一、高校院系办公自动化发展现状
高校院系办公室作为直接为本系教学、科研、后勤服务的基层管理机构，为保证高校日常教学秩序的有序实施发挥了重要作用，传统的以纸质为主的办公模式已经远远不能满足高效率、快节奏的办公室工作的需要。笔者针对大连市8所高校共36个院系办公室开展了一份针对办公自动化水平的调查，问卷结果表明，目前仍使用传统方式办公的约占3.2%；使用办公自动化系统，但以传统方式为主的比例约为35.3%；主要使用办公自动化系统占51.5%；基本实现无纸化办公占10%。从这一结果可以看出，目前超过95%以上的院系办公室已经引入了办公自动化系统或设备，但各高校院系办公室自动化水平参差不齐，有的已经达到了完全无纸化办公的程度，有的则还停留在传统办公模式上。在2004年已有学者开展过类似的问卷调查[1]，当时的结果是使用传统方式办公的比例占8.5%；使用办公自动化系统，但以传统方式为主占45%；主要使用办公自动化系统占38.8%；基本实现无纸化办公占7.8%，虽然两次问卷调查的对象不同，但从整体变化趋势上看，办公自动化的普及和使用程度对比10年前还是有较大幅度的提高，尤其体现在“主要使用办公自动化系统”上，但从两次问卷的结果也可以看出，传统和数字化办公两者并存的比例依然很高，占到了三分之一，投入与产出依然存在差距，办公自动化道路依然路漫漫。
二、阻碍高校院系办公自动化发展的主要因素
院系办公室日常工作多而杂，如果能合理使用各种办公自动化软硬件设备，将极大地节省办公人员的时间和精力，可以节约更多时间去考虑和处理更高层次的问题，而传统办公方式效率低下，费事费力费时，已很难满足现代化高校办公室办公的需要。但从目前情况看，依然有相当一部分比例办公室因为各种原因在自动化的推广上进展缓慢，制约了本系部甚至是学校整体自动化发展的步伐，主要表现在：
一学校整体信息化建设步伐缓慢。数据表明，目前我国已有超过80%以上的高校建立了校园网，但校园网的作用多数仍停留在通知、信息查询、资料下载等初级阶段，系统和网络优势没有充分发挥，其中一个重要原因就是部分领导对信息化建设的重视不够，思想观念还很陈旧保守，为建设而建设，盲目上了硬件，事后不闻不问，没有安排专人去负责信息化工作，甚至认为使用办公自动化系统是增加额外的工作，没有真正认识到办公自动化在处理事务上的快捷和方便。
二办公室人员计算机能力有限。由于历史遗留原因，目前高校办公室管理人员结构配置非常不合理，大部分都是工作年限较长的老同志，有些甚至是学校或社会高层次人才有裙带关系的家属，他们普遍缺乏计算机基础知识，习惯于手工处理文件或简单利用网络发发邮件编辑文字，而对于更高级别的办公自动化系统和设备往往操作不熟练，甚至是排斥使用，这势必带来全局文件不配套、前后不衔接等问题，拖累了整体院系办公自动化的发展。
三缺乏规范的信息化管理流程。高校办公的特点使得一份文件往往需要经过多个部门、多个人手才能够完成全部办事流程，有了办公自动化系统，这些问题就会变得容易很多，文件等会以节点的形式一层层的审批，但如果在某一节点出现查看不及时，文件就会在系统内滞留下来。这就需要学校要有配套的信息化制度进行保证，要规定出各级人员的权限和系统使用规则，如遇出差、不在岗等突发情况如何应对解决，都要规定清晰，明确权责，否则信息化工作很可能只是换了个形式，很多工作还需要打电话沟通协调。
四网上办公业务贫乏，信息孤岛频现。各行政管理部门在系统推出的办公业务虽然一定程度上提高了办事效率，但由于上线的业务较少，很多还局限在通知、公布文件、下载表格等少数领域，大部分的日常管理工作还没有在网上实现，这也直接导致了半手工半自动的工作方式，反倒比传统方式更麻烦。另外，由于建设时间短，缺乏统筹规划，很多信息缺乏统一的技术标准和规范，系统间往往通用性差，造成部门和部门之间、系部和系部之间、系统和系统之间数据彼此不说话，信息孤立，甚至是重复上报，没有很好的实现资源共享和协同工作。
五系部教师对信息化关注度不够。系部老师平时忙于上课，对于网站或信息化系统等信息了解关注较少，很多老师认为信息化工作就应该是办公室几个管理人员的事情，老师只要负责讲课就足够了。但事实上，很多高校已经开始启用数字化系统进行科研项目申报、职称申报、年终绩效考核等工作，办公室秘书也越来越多的利用邮件、系统等学校相关通知与文件，如果不能及时登录学校网站或系统了解，很多信息不能确保传递到位。
三、推进办公自动化建设对策
办公自动化系统在公文流转、资料查询、通知、项目申报等方面运转高效、灵活机动，优势明显。院系办公室作为学校教学、科研的最前沿最一线的基层管理部门，必须尽快适应办公自动化发展的整体趋势，充分利用现代化办公系统，提高办公室自身的管理水平和服务质量。
（一）建立健全的信息化管理机制。办公自动化建设既是一个技术问题，也是一个管理问题。在信息化建设初期，更多的是硬件和软件等技术方面的问题，而进入使用推广期则更多的在于管理，这也是为什么我国高校目前信息化建设速度缓慢的症结所在，就是缺乏行之有效的管理和运行机制。我们可以借鉴美国高校的成功经验，超过40%的美国高校建立了本校的CIO（Chief Information Officer）管理机制，即信息主管岗位，全面负责学校信息化建设总体规划、政策制定、队伍建设以及日常事务处理，是推动信息化进程的主要领导和责任人。同时在CIO领导下成立“信息化建设管理委员会”，成员由校办、网络中心、图书馆以及校内主要职能部门领导组成，该委员会是全校信息化建设的最高管理机构，负责整体把握学校信息化建设的进程和方向，委员会下设办公室，由具备一定计算机技术背景的工作人员组成。同时各二级院系安排一名信息主管和信息专员，专门负责本单位的系统维护、操作培训等工作。通过建立高校内部CIO体系，为高校信息化的推进提供组织机构保障，便于日后信息化工作的推进和落实。
（二）提高系办公室工作人员计算机素养。校系两级要有针对性地开展在岗人员培训，通过“走出去、请进来”等多种形式，创造条件让办公室管理人员多参加各种办公自动化水平培训，提高个人计算机能力，达到让管理人员愿意用、善于用各种办公自动化系统和设备，真正认识到系统对自己工作带来的便捷。办公室行政人员平时也要及时更新原有的思想观念，改变固有的工作模式，不断加强自身学习，完善自己的综合素质，不断提高个人信息化管理和应用水平。
（三）进一步拓展系统自动化办公业务。随着教育信息化的不断推进，办公自动化管理必将成为未来高校管理的主要手段。一所高质量的学校，必然有一套训练有素、便捷高效的信息管理系统支撑。因此，我们要以现有系统业务为基础，进一步拓展和盘活其他业务领域，要有整体规划，充分考虑各业务之间的内在联系，合理优化和重组各项办公流程，将内部管理体制改革与办公自动化建设有机结合，有计划、有步骤、有重点地逐步推进，形成自身的业务群。
（四）构建跨部门跨院系协同管理平台。信息化工作是一项全局工作，要有意识的逐步构建夸部门、夸院系协同作战平台，充分考虑各系统之间的联系，明确各业务的使用对象，避免数据之间不流通不说话，努力消除信息孤岛。
（五）办公自动化系统需要不断更新与完善。办公自动化软件的成熟需要一个过程。一个系统的使用周期一般为3-5年，随着业务的不断完善和调整，势必会对系统提出新的需求，办公自动化软件只有在应用中才能真正成熟，这就需要我们不断更新业务需求，不断加强软硬件建设，持续改进。
Key words： big data；college office；network information；office mode
中图分类号：TP274 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2016）19-0103-03
0 引言
随着大数据时代的到来，网络信息化办公成为一项新的办公模式变革。高校作为科研与教学的重要场所，面临着越来越庞杂的高校基础数据，现有的传统办公模式已不能适应当前高校管理与服务要求，全面实施网络信息化办公室建设，提升高校行政办公效率，实现高校信息资源的强大共享，是值得我们共同探讨与解决的问题。
1 大数据时代高校网络信息化办公室建设的含义
“大数据”是指在互联网中由网络用户在网络交互行为中所生成、累积的互联网数据[2]。“大数据”时代区别于以往常规网络数据之处在于其数据规模特别庞大，不能用现有的常规存储单位衡量计算，现有统计软件亦不能对如此庞大的网络数据做到高效精准的搜索、提取、存储、分析、处理和共享。
“大数据”作为互联网时代数据集成最成功的典范，不仅具有常规数据的普遍特点，其自身也有规模性、多样性、高速性、价值性四个新型特点[3]。其规模性特点表现为数据的庞大，其利用自身平台可以提取、存储超大量数据；其多样性特点表现为数据来源的多样性，比如高校网络数据可能来自于高校教师也可能来自于高校学生，其受众非常广泛；其高速性特点表现为数据搜索、处理和共享的高速性，依据自身强大的技术平台，“大数据”能够做到高效运转、高速分析处理数据；其价值性特点表现为分析筛选无效信息，能够为用户决策提供科学有效的数据依据。
2 大数据时代高校网络信息化办公室建设存在的问题
2.1 信息化意识薄弱，高校办公室工作人员专业素质有待提高
高校作为专门教学与科研场所，拥有强大的学术和科研实力，理应走在时代的前列，引领大数据时代的发展变化。然而，受制于现有高校行政化管理模式，目前很多高校管理层并未意识到高校办公室网络信息化的重要性。除此之外，由于目前高校办公室工作人员年龄断层等原因，其工作人员更倾向于传统的办公模式，即使应高校要求将纸质化信息录入高校数据库，依然无法适应目前高校各方面庞大的数据要求。
2.2 基础设施落后，高校网络信息管理系统有待更新完善
高校网络信息化办公室建设依托于一定的软、硬件设施，包括网络宽带带速、高校服务器系统运转速率、校园网络整体布局、网络管理人员专业素质等各方面，尤其在大数据时代背景下，庞大的高校基础数据需要运转更高效、管理更专业、利用率更高的软、硬件设施，而现有基础设施很难达到庞大数据收集与处理的要求。
2.3 信息共享程度低，高校网络信息化办公制度有待健全
高校网络信息化办公室建设的初衷即是收集处理全校基础数据并达到数据共享、信息共享的目标，期望高校基础信息能够在高校决策层、管理层、服务层及高校师生之间相互流通，形成一个系统工程。然而，在实际工作中却将网络信息化办公系统“束之高阁”。由于建设资金短缺的问题，导致高校网络信息化办公室建设断断续续、新老设备并存，前后信息系统建设缺乏连贯性和兼容性，不能形成全校性的统一的信息处理平台，甚至出现高校各管理部门各院系信息系统“各自为政”的局面[6]。
3 办公自动化简介
3.1 概念
OA的全写为OFFICE AUTOMATION，就是所谓的办公自动化。OA系统指利用Internei/Intranet，在工作流概念的影响下，供使用者能够共享信息，提高工作的效率；从而使得复杂、低效的手工办公方式转变为迅速、全方位的信息化采集、处理，以便于实现办公自动化，实现现代化管理。
3.2 系统架构
高校OA通过多层体系架构的构建，可以最大限度地提高原有高校数字化校园的技术。通过原有的数据环境，将OA融入整个高校数字化校园建设之中，从而实现校内外业务的相互合作。总起来说分为应用表现层、功能逻辑层、通用组件层以及技术平台与数据层，图1所示。应用表现层的作用是为用户提供多媒介的信息展现与人机交互功能；逻辑功能层由OA的子系统、子模块构成，功能就是处理OA的业务；通用组件层配合逻辑功能层提交的任务，实现与其他系统的数据交换功能；技术平台及数据层是为整个系统提供技术与数据环境。
3.2.1 C/S结构简介
C/S全名Client/Server，即客户机和服务器结构。它属于软件系统，利用它能够发挥两端硬件环境的特点，将任务传达到client端和server端，从而降低系统运营成本。当前来说基本都是应用的client/Server两层结构，现代系统逐渐向分布式的web应用方面发展，两种系统软件都可以进行同样的业务处理，只是通过不同的模块来共享逻辑组件；所以，无论是内部还是外边的用户都能够通过现有系统中的逻辑扩展出新的应用。这也是当前系统的发展方向。（图2）
3.2.2 B/S结构
Browser/Server（B/S）结构，就是所谓的浏览器和服务器结构。是基于Internet技术下C/S结构的进化结构。此结构主要依靠www浏览器构建大部分工作界面，其余的部分通过前端（Browser）来实现，并通过服务器端（SERVER）实现主要事务逻辑，从而实现所谓的三层（3-TIER）结构。（图3）
这种结构能够有效降低电脑载荷，减少维护、升级的成本与工作量，从而能够减少费用支出。当前技术环境下，以局域网建立B/S结构，应用Intemet/Intranet模式，具有操作简单，成本低的优点。可以实现多方位、多人员的多种接入方式（lan、Wan、Intemet/Intranet等）的访问与操作统一数据库；并且可以保护数据平台和管理访问权限，从而保证服务器数据库的安全。
3.3 系统管理软件的主流技术简介
管理软件技术的主流技术历经了以下三个时期：界面技术由DOS字符界面发展为WINDOWS图形界面（或图形用户界面GUL），再到BROWSER浏览器界面三个过程；浏览器界面的发展不仅直观和易于使用，更主要的是基于浏览器平台的其它软件风格浏览器高度一致性，使得可操作性更强；最后，平台体系结构也从过去单用户发展到今天的文件/服务器（F/S）体系、客户机/服务器（C/S）体系和浏览器/服务器（B/S）体系。
4 完善措施
4.1 提高建设意识，建立完善的网络信息化工作机制
高校网络信息化办公室建设面临诸多问题，首当其冲的是高校对这一问题的重视程度不够，其对网络信息化办公室建设认识不够全面，依然停留在“面子工程”建设上，未能从实际意义上认识到高校网络信息化办公室建设的重要性、紧迫性。对此，我们应该建立示范工程，让高校各领导成员充分认识到高校网络信息化办公室建设对其自身发展的重要意义，在提高网络信息化意识的同时，转变管理观念，提升办公室行政人员计算机实务操作水平。
4.2 加快网络信息化基础设施建设，健全统一的数据信息系统
在大数据时代背景下，高校网络信息化办公室建设需要更完善的基础设施才能实现网络信息的采集、分析、处理和共享。网络信息化基础设施的建设，一方面需要全方位的校园网络布局规划，将基础设施覆盖到全校区域，加强重点区域建设，比如办公区域、图书馆区域、科研区域、学生宿舍区域等；另一方面，我们需要设立专门的建设资金，做到“专有资金专用”，实现网络、计算机、处理软件等基础设施的配置和完善。
4.3 增强办公室工作人员综合素质，提升网络信息系统分析处理能力
高校网络信息化办公室建设在大数据背景下涉及高校的方方面面，高校办公室工作人员在高校基础数据的收集和分析处理过程中发挥着主力作用，从网络信息化整体布局的调研到基础设施的维护修缮，从高校基础数据的收集统计到各类信息的筛选、分析和处理，从网络信息系统的运行到网络信息系统的应用，办公室工作人员无不发挥着关键作用，因此增强办公室工作人员综合素质成为高校网络信息化办公室建设必不可少的课题。
5 案例
以广州工商学院为例，结合该院的自身特点和应用需求，《KINGOSOFT高校数字校园综合管理平台》采用先进的J2EE技术架构，基于客户层、表示层、业务层、集成层和资源层，使用WebService和XML等技术构架多种应用系统，可以给高校数字校园建设以先进实用、安全可靠、便于兼容、易于扩展的应用。 （图4）
通过OA系统的应用，办公由原来的需要人力转变为信息化办公模式，以通知为例，以往是通过人力上传下达1人1天的工作量，转变为通过办公自动化系统一个小时就能轻松解决，大大提高行政工作效率。
论文摘要：介绍了天津水利办公广域网的建设情况，重点阐述了相关路由协议配置以及安全防范措施。通过天津水利办公广域网的建设，下属单位与局机关实现了稳定、快速的网上办公、信息传递，并同时满足了未来网络数据、语音和视频等信息业务发展的需求。
论文关键词：水利广域网信息化
天津市水利局是天津市水利行政主管部门，承担着防汛抗旱、农田水利建设、水资源综合开发利用和引滦供水等重要任务。经过多年的建设，天津水利内部办公网络已经初步形成，局机关实现了网上公文运转、档案管理及信息等功能，全水利系统实现了网上公文、信息传递。随着网上信息量的不断增加、网络依赖性的提高，原有帧中继和电话拨号的联网方式，在网络带宽和网络稳定性方面已经不能满足全局办公自动化的需要，由于局机关是水利部门的指挥中枢，各种水利相关信息要快速、可靠地向局中心网络传输，天津水利办公广域网正是适应这种新形势的需求而建设的。
1建设前接入内部网络情况
天津水利内部办公网络建设完成后，局机关办公自动化系统全面应用，局下属单位分别以帧中继和电话拨号方式与局中心计算机网络连接，但中心端速率只有1m，随着水利信息化建设的不断发展，对水利信息资源的应用逐步深入，需要传输各种大量的水利数据、视频等信息，对于网络的依赖性越来越强，以光纤接入替代原来的电话线接入，提高整个网络的带宽和接入响应方式已迫在眉睫。Www.133229.COm并且随着天津水利办公广域网的逐渐扩大，网络节点的增加，原有的静态路由方式广域网也已经不能适应新的网络结构要求，见图1。
2天津水利办公广域网建设后整体网络结构
局属单位水科所等22家单位新增为2m光纤方式接入，实现与局网络中心的宽带互联。改造后水利局的核心网络以原有的防火墙作为水利局内部网络与其他各机构网络中间的隔离。网络内只允许用户端能够访问到水利局内部网络的相关服务器网站所对应的端口。
新增加网络内核心的接入路由器，起主路由作用，并在其上新建1块cpos光口卡，此光口卡连接到网通的sdh节点设备上，带宽为155m，此通道可以划分为63个2m，最多为63个分支机构提供2m的接入通道。
原有的路由器作为原有网络核心接入设备，现在作为于桥水库备用路由设备。
引滦入津沿线7个管理处使用引滦入津工程管理信息系统建设的光纤网络，采用统一门户，通过引滦工程管理处至水利局的光纤通道，实现引滦工程信息网与局网络中心的网络互联。
3相关技术实现手段
3．1选用ospf路由协议
天津水利办公广域网肩负着oa文件系统传输和实时水雨情信息的传输以及各种大量的水利数据、视频等其他信息传输的网络重任，要求网络必须可靠稳定。
整个网络必须具有多路由选择、路由迂回、路由备份的能力，以防止因单路由的损坏而造成全网或非损坏节点的中断。同时，网络禁止出现路由循环或路由不被利用的情况。并对有多条电路连接的情况，尽可能地做到各条电路上的流量和负载均衡，保证带宽的合理和充分利用。
天津水利办公广域网网络覆盖面广，经过的路由复杂节点多。以局网络中心机房为中心，连接局机关及局所属企、事业单位和区县水务(利)局等单位的网络，实现全水利系统计算机网络的互联互通，为水利信息化提供硬件基础，见图2。
ospf路由协议具有以下优点：可适应大规模网络、路由变化收敛速度快、无路由自环、支持变长子网掩码vlsm、支持等值路由、支持区域划分、提供路由分级管理、支持验证、支持以组播地址发送协议报文等。所以在水利办公广域网的设计和建设时，采用以ospf为主，静态路由为辅的路由策略，使原先的办公网络平滑的融合和过渡到新的网络体系中。
3．1．1ospf区域划分天津水利办公广域网运行ospf路由协议，对现节点ospf协议中的area值设定为1o0。随着更多设备接入，网络扩充，可划分更多区域，根据不同区域的网络特点设定相应的网络环境。达到隔离故障，防止蠕虫病毒及网络设备失效(如端口故障)等对全网的影响作用。并可对外隐蔽网络结构，阻止外部用户通过扫描探测网络的结构。
3．1．2路由器配置内容①核心路由器0spf配置为：
routerospf100／启动ofps协议／
log-adjacency-changes／记录ospf邻居状态的改变／
redistributestatic／引入静态路由信息／
network192．168．．o．o．o．3area100／通告本地连接网段路由信息／
(其他节点互连网段略)
②下属各单位路由器ospf配置。以cisco2821接入路
由器为例0spf配置如下：
routerospf1oo
log—adjacency—changes
redistributestatic
network192．168．．o．o0．255area1oo
network192．168．．o．o．o．0area1oo
3．1．3ospf路由的实现广域网的连接自动完成ospf路由学习功能，把整个区域的所有路由自动学习到默认网关上面，完全不需要人工设置路由，达到了路由自动寻找和更新的目的。
配置完成后，键入显示路由命令showproute，可显示路由表中各路由获取方式：
3．2安全防范措施
在天津水利办公网络系统中，要确保网络设备的安全，保证非授权用户不能访问路由器、交换机或防火墙等关键网络设备。主要采用了以下措施：
3．2．1对网络设备的控制台访问和远程访问都必须在严格的管理和控制之下，提供强认证机制，保证用户口令不在网络中明码传输，并定期更换口令。配置认证服务器，对网络设备的访问进行统一的认证、授权、审计(aaa)。
3．2．2通过对设备的配置，使得只能由某个指定jp地址的网管工作站才能进行网络管理，对路由器或网络设备进行读写操作。
3．3．3根据全网的安全访问控制策略，配置防火墙的过滤规则；访问控制的原则为必须是缺省禁止，即凡是没有被明令允许的访问一律禁止。
3．3．4关闭路由器的源路由功能，以防止通过假冒lp地址和源路由技术侵入内部网；在路由器或交换机上配置静态arp，以防止假冒lp地址的主机接入内部网。
3．3．5由于拨号网络使用公用的电话交换网，在网络上传输的机密信息存在被窃听、篡改等威胁。针对以上威胁，必须保障用户口令不在网络上以明码形式传输。
3．3．6水利专业网络作为业务系统的内部网络，从路由概念上讲不与公用网络直接互连。
【关键词】办公自动化 计算机信息处理技术 应用
伴随着办公自动化深入性建设，计算机信息处理技术在其中应用，能够有效提高办公自动化建设效果。办公自动化建设，主要目的就是提高企业管理水平。从理论角度对于办公自动化中计算机信息处理技术进行分析研究，对于办公自动化与计算机信息处理技术发展都具有重要意义。
1 办公自动化与计算机信息处理技术
企业在现代化建设过程中，一直将重点放在办公效率提升上面，办公自动化与计算机信息处理技术在企业建设内应用，能够有效提高企业办公效率的提升。主要原因是由于企业在运营过程中每天都会产生大量工作，工作过程中也会产生大量信息，伴随着企业规模不断增加，这就需要办公效率也不断提高。办公自动化与计算机信息处理技术应用，为企业现代化建设提供新型发展趋势，利用现代技术手段，降低企业在运营过程中对于人力资源成本的需求，能够最大程度提高企业在运营过程中效率。办公自动化已经成为企业在现代化建设内的主要手段之一，对于企业现代化建设具有推动性作用。
2 k公自动化中计算机信息处理技术的作用及应用
2.1 办公自动化中计算机信息处理技术应用作用
2.1.1 改善企业办公环境
计算机信息处理技术在办公自动化内应用，能够有效改善办公整体环境，推动办公智能化及现代化建设，企业对于人力资源上面的问题也能够得到有效缓解。计算机信息处理技术的应用，能够显著提高办公自动化在信息整合及分析上面所具有的能力，最大程度提高为工作人员营造一个良好的工作环境，保证企业在运营过程中对于工作效率及质量的需求。
2.1.2 提高办公信息化处理性能
计算机信息处理技术在办公自动化内应用，信息搜索效率能够显著提升。企业在运营过程中每天都会产生大量信息，企业在现代化建设过程中要是还应用原有信息搜索方法，无法充分利用企业在信息资源，利用计算机信息处理技术所具有的优势，信息搜索效率及精确性能够得到显著提高。与此同时，还可以构建数据库，逐渐推动信息规范化及标准化管理。
2.1.3 降低企业管理成本
办公自动化中计算机信息处理技术在实际应用过程中，能够有效降低企业在运营过程中对人力资源的需求，这样企业在管理上面所需要的成本也就能够得到有效降低。计算机信息处理技术在应用过程中，能够有效对于办公流程进行简化，办公区域也能够得到有效拓宽.
2.2 办公自动化中计算机信息处理技术的应用
办公自动化中计算机信息处理技术在应用之后，所具有的优势展现在多个层面上面，技术应用在不同方面，所起到的功能也存在一定差异，互联网技术快速发展的大体背景之下，企业在办公自动化建设过程中也面临着较大挑战，提高信息处理质量与效率对于企业运营而言十分关键。企业为了能够提高办公效率与质量，应该提高对计算机信息处理技术重视程度，例如wed.2.0软件在应用之后，能够有效对于企业在运营过程中产生的内容及有关服务进行提升，整个办公安全系数也能够得到有效提升。
2.2.1 文字处理技术
办公自动化中计算机信息处理技术在应用过程中，文字处理技术所具有的优势能够得到充分发挥。计算机信息处理技术在文字处理上面效率与质量相对而言较高，文字编辑也更加便捷，正是由于计算机信息处理技术在文字处理上面所具有的优势，所以能够有效提高办公效率与质量。文字处理应该是办公自动化内的基础性内容，文字处理过程中就需要应用到针对性软件，在应用编辑软件之后，文字格式及编辑效率较高，整个文章内容也能够得到有效美化。
2.2.2 数据处理技术
办公自动化建设主要目的就是提高数据处理效率与质量。计算机信息处理技术在应用之后，就需要能够对于数据有效处理。企业在每天办公中都会产生大量数据信息，对于数据信息处理就显得十分重要，电子表格在应用过程中办公效率显著提高。数字表格在应用过程中，数据展示更加直观及形象，直观展现出企业在运营过程中所存在的问题。
3 办公自动化中计算机信息处理技术应用趋势
计算机信息处理技术在办公自动化内应用，可是说是企业办公自动化建设的主要发展趋势，企业办公逐渐趋于无线办公建设。网络技术在企业办公内应用，能够有效对于办公流程进行简化，企业信息安全水平也能够得到有效提高。移动设备与计算机技术在共同应用之后，移动办公自动化发展目标能够得到有效落实。
计算机信息处理技术在办公自动化内应用，其中视频技术也会成为主要趋势之一。计算机技术能够有效对于数据进行压缩，进而让数据进行可视化展现，工作人员通过开展视频会议进行企业运营建设，这样企业工作效率及质量都能够得到显著提升，真正将办公交互目标落实。与此同时，计算机信息处理技术在办公自动化内全面应用，办公智能化建设变成现实。
4 结论
简而言之，计算机信息处理技术在办公自动化建设内所起到的作用越加重要，只有提高对计算机信息处理技术重视程度，才能够真正发挥出计算机信息处理技术所具有的优势，推动办公自动化建设进程。本文主要从理论层面对办公自动化中计算机信息处理技术的应用进行分析研究，对计算机信息处理技术应用策略进行分析研究，希望能够对于办公自动化中计算机信息处理技术应用起到一定帮助。
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作者简介
闫岩（1979-），女，辽宁省抚顺市人。研究方向为软件工程。
一、进一步大力推进电子政务建设和应用工作
（一）大力推进党政专网建设，不断提高公文无纸化传输应用水平。
根据自治区20**年电子政务工作要求，20**年要进一步加大党政专网建设力度，市信息化工作办公室上半年将完成市民政局等48家单位的公文无纸化传输系统建设任务（具体建设单位见附表）。市属各单位要结合本实际，按照全市统一建设要求，尽早计划、积极配合，完成年度无纸化传输系统建设任务，确保今年全面实现我市公文无纸化传输系统建设目标。市政府办公厅将于20**年6月中旬对专网联通单位全面实施单向无纸化传输工作，停发对下发放的纸制文件。协调解决传输系统中CEB格式的电子公文网上流转、存储应用和网页等技术问题；尽快建立完善公文无纸化传输短信提示应用系统建设，下半年实现公文无纸化双向传输建设任务；全面整合“OA小精灵”系统、政务信息上报系统、公文无纸化传输系统及各个部门（行业）应用系统的整合，减少软件交叉重合，提高网络传输效率，为全面开展网上办公打下良好基础。
尚未建立局域网（简称内网）的单位，应尽早规划，抓紧建设，将公文处理、档案管理及事务办理等政府机关基本业务应用系统纳入统一规划和重点建设内容，力争在年内完成本单位的内网建设任务，并严格按照网络建设的技术规范和标准与市党政专网进行对接，实现内网、专网资源共享。
各单位在搞好专网应用的基础上，要不断扩宽专网应用范围，进一步规范、完善信息采集、报送、、各类会议通知、督察通报等网上应用工作，积极探索网上审批、数字语音、数字视频会议、应急管理等电子政务深层次的应用。今年重点完成市政府与自治区政府数字视频会议建设任务，并在此基础上，逐步将视频会议系统建设应用延伸到区县和市属委、办、局。
（二）加大网络基础设施建设，整合优化网络结构。
按照国家和自治区对信息网络建设的总体要求，为实现资源共享，在原有网络资源整合的基础上，今年对全市网络基础设施进行摸底调查，制定合理科学的网络整合方案，进一步优化网络结构，统筹网络建设布局，扩大网路覆盖范围，推动党政专网由市至区（县）、市属委办局的业务应用，逐步向街道、乡镇、社区的应用推广，逐步推进社区信息化建设，尽快投入建成一批在全市具有代表性的街道、乡镇、社区信息化建设项目，着力提高街道、社区服务水平和综合管理能力。各区（县）要结合实际，选择抓好1－2个信息化示范区，将综合治理、家政服务、便民服务、社区商务、就业与社会保障等纳入信息化建设范围。
为了改善网络工作环境，确保网络运行安全可靠，今年7月，市信息化工作办公室将会同有关部门，对全市网络机房进行全面整治和检查验收。主要内容有：综合布线、机房环境、供电系统、网络安全、机房管理、规章制度等。对未达到国家建设标准的网络机房，将予以限期整改。
（三）抓好市政府门户网站建设，提升网上服务水平。
20**年各单位、各部门要积极配合市政府门户网站建设，做好内容保障工作，要将其作为促进政务公开、创新政府管理体制、增强政府服务能力、建设服务型政府的一项重要任务，认真按照政务信息公开管理办法和网上信息流程规定，通过报送信息、协办栏目等方式，使市政府门户网站的内容不断丰富，功能逐步增加，成为我市政务公开的重要窗口和建设服务型政府的重要平台。
市政府办公厅将督促指导尚未建立门户网站的各部门、各单位通过自建、主机托管、虚拟网站等多种方式，年内完成政府门户网站的建设并投入使用，实现全市政府系统各单位达到90％的建站率（建设任务单位详见附表）。
各部门、各单位要高度重视政府网站应用保障工作，充分利用新技术，不断充实和丰富网站内容，建立完善网站、网页和栏目的考评机制，不断规范网站建设。要及时、准确地政务信息，搭建与公众交流平台，按照政务信息公开管理办法，重点抓好政务信息的采集、报送和工作，着重为公众和社会提供在线办事服务、公益性便民服务。已具备条件的高新技术产业开发区、经济技术开发区、**县，市科技局、市财政局等单位要积极探索网上审批等应用系统建设，率先开展网上办事服务的应用。下半年市信息化办将开展网站评比活动，并将全市各单位网站建设纳入到目标考核，年内争取创建一批市民喜闻乐见的精品栏目。
二、加快推进公共信息化建设项目，提高社会化信息化程度
（一）加快推进公共GIS（地理信息系统）平台建设。
随着城市信息化建设的发展，我市各部门、各行业对城市地理信息系统需求日趋明显，积累了大量的地理信息资源，由于各行业和各部门都拥有各自独立的地理编码和标准，无法与其它信息整合。按照今年市政府重点投资项目计划，市信息化办将统筹规划，整合城建、交通、规划、国土、旅游等部门现有资源，集中投入，规范标准。今年重点建设完成统一的地理编码数据库、政务电子地图、地理信息系统图层等基础建设，逐步建立我市统一的地理信息系统公共平台，以解决“信息孤岛、重复建设”的问题，为各级政府部门、企业及社会公众提供基础地理数据的与交换服务，最终实现全市范围的地理信息数据共享，加快推进我市数字化城市建设与管理。
（二）逐步推进信息资源目录交换体系建设。
依据国家政务信息资源目录与交换体系的总体要求，今年将对我市政务信息资源和分布进行全面的摸底调查，按不同需求分类，编制符合实际、不同类别的目录体系，紧紧依托我市电子政务网络平台，逐步建设政务信息交换体系，实现政务信息资源体系和信息共享与业务协同，满足跨部门、跨行业基本信息共享的需求，支持各级政务部门决策、管理与服务，逐步实现信息资源共享。
（三）进一步完善信息化建设项目制度建设。
按照国家、自治区有关信息化项目建设的规定和要求，今年将出台《**市政府投资信息化建设项目管理办法》，建立健全信息化建设工程立项审核、公开招标、工程监理、项目竣工验收等制度，着力解决目前存在的各部门、各单位建设标准不统一、重复建设、资源浪费问题。
一、信息化建设基本现状
1、完善XX办事处信息网站建设；政务信息上网是一项便民利民、外树形象，以及促进招商引资工作和党风廉政建设的系统工程。2004年开始办事处就在XX市政府网站建立了网页。提供一个查询平台实现政务、财务的公开，方便群众办事，提高政府办事效率和服务意识。
2、建立办事处内部局域网；2004年12月在市信息产业局大力协助下，统筹规划，将办事处大院内所有办公室联网组成内部局域网，并购置网络防火墙和部分电脑实现信息资源的共享，同时联接市政务信息网络平台，实现与全市办公自动化，再通过市信息网络平台统一出口连接互联网，实现共享信息的对外。
3、实现内部办公自动化；2005年2月通过内部局域网络的组建，购置了服务器和办公自动化系统软件，系统提供公文处理、公共办公、公共信息、部门业务、个人业务等模块，现正在试用阶级，初步实现无纸化办公，将大大提高工作效率。
4、企业信息化迅速发展；XX市是XXX生产基地，麦克风工业是我市的支柱产业之一，大部分XXX生产企业集中在XX办事处范围内。因此，加快麦克风行业信息化是刻不容缓的，近年来，在市政府对私营、民营、外资企业的大力扶持和政策指导下，办事处积极向企业推广信息建设，深入企业开展信息化建设工作，现时为止，大部分企业都建立自己企业网站，通过各种方式上网已达65%—70%，并以初步进行电子商务活动，实现网上订购、销售。并和信息产业局、科技局策划建设我市XXX网上电子商务系统。
5、其它信息系统互联互通；按照省和XX市信息化建设要求，互联互通、信息到镇村，现时办事处内财政结算中心、计生所等都实行信息化管理，在公开栏实现财务公开、政务公开、法制教育等，并准备实现与上级部门互联互通。劳动服务所已通过市政务信息平台实现与XX劳动局和江门劳动局联网，安装电子触模屏，为广大就业者提供劳动力市场资源查询。
二、信息化建设经验体会
1、目标明确；近两年来，办事处根据《国家信息化领导小组并于我国电子政务建设指导意见》和《XX省政务信息化建设2004年度建设任务指导书》的精神，在市委、市政府和市信息产业局的重视和支持下，经过深入的调查研究和细致的分析，我们确立了办事处的信息化建设的目标是：（1）组建内部局域网，实现资源共享和无纸化办公（2）提高办事处的计算机知识水平和应用技能，消除信息时代的“新文盲；（3）提高科学决策水平、提高办事效率和办事透明度，转变工作作风，提高社会服务能力；（4）引导工业区内的企业利用信息技术提升传统产业、发展电子商务，增强企业的活力，加强企业与外界的联系和沟通。
2、领导重视；信息化工作关系到办事处现代化建设大局，为此，办事处党组为推进信息化建设，多次召开会议，共同研究、狠抓落实，对整个办事处信息化建设工作进行统筹规划，并对设备进行统一采购，实现了人力、物力、财力的优化配置，真正把信息化工作摆上重要的议事日程，纳入办事处国民经济和社会发展计划，切切实实加强了领导和落实责任。市信息产业局在技术上和业务上给予大力的支持和指导，积极协助统筹规划，落实建设计划。
3、注重应用；狠抓应用是信息化建设的根本，电子政务可以提高工作效率，方便群众。信息化项目搞起来，就一定要注重应用，讲效益，为促进应用，我们一方面从宣传、培训入手，提高机关工作人员的信息化意识的技能，从2004年开始，办事处就分期分批安排机关工作人员学习计算机知识和网络知识，领导带头学习和使用，提高全体工作人员信息化素质，为全面推进打下坚实基础。另一方面，我们在建设系统时也处处为方便群众的角度来进行协调和设计，为人民群众服务为宗旨。
三、存在问题及下一步计划
关键词：办公自动化；现状；研究；高校
1.研究背景
办公自动化是信息化建设的一部分，是一项利用信息资源，用以提高生产和工作的效率，并能辅助决策，求取更好经济效益的综合技术。自以电子计算机诞生为标志的现代信息技术在大学校园逐步得到应用以来，信息化就一直伴随着大学校园的成长过程，并一直推动着高等教育的发展。它不仅带来了教育形式和学习的重大变化，也使高校在管理观念、运作方式等方面发生了革命性的改变，使大学校园迈入全新的网络信息时代。
2.高校办公自动化现状研究
随着社会的发展、高校教育体制改革中伴随的高校管理及运作模式的改变、信息技术的突飞猛进以及现有系统存在的问题，都对高校行政管理办公自动化系统提出了新的要求。
2.1办公自动化系统的内涵扩大
不断发展的办公自动化技术，如通信技术、网络技术、多媒体技术等，使得研究和开发新型的、网络条件下的办公自动化系统，以适应工作需要的问题就摆在我们的面前。
2.2高校行政管理工作出现新的变化
学校领导因工作需要经常要出差，但是又有必要随时了解学校信息以便及时做出决定，这就要求高校要拥有网络化的办公自动化系统，可随时随地连接到Intelnet并接入学校的办公系统，实现真正的移动办公。
3.高校办公自动化建设中出现的问题
由于高校信息化是一项新鲜事物，国内外都没有成熟的理论和通用的模式，因此在高校行政管理办公自动化系统的建设过程中存在不少问题。
3.1信息孤岛
由于办公自动化系统的开发和引入往往分散进行，应用系统建设各自为政，使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，信息难以交换，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”。信息缺乏有效的共享，对整个学校应用系统的效率和准确性都产生了重大的影响，而建立一个高效的办公自动化环境，首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。
3.2应用孤岛
大部分办公自动化系统难以与学校其它部门的系统紧密集成，使得学校内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”。 各应用系统之间无法直接访问相互间的数据和功能，学校需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，学校的运作和管理效率大大下降。
3.3资源孤岛
学校内部各部门之间的协同，在这个新信息时代越发显现其重要性。学校必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，从而使得学校内部资源管理者、教职员工和外部资源伙伴能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。
4.提高高校办公自动化建设水平的对策
4.1要从整体角度进行办公自动化系统建设的规划
办公自动化系统的建设必须在综合考虑学校信息化建设的现状与需求的基础上，从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划，全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设，按照规划协同地推进学校的办公自动化。
4.2系统的数据共享问题
高校行政管理办公自动化系统中的主要信息包括教职工信息、学生信息、科研信息、财务信息、校产信息、学校综合信息等几大类。这些信息来自学校的各职能部门，并为各部门共享。由于各职能部门职能不同，使用信息的侧重点也不同，因此应该使用多个服务器对信息进行分类集中管理，使多个应用系统通过各个节点的服务器来完成各自系统的功能，达到信息资源共享。
4.3系统的安全问题
高校行政管理办公自动化系统的安全性，除了要有一套完善的软硬件安全设计外，还要有完整的运行管理体系和安全保密制度。办公自动化系统安全的具体技术有:信息加密算法和数字签名技术、计算机病毒及其防治、计算机网络防火墙技术、身份识别技术等。加强管理制度也可以对办公自动化系统的安全起到保护作用。具体措施有:制定系统安全目标和具体的管理制度，对办公自动化系统及其信息划分密级，执行有关的访问限制，机密信息不得在系统里进行加工、存储和传递;对重要的数据和文件要定时、及时备份;采用用户识别、分级授权、存取控制等成熟的安全技术等。
4.4系统的开发和应用需要领导的重视和工作人员的支持
系统的开发和应用必须得到学校领导的直接指导和参与。高校行政管理办公自动化系统的实施是一项系统工程，成功与否很大程度土取决于领导是否重视，领导的重视和参与可以充分调动各方面的积极性。另外，该系统是一个整体，要充分发挥其作用，主要领导必须亲自参与。
4.5加大对办公自动化专门人才的培养，重视软件的二次开发
办公自动化系统的开发、维护、使用需要一支专业技术队伍。办公自动化建设中不仅需要专业技术人员，还需要既懂技术又懂管理的复合型人才。而且在软件开发过程中，人们不可能将各种情况都考虑到，随着系统的推广应用，一些问题也逐渐暴露出来，需要对软件进行升级或改造。因此培养专业的技术队伍也正是办公自动化软件的二次开发所必须的。
高校行政管理办公自动化系统的设计和应用是一项比较复杂的系统工程，必须在充分细致调研的基础上，进行填密的分析，要根据自身的需要，不断完善系统功能，以保证系统的顺利实施和发挥应有的作用。如何充分利用高校校园网资源，改进高校的办学条件、加快学校信息化建设，是所有高校今后长期面临的一个问题，如开展网上教务管理、网上人力资源管理和网上校园文化建设等。■
参考文献
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2009年是我县信息化建设快速发展的一年，我局牢牢抓住现代信息技术发展所带来的历史机遇，紧紧把握党的十六大提出的“以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走新型工业化路子”的要求，大力推进国民经济和社会信息化，在实现工业化的进程中注重运用信息技术，在推进信息化的进程中实现传统产业的改造和升级，发挥后发优势，实现社会生产力跨越式发展。通过一年来的努力，全县在信息网络基础设施、电子政务、行业信息化、企业信息化等方面有了长足进步。现将我局2009年信息化工作简要总结如下：
一、加强领导，不断加强和完善信息化工作机构和制度建设
我局领导高度重视信息化工作，年初及时召开了信息化工作办公会议，部署全年信息化工作计划，明确将建设门户网站和加强有关工作人员利用网络实现资源共享和材料交换以提高办公效率为本年度信息化工作重点。为进一步加强领导，加强对信息化各项工作的审核和把关，我局还成立了以局长任组长、党组书记为副组长、分管办公室的副职领导和和办公室主任任成员的信息化工作领导小组，办公室具体负责该项工作。同时选派了具有一定电脑操作基础和有较高文字水平的同志负责信息化工作的网络管理及日常维护运作；由此完善了我局信息网络，落实管理责任，确保信息化工作有力、体系健全、职责明确。为切实推进信息公开、提高办事效率，我局建立健全了部门信息报送制度、信息工作会议制度、收发文制度、报送信息奖励机制等，在加快信息化建设的同时，实行长效管理，从而更好的从制度上规范本部门信息化建设，全面完善了部门信息化工作体系。
二、突出重点，确保全年各项工作任务落实到位
我局继续加大对信息化建设的投入，计算机基本达到一个股室一台，并由专人负责，实现了所有非计算机的内部共享，满足了办公自动化对电脑的需求，为单位办公的电脑化、信息化奠定了良好的基础。积极配合县信息化办做好各项信息化工作，在全面实施公文无纸化传输和电子公文交换的第一年，我们能够按照县信息化办的要求，及时、准确接收发送公文，在收到文件后及时签收、反馈、办理，使文件的处理以及上报工作做到迅速及时，大大提高了效率。今年未出现延误接收、未及时发送回执等事件。基本能做到年初有计年中有落实、年底有总结的良好工作秩序。
三、加强学习，推动计算机在办公和业务业务处理中的广泛应用
随着计算机局域网的建立，计算机应用范围的不断扩大，计算机基础知识培训迫在眉睫，为顺应形势，切实拓宽广大干部职工眼界，实现学习资源信息共享，我局建立了以煤炭工作资料为主的学习资源信息库，信息库的学习资料主要以电子文档、图片和视频光盘为主，向全局干部职工提供借阅，有效地实现了信息化资源的集中和共享。同时组织本单位工作人员进行了简单计算机操作应用和局域网共享使用的培训，解决了在实际使用中的很多问题，有力地推动了我局办公自动化的进程。
2009年，总体来说，我局信息化工作取得了一定的进步，基本完成了县信息化办下达的各项任务。但与县信息化办的要求还有一定差距，主要表现在：一是大部门工作人员电脑操作水平不高，真正实现网络办公还有待时日；二是围绕门户网站栏目、内容合理设置的网站建立工作需要尽快落实。我们将在下一步工作中，以发展的眼光，创造性地开展工作，采取有效措施加以解决，不断巩固和提高信息化工作成果，进一步做好信息化工作，使之更好地为我局的发展服务，为永兴县的煤炭事业添光彩。
四、2010年县煤炭局信息化工作思路
1、加强领导，统一思想。在县委、县政府和县信息化办的领导下，将信息化建设工作作为本局重要工作，纳入重要议事日程，与其他各项工作同安排同部署，要将信息化建设工作开展的好坏，作为衡量党的执政能力建设的高度，不断提高电子政务建设工作的思想认识，明确适应信息化建设工作的发展目标和要求，加快行政管理信息化、现代化步伐，更好地为我县经济社会发展服务。
2、加强学习，强化培训。明年将结合我局信息化建设的实际情况，要对全局干部职工，分层次、分阶段、分类别进行信息化知识专项培训，不定期参加计算机培训班，组织开展计算机技能操作比赛，全面提高干部职工的计算机应用水平，为办公自动化系统的推广应用奠定基础。
【关键词】 高校;办公自动化;现状;问题;必要性
随着计算机技术的飞速发展,计算机在各行各业中应用的普及,利用计算机实现学校办公自动化系统治理势在必行。办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支。目前,办公自动化的概念和意识已广泛地被各类办公人员所接受,办公自动化系统已深入到现代社会的各个角落,它的出现正改变着传统的事务性办公业务,改变着人们的观念。随着技术的进步,办公自动化系统的功能和内涵也在不断地发展和完善,为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。
一、办公自动化系统OA的定义与作用
办公自动化系统OA是OFFICE AUTO-MATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务;广义办公自动化是建立在管理信息系统(Management In-formation system简称为MIS)基础上,其办公业务包括有决策支持系统(Decision Sup-port system)功能。OA软件可解决规范单位的日常管理、增加单位的可控性、提高单位企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了单位具体的业务范畴,更集中关注于单位企业日常办公的效率和可控性,是单位企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。
二、我国办公自动化发展现状
进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长,办公自动化开始进入一个快速发展的阶段。国内专门从事软件开发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场,具体表现在投资大、效果不明显;水平低、重复建设多;硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等;部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难;对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。
从技术来看,普遍存在如下缺点:为用户考虑的少,软件的柔性构造功能差。当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,真正为用户接受的功能模块很少。另一方面软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担。
对于高校而言,校际之间的竞争就意味着内部治理体制和工作效率之间的竞争。随着学校规模的扩大,假如人员之间、各部门之间的信息传递仍然停留在原来的有纸化传送的基础上,这种就势必导致低效落后,影响各部门间的信息流通效率,有必要建立安全、高效的办公自动化系统。通过对办公自动化系统的研究,把握其发展方向和趋势,构建高效的办公环境。随着信息技术的不断发展和理论研究的不断深入,各种新的办公自动化系统设计方案的出现必将对办公自动化的实施与推广起巨大的推动作用,办公自动化系统必将获得更广泛的应用前景。
三、高校办公自动化建设存在的问题
1.办公人员意识问题。表现在对使用办公自动化的必要性认识不同,对传统的办公办公方式仍然有较强的依赖性,一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑。许多领导对办公自动化理解不深,认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备,目的只是要提高工作效率。实际上,使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要。各高校应该加大媒体的宣传力度,为校领导开设网络和办公自动化使用课程,提高其对办公自动化的认识。没有各级领导的积极支持和推动,办公自动化建设过程中的任何环节都可能出现巨大阻力。校领导的支持和参与对办公自动化建设的起步与完成都具有决定性的作用。
2.资金投入问题。办公自动化建设是一项资金投入较多的系统工程,从开发到成型再到完善都需要经过一个长期的过程。在这个过程中,网络建设、硬件购置需要资金,网络的维护、软件的开发以及系统的推广等都需要资金。许多高校碍于自身财政状况,对于办公自动化建设的资金投入大大缩水,严重影响办公自动化建设质量。各个高校应着眼于学校的长远发展,尽量保证办公自动化建设过程各个阶段的资金需求。有些学校还设立了专项资金,有效地保证了学校信息化建设的顺利进行。
3.系统安全问题。办公自动化系统建设需要建立校园局域网,各个部门的电脑都需要入网。对于高校的办公自动化系统,其传输、处理、存储的大部分信息都具有极高的保密性,有些还是国家有关部门下发的高度机密文件。由于办公自动化系统与Internet直接相连,一旦学校自动化系统遭到病毒或黑客攻击,必然会造成比较严重的后果,网络系统的安全性是不容忽视的。调查显示,少数高校的校园网建立较早,己经满足不了学校发展的需要,安全性也缺乏保障,还需要进行网络升级和改造。各高校可根据自身校园网络的实际情况采取措施保证其安全性,如统一要求各部门电脑安装防病毒软件、对重要信息的传输采用加密技术、建立学校内部网络系统以便在物理上与外部网络系统隔绝等。
4.公章的有效性问题。公章的有效性对纸质公文而言,印章是公文生效的标志,在实现办公室工作自动化后,印章的权威性及电子印章和纸质印章的协调性问题成为急需解决的重要问题。由于电子印章通过技术设备手段而形成,也就易通过技术设备手段而窃取,使电子印章的安全性要差得多。如果使用电子印章就要增加投资,就涉及到相关设备如打印机的改造,有可能由于资金原因而使许多单位无法或推迟实行办公自动化。
四、高校办公自动化建设的必要性
1.多校区办学模式的需要。随着上个世纪卯年代以来全国高校合并风潮的出现,以及为解决高等教育扩大招生的要求、寻求新的办学空间而风生水起的异地办学,使全国大多数高校都出现了多校区并存、远距离教学的新的办学模式。在高校多校区办学情况下,为节约管理成本,提高工作效率,就迫使高校办公室改变传统的以手工为主的工作方式转而采用高效率、高质量的自动化办公系统。高校办公室的任务是及时、准确地向校领导提供信息,进行决策参考。行政决策的信息的及时性、准确性,是决策正确与否的关键。校园网与DnE团肛刃相连,可以利用互联网进行异地办公,及时、准确地将各校区的信息、甚至国内外信息反映到领导处,既节约时间,又节约了管理成本。
2.与兄弟院校、国际社会联系日益密切的需要。随着信息社会的建设和发展,各兄弟院校之间,国内高校与港、澳、台、国外其它学校之间的交流日益增多。随着社会参与办学的力度越来越大,学校教育与社会需求之间的相互适应和相互调整,都使高校工作效率,对社会和其它高校的信息能做到及时接收和有效反馈。这无疑也需要高校办公室工作实现自动化。
3.提高办公室工作效率。办公室工作内容繁杂,包括公文收发、起草、归档、查询,会议安排,领导日程的安排,,信息收集上报,对外交流,接待等。办公室作为学校的综合管理部门,负责与各院系、兄弟院校进行联系、沟通,信息量大,事务繁杂,其工作质量和速度受办公室工作人员素质的限制。实行高校办公室工作自动化,可以将大部分事务性工作采用信息化方式,进行程序化管理,提高工作效率。
4.办公自动化自身优越性的需要。高校办公室实行办公自动化有利于事务处理信息化、咨询决策的智能化和指挥调度的现代化。事务处理信息化是办公自动化的初级阶段,也是一个重要环节,主要是指发挥计算机书写快速、整洁、易于修改,存储量大的特点,利用计算机网络构成上传下达的文件的传送、管理、归档和保存,利用计算机网络收集各类信息,扩大交流,实行异地办公;利用计算机对收集到的信息进行归类、分析,提高决策的效率和质量;利用办公自动化,对领导的决策进行跟踪、监督,及时反馈信息,使领导及时掌握最新的情况,实现指挥调度的现代化。
五、结语
办公自动化系统的建设和应用对提高高校行政管理工作的效率和质量有着十分重要的影响。高校办公自动化系统的设计与应用,必须在充分细致调研的基础上,进行填密的分析,要根据自身的需要,不断完善系统功能,以保证系统的顺利实施和发挥应有的作用。系统的设计与建设还要实事求是,充分开发利用现有资源,根据实际情况循序渐进。高校办公自动化系统的应用可以大大提高高校办公效率,也是适应未来办公发展的必然趋势,应充分认识到普及办公自动化系统的重要性和必要性,尽早推广实施,使高校行政管理迈上一个崭新的台阶。高校办公自动化系统的设计与建设必然会对学校的信息化和管理现代化起到巨大的推动作用。如何充分利用高校校园网资源,改进高校的办学条件、加快学校信息化建设,是所有高校今后长期面临的一个问题。总的来说,高校办公自动化系统的设计与建设是一项比较复杂的系统工程,不可能一蹴而就。一个学校办公自动化系统的建设必须在充分调研的基础上,进行缜密的分析,根据实际需求,不断完善系统功能,以保证系统发挥应有的作用。
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