由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。
二、课题制管理与项目档案管理内容的变化
为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。
实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。
三、国家科技计划项目档案管理面临的问题
（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。
（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行部级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。
（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。
传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。
对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。
四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施
流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。
（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：
（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。
（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。
（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。
对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。
一、增强档案法制意识，健全档案管理制度
我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。
二、注意收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。
三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。
四、教学文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。
不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
关键词：计划生育；档案管理；规范与创新；管理数字化
随着人口和计划生育工作加快向法制化、规范化、制度化发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。探索新形势下人口和计生档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高人口和计生档案管理水平，对更好地开展新时期人口和计生工作、促进经济社会又好又快发展有着多方面的积极作用。
一、计划生育档案管理存在的问题
1、档案意识不强。
一些领导和工作人员档案意识不强，他们对档案管理工作的重要性认识不足，没有把档案管理工作放在重在位置，没有从对历史负责，对事业负责，对群众负责，对自己负责的高度去重视档案管理工作。他们在工作中态度不端正、不积极，不认真、不细致、不规范，不能及时的、完整的、系统的收集计划生育档案资料，对重要的档案也是敷衍了事，甚至弄虚作假，篡改、编造档案资料。
2、管理模式落后。
现阶段在计划生育工作中，主要通过人工管理方式进行档案管理，用手工来对计划生育档案资料进行整理和归类，档案管理工作效率低、质量差、出错率高，丢失文件材料的现象时有发生。一些偏远贫困的乡镇，连完善的档案管理制度、固定的档案室和借阅室、必需的档案管理设备都没有，档案管理工作混乱、低效，给违规违纪人员制造虚假证明提供了可乘之机。
3、专业水平不高。
计划生育档案管理队伍中，缺乏专业的档案管理人员，档案管理人员普遍年龄偏大、文化素质和业务能力偏低，大多数由老弱妇女或勤杂人员担任。他们没有机会参加业务技能培训，档案专业知识极度匮乏，实际操作能力差，对档案的全宗、类别、保管期限等混淆不清，归错类、编错号、盖错章现象经常出现。因退休离岗等人员变动频繁，往往导致档案资料散失。
4、服务能力较差。
归档后的计划生育档案资料由于保管不善等种种原因，经常难以查到。一些工作人员为了自己工作方便，更不愿上交重要资料，加重了档案资料的灭失和查阅难度。基层计划生育工作中录制拍摄了大量照片、录音、录相、视频等，往往无人收集，或收集后粗放的存在旧纸箱里，最后被当废品卖掉。在制作宣传品、专题片时，再想查看这些资料，已经根本不可能。
二、计划生育档案管理的规范
1、完善档案管理制度。
制定归档资料收集制度，严格按照档案资料分类方案、归档范围、保管期限的收集。明确收集范围，既收集纸质档案资料，又要收集照片、录音带、录像带、U盘等磁介质载体资料和数字化视频资料，还要收集有保存价值的珍贵的实物资料。制定档案工作人员培训制度，提高档案人员素质；严格档案材料及时归档制度，完善档案资料借阅和利用制度，提高档案利用率。
2、加强档案阵地建设。
加大对档案工作投入力度，将其作为一项促进卫生计生事业发展的基础性投入，列入财政预算。努力解决档案保管条件、装备规范化、设备现代化方面存在的因难和问题。加强档案室基础设施和硬件设备建设，配置防盗网、排风扇、空调、温湿度计、除湿机等防盗、防潮、防湿、防火、防蚀安全保管的防护设备，积极改善档案保管环境和条件。
3、规范档案日常管理。
强化法制意识，认真贯彻执行《档案法》和档案管理各项规章制度。凡是已经归档入库的档案一律不能拆卷或抽出长期外借。对一些利用频率特别高的档案或为迎接上级检查需利用的档案，由档案室统一提供复印件，确需利用档案原件的，要做好外借登记手续，利用后应及时归还档案室。有效落实档案管理责任制，出现档案资料错误或遗失，严格追究责任。
三、计划生育档案管理的创新
创新计划生育档案管理模式，有效利用现代化技术手段，推进档案工作现代化建设，运用计算机和现代化信息管理手段代替手工操作，提高档案管理水平和档案工作者的效率，确保档案工作准确无误。
1、档案资料的数字化。
做好现有档案资料的数字化转换工作。购置计算机、硬盘、光盘、扫瞄仪、照相机、摄像机等录入存储设备，将现有纸质档案尽快录入存储到硬盘、光盘、U盘等载体上，将其转化成数字化资料。将对于新产生的文件、表格、图片、音视频等档案资料，直接分类保存成为数字化资料。数字化应注意以下两个问题：
（1）创新数据管理方式
在探索档案管理数字化工作模式的过程中，要立足于计算机信息、网络技术的优势，寻求与档案数字化管理相适应的工作方式，建立专业化的管理程序，保证档案数字化管理更加完善和高效。通过网络化手段，可以实现多台计算机的有效连接，并且按照不同的管理功能和职责，可以对这些管理平台进行分类，构建分散与统一相结合的系统处理模式，保证发挥整体的最大效用。
（2）创新管理工作方式
由于档案信息量往往比较庞大，在管理过程中尤其要注意工作效率问题。运用计算机管理，可以根据档案信息资料的重要程度、价值以及使用程度等具体判断标准对其进行统一整理和分类管理。一般情况下，对于属于开放性性质的档案以及使用频率较高的档案，需优先处理。其次，在实际管理工作中，还可以按照案卷的类型，利用档案的潜在特征、中心内容对其进行著录，以此来减少录入条目，减少工作量。最后，对于案卷基础较高的档案，在进行著录时，可以在全目录中分类标引；形式相对特殊的档案还可以直接录入姓名和时间等要素，再作分类处理，以此来提高实际的著录效率。
2、档案管理的信息化。
充分利用文档管理集成系统对传统的档案管理软件和数据库管理程序进行改造、升级，开发适合工作实际的计划生育档案管理系统，对工作流程进行改良，对智能检索技术进行改进，提高档案管理和信息检索的速度和效率，全面提升档案管理的智能化、信息化水平。
3、档案利用的网络化。
在保障档案管理的安全性的基础上，通过计算机网络咨询、实时浏览等功能的应用，及时更新档案信息。通过计划生育档案信息管理系统与其他公共信息服务 平台的对接，实现档案信息在互联网背景下的资料共享。深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，使其更好的为社会发展服务。
四、结语
当前计划生育政策总体上在我国取得一系列进展的同时，其关于档案的管理工作仍然存在着一些问题，对我计划生育政策进一步的实施造成了阻碍。我们在开展计划生育的同时，要不断反思这些过程中存在的问题并试着找出适合且有效的解决办法与对策，在克服与解决一个个问题的同时，使得计划生育档案管理工作走向规范化与标准化，使得计划生育工作能够顺利进行，从而对国家的发展贡献微薄的力量。
参考文献：
[1]李忠平.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探析[J].科技视界.2013.（24）：192.
关键词：项目；档案；归档
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）04-00-01
固定资产投资项目建设是为满足型号研制保障、解决型号研制工程薄弱环节、改善研制手段、提高研制质量和测试精度而采取的型号研制技术保障措施，是进一步强化产业能力、圆满完成重大科技专项和重点型号工程的重要保障。固定资产投资项目工作提升了型号保障、自主创新、产业化发展能力，是持续、稳定、协调发展的重要措施，为单位统筹考虑后续任务，发展壮大打下了基础。
固定资产投资项目档案是项目建设工作的重要组成部分，是项目建设的基础和保障，是完成项目建设和竣工验收的前提和保证，是档案工作中的一项重要工作。确保项目档案的完整性、准确性、系统性和有效性，是项目验收的基础，也是我们工作中一贯遵循的原则。就如何做好项目档案的归档工作，笔者根据多年来单位的管理经验做具体的交流，供档案从业同行分享。
一、领导重视、职责明确，是归档工作圆满完成的重要前提
历年来，在项目归档管理工作中，我单位均通过下发红头文件的形式成立项目领导小组和工作小组，并制定详细工作计划，使归档工作得以顺利开展。主管领导任领导小组组长，综合档案室主任和相关部门领导任领导小组成员，领导小组对项目验收工作进行组织和管理，对重大事项进行决策和指导。工作小组成员中包括项目管理人员、技术人员、档案人员、财务人员、技术安全人员等，从而加强了项目建设工作过程的监管和验收工作的管理，确保了全员参与、职责明确，使相关人员对项目实施过程中的文件进行了认真收集、积累和建立预立卷工作，档案部门有专人负责档案的指导、归档工作，为项目档案归档工作的顺利进行提供了组织及人员的保证。
二、源头抓起、制度健全，是归档工作顺利开展的坚实基础
我们根据项目涉及业务部门多、涉及档案类别多、归档验收材料多等固定资产项目工作特点，多年来，结合工作实际不断摸索，将有关要求和经验不断固化于日常多项管理工作制度中，形成了较为完善的制度体系。
除档案部门制定的《档案工作管理规定》及相关档案门类对项目归档有明确要求，并建立了兼职档案员管理网络外，我单位与固定资产投资项目有关的业务部门，如综合处、技术处、质保处、行政处、财务处等机关也在主管业务中制定了相关规定，对日常工作中形成的文件资料、编制内容、预立卷单位等，明晰职责，明确要求，使档案材料在形成过程中有据可依，为后续档案材料的形成积累提供了有力的支撑。工作中的这种网络化、制度化、规范化，保证了项目档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”要求的有效落实。
三、注重收集、强化过程，是归档文件齐全完整的有力保证
文件材料的收集归档工作就是要按照项目档案的形成规律，严格按照归档范围和归档要求，接收分散在项目建设各业务部门的文件材料，集中到档案部门的工作。
文件材料的收集工作是档案管理的重要环节，是档案工作的基础。一般而言，收集工作包括：档案部门对项目文件形成、积累和归档进行监督、检查和指导；定期收集、归档项目建设各业务部门形成并具有保存价值的文件材料；补充归档文件的收集工作。
文件材料收集工作的质量决定档案的质量，因此，各单位应充分认识到文件材料收集工作的重要意义。将项目文件材料的收集归档工作从源头抓起，也就是从项目立项开始就加强对项目文件形成积累归档的监督、检查与业务指导，坚持档案工作与项目建设同步进行，明确项目各业务部门在文件材料收集和归档工作的职责，保证项目文件材料收集工作的良好的开展。
四、培养队伍、提升能力，是归档工作组织实施的人才保障
项目管理人员和从事项目的人员基本上将参与项目的始终，他们对归档验收要求的认识将会在工作中得到体现，使档案管理工作前移，材料在形成、收集及预立卷方面就更有针对性。为此，我们非常重视对项目工作的意识和对工作人员能力的培养。
我们多次请上级档案馆的同志给有关人员讲课，就如何做好预立卷、如何确定归档范围、项目前期文件的收集及工作中的注意事项等内容进行深入专业的讲解，提高了中层领导对项目归档工作的重视，提升了项目管理人员和专兼职档案人员的业务素质，使他们在后来的工作中目标更明确，对过程文件的形成、收集、积累工作也更专业，更符合要求。
五、计划管理、严格考核，是归档工作有序开展的主要手段
多年来，主管领导高度重视项目归档工作，将档案工作纳入单位考核体系中，并严格按照计划进行管理。档案部门以红头文件的形式，对归档工作的要求和时间节点进行明确，分解下达AVIDM计划，并将归档完成情况列入双文明考核，作为对相关单位档案工作考核的重要内容。这样，加强了归档工作的严肃性，不仅督促了有关单位能够按照计划节点完成工作，在一定程度上，也督促提醒相关单位对项目归档工作的重视。把项目归档工作与科研生产工作摆在同等的位置，同计划、同考核，有利地保证了项目归档工作的有序开展、顺利完成。
六、全员参与、专兼互补，是归档工作过程受控的有效方法
项目归档中，档案人员积极主动参与指导，工作中注意点面结合，使指导工作主次分明。对文件、标准中明确的收集资料项目，档案人员经常对相关人员进行提醒，并把指导的重点放在重点环节上。档案人员在原来工作指导的基础上，更多地体现有重点的节点性指导，固定资产投资项目的进行是按上级年度计划开展工作的，但根据具体的实施情况经常要进行计划的调整，这些调整包括项目本身的整合、实施单位的变化、经费渠道的变化、时间节点的变化等等。这些调整文件的完整性是归档工作的重要方面，不关注提醒这些细节材料的收集，归档文件的完整性将无法保证。关注细节，重点把关，使项目归档工作注重普遍性的同时兼顾特殊性，也使档案工作人员指导更得力，使专职档案员与兼职档案员形成有力的互补，确保了归档工作的有效完成。
七、抓住特点、集中办公，是归档工作出色完成的有力措施
针对不同项目的特点，采用不同的方式进行归档工作的组织。例如某建设项目投资数额大、建设周期长，所形成的文件不仅数量繁多、种类不一，而且业务涉及面广，此项目的归档工作为我们积累了宝贵的经验。在日常工作中各部门间紧密配合，档案人员一直跟进项目并参与关键时间节点和进度的协调会，督促、指导各类文件材料的收集与积累的同时，针对归档整理工作量大、部门间协调配合多的特点，成立了专门的验收工作项目组，采取脱产集中办公的形式开展工作，保证了相关部门工作人员都参与到项目归档工作中，达到了资源保障到位、协调问题快、工作效率高的效果，集体智慧得以有效发挥，确保了归档的进度和质量。
一、加强政治思想及业务学习，提高档案工作者综合素质。
1、加强档案管理工作人员对《档案法》和相关法律、法规的学习、培训力度。使档案工作人员知法、懂法，做到工作有据可循，行为有法可依。
2、档案的安全性和保密性是档案管理工作的重要特点之一。提高档案管理人员政治思想素质是加强档案队伍建设的重要组成部分。所以，要重视职工思想道德教育，树立档案工作者高度的责任心和使命感。
3、档案归档工作是档案管理的正规化、现代化建设基础。社会的发展、科技的进步要求我们档案工作者不断探索档案管理的新思路、新方法。拥有一批高素质的新型档案人才是当务之急。所以，必须强化档案工作人员业务能力的培训，熟悉和掌握档案业务和行业标准，积极参与学术研究，不断提高理论研究水平，加速档案管理信息化和现代化的进程，推动疾控档案工作的健康发展。
二、深入了解和掌握中心业务，明确归档范围。
随着传染病疫情爆发流行的频繁化、多样化，中心主要业务也作出相应的变化和调整。要准确把握业务档案归档范围，要求档案工作者要多加强传染病防治、计划免疫等业务的学习，深入了解和掌握现前中心主要业务。对明确业务工作归档范围和档案管理工作的健康发展有着十分重要的意义。实际工作中，我们本着总体性，综合性及学术性的原则，将那些反映主要业务并有一定学术价值的材料确定为归档范围，以确保中心业务档案能够全面反映和概括本机构业务工作水平。其范围有以下几个方面:
（一）综合管理工作
1、疾控中心工作中形成的具有保存价值的收发文和内部会议文件、会议记录、纪要、简报、快讯、重要电话记录、各种统计报表、出版物原稿和样本等文件材料以及反映重要活动的照片、录像带、录音带、电子文件、电子档案等材料。
2、相关业务工作的法律、法规、标准、指导原则、方法及各种规章制度等。
3、辖区内居民的年度人口资料和反映当地居民经济生活、文化卫生、健康教育水平的相关资料。
（二）、传染性流行病工作
1、主要传染病流行趋势预测、传染病疫情爆发流行调查处理、分析、总结性报告；如：结核病项目、虫媒消杀、艾滋病防治等工作中形成的调查报告；
2、法定传染病、地方病的各项监测计划、方案、总结以及专题性调查分析与总结报告；
3、慢性非传染病的疫情分析、防治工作方案、计划与专项总结等报告。
4、开展鼠疫、炭疽、流行性出血热、狂犬病、疟疾等寄生虫病、地方病、自然疫源性疾病及其流行因素的检测和报告。
5、各种突发事件和重大异常反应、接种事故的调查处理、分析、总结性报告；
（三）、计划免疫工作
1、针对传染病流行病学调查、疫情漏报率、接种率、流动儿童、预防接种质量等专题调查资料；
2、疫情、接种率、疫苗滴度、免疫成功率、人群免疫水平、病原学、预防接种后不良反应和冷链系统监测等资料。
3、 AFP、疑似麻疹、乙肝、新生儿破伤风、白喉、百日咳、乙脑、流脑等流行病学个案调查表；预防接种后不良反应个案调查表。
4、人口构成情况统计、行政区域和卫生网点统计；免疫服务形式统计表； 计划免疫工作人员统计、从事计划免疫人员培训情况统计；计划免疫冷链装备情况统计表；生物制品年度统计、下一年度生物制品需求计划表；疫苗质量监测；预防接种后不良反应统计表；免疫监测统计；接种率调查（含随机抽样、快速调查）统计表。
5、各种疫苗应种人数、实种人数、接种率（包括基础免疫、加强免疫、强化免疫、应急免疫、扫荡免疫）、未接种原因分析；预防接种后不良反应及接种事故调查处理等资料。
（四）、检验工作
1、各类食品、公共场所、生活饮用水、化妆品及相关卫生产品、一次性医疗卫生用品、消毒器械、各类传染病等样品的检测检验工作，并提供准确的检验报告；
2、与群众生活密切相关的有害有机物-食物中农药、兽药残留等的检测报告；
3、与职业病诊断及工作场所卫生有关的有害化学物的监测报告；
4、传染病疫情、碘缺乏病、食物中毒等突发事件的调查处理及相关的理化检验、微生物检验报告；
5、疾病监测、消毒监测及卫生监测的微生物检验和抽样以及菌、毒株的收集、鉴定和保管报告；
三、归档立卷工作要求
1、各部门、各科室要加强对归档工作的领导，各兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、单位发文包括文件正本、底稿和发文标签，有附件的文件材料一定要附附件。底稿保存原始手改稿，重要材料要保存历次手改稿。
3、重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
4、归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求纠正后方可移交。
5、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸质档案相符的标题及时间。
四、档案的移交
1、归档验收：档案移交时，交接双方要当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档部门移交档案材料时必须填写“档案移交清单”，清单一式二份，交接双方签字并加盖所在部门印章后各留一份备查。
第二条普查工作档案是指经国务院批准、由国家统计部门承办的各项普查工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料，包括各种文字、图表、声像及实物凭证等形式的历史记录。
第三条各级普查机构和有关个人都有保护普查工作档案的义务。凡规定归档的文件材料，必须按照规定集中统一管理，任何人不得据为己有。
第四条普查工作档案的管理，由国家档案行政管理部门监督、指导，国家统计局负责组织领导，实行分级管理；普查机构负责收集归档。省以下各级统计机关和普查机构在普查工作档案业务上受上级统计机关和同级档案行政管理部门的监督和指导。
第五条普查文件材料归档范围
（一）文件类
1.各类党政机关有关普查工作的命令、决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；
2.各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；
3.普查办法、普查方案、普查细则及重要的修改稿；
4.普查公报；
5.各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；
6.接待外宾的日程安排、谈话记录及出国考察报告；
7.普查文件汇编。
（二）资料、表册类
1.普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料），填表说明及计算机应用程序软件等；
2.行政区划代码本，地址编码本；
3.普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；
4.内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇编；
5.普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。
（三）音像、实物类
1.普查工作中及普查会议的照片、录音带、录象带，电影片、电视片、幻灯片及整理汇编的像册、画册；
2.有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装袋，普查机构印章等；
（四）普查工作的其它重要相关材料
第六条普查文件材料归档要求
（一）各级普查机构制发的文件材料（含正本、定稿）须将原件归档。
（二）翻译为少数民族文字的普查文件材料应将原文及正文一同归档。
（三）普查文件材料应一式两套归档，其中含原件的一套移交同级国家档案馆，另一套存同级统计部门。
（四）凡应归档的文件材料须保证齐全完整，做到不漏、不缺、不损。
（五）归档的文件材料应参照《普查工作档案保管期限表》（见附件）和有关档案的归档整理要求，划分保管期限，统一整理归档并编制目录（附软盘），做到规范整洁；照片、声像材料、电子文件材料应按档案行政管理部门制发的规定和标准整理归档；实物凭证应造册并填写说明。
第七条原始普查登记表的归档范围、要求和保管期限，在普查开始时，由国家普查领导机构与国家统计局、国家档案局协商作出具体规定，由各级普查机构组织实施。
第八条地（市）、县普查机构在普查工作结束后后四个月内，将归档整理完毕的普查工作档案向同级统计机构档案部门或同级国家档案馆移交；中央和省（区、市）普查办公室应在普查工作结束后一年内，将普查工作档案向同级统计局档案部门移交，移交时由同级统计局档案部门按照本规定第五条、第六条的要求检查验收，并办理移交手续。
各级统计机关档案部门应按有关规定，将到进馆年限的普查工作档案，向同级国家档案馆移交。
第九条各级人民政府的普查领导机构自普查开始，应建立普查工作档案管理制度，明确档案管理领导责任，指定专人负责普查工作档案的收集、整理、归档工作，并进行必要的培训。
第十条各级人民政府的普查领导机构应建立与普查工作档案需要相适应的专项经费，用于普查工作档案的整理以及购置必要设施等所需开支。
第十一条普查工作档案管理有关机构和个人必须按照《中华人民共和国统计法》的规定，加强对普查工作档案的保密管理。属于国家秘密的普查资料，必须保密；属于私人、家庭的单项调查资料，非经本人同意不得泄露；属于调查对象的商业秘密严禁对外提供。
第十二条凡违反本规定搞成普查工作档案丢失、损坏，或不按规定归档、造成档案损失者，或泄露普查工作档案秘密者，按照有关法规查处。
第十三条经国务院批准，由国务院其他部门组织或承办的普查以及国家统计局组织进行的跨年度的各项重大统计调查（如全国1%人口抽样调查、全国投入产出调查及其他一次性调查等），其形成档案的管理参照本规定执行。
随着我国经济的高速发展和科学技术的日新月异，企业为了提高自身的核心竞争力，加大了固定资产投资项目的投资力度，不仅新建、扩建、改建了许多科研、生产基地，也添置了许多新设备，在此过程中产生了大量的固定资产投资项目档案。固定资产投资项目档案是建设项目立项、实施、竣工验收等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等形式的真实记录，是企业资产的重要组成部分，在项目建设、运行、维护等各项工作中发挥着极其重要的作用。
一、固定资产投资项目档案管理的重要性
1.是项目竣工验收的前提条件《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办〔2007〕161号)和《国防科技工业固定资产投资项目档案工作管理办法》(科工计〔2015〕931号)中明确规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或通过项目竣工验收”。项目档案专项验收工作的开展，有利于加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。2.是项目顺利推进的有力支持固定资产投资项目档案管理不是简单的对项目实施过程中产生的文件材料的收集、整理和提供利用，在项目实施过程中，档案管理人员可以通过“三纳入”“四参加”“四同步”管理，全面跟进项目建设，对项目实施有效的监管和控制。项目档案的形成与管理贯穿整个项目建设过程，通过规范项目档案管理工作，可以为项目的顺利推进提供有力的档案支持。3.是项目后续维护的有效凭证固定资产投资项目档案是固定资产投资项目的重要组成部分，做为项目实施全过程的真实记录，在今后项目工程的实施、改建、扩建，设备采购、运行、维护中都有着不可替代的重要作用。固定资产投资项目档案具有原始记录性，是检验项目质量的重要依据，是追溯责任的有效凭证，也是企业维权的有力证据。
二、固定资产投资项目档案管理存在的问题
1.对固定资产投资项目档案重视程度不高首先，档案部门在科研单位中属于科研保障部门，主要任务就是做好科技档案的收集、整理、保管和提供利用，为科研技术人员提供档案支持。军品科研单位为了实现盈利和自身的更好发展，以科研生产为主要任务，虽然档案工作不可或缺，但对其重视程度明显不高，这样就增加了开展档案工作的难度。其次，固定资产投资项目档案不同于科技档案，它不能直接产生经济效益，因此部分单位领导对固定资产投资项目档案的重要性缺乏必要的认识，从而对固定资产投资项目档案管理工作不够重视。同样，项目管理人员和建设人员也存在着轻视固定资产投资项目档案的情况，认为可有可无，这就直接导致项目实施过程中产生的文件材料收集不齐全、不完整。此外，许多企业普遍存在着档案工作岗位待遇低下的问题，造成业务骨干流失、人才缺乏，特别是人员更替频繁的现象突出。固定资产投资项目档案管理是一个复杂的过程，具有专业性强、涉及知识面广、建设周期长等特点，新职工缺乏相关的业务知识和实践经验，不能很好地胜任这方面的工作。这些都是阻碍固定资产投资项目档案管理工作有效开展的不利因素。2.固定资产投资项目档案收集不完整固定资产投资项目档案的收集工作是项目档案工作的重点和难点，是做好项目档案管理工作的基础，也是项目档案验收检查的关注点。俗话说“巧妇难为无米之炊”，档案收集的完整性一直是困扰档案部门的一大难题。一个固定资产投资项目的建设周期往往是一年、两年甚至几年，项目建设周期长，在此期间不免会发生人员变动，文件材料交接不清楚、不完整的情况时有发生。同时，固定资产投资项目建设涉及部门繁多，对外有施工单位、设计单位、监理单位等，对内有项目管理部门、财务部门、设备使用部门、档案部门等。因此工程建设期间，产生的档案文件材料数量大、类型多，既有管理性文件材料，又有专业技术性文件材料。这些问题都给固定资产投资项目档案的收集工作带来了一定困难。3.固定资产投资项目档案整理不规范固定资产投资项目档案来源渠道多，如基础建设项目，参建单位各自完成档案的收集、整理工作，在开展固定资产投资项目档案管理工作时各单位没有统一的衡量标准，档案管理岗位上的人员不同，各自对标准规范理解的程度不同，这些都会造成在进行档案移交时档案状态的多样性。同时，在项目档案整理的过程中，由于没有统一的文件材料归档范围和整理规范，经常会出现项目档案整理不规范的情况。常见的问题有：应归档文件材料遗漏；接收了归档范围之外的无用的文件材料；归档文件材料不是原件；文件签署不齐全、签章不完备；归档文件材料随意涂改；归档文件材料附件、相关资料不完整等。这些档案整理不规范的问题都给固定资产投资项目档案管理工作带来了诸多不便。4.固定资产投资项目档案管理人才缺乏固定资产投资项目档案管理复杂性高、专业性强、涉及知识面广，包括土建、设备、工艺、监理、招投标等相关专业领域，这就对档案管理人员的专业素养提出了较高的要求。一方面，档案部门作为企业内部职能部门，档案管理人员日常工作量大、兼职多，每天忙于繁杂的事务性工作，缺乏对专业知识的系统学习和业务提高，从而使档案管理工作消极被动；另一方面，档案管理人员在单位中一般地位不高，低收入留不住真人才，档案管理岗位人员流动性较大，而新员工自身缺乏对固定资产投资建设项目的整体了解，在固定资产投资项目档案管理过程中往往力不从心。
三、加强固定资产投资项目档案管理的应对措施
1.提高全员认识，健全规章制度要始终把固定资产投资项目建设和档案建设放在同等重要的位置，做到项目管理部门和项目档案管理部门统一认识，始终把创建一流项目档案作为我们的工作目标。在项目档案管理上，应始终坚持实行前端控制，全过程参与，与项目建设同步。建立健全项目档案管理制度，针对项目档案归档范围、保管期限、管理方式等具体问题，编写相应的管理文件，制定相关规章制度。通过对规章制度的宣传贯彻，实现全员档案意识的明显增强，为项目档案管理工作的有效开展打下良好基础。2.制定归档计划，优化收集工作健全完备且行之有效的规章制度是开展固定资产投资项目档案收集工作的坚实后盾，在此基础之上，制定切实可行的档案归档计划是促进项目档案收集工作的有力措施。在以往的工作中，往往会出现为了应付检查而临时补订归档计划的情况，这无疑没有发挥归档计划的实际作用。在编制归档计划时，我们应做到多方面沟通，不能闭门造车，任何单方面制定的归档计划都是不完善、不全面的。单位项目管理部门每年应按照项目节点制定项目档案归档计划，在档案管理部门的指导下，明确各类档案文件材料的责任归档部门和归档时间，并按计划进行检查，督促项目档案责任部门做好项目档案文件材料的积累和移交工作，以确保各类档案文件材料的及时归档。3.转变工作方式，规范整理工作针对参建单位多、各单位之间档案整理标准不统一的问题，建设单位档案管理部门应转变工作方式，提前介入项目档案的收集、整理工作。根据各单位参与项目实施的具体情况，有针对性地制定相关规章制度，明确归档范围；及时跟踪项目建设进度；定期对项目管理人员、建设人员的档案工作进行业务指导和业务培训。值得注意的是，在指导项目档案工作时，要加强对重点档案文件材料的收集、整理工作。如项目前期管理性文件、隐蔽工程文件，项目开、竣工仪式照片、录像等。4.加强业务培训，提升专业素养档案管理人员作为固定资产投资项目档案管理工作的行为主体，其自身素质至关重要。因此，要做好固定资产投资项目档案管理工作，必须提高档案管理人员的业务水平。首先，要加强档案管理人员对建设项目的整体了解，做好档案管理“三纳入”“四参加”“四同步”，全面跟进项目的实施；其次，定期组织档案管理人员参加项目档案业务知识培训，不断提高专业知识和专业技能；第三，开展实地考察，学习其他单位先进的工作方法和成熟经验；第四，实施奖惩激励机制，对固定资产投资项目档案管理工作中表现突出者给予表彰和一定奖励，鼓励档案人员积极主动地提升档案管理水平。多项并举，努力打造一支高素质、高水平的档案管理队伍，为固定资产投资项目档案管理工作提供有力的人员保障。5.做好自检工作，备战档案验收《重大建设项目档案验收办法》中明确规定：“在项目档案验收前，项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》进行全面自检”。各单位在申请固定资产投资项目档案专项验收前，都应组织开展项目档案自检工作。项目档案自检工作是推动项目档案管理工作的有力举措。通过档案自检工作可以发现项目实施过程中存在的问题，形成自检报告，并有针对性地采取整改措施，进一步提高固定资产投资项目档案管理的质量，为顺利通过固定资产投资项目档案专项验收打下坚实基础。
参考文献：
[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J].机电兵船档案，2011(1)：38-40
[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007(1)：5-8
[3]刘曼.关于固定资产投资项目档案管理工作的体会与思考[J].档案工作，2015(8)：71-72
关键词：科研项目科研档案档案管理
在科研活动日益社会化、信息化的背景下，科研项目（课题）呈现出跨学科、跨领域、跨机构（以下简称“三跨”）的典型性特征。与一般性科研项目相比，“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量，研究成果更具有显示度，档案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长，具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点，依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源，需要我们提出新的管理方法和模式。
一、“三跨”项目档案管理的特点分析
（一）归档主体的多口性
“三跨”科研项目范围大、成员多，往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作，因而建档材料形成的主体较多，涉及的机构包括主管单位、依托单位（负责单位）、参加单位，涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参加人、业务管理人员、综合管理人员（包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等），并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源，这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源，共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。
（二）归档内容的电子化
一方面，“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高，“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备，科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理，从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面，这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源，不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容，从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。
（三）档案收集过程的复杂性
“三跨”科研项目研究周期长，一般为3至5年，从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验，取得最终成果往往要耗费很长时间，这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式，在每一重要阶段主管单位对执行情况（包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等）进行综合考核评估；同时每个项目会分不同课题，每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况，在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进，保证归档文件材料的齐全、完整、有效。
（四）档案资源的共享性
“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序，每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标，相互有机联系，能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关，在项目进展过程中，同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下，项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享，需要打通原有档案资源的壁垒，建立互联互通的档案资源共享环境，根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。
“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理却存在诸多问题。
二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析
（一）缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范
首先，从国家层面看，已有相关的科研项目和档案管理规范，但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范，缺少针对科研信息化发展的内容。
我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类，第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范，如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范，没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。
第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范，如《国家高技术研究发展计划（863计划）管理办法》、《国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法》（试行）等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似，但总体来说仍有缺失，在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定，很多工作还要参照老标准执行[2]。
其次，从地方层面看，很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等，这些规范相比国家规范进一步细化，更具有执行性，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定，无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。
（二）缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系
由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失，造成项目各主体对档案工作认识的偏颇，没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。
首先，从下达“三跨”科研项目的主管机构看，没有定制项目的档案管理指导规范，缺少对档案工作的总体把控与协调，档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节，从而造成档案资源的失控与失存。
其次，从主要承担项目的依托单位看，依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作，但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理，对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料，并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少，纸质材料多、其他载体材料少等现象，从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。
最后，从项目的课题参加单位看，由于缺少项目主管单位的指导和管理，基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式，不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划，档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识，重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖，轻视档案资料积累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；档案人员缺乏档案开放意识，重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用，两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。
综上，由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式，缺乏相应的管理制度和实施细则，对各责任方缺乏配套和有效的制约手段，造成“三跨”科研项目档案工作管理失控，不能做到自上而下的集中统一管理。
（三）缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段
对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次，即项目组内共享、单位内共享和社会共享。
首先，项目的各组成部分（课题、机构、人员）是密不可分的整体，其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容，但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中，而这些机构相对独立，项目档案资源缺少共享的机制，且暂时无法提供资源共享的技术手段。
其次，“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量，形成的是有显示度的原创性科研成果，在项目完成后，除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态，无法形成网络化的管理模式。
最后，从全社会发展的角度看，科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库，实现信息、数据资源共享”，但目前在缺少共享机制和平台的条件下，“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。
三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析
（一）加强对项目档案和档案工作的集中统一管理
首先，要将档案管理纳入项目管理的范畴，从顶层对档案管理做出总体设计。
在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则，加入档案管理的总体内容和要求，保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节，在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。
其次，要制定“三跨”科研项目档案管理规范，明确归档范围。
只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范，才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表，项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类，如果按目前实行的按门类管理档案的模式，会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性，为日后的利用带来不便，所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式，保证归档文件的长期可读、可用，因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件，同时会有海量电子数据产生，需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。
最后，要明确项目各主体的职权范围，加强对档案工作的分级管理。
为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发，探索以主管机构为中心，以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位，依托单位抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科研人员，一级抓一级，管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合，建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督，将具体工作任务分解到各项目组；每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，对各课题档案工作进行跟踪指导；每个课题组确定一名兼职档案人员，对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件，争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。
（二）建立基于项目业务流的全过程管理
“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体，将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程，实行全面的、系统的、过程的管理。
“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作，业务主体指：主管机构、依托单位、参加单位，业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程，见图1。
（三）逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台
构建资源库是科研信息化发展的必然要求，它一方面可以实现横向共享，为项目组间的沟通交流提供平台；另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源，为资源的纵向积累和利用提供基础。
首先，要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台，这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息，它们是记录科研过程的重要信息资源，必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求，甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内，保证归档电子文件信息的原始性和全面性；
同时要考虑不同平台异构信息的采集，保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。
其次，是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下，在档案部门的配合下完成，以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库，揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息，使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。
最后，要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享，各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新；同时考虑构建科研档案信息开放查询系统，提供科研档案信息的服务，充分发挥已归档资源的作用，打破各机构间档案实体共享的限制，使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。
“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多，需要从主管机构到基层科研单位的多方支持，原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要，档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作，以全面、系统地保存科研档案信息资源，服务科研一线服务社会。
注释：
[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20；国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定，1987-3-20
[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8；科学技术部.国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法（试行），2003-3-25
[3]北京市科委.北京市科技计划项目（课题）档案管理办法，2008-7-1
[4]关宏玉，刘洋，安小米.我国科研文件档案管理模式特点问题与建议：典型案例研究[J].山西档案，2011（7）.
【关键词】水专项档案；管理
水体污染控制与治理科技重大专项是《国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020）》16个重大专项之一，是建国以来投资最大的水污染治理重大科技项目。水专项旨在研究重要流域水生态环境、污染控制和治理，突破和开发安全饮用水技术，建立适合我国国情的水体监测、控制和水环境质量改善技术体系。水专项档案管理工作是水专项工作的重要组成部分，是国家的重要科技资源和宝贵资产，必须加强水专项档案工作的规范化管理。
一、水专项档案的归档范围
（一）综合材料。重要文件、领导的重要讲话记录（录音）、会议纪要（记录）、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。
（二）实施方案编制阶段。项目（课题）实施方案、编制组名单、编制说明等。
（三）实施方案论证阶段。论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。
（四）组织实施阶段。阶段实施计划和年度计划，专项项目（课题）指南，招投标文，评审、评估报告及专家意见，任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录，综合材料，数据整理材料，样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结，专项及项目（课题）执行情况、年度报告，专项及项目（课题）调整申请及批复，专项工作报告等。
（五）评估验收阶段。研究报告，研制报告，记述报告，论文专著报告，专利文件，检测鉴定报告，评估报告，专家意见，审计报告，验收全套材料（专家名单、会议记录、验收意见），成果推广应用报告，成果登记表，专项总结报告等。
（六）其他需要归档的重要材料。如报刊材料、获奖证书、会计档案、实物档案、照片档案等。
二、建立水专项档案工作管理网络
水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。项目、课题和子课题承担单位应建立档案管理网络，明确水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导的重视和管理力度。为加强水专项档案管理工作，调动专职档案员积极性，专职档案员应成为水专项课题组成员，负责水专项档案管理工作。
三、加强档案宣传、教育、培训工作，加大监管力度
水专项课题在立项及实施过程中，水专项主管部门应对课题和子课题承担单位档案管理人员开展宣传、培训、交流工作。加强各级领导重视，增强水专项课题相关人员档案意识，调动各承担单位参与档案管理工作的积极性。专（兼）档案员通过培训、交流，开拓视野，增长业务知识，汲取先进经验，为保证水专项档案管理工作有序地开展提供指导和帮助。
水专项工作在实施过程中，上级主管部门应组织档案管理领导小组，对课题和子课题承担单位进行不定期巡检，开展监督、检查、指导档案工作。通过上下互动管理机制，有效地保证水专项档案的规范化管理。
四、加强档案工作全过程跟踪管理，确保档案质量
前期指导。水专项工作量大，时间跨度长，课题涉及多领域、多学科、多部门。档案工作与课题实施工作应同步进行管理。专职档案管理员必须提前介入前期档案管理，制定归档制度、归档范围、归档要求和归档计划，要求课题及子课题承担单位按照统一的标准、要求归档，确保档案的规范化管理。水专项课题组应指派兼职档案负责课题的收集、整理工作。
中期检查。在水专项课题实施过程中，专职档案员应积极参与水专项工作中去，了解和掌握水专项课题进展情况，跟踪检查课题实施过程中文件材料形成、收集情况，将“事后收集”变为“事前知晓”和“事中监控”。注重检查和鉴定文件材料的完整性、准确性、真实性和有效性。针对检查中存在的问题应通知课题负责人及时修改、补充、完善，确保水专项档案的案卷质量。
参与验收。水专项验收工作包括财务验收、档案验收和课题验收。其中档案验收是档案管理规范化的关键。水专项管理部门应组织专家先期进行档案的验收，没有完整、真实、准确、系统的科研档案材料，不予验收。专（兼）职档案员应参加水专项的各项验收工作。通过验收工作，查找档案工作方面存在问题和不足，积极进行整改，进一步提高档案工作管理水平。
审核鉴定。课题结题后，课题负责人要将课题和子课题全部文件材料原件送交档案室。专职档案员根据科技档案的归档要求对课题的文件材料原件进行审核鉴定后，专职档案员协助兼职档案员将文件材料进行认真分类、整理、立卷后，移交档案室集中统一管理。档案室在接收实体档案的同时，应同步接收电子档案。
文件材料在整理、立卷过程中，应注意如下问题：一是归档文件材料必须是原件，若为复印件需加盖公章。二是子课题提供的文件材料需认真收集、整理归档。文件材料需加盖公章归档，如实施方案、技术报告、财务审计等材料。三是在财务验收工作未通过时，课题承担单位会对课题相关内容进行修改、调整，如：课题实施方案、经费预算、财务审计等材料，兼职档案员在归档时应将课题形成的所有修改前、修改后的文件材料归档。四是课题验收时，提供给专家审阅的课题汇编材料可作为资料归档。五是重要文件材料需多套归档，如技术报告、调查报告、提供给专家审核的课题汇编材料等。六是开展数字化扫描工作，做好电子档案的归档工作。七是加强会计档案、照片档案、实物档案的收集、整理、归档工作。八是所有归档的文件材料与上报水专项管理部门的文件材料内容要求一致。
五、加强档案保管，做好档案利用工作
为了保管好水专项档案，根据《实施科技重大专项的保密规定》，水专项相关部门要制定档案保密制度、档案借阅制度，保证水专项档案在借阅过程中的保密与安全。凡借阅水专项档案，需经单位主管领导审批，并做好签字登记工作。凡重要的档案资料一般不得提供原件。借阅档案一般只借阅课题汇编材料。
水专项工作是民生工作，水专项档案具有重要的作用和社会价值。项目、课题与子课题相关单位要高度重视档案工作，要从管理机制、组织建设、制度建设、过程管理等细节方面进行全方面控制、管理，切实有效地保证档案工作的规范化管理，更好地为政府决策、为国家水污染治理工作提供服务。
【参考文献】
[1]林芳美.关于做好云南省地震行业科研专项档案管理工作的思考[J].国际地震动态，2015（1）.
[2]谢俊雪，郑书宏，张玉兰等.加强专项档案管理确保归档材料规范准确完整提高档案质量及利用率[J].河北农业科学，2012（3）.
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