在新的历史时期背景下，需要对计划生育档案管理工作进行一定的调整和改善，即将现代化技术应用于计划生育档案管理工作中。这样的调整和改善的意义主要体现在三方面。第一方面，将现代化管理理念应用于该工作中，既可以提高基层计划生育档案管理的质量和保证其真实性，还可以提升基层计划生育档案管理的水平；第二方面，现代化的管理技术，可以提高档案管理的效率，因为通过应用现代化管理技术可以减少档案管理的任务量和节约资源，从而实现了资源的合理优化配置；第三方面，现代化管理系统可以切实的反馈基层计划生育管理工作，从而促进计划生育管理水平和质量的提高。由此可见，将现代化科技应用到基层计划生育档案管理工作中已经成为社会发展的必然趋势。
2计划生育档案管理存在的不足
2.1计划生育档案管理工作意识薄弱。
在现实社会中，由于档案管理岗位的工作人员专业知识的薄弱，对档案管理工作的认识不到位，因而导致计划生育档案管理工作得不到重视，使得计划生育档案管理工作程序科学性和程序性不强。尤其是涉及到岗位和工作请辞等方面的问题时，工作人员对档案的移交、审查、清理、签字等工作流程认识不够清晰，进而导致了档案的混乱和档案数据的丢失以及档案分类不够明确。
2.2基础计划生育工作效率低，档案管理体系有待完善。
档案管理工作的管理体制是否完善与工作效率有着直接的关系。如果在档案管理工作中，信息内容登记过程中没有相关规章制度进行规范，会导致一些重要信息的丢失，从而严重影响了档案信息的真实性和有效性，严重阻碍了档案管理工作的发展。
2.3计划生育档案管理内容的真实性低。
由于计划生育档案管理工作的重要性得不到充分肯定，进而使得档案管理工作者在完成工作任务时不够认真，责任心不够强，登记的内容随意性增加，档案内容的真实性不够高，这样严重阻碍了计划生育档案管理工作的进步。
2.4计划生育档案管理工作者的专业水平较低。
档案管理工作人员的专业知识不完整和专业水平低均是导致档案管理工作得不到发展的重要影响因素。由于工作人员得不到专业技能的培训，甚至出现一个工作人员身兼数职的现象，从某种程度上讲，工作人员不能将全部精力集中到档案管理工作中，同时也不能完全掌握档案管理的信息内容。
2.5计划生育生育档案管理水平和基础设备均不健全。
在效率决定发展速度的今天，基层的计划生育档案管理仍然采用库存的方式，然而随着档案数据的增加，档案库存的方式不仅浪费时间，还浪费经济，大大降低了工作效率。同样制约档案管理工作发展的一个因素是较低的管理水平，大部分的地方档案管理不能缺乏高新技术的指导，无法将最先进的管理手段应用到计划生育档案管理工作中，从而一定程度上制约了档案管理的发展。
3提高基层计划生育档案管理水平的基本措施
3.1提高现代化基层计划生育档案管理的意识。
我国计划生育工作的重要组成部分之一是基层计划生育档案管理工作。因此从事计划生育档案管理的工作人员必须有较强的责任意识和法制观念，同时还要具有较强的思想道德修养和较高的业务能力。同时，政府部门可以分设专门的计划生育网站，对从事档案管理的工作人员进行定期的培训和提供必要的档案管理资源。同为重要的是政府部门还要提供档案管理工作人员与专家交流的机会，这样可以有效的提高工作人员的现代化管理意识和水平。
3.2应用现代化技术合理分配计划生育档案管理资源。
高新技术的飞速发展，要想提高基层计划生育档案管理工作的效率，需要充分的利用网络资源。因为网络技术对档案管理方式可以实现适当的调整，从而使得资源的管理更加快捷、高效。而网络资源技术的应用是实施基层计划生育档案现代化管理的有效手段之一。如果将计划生育的信息通过互联网进行整合，这样可以达到资源共享的目的，这样也可以有助于档案信息的规范化和标准化。
3.3完善计划生育档案管理体系。
实现基层计划生育档案管理的现代化的另一个重要手段之一是建立完善的计划生育档案管理体系。基层计划生育档案管理的工作需要严格按照规章制度执行。因为各个地方存在一定的差异性，所以在制定计划生育档案管理制度时，需要做到联系实际，依据不同地方的特色和工作特点，这样做到相关的规章制度最大程度上应用到实际工作中。
3.4计划生育档案信息登记时做到有章可循。
实事求是是基础计划生育档案管理工作的基本要求，因为这样可以有效的保障计划生育档案信息的真实性。工作人员在遇到比较模糊的信息时，需要经过认真核对后再填写，严格禁止随意填写，这样可以有效的保证档案信息的真实性。
3.5提高计划生育档案管理工作人员的专业水平。
关键词 基层计划生育 档案管理 问题 对策 模式
基层计划生育档案质量管理是评价计划生育工作管理水平的一个重要指标。随着计划生育工作深入发展和依法行政深入人心，计划生育档案质量管理的重要性也越来越引起人们的重视。同时，基层计划生育档案管理暴露出的深层次问题也不断地凸显出来，面临着许多亟待解决的问题，诸如随着计划生育档案数量越来越多，数量庞大的档案给保管和利用带来困难，管理方法手段的落后、专业人员新知识的匮乏都直接影响计划生育档案管理的质量。在新形势下，如何积极适应现代计划生育档案管理的需要，探索新型和规范化的档案管理模式，已经摆在基层计划生育管理者的面前。通过探索我们认识到，只有提高认识，加强档案管理专业队伍建设，健全制度，全面引入现代化的管理方式，才能实现计划生育档案管理现代化和规范化，从而有效地解决基层计划生育档案管理中出现的一系列新问题。
一、基层计划生育档案管理存在的问题
（一）档案意识不强，档案利用率不高
在基层计划生育档案工作实际开展中，部门工作人员对国家计生工作缺乏正确的思想认识，意识不到档案管理工作对我国的人口控制战略计划部署的重要作用性。对档案管理工作缺乏积极和热忱的工作态度，对档案资源的开发利用不足，没有挖掘档案的实际价值性，不利于上级部门决策的修正和制定。
（二）管理制度不健全，档案收集效率较低，管理分散
目前我国绝大部分乡镇和社区都制定了符合当地实际发展情况的计划生育管理制度，并具体分配了档案管理人员。但是，对档案管理工作的具体工作章程、具体负责内容、考核评价方式等管理细节上的内容缺乏统一、科学、规范化的管理准则。管理制度的不完善势必导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性与信息资料的整合度不足，档案管理工作的开展方式与时代科学技术的发展脱节，没有发挥档案管理工作在国家计生工作中的实际价值。此外，基层计划生育档案管理缺乏科学、严谨的绩效评价体系，部门基层单位甚至没有将档案管理纳入考核范围之内，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强，降低了档案管理工作的整体质量。
（三）重管轻用，档案开发利用率低，档案工作硬件投入不足
首先，由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍停留在“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了很多不必要的损失。其次，档案现代化管理水平不高。有些计生档案管理不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在计生管理中被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
（四）档案管理人员素质参差不齐
目前从事计生档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、工会等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求相差较大，难以适应新形势下的档案事业发展。另外，在行政人才培训中，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案知识培训，许多档案管理人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展要求，缺乏创新和活力。
二、基层计划生育档案管理实现现代化的具体对策
（一）提高档案管理意识
基层计划生育档案管理工作关系到国家发展战略，更密切的关系到人民的实际利益。因此，基层档案管理工作的科学性、准确性和完整性是管理工作的重点内容，档案所呈现的内容应客观、全面的放映地方实际计生情况。因此，这就要求管理人员必须具有科学、严谨、服务国家、服务于民的管理意识。此外，还必须要求基层档案管理人员的法律意识，不能以位牟利，应以认真负责的工作态度来开展档案管理工作。要提高档案管理人员的思想意识水平，就要做好计划生育工作的宣传和教育培训工作，地方应建立人口计生宣传与教育专栏，包括基层宣传栏、广播、手册以及网上教育宣传平台的建立。采取现场教学、经验交流、法律知识宣传教育、网络在线教育、技能竞赛、业务能力评价等板块实际的提高档案管理人员和基层工作人员的思想意识和业务操作能力，使基层计划生育部门更好地服务于国家、服务于人民。
（二）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围
建立并健全科学、现代化的基层计划生育档案管理体系，以规范化、法制化的管理理念来做好档案管理工作。随着现代科学技术水平的不断提高，基层档案管理工作应与时俱进，创新档案管理措施，更新管理手段，将先进的科学技术和管理手段融入现代管理体系之中。同时，要结合我国计划生育管理战略规划的实际部署，适应的拓展档案的归档范围，加强相关内容的收集与考证是基层档案管理工作的新内容。
（三）实现管理技能的现代化
基层计划生育档案管理实现数字化、现代化、网络化将是发展的新趋势。基层计划生育档案管理采用现代的计算机软件管理系统、信息共享技术、网络平台交互系统势必成为其发展的新方向，从而档案管理的无纸化、数字化、高效化运行。这就要求基层档案管理工作人员必须掌握计算机操作技术、信息处理技术和网络平台信息和业务操作技术，努力使自己成为具备掌握计生档案管理专业技能和计算机信息网络技术的复合型人才。基层计生部分应做好对工作人员的计算机技能培训工作，全面提高档案管理人员的现代管理技能和水平。
（四）加强档案信息化管理
现代计算机网络信息技术的发展，为基层计划生育档案管理实现信息化提供了可能。建立基层计划生育档案数据库系统，规范计生人口的电子数据档案，其中所包含的信息数据应有育龄妇女姓名、年龄、照片、家庭情况等，以此为基础实现档案录入、归档、分类等工作的规范化、信息化。构建基层计划生育网络平台，搭建与地方人员进行信息沟通与交流的窗口，在加强计划生育工作宣传的同时，为人们提供更便利的信息服务，实现部分档案信息的共享。
（作者单位为湖北省枣阳市熊集镇计划生育服务中心）
参考文献
[1] 王明芳.浅谈计划生育技术服务站档案管理的信息化[J].中国外资，2012（18）.
【关键词】计划生育技术服务；医疗档案；计划生育服务机构；医疗文书；规范化管理
计划生育技术服务医疗档案是人口计生工作的一个重要组成部分，加强和规范计划生育技术服务医疗文书管理，对保证医疗信息的完整性、准确性以及充分利用信息资源具有重要意义，可使每一份计划生育技术服务医疗文书能够最大限度的服务于技术、培训学习、科学研究、预防并发症和提高计划生育服务机构管理能力。
1 计划生育技术服务医疗档案管理的重要性
在如今这个社会，档案管理的进步工作是必须的，社会的信息传播速度不断变短，曾经的档案信息管理方式对于现在人们要求强调的巨大并且准确可靠的信息量和查找速度早已不能满足，改进原有的档案管理方式，是必然的。很多的档案都可以利用先进的计算机设备，通过信息的共享来进行储存和查找，所以信息化的档案服务需要不断的进步。面对这个信息化的社会，用原有的档案管理方式来进行工作已经是不可行的了，现代化的信息水平的要求不断的对传统的档案管理方式进行挑战，面对这些的计生服务站，应该做的就是顺势进行改革，把现代化，信息化的档案管理发展工作提到日程，加速建设，让档案的管理工作能够在现有的信息化形式中发挥更大的实用价值。计划生育技术服务档案是制定人口计生政策的重要记录，是搞好人口计生工作的基础资料。随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化发展，对计划生育医疗档案的管理工作提出更高、更严、更新的要求。计划生育技术服务医疗档案有以下几个方面的重要作用。
1.1 计划生育技术服务医疗档案是一个单位技术服务的原始依据，它代表着本单位的技术水平，也容易地反映了其发展历程。
1.2 计划生育技术服务医疗档案为计划生育科学技术研究提供了重要且必不可少的基础资料。
1.3 计划生育技术服务医疗档案是技术服务事故、纠纷发生后的重要依据。医疗文书是纪录患者就医过程的客观文书，也是解决医疗纠纷，进行医疗事故技术鉴定、判断医务人员和医疗活动与患者损害后果之间因果关系的重要法律依据。
2 规范计划生育技术服务医疗档案管理制度
2.1 通过学习，提高计划生育技术服务人员对医疗重要性的认识，落实人员责任，组织技术服务人员认真学习相关法律法规。
2.2 加强技术服务人员医疗文书书写的培训，计划生育技术服务记录应按照《病历书写基本规范》的要求和《计划生育技术服务医疗文书书写式样》的内容和格式书写工整、清晰，诊断准确，语言通顺，表达规范，标点正确，做到客观、真实、准确、及时、完整。
2.3 计划生育技术服务机构应加强资料、档案的管理。建立档案接收记录，按立卷标准，及时分类整理、立卷、编目。建立健全医疗文书档案保管，统计、借阅、复印管理制度，防止损毁、丢失、丢弃原始文书。在整理归档前严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，在整理归档时严格执行病历管理制度。
3 计划生育技术服务医疗档案规范化管理今后的发展
3.1 设置专用的病室
《计划生育技术服务质量管理规范》中明确要求乡镇级计划生育技术服务机构，应设有专用的存放计划生育技术服务医疗文书的档案资料柜；县级以上计划生育技术服务机构应建立计划生育技术服务医疗文书档案资料室。
3.2 专职管理人员
应着重培训专职的医疗档案管理人员，严把医疗文书的质量关，不规范的医疗文书一律不得进入档案室，以适应新的病历的发展。
3.3 规范管理程序
制定从医疗文书的格式，填写、审签、交接、到归档、保管、借阅等一系列管理规范，并严格遵守。
3.4 电子化管理
计算机是现代化管理手段不可缺少的工具。用计算机储存整个计划生育技术服务站的各种业务、行政上的档案方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，加快了工作效率。同时，利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密度。
4 如何改进有关在计生服务站档案信息化建设存在的问题
4.1 加强原有的基础设施的建设工作
局域网络在很多企业的档案建设中都起到很大的作用，能够加速完善信息化管理。而在我国，这只有一小部分的计划生育技术服务站是较为完整的，其余的很多计生服务站都没有这方面的意识，使得计生服务站的档案制度不够规格。
4.2 没有完整的技术保护政策
我国有关电子格式的文件，其具体的规定还没有一个严格标准的法律条例和明确的地位，不能有效的保证其安全性，没有一个清晰正确的管理标准，这些都需要等待制定和完善，安全问题比较严重。
4.3 不够完整的有关体系
关于档案工作，标准和规范是目前档案现代化发展的一个大的前提条件，在现在看来，虽然关于档案管理，已经有了部分的标准化文件发出，却离使档案现代化的发展更加迅速有一定的距离，这些不完整使得整个的档案建设速度有了约束。
4.4 基础的设置等待加强
这项非常好理解，主要就是有关机器设施，计算机软件档案处理得自动化程序，计算机上档案的数据完善等等。
4.5 档案建设方面缺少人才
对于档案的现代化信息完善来说，想要让信息化的档案建设有明显的进展，要求技术人员的相关知识方面非常专业，不光包括了档案管理方面的知识，还涉及到电脑和网络方面的知识，这就培养复合型的计生服务站人才。
4.6 档案安全第一
档案的安全重要性是不言而喻的，对于档案的安全保密措施一定要严密的进行，培训计生档案工作人员的防范措施以及保密的意识，在监控上面也要大下工夫。
5 总结
对于计划生育技术服务站的工作进行现代化的改革是非常重要的，医疗事业能否进行可持续的发展和自己本身如何发展都是要靠现代化的发展才能实现的。为了能够在工作中加快工作效率，并且使计生服务的档案工作更加准确和便捷的提供服务，需要合理的培训和运用这一方面的人才，让其在岗位上更好的工作。这样一来，计划生育技术服务站档案发展才能变得更好，效率才会更高。现在化的计算机信息管理方式能够把管理员工在传统的手动工作转变为脑力工作研究和开发才能让计生服务的工作得到更好的开展。
【参考文献】
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[2]杨萍.浅谈高校档案管理存在的问题及对策[J].中共郑州市委党校学报，2011（03）.
一、必须进一步提高对人口与计划生育档案工作重要性的认识
人口计生档案是人口计划生育工作过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口与计划生育政策的重要资料记录，是搞好人口和计划生育工作的基础。要提高人口与计生档案管理水平，就必须对人口计生档案的作用有一个充分的认识，只有认识到位了，思想重视了，才能把档案工作搞好。
1．人口计生档案可为领导决策提供依据
人口计生档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中，分析、处理这些数据，其结果可用于统筹计划，明确工作重点，量化人口计划生育工作目标，可为人口计划生育决策提供依据。
2．人口计生档案可为育龄妇女提供优质服务
利用人口计生档案资料，通过从计算机中提取《育龄妇女基础信息一览表》和申请领取《生育证》资料，可成为对育龄妇女提供服务的依据。
3．人口计生档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口计生档案，掌握流动人口动向，及时了解流动人口的婚育信息，可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案建立流动人口计划生育信息交换平台，互通信息，既可引导流动人口及时落实避孕节育措施，促进社会抚养费两地配合征收，又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏，如发错证、重复发证等。
4．人口计生档案可利用群众需求信息档案，促使计划生育工作方法进一步改进
让群众提出自己在计划生育、避孕节育、生殖保健、优生优育、政策法规等方面的疑问、意见及建议，通过信息采集记录簿收集整理，形成群众需求信息档案。人口计划生育部门根据群众的这些需求，不断改进工作方式、方法，为群众提供更加优质的服务，解决群众的实际困难，不断提高群众的满意度。
5．人口计生档案可保证计划生育执法的严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》《流动人口计划生育工作管理办法》《计划生育技术服务管理条例》《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继实施，使人口计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》《行政处罚法》《行政许可证》的实施，提高了群众的维权意识，这对人口计划生育监督执法人员提出了更高的要求，利用人口计划生育档案的真实信息，为计划生育执法的严肃性打下了基础。
6．人口计生档案可为人口计划生育工作政务公开和民主管理服务
目前中央对人口计划生育工作总的要求是既要控制人口增长，又要密切党群、干群关系，让人民群众满意。为此，要定期搞好人口计划生育政务公开，以公开促公正，求公论，树形象，维护群众合法权益，促进他们自觉实行计划生育，推进计划生育民主管理和民主监督。利用人口计生档案提供的育龄妇女信息、流动人口信息等及时进行人口计划生育政务公开，提高人口计划生育工作的透明度，赋予群众对人口计划生育工作参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正的现象发生。
7．人口计生档案可为农民致富奔小康服务
利用人口计生档案信息，开辟“现行文件公共阅览室”和“非保密文件自由借阅”等服务，使农民能够及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息，帮助农民致富奔小康。特别是帮助困难计划生育家庭发展生产，提高生活水平，利用人口计生档案信息，为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策，如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种，推广先进技术；金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款等一些优惠政策，让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
只有对人口计生档案的作用在思想上真正认识到位了，在工作上给予足够重视了，采取了有力的措施，才能为提高人口计生档案管理水平打下良好基础。
二、认真分析和解决人口和计生档案管理工作中存在的问题
1．存在认识上的偏差
在实际工作中，有许多同志包括个别领导干部仍然没有认识到档案管理的重要性：认为计生档案无实际意义，档案与计划生育工作无直接关系，只要职工不发生计划外生育就行了，档案管不管无所谓；加上计生档案管理人员思想松懈，工作敷衍了事，致使档案资料收集不全、归档不及时的现象时有发生。
2．内容存在弄虚作假情况
由于实行计划生育“一票否决”，少数单位在计生档案中将单位内部用临时工的情况隐瞒不报，停薪留职和下岗人员生育节育情况没有管理，出现漏管漏挡、报喜不报忧的现象。极个别单位有造假资料、假文件、假证明现象，损坏了档案资料的真实性。
3．监督检查流于形式
检查组“走马观花”似的检查不能认真解决档案存在的问题，检查过后人员思想松弛，易造成档案管理的停滞不前。
4．人员素质偏低
大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，工作上被动的多、主动的少，影响档案管理水平的提高。
5．人员不固定
计划生育干部多为兼职，在单位内部没有相应职务、职称，人员变动大，频繁的人事调动使得档案交接不完全、清理不彻底。造成档案资料的散失，影响档案的完整统一。
6．管理制度不健全，手段落后
对建立计生档案没有统一要求，处于放任自流状态，不能按照档案的立卷原则规范计划生育材料的收集，归档全部用手工操作，管理水平亟待提高。
7．档案立卷不规范
目前计生档案管理大多是室藏内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，计生档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则；再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于有部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是组卷混乱现象比较多，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一，有的一两页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷；六是保管不统一，分散在各部门科室现象较严重。
只有认真研究和解决好这些问题，才能把计生档案工作提高到一个新的水平。
三、认真抓好人口和计生档案的规范化、标准化和管理现代化建设
1．实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高计生档案管理基础工作水平
(1)要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 (2)要全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
(3)要重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。
(4)要统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。
(5)要规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证查索的查准率。但仅保证查全率还是不行的，还必须保证查准率。因此在著录时要统一规范题名。
2．加快数据准备，推进计生档案现代化管理进程
在档案现代化管理工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程，尤其是对于那些时间较长的计生档案来讲，由于室藏案卷多，著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作多、快、好兼而有之的效果。
(1)分轻重缓急，循序渐进。计生档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高计生档案的利用率。在推进计算机管理的过程中应先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
(2)分级次著录，省时省力。在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
(3)分门另类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
(4)用关键词替代主题词，简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端，怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法，即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——关键词进行标识，待录入计算机后，利用计算机批量处理的功能进行处理。
四、提高档案管理人员素质，提高档案管理水平
档案工作者掌握知识和技能的水平，直接影响到档案工作水平，必须做好档案人员的素质培养工作，努力提高档案的水平。
1．重视高素质复合型人才的培养
信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力，在提高全面素质上下功夫。
2．重视档案人员的在职培训
提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育。因此要积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的比例，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络知识的运用，并适当设立档案专业的课时，传授档案的新知识、新技术、新技能，使档案人员及时了解档案界的研究动念、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。
3．积极支持、鼓励档案人员不断学习，注重知识积累
很多档案人员虽然已认识到提高自身素质的必要性，但往往过于倚重各类培训而忽视自身的学习和积累。事实上，自学也是提高素质的重要途径。档案人员应积极主动学习信息技术、现代管理等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术的能力，注重学习过程中的积累与探索，把理论与实践有机结合起来。各级档案部门要为档案人员提高自身素质营造支持的工作环境，为他们学习、使用新技术创造条件，并积极引进竞争机制，注入拼搏活力，使大家通过竞争，增强危机感和使命感，激发档案人员充分发挥才能和特长，营造创优争先的良好氛围。
4．合理调配人才，优化人才结构
将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构。由此可以使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，以利于整体效能的发挥。
【关键词】新农村；乡镇规划建设；档案管理；优化
随着社会主义新农村建设的不断推进，乡镇基础设施建设越来越完善，基层群众的居住环境大大改善，乡镇面貌的改变日新月异，乡镇规划建设资料的数量及种类也随之大幅增加，乡镇管理对规划建设资源的依赖性不断增强。因此，怎样收集和管理好乡镇规划建设档案直接形成的对推进新农村建设进程有重要参考价值的文字、图纸、声像等文件材料是乡镇档案管理工作人员义不容辞的职责。
一、乡镇规划建设档案的内容
乡镇规划建设档案源自乡镇规划、设计、建设及管理等各项工作的参与单位，直接形成于规划和建设乡镇的各个环节，其内容主要包括：一是乡镇规划中产生的大量规划建设文件，即为编修对乡镇建设独具指导性作用的具体控制性规划与总体规划，需广泛开展必要的调查与勘测工作，并申请、审批，以此所形成的反映乡镇地名、经济、水文、人口、气象、资源、测绘、地质勘测等情况的乡镇基本资料；利用乡镇土地的总体规划以及控制性规划、整治土地的文本及图表等档案。二是乡镇设计与建设中产生的工程项目档案，主要有项目建议书、项目可行性研究报告、项目计划任务书、乡镇规划选址、用地及规划许可、设计勘测、征地动迁、申请审批等各种各样的前期材料；定位测量资料、鉴定、验收隐蔽工程的材料、复验试验报告、变更设计的通知、验收现场质量的记录、竣工图及验收资料、结算审计报告等乡镇规划建设项目的施工、竣工档案。三是形成于市政管理的大量档案材料，涵盖乡镇排水、供电、供气、有线电视、电讯等地上与地下管线工程的材料；道路、桥梁、防洪设施、涵闸、相关配套工程等档案；小型车站、停车场等交通设施档案；公共厕所、广场、环卫设施等乡镇公共建筑物档案。
二、优化乡镇规划建设档案管理工作的作用
（一）优化乡镇档案管理体现时展需要。建设社会主义新农村是农业大国推动农业甚至广泛涉及整个社会经济发展的重大变革，意义之深、规模之大、道路之艰难让人无法想象，这就对如何优化乡镇规划建设档案管理工作、如何最大限度发挥档案管理工作在社会主义新农村建设中传承文明、记录历史、造福人民、服务社会等特殊作用提出了更严峻的挑战。在新时期，每一位建设者都要牢固树立抓住机遇、喜迎挑战的乡镇规划建设意识，跟随时展步伐优化乡镇规划建设档案管理工作，促进档案管理更适应社会全面进步及科学可持续发展的需要，更适应时展需要。
（二）更好地满足乡镇规划建设提出的高要求。乡镇规划建设是一个循序渐进的、无法一蹴而就的过程，不可能一劳永逸，所以在乡镇的规划与建设中务必要真实记录实践活动的点点滴滴，它是纵深推进乡镇规划建设的主要参数和参考依据，对创新、传承和发展新农村建设有重要作用。与此同时，乡镇规划建设还是一项复杂的、系统的工作，需要通过档案的形式把一些工作经验及成就永久保存下来，所以档案管理工作人员务必要把践行乡镇规划建设的瞬间变成永恒，以便为后人观察、研究乡镇规划建设的历史、探索规划和建设乡镇的规律提供可靠依据，从而实现乡镇规划建设档案管理工作的科学化、规范化。
（三）为综合改革农村提供真实的记录及参考。乡镇规划建设不仅能推进对农村的综合改革，全面发展农村经济及各项社会事业，还能促进发展农业农村的档案事业，使档案管理变成乡镇规划建设的一项重要内容。综合改革农村是一项庞大的系统工程，涵盖基层政权建设、组织建设、文化教育、医疗卫生以及山林土地经营、社会保障等真实的历史记录。这些全面的、活生生的第一手资料对综合改革农村具有很大的指导与借鉴作用，所以优化乡镇规划建设档案管理不但能促使农村综合改革沿着科学发展的方向迈进，还能使后人充分享受发展农业农村档案事业的成果，推动农村经济可持续发展，推动社会全面进步。
三、优化乡镇规划建设档案管理工作的重要举措
（一）将档案管理工作纳入乡镇发展规划。乡镇规划建设已经成为各级政府主要的工作任务，而作为乡镇规划建设重要组成内容之一的档案管理工作，在编制乡镇发展规划时就应占据一席之地，做到档案管理工作与乡镇规划建设各项工作的协调同步发展。乡镇规划建设档案管理工作应成为乡镇整体规划的一项主要内容，并对档案管理工作的任务、整体要求及建设档案基础业务、建设档案信息化、建设档案资源、建设档案干部队伍等作出明确部署，从而为推动实施乡镇规划建设档案事业的健康发展打下坚实基础。乡镇规划建设档案管理工作必须在规划建设之初就要更好地把握规律性、体现时代性、富于创造性，促使每一项工作、每一阶段任务、每一个具体措施都紧跟乡镇规划建设步伐，使档案管理工作贯穿于乡镇规划建设的整个过程，实现档案管理工作和乡镇规划建设的同步发展。
（二）使档案管理工作的基础设施完善化。乡镇政府要建立科学的经费保障制度，为优化乡镇规划建设档案管理工作提供可靠的资金支持，用于建设档案室、购置档案管理装备、落实奖励措施等，其中建设档案管理信息化至关重要，以此完善档案管理工作的基础设施，成功调动档案管理工作人员的主动性与积极性，为优化档案管理工作提供基础条件。具体可按照乡镇实际建立档案基地，包括集中统一管理各种载体的乡镇规划建设档案的保管中心、收集档案和提供服务的档案利用中心等，并加快建设档案信息化的进程，及时配备高性能计算机硬件设施、实用性软件、安全防护措施等，通过完善和升级档案管理系统来提高软件兼容性、系统安全性以及数据共享性，优化乡镇规划建设档案管理工作的质量。如某村就成立了档案室，并成立村档案管理领导小组，配备专用铁皮档案柜、温度湿度测定仪等设施，完善村档案室基础设施，落实乡镇规划建设档案的防盗、防火、防潮等工作，提高村档案管理水平。乡镇政府可建设包括保管室、展览区、查阅区以及开放区在内的档案中心，并配备大批刻录机、复印机、密集架、计算机等基础设施，把建设乡镇档案馆变成现实。
（三）加强乡镇档案管理工作的业务指导。加强乡镇规划建设档案管理工作的业务指导是当下优化档案管理的重要一环，它是开展乡镇规划建设档案管理工作的前沿阵地，工作质量直接影响建馆档案质量。在指导业务的过程中要将传统业务指导模式打破，确保业务指导更主动、更超前、更灵活。一是前移开展业务指导工作的时间，按照乡镇规划建设工程的特点主动上门了解各规划建设单位每一年的规划建设计划，提前上门服务，及时指导和纠正档案收集环节存在的问题，保证竣工档案的质量。二是前移开展业务指导工作的内容，及时把档案案卷内容、排列顺序、编制要求以及整理组卷要求等告知建设部门，使施工单位在开工后及时收到相关资料，落实收集和整理档案资料的工作。三是前移开展业务指导工作的地点，将乡镇规划建设档案的业务指导工作从办公室向工地现场前移，主动深入施工现场进行一对一指导，确保档案管理工作的优化。
（四）促进乡镇规划建设档案管理规范化。促进乡镇规划建设档案管理工作的规范化是提高档案管理水平的一项基础性工作，具体可从三方面入手：一是严格把控材料形成关。乡镇规划建设工作相当繁杂，不能开展了很多工作却没有形成材料、文件，所以要将用脑子想、用嘴说、用本子记录的工作思路、办法等变成会议记录、计划、总结等文字材料，并做好归档保存工作。二是严格把控材料收集大关。在收集乡镇规划建设档案的过程中，工作人员要严格依据有关规划建设档案管理工作规定的要求，落实档案归集管理工作，保证乡镇规划建设档案完整、齐全。三是严格把控档案立卷大关。如某村档案室在成立之后及时健全村档案管理制度及安全防护措施，制定规划建设档案分类大纲，编制档案室简介、档案数量统计台账、档案检索工具、档案利用以及档案安全及温湿度登记表册，为规范管理规划建设档案奠定基础。乡镇规划建设档案的收集齐全与否、案卷规范与否都会对档案的利用产生直接影响，档案管理工作人员应严格依据国家相关规范及立卷要求全面落实乡镇规划建设项目各阶段文件材料的归档工作，保证档案立卷准确、系统。
（五）提高乡镇档案管理工作人员的素质。一方面，乡镇档案部门要为档案管理工作人员提供培训平台，坚持进行乡镇档案员的集中培训，要求参训人员带上档案资料，通过倾听理论讲解、观看实战演示、亲自动手操作等培训方式切实提高参训档案员的业务工作水平，培训出乡镇规划建设档案管理能手。对于新的档案员应实行请进来、走出去的一对一培训手段，让业务人员下到基层单位或新档案员带着资料到档案局培训，使大多数乡镇档案管理工作人员能得到轮训，基本掌握收集、整理乡镇规划建设档案的知识和技能，提高其业务素质，确保乡镇规划建设档案管理工作基本做到科学分类、合理组卷、整齐装订、准确编目、规范排列，让乡镇规划建设档案管理工作逐步规范化、优化。另一方面，要按照乡镇规划建设档案管理工作实际确立以点带面、稳步推进的思路，把部分乡镇列为规划建设档案管理工作的示范乡镇，有针对性地指导示范乡镇优化档案管理工作，加强业务指导，培植示范典型，并组织档案员到示范乡镇参观学习，提高乡镇规划建设档案管理工作人员的整体素质水平。
四、结语
乡镇规划建设档案管理工作在迎来机遇的同时也面临更高的要求，需要乡镇规划建设档案管理工作人员重新定位，明确乡镇规划建设档案的内容及优化档案管理工作的作用，并采取一系列行之有效的举措不断优化档案管理工作，提高乡镇规划建设档案管理水平，为加快社会主义新农村建设步伐提供服务。
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关键词：高校；计划生育档案；档案管理；信息化
一、高校计划生育档案管理信息化建设的重要性
计划生育档案是国家档案的重要组成部分之一，它担负着记载我国计划生育事业发展历程的重任。计划生育档案管理是计划生育工作的基础，它复杂烦琐，受基础条件、观念制度、人力和经费等因素的制约和影响，存在着诸多问题和薄弱环节。为了更好地服务新形势下的高校管理工作，最大限度地发挥计划生育档案的作用，提升档案管理水平，推动和实施计划生育档案信息化管理是大势所趋。
（一）可以提高高校计划生育档案管理的质量与效率
高校档案工作不仅记录了该校发展的主要历程，而且体现出一个学校的服务水平。将信息技术运用于高校计划生育档案管理可以提高工作效率，并且顺应了高等院校发展的需求。计划生育档案管理信息化后能够清晰地掌握育龄人员的基本情况和动态变化。计划生育档案管理信息化后，相较于传统的计划生育档案管理工作效率明显提升。例如，手写纸质的计划生育档案在搬运、存放的过程中极易破损和遗失，一旦发生这样的情况，就会给计划生育管理工作带来极大的不便，而使用信息化技术则可以避免这一问题。
（二）可以推动高校计划生育档案管理标准化、规范化
计划生育档案管理信息化使计划生育档案工作更加标准、规范，它充分提高了计划生育档案的利用率。传统的计划生育档案保存方式存在局限性，很难做到全面清查，这样就不可避免地存在许多相似或无参考价值的文件。信息化管理后，首先可以高效剔除这些无用的文件，避免出现重复的情况［1］。还可以根据档案的价值、利用率及其重要性进行排序，以便确定加工整理次序。其次，可以尽可能地将一些存在某种联系的案卷组合在一起。这样不仅能清晰地体现档案的主题和特征，而且可以减少录入的条目，既节省了时间、人力和财力，又提高了效率。再次，统一档案分类号。对保存完好的、内容全面的档案在著录时可以直接分类标引，而那些内容不完整、缺失的则可用计算机程序将时间、人名、地址等直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样既可减少著录环节，又可提高著录速度［2］。最后，规范档案题名，提高检索查准率。在规范档案题名时，一定要简单、明了、准确，避免出现文不对题的情况，否则将直接影响计算机的检索查准率［3］。
二、高校计划生育档案管理实行信息化时存在的主要问题
（一）管理制度不完善
一是档案收集方面。由于制度不完善，计划生育档案在收集的过程中缺乏完整的记录。二是档案保管方面。计划生育档案管理工作中要经常变更档案信息，但因保管制度不完善，极易造成档案丢失、损坏。三是档案利用方面。由于制度不完善，部分档案无法实现应有的价值，极大地降低了档案利用率。计划生育档案管理制度不完善，严重影响工作人员的工作态度和积极性，工作人员缺乏对计划生育档案管理工作重要性的认识，工作责任不明确，工作不积极，不能及时、准确地整理高校计划生育相关数据资料，这些问题严重阻碍了计划生育档案管理信息化进程。
（二）人员素质参差不齐
当前，高校计划生育档案管理人员仍以兼职为主，大部分没有接受过系统而全面的培训，缺乏档案管理及档案开发建设的基本知识；同时，其对于计算机的实际操作能力欠缺，不能完全适应信息化档案管理工作的要求。随着信息技术的不断发展，计算机在档案管理工作中已成为不可替代的工具，但由于工作人员不具备相应的计算机操作能力，这样在统计数据的过程中难免出现错误，工作效率和质量就难以提高。档案专业知识不足、计算机实际操作能力低，这些都严重影响计划生育档案管理信息化的推进。
（三）管理方式有待更新
高校计划生育档案工作虽然引入了计算机等信息化技术设备，但由于人员信息化能力不够，很多工作仍以传统方式为主，信息化水平较低，不能及时分析计划生育工作开展的情况，也就难以确定下一步的工作任务。
三、推进高校计划生育档案信息化管理的措施
（一）制定完善的、规范的管理制度及管理标准
高校要想实现计划生育档案管理信息化，就要从完善各项规章制度开始。根据相应的法律法规和管理规定，从计划生育档案管理的实际工作入手，制定一套完整的计划生育档案管理制度，使具体工作责任到人，做好相关数据和信息的保密工作。为保证计划生育档案管理工作正常开展，要明确具体步骤和流程，因此制定规范的管理标准必不可少。规范的规章制度及管理标准可以使工作人员充分认识到计划生育档案管理工作的重要性，进一步提升高校计划生育档案信息化管理水平。
（二）重视高素质复合型人才的培养
信息时代，计划生育档案管理人员面临着新的要求，一般的业务技能已经不能适应时代需求。高校计划生育档案管理人员应该既了解计划生育法律法规，又精通档案管理的专业知识，同时具备一定的计算机操作能力。档案管理信息化是对计划生育档案工作新的要求，也是档案人员努力的方向。档案管理信息化与计算机技术息息相关，不管是数据的录入、汇集、统计，还是文件的编著等，都离不开计算机技术，因此掌握一定计算机操作能力的高素质复合型人才是实现档案管理工作信息化的保障，直接决定着档案管理信息化的速度和质量。这就要求计划生育档案管理人员要掌握和运用现代化的科技手段和先进的管理技术，以此更好地适应工作的需要。高校要充分利用自身的资源对档案管理人员开展在职教育，不断增强档案管理人员的信息化意识，同时提高档案管理人员的信息化技术水平。
（三）采用先进统一的信息化管理设备
高校计划生育档案涉及教职工、学生及流动人口，人员类别较多，档案的数量也在逐年增加，如果继续采用传统的方式来记录各项信息，将会给工作人员带来很大的困难。因此，高校有必要引进先进的信息化管理设备，将计划生育档案原有的纸质信息转变为利用率更高的电子档案。而完善计算机设备这一硬件条件，是实现档案信息化的前提。因此，高校应采购先进统一的信息化管理设备，促进计划生育档案管理工作高效开展。
（四）注重资源共享
随着社会的不断发展，计划生育工作也在与时俱进，无纸化办公正在成为重要的办公方式。计算机技术的应用，不仅能促进档案信息高速传递，而且能够以创新的工作方式充分实现档案信息的资源共享。高校要注重资源共享，以提高各种计划生育的信息平台、信息系统、管理数据库处理计划生育档案的工作效率。
结语
高校计划生育档案管理信息化建设是一项长期的、繁杂的工作，它将信息化技术应用到了计划生育档案管理中，是高校整体信息化建设的重要组成部分。信息化管理是新时期高校计划生育档案工作的客观需求，是计划生育档案管理的大势，更是计划生育工作取得重要进展的突破口。在信息化技术飞速发展的今天，高校计划生育档案管理工作也应与时俱进，积极推进档案管理信息化建设工作，只有这样，才能跟上时展的步伐。
参考文献
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【关键词】计划生育档案管理创新；内容；重要性；存在问题；有效方法
创新是社会进步和国家发展的源泉，对于我国国民经济的提高和社会各行各业的繁荣，有着重要的积极推动作用，社会各领域都应该积极创新，进而取得更优异的发展成绩。计划生档案管理工作也不例外，相关的计生档案管理部门必须在计生档案管理实践工作中开展创新，依据时展和社会进步需求对计生档案管理进行数字化建设，从而更好地满足我国的计划生育工作发展需要。
1计划生育档案管理创新的重要性及创新内容
计划生育档案管理能够为我国开展计划生育工作提供大量具有实用价值的文件资料，对做好我国的人口控制工作，稳定我国的低生育率有着十分重要的作用。所以，计划生育档案管理人员必须充分认识到计划生育档案管理工作创新的重要性，同时进一步加强计生档案的管理力度，力求实现计生档案信息资源的有效共享。计划生育档案管理工作是我国实施计划生育基本国策的重要信息基础，通过不断的对计划生育档案信息管理人员进行创新工作宣传和数字化培训，可以提升工作人员的工作效率，提升计生档案管理的数字化建设程度，提高计生档案的利用率。同时也可以使我国的计生档案管理人员对自己的工作有更全面深入的认识，更积极主动地开展档案管理服务。通常计划生育档案管理创新包括两方面的内容：①对计生档案实施规范化、系统化管理；②进一步提升计生档案管理人员的综合素质和档案管理数字设备的性能。相关计生档案管理部门在实际工作过程中，必须建立一个规范化、科学化的计生档案数字化管理系统，进而提升计生档案管理人员的工作效率和工作质量，增强计生档案管理工作的权威性。同时计生档案管理工作人员还应该熟练掌握各种档案管理新技术和现代化信息设备，能定期维护档案管理信息化系统，只有这样才能加强档案管理的规范性，合理有效地利用各种计生档案信息资源。并且这种规范化的管理，还可以逐步加强计生档案信息的真实性，提升我国计划生育档案信息的管理水平。开展计生档案管理创新工作离不开优秀的档案管理人才和先进的计算机软硬件设备。因此计生档案管理部门应该定期的对计生档案管理人员进行档案知识培训和现代信息技术培训，以增强计生档案管理人员的档案业务素质和信息技术专业技能，提高他们的档案信息管理能力。然后，各级政府还必须拨出一定的专项资金供计生档案管理部门购买先进的计算机设备、正规的档案管理技术软件以及各种信息安全防护软件，进一步提升计生档案管理数字化设备的各种软硬件水平，创建起一个科学先进的计生档案数字化管理系统，最终促进我国计生档案管理工作的高效、安全、顺利、有序进行，为我国计划生育工作的持续开展保驾护航[1]。
2计划生育档案管理数字化建设过程中存在的问题
计划生育档案数字化建设是当前我国计生档案管理工作中的一项重要任务，它的开展既是顺应当今信息时代社会发展趋势的结果，也是现代计算机技术和互联网技术在计划生育工作中大规模应用的必然结果。但是计生部门工作人员仍然应该清醒认识到，我国现阶段在计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些问题，亟待相关人员深入研究并有效解决，这些问题大致可分为四个方面：
2.1没有设定统一的计划生育档案管理机构
现阶段，我国许多的计划生育档案管理工作人员其岗位属于临时调动，没有统一的计生档案管理机构对其考核管理。大部分计生档案管理人员都没有经过严格的计生档案管理业务培训，就直接上岗了。他们不能充分理解计划生育档案管理工作的重要性，档案管理意识差，对各项计生档案管理操作规定和业务知识也不太清楚，难以胜任日常的诸如计生档案收集、整合、归类、存档等基本的档案管理工作[2]。
2.2缺乏统一的档案管理工作标准和完善的档案管理制度
当前我国并没有制定统一的计划生育档案管理标准，多数计生档案管理机构都是自行发展，缺少规范化的档案管理要求和准则。因为我国的计生档案管理人员很多都是临时抽调来的，档案管理专业才能不高，所以他们在计划生育档案管理工作中工作表现不佳，常常在工作过程中丢三落四，存在大量的管理漏洞。同时计生档案管理机构的管理制度也不完善，权责划分不清楚。档案管理人员对档案数量、档案内容等保密意识不强，一旦出现管理失误和档案泄密事件，很难查找具体的档案管理责任人[3]。
2.3档案管理数字化建设资金不足
由于我国是一个发展中国家，经济条件还相对落后，所以我国各级政府在计生档案管理工作上的资金投入是非常有限的。资金问题是现阶段我国进行计划生育档案管理数字化建设的最大制约因素，资金不足严重限制我国计划生育档案信息化管理事业的进一步发展。因为档案管理经费少，很多计生档案管理部门就难以购置先进的数字化软硬件设施，从而难以建设比较规范和科学的高性能计划生育档案管理数字化网络系统。
2.4数据库建设较为落后
各级计生档案管理部门的数据库建设严重落后，这也是现阶段导致我国计划生育档案数字化建设发展缓慢的重要原因之一。虽然我国许多的计生部门依据时展创建起了不同规模的计划生育信息档案数据库，然而因为这些数据库没有与先进的档案管理软件相结合，“信息孤岛”现象严重，所以，它们的利用率不高，在进行一般的计生档案管理时，很多时候仍需人工操作查找，增加了档案管理人员的工作负担，降低了计划生育档案管理的水平。
3加强计划生育档案管理数字化建设的有效方法
3.1提高计划生育档案管理人员的综合素质
因为我国的计划生育档案管理人员很多都不是专业的档案管理人才，所以计生档案管理机构必须加强对这些人员的定期培训，从而提高他们的综合素质，帮助他们更好地胜任计划生育档案管理工作。一般在对这类档案管理人员进行培训时，其培训内容可从三方面着手。①对他们进行职业道德培训，使他们养成良好的职业道德习惯和信息安全保密意识，并让他们充分认识到计生档案管理工作的重要性，增强他们的工作责任心。②对他们进行档案业务知识培训，提高他们的业务处理能力。③加强他们的计算机技术和网络技术培训，从而提高他们的档案管理设备操作水平[4]。
3.2加大资金投入，购买先进的档案管理软硬件数字设备
在进行计划生育档案信息化建设的过程中，各类软硬件设备是建设基础和建设工具。因此各级政府都必须加大对计划生育档案管理数字化建设的经费投入，帮助他们购置先进的档案管理数字软硬设备，为更好地开展档案管理数字化建设工作提供强大的物质保障。
3.3做好计生档案信息的虚拟化工作
计生档案信息虚拟化，有利于档案管理人员对计算机服务器资源进行集中化管理。①通过创建虚拟的计生档案信息资源，可以增强服务器的管理性能，进而降低档案信息数字化管理运行成本。②档案管理工作人员还可以与其它的计划生育档案信息资系统相联合，实现本部门计划生育档案信息的共享，提升计生档案信息的利用率。③在计划生育档案管理数字化建设的过程中，不断创建规范化的档案信息管理系统，创新档案信息管理方式等，也非常有利于档案数据虚拟化的实现。简而言之，现代计算机设备和互联网技术的应用，极大地推动计划生育档案管理事业的发展[5]。
3.4加强情报监控
加强计划生育档案的情报监控对于完善各类计划生育档案信息，进行科学的档案信息管理意义巨大。在计划生育档案数字化管理过程中，不断应用新的信息模式，建立新型数据库，能够逐步增强计生档案信息管理的标准性、适用性和安全性。在进行计划生育档案管理时，特别是在信息情报管理过程中，不断进行网络咨询和实时浏览，能够有效控制和迅速更新计划生育档案信息。在具体的计划生育档案数字化管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的职业道德意识，充分借助现代互联网技术、计算机信息技术等方法，对计生档案分类、归整，并最终实现计划生育档案信息的共享，提升计划育档案的利用率，确保计划生育档案管理的实用性、严谨性和真实性。也就是说计算机技术的应用和互联网的普及极大地方便了计划生育档案管理的信息搜集、信息整合以及信息存储，提高了档案管理人员的资料管理效率，促进了我国计生档案管理事业的进一步发展[6]。
4结语
综上所述，对计划生育档案管理进行创新发展和数字化建设不但有利于进一步促进我国计生档案管理工作的革新，还能促进计生工作的规范有序开展。所以以各级政府必须大力支持和全力配合计生部门档案管理机构进行档案管理创新和数字化建设。虽然当前我国计划生育档案管理数字化建设过程中还存在一些不足之处，但只要计生档案管理工作人员积极学习档案管理业务知识和现代信息技术，并配合其它一些针对性的措施，这些问题都是可以有效解决的，并且能有效实现计划生育档案信息资源共享。
参考文献
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关键词：计划生育；档案管理；规范与创新；管理数字化
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作、促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、计划生育档案管理存在的问题
1、档案意识不强。
一些领导和工作人员档案意识不强，他们对档案管理工作的重要性认识不足，没有把档案管理工作放在重在位置，没有从对历史负责，对事业负责，对群众负责，对自己负责的高度去重视档案管理工作。他们在工作中态度不端正、不积极，不认真、不细致、不规范，不能及时的、完整的、系统的收集计划生育档案资料，对重要的档案也是敷衍了事，甚至弄虚作假，篡改、编造档案资料。
2、管理模式落后。
现阶段在计划生育工作中，主要通过人工管理方式进行档案管理，用手工来对计划生育档案资料进行整理和归类，档案管理工作效率低、质量差、出错率高，丢失文件材料的现象时有发生。一些偏远贫困的乡镇，连完善的档案管理制度、固定的档案室和借阅室、必需的档案管理设备都没有，档案管理工作混乱、低效，给违规违纪人员制造虚假证明提供了可乘之机。
3、专业水平不高。
计划生育档案管理队伍中，缺乏专业的档案管理人员，档案管理人员普遍年龄偏大、文化素质和业务能力偏低，大多数由老弱妇女或勤杂人员担任。他们没有机会参加业务技能培训，档案专业知识极度匮乏，实际操作能力差，对档案的全宗、类别、保管期限等混淆不清，归错类、编错号、盖错章现象经常出现。因退休离岗等人员变动频繁，往往导致档案资料散失。
4、服务能力较差。
归档后的计划生育档案资料由于保管不善等种种原因，经常难以查到。一些工作人员为了自己工作方便，更不愿上交重要资料，加重了档案资料的灭失和查阅难度。基层计划生育工作中录制拍摄了大量照片、录音、录相、视频等，往往无人收集，或收集后粗放的存在旧纸箱里，最后被当废品卖掉。在制作宣传品、专题片时，再想查看这些资料，已经根本不可能。
二、计划生育档案管理的规范
1、完善档案管理制度。
制定归档资料收集制度，严格按照档案资料分类方案、归档范围、保管期限的收集。明确收集范围，既收集纸质档案资料，又要收集照片、录音带、录像带、U盘等磁介质载体资料和数字化视频资料，还要收集有保存价值的珍贵的实物资料。制定档案工作人员培训制度，提高档案人员素质；严格档案材料及时归档制度，完善档案资料借阅和利用制度，提高档案利用率。
2、加强档案阵地建设。
加大对档案工作投入力度，将其作为一项促进卫生计生事业发展的基础性投入，列入财政预算。努力解决档案保管条件、装备规范化、设备现代化方面存在的因难和问题。加强档案室基础设施和硬件设备建设，配置防盗网、排风扇、空调、温湿度计、除湿机等防盗、防潮、防湿、防火、防蚀安全保管的防护设备，积极改善档案保管环境和条件。
3、规范档案日常管理。
强化法制意识，认真贯彻执行《档案法》和档案管理各项规章制度。凡是已经归档入库的档案一律不能拆卷或抽出长期外借。对一些利用频率特别高的档案或为迎接上级检查需利用的档案，由档案室统一提供复印件，确需利用档案原件的，要做好外借登记手续，利用后应及时归还档案室。有效落实档案管理责任制，出现档案资料错误或遗失，严格追究责任。
三、计划生育档案管理的创新
创新计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，推进档案工作现代化建设，运用计算机和现代化信息管理手段代替手工操作，提高档案管理水平和档案工作者的效率，确保档案工作准确无误。
1、档案资料的数字化。
做好现有档案资料的数字化转换工作。购置计算机、硬盘、光盘、扫瞄仪、照相机、摄像机等录入存储设备，将现有纸质档案尽快录入存储到硬盘、光盘、U盘等载体上，将其转化成数字化资料。将对于新产生的文件、表格、图片、音视频等档案资料，直接分类保存成为数字化资料。数字化应注意以下两个问题：
（1）创新数据管理方式
在探索档案管理数字化工作模式的过程中，要立足于计算机信息、网络技术的优势，寻求与档案数字化管理相适应的工作方式，建立专业化的管理程序，保证档案数字化管理更加完善和高效。通过网络化手段，可以实现多台计算机的有效连接，并且按照不同的管理功能和职责，可以对这些管理平台进行分类，构建分散与统一相结合的系统处理模式，保证发挥整体的最大效用。
（2）创新管理工作方式
由于档案信息量往往比较庞大，在管理过程中尤其要注意工作效率问题。运用计算机管理，可以根据档案信息资料的重要程度、价值以及使用程度等具体判断标准对其进行统一整理和分类管理。一般情况下，对于属于开放性性质的档案以及使用频率较高的档案，需优先处理。其次，在实际管理工作中，还可以按照案卷的类型，利用档案的潜在特征、中心内容对其进行著录，以此来减少录入条目，减少工作量。最后，对于案卷基础较高的档案，在进行著录时，可以在全目录中分类标引；形式相对特殊的档案还可以直接录入姓名和时间等要素，再作分类处理，以此来提高实际的著录效率。
2、档案管理的信息化。
充分利用文档管理集成系统对传统的档案管理软件和数据库管理程序进行改造、升级，开发适合工作实际的计划生育档案管理系统，对工作流程进行改良，对智能检索技术进行改进，提高档案管理和信息检索的速度和效率，全面提升档案管理的智能化、信息化水平。
3、档案利用的网络化。
在保障档案管理的安全性的基础上，通过计算机网络咨询、实时浏览等功能的应用，及时更新档案信息。通过计划生育档案信息管理系统与其他公共信息服务 平台的对接，实现档案信息在互联网背景下的资料共享。深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，使其更好的为社会发展服务。
四、结语
当前计划生育政策总体上在我国取得一系列进展的同时，其关于档案的管理工作仍然存在着一些问题，对我计划生育政策进一步的实施造成了阻碍。我们在开展计划生育的同时，要不断反思这些过程中存在的问题并试着找出适合且有效的解决办法与对策，在克服与解决一个个问题的同时，使得计划生育档案管理工作走向规范化与标准化，使得计划生育工作能够顺利进行，从而对国家的发展贡献微薄的力量。
参考文献：
[1]李忠平.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].科技视界.2013.（24）：192.
关键词:人口;计划生育;档案
中图分类号:C93-03文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)26-0163-02
作为世界第一人口大国,我国人口和计划生育工作的重要性日渐突出。人口计划生育工作的法制化、制度化、规范化的发展,使人口和计划生育档案管理科学化进入了更高、更新、更严、更准的阶段。探索当前人口和计划生育档案科学管理的新思路,进一步提高档案科学管理水平,对更好地开展新时期人口和计划生育工作,促进社会经济健康快速地发展必将产生积极的推动作用。
一、科学管理人口与计划生育档案的重要性
人口和计划生育档案是计划生育工作中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、表图、影像、声音等不同形式的真实历史记录,是制定当地人口与计划生育政策的重要资料,是过去人口和计划生育工作的积淀。要提高科学管理人口和计划生育工作档案的水平,就必须对人口和计划生育档案的作用有一个充分的认识,这是科学搞好档案工作的必要前提。
1.人口和计划生育档案可为政府决策提供准确的依据
人口和计划生育档案资料是许多人口计划生育统计数字的来源。在工作中,分析、处理这些数据,其结果可用于政府统筹计划,为政府决策提供人口数据,为发展区域经济明确工作重点,对科学统筹安排生产提供前瞻性的理论数据。
2.人口和计划生育档案可为育龄群众提供优质服务
利用人口和计划生育档案资料,通过从存储计算机中的《育龄妇女基础信息表》和《生育证》、《独生子女证》等资料,可为育龄群众提供相应技术服务的依据。
3.人口和计划生育档案可为流动人口提供优质服务
有效利用人口和计划生育档案,掌握流动人口动向,及时了解流动人口的婚育信息,可以满足流动人口计划生育与生殖健康工作的需求。利用流动人口档案通过人口宏观管理与决策信息系统的流动人口管理交换平台,互通信息,既可引导流动人口及时落实避孕节育措施,促进社会抚养费两地配合征收,又可防止两地因为“时空差”出现工作疏漏,如发错证、重复发证等等。
4.人口和计划生育档案可保证计划生育执法的准确性和严肃性
《中华人民共和国人口与计划生育法》、《流动人口计划生育工作管理办法》、《计划生育技术服务管理条例》、《社会抚养费征收管理办法》等法律法规的相继出台实施,使人口和计划生育行政部门承担的监督执法任务越来越重。《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政许可证》的实施,提高了群众的维权意识,这对人口和计划生育监督执法人员提出了更高的要求,利用人口和计划生育档案的真实信息,为计划生育执法的准确性和严肃性打下了基础。
5.人口和计划生育档案可为农民致富奔小康服务
利用人口和计划生育档案信息,可及时了解和掌握党和国家有关人口与计划生育政策、科技信息,帮助农民“少生快富”奔小康。特别是帮助计划生育家庭发展生产,提高生活水平,利用人口和计划生育档案信息,为他们传递国家对独生子女户、双女户家庭的优先优惠政策、奖励扶助政策,如农业部门优先向贫困女孩家庭提供高产优质优良品种,推广先进技术;金融部门对符合贷款原则和贷款政策的贫困女孩家庭优先发放小额贷款;各级计划生育协会组织的对计生户优惠扶持等一些优惠政策,让他们充分利用这些优惠政策脱贫致富。
二、人口和计划生育档案工作现状
1.领导重视不够
在档案保管的全过程中,基层人口计生档案室的整理保管工作是基础,但这往往是工作的薄弱环节。一些领导不够重视基层的档案管理工作,因此,档案工作在基层人口计生工作中没有地位,根本提不到议事日程上来。比如,没有将档案保管工作是否达标列入各级人口计生的考核体系中;在人员配备上,只考虑是不是党员,但却不考虑其是否具有档案专业的背景;档案工作人员兼职多,专职少;基层档案室没有制定规范的档案管理制度等,从而导致工作人员对各类人口计生工作的档案管理只能是“随心所欲”,各行其是。
2.缺乏档案管理意识,档案保管条件差
目前,因基层档案保管工作基本没有开展或没有受到应有的重视,基层工作人员在档案业务素质、档案意识等方面,均与《档案法》的要求相差甚远。基层档案工作者大都缺乏档案保管技术的基本知识和业务能力,因此,档案管理工作较为杂乱无章。多数基层部门缺乏必要的档案保管条件,无论是库房建设,还是添置必要的档案保管设备,或是对档案库采取经常性的保护措施等,均存在不容忽视的隐患和问题。《档案法》颁布后,除国家、省、市级人口计生档案室外,县以下的基层人口计生档案室普遍还没有制定严格的档案管理规章制度;没有添置必要的档案保管设备,尤其是县人口计生单位的档案室均存在一房多用、办公用品质量低等现象,由此造成档案资料的污损、丢失等大错。
三、抓好人口和计划生育档案的规范化、标准化和科学管理现代化建设
在人口和计划生育档案科学化管理工作的各个环节中,计算机应用是一个大工程,尤其是那些时间较长的计划生育档案,著录工作量大而且复杂,如果没有一整套现代化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法有效使用,甚至直接影响档案管理工作科学化的进展速度。因此,在著录时掌握以下重点才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.全面普查案卷,去糟补漏,取精去陈重新组合案卷,实现案卷规范化。将那些组卷过厚、不规范和内容混杂的案卷进行重新装卷,尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起,去掉过期不符合的案卷。
2.统一归类,建立门户,搞好类别,保证计算机检索的显著优势。为了确保检索的完整性,在分类过程中,首先根据《中国档案分类法》进行分类、规范题名,档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证查索的查准率。
3.分级次著录,省时省力。在著录过程中将案卷分层次进行著录,对人口报表等数据进行图表级著录;对影像、声音等资料进行影音采集刻盘分类保管;将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目,既节约了时间、人力与财力,又提高了效率。
4.分门另类,对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“病历档案”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节,大大地提高著录速度。
5.用关键词替代主题词,简化查找时间。主题词存在着查找烦琐、效率较低的弊端,可以采取以关键词替代主题词的做法,即从题名或文件主题中用靠思维归纳出揭示主题内容的词汇――关键词进行标识,待录入计算机后,利用计算机批量处理的功能进行处理。
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