关键词：档案管理；优化策略；水务局
档案是对客观事实的真实记录，具备法律意义和凭证意义，对水务局而言，档案管理工作承担着“传输信息”的职责，具备依附性、阶段性、封闭性等特点。在新时期，水务局工作面临着很多机遇和挑战，要准确把握机遇、战胜挑战，除了依靠自身的管理能力和人员水平外，还需要完善的档案管理工作作支撑。而要确保档案管理工作的完善，就要不断优化档案管理工作策略。因此，探讨新时期档案管理工作的优化策略极具现实意义。
一、水务局档案管理特点
水务局属于政府的水行政主管部门，主要负责水利工程建设管理、防汛抗旱、水资源管理等工作。水务局档案管理特点主要表现为两点：一是周期长，就以水利工程建设为例，受技术、资金、施工条件等因素的影响，水利工程从初始规划到竣工验收，周期为几年到几十年不等，有的工程还可能受地质条件影响，需要重新规划设计，这无疑就使得建设周期更长了。二是档案种类繁多，水务局涉及的档案种类繁多，单水利工程而言就包含了现场勘察、测量、规划、设计方案等环节的档案资料，再加上防汛抗旱、水资源管理等工作形成的档案资料，不仅形成的档案种类繁多，数量也是极其庞大的[1]。
近几年来，水利工程的建设、各地洪涝灾害的发生、水资源短缺等使得水务局不得不面临更多的工作压力，需要解决的问题和难题也层出不穷，同时形成的档案资料也越发多元化，数量也越来越多。加之，水务局档案管理工作本就存在不足之处，因此，水务局有必要积极探索档案管理工作的优化策略，确保档案管理工作能顺利、高效开展，能够为水务局各项工作的开展提供可靠、真实、完整的信息支撑。
二、新时期水务局档案管理工作优化策略
1.优化档案管理意识。良好的档案管理意识是开展档案管理工作的前提。水务局一方面应优化档案部门工作人员的档案管理意识，让他们明确自身岗位职责，全身心投入到档案管理工作中，做好档案管理工作的整体规划；另一方面应优化其他部门人员的档案管理意识，让他们认识到档案管理工作并不只是档案管理部门的责任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他们积极参与档案管理工作。只有双管齐下，才能真正创建一个完善的档案管理网络，才能为档案管理工作的后续开展奠定坚实基础。
2.优化档案管理制度。完善的制度是档案管理工作的保护屏障。水务局有必要结合实际工作和档案管理需求，优化档案管理制度，提高档案管理工作的效率。具体而言，在设置内部管理机构时，有必要强调档案管理部门的独立性，给档案管理部门提供足够资源；在内部管理时，档案管理部门也必须严格进行自我监督，完善并落实档案归档制度、整理制度、岗位人员责任制度、考核制度、档案保管制度、借阅制度、保密制度等相关制度。只有这样，才能确保优化的档案管理制度能真正发挥作用，进而确保任何一项档案管理工作的开展都能有相应的制度作支撑。
3.优化档案管理人员。即便在新时期各行各业在档案管理工作方面都或多或少融入了信息化技术和设备，大大提升了档案管理工作的便捷性，但归根究底信息化技术的使用及设备的操作还是要依靠人。因此，档案管理人员的优化是档案管理工作质量的重要保障。具体而言，档案管理人员必须明确档案管理工作的重要性，不断警示自己要实事求是、尽职尽责；熟练掌握部门职责、规章制度、档案分类标准等；积极参与相关培训，不断提高自身专业知识、技能和素养；敢于正视自身不足，不断学习和改进。此外，水务局还可定期对档案管理人员进行考核，通过者才能继续从事原岗位工作，确保档案管理队伍整体质量。
4.优化档案管理设施。在新时期水务局必须不断优化档案管理设施设备才能满足档案管理工作需求。如档案管理室应避免阳光直射，若需人工照明也应使用防爆灯，以免长时间用电造成火灾；档案管理部门应配备专门的库房、阅览室和办公区，同时安装必须的设备与器具；相关区域必须定期清洁打扫，保持干燥整洁；定期检查和维护设施设备，及时修理或更换损坏零件或设备等。此外，档案管理室的湿度、温度、通风也应有所保障，做好通风措施，温度应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%，最好安装湿度测量仪器，以便实时掌握档案管理室的湿度变化，及时做好调节[2]。
5.优化档案管理模式。在新时期信息网络技术的迅猛发展促使各行各业的档案管理工作都逐渐步入信息化建设轨道，水务局档案管理工作也不例外。要优化档案管理模式，实现信息化建设，首先必须认清电子档案管理的发展趋势；然后着重培养和引进信息化管理人才，以及信息化设备的购进，但在此阶段必须确保档案资料的保密和安全工作到位，防止资料外泄、损坏等，尤其要做好电子资料的安全工作，如设置登录密码、安装防火墙、定期杀毒等；最后要紧密结合实际情况和需求，及时更新档案资料，提高档案资料的利用率，确保档案资料能更好地为水务局工作的开展提供服务[3]。
三、结语
综上所述，在新时期水务局档案管理工作面临着诸多问题和挑战，同时也面临着很多发展机遇，要抓住机遇、解决问题、战胜挑战，就必须不断优化档案管理策略。本文主要从档案管理意识、档案管理制度、档案管理人员、档案管理O施和档案管理模式五方面展开了论述。但在具体档案管理工作中，还应结合实际情况和需求选择相应的优化板块，这样才能确保优化后能对档案管理工作产生积极作用，避免做无用功。
参考文献：
[1]孙利文.分析档案管理工作中的疑难点及优化策略[J].才智，2014（05）：337-337
一、工作有计划
今年初，为确保全县档案行政执法检查工作能够顺利开展，县档案局很早就把档案行政执法检查工作列入了全年工作计划，初步计划在全县党政机关、企事业单位和乡（镇）开展档案行政执法检查工作，目的就是以执法检查为手段，深入贯彻实施《档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》，紧抓年度整理归档工作，推动全县档案工作“六项工程”继续实施。
二、工作有安排
为确保全县档案行政执法检查工作能够有序开展，*县档案局印发了《*县档案局关于开展20*年档案行政执法检查的通知》文件，进一步明确了执法检查的范围和方法，以及检查内容和时间安排。要求各单位要高度重视，分管领导要亲自抓，综合档案室档案员要切实履行职责，找准工作中存在的问题，并及时加以整改。同时各单位要严格按照《档案法》、《云南省档案条例》及档案管理的实际情况认真进行自查，并形成书面报告于8月底前送交县档案局。县档案局根据各单位的自查报告进行检查。
三、工作有落实
根据年初计划和具体的时间安排，县档案局会同县人大教科文卫委、政府法制办、县国家保密局、司法局组成2个执法检查组，于9月8日～9月10日进行了为期3天的执法检查。执法组采取抽查的方式进行检查，先后深入到县政协、交通局、农业局、水利局、审计局、体育局、总工会、质监局、统计局、发改委、扶贫办、社保局、就业局、广电局、电力公司和小街镇、双江镇等15个部门单位，围绕被检查单位贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》和《云南省档案条例》的情况，档案工作的领导、组织和人员、经费落实情况，开展年度立卷归档和落实各项规章制度的执行情况，以及档案工作星级管理和家庭建档工作的情况等六项检查内容，认真听取各单位的自查汇报，实地查看综合档案室和档案保管状况，以及立卷归档档案的归档范围、整理质量、保管期限的划定、编目完成情况。
通过检查，检查组发现上述部门和单位能够深入贯彻宣传执行档案法律法规，年度立卷归档工作基本能够正常开展，没有开展档案星级管理工作和家庭建档的部门和单位也在积极努力做准备。综合来看，各部门各单位的档案工作还存在以下一些共同问题：
1、有的单位还没有把档案工作列入本单位的发展规划和年度工作计划之中，没有制定本单位的档案工作发展规划和工作计划，缺乏相应的考核措施。
2、档案专兼职人员不稳定，档案工作时间和力量投入不足。
3、有的单位档案库房环境比较差，存在安全隐患，档案保管条件有待改善，档案保管工作必须进一步加强。
4、对开展档案星级管理工作和家庭建档的重要性认识不足，领导干部的档案工作意识有待加强。
——刘碧美
靠着一只手，每年整理万余份文件，500多盒档案，相当于一般科局的10多倍工作量，需要克服多少困难，这是常人难以想像的。但他却做到了，而且一干就是18年。这就是湖南石门县国土资源局档案员刘碧美。
初识刘碧美还是在1995年到县国土资源局进行档案执法检查时，当时我就想：国土局怎么安排一位残疾人搞档案工作，只有一只手他能胜任档案工作吗？然而，多年后的今天，我不得不对他刮目相看，不得不打心里佩服这位“一把手”档案员。
1976年冬，不满2岁的刘碧美在一场意外事故中，左臂严重烧伤，不得不高位截肢，成为了只有一只右手的独臂儿童，在别人异样的眼光中他度过了不平凡的童年。1993年高中毕业后，被安排在县国土资源局办公室工作。1995年，局里组建档案室，在确定档案员人选的问题上，局领导进行了反复研究，最后经过全局干部职工的推荐和领导的考察，局党组将目光最终锁定在勤奋好学、工作责任心强的刘碧美身上。从此，他便与国土资源档案结下了不解之缘。
石门县土地面积3973平方公里，人口70多万，县国土资源局担负着全县近20万农户建房用地和几百家国有、集体单位建设用地管理以及几百家矿山企业的矿产资源管理工作，可谓线长面广，每年形成大量的文书、科技、会计、声像、用地、地籍、农业区划、土地开发项目、矿产资源、法规监察、基建、实物等十多个门类档案材料。接到通知的刘碧美二话不说，挽起唯一一只手臂上的袖子，一头钻进了临时档案室。由于从没接触过档案工作，面对两组旧柜子，几十卷既不完整也不规范布满灰尘零乱的档案材料，他一筹莫展，不知道从何处下手。然而困难并没有让他低头，他决定边工作边学习。为了弄懂档案管理的基本程序，他一边找来了档案专业书籍，开始认真的学习，一边向县档案局老师虚心请教，多次邀请档案局业务人员上门指导。由于档案室刚刚组建，大部分业务档案材料都分散到各业务股室保管，为了确保档案资料齐全完整，他及时向领导汇报，争取领导的支持，同时不厌其烦地跑遍局里所里股室，耐心细致地做思想工作。就这样靠着他的真情，凭着对工作高度负责的态度，在不到半个月的时间里将局里往年形成的文件材料一件不落的收集到档案室，当年年底3000多卷（册）档案整齐地摆放在临时档案室里。
档案工作是技术性较强的工作，国家出台了很多规范、标准。刘碧美心里清楚，没有过硬的档案业务知识，没有熟练的档案专业技能，要做好档案工作是不行的。他虽然只有高中文化水平，但为了掌握档案管理的基础理论知识和基本操作技能，他不断地加强文化知识和档案业务理论的学习，努力提高自身综合素质。1998年顺利取得了档案工作岗位资格证，1999年获得了自考大专文凭。2002年又顺利通过了助理馆员技术职称评聘。为适应档案管理现代化要求，他还自学计算机知识，经过一年多努力，熟练掌握了计算机基本操作技能，虽然只有一只手，但他打字的速度丝毫不逊色正常人的水平。到目前为止，室藏档案12243（卷、册）盒82270件文书、业务档案目录数据全部输入了微机，实现了国土资源档案信息现代化管理。
有为才有位。县国土资源局成立较晚，档案工作起步迟，没有专用档案库房、没有档案柜架等等问题，极大地制约着国土档案工作的发展。刘碧美心想要让档案工作在局里争得一席之地，必须得到局领导的重视与支持。于是他一方面不厌其烦地向领导宣传，并结合单位的实际情况制定了档案工作的发展规划，为领导提建议、当参谋；另一方面积极提供档案为本单位的各项业务工作服务，把死档案变成活资料，同时将档案利用典型效果汇编成册，让领导在生动、确凿的事实面前了解、认识档案工作重要性。精诚所至，金石为开。在局办公用房及资金极其紧张的情况下，局领导配备了专门档案室，投入30多万元添置了档案密集架、电脑、打印机以及档案管理专用软件等现代化办公用具。为加强档案工作的领导，局党组研究成立了档案工作领导小组，一把手亲自任组长，形成由一把手亲自抓，分管领导、办公室主任和档案员具体抓、股室各负其责的工作格局，并把档案工作纳入干部岗位目标考核评比的内容。在档案管理上做到了要人给人，要物给物，要钱拨钱，确保档案工作的人、物、财的及时到位。
“心有多大舞台就有多大”。有了领导的重视与支持，刘碧美的心更大了，目标更高了。在搞好档案工作日常管理的同时，他开始着手档案室上等级达标工作。在档案室组建的当年，就顺利通过了档案工作规范化管理省二级的评估验收，三年后又顺利晋升为省一级档案室，成为了当时全省国土资源系统第一家获此荣誉的档案室。面对成绩他没有骄傲、没有满足。之后经过连续几年抓巩固抓提高，至2012年又以97.5分的高分通过了“省特级”的评估验收。至此，石门县国土资源局档案工作实现了跨越式发展，也成为了全县档案系统的一面旗帜。
在做好局机关档案工作的同时，刘碧美把工作的重心瞄准到乡镇国土所的档案工作。石门是典型的山区县，下辖20个乡镇（区），每个乡镇都设有国土所。为推动基层所档案工作，他利用节假日时间跑遍了全县所有乡镇，深入开展调查研究，举行档案管理业务培训班，并进行现场辅导。经过他的努力，至1996年底，全县所有乡镇国土所均建立了档案室，明确了兼职档案员。为进一步提升基层所的档案工作水平，他采取以点带面的方式，以条件较好的易家渡镇、新关镇为试点，加大基层所档案室规范化建设力度。到1999年底，全县20个乡镇（区）档案室4个达省二级标准，16个达到省三级标准，基本形成了门类齐全、管理规范、设施完善的国土资源档案管理网络。2001年8月，石门县国土资源系统农科档案三级网络建设顺利通过了湖南省档案局和湖南省国土资源厅联合验收。2004年，常德市农业农村档案工作现场会在雁池乡国土资源所举行，全市各县市区前来取经的人络绎不绝。
保管档案的根本目的在于利用，刘碧美深知国土资源档案的重要性。在管好档案的同时，他大力开发档案信息资源，为领导决策、为单位各项业务工作、为基层群众提供一流优质的档案利用服务。近年来，他充分利用国土资源档案编写国土资源基础数字汇编、大事记、组织机构沿革、国土资源志等编研资料，为全县重点工程建设项目，为平息土地权属纠纷，创建和谐社会提供有效依据。据统计，近五年来共接待查档利用3000多人次，创造直接或间接经济效益近1500多万元。
为了深入了解科学管理思想在行政单位中的体现，我们以南宁市档案局（馆）为例，对南宁市档案局（馆）工作岗位设定、档案的数量、服务对象、机构人员编制、局馆规划、用人制度等各个方面进行调研。2014年3月20日，前往南宁市档案局（馆）进行调研工作，希望通过这次调研活动为档案馆甚至其他行政机关在管理方面提供更多的决策依据。我们通过与档案馆副馆长、信息管理科科长、办公室科员以座谈形式的调研，对档案馆的管理运行情况有了概括性的了解，对该馆的一些行政、后勤岗位的工作流程及人员素质要求等进行了总结和归纳，对科学管理思想继续为现代的机关服务也产生了一些想法。现将有关情况报告如下。
二、调研对象基本情况
1.发展概况
南宁市档案局成立于1959年10月，南宁市档案馆成立于1960年11月。1961年，南宁市档案局与南宁市档案馆合署办公，一套人员，两块牌子。1996年，确定为中共南宁市委直属事业单位，行使行政管理和保管利用两种职能。
2.组织机构和岗位设置
内设机构有办公室、业务指导科、法规科教科、档案信息科、档案管理科。市档案局的领导由一正两副组成，其中办公室六人，业务科四人，法规科两人，信息科四人，管理科六人。
3.各个岗位职责
办公室：主要负责协调局馆内外工作，制定局馆规划；负责本局、馆机关文秘、档案、机要保密、、干部考核、晋升、任免、奖惩、调配、工资调整、退休干部管理；档案事业经费。
业务指导科：主要是对南宁市党政机关、企事业单位，人民团体档案工作业务的检查和指导工作；向全市各单位推行国家档案局，自治区档案局制定的档案工作规划化、标准化、现代化管理的标准。
法规科教科：组织档案法规的学习、宣传、贯彻；负责地方档案法规的研究、起草和解释；职称评定工作；分别针对机关人员和企事业单位的档案人员的档案培训工作。
档案信息科：负责档案数字化；对在市区范围内重大活动档案征收集工作。
档案管理科：负责馆藏档案资料的整理、编目工作；档案的鉴定和向社会开放档案工作；开发档案信息资源，提供利用档案资料及做好档案信息利用反馈工作。
4.档案数量及服务对象
南宁市档案局中馆藏的档案种类繁多，馆藏有文书、诉讼、艺术、地名、人口普查、名人、宗教等多种类型和载体档案。有民国时期档案、建国后档案、现行文件等，档案数量大，并以平均每年4000卷的速度递增。
档案馆主要是为市内各行政机关、企事业单位、组织及个人提供档案利用，通过查询、借阅等方式进行的一种“等人上门”式的服务。
三、调研小结
根据以上调研材料以及与多位档案局领导、员工的接触和交谈，本人对科学管理思想在南宁市档案局中体现有一下几点认识：
首先：南宁市档案局的工作人员数量是根据档案的数量和服务对象的人数来确定的，但这些并不是由档案局本身来决定的，而是根据市委组织部控制。但组织部门也是根据档案数量来进行局馆人数确定的，但相关的文件规定每增加档案8000卷就增加一个编制，但实际不然。
这样既有利又有弊，利是国家行政机构精简，充分利用资源，以最小的投入发挥最大的效用；弊是档案数量增多，增大了档案人员的工作量，造成人手不足，档案积压现象，不利于档案事业发展。
其次，档案局内的组织分工充分体现了内联人员与外联人员相互分工原则，从各科室的职责开看，办公室、档案管理科是对内的；业务指导科、法规科教科主要是对外的；同时，档案管理科中的档案上架、档案整理；档案信息科中的档案数字化、档案收集；与办公室的起草文件、制定规划；业务指导科的对机关单位进行指导；法规科教科的对档案人员进行培训工作，体现了体力劳动与脑力劳动分工的原则。
再次，档案局各个部门工作任务不是笼统的以某个方法进行分配任务，而是具体到各种工作岗位，譬如：在档案管理科中，负责整理的档案工作人员的工作任务就是按计件法、定量法相结合的方法进行，负责录入的档案工作人员的工作任务就是按计件法进行。
四、我的一些看法
管理是人类一切有组织的社会活动（包括档案馆活动）中必不可少的组成部分。建设现代化的档案馆，愈来愈需要加强科学的管理工作。以下是作者对档案馆科学管理原则的一些建议，希望能有利于档案馆的科学管理工作。
1、 在档案馆科学的内部管理中，坚持人本思想
坚持以人为本的管理原则，就是要在管理中把调动与发挥馆员的积极性作为档案馆组织发展的动力，采用多种沟通的方式，零距离了解馆员，相信馆员，并且想方设法创造各种积极因素，尽可能充分地去调动馆员的能动性，使大家能主动地、积极地投身于档案馆管理活动中去，为实现档案馆的目标而自觉地努力奋斗。所以，作为档案馆馆长与中层干部，要建立密切联系群众的民主作风，主动地去建立与发展领导与馆员、馆员与馆员之间的信赖、亲密关系，以科学的管理手段与措施引导、激励馆员参与管理、决策的热情与工作热情，在档案馆内部建立通畅的人际沟通渠道，促使档案馆全体成员分工协作，共同实现档案馆为社会提供档案信息资源服务的目标。
2、健全的激励机制
强调公务员是“公共人”的同时，应看到他们也是“社会人”、“经济人”。因此，应该从精神和物质两个方面健全激励机制，这是调动广大公务人员的积极性，打破“大锅饭”，提高政府效率的重要手段。要注重奖励的时效性、针对性，防止奖励效应的弱化现象出现。
3、科学管理的效益原则
作为对档案馆自身发展财力的必要补充，作为稳定档案馆馆员队伍的重要因素――更好地为读者与社会服务，作为提高档案馆社会影响与地位的重要手段，我们必须在最大限度地追求社会效益的同时，理直气壮地追求经济效益。重要的是，我们追求经济效益的手段与途径，不能与公众免费使用档案资料的权利发生矛盾与冲突。追求经济效益的手段与途径只有一个，就是以我们特有的、专业的劳动换取经济收益。即利用我们对档案资料的知识再创作，取得我们的知识劳动报酬―知识产权，再在信息市场中以我们自己创造的知识新财富通过等价交换取得我们的经济效益。
总之，我国政府内部管理的弊端和不足还有很多，从泰罗的科学管理思想的引述只能发现其一部分和一方面。规范政府的行为，完善政府的规章也是一个不断的、持续的过程，需要行政工作者和行政研究者长期的关注。
参考文献
[1]泰罗（F.W.Taylor）.科学管理原理[M].韩放译.团结出版社，1999.
近代档案事业产生于18 世纪末的法国，其源头是对法国和世界历史进程产生深远影响的法国大革命。自产生至今，法国的近代档案事业已经走过了两个多世纪的历程，形成了自己鲜明的特色，同时也对世界档案事业的发展做出了巨大贡献。从行政管理方式的角度来看，法国属于中心模式，即国家以档案行政管理机关为指挥中心，负责对整个档案事业进行管理和控制。档案行政管理机构是法国档案事业的重要组成部分，从18 世纪末至今，它大致经历了三个发展阶段：建立阶段、发展和成熟阶段、整合与变革阶段。
1.1 大革命时期：档案行政管理机构与近代档案事业同步建立自18 世纪末起，世界各国相继建立了近代档案事业， 但只有部分国家设有专门的档案行政管理机构，还有相当多的国家自始至终都没有此类机构，法国是前者的典型代表，英国、日本、澳大利亚等国都属于后者。法国档案行政管理机构的建立几乎是与其近代档案事业的产生同步的。在旧制度时期，法国没有集中保存政府档案的机构，只有分散的档案保管部门，如国会(Parlement)档案室、会计工会(Chambre des comptes)档案室、司法部(chancellerie) 档案室、外交部秘书处(secrtariatdes Affaires trangres)档案室等。1789 年7 月14 日，巴黎人民攻陷巴士底狱，震惊世界的法国大革命爆发。这场革命不仅对世界历史的发展产生了深刻影响，也直接促成了近代档案事业的诞生。大革命时期，政治斗争频繁，国内国外战争不断，不同政治派别轮番登场，法国在推翻绝对君主制之后先后建立立宪君主制、共和制和帝制多个不同的政治体制，在这个过程中，法国产生了诸多需要保存的档案，迫切需要建立一个机构来完成以下任务：保存新政权的档案、集中保管旧制度和当做国家物资被扣押的档案。
1790 年9 月7 日法令规定创建国家档案馆，9月12 日，制宪议会将其档案室命名为国家档案馆。4年后，1794 年6 月25 日穑月七日法令(Loi du 7messidor)颁布，这也是世界上第一部专门的档案法。制宪议会明确了国家档案馆为集中保存国家档案的地方。
法令确立了三条至今仍然适用的原则：
一、国家档案集中保管;
二、档案向国民自由开放;
三、建立国家档案系统。1796 年10 月26 日雾月五日法令(Loi du 5 brumaire)补充规定各省首府应建立档案机构，从根本上为省级档案的保管提供了法律保障。自此， 法国从中央到地方形成了比较完备的档案馆建制。在大革命时期，国家档案馆收集了三部分档案：一是大革命废除的中央机构的档案;二是巴黎教区教会机构的档案; 三是逃亡国外或被判刑者的档案。在完善全国各级档案馆建制的同时， 法国执政者意识到了档案行政管理的重要性， 并赋予国家档案馆一定的行政管理权限。根据1790 年11 月5 日颁布的关于成立行政区档案馆的法令，法国建立了地方档案馆体系， 该法令规定每个行政区必须设立档案馆。穑月七日法令规定， 国家档案馆内设立立法、司法、世袭领地三个部，各行政区档案馆受国家档案馆领导，作为国家档案馆之分馆而存在。1841至1842 年， 法国又颁布了建立市镇档案馆的法令，规定市镇档案馆是省档案馆的分馆，法国的档案馆网延伸到了更基层的一级。
在这样的档案馆系统中，从中央到地方，各级地方档案馆都是上级档案馆的分馆，最终统一到国家档案馆，国家档案馆事实上成为了兼具档案保管和行政管理双重职能的机构。在国家档案工作领导人的设置上，自1790 年至2006 年，该职位一直由国家档案馆馆长兼任。2007，法国部级档案馆由一个变成了三个， 三家档案馆均为国家事务部(services comptence nationale，缩写为SCN)， 档案工作领导人才不再由档案馆馆长兼任。档案馆馆长长期担任国家档案工作领导人，这在事实上强化了国家档案馆对法国档案工作的影响力。
1.2 19 世纪中后期： 法国档案行政管理机构的发展和成熟在大革命之后相当长的一段时间内，法国国家档案馆都兼而行使档案行政管理职能， 这种状况到19 世中后期开始改变，法国开始尝试建立专门的档案行政管理机构，来管理全国的档案事业。法国最早建立的专门档案行政管理机构是省、市镇档案管理办公室(le bureau des archivesdpartementales et communales)。1884 年以前，各个省档案馆渐渐脱离了国家统一管理， 形成了由内务部(内政部)监管的自治局面。具体负责该工作的就是省、市镇档案管理办公室，它于1854 年建立，隶属于内政部(ministre de lIntrieur)，负责监管其他公共档案部门(国防部、海洋部和外交部除外)。在此时期，国家档案馆和省、市镇档案管理办公室各自承担了部分档案行政管理职能。从世界范围来看，在主要大国中，法国的省、市镇档案管理办公室是最早建立的专门档案行政管理机构。对法国档案行政管理工作产生更为深远影响的是1897 年建立的档案局(direction des Archives)。
是年，隶属于公共教育部(ministre de lInstructionpublique)的国家档案馆与省、市镇档案管理办公室合并成为档案局，档案局归公共教育部管辖。自此档案局成为法国唯一的档案行政管理机构，负责管理和指导全国档案工作。1936 年，档案局更名为法国档案局(direction des Archives de France)。1959年，戴高乐政府建立文化事务部(ministre des Affairesculturelles)， 法国著名作家安德烈马尔罗担任首任部长，法国档案局划归该部，之后一直属于该部管辖。到1979 年,法国档案局已形成了比较固定的机构,1988 年又进行了调整。法国档案局局长负责全面的行政管理工作,下设局长办公室、财务室、业务室。根据相关法律，法国档案局职能为设计、推动和管理与行政、公民、科学档案相关的活动并开发其文化价值。管辖范围涵盖国家档案馆、地区、省、市档案部门及其他获得许可管理最终档案的机构。它从历史角度和公共利益的角度监管现存私人档案。相比省、市镇档案管理办公室而言，法国档案局组织机构更加稳定，职权也更加明确，因而档案局的建立标志着法国档案行政管理机构真正走向成熟。
1.3 21 世纪：档案行政管理机构的整合与变革
自19 世纪末以来，法国档案行政管理职能一直由档案局行使，这种状况一直延续到21 世纪初，2010 年被遗产管理总局(La direction gnrale despatrimoines)所取代。20 世纪以来，伴随社会发展和科技进步，世界文化产业呈现出快速发展的趋势， 尤其是互联网和信息技术的崛起使得原来分散管理的文化事业出现了越来越多的融合。在这个过程中，档案事业与其他文化事业的联系更加紧密。法国文化事业在世界上占有非常重要的位置，西方素有法国人死后灵魂飞向天堂，美国人死后灵魂飞向巴黎的说法，可见法国文化之于西方文明的重要性。法国的电影、博物馆、文学艺术、历史遗迹保护等文化产业都走在世界的前列，其对文化产业行政管理职能整合的需求也更为迫切。这直接催生了文化与通讯部机构改革和遗产管理总局的创建。法国文化与通讯部机构改革源起于2007 年。此次改革不仅是要简化文化与通讯部的机构， 优化部门职能，更重要的是建立一个更有效的机构，来行使原来分散在多个部门的管理职能。改革最终于2010年初完成。作为改革成果之一，2010 年1 月13 日，法国遗产管理总局正式成立， 它整合了法国博物馆管理局、档案局和建筑与遗产管理局的职能。新成立的遗产管理总局连同总秘书处、艺术创作总局、新闻与文化产业总局，共同构成了文化与通讯部的四个主要部门。法国遗产管理总局下设多个部门，具体承担档案管理职责的是法国档案部际管理处。档案部际管理处制定和施行收集、查阅档案的相关政策。它负c责确定收集、查阅档案的法定范围并监督实行。它还负责更新与档案收集、说明和保管相关的政令和通报。档案部际管理处鼓励和推动对原始历史档案的科学研究，同时帮助保护具有历史价值的私人档案，还负责协调包括国家、地区、省和市镇档案馆在内的全国档案馆网的活动，并推动档案馆界的国际合作等。法国遗产管理总局的成立和档案部际管理处的设立，从根本上改变了法国档案行政管理的格局，行使档案管理职能的机构改为遗产管理总局。它使得档案管理与博物馆、历史建筑、考古遗迹等相关领域的关系更为密切，有利于档案工作更深入地融入文化产业发展的大格局。
2 法国档案行政管理机构演变的特点
通过考察法国档案行政管理机构的三个发展阶段，并与其他西方国家相比较，我们可以发现，法国档案行政管理机构的演变具有以下几个突出的特点：
2.1 最早建立档案行政管理机构
法国档案事业自其产生之时起， 就赋予了国家档案馆档案行政管理职权，在19 世纪中后期则相继建立了省、市镇档案管理办公室和档案局两个专门的档案行政管理机构。实行中心模式的欧美国家设立档案行政管理机构的时间都要晚于法国， 如俄罗斯在20 世纪十月革命后才建立了中央档案管理总局，美国1949 年成立国家档案与文件局，意大利于1874 年成立档案总局，其成立时间虽然早于法国档案局， 但晚于法国的省、市镇档案管理办公室，因而在档案史上，法国是最早一批建立档案行政管理机构的国家之一。
2.2 演变是一个日趋专门化的过程
从法国档案行政管理机构的演变， 我们可以看出其经历的是一个日趋专门化的过程， 从大革命至今，法国档案行政管理由国家档案馆兼行到国家档案馆和省、市镇档案管理办公室共同行使，再到法国档案局专任，最终融入文化产业发展的大格局，由遗产管理总局行使。法国档案行政管理机构的变革，相比于美国、俄罗斯、意大利等欧美国家都更加频繁，路线也更加清晰。
2.3 与政治的关系更加紧密
相比于其他国家而言， 法国档案行政管理机构的设立及演变与政治的关系更加紧密。法国之所以设立档案行政管理机构与其长期实行的中央集权不无关系，在历史上， 法国是绝对君主制的最典型代表，实行高度的中央集权，大革命在推翻绝对君主制之后所建立的仍然是高度集权的政治体制， 后来法国还曾经建立了两个帝国。相比于美国、英国等较早实行分权的国家，法国档案行政管理受到中央政权乃至执政者个人的影响要更大，如1854 年省、市镇档案管理办公室的建立就与法兰西第二帝国(1852-1870) 拿破仑三世的专制政策不无关系，19世纪50 年代是第二帝国的专制帝国时期，拿破仑三世对内实行高压政策，帝制政府要加强对地方的控制，由内政部管理地方档案事业成为一种手段;1959 年法国档案局之所以划归文化部，与首任部长安德烈马尔罗所倡导的文化政策关系密切。
3 法国档案行政管理机构演变的影响
法国档案行政管理机构的演变， 对法国档案事业的发展既有积极的影响，也有消极的影响。
3.1 积极影响
法国档案行政管理机构的演变， 多是法国政府针对不同的内外部环境所作出的变革， 适应了所处时代社会发展的需要，对法国档案事业的发展起到了积极的促进作用。在近代档案事业创立阶段，由国家档案馆行使行政管理职能， 有利于档案事业步入正轨，事实上，这也是当今很多国家所采用的档案管理体制，如瑞典、丹麦、芬兰等国实行的都是这种体制。在19 世纪末，根据社会和档案事业发展的需要，法国将国家档案馆和省、市镇档案管理办公室合并成立档案局。法国档案事业在20 世纪迅速发展，1927 年，罗安宫(lhtel de Rohan)被划给国家档案馆，用来保存巴黎公证书;1972 年，位于枫丹白露的北大西洋公约组织旧址被改建成为现代档案城; 1966 年10 月，埃克斯普罗旺斯(Aix-en-Provence)建成海外档案中心(2007 年改为海外国家档案馆);1993 劳工档案中心建成(2007 年改为劳工国家档案馆)，这些成绩的取得都是在档案局的领导下完成的。21 世纪初，档案局合并到遗产管理总局中，档案工作与博物馆、历史遗迹保护等相关行业的关系更为紧密，这对提升档案馆的知名度、促进档案工作更深入地融入文化产业无疑是有积极意义的。
3.2 消极影响
今年，我们要着重做好下面几项工作：
一、找准社会定位，拓展服务途径
有句谚语说：“一个人怎样给自己定位，将决定其一生成就的大小。”借用这句话：“一个部门怎样认识自己的定位，将决定其成就的大小。”档案部门的社会角色到底如何定位，有人说是档案的“收、管、用”，这从工作程序与环节上讲是没错的，但从社会角色上讲是不对的，应该倒起来讲，即“用、管、收”。社会的需求即有用性是一个部门存在的价值，如果在这方面犯迷糊，档案部门必然被边缘化。档案的“用”就是我们所说的档案服务，这不是口号，必须是实实在在的行动。服务的途径有两条：一是信息服务，二是技术服务。
信息服务方面主要抓好两点：
1. 抓好档案信息产品生产。紧扣中心确定主题，精心策划生产精品。省档案局（馆）今年重点生产的是四个系列产品：一是启动《洞庭湖档案》系列编研。将围绕洞庭湖的发展、变迁、生态等各个方面分系列收集档案，编纂成书。二是策划启动《湖南百年记忆》图鉴系列丛书。将湖南各行各业的百年照片收集起来，按行业、地区汇编成册。三是继续编纂《湖湘档案图典》系列。今年编纂出版《铭文拓片》卷。四是在省档案馆举办“雷锋家乡学雷锋――湖南学雷锋活动50周年档案展览”。计划3月5日前开展。各级国家档案馆都要把自己建设成为当地重要的爱国主义教育基地。五是开展好6月9日“国际档案日”街头宣传活动。6月9日为“国际档案日”，根据国家局的倡导，要围绕这一节日，集中开展主题活动。今年的主题是“让档案走进家庭”，引导市民建立家庭档案。有步行街的在步行街，没有的在繁华商业区举办。各级档案部门除了配合上述工作外，还要结合自身实际，每年策划一个到两个产品。2013年是同志诞辰120周年，作为同志家乡人，要围绕这一主题，出版档案史料、拍摄有关文献电视片、举办展览。国家档案局将播出365集专题网络视频《档案天天看――档案系列》。
2. 做好信息查阅服务。一是做好查阅接待服务。全省各级国家档案馆要开展节假日预约查档服务；要开展好“档案馆开放日”活动；要进一步关注弱势群体，尽可能地对查阅费用予以减免；要做好查档登记和典型利用事例的宣传工作。二是要充分利用网络等新平台提供档案信息服务。各地要利用网络平台、政务信息公开平台整合档案资源，建立起基于数字档案馆的“广覆盖、多层次、可持续”的现代化网络服务体系。三是进一步完善检索工具。我这里提出一个指标，“十二五”末，全省各级国家档案馆要全部实行文件级目录计算机检索。
在技术服务上主要抓好以下几个方面：
1. 加强对社会主义新农村建设档案工作的指导。做好新农村档案工作是为了记录新时期我国农村日新月异的变化和发展，是为了方便农村事务的管理，维护农村的稳定与和谐，更好地维护农民的合法权益。国家档案局开展的社会主义新农村建设档案工作示范县创建活动就是为了加强这项工作。今年示范县创建活动将进入攻坚阶段，我省有4个县将迎来部级示范县的验收。有示范县创建任务的县要根据验收要求，倒排时间表，按时按质按量完成验收任务。在积极推进创建工作的同时，应认真总结新农村建设档案工作中的经验，特别是对涉农档案的归档范围和分类方案、涉农档案的归属和流向以及农村档案资源信息共享平台的建设等问题展开深入研究，解答有关农业农村档案工作的现实问题，解决制约农业农村档案工作发展的瓶颈问题。没有国家示范县创建任务的地区要抓好省级、市级示范县、示范乡（镇）创建工作，要通过示范抓好推广。
2. 加强专业档案工作的业务指导。国家档案局已经了两批专业档案目录，以后还将根据情况变化不断更新目录。各级档案部门要加强与专业档案对口管理部门的联络沟通，指导敦促其将档案工作与专项工作同部署、同检查，提高专业档案工作的管理水平。要联合出台各类专业档案的管理办法，根据国家档案局要求，每年要制定10个以上的专业档案管理办法或规范，特别是民生档案领域，要优先加强指导。
3. 加强建设项目档案工作的业务指导。省档案局将出台有关加强建设项目档案工作管理的文件，引导项目建设单位正确认识和积极开展项目档案工作。要强化档案行政管理部门与项目综合管理部门、项目主管部门之间的横向联系，调动相关单位的积极性，整合资源，提高工作效能，着力形成齐抓共管的体制机制，共同为项目档案工作创造良好的氛围。要加强项目档案工作业务指导人员力量，提高业务指导人员的专业素质，为项目单位提供更周到的专业技术服务。要总结推广建设项目档案工作先进行业、单位的经验，适时召开建设项目档案工作现场会，充分发挥示范工程的引领作用。
4. 加强对机关单位及所属机构档案工作的业务指导。各级党政机关、人民团体等单位档案工作的指导一直是各级档案部门的重点，要继续加强。上述机关单位拥有很多二、三级机构，这些所属机构有的还承担了机关的部分职能，产生了数量众多且涉及国计民生的重要档案，这部分机构一直是我们工作的薄弱环节。全省各级档案部门要会同主管机关，加强对所属机构档案业务的指导，将其纳入监管范围。今年各地将进行政府机构及事业单位改革，各级档案部门要密切关注改革进程，根据改革方案，加强对改革单位档案流向的指导，积极收集撤销单位的档案，防止流失。
5. 加强对企业档案工作的业务指导。要认真学习贯彻国家档案局10号令（《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》），全省各级档案部门计划用3年时间完成各级国有企业文件材料归档范围和管理类文件材料保管期限表的编制审核工作。今年，国家档案局将印发《实施评价办法》，各级档案部门要适时开展学习宣传贯彻活动。省档案局今年将继续抓好省属国有改制企业档案处置工作。各地还要加强对重点民营企业和“走出去”企业建档工作的指导。
二、抢抓档案资源，夯实服务根基
档案资源是本钱，没有本钱一切都是空谈。现在是信息爆炸的时代，也是资源紧缺的时代，资源意识普遍觉醒。国家档案馆虽为档案资源收藏的主渠道，但坐等上门的时代已一去不复返。要想有所作为，必须要有“抢抓”的意识。国家档案局提出：到2020年国家档案馆馆藏档案要比2010年馆藏量翻一番。
1. 扩大进馆范围。主要包括两个方面：一是要扩大进馆单位。根据国家档案局9号令的规定，国家档案馆可全部或部分接收各类机关、国有企业、事业单位及其下属、临时机构的档案，还可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案。全省各级国家档案馆在制定9号令实施方案时，覆盖面一定要广，要充分考虑今后的扩展性，做到应进尽进。特别是一些新领域、新机构及新型组织要列入进馆范围。二是要扩大进馆门类。各级国家档案馆在制定9号令实施细则时，要一个单位一个单位敲定门类，一个单位制发一个文件。各级国家档案馆每年要接收一些新的专业档案，特别是民生档案进馆，真正把专业档案作为档案资源建设的一个重点。我们要按照国家档案局提出的到“十二五”末，民生档案要占馆藏档案60%的目标努力。要加强对重大活动、重要人物、重点建设、地方特色等“三重一特”档案的收集。要依据省档案局去年印发的《湖南省公务礼品档案管理规范》和《湖南省省级领导人个人档案收集管理办法》，制定出本级的实施细则，做好公务礼品档案和领导人档案的建档及接收工作。除了传统载体外，一定要把电子、声像等新型载体档案纳入进馆范围，并加大收集力度。要严格按照《电子档案移交与接收办法》，把电子档案纳入到资源体系中，切实做好新技术条件下电子档案的收集工作。我们正在争取在省档案馆加挂两块牌子，一块是湖南省图片中心。图片中心的建立，就是为了要加大对声像档案资料的收集管理力度。另一块是湖南名家书画档案专馆。将启动书画档案的接收工作。今年，省档案局还计划抓好人事档案的归属与流向专题研究工作，计划将所有死亡人员人事档案接收进各级国家档案馆，使档案馆真正成为人生的精神家园，成为人生记录的最终归宿。
2. 创新接收方式。既然要“抢抓”，在接收方式上就要有创新和突破。通俗地说，就是接收方式要策划、要新颖、要有吸引力。要善于通过举办各类活动来搭建接收、征集档案的平台。如举办展览，往往需要充实档案资料，可以以展览主题为重点，到各相关单位去接收、征集，到外地去复制档案，从而扩充馆藏资源；可以举办一些比赛，比如书画比赛、摄影比赛等，通过比赛选出精品，争取征集进馆；可以成立一些专题中心、研究性组织收集相关的档案资源；还可以通过提供档案整理中介服务，接收档案资源。以活动为交流平台，吸引档案所有者来参与，是获取档案资源的有效途径。
3. 建立档案征集机制。档案征集是档案工作者重要的岗位职责和档案资源建设的重要补充途径。我们要建立起相应的机制，使之常规化、常态化、常效化。一是要有专门的档案征集规划和年度计划。要从本地馆藏资源结构出发，紧密结合本地区历史，特别是历史名人、历史事件，制订区外、境外档案征集规划，确定年度征集任务。二是要明确档案征集工作的机构。既可以由档案接收部门承担，也可由档案编研部门负责，还可建立专门的机构，由对历史档案有研究的人专门来抓。三是要安排档案征集的年度经费。要争取列入财政专项，有条件的地方可以列境外档案征集专项。今年，我们要启动境外档案征集工作。四是要建立档案价值鉴定的专家队伍。要培养一批既懂档案业务，又懂地方历史文化、古籍鉴定、字画欣赏的专家。五是加强与公共文化部门等相关行业间的协作与交流。特别要关注国内外文物、档案、图书信息，实现档案资源共用共享。
4. 树立国家档案馆收藏权威。国家档案馆是由政府投资建起来的档案馆，代表国家和人民收藏对民族和社会有价值的档案。换一句话说，凡是国家档案馆收藏的档案，都是有价值的，有意义的。对组织和个人来说，档案能被国家档案馆收藏都是一种价值的肯定，把档案交国家档案馆收藏，这既是社会组织和个人的一种责任，也是一种荣誉。国家档案馆就是捍卫这种责任，维护这种荣誉，这就是国家档案馆的权威。为此，我们首先要理直气壮地宣传这种权威，特别是要通过新闻媒体营造这种社会舆论，让人们认识档案馆，认识档案馆的权威，要理直气壮地叫响“档案―国家收藏”的口号；其次，要通过档案馆与社会收藏的互动，逐渐让社会认可和接受档案馆的权威；再次，我们要通过规则来维护档案馆的收藏权威。这就是收藏进馆的标准尽量让社会各界来参与制定，要让相关专家来参与评判；要通过档案馆的规范服务让社会各界知道进馆档案确实处于安全保管、规范管理、能永久传承的状态，特别是不会损毁和流失；要让社会各界知道国家档案馆收藏除了国家利益外，没有任何部门私利，免费保管、免费利用。只有树立了国家档案馆的权威，社会才会形成自动自愿向国家档案馆捐赠、移交的良好氛围。
三、强化依法管理，提高服务成效
档案事业的繁荣与发展，有赖于强有力的档案行政管理。档案事业必须依法管理，科学管理。
1. 加大档案法律法规与规范标准实施的监督检查力度。我们要认真履行《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》赋予的职责，全面推行档案依法行政，加大档案行政执法的力度。建立健全档案行政执法检查工作长效机制，将执法检查与业务指导相结合，实现行政档案执法检查制度化、规范化、经常化。要通过检查，切实解决档案工作中存在的各种问题。2013年，国家档案局将联合全国人大教科文卫委、国务院法制办对全国10个省（区、市）开展新一轮档案法实施情况调研和执法检查工作；还将对副省级市以上档案馆档案开放利用的鉴定划控工作开展专项检查。各地也要争取联合人大教科文卫委、法制办开展档案行政执法检查。今年省档案局和有关部门将重点组织对全省高校系统贯彻教育部、国家档案局27号令情况、农村土地第二轮延包和山林权属改革档案管理现状、省属重点工程项目档案管理进行执法检查与调研。近年来，国家档案局先后颁布了第9号令（《各级各类档案馆收集档案范围的规定》）、第10号令（《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》）、《电子档案移交与接收办法》、《实施评价办法》、《档案馆安全风险评估指标体系》以及联合的国家审计署第10号令（《审计机关审计档案管理规定》）等系列规范标准，各地要通过学习培训、制订实施细则、办点示范、经验交流等措施加大宣传贯彻执行力度。
2. 加大对档案事业发展的投入力度。各级档案行政管理部门要积极争取当地政府加大对档案事业的投入。首先，要加强档案基础设施建设。省级重点抓好省文档公共服务中心建设，岳阳、湘潭、常德、娄底、邵阳、郴州等市要加快市馆建设的进度，县（市、区）要狠抓中西部地区县级档案馆建设项目的落实。中西部地区县级档案馆建设项目，要狠抓项目的启动和地方配套资金的落实，省里将继续坚持“先动先报、不动不报”的管理模式。这里需要强调的是，要按照生态文明建设的要求，采用各种环保节能的理念、技术和材料，把档案馆建成节能、环保、美观、协调的绿色档案馆。从今年开始，计划对中西部地区县级档案馆建成项目进行功能验收，凡验收合格者奖励10万元。其次，要增加档案事业专项经费。档案保护、重点档案抢救、档案信息化、档案征集、档案编研展览等费用，都要争取列入财政专项。凡是省拨专项资金均要进行绩效考核，绩效考核不合格者，停拨以后的专项资金，并追究相关人员责任。
3. 加大档案信息化工作的推进力度。这是今后档案工作的一个主攻方向。国家档案局提出到2020年国家档案馆馆藏档案数字化完成量要比2010年翻两番。我省档案信息化工作在全国总体滞后，必须加快发展步伐。今年，国家档案局将搭建全国开放档案和政府公开信息资源共享平台，各级国家档案馆要把经重新鉴定为可开放档案的目录和政府已公开现行文件全文，上传到这个平台，真正实现档案信息社会共享，推动以服务为主导的档案信息化体系的实质性建立。今年省档案局档案信息化工作的重点是做好顶层设计，研究档案信息化建设的目标、方法、途径，拿出数字档案馆建设方案。各地要严格执行《湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法》，加强数字化外包等工作的规范管理，从技术和管理上加以控制和限制，严禁外包公司留存、外泄数字化档案信息，确保核心档案在保密工作上万无一失。各级国家档案馆要做好档案异地、异质备份工作，有条件的地方要开展数字档案转缩微胶片工作。
4. 加大档案馆（室）规范化管理的力度。首先，要抓好档案馆基础工作。国家档案馆要在档案管理上起示范带头作用，案卷标识要规范，摆放要有序，库房要整洁，出入库管理要严格，台账要清楚，各项基础工作要扎实，要确保档案实体安全，千万不能“灯下黑”。今后，我们要对市、县国家档案馆内部管理进行检查评比。创建国家一级、二级馆，关键是要把档案馆基础工作抓好。其次，要抓好机关、企事业单位档案室（馆）的监督和指导。要从规范化管理入手，引导基层档案室（馆）提升管理水平，要注意培育正面典型，充分发挥行业主管部门在档案管理方面的监督指导作用。
5. 加大社会档案中介服务机构的管理力度。档案中介服务机构不断增多是档案事业发展的重要表现，规范管理与引导档案中介服务市场也是档案行政管理的一项重要任务。省档案局已经制定了《湖南省规范档案中介服务规定（暂行）》，报省政府法制办备案后将正式印发。今后将对档案中介服务机构实行备案制，符合备案条件的中介服务机构，在档案行政管理部门备案了的发给备案证书，接受档案行政管理部门的指导、监督和检查，一年一审，并在网上公布。凡是未备案的中介服务机构，不得从事档案中介服务。以此推动全省档案中介服务市场健康、良性发展。
四、提升专业水平，筑牢服务支撑
我们因“档案”相聚，事业唯“专业”而兴。档案队伍专业化的程度决定着档案事业发展的整体水平。按照专业化要求武装档案队伍是当前迫在眉睫的任务。
1. 强化专业学习。档案工作专业性强，业务规范标准多。2011年国家局公布继续有效的规章20件，继续有效的规范性文件122件；公布现行档案工作国家标准13个，行业标准56个，强制性标准2个。从事档案工作，就必须熟悉这些法规标准与规范。全省各级档案部门要建立经常性的业务学习制度，可以每周学习半天或者每个月学习1―2天，要作出年度学习安排计划。省档案局将改革岗位培训和继续教育管理办法，严格按科目和课时授课，没有修完规定科目和课时，不得颁发相应证书。要建立健全专业学习的考核机制，系统内人员调整与提拔，都要与业务考试考核结合起来；对系统外，档案执法检查、规范化管理评估等都要查验档案专兼职人员的“两证”情况。各级档案部门领导和骨干要带头学业务、带头讲业务，今年上半年要举办全省局（馆）长学习班。
2. 开展专业研究。档案部门要养成研究探讨问题的良好风气。首先，要搞好湖南档案人员岗位培训教材的编写工作，这是档案业务最基础问题的研究，我们要集中全省的力量编好这部教材；其次，要在档案系统开展专项业务的调研活动，就工作中普遍存在的问题进行定性定量的调研分析，如今年各地贯彻国家档案局9号令，到底有些什么问题，如何解决等等；再次，要紧密结合我省档案工作实际，搞好档案科研项目的研究，可以跨市州、跨行业进行联合研究，每年都要争取一些课题纳入国家项目；第四，各级档案学会要真正发挥档案学术交流方面的优势，既可以开展主题性研讨，又可以请国内一些知名的档案专家举办专题论坛、讲座等，营造出浓厚的学术氛围。
3. 建设专业文化。文化能起到凝聚人心的作用。首要是要培育行业精神。国家档案局提出：档案的作用是“存凭、留史、资政、育人”，档案工作的职能是“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”，档案工作者职责是“为党管档、为国守史、为民服务”。那么，档案人的精神是什么？我们要与时俱进地提炼和概括。仅仅只有“默默无闻、无私奉献”是不够的，必须要有图新图强的内涵。此外，档案部门还要加强自身的对外宣传，宣传自己的工作，宣传自己的形象。现在全国有了档案徽标，有的省创作了档案馆歌，有很多省市制作了档案馆服装，等等，这都是好的举措。我们要办好《档案时空》、档案信息网站等宣传阵地，加强档案系统信息的交汇，今后我们要对市州和局（馆）处室的信息工作进行专项考核。档案部门还要发展与档案相关的文化。如成立档案摄影家协会、档案书法家协会，开展相关的活动，有条件的地方还可以开展档案系统文娱体育活动。
合同重新定性
2006年，岳阳市档案局针对具体运作中遇到的一些理论困惑和实践困难进行专门研究，认识到档案行政管理部门手中缺乏经济资源，运用经济手段管理档案工作操作难度较大; 而且经济合同适用《合同法》，不利于维护档案行政管理的权威。一旦遇到纠纷，档案行政管理部门只能严格按照合同法办事，无法行使行政优益权，不利于加强对国家档案资源的监管;况且这种档案管理合同，无论合同条款的设定，还是合同的执行，都与经济合同有很大差别。针对这一情况，他们最后决定将这一类合同定性为“档案行政合同”，即档案行政管理部门与重点建设项目建设单位，以对重点建设项目档案工作实施监管、保证其档案齐全完整安全为目的，经平等、自愿协商而就项目档案管理有关事宜达成一致的协议；并对档案行政合同的特性、优点进行深入分析，对合同的内容、合同的签订和执行，以及纠纷解决机制进行了明确。这一认识的深化，为开展合同制管理带来了新的活力，也开始了新的起点。今年决定全面推行重点建设档案合同制管理。从实际情况看，引进行政合同概念后，由于宣传到位，澄清了一些人的模糊认识，消除了建设单位怕被收费或罚款而增加负担的顾虑，使建设单位明明白白地签合同，痛痛快快地履行合同。
政府权威推动
7月19日，在经过精心筹备后，岳阳市政府召开了“全市重点建设项目档案工作座谈会”。会前，市委常委、常务副市长李湘岳和市政府秘书长周哲分别听取了市档案局的专题汇报，并作出重要指示。会议由市政府副秘书长许伟奇主持，16家重点建设项目的建设单位全部派人参加。会上，市档案局刘大江局长作专题报告，对全市重点建设项目档案工作情况进行了总结，对2006年重点建设项目档案工作进行部署，要求各建设单位签订档案管理行政合同。许秘书长强调指出，各建设单位要按照市档案局的安排将合同尽快签订好。在政府的权威推动下，《岳阳市重点建设项目档案管理行政合同》签订工作十分顺利。会上湖南民族职业学院党委副书记黄湖滨当场在合同上签字，并表态严格按照合同办事;武广铁路客运专线工程岳阳段建设领导小组副组长廖星辉会后专程到市档案局就合同事宜进行协商，表示一定督促施工单位做好档案收集、整理、保管和移交工作;岳阳市城市天然气工程责任单位大明天然气公司在市档案局2005年多次上门做工作未签合同的情况下，今年也主动将合同签好送到了市档案局。这样，不到两周时间，16家建设单位全部签好《合同》。
总经理亲自签合同
华能岳阳发电有限责任公司是我市的一家大型中央直属企业，目前正在进行二期工程建设。工程已经开工，但是档案行政合同还没有签订。市政府召开重点建设项目档案管理座谈会后，公司上下对签订档案合同十分重视，办公室主任安排档案室负责人将所有的档案法律法规和与重点建设项目有关的档案管理政策性文件、标准等都收集齐全，认真进行学习，与合同条款进行对照，特别是将合同内容中不明白的地方一一咨询清楚，然后呈交公司总经理兼党委书记郭良审批。7月25日，郭良总经理亲自在合同上签字。后来，公司又将合同有关内容分解，与档案室签订了责任状。27日，公司邀请市档案局业务指导人员上门进行业务指导。档案室也加强了对工程施工单位档案管理的监督指导，强调严格按照规定收集整理保管档案，不符合要求的全部返工，对各施工单位在非正规渠道购买的不合要求的几千个档案盒进行了退货处理。同时，他们还改善档案保管条件，添置了档案密集架、防磁声像档案柜等保管保护设备。
档案馆长尽责抓签约
泰格林纸集团是一家大型集团企业，2006年在岳阳境内有三个湖南省级重点建设项目，其中岳阳纸业股份有限公司负责年产40万吨系列包装纸项目、工业废物处理及资源综合利用项目，城陵矶港务有限责任公司负责城陵矶港（松阳湖）一期工程项目。由于市档案局不知道具体情况，将合同书只发给了岳阳纸业股份有限公司。岳阳纸业股份有限公司档案馆长钟兴云一方面马上与市档案局联系，说明情况，要求该局将合同内容分开，由两家企业分别签订合同，一方面又找城陵矶港务公司进行联系沟通，宣传档案合同制的有关知识，同时及时向公司领导汇报，请本公司负责人尽快签订合同。经过她的努力，两份合同都在规定时间内顺利签订。合同签订以后，她认真对照合同内容条款管理工程档案工作，工程档案工作正有条不紊地开展。
合同兑现又一家
关键词：信息化；人力资源社会保障；档案管理；人社局
1 引言
档案是企事业单位管理的重要内容之一，是重要历史凭证。人力资源和社会保障局（以下简称人社局）相关的档案管理工作对于我国人力资源统筹运用管理以及劳动力丧失后生活保障起到一定辅助作用，其管理水平的高低直接关系到相关工作开展的便捷与有效性。近年来，随着档案事业飞速发展，大数据热潮席卷全球，党的十报告把信息化摆在了更加突出的位置，并明确把“信息化水平大幅提升”纳入全面建设小康社会目标之一。为此，加快档案信息化建设与管理，是人社局发展的必然趋势，有助于提高档案管理效率，以适应日益发展的人力资源和社会保障事业的需求。
2 现状及存在主要问题
2.1 档案信息化建设的内容
档案信息化的内容有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2.2 存在的不足
近年来，邹平县人社局坚持以人为本，科学发展，紧紧围绕全县经济社会发展大局，始终保持良好的发展态势。目前人社局的各类档案主要包含：业务档案、人事档案、文书档案、财务档案，其中业务档案部分涉及社保、医保等众多业务内容。我国几十年来一直沿用传统的档案管理模式，将档案按照卷数整理，具有一定的科学性，但是也存在许多问题，随着档案数量逐渐增多，巨大的工作量导致档案管理工作极易出错。且各部分内容分散管理，信息化的水平也参差不齐，部分内容的管理还存在Excel表格半手工管理方式，大量的实体纸质档案的存放因为没有统一集中的库房而分散在四处，给档案的集中管理和利用均带来了很大的不便。
以社保业务为例，近年来社保经办业务量快速增长，业务档案以及人事档案与日俱增。社保业务的覆盖范围不断扩大，经办管理效率也越来越引起关注，传统性纸质档案管理已无法从根本上解决参保者要求简化手续、便捷服务的诉求。
3 促进档案信息化建设的几点建议
3.1 树立档案信息意识，提升档案人员素质
首先，在进行档案信息化建设的过程中，需要从业人员对档案信息化具有一定的意识，并对信息化建设的内容进行充分的了解，这样才能使信息化建设工作顺利的展开。在档案信息化建设中，工作人员是其中的主力，必须要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为人社局领导正确决策提供可靠依据，为业务发展、科研提供依据，为人社局的精神文明建设和发展建设服务。
其次，要提升档案人员的素质，档案人员要具有一定的责任感，并且掌握相关的专业技能，这样才可以保证信息化与管理工作相结合，加快档案信息化的进程。
①加强知识修养。档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，可充分利用各级组织的档案法规培训、继续教育、网络教育和个人自学等手段进行档案业务知识的学习，也要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，W习新技术和相关领域的知识，开阔视野。
②加强技能修养。档案人员要注重自我完善，熟练地掌握计算机理论知识和操作技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。同时，还必须具备较强的信息获取能力，引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。
③加强政治修养。档案管理工作是一项复杂且细致的工作，从档案的收集到科学整理、安全保管、价值鉴定、登记统计、提供利用等，都需要文书档案管理人员付出艰辛的劳动，是一项既平凡又单调、乏味、枯燥的工作。要做好档案工作，文档人员就必须具备忠于职守、任劳任怨、无私奉献的品德修养和过硬的政治素质。
3.2 提高档案信息化水平技术
①设施的配备。硬件设备是档案信息化建设中所需要的物质基础，设备的选用上应以信息建设的需要为主，通过先进的系统及软件的使用，帮助档案信息化建设更快的完成，同时建立与完善档案管理平台，使其可以在档案的收集、整理、应用上起到应有的作用。
建立全局统一的档案管理模式。统一管理和指导全局档案管理业务、建立统一、标准的档案管理服务中心，实现资源设备、档案资源的集中统一管理。
②以社保档案为重点建立档案数字化管理平台。实现对全局档案统一标准、分类、装订、上架、保管。利用信息技术，进行档案信息化建设，配置档案信息化设备，开发档案管理信息系统，实现档案电子化扫描和管理。在将原有的档案材料进行数字化与信息化处理时，要先制定规范的录入方式与录入标准，使文件的电子化转变有相应的统一格式。这样可以有效的提高档案信息化的工作效率，实现电子档案与业务系统对接，整合和优化档案业务处理模式，实现档案规范化管理。
③对上网信息进行密级界定。从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。查阅人的身份还需要网上进行验证，这样才可以针对查阅人身份的不同信息对其公开不同的档案内容，使档案的安全性得以保障。
3.3 提高档案信息管理水平
信息化技术介入到档案管理工作当中来以后，档案管理工作水平有了明显的提高，同时信息化档案管理已成为档案管理工作的趋势，计算机、磁性介质、打印及扫描装置及先进的管理软件系统等都为档案的信息化建设做出了重大的贡献。
要充分的重视档案管理先进性，积极的做好对应数字化档案管理建设，运用先进的信息技术对档案管理工作做对应的管理效果提升。加强信息化系统建设，同时要注意信息化建设的安全性、功能多样性、操作便捷性。聘请专业的系统建设机构依据实际档案使用与管理中所涉及的具体情况，做好档案管理系统建设的合理性、科学性。在此条件上也保留一定程度的纸质档案管理，让档案管理操作处于双重形式并行的状态，逐步向档案信息化管理的过渡。
在目前而言，由于技术与制度的局限性，当前全面实行数字化档案管理仍旧存在一定局限性，因此可以将档案管理工作进行初步的数字化管理，充分利用现有数字化档案管理实用做有效开发，有效的促进档案管理超越时空局限的查阅、运用、统计与分析工作，提升相关工作的便捷性与高效性。
4 结束语
总之，信息化建设下的人社局档案管理系统可以大大提高工作效率，人社局的档案管理和利用工作是一项庞大而系统的工程，不仅需要文书档案管理员的努力，也需要人社局领导的高度重视、加大投入，更需要档案管理人员加强自身修养、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同为人社局发展建设、领导决策、教学科研等工作提供基础保障。
参考文献：
xx年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为，做好事业单位登记档案管理工作，需要从以下方面着手：
一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。
目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。
二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。
就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。
三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于“信息”服务。对内在事业单位管理上，对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。
要发挥好登记档案信息服务，就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理，抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标，应向经济发达地区学习，汲取档案管理和开发利用的经验和做法，积极开展信息开发和档案资料编研完善工作，以提高登记档案的利用和服务价值。
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