摘要：档案工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想。档案的价值也体现在利用上，在利用档案中受益过的同志档案意识较强。档案工作者要努力提高档案开发利用水平，让群众切切实实体会感受到档案的价值所在，进而提高社会档案意识。
关键词： 档案 档案专业 档案论文
摘要：随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善和住房改革的不断深入，高校在新形势下的房产档案管理也需做出相应的调整。而计算机在高校管理中的普遍应用正为高校房产档案管理的信息化建设准备了条件，利用信息化管理手段来管理房产档案，是提高高校房产管理水平的一个重要途径。本文从高校建立房产档案信息化管理的困难入手，探讨了房产档案管理的信息化建设的具体措施。
关键词：高校、房产档案、信息化
高校房产管理是高等学校的房管部门对学校房屋财产、教职工住房以及与之相关一系列事务进行的管理工作，是高校管理机构的重要组成部分。而档案是很重要的信息资源，在高校中，作为档案众多门类中的房产档案，是学校房产管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房产历史记录，是房产权属登记管理工作的真实记载和重要依据。随着计算机在高校管理中的普遍应用，如何将现代信息处理技术与房产档案管理相结合，提高房产档案的利用价值，已经成为目前迫切需要解决的问题。
1．在高校建立房产档案信息化管理的困难
1．1领导重视不足
重视程度不足是目前影响我国高校房产档案管理信息化进一步发展的最大问题。许多高校管理人员对高校档案管理信息化的内涵和重要性认识不足，许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。一些领导往往管理观念陈旧，而工作人员也并不习惯于在网上了解信息，不接受网络办公的方法，依然习惯于传统的管理观念和方法，习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息。
1．2技术手段落后
目前很多高校房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上，无论信息化基础设施建设、应用水平，还是互联网的认知度、参与度等都远低于其它行业。大多数高校的房产管理部门的工作方式基本上是接收移交档案，编目立卷、存储入库、查阅调卷，档案馆类似于资源仓库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，光盘技术和机读方式虽然已经有运用，但十分有限，数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案部分应发挥的作用远远未能有效挖掘出来。
1．3档案管理人员专业素质不高
目前高校的档案管理人员专业素质水平差异比较大，缺乏协作精神。采用网络化办公以后，管理部门之间需要相互提供有用信息，才能达到方便、快捷地办公目的．但如果其中一个部门不及时更新信息，没有专人维护，就无法查询到最新资料。目前高校中各个办公室的信息化水平参差不齐，人员素质差异大，很难达到信息共享。这就使部门间网络化办公的力度大大降低。
2．如何建立高校房产档案管理的信息化建设
2．1提高对档案管理信息化建设的认识
要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房产档案管理整体水平明显提高。
2．2推进房产档案馆数字化进程
实现房产档案馆数字化是房产档案管理信息化建设的基础和前提。建立健全数字房地产档案馆，首先要把握好节点有偿访问。一般性查询、检索无论传统服务还是远程服务均可无偿义务提供，但网上深入查询或特殊专题检索、下载等应为有偿服务，对于科技成果还应收取成果转让费。另外，关于档案开放范围和权限问题，要设立相应的访问权限，对于那些可以对公众开放的档案，公众可在公共网上查询、利用，而只可对内部人员开放的档案，只能通过上内部局域网查询利用。开放数字房产档案馆的建立必将会进一步提升房产档案馆的宣传、教育、服务和经营功能。
2．3完善房产档案信息归集、检索系统
为了全面、准确地收集信息，就要将房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合，将房产交易过程中产生的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，形成文本信息；另一方面要利用扫描仪、数码相机等先进设备将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统；原始档案数据进入计算机后，再利用计算机强大的分类、组合、检索、调阅、复制等功能建立起完整准确的房地产档案数据库。由于房产产权频繁异动的特点，房产档案的更新速度很快，因此在档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制，保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动，这是房产档案管理的核心所在。由于高校房产交易涉及面广，这就要求建立高效的房产档案信息检索系统。由于司法查封、抵押登记、房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同，对房产档案信息要求也不相同，因此，必须建立一个多角度的档案检索系统。要充分利用计算机强大的检索功能，将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、交易时间、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系，实现万能检索，从而提供高效、便捷的查询服务。
2．4建立准确的房地产档案数据分析系统
房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要，而且也应该为高校职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据。这就要求必须建立一整套房产档案数据分析系统，以便管理人员能够从多角度对房地产产权产籍数据进行分析、整理。通过数据分析系统对房地产市场的现状和发展趋势做出准确的判断，以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段，使学校房产需求保持基本平衡、结构基本合理，达到科学决策，回避风险的目的。
2．5提高管理人员的综合素质
档案信息化管理的日趋完善，要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。档案工作者不能满足于现状，应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺，主动、及时地提升自己的政治理论知识、相关科学文化知识和档案学知识，做到依法治档，使档案得以安全保管和科学利用，要加强学习业务文件和各级档案专业刊物，明了档案管理的法律法规，及时贯彻落实有关档案管理的新规定，执行新规范，密切注意国内外档案工作的发展动态，借鉴先进的管理经验和技术，不断提高管理水平，促进档案事业逐渐实现法制化、规范化，推进档案工作的发展。推广使用新归档方法，减轻档案工作量和劳动强度，提高工作质量和工作效率，实现档案管理的现代化，是我们不可回避的责任。管理人员要充分利用计算机与档案管理软件，对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理，提高档案的存储和处理能力，为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息，充分发挥档案的信息服务功能。
3．小结
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少了房产管理工作人员的投入．降低了联系渠道的费用支出，缩短了大量事务的处理时限，使高校房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率。
随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展，各级卫生防疫站的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”，将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一，明确地列入其中，这就极大地促进了防疫站档案工作的发展。仅以我市为例，我市区县站中目前已有十三家区县站晋升了市级先进，两家达国家二级，市防疫站也于96年晋升为国家一级。随着档案工作的升级发展，研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时，在突出卫生防疫专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性，受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到，要开发有卫生防疫特色的档案编研材料，要抓住以下几个环节：
一、以业务档案为编研工作的主要对象
卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外，卫生防疫在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。
二、选题要围绕业务上的主要任务
档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。
1要了解和掌握单位的中心工作
在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作，而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此，档案室及早做出反应，在制定编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。
2要了解和掌握各项业务工作内容
卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
三、积极开发深层次的档案编研材料
档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范，而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构，在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用，做起来又不难。
然而，由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984－1995年北京市食物中毒发生情况分析”，“北京市五百例预防接种副反应分析”，“1985－1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”，这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了很强的实用性。
档案部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题：
1要积极争取业务部门的配合
档案部门根据所选题目，以站藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。
2统计分析时间跨度要大
统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3统计数据真实准确完整
编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。计算要正确，并要经过复核。
4形式新颖好看
编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖好看。
四、档案人员应具备专业知识
档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为卫生防病业务服务，这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，一是卫生防病专业知识。目前的卫生防疫站档案人员多为“半路出家”，因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面，档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案人员要成为预防医学专家，但应该做到“耳熟能详”。还有，档案人员还应走出站门，向兄弟站学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。总之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发卫生防疫档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
参加档案工作不久的我，碰到许多人都问及档案工作的一些基本情况，交谈中他们都对档案和档案工作知之甚少。诚然，现阶段较从前社会档案意识有所增强，但从总体上看社会档案意识还较为薄弱。
即使在机关，档案工作也参差不齐，存在许多问题。在年检中我们发现，一是不少单位没有建立综合档案室，各种门类、载体档案没有实行集中统一管理，业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤为严重；二是应当归档的文件材料没有及时收集、归档，散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。
究其原因。一是历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内，俨然一个保密机关，较为封闭；二是《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。
社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件，如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。
新时期社会档案意识的培养问题，我认为应从以下几个方面入手。
一要探索新时期档案宣传的新方法。只有加强档案宣传，社会档案意识才能得到提高。“酒好也怕巷子深”，档案是一坛酿造多年又陈封许久的好酒，连闻名遐迩的国酒茅台都做广告，何况“养在深闺人未识”的档案呢？
1、把开展宣传贯穿到工作的始终，档案工作开展到哪里，宣传工作就跟进到哪里，使工作与宣传同步进行。
2、抓重点，不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性，抓住重点时间、重点内容、重点形式，不断掀起宣传高潮。要掌握好时间，不要错过最佳宣传时机；内容要典型生动，才能吸引观众；形式不能陈旧，否则会使人不屑一顾。例如：在《档案法》颂布重点纪念日前后，开展规模较大的宣传活动，内容上要集中宣传档案法规，除正面内容的宣传外，配合一些违法案例宣传，使人对法律的理解更深刻，效果更佳。形式上不应仅搞搞展览，展览存在较大局限性，应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。
3、抓时机，把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导，往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机，向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字，即勤请示、勤汇报、勤动脑，不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持；勤动手，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动，要争取主管领导参与，以便领导全面地了解档案工作。
4、高瞻远瞩，把在校学生作为重点宣传对象。学生是祖国的未来，档案意识应从学生抓起，且学生量大面广，是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量，目前也是档案宣传的一个薄弱环节，应高度重视。
建立好爱国主义教育基地，充分发挥爱国主义教育基地的教育功能，教育青少年学生；省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物，服务学生教育工作；普及档案知识，让学生完整保存成长足迹，通过整理、制作个人成长档案，学生们重温自己的成长历程，增强档案意识；走进学校，为学生开设档案专题讲座。
二要加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，重拳强化档案意识。
十多年来，经过各级档案行政管理部门的努力，档案行政执法工作取得的成绩有目共睹。但客观地分析，档案行政执法工作与社会预期和档案事业的客观要求相比，还存在许多问题，并暴露出一些深层次的矛盾。首先，档案违法现象与行为仍具有很大的普遍性。其次，档案行政执法乏力，违法行为长期得不到有效制裁。档案行政执法的对象有其特殊性，主要是各级党政机关和企事业单位，在许多部门、单位面前，倒显得档案局这个执法主体是弱势部门，加上档案法律法规授予档案行政管理部门的执法权非常有限，导致许多档案行政管理部门因此畏缩不前。
因此，加快立法步伐，通过立法，进一步扩大行政处罚的范围，授予档案行政管理部门更大的执法权。对于普遍存在的同时危害很大的在机关、企事业单位出现的拒绝归档、拒绝档案安全保管等进馆之前的违法行为作为档案法规调整的重点。因为这些档案在进馆之间遭受损失的可能性很大，进馆这后倒相对安全了。
同时，要加强组织领导，积极开展专项执法，使执法工作的影响面日益扩大，努力推进档案工作法治化。
三要加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度，这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要，且见效迅速，各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设，对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。
四要重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数，一个地方其他档案工作做得很好，农村档案工作未做好，是不完善的，档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来，只重视机关、企事业单位的档案工作，农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱，所以应格外关注。
在建设社会主义新农村的新的形势下，各地应制定新农村建设档案工作的总体规划，全面推进村级档案规范化建设，建立健全村居建设档案、农村基础设施档案、土地承包档案、农村专业合作社、农村龙头企业档案、村民档案、农民素质培训档案、村务公开和民主管理档案、农业科技档案、农村文化档案。在现实条件下，推广“村档镇管”管理模式。主动加强服务，以规范化为抓手，全面提高农业和农村档案工作整体水平，有力地促进全社会档案意识的提高。
五要促进家庭档案观的树立。家庭是社会的细胞，家庭档案工作做好了，社会档案意识真正会达到深入人心的境界。家庭档案应成为档案工作的新领域，档案部门要积极倡导开展家庭建档工作，更好地为和谐社会服务。
随着生活的逐渐富裕，不管是城市居民还是农村农民，家庭建档都有了一定的物质条件。各地应积极开展家庭档案宣讲活动，通过建立示范家庭档案，举办家庭档案展览、讲座、经验交流会等，让百姓通过自己的档案感受生活的变化和祖国的进步。这是一项新工作，在建档过程中还存在着一些困难和问题，档案部门应积极提供技术指导。家庭档案的建立会使百姓充分体会到家庭档案与社会文明的密切联系，更多地感悟“修身齐家”的中华古训，这样社会档案意识也随之提高。
六要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐，民营企业遍地开花，已成为经济建设的一支强大力量，民营企业档案意识的重要性日益突出。
要积极探索开展民营企业档案工作的思路和方法，培育典型、以点带面、主动服务。举办民营企业档案业务培训班，讲解档案管理业务知识，提高专兼职档案人员的业务素质，及时向民营企业提供有关档案工作业务标准、规范及制度汇编等适用的工作参考材料，引导民营企业档案管理向规范化、制度化发展。积极主动上门为民营企业服务，引导、帮助其开展科学规范的档案工作。通过挖掘档案的利用价值，为企业发展创造效益，使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用，将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓，建立符合企业自身发展需要的档案管理体系，促进民营企业档案意识的全面提高。
七要做好档案开发利用工作。应把开发利用档案资源、面向社会公共服务作为重要抓手，精心谋划，提升实效，使档案在全社会的知晓度得到显著提高。
李瑞环同志说过，档案工作是对历史负责，为现实服务，替未来着想。档案的价值也体现在利用上，在利用档案中受益过的同志档案意识较强。档案工作者要努力提高档案开发利用水平，让群众切切实实体会感受到档案的价值所在，进而提高社会档案意识。
参加档案工作不久的我,碰到许多人都问及档案工作的一些基本情况,交谈中他们都对档案和档案工作知之甚少。诚然,现阶段较从前社会档案意识有所增强,但从总体上看社会档案意识还较为薄弱。
即使在机关,档案工作也参差不齐,存在许多问题。在年检中我们发现,一是不少单位没有建立综合档案室,各种门类、载体档案没有实行集中统一管理,业务档案、会计档案、特种载体档案分散保存的现象尤为严重;二是应当归档的文件材料没有及时收集、归档,散存在部门或个人据为己为的现象屡见不鲜。
究其原因。一是历史的原因造成了许多档案馆位于党政机关的深宅大院内,俨然一个保密机关,较为封闭;二是《档案法》虽己颁布近二十周年,但档案法律法规的权威没有真正树立起来,档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性,至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。
社会档案意识的增强是做好全社会档案工作的充分和必要条件,如何培养全社会的档案意识是每个档案工作者义不容辞的责任。
新时期社会档案意识的培养问题,我认为应从以下几个方面入手。
一要探索新时期档案宣传的新方法。只有加强档案宣传,社会档案意识才能得到提高。“酒好也怕巷子深”,档案是一坛酿造多年又陈封许久的好酒,连闻名遐迩的国酒茅台都做广告,何况“养在深闺人未识”的档案呢?
1、把开展宣传贯穿到工作的始终,档案工作开展到哪里,宣传工作就跟进到哪里,使工作与宣传同步进行。
2、抓重点,不断掀起宣传工作的新高潮。根据档案工作的规律性,抓住重点时间、重点内容、重点形式,不断掀起宣传高潮。要掌握好时间,不要错过最佳宣传时机;内容要典型生动,才能吸引观众;形式不能陈旧,否则会使人不屑一顾。例如:在《档案法》颂布重点纪念日前后,开展规模较大的宣传活动,内容上要集中宣传档案法规,除正面内容的宣传外,配合一些违法案例宣传,使人对法律的理解更深刻,效果更佳。形式上不应仅搞搞展览,展览存在较大局限性,应考虑利用电视、报纸、网上、向各单位普发小册子、向各镇、街道提供宣传内容要求他们在各社区、村居代为刊出宣传板报等宣传面广的宣传形式。
3、抓时机,把主管领导作为主要宣传对象。各级主管领导对档案工作的有效开展起着非常重要的作用。但主管领导一般不仅仅是档案部门的主管领导,往往分管几个口、多个部门。档案部门应积极主动、抢抓时机,向主管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题,以取得领导的重视与支持。在实际工作中应突出一个“勤”字,即勤请示、勤汇报、勤动脑,不失时机、千方百计地争取领导的关注与支持;勤动手,经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导。档案部门的重要工作和活动,要争取主管领导参与,以便领导全面地了解档案工作。
4、高瞻远瞩,把在校学生作为重点宣传对象。学生是祖国的未来,档案意识应从学生抓起,且学生量大面广,是一个正在集中接受教育的庞大群体和后备力量,目前也是档案宣传的一个薄弱环节,应高度重视。
建立好爱国主义教育基地,充分发挥爱国主义教育基地的教育功能,教育青少年学生;省、市级档案部门可编写图文并茂、内容丰富的档案通俗读物,服务学生教育工作;普及档案知识,让学生完整保存成长足迹,通过整理、制作个人成长档案,学生们重温自己的成长历程,增强档案意识;走进学校,为学生开设档案专题讲座。
二要加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针,依法治档,用强制力强化档案意识的培养。营造以法促规范,以法促发展的良好的工作氛围,加强动态管理,完善执法机制,重拳强化档案意识。
十多年来,经过各级档案行政管理部门的努力,档案行政执法工作取得的成绩有目共睹。但客观地分析,档案行政执法工作与社会预期和档案事业的客观要求相比,还存在许多问题,并暴露出一些深层次的矛盾。首先,档案违法现象与行为仍具有很大的普遍性。其次,档案行政执法乏力,违法行为长期得不到有效制裁。档案行政执法的对象有其特殊性,主要是各级党政机关和企事业单位,在许多部门、单位面前,倒显得档案局这个执法主体是弱势部门,加上档案法律法规授予档案行政管理部门的执法权非常有限,导致许多档案行政管理部门因此畏缩不前。
因此,加快立法步伐,通过立法,进一步扩大 行政处罚的范围,授予档案行政管理部门更大的执法权。对于普遍存在的同时危害很大的在机关、企事业单位出现的拒绝归档、拒绝档案安全保管等进馆之前的违法行为作为档案法规调整的重点。因为这些档案在进馆之间遭受损失的可能性很大,进馆这后倒相对安全了。
同时,要加强组织领导,积极开展专项执法,使执法工作的影响面日益扩大,努力推进档案工作法治化。
三要加强制度建设。其中关键的是开展年检制度和与之配套的将档案工作纳入各县市区年度综合目标绩效考核制度,这两项制度对机关单位及其工作人员的档案工作及意识的全面提高尤为重要,且见效迅速,各地应全面建立。加强重大活动和重点工程档案管理制度建设,对扩大档案的知名度与提高档案意识也大有裨益。
四要重视新农村档案工作。在我国农村人口占绝大多数,一个地方其他档案工作做得很好,农村档案工作未做好,是不完善的,档案意识的覆盖面也大有问题。长期以来,只重视机关、企事业单位的档案工作,农村档案未引起足够的重视。正因为农村档案的薄弱,所以应格外关注。
在建设社会主义新农村的新的形势下,各地应制定新农村建设档案工作的总体规划,全面推进村级档案规范化建设,建立健全村居建设档案、农村基础设施档案、土地承包档案、农村专业合作社、农村龙头企业档案、村民档案、农民素质培训档案、村务公开和民主管理档案、农业科技档案、农村文化档案。在现实条件下,推广“村档镇管”管理模式。主动加强服务,以规范化为抓手,全面提高农业和农村档案工作整体水平,有力地促进全社会档案意识的提高。
五要促进家庭档案观的树立。家庭是社会的细胞,家庭档案工作做好了,社会档案意识真正会达到深入人心的境界。家庭档案应成为档案工作的新领域,档案部门要积极倡导开展家庭建档工作,更好地为和谐社会服务。
随着生活的逐渐富裕,不管是城市居民还是农村农民,家庭建档都有了一定的物质条件。各地应积极开展家庭档案宣讲活动,通过建立示范家庭档案,举办家庭档案展览、讲座、经验交流会等,让百姓通过自己的档案感受生活的变化和祖国的进步。这是一项新工作,在建档过程中还存在着一些困难和问题,档案部门应积极提供技术指导。家庭档案的建立会使百姓充分体会到家庭档案与社会文明的密切联系,更多地感悟“修身齐家”的中华古训,这样社会档案意识也随之提高。
六要全面推进民营企业档案工作。随着改革开放的步伐,民营企业遍地开花,已成为经济建设的一支强大力量,民营企业档案意识的重要性日益突出。
要积极探索开展民营企业档案工作的思路和方法,培育典型、以点带面、主动服务。举办民营企业档案业务培训班,讲解档案管理业务知识,提高专兼职档案人员的业务素质,及时向民营企业提供有关档案工作业务标准、规范及制度汇编等适用的工作参考材料,引导民营企业档案管理向规范化、制度化发展。积极主动上门为民营企业服务,引导、帮助其开展科学规范的档案工作。通过挖掘档案的利用价值,为企业发展创造效益,使越来越多的民营企业家认识到档案的重要作用,将档案工作作为企业管理的一项基础性工作来抓,建立符合企业自身发展需要的档案管理体系,促进民营企业档案意识的全面提高。
一、应用文科专业课程实验的特点
（一）注重互动，强调团队合作
这主要表现在两个方面：其一，学生与教师之间的互动。即通过实验去体会或感觉在理论授课过程中的某些知识点或程序，教师在课程实验中的作用相对比较突出。其二，学生与学生之间的互动。应用文科专业大部分都是与社会管理实践活动相关的专业，锻炼学生之间的沟通能力、协调能力与应急反应能力成为课程实验主要训练的内容。
（二）注重过程，强调经验积累
应用文科专业大部分课程的实验都是对某种专业管理过程的模拟，如人力资源管理、旅游管理等专业课程实验。实验课的设置不仅要让学生通过实验提升自身对专业知识的掌握能力以及训练相关专业技能，还培养学生对某些专业实践活动过程的了解与感受。也就是说应用文科专业课程实验不仅是专业知识与技能传授与演练的课程，更是教会学生了解、感受专业实践过程的课程。
（三）注重应用，强调学以致用
与理工科专业实验注重培养学生科学研究方法与敏锐科学研究视角不同的是，应用文科专业实验的主要目的在于对学生某项专业技能的训练与培养，即通过实验、实训和实习环节使学生具备某种专业技能，以此作为从事社会实践，生存于社会的资本。而课程实验则是培养学生这种专业技能的一个环节。因此，应用文科专业课程实验更加注重实验内容的应用性与实用性。
（四）注重引导，强调躬亲示范
应用文科专业的设置虽然侧重于社会应用，但更彰显着浓浓的人文情怀，毕竟文科专业主要研习的是人文社会中的各种社会实践活动和社会现象，因此在专业课程教学活动中更加注重教师对学生学习行为的指引与指导。教师在课程实验过程中的角色定位是应用文科专业的特色之一，它扩大了传统文科专业实验过程中教师的作用，更加强调教师躬亲示范对学生把握专业知识的引导作用。
二、应用文科专业课程实验的设计思路
（一）以能力为导向，增加实验课内容的深度与广度
首先，要对课程所涉及的实验内容进行拆解与细分，明确不同实验内容所针对的知识点与技能点，充分对实验内容的丰富程度与学生操作的难易度进行论证；其次，实验内容设计要与学生专业技能培养的连贯性相一致，既要符合学生专业技能养成的基本规律，又要遵循循序渐进的知识吸收规律；再次，注重实验内容的层次性，难易结合，动手和思考结合，实验和实训结合。笔者在设计实验内容过程中，充分论证了学生对专业知识把握的程度，分门别类地对实验内容要求、考核标准与所包含知识点进行组配，设计了5组12类共25次实验内容，基本上涵盖了从文书撰写、制作到文书处理，再到文件归档整理，最后档案保存与利用的全过程，并通过实验与实验之间的衔接，打造了文件与档案管理实验体系，这在一定程度上增强了学生对文件与档案管理知识与技能的整体了解与培养。
（二）以职业为导向，凸显实验的专业性与职业性
应用文科专业的设置是以社会实践活动的职业分工为依据的，以职业标准为准绳。由此，准确的职业定位和专业的职业导向是专业课程体系建设过程中要始终贯彻的基本原则。首先，课程实验的设计要凸显职业性，即实验内容要与职业接轨，与职业发展趋势保持一致；其次，丰富实验课程的授课形式，突出专业的职业特色，如实验课程可邀请专业从业人员进行讲解与指导，或实验课程直接开设在专业的从业机构，进一步提升实验课程的仿真感；再次，定期利用实验课程对学生的职业规划进行指导，增强学生的专业感与职业感。
（三）以活用为导向，提高学生的专业技能
课程实验设计要遵循“感受—理解—巩固—应用”四阶段的教学规律，并在实际教学过程中，有目的、有计划地应用这一教学规律，使学生各种专业技能在不同课程的实验中得到均衡和协调的发展。首先，课程实验的设计要与理论授课内容相互吻合，并互为补充，要引导学生在课程实验过程中去验证和解答在理论授课过程中存在的疑问，养成学生专业思考能力；其次，课程实验内容的设计要具有实用性，能够与职业定位相结合，突出学生专业基础能力与实际操作能力的培养；再次，课程实验的设计要突出学生自主创新能力，结合职业发展方向设计多样化的实验内容，鼓励学生在专业实践范畴内自主选择安排实验，完成实验。
（四）以体验为导向，培养学生的专业认同感
应用文科实验要设计以专业体验为核心的实验内容，例如参观、考察、采访、座谈等方式，让学生直接与专业人士接触、对话和工作，这种职业体验的方式不但能够增进学生与一线工作者的交流，更能营造课程学习的氛围，培养学生的专业情感。笔者在课程实验中增加了对黑龙江大学档案馆、哈尔滨市档案馆和黑龙江省电子档案馆三种不同类型档案馆的实地参观和职业体验的实验内容，学生不仅了解到了不同类型档案馆档案管理流程与方法，还在与档案工作人员交流过程中提升了自身对档案职业魅力的认知，增强了其对档案学专业的归属感。
三、应用文科专业课程实验开发与建设的策略
（一）实景模拟，现场互动
应用文科实验注重理论成果的实践转化，即学生通过课程实验来体会、把握理论课讲授的知识点，但传统的文科实验课程相对枯燥、呆板，实验互动性不强，缺少一定的专业实践的真实性与层次感。应用文科专业课程实验的设计要注重开发学生的专业认知潜力，通过模拟专业工作现场或搭建实景演练场所的方式，增强实验场景的逼真性，以此提高课程实验的质量。同时，教师在课程实验过程中要积极引导学生展开互动，通过实景模拟和现场互动的方式，激发学生的学习热情，提高学生理论知识的实践转化率。如不具备实景模拟实验条件的课程，可采取专业实习或实践的替代方式融入相关课程的实验，以此弥补课程实验资源方面的不足。笔者在课程实验开发与建设实践中，尝试搭建模拟办公室环境，并采用学生分工协作的方式，模拟演练文书处理实验和档案整理实验，非参与学生对模拟过程进行挑错、打分的形式展开互动。
（二）丰富实验内容，注重课程间的衔接
在课程实验开发与建设过程中，教师首先要对课程实验从整体上进行把握，并分成相互独立却又相互联系的单节实验；其次，要对单节实验之间的衔接关系进行分析，在理论授课过程中把握实验课程之间的连贯性。笔者所讲授的“文书学”与“档案管理学”课程分为两个学期开设，“文书学”课程实验要求学生根据最新的公文格式和教师提供的公文写作模板进行12—15次的不同文种的文件写作，第二学期“档案管理学”课程将对上学期制作的文件进行档案整理的一系列实验。同时笔者根据档案管理工作的特点将“档案管理学”课程实验细分为文件前期整理、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案检索、档案编研与实地参观等7个专题实验，通过前后两个学期的实验，学生完全掌握了文件制作与处理和档案管理的基本操作方法。
（三）个人与团队实验穿插，注重培养个人能力与团队意识
应用文科课程实验强调学生的参与性，这种参与的形式主要表现在学生个体参与和团队协作两种。所谓个体参与，是指学生在教师的引导下自行参与实验的过程；所谓团队协作，是指学生以3—4人的团队形式开展实验的过程。应用文科实验要结合实验内容，设计由个体参与和团队协作组成的课程实验体系，一方面通过学生个体参与，提高学生自己对知识的理解与转化能力；另一方面通过团队协作，提高学生的角色意识与团队协作精神，使学生就业后能尽快适应工作团队的环境与要求。在教学实践过程中，笔者在学生个体参与的实验内容基础上，开发并设计了三个团队协作实验，即“文件收文与发文处理实验”“档案鉴定与销毁实验”“档案编研与出版实验”，学生以小组形式，分工协作按照实验要求自主设计实验内容，学生参与程度高，反响较好。
（四）突破课堂界限，走向社会实践
应用文科专业的人才培养要通过提高学生与专业社会实践领域的接触频率，让学生能较早地适应专业环境，并感知职业环境的危机感、使命感和责任感，能够为学生下一步就业计划的设定与未来职业发展提供较好的前期心理基础。由此，笔者认为应用文科专业课程实验要增加适当的社会专业体验环节，或者通过短期的专业实践，或者通过实地的走访与参观，或者通过亲身体验的方式参与到专业活动领域，一方面通过现场的专业实训模拟验证并消化课程所学的专业知识；另一方面通过走出去的课程实验设计，丰富了学生的专业视野，提高了学生的专业归属感，有助于学生对所学专业自信心的培养。
作者：任越 单位：黑龙江大学
1当前我国中等专业学校档案信息化管理存在的问题
制度是保证技术得以实施的基础。在人事档案管理工作中，因为部分中等专业学校未能合理制定出行之有效的档案管理制度，致使在实际档案管理工作中管理人员难以规范科学操作。通常表现在以下4个方面：①在对人事档案进行收集时缺乏规范性，常常出现想交就交，不想交不交的现象，使得制度沦为一纸空文，形同虚设，对档案没有明确地予以考核。②在对人事档案进行整理时，没有规范统一的要求。通常在立卷阶段，未能严格依照卷内所标的文件目录顺序正确组卷排序，导致实际整理的文件与卷内目录不相匹配，卷内资料经常无故缺失。③对档案的查阅没有严格的权限审批制度。部分档案管理人员对于档案的查阅未能给予重视，常常出现外紧内松的现象，常常对内部人员开放管理权限，为档案的安全埋下隐患。④在档案录入时，部分管理人员不能严格做到事毕录入，而是通常积累一大堆文件后才一次进行，这既违反规定，又十分不利于查找利用档案。
2当前我国中等专业学校档案信息化管理的对策
2.1加大档案信息化管理工作的宣传力度
加大档案信息化管理的宣传力度，切实使人们转变档案管理理念，一方面引起学校领导对档案信息化管理的重视，加大档案信息化管理的资金投入力度；另一方面，使档案信息化管理人员明确档案信息化管理工作的意义，提高自身素质，熟练掌握档案信息化管理平台的操作技巧，提高档案利用效率。此外，还可以促使更多的企业参与档案信息化管理技术的研发，使中等专业学校档案信息化真正跟得上时代的发展，满足社会的需求。
2.2提高管理技能
在信息化高度发达的新时代，人事档案作为一项重要的特殊信息，对其进行现代化管理已是大势所趋，也是档案管理发展的必然方向。现代科技是以计算机、网络通信等信息技术为核心的，借助计算机技术可以实现对流动人口信息的有效检索以及存储等功能，进行网络化管理在目前有着十分现实的意义。相关部门应该加大对新技术新软件的开发力度，并定期对管理人员的技能进行培训，提高中等专业学校档案信息化管理的科技含量，用技术去推动档案管理工作，使档案信息动态化管理不断完善。
2.3建立健全档案信息化管理规范体系
档案信息化管理是一项综合性非常强、涉及面非常广的工作，为使工作能够正常高效开展，需要有一套完善的规章制度进行规范约束，对档案查阅、档案更新、档案查阅权限、档案系统管理权限等各个操作环节的操作章程都应予以明确，建立统一的档案信息化平台。此外，当前我国毕业生进入社会后，在晋升、聘任、培训、学历、学位、考核时，都需要对档案进行查阅或者转档，而学生的就业方向并不明确，这直接给档案信息化管理的后期工作带来困难与挑战，因此，在相关体系的建立上，应该力求与时代同步，求实创新，与社会接轨，真正使其有使用价值。
3结语
总而言之，中等专业学校的档案信息化管理工作在我国依然有很长的路要走，在制度规范与管理技术等方面均有待完善，需要我们脚踏实地，逐步改进。
作者：杜晓娟 单位：江苏省江阴中等专业学校
一、档案继续教育的对象及内容
1.我国档案继续教育的对象。
《暂行规定》第四条明确规定:继续教育对象,是各级档案部门及企业事业单位从事档案专业技术工作的，以中青年档案专业技术骨干为重点的在职档案专业技术人员。我国确定受教育的对象并非根据学历，没有将受过高等教育以外的人排除在外。中青年档案专业技术骨干是档案继续教育的主要目标群体，主要包括各级档案部门的领导人员和中高级专业技术人员，通过继续教育提高他们的政治理论素养，使他们成为适应时展的领头人,促进档案事业蓬勃发展。
2.档案继续教育的内容。
不同层次的档案专业技术人员接受的继续教育的内容也不同，不同工作的人接受继续教育的培养目标、知识结构和实际工作需要也不同。所以，档案继续教育的原则是以先进的科学理论知识为指导，立足于工作实际，依据不同的教育对象制订不同的教育内容，因材施教。随着科学技术的飞速发展和网络计算机的普及，我国已迈入信息化社会，在当前形势下，加强档案数字化、资源化和信息化建设刻不容缓。
二、基层档案继续教育存在的主要问题
档案继续教育一直以来都是档案部门的重要职责，不是一个新课题。特别是近十年来，基层各级档案部门和档案工作者在档案继续教育上进行了许多有益的探索和实践。但是不得不承认，基层档案继续教育存在局限性，值得重新审视和反思。
1.档案继续教育的教学对象意识薄弱。
在当前基层领导大力提倡档案事业建设之际，档案继续教育作为一个重要的组成部分，仍未得到广泛充分的重视与理解。许多人并没有把档案继续教育看成是整个社会档案事业建设的重要组成部分，认为有无档案继续教育，档案事业建设的主旋律照样可以奏响。他们当中一些人缺乏对档案工作的认同感和归属感，对档案事业缺乏了解、对档案事业有质疑之音。究其原因，最重要的一点就是整个社会接受档案继续教育意识薄弱。
2.档案继续教育重视程度不够，资金投入力度不足。
毋庸置疑，省档案局对培养高素质的档案干部队伍高度重视，但缺乏对市、县档案队伍建设必要的重视。省档案局对市、县档案继续教育的重视程度不够，导致档案继续教育在观念认识上、全省范围统筹规划上、不断深入的机构改革上存在诸多问题。主要表现：一是,重业务教育培训,轻理论教育培训，认为档案理论教育培训可有可无。二是，自身教学条件有限，投入不足，导致出现市县区档案部门教育培训硬件设备的配备明显不足，如缺少专用微机、投影设备、电视及数量充足的桌椅，出现向上级档案部门实际送培人数不足的情况。三是，各自为政，缺乏统筹规划，疏于指导。许多未经过系统的档案继续教育的优秀人才，他们在档案部门担任领导职务，然而档案专业知识的缺乏，造成他们业务工作不熟。
3.档案继续教育师资力量不足。
优秀档案继续教育教师的缺乏和兼职教师精力有限制约着档案继续教育的发展。优秀教师缺乏是档案继续教育发展的瓶颈，是造成档案继续教育工作外实内虚徒有其表的重要原因。档案继续教育需要掌握过强的专业理论知识，熟悉了解档案业务，能够驾驭课堂教学能力的人才。档案继续教育工作单调、繁琐、基层，人员变动快，兼职多，造成次次培训，次次是新人，档案继续教育工作年复一年，循环往复。由于人少工作忙对档案继续教育教师讲课效果信息反馈做得也不及时。师资队伍体系建设不健全师资力量弱造成讲义质量不过关、讲义模式统一、教案时粗时细、教学内容陈旧、档案工作新理论缺乏“、填鸭式”理论灌输、教学方法简单的情况，影响档案继续教育的效果。
三、提高基层档案继续教育水平的对策
1.加强基层档案继续教育师资队伍建设。
档案继续教育教师是档案继续教育的重要组成部分，档案继续教育师资队伍建设是不断推进继续教育改革深化发展的主力军。掌握先进教学内容和现代化教学技术的档案继续教育教师如何培养和造就；追踪科学技术发展前沿的档案继续教育教师如何培养和造就；素质优良结构合理、具有较强实践能力的档案继续教育教师如何培养和造就，这些问题值得深思。目前，我国的档案继续教育教师结构具有师资结构专兼结合以兼为主、兼职教师队伍多序列的特点。《暂行规定》第九条规定:“继续教育的教师按照专兼职结合,以兼职为主的原则,由具有较高水平和丰富实践经验的档案专业技术人员和科技经济等领域的专业人员担任。”从我国档案继续教育实践来看，兼职教师大体分为以下几种：来自国家省市档案行政部门的专家型领导、来自高等学校的档案学教授学者、来自档案杂志社、档案学会的专家、学术界比较活跃的中青年、来自档案工作中有所建树的专家、档案管理人员和来自国内外的档案专业知名人士。建立健全档案继续教育教师队伍建设需要注意以下几点：（1）施行持证任教,严格聘任程序。档案继续教育需要坚决施行兼职教师持证任教，根据学员的层次和培训类型选聘教师，严格聘任程序和手续。（2）加快步伐开展兼职教师的培训工作。档案继续教育需要加强对兼职教师的考核管理，开展兼职教师教学资格复审，施行奖惩制度。具体来说，实行档案继续教育工作考核制度和持证上岗制度，聘请专家对所有授课教师进行评审,授课教师登台试讲,符合要求者发给授课证。坚持档案继续教育授课效果信息反馈的常态化，建立健全兼职教师考核评价体系。不断提高兼职教师的水平，优化档案继续教育兼职教师结构，敦促兼职教师改进教学方法，采取参与式、讲座式、启发式、研讨式、对话式等灵活的教学方式“传道授业解惑”，保障档案继续教育的教学质量。借鉴其他国家档案继续教育先进的理论知识和管理经验，以档案继续教育的基础理论和实用操作技术为主要教学内容，开拓档案继续教育的工作思路。活跃档案继续教育工作者的精神状态、创新档案继续教育工作者的思想观念、提高档案继续教育工作者的自觉性和领悟能力，发挥档案继续教育工作者的想象和创新能力，开创档案继续教育培训新篇章。
2.加强基层档案继续教育教材建设。
教材是学员学习的主要载体工具，教材文字通俗易懂、内容深入浅出和结构联系严谨有利于集中深刻地解决知识难点和知识重点，培养学员积极创新思维。然而，当今的档案继续教育缺乏合适的教材，不利于学员系统完整深入地掌握知识点。档案继续教育教材建设是一项亟待研究与解决的重要问题。编写有层次的适合自学的教材。档案继续教育对象的能级层次不同决定了选编教材的不同。我国将相关档案从业人员划分为初级、中级和高级,不同等级教材内容不同。初级教材的内容主要是基础理论和专业知识，为初级档案从业人员打下坚实的理论基础。中级教材的内容应侧重新的理论、知识、技术和方法,着重于提高中级档案从业人员的技术解决能力和管理能力，成为各自所在领域的业务骨干。高级教材的内容应涉及国内外档案学理论研究的最新成果和最新动向,借鉴国外先进的档案继续教育教育方式和教学内容。接受档案继续教育的对象一般自学能力较强,他们结合实际工作经验，通过业余自学,不断地提高自己的业务管理水平和技术水平。将动态联盟战略应用于教材编写之中。“动态联盟是企业生产管理的产品战略之一,它是指当企业发现有市场机遇时,不要企图靠自己一个企业的力量去开发新产品，而应通过社会协作，尽量利用社会上各方面的存量资产进行有效配置,组成虚拟企业，利用合作的力量快速响应市场的需要。”档案继续教育教材编写需要大量的人力物力财力，将动态联盟战略应用到档案继续教育之中，需要联合社会有关人员与单位、高等院校、档案学会、科研院所、学术团体和企业，分散集中的负担，过重的人力物力财力，分工协作，共同编写内容精炼新颖、价值实用、重点突出和紧密结合实际的档案继续教育教材。档案继续教育教材编写需要有明确的目标、健全的体系和具体的措施，这样才能保证教材编写的质量。
3.依托档案网站开展基层档案继续教育。
档案局网站是实现档案继续教育的远程工作平台。随着科学技术水平的提高和计算机的普及，信息化数字化时代要重视互联网计算机对档案继续教育的影响。依托档案网站，有利于创建开放式的远程档案继续教育模式,实现档案继续教育资源共享。在档案局官方网站上开设档案教育培训专栏。专栏包括公告栏、继续教育栏、公共论坛、岗位培训栏、博客栏、专题培训栏等子栏目。公告栏内可以档案教育培训教学安排和基层档案教育培训最新动态。教学栏内课程的相关内容和授课视频，实现在线上课、在线考试、在线交流，提高学员的学习的兴趣。除此之外，博客论坛给学员提供一个自由民主的交流平台,提高兼职教师教学水平，促进档案科研工作发展。在档案局官方网站上上传网络课件。网络课件是网络学习资源的主要载体工具。利用现代教学技术制作电子图书和多媒体课件，利用网络课件进行档案继续教育，有利于学员与网络课件双向交互，解决档案继续教育在空间上和时间上的矛盾,保证档案继续教育的教学质量。
作者：王媛 单位：沈阳广播电视大学
一、培养手段不同一种教育模式培养目标的侧重不同
必然带来了培养手段的迥异。而培养手段的合理性直接决定了培养目标的实现效果。对于档案专业的“学历教育”来说，实现其培养目标必定要走“学院派”的常规培养路线。与其他高等教育的学科相同，培养手段通常是让培养对象从档案学的历史来源、基础学理入手，加之情报学、图书馆学、文书学等临近专业、学科和公共课程的研修后，使其档案学知识由浅入深地逐渐提高，最终达到具有一定档案文献、史料编研的能力，以此通过这种循序渐进的教学方式和一定的学习年限，培养出档案行业中的“建筑工程师”。对于档案专业的“在职教育”来说，实现其目标必定要走“职业派”的特殊路线。为了使“非档案学”专业的档案人员快速达到从业水平，对各单位的基础业务工作给予一定的支持，故培养手段往往侧重于实际工作的方式、方法，其课程设置也较为务实且针对性强。比如，“文书档案管理”、“科技档案管理”、“会计与声像档案管理”等。而宏观、学理性的课程，如“文书学”、“档案发展史”等则分量较轻，以此培养出档案行业中的“建筑工人”。
二、培养师资不同为了使培养手段更好地发挥作用
培养师资的选择就成为要仔细斟酌的一个问题。这就好比说，培养“建筑工程师”的人，其本身一定也是“建筑工程师”；而培养“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有这样，才能在人才培养中达到事半功倍的效果。档案专业的“学历教育”培养师资必定是具有较高的学理知识和文献、史料编研能力的档案行业的教育家、学者、教授、讲师等诸如此类的“学院派”人物。因为他们掌握着丰富的学术资源，了解国内外最新的档案学动向，参与并编写相关的学术著作，具有很高的史料编研造诣。同理，档案专业的“在职教育”培养师资必定是具有丰富的档案管理实操经验，多年从事档案行业的监督指导人员，以及相关行政业务人员。因为他们常年接触基层单位档案工作，熟悉档案整编的实操流程，对于部分机构特殊的档案管理状况具有丰富的处置经验。总之，由于培训目标和培训手段的不同，造就了不同的培训模式在师资来源选取上要有所差异。相同性质的师资培养相同性质的学员体现出档案专业的“学历教育”和“在职教育”培养师资侧重的不同。这也从另一个侧面进一步反映出两种培养模式的本质差别。
三、培养周期不同
档案专业的“学历教育”和“在职教育”可以说是“道”与“术”的关系。所谓的“道”更侧重于理论，知识结构更加系统、全面，偏向于档案实际工作中的研究与编研；所谓的“术”更侧重于实践，知识结构更具有针对性、时效性，偏向于档案实际工作中的“收集、管理、借阅利用”。由于档案专业的“学历教育”与“在职教育”的培养目标、培训手段、培训师资的侧重不同，故在通常情况下，前者的培养周期要远高于后者。就前者而言，培训周期一般为几年（无论是本科阶段或是研究生阶段），只有这样才能保证被培养者的知识体系建构，以及学科敏感性的养成；而对于后者来说，由于培训目标、手段较为有针对性，主要关注于档案日常工作中一些常见问题，故其培训周期可以精华至一周或十余天。
四、结语
从目前档案专业教育的现状看，存在着两种截然不同方式的教育模式，即档案专业的“学历教育”和“在职教育”。其中，档案专业的“学历教育”是以培养档案文献、史料编研人才为目标，通过系统教授、全面教学等手段，借助高校和学术机构等师资力量，并以几年为培养周期的培养模式。这种培养方式类似于“建筑工程师”的培养。档案专业的“在职教育”是以培养档案专业实操技能，完成本单位档案工作的“收集、管理、借阅利用”等为目标，通过针对性的培训手段，借助档案工作监督指导人员和业务人员等师资力量，以一周或十余天为培养周期的培养模式。这种方式类似与“建筑工人”的培养。档案专业的“学历教育”与“在职教育”的侧重点各不相同，两者有着迥异的培养目标，不能笼统地划分两者的优劣，更不能简单认定我国现今的档案学教育与社会工作相脱节。因此，各单位在档案专业人才的使用和选择上应格外斟酌，要根据自身的工作现状和工作需求来挑选不同教育模式下培养出的不同人才，不能用“学历教育”的培养标准衡量“在职教育”培养出的人才，也不能用“在职教育”的培养标准要求“学历教育”培养出的人才。
作者：王培培单位：北京市档案干部培训中心
一、常见问题
从目前来看，笔者认为，编写上岗教材较易出现三个问题：其一，内容过多，编著者想要面面俱到。比如，编著者试图通过一本教材涵盖各门类档案，以及档案工作的各个方面。其二，学理性的知识点过多，教材的实务性不够明显。比如，利用相当的篇幅介绍公文写作、格式排版和档案发展历史。其三，章节逻辑不够明确，章节前后内容有所重复。比如，在声像档案章节中已经介绍了照片档案的利用环节，而在后面的档案利用章节又有所涉及。
二、编写原则
参照上述上岗教材中容易出现的问题，我们认为，上岗教材的编写应遵循如下原则：
（一）简约而不简单上岗教材应更多地突出实用性，与实际工作相结合，减少理论部分的编写，缩小涉猎范围，突出档案如何整理、如何组卷这些重点，做到教材内容简约而不简单。
（二）章节有效衔接不重复狭义的档案工作包含收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节。而按档案的内容来看，又通常将其分为“文书档案”、“科技档案”、“专门档案”。同时，还包括近年来逐渐兴起的“声像档案”、“电子档案”。这些内容大多相互交叉。所以在教材编写时，我们要合理安排体系框架，设定好章节先后次序，不要出现重复编写、交叉编写、逻辑不清等问题。如遇到不同档案类型的公共性问题，可单设章节统一讲授。
（三）章节名称明确且合理一个章节的名称要能涵盖本章内容主旨且具有一定的合理性。比如，教材在编写“文书档案管理”和“科技档案管理”前，介绍“文书文件”和“科技文件”的知识是必要的，且“文书文件”和“科技文件”档案人员有机会能够接触到，故在此章节编写中，加入“文书文件”和“科技文件”的基础知识部分会更好，其名称也可定为“文书文件与文书档案管理”、“科技文件与科技档案管理”，而不应是“文书档案管理”或“科技档案管理”。相反，就“会计档案”和“人事档案”而言，由于“会计文件”和“人事文件”档案人员几乎不接触，故教材章节不用将其列入，标题则可直接定为“会计档案管理”“、人事档案管理”。
（四）针对性选取档案门类就教材而言，档案门类显然不能全部涉及，要挑选普遍的档案类型编写。例如，仅就专门档案来说，其内容包含有会计档案、人事档案、商标档案、诉讼档案等。因此，应挑选“会计档案”、“人事档案”，或本地区、本系统常见的档案类型编入其中，有重点、有针对性地构建教材体系。
（五）合理组成教材体系第一，从整体到局部。比如，第一部分设定为综合概述，有利于学员宏观把握档案行业的基本常识，为之后三个部分打好基础。第二，逻辑明确。比如，将第二部分、第三部分分为“纸质档案管理”和“非纸质档案管理”，从逻辑上合理涵盖了全部的档案类别。其中，在“纸质档案管理”章节，按档案内容的标准，再次进行划分为“文书档案”、“科技档案”、“专业档案”，这种划分在档案分类上也是符合逻辑的。第三，分和有序。比如，“会计档案”、“人事档案”、“电子档案”、“声像档案”都有自身的特殊性，故这四个门类的档案管理章节一次性编写收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。相反，“文书档案”和“科技档案”在收集、整理、鉴定环节各有特色，故在教材中分别编写，而在统计、保管与保护、利用环节有较强的共通性，故在教材中作整合编写，以此避免重复。
三、档案专业在职上岗教材的体系组成
根据上述五个基本原则，笔者认为，一本档案专业在职教育上岗教材的体系应由如下方面组成：
（一）第一部分的内容组成教材体系第一部分称之为“综合概述”，由“第一章：档案概述”和“第二章：档案工作概述”组成。其中，在第一章里，教材应基本涵盖档案的基本概念、特点、种类与划分依据、价值与性质等内容；在第二章里，教材应基本涵盖档案工作的构成、内容、特点、性质、基本原则、注意事项、相关专业术语、广义和狭义之分，以及档案法等内容。需要注意的是，由于在职教材偏重于实操性的特点，第一部分作为综合概论，不要过多涉及档案的理论内容，如“档案”一词的词源解释、从古至今的档案发展史等内容。
（二）第二部分的内容组成教材体系第二部分称之为“纸质档案管理”，由“第三章：文书文件与文书档案管理”、“第四章：科技文件与科技档案管理”，以及“第五章：专门档案管理”组成。具体为：在第三章里，教材应细化为三个小节。首先是“文书文件基础知识”，即涵盖档案前期（处于文件阶段时）的相关内容；其次，依照文件级、案卷级的整理方法分别划分为“以件为单位的档案管理”、“以卷为单位的档案管理”，并涵盖其收集、整理、鉴定等内容，而“保管与保护”、“统计与利用”环节，由于其与科技档案有共通性，故放在第四部分特别讲授。在第四章里，教材应分为“科技文件基础知识”、“科技档案管理”两节内容。其中，由于前者不是档案人员的主要工作，向学员简单介绍为主；后者为档案人员的主要工作，故应作详细讲授，内容涵盖收集、整理、鉴定等内容，“保管与保护”、“统计与利用”环节，与文书档案在第四部分同讲。在第五章里，教材应选取专门档案中常用的两个门类开设章节，即“会计档案管理”、“人事档案管理”，与第三章、第四章不同的是，由于专门档案各门类间共通性不大，故本章一次性讲授收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节内容。其中，由于“人事档案”不属于档案部门直接的业务内容，故可以作适当说明或简要介绍。
（三）第三部分的内容组成教材体系第三部分称之为“非纸质档案管理”，由“第六章：声像档案管理”、“第七章：电子档案管理”组成。与第五章类似，由于这两种门类的档案具有特殊性和代表性，故这两章内容依然从收集、整理、鉴定、统计、保管与保护、利用六个环节讲授。
（四）第四部分的内容组成教材体系第四部分称之为“特别讲授”，由“第八章：档案法制工作”、“第九章：文书、科技档案保管与保护工作”，以及“第十章：文书、科技档案统计与利用工作”组成。这些章节主要是对前三个部分某些特殊内容或共性内容做出必要的补充，具体如下：在第八章里，主要对第二章：档案工作概述中的“档案法制工作”进行特殊说明和强调。在第九章、第十章里，主要讲授文书、科技档案的保管和保护工作、统计和利用工作，以此补充“第三章”、“第四章”未涵盖的内容。
作者：王培培单位：北京市档案干部培训中心
我国的档案继续教育始于20世纪90年代初，其宗旨简而言之是为了档案工作人员更新与补充知识，提高档案干部队伍素质。因此档案继续教育的内容――即档案继续教育学什么，是继续教育中的应特别重视的问题。继1992年下半年国家档案局、中央广播电视大学举办档案干部继续教育电视系列讲座后，各地、各系统在继续教育的内容上都作了不断地探索、调整，以使继续教育能真正起到提高档案干部业务素质、推动档案工作的发展的作用。
笔者从因特网上浏览了2000年来全国一部分省（直辖市）和市、地区、县以及某些专业系统的档案网站，对其刊登的关于档案继续教育的内容作了些简单的梳理。国内档案继续教育的主要内容可分为如下几大类：
一、计算机、信息技术与电子政务、电子文件与电子档案管理
这部分内容是完全适应社会和档案工作发展需要的。由于档案工作在国家信息化系统中有一定的地位，档案部门必须紧跟国家信息化建设的步伐，为了落实国家档案局信息化建设纲要，各地、各系统的档案部门近年来十分重视信息化建设；同时随着计算机、网络技术在各单位行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，电子文件与电子档案管理在档案管理工作中的地位与重要性也日益显现；计算机与信息技术发展快、更新快；为此档案工作人员必须不断学习，更新知识，才能适应形势发展、满足工作需要。
二、国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范
随着社会的发展，档案工作也有了相应的发展，为了适应档案工作的发展以及满足档案工作的实际需要，国家档案局了相关的标准与规章。而这些新的标准与规章既是以往教材中未曾包括的内容，又是在现实档案工作中必须遵守或具有指导意义的内容，因此在档案工作人员的继续教育中应该将它作为必学内容之一。
三、档案鉴定理论与实践
档案鉴定是档案工作中具有特殊重要地位的一个环节，因而档案价值鉴定也就成为我国档案学中一个具有较高难度的理论与实践问题。随着社会的发展，先进的科学技术手段与管理理念也为档案工作所不断吸纳，档案工作信息化成为档案工作的重要任务，而我国现有的传统意义的档案鉴定工作目标仅针对档案存毁，已不能适应档案工作发展的需要，必须进一步研究与探索能适应档案工作发展所需要的档案鉴定理论与实践。在现实中一方面是档案工作者（主要是具有初级或中级职称的档案工作人员）面对大量的文件、档案很难仅以以往十分简略的《归档与不归档范围》、《档案保管期限表》来进行鉴定工作；另一方面是许多档案理论工作者与实际工作者对档案鉴定进行了不断深入的研究，发表了不少专著与大量的论文，这些论著中有创意的观点应该到实际工作中去验证、有价值的内容应该推广。继续教育是这两者连接的桥梁，将档案鉴定理论研究成果通过继续教育的途径向档案专业人员介绍、推广。档案鉴定理论与实践作为档案干部继续教育的内容除上海市，在湖南、浙江、江苏等省和全国环保等系统均有采用。
四、档案工作新动态、发展趋向
社会和科学技术的发展势必会影响和推动档案工作的发展，档案专业人员应该对影响档案工作发展的环境与各种因素有所认识与了解，更应该了解档案工作自身发展的情况。只有这样，才能正确把握自己的前进方向、改进自己的工作、激发自觉的学习愿望，真正做到与时俱进。
五、与资格证、职称考试相关的内容
有些省市将与资格证、职称考试相关的内容也列入档案干部继续教育的学习内容。
笔者曾先后给上海市档案专业人员继续教育做过3个专题讲座：《<国家行政机关公文处理办法>介绍》、《<国家行政机关公文格式（国家标准）>介绍》、《档案鉴定新论》。在教学过程中，体会最深的是继续教育的内容从宏观方面看应该是“新理论、新技术、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具体的教学内容应做到：来源于实际需要、与实际工作关系紧密、能满足档案专业人员工作直接需要。
浏览因特网，感到档案继续教育的内容还可以进一步拓展与深化。以学习国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范为例，作为继续教育内容最多的就是国家档案局的行业标准《归档文件整理规则》，其实仅2000年以来国家质量技术局、国家档案局的档案标准、档案工作规章何止这一个（参见本文附表3）！各地政府、各主管部门等都有与档案工作相关的地方性法规、规定等，这些内容是否可充实到继续教育的教学内容中去？档案继续教育的内容应该深化，例如档案管理中的的一些理论问题、信息化过程中的一些新的技术与方法等等，经提炼后也应该可以充实到继续教育的内容中去。
笔者接触到一些具有中级职称已多年的档案人员，他们在单位档案室工作多年，有较丰富的工作经验和较强的业务能力，但在写专业论文方面略有欠缺，影响他们晋升高级职称。是否能在这部分档案专业人员的继续教育内容中增加论文写作的内容？有些省市的继续教育也有论文写作讲座的内容，安排一次，3～4小时。笔者认为这样安排一般解决不了问题，根据笔者指导硕士研究生的体会，最好是开设系列讲座，先开专业论文选读、评析，再进行写作辅导。通过专业论文选读、评析学习，使学习者既可熟悉、掌握专业论文的构成要素、表述方法与作用，又可以学到论文内容所阐述的新思想、新观点；既有利于学习者学习写作技巧，又有利于启发学习者萌生自己的新观点。学习者心中有了几篇这样的“范文”，再进行写作辅导效果会更好。如再能在写作辅导中增加习作内容，最终向专业刊物推荐优秀论文，更能提高学习中的学习积极性
【摘要】加强档案管理工作，必须大力提高档案专业人员的素质，要具备较高的政治思想品质，强烈的事业心和责任感，勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想；要有良好的职业道德，熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。
【关键词】档案政治品德职业道德专业知识
档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素，要搞好档案管理工作，既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样化，档案管理现代化逐步推广，对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作，使之适应改革开放新形势的需要，培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。
1档案专业人员的政治素质
1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律，恪守工作纪律和职业道德，严守党和国家的秘密，自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策，不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神，从实际出发，实事求是的维护党和国家历史的真实面貌，满腔热情的为社会各个方面提供档案服务，做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员，必须做到以下几点：
1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念，对自己从事职业执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样，在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心，才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。
1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。
1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心，才能使档案工作者在工作中大胆开拓，勇于尝试，进一步加强档案管理，改善档案管理条件，逐步实现档案管理现代化。
1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范，它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。
1.2.1不为名利，甘为人梯，热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。
1.2.2尊重档案，尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。
1.2.3遵纪守法，严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”。必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。
1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。
2档案专业人员的知识素质
档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说，档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。
2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想，革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习，掌握并正确运用马列主义、思想，才能确定正确的立场、观点和方法，才能科学的探索、总结档案工作的规律，保证档案事业的健康发展。
2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识，一方面，档案是一种知识载体，档案专业人员要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。从目前情况看，档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。
2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程，涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。
2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大，档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识，以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。
2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”，面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作，提高社会档案意识，促进档案事业的发展。同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。
3档案人员的身体素质
档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研，具有很强的系统性、连续性，这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态，而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看，不仅有脑力劳动，也有大量的体力劳动，因此，在档案专业人员诸素质中，健康的身体素质应成为重要的一个条件。
综上所述，档案专业人员的素质是多方面的，这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业，提高档案管理水平，适应我国经济建设发展的需要，必须提高档案专业人员的素质。
大规模培训干部、大幅度提高干部素质是党的十七大提出的战略任务。北京市档案局根据近两年中组部和北京市委办公厅关于大规模培训干部工作的实施意见,在广泛调研的基础上,于2009年4月3日印发了《北京市2009—2010年档案专业教育培训计划》(京档通[2009]8号),明确了近期档案专业教育培训工作的指导思想、目标、具体任务和保障措施,其中提出要用两年时间建立、完善档案专业教育培训网,为大规模培训档案干部提供平台。本文就北京市档案工作者专业教育培训网建设的必要性、整体思路及应设置的主要栏目等问题进行探讨。
一、建立档案工作者专业教育培训网是基于档案干部队伍现状提出的迫切要求
根据对1991年至2008年北京市档案事业发展统计年报的有关数据分析,可以得出北京市档案干部队伍呈现以下“三多一少”的特点:
(一)兼职人员多
18年来,北京市兼职档案人员占全市档案工作者总数的比例不断上升,由78%上升至85.1%,而专职档案人员占全市档案工作者总数的比例逐步下降,由22%下降至14.9%。
(二)高学历人员多
18年来,档案人员中本科及以上文化程度人员占全市档案工作者总数的比例快速上升,由7.5%上升至58.8%。
(三)中青年人员多
18年来,50岁以下的档案人员占全市档案工作者总数的比例都在80%以上。2008年,35至50岁的档案人员占全市档案工作者总数的比例为53.8%,小于35岁的档案人员占全市档案工作者总数的比例为27.7%,两者合计达81.5%。
(四)具有档案专业学历和技术职称人员少
18年来,专职档案人员中具有档案专业学历的比例由26.9%下降至13.8%,具有档案专业技术职称人员的比例由50.1%下降至34.4%。
针对北京市档案干部队伍兼职人员多、高学历人员多、中青年人员多和具有档案专业背景人员少等现状,充分利用现有档案部门的网络资源,建立档案工作者专业教育培训网,可以有效地发挥网络教育培训覆盖面广、共享性好、自主性高、灵活性强等优势,从而达到节约集中面授学习的时间成本、提高档案工作者在职教育的培训率及迅速提升广大档案工作者专业素质与业务能力的目的。
二、开展档案专业网络教育培训是大规模培训档案工作者的有效方式
1991年至2008年北京市档案事业发展统计年报的有关数据表明,在职教育已成为档案工作者接受档案专业教育培训的主要方式,而推进网络教育培训则是大规模拓展档案工作者受教育面的有效方式。
据统计,1991年,北京市档案工作者通过在职培训接受档案专业教育的人数占专职档案工作者总数的比例为43.5%,而到2008年则上升至61%。由于具有档案专业学历人员的数量占专职档案工作者总数的比例在下降,因此,加大对档案工作者在职教育培训的力度势在必行。为扩大档案工作者专业教育培训的受众面,2008年和2009年,北京市档案局尝试着开展了半人工的非严格意义上的网络继续教育培训,即在“北京市档案信息网”上登载有关学习培训资料和考核试卷,要求各区县档案局和市属单位组织本地区、本单位的专兼职档案人员进行学习、考试,考试合格者由市档案局颁发继续教育证书。因为档案工作者可以在“北京市档案信息网”上学习培训资料和下载考核试卷,所以解决了其不能脱岗参加面授培训的问题。据统计,2008年和2009年参加学习培训、考试,并取得继续教育合格证书的人员,合计有2万人。而2007年以前,北京市每年参加档案专业面授继续教育培训的人数最多不超过2300人。可见,开展档案专业网络教育培训,应该成为推进大规模培训档案工作者的首选方式。
据对国内31个档案部门网站有关档案专业教育培训栏目的浏览,了解到国内一些档案部门已不同程度地开展了档案专业网络教育培训实践,但目前还没有一个档案部门网站完全具备网上报名、在线学习和考试功能。其中广州市档案局在广州档案信息网主页设置了“广州市档案专业人员岗位培训系统”登录入口,该系统具备学员网上报名(注册和登录)、打印报名表与准考证、模拟考试、查询成绩以及信息统计功能,但档案工作者的专业学习采取集中面授方式,系统不具备网络远程在线学习功能;中国档案学会建立的“文件与档案工作者继续教育园地”网具备网上报名与学习功能,但不能在网上考试,学员在网上登记、注册并交费后可以在线学习,考试采取审核作业或文章的形式。此外,天津市、重庆市、湖南省档案局建立的档案信息网也仅具备网上报名功能。
鉴于目前互联网在档案部门应用的普及和深入,以及档案工作者踊跃参加网络教育培训的旺盛需求,北京市档案局探索建立档案专业网络教育培训系统,通过该系统的建设建立起全市档案工作者基本信息的动态采集制度,完善档案工作者网上报名、在线学习及考试功能,充分发挥档案专业网络教育培训系统在教育培训管理中的作用,对于加大全市档案工作者在职教育培训力度,提高档案专业教育培训管理水平,以及推进全国档案部门网络教育培训工作都将具有积极的意义。
三、北京市档案工作者专业教育培训网的建设思路
北京市档案工作者专业教育培训网应是“北京市档案信息网”的子网站,它将以方便全市广大档案工作者自主学习为主要目的,以开展档案专业网上基础知识和继续教育专题培训、考核为主体,同时兼具学习交流、知识传播、问题咨询等功能。
建立北京市档案工作者专业教育培训网应本着统筹规划、组织协调、重点突出、分步实施的原则,重点做好以下四方面的结合:
(一)将教育培训管理权的集中与分级相结合
北京市档案工作者专业教育培训网应按照管理权限集中与分级相结合的原则开展建设,教育培训网管理权限的分配取决于档案专业教育培训现有管理体制。北京市档案局、北京市档案干部培训中心、各区县档案局和市属单位要明确分工、各负其责。北京市档案局主要应负责制定档案专业网络教育培训的规划和管理办法;负责构建档案专业网络教育培训的课程体系,及组织编制多媒体课件、相关教材和学习资料;负责向有关部门申报档案专业网络教育培训系统建设的论证材料并组织建设等。北京市档案干部培训中心依职责和授权负责档案专业网络教育培训系统的具体建设、管理和有效运行。北京市档案干部培训中心、各区县档案局和市属单位主要应依职责和授权对所辖地区、所属系统或服务范围的档案工作者参加网上学习和相应的面授培训进行分级组织管理。
(二)将教育培训本市档案工作者与非本市档案工作者相结合
北京市档案工作者专业教育培训网应是依托于“北京市档案信息网”面向社会公众的开放系统。无论是本市人员还是非本市人员,无论是本市档案人员还是非档案人员,都可以登录北京市档案工作者专业教育培训网进行学习,但该网服务的重点受训对象是北京市专兼职档案工作者。由于本市档案工作者与非档案工作者或非本市人员的身份不同,因此该网对登录人员的学习要求也会不同,即只需要求本市档案工作者注册身份信息、在网上进行岗位培训和继续教育的课程学习,并参加相应考试;而对非档案工作者或非本市人员不作具体身份认证,其可以自由浏览教育培训网开设的业务研究、成果交流、政策法规及专业词典等栏目内容。
(三)将网络教育培训与面授教育培训相结合
由于网络教育培训在培训内容上是面授教育培训的补充,在培训对象上是面授教育培训的延伸,所以,要做好两者的衔接与结合。
对于新上岗或转岗人员的档案专业知识培训,要做好网上专业基础知识培训和面授实操内容培训的衔接。在整编档案专业基础知识网上培训内容的同时,做好面授课程案例式、体验式教学的教材或学习资料的编制。
对于已在岗人员的档案专业继续教育培训,要做好面授专题讲座内容在网上的传播。每年应有选择地将普通继续教育班或高级研修班的重点讲座内容挂上网,延伸面授讲座的影响面。
(四)将教育培训网的功能需求与资金投入相结合
在制定档案专业教育培训网建设规划时,要考虑全面和可持续发展,而在系统建设的具体实施时,则要注重循序渐进,处理好现实需求与成本投入之间的关系。要在规划的框架下,根据教育培训的现实需要,确定网络系统应具备的功能,并依据功能需求进行系统平台软、硬件设备的配置。系统建设切记脱离现实需要的贪大求全,避免造成资金投入与实际效果的比例失衡。超级秘书网
四、北京市档案工作者专业教育培训网应设置的主要栏目
北京市档案工作者专业教育培训网作为面向社会提供档案专业知识、业务交流、学术前沿及答疑解惑的平台,应具备方便本市档案工作者网上报名、自主学习、考试和社会公众查阅浏览,以及提升档案专业教育培训组织管理与服务水平的功能。
北京市档案工作者专业教育培训网根据服务对象的不同,可以开设考核性、浏览性、辅导性及管理性等栏目。
针对本市档案人员开设考核性栏目:考核性栏目可分为岗位培训和继续教育。岗位培训栏目为新上岗或转岗的档案人员开设,主要内容为档案专业基础知识。本市新上岗或转岗的档案人员经身份认证进入“岗位培训栏目”进行档案专业基础知识学习,并在考试合格后,进行面授报名和培训。档案人员只有在通过面授培训和考试合格后,才能取得由市档案局颁发的档案专业知识培训合格证书。继续教育栏目为已在岗的档案人员开设,主要内容为每年选取面授普通继续教育班或高研班开办的重点课程课件。档案人员经身份认证进入“继续教育栏目”学习并通过考试后,由市档案局颁发继续教育培训合格证书。
针对登录网站的所有人员开设浏览性栏目:浏览性栏目包括专业研究、成果交流、政策法规及专业词典等。浏览性栏目为登录“北京市档案信息网”的本市和非本市所有人员(包括档案人员和非档案人员)开设,主要登载《北京档案》刊发的部分专业文章、北京市档案系统历年获奖科研成果和获奖论著(文)简介、国家和本市颁布的档案法律法规、标准和规范性文件,以及档案专业知识解答等。
针对本市申报档案系列职称的人员开设辅导性栏目:辅导性栏目可分为考试服务和评审服务。考试服务为参加档案系列初、中级职称资格考试的人员开设。自2005年开始,北京市档案系列初、中级职称资格的取得,采取以考代评的形式。至2008年,本市申报档案专业初级职称人员的考试年平均通过率仅为45%(全市职称考试四年平均通过率为84.8%);申报档案专业中级职称人员的考试年平均通过率为68%(全市职称考试四年平均通过率为74.2%)。设置该栏目旨在提高本市参加档案专业初、中级职称资格考试人员的通过率,加大具备档案专业职称资格人员在全市档案工作者中的比例。鉴于该栏目内容的组织需要一定的成本投入,且职称考试是部分档案人员的自愿行为,所以在政策允许的范围内可以收取一定费用。评审服务为申报档案系列高级职称资格评审的人员开设,主要内容为介绍档案系列高级职称评审的政策、程序,以及申报者应具备的条件、报送材料的要求等。
针对教育培训组织管理人员开设管理性栏目:管理性栏目可分为调查、公告、统计等。管理性栏目为负责档案专业教育培训组织管理的机构或人员开设,主要用于开展档案专业教育培训需求调查、有关档案专业教育培训工作的信息,以及定期公布各区县和各市属单位档案工作者完成档案专业教育培训情况的统计数据等。
总之,教育培训工作的效果最终体现在人员素质与能力的提高上,而人员素质与能力的提高,除需要其自身主观努力以外,关键在于教育培训组织管理工作是否科学、合理,是否具有针对性、适用性。各级档案行政管理部门应充分利用现有网络资源、积极探索和不断改进档案专业教育培训工作的方式,使档案专业教育培训工作能有效地促进广大档案工作者专业素质和业务能力的提高,为档案事业的可持续发展提供有力的人才保障。
【摘要】加强档案管理工作，必须大力提高档案专业人员的素质，要具备较高的政治思想品质，强烈的事业心和责任感，勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想；要有良好的职业道德，熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。
【关键词】档案；政治品德；职业道德；专业知识
档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素，要搞好档案管理工作，既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样化，档案管理现代化逐步推广，对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作，使之适应改革开放新形势的需要，培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。
1档案专业人员的政治素质
1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律，恪守工作纪律和职业道德，严守党和国家的秘密，自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策，不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神，从实际出发，实事求是的维护党和国家历史的真实面貌，满腔热情的为社会各个方面提供档案服务，做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员，必须做到以下几点：
1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念，对自己从事职业执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样，在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心，才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。
1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。
1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心，才能使档案工作者在工作中大胆开拓，勇于尝试，进一步加强档案管理，改善档案管理条件，逐步实现档案管理现代化。
1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范，它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。
1.2.1不为名利，甘为人梯，热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。
1.2.2尊重档案，尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。
1.2.3遵纪守法，严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”。必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。
1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。
2档案专业人员的知识素质
档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说，档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。
2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想，革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习，掌握并正确运用马列主义、思想，才能确定正确的立场、观点和方法，才能科学的探索、总结档案工作的规律，保证档案事业的健康发展。
2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识，一方面，档案是一种知识载体，档案专业人员要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。从目前情况看，档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。
2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程，涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。
2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大，档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识，以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。
2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”，面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作，提高社会档案意识，促进档案事业的发展。同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。超级秘书网
3档案人员的身体素质
档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研，具有很强的系统性、连续性，这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态，而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看，不仅有脑力劳动，也有大量的体力劳动，因此，在档案专业人员诸素质中，健康的身体素质应成为重要的一个条件。
综上所述，档案专业人员的素质是多方面的，这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业，提高档案管理水平，适应我国经济建设发展的需要，必须提高档案专业人员的素质。
一、高职院校专业教学档案的特点与功能
1、高职院校专业教学档案的特点
专业教学档案作为一种特殊的档案，不同于一般的人事档案、城建档案、组织发展档案、民生档案等等，具有自身诸多的特点。高职院校专业教学档案专业性非常强，主要体现在高职院校涉及到很多学科的专业知识；高职院校专业教学档案教育性很强，因为其直接涉及到诸多具体的教学内容与教学效果；高职院校专业教学档案实用性很强，因为专业教学档案直接关于实用学科的一些档案资料。这些都是高职院校在推专业教学档案信息化建设要好好把握的方面。
2、高职院校专业教学档案的功能
高职院校专业教学档案主要服务教学而存在，彰显了其较强的教学功能与教育功能；同时，专业教学档案也是一个反映和储备教学相关资料的知识信息宝库，能够很好为教师进行专业教育的研究反思与相关专业发展的研究服务，具有很强的研究价值。作为学校的重要档案之一，高职院校专业教学档案能够很好促进学校档案事业的发展，其信息化在很大程度上也反映了高等教育信息化和国际化发展的大趋势。
二、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题及其成因
尽管专业教学档案具有诸多的作用和功能，但是由于各个层面的原因，我国高职院校专业教学档案信息化建设在价值取向与理念、模式与方式的选择、内容与范围的覆盖、功能的拓展和发挥、管理人员的素质等方面均存在很多不适应信息化发展的方面，非常需要高职院校及时有效应对和切实处理。
1、当前高职院校专业教学档案信息化建设面临的问题。关于这方面主要体现体现以下几个方面：从理念与价值取向问题上看，高职院校对专业教学档案信息化发展的重要性没有形成共识，国际化和信息化理念明显不强。从内容和范畴视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，对专业相关的基础档案数据准备不够，涉及到的专业范围有待拓展。从模式与方式视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，没有充分利用好网络平台，没有整合好专业教学档案的信息化模式与传统模式的整合融合和创新发展。从功能的拓展视角看，高职院校在开展专业教学档案信息化时，涉及到专业教学档案开发利用不多，在某种程度上很缺位，彰显了专业教学档案信息化的功能开发不够。从管理人员的素质与组织机构上看，高职院校在开展专业教学档案信息化工作时，管理专业教学档案人员的素质不高，而且档案意识不强，一般都是教学秘书附带在做；没有成立专门的档案管理机构，更不要说相应的专业教学档案信息化的机制和体制建设。
2、引发高职院校专业教学档案信息化建设问题的成因造成我国高职院校专业教学档案信息建设存在各种问题的因素，来自学校层面、师生层面和管理人员等层面。一是学校层面的重视力度不够，这主要体现在高职院校投放到专业教学档案信息化建设工作的人力、物力和财力明显不足，导致了专业教学档案管理人员缺乏、管理设施设备陈旧落后。二是受到学校本身信息化建设的影响，主要体现在高职院校开展学校层面的信息化建设工作的力度不大，一种放眼全球和面向世界的态势还没有真正形成，这就严重影响了专业教学档案借鉴国际高校专业教学档案及其信息化建设的成功做法。三是教师和学生对专业教学档案信息化的利用和开发不够，主要体现在高职院校师生专业教学档案意识不强，没有认识到教学档案与教学工作、学生专业学习成长的互动关系，导致专业教学档案的信息化建设的精神支撑和内在驱动力不足。
三、提升高职院校专业教学档案信息化建设水平的对策
针对高职院校专业教学档案信息化建设过程存在的问题，我们应该积极借鉴和吸收国外大学专业教学档案信息化建设的经验教训，构建国际化和科学化为主的价值取向和理念，紧跟高校教育发展的需要，不断拓展和更新专业档案信息化建设的内容，整合好专业档案传统模式与现代信息化模式的关系，充分调动专业教学档案信息化的功能和作用，大力提升专业教学档案管理员档案学和专业学科的知识与视野，注重提升其档案信息化管理的水平和能力。
1、努力构建信息化与国际化为主的价值取向与理念，推动高职院校专业教学档案信息化工作科学发展。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时要从人才培养模式视角下，不断拓展丰富自己的建设理念，不断规范自己的价值取向。一是坚持质量理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要重视专业教学档案信息化过程各个环节做到质量第一。二是坚持科学化和人性话的理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要遵循高职院校的教学规律、学生学习规律和档案信息化发展的规律，将专业教学档案信息化发展纳入科学化和轨道；同时注重根据教师和学生的需求，不断调整专业教学档案的发展内容和范围，力求服务于学校师生的成长发展。三是坚持国际化与标准化的理念，要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，务必要积极借鉴国外发达国家高校的专业教学档案信息化建设的经验和成功做法，努力与国际接轨，力求标准化发展。
2、与时俱进拓展专业教学档案覆盖的范围与内容，不断提升高职院校专业教学档案信息化的覆盖面和惠及面。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要根据高职院校本身发展的需要，根据教师和学生的需要，不断延伸专业教学档案信息化建设的覆盖范围，从而健全高职院校专业档案信息化发展的内容体系，力争囊括整个教学系统的各个方面和各个环节。
3、努力整合创新专业教学档案的信息化模式与方式，提升高职院校专业教学档案信息化发展的实效性和时效性。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要积极利用网络平台，大力推进专业教学档案信息化建设模式；同时也要不断更新传统教学档案管理模式，力促两者形成整合互动的发展态势，形成高职院校专业教学档案信息化发展的合力。
4、不断拓展专业教学档案信息化的功能，努力增强高职院校专业教学档案信息化的发展空间和平台。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要通过各种方式，不断宣传专业教学档案信息化的功能，让之努力服务于高校。
5、全方位提高专业教学档案管理人员的素质，不断增强高职院校专业教学档案信息化建设的人力基础。这就要求高职院校在推动专业教学档案信息化建设工作时，要通过各种形式和平台，从档案业务、教学业务、学科专业与网络技术等方面不断提升专业教学档案人员的能力和素质，力求为高职院校教学档案信息化建设发展提供坚实有力的人力资源准备。
总之，高职院校专业教学档案信息化建设是一项非常复杂而重要的系统工程，需要学校、院系、教师和学生共同努力和协作。目前最关键的是要建构起这种教学档案信息化建设的长效机制，不断扩大专业教学档案的功能和角色，以便更好推动高职院校发展和人才的培养。
作者:赵兔巧单位:扬州职业大学马克思主义学院
编者按：本论文主要从档案专业人员的政治素质；档案专业人员的知识素质；档案人员的身体素质等进行讲述，包括了档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业、档案专业人员的职业道德素质、工作作风要严谨细致、政治理论知识、档案学知识、相关科学文化知识、档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好档案工作的前提等，具体资料请见：
【摘要】加强档案管理工作，必须大力提高档案专业人员的素质，要具备较高的政治思想品质，强烈的事业心和责任感，勇于创新的精神和全心全意为人民服务的思想；要有良好的职业道德，熟练掌握档案学专业知识和良好的身体素质。总之，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。
【关键词】档案政治品德职业道德专业知识
档案管理工作是由档案、必要的物质条件、档案专业人员三个基本要素构成的。人是档案管理工作中最重要、最活跃的决定性因素，要搞好档案管理工作，既要具备良好的政治品德素质、职业道德素质、专业知识素质又要有健康的身体素质。当前档案事业的规模日益扩大，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样化，档案管理现代化逐步推广，对档案提供利用的要求日益提高。为了加强档案管理工作，使之适应改革开放新形势的需要，培养和建立一支高效精干的档案管理工作队伍势在必行[1]。
1档案专业人员的政治素质
1.1档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重大事业维护档案真实和历史真实是档案工作者义不容辞的职责。档案工作的政治性、服务性，决定了档案专业人员必须具有较好的职业道德素质[2]。此外还要求档案专业人员必须具备较高的政治品德素质。档案专业人员的政治品德素质是指政治态度、政治品质和思想作风。它要求档案专业人员必须遵守宪法和法律，恪守工作纪律和职业道德，严守党和国家的秘密，自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的一系列方针、政策，不断加强自身的政治修养。大力倡导和坚持立档为公的精神，从实际出发，实事求是的维护党和国家历史的真实面貌，满腔热情的为社会各个方面提供档案服务，做好档案管理工作。要想成为一名合格的档案专业人员，必须做到以下几点：
1.1.1要有强烈的事业心。事业心是一种坚定的职业信念，对自己从事职业执著的追求，始终以旺盛的精力、满腔的热情投入到工作中。档案专业和其他各种事业一样，在发展过程中会遇到许多困难和挫折。有强烈的事业心，才能使档案专业人员有知难而进的信心和决心。
1.1.2要有高度的责任心。档案专业人员的责任心就在于把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全。“严谨求实、一丝不苟、实事求是、严守国家机密”等工作作风和思想道德情操都来源于档案工作者高度的责任感。
1.1.3要有勇于创新精神。树立勇于创新的进取心，才能使档案工作者在工作中大胆开拓，勇于尝试，进一步加强档案管理，改善档案管理条件，逐步实现档案管理现代化。
1.2档案专业人员的职业道德素质档案专业人员的职业道德素质是根据一般社会道德结合档案工作职业特点提出的生活准则和行为规范，它是职业道德在档案工作领域中的具体体现。
1.2.1不为名利，甘为人梯，热心服务档案工作的任务、工作对象和工作手段决定了它本身是一项服务性、条件性很强的工作。而档案工作与其他服务性工作的不同在于它不能通过服务对象直接产生效益，而是通过服务对象利用档案所取得的社会效益和经济效益来体现。不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求。
1.2.2尊重档案，尊重历史档案职业道德要求档案专业人员必须维护档案和历史事实的原貌，既不能任意篡改和歪曲档案的内容和特征，也不允许主观臆断随心所欲的鉴别档案。无论在什么情况下，都要实事求是，坚持据实立档，据实用档，尊重历史，忠于职守，维护党和国家档案的历史真实面貌，同一切篡改档案、歪曲历史的行为作斗争。
1.2.3遵纪守法，严守党和国家秘密由于档案工作是不同于其他服务性工作，档案工作者对于利用者不能“来者不拒，有求必应”。必须克服主观随意性，按照法律和工作纪律的要求正确处理保密与利用的关系。当前我国对外交流与合作都在日益扩大，外事活动不断增加，这给国外敌对势力窃取我国的高科技技术提供了可乘之机。档案专业技术人员必需具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，确保档案在政治上的安全。
1.2.4工作作风要严谨细致档案工作是一项科技性、服务性和技术性很强的工作。期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆也是一项复杂、细致、繁琐的工作，它要求我们在区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档案内容、利用档案咨询及信息反馈等各个工作环节中，都必须做到准确无误。
2档案专业人员的知识素质
档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面。一般的说，档案专业人员必须具备较高的政治理论知识、档案专业知识和相关的科学文化知识。
2.1政治理论知识指导我们思想的理论基础是马列主义和思想，革命理论是革命行动的指南。档案专业人员只有努力学习，掌握并正确运用马列主义、思想，才能确定正确的立场、观点和方法，才能科学的探索、总结档案工作的规律，保证档案事业的健康发展。
2.2档案学知识档案专业人员必须系统的学习和掌握档案学知识，具有较全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案专业人员要了解和掌握档案专业知识，一方面，档案是一种知识载体，档案专业人员要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识。另一方面，档案专业人员在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案专业人员只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。从目前情况看，档案专业人员应重点学习、掌握《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案保护技术学》、《档案文献编纂学》、《文书学》、《档案分类学》、《档案目录学》。这是档案专业人员必学具备的专业知识。
2.3相关科学文化知识档案工作是一项系统工程，涉及工作面广，知识门类繁多，特别是在各门学科相互渗透的今天，仅有档案专业知识是远远不够的，还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识，才能更好的胜任档案工作。
2.3.1掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好的熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的，若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
2.3.2掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强，档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学，还应具有一定的经贸、法律知识。
2.3.3掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用，要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识，才能适应档案工作发展的需要。
2.3.4掌握一门或多门外语知识。随着改革开放和国际交流的扩大，档案专业人员掌握和熟悉一门或多门外语知识，以确保外文资料的管理与开发利用的顺利进行。
2.3.5掌握宣传知识。改革开放的形势强烈要求档案专业人员走出“馆堂”，面向社会。档案部门要借助各种媒介宣传档案工作，提高社会档案意识，促进档案事业的发展。同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变[3]。综上所述，政治理论知识扎实，档案专业知识深厚，科学文化知识广博，是一个档案专业人员比较理想的知识结构。
3档案人员的身体素质
档案专业人员应当具有强健的身体和充沛的精力，这是做好档案工作的前提。档案管理工作要长期收集、加工、编研，具有很强的系统性、连续性，这些都决定了做档案工作要有一个适应紧张工作的精神状态，而良好的精神状态皆来自健康强壮的体魄。脑力劳动的工作效率与健康的身体密切相关。从档案工作目前的情况看，不仅有脑力劳动，也有大量的体力劳动，因此，在档案专业人员诸素质中，健康的身体素质应成为重要的一个条件。
综上所述，档案专业人员的素质是多方面的，这是由档案工作的性质和特点决定的。为了发展我国的档案事业，提高档案管理水平，适应我国经济建设发展的需要，必须提高档案专业人员的素质。
随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展，各级卫生防疫站的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”，将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一，明确地列入其中，这就极大地促进了防疫站档案工作的发展。仅以我市为例，我市区县站中目前已有十三家区县站晋升了市级先进，两家达国家二级，市防疫站也于96年晋升为国家一级。随着档案工作的升级发展，研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时，在突出卫生防疫专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性，受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到，要开发有卫生防疫特色的档案编研材料，要抓住以下几个环节：
一、以业务档案为编研工作的主要对象
卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外，卫生防疫在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。
二、选题要围绕业务上的主要任务
档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。
1要了解和掌握单位的中心工作
在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作，而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此，档案室及早做出反应，在制定编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。
2要了解和掌握各项业务工作内容
卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
三、积极开发深层次的档案编研材料
档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范，而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构，在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用，做起来又不难。
然而，由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984－1995年北京市食物中毒发生情况分析”，“北京市五百例预防接种副反应分析”，“1985－1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”，这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了很强的实用性。
档案部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题：
1要积极争取业务部门的配合
档案部门根据所选题目，以站藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。
2统计分析时间跨度要大
统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3统计数据真实准确完整
编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。计算要正确，并要经过复核。
4形式新颖好看
编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖好看。
四、档案人员应具备专业知识
档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为卫生防病业务服务，这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，一是卫生防病专业知识。目前的卫生防疫站档案人员多为“半路出家”，因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面，档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案人员要成为预防医学专家，但应该做到“耳熟能详”。还有，档案人员还应走出站门，向兄弟站学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。总之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发卫生防疫档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
随着我国卫生防疫事业的蓬勃发展，各级卫生防疫站的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道，特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。卫生部“等级站评审标准”，将档案管理晋级达标做为等级站评审申报的先决条件之一，明确地列入其中，这就极大地促进了防疫站档案工作的发展。仅以我市为例，我市区县站中目前已有十三家区县站晋升了市级先进，两家达国家二级，市防疫站也于96年晋升为国家一级。随着档案工作的升级发展，研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为各卫生防疫站档案工作中一项十分重要的任务。我站在开展编研工作时，在突出卫生防疫专业特色上做文章，使编研材料有很强的专业性、实用性，受到业务人员的欢迎和好评。在工作中我们体会到，要开发有卫生防疫特色的档案编研材料，要抓住以下几个环节：
一、以业务档案为编研工作的主要对象
卫生防疫站在以开展卫生防病为中心的各项工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等档案材料。但由于卫生防疫是一项专业性很强的工作，故而反映与记录此项工作的主要载体棗业务档案也就具有了极强的专业性。此外，卫生防疫在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为站开展卫生防病、监督监测工作服务。
二、选题要围绕业务上的主要任务
档案编研材料要有特色，要把好选题关。选题应围绕和反映单位的中心工作和主要业务活动。脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。为此，档案人员应做到两个了解和掌握。
1要了解和掌握单位的中心工作
在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于中心工作。如我站近两三年来的中心工作是为申报省市级一级站评审做准备工作，而等级站评审标准要求各科出具近十年、五年的监督监测数据的综合分析。对此，档案室及早做出反应，在制定编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足全站的利用需要起到了积极的作用。
2要了解和掌握各项业务工作内容
卫生防疫站的主要业务是开展传染病、地方病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、劳动卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时，应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可通过在借阅中开展专题利用登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要环节。
三、积极开发深层次的档案编研材料
档案部门在分析利用需求的基础上，针对室藏档案的内容和特点，可以开展多种层次的编研加工。如各卫生防疫站的档案中均有历年来国务院、卫生部及北京市政府颁发的关于传染病管理及五大卫生的法规、条例、程序及业务技术规范，而卫生防疫站做为卫生行政机关委托的执法机构，在履行其职权时必须依据有关的法规条例进行。档案部门如能编制有关的业务依据性文件汇编，就会十分有效地满足业务工作的需要。这种文件汇编既实用，做起来又不难。
然而，由于卫生防病业务是一项连续性很强的工作，在开展疫情的分析预测、制定防治策略以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比以前年度的监督监测数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要以较长年度的相关数据做依据。因此，档案部门如能将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来，做出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间。这就要求档案人员对档案信息除进行上述初次加工外，还应将编研工作的重点放在能系统地提供高度浓缩的档案信息的二三次加工产品上。从实践中看，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如我站所编制的“1984－1995年北京市食物中毒发生情况分析”，“北京市五百例预防接种副反应分析”，“1985－1995年北京市流脑发病、死亡数统计与分析”，这类编研材料已经常地被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示了很强的实用性。
档案部门在编制专题性统计分析材料时，应注意以下几个问题：
1要积极争取业务部门的配合
档案部门根据所选题目，以站藏档案为依据，在完成对各年度相关数据统计后，可交予业务科室，由专业人员做出分析性报告。这样的编研材料既内行，又有一定的深度。
2统计分析时间跨度要大
统计分析材料的时间跨度越大，越能揭示出规律性、本质性的信息，越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势。如果所跨年度过短，就没有多少实用的价值，不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性。
3统计数据真实准确完整
编研不是杜撰，它必须以档案材料为依据，是在分析档案原件内容的基础上，根据选题对数据进行取舍。因此，如实地采用档案数据，是决定编研质量及可靠程度的前提。有时，某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来，就需要档案人员认真研究档案材料，找到相关的数据进行计算而得出，不能图省事而主观杜撰。另外，数据必须要准确完整，不能随意遗漏，要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题。要根据数据间的有机联系进行分类，同类项目才能进行有关的计算。计算要正确，并要经过复核。
4形式新颖好看
编制专题性统计分析，往往以表格、数字、文字为主，形式比较单一刻板。我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术，使编研材料做到图文并茂，色彩鲜艳，生动直观，新颖好看。
四、档案人员应具备专业知识
档案人员要努力开发档案信息资源，做到编研材料有特色，为卫生防病业务服务，这是卫生防疫站档案工作不断发展和进取的需要。同时，这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求。做为卫生防疫站档案人员，做好编研工作，应具备的专业知识应有两层含义，一是档案编研专业知识，一是卫生防病专业知识。目前的卫生防疫站档案人员多为“半路出家”，因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的。这是做好编研工作的基础。另一方面，档案人员只有学习和掌握了卫生防病专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分的交流，才能共同完成对档案信息的深层次加工。当然，这并不是要求档案人员要成为预防医学专家，但应该做到“耳熟能详”。还有，档案人员还应走出站门，向兄弟站学习编研工作的经验，这也是提高编研水平的捷径。总之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发卫生防疫档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。
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