1.1档案思想观念陈旧。干部人事档案工作中出现的问题，首先是陈旧的思想观念因素的影响。受“传统神秘”的干部人事档案意识“，淡薄”的现代化人事档案管理意识的影响，出现从领导阶层，广大干部群体，档案形成部门到人事档案工作者不同程度档案意识的缺乏，干部人事档案管理的内外部关系出现了不协调现象。
1.2档案基础设施落后。在干部人事档案审核工作中，发现个别单位干部人事档案管理条件相对较差。作者参与的一些省级单位干部人事档案工作中，就个别单位既没有单独的档案室，也没有独立的查档和整档空间，仅有的办公区域空间狭小，且不具备湿度控制和防尘条件。有的档案存放处一半是库房，一半像是仓库，堆放有许多闲置和废旧的办公家具、办公用品，而这些也是在应付检查时已经整理和改善过的，其平时的保管利用条件可见一斑。
1.3档案材料收集不齐全。干部人事档案是每个干部个人经历的“缩影”，应从多角度、多方面来反映一个人的全貌，其内容应当是真实和具体的，以满足干部人事档案工作的需要。然而现实情况却较为普遍性地存在不同程度上的“缺漏”现象。
1.4档案整理不规范，案卷质量不高。干部人事档案案卷是提供利用的基础，没有档案案卷材料，就没有提供利用最基本的物质基础，档案案卷材料手续不完备，同样也不能很好的发挥档案应有的作用。从现存干部人事档案材料看，不少机构的干部人事档案还没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求。干部在填写《干部履历表》时，存在有头无尾，未标明材料形成的单位的问题，无法进行审核认定档案材料的完整性“；鉴定材料”则普遍存在“厚古薄今”的现象，许多干部的档案除个别因调动而附有极少鉴定材料外，大部分档案均无反映近期表现的材料“，组织意见”栏里也大多是签的“同意本人总结”之类的话语；归档材料不规范，干部任免审批表、履历表无照片，任免审批无发文字号和审批意见，任免职务不填写，考核表缺少组织印章，确定考核结果后无本人签字等，这些现状的存在严重地影响了干部人事档案案卷的质量。
1.5档案信息化建设滞后。在具体干部人事档案审核工作中发现，目前的干部人事档案信息化管理，局限于传统人工手动的管理方法，只是把个人信息、档案目录输入计算机；现代化管理的水平低，没有运用现代信息技术手段进行管理，无法建立上下互联的信息数据库，从而造成档案管理信息化建设滞后；提供干部的一些基本的信息都要通过查找纸质档案，人力投入大，花费时间长，管理的成本过高，严重阻碍了干部人事制度改革的进展。
2对改进我国干部人事档案管理的建议
2.1进一步完善我国现行干部人事档案管理体制。健全干部人事档案管理领导体制，是增强干部人事档案工作发展宏观调控能力和对干部人事档案管理导向作用的保障。《干部档案工作条例》第一条即指出“干部档案工作，是党的干部工作的一部分”，明确了人事档案工作是为了人事工作的录用、任免、培训、工资、考核等其他环节提供服务，要保持紧密衔接。人事档案管理的改革同样应当在干部人事制度改革的背景下进行思考。有什么样的干部管理制度，就应该有什么样的人事档案管理制度与之相适应。因此人事档案管理改革要紧随人事制度改革的步伐，既不能太滞后，又不能太超前。
2.2优化干部人事档案审核机制。一是形成档案材料收集的长效机制。二是建立变事后补充为事前防范的工作机制。三是加强责任监管机制。干部人事档案管理涉及的部门多，需要监管的范围广。
2.3强化干部人事档案工作人员的时代和服务中心工作意识。干部人事档案工作是一项长期性、基础性的工作，短时期内往往看不到效果。因此，有可能会面临领导不重视，档案基础设施落后，身兼数职等现状，档案工作人员如何在这样的环境下，坚持提高干部人事档案的时代意识和服务中心工作的意识，提高档案管理能力和水平，是做好干部人事档案工作的关键。首先，要端正认识。干部人事档案工作要立足基础“，融”入中心。其次，要强化档案意识，增强档案管理人员的责任心。坚持高标准、规范运行是档案事业健康发展的必然途径，然而档案工作质量的保证在于人。第三，做好干部人事档案工作，需要建立一支高素质、稳定的干部人事档案管理队伍。
2.4确保干部人事档案工作正常开展的经费投入。各管档单位，应当安排专项经费，加强库房硬件设施建设，不断改善档案保管条件，做到档案室、阅档室、办公室“三室”分开。档案保管有特殊的要求，高温、高湿会加速档案纸张的老化损坏，应加大硬件设施的投入，建立一套操作简便、安全可靠的温湿度自动调节控制装置，真正控制好档案保护所需的温湿度，不断改善档案保管条件，最大限度地延长档案寿命。防火、防盗、防尘、防驻、防潮、防霉“六防”措施要到位；配备完善计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备，提升办公硬件需要和档案管理环境。
关键词：人事档案；信息化管理
一、企业干部人事档案管理的现状
目前，大部分企业都能够按照《干部档案工作条例》，加强企业干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案。特别是2014年《干部人事档案专项审核工作实施方案》文件下发后，对干部“三龄两历一身份”、家庭主要成员及重要社会关系等信息进行审核，注重审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范，通过这项工作的开展，企业的干部人事档案规范化、制度化等方面均得到了进一步加强，有效地对原有干部档案管理松懈、人事年龄信息不准确、档案涂改等乱像进行了整改和治理。个别单位以干部人事档案信息数据化平台为基础，建设了档案编码管理系统，实现干部人事档案信息化、规范化、动态化管理，集制度查询、编码信息、统计分析、预报提醒、查借阅管理等工作内容和服务功能为一体的全新系统，减少了查找时间和档案原件的使用率，为干部工作提供优质高效的档案信息服务，保护档案原件、提升工作效率。
二、档案管理信息化平台建设的必要性
（一）档案管理信息平台是综合平台，能够使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。
（二）面对档案工作的新形势，企业干部人事档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化，在新时期，要适应档案工作的要求，必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念，剔除影响档案事业发展的体制弊端，档案管理信息化平台建设可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代档案管理体制的建立和完善。
（三）企业干部人事档案管理信息化是提高工作效率，节约资源的必然要求。传统档案工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，投入的人力大，是以手工劳动为主的管理模式，花费了大量的人力、物力。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量，提高了工作效率，还有力地促进了节约型社会的建设。
三、制约档案管理信息化平台建设的主要因素分析
（一）档案的本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。在档案管理信息化中，档案多数以电子文档的形式存在，从起草、修改到印发都在计算机上进行，具有便于修改、便于复制特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。
（二）缺乏统一标准和规范，法律法规不完善。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
（三）在日常档案管理中只有根据其来源，才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中，打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊，缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值，相关法律条例的制定迫在眉睫。
四、档案管理信息化建设的几点对策
档案信息化平台建设需要制定企业干部人事档案信息化管理的有关标准，统一档案管理应用软件；做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，具体讲，档案管理信息化建设的主要对策有以下几点：
（一）组织人员研究建设企业干部人事档案信息化统一平台，规范企业各单位在硬件设施的投入和建设、做到硬件配套、数据导入导出格式统一，内容上要包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容，使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。
（二）建立电子文件管理的图文记录系统，保证档案的真实性可靠性。由于电子化、信息化手段的应用，档案资料大多可以进行数字化处理，并按数字化手稿进行管理，以磁盘、光盘存贮量，已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题，在新建档案或整理原始档案的过程中，要注意图文扫描收集，通过密钥、口令等手段控制图文修改权限，做到收集、扫描、存档三同时，做到纸制材料与图片资料的一致，保证档案的真实性可靠性。
一、指导思想
干部人事档案整理工作，是档案建设的基础工作之一，必须坚持以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案工作制度》及有关文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。不断完善干部人事档案管理制度与相关工作流程，实现人事档案管理的科学化、规范化，保证每一份干部人事档案的完整性。
二、工作目标
我校干部人事档案整理工作将努力实现以下主要目标：做好干部档案材料的收集、编目、归档工作，充实和完善干部档案内容，进一步搞好干部人事档案整理和完善工作。特别要在目前个人散材料较多的情况下，切实提高档案材料的质量，做好干部人事档案的规范化管理工作，切实做好档案的整理工作，保证每卷档案的完整、真实、条理、精炼、实用。
三、主要任务
要按照中组部对于干部人事档案材料的新要求、新标准对现有的人事档案进行逐一整理。并对于不能存放A4纸型档案卷盒或者老化影响实用的进行更换，使干部人事档案用纸、档案卷盒等所用材料符合国家档案的有关标准。整理过程中要注意做好干部人事档案的材料归档、目录调整及卷盒的更换等工作。
四、当前我校干部档案管理现状及存在问题
1、干部档案管理制度不够健全和完善。部分材料归档不及时，有时导致一些资料无法弥补；内容不够细致，有些材料缺乏有效性的认定；工作要求与实际情况有一定程度的脱节。
2、填写信息相对落后陈旧。如最近一次填写的职工履历表时间为2000年，个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的变更，档案材料的短缺，都直接影响到了案卷质量。
3、档案管理硬件条件有待改善。随着近几年干部队伍的不断发展，处级领导干部数量的增加，干部档案管理工作的任务也日渐繁重。目前还存在一部分干部档案未能入盒装订，仍以散材料的形式装于档案袋中。档案整理过程中的有关设备如专用打孔机、碎纸机、档案卷盒等有待于补充和更换。
【关键词】干部人事档案； 从严治党；选人用人
目前，全国干部人事档案专项审核工作已基本完成，该项工作是党中央部署的全面从严治党的一项基本内容，可以说是全面从严治党的一小步，但对于改善选人用人风气、干部人事档案的规范化建设却迈出了实质性的一大步。
一、干部人事档案审核中存在的问题
干部人事档案是在干部人事工作中形成的，记载个人基本信息、成长经历、工作经历、思想政治表现、专业技术水平以及德能勤绩廉等方面内容，是考察、反映领导干部（尤其是党和国家机关、企事业单位中层以上领导干部）历史、全面、真实性的重要载体。党的十以来，在全面从严治党的大背景下，干部人事档案作为组织考察、了解领导干部的重要依据，开展档案专项审核工作，是整治干部人事档案造假问题，确保档案真实准确、完整，作为选人用人正确导向的一项重大政治任务来完成，基于干部人事档案的重要性，在审核中我们发现普遍存在一些问题。
（一）档案管理人员配备良莠不齐。人事档案审核管理工作要求专业化程度高，但是各组织普遍存在着人事档案管理人员兼职多、专职少，忙于日常事务而对人事档案管理较为松懈；人员流动性大，工作不连续，缺少完整性；集中培训次数少，业务水平不高。人员整体素质参差不齐，造成档案规范化管理程度低。
（二）“三龄两历一身份”重要信息存在造假涂改现象。“年龄越填越小、工龄越填越早、学历越填越高、身份越造越假”等问题成为审核中的重中之重。有些领导干部为提拔、晋升“年龄越填越小”，个别领导干部为提前退休“年龄越填越大”，在填写个人履历信息时故意隐瞒真实情况，造成档案工作人员核实困难。年龄、工龄、学历、履历错填瞒报等等不实行为严重影响干部人事档案的公信力，档案真实性是领导干部道德底线最基本的要求，如果个人档案信息都失实，那么干部为官做人的公信力就更值得考究了。
（三）干部自身对档案材料重视程度不够。干部档案中内容不完整、普遍存在缺少材料的现象。有领导干部年度考核、工资晋升、考察、任免等材料，档案人事管理人员未及时补充到个人档案中的现象。但包括培训、职称、学历等重要材料经常被领导干部本人自行保管，没有存档意识，经档案审核人员核实后才有归档意识，为审核工作增加了难度。
二、干部人事档案专项审核工作坚持的原则
人事档案专项审核工作应严格按照政策法规执行。一是要坚持公平公正的原则。在档案审核中，不能让造假者得利，更不能重复得利。二是要坚持全面取证的原则。对于涉嫌造假或者难以认定的材料应调阅其他佐证材料、实地走访有关部门调查核实，不能主观臆断。三是严格组织认定程序。按照干部管理权限，认定结果要进行综合研判，再做出认定。
三、如何规范人事档案管理工作
领导干部选人用人方面，对于干部人事档案要求“凡提必审”；党中央巡视检查领导干部时，查阅人事档案材料是审查第一步……可见干部人事档案审核工作事关党风、政风，是全面从严治党选人用人重要关口。因此，人事档案审核工作规范化、管理体系化建设势在必行。
（一） 健全档案管理体系建设。干部人事档案中存在诸多问题导致的不规范现象，有多方面原因，其中组织机构管理弱化是一个重要原因，应加强对干部人事档案工作的组织领导，转变思想，在思想上重视起来。二是完善人事档案工作规章制度。明确岗位职责，建立归档制度，规范工作流程（包括档案借阅、传递），确保档案材料真实、完整。三是配齐配强人事档案管理人员，有条件的单位应配备专职管理人员。要定期对干部人事档案管理人员进行培训，提高人员业务素质，并配合保密法等知识内容进行教育管理。
（二）深入落实、具化干部人事档案审核管理工作。第一，高度重视，提高政治意识。此次人事档案专项审核工作涉及内容广、要求严格，已经把干部人事档案的真实性提高到衡量领导干部对党是否忠诚的一项重要内容，成为提升领导干部公信力的有力抓手。不仅组织上、相关部门、人事档案管理人员，全体领导干部都应提高思想意识，强化政治、道德自觉性，增强纪律意识、道德自觉，如实填写本人档案材料，这是对领导干部公信力的底线要求。第二，去伪存真，确保档案完整。人事档案大体可分为十个大类内容，包括履历、自传、考察考核鉴定、学历学位职称培训材料、政审审查、党团、表彰奖励、涉法违纪、招录任免职务工资、其他可供组织参考的材料，涉及内容多、范围广，一份规范的人事档案能充分反映领导干部的个人经历、工作表现、德能勤绩廉等方面内容，因此从工作实际出发，做好档案管理工作，对人事档案专项审核人员、管理人员的专业能力要求就更高了。档案材料的完整性和规范性是衡量档案工作的重要标准。一是要做好档案收集工作，管理人员应不断收集整理、补充信息，加强档案动态管理，及时将干部人事任免、组织考察、年度考核、培训奖惩材料归入档案，确保干部人事档案的完整性。二是要对收集材料进行甄别，认真审核每一项材料，对缺失材料及时补充登记。以学历学位材料为例，档案审核管理人员应要求干部把学历材料原件、学历认证报告双方当面核实后签字、需要复印的材料也应注明复印时间、复印人，确保材料可靠、真实，方能放入档案，避免失实材料入档，确保档案权威性。三是对档案中已有材料审核做到去伪存真。干部人事档案中存在着个别领导干部信息不实的问题，有些干部为使自身利益最大化，虚报错填履历、身份、经历信息，甚至用不当手段获取档案管理人员信任，擅自涂改个人信息，干部人事档案专项审核就要针对此类问题进行整改，在提高档案管理人员法律保密意识的同时，要对干部人事档案进行组织认定，包括年龄、工龄、党龄，学历、经历和干部身份要重点审核。依据《报考登记表》、报到证、《招工表》等最早形成材料记载与最新《干部任免审批表》核实是否一致，如果材料真实性存疑，要根据材料记载进行逻辑推算，避免出现三岁四岁上小学、十三四岁参加工作的，为争取提拔或延长任期隐瞒真实年龄的“神童干部”；避免出现把培训经历填为学历、低学历写成高学历、在职教育变为全日制、无学位的改成有学位的，为争取突破最低学历要求挤进干部选拔任用候选人队伍的造假者；避免出现不具有干部身份的人员通过借调、交流等方式伪造干部身份进入干部队伍中来。干部人事档案是组织选人用人的第一道关口，万万不能成为一些想走“捷径”的干部手中的“绿卡”，档案审核管理人员一定要去伪存真，把好选人用人第一关，在选人用人不正之风源头上予以根除，真正实现干部人事档案为组织、为社会服务的价值。第三，资源共享，推进档案信息化。整合资源，最大限度发挥信息技术作用，在推进档案管理现代化大背景下，使干部人事档案更好地服务于组织人事需求、服务于推行领导干部信息公开透明化。在一定程度上要实现干部人事档案与数据信息一体化，建立档案信息共享网络，将不属于保密范围的档案内容向群众公示、接受社监督，对有疑问的干部人事档案信息可以提出质疑，从而使造假者无处容身，推动形成“不敢、不想、不能造假”的长效机制，也增强了组织选人用人的透明度，匡正选人用人风气。
四、结语
现阶段，干部人事档案专项审核工作已基本结束，成效显著，但是还存在许多问题和不足，干部人事档案审核管理工作仍需常抓不懈。提高档案查找、使用、管理效率，推进干部人事档案数字化，加强干部人事档案规范化、体系化建设是进一步改进人事档案工作的重要内容，需要各级相关组织机构提高认识、加大宣传、完善制度，配备专人管理并予以网络平台建设的资金保障，以干部人事档案为抓手，把好选人用人关口，切实使干部人事档案更好服务组织、服务社会，为全面从严治党提供坚强保障。
【参考文献】
[1] 仲英涛. 干部人事档案管理“新常态”研究[J]. 兰台世界. 2016（04）：45-46.
关键词：干部；人事档案；规范化管理；开发利用
近些年来，学界对人事档案管理的研究主要集中于人事档案管理问题与对策、人事档案信息化管理、高校人事档案、流动人员人事档案、企业人事档案、人事档案系统等方面的研究。我国人事档案管理研究的不足主要表现在关注国内人事档案问题的研究多，借鉴国外经验的研究少；针对个别单位人事档案问题的研究多，探讨共性问题的研究少；实际问题研究多，理论概括少。今后应该加强人事档案工作改革、人事档案的“三化”以及人事档案法制建设的研究。
一、干部人事档案的特点
l、立档单位的统一性
干部人事档案的立卷、分类是统一的、一致的。每卷干部人事档案实体都分成十大类：履历类；自传类；鉴定、考核、考察类；学历、学位、培训、职称类；政审类；参加党团类；奖励类；党内外处分类；工资、任免、录用、出国类；其他（可供组织上参考的）类。
2、形成材料的分散性
干部人事档案材料收集规定决定了干部人事档案材料的分散性。干部人事档案的材料内容，大部分是由组织人事部门形成的，也有其它各级部门形成的材料，比如奖励材料，既有本单位的先进奖励材料，也有省级国家的先进奖励材料。干部人事档案材料产生面广而杂，材料形成单位不统一，材料分散在各地、各部门，有干部主管业务部门形成的材料，也有无隶属关系、不相干的地区、部门形成的材料，如学历、服兵役等材料的形成。
3、档案实体的流动性
干部人事档案会随着干部的流动而流动，干部人事档案的管理会随着干部管理权限的变化而变化。由于干部的交流、调动，会经常性地带来干部人事档案的接收、移交，干部人事档案的转递工作颇为频繁。随着干部人事制度改革的不断深入，干部身份终生制的打破，经济全球化的到来，干部人事档案的流动会更加丰富，这种流动不仅在机关之间，而且会在全社会内广泛开展。
二、加强干部人事档案的科学化规范化管理
l、进一步完善干部人事档案管理的基础设施建设
要使干部人事档案管理更加规范化和科学化，就必须进一步完善干部档案基础设施建设。这是做好干部人事档案工作的基础，也是维护干部人事档案安全与完整的必要条件。要采取多种防护措施，防止和消除损毁档案的各种不利因素，最大限度地延长干部人事档案的寿命，做到及时准确地为社会各界和党的各级组织服务。
要保证做到干部人事档案基础设施建设的标准化。
①各级领导部门要重视，把这项工作列入议事日程。工作人员要做到嘴勤，腿勤，经常向领导汇报工作，拿出基础设施建设的设想，争取得到领导的支持，
②采取多种渠道筹措资金，购置档案库房所需设备，落实好中共中央组织部、国家档案局关于《干部档案工作条例》中提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）等设施。
2、进一步规范干部人事档案的收集、整理
为适应干部人事制度的改革，提高干部人事档案工作管理水平，中共中央组织部颁发了《干部人事档案材料收集归档规定》，使干部人事档案材料收集归档工作有章可循。干部人事档案的收集，就是指干部人事档案管理部门通过各种渠道将其所管人员已形成的分散的人事档案材料收集起来，汇集成人事档案案卷的工作。它是人事档案管理工作的起点，没有人事档案材料的收集工作，便没有人事档案的管理工作。人事档案材料的收集工作是一项长期和经常性的工作，这就需要工作人员具有很强的事业心和责任感。
干部人事档案的整理，是干部人事档案管理工作的重要基础工作，具有很强的专业性，工作人员要在认真学习《干部档案整理工作细则》的同时，积极参加不同形式的培训，提高管理档案工作技能，掌握整档技术和规范，按照《条例》要求，统一购置新式卷盒和整档所需工具，在档案整理过程中，必须做到档案材料排列有序，层次清楚，案卷装订整齐美观，便于利用。
三、积极做好干部人事档案的开发利用
l、干部人事档案管理部门要在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
档案管理部门在了解和统计查阅利用情况时，除了要求利用者主动反馈信息外，还要进行跟踪调查，调查档案利用实际效益。
①有利于了解档案的价值和作用。保存干部人事档案，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，档案也就失去保存的意义。而只有通过档案的利用，才能了解档案的价值。
②有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以了解各部门对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为干部工作服务。
③有利于业务工作实绩的体现。干部人事档案业务工作的内容很多，而开发利用档案信息资源应该是业务工作的“主体工程”，尤其要衡量工作与实绩，开发利用档案信息资源最能说明问题了。用户通过利用你的档案，获取了效益，这就是你工作的实绩。如果既统计利用数据，又注意了解档案的实际效益，那你的实绩就有血有肉。
2、开发利用档案信息资源，获得档案实际效益的建议
①要认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆（室）在档案查（借）阔时必须做的一项工作。在登记时，要把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写得太简单，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。
②建立用户联系制度。档案在查（借）阅时，一般不会产生效益，而要通过实践，才能反映出档案的实际价值，产生一定的工作效益。因此，要建立用户联系制度，同时，定期召开用户座谈会，以加强与用户联系，改进我们的工作和服务方法，更好地为用户服务。
③分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发给一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。
④实地调查和电话采访。根据用户查阅时登记在案的线索，可以及时到实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。
综上所述，人事档案的管理与利用工作必须适应新形势的需要，改变传统的人事档案利用工作中的陈旧观念，立足于人事档案的信息资源，真正做到知人善任，选贤任能，从而为人事工作提供优质服务，为人事档案管理体制的完善和发展作出积极的贡献。
参考文献
[1]齐虎 医院人事档案管理浅析[J]；疾病监测与控制；2013年02期 .
[2]杨励颖 浅谈人事档案管理现存问题及改进措施[J]；华章；2013年16期 .
关键词：干部 人事档案 审核 工作
干部人事档案是真实反映干部基本情况、工作经历和业绩的重要凭证，是考察和选用干部的重要参考，是解决干部疑难问题、规范干部管理的重要依据，是推进干部工作信息化的重要基础。干部人事档案的完整、真实、规范是做好干部工作的基本条件。
2006年，中央组织部下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作通知》，对在全国开展干部档案审核工作进行了具体部署，要求审核工作必须加强组织领导、健全组织机构，明确工作目标，制定工作方案，并在审核过程中，逐页逐项核对干部人事档案材料内容和有关信息，保证材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。把加强干部人事档案管理工作提上了重要议事日程，充分证明了干部人事档案管理工作在整个组织人事管理工作中的作用和地位。
近年来，通过干部人事档案审核工作的全面开展，从根本上解决了干部人事档案材料缺失、信息不实、保管不善、管理落后等历史遗留的各类问题，澄清了一些普遍存在的模糊认识，使干部人事档案管理工作逐步走上了规范化、科学化、制度化、信息化的轨道，成为服务组织人事工作的重要依托。
一、干部人事档案审核工作的主要内容
1、档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实。
人事档案是一个人经历和社会实践活动的历史记录，是历史地全面地了解一个人的重要依据，横观，是一个人所从事某项工作或某一阶段的真实记录，纵观，是对一个人一生经历与表现得全面记载，所以，档案材料的齐全、完整、客观、真实是人事档案开发利用的根本保证。通过注重档案资源的“全”和“真”，能够客观反映干部成长历史和职业生涯变化轨迹，真实展现干部自身特点和个人品行，使组织人事等利用部门对档案信息依据感到可信、可靠。
2、档案材料手续是否完备。
干部人事档案材料手续的完备，是确保档案内容质量的重要方面。中央组织部颁布的《干部档案整理办法》指出，今后凡需归入档案但手续不完备的材料，均应先将手续补办完备才能归档。所以，人事档案所收存的每份材料都要完整，材料的时间、来源要清楚，有头有尾，不缺张少页，手续完备。在材料鉴别上要做到“取有据、舍有理”，严格把好 “入口”关。
3、档案中有无错装、混装的材料；
人事档案是本人的历史情况和现实情况的客观反映，似是而非、失实的材料不允许归入人事档案或应从人事档案中剔除出去，必须杜绝张冠李戴、同名异人等情况，否则将会对干部本人带来不应有的损失。错装混装材料的情况，在干部人事档案审核中属于“单项否决”项目，必须引起干部档案管理人员的高度重视，不断增强工作的责任心，以严密细致的工作态度对待每一卷档案。
4、档案整理是否符合要求。
干部人事档案整理工作，是档案建设最基础的工作之一。通过整理，便于档案材料的保管、利用和科学化管理。中组部《干部档案整理工作细则》要求，“整理干部档案，须做到认真鉴别，分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。因此，为保证原始档案材料的完整齐全，保证新整理档案材料的规则规范，对每一卷档案在技术加工中都必须力求细节到位，争取做到“六细致，六保证”，即：材料拆起细致，保证不破坏、不损伤原材料；材料裁剪细致，保证对拆起的不合规格的材料合理裁剪，方便裱糊；材料加边包边细致，保证不压字，不压线，不损伤材料内容；材料压平细致，保证已裱好的材料平整不皱折；类标页标书写细致，保证材料整齐美观；目录填写打印细致，保证与材料内容完全相符，不错位。达到“完整、真实、条理、精炼、实用”的“十字”
二、干部人事档案审核工作坚持的原则
1、服从组织人事工作需要的原则。
干部人事档案工作，必须围绕组织人事工作开展，适应组织人事工作发展变化，满足组织人事工作实际需要。组织人事部门的工作都可能生成反映干部基本面貌和德、能、勤、绩、廉方面的材料，作为考察、识别、提高待遇、选用人才的重要依据，直接为人才的选拔任用工作服务。
2、注重审核档案内容的原则
干部人事档案内容是组织人事工作的重要基础和价值所在。做好档案审核工作，对提高干部档案工作的利用服务水平，切实发挥干部档案的作用，体现组织部门公道正派选好人用好人具有重要意义。齐全、完整、真实、规范的档案材料能够较全面、客观地反映干部政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能和工作实际情况。干部档案中缺少的主要材料必须补充收集归档。填写不规范、手续不完备的材料必须补充完善，加强材料的审核鉴别，保证内容真实完整。
3、严格要求与实际结合的原则
随着企业深化改革，不断重组改制和干部交流力度的不断加大，干部档案的动态化管理形式也越来越凸显，存在问题的形成原因比较复杂，也是多方面的。因此要从尊重历史，注重实际出发，对审核出的问题进行具体分析。主要材料和近期形成的材料，缺少的必须补齐，填写不规范、手续不完整的重新填写、补办手续。对缺失但年代久远，机构变化无从查找的或重新填写亦无意义的材料，可以说明情况，吸取教训。
4、相关部门密切配合的原则
干部人事档案是党和国家开展组织人事工作的基础，是 人事部门选贤举能的一句。干部人事档案审核工作必须是组织部门牵头，档案部门密切配合，档案材料生成部门积极参与，相互配合，齐抓共管，才能保证审核工作的顺利进行。
三、开展干部人事档案审核工作的重要意义
1、是落实科学发展观和正确政绩观的需要。
组织人事部门贯彻落实科学发展观和正确政绩观，关键是要坚持以人为本，看绩效用干部，认真审查历史，强化现实考核，努力形成正确的用人导向，把政治成熟、业绩突出、作风过硬、群众信赖的优秀干部选拔出来，担当重任。干部人事档案记载了干部的历史情况和现实表现，开展干部人事档案审核有利于改进、完善和充实档案信息资源，增强档案信息的真实性和全面性，充分发挥档案在选人用人上的基本凭证和重要依据 作用，在夯实组织人事基础工作，纠正选人用人不良风气等方面起到的积极的推动作用。
2、是企业改革发展稳定的需要
开展干部人事档案审核，利用档案信息能够更好地为企业分析经营管理人才、专业技术人才队伍的年龄结构、知识结构、专业技能结构提供科学依据，促进企业人才资源的合理调配。同时干部人事档案的“三龄一历”等基础信息在落实干部个人待遇问题，维护企业稳定上有很强的权威性。稳定是一切工作得以顺利进行的基本前提，开展干部档案审核可以将一些原先填写不实、不准的材料重新核对，防止因个人待遇等问题落实不清而诱发不稳定因素，维护企业改革发展稳定的大局。
3、是人事档案事业发展的需要
第四次全国干部档案工作会议的召开，推进了档案信息化建设的进程，为人事档案事业的发展注入了强大的动力。人事档案信息是人力资源开发的第一信息，信息不全和信息不实的问题威胁着人事档案信息的整体权威性，挑战着人事档案的生存基础。通过开展档案审核，使得档案信息真实可靠，为人力资源信息化建设奠定扎实的基础。
四、干部人事档案审核工作取得的成效
1、统一思想，干部人事档案工作认识有了新提高。
干部人事档案工作紧紧围绕干部人事工作的中心任务，不断推进制度化、规范化建设，通过审核工作，增强了意识，统一了标准，交流了经验，找到了差距，拓宽了思路，对高标准推进干部人事档案管理水平有着极大地促进作用。
2、突出重点，干部人事档案管理工作有了新进展。
根据干部人事档案管理的有关要求，各单位普遍采取发函联系、上门索取等多种形式，多层面、多渠道收集干部档案材料，进一步丰富档案内容，夯实管理基础，提高干部档案价值，为管理和选拔任用干部提供重要依据，有力地促进了干部人事档案管理的工作，基本做到档案材料收集“全”、鉴别“细”、分类“准”、装订“齐”的要求。
3、着眼服务，干部人事档案信息化建设有了新突破。
加强了干部人事档案信息化建设，搭建人力资源信息化平台，实现了干部档案转递、材料收集等日常工作的计算机管理。依据《干部履历表》完成干部信息录入工作，逐步实现人员信息准确、快捷的浏览，为选拔任用干部、培养人才和薪酬福利等日常管理工作提供大量有价值的信息服务。
五、努力构建提升干部档案管理水平的长效机制
干部人事档案审核工作的开展促进了组织人事基础工作，但要从根本上提高干部人事档案管理工作，必须将审核成果贯穿干部人事档案工作的始终，努力构建长效机制。
1、坚持管理原则，理顺管理体制
人事档案是国家的宝贵财富，人事档案管理工作是组织人事工作的重要组成部分，是一项必不可少的基础性工作。中组部《干部档案工作条例》指出：“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。”这是党管干部原则在干部档案管理工作中的具体体现，既是人事档案管理的原则，也是人事档案的管理体制。人事档案必须集中由组织人事部门统一管理，统筹规划，这样有利于人事档案的建设，也为人事档案的利用提供了可靠的组织保证。干部人事档案工作脱离了组织人事部门，将影响档案主渠道的畅通，成为“无源之水”。
2、完善管理制度，强化规范管理
健全的规章制度是做好人事档案工作的根本保证。只有用制度规范管理，才能真正提高依法办事能力，促进全员档案管理意识的提高。强化人事档案管理的规范性，加强档案人员的管理考核，保证管理队伍的稳定显得尤为重要。各级管档机构都必须建立健全并认真履行《人事档案管理部门职责》和《人事档案工作人员职责》，严格执行《人事档案保密制度》、《人事档案材料收集归档制度》等八项制度，建立健全《人事档案接收台帐》、《人事档案转递台帐》等基础台帐，按照《人事档案整理工作流程》、《人事档案查（借）阅规则流程》等工作流程规范操作，使人事档案管理工作的每个环节都做到了管理有序，有章可循
3、健全收集网络，增强管理合力
人事档案材料的齐全完整必须依靠扎实细致的收集工作来实现。干部人事档案材料的形成涉及组织、人事、纪检、工会、安全等多部门多岗位，涉及面广，难度较大，收集鉴别工作细致繁杂。干部人事档案管理部门必须建立档案材料收集网络和工作联系制度，明确应移交的档案材料内容及责任人，健全责任体系，加强协调，增强管理合力。在材料收集上做到日常零星收集与定期集中收集相结合、递送与索要相结合、单位内部收集与单位外补充收集相结合，使各个环节有效衔接，保证收集材料的齐全完整。
关键词：人事档案 审核 整理
这些年来，广东随着社会的发展，不断地推进干部人事档案目标管理达标升级，达标升级工作围绕《干部人事档案工作目标考核标准》进行考核评审，而“收集和鉴定、审核和整理”几乎占了总分的1/2，这自然就成了升级的重头戏。笔者多次参与干部人事档案材料归档工作，深深体会到干部人事档案组卷应重视如下三方面的事项。
1.强化学习，掌握整理技能
干部人事档案组卷工作是一项政策性和专业性较强的工作。笔者从工作中体会到，学习是提高业务技能、综合素质的重要途径，是上岗前的第一课也是必修课，是做好各项工作的重要基础。一定要从国家选贤举能的战略高度和自身承担的责任方面来看待学习的重要性。加强学习干部人事档案工作的政策性文件，用理论武装头脑；熟悉收集范围；领会审核整改工作技巧，尤其三龄一历的校对确认方法；掌握整理的方法、技能；把握分类组卷的科学性和合理性。还要应知应会计算机管理档案的知识和技能，能利用档案数据进行查询、统计，能完成统计报表和统计数据的自动生成，使自己具有较高的政治素质和业务素质，促进组卷工作顺利开展。
2.锁定目标，落实查漏补缺
干部人事档案达标升级是走向工作制度化、规范化、科学化的一项重要措施，能改变管理的落后状况。在审核过程中，我们要锁定《干部档案审核工作检查验收办法》的评分目标，严格按要求执行，使审核整理工作有明确目标，按照逐条标准查漏补缺进行核实、登记。审核是最重要的基础性工作，关乎案卷质量问题，也是检验档案人员运用专业知识、掌握操作技能的工作水平，于细微处反映出档案人员功底。因此，应把它作为组卷工作中的重要环节。
2.1以查漏为契机，养成耐心细致的工作态度。①检查归档材料有否装错他人材料（这是一票否决项）、判断材料是否属于干部人事档案归档范围。无保存价值又不宜退回本人的，登记且报告主管领导。②审查材料是否收集齐全，特别是对于人事变动、工资调整、学历学位等材料的收集。属于成套的必须齐全，每份归档材料必须办理完毕、完整的。凡是不清楚的材料、未办理完毕的材料不能归档。③审查材料是否手续完备。需要贴相片的要有相片、需要组织盖章的要有组织盖章，干部任免表须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，出国审批表须注明出国的任务等。总之，材料内容及书写要遵行规范，不规范的须完善手续后再归档。④鉴别档案材料是否真实、是否有故意涂改的现象。尤其是“三龄一历”的审核确认，对于档案中涉及的干部出生日期、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息不一致的，要按照有关规定予以确认。对审查出有问题的材料，做好登记，遵循后期补充完善的原则去落实。
2.2以“补充完善”为抓手，从根源防控问题材料。补充完善是审核工作中最关键的环节，对于缺少材料，根据具体问题具体分析处理，有选择地采取补充、复制、重新填写等办法；对于复制材料要注明复制时间和注明“此件与原件一致”字样，并加盖复制单位公章；对于补充制作材料也需注明补制标识和时间；对于档案中问题材料，按要求由档案本人的单位沿着材料流转途径，负责催收和补齐、重新规范填写、校对无误地落实，确保归档材料符合标准要求，有序进行。归档材料补充完善工作是否推进、是否落实，关键是人，这就要求人事工作者要从根源上找出产生问题的原因，避免日后犯重复错误，减少不必要的麻烦，提高工作效能。
3.规范组卷，案卷结实整齐
为确保达标升级工作质量，整理工作一定遵循操作规范，发挥主观能动性，才能达到预定的目标，本着客观反映干部实际情况的认真态度，围绕《干部档案整理工作细则》对归档材料进行认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、技术加工、装钉整齐等程序，确保干部人事档案归档标准化。坚持“真实、规范、齐全”原则，杜绝损害档案本人利益的事发生，不私自涂改、抽取或伪造档案材料，严格遵守保密规定，保护档案安全。
编目时应注意，材料名称一般根据材料题目填写，如没有标题或不规范的，应另拟标题，准确反映材料的主要内容。装订案卷，以左边、下边对齐为宜，在左则打孔2个装钉，案卷要做到齐全、真实、结实、整齐，对于纸张破损、不符合规格的，则要逐页（份）进行托裱、剪裁、折叠；对于有金属物的应拆除，以防腐蚀纸张。在完成每一位干部人事档案组卷工作时，再检查校正，避免遗漏问题。
4.工作感悟 树立以人为本观念
在实践工作中，笔者深深感悟到“以人为本”是组卷工作的切入点。这些年来，国家、广东省组织部不断总结经验、改革创新，狠抓干部档案内容、狠抓干部档案审核整理工作，适时修订干部人事档案归档材料收集规定和审核整理细则，就是要在干部人事档案管理中体现以人为本，着眼于人才建设，发挥干部人事档案作用，使得人尽其才，才尽其用。为此我们紧跟时代要求，树立以人为本意识，善于总结归纳工作方法和工作程序，特别是干部档案材料一定要遵循规范填写，不能马虎了事，避免走弯路；在遵循规范的基础上，突破思维定势，树立改革创新观念，就档案出现的问题提出改进建议；更新专业知识，把握材料形成规律，掌握收集归档主动权，确保干部人事档案案卷的质量，应用计算机时管理模式，适应现代的创新人事档案管理。
【关键词】 干部人事档案；管理；利用；创新
干部人事档案是干部个人思想政治、履历、专业技术水平等基本情况的真实记载，它能为干部的评价、考察、任免、调动、晋升提供可靠的第一手材料。随着社会的发展，对干部人事档案管理和利用提出了新的要求，现行的一些管理和利用方面的不足逐渐凸现出来。因此，我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础性工作狠抓落实，作为提高干部人事管理水平的必备工作予以高度重视，紧紧围绕加强干部人事档案的管理与利用为目的，助推我国干部人事改革的不断深化。
一、干部人事档案的管理与利用存在的主要问题
1、思想观念滞后，与现代社会发展的需求不适应
一是对干部人事档案工作的不够重视。部分单位的领导甚至错误的认为干部人事档案管理无足轻重，无非是管理一些资料，更没有多大的利用价值；二是干部人事档案管理与利用的责任意识落后，与新形势下的干部人事改革的要求不相适应。
2、档案资料归档工作有待规范和创新
一是档案收集归档工作存在着较大的被动性。一般都是等待领导安排，或是上级来了具体的收集任务，相关的工作人员才去突击性的收集资料。这样做的结果是往往由于时间仓促，收集到的材料来不及进行查证核实，使得档案材料的真实性大打折扣；二是档案材料的来源渠道有待疏通和拓展，缺乏能从不同侧面反映干部真实情况的渠道；三是档案归档制度有待规范，特别是对于不符合归档要求的材料处理缺乏及时性。
3、档案利用功效的发挥存在着局限性
（1）档案功能的发挥存在着局限性。一是档案内容过于单调、呆板，较难全面的反映干部的真实情况。干部人事档案的履历表过于简单，内容过于单调程式化，缺乏能全方位了解干部情况的个性化材料；二是干部人事档案在干部人事的任免、调动、晋升中的影响力和执行力不够，使档案应有的考察依据的功效没有得到很好的发挥；三是过分注重干部人事档案的保存、存档功能，而忽略了开发利用功能的发挥。缺乏合理利用档案资源的系统化管理与利用的运作机制，使档案信息资源在社会发展的中作用没有很好的凸显出来。干部人事档案在改革实践中的社会效益作用没有得到很好地体现。
（2）干部人事档案管理和利用的方式方法存在着局限性。一是现行的干部人事档案管理部门的工作方式方法比较落后，过分注重纸质档案，而容易忽略与之配套的电子档案；二是对于计算机和现代网络信息技术的应用还仅仅停留在存档的层面，没有将现代化工作方式的优势很好地发挥出来，导致工作效率较低；三是干部人事档案管理工作者的素质与在新时期的档案工作要求不太适应。很多档案管理者年龄偏大，习惯于老思路、老方法解决问题，很难适应新形势下出现的新问题。有的档案工作者虽然拥有高学历，但却缺乏足够的专业素养和必备的工作经验，理论与实际想脱离，说起来轻而易举，做起来却费力不讨好，工作效果不佳。
二、加强干部人事档案管理与利用的相关策略
1、更新工作理念，重视档案管理工作
一是更新领导的工作理念，切实重视档案管理工作。部分领导应从传统的认识误区中走出来，把干部人事档案管理工作作为干部人事管理的基础工作狠抓落实；二是完善干部人事档案工作的责任与奖励机制，对于工作出色的工作人员予以奖励，而对于工作不力的人员予以相应的处罚，以此增强档案工作的责任心，提高积极性。
2、规范档案资料归档，创新工作机制
一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；三是完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。
3、创新档案利用方法，提高档案的有效利用率
（1）充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。一是丰富档案内涵。在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；二是提高干部人事档案在干部人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。
（2）创新干部人事档案管理的方式方法，提高工作效率。一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。
（3）构建面向社会的干部人事档案管理服务体系。构建适应时展要求的干部人事档案管理体系，需要从干部人事档案管理机构与干部人事档案管理模式上进行重新思考，使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等到部门工作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求，从而推进我国人事档案管理改革，促进和谐社会建设的全面发展。
一是干部人事档案管理事务应统一领导，分级负责，统一制度，组织协调，指导和监督各单位的人事档案管理工作；二是国家组织人事部门参与制定有关的人事档案管理方针、政策和制度，并为档案行政管理机构开展人事档案管理工作创造方便条件，协助档案行政部门做好人事档案的管理工作；三是各级国家档案馆按统一的制度规定，设立区域性人事档案管理中心和行业性人事档案管理中心。
总之，加强干部人事档案的管理与利用是一项长期、复杂而重要的基础性工作，我们要创新工作思路，不断提高档案工作的质量。
【参考文献】
［1］ 刘韶青，林香青，张琮.浅谈干部人事档案管理与利用的创新［j］.北京档案，2010.
关键词:人事档案管理 重要意义 基础性工作 前提 人才
中图分类号:C931.4 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)06-198-01
人事档案记载了每个干部的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容,是按有关规定进行整理后组成的文字材料,它记录着个人成长的“轨迹”,是历史地、全面地了解识别人才和正确选用人才的基础。人事档案管理工作是人力资源管理工作中的一个重要组成部分,也是人力资源管理工作中必不可少的一项基础性工作,是做好人力资源管理工作的基础和前提。搞好人事档案管理,对于全面了解人才,正确选拔和使用人才具有重要意义。
本文着重从以下几个方面探讨如何做好干部档案管理工作。
一、提高领导的重视程度
档案工作是一项默默无闻的工作,领导的足够重视,是做好干部档案管理工作的关键。因此,要着重提高领导对干部档案管理工作的认知程度,使其把档案管理工作列入领导的议事日程,并有领导专人分管档案管理。
各级领导和干部人事部门要以高度责任心抓好人事档案的管理工作,坚决克服对这项工作“说起来重要,抓起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”的现象。定期了解干部档案工作情况,研究解决遇到的问题,加强督促、检查与指导。要形成“主要领导重视抓、分管领导负责抓、档案人员具体抓”的良好格局,确保档案工作有人抓、有人管、有人落实。要挑选党性强、作风正、有强烈的责任心,勤于学习、忠于职守、严守机密、甘于寂寞、不计名利、勤恳工作的人员从事档案工作,注意保护和调动档案人员的积极性,帮助解决工作中的困难,促进档案管理水平的不断提高。
二、建章立制,着眼档案管理制度化
要不断完善、修订和健全档案查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度等八项制度,做到制度上墙、账簿成册,并且认真按照规定的制度、规定的程序办事,坚决做到“五不查”,即无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯亲属不查、未经批准不查;“四不借”,即未经领导批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借;“三不转”,即个人带档不转、没有调令不转、材料不全不转,有效地提高档案工作的准确性和工作效率。
三、拓宽渠道,收集材料
干部人事档案材料的收集渠道很多,涉及面又广,收集的难度很大。随着人事干部制度的不断改革,要想系统、完整地收集一个人的全部材料,单靠坐等材料是不行的。要变坐等材料为主动索要,千方百计找材料,想方设法要材料,不厌其烦催材料,变坐等材料为主动索要。同时通过收集材料、索要材料,提高档案工作人员及时做好人事档案的意识,切实做好档案的归档和整理工作。
四、精心分类、整理材料,着眼档案管理规范化
对收集来的材料要严格按照《干部人事档案整理规范》规定,逐份鉴别,认真筛选,并进行分类、排序、编目和精心加工,直至装订成卷,做到归档准确、手续完备。在整理档案材料过程中要做到:(1)对照标准,仔细研究,依据人事档案材料的内容特征分为十大类,做到准确、清晰、有序且便于利用。(2)对不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工。大于规定尺寸的材料或折叠或剪裁,在不影响材料的完整和不损伤字迹的前提下,进行剪裁或折叠;对破损、卷角、折皱的材料进行裱糊或压平;对过窄的材料,进行加边;对档案材料上的金属物进行拆除等,保证加工质量。(3)按照类别排列顺序,逐份逐页输入目录,做到材料与目录相符,材料形成时间填写无误,材料份数和页码计算准确。(4)装订做到四边齐,保证不压字、不损伤材料内容。经过整理后的干部人事档案,应达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
五、提高档案工作人员的综合素质
一要增强档案管理工作者的管理意识。这就要求档案管理工作者既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进管理方法管理档案的基本技能。二要提高档案管理工作者的业务素质,加强继续教育,使其掌握现代管理技能,提高综合素质。因此,要加大对人事档案工作人员的培训力度,在业务指导上,一方面要组织档案工作人员学习《档案法》、《保密法》、《干部档案工作条例》等法律法规;另一方面要有针对性和计划性地举办培训班,采取“走出去、请进来”的办法,邀请长期从事档案管理工作经验丰富的同志,就如何开展新时期的档案工作、如何当好一名档案工作人员等工作进行培训指导,通过现场“手把手”传授档案整理技能,发挥档案人员的“传、帮、带”作用,指导档案工作人员切实提高实际档案操作工作水平,培养出一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、业务精通的复合型档案管理人员。
六、完善基础设施
加强档案基础设施建设是实现档案管理标准化、规范化、信息化的技术保障。干部人事档案不可再生,万一损毁就无法补救,维护干部人事档案的安全、完整尤为重要。要严格按照《干部档案工作条例》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》,落实好档案库房、阅档室和办公室,并符合“六防”(防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光)设施要求。档案室要配备空调、去湿机使库房内保持规定的温度、湿度,并按规定配置铁质档案柜和新型档案夹等保管、整理干部档案的有关器械和物品。
七、实行现代化管理,实现档案管理信息化
充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用,建立和完善干部档案数据库,及时更新,动态化管理干部人事档案信息,使档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。在较短时间内为领导和相关部门提供快速全方位准确干部人事信息,获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及“德、能、勤、绩”等方面的综合信息,根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式,同时提高人事档案管理的劳动效率与工作质量。
总之,要使干部档案更好地为干部工作,为经济建设服务就要改变传统的管理方式,实行干部档案管理的现代化、动态化,提高干部档案的使用效率。同时还要加强干部档案规范化管理,充分发挥其在实际工作中的作用,从整体上提高干部档案管理工作水平,促进管理工作规范化、制度化,以保证人力资源管理工作井然有序地开展。
参考文献:
1.王云庆,苗壮.现代档案管理学.青岛出版社,2002(2)
2.傅华.聚焦人事档案.中国档案,2003(4)
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