管理工作创新。
作者：李远朝 单位：湖北省气象局
一、搞好档案工作首先企业必须重视
企业中很多人不了解档案管理在企业管理和安全生产中的重要作用，因而档案意识薄弱，对档案管理工作重视不够。有的人甚至认为档案管理可有可无，可强可弱，对企业的安全生产和各项工作影响不大，因而导致档案管理工作在企业中处于边缘化状态。由于长期计划经济体制的影响，当前企业档案管理工作在很大程度上沿袭了过去的思维习惯和行为方式。在企业所有制形式多元化，产权结构不断变动和调整，管理体制发生重大变化的新形势下，如果部分企业领导仍然缺乏应有的档案意识，对档案管理重视不够，就难以保证强化档案管理所必需的设施、设备和人员配备等条件。如果档案管理人员也普遍存在对档案管理的重要性认识不足，对自身岗位定位不准的问题，满足于“看好门、管好物，交什么、收什么”的管理方式，强化档案管理就会成为一句空话。企业档案管理应该服从、服务于中心工作，积极主动地与安全生产和企业各项工作紧密配合，实现档案管理与企业管理的有机融合。但由于多方面原因导致档案管理与中心工作存在脱节现象，档案管理人员对服务中心工作缺乏主动性，满足于看门守摊得过且过，很多有利用价值的档案资料束之高阁无人问津。
二、加强企业档案管理，做好科技档案的收集
档案资料中的科技档案就包括了生产矿井瓦斯、水文地质资料。档案管理部门有责任收集、保存生产矿井瓦斯、水文地质资料，并为有关部门和人员的分析、利用提供服务。从保障安全生产的角度来说，档案管理工作理应与企业同时诞生和同步发展，同时企业发展进程中产生的包括矿井瓦斯、水文地质资料在内的不少值得保存的资料，无法全面收集保存到档案部门，其中流失和散存于个人手中的为数不少。在采取得力措施尽可能广泛全面地收集矿井瓦斯、水文地质资料的基础上，保护好和利用好现有档案资源，认真总结分析档案查阅的规律和特点，针对直接服务于安全生产、利用率较高的矿井瓦斯、水文地质资料的特殊重要性，创新工作思路、工作内容和工作手段，拓展服务方式，更加注重开发利用，激活休眠中的档案资源，提高档案信息资源的利用率，使有价值的档案资料进入领导的决策视野，不断提升档案工作的影响力，为企业安全生产提供更为专业、具体、周到的服务。企业档案工作创新要有融入企业全方位管理的“大档案”思想，一是档案管理工作必须与企业各项工作“互联”，解决企业档案工作的“孤岛”问题；二是企业档案工作者必须从社会和企业的大视野中，重新认识自己的工作性质，跳出档案圈子看档案。改变过去与企业其他部门缺少交流、沟通，导致很多人都不了解档案工作的状况。今后档案部门必须加强与各部门的联系和沟通，把档案管理工作融入企业主体，作为企业文化建设的重要组成部分，与相关部门互相配合，共同策划。同时，档案工作者要学会换位思考，站到档案利用的角度重新认识自己的工作。目前仍然存在的档案分类繁琐、查阅手续复杂、规章制度不合时宜和服务方式不适应等问题应该引起高度重视，通过推行工程建党工作与工程计量工作相结合的做法来保证重点工程档案的及时归档，积极主动加以整改。
三、积极作好档案宣传工作
加大对档案工作的宣传力度，使各级领导、中层干部到全体职工都充分认识到档案工作的重要性，认识到档案管理与各项工作特别是安全生产的密切关系，在工作中更好地支持档案管理工作，从而增强全员档案意识。要通过深入宣传，把档案管理的重要性上升到企业生产安全、员工生命安全和干部政治安全的高度，促使各级干部和档案管理人员进一步提高对档案管理工作重要性的认识，更加重视发挥档案工作在企业安全生产和经营管理中的作用。档案管理的最终目的就是为企业安全生产和各项工作提供利用，所以档案管理人员要强化服务意识，在保管好档案资料的基础上，多途径、多渠道地开发档案信息资源，尤其要特别注重收集事关安全生产的矿井瓦斯、水文地质资料，使档案资料更多地为企业安全生产、经营管理工作服务。同时还要积极开展编研活动，对档案信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、全方位、有实效、有价值的信息。针对企业安全生产和经营管理中存在的问题，要主动地为相关业务部门提供专业、专题服务，在确保档案资料收集齐全完整的基础上，进一步改进服务态度，提高服务质量，热情接待基层单位和专业人员查阅、利用相关档案资料，使档案资料在企业安全生产和经营管理中发挥更大的作用。
四、提高档案人员的业务素质、加强继续教育
档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。要不断提高档案人员的业务素质，
1.要进一步提高档案意识。
要正确贯彻落实国家档案法和有关的规定，提高和增强重点项目参加人员的档案意识和法律观念。可以通过拟定一系列规章制度的办法，通过用制度的方式约束、监督、指导档案管理人员。
2.要建立保障档案数字化制度。
明确目标，通过建立数据库的方式把档案工作纳入与工程建设同步发展的轨道,将其写进工程管理规章制度之中。通过电脑数据汇总,建设指挥部很快将整个工程的案卷目录编排和打印出来。一方面,大大加快了档案室整理、编目的工作效率。另一方面,电脑保存的案卷和卷内文件2个层次的条目数据,可一次输入,多次输出,既能满足业主、使用单位、建设单位的要求,还能满足城建系统不同格式的打印需求,为工程档案的移交提供了极大的方便,同时也为档案的利用打下了基础,为集团创建档案目录中心提供了原始数据。
3.要建立重要档案数据库，保证档案数据的安全。
针对重点工程施工情况复杂的特点,建设单位要制订与工程建设同步发展、相互促进与制约的档案管理机制。要健全档案管理规章制度,任何档案工作的开展都必须严格执行《档案法》及行业内的档案管理办法。
4.要不断提升档案管理人员的业务素质。
不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保管理活动记录的完整性与信息的安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
一、医院档案信息数字化管理的优势
先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。
在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。
电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。
我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。
档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。
医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。
由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
（四）完善医院数字化管理制度。
健全的数字化管理制度是医院开展数字化管理的基础。开展数字化管理工作是一项长期的工作，要让这样的工作向着良性和科学的方向发展，合格的管理理念和科学的管理方法是数字化管理的又一要素。明确档案管理的有关人员，从档案管理人员入手，明确数字化管理的责任人，赋予相关的管理权力和工作任务，促进医院档案管理的规范化，只有这样，才能使医院档案数字化管理更上一层楼。
作者：刘丽春 单位：河北省秦皇岛市第二医院
1无纸化档案管理面对的新挑战
1.1从业人员对无纸化档案管理认识水平不到位。
很多档案从业人员受传统档案模式的束缚，在他们看来，只有纸质的档案才算是真正的档案，而不接收无纸化的档案；有些档案部门只是将无纸化档案当作是档案的补充资料或者是副本来管理，也并未将其视为真正的档案来管理。如果这是认识一直存在，那么等到档案完全进行无纸化时代时，有些档案管理部门将不会接收到任何档案信息。档案管理人员对无纸化档案管理存在两种极端的现象，一是因为无纸化档案生成速度非常快，其管理也非常容易，档案管理人员就过分的依赖计算机等设备，对一些重要的信息没有进行复印，如果计算机中毒或者出现其他故障，很可能的所有的档案信息都会消失，造成严重的损失；另一是有些档案管理部门虽然利用计算机来管理档案，但是几乎每份档案都要复印打印一份，这完全失去了计算机管理档案的价值，既产生了浪费，又不会给档案管理人员增加了工作量，尤其是归档管理。
1.2无纸化档案信息无法保证可读性。
无纸化档案信息不同于传统的纸质档案信息，虽然方便了管理，但是有些因为硬件或者软件的问题出现不可读的现象。通常纸质档案如果外表出现问题，档案信息有时并未受到任何影响，但是无纸化档案却不同，装有档案信息的磁盘表面完好无损，但是可能因为硬件、软件或者程序发生了变化，而出现不可读的现象。近些年来，信息技术的发展有目共睹，相关人员不断发展新编码来替换传统的编码，为档案多使用编码相对要滞后一些，再加之，这种更新换代的速度也以超高过了档案所使用的计算机的运行速度，这就产生了很多的矛盾。
1.3难以判断档案是否具有原始性。
档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象，对于无纸化档案来说，我们没有办法像纸质文件一样利用一定的标准来保证其原始性。因此如何保证无纸化档案的原始性是目前有关人士需要解决的主要问题。
1.4逻辑档案与实体档案归档存在问题。
无纸化档案生成之后，对其进行实体归案还是逻辑归档这是需要慎重选择的，如果是实体档案归档，就是将保存档案的磁盘或者其他硬件交给有关部门，这种归档方式相对谁来比较麻烦，但是具有一定的安全性；如果选择逻辑归档，就是将保存档案的告诉相关部门，这样就不用改变原来的档案存放的位置，虽然如果按照这种方式归档，档案、归档者以及接受档案的部门距离相差会非常远，但是只要通过简单的操作即可，非常简单方便，但是却没有办法完全保证无纸化档案的安全。
2解决无纸化档案管理挑战的措施
2.1更新观念，迎接挑战。
无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。
2.2研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整。
无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。
2.3针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。
保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒，三是控制网络中电子文件系统的安全，四是备份处理，异处保存。
2.4制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。
为了保证无纸化档案的完整、准确、安全和电子文件管理的高效和科学，必须有相关的法律法规和各种标准来支持，其中包括与电子文件和网络相关的法律、制度，网络系统保密论证和验收要求，以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，另外，还包括计算机和应用软件的兼容性标准等。
3结语
综上所述，可知无纸化档案管理在发展的过程中，的确存在着很多问题，其中最重要的是解除无纸化档案原始性的问题，因为档案只有具有原始性，才拥有法律效力，否则就失去价值，而无纸化档案在生成以及使用的过程中，都很容易被更改，破损其原始性，因此如何保护其原始性成为无纸化档案管理的重点。
作者：李力力 单位：泰来县人民医院
一、档案袋评价方法的基本思路
（一）档案袋（portfolio）评价起源
最初使用档案袋管理形式的是欧美的画家和摄影师，他们有选择地收集自己的作品向委托人展示。档案袋的提供者同时也是档案袋所收集作品的创作者。在学习效果管理中引入这种评价方法就是在一定时期内，学生通过计划和反思学习过程而构建起来的有关学习过程信息的系统收集，旨在促进学生学习质量的提高，故此，这种档案袋可以称为“学习过程档案袋”。需要指出的是，对于档案袋中应当选择收集哪些信息资料，并无统一的标准。它可以包括各种资料，比如学习管理档案袋中可以包括学期初的学习计划、阶段性学结、课外自学资料、课堂互动过程记录、期末成果以及就学习问题与教师沟通的信件等。而且，档案袋不仅是学习材料的一个归集，同时也应该是教师检查教学效果、学生与他人分享自己学习方法的一个过程。
（二）档案袋评价的基本思路
档案袋评价法作为一种全新的教学管理方式，在为教师提供了一种创新性的教学评价手段的同时，也为学生提供了一种更加有效的语言学习方法，评价的重点由重“量”转向了重“质”；既重视学生学习成果也重视学习过程。基于应用能力培养的专业英语教学注重的是学生通过这门课程的学习，就业之后能干什么，因此，每个学生档案袋的构建都是围绕这一思路展开，由每位学生自行构建自己的学习管理档案袋，期末交由任课教师评价成绩。档案袋在英语教学中的引入，使教学活动突破了课堂的限制，自主学习有了更新的意义。同时，在档案袋评价法实施的整个过程中，教师的作用是至关重要的。从档案袋的创建，到内容资料的充实，以及最后的成绩评定，教师的指导示、范和建议不可或缺。
二、档案袋评价法的具体实施
（一）档案袋的类型
过程型档案袋主要突出表现的是创作者在一定时期内的工作或学习成果，从而达到了解该创作者在这段时期内的具体发展情况。作品型档案袋就是要集中表现出创作者为满足外界需求而开发的特定信息资料的汇集，目的在于表明该创作者达到了一定的实际水平，可用以获得资格证书或某种奖项；而展示型档案袋则是创作者个人最佳作品的归集，据此可以给予创作者一定时期内发展情况的一个总结性评价。这三种档案袋的构建原则都是在计划和总结的基础上收集过程中的不同信息资料，不同之处在于档案袋的目的、所收集资料的类型以及收集这些资料的具体方法等。需要强调的是，大部分档案袋的归类并不是非此即彼的，通常是几种类型的相互结合。从上述关于档案袋类型的阐述中可以发现构建档案袋的过程具有很大的灵活性,不同的使用目的、不同的提交对象以及创作者不同的具体情况都会使档案袋的构建过程有所差异。但万变不离其宗，档案袋的构建都服务于一定的目的，构建之前需要进行精心的设计。在专业英语的教学中，由于我们的目的是促进学生学习质量的提升，强调学习过程的重要性，因此主要可以按过程型档案袋来进行具体的构建。
（二）档案袋评定法的设计与实施
在学期初开始构建档案袋，向学生解释档案袋评价方法，将档案袋的构建与教学过程紧密结合，要求教师与学生同步构建教学档案袋，整个构建过程分为以下三个步骤：
1.在学期初告知学生本学期的教学规划和学习内容。
教学规划由教师撰写，并放入教师教学档案袋中。根据以下教学内容要求学生结合自己的学习目标和能力水平撰写出本学期学习计划，将学习计划放入自己的学习评价档案袋中。工商管理专业英语的学习内容包括（1）书面教材和课外阅读资料（雷涯邻,JohnAParnell.工商管理英语.高等教育出版社,2010年8月第2版；傅伟良.英文经济报刊精读.石油工业出版社,2006年1月第1版）。教材的学习主要通过课堂讲解完成，课外阅读资料的学习由教师每周指定阅读文章学生课后完成。（2）课外听力练习，由学生根据自己的听力水平自行选择听力材料，推荐CCTV-2的经济新闻和CCTV-9英语新闻。（3）课堂演讲(Oralpractice),按照学号轮流进行，每次课两位同学进行演讲，演讲内容不做限定，其余同学要求认真聆听，并提出问题。
2.要求学生将每周的学习活动资料放入档案袋。
具体包括：对书面教材每周一个教学单元的学结（summary）（此学结教师也要自行撰写并放入教学档案袋）；每周所选听力资料或听力练习记录一次；每周轮流做演讲（oralpractice）的同学所用的演讲材料。
3.撰写期末总结，放入档案袋。
学习期末，引导学生根据自己学期初所制定的学习计划，结合一学期的学习情况进行撰写期末总结，内容应包括本学期学到的主要知识和取得的进步，以及学习过程中的欠缺和不足。此总结要求教师与学生同步撰写，并放入各自档案袋中。
4.根据所构建档案内容的完整性和学习目标实现程度来评。
期末由教师制定档案袋评价标准，并进行成绩评定。由于对学习目标的实现程度的评定具有一定主观性，因此最终成绩的评价以档案袋内容的完整性为主。在档案袋的构建过程中，学生除了放入教师所要求的学习资料和学习成果之外，也可将学习过程与教师和同学互动的学习心得体会加入，以备日后的查阅和学习，同时也可体现出档案袋的个体创新之处。需要强调的是，每个学生的学习目标和计划不尽相同，有些学生的学习目的是继续深造，有些学生的学习目的是毕业就业；同时，每个学生的学习水平不尽相同；因此，在学期初进行学习计划的撰写时，教师应引导学生根据自身的实际情况结合教学内容制定出其实可行的学习计划。教师也应针对学生不同的学习目的和学习计划为其布置恰当的书面作业（在指定阅读材料时可以有针对性的给予不同学生不同的阅读文章），并在考核时一并考虑学习目标的实现情况给予成绩评定。
三、结束语
构建一种基于应用能力培养的成绩评价模式从学生学习评价档案袋的构建过程中我们可以看到这样一个创新型的教学改革实践：在促进学生学习能力提高方面，我们已经把重心放在了学生整学期学习的过程中以及和教师的互动中，学生主动安排自己的学习过程成为大学英语学习的主要方式。在将来的教学中我们应逐渐把教学改革的重点放在教学管理的过程中，让学生提出自己在专业英语学习上的需求，并思考以何种方式来满足自己的需求，而由学校和教师尽力协助，配合或提供必要的资源来满足学生的学习需求。从而能够真正切实有效地提高学生的专业英语应用能力。始于教学内容和教学方式改革的专业英语教学改革过程结束于考核方式的变革，考核方式的改变是整个改革过程中至关重要的一环。如果考核方式不进行变革，前面的改革很可能流于形式，学生的学习方式和状态最后仍然是以期末的一次性考试为导向。只有注重对平时学习过程的考核，才能改变学生临时抱佛脚的学习状态；也只有通过平时的积累，才能水到渠成地提高学生对知识的应用能力。希望档案袋评价模式能够使学生养成系统管理学习的好习惯，并能在过程管理中体会学习的乐趣。
作者：范春媛 张晓光 景海霞 单位：山西大同大学
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