1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
关键词：档案管理；信息化；电子化；信息检索
档案电子化指的是利用电子计算机、网络等现代信息手段对档案、文献等进行收集、整理、存储和加工，建立档案数据库，提供高效信息检索功能。现代科技的不断进步，信息数据的不断更新且呈爆炸式增长，为企业发展长远计，档案电子化管理是必然趋势，其不仅能够提高档案管理的效率和质量，节约档案管理成本，还能为档案二次开发打下良好基础[1]。然而档案电子化也会带来一些不可忽视的问题，比如信息安全、管理标准等。笔者将结合本单位档案电子化管理的实际情况进行探讨。
一、 档案电子化管理的优势
1、 管理便利
档案电子化管理过程中，所有的档案信息的存储，都是通过数据库系统来实现的，档案的内容可以囊括文字、图像、音像、影像，以多媒体的形式进行保存。在信息录入的过程中，可以进行复制、黏贴、剪切等操作，大大节省时间，有些内容还可以直接导入，避免人工输入时的疏忽大意而产生错误。利用网络技术，可以进行远程操作，在档案馆外面也可以进行档案管理。
2、 查阅简易
档案电子化管理以数据库的方式来对档案进行处理，大大方便了档案的查询和检索，提高档案信息查询效率，特别是可以利用网络登陆数据库，这样管理员就可以在任何时间、任何地点对档案信息进行查阅。
3、 传递和保密
电子化的档案都在系统里面可以进行独立查询，避免了传统档案传递中单个档案传递困难且容易丢失的问题，在传递的过程中可以通过检索后直接提取所需要的档案，不会对档案本身造成任何影响，也不会担心档案会丢失。另外档案管理系统可以设定档案管理权限，大大提高档案保密性。
4、 存储和共享
电子档案的存储要相较于传统档案的存储更为便利和长久，电子档案一般采用光盘、磁盘来进行存储，其保存时间可以达到几百年，而纸质文档则不可能存储这么久。存储空间和存储量也是传统档案不可比拟的。电子档案的存储相较纸质文档更为便利也就促进了档案的共享，为档案共享提供了坚实基础。笔者所在企业由于技术性比较强，档案信息中存在着大量的技术档案，比如有关设备的技术改造方面的、有关设备维修方面的信息，就要求档案管理系统能够提供强大的共享功能，利于档案的二次利用。
二、 档案电子化管理面临的问题
1、安全性问题
不管是传统的档案管理，还是电子化档案管理，档案信息的安全性一直都是档案管理的核心。我们在建立档案电子化管理系统时，由于客观或主观的原因而没有及时的为档案电子化系统提供强有力的安全保障，缺乏专门的人才来对档案安全性进行管理。另外档案电子化管理依靠的是电子计算机技术和网络技术，在这方面的欠缺也会导致档案管理系统的安全性缺乏保障，档案管理系统漏洞频频，为不法分子提供了可以攻击和危害档案安全的入口。这些都是档案管理过程中可能存在的档案安全隐患，从不同程度上威胁了档案信息的完整性、准确性和保密性[2]。
2、管理标准问题
建立于数据库基础之上的档案管理系统，在建设的过程中就会要求考虑档案信息管理标准，以方便档案信息的录入、存储、检索和使用。但是我国由于档案电子化管理起步晚，相关标准相对落后，尽管国家相关部门也出台了档案管理标准，但是各个企业都会针对自身特点而去重新建立一套管理标准，造成管理标准相对混乱，给档案管理带来了一定的阻碍。
3、二次利用问题
档案管理的目的不仅仅只是存储档案，更为重要的是对档案信息的二次利用，发挥档案的信息价值，特别是像我们这样的技术性强的企业，档案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理标准的混乱，也对档案的二次利用产生了极大的影响。
4、法制问题
我国现有档案方面的法律法规还不能满足快速发展的档案电子化管理的需求，法律依据不足，经常出现档案管理方面的违纪违法事件而无法进行处理，如档案没有及时更新或者档案泄密等，这在一定程度上降低了档案管理的规范性和安全性。
三、 档案电子化管理优化对策
1、加强档案电子化管理的重视力度
档案电子化管理系统的建设需要企业的高度重视，只有企业所有人都认识到档案电子化管理的重要性，才能把档案管理做好做实。企业应该加大投入，不仅在物质资源上，更要在人力资源上，加强档案管理队伍的建设，提高档案管理队伍素质，才能实现档案电子化管理的放好发展。
2、加强档案电子化管理的安全建设
安全性问题是档案管理的核心，所以在档案电子化管理系统建设的过程中，要做好安全性保障，不管是硬件，还是软件，两手都要抓，两手都要硬。要建立一套安全性能强的档案管理系统，加强网络监管，降低被攻击的可能性；更要加强档案管理队伍安全方面的培训，不断提高档案管理人员的安全防护能力和意识。另外，对于档案管理，要设立有效的管理权限，对于不同的用户采用分级管理方式，设定其可以进行的操作，通过权限来确保档案的保密性和安全性，降低档案管理的安全风险。
3、加强档案电子化管理的标准建设
档案电子化管理系统建设是一项复杂的工程，档案管理系统的高效使用，有赖于所有用户在同一个管理标准下进行操作，这就要求档案管理部门建立一套适合企业发展的档案管理标准，将企业的各个部门都衔接到一起，防止脱节。并且尽量与国家标准相吻合，以提高本系统的普适性。
4、加强档案电子化管理的法制建设
为了促进档案电子化管理的规范性、安全性和高效率，国家相关部门必须针对档案电子化管理建立相关法律法规，企业必须要求所有的档案管理人员依照法律法规来进行档案管理，并结合企业自身档案管理中出现的问题和漏洞，在国家制定的法律法规上进行补充和修正，以确保档案管理科学地、高效地开展。
四、 结语
综上所述，档案电子化管理是今后档案管理的趋势，但是其健康成长还要依靠企业所有的档案管理人员的积极贡献，不断提升自身的档案管理能力和意识，在科学的管理标准和体系下进行档案管理，才能杜绝在档案电子化管理中出现各类疑难问题，加快企业档案电子化管理进程，为企业发展打下更好的基础。
参考文献
关键词：电子档案；电子文件；现状；问题；对策
1 电子档案管理的现状
1.1 对电子档案的认识存在一定局限性
以往把档案贴上封条放在档案室里的做法严重阻碍了档案信息公布于社会、服务于大众，给想要使用档案的人员带来极大的不便，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们的价值观念发生变化，意识到档案在经济发展中的作用以及档案信息资源所带来的经济效益。然而，社会中也确实存在少数人的极端看法，认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。
1.2 档案管理的标准化进展缓慢制约电子文件的整理与归档
档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础。例如，国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》为机关档案工作标准化管理指明了方向，然而，这项政策真正落实到各级机关实施过程中，就不容乐观了。许多单位因实施现行分类法有一定难度，前仅仅从微观上考虑本单位的现状，实施奉单位制定的分类方法，没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，出现了各自为政，各行其事的局面，使档案工作的标准化、规范化难以实现。
1.3 计算机技术尚未大规模应用于档案管理
由于档案管理部门的人力、物力有限，有些档案部门至今仍没有配备计算机，或者即使有了计算机，对一些重要的电子档案也在传递、承办之后，又辅以纸质档案加以保存，形成两种类型文件共存共用的局面。因电子档案的推广仍处于初级阶段，很多管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，档案人员尚不能娴熟使用电子档案软件，或者在选购软件时带有一定的盲目性，从而不能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。
2 电子档案管理中出现的问题
2.1 电子档案管理过程中出现的漏洞
2.1.1 对电子文件原稿保存的忽视
目前，在计算机上起草和制作文件，已是办公常事。往往一旦文件定稿打印后，作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施。随意对其进行删改，不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非。失去了归档保存的意义。
2.1.2 信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性。使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
2.1.3 电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及，档案文件在转手移交过程中，会出现因两部门存储档案方式不同，使用软件不同，而使电子档案在转交过程中出现困难。
2.2 电子档案自身的缺陷
2.2.1 电子档案的原始性、真实性、完整性问题
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别。人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的真实性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
在真实性问题上，电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。
电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。
2.2.2 电子档案存储栽体的特质与缺陷
(1)温度。高温可加速各种有害化学杂质对电子文件保存载体的破坏作用。一般温度在10℃以上，每升高10℃，各种化学反应会加快1—2倍。
(2)湿度。潮湿有利于档案有害生物的生长和繁殖。库房潮湿还会促进空气中的有害气体、灰尘等不利因素对电子文件保存载体的破坏作用。
(3)光。光向外辐射时会产生热量，这种光辐射热就会影响电子文件保存载体的耐久性。阳光中的紫外线对电子档案载体的影响很大，紫外线长期照射能使磁性载体消磁或退磁，造成信息难以读取。
(4)空气污染。空气中的有害气体(如二氧化硫、硫化氢、二氧化氮、氯气)，在一定环境下会生成氧化性极强的原子氧，进而产生臭氧等，导致电子档案保存载体耐久性削弱。
(5)灰尘。灰尘会给电子文件保存载体带来机械损伤。在整理、保存、利用过程中，会引起灰尘对电子文件保存载体的磨擦，使其受到损伤；灰尘能吸收空气中的有害气体而带有酸、碱性，有些灰尘本身就带有酸、碱性，因此灰尘落在电子文件保存载体上，就会带来酸、碱性，对电子文件保存载体起腐蚀破坏作用；灰尘还是微生物寄生与繁殖的良好场所。灰尘落在电子文件保存载体上，就有可能给电子文件保存载体带来霉变。
(6)有害生物。危害档案的微生物主要是细菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使电子文件保存载体变质，生成霉斑，还会分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加。
(7)磁场和机械震动的影响。磁场和机械震动就会造成载体磁粉脱落、磁性减退或消失，使记录信号丢失，记录信息被破坏，从而影响档案数据的读出效果，缩短电子档案载体寿命。
2.2.3 电子档案的长期可读性问题
当人们使用技术和设备将信息内容记录在磁性材料和光盘载体上后，电子档案就永远离不开这种技术和设备，人们只有采用这种记录档案信息内容的技术和设备，才能识别它的信息内容。因此，电子档案在阅读上的间接性和对生成环境的依赖性，决定了要处理、阅读电子档案必须借助于电子计算机将信息与载体结合在一起。随着电子技术日新月异，计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，不同软件、硬件环境形成的电子档案载体互不兼容，难以互换，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。这是一个比档案载体寿命更为重要的问题。
3 解决电子档案管理中问题的对策
3.1 电子档案管理的原则
3.1.1 规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。它要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
3.1.2 可靠性原则
人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存在很多疑虑。这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
3.1.3 高效率原则
档案信息的电子化工作量大、耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统。是档案信息电子化工程的助推器。
3.2 解决电子档案管理过程中问题的对策
3.2.1 加强电子文件全过程管理
由于电子文件的特性决定了电子文件的收集、积累的方法和要求不同于纸质文件。草稿文件由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改过程的目的，则应对原稿进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系。必要时应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
3.2.2 采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。
3.2.3 重视和加强对档案管理人员的培养
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急。档案部门和各级政府要重视和加强对档案管理人员的培养，一方面，要多渠道引进专业技术和管理人员，使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
[关键词]施工企业； 档案管理； 运用； 创新
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）45-0209-01
引言
工程档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，是工程建设过程中形成的历史记录，是工程管理的重要组成部分，因此，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。
一、工程档案管理存在的问题
（一）档案管理意识不强
项目主管领导和档案人员对基建档案重要性缺乏足够的思想认识，学习宣传落实的主动性不高，对《档案法》知之甚少，加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案管理职责没有落实到具体人员，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，各行其是，造成档案管理工作严重脱节，档案资料流向不清。此外，由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，造成基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
（二）管理力量薄弱，设施不齐全
许多单位没有建立工程档案管理部门，工程档案管理网络不健全，档案人员由其他管理人员兼职，没有设立专、兼职档案人员。没有专门的档案工作场所，工程资料不能及时完整的整理归档，档案质量、安全得不到保障。造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，完全不能达到社会多元化的要求。
（三）工程档案的管理不能适应信息化建设的需要
信息化管理要求对包括纸质档案、声像档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。目前工程档案管理仍停留在只对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能适应信息化及工程建设快速发展的需要，严重影响了档案管理的质量和水平。
二、加强工程档案管理的建议：
（一）转变观念，增强对档案重要性的认识
树立全局意识，相关领导和各职能部门要高度重视、积极配合，通过档案利用实例，突出档案管理的重要性，充分调动档案人员工作的积极性和责任感，使广大基建工程参与者及档案资料利用者逐步认识到档案和档案工作的重要性。
（二）完善基建档案管理体制，建立健全基建档案规章制度
根据工程项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，并做好培训工作、宣传工作，明确各自管理职责、权限，建立基建档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。将工程施工文件归档工作列入到工程项目考核标准中，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
（三）提高档案信息化管理水平
1、加强基础设施建设
配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。对纸质档案、照片、各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储。
2、提高档案管理工作者的业务素质
建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。档案工作人员要学习计算机和信息管理方面的知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。加强档案学科的学术研究，进行必要的业内学术交流，在学术思想交流所碰撞出的火花中探讨更加科学、合理的档案信息化建设体系。
3、采用先进的技术防护手段
建立一套有效的信息加密技术，安装防病毒软件和防火墙。的电子档案采用移动插拔方式，以确保电子档案信息的安全。
4、注重质量，突出特色。首先应该提高档案信息化建设的质量，完善信息化系统中传输平台、采集平台、存贮平台、应用平台等子系统的功能；其次要突出特色，根据不同情况制定适合自身的档案信息化发展战略。
（四）、营造良好的电子档案存放环境
1、保证电子档案的原始性：电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大。档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性。计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。
2、保证电子档案载体的物理安全。通常情况下电子档案存储在磁、光介质上，这样就必须创造一个适合于磁、光介质保存的温湿度环境。适当的温湿度可以避免膨胀变形，变脆老化。电子档案存放的载体应直立排放、避光、防尘、防变形，同时远离强磁场和有害气体。
3、对电子档案载体定期进行有效地检测与维护。电子档案载体受到环境的不良影响，应定期检测保存的电子档案载体，及时处理存在的问题，保证电子档案的安全性。检测的过程应注意电子档案载体的外观，查看其是否有损坏或变形，有无霉斑等；对其进行逻辑检测，应使用专业检测软件进行读写校验，在遇到出错的载体，应及时进行修正，保证检测的操作规范，不能出现人为损坏。
4、做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下两个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏；另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔三年进行一次保护性复制。
5、对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件。由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（比如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在磁盘、光盘等载体上的电子档案将是束手无策。
结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。对施工过程中产生的技术创新和管理创新，要积极进行档案编研，提高档案利用价值。利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。紧紧围绕企业的施工生产经营工作，使档案资料源于施工生产，服务于施工生产。
参考文献
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[3] 耿晓晶.企业电子文件档案化管理探析[J].黑龙江档案，2011年03期.
一、注重电子档案制作与管理人员的管理
电子档案依靠的是信息化技术，但是却不是自动生成，其需要人工制作，无论是存储，还是传输都是由人来完成，正是如此，电子档案制作与管理人员的素质对电子档案的原始性关系重大。相关电子档案部门在聘请相关人员时，就应该设高门槛，工作态度不认真，业务素质不强的人员都不能从事电子档案的制作工作，同时有关部门还应该加强内部人员的培训工作，要求从事该项工作的人员必须经过培训合格之后，才能上岗。另外，档案管理部门需要构建一整套审查制度，每一个环节都要做好把关工作，从而源头上彻底消除影响电子档案真实性的因素，确保其原始性。人是感性与理性并存的生物，当外界环境发生变化时，非常容易受到影响，如不不加强管理，很有可能就会背离初衷，所以一定要加强人员管理，以免工作人员出现懈怠。但是对于电子文件制作人员来说，只是单纯的依靠审查制度，并不能达到预期效果，因此在制定制度之后，还需要对具体措施进行明确的规定，每个工作人员的责任都必须要落实，以此确保每项政策都能够正确的实施下去。除此之外，有关管理者对电子档案制作人员还需要进行教育，一定要其了解到电子档案原始性的重要性，同时培养制作人员认真工作的态度，整个制作团队都要养成优良的工作作风，高超的制作水平，只有如此，才能真正的从源头上杜绝电子档案信息虚假。
二、公平合理的分配电子档案制作任务
每一位参与电子档案制作的人员都有义务确保档案真实性，同时也对此也应该富有一定的责任，以此保证在整个电子档案制作过程中不会产生任何的失误。公平合理的分配任务之后，制作人员就很少会出现相互抱怨以及扯皮的情况，以此保证制作工作能够顺利完成。公平合理的分配任务的前提就是管理者对每位人员都工作能力都有清楚的了解，尤其是各个员工擅长的领域，这样在分配任务时，才能让每个人都满意，从而认真的工作。尤其电子档案的制作规模比较庞大，需要多个人共同合作完成，此时责任划分更显重要，责任划分之后，每个人只能负责其专门的领域，不得管理其他领域，干涉其他员工的工作，否则就需要给予相应的处罚。如果有工作需要，工作人员可以将电子档案转变为只读模式，便于员工进行调阅，这样可以有效的避免误操作或者故意增加会删改，这也是确保电子档案原始性的一个有效的措施。
三、建立电子档案全过程管理的制度
电子档案从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能造成对电子档案的原始性、真实性的危害。因此，及早地建立电子档案全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子档案形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。电子档案的收集、积累比纸质文件要复杂得多，稍有不慎，就可能造成无法挽回的损失。因此，一开始就要明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和要求。严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性、完整性的重要措施。电子档案的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真检查，凡不符合要求的，都要有明确的处置措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子档案的原始性、真实性、完整性造成极大危害。
四、建立电子档案管理的记录系统
纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子档案形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子档案的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子档案建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子档案的管理和使用情况。用电子档案形成、处理、保管过程中，都有真实记录可供查询，来证实电子档案的原始性、真实性。
关键词：水库；电子档案；管理
1水库做好电子档案管理工作的意义
1.1是提升水库档案管理工作的要求
水库在管理和发展中会产生大量的档案，档案中的内容对于现实的水库发展情况是重要的记录，对于现在和未来水库的管理工作的发展都具有重要意义。因此，水库的档案管理工作水平如何关系到水库的发展，关系到水库各项工程的记录。如果在水库的档案管理工作方面采取电子化的档案管理，那么档案的管理和保存都会采用电子化的管理模式在，这种管理模式对于档案管理水平的提升发挥着重要的促进意义。
1.2是对水库档案的更好的保障
传统的水库档案管理工作延续着纸质化的档案管理工作方式，无论是人员档案还是工程项目档案等，都是通过纸质的档案形式呈现和保存的。从一定程度上来讲，这种传统的纸质档案管理容易出现档案丢失，损坏等情况，不利于档案的长期保存。同时，由于纸质档案一部分需要手写等形式来展现，因此，档案的真实性容易受到威胁。所以，在水库的档案管理工作中采用电子化的档案管理方式，这在一定程度上对于档案的保存也是有益的，减少档案管理中可能出现的丢失、损坏等情况的出现机会。
2水库电子档案管理工作中存在的问题
水库电子档案管理对于水库档案管理工作有着重要的影响，但是就目前情况来看，当前水库在电子档案管理工作方面还存在着一些问题和不足，这些问题的存在制约了电子档案管理的发展，是需要水库在电子档案管理工作中进行改进的。
2.1管理人员对电子档案重视程度低
在当前的水库档案管理工作中，水库档案管理人员对于电子档案的重视程度比较低，一直以来习惯了传统纸质档案管理模式的员工，对于现代化的电子档案管理的认识比较浅薄，没有充分了解到电子档案对于水库档案管理工作的重要意义，因此，在很大程度上，管理人员对于电子化的档案管理缺乏足够的认识，他们在具体的工作中所开展的电子档案管理工作水平也会下降。
2.2电子档案技术管理问题不到位
电子档案管理工作的开展还需要档案管理工作中实现一定的技术支撑，电子档案实现了档案管理的无纸化办公，不仅将传统档案中的内容复制到电子文件中，同时还要进行精密的档案安全保管，保障电子档案的安全。因此，在水库档案管理工作中要想实现档案的电子化管理，还需要水库发展中具备强有力的电子技术支持。但是，就当前水库电子档案管理工作发展的具体情况来看，水库管理工作方面的电子技术支持还非常落后，由于掌握专业的电子技术的人员数量不足，电子技术使用所需要的资金支持力度有限，电子设备老化，新型电子设备技术的数量比较少等情况的存在，这些都直接制约了水库电子档案管理工作的实现，影响了电子档案管理工作的发展进程。
2.3电子档案管理人员能力素质存在不足
在水库的电子档案管理工作的开展方面，不仅需要技术，资金的支持，还需要专业的电子档案管理人员来为档案管理保驾护航。随着水库开展电子档案管理的需求不断增加，如何在电子档案管理工作中保障管理质量，提升管理水平，这些问题基本全都需要具体的档案管理人员来实现。就目前水库电子档案管理工作的发展情况来看，档案管理人员对于电子档案管理技术的掌握程度还比较低，他们在进行具体的档案管理工作的过程中，由于缺乏技术支持和专业的电子档案管理知识，导致了他们的电子档案管理能力差，制约了整体的电子档案管理工作水平的发挥。此外，当前水库的档案管理人员普遍文化素质偏低，他们在对新型的电子档案管理技术学习的过程中，学习能力较差，这也影响了他们掌握先进技术的能力，制约了电子档案管理工作在水库中的发挥。
3做好水库电子档案管理工作的对策
水库发展中对于档案管理工作的要求比较高，当前信息化发展的大背景下，电子化的档案管理已经成为档案管理工作的大趋势，但是水库在进行电子档案管理工作方面还存在着很大的不足，针对这些存在的问题，未来水库做好电子档案管理工作需要从几个方面入手。
3.1重视电子档案管理工作的建设
重视电子档案管理工作的建设，需要档案管理人员和水库的整体管理工作等多方面进行努力。作为档案管理人员，应该从自己的管理思想和管理理念角度入手，充分认识到电子档案管理如今已经成为大难管理工作的大势所趋。此外，上级部门对水库电子档案管理工作有足够的认识，加大对电子档案管理工作发展的宣传力度，通过对档案管理人员进行培训，宣传，培养他们充分认识到做好电子档案管理工作的重要性。重视档案管理工作还需要从制度领域入手，设定更加与时俱进的电子档案管理制度，用制度的手段规范电子档案管理的工作流程。
3.2做好对电子档案管理工作的技术支持
这就需要从两个方面进行努力，首先，技术支持需要专业的技术人员对电子档案管理系统进行建设，水库可以针对性的聘请专业人员建设一套完善的电子档案管理系统，并且聘请专职的技术人员对系统进行定期的维护和更新，保障电子档案的保密性和安全性。其次，做好电子档案的安全管理，还需要水库投入一定量的资金支持电子档案系统的全面运转，提升电子档案的运行水平和整体能力，保障电子档案的运行更加专业化，精细化。
3.3强化对电子档案管理人员的培训
在培训工作方面，水库需要根据现行的电子档案管理需求和管理问题针对性地设计培训方案，对于具体的档案管理人员从技术、文化，以及思想理念等方面对他们进行培训，让他们在掌握先进管理技术的同时，也能够从思想理念方面与时俱进地发生转变，更好地适应电子档案管理工作的需求。此外，在水库的发展中，还可以适当地引进掌握先进技术的电子档案管理人才，提升整体的管理团队实力。
4结论
电子档案管理是水库档案管理发展的大势所趋，水库方面需要针对目前存在的问题，做好相应的管理对策，提升档案管理水平，促进水库的全面发展。
参考文献：
[1]陈鲜.南江水库电子档案管理初探[J].经营管理，2014，33（4）.
【关键词】电子档案管理；重要性
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。
1.电子档案库的组成和特点
1.1组成
（1）用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料，操作简便、界面友好的用户终端，使查阅手段简单化，提高资料的利用率。
（2）通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。
（3）数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存，由数据库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。
1.2特点
（1）管理对象数字化。随着办公自动化和信息技术的发展及在各个领域的应用，档案管理对象将转向以机读档案一一存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。
（2）档案信息媒体多样化。
（3）档案信息存贮与传递数字化。
（4）工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化，导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。
（5）档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。
2.电子档案的特点及优越性
2.1与传统档案相比，电子档案具有如下特点
（1）文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。
（2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。
2.2基于电子档案的特点，电子档案具有独特的优越性
（1）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。
（2）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的纸质档案的文书立卷方法在遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，需要拆卷重做。但电子档案采用微机网络管理后，文档用微机按“件”即可整理归档。这样可随时补漏增缺，文档也不易形成存积。可见，微机管理省时省力，给工作人员节省了充足的时间去提高业务能力和水平。
（3）档案管理的电子化更利于文档的保密。在传统的纸质档案时代，查阅档案时通常是整卷提供利用，尽管查阅者只需利用卷中的一份或几份文件，但却能够看到整卷档案内容，显然，这是不能保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而保证了文件的保密性。
3.做好电子档案管理的措施
3.1要完善体制，建立统一的电子文件管理标准
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
3.2要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.3应做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
关键词：电子档案；管理；问题；解决对策
中图分类号：G642文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2011）07-0-01
一、电子档案管理中出现的问题
1.电子档案管理中的接收格式不一致，导致电子档案难于统一化管理。由于各单位形成档案和处理档案的方法格式不一致，且各地区之间、单位之间使用不统一的软件，所以同一项目所形成的电子档案格式也就不一样，这样增加了电子档案统一化管理的难度。
2.电子档案的管理存在缺乏原始性、真实性和完整性。电子档案的内容与形式是相对独立的，内容没有固定形式并且变化大，档案管理部门对其进行检验时，很难判断电子档案的原始性、真实性和完整性。这样使得电子档案信息内容的错误率远高于传统档案容易被复制，甚至被篡改后不留任何痕迹。电子文件是处于流动状态，储存方式多样，所以容易造成信息的缺损，导致电子档案的不完整。
3.档案管理的标准化进展缓慢，并且计算机技术尚未大规模应用于档案管理，制约了电子档案文件的整理与归档。档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础，但是各单位、各地区没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，制定了不同的实施方法，使得档案管理工作的标准化、规范化难以实现。并且很多电子档案的管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能熟练的使用电子档案软件，所以不能充分发挥电子档案管理的便利作用，从而制约了电子档案文件的整理和归档。
4.电子档案信息安全问题亟待解决。由于我国已经步入了全球化、信息化和网络化的时代，换句话说就是我们使用了全球性、开放性、共享性、动态性发展因特网，电子政务系统的政府公文通过因特网和流转，所以电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，甚至电子档案在发送、接收、保管、归档时会面临病毒的入侵，对黑客高手防不胜防，使电子档案信息的安全存在严重的威胁。
二、针对电子档案管理中出现的问题提出解决对策
1.建立电子档案管理中统一的接收数据格式，推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板，采用通用、统一的文件格式，形成统一的接收数据格式，并推广应用到各个单位和各个地区，从而保证电子档案管理建立的统一性，减小电子档案统一化管理的难度，保证电子档案的长期可读。
2.采用有关的技术措施，保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性，提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有：使用背景信息和元数据，作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据；使用签署技术，如光笔签名、数字签名；实行消息认证和身份验证，存储该用户的相关资料，在使用时必须进行认证；推行一种访问控制技术――防火墙技术，在本机构和其它系统网络之间设置障碍，防止非法访问，盗窃机要信息和专利信息；使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性，增加人们对于电子档案的信任，使其能够为更多的人、更多的单位有效利用，并且放心使用。
3.加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才，并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时，加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习，使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强，为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训，增强他们的档案管理专业知识，提高他们的素质，同时让他们与时俱进，熟悉和使用计算机进行档案管理操作，做到档案管理现代化。
4.建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范，使各单位、各地区统一使用，推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改或者丢失，所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定，使人们能够自觉地遵守这些规定，建立健全相关的法律法规和管理制度，者有利于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全性。同时在各地区、各单位，电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来，使电子档案得以科学、有序、规范地管理，为电子档案的统一化管理奠定基础。
三、结语
我国处于这个信息时代，为了适应社会的需求，促进档案管理的有效管理，提高档案管理的效率，档案管理面临一个重大的转变――由纸质档案管理向电子档案管理转变。这对档案管理人员提出了更高要求，他们要转变原有的管理模式和思维模式，对电子档案的管理进行系统的学习和运用；这也对我国研究档案管理的人员提出了挑战，他们需要不断地研究、探索电子档案管理中出现的问题，并且要及时给出措施，改进电子技术，解决这些问题，保证电子档案文件的原始性、真实性、完整性、安全性和有效性，使档案资源得到安全可靠的保护，并且能够准确地、快速地向社会提供有用的信息资源，为电子档案管理的发展成熟奠定技术基础，从而促进社会经济建设的稳步发展。
参考文献：
[1]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用[J].安徽科技,2008,(10).
[2]席美珍.论高校档案管理中电子信息技术的应用[J].才智,2011,(7).
关键词：工人文化宫 传统档案 电子档案 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2017）03-0041-01
前言
在建设中国特色社会主义社会的过程中，文化工作是非常重要的组成部分，对于提升人民群众的精神文明素质有着积极的影响。工人文化宫作为一种公益性的文化事业单位，在传播文化的过程中发挥着至关重要的作用，是构建精神文明社会的重要组织部门，具有一套完整的公共文化体系，对于我国文化事业的建设方面有一定的促进作用。由此可见，加强对工人文化宫的档案管理是非常必要的。随着科学技术的飞速发展，电子档案已经成为工人文化宫档案管理的必然趋势。
一、传统档案管理与电子档案管理之间的异同
1.传统档案管理与电子档案管理的联系
1.1电子档案的形成建立在传统档案的基础之上
随着科学技术的飞速发展，电子化信息资源在档案管理中的应用已经比较常见，但是，电子化信息资源的使用仍然需要传统档案的支持。档案的信息资源不会自己进入到网络当中，而是通过电子的形式传输到网络当中，然后在传统档案的基础之上作出进一步的加工与整理，形成电子档案在网上使用。
1.2电子档案进一步扩大了传统档案的信息资源
网络的储存空间非常大，能够将各种类型的档案资料全部收集在其中，有关人员随时都能够在网上查阅到自己需要的档案。而且，利用资源的共享还能够实现互助互利的目标，为电子档案管理提供了很大的便利。另外，工人文化宫的工作人员还能够利用电子档案调出实体档案的所在地，然后进行直接获取，与传统档案管理相比节省了更多的时间，是电子档案与传统档案的完美结合[1]。
2.传统档案管理与电子档案管理的区别
传统档案与电子档案管理的区别主要表现在三个方面，分别是归档时限不同、查询方式不同、保管方式不同。从归档时限的角度来看，电子档案可以在文件办理结案后进行归档，也可以在某一特定的时间周期内进行统一的归档，归档后通过网络传输到有关管理部门进行统一归类，避免出现档案遗漏、档案丢失的情况发生。从查询方式的角度来看，电子档案只要在条件允许的情况下，就能够随时对档案进行查询和复制，方便调档。而传统档案管理需要根据记录进行档案位置的查询，在查询的过程中浪费了很多时间，不利于其他工作的顺利进行。从保管方式的角度来看，电子档案可以通过网络数据库和存储载体的方式进行保管，在经历多年之后必然会发生老化的现象，从而影响了存储载体中的内容。而且，现代科学技术的发展非常迅猛，计算机更新的速度非常快，在更新的过程中也不能避免对电子档案造成一定的威胁。但是，传统档案管理有效的改善了这一问题，纸制品的备份更加易于保存，即使重新录入也不会因为档案丢失的情况而无法进行[2]。
二、提升工人文化宫电子档案管理的手段
1.加强对电子文件的收集与整理
档案收集是档案管理的基础工作，为工人文化宫后续的档案管理工作提供了更加全面的参考信息，是档案管理真实性与准确性的基本保障。像是工人文化宫的历史档案、业务档案的管理都需要建立在档案资料收集的基础之上，从而更好的进行这些档案的查阅与利用。而从工人文化宫电子档案管理的角度来看，也应该将电子文件资料的收集作为档案管理的基础工作，像是收集工人文化宫举办活动的电子文件资料、收集工人文化宫历史电子档案资料等。但是，在进行电子文件的收集过程中，要注意收集方法、收集要求和收集范围的使用与规定，与传统档案管理相比，电子档案管理中的文件收集还是存在一定的差异性[3]。
2.积极使用现代化的归档管理手段
工人文化宫电子文件的归档主要就是指对电子文件的整理，根据电子文件中的内容确定其属性，之后从存储器上拷贝或刻录到存储载体上，为电子文件的长期保存提供了便利。工人文化宫电子文件的归档方法需要根据其电子文件的产生条件来确定，如果工人文化宫有计算机网络系统，就可以通过电子数据库的形式对电子文件进行归档；如果工人文化宫是以存储载体的形式对电子文件进行保存，就需要进行相应的辅助工作与认证工作，结合传统档案进行电子文件的归档。
3.健全子档案管理审核制度
健全电子档案管理审核制度是确保工人文化宫档案管理质量的重要手段，一套完整的电子档案审核制度能够为工人文化宫档案管理的有效性提供基本保障，对于中国特色社会主义社会的构建有一定的帮助。工人文化宫应该积极的进行电子档案管理审核制度的完善与创新，定期进行工人文化宫的文书部门和档案部门的检查与管理，一旦在检查的过程中发现任何问题，要按照电子档案审核制度中的规程进行严格的而处理，确保工人文化宫电子文件资料的完整性与真实性，全面推动工人文化宫档案管理的规范化发展[4]。
结论
综上分析可知，工人文化宫的档案管理相比于一般部门的档案管理来说具有一定的特殊性，在档案管理的过程中涉及到的文件资料比较全面，不仅涉及到对工人文化宫举办活动的档案进行管理，还需要对职工档案和工会档案进行管理。打破传统的档案管理模式，采用电子档案的方式进行档案管理，对于提升工人文化宫档案管理的质量和效率方面有很大的帮助，在节约时间、空间上也有着积极的意义。
参考文献
[1]陈芳.工人文化宫传统档案与电子档案管理之我见[J].科技风，2016，（17）：205.
[2]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013，（05）：119-120.
[3]方芳，李书锦，姚路明.浅论电子档案与传统档案管理的差异和共性[J].科技情报开发与经济，2011，（02）：138-140.
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