摘?要：信息技术的发展为高校档案信息化建设提供了技术保障。高校推行文档一体化管理与档案信息化建设是社会发展的客观需求，能够提升档案管理成效，可以实现信息资源的共享。我们要采取科学的管理措施，通过提升档案管理工作人员素质、提高档案管理工作自动化程度等，促进高校档案信息化建设。
关键词 ：文档一体化?高校?档案信息化
在信息技术水平高速发展的时代中，信息技术成为影响人们生活与生产的重要手段，随着网络的日益普及，利用信息技术进行管理工作，更为有效地推动了我国档案工作的发展。从高校的角度来看，档案管理工作直接影响着高校文化水平的建设，网络技术的发展为档案信息化的实施奠定了坚实的基础。实施文档一体化管理，不仅是促进高校档案信息化建设的重要手段，也是提升档案管理成效的渠道之一。
一、高校档案信息化建设工作的含义
所谓高校档案信息化建设，就是应用相关的信息技术管理档案、开发资源的措施，将档案管理工作与现代信息技术有机结合起来，不仅成为一种提升高校档案管理工作有效性的重要途径，还能够促进文档管理工作的信息化发展，在提升信息利用的公平性方面也有着积极影响。就目前来看，档案信息化建设分为计算机管理阶段与电子档案管理阶段，对于以前的资料，可以统一采用计算机录入、储存，让档案管理水平迈入新的台阶。
二、推行文档一体化管理与档案信息化建设的意义
档案一体化与信息化建设，对于高校开展档案管理工作极为重要，两者之间具有相辅相成的关系，可以在相互促进中不断融合与发展。具体地讲，档案管理信息化和一体化的意义主要表现为以下几个方面。
1.推行文档一体化管理是社会发展的客观需求
高校扩招，毕业生就业形势越来越严峻，实施文档一体化管理能够将学生的相关信息统一放置在管理平台上，用人单位可以随时随地地查询到学生的成绩、获奖纪录、特长等等，这能够让用人单位对学生有更加全面的了解，为学生提供了更多的就业机会。同时，在实施档案一体化之后，各项信息都实现了共享，学生可以通过网络获取自己需要的学习资源，为学生的学习提供了极大的便利。
2.能够提升档案管理成效
高校的档案是多种多样的，对该种档案采用传统管理模式是难以达到理想的效果的，与现代化社会也并不适应，而实施文档一体化管理模式能够让档案工作者利用信息技术管理文件与档案，可以有效提升档案管理工作的成效。
3.可以实现信息资源的共享
在历史遗留因素的影响下，很多高校都采取封闭的管理模式管理档案，这显然与现代化社会不符。将信息化技术应用在高校档案信息化建设工作中，能够科学分配资源，为不同类型的受众提供信息支持，有效实现信息资源的共享。
三、实施文档一体化管理，提升高校档案信息化建设的措施
1.促进文档管理的规范化发展
实施文档一体化管理可以加强档案与文件之间的联系，将其综合起来，设置在一个系统之中，这两类档案是可以相互影响的，也是文件诞生的过程。文件管理工作直接影响着档案管理工作的成效，考虑到这一因素，必须要采取科学的措施促进文档管理工作的规范化发展，揭示出文档的内涵，推进档案信息化建设工作的发展。
2.制定完善的管理规范
要利用文档一体化管理工作提升高校档案信息化建设效果，必须要投入一定的人力、物力和财力，系统的建设工作非常复杂，档案管理部门需要加强管理，制定出完善的管理规范，保障各项数据的规范化。同时，在采购相关的办公用品时，必须要严格遵循国家的规定，对文件进行科学的分类。
此外，高校管理人员也要定期组织培训，让档案工作者能够对档案管理工作产生更加深刻的认知，提升他们工作的自觉性，全面掌握档案管理的相关技术，而高校管理人员需要对此进行全面的管控，把握好档案管理工作的发展方向。
3.建立起统一的管理机构
文档与档案息息相关，两者之间有着密切的联系，从本质上而言，文档与档案的内容、主题并无显著差异，区别仅仅是范围与时间。为了实现文档一体化管理，高校内部需要建立起统一的管理机构，发挥出组织管理的优势，对各项档案进行全面的监督和考察，并明确不同职能部门的职责，各司其职地提升高校档案信息化建设工作的成效。
4.对管理软件进行系统规划
很多高校档案部门的软件与其他部门的软件不能兼容，严重影响了档案作用的发挥，鉴于此，需要对管理软件进行统筹规划，树立起全盘管理理念，考虑到文档一体化的各项问题。智能性高、应用性强的软件系统，让文件与档案可以在内部便捷传输和调用，这也是实施档案一体化发展的前提条件之一。此外，还需要根据高校内部不同部门的职责制定档案保管方式与期限，统一标引与著录。
5.提升办公自动化程度
在各个高校中，网络已经在财务、人事、科研、教学等各个工作中得到了广泛的应用，有效提升了工作质量与工作效率，文件与档案也不再是过去单一的文字形式了，档案的数量、种类变得越来越丰富，利用范围也得到了极大的扩展，可以满足不同类型用户的需求。利用办公自动化系统能够有效避免重复工作，只要利用网络，就能够调用档案，这可以满足各个职能部门的需求，节约了大量的办公时间。未来，需要进一步提升办公自动化程度，让档案信息化建设工作可以迈上新的台阶。
6.增加设备与技术的投入
高校档案信息的建设工作离不开设备和技术的支持，为此，高校需要为档案管理部门配备好专业的管理人员与技术，同时，高校还需要引入先进的管理设备，邀请专业人士来校培训，让各个部门的工作人员都可以明白实施文档一体化管理工作的意义，为高校档案信息化建设工作提供坚实的保障。在条件许可的情况下，可以引入一些高素质的管理人才，提升整个档案管理部门的工作成效。
7.档案工作者要具有安全意识
文档在使用的过程中常常会出现黑客攻击、病毒攻击、丢失以及泄密的问题，作为档案工作者，必须要具有安全意识，对文件进行分级，合理应用加密技术。对于重要的文档，需要储存在专门的储存器中。对于归档的载体需要进行安全处理，避免出现划伤、擦伤的问题。此外，为了保障档案的完整，在储存初期，需要采用电子文档与纸质文件相结合的储存方式，在电子文档确认无误并处于安全阶段后，再销毁纸质文件。
四、小结
总而言之，档案信息是高校的重要资源，在信息社会下，如果再采用传统的档案管理模式，无法适应社会发展，也难以满足人们对于档案的需求，实施档案一体化管理模式势在必行。采用该种模式既能够最大限度地提升档案利用度，让档案发挥出应有的作用，还可以间接推动高校文化建设工作的开展，节约管理成本，提升档案管理工作的规范化。目前，我国高校文档一体化工作的开展还存在一些问题，为了解决这一问题，必须转变档案管理者的思想观念，加强设备与技术的投入，从各个角度促进档案信息化建设工作。
参考文献：
[1]吴峰.以文档一体化为导向的高校信息化管理思路[J].办公室业务，2014(19).
[2]杨茜茜.数字时代的文档一体化管理:理念、手段与目标[J].档案学通讯，2014(2).
论文关键词：信息化档案管理
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如图1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略图供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地在线校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和在线参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工图实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。
关键词：文书；档案管理；一体化
文书和档案工作存在的原因是因为它能够为人们提供需要的资料。目前，文书和档案管理工作还不能够适应当今社会的需要，而且文书和档案管理工作是两个流程，各自为政，分而治之。因此，文书工作和档案管理工作必须做到一体化。所谓文书工作和档案管理工作的一体化，就是要把文书工作和档案管理工作整合在一起，二者互补互足，相互协调工作，实现统一管理，改变以往传统的工作方式。
一、文书工作、档案管理工作的概述
文书，作为一种历史信息的承载物，是社会发展的产物。在人类的沟通活动中，为了记录、沟通的需求，就用文字或者图像的方式在某些物体上作标记，于是就产生了文书。档案作为文书的产物，具有比文书更强的政治性、保密性。在历史上，文书和档案几乎是同时出现的。在我国古代，对文书工作和档案工作的称呼是没有区分的，在很长的一段时间里，文书和档案工作是密不可分的，由同一人员管理。例如在西周朝，文书是宰相处理，具体负责档案和文书工作的是史官和大士。到了唐宋时期，文书工作和档案工作才出现各自的部门，形成了不同的制度，才把文书工作和档案管理工作区分开，成为了两种不同的工作。档案工作的基础和前提是文书工作，文书工作的发展是档案工作，两者相互制约，相互联系。档案和文书是出自一源，形式和内容也相差无几，这就需要把档案工作和文书工作联系到一起，对工作人员相关要求的差异也较小，只是因为二者工作机构形成的时间不同，再加上工作时间差异，才产生了不同。
二、文书工作和档案管理工作一体化的可行性
当今社会正处于高速发展的阶段，在这个时候信息就显得极为重要，无论是管理还是决策，缺乏信息都不行。文书和档案作为信息的载体，文书记录的是当今的信息，档案记录的是过去的信息，将二者统一起来，变成一个整体，使其能更好地为人们提供服务。从古代到现代社会，文书工作和档案工作经历了分分合合，分分合合并不是一种简单的循环。“分”令二者形成了两个独立的工作系统，完善了各自的制度、工作内容，“合”不是简单的将两个系统加在一起，而是把两个系统合起来发挥出1+1>2的效果。经历过“分”，才能认清两个工作的区别，采取不同的管理方式；“合”使二者相互协调，取长补短，为二者的一体化奠定坚实的基础。
三、文书工作、档案管理在工作中存在的问题
（1）从当前实行文书档案工作一体化的单位来看，较为突出的就是人的问题。业务人员水平低，文书档案管理一体化思路不明确，为实现一体化管理制度增加了难度。（2）长期以来，文书工作和档案管理工作独立运行，各自发展，缺乏联系，束缚了二者的发展，难以适应现代化的管理需求。（3）思想观念障碍。文书工作和档案管理工作一体化没有取得理想的效果，办公室使用计算机现代化管理必然会影响现有的手工处理方式，工作人员已习惯手工处理文件的方式，想要去改变原来的工作习惯和工作方式，需要提前做好宣传工作，打好预防针。（4）纸张类型的文件规格不同，记事本、手册、便签和账簿，随着计算机、复印机等现代化设备的运用，纸张的大小不同，就出现了各种文件参差不齐的情况。文件书写纸张和复印纸的选择不注意，将会出现纸张老化、字迹模糊不清等问题，不利于档案的保存。（5）随着工作人员的流失，文件丢失的情况时有发生。文书工作在单位中，往往都是安排给兼职或者专职人员，工作人员身兼多职，人员流动量大，工作调动频繁，文件的丢失给后续的工作带来种种问题，文书与档案管理工作一体化是改变现有问题的有效途径。
四、对文书工作、档案管理工作的一些建议
（1）要端正工作态度，杜绝“事不关己高高挂起”的思想，互相帮助、相互配合、协调工作，把文书工作和档案工作融合在一起。只有做到这些，才能真正实现文书工作和档案管理工作的一体化，最大限度提升工作质量，减少工作失误。（2）树立认真负责，从我做起的工作态度，要明白档案工作的重要性质，记录无差别的历史，发挥出档案管理工作的价值。引入计算机技术和通讯技术，为文书档案一体化提供技术支撑，帮助文书书写人员和档案管理人员从传统的手工书写中解放出来，实现文书和档案管理工作的自动化。（3）合并文书机构和档案管理机构，使管理工作更加灵活、更具有科学性，减少不必要的时间浪费，方便查阅人查找文件，也为工作人员减少了工作流程，减少了重复的工作环节，保证文件质量，更好地做到文书工作和档案工作的标准化、规范化。（4）建立相应的管理制度，以保证文书与档案管理工作一体化的实施，书写纸张的选用，严格按照制度来书写、管理文件，确保所写文件的真实性，保证工作人员的专业性，避免滥竽充数，拉低单位实力。（5）统一领导，改变以往分散的人员管理制度，要做到两个机关单位相互协作，相互帮助，提供浓厚的工作氛围，统一管理，节省人力、物力、财力，通过文书与档案管理一体化的管理，监督文件产生的过程，统一两个单位之间的工作流程，取消在工作中重叠的工作环节，使二者成为文件工作中既独立又相辅相成的两个单位，协调合作，缺一不可，明确各个部门的职责。同时，要给某个部门全新的权力，确保每个工作环节都在控制中。工作人员要在工作中总结经验，跟上社会发展的脚步，不断提高自身的工作能力，将文书工作做到更好。
五、结语
任何事物都会随着社会的发展而不断改变，这是现代社会的发展规律。文书档案管理工作的一体化，是必然的趋势。做好文书工作和档案管理工作，需要每一个工作人员的不懈努力，为社会各界提供更好更全面的服务，满足当今社会的需求。
作者:蔡任萍 单位:福建省高速公路经营开发有限公司
参考文献：
[1]韩汐屿,魏巍.关于新形势下文书与档案管理工作一体化的思考[J].卷宗,2016(1).
随着医疗体制改革的不断深入发展，我国医院在管理制度与管理模式上进行了重大变革，特别是在医院的档案与图书管理工作上。对图书档案的管理虽然已逐渐独立成医院管理中的两个相对独立的体系，但其管理上却有一定程度上的相似点，通过一体化管理工作的研究，能够真正促进医院管理工作的优化与发展。
一、图书档案一体化管理的优点与可操作性
（一）一体化管理的优点。经过传统医疗机构的改革变迁，使医院的管理工作中将图书管理与档案管理区分开来，形成两个相互独立的体系进行管理，而其中缺乏良性互动，导致严重的资源和信息浪费，而在管理层面，又因为两者之间的密切联系，使之经常出现管理交叉和重复管理的现象。在医院的图书档案信息，应服务于医院的各级医疗人员和管理人员进行实时查阅，并确保信息的准确性和全面性。但相对独立的管理使其在实际工作中无法满足对信息查阅的需求。因此，对图书档案的一体化管理，能真正增强两者之间的良性沟通，将医院的相关信息管理形成网状数据库，使其涵盖医院工作的全局内容，实现医院内部的实时资源共享。比如，在医院中进行的医疗科研项目中，申请课题、坚定立项、开发到结尾中的相关工作，都可依赖医院的图书档案信息进行。不仅如此，课题研究后对相关材料进行的整理归档工作，能为今后的相关课题研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循环利用与保管。
（二）一体化管理的可操作性。科技的不断发展为人们的生活和工作带来了更多选择，特别是在信息化技术的帮助下，信息化管理能真正满足社会工作中对信息的及时性、广泛性需求，医院管理中的信息管理亦是如此。作为信息管理中两个重要组成学科，图书馆学与档案学不论是基础知识理论、认识论和方法论上都存在着很大程度的相同，甚至一些研究领域已逐渐实现了认知上的统一。因此，在医院的管理中，将图书档案进行一体化的管理能帮助医院形成涵盖更加全面信息网络，从而为医院各项医疗和科研提供服务。
二、医院图书档案一体化管理工作的展开
（一）提升信息资源有效利用率。图书和档案，其真正价值在于被使用，为医院的相关工作提供参考。由此可见，在医院图书档案一体化管理中，信息数据的优化尤为重要。网络信息技术的接入能改变医院馆藏结构上的单一、弥补数据信息上的缺失、提升整个信息处理和调取速度。一体化管理能确保数据信息资源的最大化利用，提升其有效利用率，服务于医院的相关医疗活动与项目。
（二）在图书档案管理的各自体系中获取改革灵感。在传统管理办法的影响下，一体化管理在开展之初难免受到非议。要想将一体化管理的优点进行传播，让更多人理解，就要对图书和档案管理体系的特点进行不断整合，进而推动管理工作的发展。对医院的档案来说，大多数的馆藏档案内容相对时间较为久远，其珍贵程度也相对较高，而相对来讲，图书与资料的信息数据则相对较为新颖，在实践层面，两者都具有不可替代的参考价值。档案管理主要为医院的各级部门管理人员、维修人员和财务人员服务，而图书管理则针对医疗、研究、医护、技术人员。由此可见，两者都具备相对独立的特点，但在一体化管理下并无实际冲突，反而因其管理范围涵盖面较广，成为一体化管理的改革基础。在一体化改革中，图书和档案是数据信息的主要来源，需要进行整体上的分类、整合与管理，才能对信息数据进行深刻的了解和运用，真正发挥图书和档案的使用价值。
（三）提升配套服务工作质量。对数据信息进行利用的过程，就是根据图书或档案资料的帮助，进行相关研究产生新数据信息的过程，在医院的研究和建设中，这种新数据具备更高的使用价值，这种本质也体现了知识经济时代的数据信息管理特点。在医院简称图书档案馆后，工作人员应注重配套服务工作的完善与优化。比如，创办医院内部的《医学快讯》，介绍医疗上相关方面的最新指示，带领医院各个科室主任参加座谈会或交流会等，针对医院图书档案馆的管理与临床医疗运用之间联系的加强进行了解与沟通，帮助院方实习医生更加便捷的获取馆藏资源中的信息数据进行论文的撰写和创作。
（四）专业化人才的引进和培养。在医院的图书档案一体化管理改革中，专业复合型人才队伍的打造十分必要，它不仅是对档案、图书管理专业化的保障，也是对管理工作的现代技术人才支撑。具体可通过在医院内部培养和从外部引进两种方式进行队伍的构建。在医院内部，定期组织相关科室之间的沟通与交流，促进在医院内部进行临床与实践知识的再教育，同时，从现代管理知识方面、现代化设备运用方面和外语方面引进专业化人才进行具有针对性的培养，在此过程中培养既了解图书管理又能胜任档案管理的综合性人才，能够充分利用网络信息技术进行信息的整理和优化运用，真正实现医院档案图书信息的一体化管理。
关键词：文档一体化；计算机管理；现代化管理
1 企业档案管理现代化的重要性
1.1 档案管理的概念
档案管理是一个非常复杂的工作，分为多个步骤和层次，首先要按类别对文件进行分类，然后对每一个类别的文件的重要性进行调整，然后对档案的基本信息进行整理和总结，最后把档案归档到各个区域，定期检查档案的完整性。所以档案管理工作是一项管理性的工作。虽然研究档案馆部门、编辑等活动，但目标是使企业更好地适应社会发展的需要，具有一定的服务性。文件的形成、传递、处理、管理和档案的收集、整理、标识、保管和使用环节，统筹按照统一标准、统一管理。这就需要建立统一的文档管理机制，使档案管理与档案管理有机结合，整合管理。还需要将公文这一文档实体从生成、流转，归档到N毁或永久保存的整个过程进行全面一体化管理。文件整合理论的形成经历了一个漫长的过程。
1.2 文档一体化计算机管理的现状
档案管理体制逐步完善，形成统一领导、分级管理体系；但是，档案管理工作还是很难满足社会的需求，差距主要表现在以下几个方面：
（1）基层档案管理不平衡。文件管理系统不完善。管理机制不好行使职权。档案管理部门没有专业书籍，没有文件规范操作，没有专业人员。一是缺乏档案管理意识。对档案重要性认识不足，认识不够。在人们的心目中，档案部门是一个无足轻重的单位，不重要。有领导认为，只要经济建设就行，档案工作质量没关系。由于缺乏领导支持，档案管理工作没有得到很大的发展。
（2）管理模式陈旧。随着科学技术的发展，高新技术产业的发展，新事物层出不穷，记录形式和内容纷繁复杂，档案范围进一步扩大。然而，大多数单位跟不上档案管理的发展。文件管理部门不能用计算机和网络技术进行档案管理服务，但一直采用传统的操作模式。
（3）机关档案管理存在问题。一般权限仅限于纸质文件的管理，电子信息统一集中，无需录入，无需电子处理。档案信息的影响，档案信息资源不能共享优势。
（4）企业档案管理存在问题。企业档案工作反映了生产、经营和科研的重大活动，但由于缺乏计算机化，许多企业的内部档案资源无法共享。影响了企业内部各部门之间的信息互用。
2 文档一体化计算机管理现代化的必要性
1.时展的要求。新世纪、新时代，电子信息技术的发展要求必须努力实现档案管理工作的现代化。计算机网络等三次科技革命带来了新技术和新方法，在社会生活各个领域和各部门得到了广泛的应用。
2.文件保护和利用要求。档案的保护和有效利用也要求企业早日实现档案管理现代化。由于许多文件存放时间长，除档案保护措施不充分外，造成了纸质档案中一些因长期缺乏保护而出现脱落和模糊现象。同时，它不能同时掌握相关档案，降低档案信息的使用效率，不利于实现工作的有效性和灵活性。现代档案管理将带来许多好处，最初，要保存档案完整性的内容，但经常性发生文件被打破或丢失的现象，引进现代管理之后，这种情况将大大改善；其次，文件可以更精细分割，不再需要手工记录文件，而且更多的人不需要整理文件，既降低了工作强度，又提高了工作效率。
3 我国现阶段的文档一体化计算机管理现代化发展中存在的问题
3.1 档案管理工作的规范性较差
企业档案管理的一个重要因素是档案管理的规范化和规范化。然而，由于中国的经济仍处于发展的转型期，许多行业都在发生变化，许多行业的标准化和标准化程度不高。当然，这个问题也反映在国内企业档案管理问题上。现阶段，在中国很多企业档案管理工作的责任分工是极其混乱的保密规定，内部管理秩序管理不到位，文件管理和分类不明确，文件没有规定的现象。因此没有规范的档案管理工作的档案管理工作不仅给企业本身带来了一些问题，阻碍了企业档案管理的现代化，同时也给其他部门在企业工作中造成了一定的障碍，不利于企业的良性发展。
3.2 档案管理资金投入不足
很多公司重视档案管理部门不高，只要文件可以保存，我不知道，这样一个粗略的工作，会带来很多隐患；越来越多的企业档案管理进入了一个资金严重短缺，许多档案管理部门保存文件柜文件已经损坏，许多文件已经发霉。这些都直接关系到档案管理部门的基本情况，而且档案管理部门对资金投入的成果也较少；现代管理模式要求较高的资金投入，这也是企业规划面临资金短缺的问题。
不协调的计算机技术和管理的发展，制约了档案管理现代化的发展。有的档案部门在利用计算机的同时，开发和利用了管理模式的改革，不重视软件的新思路指导，人为隔离了文档与信息之间的相互密切联系，由于文件计算机管理自身的发展和应用，它们没有整体的规划、协调、衔接和利用，技术的发展和应用使计算机文件系统开始从重复的数据输入中脱离尴尬。这种计算机技术的发展和应用，不仅没有提高劳动生产率，减轻了员工的负担，而且大大增加了档案工作的负担和复杂性。
4 文档一体化模式下电子档案管理的注意事项
鉴定工作需要从内容和技术两个方面进行鉴定。传统档案的鉴定与鉴定内容之一基本上是相同的，即对档案内容进行审查，确定其科学性、历史性和实用价值，进而确定保管期限。
由于电子档案馆与传统档案馆的使用，安全工作有别于传统档案馆，电子档案馆与传统档案馆的安全性相同，但泄密的方式和渠道更加多样化，存在更多的安全隐患。电子档案的保密主要包括两个方面。
网络文件的安全存储在网络计算机上，为不同的用户提供不同级别的服务，在线数字档案网站的文件信息极易泄漏。因此，数字档案馆必须分类归档和公开记录。互联网是一个完全开放的网络，为了防止计算机黑客窃取和未经授权使用机密文件的信息，我们在计算机网络的档案中做了保密工作。
（2）在传输文件的安全性方面，很多互联网网站都有自己的附加安全机制，防止未经授权的用户看到这些网站发送和接收邮件。这些站点通常称为"安全岛”。当然，只是选用这一保密措施是远不足的，加密方法有两种，一种是硬件加密：另一种是件加密。硬件加密速度比软件加密快。
（3）使档案管理的建筑和设备达标
从每个房间的湿度、温度、位置等方面考虑，保证文件的安全性和可靠性，同时还增加一些可控制温湿度控制的电子信息设备，增加科学档案管理，争取早日实现对档案管理工作的现代化目标。
5 结语
现阶段，为国家现代化服务是我国的一项政治任务。档案工作的政治保密档案工作绩效之一。我们国家的档案，记载着政治、经济、军事、文化及科学技嚣震_术等方面的情况，其中大多数属于机密。因此，档案工作者必须树立正确的保密观念，采取各种有效措施，保护好党和国家的机密。档案工作者要充分认识档案馆的工作特点，建立明确的服务意识，努力为我国的现代化。文件一体化模式将电子文件管理、档案管理和档案管理有机地结合起来，提高各部门之间的协作能力，提高机关的整体工作效率。
参考文献
[1]李春雨，王伟杰.浅议如何做好档案管理工作[J].中外企业家，2009（12）：15-17.
.[2]李红.论新形势下的档案管理现代化[J].中国水运（社科版），2007（04）：18-20.
[关键词]档案；图书；一体化管理
21世纪伊始，我国的高等教育改革进程加快，高职院校如雨后春笋般涌现。目前，高等职业教育已经占据了我国高等教育的半壁江山，为我国高等教育做出了不可忽视的贡献。随着科学技术迅速的发展更新，开启了新的信息时代，人们对信息的需求方式和内容也发生了巨大变革，传统的图书馆储藏信息的方式以及对信息资源查找的方式俨然满足不了现代社会以及人们发展需求。人们越来越希望信息的汲取可以不受时间、空间乃至地点和借阅等条件限制，由于具有信息内容丰富，形式多样的特点，可以极大的节省人们查找信息资源的时间，方便人们随时随地都可以查询到需要的信息，被人们所期待。这是传统的图书馆所不及的，更是单纯档案部门的工作无法实现的。所以，尽快将信息资源有效整合，是快速实现信息共享的有效手段。作为高职院校获取信息最主要渠道的图书管理和档案管理部门，也要适应社会发展要求，走一体化管理之路，实现信息资源的有效整合，这对于加强高职院校校园文化建设，进一步提高高职院校的教育管理水平，拓展其生存发展空间，提升市场竞争力都具有一定重要意义。
一、档案、图书一体化管理具有相关的理论依据
国家教委和国家档案局于1985年6月联合印发了《关于发展和改革档案学教育的几点意见》，意见中不仅提出了“档案、图书、情报一体化”的问题，同时也提出了档案、图书、情报的发展规划。学界和业界皆对图书、档案一体化从理论上进行了诸多讨论和分析，在实践中，各国也确实取得了一定的成果。
1、图书、档案具有同源、同根性
远古结绳记事，可以看作是最早的档案萌芽。后来中华先民把这些档案加以汇辑，传播到外界，流传于后世，是原始档案功能升级，从而形成最早的图书[1]。随着信息技术与互联网技术深入发展，使得这两个学科呈现出一种融合的趋势。
2、图书、档案具有相同的本质属性
图书和档案都是记录和传达某种信息的一种形式或者介质。信息是二者的共有本质，是相互联系的桥梁，是共同的起点和基础。图书档案都是社会信息资源的组成部分，都承担着被存储、传递和利用的职能。它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；都有现实的实用性；都是实现现代化的物质基础和先决条件[2]。
3、图书、档案具有相同的职能和发展方向，管理手段高度相似
图书、档案工作的核心问题都是信息及其载体的搜集、选择、整序、存储、传播及利用。管理手段主要是分类、编目、归档、主题、索引等，在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的使用目的。
4、贝塔朗菲定律指出：整体系统的属大于各孤立子系统的总和
我们把这一定律应用到图书、档案一体化的研究中，就可以得出将图书和档案合起来的整体功能一定大于图书、档案各自作为一个独立的系统的功能。因此，图书、档案一体化的本质就是整体内各个子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加[3]。
二、档案、图书一体化管理的优势
1、能够全面满足在校师生的信息需求
随着信息时代的到来，计算机网络的进步和发展，通过互联网查询所需要的信息已经成为很多人的选择，到档案馆或者图书馆查询信息要耗费大量的时间和精力已经无法满足现代人快节奏的生活、学习和工作需要，对于原始档案信息、系统理论方面的知识以及参考资料的查询非常不便。然而，从宏观角度来说，图书和档案管理工作从本质上说都具有专业性和服务性的特点，都具有为国家经济、政治、文化、教育、科技发展提供理论依据和信息保障的职能。从微观的角度来说，图书和档案信息都具有为不同读者和用户提供信息服务的职能，信息在利用的过程中才能发挥其价值，读者对信息的需求会反过来促进图书和档案发展的一体化。
2、能进一步实现资源共享，有效节约成本
数据库的建立是一项长期的、系统的，需要耗费大量的人力、物力、财力的工程[4]，为充分发挥高校图书和档案的价值，将图书和档案纳入高校的数据库是重要举措。第一，将两者有机结合建立数据库能够实现信息资源与文献资料的共享、方便管理，为高校的科研工作更好的服务；第二，网络技术与信息资源的整合有利于建立一个完善的检索体系和检索平台，将图书信息、档案信息电子化，用户可以不受时间、地点的限制，随时使用网络链接所需要的信息资源，另外，数据库的建立有利于信息资源的实时更新，为早日实现图书档案的一体化提供条件；第三，以计算机网络为载体，积极使用网络通讯技术、数据库技术、信息处理技术以及多媒体技术，将图书、档案有机联系，加快图书信息与档案信息的电子化和专题化建设，加强信息网络服务，尽可能的满足学生、学校以及社会的发展和科研需要。
3、能够进一步加强校园文化建设
无论是图书还是档案都是校园文化建设不可缺少的一部分，都在校园文化建设中发挥着十分重要的作用，图书馆馆藏丰富了可以为广大师生提供一个良好的学术氛围，与档案结合起来，借助科研等档案资料举办各种科技知识讲座、科技成果奖、评选师生优秀论文等，使广大师生由被动的接受知识为主动的运用知识，从图书、档案中获取新知识，新思路，创造新才能，进而汲取新的知识，从而激发师生创新的热情。档案的编研与图书馆建设的一体化更是积累和传播校园文化的重要途径，校史档案的人文建设，能够挖掘学校的人文精华，增加文化特色，更大限度地把图书馆与档案馆建设成校园文化建设的基地，使高校校园文化通过这二者得以更完好的保存与传承，有助于高校从中总结办学规律、办学经验，最终推进了校园文化建设。
三、档案、图书一体化管理制约因素
1、缺乏坚实而正确的理论指导
在我国，设置有档案专业的高校一共33所，但图书、档案学专业在院系归属上不是很统一，不够明确呈现多样化的特点：有的如武汉大学、吉林大学、中山大学等设在管理学院，有的如南开大学、黑龙江大学设在信息学院，有的如辽宁大学、上海大学、南昌大学等设在人文学院，还有的如山东大学、辽宁大学、湖北大学等设置在历史学院等等。这说明这些专业目前还依然处于一种依附状态，一直未能形成统一独立的专业定位，其发展和走向也未能形成学明确的思路，这样的结果往往就导致其理论水平也处于一种滞后状态。学科建设现状无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导。
2、宏观管理力度不够
“宏观管理的一体化”是一种战略管理的过程，是图书、档案两个独立的系统改变封闭、孤立的各自为政的状态，加强横向联系和纵向扩展，重新组成一个统一协作网络的过程。目前，这两个系统从各个角度来说还处于互不相干的孤立状态，缺乏横向交流联络。图书馆系统基本上归属于文化部和教育部管理，档案系统则由国家档案局指导与协调。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、档协调机构和统一的规章制度是一体化的重要核心问题[5]。
四、推进高职院校档案、图书一体化管理的措施
1、改变传统思维，统一思想认识
首先，解决观念上的种种偏见，在思想上明确图书、档案一体化是科学发展规律所决定的，是经济社会发展的必然，是图书、档案生存与发展所面临的一件迫切的任务。在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、档案学二者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，探索图书馆、档案一体化的有效途径，是信息时代的现实需要，是创新管理机制的必要手段。
2、加强宏观管理，统一制度标准
从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范对工作中的各种行为加以控制和约束，改变两个独立的工作系统封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系，加强二者横向联系，尽快实行图书、档案实体管理的相互交叉管理[6]。只有制定了统一的、权威的机构和相应系列的规章制度，实现了管理制度上的一体化，才能使两个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相协调、互相配合、互相补充、协调发展。
3、研究二者共性，统一相应技术标准
图书、档案一体化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。没有统一的技术标准，一体化管理就无从谈起。目前，作为两个独立的工作系统，它们的标准化工作均取得了令人瞩目的成绩。今后的任务是要以一体化为目标，重新审视已制定的各项标准，结合图书、档案工作的工作特点，寻找两者具有互换性和交融性的结合点，制定出凸显共性、适用更广的技术标准，以推动一体化的进程。
4、多渠道、全方位加强队伍建设，提高工作人员的综合素质，培养通用型人才
图书、档案一体化需要一支具有既掌握图书管理、档案管理经验和规律又熟悉网络技术、精通信息管理技术的新型知识结构的通用型人才队伍[7]。他们要有较高的知识层次和先进技术水平，具有一定的组织协调能力和科学研究能力、熟练掌握图书、档案管理技能、专业理论知识、有资源共享意识，为一体化工作提供坚强的后盾支持，图书馆学、档案学各有自己特定的研究领域、研究方向和研究对象。通用型人才的培养，有赖于专业教育。
参考文献：
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关键词 中职学校 档案信息化 文档一体化
中图分类号：G271 文献标识码：A
Secondary Vocational School Archives Information Construction in
Document Integration Management Mode
CHEN Meiying
（Guangdong Food and Drug Vocational-technical School， Guangzhou， Guangdong 510663）
Abstract File information refers to the use of modern IT department archives， archives of information resources to strengthen the collection， collation， development and utilization. Vocational schools include network file information， standardization of digital archives stored information and archives information management profile information utilization. This article focuses on the current situation and countermeasures document integration management mode in vocational schools archives information construction.
Key words secondary vocational school; achieves information; document integration
教学档案能展现教师不同的教学面貌，呈现方式虽以书面数据为主，在实施过程，教学者与同侪教师都必须透过各种不同的方式，以作为了解教学成效的手段，而教学观察与回馈就是其中要项之一。①首先，教学者先填写“教学计划与省思表”中的教学计划部分，一方面厘清自己即将进行的教学相关脉络，另一方面作为与同侪教师进行观察前会谈的基本数据。然后，同侪教师即依照约定的观察时间观察教学，同时填写“教学行为观察记录表”。而教学者也要在教学后的四十八小时内，填写“教学计划与省思表”中的省思部分，并搜集学生学习的相关数据（如作业、学习单等）黏贴于表上，进行自我检视与省思的工作。接着，依据教学者的省思记录，以及教师的教学行为观察记录，进行回馈会谈，一方面找出教学者已经具备的教学成就，另一方面也从讨论中发现教学者可以继续成长的教学行为。②
1 档案信息化管理的内涵
档案信息化是近年来研究的热点问题，中职学校档案信息化应以促进、完善学校信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，并坚持技术与管理并重、与学校信息化协调同步的原则，在学校各信息系统的开发与实现过程中，也应充分考虑档案管理的要求。究其内容则主要有电子文件的归档、传统载体档案数字化、电子档案的管理、档案网络化服务、档案管理系统软件等，知识贵在活用，而活用的过程不外乎“内隐知识外显化与外显知识的内隐化”之交互作用的历程。因此知识若能加以灵活运用，则可精益求精、增进效能，由此可见知识管理之重要性。③
2 中职学校档案信息化建设与管理的重要性
“知识管理”的要旨就是要把人脑中的知识化为具体的杠杆效应，为组织增加资产。知识位居于文明之核心，并成为我们思考、信赖和从事及质疑文明本质的基础，使科技得以出现，并转变了我们的世界。在当代世界中有可供使用的大量信息，知识的类型亦相当繁多，尤其身处在信息时代，更是充斥着各式各类的知识，而哪些才是教育工作人员所需要的？能够为教学过程带来何种效益？如何使众多知识有系统的呈现？如何搜集、精炼、储存、分享、创造知识，管理这众多知识，便是知识“管理”的目的。
如何善用知识，将会是未来竞争的主要关键因素。人类的知识不断被开发出来，而信息也将面临“数据过剩，却信息不足”的失调问题，教学资源的多样化，使得教育工作者无法忽视知识管理的重要性。相信未来在科技上的进步，并不只在于信息的生产，更也不会是信息的传播，最困难的问题将是在于如何减少和筛选信息。未来储存信息的能力是相当可观的，但是要如何从我们记忆中取出有用信息的能力确实相当贫乏。真正的知识管理，便是要做到取出每个人脑袋里所需要的信息，凡能藉由知识管理系统而不断学习的组织单位，才能发挥知识的最大功能，带来竞争优势。④
3 文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设的策略
3.1 强化中职学校档案信息化建设的意识
教育被视为一专业工作，于是乎需以专业知识为基础，而教育专业知识是由教育研究、研习中学习而得，亦能由教师的实务经验及省思所产生。教师所累积的教学实务经验，往往是教师教学智慧的结晶，十分珍贵。但遗憾的是，学校方面往往忽略了教师长年所累积下来的专业知识，并伴随着教师调动或是退休而消逝无踪，无法有效的经验传承及保存;同样地，教师本身亦往往不清楚自己所拥有的专业知识，而造成无法储存、应用甚至分享，更不用说是创造新的知识。教师所拥有的教师专业知识乃是学校组织中的重要资产，然而，学校和教师对于知识管理的内涵，却仍一知半解。
3.2 加强对档案人员信息技术应用能力的培训
学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。⑤
我们有必要将这些珍贵的知识或经验须予以搜集、储存并传承分享，以至于其它教师得以透过这些珍贵知识而提升教学质量、活络教学过程，“教师个人知识管理”便因此被孕育而生。对教师而言，知识管理是一种专业学习的过程，也是获取专业知识的手段，再者将知识管理应用于教育的领域，早已成为近年来教育研究的主要议题。学校本身可视为是一个教师社群的结合，而教师知识更是学校的重要资产，更应珍惜并积极管理。若教师知识管理得宜，教师将不再只局限于自我的知识，可借助他人所分享的知识，达到教师专业成长的理想。教师个人专业理论有许多属于内隐的、特殊的以及不断建构、变动的特性，大体上是透过团体合作、自我省思、深度对话等活动而得。知识的生成变化是个体其内在个体经验、意义结构在社会或特定文化脉络之中，交互影响历程中，不断经由诠释、反当、转化的结果。因此，教师的知识管理策略，必需着重在整体的教师专业实践历程。⑥
3.3 加大档案现代化管理的投入
制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平，应投入大量的精力关心和支持这一工作，没有资金，应想方设法创造条件投入资金;没有设备，应千方百计配置先进设备;没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才;把档案现代化管理纳入中职学校档案管理工作计划，列入中职学校档案部门重要达标的内容进行考核。
4 结论
总之，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在新世纪发展的各个领域中发挥不可替代的作用，所以我们必须加快电子档案的现代化建设管理进程，确保中职学校档案为学校的发展和建设服务。
注释
① 李静.职业技术学校档案信息化建设探析[J].黑龙江档案，2014.3：60.
② 梁景芝.中职学校档案集中化管理问题研究[J].中共郑州市委党校学报，2014.2：85-87.
③ 林艳梅.中等职业学校档案信息化管理探讨[J].城建档案，2014.5：84-85.
④ 杜玉林.以人为本背景下中职学校档案管理工作要点分析[J].中国管理信息化，2014.13：111-112.
【关键词】教学档案 教研室 管理体系 一体化
引 言
教学档案是指在教学、科研以及教学管理等工作中直接形成的、具有保存价值的各种形式的文件资料。它全面地反映了高校教学管理、教学实践和教学研究等工作的全貌，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，也是学校教学评估的重要内容之一。教研室作为学校教学与科研的基层组织，其教学档案是反映教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等教学相关活动的第一手资料，具有独特的地位和作用。随着高等教育改革的不断深入，以及国家和各级政府对教学质量评估工作的重视，各高校对基层教研室档案的建设也越来越重视。但是，由于历史遗留和时展的原因，高校专业教研室层次的教学档案建设存在一些共性的问题，严重制约了其效用的发挥。为了进一步规范教研室教学档案管理工作，充分发挥教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，必须在全面分析问题成因的基础上，制订和完善相应的管理措施，建立起比较完备的教学档案管理体系，也为正在实施的专业课一体化教学提供重要的保障。
教学档案存在的主要问题
从笔者调研的情况来看，高校教研室档案在建设方法、建设内容、管理制度和效用发挥方面均存在许多亟需解决的问题。
1.教研室档案管理人员的专业素质有待于进一步提高，教学档案的建设方法有待于进一步改进
教研室作为学校最基本的教学单位，一般并没有专职的档案管理人员，所有的档案建设和管理工作均是由没有经过专业培训的普通教员承担。因此，在档案建设和管理的具体工作中，往往在材料收集、分类编目、保管维护等方面存在着随机性、非科学性、非专业化的特征。另一方面，很多教研室虽然平时开展了大量的工作，但由于没有一个明确的教学档案建设方案，许多经验没有总结提炼，许多资料没有以妥善的形式进行分类管理，时间久了，很多重要的资料遗失，许多好的经验没有得到传承和推广；同时，由于缺乏专业的管理、分类编目以及专人管理，在需要资料时，往往难以找到，从而使教学档案的利用功能大打折扣。
2.教学档案的内容不齐全，不规范
由于教研室档案管理普遍起步较晚，制度不够健全，档案建设的内容不明确，造成一些归档材料无章可循，从而导致档案材料内容不齐全，缺乏规范性和整体性。
3.教学档案的管理制度不够健全，管理方法和管理手段比较落后
首先，多数教研室的教学档案是教员兼职管理，教员既承担着艰巨的教学任务，又有科研的压力，能够用在档案管理上的时间非常少，加上教研室一般没有明确的档案管理制度，从而造成档案的管理比较混乱。其次，多数教研室的档案管理还采用比较原始的手工操作方法，主要以纸质的形式进行档案的收集和归档，还未将比较先进的数字化技术引入到档案管理中，严重影响了档案管理的效率。此外，一些领导对档案管理存在误区，对档案工作的重视不够，资金投入不到位，也是造成档案管理比较落后的原因。
4.教学档案的利用率比较低，服务教学的功能没有得到充分发挥
在实际的工作中，档案管理人员更加注重档案的完整性，以档案的完好保存作为终极目标。因此，他们特别注重保护档案不受损坏，对合理利用档案考虑得较少。这也就造成了档案借阅比较困难，甚至一般人员根本无法借阅。据统计，高校档案的利用率一般在20%以下。
为了进一步规范教研室的教学档案管理，充分发挥其在教学管理、教学改革、教学研究和学科评估等各项工作中的作用，逐步实现教学档案管理的规范化、标准化，笔者结合自己的工作实际和体会，从教研室教学档案建立的方法、教学档案应涵盖的内容、教学档案的管理制度和教学档案利用价值最大化的途径等几个方面进行探讨，希望能够为建立起比较完备的教研室教学档案管理体系提供一些有益的建议。
教学档案管理体系建设的若干问题
1.教学档案建立的方法与途径
由于教学档案建设工作量非常大、过程繁杂，要确保教研室教学档案的真实性、完整性和准确性，就必须寻找行之有效的建设方法。根据笔者多年从事教学管理的经验体会，我们认为应采用以下措施，以保证教研室教学档案建设的标准化和规范化。（1）强化全体教员的档案意识，全员建档。由于教研室没有必要也不可能设立专职的档案管理人员，这就要求在档案建设的过程中充分调动全体人员的积极性。教研室要把档案建设列入教研室工作计划，员思想，让教员认识到教学档案的收集、整理、保存和利用是教学工作的重要组成部分，是每个教员的义务。（2）结合教研室的实际，制订合理的规章制度，使得教学档案的收集、整理、保存和归档有章可循。有条件的可以建立专门的档案室对教学档案进行保存。（3）坚持档案材料的及时归档，确保教学档案的实时更新。设立时间节点制度，每周由值班员负责收集整理各位教师本周内的工作，交档案员分类保存。
2.教学档案的建设内容
为了最大限度地符合教学规律和教学管理的需要，在调研一些高校做法的基础上，我们认为教研室教学档案的内容应该主要包括：①综合性文件；②师资培养；③专业与课程建设；④教学条件与利用情况；⑤教学管理和质量资料；⑥特色类材料。同时，为了保证教学档案的完整性、准确性、系统性和连续性，还应该配备教学档案的相关目录和保存时间。
3.教学档案的管理制度
为了更好地发挥教研室教学档案的作用，就必须从档案建设的观念、管理措施和管理制度等方面加强建设。事实上，完善教研室的档案管理制度，加强教研室的教学档案管理，是高校的重要基础建设之一，也是加强高校管理、深化教学改革的重要体现。笔者在调研院系有关档案管理的规章制度的基础上，结合教研室的实际情况，认为应从以下几个方面加强教研室的教学档案管理：（1）建立教学档案管理责任人制度。根据教研室的实际情况，教研室主任应为教研室教学档案的责任人，同时明确一名教员担任兼职档案员，负责做好以下各个方面的工作。一是做好本教研室教学文件材料的收集工作；二是将收集的材料定期组卷装订，进行规范化和标准化处理；三是做好平时的保管工作，对教员借用档案材料作好登记，并注意按时催缴归还。（2）实行教学档案定期检查制度，形成规范教学档案管理的长效机制。教研室每学期对现有的档案材料进行一次集中整理、分类归档，然后由系和学校组织两个层面的专项检查，提出整改意见，教研室按照意见进行整改，做到“以检促建，以检促改，检建结合，重在建设”。（3）实行档案员定期培训制度，不断提高档案管理人员的业务素质。由于教研室没有专门的档案管理员，档案的收集和管理方面往往存在非专业性、非科学性的特征。因此，档案管理员要不断提高自身的业务素质和管理水平，不断学习与现代档案管理相关的理论、技术和方法，以提高教学档案的利用价值。另外，高校教研室教学档案有其自身的特点，档案管理员要解放思想、更新观念，不断寻求高校教学档案与一般档案的异同，同时针对这种特点寻求适合教研室档案管理的新方法和途径。
4.教学档案的作用最大化途径
建立教学档案的目的是充分利用教学档案，为各类教学活动服务，提高教学水平。教学档案利用程度的高低，关键在于能否制订一套合适的方案，便于教学档案的查阅使用。笔者认为，在实际工作中应采取以下措施，以发挥档案资源的应有价值。一是要提高教学档案建设的信息化水平。随着现代科技的发展，档案建设也要与时俱进，充分发挥现代科学技术的作用。在重视传统纸质档案的同时，逐步加强电子档案的建设，实现档案管理的现代化、科学化和网络化。二是要在档案管理中，充分体现“以人为本”的思想。在不破坏档案的保密性和完整性的同时，对尽可能多的人员进行开放。同时要根据不同人员的具体需求，制订有针对性的开发计划以及查阅、借阅相关制度，提高借阅人的利用效率。三是档案管理人员要“走出去”，及时有效地利用反馈信息。分析借阅人的反馈信息并加以整改，是提高档案利用价值的有效手段。因此，档案员要及时主动地了解教学档案的使用效果，对反馈回来的信息进行分析研究，及时发现存在的不足并加以改进。
结 语
总之，建立教研室的教学档案一体化管理体系，目的是为了使教学档案更加全面、及时、准确地反映各项教学活动，更好地为教学科研服务，为提高人才培养质量服务。为此，必须不断创造性地发展教学档案管理体系，使之成为一种与时俱进的力量，在服务教学的过程中不断焕发出新的活力。
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物质、能源和信息是人类社会赖以生存和发展的三大资源，只是在不同的时代，人们所依赖的核心资源有所不同。在信息社会，核心资源是信息。信息资源已成为国际竞争中极为重要的战略资源，数字化革命将使信息资源成为至关重要的国家财富，经济和社会发展越来越依赖信息技术和信息资源。信息资源不仅有很大的经济价值，还具有丰富的文化价值和战略价值，在综合国力竞争中的地位凸显重要，加快信息资源开发利用是科学发展观的内在要求。要按照科学发展观的要求，实现经济社会全面、协调、可持续发展，就必须改变传统的资源观念、调整资源战略、大规模开发利用信息资源、节约物质资源和能源，走“以信息化带动工业化”的新型发展道路。
IRM理论产生于20世纪70年代后期，自产生以来得到了快速发展。就IRM理论的起因而言，一则得益于信息技术的发展与应用，特别是信息系统的推广；二则归因于信息资源总量急剧增长所造成的信息供求矛盾的激化，人们急需一种理论来解决信息实践中的种种问题，IRM理论最初萌芽于工商管理和政府部门这两个领域。20世纪90年代初，我国图书情报领域的学者引入了IRM理论，并与欧洲学者有相似之处，即在引入理论的同时大量地植入了情报学等学科内容，形成有中国特色的IRM理论。现在IRM主要应用于政府、企业、图书情报及民间信息服务等领域[1]。
一门学科的制度化，即形成稳定的学科规则和模式，应包括以下内容：学科职业的制度化、学习和训练的制度化、研究的制度化、交流沟通的制度化及评价和奖励机制的建立[2]。虽然IRM出现时间短，但在20多年中，理论研究和实践应用都取得了丰硕成果。在我国不仅出现了一定数量的专业期刊，出现了一定数量的地区IRM中心（北京和大连IRM中心等）；而且成立了专门的IRM协会和研究基地（国家IRM北京和南京研究基地，国家重点研究基地武汉大学信息资源研究中心），每年定期或不定期召开IRM会议和论坛（如2004年人民大学IRM学院举办的“2004年中国IRM论坛”和武汉大学举办的第三届“信息化与IRM”学术研讨会），有了相对稳定的研究群体，发表了相当数量的论文和专著；尤其是在我国大学教育中得到了发展：最先是一些相关专业开设IRM课程，后来一些研究生专业开设IRM专业方向，发展到设立IRM硕士和博士专业，而本科专业的设置，在2003年浙江大学、2004年四川大学批准开设IRM专业（由档案学、图书馆学合并调整）后，2005年河北师范大学也被获批准增设IRM专业，在此期间也有一些院系改名为IRM学院（系）。
2、图书馆学、情报学、档案学学科一体化的发展
图书馆、情报、档案学科同宗同源，图书馆和档案馆最初是合二为一的，由于社会发展的需要，这三门学科进行了分流，经过各自独立的发展阶段，又各自为政地形成了三个系统。19世纪初出现了图书馆学，19世纪末档案学开始形成，19世纪末20世纪初出现了文献学，20世纪中期诞生了情报学。这四门学科最初的研究对象有所不同，图书馆学研究的是图书资料，档案学研究文书档案，文献学研究期刊论文，情报学研究科学文献情报的机械检索。由于出发点不同，并且从产生之时就朝着建立各自独立的研究领域方向迈进（特别是情报学），因而它们在很长一段时期呈现出强烈的“离心化”发展趋势。可是，随着实践的深入，图书馆、档案、文献和情报工作的对象逐渐出现了趋同趋势——它们都要处理图书、期刊及其他各种数字文献。由于这些学科研究的对象都是文献，只是研究对象的侧重点不同，在理论、方法、手段等方面必有诸多的相似之处，所以在当代它们之间出现了“集成化”趋势。特别是随着科学技术迅速发展，新技术、新方法的老化周期愈来愈短，现代科学日益向微观方面纵深发展，分支学科也越来越多；与此同时，学科之间相互交叉、相互渗透也越来越多，科学研究方法也在向整体化发展，这标志着科学发展到了一个更高级的综合阶段，“大信息观”的出现正说明了这一现象。
三个学科相互融合的一体化在20世纪50年代已露端倪。1967年，联合国教科文组织将“图书馆组及书目、情报工作与科学名词委员会”改名为“情报工作、图书馆与档案部”。1974年9月，该组织又在巴黎召开了全面规划国家文献、图书馆、档案馆基础结构的世界科技情报服务系统大会，提出了建立“国家情报系统”（NATLB）的计划。许多国家据此采取了推动图书情报档案综合发展的相应措施。由于图书馆学、情报学和档案学研究的对象不论是机构、工作流程，还是资源和事业都有共性，所以它们的一体化自然顺理成章。特别是现在信息技术和网络技术的发展，新的问题的出现，三个学科更是错综复杂，呈现出一种融合的趋势，主要表现在：①研究对象的同一化；②研究人员的一体化；③专业教育的融合；④专业期刊的交叉。叶继元教授甚至认为图书馆学和情报学基本重合，作为过渡性名称，可以称为“图情学”[3]。在实践中也有一些机构进行了三者的一体化，从其表现形式分：一种类型是把图书、情报、档案集中到某个部门管理，实现全部的一体化，例如美国国会图书馆藏有图书、手稿档案（包括23位美国总统的手稿）和科技报告等，所以美国国会图书馆既是图书馆，又是档案馆，还是情报研究机构；另一种类型是把图书、情报和档案相互交叉地保管在一个部门，实行部分的一体化，例如，图书馆工作与情报工作实现一体化，这种模式比较普遍，如中科院文献情报中心、上海图书馆等；也有的将图书馆与档案工作合在一起的，如玻利维亚国家图书馆和档案馆、柬埔寨国家档案图书馆。但在一体化理论和实践中存在一些问题，主要有：
2.1 缺乏正确的理论指导
缺乏理论指导的实践是盲目的实践，缺乏正确理论指导的实践将是失败的实践。图书馆、情报和档案学分别指导着图书馆、情报和档案工作的健康发展。然而，那种追求自我完善的学科建设现状是无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导的。目前，少数图书、情报和档案单位进行了一定的一体化实践，但其中大部分仅仅是三个机构合在一起，挂一块牌子，而内部仍然是各行其是，其实是有名无实；而另一些单位则把档案、图书、情报资料无条件地合到一个地方去管理，这又属于一种混合。这些做法与一体化的宗旨是大相径庭的，究其原因就是缺乏正确的理论指导。随着科学发展综合化趋势的日趋加剧，图书馆学、情报学和档案学加强横向联系的趋势也日趋明显，而作为这种相互惨透、相互影响的必然结果是将出现一门研究它们的共同规律，以指导这些学科进一步发展的新学科。在20世纪80年代就有学者提出几种理论，代表性的有文献交流学、文献信息学、文献信息管理学及后来的IRM学等，但由于各种条件限制，都没有很好地应用。
2.2 宏观管理无力
宏观管理的一体化是一种战略管理的过程，是图书、情报和档案三个独立的系统改变封闭、孤立状态，加强横向联系，开展协调、协作，组成全国统一网络的过程。只有实现了宏观管理的一体化，才能使三个独立的工作系统在统筹安排、全面规划、协调发展下，建成统一的国家信息资源保障体系。实现宏观管理的一体化必须要有一个统一的、有权威的、协调咨询性质的机构和系列的规章制度。目前，三个系统从上到下处于三足鼎立的状态，缺乏横向联系。图书馆系统基本上属于文化部和教育部管理，档案系统由国家档案局指导与协调，而情报系统则主要由国家科技部管理。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、情、档协调机构和统一的规章制度是一体化的核心内容。
2.3 专业设置不合理
我国对信息资源类学科的专业设置经历了一段混乱局面，这种混乱主要表现为：学科的名称不规范而且不稳定；多种分类标准并行，学科设置交叉重复；对学科的归属缺乏长远、一致的考虑，没有一个合适的学科名来统一三个学科的上级一类学科。例如，在历史上，对图书馆学、情报学、档案学的学科性质无一定论，经历了好几次的学科属性变更。在1998年教育部的高校本科专业设置中虽进行了一定的规范，但把情报学删除，而图书馆学、档案学和新增的信息管理与信息系统专业，与行政管理、旅游管理及土地资源管理等共属于管理学门类，很显然，图书馆学、档案学的关系与其他管理学门类中的学科关系更密切。而在国家社会科学基金指南和1992年制定的国家标准《学科分类与代码》中把图书馆学、文献学、情报学、档案学、博物馆学及图书情报文献学其他学科等学科作为二级学科，一级学科取名为图书馆、情报与文献学，这种取名方法也存在一定的不合理性。
现在，社会需要新型知识结构的信息人才，这些人才应是一专多能的，是综合性人才，他们在宏观上能从事信息管理系统的设计和运行，在微观上能精通某方面的业务工作，并能够推动信息综合管理的发展。在实际的专业人才培养中，这三个学科各自为政、独树一帜，大多数学校这三专业之间的联系不是很紧密。培养出来的人才，要么是过于专业化，适应面不广；要么对一些知识仅学到了一点过于广而泛的皮毛，显得空洞。这迫切需要三个学科求同存异、协调发展。
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3、在IRM体系框架中三学科的一体化
在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、情报学、档案学三者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，构建统一的IRM学科体系框架，探索图书馆学、情报学、档案学学科一体化的途径，已是一件迫切的任务。
3.1 在IRM体系框架中一体化的理由
钱学森在《论系统工程》一书中指出[4]：“情报、图书、文献和档案都是一种信息”。信息是三者的本质，是相互联系的纽带，是共同的基础和出发点。图书、情报、档案信息都属于知识信息；图书馆、情报和档案工作均属提供知识信息的服务工作；图书、情报和档案都是社会信息资源的组成部分，新的数字化环境下，在三学科理论、方法、手段等方面必有很多的相似之处。通过对国内众多的关于IRM论著的了解，从其发展历程、定义、学科性质、研究对象、研究内容、研究方法和管理过程来看，IRM作为三学科的上一类学科是合适的。
IRM体系框架中一体化可以较好地解决一体化过程中的问题：①IRM理论是一种综合性的管理理论，1993年，卢泰宏在其所著的《国家信息政策》中，指出[5]：“IRM是信息管理中的一个重要的新阶段。”在此基础上，他提出了IRM的内容构架，认为：“尽管关于IRM的阐释不尽相同，但至少有一点是众所一致的，即IRM是信息管理的综合，是一种集约化管理。”可通过IRM理论来指导一体化工作。②可运用经济、法律和必要的行政手段，建立全国性和各地区性的IRM中心，以确保信息资源的充分开发、有效利用以及信息事业的健康发展。制定有关于IRM科学、完备的政策法规和标准规范体系，实现统一的宏观管理。③在学科的设置上，可把IRM 作为三个学科的上一类学科。为适应社会现代化、信息化对培养复合型人才的需求，大学课程设置遵循“淡化专业、强化素质、厚基础、宽口径、强能力、重实践”的原则。图书馆学、情报学和档案学专业可实施按系招生，按“2＋1＋1”或“1＋1＋2”方案组织教学，把这三个学科统一按IRM学科招生和培养，把大学四年分三部分构成：第一部分统一进行政治理论课、外语课、计算机基础课和科学文化基础课综合教学，第二部分共同实施IRM专业课教学，第三部分依照学生自愿分专业，按图书馆、情报和档案学专业实施各自专业教学，组织毕业实习和完成毕业论文（设计）。而硕士和博士研究生的培养，也可遵照上述原则，在统一的IRM学科下，再细分专业和方向。
另一更重要的方面是信息技术在三个学科的形成与发展过程中表现出的强大的整合作用。这三个学科研究的核心问题是信息及其载体的传播、搜集、选择、整序、存储、服务及利用。IRM学科在包含三个学科的基础上融合了新闻学、传播学、咨询学、编辑出版发行学等其他多个学科理论。IRM学科是这些学科在更高层次的集合和发展，这非常有助于促使图书馆学、情报学和档案学吸收其他学科的研究成果和方法以促进自身的成长和发展。同时图书馆学、情报学也能够为其他学科的发展提供知识与方法支持。信息技术在促进学科整合的同时还促进了各个学科之间相互渗透和共同进步。对于图书馆学、情报学，信息技术的发展导致了若干新兴分支学科和交叉领域的产生，例如信息经济学、信息社会学、信息生态问题、信息法学等。这些分支学科和交叉领域是本学科体系成长与发展的重要表现，也对图书馆学、情报学学科体系发生变革提出了新的要求，为其一体化提供了积极因素。
总之，用IRM来统一它们可谓名正言顺。当然，图书馆学、情报学、档案学学科都有各自特色，一体化并不是要取消和瓦解这三门学科，而是要在IRM这个统一的框架中促其协调、系统地发展；统一于IRM体系框架中，也可扩展和深化三个学科的研究领域，使它们得到新的发展。
3.2 IRM体系框架的构建
现在，必须打破现有的学科分类体系，创设IRM学为一级学科，并将相关学科统一列入到该学科之下，形成一个新的学科群。信息类学科可以从宏观上划分为三类：第一类属基础理论研究范畴，属于探索未知，主要研究信息的本质及自然界、人类社会和生物内部的信息机理问题，包括信息论、控制论、系统论等学科和由这些学科以及其他各学科中派生出来的信息理论研究学科；第二类属技术科学范畴，重点是为信息工作研制现代化的技术手段，主要包括计算机科学技术、通信网络技术等，通常称它们为信息技术；第三类属应用科学范畴，主要是运用第一类学科的理论和第二类学科的手段来解决具体的信息问题，这类学科中的以信息资源的建设、开发、管理和利用为研究对象的学科群，就是IRM学，其中主要包括图书馆、情报、档案学，也包括一些新兴学科。
IRM学的学科性质是其基本理论之一，从其形成背景及研究对象来看，IRM具有交叉学科、管理学科、应用学科的性质。IRM横跨信息科学、资源科学和管理科学三大领域，是在信息科学、管理科学和图书馆学、情报学等的理论基础上发展起来的，学科性质应为综合性学科。
IRM的学科体系结构，有众多学者在相关IRM专著和论文有表述，其中有代表性的是霍国庆和谢阳群提出的体系[6]。在新的环境下，结合已有的体系，按学科体系构建的原则和方法，本文提出了有图书情报特色的统一的IRM学科框架（如图1），较具体的适用的学科体系则有待进一步拓展。从整个学科体系来看，作为一门学科的IRM应归属到管理学门类下。在理论研究中，一般理论研究主要是对IRM基础性理论的研究，它也是该学科确立的基本条件；专门理论则是指导某一特定专业领域的特色理论，除图书馆、情报、档案学外，主要还有文献学、编辑出版学等。在应用研究中，IRM活动首先是一个过程，作为信息需求分析到信息服务的系列过程，IRM是由若干相关而有序的环节组成的；IRM活动也是一种宏观调控行为，一般通过行政和法制来规范，IRM法规包括宏观、中观、微观三个层次，包括一些标准和政策法规体系：社会信息化背景下的政策与法律问题、信息采集的政策和法律、信息公开的政策和法律、信息传播与利用的政策和法律、信息安全政策和法律、其他相关政策和法律；IRM活动还是一种技术行为，利用多种信息技术和IRM本身的专业技术来实现其目标；IRM是应用广泛的学科，可以渗透许多领域，对特定领域的信息资源进行高效的管理。
一门学科兴衰的内在规律，主要取决于它是否存在新的足够多的有价值的问题可供研究。作为新兴学科，IRM也存在很多不足和有争议的地方，面对信息化进程中层出不穷的新问题，迫切需要进一步完善，这也是IRM学快速发展的重要基础。在其框架中的图书馆学、情报学、档案学学科一体化也必然会取得新的进展。
【参考文献】
[1] 徐引篪.现代图书馆学理论.北京：北京图书馆出版社，1999:87—98
[2] 李政涛.教育学科发展中的“制度”与“制度化”问题.华东师范大学学报：教育科学版，2001（3）:76—87
[3] 叶继元.图书馆学、情报学与信息科学、信息管理学等学科的关系问题.中国图书馆学报，2004（3）:11—23
[4] 钱学森.论系统工程.湖南：湖南科学技术出版社，1982:87—98
[5] 陈能华.图书馆信息化建设.北京：高等教育出版社，2004:127—139
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