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［关键词］ 医院； 人事档案； 信息化； 管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 055
［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）14- 0092- 02
1 引 言
医院人事档案管理是医院人事工作中的重要组成部分，随着医疗卫生事业单位的人事制度改革和医疗体制改革的深入，医院管理更趋向科学化和规范化。医院规模不断扩大，医护人员和其他辅助人员不断增加，大量的、复杂的人员构成医院管理工作，尤其对人事档案管理工作形成了巨大的压力。医院信息化建设逐步提速，医疗部门、财价、设备管理等主干网络也相继实现信息化管理，医院人事档案信息管理更显得尤为重要。医院人事档案管理也必须由传统的管理手段向信息化管理转变，这是医院人事档案管理走向现代化的必然趋势。
2 目前医院人事档案管理现状
目前大多数医院人事档案管理仍然基本上沿用传统的人事档案基本模式，其偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、不具公共性和共享性、不能动态反映个人信息状况。在信息技术高度发达的今天，其局限性日益明显。
2．1 档案管理意识淡薄
长期以来由于档案工作不能直接创造经济效益，因而在实际工作中出现档案管理可有可无的模糊认识，意识不到档案在人事管理工作中的重要性和必要性，只见直接，不看间接。
2．2 人工操作归档，费时费力，准确性难以保证
医院人事档案主要记载着工作人员的经历、学历、工资变动、职称晋升及奖罚等方面的原始记录。我院现有工作人员2 000余人，由于档案资料的增加或更新（如晋升工资、年度考核、学习进修等），许多材料需要同时归档，出现此类问题，不可避免地会发生归档错误。这样就需要将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。
当前的人事档案所涉及的许多材料如果未能及时归档，遇到档案信息查询时，则档案信息的准确性不高。同时在个人考查、核定工资、家庭调查等情况时需调阅个人档案对原始资料进行查阅，多次查阅原件，难免发生档案损毁的情况，致使出现档案的准确性难以保证的情形。
2．3 档案资料管理困难，利用率低下
目前的档案管理，因为还没有完全实行信息化管理，大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，缺乏对档案出、入库记录和档案变更的管理。遇到档案的查找、编辑、分析等工作时，要用人工方式完成，致使人事档案在使用过程中不能以最快、最简捷的方式查找相关人事资料，极大地影响了工作效率。
2．4 档案管理人员自身素质较低
人员配备不齐，在有些领导眼里，认为档案管理工作是照顾老弱病残的地方，什么人都能干，文化水平高低都可以，只是收藏一些资料，据了解我省从事医院档案管理工作的专职管理人员有70多人，但没有一人是专业研究生毕业的，本科生专业毕业的也仅有几人，大部分都是半路出家，知识结构及其不合理，兼职人员多，变动频繁等现象在各单位普遍存在，这样势必影响档案管理工作的质量和利用。
3 医院人事档案信息化管理的特点
3．1 档案信息化管理的优点
（1） 提高档案管理工作的效率。由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速的人事资料和有关数据，使用计算机管理医院的人事档案，在查询、统计时既可避免手工抄写出现的失误，又可减轻人事管理人员的劳动量，节省时间，提高工作效率，数据查询又快又准。
（2） 提高档案信息的利用率。医院是人才密集型产业，其人事档案在医院领导者知人、认人、用人过程中有着重要作用。使用信息化管理医院的人事档案，其速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强的特点，可以及时给医院领导决策提供准确、全面的人事信息，为医院的人员编制、人员调整、人才的中长期规划等诸多方面提供可靠、详细的资料，极大地提高人事档案的利用效率。
（3） 延长档案原始材料的寿命。人事档案材料实现信息化管理后，档案信息的查询，以计算机查询为主，减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成原件磨损，有利于原始材料的完整保存，有效地延长了人事档案的寿命。
3．2 档案信息化管理的不足
医院档案信息化管理能为人事部门提供优质的服务，使档案信息资源得到更充分的利用，但是在认识档案信息电子化好处的同时，我们也认识到档案管理信息化也有一些不足：① 档案信息的原始性及真实性问题。由于原始信息是经管理人员录入系统，所以形成的电子文件可能因为录入过程中的手误而出错，也可以被他人改动后而不留痕迹。② 档案信息资源的安全保密性问题。档案信息有很强的机密性，所以信息资源共享必须严格执行安全保密的规定，必须赋予权限，只有档案管理人员和主管领导能够查阅个人档案材料。增强人事档案管理人员网络信息安全防护意识，提高安全防护的技术水平，防止失密、泄密现象的发生。③ 凭证价值问题。电子文件本身固有的原始信息的可变性和不稳定性及人们对其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前难以成为合法的证据。
4 健全与完善医院人事档案信息化管理体系
4．1 建立健全医院人事档案管理体制
[关键词]干部；人事档案；信息化；管理现状；对策
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161
[中图分类号]G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-01
近年来，我国的干部人才流动越来越频繁，干部人事档案关系的流转也随之频繁起来。知识经济时代的来临与信息技术的发展，让干部人事档案信息化管理成为档案管理的必然。建立一个共享性的干部人事档案管理信息化平台，有效地收集与整理人事档案信息，才能促进人事档案的有效利用，从而做好干部人才的配置工作。
1 干部人事档案信息化管理的意义
1.1 有利于干部人事档案管理的高效化
在我国干部队伍不断壮大的今天，人才流动性也有所提高。在这样的社会背景下，档案管理部门传统的手工型人事档案管理方式已经不能满足相关单位的管理需求。信息技术的飞跃式发展，使计算机、互联网与人事档案管理工作的联系逐渐密切。结合科学技术做好干部人事档案信息化改革工作，让人事档案管理系统更加全面，促进干部人事档案相关信息与数据的完善。
1.2 有利于干部人事档案信息的有效保存
在传统的干部人事档案管理工作中，所有人事档案都以纸质形式进行保存。每一次档案的检索与翻阅，都会损害纸质档案的质量。从某种程度上来讲，纸质档案不利于长期保存与使用。在干部人才队伍流动性快速提高的今天，档案的检索与查阅次数明显提高，迁移资料也不断增多，纸质档案很容易在迁移过程中遗失。信息化的干部人事档案管理工作可极大地避免这些问题，将纸制档案转化为数据存储在计算机内，不仅有利于检索与使用，还能长期保存。
2 干部人事档案信息化管理的现状
2.1 人事档案管理理念与方法落后
人事档案管理工作具有较强的专业性，在科学技术不能提供高效的人事档案管理方法之前，档案管理者的工作量很大，不仅要做好档案信息的收集与编制工作，还要定期更新档案。每一份档案都要进行手工书写与装订，极大地考验档案管理者的耐心与业务能力。在科学技术服务于档案管理工作的当今社会，许多单位的管理者没有意识到信息化管理的重要性与便利性，不愿更新工作方法，安于现状，影响人事档案管理工作的信息化。
2.2 档案的利用效率过低
目前，许多单位已实现了互联网的全面覆盖，也引进了足够数量的计算机。但是，有关于档案管理工作的配套设计以及计算机软件仍然没有得到有效应用。一些单位的档案信息化管理工作还停留在初级阶段，也就是目录的存储和检索阶段。没有统一的档案管理标准的约束，部分单位内部的各个部门之间没有建立干部人事档案共享平台，使得档案信息管理工作各自为政，限制了档案信息使用功能的发挥。
3 干部人事档案信息化管理的提升
3.1 加强干部人事档案信息化管理系统的建设
相关单位要更新人事档案管理的硬件设备，开发符合单位干部人事档案管理工作需求的软件，并根据人事档案管理软件建立一个符合单位实际的数据管理系统。健全的人事档案管理系统，应当同时具备信息的接收与传递、存储、利用功能。人事档案信息数据库的建立，是干部人事档案管理工作的关键要素。将每一个部门的人事档案管理数据集合在一起，提升信息的使用效率，确保档案信息可以被反复检索、查阅与使用，推动干部人事档案信息化管理的发展。
3.2 做好部门协调，促进档案资源共享
对于单位来说，干部人事档案信息的收集、整理与核实会涉及到多个部门的人事管理工作。因此，单位管理者要做好部门之间的协调工作，通过各部门间互通有无，实现人事档案资料的规范化。要促进人事档案管理体系的建立，就需要每个部门提供真实的有关人事档案管理对象本身的人力、财力情况，整合多方面的信息做好人事档案管理工作。档案管理者要重视网络的作用，以信息为中心，与信息需求者共享信息，让人事档案管理工作真正实现其价值。
3.3 做好人事档案信息化管理的安全保护措施
在计算机中利用软件存储人事档案信息以及利用网络传递人事档案信息，要确保人事档案信息的安全性。在人事档案的信息化管理工作中，管理者要做好禁止非法用户窃听信息的工作，杜绝人事档案信息外流，加强人事档案信息系统的用户管理工作。例如认证身份和设置密码等措施，都可提高人事档案软件管理的安全性。在人事档案的信息化管理中，也要做好备份与隔离处理，提高信息资源的安全性。一旦发现有用户越权操作或非法操作，要在第一时间用制止。
主要参考文献
[1]卜禹华.加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新[J].改革与开放，2011（18）：102.
[2]王璇.浅谈事业单位干部人事档案信息化管理[J].山东档案，2011（4）：20，48.
关键词：档案 信息化 管理
随着国家《档案法》实施和医院管理科学化、规范化的进程和需要，各级医院对人事档案管理工作越发重视。如何提高人事档案信息的管理与利用水平，更好地发挥档案信息资源作用，把人事档案信息的管理与利用从传统的手工方式转移到现代化的层面上来，尽快提高工作质量，其最有效的途径就是实现人事档案信息数字化和网络化。
只有坚持人事档案信息化管理，服从和服务于组织人事工作大局，才能为宏观管理决策和组织业务处理提供及时、有效、准确的信息服务；才能为各级组织人事管理部门提高管理水平与办公效率、推进办公自动化、实现信息共享和知识管理，提供先进的技术、手段和方法。
1、医院人事档案信息化建设的优点
（1）传统的医院人事档案管理模式，往往会在档案利用中出现“死档案”的现象，也就是我们在利用档案的时候，明明知道档案室（柜）保存着自己所需的档案资料，但是查找时却因为检索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪费大量的时间与人力去找文件甚至无从查找。使用计算机管理医院的人事档案就不同了，由于计算机的运算速度快，存储信息量大、计算精度高，可以及时给决策人员提供准确、全面、快速人的人事资料和有关数据。既可避免手工抄写出现的失误，又可使档案人员从繁重的劳动中解放出来，节省时间，提高工作效益，对数据查询又快又准。
（2）利用计算机管理医院人事档案，有利于材料的完整保存，除了在信息输入时需要用档案原件外，很少再接触原件，延长了档案的寿命。
（3）利用计算机管理医院人事档案，可以把大量的档案材料存放在软盘、优盘、光存储介质及硬盘上，大大节省了资源。按传统的和理模式，要全面完整地保存好档案资料，仍需要改建的库房，增添大量的设备，这样不仅要投入大量的资金并增加人力，而且仍难避免霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏。
2、医院人事档案信息数据化
人事档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。而其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理医院人事档案。可以实现医院人事档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现人事信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将人事档案的信息录入微机，建立完整、准确的全国医院人事档案信息通用数据库。我们知道档案数据库是个动态变化的过程，要求档案管理人员要不断及时更新档案中的变化数据，确保信息的准确、真实。为了查询的便捷，可以将信息数据库进行分类，尽力争取人事档案的数据化。我们不定式可以按信息数据库的不同分类，制成不同的表格，提供所需的数据。通过数据库建设进行人员信息的查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工和理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了医院人事档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是医疗事业管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行企业档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。加强医院人事档案信息化建设，推进人事档案现代化管理水平管理，是我国社会主义现代化的需要，是信息化时代的需要，因此，档案信息化建设是基疗事业发展的必由之路。
3、健全与完善医院人事档案信息管理系统
信息化是当今经济和社会发展的大趋势，医院人事档案部门也要积极创造条件，利用档案信息资源，为医院各项工作理好地服务。建立健全人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考：
3.1 建立一个高标准的人事档案信息管理系统，必需选用一套科学的、合理的软件系统
现在研究系统开发的单位众多，水平良莠不齐，如何选用一套正确的信息软件对今后档案信息化管理起很大的作用。中有选用一套科学合理的人事档案信息系统，才能提高整体工作效率，加快人事档案信息化管理，提高人事档案信息资源的利用率。
3.2 强化领导的现代化意识，加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理，是一项非常繁重的工作
各级领导一定要提高认识，加强对此项工作的领导和大力支持，充分认识建立人事档案信息系统建设的目的就在于不断促进管理的科学化和现代化，并且对此项工作高度重视，千方百计为人事档案信息化管理工作的加强提供和创造有利条件，保证人事档案信息现代化建设工作健康顺利的发展。
3.3 加强学习，建立一支高素质人事档案管理队伍
要全面实行人事档案信息化管理。就必须要有一批高素质档案管理人员作保证。因此，加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高管理水平有工作能力，认真学习《档案法》和人事档案管理知识，掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。熟悉医院基本情况、干部人员概况，以利于人事档案工作的顺利开展。档案人员要加强自身素质的培养，要努力学理论、学业务、学技术，以适应医院建设和发展的需要。
3.4 重视人事档案信息系统的维护
人事档案信息系统是一个动态的系统，需要档案人员不断进行更新和维护，要使人事档案信息系统发挥最大作用，那么对其核心部分的数据库建设必须做到：
（1）信息录入要完整，只有数据完整，后期维护才能顺利进行。
关键词：人事档案，信息化，管理
高校人事档案是教师、干部、工人的个人经历和社会实践的记录，是其思想品质，业务能力和工作情况的反映，是历史的、全面的考察、了解和正确选拔人才，选贤举能，知人善任的重要依据，随着高校教育和管理体制改革的不断深化，高校人事档案管理工作，也越来越重要。因此进一步加大对高校人事档案的管理力度势在必行。科技论文。
信息技术的广泛应用改变了人们的生活方式,促使了各个行业的变革,档案作为国民经济和社会发展的重要基础性战略信息资源,具有重要的社会价值和经济价值。因此对于高校档案管理来说,如何适应信息化发展需要,借助信息化手段进行有效管理和充分利用是一个至关重要的问题。
1、信息技术在人事档案管理中的作用。
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是高校人事部门对个人管理的重要凭证，同时也是高校开展各种工作的基础，对学校考察和识别干部、选拔优秀人才，加强高校师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理等工作都具有重大促进作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式，由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化，另外，人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类，提取、分析、加工，可以大大提高档案管理的效益，与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本。
2、档案信息化管理的有效措施
（1）、进一步强化档案信息化管理的现代意识
人事档案工作向来以默默无闻，无私奉献著称，封闭意识较强，要改变这种局面，就要不断地更新观念，勇于进取，努力学习建设有中国特色的社会主义理论，关注改革开放的新形势、新问题，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变；在信息化不断深入的新时代，要不断强化档案管理的现代化、科技化意识，不断强化计算机管理档案的意识，这在加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变过程中是至关重要的。由此可见，大力加强档案管理人员计算机技能是十分必要的。
（2）、高度注视档案信息化管理的安全意识
信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患，目前，一些单位在进行档案信息化建设时，安全意识往往不够，造成档案信息的丢失和泄密，从而带巨大的损失，在档案管理中一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究，要正确处理好电子档案与纸质档案的关系，确保档案资料的安全完整。科技论文。
（3）、进一步提高档案管理人员的专业素质
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在，这就需要培养出一支专业化的管理干部队伍。随着信息朝代不断发展，对每位档案管理工作者在业务素质上都提出了更高的要求，管理人员加强业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，尤其要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，掌握现代信息技术，管理技术，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。
另外，由于人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任。因此还要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的政治思想觉悟，坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力。
（4）、进一步加强档案信息化管理的法规建设
档案管理需要相应的法律环境和有力的法律保护，档案的收集，保管和利用也需要法律法规加以保护，依法管档是保证案档工作健康发展的重要手段，高校党委、人事及各组织部门的领导，要加强档案意识，了解、熟悉、研究人事档案工作，组织人员学习《档案法》等一系列法规，强化人事档案管理意识，并要根据社会和学校和改革发展对人事档案工作的新要求，及时制定人事档案工作发展规划计划，加强人事档案管理工作所需的软、硬件建设，建立健全人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案工作，有章可循。
（5）、高校人事档案信息化管理的主要节点
高校人事档案的信息化建设应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的人事档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题。一是数字化档案信息资源的长期存取问题。数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。二是电子档案的法律凭证问题，电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。三是统一数字化标准格式问题。科技论文。档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享，才能加快城建档案数字化的进程。
综上所述，人事档案的信息化管理及人事档案管理现代化建设，对实现高校人事人才信息的社会化有非常突出的现实意义，高校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，从而实现高校档案管理工作的根本变革。
参考文献;
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6、缪洪达，谈网络环境下档案信息管理创新，《黑龙江档案》，2009年 第03期
7、韩英，新形势下如何做好高校档案管理工作，《乌鲁木齐职业大学学报》2003年 第01期
8、sqjsj.gov.cn/ReadNews.asp?NewsID=23569
一、人事档案信息化管理中存在的安全问题
（一）软硬件设施不够完善。随着时代的发展，人事档案涉及到的信息量会越来越多，内容也会越来越多，从而对计算机系统的要求也会越来越高。人事档案信息化管理之后必然会涉及到很多现代化设备，例如：影印设备、扫描仪、照相机等等，不仅要求具备一定的硬件条件，还需要对应的专业技术人员进行操作。无论是硬件设施，还是软件设施，任何一个方面出了问题都会影响到人事档案信息化管理工作的开展，甚至会为档案本身造成一定的损失。
（二）目前人事档案信息安全管理令人担忧。人事档案管理信息化之后，人事档案管理部门逐渐实行了自动化、网络化、实时化运作，数据录入与导出一次便可以在档案管理内部进行数据共享，在这个过程中由于缺乏安全管理意识，就没有对相应的行为进行规范。人事档案信息化建设滞后，以计算机电子信息技术与网络技术为基础建立的人事档案信息数据库，在实际使用的过程中只需要根据对应的权限进行检索便能进行查询。如果相关的其他部门需要一些档案信息，只要对应的权限足够,可以不经过管理人员，直接进入人事档案信息化管理的局域网当中，进行信息查询。这一方面确实提高了工作效率，但在实际的操作过程中由于没有具备安全管理的意识，很容易导致人事档案信息泄露，也为很多不法分子提供了攻击、侵入的漏洞。
（三）人事档案管理人员综合素质较低。如今已经是一个知识爆炸的时代，虽然科学技术的进步对于人事档案信息环境的建立有着举足轻重的作用，但是人的主导作用不能忽视，人事档案管理人员的综合素质往往直接决定了人事档案管理的质量。由此可见，人事档案管理人员的素质提高与安全意识的培养对于人事档案信息化管理是非常重要的，但是目前人事档案管理人员的综合素质不能很好地适应人事档案信息化安全的要求，还需要进一步加强，提高人事档案管理人员的安全意识与业务能力。
二、加强人事档案信息化安全的策略
（一）加大投资完善软硬件设施。人事档案管理层要重视人事档案信息化建设的安全问题，将信息化安全建设所需要的资金纳入单位的预算当中，要将相关经费专项化、制度化、常态化。人事档案管理信息化建设需要投入大量的资料来购买对应的硬件设备，同时还需要持续的投入对这些设备进行更新，一旦资金不到位硬件设备与软件设施就跟不上，安全方面就会出现问题。目前，大部分人事档案管理信息化建设过程中涉及到的硬件设施、网络设施目前还处于初步发展的阶段，某些单位的设备已经严重老化，这些因素都必然影响到人事档案管理的信息安全。因此，相关部门必须要加强资金方面的投入，将人事档案管理信息化建设必须的软硬件设施完善。
（二）建立完备的人事档案信息化管理系统。若要进一步保障人事档案管理信息化系统安全、网络安全就必须建立程序化、制度化的管理体系。人事档案管理信息化网络方面，需要建立防火墙，并同时对应地建立管理制度，这样才能为广大用户提供更加优质的服务，用户在访问内部档案信息资源时才会得到对应的保障。关于系统方面，人事档案管理部门需要制定个人PC，并且对客观操作行为进行规范，进一步保障客户端的安全，笔者建议可以从这些方面入手：客户端的上网规范、客户端安全配置制度、系统维护的方法、个人用户在使用人事档案管理系统时的行为规范等等。从数据方面来说，人事档案管理部门需要对目前档案信息的安全级别与保密程度进行系统的划分，制定相关的数字档案信息安全存储管理规范方案，对安全级别与保密程度进行分类，并同时制定不同的管理制度，从而明确不同的存储方案。
（三）加强学习与培训。人事档案管理人员应该树立终身学习的理念，对自己的知识结构进行不断的更新，要不断扩展自身的知识面，从而提高综合管理素质。人事档案管理部门要为管理人员提供更多学习和培训的机会，首先，要逐步加强人事档案管理人员的政治素质与业务素质，要管理人员学习先进的理念，理解先进的理念，要坚持用创新的思维来武装自己。其次，要培养管理人言的职业道德，人事档案管理人员必须遵循保密制度，通过学习与培训树立一定的事业心与责任感。最后，人事档案管理部门要帮助管理人员不断拓宽知识面，提高管理人员综合分析能力，加强对计算机基础知识的学习与掌握，要熟悉人事档案管理安全系统运用。
三、结语
要提高安全管理的力度，就必须要从当前人事档案管理信息化存在的问题入手，要主动出击，提出一系列防御措施，无论是硬件方面，还是软件方面，尤其是人员方面需要全面进行改善，才能真正提高人事档案管理信息化安全力度，从而保障人事档案信息化建设能够健康稳定地发展。
作者:贾艳云 单位:沈阳理工大学
参考文献:
[1]丁训华.人事档案信息化建设中的安全保密措施初探[J].办公室业务,2015（24）:61+46.
一、构建信息化人事档案管理的作用
（一）随着社会发展的步伐，实现人事档案管理的现代化
近几年随着计算机信息技术的快速发展，我国的信息资源逐步的增加，信息的价值也显得格外的重要。信息资源的共享化，推动了我国社会的进一步发展，在这发展的过程中，我们必须加强多人事档案信息的管理，由传统的人工化管理转变为信息化管理的方向发展，适应时展的潮流，在提高人事档案管理的同时还能提升档案管理的质量。
（二）人事档案的信息化管理可以使信息资源的共享化
在当前的信息化时代，信息资源已经企业发展的一种重要的战略物资，而且在社会的发展与进步中更是发挥着重要的作用，加强人事档案的管理不仅仅是对信息资源的科学化管理而且还能实信息资源的共享化，促进现代化信息建设的进一步发展，有利于我国社会经济稳定的发展。
二、当前人事档案信息化管理中存在的漏洞
（一）人事档案信息化管理的設备不健全
当前我国企业在人事信息档案管理方面有很大的欠缺，要想实现人事档案管理的科学化，就必须健全基础设备，例如在人事信息档案管理中需要计算机、扫描仪、以及一些硬件设备，只有健全基础的设备，才能确保人事档案信息的传送和贡献。经过调查就会发现，我国很多企业人事信息档案管理的硬件设施并不是很健全，这就给企业人事档案信息管理带来了不便，严重影响企业人事管理的质量，并在一定程度上制约企业的经营与发展。
（二）没有完整的人事档案信息管理标准
企业单位人事档案管理必须要严格的管理标准作为支撑，在此基础上才能确保企业单位人事管理的质量。但是从我国当前企业单位人事档案的管理来看，在人事档案管理的过程中并没有严格地管理标准作为支撑，几乎都是从自身的利益出发。只是形成了人事档案信息管理的内部通畅，没有实现信息资源的共享化，这就降低了人事档案管理的意义，人事档案管理的重要性在企业没有得到充分的体现。
（三）人事信息档案管理人员的素质普遍较低
人事档案信息管理人员的素质也是影响档案管理质量的重要因素。因为在档案管理的过程中，人还是档案管理的主体，只是采取了不同的管理手段，所以认识档案管理的质量很大一步取决于档案管理人员的自身素质。当前我国很多企业单位人事档案管理人员的技术以及自身的素质普遍的较低，很难胜任档案管理这一工作，这就为人事档案管理埋下了安全隐患，甚至会有一些管理人员恶意操作，这都将严重影响我国人事信息档案管理的质量。
三、信息化人事档案管理的措施
（一）完善管理的基础设施
完善人事档案信息管理的设施，这是人事档案管理的前提，是实现信息资源共享化的基础。因此在企业单位人事档案管理的过程中，管理人员一定要意识到档案管理的重要性，加大投资，购买先进的人事档案管理设备，同时还要对管理的技术进行革新，强化管理的基础设施。
（二）做到资源的共享化
在信息化的时代，档案的管理存在纸质材料的管理以及电子文件的管理，所以档案管理管理部门要对这这两者进行收集和共享，要将信息的储存以及再一次开发利用作为档案管理的重点。并且在管理的过程中要制定严格的管理标准，构件按大型的管理数据库，将管理的范围拓展到全国，实现人事资源管理的共享化。
（三）加强对人事档案管理人员的培训
人事档案管理人员的素质将直接绝决定档案管理的质量，因此在一些大型企业都要对档案管理人员进行培训，提升档案管理人员的素质，使其意识到档案管理的重要的，同时还要加强档案管理人员内部的练习和沟通，避免管理人员之间矛盾的产生，确保人事档案信息管理的有效性以及实用性。
企业人事档案采用电子信息化管理，可以实现对各类资源的收集和共享，有利于强化企业各部门之间、企业之间的联系与合作，全面提高企业人事档案的使用效率和使用价值，帮助企业更好地完成工作。企业在增添新人档案的时候，利用计算机、互联网和电子信息系统，可以减少新人资料的搜索时间，方面快捷，节省时间，同时保证人员档案的有效性和真实性。企业人事档案实施电子信息化管理以后，可有效减少信息的传输环节，减少纸质档案的使用效率，节约环保的同时还可以保证档案资料的完整性，在使用过程中仅需要使用U盘等存储设备进行查看。此外，人事档案实施信息化管理大大增加了企业的信息存储量，提高了企业人事档案管理速度。具体来说，企业实施人事档案电子信息化管理主要有以下几点必要性。
1.1企业人事档案信息化管理是现代企业发展的需求
如今，办公自动化已经逐渐完善，企业在人事档案管理和应用的过程中大部分数据的使用都是用计算机和网络完成的。这就要求企业的人事档案管理必须尽快实现信息化、无纸化，只有全面实现档案管理信息化才能适应企业的现代化发展，提高企业的综合管理水平。
1.2建立电子档案可以有效保护原始档案
传统企业的人事档案管理都是纸质档案，人工管理需要付出很多的人力、物力和财力。但是实施电子信息化管理，就可以在信息化条件下由计算机代替人工完成人事档案管理工作，这在很大程度上节约了管理时间，有效减少了档案的翻查工作，同时网络空间是无限制的，可以保存大量数据信息，这对保护企业的原始档案具有很好的作用，非常有利于延长档案的使用时间。
1.3完善企业内部管理的必然要求
通过计算机和网络来完善企业的人事档案管理，可以节省企业的人力、物力、财力，同时可以节省时间，提高工作效率，有效降低企业的运营成本，进而可以促进企业更好地发展，为客户提供更加优越的服务。
2企业传统人事档案管理存在的弊端
2.1人事档案管理手段落后
目前，我国虽然很多大型企业已经全面实施人事档案信息化管理，但是还有很多小型企业未能全面开展档案的信息化管理工作。很多小型企业的设备不足，办公硬件跟不上，导致企业无法建立专门的人事档案管理办公室，将所有档案全部集中在办公人员的办公室内，而且存放设备简陋，没有严格的保密性，几乎所有人都可以轻松地接触到人事档案，严重危及一些重要档案信息的安全性。同时档案管理工作人员不具备专业技能，对人事档案管理没有给予足够的重视，缺乏工作积极性。即便人事档案管理工作人员具备专业技能，但是其综合素质较低，无法科学管理、规划人事档案管理工作。
2.2电子档案管理意识淡薄
很多人认为档案管理对企业的发展没有作用，其实不然，档案管理不仅可以优化企业工作人员的资源配置，同时还可以帮助企业储备人才，了解人才资源发展的前沿信息。但是在现实环境中，企业档案管理人员非但不能及时整理现有人员的基本资料，还经常发生丢失、遗漏等问题，更没有人才储备的工作环节。此外，有些企业的档案管理部分工作仍然停留在人工手写的环节，资料填写随意性很强，而且手写资料字迹潦草，容易损毁，造成人事档案的质量和完整度不高。
2.3思想上不重视档案管理工作
很多企业领导认为企业的档案管理工作并不重要，只要提高生产技术便可以全面提高企业的发展。其实不然，企业人事档案管理对提高企业发展具有重要意义。企业人事档案管理可以优化企业的资源配置，提高企业人事管理效率，有效为企业吸收优秀人才。但是很多企业并未重视档案管理工作，对此岗位只安排了一些“关系户”，或者从企业其他岗位转过来的人员进行档案管理工作。这些人基本上都不是专业档案管理人员，根本没有档案管理工作经验和基础，仅仅对档案进行简单的整理，根本没有充分发挥档案管理的优势作用。
2.4信息化管理技术更新较慢
目前，我国部分企业对人事档案管理虽然采用了信息化管理，但是企业并没有根据发展需求对档案管理系统进行更新和维护。电子档案管理系统虽然有很多优势，但是管理系统仍然需要人为地进行管理、维护和更新，这样才能适应企业发展，适应社会发展。然而我国的部分企业虽然引进了电子档案管理，却严重缺乏对档案的管理与维护，导致管理系统经常出现问题，影响正常工作。
2.5工作人员综合素质有限
企业档案管理曾经是最容易被企业忽略的岗位，所以岗位职能看似并不重要，因此档案管理职位基本上都是非档案专业人员进行操作。这些工作人员要么是企业工作人员的家属亲戚，要么是从其他岗位转过来的，根本没有档案管理的经验，也没有相关的理论基础。同时，企业未能对档案管理工作人员给予适当的培训。然而全新的电子信息化管理对档案管理提出了更高的要求，不仅要具备档案专业知识，还要具备相应的计算机和网络知识。原有的工作人员工作能力已经远远不能胜任现有的岗位，综合素质亟待提高。
3企业人事档案如何实施信息化管理
3.1不断完善电子信息化系统
要想在人事档案管理工作中运用信息化管理，首先要建立一个完善的信息化硬件管理系统。该系统要对企业的每一个科室的档案信息进行整理分类，通过计算机网络实现信息资源共享，有效提高人事档案电子信息管理的作用。为了全面提高工作人员对电子信息化的管理和操作能力，企业应该不断加强对档案工作人员的培训，保证档案信息录入的真实性、有效性。为了保证企业档案资料的时效性，工作人员应该对档案进行及时修改。与此同时，企业还要做好对档案管理信息系统的升级维护工作，保证信息系统的正常运转。
3.2建立企业人事档案的信息数据库
人事档案电子信息化的实现，首先需要把馆藏多年的纸质文件的内容输入到计算机人事档案管理系统中，但是由于文件的数量过多，延缓了工作的进展。这就要求企业加大对信息化改革的投入，增加工作人员，加快对纸质文件的扫描与输入，并对资料进行整理和分类，建立起一套由数据输入、整理、更改、信息查询及系统维护为一体的完整的档案数据库，实现信息资源的网络与计算机一体化，及进行信息的远程运输和区域化共享。
3.3转变档案管理人员的意识
在企业人事档案传统的管理模式中，在信息收集方面比较滞后，难以适应信息管理的转换。因此，企业需加强档案管理人员的安全意识，做好档案信息管理的保密工作，并确保档案信息不被恶意修改和破坏；为防止黑客入侵对档案造成破坏，应确保网络安全，做好防御工作；对重要的文件设定只读权限或进行加密，以保障档案信息的真实性，可以通过制定相关的规范标准，来使档案得到规范化管理，从而提高档案的使用效率。
3.4企业需要加强对档案管理人员的培训
企业积极引进人事档案电子信息化管理，这对该岗位提出了全新的要求，为了适应企业现代化发展需求，企业应该对现有工作人员进行适当的培训，让其能够熟练掌握计算机和网络技术，能够熟练应用人事档案管理系统，保证人事档案的有效使用，提高工作效率和质量。
4结语
[关键词]企业人事档案；信息化管理；方法研究
中图分类号：D035.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0203-01
一、 引言
随着社会水平、科学技术、信息技术等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化，而企业人事档案信息化管理作为其中的重要一员，当然也不能落后，制约企业的管理建设水平，不能保障企业的权益不被损害。为了实现企业利益的最大化，实现企业管理建设的快速提高，我们需要逐步地实现人事档案管理的信息化、数字化、网络化、自动化等，让档案管理向一体化发展，同时实现人事档案信息材料的归档、存放、保存、备份等，如果不能把人事档案信息化管理进行分类来管理，将不利于档案管理的合理化处理，也不利于企业对于人力资源信息的信手拈来，相对应地，就会在这个环节中，浪费企业的信息查询时间。为此，我们需要构建完善的人事档案信息化管理机构，对档案进行合理归档安全存放。
二、 企业人事档案信息化管理的简单叙述
企业人事管理是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人履历、家庭社会关系、综合能力和德才综合表现，是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。随着社会各方面的快速发展，企业人事档案管理不断地向信息化、数字化、网络化、自动化发展。
三、 企业的管理与人事档案信息化管理之间是相辅相成的，二者息息相关
1、 企业人事档案管理的影响
随着社会水平、科学技术、信息技术、管理建设、人才资源等方面的快速发展，企业的管理水平也在发生着非常大的变化。为适应逐步发展的社会的脚步，为企业的发展注入信息化的资源，为企业的人力资源保存提供最原始的记录，企业档案管理在企业管理建设中占据着非常重要的地位。为了加快企业管理的发展脚步，我们需要不断地加强对企业的人力资源档案管理，促进其不断地壮大，从而共同为企业的发展壮大而保驾护航。
2、 企业人事档案信息化管理的重要作用
企业人事档案信息化管理为企业的发展提供完整的、准确的、原始的第一手人力材料资源，为企业的发展提供高素质的人才信息，对人才进行合理的安排，为企业建设和培养一批有能力、有文化、有技术的专业型人才而做出自己的贡献。并且运用统一、安全、合理的方式把人事档案资源进行统一规划，保存企业的宝贵财富，为以后企业的发展提供前提条件，促进管理建设的正常、快速、稳步前行。人事档案管理的一体化发展为最大化的信息资源储存、接收资源、备份、管理作出努力，从而为企业的发展壮大尽一份力。
四、 研究与分析企业人事档案信息化管理的优化方法
1、 把企业的人事档案进行收集和归档，便于统一管理
企业档案管理人员对档案进行保存的时候，需要把企业的人事档案材料进行收集和归档，对于不同类别、不同性质、不同价值、不同意义的档案材料，需要采取不同的归档、存放方式，例如：运用不同编码的档案箱对个人履历、具体的行为能力、在企业中的层次等档案进行分类保存。使用不同的档案管理箱对他们进行分类管理，为以后的档案利用、安全的人力资源作保障，也就便于统一管理，进而保障企业的权益。
2、 对于企业的人事档案需要采取备份管理，以备不时之需
对于企业的人事档案需要采取备份管理，针对纸质档案材料容易老化、破损、潮湿、变质等特点，以及电子信息档案的易丢失、易被人窃取、一时的疏忽大意可能使得信息材料全无等特征，需要随时准备两手归档管理，一份做保存，一份供平时的使用，以这样的方式进行档案的管理，可以有效地减少资源的损耗、防止丢失。也可以在资料丢失的情况下，以备不时之需，为后面对档案管理的修复工作作出基本的前提条件。
3、 对企业的人事档案需要进行不定时地检查，对人力资源的循环了解
对于归档、存放的人事档案资源，需要档案管理人员对企业的人事档案进行不定时地检查，以确保档案资源的安全储存，人力资源信息的完好无损，没有出现破损、老化、文字的腐化缺失、霉变，确保电子信息档案文件的存根、备份、原始材料安然无恙，没有丢失一些有价值的人力资源材料等，从而做到对人力资源的循环了解、调查，保证档案管理的安全，尽量地保护企业的人事档案信息化资源的完整而没有外泄，避免引发一些损害企业利益的事情。
4、 对企业的人事档案进行定期地修复完善，以期构建一个完善的人力资源体系
对企业的人事档案需要进行定期地修复完善，为其正常的工作进行做准备，特别需要注意的是：对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，纸质档案容易破坏、发潮发霉，因此对于这类型的档案保存，需要档案管理人员不定期地对其进行检查、查看；对电子信息技术的档案材料，需要及时地保留、存根、备份、信息检查，确保档案的健康、安全存放，尽量把档案信息资源的损失降低到最小，以期构建一个完善的人力资源档案管理体系。
5、 对于不同类别的企业人事档案，需要分门别类进行安全存放
企业在发展的过程中，需要分门别类，把不同载体的、不同类别的、不同材质的档案材料进行不同的归档、安全存放。特别是对于纸质档案材料的管理需要注意其腐烂、潮湿等，从而导致资料内容的缺失问题以及对于信息档案管理的信息保存等问题，一定要严格地保存完整，并且保证时间的持续性，否则一旦资料丢失的话，处理起来会相当的麻烦。逐步地建立相对应的较完善的档案资料库，从而对档案信息资源进行分别存放，以期对各行各业的信息资源进行分类管理，便于工作需要资源的时候能够顺手拿出来，这样既方便而且便于管理，使得企业的资料管理方面更加健全、完善、稳定。
6、 对于一些特别珍贵的企业人事档案，需要进行特别的保护
企业在对档案进行管理的时候，需要特别注意其中有特别意义的、特别珍贵的、对企业有重大价值的档案，例如：企业的核心人事资料、对企业做出重大贡献的人力材料等进行严格保管，使用加密宝箱，并且对这些特别的档案材料，需要进行特别的保护，专门设置一个特别的档案管理中心，对他们实行重点保护，以防在需要资料的时候，翻遍所有的资料库都找不到需要的资料，那样的话，既浪费了不必要的时间，又浪费人力资源，还不能达到预期的效果，岂不是得不偿失了。
五、 结束语
在企业的发展过程中，人力资源的发展对其起着非常重要的作用，为了保护人力资源的安全、不外泄，我们需要对企业人事档案进行信息化管理，对档案实行归档、存根、备份等，运用多形式的档案管理安全保存方法，以此对人力资源档案资源进行保护，为企业的发展提供完整的、准确的第一手人力材料资源，从而更好地确保公司的正常进行而不被影响。
参考文献
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[3] 张勇；数字档案信息安全保障体系研究[D]；苏州大学；2007年.
一、我国医院人事档案管理存在的问题
（一）人事档案查询效率低。造成医院人事档案查询效率低的原因主要有两个：一是医院职工多、档案多，查找起来有很多的不方便之处；另一个是医院的人事档案中仅仅包括人事信息，想要获得比较全面的资料还需要到相对应的科室进行查询。医院在进行人事档案管理的时候，人事部门只会对职工的人事信息进行记录，其中涉及到的内容非常少。而职工其他部分的资料信息则分散在各个部门当中，如果医院想要获取某个职工的档案信息，需要到各个部门中调取与这名职工相关的资料，然后再从很多资料中筛选出自己需要的信息进行使用，这种大范围的档案查询方式大大降低了人事档案的查询效率。
（二）无法保证人事档案的安全性。传统的人事档案管理还停留在纸质化的阶段，不仅会增加人事档案管理人员的工作量，降低人事档案的查询效率，还有可能造成人事档案信息泄露的风险。很多医院为了尽可能地避免出现人事档案信息泄露的情况，当人事档案管理人员对人事档案进行整理的时候，都会委派一名跟随人员对其工作过程进行监督与管理。但是，这种方式并不能够有效地预防查询人员的不轨行为，毕竟跟随人员不可能无时不刻对查询人员进行监督，而且还有可能出现跟随人员与查询人员串通一气的情况。一旦人事档案被销毁或被篡改，又没有备份，对于日后人事工作的开展会有很大的影响，对档案当事人的影响更为严重。
（三）归档和管理具有一定的困难。医院职工的人事信息经常会出现各种各样的改变，像是学历提升、年度考核记录等，在进行这些信息整合的过程中，无法保证一次性整合结束，给人事档案的归档增加了很大的难度。另外，由于医院人事档案管理都是纸质化，而且都是整卷归档，但是在查询的时候只会针对其中的一些内容进行，所以在查询过程中无法及时地找到所需要的信息，浪费了大量的时间，影响人事档案管理的进度。
二、我国医院人事档案实施信息化管理的思路
（一）全面推广医院人事档案的信息化管理。医院在进行人事档案管理的时候，应该充分利用计算机技术，通过计算机技术进行人事档案输入，不仅能够避免人工抄写出现的错误，还能够将档案人员从繁重的劳动中解放出来，为人事档案查询与管理都节省了很多时间，对于提升档案人员的工作效率有很大的帮助。另外，将医院人事档案存放在计算机中，有利于材料的完整保存，延长了?n案的使用寿命，即使档案出现被销毁的情况，也有相对应的备份，不会造成非常严重的影响。
（二）建立规范化的人事信息系统应用软件。医院应该积极地进行人事信息系统应用软件的开发，建立完善的数据资料库系统，在规章制度的约束下进行人事档案信息的采集与整理，确保人事档案信息的准确性与可靠性，并且将完整的信息输入到计算机当中，利用人事信息系统应用软件进行自动化管理，节省了很多不必要的中间环节，提升了人事档案的使用效率。另外，医院还应该定期对人事信息系统应用软件进行调整与升级，将更加成熟的计算机技术应用在软件设计当中，推动医院人事档案的信息化管理。
（三）聘请专业的计算机管理系统应用人才。为了更好地发挥出信息化管理在医院人事档案管理中的重要作用，医院应该聘请专业的计算机应用人才，将计算机应用技术的灵活使用作为人事档案管理人才的招聘标准。不仅能够为医院招纳更多计算机应用人才，提高医院的综合实力；还要招收到计算机应用技术培训的导师，专门对人事档案管理人员进行培训，全面提升人事档案管理人员的综合实力，对医院人事档案的信息化管理会有很大的帮助。