合同管理信息化发展是建筑工程管理的重要内容，随着计算机技术的不断发展，合同信息化管理已经成为了建筑企业提升其市场竞争力、经济效益和社会效益的重要保障。本文围绕建筑工程合同管理的信息化发展的作用展开，分析建筑工程合同管理的现状，探寻其信息化发展对策，以进一步提升我国建筑工程合同信息化管理水平。
【关键词】
建筑工程合同；管理意识；信息化发展
随着建筑行业竞争的激烈化，建筑工程合同管理早已经不再停留于纸质阶段，其面临的挑战和要求越来越多。合同管理的重要性已经被大部分企业认知，其对合同的管理也迈入了网络化、科学化轨道。但为了进一步规范建筑工程合同管理方式，促进合同管理的信息化发展，还需要探索其信息化发展方式。
1建筑工程合同管理信息化发展的作用分析
建筑工程合同管理信息化发展，即是在当前社会发展形势下，利用计算机、触摸屏等现代化技术对建筑工程合同内容进行智能化管理。在这之中，网络传输、计算机信息软件是其必不可少的媒介和途径。对建筑工程合同进行信息化管理，能够利用信息化技术实现信息数据资源的及时共享，为企业的决策提供数据支撑并降低建筑企业的管理成本。合同管理的信息化发展便于对建筑工程各环节进行监管，提高建筑工程信息的真实性和可靠性，进而提升建筑企业的管理水平并增强其市场竞争力。建筑工程合同管理的信息化发展能够有效解决传统合同管理方式所存在的问题，以现代信息科技手对建筑工程合同信息进行存储与管理，并提升建筑工程合同的管理效率。在建筑工程合同管理的信息化发展中，此种与时俱进的管理方式能够根据实际需要，通过随时采集与调用合同信息的方式来克服纸质管理的不足，并有效节约建筑工程成本，为企业获得更多的经济、社会效益。
2建筑工程合同管理现状分析
从我国建筑工程合同管理的现状来看，传统的纸质合同管理方式还存在合同管理意识有待提升、建筑工程各单位在合同管理中存在信息孤岛现象、合同管理人才信息化技能缺乏以及文档管理、信息汇总困难等问题。这些问题的存在严重制约了合同信息化管理的进一步发展，抑制了建筑工程合同的应用，阻碍了建筑工程管理水平的整体提升。
2.1合同管理意识有待提升
契约精神是建筑工程合同管理的基本精神，建筑工程企业在市场活动中需要严格遵循此种精神的内在要求，并按照此精神的相关规范进行作业活动，以促进建筑市场的有序发展。工程建设周期长、工程环节众多以及涉及部门广等是建筑行业的自身特点，在建筑工程项目建设中，为了保证所有项目的顺利进行，合同管理是必不可少的环节。在建筑工程中，合同并不是签订了就可以了，为了将合同内容落在实处，必须要对合同进行现代化管理。但部分企业在合同管理方面的意识比较缺乏，观念较薄弱，在其建筑工程管理中没有建立合同管理执行体系，使得整个工程项目在合同管理方面还存在许多问题和隐患。
2.2纸质合同管理方式存在管理、汇总困难等问题
当前，我国大部分建筑企业在合同管理方面，主要采取的是传统的纸质化管理方式，众所周知，纸质化管理在存档方面、信息汇总以及利用方面都存在一定问题。在工程建设过程中，纸质合同在信息查找方面的工作量大，耗费的时间多，合同信息利用效率较低。并且随着合同数量的增多，在管理方面所花费的物力、人力和时间都较多，在工作人员疲乏的情况下很容易影响合同的进度。纸质化合同在数据格式上存在部门差异，这不仅增加了信息汇总的工作量和难度，也降低了信息管理的效率和准确度。传统的合同管理方式在利用方面也存在效率低的问题，尤其是在决策制定方面缺乏预警机制，影响了决策时间。
2.3合同管理人才信息化技能缺乏
在建筑工程合同管理信息化发展中，发挥作用的主体具备主观能动性的合同管理人才。建筑工程合同与其他合同相比，其专业性和技术性都更强，这就要求建筑工程合同管理人才不仅要具备法律知识还要掌握建筑工程运作规律[1]。在建筑施工企业中，其合同管理工作主要是由普通专员负责的，这些人员对法律的解读和工程环节运作的具体情况缺乏必备的技能，使得建筑工程合同在管理方面存在效率和效益都不高的问题。其次，现有的建筑工程合同管理人员还缺乏必备的合同管理信息化技能，当面对合同纠纷时，其不能够及时、准确找寻到相应的合同约定内容，就更不要说是及时解决建筑工程建设过程中所存在的问题。随着信息化时代的进一步发展，建筑工程合同管理人员所存在的这些问题不仅不能促进建筑工程合同管理的时代化发展和信息化发展，也不能够提升建筑企业的市场竞争力。
3合同管理信息化发展策略分析
3.1提高合同管理信息化发展的重视度
传统合同管理方式存在的弊端很明显，建筑工程管理人员需要对其进行充分认知，以便在实践中提高对建筑工程合同管理信息化发展的重视度。具体而言，在建筑工程合同管理中，建筑企业的中高层管理者要给予合同管理信息化发展足够的重视，并形成上行下效的局面，综合提升整个建筑工程企业对合同管理信息化发展的重视度。在建筑工程合同管理中，企业还必须对合同管理人员进行一定的培训和学习，以强化他们对相应法律法规的了解，并提高其信息化技术操作水平，进而提升合同管理人员的专业化技能。在规范其合同管理和执行行为的同时，促进合同管理的信息化发展。
3.2加大合同管理信息化系统建设力度
建筑工程合同管理的信息化发展离不开信息化系统和信息化技术的支撑，信息技术在建筑行业的广泛应用，为合同管理信息化系统的建立提供了可能。具体而言，建筑工程企业要在合同管理中大力引进计算机技术，加大软件、硬件设施的应用力度，并在分步推行的基础上开发合同管理信息化系统，然后以点带面加大合同管理信息化系统建设力度，进而建立合同管理资源共享平台[2]。以此提高建筑工程合同的管理效率和应用效率，强化对建筑工程现场的监控和管理，进而提高建筑工程企业的综合效益。
3.3增强合同管理人员的信息化技能
为了有效提升建筑工程合同管理人员的信息化技能，建筑企业需要将走出去与引进来相结合，让本企业内部的人员外出学习先进的合同信息化管理技能，同时积极引进外部人才以全面提升其合同管理人员的信息化技能和综合水平。在建筑工程企业合同管理中，可以通过讲座培训活动让员工积极吸取他人先进的管理经验，进而达到提升本企业合同管理人员技能的目的。在招聘人才时要立足实际需求，选择法律知识丰富、对建筑工程施工各环节具体情况都比较了解并且具备一定信息化技能的合同管理人员，以便为促进建筑工程合同管理的信息化发展提供人才保证。
3.4创新建筑工程合同管理工作方式
建筑工程合同管理的信息化发展需要建立统一的数据管理中心，在信息化管理模式中对合同进行实时动态管理，以提高建筑工程合同管理的有效性[3]。建筑工程合同信息化管理方式能够在整体共享的基础上提升数据信息的准确度，从而提高其使用效率，进而优化建筑工程企业的运作效率，为企业谋取更多的经济、社会、环保效益。
4结论
建筑工程合同管理的信息化发展是与时俱进的表现，其符合时展要求，为了进一步加快其信息化发展速度，建筑工程企业要提高对合同管理信息化发展的重视度、加大合同管理信息化系统的建设力度，并提高其管理人员的信息化技能和创新其管理工作方式。
作者：梁燕芬 单位：广东省六建集团有限公司
参考文献
[1]王柏春.建筑工程项目合同管理信息化研究[J].价值工程，2015（32）：102~103.
1.1合同执行管控能力不强
合同生效后，履约行为通常由经办部门来执行。银货两讫型的合同，履约行为较简单；而分段执行的合同甚或是跨年执行的合同，履约行为就相对复杂一些。合同的实际履约状况一般由经办部门掌握，如果部门规模大、专业分类细、经办合同多、涉及人员多，经办部门的领导也未必能掌握合同的实际履约状况，必须找到具体经办人才能真正了解相关信息。如此，企业内部监督部门对于合同实际履约状况的监督也是比较繁琐的，往往要到经办部门实地了解，还要到财务部门去核实资金记录，费时费力。
1.2合同信息查询分析不便
合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析，例如：在接受外审的过程中，外审人员经常会根据财务付款记录调阅关联的合同，核查付款是否符合合同约定。若合同管理的基础工作较扎实，合同编号有明确规定、具有唯一性，财务付款凭证上标有合同编号，合同管理部门也设有标注合同编号的管理台账。当外审人员报出某个合同编号时，合同管理人员能够利用合同编号的唯一性，追溯查询到相关信息。再如：企业需统计年度合同的总体发生情，若要快速统计，必须在平时建立数据较翔实的基础台账。企业若是合同管理基础薄弱的，上述两例几乎无实现的可能，即使合同管理基础较好，实现上述两例也属不易。
2合同管理信息化的实践
目前，很多企业的基础管理都在大量地运用信息化手段，大力推行并运用企业资源管理信息系统（ERP）。通过ERP的推行和运用，企业很多生产经营管理流程已实现信息化，一些与合同相关的信息和数据在ERP内也留有记录并积累。笔者长期从事企业的合同管理工作，近年来，在企业ERP构建较为成熟的基础之上，运用信息化手段，将合同管理作为ERP中的一个子模块，纳入了整个ERP的运行，利用ERP中企业生产经营信息数据的联通和共享，对进一步提升合同管理水平做了一些尝试。
2.1做好合同管理ERP模块开发的前期调研
在前期调研中，首先对企业发生的合同进行梳理，如以资金流向来分类，可分为资金流入型和资金流出型；以业务方式来分类，可分为物资采购类、工程采购类、服务采购类和销售类等；其次，确定以资金流向和数量作为重点关注对象来开发合同管理ERP模块。由合同管理部门牵头，会同信息化开发人员分别到采购、销售和设备等合同发生频次较高的部门进行调研，针对现行流程实现信息化所可能会遇到的问题进行了多次研讨，合同管理部门主要关注合法合规性，业务部门主要关注实际可操作性，信息化开发人员主要关注术上的可实现性。调研发现，合同管理信息化实现的前提是较为完善和有效的合同管理基础工作，大致包括：合同管理工作中有串联所有相关信息的有效索引，即合同编号，合同编号有明确规则，具有唯一性和可追溯性。合同编号由合同管理部门统一确定；合同生效前，需经流转审核，由财务和法务等部门参与；合同履约由经办部门负责，实际收付款时在财务凭证上标注合同编号；内部监督部门着重从资金角度监督合同的实际履约状况；合同管理部门建立合同管理基础台账，以满足企业对于查询、统计和分析方面的需求。
2.2做好合同管理ERP模块首期上线后的调试
ERP模块的开发是一个循序渐进的过程，经过充分的前期调研，将合同管理ERP模块首期上线的目标定为：将现有合同管理流程全部推上信息化，实现无纸化办公。首期上线后，以企业合同信息化审核流程举例，大致流程为：由合同具体经办人在合同管理ERP模块中发起审核——流转至部门领导审核——流转至财务部门审核——流转至法务部门审核——经办部门在完成审核后办理签字盖章手续。在各审核环节均可以打回至原始经办人。
2.3满足相关部门的个性化差异管理
合同管理ERP模块首期上线之后，在实际运行中，还根据销售部门的工作特性，实行差异化管理。通过差异化管理，既加强了对销售合同的管控力度，又满足销售部门对合同管理的个性化需求。
2.4做好系统首期上线之后的持续优化
系统首期上线运行一段时间后，业务部门对于操作界面和一些细节提出不少优化建议，将这些建议汇总，进行甄别和梳理，既考虑业务部门需求，又兼顾合法合规性，持续开展优化工作。
2.4.1 实现海量数据和信息的共享
信息化管理系统的一大令人瞩目的特点，就是实现海量数据和信息的共享。如果不能实现这一点，将是对信息化管理系统资源的极大浪费。因此，合同管理ERP模块作为企业ERP的组成部分之一，如何与企业ERP中已有的功能模块实现数据和信息的有效共享，是持续优化的关键。
2.4.2 合理减少重复劳动的工作量
为实现合同管理的某些要求，合同管理ERP模块在开发初期可能会要求操作人就某一内容在企业ERP的多个模块中进行录入，有重复操作之嫌。信息化本应是提高效率的一种手段，如果是为信息化而信息化，实质上增加了重复劳动的工作量，这就有违信息化管理系统的设计初衷。因此，如何利用好企业ERP中现有模块的数据和信息，提高效率，也是持续优化的目标之一。
2.4.3 加强对合同的实际管控力度
在合同管理ERP模块首期上线之后，逐步将过程监督的要求融入其中，加强对合同的实际管控力度。前文已述及，该模块首期目标主要是原合同管理流程的无纸化，在这个阶段性目标完成之后，需要逐步过渡到合同管理的理想目标。因此，以加强合同管控力度为目标，结合该模块的实际运行状况，适时地增加一些补丁。举两个这方面持续优化工作的实例。第一，通过优化，将销售合同与生产定单建立关联，要求业务员在开具生产定单时必须输入合同编号，以合同编号为索引，可以调取企业ERP其他模块中的数据和信息，如生产管理模块中关于生产定单运行的相关数据。这样做既没有太多地增加业务员的工作量，也为加强过程监管提供了便利。第二，通过优化，增加了合同履约信息的录入功能。主要是针对资采购合同，在合同正式生效后，由合同经办人根据合同履约的实际情况，在该模块中录入资金支付的信息，以反映合同的实际履约状况，且与财务部门的实际资金结算节奏保持一致，在通过财务部门的审核之后生效。如果该合同的资金支付记录在企业ERP其他模块中已存在，则直接调取。这样做能够使合同的实际履约状况通过资金支付这一关键信息在该模块中予以体现，便于过程监管。通过上述四方面工作，合同管理ERP模块基本实现了三个目标：合同审核无纸化、合同履约信息化、数据使用快捷化。
3合同管理信息化的意义
在合同管理信息化的实践中取得了一些成果，在这个过程中，我们认为合同管理信息化的意义主要有三点。
3.1提高流转审核效率
合同管理信息化可以打破时间和地域的限制，减轻经办人的工作强度，缩短相关材料流转以及相关人员的审核和签字的等待时间，经办人还能够随时查询合同审核进度，缩减审核周期、提高审核效率。
3.2加强过程管控能力
合同管理信息化可以将资金流向、数量和时间为具体内容反映合同的实际履约状况，为企业内部监督部门开展过程监管、同步监管提供了有利条件。
3.3提升合同管理水平
一、企业合同管理采用信息化手段的必要性和重要意义
工业企业面对当下日益竞争的激烈，合同管理也必须要提高管理水平，才能够有效的应对一些危机，因此工业企业合同管理采用信息化手段，具有十分重要的意义，主要表现在以下几个方面。
首先，工业企业合同管理采用信息化手段，有利于提高合同管理的科学性。面对当下我国工业企业合同管理中存在的问我，采用信息化的手段，不仅能够为工业企业的合同管理注入新的活力，而且有效地提高工业企业合同管理的科学性，有效的规避当下工业企业合同管理存在的问题，促进工业企业合同管理走向正规化的轨道，从而有效的增强企业的管理水平，促进企业的发展。新信息时代到来之后，采用信息科技能够使得工业企业的合同管理水平得到提升，解决传统的合同管理的漏洞，实现工业企业合同管理新的飞跃。
其次，工业企业合同管理采用信息化手段，也能够提高企业的现代化管理水平。企业纷纷采用现代化的管理方式，工业企业的合同管理作为企业管理的重要组成部分，只有采用了信息化的手段，提高了管理的水平，才能够使得整个工业企业的管理水平更上一层楼，从而实现整个工业企业的管理走向现代化的轨道，工业企业合同管理采用信息化的手段，是适应当下企业现代化管理方式的必然选择和必然趋势，合同管理采用信息化的手段才能够改变传统的合同管理方式，能从繁重的合同管理中解放出来，促进合同管理更加有序、规范、科学。
最后，加强工业企业合同管理的信息化水平，确保合同的安全不被泄露，维护企业的经济利益。面对当前日益激烈的竞争，企业之间恶性竞争越来越明显，企业的合同涉及到很多的机密，一旦泄露，就会损害企业的经济利益，因此只有加强了企业合同管理的信息化水平，才能够有效的防止信息的泄露，同时确保合同的安全，这样就能维护到企业的重要信息不被窃取，从而有效的维护企业的经济利益，因此加强工业企业合同管理的信息化水平对于维护企业经济利益有重要的作用。
二、当下我国工业企业合同管理的主要问题
首先，合同管理存在着不合规不合法的现象。由于工业企业的合同管理采用传统人工维护的方式，在合同的草拟及签订的过程中存在着很大的问题，与现代化的管理方式和现代社会的需求严重脱钩，这样一方面导致了工业企业合同管理的落后，而且很有可能导致合同管理出现问题，尤其是违背法律的相关规定，这样就会导致合同管理失去效应，导致合同失效，从而损失的企业的经济利益，也不利于维护企业与企业之间的沟通与联系，不利于建立合作的模式。
其次，工业企业合同管理人员的素质低，导致了信息化的水平比较差。由于当下工业企业合同管理要采用信息化手段，必须要提高管理人员的综合素质，不仅要具备合同管理的能力、操作的能力，但是当下在工业企业中，合同管理的人员由于缺乏相关的培训，或者是本身的知识水平有限，使得在工业企业合同管理的过程中，技术水平比较差，无法采用现代化信息设备，使得合同管理的信息化水平比较低，不能够满足现代化企业发展的需求，也不利于工业合同管理的有序、合法、正常进行。所以说工业企业，合同管理人员的素质直接影响到了合同管理的水平和现代化信息化的水平。
最后，合同文件内容不完整、不规范，影响到合同管理的信息化水平。在工业企业的合同管理中，由于建设工程施工是一个较长的过程，期间会受到政策因素、经济因素等的影响，合同的实施过程也面临着很大的问题，这样就会使得合同在后期的费用往往会增大。需求企业盲目的追求快速签约，对合同谈判过程中讨论的内容和范围没有用文字记录下来作为合同附件，不重视合同的草签，对工程价格条款、工期和维修，合同中需要完善的条款，如违约金和工程提前资金的规定不明确，这种合同订立过程中不严谨，责、权、利划分不清楚，本身就存在缺陷，在今后工程在实施过程容易产生合同纠纷、经济损失等现象。
三、提高当下我国工业企业合同管理信息化水平的有效举措
为了提高工业企业合同管理信息化水平，必须要采取有效的举措，因此，可以从以下几点进行有效的探索。
首先，加强培训，提高工业企业合同管理人员的素质。企业必须要加强培训，通过参观考察或者是在校继续深造学习的方式，提高课堂管理人员的素质以及技能，使得他们能够利用现代化的信息设备进行合同的管理和维护，并通过采用现代化的信息手段，提高工?I合同的管理方式，能够维护合同的合规合法性，而且能够保障合同管理，能够满足现代化发展的需求，从而实现企业工业合同管理的规范性和合法性，提高工业企业合同管理的信息化水平。所以，工业企业的合同管理人员必须要通过培训提高其职业技能。另外，合同管理人员也必须要熟悉本企业的业务，通过采用信息化手段，制定合理的、全面的、科学的合同，仔细按照规程进行合同的签订。
其次，加大投入力度，提高合同管理的信息化水平。为了使得工业企业的合同管理体系实现信息化的方式，必须要采用现代化的信息设备，因此需要工业企业要增加投入力度，不仅要加大人员投入，而且要加大资金的投入，通过引进先进的技术设备和系统，使得合同管理能够采用现代化信息方式，并且增加合同管理的水平，所谓巧妇难为无米之炊，只有引进了相关的信息化设备，才能够增加企业合同管理的信息化水平。
一、法务部信息化范围的选择
笔者认为需要借助XXX模型进行分析。这个分析模型从业务管理成熟和信息化依赖程度两个纬度来分析。如果业务成熟度高（相关的制度和流程已经很规范），信息化依赖程度也高（比如每年发生的数量非常多），这种情形下，就有信息化的基础和信息化的必要性了。若业务管理成熟低，一定不要着急上信息化，这不仅仅IT供应商的业务咨询能力问题，而是管理实践和管理习惯的问题。若信息化依赖程度低，比如有的企业发生纠纷的数量非常少，那么就没有信息化的必要了。从笔者实践来看，还是先将合同管理业务信息化，待合同管理信息化系统应用比较成熟后，再将其他业务逐步信息化，风险更低，效果更显著。而不是简单粗暴的一刀切，直接上一个法务管理一体化信息台。
二、对于信息化供应商类别的选择
因为市场上旺盛的需求，很多软件厂商都投入到法务管理系统领域来。在当前法务管理系统市场上的供应商可以概括为两类：其一，强调自己IT开发实力的供应商，它们通常有比较成熟基础产品，同时具备很强的定制开发实力；其二，强调自己咨询实力和IT开发实力都很强的IT供应商。到底该选择谁，好像是个非常难的问题，其实是个非常简单的问题。因为，在激烈的竞争市场中，同时具备非常强的咨询实力和IT开发实力的IT供应商是基本不存在的。若是法务管理的业务问题需要解决，应该找专业的咨询公司或律师事务所来解决。你能相信一家本质上是IT公司给你的提供的专业的合同文本，若真的能提供，将会由大批律师失业了。若是法务管理的业务没有问题，仅仅是信息化的问题，就应该选择专业IT供应商。若是两者都有问题，那就应该找一家专业的律师事务所和一家专业的IT供应商同时来解决问题。
三、企业现行信息化（OA）系统对于法务管理的支持
法务管理的信息化系统的建立，需要确定管理目标、需求分析、功能设计、代码开发、系统测试、上线试运行、正式上线7个阶段。在系统建设完毕后，还要组织管理人员培训，系统完善，系统维护等。法务管理信息化系统的成功是个比较复杂并需要持续投入的事情。信息化项目的成功一定要有的领导支持、相关部门的密切配合，除此之外，操作者还应该注意以下几点：
一是制定与信息化要求匹配的法务管理制度。要健全和完善法务管理相关的业务流程和技术规范；以合同管理业务为例，包括合同分类标准、合同编号规则、合同信息录入规范、合同审核的电子化流程、合同执行监控要求、合同统计分析模型等等；为了防范信息外泄，还要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。如果没有规范的制度和标准，信息化系统就无法建立；如果各级单位合同管理部门不按统一的标准去做，各自为政，像一盘散沙，那么企业的合同信息化系统就无法畅通，资源共享也就难以实现了。
二是建立与其他系统集成。在新建一个信息系统时，必须充分考虑与其他系统的集成的问题，避免信息孤岛产生。在法务管理系统实施时，必须开发标准的系统集成接口，实现与OA系统、ERP系统等系统的集成。
1.与财务系统集成。在财务系统中支付模块需要调用合同相关信息，完成付款审批，在合同管理模块中查看合同付款情况，进行合同履行监控。在合同管理模块查看相关预算执行情况，进行合同起草、审批中的预算控制。
2.与OA系统集成。合同管理模块与OA系统，在合同管理模块中使用相关事项审批信息，在OA首页显示合同待办事项，实现统一待办。法务管理系统与单点登录系统集成，实现用户统一管理、单点登录功能。
关键词：合同管理系统；协同商务平台；信息化
随着集采公司业务领域的不断拓展和深化，近几年来，公司信息化建设以信息服务为主导，先后实施了ERP、合同管理系统等关键业务系统，将企业的管理融入应用中，充分利用现代信息技术提升集采公司的管理和管控能力。本文结合集采公司合同管理工作的特点及部门业务的需求，初步建立了基于合同管理系统的协同商务平台，主要包含发货协同、到货验收协同、结算开票协同、付款协同、合同附件协同、物流跟踪等合同协同商务基础功能，主要对采购合同的货物履行过程进行透明化管控，加快签约双方文件协同速度，全程跟踪物流信息，有效提高合同双方商务协同工作效率和合同履约管理能力，为双方合同管理人员的协同工作提供合规、便捷、高效的业务平台。
1构建合同协同商务平台的必要性
集采公司的合同种类多样，多为物资、服务、施工总包类的合同，合同数量多，付款方式及验收要求各不相同，参与的合同主题多，在现有的管理模式下，集采公司与需求单位及供应商的数据与信息交互缺乏有效的交互和共享，导致集采公司的合同管理不能有效地衔接、时效性查、工作效率不高等问题，集中体现在以下几个方面。（1）进度控制困难。由于合同数量多，参与部门与人员多，合同的进度控制仅靠合同管理系统无法满足集采公司合同管理的需求，相关人员想全面了解合同的执行进度存在一定的困难。（2）缺少动态响应机制。缺少对合同履行、发货验收、开票结算等关键节点的有效控制，无法有效帮助集采公司掌控开票情况，不能及时回款及发票核销。
2合同协同商务平台的功能模块的构建
主要采用模块化设计来实现各项功能，包括移动工作台、合同信息管理、发货/到货/验收协同、结算/开票/付款协同、系统管理及第三方服务平台等一系列功能模块：（1）系统管理。用户的基本操作，包括用户的系统登录，身份验证、密码修改重置、权限控制等。其中平台管理员通过后台管理可实现用户管理、界面定制等功能，确定权限域并对不同的角色分配相应的权限，以保证平台与数据的安全性、增强平台的灵活性，供应商可登录协同平台对本单位的基本信息进行维护，确认后提交审核，待系统管理员审核通过后，系统会通过短信通知用户处理接口信息等功能。（2）移动工作台。工作台主要展示待处理的工作事项，是一个待办业务汇总页面，包括我发起的任务、待处理的任务，已处理的任务及消息查询等。（3）合同信息管理。合同信息管理主要是包括合同信息查询、合同文件协同及合同文件物流跟踪。合同信息查询：包括合同主信息、明细信息、附件、时间轴四个页签，合同主信息包括合同基本信息、签约信息、累计收支情况三部分；合同明细信息包括合同明细主信息以及明细详情；附件为合同对应的附件；时间轴展示为合同全生命周期过程以及相关过程中业务处理单据。合同文本协同：为供应商提供文件传输的通道，供应商的合同承办人在找到相应合同信息后，可在系统允许附件上传的前提下，选择对应的附件类型并上传相关文件，该环节便于合同传输规范化，提高文件协同效果。合同文件物流跟踪：在合同文件协同环节合同承办人可人为判断是否有对应的纸质文件，如有则可填写纸质文件相应的物流信息，待对方收到以后可以进行确认文件收到，继而完成合同文件协同的流程。（4）发货/到货/验收协同发货协同：包括可发货的合同明细页面、发货信息录入页面；发货是交易后合同履约的首要环节，供应商可针对需要发货的合同新建发货单。到货/验收协同：包括可到货/验收的发货单列表页面、到货信息录入页面/验收信息录入页面；到货/验收协同是指供应商确认发货后，集采公司或者需求单位对发货单的明细信息生成到货验收单的协作流程。（5）结算/开票/付款协同结算/开票协同：包括可结算的验收单列表页面、结算/开票信息录入页面；结算/开票协同通过供应商发起结算申请，由集采公司进行结算确认，并发送短信提醒对方开票，开票完成后维护发票信息，并确认的协作流程。付款协同：包括付款信息录入页面；付款协同是发票协同的闭口环节，是针对合同履行不同节点下的对应款项，进行付款申请的协作流程，付款申请是付款的前提。供应商通过合同信息搜索定位到相应的合同信息，可发起合同付款的申请，待提交以后协同平台会同步推送数据至合同管理系统，集采公司相关人员登录合同管理系统后可在相应的付款申请单上进行更新，进行集采公司的内部付款审批流程。（6）第三方平台。通过第三方短信平台及物流平台实现相应业务环节的短信提醒功能，及相关物流信息追踪功能。
3合同协同商务平台的功能和作用
合同管理系统协同平台，是合同管理系统的功能延伸平台。实现了合同履行协同商务全过程管理（签订、发货、到货验收、结算开票、付款），物流在线跟踪、协同业务短信提醒、合同文件协同交互管理等，实时合同履行过程的动态化、协同化和网络化管理，提高合同管理效率，防空合同风险，确保合同工的顺利与及时的全面履行。（1）合同数据更加精确。通过与外部供应商的协同操作，为供应商提供精确的发货数据，精确的送货地址信息，精确的合同编号及采购凭证对应信息，减少人为匹配过程，做到信息关键信息高度共享。（2）履行信息及时提醒。提供订单的催办功能，以及货物的物流信息在线实时跟踪功能。到货、验收历史记录跟踪查询，合同货物履行数据信息化、透明化。（3）提高工作效率。合同签订以及履行过程中的附件往来，可在协同平台上进行文件的交互，缩短邮寄时间，提高签订效率。
(一)提升了信息管理工作的质量。将计算机应用技术与信息管理进行整合，有助于提升信息管理工作的质量。传统的信息管理工作大多为人工管理模式，在管理工作中难免会存在一些安全问题，容易导致信息在传递过程中出现丢失或者错误等问题。而在信息管理中运用计算机技术，能够大幅度增强信息处理和信息传递的质量，在一定程度上也提升了信息管理的安全性。同时在互联网络中能够实现信息的交流与互通，也实现了信息资源的交流共享。(二)提升了信息管理工作的效率。计算机应用技术与信息管理的整合，提升了信息管理工作的效率。在互联网络计算机应用技术中，能够给信息管理工作人员的日常工作提供便利。传统模式下的信息管理工作效率比较低，需要人工完成信息的收集、整理、计算、传递等工作，这样就减慢了信息管理的工作效率。而运用计算机技术，能够缩减复杂的管理程序，实现了信息管理工作的科学化、系统化、规范化，这样就全面提升了信息管理的工作效率。(三)拓宽了信息的传递渠道。传统模式下的信息管理信息传递的渠道比较差，人工进行搜集，信息的传递也以文字和图片居多。而运用计算机技术后，信息的传递渠道明显被拓宽，不仅可以按照原有的传统途径进行搜集，同时还可以运用互联网络进行信息的收集。收集的内容也变得更加丰富，既包含了文字和图片，还可以收集音频、视频等信息，使信息管理工作变得更加现代化和信息化。(四)优化了信息的保存形式。计算机应用技术和信息管理的整合，优化了信息的保存形式，改变了传统的信息储存方式，使信息的保存形式更加现代化和科学化。在互联网计算机技术中，信息能够随时完成增添、删减和更新。这样不仅使信息管理工作变得更加便利，同时也使信息的保存变得更加安全可靠。
二、计算机应用技术与信息管理的整合策略分析
(一)树立正确的信息管理工作理念。实现计算机应用技术与信息管理的整合，应当树立正确的信息管理工作理念，这是实现二者高度融合，促进信息管理工作向高水平方向发展的必要措施。互联网信息技术的广泛运用，使信息资源管理工作变得更加高效、轻松和准确，对于信息的使用和传递都有非常重要的意义。树立科学的信息管理意识，不断强化信息化信息管理理念，使信息管理工作人员认识到实现计算机技术和信息管理工作融合的必要性，积极推动计算机技术与信息管理工作的融合，这样才能满足新时期互联网背景下对信息管理工作发展的要求。因此，为了加快二者的融合速度，提升信息管理的工作质量，应当不断强化信息化管理的工作意识，学习新的工作理念，这样能够实现对信息的快速收集、处理和分析，使信息的运用变得更加准确和有效，从而提升信息管理工作的质量。(二)优化计算机信息管理系统。为了加快计算机应用技术与信息管理的整合，发挥出信息管理工作的作用，应当积极优化计算机信息管理系统，这样才能全面提升信息管理工作的效率和质量。在建设信息管理系统过程中，应当以互联网络为基础，建立信息管理平台，不断提升信息收集能力和分析能力，从而满足互联网信息管理管理工作整合的需求。这样能在信息管理过程中，实现对信息真实性的快速分析，同时使收集到的信息更加全面，从庞大的信息数据中选择最为合适的信息并加以利用。这样不仅提升了信息管理的工作水平，也使信息发挥出应有的价值，更能丰富信息管理平台系统中优质信息的储备量。这样才能够提升信息的利用率，使信息能够在计算机技术和信息管理工作整合过程中发挥更大的应用价值。(三)提升信息管理内容的安全性。加快计算机应用技术与信息管理的整合，要不断提升信息管理内容的安全性，确保收集到的信息资源的保密性和安全性，尤其对于机密资料更需要加强管理。信息管理人员应当建立全科学的互联网络信息安全管理制度，使信息管理工作更具安全性和可靠性。同时也要对信息资源进行科学、全面的分析，及时剔除掉无用信息，使信息管理内容更加具有实用性。信息管理人员需要及时对信息资源进行更新处理，确保收集到的信息能够满足日常的工作需要，这样能够提升信息资源的质量，也能提升信息收集的工作效率。因此在信息管理工作中，管理人员不仅要提升信息收集的效率，同时要做好信息内容的管理工作，加强对内容的审查，使信息管理内容更具安全性和有效性。(四)不断提升信息管理人员的整体素质。为了使信息管理工作更具信息化、科学化，在计算机应用技术背景下的信息管理工作，应当不断提升信息管理人员的整体素质。提升信息管理人员素质，不仅要提升其信息化技术能力，同时也需要提升管理人员收集信息、分析信息、处理信息的能力，这样才能使信息更具科学性。传统的人员培养措施已经无法满足新时期的工作需求，因此要不断创新培训方法，根据实际工作情况和未来发展需求，开展具有针对性的培训工作，这样才能提升管理人员的整体素质，推动信息管理工作向自动化、信息化、精细化的方向发展，从而实现计算机技术与信息管理技术的整合与发展。
[关键词]医院综合档案；数字信息技术；新模式；管理
医院综合档案包含了医院所有的资料文件和载体文件，有效的对医院的日常工作记录进行了保存，有效的反映出了医院平日工作的开展情况，针对医院运营的相关信息也进行了详细的记录，为医院的发展奠定了扎实的参考文献基础。因此，针对医院综合档案进行合理的管理就显得尤为重要。而要做到这一点，就需要合理的应用数字信息技术新模式来展开管理工作，从而打造出最佳的医院综合档案管理平台，以促进医院更好更快的发展。下面本文就针对医院综合档案运用数字信息技术新模式管理进行深入的探究。
一、转变观念，完善档案信息管理制度
过去的纸质档案管理模式已经无法适应现今社会发展的要求，也无法满足医院改革的需求，档案信息不利于使用者的应用，而部分医院因为领导人员缺乏必要的信息化管理意识，在思想观念上也较为落后，加上没有先进设备的支持和相关管理人员的帮助，从而使得医院综合档案管理无法高效的实现信息化。面对这种问题，第一，就需要对医院管理人员的思想观念进行转变，使得其能够了解到信息化档案管理的重要性，并且加强先进设备的引进，完善相关的配套设施，构建相应的信息化操纵平台，将纸质档案进行有效整合，实现对档案信息资源的合理转化，使得传统的档案信息资源可以逐渐向着数字化转变。
在将档案资源向着数字化方向转变的时候，还需要构建完善的医院数据库，利用数字化技术来对档案进行管理，使得信息资源能够得到良好的利用。基于信息化档案管理，结合医院的具体经营情况，在既有档案管理模式的基础上，进行档案模式的转化，将信息化技术有效的融合到医院综合档案管理中，从而制定出符合本院发展要求的管理章程。构建科学合理的信息化档案管理机制，有效融合医院日常管理工作以及实际发展情况，实现医院档案管理的制度化和规范化，另外，要对医院综合档案的管理操纵力度进行加强处理，加强医院各个部门以及医护人员之间的交流与沟通，与档案管理部门之间实现密切的配合，充分发挥出各自的特色，来有效的针对档案信息管理制度中出现的问题进行解决，同时针对新出现的档案信息进行管理制度的有效更新，以达到健全档案信息管理制度的目的。
二、弥补传统档案管理缺陷，实现双重管理优化
传统档案管理不仅管理水平低下，而且管理质量也相对较低，在档案管理中，只是单纯的依靠工作经验，操作不够系统化和科学化，采用的管理模式落后等各种问题的存在，无疑使得传统的档案管理模式处于半封闭的状态，造成医院档案管理效率相对低下，档案信息无法实现高效的整合。因此，就需要充分的认识到传统医院档案管理中存在的不足，并从实际出发，有效的针对医院档案管理工作进行改进和细化，实现医院档案的双重管理，并随时优化医院档案管理，在保留传统档案管理优势的前提下，实现信息化档案管理的建设，发挥两种档案管理的优势，实现优势互补，从而可以有效的保障医院综合档案管理的发展。
在医疗事业不断改革与国家支持的各项方针政策的情况下，医院档案管理也需要进行转变，才能够满足医疗事业发展与国家发展的需求。医院在发展的同时，档案数量也不断的增多，医院对这些档案资料进行运用和管理，有效的提升了档案的质量，就这一方面来说，信息化管理的应用就显得尤为必要。信息化管理主要是在实物的基础上，加上综合档案管理的方式，使得医院档案管理工作能够克服新一轮的挑战。实物档案为档案信息化管理的建设奠定了扎实的基础。
在针对档案信息化管理系统进行构建的过程中，需要合理的利用计算机以及网络技术，来保障相关实物的资料都可以被有效的记录，并搭建高效的共享平台，实现实物资料的共享。并编制相应的检索工具，在医院内进行信息资源的合理利用，使得档案资源利用者可以更加方便的获取相应的档案资源，同时，医院之间也要加强交流和共同，并实现档案信息的共享，从而可以互相借鉴经验，实现共同发展。
三、配备高素质管理人员，强化信息档案建设
与传统管理工作不同，信息化档案管理对相关工作人员的职业素质和技能有了更高的要求，因此，医院的对相关工作人员的选拔上，要做到对专业技能和职业道德的严格把关，为信息管理的良好运行提供保障。专业的管理人员不仅要具备先进的信息意识，还要具备信息化档案管理所需求的技术技能，能完成对信息资源的高效整合和开发利用。在做好传统实物档案管理的基础上，加强对数据库的建设，丰富资源储藏。
信息档案建设过程中，要注意管理系统功能的深层开发、调试与升级，为未来医院工作全盘工作信息化的实现提供实践经验和运作平台，克服原本工作中存在的孤立不联网和本位主义情况，通过严格的权限管理实现对档案信息的分层次开放。弥补传统模式下的各种漏洞，促进医院综合档案的管理以及医院各项工作的良好运行。
四、档案信息化管理需注意的问题
区别于传统档案管理的信息化档案管理模式，在操作中存在很多特殊性。例如信息系统的运行，必须进行定期调试和检查，否则一旦系统出现问题，将会危机所有数字化的信息资源；档案中一些需要保密的资料，要做好安全防护，保证资料的安全；另外作为事物资料的参照备份，信息档案的管理还要解决一些程序、部门认证等问题，档案管理部门要做好这方面的沟通与申报工作，保证所有材料的合法有效；医院领导层对于本院的档案信息要定期、不定期地进行检查、考核，保证档案建设的严密性与完善性，同时也要对相关人员做好业务培训与绩效考察，保证各项管理工作的顺利进行。
五、结语
在科技与经济的影响下，医院管理模式会相应的出现改变，同时医院综合管理模式也会出现新的变化，而这种新的变化会使得医院管理服务水平相应的提高，因此，紧跟国家管理制度制定的要求，抓住时展中的机遇，充分的结合医院经营管理的实际情况，努力探索，实施创新，从而使得医院综合档案管理能够有效的实现信息化管理，使得数字信息技术新模式可以充分的发挥出其实际的效用，以促进医院综合管理的进一步发展。
参考文献
[1]单华杰，叶海英.民营医院档案管理现状与信息化建设[J].办公室业务，2011（07）
[2]林军.浅谈医院档案的管理和利用[J].内蒙古科技与经济，2008（23）
[3]华佳芸.对医院档案信息化建设的思考[J].中医药管理杂志，2007（07）
关键词：高层建筑 安装工程 造价管理
中图分类号：TU97 文献标识码： A
随着建筑行业改革的不断深化和社会主义市场经济体制的逐步形成，特别是建设项目法的实施加大了项目法人对建设项目工程造价的领导和管理责任，原有的工程造价管理体制已不能适应市场经济发展的需要。建设项目工程造价管理是工程项目管理的一个重要组成部分，在项目管理中占据着非同寻常的作用，涉及到项目的构思、可行性研究、涉及、招标，施工交付使用、运营等多方位、全过程的综合管理。工程项目成本控制得好坏，控制方法运用的是否合理、及时，将直接影响高层建筑工程项目的经济效益。因此，强化企业项目成本管理，对项目成本实行全面、全过程的控制，提高科学管理水平，是施工企业转换经营机制、实现扭亏增盈、提高盈利水平的重要途径之一，也是寻求持续稳定发展的一项重中之重的工作，是企业管理的永恒主题。
一、我国高层建筑安装工程造价管理存在的问题
1.合同管理不到位
由于高层建筑工程施工合同涉及的内容多而复杂。目前，由于种种原因，合同管理过程出现一些问题：部分施工企业的合同管理人员对合同业务不够熟悉、目标不明，造成在处理合同业务时考虑不周全，不仅会造成经济损失，还会影响企业的信誉；由于法律意识薄弱，导致合同签订不规范，签订合同不严谨，条款不全；缺乏健全的合同管理机构，没有实施的相关办法，对一些“扯皮现象”进行制止，导致工期延误，增加了施工成本。
2.员工的岗位责任不明确，普遍缺乏经济意识
施工项目经理部，包括了项目经理、项目部全体管理人员及施工作业人员，是以项目经理为核心的相对独立的经济实体，是施工企业成本管理的主体，然而，有些施工单位对项目经理部的监督机制还不完善，对项目经理的约束机制尚不健全，把财务会计人员当作成本控制管理的主体，所以简单地将项目成本控制的责任归于项目成本管理主管或财务人员，各人员都没有了成本管理责任。
3.信息化管理落后
近年来，工程造价管理信息化的基本框架已经初步建立，以计算工程造价为核心的工程造价系列软件日趋完善，为工程造价管理及相关活动提供信息和服务的网站不断增多，工程造价管理信息化建设有了一定的基础，但同时也存在—些不容忽视的问题。由于经营观念落后、组织体制的僵化，使得工程造价信息资源管理缺乏系统性；采集技术落后，信息分类标准不统一，很难提高信息资源的内在质量和信息维护的更新速度，不能满足信息市场的需要，落后于信息化社会的要求；由于资金短缺、人才匮乏，基础管理不强，企业管理信息化不能赶上时代步伐，而使工程造价工作量加大，工作目的盲目，成本增加。
二、提高我国高层建筑安装工程造价管理水平的有效途径
1.规范和完善合同管理
施工合同以法律的形式明确了施工企业在工程承包中的权利和义务，是施工企业进行项目经营的法律依据。合同管理是工程项目实施全过程控制工程造价的关键和有效手段，也是项目管理的重要保证。因此要加强合同管理，实现合同签订过程的程序化、规范化，工程和工作内容的完整性、技术和时间上的协调性。首先，企业的决策层、执行层，包括合同管理人员都应树立合同意识，重视合同管理，认真学习国家的法律法规，掌握业务知识，认真把关施工企业合同的制定；
其次，加强企业内部的合同管理，结合企业的实际情况，制定合同的管理办法，制定签订合同的审核管理体制，加强经济合同管理人员的工作责任，要有了解经济合同法规定的相关知识的合同管理人员，进行合同履行过程中的监督和检查，对合同的签订要经过细致周密的思考，深入研究合同内容，收集各种有利于自己的资料，并针对资料提出索赔方案，避免反索赔情况的发生；
最后，施工人员特别是现场施工管理人员应认真学习合同，明间也越来越小，企业为了实现利润的最大化，必须使产品成本合理确合同规定的施工范围及甲乙双方的责任、权利和义务等。
2.提高员工素质，明确岗位责任
各级员工是成本控制管理的主体，要有效的控制工程进度和成本，就必须提高工程技术人员和管理人员的素质，增强其成本意识，明确其岗位责任，不断完善项目内部的岗位责任制，树立全员经济意识。项目经理对工程项目及其团队负有全面责任，其经济利益与工程成本控制是成正比的，工程成本控制的好坏，直接影响自己的利益。因此，项目经理要明确项目目标，协调和组织好项目内部管理人员，抓好工程质量，并控制好工程成本。
3.加强工程造价信息化管理
①加强和完善信息披露制度。加强和完善信息披露制度，包括联合征信制度、信用公开制度和信用评级制度。通过建立各地建筑企业信用数据库，然后上传至全国建筑企业信用网络监控系统，以此查询、记录和评价各企业的信息和形象；另外，尽可能减少信息的不对称，增强信用信息的透明度，防止逆向选择和道德风险行为，建立公开、公正、公平竞争秩序。
②合理开发和利用信息资源。以统一标准和格式为基础，开发各类工程造价信息资源，培育信息需求市场，建立全方位的信息服务体系为重点。另外，建立完整的工程造价信息库体系，加强信息披露，合理保证信息的标准化、信息的合理分类，提高信息质量，实现工程造价信息处理和管理的现代化。
③加强对信息化人才的培养。人力资源是任何管理工作的关键，工程造价信息化管理同其他任何工作—样，最终决定于人力资源。要实现工程造价管理信息化，就需要建立相应的机制，采取多种有效形式，培养大量的各类层次的适应石油化工工程造价管理信息化发展的，既懂信息技术，又懂石油化工工程造价业务的人才，建立一支强大的信息技术开发与应用专业队伍，满足石油化工工程造价管理信息化建设的需要。
随着社会主义市场经济的发展，我国建筑施工市场竞争激烈，特别是高层建筑，施工企业想要在激烈的竞争中脱颖而出，立于不败之地，就需要有自己的发展空间，控制施工成本，增加企业利润；另外，国内施工企业更是面临国际施工企业的竞争。因此，施工企业必须通过科学的施工成本控制，采用合理的经济措施，在提高员工素质，完善合同管理制度的同时，合理运用价值工程原理，进行高层建筑施工项目成本控制方式的探索、实践和创新，使成本控制贯穿于施工的整个过程和施工方案的各个方面，切实提高工程项目的经济效益和管理水平，形成企业发展的良性循环。
参考文献：
(一)信息化对管理会计的重要性
21世纪是互联网和信息技术高速发展的时代,现代企业对内部网络的构建和信息技术的引进,大大提高了企业管理的自动化水平。企业信息化的建设可增强自身的市场竞争力和创新能力,同时对企业财务会计和管理会计的进一步完善提出了新的要求与挑战。为了跟上现代社会高科技发展的步伐和在飞速变化的客观环境中生存,企业必须将信息技术与企业管理相结合,充分利用信息化优势和提供的资源来提高企业综合营运能力,实现企业技术创新、管理创新和制度创新(邵维佳、孙航,2010)。目前,网络信息数字化已经融入到社会生活的方方面面,原先已经习惯的生活、生产方式以及企业经营、生产和管理模式都发生了深刻变化。企业引进现代的信息技术、加强信息化建设,企业积极推广、建设客户关系管理(CRM)系统,开发企业资源计划(ERP)系统、使用物料需求计划(MRP)系统等现代管理会计思想,使企业的经营与网络结合得更加紧密(邵维佳、孙航,2010),改变了古老的管理理念和组织架构,精简了各项工作流程,降低了成本费用,提高了企业运作的效率、效果和效益,增强了会计数据等信文秘站:息的准确度和质量。
(二)管理会计信息系统
管理会计信息系统是管理会计与信息技术的结合,是企业管理会计顺应信息化浪潮的必然趋势,是指将会计信息作为管理信息资源,全面运用计算机、网络通信为主的信息技术对其进行获取、处理和分析,为企业经营管理、战略决策和经济运行提供全面、及时、准确的信息。管理会计信息化是网络环境下企业领导者获取信息的主要途径,有助于增强企业的竞争力,解决会计电算化存在的“孤岛”现象,提高会计管理决策能力和企业管理水平(边志新,2012)。
二、管理会计信息化
管理会计信息系统可以看成是管理会计和信息系统的一个集成,即认为是通过系统的现代化方法,利用财务会计信息和其他非财务综合信息,并对信息进行整理、计算、对比和分析等处理,来满足各级管理者对企业各个环节一切经济业务活动计划、控制与反馈的需求,以帮助各信息使用者作出一切决策的统一系统(韩东平,1999)。它可以满足管理者的不同信息需求;可以根据不同的客观环境,帮助管理者建设相吻合的激励机制,以促使企业各层次的工作人员更好地完成任务;与此同时,还可以进行风险分摊。信息技术和产业发展程度决定着管理会计信息化的发展水平。目前,管理会计信息系统作为ERP软件中的一个子系统,独立于ERP软件,具有独特专一性,主要通过电子表格等辅助软件实现决策管理功能等形式存在。现在市场上出现的生产厂商大致可以分为三类,分别是以SAP、Oracle为特征的国外ERP软件供应商,以用友、金蝶为首的自主研发本土化ERP软件供应商以及以海波龙为代表的专门财务管理软件供应商。
三、国内企业实施管理会计信息化典型案例
(一)烟台万华全面预算管理信息化在社会经济环境发生巨大的变化后,烟台万华与时俱进。为实现公司未来3I国际化战略,解决企业资源分配问题,其首先进行全面预算管理,建立全预算组织和制定相关管理制度,成立相应管理委员会,引进先进的预算编制工具;然后结合公司内部战略规划、经营计划、资源配置等方面的需求,在数字网络和信息技术的辅助下,对全面预算管理体系进行革新,实现企业管理会计信息化建设。烟台万华全面预算管理信息化的主要实施历程是规范化预算管理,即基于Excel表格辅助软件建立预算管理体系、制定预算管理制度、设置预算管理岗位执行相应职责等;全面预算管理与信息化初步结合,即引入OracleHyperion预算管理软件,简化手工操作、提高效率、实时考核并实现预算编制精细化;全面预算管理与ERP系统融合,即采用SAP软件覆盖全面预算管理循环的全过程,再与SAPERP软件集成,实现企业整体战略目标(李俊彦、耿云江、何玲,2012)。烟台万华全面预算管理信息化的建设,第一,实现了公司战略与业务计划以及预算的动态联动,使得公司战略目标得以科学地、合理地、量化地贯彻落实。第二,使得全面预算管理的“全员、全额、全程”得以实现,全员参与,思想行动高度统一。第三,搭建了融入企业现金流、业务流、信息流和人资流的管控平台,实现信息高度共享,数据高度集成,为公司提供实时、快速、高效、准确的信息保障。第四,信息化作为实施预算控制的有效手段,通过各系统集成,可以实现预算的事前控制和执行的事中控制,以推动目标的达成和对业务的约束。
(二)许继电气
成本管理信息化由于受到公司内部实施的部门绩效评价体系EVA与其成本体系无法兼容和外部市场竞争的双重压力,许继电气不得不开始寻找更好的成本体系取而代之。因此通过需求分析和意见采集后,许继电气确定实施ABC(作业成本法)来确定成本信息和实现其战略目标。许继电气实现成本管理信息化的主要思路是先厘清各事业部的生产成本和期间费用,对产品成本进行核算;再选择部分事业部进行试点后,在许继电气全面实施;最后把ABC理论模型建成电子数据系统,选择软件公司设计作业成本管理软件,系统生成产品成本报告(潘飞,2008)。通过许继电气成本管理信息系统,可以方便适时地进行成本查询、动态地控制和有效地分析企业成本,对未来成本进行预测和规划,为企业决策者决策提供数据支撑。过程中对预算成本、实际成本、计划成本的分析和控制,可以做到事前计划、事中控制、事后反馈。与此同时,还能够满足内外部不同层面的成本信息需求;能够提供变动与固定成本、可控与不可控成本、闲置与非闲置成本等不同分类标准的成本信息。 四、管理会计信息化应用现状、问题与对策
(一)管理会计信息化应用现状
纵观上述两个国内实施管理会计信息化的典型案例,可以直接分析我国管理会计信息化建设中遇到的问题。
1.企业对管理会计信息化重视度不够目前,在我国管理会计信息化的应用范围还没有实现全覆盖,只有一些现代化程度高的大中型企业或集团才实施管理会计信息系统。例如一些上市公司(王大江,2012)。而中小企业对管理会计的认识不够深刻且没有给予重视,又由于自身的弊端和发展的阻碍,对管理会计信息化应用有着一种望尘莫及的感慨。因此,管理会计信息化在中小企业的应用并不理想,许多中小企业并不实施或极少实施管理会计信息化,使企业管理会计信息化的应用与发展受到阻碍。
2.管理会计信息化程度不高数字化时代,计算机和信息化技术手段的应用已进入各个领域。基于国家对会计信息化建设的重视,我国企业财务会计信息化得到飞速发展,并且惯性地认为财务核算重要,轻视管理会计。此外,管理会计软件的功能难以满足企业的实际需求,线性规划、非线性回归、投入产出模型等管理会计的公式和模型无法应用(陈宏丽,2013)。另外,戚啸艳、胡汉辉、赵红英(2006)对ERP效能进行个案研究,得出的结论是管理会计功能信息质量满意度显着逊于财务会计,客观地证实了管理会计信息化水平低的事实。
3.管理会计理论与企业经营机制不匹配如今,全国各地各种行业类型的不同规模大小的企业众多,其自身经营理念和机制的设计也大相径庭。而受市场环境的影响,已经实现其根本转变的企业少之又少,企业的责、权、利并没有真正统一,缺乏相应的激励、监督和约束。部分企业只重视眼前效益,忽略可以借助管理会计规划、决策与评价能力来站在战略层面上关注长期目标。因为管理会计信息化发展程度与企业管理水平相关,所以管理水平较差的企业即使实施管理会计信息化也难以得到其应有的效果。
4.会计人员水平不一据财政部统计,中国目前已拥有1400万财务工作者,其中80%的人在从事财务会计记账等基础性工作,但在中国需要既懂财务知识又具有战略决策思想的管理型会计人才竟达到300万的缺口。现有的企业财务管理人员知识结构不合理、财务管理专业水平不高,在实务中缺乏理论联系实践,管理会计信息化的推广受阻。
5.管理会计信息化所依赖的企业内部控制体系不健全目前,与管理会计信息化相配套的企业内部控制体系不健全,考评系统等的不完善使内部控制在责任会计方面流失于形式,相应环节的调整和流程的优化十分欠缺,建立的速度和进程缓慢,没有得到具体的落实,弱化了管理会计的作用并限制了管理会计信息化的发展(王昱,2012)。
6.管理会计信息系统与原模式并存正如许继电气从开始变革企业管理到实现作业成本法(ABC)管理会计信息化这一过程中,公司起初实施ABC时,考虑到此方法的新鲜性,一直是处于尝试和实验阶段;然后进一步应用,采取先局部后整体的推广方法,给大家一个过渡期与接受期;最后为弱化不适应性和谨慎性原则,将原有模式和新方法并存(崔国萍等,2012)。
(二)管理会计信息化症结之原因分析
管理会计起源于西方发达国家,在我国的应用时间也尚短,所以企业实施管理会计信息化必然会受到来自内外部环境的影响和不同系统差异性短板的制约。
1.外部环境管理会计信息化应用与所处的外部客观环境,国家经济走势、习惯做法和相关法律法规的建设等息息相关。大环境经济体制由计划经济到市场经济的转变和市场经济完善的过程,管理会计信息化需要一个从适应到融合的中间期以达到齿轮的完全啮合。此外,相关法律制度的建立也会为管理会计信息化的进一步发展提供指导意见,规范管理会计行为,而我国相关体系的建设仍待调整与完善。
2.内部环境管理会计信息化实施的具体对象是企业自身,故企业内部环境对财务管理的影响也不容忽视。管理会计信息化的作用是为企业管理进行规划与提供决策和全面预算与绩效评价,其首要目标是实现企业科学、可持续发展。因此,企业内部环境决定着管理会计信息化的推广。
一是企业管理者、管理会计信息化执行者等对管理会计信息化应用的认识与重视程度。企业管理会计信息化实施效果的好坏与否,一定程度上与企业领导者对其态度相关。懂得管理会计知识,具有卓识远见,并愿意花费巨资进行研究与建设的企业人,最后可以实现系统的完美兼容并提高企业价值。
二是企业会计信息化的技术支持和设备等投放也决定着管理会计信息化进程的快慢。企业的现代化水平与信息系统的使用程度首先使企业进入财务会计信息化的时代,在此基础上较容易实现管理会计信息化。
三是企业经营理念和模式的定位及其内部岗位与职责的设定深深地影响着管理会计的应用。如注重成本的控制、预算的管理、绩效的评价、长期的经济效益、国际化的战略等,企业对管理会计的应用就将会被推到核心位置。
3.不同信息系统间的差异性鉴于国内对会计信息化建设的重视,为响应号召和自身对利益的追求,目前已有许多企业开始将多种不同的应用系统引进企业管理中,例如OA办公自动化系统、ERP企业资源管理系统、CRM客户关系管理系统等。因为我们正处在信息化发展的初期,所以这些系统可能使用了不同的开发技术、来自不同的软件厂商、启用的时期不同,导致了系统间兼容性差。需要系统的使用者再投资研发进行有效的整合,形成信息数据链。此外,软件供应商之多、企业引用管理会计系统方式的不一样、开发技术标准的不统一,导致了来自不同系统的会计数据和业务数据、内部数据和外部数据、宏观数据和微观数据等基础数据的不统一,阻碍了信息化前进的脚步。
(三)管理会计信息化建设应对策略
经过上述对管理会计信息化在国内典型案例的介绍、应用现状的总结和实施效果不明显的原因分析,从下面几个方面提出进一步建设管理会计信息化的应对
策略。 1.构建适合管理会计信息化发展的外部环境管理会计信息化发展的外部环境包括政治、经济、社会和技术等。其中法律环境是重要的外部环境,加快市场经济的全面转变和健全相关法律法规,形成适合管理会计信息化成长的良好培养基础。管理会计信息化的作用只有在健全的良好的外部环境下才能实现,其管理会计信息系统才得以有效地运行。
2.营造适合管理会计信息化发展的内部环境为管理会计信息化提供良好的内部环境,应从企业文化、企业人才、资金保证和内部控制体系四个方面来完善。首先,构建一种正确的可以推动管理会计信息化发展的企业文化,使企业上至股东、董事下到每一个员工都正确地认识管理会计信息化的重要性,感受先进管理理念带来的氛围,接受管理会计信息化的价值取向;其次,储备足够全面的管理会计人才,提供综合素质,充分发挥管理会计信息化的功效,将其带到企业管理的制高点;再次,提供强有力的后台资金保障;最后,完善企业内部控制体系,供管理会计信息化赖以生存。
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