关键词：高职院校，档案管理，队伍建设
现阶段，档案管理工作面临着档案信息化资源开发、针对性开展编研工作、个性化信息服务、资源合理有效利用等课题，而目前高职院校档案管理队伍由于存在人员结构不够合理、缺乏有效的激励机制和人员培养制度、未能做到与院校管理队伍有机融合等问题，无法适应这些新课题的要求。高职院校应重视档案管理，建立健全有效的激励机制，规范档案管理人员培训，促进档案管理研究，加强档案管理交流沟通，建设一支具有自身特点的专兼结合的院系两级的学习型管理队伍，以适应现阶段对档案管理工作的要求。
一、高职院校档案管理队伍现状分析
1、人员结构存在“五低一高一差”。高职院校由于建校时间较短，档案管理尚处于初级阶段，其档案管理队伍的年龄结构、职称结构、专业结构、学历结构均存在不合理，存在“五低一高一差”现象，主要体现在：档案管理梯队尚未形成，缺乏引领院校档案管理与研究的领军人或技术骨干，档案管理专业技术人员比例低，普遍存在职称和学历层次较低，档案专业技能水平较低，档案专业研究水平较低，兼职人员调整变化频率高，队伍稳定性差。
2、档案管理队伍与院校管理队伍未能做到有机融合。高职院校的档案管理是为院校管理工作服务的，是院校管理工作历史的记录，档案管理与院校管理是息息相关、不可分离的。但目前高职院校往往为收集档案而抓档案管理，为抓院校管理而忽视档案管理，未能做到档案管理队伍与院校管理队伍的有机融合，往往是为应付档案管理而临时组建一支档案管理队伍，未能做到院校管理与档案管理合二为一，无法做到工作的系统化，在管理工作中协同效应不强、凝聚力不够。
3、缺乏对档案管理人员有效的激励和培养机制。高职院校的档案管理往往被视为非技术性工作，专职档案管理人员由于其工作不被重视，长期充当院校管理中的配角，经常还兼做档案管理外的一些杂事，感到工作枯燥乏味，思想压抑，其专业才能得不到充分发挥，因而缺乏工作激情；档案管理人员被视为普通行政后勤人员，他们的工资、福利与其工作业绩联系少，个人利益与其专业贡献没有直接挂钩，不能体现其价值，无法起到激励作用；没有建立起专兼职档案管理人员的职称评聘、评先评优、进修培训、对外交流学习等方面的规章制度，没有在职称、绩效考核等方面制定优惠的政策，兼职档案管理人员认为这一工作可有可无，导致档案管理兼职人员频繁更换，档案管理队伍的稳定性得不到保障。
二、高职院校加强档案管理队伍建设的基本思路
1、重视档案管理工作，坚持抓档案管理“一把手”工程
重视档案管理工作是做好档案管理工作的前提，高职院校必须在管理队伍建设中坚持专兼结合，抓好档案管理的“一把手”工程，努力做到院校管理与档案管理“合二为一”，具体如下：
其一、坚持专兼结合，做到院校管理与档案管理“合二为一”。高职院校档案管理具有双重性，它既要遵循高职教育管理规律，又要符合档案管理规范和业务流程。高职院校的档案管理队伍应该由组织管理人员、档案专业技术人才、兼职管理人员、技术保障人员组成，其中档案管理组织人员是档案工作的组织者和带头人，档案专业技术人员负责把握档案管理及编研的专业技术方向和提供技术支持，兼职管理人员负责各自职责范围内档案的收集与管理，而档案信息化现代化管理手段的实现与改进需要技术保障人员的现代化技术支撑。由于高职院校工作是围绕培养高技能人才展开的，其档案管理的核心内容是记录高技能人才培养过程的各个细节，故其档案管理队伍的组成应该体现高职教育管理与档案管理的有机融合，应建立起以复合型档案专业技术骨干为带头人、辅以各自管理职责范围内兼职管理人员和技术保障人员的管理队伍，形成一支既懂院校管理又熟悉档案业务的专兼结合的院系两级管理队伍。
其二、抓好档案管理“一把手”工程，建立健全档案管理队伍。高职院校档案管理工作与院校领导尤其是主要领导的重视息息相关，院校主要领导一定要高度重视档案管理，树立“档案管理水平体现院校管理水平”的观念，要优化环境，建章立制，为档案管理队伍建设提供必要的外在条件，要抓好档案管理“一把手”工程，坚持部门“一把手”负责制，各处（室）、系（部）均是档案管理的责任部门，档案管理主管部门“一把手”主抓全校档案管理，配置档案专业技术人员，各单位均要“一把手”主管，配备档案兼职管理人员，形成院系两级档案管理格局。
2、建立有效的激励机制，稳定档案管理队伍
建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定：一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制，二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。论文参考网。
3、规范档案管理人员培训，打造学习型管理队伍
高职院校档案管理人员应具备以下的素质：良好的服务意识、无私奉献的敬业精神、全面的档案专业知识和行政管理知识、较强的组织协调能力和计算机应用能力、外语阅读能力、法律知识的运用能力等。尤其是作为档案管理带头人或技术骨干除了具备以上素质外，还要具有较强的创新意识、研究把握最新档案管理与改革方向的能力。为此档案管理人员的继续教育和业务培训是极其重要的。档案管理人员培训做到以下几个方面：一是转变思想观念。要通过培训端正档案管理人员的心态，树立服务第一、服务光荣、服务自豪的观念，促进档案管理人员树立强烈的责任心、良好的工作心态、较强的奉献精神；二是提高综合素质。要通过培训培养档案管理人员一定的组织协调能力、口头表达能力和文字组织能力；三是组织业务培训，要进行管理学专业知识培训和档案管理动态、档案政策等专业方面的培训与学习，增强档案管理者现代管理意识和竞争创新意识。在实施中可以通过请主管部门领导或专家来校做有关档案政策、管理知识、法律学、公共关系学等方面的报告或讲座的“请进来”的培训形式，或通过轮流让管理人员去听课或集体研讨、派往外校学习深造、攻读学位等“走出去”的培训学习形式，将档案管理队伍打造成一个学习型团队。论文参考网。
4、推动档案管理研究，创新档案管理
高职院校档案管理在管理手段、管理模式、合理资源利用、工作运行机制等方面值得探讨与研究，档案管理也必定会随着科学技术飞速发展而不断发展，必定会不断出现许多新问题、新课题，要逐步将档案管理由过去视为“经验管理”转变为 “科学管理”，做到集中管理与分散管理相结合、柔性管理与刚性管理相结合、现代管理与传统管理相结合。论文参考网。可以通过设立专项研究基金去探讨、去研究，丰富、发展、创新档案管理，奖励档案管理研究工作中突出贡献和优秀成果的工作人员。高职院校应该重视以档案管理研究项目来推动档案管理工作人员业务能力和队伍整体水平提高，以便创新档案管理。
5、顺畅档案管理交流与沟通渠道，构建和谐档案管理团队氛围
交流与沟通是理解的前提，理解是支持的基础。通畅的交流与沟通渠道，是建立相互理解、相互支持的良好氛围的基础，是创建管理团队文化的重要组成部分，也是档案管理人员锻炼能力、提高业务的关键环节。高职院校档案管理交流与沟通渠道包括院内档案管理人员间、院内档案管理人员与其他管理人员、院内档案管理部门与上级档案主管部门间、高职院校档案管理人员间、高职院校档案管理人员与其他高校间的交流与沟通等几个层面。档案管理人员应充分了解、掌握学校最新的档案管理和研究进展，也要熟悉国家和地方的科技政策与信息，充分发挥这些信息优势，在管理中一方面要主动地向主管部门领导汇报并争取支持，另一方面及时地将主管部门的意见反馈给各部门档案管理人员，帮助他们对档案管理工作做相应的调整或改进。只有建立起通畅的横向和纵向交流和沟通渠道，才能充分发挥档案管理者的枢纽作用、桥梁作用，才能使相互间形成相互沟通、彼此了解、互相支持的良好局面，从而真正达到优势互补、资源整合、力量倍增，促进档案管理工作发展。这样的档案管理就不仅仅是一种服务，而是直接的推动，也就是“档案管理水平体现院校管理水平”。
参考文献：
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协同治理是一种由政府部门主导, 社会组织、市场主体、公民团体等多种要素协同参与社会事务的公共管理模式。关于协同治理的研究始于20世纪80年代, 作为一门新兴交叉理论, 协同治理的理论基础是自然科学领域的系统协同论和社会科学领域的治理理论。进入21世纪, 随着全球化的日益深化, 公共领域与私人领域的临界点不断缩减, 公共领域所面临的问题呈现复杂化和碎片化趋势, 传统公共管理模式难以适应现代社会和民众需求。协同治理所具有的多元、合作、协调、共享等特点, 已成为西方学界和公共管理部门颇为重视的公共管理模式。
随着社会发展, 公共部门、社会组织以及普通民众对档案的需求日益增加, 但档案管理在我国仍处于政府部门主导的传统管理模式。近年来, 我国学者开始对传统档案公共管理的弊端进行反思, 其中不乏对于西方现代公共管理模式的分析与借鉴。由于社会环境和体制的差异, 我国档案学界在研究过程中较少关注西方公共管理的热点协同治理。为此, 在国家治理现代化的时代背景下, 本文以协同治理为视角, 分析我国档案公共管理模式存在的问题, 结合国外档案管理的经验与启示, 提出进一步改进我国档案公共管理的对策, 以期对我国档案服务优化和发展有所裨益。
二、协同治理视角下档案公共管理模式的优势
在协同治理背景下, 西方国家形成了较为成熟、高效的档案公共管理模式, 较好满足了社会对于档案的多样化需求, 有效推动了档案事业的持续发展。
(一) 多元主体的协同优势
传统档案公共管理的实践过程中, 无论是政府、市场还是社会主导的单一化的管理模式都具有较大局限性, 西方国家尝试通过协同治理来推动档案工作发展, 坚持政府间接管理、社会组织发挥中介和补充职能、合理引导民众需求的方式来实现多元主体的协同参与。譬如, 英国档案管理长期以来坚持多元协同参与, 包括国家档案馆 (政府部门) 、印度事务部图书档案馆 (非政府性公共机构) 、大学、教会、企业及私人档案馆 (社会组织) 等多类档案主体, 通过多方合作不仅实现了对各类档案资源的共享, 还较好地满足了不同主体对档案的多样化需求。[1]再如, 美国国家档案馆在2017年研发铭记一战 (Remembering WWI) 移动应用程序过程中, 通过多种方式吸引社会组织和民众参与一战档案资源的收集, 包括吸纳软件开发人员、社交媒体交互设计人员的专业知识, 参考采纳历史教师、数字人文爱好者、博物馆专家的档案需求等, 进一步提高了档案资源的开发与利用程度。[2]可见, 西方国家通过引入多元主体协同参与档案公共管理过程, 适度缩小了政府档案管理、控制职能, 提高了社会组织及民众的档案参与度。
(二) 资源共享的合作优势
档案管理目标在于实现档案工作社会化, 西方国家通过协同治理来增强政府档案部门、社会档案管理组织、私人档案馆以及普通民众间的互动, 档案管理主体共享资源、相互配合, 使档案信息的质量大幅提升, 档案公开的范围不断扩大, 从根本上改变了过去档案保存备查的状态, 提升了档案及档案管理工作的活力。譬如, 加拿大建立国家档案馆与学校、科研机构、教会档案馆的联合管理机制, 通过政府档案机构、半政府档案机构、非政府档案机构间的多元互动、有效协调, 逐年加大对官方和非官方档案资料的收集保管力度, 档案资料内容涵盖社会生活的方方面面, 大大满足了档案用户的查阅需要。[3]丹麦国家档案馆通过外包形式, 不断提升档案收集与管理专业化水平, 提供更加人性化的档案基础设施建设及配套服务, 给档案用户带来较舒适、便利的感官体验。[4]
(三) 分工合作的专业优势
协同的根本要义在于分工与合作, 西方国家十分重视为公众提供专业化的服务, 突出表现在档案公共管理系统内部和档案公共服务的供给层面。譬如, 英国通过加强档案专业分工, 有效打破了不同部门间的界限, 作为政府部门的国家档案馆主要为国家和地区发展、政府建设提供服务, 档案公共管理多具有综合性和指导性, 不具有小众化特征;非政府组织的档案馆一般具有很强的专业性, 主要为资金供给方提供专门性的档案管理服务。这两种档案管理部门在业务上有所互补, 在档案提供方面协同发展, 提升了普通民众和社会团体的档案利用效率, 实现了跨部门的网络化协同与无缝链接, 推动档案公共服务协同化发展。[5]再如, 瑞典档案管理部门高度重视档案工作的专业宣传, 通过形式多样的专业活动吸引民众参与档案工作, 以档案共享日、历史纪念仪式、珍贵馆藏开放日等形式, 引导社会民众广泛参与档案服务和管理, 起到活化档案、提高档案馆知名度、增强社会档案意识的作用, 成为连接档案公共管理部门与社会大众的桥梁纽带。[6]
三、我国传统档案公共管理模式存在的问题
国家治理现代化的大背景下, 传统档案管理模式已很难适应现代社会需要, 值得业界关注与反思。
(一) 档案管理主体的单一化
随着改革开放不断深入, 社会民众对档案的需求日益多元化, 由政府、社会组织、民众协同完成档案公共管理已成为必然趋势。然而, 我国传统档案管理工作仍具有较强的垄断性, 档案部门承担了绝大部分的档案工作, 由于管理主体的单一化, 我国档案资源处于相对垄断的公共管理体制之下, 因而在很长一段时间内, 我国档案工作受到官本位和神秘主义观念的影响, 自我封闭成为常态, 档案工作重心在于资源收集与保管, 对外利用也仅限于体制内部, 这使得社会组织、市场主体、公民团体等各类社会资源无法在档案管理过程中发挥自身知识和技能优势, 档案公共管理部门出现职能集中、机构膨胀、人浮于事的现象, 档案事业发展严重滞后于经济社会的发展需求。
(二) 档案管理模式的碎片化
受传统管理体制影响, 我国传统档案管理模式存在碎片化问题, 不能满足政府以及社会民众的需求。一方面, 我国档案管理的职责分界呈现碎片化状态, 这与我国传统的条块式档案管理体制密切相关, 目前我国承担档案管理的公共部门包括各级综合性档案馆、各部门业务档案馆、党史部门、地方史志部门、各类博物馆等, 虽然各类档案部门均是政府管理机构, 但相互间关系较松散和独立, 各类档案管理部门职责既有重叠又有空缺, 档案管理存在条块分割不清的功能性问题, 这导致各类档案管理部门在档案服务上存在制约与冲突, 部门主义、各自为政现象经常性出现, 严重阻碍了档案公共管理的发展。另一方面, 我国档案资源存在碎片化问题。我国档案资源分散于各类档案管理部门之中, 具有明显的分散性和不连贯性, 基于档案资源共享的协同机制体制以及利用平台尚未建立, 档案资源协同利用效率较低, 间接阻碍了档案资源的共享交流, 不能真正地发挥档案资源的作用和价值。
(三) 档案公共服务的片面化
当前, 社会各方面日益增长的档案文化需求和相对落后的档案公共服务能力之间的矛盾, 是当前我国档案工作的主要矛盾之一。一方面, 档案公共服务理念相对滞后。长期以来, 传统档案管理模式秉持政府本位的思维观念, 公民本位和社会本位的思想尚无法贯穿档案服务始终, 档案部门更关注于收集与保管, 而非开发与利用, 尤其在数字化信息时代, 传统档案的被动服务理念更难以为继, 这使得档案公共管理相对封闭与保守, 严重制约了档案信息资源效能的发挥。另一方面, 档案公共服务效果不佳。传统档案管理部门在发展过程中, 受自身职能垄断性的影响, 档案服务出现排他性特征, 非政府组织、市场主体、公民团体等社会资源很难参与档案公共管理全过程, 这使得档案服务的平等性、透明性、责任性以及有效性都难以保证, 档案的资政效能难以发挥, 档案的利民成果亦难以分享。
三、协同治理视角下完善我国档案公共管理的对策
档案公共管理的最终目的在于将死档案变成活资料, 最大限度地为社会发展提供服务。协同治理强调政府与社会组织的协同合作, 符合当前我国档案公共管理的价值取向。
(一) 拓展多元主体, 增强档案协同能力
善治既是协同治理的价值追求, 亦是我国服务型政府建设的理想目标。在协同治理背景下, 档案公共管理需要引入更多的治理主体, 通过多元协作来推动档案管理系统趋于有序化, 逐渐改变过去政府的单一治理模式, 将社会民众、社会组织、企业等主体引进来, 作为治理主体协同参与档案公共管理。一方面, 基于民众档案需求, 深化档案公共管理部门、非政府组织以及私人档案机构间的协调合作。档案公共管理部门要以民众现实需求为指引, 不断丰富我国档案馆馆藏结构, 变单一档案公共管理主体为多元档案管理主体, 多渠道收集档案资料, 不断优化我国档案馆馆藏结构, 使国家档案馆、学校、科研机构、企业、私人档案馆、博物馆、图书馆在协调合作中优势互补, 全方位提升我国档案的储备能力。另一方面, 基于档案业务流程, 深化政府内部各部门间的协调合作。进一步明确政府内部各部门在档案管理工作上的职责, 突出部级档案馆的综合性和指导性, 建立沟通联系机制, 从根本上解决过去档案管理上的各自为政, 不断实现档案规模化管理。
(二) 积极回应诉求, 提升档案服务能力
档案不仅是历史信息载体, 更是进行各类问题比较分析的依据。在国家治理现代化的大环境下, 我国档案公共管理需要进一步回应经济建设、民生建设、文化繁荣等多方面诉求, 变被动应对为主动服务。首先, 档案公共管理要回应经济发展的诉求, 要收集好、保存好、管理好各类经济建设档案资料, 主动跟进、服务各类经济项目建设, 譬如在国家一带一路经济带建设过程中, 深入挖掘丝绸之路经济带的历史档案资源, 推动经济发展与历史文化建设紧密融合。其次, 档案公共管理要回应民生建设诉求, 提高档案资料的开放程度, 使档案成为群众了解国家政策、各级党委政府决策的重要纽带, 不断加强与群众相关的婚姻、招工、征地、拆迁等档案的管理和开放, 方便群众查档, 使群众的合法权益得到有效维护。再次, 档案公共管理要回应文化繁荣诉求, 充分发挥档案的文化底蕴, 突出档案文化休闲功能, 利用老唱片、老电影构筑内容丰富的文化空间, 使档案馆成为重要的文化休闲场所。
(三) 推进技术革新, 加强档案共享能力
协同治理的本质在于通过协调合作, 消除隔阂和冲突, 实现公共利益最大化。在这种背景下, 我国的档案公共管理要不断推进技术革新, 利用先进的技术优化服务方式, 最大限度地满足各类用户对档案信息的需求。一是推动档案数字化, 建设数字档案馆, 在对现有档案全面整合的基础上, 有计划、有步骤地推动信息档案数字化, 利用现代化的扫描成像、信息录入等技术, 对纸质、胶片、录音、录像档案进行数字化处理, 不断丰富电子档案的馆藏, 方便使用者查阅。二是加强档案工作网络化。档案工作网络化有助于提升档案业务指导的社会化程度, 提高非公组织与公众个人档案业务能力、丰富社会档案资源体系和社会档案利用能力, 为档案实质价值和工具价值的实现奠定坚实的社会基础。[7]三是提升档案政务协同化。推动档案业务流程横向化整合, 通过现代技术, 对不同领域、内容的档案数据库进行整合, 方便档案的查阅;推动档案业务流程纵向化整合, 借助互联网, 实现国家、省、市等公共档案馆的联合, 为公众提供在更大区域范围内的档案服务。
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国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出了档案治理法治化的目标：“基本形成较为完整的档案法规标准、高效的档案法治实施、严密的档案法治监督、有力的档案法治保障的档案法治体系，档案法治治理能力和水平显著提升。档案工作体制机制更加完善，在国家治理中的基础支撑作用明显增强。”[1]而要实现这一目标，将其落实到档案行政管理部门，其最主要的工作内容就是“严密的档案法治监督”，只有将“严密的档案法治监督”落到实处，才能使“档案法治治理能力和水平显著提升”。
所谓“严密的档案法治监督”，就是档案行政管理部门要依法行政，严格履行《档案法》赋予的监督职能，依法对档案事务和档案行政相对人进行科学的监管。
就档案行政管理部门以往依法监管档案事务和档案行政相对人来说，档案行政管理部门做得并不好，是方法简单，效果一般。主要的监管方法就是实施档案行政监督检查（简称“行政检查”），也就是我们档案部门常说的档案执法检查。就是这单一的方法其效果也不理想，存在很多问题。特别是市县档案行政管理部门存在的问题就更多。据对河南档案执法检查现状调研，一般一个县（市、区）的“档案行政管理部门每年大约只对其八分之一的单位进行了档案行政执法。显然，这个执法力度，是很不够的。从实地调研和平时掌握的情况看，全省县（市、区）级档案行政管理部门的档案行政执法确实是个软肋，个别县（市、区）档案行政管理部门有时一年连一次档案行政执法都没有”。[2]即便是对很少一部分被检查的单位，“但面对违法事实，在履行法定职责时，往往过多考虑到单位与单位之间、个人与个人之间的关系，碍于情面，在实施行政处理时，常常是避重就轻、厚此薄彼，处理结果也往往不尽如人意，大多以责令整改为主，致使个别单位出现改了又改的现象，档案行政处理停留在浅层次上”。[3]很显然，这些现象的存在离“严密的档案法治监督”和应有的“档案法治治理能力”都有很大的距离。
要改变上述现状，落实国家档案局提出的档案治理法治化的目标，就应当加强对档案行政监管的研究，实施科学有效的监管，将科学监管落实到档案行政管理部门具体的档案行政行为中，以增强档案治理能力。而科学有效的监管既是档案治理能力提升的体现，也是档案治理法治化的重要标志。同时，也是实现档案治理法治化的重要研究课题之一，本文就此做一些探索，以期为我国档案治理法治化和治理能力建设提供借鉴和参考。
2 实施科学有效监管的方法与途径
实施科学有效监管的方法与途径应当从以下三个方面入手：
2.1 分类监管。一般来说，档案行政管理就是对产生与管理档案的组织机构的档案事务进行监管。“档案事务由管理体制、组织机构架构、运行模式及物质保障等形式性要素和管理制度、归档范围、保管期限、利用服务、安全设施等实质性要素构成。”[4]但是，由于产生与管理档案的组织机构千差万别，有党政机关、事业单位、国有企业，也有社会团体组织、民营企业，等等，由于这些组织机构的性质不同，其档案工作的内容也不相同，因此，对它们既不能够，也不可能用某种相同的单一方式进行监管，应当进行分类，选择不同的监管方法，以适应不同类别的组织机构的特性。
2.1.1 对于党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，要全方位地从严监管。也就是要对其档案管理体制、组织机构、运行模式及人财物保障、档案管理制度、归档范围、档案保管期限、档案利用服务、档案安全设施等方面按照档案法律法规、档案标准规范进行全面严格的监管。对于党政机关、事业单位以及国有企业的档案事务之所以要全方位地从严监管是因为其形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值;而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的。因此，“对国家机构形成的档案及档案工作的监管要严于对社会组织形成的档案及档案工作的监管，这既合情也合理”。[5]
2.1.2 对于民营企业和其他社会团体组织机构则重点监管那些涉及国家利益、社会安全和民生的组织机构的档案事务。对于这部分组织机构档案事务的监管，也应当分为两类：其一，对于那些由公共财政支持的社会组织机构的监管基本上涉及其整个档案事务，对其档案事务的监管内容应当是全面的，可近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管。对其监管内容应包括档案事务的各个要素，既有实质性要素也有形式性要素。之所以对这部分组织机构档案事务的监管要实施近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，是因为它们形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值，而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政支持的。其二，是对非公共财政支持的社会组织机构的档案事务的监管，对其的监管不应当涉及全部档案事务。对其档案事务的监管内容则应是重点的，而非全面的。主要应当注重对实质性要素的监管，而对形式性要素不做强制性的统一要求，甚至可以不管。之所以对其注重对实质性要素的监管，是因为它们涉及国家利益、社会安全和民生。对它们的监管，主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务，是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。只要其不违反禁止性条款的规定，履行了义务，具体如何实施形式性要素，则是其自己的事情，?n案行政管理部门无需监管，也无权监管。因为，随着社会主义市场经济体制的建立，许多企业与社会组织已经采用了不同的档案管理体制、组织机构架构、运行模式。档案行政管理部门既无力也不应当要求其采用与政府机关相同的形式要素。如果非要强制其按相同的形式要素来管理档案工作，则实际上是一种乱作为。
2.1.3 对于其他一般民营企业和其他社会团体组织机构，则应当采取一般的宣传、培训、指导等的监管方式。对民营企业和其他社会团体组织机构档案事务的监管，传统的宣传、培训等共性的监管方法仍然行之有效。当然，这些监管工作并不一定非要档案行政管理部门来做，这些监管工作可以“通过政府购买服务的方式，由高校、档案学会协会、档案馆、档案中介等专业机构提供。档案行政管理机构需要做的是，做好宣传、培训的计划、内容、标准与要求等，选择合适的专业机构，并对其履约情况进行严格监督”。[6]
2.2 协同监管。档案工作与各行各业的工作有着千丝万缕的联系，只靠档案行政管理部门“单打独斗”难以起到应有的监管效果，档案行政管理部门单独进行监管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在许多方面档案行政管理部门的监管都难以触及。因而，应当采取协同监管的方式，形成合力，实施“大监管”。档案协同监管体系建设的最终目标是通过营造良好的外部环境，鼓励档案事业有序健康发展，有效防范各种不利于档案事业发展的因素，着力促进档案事业各参与主体的规范及自律机制，推动我国档案事业朝着更加专业和高效的方向发展。探索建立多主体间协同治理协同监管的运行方式和机制。具体来说，主要包括如下内容：
2.2.1 建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构，增强监管合力。以“专业分工、条块分割”为特征的传统档案行政监管体制，暴露出各个部门壁垒、协调成本高和监管漏洞等诸多弊端，难以适应快速多变的信息化社会对档案事务的监管需求。当前，顺应信息化时代要求，强化档案行政管理部门和不同行业行政管理部门之间的合作和协调，构建无缝隙、一体化的“整体型政府”已成为当前公共行政改革的新趋势。[7]对档案事务的监管也应顺应这一趋势，在进一步细化各个部门监管职责的基础上，着力构建跨部门的协同监管体制。建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的主要部门（如国资委、工商局、民政局等）为成员的监管协调委员会，制定协调监管策略、方法，统筹协调监管档案事务。尽快设立联席会议，建立健全信息沟通共享机制、信息披露机制和违法违规行为协查机制，开展跨部门综合执法，形成监管合力。
2.2.2 构建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门依法分工协同监管的模式。档案事务的协同监管不仅需要档案行政管理部门与各行各业行政管理部门多主体各司其职，共同参与，更需要各主体之间围绕共同目标凝聚共识，依法依托统一协同的监管平台，互联、互通、互动、互助，形成有机的协同监管体系。第一，在建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构的基础上，建立多种形式的协同监管交流协商机制。转变档案行政管理部门“单打独斗”的传统监管模式，通过多种形式的对话和协商，档案行政管理部门与各行各业行政管理部门共同商讨档案事业发展中遇到的矛盾与问题，研究解决策略，促进档案事业协同监管各主体间的充分沟通，彼此尊重，凝聚共识。第二，依法规范档案行政管理部门与各行各业行政管理部门各自对档案事务的监管边界，明确各自的监管责任，积极主动地协同监管，特别是要注意管好档案行政管理部门与各行各业行政管理部门监管档案事务的结合部，消灭“?粝潞凇保?不留漏洞，不留空白地带。第三，加强档案行政管理部门与各行各业行政管理部门具体监管工作的互动互助。通过一定的沟通平台，实现档案行政管理部门与各行各业行政管理部门的有效互动，为对方和双方档案事务的结合部的监管范围执法提供信息，互动帮助提高档案事务监管执法的精准度。
2.2.3 积极鼓励社会力量和公众参与监管，充分发挥社会的协同监管作用。面对众多的民营企业和其他社会团体组织机构的档案事务，仅仅依靠档案行政管理部门单一的监管主体，显然很难监管到位。因此，应当积极鼓励社会力量和公众参与监管，通过档案行政管理部门、社会第三方力（包括档案学会、档案中介机构等）和社会公众“三位一体”监管机制进行合作协同监管，充分发挥社会的协同监管作用。
2.3 创新监管。科学监管的动力是开拓创新，对档案事务监管的创新，主要应当从以下几个方面进行。
2.3.1 改变监管理念，实施阳光监管。其一，建立档案行政监管权力清单制度，公开监管权力与事项。凡是涉及档案行政监管权力的，要在清单中一一列出，每一项监管职权都必须明确列出与之对应的职责，以及相关的责任追究内容，做到有权必有责，权责相对等，防止档案行政监管权力的异化。凡是不涉及国家秘密和国家安全的，档案行政管理部门都要把监管事项、内容、依据、标准等一一列出。按照政务信息公开的原则，充分向社会公开。并对监管对象按照公开的监管事项及时进行监管。其二，加强社会力量监督。要保证档案行政监管权力清单的实施效果，还应当加强社会力量监督。要让社会群众参与到档案行政监管权力清单制度的运行过程中来，增强社会群众对档案行政监管权力清单的认同感。加强舆论宣传，积极营造社会群众监督档案行政监管职责履行的氛围。拓宽社会公众参与渠道，搭建各种平台，鼓励引导社会群众参与监督档案行政监管权力清单制度运行的全过程，形成全社会广泛参与的监督格局，更促使档案行政管理部门依法监管。
2.3.2 改革监管方式，采用多样监管。一是激励型监管。激励型监管，是指档案行政管理部门使用物质和精神诱因方式和手段间接引导档案行政相对人为或不为一定的行为，以实现其既定的政策目标的行政活动方式。激励型监管容易使被监管的档案行政相对人接受而自愿实施特定行为从而实现监管目标。二是协商性监管。协商性监管是指为了实现档案行政管理监管目标，“监管主体与被监管主体或第三方组织在对话协商的基础上，共同制定监管政策和目标，并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式”。[8]协商性监管极好地体现了合作治理理念。协商性监管的优势在于：各方主体能够更为广泛地直接参与;创造性地解决监管问题的机会;避免诉讼的潜在可能。三是行政指导。档案行政指导是指档案行政管理部门针对特定的档案行政相对人采用辅导、协助、劝告、建议、示范、告诫等非强制性的方法或手段，促使档案行政相对人为或不为一定行为从而实现一定的档案行政目的的行为。相对于其他监管方式，被监管的档案行政相对人对是否接受指导具有行为选择上的自主性。档案行政指导以其简便、灵活的特点，充分发挥出补充替代、协商疏通、引导促进、预防抑制的作用，不但弥补了档案法律法规的某些空白，而且充分调动了档案行政相对人的积极性。
2.3.3 改善“技管”条件，推行智能监管。积极运用云计算、物联网、大数据等现代信息化手段创新和加强档案行政监管。搭建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间信息沟通平台。加快档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间的监管信息资源共享、互联互通，全面整合各种档案监管信息资源，为档案行政监管提供强有力的技术支撑，以提高档案行政管理部门的档案治理能力。
3 结语
关键词：档案信息；资源整合；内容与模式
1 档案信息资源整合的涵义
档案信息资源整合是指在兼顾网络档案信息资源现有配置与管理状况的条件下，通过建立统一的信息交换与共享平台，对分散异构的网络档案信息资源系统进行优化组合与无缝联结，从而实现网络档案资源的合理组织、高效利用与价值增值。
2 档案信息资源整合利用的内容
2.1 档案实体整合
实体整合从广义上说是突破管理体制的局限，人为将条块分割的档案实体集中到某一主体档案机构统一管理。狭义上讲档案实体整合是指某一档案机构档案实体的排列、组合及在馆室中的保存位置等。那么，这里作者是从广义上讲档案的实体整合。如辽宁省档案馆对专门档案实体的整合。这样既丰富了馆藏，优化了结构，利于为广大群众提供利用服务。但是这种做法与现行“条块分割”的档案事业管理体制及专门档案管理的法律规定有不符之处，同时也影响了专门档案形成部门对专门档案进行管理、利用和服务。对综合档案馆在管理、库存、人力、物力和财力上都造成了巨大的压力。为此，就必须对分散的档案实体实施全方位的整合，只有这样才能把握我省档案信息资源的整体布局。
2.2 档案信息整合
在网络环境下，档案信息整合可以不改变档案实体的保管位置，借助现代信息技术，将数字档案信息与档案实体相剥离，在计算机空间对档案信息实现逻辑的整理与重组。如辽宁省档案局对下辖的县区档案资源的整合。信息整合的优势主要表现在可构建跨时空的档案资源共享空间，为社会化的“一站式”档案资源服务提供了可能，使档案资源开发的深度和广度达到极致。但这种模式需要齐全完整且动态更新的数字档案资源作为基础，也需要法律规范和计算机信息安全技术作为保障。
2.3 技术标准整合
网络与信息技术是档案信息资源整合利用的关键性因素。在信息资源整合的过程中，涉及很多的信息技术，如信息数据存储、转换技术，信息分类、检索技术，用户界面与系统集成技术等。但是仅仅有技术还是不够的，标准化才是有效整合档案信息资源的前提。有统一的信息技术标准，才能实现系统间信息的互通互联。这就需要对技术标准进行整合。技术标准整合是指档案数字化后的数据格式、数据库类型、系统标准、电子档案移交的格式等相关技术标准。只有建立和健全信息整合的标准体系，才能实现档案信息资源的互联互通，才能最大限度地实现档案资源共享和发挥档案信息的价值，否则如果标准不统一，各自为政，只能产生一个又一个的“信息孤岛”，整合没有任何意义，互联互通无法实现，资源共享成了一句空话。
2.4 档案系统整合
由于信息化建设的需要，我省各级各类档案机构、档案馆纷纷开展档案信息化建设，使用的档案管理系统有南大之星档案管理系统、世纪科怡档案管理系统、清华紫光档案管理系统等。由于各档案管理系统之间存在一些差异，致使各档案馆的系统标准不一，造成了档案信息资源处于分散孤立，无法共享的状态。要实现档案信息资源的整合利用，就需要利用先进的技术手段，构建统一的网络档案信息资源交换与共享平台，通过这个平结各个异构的应用系统，从而为网络档案信息资源的共享创造基础条件。共建共管才能实现档案信息资源的数字化、管理上的一体化、服务上的网络化。
2.5 人才结构及服务整合
档案信息资源的整合利用，也需要配备相应的技术人员。根据档案信息整合的发展要求，我省档案部门在人才建设上要广开门路招贤纳士，招收既懂档案专业知识又懂计算机技术的专业技术人员。但是目前我省档案队伍在技术人才上还是很紧缺的，除了要完善人才引进体系，更要注意对现有在岗人员进行继续教育，提升档案工作人员的计算机水平和档案专业技术知识。
档案部门的工作人员应该与时俱进改善档案工作的服务水平，更新工作观念，站在利用者的角度，为档案利用者提供服务。同时要加强档案管理部门之间，以及档案管理部门与其他部门之间服务的整合，提供统一的用户界面和共同的检索方法，从而实现档案利用者在任何时间、任何地点，都可以获取所需的档案信息。
3 档案信息资源整合利用的模式
3.1 档案馆内档案信息资源的整合模式
目前，这种模式是各档案馆对本馆内档案信息资源进行。随着信息化的发展，档案信息载体出现了由纸质载体向电子载体的过渡，信息管理模式由实体管理模式向虚拟管理模式的过渡，信息整合模式也要有前瞻性和延续性。通过整合，逐步实现馆内档案在不同类型、不同载体、不同时空的档案信息进行检索与利用模式。以逐步实现馆内档案资源在网络环境下的信息检索与利用模式。
3.2 档案馆间档案信息资源的整合模式
档案馆间整合模式是借助网络系统使各个档案馆实现档案信息资源的传递与互访的模式。这种模式下，各区县档案部门成为档案信息资源的集散地，既可以利用其他档案馆的档案，同时又可以提供本馆的档案。具体做法是建立交互式的数字档案馆。通过通信设备、线路和相应的软件，将分布在不同地方的计算机、终端及其附属设备连接一起，组成信息网络，从而实现档案管理和服务的网络化。
3.3 全社会跨行业的整合模式
在网络时代，档案部门与社会各行业的联系日益密切，各类档案信息资源油然而生。社会整合模式对各种信息流进行再分配与优化配置，从而实现信息资源在不同的区域、行业、部门之间进行整合。这种整合模式是实现档案资源整合的最高境界，也是档案资源整合的必然趋势。
4 结束语
总之，档案信息资源的整合利用既不是简单的信息拼凑，也不是一蹴而就的删删减减。因此我省档案部门在实践工作中，需要从档案工作的大局出发，正确把握辽宁省档案工作的实际情况，坚持科学发展观、以人为本、选择和优化适宜的整合模式，从而为我省档案信息化的建设和发展提供优质服务。
参考文献
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[关键词]医院综合档案；数字信息技术；新模式；管理
医院综合档案包含了医院所有的资料文件和载体文件，有效的对医院的日常工作记录进行了保存，有效的反映出了医院平日工作的开展情况，针对医院运营的相关信息也进行了详细的记录，为医院的发展奠定了扎实的参考文献基础。因此，针对医院综合档案进行合理的管理就显得尤为重要。而要做到这一点，就需要合理的应用数字信息技术新模式来展开管理工作，从而打造出最佳的医院综合档案管理平台，以促进医院更好更快的发展。下面本文就针对医院综合档案运用数字信息技术新模式管理进行深入的探究。
一、转变观念，完善档案信息管理制度
过去的纸质档案管理模式已经无法适应现今社会发展的要求，也无法满足医院改革的需求，档案信息不利于使用者的应用，而部分医院因为领导人员缺乏必要的信息化管理意识，在思想观念上也较为落后，加上没有先进设备的支持和相关管理人员的帮助，从而使得医院综合档案管理无法高效的实现信息化。面对这种问题，第一，就需要对医院管理人员的思想观念进行转变，使得其能够了解到信息化档案管理的重要性，并且加强先进设备的引进，完善相关的配套设施，构建相应的信息化操纵平台，将纸质档案进行有效整合，实现对档案信息资源的合理转化，使得传统的档案信息资源可以逐渐向着数字化转变。
在将档案资源向着数字化方向转变的时候，还需要构建完善的医院数据库，利用数字化技术来对档案进行管理，使得信息资源能够得到良好的利用。基于信息化档案管理，结合医院的具体经营情况，在既有档案管理模式的基础上，进行档案模式的转化，将信息化技术有效的融合到医院综合档案管理中，从而制定出符合本院发展要求的管理章程。构建科学合理的信息化档案管理机制，有效融合医院日常管理工作以及实际发展情况，实现医院档案管理的制度化和规范化，另外，要对医院综合档案的管理操纵力度进行加强处理，加强医院各个部门以及医护人员之间的交流与沟通，与档案管理部门之间实现密切的配合，充分发挥出各自的特色，来有效的针对档案信息管理制度中出现的问题进行解决，同时针对新出现的档案信息进行管理制度的有效更新，以达到健全档案信息管理制度的目的。
二、弥补传统档案管理缺陷，实现双重管理优化
传统档案管理不仅管理水平低下，而且管理质量也相对较低，在档案管理中，只是单纯的依靠工作经验，操作不够系统化和科学化，采用的管理模式落后等各种问题的存在，无疑使得传统的档案管理模式处于半封闭的状态，造成医院档案管理效率相对低下，档案信息无法实现高效的整合。因此，就需要充分的认识到传统医院档案管理中存在的不足，并从实际出发，有效的针对医院档案管理工作进行改进和细化，实现医院档案的双重管理，并随时优化医院档案管理，在保留传统档案管理优势的前提下，实现信息化档案管理的建设，发挥两种档案管理的优势，实现优势互补，从而可以有效的保障医院综合档案管理的发展。
在医疗事业不断改革与国家支持的各项方针政策的情况下，医院档案管理也需要进行转变，才能够满足医疗事业发展与国家发展的需求。医院在发展的同时，档案数量也不断的增多，医院对这些档案资料进行运用和管理，有效的提升了档案的质量，就这一方面来说，信息化管理的应用就显得尤为必要。信息化管理主要是在实物的基础上，加上综合档案管理的方式，使得医院档案管理工作能够克服新一轮的挑战。实物档案为档案信息化管理的建设奠定了扎实的基础。
在针对档案信息化管理系统进行构建的过程中，需要合理的利用计算机以及网络技术，来保障相关实物的资料都可以被有效的记录，并搭建高效的共享平台，实现实物资料的共享。并编制相应的检索工具，在医院内进行信息资源的合理利用，使得档案资源利用者可以更加方便的获取相应的档案资源，同时，医院之间也要加强交流和共同，并实现档案信息的共享，从而可以互相借鉴经验，实现共同发展。
三、配备高素质管理人员，强化信息档案建设
与传统管理工作不同，信息化档案管理对相关工作人员的职业素质和技能有了更高的要求，因此，医院的对相关工作人员的选拔上，要做到对专业技能和职业道德的严格把关，为信息管理的良好运行提供保障。专业的管理人员不仅要具备先进的信息意识，还要具备信息化档案管理所需求的技术技能，能完成对信息资源的高效整合和开发利用。在做好传统实物档案管理的基础上，加强对数据库的建设，丰富资源储藏。
信息档案建设过程中，要注意管理系统功能的深层开发、调试与升级，为未来医院工作全盘工作信息化的实现提供实践经验和运作平台，克服原本工作中存在的孤立不联网和本位主义情况，通过严格的权限管理实现对档案信息的分层次开放。弥补传统模式下的各种漏洞，促进医院综合档案的管理以及医院各项工作的良好运行。
四、档案信息化管理需注意的问题
区别于传统档案管理的信息化档案管理模式，在操作中存在很多特殊性。例如信息系统的运行，必须进行定期调试和检查，否则一旦系统出现问题，将会危机所有数字化的信息资源；档案中一些需要保密的资料，要做好安全防护，保证资料的安全；另外作为事物资料的参照备份，信息档案的管理还要解决一些程序、部门认证等问题，档案管理部门要做好这方面的沟通与申报工作，保证所有材料的合法有效；医院领导层对于本院的档案信息要定期、不定期地进行检查、考核，保证档案建设的严密性与完善性，同时也要对相关人员做好业务培训与绩效考察，保证各项管理工作的顺利进行。
五、结语
在科技与经济的影响下，医院管理模式会相应的出现改变，同时医院综合管理模式也会出现新的变化，而这种新的变化会使得医院管理服务水平相应的提高，因此，紧跟国家管理制度制定的要求，抓住时展中的机遇，充分的结合医院经营管理的实际情况，努力探索，实施创新，从而使得医院综合档案管理能够有效的实现信息化管理，使得数字信息技术新模式可以充分的发挥出其实际的效用，以促进医院综合管理的进一步发展。
参考文献
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[3]华佳芸.对医院档案信息化建设的思考[J].中医药管理杂志，2007（07）
关键词：高校整合 档案管理 优化
我们国家的高校合并高潮起于上世纪90年代初期，是高校改革深入发展的一种表现。这种合并整合一定会对高校档案管理带来一定的问题。例如，原不同学校之间的管理差异、档案数量增加、整理难度加大等等。针对所出现的问题，新合并高校的档案管理工作一定要以现实情况为基础，在观念及体制和管理上做出处理，打开档案管理工作的新形势。
1.高校合并整合后档案管理工作所存在的问题
1.1立卷归档的问题
各所高校在合并整合之前已进行了归档的立卷，而且因为有相应的管理制度或管理人员的保管，基本不会出现太大的问题。而关键是在于合并整合期间，涉及到很多部门还没有立卷归档的文件材料，再加上人心的一些变动，部分正常工作无法根据规定进行办理，这样就会给档案资料收集带来不小的问题。一些具有责任心的工作人员会将未立卷的材料进行收集、整理、安全储放，但一些不具责任心的工作人员可能就不会对工作进行处理，给档案的完整性造成影响。导致这些问题出现的原因有：合并整合时期组织在管理上的不足；部分档案工作人员无责任心；由于合并整合所要涉及事务过多，对档案工作有所忽略。
1.2档案集中管理问题
根据相关规定，为了方便各项工作的开展及档案的积极提供，学校各个部门以及类别的档案要统一进行集中式管理。这样就要求合并整合后，高校要将档案集中管理。但是，实际情况却是合并高校的组成学校因为在地理位置上的不同，再加其他多种原因，几乎无法做到统一的集中管理，仍是采用分校区管理的方式。在这样的情况下，合并整合高校面临教学硬件配备、学生住宿保障、资金管理等很多问题，所以档案工作更会被延后。
1.3构建档案网络的问题
高校合并整合之后机构会进行重新的调整，人员的划分也有了变化，原来档案分管领导以及工作人员可能会随着合并后出现岗位变动。同时，在合并之前经过努力构建的档案网络也变得没有用处，新档案网络构建因并校后分校办学、管理分散等原因无法一时促成。造成这问题原因在于学校地址的分散再加上档案工作不受到重视所引起的。
1.4档案排序及重新整理的问题
合并高校多数是2个或以上规模相近的、类别接近的院校所合并而成。但因为学校间创建时间或从属关系的不同，每个学校的职能都具不同之处。各个学校之间的档案类别的设置、编制、排号等也不同，这样就导致了档案在排序和重新整理上存在一定的问题。此外，合并整合后，档案管理也存在着体制不统一和手段多样性的问题。例如，原各个校区的档案有的是执行集中式管理，而有的则是分散式管理；有的校区档案部门已配有管理软件，而有的还是手工管理等等。这些问题都给合并整合后高校档案管理工作开展带来很大的问题。
1.5档案工作人员素质参差不齐
因为在合并之前，每个学校的情况不一样，存在着档案工作人员业务水平、工作能力、思想情况上的区别，这样会给档案管理工作带来一定困难，同时制约并影响了其整合、创新。档案包括自然、人、社会，包括了过去、现在、将来，所以，档案管理人员只有档案专业的知识是远远不够的，同时还要掌握好例如文献学、历史学、编研学等学识。整合合并之后的高校非常缺少这类综合型的档案人才。
2.高校合并整合后档案管理工作的三步骤
2.1浅层整合
在高校进行合并早期主要在行政管理部门的指导下实现学校的机构、制度、财务、领导、规划的统一。此时期的特点在于参加到合并的高校仍是独立办学体，在干部职级、从属关系、人事关系等都保持不变。档案管理工作的浅层整合指的是参加合并的高校为独立实体，职能未有变化，所以仍是以自身为单位进行管理。
2.2深入整合
实质性合并阶段的特点指的是参加合并的高校其相对的独立性被瓦解，统一由高校主管部门进行领导，取消原来各个高校的法人地位。合并整合后，新学校对于全校的人财物执行统一管理，校长是学校的唯一法人代表。原各个学校职能从全面管理转变成单一科研、教学。档案管理工作的深入整合主要批指的是原合并前的各个高校不具有立卷成档的条件，由新合并学校取代，同时形成新的档案全宗。这一时期的改革力度是是非常大的且工作量重，还会影响到全校各部门以及所每一个人，这种变化是内部机构调整及人员方面的变化，学校基本职能未生根本性改变。
2.3核心整合
核心整合主要指的是面对新管理形势与学习的规模进行档案管理工作的管理观念、组织、制度、方式上的创新与调整。针对合并整合高校特点，档案整合时要注意对实质性合并阶段所产生的问题进行处理（包括全宗调整、检查错漏、重归等）。同时，还要注意组织档案的馆藏，以全宗作为基础单位进行分类、编目、上架。
3.加快并促进合并整合后高校工作的实质性融合对策
3.1明确新档案管理思想
（1）构建科学档案管理思想。档案管理思想是高校管理工作的精神表现，主要体现在档案活动的工作主体对管理工作规律的掌握，但这并不是完全不变的，是一个时代价值反映，不单起到指导档案工作，同时也表明了今后档案工作的发展方向。对合并融合后的高校来说，档案管理思想所要遵守的以事实说话，以促进发展为原则。在高校档案管理工作的发展过程当中，要以事实为基础，吸取合并之前各学校的优点，除去糟粕，重新明确自己管理思想与理念。
（2）以人为本促进管理融合。合并融合后的高校档案部门需要明确新的管理思想，档案人员要经过几个阶段的适应。这也是因为人思想的需求多样及复杂性。如果过于强硬的融合可能会造成工作人员的人心不拢聚。所以档案部门管理者要构建起以人为本思想，努力创造人与工作的适应性，充分调动员工的积极性，尽可能排除各类因素干扰，提升人员的合作意识。此外，档案工作人员还需要提升对高校合并认识，自觉接受新管理思想，在相互理解、接受、适应中找到认同感，达到思想和感情上的融合，用主角的态度来处理学校档案工作，也只有这样才可让合并整合后的高校档案工作更加健康的发展。
3.2加快档案业务工作融合促进实质性的融合
（1）加快档案管理方式融合。档案管理方式融合一般要通过比较分析、交流、重新再造三个阶段。比较分析指的是发掘各校档案管理方式的优势，通过分析融合可行性；交流融合是采用有效措施分离各校档案管理方式的不合理部门进行初步的融合；重新再造指的是最困难也是最高阶段，指的是不断进行改革、创新，与时代相适应。所以需要打造出一个不同思维模式、不同需求与工作方式的工作氛围。通过新管理理念、管理技术，让各校区档案管理方式形成统一整体。构建以学校档案部门为主及各处、系兼职档案员为辅助管理网络。规模小的可采用统一管理，规模大的可采用统一与分散管理结合的方式，在院或各系构建起档案二级机构。
（2）对档案业务标准进行整合。合并整合后，高校要根据国家档案的法规、法律以及教育部门所颁布的《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》来拟定新的方法与分类方案，这也是实现新档案管理业务标准的一个重要保证。要在充分论证基础上构建起科学的管理体系。首先需要对馆藏和全宗进行实质性的论证和调查，正确明确档案全宗的划分，统一各类档号设置、编研材料的选题和实体排架标准，充分考虑适应档案现代化管理的发展、要求。这些制度和规范是新高校档案管理体系科学、有序进行的保障，同时让新档案管理体系得到原有的制约与导向。
（3）促进档案信息资源整合。物力资源整合是一种简单行为整合，而档案信息资源整合是非常复杂的行为式整合，是合并高校档案管理工作实质性整合的关键。这要有利于合并高校档案管理目标以及任务的实现，让高校档案信息资源在合并之后达到新的扩张状态，方便档案信息资源整合所追求的效能。所以，一定要加快档案场所的建设，合并整合高校需要根据学校的规模来增加档案馆的用室，让其可与学校的规模相配合。这是做好档案信息资源整合的一个物质基础。同时，高校档案部门要抓住机会，加强信息资源的开发工作。还要做好合并后高校档案的编研荼，围绕学校中心工作，结合教学、科研等工作开发档案信息资源。
3.3优化档案人才团队的建设
不难看出，档案工作的主体是人，所以人对于档案工作而言起着决定性的作用。所以，构建起一支忠实事业、业务突出、结构合理的档案人才队伍是档案工作走出困难的重要根本。因为，一定要构建好档案馆的团队，保证一定数量的专职档案人员，同时在团队的年龄结合、专业水平及结合上进行合理、科学配比，充分发挥整体作用。同时，还要加大档案网络的构建，充分发挥各部门的实质性作用。
4.结语
综上，加强高校合并整合后档案管理工作的研究，实现工作实质性的整合，其信息资源可以更好服务学校是高校档案工作人员所要面临的重要问题。本文强调了以思想层面出发，以人为本加快档案业务工作融合，促进实质性的发展，在一定程度上取得了成绩，是可以借鉴的。
参考文献：
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[2] 常玉平.合并高校档案管理工作的思考[J].中小企业管理与科技 .2010（18）
【关键词】公路工程；档案；管理；规范；验收
一、建章立制，规范档案管理
第一，要制定公路工程档案管理办法、归档范围及保管期限，统一公路工程档案管理工作标准，使整个公路系统的公路工程档案管理工作步入良性循环，达到制度化、规范化、标准化的要求。第二，要提高认识，加强管理。项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中，采取有力措施，确保工程档案完整、准确；各有关部门要积极和档案部门协调配合，充分发挥自己的职能作用，重视和支持档案工作，努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面；加强监督指导，做到完成一个项目，验收一个项目，归档入库一个项目；项目档案工作与项目建设要同步进行，做到同计划、同实施、同验收。第三，要进一步规范工程建档工作。将工程竣工档案工作与工程建设同步进行，使档案管理工作达到全、准、严。即在工程档案内容齐全上下功夫，确保工程档案资料的归档率；严把准确关，确保工程档案资料的完整率；严把工程档案质量关，不合格的工程档案资料严禁进入档案室。
二、做好保管利用，实现效益最大化
第一，本着“谁主管、谁负责”的原则，做好保管工作。一是建立健全公路工程档案保管制度，制定档案借阅、移交等手续，避免档案的遗失。二是定期组织人员对档案保管情况、库房安全情况进行排查，确保档案的安全保管。三是坚持科学分类，保持档案管理的连续性和科学性。第二，本着“谁管理、谁开发”的原则，做好利用工作，要增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识，充分发挥其主观能动性，改变被动的服务方式，主动了解档案利用需求，提供档案信息。重视开发档案信息，编写不同种类的检索工具和档案编研材料，如各种专题目录、全宗指南、专题汇编，实现档案社会效益和经济效益的最大化。
三、运用现代化手段，提高档案管理水平
要提高公路工程档案管理水平，就必须充分运用现代化管理手段，积极开发公路工程专项档案信息化管理系统，信息档案库。充分利用数字摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备，对公路建设和养护期间所保存的档案资源进行信息化，系统化的存储、整理、编目、检索，并建立一系列的数学模型。通过对公路工程档案的存储数据，对工程实现动态监控管理，对公路的运营能力和病害的发展趋势作出科学的预测，从而既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高工作效率，降低工程成本。并通过计算机网络实现档案管理与办公自动化的有效联接，以达到有效资源的合理利用与共享。
四、严把验收关，使档案发挥凭证作用
工程建设、监理单位及档案管理部门要严格把好审查验收关，在档案的归档整理阶段，应加强规范化管理，重视并协调档案整理与公路档案规定标准的衔接问题，解决文件资料的积累管理程序与工程档案管理规定的要求一致性问题，同时针对平时档案整理的归档不到位、文件资料形成的质量差等问题进行全面补充、完善，使形成的档案资料规范、统一、有序。在项目验收阶段，应加强工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关，按要求对移交来的各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确，签证是否完备，组卷排列是否合理等等，并指导资料编制人员正确整改，确保竣工档案的真实性和准确性，使其竣工档案资料在工程项目合同决算时，真正发挥凭证作用，达到收集整理档案的目的。
五、加强人才培养，提高管理人员素质
首先，培养新型档案管理人才。提高公路工程档案管理人员素质，必须适应公路工程档案专业人才培养规律的多层次性，进一步完善人才教育体系，加强人才队伍建设，综合考虑公路工程档案管理工作的需求，设计合理的人才培养层次结构，确立培养目标，优化专业结构，以有效拉近学习内容与实践操作之间的距离，建立与我国公路工程档案事业相适应的档案专业人才培养体系。其次，建立健全用人制度。实行竞争上岗的用人机制。对于新调入的档案管理人员，要坚决破除根深蒂固的“铁饭碗”意识，坚持学历与能力相结合并且以能力为主的用人原则，在职务晋升时则应建立公开、公正、公平的用人制度；逐步实行持证上岗制度，使职业资格证书成为公路工程档案工作从业的标准和依据。最后，应重视档案管理人员的继续教育，定期开展岗位培训和在职学习，针对公路工程档案工作的不同环节及岗位侧重安排培训内容。
参考文献
[1]李红，李晓春．公路工程档案管理工作探讨[J]．公路交通技术．2008（4）
一、加强领导，营造档案管理工作的良好环境。档案管理工作能否顺利开展，与领导是否重视直接有关。为加强档案工作的领导，把档案工作列入分管领导的岗位职责，建立健全由公司领导带头，各处室负责同志为成员的档案管理工作领导小组，为档案工作的顺利开展提供了组织保障。
为进一步扩大档案工作的涵盖面，真正做到横向到边、纵向到底，不留死角，建立了以综合档案室为中心的档案管理网络体系。一方面，加强档案室与职能处室的横向联系，在各处室设立了兼职资料员，具体负责本处室文件资料的收集工作；另一方面，加强档案室与下属公司档案室的纵向联系，从而使档案管理信息上下传递灵通，左右反馈及时，纵横交错，网络覆盖了全公司。
二、注重培训，全面提高档案管理队伍的整体素质。档案人员的业务素质直接影响到档案管理的质量，为此，公司高度重视档案管理人员的培训工作，并采取了多种形式的岗位培训活动，以此带动档案管理工作上水平。一是采取集中与分散学习相结合的方式，定期组织专兼职人员学习相关档案方面的方针政策，并借助网络平台，及时传达国家档案工作的新动态，研究探讨工作经验，提高档案人员的自身水平。二是通过举办培训班的形式，邀请专家现场讲课，每期参加人员达100多人。三是组织档案人员先后多次参加在济南、南昌，厦门、宜昌等地的档案培训班。截至目前，公司档案人员已全部经过各级档案管理部门的系统培训，具备了一定的档案管理水平。四是采取走出去请进来的办法。一方面组织档案骨干人员开展档案理论研讨活动；另一方面组织人员到档案管理水平高的市、工程项目去参观学习，进一步开阔视野、拓宽思路，查找不足，激发干劲。
三、强化管理，积极推进档案管理工作规范化建设。为全面提高档案管理水平，将档案管理的全过程进行细化分解，从建、管、用三方面加强档案管理业务建设。
“建”就是规范建档。先后制定了十三个类别的档案管理办法、归档范围及保管期限表，出台了档案管理工作标准，使档案管理工作逐步走向了制度化、规范化。同时，在规范建档工作中，做到“全”、“准”、“严”。“全”就是在档案齐全上下功夫，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保档案资料的归档率。“准”就是在档案完整率上把准关，根据档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保档案资料的完整率。“严”就是在档案组卷上，严把档案质量关。不合格的档案材料严禁进入档案室，对库房不同门类的档案分别排列，统一编号，保证档案案卷的合格率。同时，办公室档案部门主动与文件资料形成部门密切配合，充分调动兼职资料员的积极性，通力合作，形成齐抓共管的良好氛围。
“管”就是科学管理。要求综合档案科（室）：一是建立健全库房管理的各项规章制度，严格落实库房“九防”措施，制定库房档案资料保管情况的排查计划，发现问题及时采取应急措施，确保库存档案的安全。二是严格库房管理。认真履行档案收进移出手续，将档案收进移出情况记录再案，避免档案遗失，并按规定编制档案存放索引，橱具设置存取档标识，使各类档案一目了然。
“用”就是充分用档。档案保管的目的在于利用，为了更好地利用档案资源，编制能满足查阅需要的各类档案的检索工具，建立查全、查准登记制度，提高档案的利用率。二是在档案正常利用工作的同时，深层次了解室藏结构，积极开展档案信息开发利用工作，利用库存档案编制了一批优秀的二次以上的加工成果，提高了档案的实际应用能力。
四、利用电子信息技术，实现档案网络管理
首先，利用现有的档案管理软件，运用档案各功能模块，达到目录级进而逐步达到文件级管理档案。做好电子文件的整理工作，进一步提高单位档案服务水平。作为档案管理工作信息化的第一步，建立和完善电子文件将产生诸多优势。一是电子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以实现一份档案同时供多人共享。二是电子档案能够被快速检索。并能根据获取的资料，扩大查询范围，随时快速查询新的资料，提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。三是电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地传输、查阅利用更方便、更快捷，消除了利用者与档案信息的距离，为跨地区查询信息提供了便利的条件，实现了信息资源的共享。
其次，有步骤地开展库存档案的数据库系统建设，保证在将档案资料完整地输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，实现纸质档案和电子档案并存。
五、文化引领，创建档案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有计划地逐步实现档案品牌系列工程，营造档案管理的文化氛围，打造自己的管理品牌.
（一）强化基础。注重管理，创建综合档案管理品牌工程。开展档案目标考核是提高机关综合档案工作水平的有效抓手。利用馆（室）藏档案资源，创建档案编研品牌工程。档案编研是开发档案信息资源的最高表现形式，是活化档案信息的有效手段。首先，抓住公司发展中的亮点，推出一批具有一定影响的编研成果；其次，引导档案部门增强档案开发利用工作的主动性和实效性，提高全系统档案信息资源开发利用成果的数量和质量；第三，根据行业的需要，在完善开展公路史志编写的同时，以行业、地域文化为突破口，不断强化档案编研工作，开拓编研的思路，创新编研工作机制，促进编研成果转化。
（二）实施档案功能拓展工程。构筑功能完善、设施齐全的档案服务平台。近几年，公司逐步加大档案室建设的投入，完善各种档案基础设施改造和更新工作，对档案室库房温度湿度调控防火、防盗、职能密集架等应用系统与计算机管理系统集成，实现了库房各种管理应用的一体化，大大的提高了档案公共服务效果。
（三）加强档案资源建设工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各单位所形成的各类档案资料。特别是在公司科技活动中形成的各类、不同载体的档案，丰富档案室结构；“管”，既加大库房管理力度。严格文件材料的归档制度，编制档案检索工具，并对各类、不同载体的档案资料实行规范化、标准化的管理，确保档案的归档率、完整率和案卷合格率；“用”即为公司提供全方位的优质服务，以满足行业档案资料的需求。
（四）开展评先创优活动工程，调动档案工作人员的积极性。一是将档案管理工作考核纳入竞赛活动中，与其他工作同部署、同组织、同检查、同考核。把档案管理工作纳入党委经济考核内容，与工资、奖金挂钩。调动了各级档案管理人员的积极性和主动性，促进了档案管理工作的开展。二是对锐意进取，不断创新的档案工作者予以表彰，极大的鼓舞了档案人员爱岗敬业的积极性，提高了档案工作的向心力和凝聚力。
关键词：企业；档案管理；五种关系；管理思路
档案管理工作是企业自建立之初即应纳入其行政管理体系的必备内容。随着企业的不断发展，很多企业都建立了相关管理制度和专业的档案室，相信其在历次外部审计和内部查阅中都发挥了至关重要的作用。本人自⒓庸ぷ饕岳醇瓷孀闫笠档牡蛋腹芾砉ぷ鳎在此凭借一点档案知识和自身在实际工作中的陋识，对公司的档案管理工作浅谈一些想法和思考，供同仁们斧正。
一、企业档案管理中的五种关系分析
（一）议“专业性”与“实用性”的关系
档案管理是一门专业学科，这已是共识。既然是学科，就需要专业人才进行管理。以我们公司为例，每年经营管理中产生的档案数量级并不大，种类也远算不上“繁多”，调阅使用的频次更是稀疏，因此无论是数量还是难度都无需匹配专业科班人员。由于专业领域较为狭窄，往往造成“专业性”与“实用性”的矛盾。
说到实用性，档案的价值真谛即在于实用。如何能快速、准确的调阅到想要的档案是我们最实用的需求。因此档案的管理与索引从实用角度来说，无需用上所谓专业复杂的分类索引，而是找出档案专业知识与本企业特点相结合的方法即可，即“适度专业、因地制宜”，将专业性与实用性结合起来。
（二）议档案管理“标准”与“素质”的关系
档案管理在于标准，但更在于培养素质。标准是从稳定的业务形态中提炼出的共性指标。建立标准就要有两个必要条件，一是稳定的业务形态，二是提炼归纳。那么在标准出台之前，如何确保秩序呢？我想这就要培养素质了。这也符合人类社会的发展逻辑，如：人类也是先有人心向善的素质，后有匡扶正义的法律。当然，法律反过来也会促进素质的提升，这是辩证关系。
当然，不可否认，尽快出台统一标准也是改善目前现状的必要策略，但在此仍要呼吁大家主动培养档案意识和素质，让标准和素质彼此结合起来，双向发挥其辩证作用。
（三）议档案“集中”管理与“分级”管理的关系
档案是集中管，还是分级管，公司团队中多年来都有不同的认知。由行政部门集中管理，优势在于标准统一、责任明确；但其劣势也很多，比如集中保存风险、容纳场地较大、业务差异造成的分类不合理、不科学等等。综合来看，集中管理更适用于规模小、数量少、业务种类单一、规模稳定的企业；而对于业务种类多元、处于扩展阶段的企业来说，档案的集中管理与分级管理相结合势在必行。既然是集中管理与分级管理相结合，那么就不是完全割裂、各管一段，而是总体统一、相互协同，专业区分，彼此勾稽：
（四）议“编码”勾稽与“物理”勾稽的关系
在电脑系统的数据库设计中，为避免无效冗余，节省存储空间，应尽量减少同一信息在不同维度或区域的重复存储。同理，在档案管理中，这也是一种高境界的追求。
现实中，在规范的编码规则体系建立之前，如何能够有效的勾稽各类档案呢，就产生了一个略显“笨拙”的办法――物理勾稽，即：就是将同一档案进行复印，将复印件物理连接于勾稽对象上，从而避免了夸板块查询。但是，物理勾稽的缺点也显而易见，它将同一信息在多地重复存储，即浪费空间，也无法有效使查询者“止步”于某层信息，由于所有信息物理的连接在一起，查询者可以不分权限的“一览无余”。为此，编码勾稽必不可少。
编码勾稽就是将不同档案通过编码字段连接在一起，这些相关联的档案平日里根据其属性各存于不同的区域，只有在需要的时候才会通过编码“聚首”，当然这就要求在档案上准确注明勾稽对象的编码。
本人认为，扬长避短，相互结合的发挥两种方式的优点是明智选择。即，编码、物理相结合，篇幅适度、关联紧密或属同一项目的档案除用编码方式外同时用物理方式；篇幅较长的及常规档案用编码方式：
例如：以某市场调研项目为例，档案形成的主要步骤如下：
1.项目立项及过程中的请示报告、会议纪要、简报等走公司公文签批流程，最后纳入综合部文书档案管理，综合部对其编文书档案编号，同时项目主控部门留存复印件作为项目档案专项保存；
2.项目具体的调查研究方案以及执行过程中的数据分析、图纸影音、文书表格、实验记录及其他各类业务过程记录等纳入项目档案，项目主控部门自行保存；
3.项目过程中的对外合作合同，纳入合同档案保存，由合同主控部门（审计监察部）编合同档案编号，同时注明与其关联的请示文书的档案编号，使其与文书档案形成勾稽；合同复印件由项目主控部门作为项目档案自行保存；
4.项目经费支出将形成会计档案，会计档案由财务部编码，但应同时注明对应的合同档案编号，使其与合同档案形成勾稽；
5.项目调研结论及结项总结应以报告形式经公司公文流程正式上报，最终由综合部编文书档案编号存档，项目主控部门留存复印件纳入项目档案。
至此，该示例中的各个角色手中应有的档案如表1：
（五）议“电子”档案与“纸质”档案的关系
公司办公区每个人每天都在产生电子档案，尤其随着OA系统的上线及使用的深化，电子档案已占档案的很大比重。但是，电子档案保存分散，易于修改，给管理带来了很大难度，也不可能取代纸质档案，纸质档案仍具有不可替代性。因此，仅仅保存邮件、短信记录、聊天记录以及个人电脑中的资料是远远不够的。电子档案与纸质档案共同保存，“纸质为本，电子备查”可作为处理电子档案与纸质档案之间关系的原则。
电子档案方面：
1.可以逐渐推进个人办公“云存储”，即每个人的电子档案存于公司机房的服务器中，便于实现操作日志的追踪追溯，也提升了信息的安全性。
2.如OA系统上的电子审批能够替代纸质审批后，电子流转的单据、凭证、公文应定期打印，形成纸质档案另行存储，即系统上的电子审批记录与打印出来的纸质审批记录同时保存。
3.如上文所述，y一电子文件名的命名规则，同时各部门经理要把关所辖员工的电子档案分类方式，即每年确定一次所辖岗位电脑中各级文件夹的逻辑结构，员工只需将所产生的电子文档按照规范的文件名进行命名，并存入已经确定好的文件夹中即可。
纸质档案方面：
部门负责人应在年初参照上述电子文件夹的层级结构为每个岗位建档，比如参照上述文件夹结构，实际配置各类大小文件盒，产生电子文档后，除在电脑中存入对应文件夹外，还应将最终版打印出来放入对应盒中，各类无电子版的纸质文档（如检查记录、收到的纸质文档等）也同样及时对号入座，存入既定文件盒中，这样确保纸质文档大于电子文档（最终版），实现纸质、电子同步存档，也为“四标”体系审核打好基础。
二、加强企业档案管理的新思路
上述文字林林总总散议了档案管理中个人认为较为重要的关系，总结起来要义如表2：
（一）在档案团队建设上
1.以实用为目标，结合档案知识，总部设立专职文档管理员，负责文档签批流转和整体档案的组织管理；各事业部、业务板块设立专（兼）职文档管理人员，负责本板块的档案管理，并配合总部档案工作。
2.加强团队档案素质培养，强化培训，强调档案工作人人有责，人人参与的理念，尤其强调部门负责人要切实履行职责，档案工作重在平时。
（二）在档案管控机制上
1.综合部牵头建立档案相关标准，尤其是编码标准、命名标准、立卷装订标准，建立监管机制，对事业部和板块进行检查。
2.明确档案集中与分级管理相结合的原则，即决策性、商务性、法务性、财务性、基础保障性档案总部集中管理；专业性、业务性、项目性档案各板块分级管理。
3.明确档案编码勾稽原则，即常规档案编码勾稽为主，物理勾稽为辅；项目档案物理勾稽为主。具体来说，会计凭证上要注明对应合同（订单）号，合同上要注明对应请示报告（或会议纪要）编号；如为一个项目，项目经理需保存除会计凭证外的上述所有资料的副本。
4.电子档案与纸质档案在最终版方面尽量同步保存，电子档案与纸质档案文件夹逻辑结构同步。
参考文献：
[1]刘维伟.围绕服务公司发展的思路，创新档案管理工作[J].决策与信息旬刊，2016（6）：257.
[2]王巍.关于企业档案管理工作发展思路的思考[J].办公自动化，2016（11）：49-53.
[3]宋燕.浅谈企业档案管理的方法与作用[J].知识经济，2015（16）：114-115.
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