(1)没有按照计划工作；(2)在送货之前重复性工作；(3)从事了本来完全可以减少费用的工作；(4)低于用户或公司质量标准的工作；(5)高于用户已经确定为合理实用的质量标准的工作；(6)没有完成规定的具体任务；(7)没有事先具体计划、指导工人实行这些具体计划，并且没有事先采取必要的纠错行动；(8)没有有效管理成本；(9)从事了虽然能被接受但以某种方式导致其他高成本或延误送货结果的工作；(10)设立比实际报价要高的预计成本项目；(11)对预计成本项目的忽略；(12)没有满足预算要求。
测量缺陷也有各种方式。有的通过目标完成情况来确定缺陷数量。西屋公司的无缺陷测量公式为：绩效＝100－有缺陷项目数／无缺陷项目数×100。如果有缺陷项目数等于无缺陷项目数，绩效值为零；如果有缺陷项目数多于或小于无缺陷项目数，绩效值就为负或为正。
全面质量管理(totalqualitycontrol,TQC)来自日本企业管理实践，20世纪80年代大力引入我国。日本企业结合科学管理和零缺陷管理的理论，提出过程质量控制的理念，即将产品的质量缺陷消灭在产品的制造过程中，这样最终产品必然是符合质量要求的。为了做到这点，生产过程的每个环节都是一个质量控制点，每个环节的操作员工都是质量控制人员。为了保障每个质量控制点不出废品，每个质量控制点都设立了严格的质量控制标准和客观检测手段。按照这种控制要求操作，最终生产出来的产品不用检测都是合格产品。
个别工商组织推行的零缺陷管理或全面质量管理在经济全球化过程中已经显得不够通用和规范，适应全球经济一体化进程的需要，1988年由国际标准组织推行的ISO9000系列的质量认证体系，融合零缺陷管理和全面质量管理的管理理念，成为保障质量管理更加规范的国际化标准。ISO9000实施的是已经具有的制造业和服务业质量国家标准，它适用于整个生产过程，而不是某一具体产品。该体系认证在市场上标志着质量，国际购买者往往会坚持要求其固定供应商获得这种认证。ISO9000质量体系认证有严格的程序及考核要求，按照系列分为ISO9001、ISO9002、ISO9003和ISO9004等，依照不同行业设立，但制定质量管理手册、程序文件和作业指导书等三个通用文件是其核心。其中ISO9001标准的用途是：当合同要求进行设计，并对产品性能要求有原则规定或有待制定，只有当供货方充分证实了其设计、开发、安装和服务的能力时，才能相信产品符合规定的要求，应要求供货方按ISO9001提供质量保障。该质量体系得到国际社会的普遍承认与尊重。因而，只要企业通过考核达到ISO9000质量体系并严格按照这一体系的要求去做，其产品质量就是可靠的，其服务就是值得信赖的。
ISO9000质量体系认证代表着规范化管理的方向，迅速从工商业领域推广到其他领域。在用企业精神、市场原则改革政府组织的新公共管理理念影响下，规范化管理的思想以及成功经验也开始推广到公共管理领域，国外许多公共机构如医院、学校、非营利组织和政府组织也开始推行规范化管理。在我国，2000年9月深圳市国税局蛇口分局通过了ISO9001税收质量管理体系认证，以后河北省地税局也开始学习深圳的经验，在基层机构进行ISO9001体系试点建设。
综合起来，规范化管理的特点就是程序性管理、标准化管理、质量控制，其根本目的是提高管理效率。
二、政府组织规范化管理的含义
应当说，在政府组织内部推行规范化管理还是一件新鲜事物。尽管在实践中已经取得一些好的经验，但是理论上的探讨还不够充分，因此有必要对政府组织推行规范化管理的含义及其相关理论问题进行深入讨论。
规范化管理是对政府行为的一种约束或自律。政府作为一种社会组织的显著特质，诚如美国学者斯蒂格利茨所说：“第一，政府是一种对全体社会成员具有普遍性的组织；第二，政府拥有其他经济组织所不具备的强制力。”这两个特性，决定了政府行动必须受到约束。约束的形式多种多样，法律和社会舆论是对政府的外在约束，或政府他律，而规范化管理则是政府的自身约束，或政府自律。推行政府规范化管理能够有助于消除政府失灵。
20世纪90年代，西方国家开始将工商组织的质量管理理念引入公共机构，政府作为公共服务的提供方，按照工商管理的原则和理念，向社会公众作为公共服务的需求方提供高质量的服务，政府规范化管理应运而生。在80年代，我国曾经在政府管理中大力推行过目标管理(managementbyobjective,MBO)。实践证明，目标管理比起规范化管理有许多不足。由于目标管理强调终极结果，容易导致政府行为短期化弊端，而规范化管理强调的是过程结果，能够促使政府持续不断地改进管理质量与效率，因此规范化管理更符合政府组织的特性。
政府规范化管理就是按程序办事。所谓规范化，就是政府按照事先的规定行动，这种规定实际上就是程序。简言之，政府按程序办事，就是规范化管理。政府组织本身就是依照程序建立和运行的，但是由于法制不健全和信息不对称，政府组织并没有完全按照程序办事，主观随意性、长官意志以及以职谋私等现象大量存在，以致出现许多不规范行为，严重的还发生犯罪行为。严格按照程序办事，就可以大量减少这种不规范行为和犯罪行为，最终提高政府服务社会公众的质量与效率。推行政府规范化管理的目的，就是要增强政府的管理效率和提高管理质量。应当将这个目的作为统帅政府规范化管理工作的最终目的，不能为规范而规范，以致走向规范化管理的消极面，搞形式主义。
规范化管理要有制度和考核标准。规范化是一个制度建立和强化考核标准的过程。一般说来，制度建立的依据是法规和惯例。法规比较明确，也容易执行。在建立具体的规章制度过程中，要特别注意不要与现行党和国家的有关法规条文相冲突。而惯例是一个只可意会、不可言传的东西，而且从行为结果上看具有利弊双重性特点。过去在没有规范化管理要求的时候，实际工作也按照许多工作惯例来运作，并取得成效。因此，政府规范化管理应力求将惯例趋利避害，将好的惯例转化成制度安排，将不好的惯例通过制度安排革除。有了制度，还需要对制度执行的情况进行考核，为此就需要设立独立的考核标准以及考核机构。首先，标准应是指标化、量化和可操作的。而且标准起着导向的作用，需要下功夫来设计一套标准体系。ISO9000引入公共组织，就是一种标准体系的建立。除ISO9000以外，还可以根据各个机构的实际情况设立其他标准化体系。其后，对运行情况需要有外在的独立机构对政府组织进行考核。政府同级组织或上下级组织之间由于形成了一定的利益共同性，比较难以做到考核的客观性和公正性，考核容易流于形式。目前在这方面的工作尚未真正制度化，任重而道远。
三、政府组织规范化管理的难点及解决。
全面推行政府组织的规范化管理也有一定难度，这与政府组织的自身特性和承担功能有关。政府是非生产性组织，非营利组织，因此在理解政府管理质量、管理效率方面与工商组织有许多不同，这直接影响政府规范化管理考核标准的设立。政府的行为绩效应当不同于工商组织绩效，不能以政府机构取得的收益当作考核标准，或政府基层组织不能只是以完成上级交办的任务作为考核标准，而应以社会公众对政府服务的数量及质量的满意程度作为绩效考核标准。进一步说，由于政府面对的社会经济事务错综复杂，瞬息万变，因此不是所有的政府行为都能够走程序，实行规范化管理。实事求是地说，政府规范化管理不是万能的。
推行规范化管理在实践中会遇到两个突出的矛盾：第一，政府行为合法与合理悖论问题。要么政府行为合法但不合理，比如事事都要按照程序办结果导致不合理行为的发生；要么政府行为合理但不合法，比如为了便利服务对象的需求，省去繁琐的办事程序，结果违反了国家的有关法规。到底以哪种标尺来规范政府行为，没有统一意见，要通过实践来检验。一是依据现行法规来规范政府行为，如火车站内厕所收费；以改革精神来合理规范政府行为，如对娱乐、休闲场所服务人员征收个人所得税。第二，工作讲求实际效率和办事遵从程序形式的矛盾。应当说，一个好的制度安排可以将效率与形式有机结合起来，有效的制度形式有助于管理效率的提高，但是在政府组织规范化管理过程中，由于不可能事事都提前考虑，特殊情况时时出现，需要具体情况灵活处理才能得到合理的结果。因此，刻板地遵循已有的制度规定，也不利于管理效率的提高。进一步说，制度是由人创造的，并由人去遵守。而人是具有创新能力的，在规范化管理中也要给发挥人的主观能动性留出空间。21世纪的最新管理理念是以人为本，由于这种理念的传播，使得许多具有创新特性的工商企业开始推行弹性工作制以及创立学习型管理组织。作为侧重程序性管理的政府组织，当然不可能照搬这种弹性工作制，必须推行规范化管理。但是政府组织也会遇到如何处理效率与形式的矛盾，为此，需要上级关注来自基层的创新思维与创新做法，及时地将一些不符合惯例或已有规定的做法纳入到制度创新中。不能忘记，规范化管理的终极目的，还是提高政府组织的管理质量和服务效率。
建立政府组织的规范化管理，可以考虑以下做法。
1.建立具有可操作法和可检验性的制度。ISO9000是一个可供选择的制度，但是需要有相关条件的具备和落实。毕竟，按照ISO9000的要求，需要制定比较繁琐的质量管理手册、程序文件和作业指导书等三个通用文件，许多政府机构还不具备制定这三类文件的条件。美国学者詹姆斯·Q·威尔逊将政府组织机构分成四种类型：付出和成果二者都能观察得到的生产型机构；可以观察到付出但观察不到成果的程序型机构；可以观察到成果但观察不到付出的工艺型机构；付出和成果二者都观察不到的应付型机构。显然，只有生产型和程序型的政府组织才具备条件实行规范化管理，对于其他类型的政府组织实施有效管理就需要寻找新的解决方案。一般说来在我国，窗口服务性的政府机构可以参照服务业的ISO9000体系进行规范化管理制度建设，政策制定和调控性的政府机构主要围绕决策的科学化和民主化建立相应的规范化管理制度。
2.细化制度，责任量化到人。政府组织都多多少少建立了管理制度，但是缺乏实施细则，就使得既有制度不能落实。实际部门的经验比较看重领导的重视，以及抓落实就是领导重视，组织到位，实际上制度细化和责任量化到人也能起到落实的作用。为了将制度细化和责任量化到人，需要有一套考核政府组织管理绩效的指标体系。但目前国内对政府组织的管理绩效及相关指标体系的研究还比较粗糙和不具体，今后这应是政府组织理论研究需要突破的难题。
3.尽快建立独立的政府业绩考核机构。对政府组织行为是否规范，从根本上讲不能由政府组织自身说了算，而应当由政府提供服务的受益方社会各界来评价。目前我国政府组织规范化管理及其考评主要是来自政府自身的努力，这是适应新的社会经济环境政府做出的积极努力，值得高度评价。但是从长远看，对政府行为的规范化约束应当是两个方面的共同努力：政府自律和社会他律。实现社会他律的一个重要途径就是建立相对独立的政府业绩考核机构。
4.强化政府信息的透明度。政府规范化管理固然是政府内部的事情，但是由于与服务的对象社会公众有直接联系，因此需要将政府规范化管理的相关信息向社会公众公开，让社会公众了解政府相关服务的质量要求和标准，这样从外部增加了一条对政府规范化管理的督促和检查渠道。实际上，政府规范化管理的最终受益者是社会公众，让这些受益者了解政府规范化管理制定规定，会更加有利于政府行为的规范化。
5.提高政府管理人员的个人修养与管理素质。制度再好，也需要人去执行。因此政府管理人员的个人修养和管理素质对完成规范化管理有重要意义。搞ISO9000，首先需要人人掌握相关规定和知识，通过学习而获得更多的知识，提高管理的自觉性。
6.加快电子政务的建设。利用计算机网络技术来推进政府规范化管理，是适应社会经济发展的潮流的需要。未来我国经济社会将加快信息化进程，信息化本身就需要有规范化的信息输入与输出，同时基于互联网平台构建的电子政府可以满足政府改革的多种目的和要求。因此，把电子政务纳入政府组织规范化管理的构成要素是顺理成章的事情，应当从这个角度审视政府组织规范化管理工作，对电子政务给予充分的重视，加快建设进程。
【参考文献】
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（一）对档案工作重视程度偏低。一般来说，企业只注重经营这一个“一线”业务，却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务，档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职，而档案设施与库房等准备也不够齐全。
（二）管理水平无法跟上发展要求。由于企业档案制度健全度偏低，缺少档案管理方面的有效措施，使得档案人员无法及时掌握法规规范；甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理，也就无法涉及档案的规范整理与利用。
（三）繁多的档案门类，制约管理效率。在《工业企业档案分类试行规则》中，企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面，又设置有一级类目十个，二级类目若干个，但是各种档案立卷归档的方式有所差异，因此，很难掌握新门类档案的归档问题。
（四）档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。总体来说，大部分档案管理人员都属于“半路出家”，绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求，更谈不上高水平管理。
二、办公室档案管理规范化的有效途径
面对企业档案管理工作规范化现状时，提出以下几点措施，能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性，提升办公室档案管理效率。
（一）规范档案管理程序。管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时，需要制定相匹配的工作流程，并且在实际环节严格地遵守程序要求，确保每一道工序都能做到真实、准确，并且还有专门的负责人监督。另外，尽可能简化档案管理程度，在满足管理效率与管理质量的前提下，简化工作程序，避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。
（二）紧跟时代步伐，完善档案管理设施。档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业，都应该认识到只有投资才能有所回报。目前，档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进，这不仅能提高档案的安全性，同时也避免纸质档案的过渡消耗，并且相比传统的管理模式，更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时，应紧紧贴近时代潮流，引入最新的管理方法与设备，在培养人员实际操作能力的同时，提升档案管理系统的应用能力，确保工作人员将理论与实际相互联系，提升档案管理工作效率。对于企业而言，只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性，能够及时地更新工作设备，才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息，最大化信息作用。当今社会强调智能化管理，这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下，审时度势、深入调查，确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转，确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合，如此才能迎合可持续发展的要求，为企业发展奠定物质方面的基础。
（三）注意档案信息开发利用，做好信息的反馈与收集。开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时，档案管理人员还应调整原本被动的服务方式，转变成主动出击，完善档案的开发与利用，可以编写《机构沿革》《大事记》等档案，利用定期的分析、汇集相关的参考材料，以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外，重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中，档案人员从事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸，也能够成为最佳的工作成效证明，因此，注重信息开发利用，就成为档案管理的核心。
（四）提高档案管理人员的素质。档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质，就能规范化档案管理工作，同样，在档案管理工作规范化开展的进程中，也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质，不仅仅是专业素质与技术能力水平，同时，档案工作责任重大，涉及到企业的机密，思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分，保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。
三、结语
西岗区档案局通过调研发现，在规范化建设正式启动之前，由于各种客观原因，各街道的社区档案工作处于分散、凌乱、参差不齐的状态：重视程度不够，体制机制不健全；工作队伍不整，业务素质偏低；档案管理不规范，工作基础薄弱；经费投入不足，设施设备陈旧。此外，社区档案多以文书档案为主，而反映社区工作全貌且有保存利用价值的社区声像档案、实物档案相对较少，结构不尽合理。
规范化管理的积极尝试
1.提高认识，增强社区档案规范化管理工作使命
西岗区区委、区政府提出了抓社区档案规范化管理工作就是抓基层组织建设、就是抓社会和谐稳定的理念，并将此项工作作为贯彻中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》及辽宁省《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》的抓手，纳入全区总体工作布局，在全区形成了党委政府统一领导、档案部门归口负责、街道社区主动作为、居民群众踊跃参与的社区档案规范化管理工作格局。区档案局确立了“三步走”战略，从2012年起连续3年将社区档案规范化管理工作列入年度工作要点，作为全区档案系统一号工程，高起点开局，高标准推进，确保达标工作不迷失方向、不偏离轨道。
2.树立典型，打造社区档案规范化管理工作样板
开展社区档案定升级工作没有现成的规律和经验可循，需要在实践中不断探索、总结、完善。区档案局确立了“选树典型、积累经验”和“以点带面、全面铺开”的指导方针。2011年7月，经过深入摸底，确立了档案基础工作比较好的北京街道北京街社区作为试点单位，集中市、区、街道档案部门的人力、财力和精力重点突破，在较短时间内实现了人员有专兼、经费有保障、存放有装具、管理有制度、查询数字化的目标，成为全区社区档案规范管理的标杆。2011年12月，西岗区承办了大连市城市社区居委会档案规范化管理工作现场会。2012年10月，北京街社区顺利通过了辽宁省一级档案定升级验收，其经验在全市推广。全区其他社区结合各自实际，在借鉴中创新，在创新中发展，先后完成达标任务。
3.齐抓共管，形成社区档案规范化管理工作合力
社区档案工作牵涉面广，任务量大，特别是一些街道、社区欠账较多，单靠某一个部门难以完成。区委制发了《关于加强社区档案工作的实施意见》，提出了规范化管理的目标任务和思路举措。分管副书记多次听取社区档案工作专题汇报，并在全区档案工作大会上提出明确要求。区档案局协调财政部门将社区档案升级工作经费列入预算，协调民政部门在社区硬件达标中事先预留档案用房，协调经信部门给予档案信息化建设的支持，并深入街道召开推进会，协调解决各类实际困难。街道党工委、办事处制定了《社区档案定升级实施方案》，举全街之力做好档案达标工作。日新等街道本着缺什么补什么、一步到位的原则，一次性投入近百万元，改造隔离出独立的档案库房，使社区档案室焕然一新。绝大多数社区添置了打印机、空调、灭火器等设备，使社区档案室基本达到“八防”要求。
4.规范管理，夯实社区档案规范化管理工作基础
区档案局参照《辽宁省机关档案工作评定办法》，加强档案基础业务建设。依据《大连市社区档案管理规定》，制定了既符合社区档案工作规律又具有西岗特色的《社区文件材料归档范围和保管期限表》等，明确了“五统一”：一是硬件建设统一，按照省一级、二级标准，规划建设面积达标、设备完备、保密安全的社区档案室。二是归档范围统一，从党群工作、行政综合、社会保障、治安调解、文化教育、环境卫生等7个方面收集归档材料。三是保管期限统一，将社区档案分为永久、30年和10年3个保管期限。四是分类原则统一，将社区档案分为文书、会计、声像、实物、户籍档案5大类：文书档案按“年度—机构（问题）—保管期限”分类；会计档案按“年度—形成”分类，分为凭证、账簿、工资明细表、报表4个门类；声像档案按保管期限分类；实物档案按年度、级别、奖励形式分类；户籍档案按“家庭住址—家庭成员”分类。五是整理要求统一，所有社区文书档案以“件”为单位整理，案卷排列按小流水的方法，文件编号用阿拉伯数字，以便于保管和查询利用。
5.开发利用，发挥社区档案规范化管理工作功效
区档案局指导建立了文书档案归档文件目录，实物、照片、会计档案案卷目录，全宗卷等检索工具；加强编研工作，指导编写了《社区大事记》《社区组织沿革史》及《基础数字汇编》等编研材料。社区档案工作不断完善，不仅使退管、计生、综治等工作成果有据可查，而且有助于为居民提供教育、就业、社保等政策法规咨询服务，在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、进行司法调解等方面发挥了作用。如每年收取采暖费、单亲家庭居民申报双失业独子奖励费时，社区工作者依据档案记载开具证明，确保将党和政府的温暖送到最需要的居民家中。
6.打造特色，丰富社区档案规范化管理工作内涵
在做好基础性工作的前提下，西岗区档案局积极动员那些档案意识强、有一定积累并且热衷于公益事业的社区居民将家庭成员的成长足迹、书信票证、古书字画、族谱家谱等史料规范整理成家庭档案分类存放，征集社区民间艺人的剪纸、小人书等非物质文化遗产建成特色档案集中展示，挖掘辖区收藏爱好者手中的文物资源开展婚俗礼仪、日军侵华铁证等专题展览，拓展档案文化价值。针对“两新组织”档案建设的需求，指导辖区非公有制企业、社区社会组织建档。开发“365社区家园档案”，丰富社区档案资源，完善社区档案结构。通过努力，2014年年底，西岗区45个社区档案工作已全部达标，其中，达到省一级标准的有32家，占社区总数的70%以上，3个街道的所有社区档案室均达到省一级标准。2015年6月8日，大连市城市社区档案工作总结会在西岗区召开。
几点启示
1.信息化是方向
采用信息技术和网络技术改造传统档案业务，提升档案管理水平和服务效率，是信息时代的发展要求，也是“智慧西岗”建设的题中之意。除了安装刻录机、购买移动硬盘做好光盘档案备份和存储再备份外，如果将文书档案数字化加工后并进行数据挂接，不仅可以提高查询效率，而且可以最大限度地保护原件。而配备“双套制”接收系统，建设社区数字档案室，实现网上查询则是远景目标。
2.标准化是重点
只有基础性工作细致、扎实，才能确保整体性标准、规范。比如，在公文行文环节，要求按照《国家行政机关公文处理办法》，对公文的格式、内容等严格把关，提高卷内文件质量；在归档环节，无论是装订案卷、拟写题名、填写封面与盒脊，还是编号、编目、装盒等都力求准确、清晰；在上柜环节，统一卷盒、备考表等装具；在保管环节，会计档案由会计人员和档案员双人保管，档案员调离工作岗位时严格办理移交手续。
3.专业化是关键
做好社区档案工作仅凭工作热情还不够，必须有懂业务的工作者队伍。实际工作中，各社区配备了大专以上学历、中共党员、年龄较轻、具有一定社区工作经验的档案员。区档案局业务指导科的3名同志直接将办公室搬到社区，集中办班，以训代会，现场讲解，做到讲明白、听明白、看明白、干明白，基本做到了业务知识“零盲点”、优质服务“零距离”、查档结果“零投诉”。督导验收人员由市局馆室处专家领衔，采取听取汇报、现场查看、封闭评议等办法，严把质量关。
4.制度化是保证
要确保档案工作有章可循，首先必须依据《中华人民共和国档案法》等法律法规完善规范化管理的规章制度。包括档案搜集制度、管理制度、利用制度、借阅制度、保密制度、奖励制度以及档案员岗位责任制等。建立档案借阅登记和利用效果登记，严格执行档案查、借阅手续，做好档案统计工作。西岗区档案局组织编写的《社区档案工作汇编手册》，对于社区档案的形成、收集、整理起到了很大的作用。
5.一体化是根本
目前，随着档案管理人员的配备越来越专业，档案管理人员的专业素养也越来越高，工作效率有了很大的提高。档案管理人员的年龄结构趋于年轻化，整体结构也越来越合理。目前，整个烟草行业的档案管理人员以年轻人居多，整体结构呈现出以老带新的局面。年轻人的大量加入，为烟草行业的档案管理注入了新的活力。
二、烟草档案管理存在的问题
1、档案管理人员的继续教育程度不够
近年来，虽然专业烟草档案管理人员的文化水平得到了普遍提高和改善，但是面对工作中不断涌现出来的新问题，缺乏有效的指导和培训，以至于体现出力不从心的局面。
2、专职的档案管理人员仍然偏少
目前，我国烟草行业的档案管理人员大多数仍然是兼职。虽然规模不断在发展，经济实力不断增强，但是基层烟草行业档案管理人员仍然只有少数单位的专职人员。目前，虽然我们有一个良好发展的档案管理团队，但总体的文化水平和专业素质还是不能适应档案工作发展的新阶段的需要。如果不加强人员培训，提高管理人员素质，基层档案的档案管理工作将会受到很大的限制。
三、烟草档案规范化管理的对策
1、加强专业人才的引进和管理
随着社会的不断发展，一系列的科学技术也得到了一定的进步，档案的管理也需要跟上形势的发展与变化。如何将一系列的先进科学技术应用到烟草行业的档案管理工作中间去，除了思想上要统一认识之外，也需要专业的档案管理人才的加入。因此，烟草档案规范化管理的对策之一便是需要加强专业人才的引进和管理。具体说来，可以从以下两个方面进行。(1)在专业人才引进的时候严格把关。即在进行烟草行业档案管理人员招聘的时候，要注意招聘条件的设置，执行择优录取的原则。(2)在档案管理过程中要重视人才的使用。基于档案专业的发展情况是近些年才逐渐完善的，因此，大部分专业人才引进的时候年龄趋于年轻化，在实际档案管理过程中，领导们需要大胆的启用年轻的档案管理人员，充分发挥他们专业的特长，促进他们的成长。
2、加强档案管理人员的继续教育
目前，我国的社会和经济生活出于一个快速发展的时期，知识的更新是爆炸式的发展，新的行业和领域正在不断形成，对烟草行业档案业务管理提出了新的要求和挑战。如果专业的档案管理人员的知识结构组成单一老化，那么面对新形势和新问题时，将很难提出相应的有效的解决方案。因此，创造一个积极的学习氛围是非常重要的。任何事物都是发展变化的，档案的管理也不例外。因此，在烟草行业的档案管理过程中，如何灵活的应对现实中逐渐出现的新的问题，需要对专业的档案管理人员不断的进行培训，给人才继续教育和学习的机会。在了解实际工作的需求的基础上，准确的把握未来的发展方向，同时与实际工作紧密结合起来，并根据不同层次和不同需求，注重学习和应对实际管理中容易出现的问题，提高管理效率。
3、加强档案管理人员的技能培训
众所周知，档案的管理工作很多时候是枯燥并且辛苦的。档案管理人员不仅要具有耐心和细心的素质，还需要经受住枯燥单调的考验。面对现在日新月异的科技的改革，还需要不断的提升自我的实际操作技能，将先进的技术运用到档案管理工作中间去，促进档案管理事业的健康良性发展。概括起来，实现这样的目标，可以从以下两个方面进行：(1)档案专业管理人员首先要认清时代形势的变化，转变传统思想观念，积极主动的学习先进技术，面对新的问题和情况出现时，提出新的档案管理方案和思路；要学会打破传统管理模式的束缚，要有勇气和胆量尝试新的档案管理模式；积极的主动的学习和掌握的烟草行业档案的专业管理方法，力争采用最先进的管理技术实现烟草行业档案的规范化。(2)档案专业管理人员应主动寻求开阔视野的机会，不断的丰富自己的专业知识。学习需要贯穿整个成长过程，将终身教育作为一种必然的选择，不断努力学习档案管理先进技术，从而扩大自己的视野，对档案管理的现状和发展趋势新理论不断有新的理解，然后将新技术用于指导和改进档案工作中出现的新问题，实现烟草行业档案管理工作从单一向多样的转变。
四、结语
汇交工作做为档案管理工作的第一个环节，其质量直接关系到归档档案的价值，这就要求汇交工作必须全面并且精细。随着计算机技术的广泛应用，地质报告的编写、图鉴的制作等工作都利用计算机完成。因此，近年来汇交的地质成果资料除了纸质版本外，都配有电子文件。从而，汇交验收工作必须对纸质报告和电子文件分别进行。
（一）纸质地质档案的汇交及验收
纸质地质档案验收的重点在于汇交资料的完整性和规范性。完整性主要检查汇交资料是否齐整。每一套地质报告都由报告正文、附表、审批文件、附图（附件）等组成。汇交验收不仅要查移交清单与移交文件是否相符，还应根据卷内目录核对资料是否齐全。在汇交中最容易遇到的问题是附图短缺，因此，仅根据移交清单清点，无法查明原报告图纸的缺失。规范性主要检查汇交资料是否按照规范进行编制，如：报告正文打印装订是否符合规范、内容是否有残缺；图纸打印是否完整，是否按照手风琴叠图方法正确叠图等。每套汇交的地质报告需要有两套，一套用于存档，一套用于后期借阅利用。
（二）电子地质档案的汇交及验收
国土资源部下发的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（2006年）对地质资料电子文件汇交工作做出了具体规定，包括电子文件的命名、电子文档的格式、电子文件在存储介质中的组织形式、电子文件的汇交及验收等。因此，对于电子文件的汇交和验收工作可以按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》规定要求进行。
二、地质档案的整理及保存
（一）地质档案的整理
保管期限的划分。根据《科学技术档案工作条例》第一章第三条的规定，地质档案属于科技档案范畴，在保管期限的划分上分为永久、长期、短期三种。中心馆藏的地质档案尽管年代跨度大，但其对地质工作都具有不同的利用价值，且馆藏资料数量总体不大，管理难度和成本都不高。因此，中心馆藏地质档案的保管期限都定为永久。随着今后勘探开发程度的提高，再根据实际情况对年代久远的地质档案重新评估定级。分类划分。对于地质档案采用“3•X•X—XXX”方式编号，类目号采用三级类目编号，案卷顺序编号使用三位阿拉伯数字。一级类目号为“3”。根据《山西省煤炭地局档案分类大纲》的划分，地质勘查类档案编号为“3”。二级类目编号范围为“1—8”，代表地质档案类型，共8类；三级类目编号范围是“1—7”，代表山西省境内不同煤产地（表1）。三级类目使用省内煤炭系统惯用的分区方法，按照山西省地理区域共划分为六大煤田和五个煤产地。案卷顺序号采用三位阿拉伯数字编号，编号从001号起，顺序编写。每组编号可以满足最多999卷地质档案归档。目前馆藏归档数量最多的类目中，也仅有270卷地质档案，其他各类目下存档数量为几十到一百不等，考虑每年档案增加总数仅10卷左右，因此采用三位数进行编号可以在较长时间满足需要。对于成果地质资料的组卷顺序，地质行业有着规范要求，顺序为报告正文、附表、附图、其他附件，因此卷内编号时需保持原有顺序。尽管每套报告卷内文件数量大相径庭，但总数都不会超过1000件，因此编号可以采用三位阿拉伯数字编号。以报告正文为001号，依次排序。排号顺序为报告正文附表各类图纸其他附件。值得注意的是图纸的排序应按照附图目录中的顺序依次排序。另外，对于包含电子文件的地质档案，在编制索引目录时应将电子文件的文件名及保存路径与相应纸质档案的索引信息对应。
（二）地质档案的保存
纸质地质档案需装入无酸纸盒存放在密集架上。由于地质档案有各卷内件数相差大，借阅使用频率高的特点，选用的档案盒就需要同时兼顾结实牢靠、便于取拿、尺寸合理（经济性）等特点。因此，承装地质档案的档案盒选取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）两种尺寸。由于档案盒在密集架上是垂向排列，管理员只拿档案盒的脊部，因而档案盒脊部需显示便于查询定位的基本信息，包括档号、案卷题名、盒内档案的卷内顺序号范围、盒数及盒序号等。库房应做好“八防”工作，并对库存档案进行定期抽检，对因多次借阅利用发生磨损的的档案及时修复，或使用电子档案复制。电子地质档案保存需刻录三套，一套用于存档、一套负责借阅查询、一套异地保存。光盘须根据数据容量规模选用档案级CD-R或DVD-R，刻录光盘经过校验后用光盘记号笔在光盘印刷层上标记案卷题名、档号等基本信息，并装入光盘盒中放入防磁柜竖直保存，避免挤压。据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定，光盘的保管温度为17℃-20℃，相对湿度介于35%—45%之间，较纸质档案都有很大区别。[1]对于电子档案，库房除了做到“八防”工作，还应重点防范磁场和酸性气体对光盘载体的影响。存档的光盘每4年进行一次抽检，抽样率不低于10%。[1]
三、地质档案的利用
服务于生产是地质档案的落脚点，但高频率的翻阅使地质档案极易产生过度磨损，因此，规范的查借阅程序，不但可以使地质档案发挥应有作用，还可以得到充分的保护。地质档案的借阅需由申请人提出，作为申请人主体的只能是法人单位，不允许以个人名义申请借阅，并且中心只向局属各勘查院提供原件外借服务，对系统外单位的申请只提供查阅服务。局属各勘查院借阅时，经办人应携带个人身份证明及单位委托书或介绍信，国土部门批准的项目立项书等材料向中心提出申请；系统外单位提出申请时还应提供组织机构代码证及相应的地质勘查资质证明。档案部门接到申请后，审核申请材料齐备后报送局地质处审核。对局属各勘查院提交的材料，地质处审核立项真实性和资料借阅范围是否符合勘查范围；而针对系统外单位提出的申请，还要审核立项审批材料的真实性等。通过审核的申请，提交分管局领导授权方可借阅。鉴于地质勘查工作对地质资料依赖程度高、使用时间长的特点。地质档案的借阅时间以30天为界限，到期后如仍需继续使用的，需携带档案原件，到中心办理续借手续。档案原件需经管理员清点，并检查无污损后，方可续借。这样既可以满足地质工作需要，又可以在最大程度上使借出的资料得到监控和保护。
四、其他影响因素
（一）提高管理员素质
无论管理制度如何完备，作为档案管理主体的管理员的素质对管理效果都有着决定性作用。[2]因此，提高档案管理人员素质是十分重要的。对于地质档案的管理员来说，除了具备扎实的档案管理知识外，还应具备一定的地质专业知识。由此可见，对档案管理人员地质知识的培训也是提升地质档案管理水平的重要一环，与管理制度的完善是密不可分的。
（二）提高数字化程度
随着计算机技术在地质工作和档案工作中的普及，可以利用现代计算技术对生产年代久远，并仅有纸质版本的地质档案进行数字化，这样可以有效地延长这些档案的保存时间，降低由于长期借阅造成的纸质档案的破损，延长档案寿命。[3]
五、结语
一、密切联系，互为促进
国有企业财务审计（以下简称“财务审计”）立足单位进行监督，是对“事”的监督，而经济责任审计依据政府指令，通过对“事”的监督，落实到对“人”的监督。论文百事通把对“事”的监督和对“人”的监督有机结合起来，其监督范围更广、程度更深、力度更大。
（一）财务审计是经济责任审计的基础。审计监督的基本形式是财务审计；其他审计类型都在此基础上拓展或延续，经济责任审计是对干部所在单位的财政、财务收支的真实性、合法性、效益性来评价和鉴证经济责任的履行情况。只有在此基础上，才能取得真实可靠的数据，掌握全面情况。从而正确界定、评价领导人的经济责任。
（二）经济责任是财务审计的人格化。财务审计的客体主要是国有企业单位，而经济责任审计的客体主要是单位领导人。经济责任审计不同于财务审计“对事不对人”的审计方式，既要审事，又要评价人；既要审查单位存在的问题，又要审查个人随意决策和个人重大经济问题，既要查清经济管理和经济核算中的问题，又要将造成问题的责任个体化、人格化，以确实责任的承担者。
（三）经济责任审计又是财务审计的深化。它着眼于摸清家底，揭露隐患，促进发展不仅要审查财政财务收支是否真实，而且要审查有无违反决策程序随意造成重大损失的问题，个人有无重大经济问题。
通过审计摸清企业家底，帮助企业查找经济管理中的薄弱环节和国有资产损失浪费的漏洞，促进被审计企业加强内部管理，完善内部控制制度，同时对带有倾向性、普遍性的问题，从宏观和全局的角度向政府及有关部门提出建议，促进完善机制、健全制度，是国有企业财务收支与经济责任审计结合的途径之一。
二、坚持原则，完善措施
国有企业经济责任审计工作说到底，是为了服务于国有企业改革和发展大局的工作，是为减轻企业包袱，增强企业活力，避免企业损失与浪费，同时对企业领导人做出正确评价，为党委、政府了解企业经营情况，加强企业领导班子建设提供重要的参考依据，因此在审计工作中，应牢牢把握“积极稳妥，量力而行，提高质量，防范风险”十六字原则上，完善措施与方法，才会做到财务收支审计与经济责任审计的有效结合。
（一）加强领导。人大、纪检、监察、组织、人事、审计等部门应通力合作，各司其职，各尽其责，思想上重视，行动上支持，审计人员应遵守职业道德，做到依法不依权，理智不冲动，并要稳健、客观、公正、公平。
（二）必须坚持从实际出发，实事求是，注重实效。从审计项目、审计范围和内容的安排以及审计实施的全过程，都应如此，如重点选取财政财务收支的真实、合法、效益情况，选择重点区域，选择与被审计责任人的经济责任关联重大事项进行审计，提高审计效率。
（三）规范程序，科学利用和配置资源，在保障质量的前提下，发挥最大效益。审计是应遵循一整套规则，程序要合法，操作要规范，从计划管理、审计范围、审计方法、审计程序、审计评价及审计结果、文书格式的做法中总结出好经验，确立规范的形式和借用其他兄弟单位的优秀经验。
（四）公正评价，体现严肃性。审计报告是工作的结晶，审计评价是审计报告的核心，把评价领导干部本人履行经济责任能力的高低作为审计的最终结果，把所在地区、部门财政财务收支完成情况、资产状况、债权债务变化情况和重大经济决策效益性作为反映领导干部在组织经济运行过程中的决策能力和执政水平高低的依据。审计评价是坚持唯物论的辩证法，一分为二以事评人，就事论事，不因人而异。评价用语要恰如其分不过于偏激，不含糊其辞，防止好人主义，既要肯定成绩又要指出不足，并且提出切实可行的整改意见，审计结论要经得起检验。
坚持原则，完善各项措施，科学公正地进行审计工作是进行国有企业财务收支与经济责任审计有效结合的前提，唯有如此，才能发挥审计的重要作用，客观地反映事实。
三、规范操作，提高质量
规范国有企业审计工作操作，对于防范审计风险，提高审计质量十分必要，从目前情况看，规范国有企业财务收支与经济责任审计工作对其有效结合有十分显著的作用。
（一）规范审计内容。包括对与企业财务收支经济活动有关的内部控制制度健全性、有效性进行测试评估，从而对企业管理状况有一个初步的判断，并初步确定应重点关注的审计领域。企业会计资料真实性审计，重点关注三个问题：一是会计资料真实性、完整性问题；二是盈亏真实性问题；三是关注企业的资产存量的真实性、资产增减变动的合规性和资产结构的合理，重点是关注企业是否存在较大金额的损失、浪费、流失等问题。另外，还包括企业经济效益状况审计，对企业的有关绩效指标进行必要的核实，以及对企业重大经济决策的审计。
（二）规范审计方法。企业财务收支审计常用方法在经济责任审计中也经常被采用，但经济责任审计要注意以下几点：一是从分析审查财务报表入手，对企业财务状况和经营成果进行全面分析，确定“真实性”审计的重点。二是从测评内部控制制度入手，对企业内部控制制度的健全性有效性做出评估。三是进点前走访干部管理监督等有关部门。进点后对有关人员进行访谈，此外，对企业经济责任审计的审计抽样也应有一定要求，抽查对象应有代表性。
（三）规范审计评价。通过审计应对以下事项做出评价。一对企业的会计处理遵守相关会计准则、会计制度的情况，以及相关会计信息与实际的财务收支状况和业务经营活动成果的符合程度做出真实性评价。二对企业的财务收支符合相关法律、法规、规章和其他规范性文件的程度做出合法性评价。三对企业的财务收支及其经济活动的经济、效率和效果的实现程序进行效益性评价。在对财务收支真实、合法、效益评价的基础上，以审计结果为依据，分清产生问题的主客观原因，前任责任和现任责任。通过审计，客观评价领导干部的工作业绩；划分领导干部对单位财务收支、重大经济决策以及领导干部应承担的“直接责任”或“主管责任”。对主管责任，应进一步划分出“直接领导责任”、“重要领导责任”或“一般领导责任”。力求在审计内容范围内，对被审计对象做出比较全面的评价。
（四）规范审计文书。国有企业审计文书的主送和抄送对象层次较高，审计文书体现着审计的权威性和严肃性，因此，从审计通知书到审计结果报告均应有体现企业审计特点的统一文书规范。只有规范化的操作，才能提高审计质量，提高国有企业财务收支与经济责任审计相结合力度，反之混乱的操作，只能造成资源的浪费，对“事”的审计和对“人”的审计也不会集中起来。
四、协调组织，利用资源
一、非税收入概念的提出
非税收入是政府参与国民收入初次分配和再分配的一种形式,属于财政资金范畴。广义地说,非税收入是指政府通过合法程序获得的除税收以外的一切收入,具体来看,主要包括行政事业性收费、政府性基金、社会保障缴款、财产经营收入、出售商品及服务收入、罚款和罚没收入、赠与收入、特许收入、主管部门集中收入及其它收入等。
长期以来,我国一直使用“预算外资金”的概念和口径。在国家正式文件里,最早出现“非税收入”一词是在《财政部、中国人民银行关于印发财政国库管理制度改革试点方案的通知》即财库[2001]24号文件中。其后,《关于2009年中央和地方预算执行情况及2009年中央和地方预算草案的报告》提出要“确实加强各种非税收入的征收管理”,2009年5月的《财政部、国家发展和改革委员会、监察部、审计署关于加强中央部门和单位行政事业性收费等收入“收支两条线”管理的通知》的(财综[2003]29号)文件中,第一次对 “非税收入”概念提出了一个较明确的界定:“中央部门和单位按照国家有关规定收取或取得的行政事业性收费、政府性基金、罚款和罚没收入、公益金和发行费、国有资产经营收益、以政府名义接受的捐赠收入、主管部门集中收入等属于政府非税收入。” 这种从“预算外资金”到“非税收入”的转变,标志着我国在建立公共财政体系、规范政府收入机制上认识的深化。
非税收入与预算外资金相比,既有区别又有联系。非税收入是按照收入形式对政府收入进行的分类;预算外资金则是对政府收入按照资金管理方式进行的分类。现在提非税收入概念,表明随着预算管理制度改革(部门预算和综合预算的实施)和政府收入机制的规范,可以逐渐淡化预算外资金概念。目前非税收入的主体还是预算外资金,但有相当一部分非税收入已经被纳入预算内管理,今后的改革目标是要随着部门预算和综合预算的深入推进,将预算外资金全部纳入预算管理。
二、我国非税收入的现状、管理存在的问题及原因分析
(一) 基本情况和存在的问题——非税收入数额大、征收主体多元化、管理欠规范
建国初期,我国预算外资金主要是为数较少的税收附加和零星的收费收入。1953年,预算外资金只有 8.91亿元 ,相当于预算内收入的 4.2 %.改革开放前的1978年全国预算外资金为347亿元,相当于预算内收入的 30.[，！]6 %;在体制转轨和财政分权改革的过程中,我国预算外资金迅速膨胀,非税收入在整个政府收入体系中的地位由“拾遗补缺”,演变为占据“半壁河山”,成为与预算内收入、税收收入并驾齐驱的财力资源。1992年预算外资金为 3855亿元 ,相当于当年预算内收入的 97.7% .1993年调整口径后,预算外资金收缩到相当于预算内1/3左右,但增长仍迅速, 1996年预算外资金决算数为 3893亿元 ,仍相当于财政收入的一半。
根据下表反映的情况,我国非税收入由1978年的960.09亿元增长到2000年的4640.15亿元,增长了4.83倍。 由于转轨过程中,还存在大量的既非预算内也非预算外的灰色财力(制度外收入),但是考虑到其法律地位的不合理性,此估算结果中并未将其纳入“非税收入”规模。
即使这样,根据上表数据,我国非税收入占财 政性资金的比重在1985年为42%,1990年达到了50%,世纪之交也在接近40%的水平。
我国非税收入超常规膨胀的问题,突出表现在地方层次。例如湖南省2009年非税收入总额达到278亿元,相当于同期地方财政收入的1.36倍;而且从增长速度也超过地方财政收入,1998-2001年,该省非税收入分别较上年增长15.25%、9.22%、13.22%,比同期地方财政收入的增幅分别高出5.33、3.01和6.89个百分点,比同期各项税收的增幅分别高出10.55、4.76和6.46个百分点。广东省2009年预算外资金收入达499.42亿元 ,比上年增长36.6%,占一般预算收入的41.56%,但考虑到非税收入的口径比预算外资金的概念要大,其非税收入所占的比重要也要超过50%.非税收入大于税收的情况,在经济发达的地区一般要平缓一些,这可能是因为经济发达地区政府地方税源相对充裕,不必像欠发达地区的政府那样,要更大程度上依赖非税的途径筹资。
地方非税收入的过度膨胀和无序混乱有其直接的体制背景。收费主体多元化、管理政出多门。现行地方收费主体主要有地方财政部门、交通部门、国土管理部门、工商部门、卫生监督部门、
公安、司法、检查、城建、环保、教育等管理部门,每个部门都有收费名目,而且一个部门收取多种费,同时管理上职权分散,乱收费的现象较为严重。尽管经过多年对收费项目的清理、减并、撤销,根据财政部综合司的有关数据,2000年全国性的收费项目仍有200多项,2009年为335项,地方每个省的收费项目平均在100多项目以上,其中仍不乏有不合理和欠规范的收费项目。此外,更严重的是,尽管中央三令五申,向企业和居民的乱收费、乱罚款和乱摊派仍然屡禁不止,秩序混乱,有的地方和部门的收费罚款甚至没有基本的标准,由具体执行人员掌握,收多收少、收与不收弹性大,随意性强。再有,尽管有关收费规定对收入的用途有明确规定,但由于监管上的疏松薄弱,许多费用存在收用不符。 (二) 原因分析
体制转轨是我国非税收入膨胀的大背景。非税收入(尤其是预算外非税收入)的产生以是以统收统支财政管理体制的打破为背景,其发展则以体制转型时期各类经济主体释放其长期受到抑制的自主性与创造性的强烈需求为依托,其无序膨胀则是以转轨时期监督和约束机制薄弱为基本条件。
在转轨过程中我国政府收入来源渠道多元化、非税收入迅速增长的原因相当复杂,其中既有体制性因素,也有非体制性压力。归纳起来,成因主要有以下几点:
第一,分权式改革连带出了事权财权化意识,激活了原先受压抑的局部利益,中央各部门和地方各级政府机构总是试图通过多渠道筹资来落实自己扩展了的事权。改革过程中自上而下逐步把经济管理权分散给各级政府和主管部门,其目的在于充分调动地方政府及有关部门促进发展的积极性并加快实现区域经济结构的升级优化。与此同时,政府各部门也强化了自己的事权。中央政府在向地方、部门分散事权的同时,相应大大降低了自己的资金分配能力。一方面,由于预算内称之为收入上解或支出补助的转移支付存在较严重的非客观性而苦乐不均、“鞭打快牛”,因而地方政府就不再把更多的希望寄托在预算内资金的转移支付上,而是走“自力更生”的道路,扩张预算外资金和非预算外资金,走非规范之路来落实资金以履行职能(职能合理与否姑且不论)。另一方面,由于各部门并不愿仅通过政策的制定、调整权来树立自己的威望,而是希望利用实实在在的资金分配权来强化自己的地位,因此,各部门的预算外资金和非预算外资金也快速膨胀。事权趋向于演变为财权,财权反过来又支撑事权扩大。
第二,各级政府间彼此戒备,尽可能扩大不纳入体制约束的资金。转轨时期,我国先后进行过四次较大的财政体制改革(1980、1985、1988、1994年),每次改革的目的都包括规范政府间财政资金分配原则并强化各级政府的协调。应当看到,改革效应是递增的,初始目的的实现程度逐步加深,但也必须承认,各级政府间的彼此戒备和算计从未消除。其根源在于,“一级政府、一级事权”规则的存在势必促使各级政府维护本级利益并尽可能扩张收入,而已有的制度规范远不足以保证上下双方利益边界的清晰和稳定。在确定政府间财力分配时,决策中往往是上级说了算,下级只能提建议,并没有实际决策权。这样,下级政府 干脆就把资金划到预算外乃至制度外。正是因为政府之间的资金分配尚未走入法治化和客观、公正、合理的道路,各级政府尽可能通过扩张预算外收入和非预算收入来不断加大自己的可支配财力。当然,这种情况在经历了1994年比较彻底、具有突破性的财税改革之后,已有所改变。
第三,“正税”的税源流失较严重,导致预算内资金增长乏力,迫使各级政府通过非规范之策筹措预算外、体制外资金。我国的名义税率始终远远高于实际税率,各种纳税主体都在通过多种办法规避税收,税收征管机构依法治税水平和努力程度也低于合理标准,因而偷漏税和越权、滥行减免税普遍存在,预算内收入难以随经济发展同步增长。这也使各部门、地方政府倾向于通过收费和自主政策来筹措所需资金来缓解收支矛盾。
第四,政府系统各部门、各权利环节在本位利益驱动下,通过扩张可供他们掌握支配的预算外收入和非预算收入,来寻求其福利最大化。在市场经济大潮冲击下,政府系统及财政供养的事业单位几度出现“创收”高潮,其方式手段五花八门,除创办出来的经济实体要以种种方式对政府部门的权力环节上交部分收入之外(这种情况即使在名义上双方“脱钩”之后,仍普遍存在),也包括巧立名目直接收取各种“费”,以“办公(办案、办事等)需要”为名索要钱物,等等。所有这些政府系统创收而来的收入,一部分归入预算外,另外相当可观的一部分,曾归入“制度外”。在非税收入在部门、单位收支挂钩的情况下,利益驱动尤甚。收费资金收支挂钩大致有两种形式:一是差额返还。收费单位将收费资金实行专户储存之后,财政部门扣除10%一30%的比例,分批返还给收费主体,收得越多,返还的越多;二是全额返还。财政部门根据收费单位编制用款计划将专户储存的收费资金分批拨付给收费主体。近年在推行“收支两条线”改革之后,还有不少暗中的“挂钩”关系。这种收支挂钩的收费体制,使收费的多少与单位的福利水平、个人收入息息相关,这是收费过多过滥、膨胀不止、企业和居民不堪重负的重要动因。
第五,在我国经济转轨变型时期市场、技术和体制诸条件发生较大变化的情况下,必然发生某些公共产品向“半公共产品”乃至私人产品的转变,使公共产品边界模糊漂移,进而公共服务与商业边界相应模糊漂移,不同性质的收费鱼龙混杂,于是原本就具有扩张非规范收入动机的政府部门及权力环节,更借势巧立名目增加收费,扩张这类收入。
第六,根据现行政策规定,行政事业性收费实行中央和省级两级管理,按隶属关系分别由国务院和省级物价、财政部门组织实施。其中项目管理以财政部门为主会同物价部门;征收标准以物价部门为主会同财政部门;涉及到农民利益的重点收费项目需报经国务院或省、自治区、直辖市人民政府同意;政府基金则由财政部门会同有关部门管理。在一些相关文件中还赋予了地方政府审批附加费、建设费的职权。这种相互交叉、多头控制的运行机制,在现实经济生活中执行起来漏洞很多:一是把收费项目和标准管理分开,收费管理和政府性基金分开,人为地割裂了收费管理的内在联系;二是行政性收
费和事业性收费按同一原则进行调控,不利于区别对待加以合理化;三是管理收费的不同部门,由于所处地位不同,认识和处理问题的出发点存在差异,加之法律约束乏力,导致一些在中央得不到审批的收费项目就分散到地方审批,在一个部门得不到批准就转移到另一个部门审批,以某种名目得不到批准就换个名目审批,因而成为导致非税收入无序扩张的一种体制性因素。 第七,政出多门竞相收费的机制,与行政体制改革的长期滞后有关。政府行使职能上“缺位”与“越位”并存,政府与市场得分工界定模糊不清,各级政府的事权划而不清,界而不定,政府部门之间职责交叉严重。因而在体制转轨和政府职能转换的过程中,每次体制变革都容易衍生出一些靠收费“吃饭”的部门,行政机构陷入精简——膨胀——再精简——再膨胀的恶性循环之中。预算内财力无法满足政府规模庞大的日益增长的开支需要,于是非规范的非税收入就成了支撑政府运转的一种选择。
一、文书档案是医院不断发展的历史见证
（一）文书档案作为一个医院的历史凭证和临床科研的必要基础条件，其重要性和关键性是不言而喻的
医院文书档案管理是医院办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。文书档案管理是医院基础管理水平的充分体现，对于推动医院管理体制改革和医疗卫生事业发展有着不可忽视的作用。近几年，医院各项工作都在迈向科学化、规范化、标准化，随着医疗规模的扩大，为适应医院发展建设，加强医院档案管理势在必行。医院领导对档案工作也越来越重视，通过多种形式大力推进档案建设，把档案规范化管理纳入重要议事日程。正视医院档案管理中存在的问题，充分认识档案建设的必要性和独特性，将会有效促进医院档案的规范化管理。
（二）文书档案管理是衡量医院档案管理水平的重要标准之一
在高速发展的信息时代，随着医院管理向科学化、现代化、标准化发展，医院档案管理已成为医院管理中的重要组成部分。在实际工作中，实现医院档案管理现代化建设，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案规范化的重要基础工作。日益丰富的文书和档案工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作是各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但文书档案已经成为衡量医院档案管理水平的重要标志。医院档案是医院在所从事的医疗、科研、教学、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存价值的各种文件。文书档案工作是档案工作的重要组成部分，它是一个单位发展历程的缩影，又是现在管理建设状况的记录，因此在整个管理工作中发挥着极为重要的作用。在医院建设和医疗卫生事业发展中发挥着重要作用，是现代医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。
二、医院文书档案的规范化管理措施
（一）着力提高文书档案管理人员素质
医院文书档案，是医院实施行政管理的重要历史记录，是反映医院行政管理、医疗护理管理、党务管理等活动的重要凭证。医院文书档案对医院来说，具有不可替代的参考价值，其管理更是一项十分重要的工作。文书档案管理是医院管理的重要组成部分，医院现代化的办公有了长足的发展，而文书档案管理远远落后于医晓的信息化建设，这就迫使档案管理工作者必须着眼未来，努力提高自身的专业素质，解放思想，不断创新，进一步提高工作效率。医院文档人员应在遵循档案管理必须坚持党性、实践性和科学性的基础上，按照文书档案管理工作关于统一管理、完整与安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养，做一名合格的文书档案管理工作者。
（二）不断推进信息化管理进程
医院文书档案管理是医院综合档案室或办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。医院档案记载着医院历史发展的过程，它就像一部历史记录片反映着医院发展的不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是医院发展历程的见证。随着我国经济的不断发展，电子信息科学地不断进步，医院管理也需要更系统化、程序化、具有科学性地进行管理，档案工作更为突出信息化管理。通过信息化建设以期能够推动医院文书档案管理流程的简便化、管理方式的实用化以及利用率的高效化。
（三）建立档案制度，规范档案管理
档案管理工作的目的，是为了强化医药卫生科技事业单位的档案管理，促进档案信息资源的开发利用，使医药卫生科技事业单位档案工作跟上卫生改革工作的步伐，更好地为卫生事业各项工作业务。医院文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高本单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。通过建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。根据《档案管理法》，我院制定了相应的档案管理制度，每份档案从装订、整理、借阅等都制定了相应的管理制度，使档案的利用、销毁都有章可循。
(一)维持财经纪律
会计基础工作规范管理中，会计机构设置以及会计人员的岗位安排是其主要的内容，会计基础工作规范化管理对机构设置和人员安排提出了新的要求。它要求会计机构设置和人员安排更加合理科学，而且规范化管理后会计人员有更加具体明确的分工，人员分工形成一种有效的制约关系，有利于从组织结构上保障会计能够发挥其应有的职能，促使会计监督的落实，从而有效预防各种违法和违纪的会计行为，达到维护财经纪律的目的。因此，必须落实会计基础工作规范化管理。
(二)加强财务管理
会计基础工作规范化管理后，会计部门提供的信息可以及时反馈和控制单位使用的各项费用，以及集中体现单位财务收支及预算的执行情况，会计部门提供的会计信息还能作为管理层制定决策提供科学参考。不仅如此，落实会计基础工作规范化管理后，会计基础工作中的原始凭证的内容及要素、审批手续办理、报表制定等工作也会更加规范和细致，提高财务管理的效率。因此，必须落实会计基础工作规范化管理，以加强财务管理。
二、会计基础工作中存在的问题
(一)领导重视程度不高
许多单位的领导对会计工作缺少科学的认识，他们单纯的将会计基础工作作为账务处理工作，因而不重视会计基础工作的规范化管理。这种错误的认识导致会计部门的管理水平不高，会计工作效率也较低。另外，一些领导及部门疏于管理，自身的认识也不足，导致会计基础工作的管理存在许多漏洞。甚至部分人员基于自身利益，在会计工作上弄虚造假，导致会计基础工作混乱，严重缺乏规范管理。
(二)会计核算工作的规范性不强
一是许多单位的会计部门的会计工作存在经济业务入账和核算工作不及时的问题，导致会计核算工作严重滞后；二是原始凭证内容缺失，白条收付问题严重。会计人员将白条作为原始票据进行记账，降低会计核算工作的真实性。而且在实际记帐工作中，一些会计人员使用会计科目存在不严谨的问题，会计凭证编制也存在较大的随意性。不同性质和行业的会计科目混淆，会计人员专业基础不扎实，导致同一会计科目记录不同类别的业务，造成会计科目与经济业务不一致。三是会计核算工作的规范性不强，不按照国家有关规定进行会计核算；而且部分会计工作人员贪图便利，随意调整会计账目。四是会计凭证要素填写不齐全，导致业务内容不明了，责任不清。五是会计档案管理混乱，责任意识淡薄，缺乏必要的管理人员。
(三)岗位设置不科学，人员素质残次不齐
许多单位的岗位和人员设置存在人少事多的问题，多个会计岗位均有一人担任，出现一人多岗局面。一人多岗的局面导致岗位之间缺少有效的制约，导致财务管理工作中存在许多漏洞。会计工作人员的素质不高表现在思想政治水平不高，许多会计工作人员缺少职业道德，他们只会按照领导的要求办事，而不是依据国家财务会计法律法规进行会计监督。另外，部分会计工作人员在未取得会计资格证后就上岗，自身会计业务水平不高。
(四)缺少有效的监督
部分单位的资产管理方式极为粗放，而且缺少管理责任人，单位的固定资产长期缺少清点和盘点，也没有按照会计管理凭证登记。也没有将固定资产入账，成为账外资产，导致会计账面资产与实际资产严重不符。长此以往，单位的资产不清，管理混乱，导致国家资产流失或损毁。
三、落实会计基础工作规范化管理的对策
(一)提高认识的对策
提高单位领导对会计基础工作的认识，需要加强会计法律法规的宣传。领导的重视程度决定了单位会计基础工作规范化管理的程度，企事业单位的领导必须带头学习财务会计相关法律法规，做到学法、懂法、守法、执法。根据制度和规定支持会计人员的工作，为会计人员工作营造良好的环境。领导还需要重视会计工作，组织其它部门配合财务管理部门做好会计基础工作，保证会计信息的真实性，严厉打击违法乱纪的行为和人。
(二)落实会计基础责任工作制
首先合理设置会计岗位，规定岗位的职责及权限，形成权责统一的责任制度。使每一位会计工作人员都承担明确的会计职责，并且承担与职责对应的责任，尽量避免出现一人多岗的局面。在岗位设置上，单位需要根据自身的情况，形成一个有效的内部牵制岗位设置，如出纳与稽核、档案保管等工作分开，不得由同一人担任。最后，会计岗位设置必须严格按照会计业务的需求设置。传统会计工作岗位分为负责人、主管人员、出纳、资产核算人员、工资核算人员等多个岗位。而开展会计电算化的单位需要对岗位设置进行调整，适当增加相应的工作岗位。其次，会计岗位可有计划定期轮换。岗位定期轮换一来可以让会计人员对单位的会计业务有全面的了解，熟悉内部工作，促进自身业务水平的提高。二来可以促使提升各个岗位会计人员的配合及协调性，各个岗位可以更好的共同完成会计工作。
(三)加强内部审计监督
通过内部审计可以及时发现单位的会计核算中存在的问题，并记录其中的违规行为，保障会计基础工作落实。建立和健全会计法规，加强对会计工作的监督力度。此外，政府的其它部门也要相互协调，依据相关规定履行应有的监督和管理职责；安排业务熟练人员定期对单位的会计基础工作进行全面审查，确保会计信息的准确性。
四、结束语
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