【关键词】档案管理；归档；整理分类
档案管理工作的高效开展，需要档案整理、归档、分类与管理各环节之间协调配合，以提高档案管理质量的同时，为社会群体提供更加便捷的档案资源服务，并保证档案信息资源的安全性。但就当前档案管理归档整理分类的具体情况来看，在档案整理里理念、档案整理专业水平等方面存在诸多不足，严重影响档案管理的科学性和可靠性，因此加大力度探讨档案管理归档整理分类技巧是非常必要的。
1.档案管理归档整理分类的现状
1.1 档案整理理念有待于进一步提高
针对当前机关档案整理仍然基于传统模式，缺乏一定现代化管理思想作为指导，缺乏一定分类归档的思想，尤其处于现代化归档的思想是其重要理论，只有更好地运用分类思想，才能发挥出觉得的档案功能，目前机关档案整理工作人员缺乏现代化整理思想，因此传统机关档案整理模式缺乏一定归档的规范性，要求档案整理的准确性而非规范性，因此，传统档案整理具有一定弊端，需要转变观念，树立新思想。
1.2 档案整理缺乏专业化
当前机关档案整理工作人员出身基本是非档案相关专业，基本上是由机关内部调整或者其他工作人员岗位调整而组成的，这样直接影响其机关档案整理工作的整体专业性，专业化档案整理是发挥其档案强大功能的前提和基础，因此当前机关档案整理缺乏专业化具体表现为：一是机关档案管理缺乏专业化整理人员；二是缺乏专业化整理方法；三是机关内部缺乏专业化整理程序与规范，四是档案整理人员不稳定，档案整理人员比较灵活，直接导致整体档案整理的专业化下降。
1.3 档案整理缺乏信息化
信息化是当前机关档案管理不可或缺的重要组成部分，目前我国机关档案整理缺乏一定信息化技术，信息化档案整理能够节省传统档案整理的人力以及物力等，因此，具体表现为以下几个方面：一是机关档案管理缺乏信息化技术设备，如档案整理数据库等；二是缺乏信息化储存与保管的思想；三是机关内部档案整理缺乏信息化技术人员。
1.4 归档装订上的错误
一是使用不符合要求的装订材料及工具。归档文件装订材料与工具应具备保护档案、操作方便、价格便宜等三个要求，目前使用的缝纫机线装方式在文件的缝线处易断损、可逆性不好、操作耗时；塑料夹装方式成本高、易老化；无酸纸套方式易散失归档文件。最好的方式恐怕是研制出不锈的金属或其他材料的订书针，同时注意不用微波消毒方式。
二是在每份归档文件上使用封面，有的档案行政管理部门甚至于在这种封面上印上多项栏目，要求档案室的同志填。这种方法增加了整理工作量和装订成木，严重违背《规则》的简化原则。
三是没对不符合要求的文件材料进行处理。装订前应对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠；对所有的归档文件拆除金属物。这些前处理工作不做，会严重影响档案的保管。
2.档案管理归档整理分类技巧
2.1 档案管理技巧
为保证档案管理工作的高效开展，更好的为社会群体提供优质的档案服务，应当掌握好科学且正确的档案管理归档整理分类技巧，以提高档案管理水平。因此在档案管理过程中应当仔细观察档案的完好程度，检查其是否受损，以免影响其在历史、经济及文化等方面的重要应用家孩子。一旦发现珍贵的原始档案受损，应当进行准确且细致的记录，以免造成不可挽回的物质与精神损失。尤其是要避免文化断层问题的出现而影响文化传承，从而对国家文化软实力进行有效保护。
与此同时，在档案管理过程中应当积极采取有效措施保护档案信息安全，要保护好珍贵文物等以实物形式存在的档案资源，其往往真实映射出当时统治阶级、政治思想以及社会经济文化等，因此这些档案资源的安全性是非常重要的。与此同时，应当采取有效方式保证记录国家政治、军事等方面档案文件的安全性，此类文件具有较强的私密性，一旦泄密会给国家发展造成严重的安全威胁，甚至影响整个国家的团结、安全发展。除此之外，应当尽可能延长档案寿命，以减少档案管理中的不必要损失，确保档案资源的价值得到最大化发挥。
2.2 档案归纳整理技巧
档案归纳整理是档案管理工作中的重要环节，其直接关系着档案管理水平。因此在档案归纳整理过程中，应当初步了解档案文件的具体情况，明确其实际应用价值与重要性，在合理分类后对其进行科学归纳整理，并做好档案资料的收集工作，确保该项工作能够为档案管理工作的高效开展提供可靠的支持。在档案归纳整理过程中，应当保证档案信息的完整性，坚决不可出现档案信息缺失等问题，以免影响档案整理工作的顺利开展。
受到传统模式下档案管理工作体制的影响和制约，以往档案归纳整理方法缺乏一致性，档案馆之间交流受限，此种情况下势必会给档案事业的发展造成一定制约。因此在档案归纳整理过程中应当转变以往工作模式，严格遵循统一的归纳整理原则，促进档案馆之间的沟通交流。针对档案归纳整理过程中的类目不符的情况，应当进行统一修订，并对出现错误的归档文件进行及时更正，档案工作人员应当端正工作态度，强化责任意识，保证档案归纳整理工作的高效开展。
2.3 档案分类技巧
为全面提高档案管理水平，应当规范档案管理环节，并掌握正确的档案分类技巧，以切实保证档案信息资源的安全性，提高档案信息资源利用的便捷性与高效性。在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
3.结束语
总而言之，档案资源在社会各领域内都扮演着重要的角色，是社会生产生活中的重要信息资源，一旦档案管理工作不到位，势必给社会的稳定持续发展产生不利影响。因此在档案管理工作中应当掌握正确的档案归档整理分类技巧，保证档案管理各环节的规范有序进行，从整体上推进档案事业的不断发展进步。
参考文献：
[1] 金晶，严峻 浅谈档案管理归档整理分类技巧[J]. 《湖北农机化》， 2011（3）：34-35
[关键词] 复式分类法；多级目录；档案分类
[中图分类号] G27 [文献标识码] A 文章编号：1671-0037（2014）01-42-2
档案分类是档案管理工作中的重要环节，既是上承档案收集的基础工作，又是下启档案整理的关键程序，是资料组织从无序到有序、从原始到科学的第一步；影响档案管理人员选择档案分类方法的因素复杂多变，能恰当运用科学的方法将档案分类，有助于实现档案便于利用的目标，值得每一位档案员深入了解，认真学习。本文将介绍一般的档案分类方法及其使用过程中的常见问题，逐步深入了解目前档案分类中的复式分类法及多级目录结构编制之间的关系，探索复式分类法与多级目录配合使用的妙处。
1 档案分类方法
1.1 常用的三种档案分类法
1.1.1 年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。
1.1.2 组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构头绪不多的单位。
1.1.3 问题分类法。问题分类法是以文件内容所设计的问题为标准，将档案分成各个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的终结全宗。
2 档案分类法使用过程中的常见问题
2.1 使用年度分类法时难以正确区分文件年度
由于文件产生过程的成文日期、签署日期、日期等不尽相同，因此档案员在鉴定文件所属年份时需多动脑筋、细心思考。以下的文件值得档案管理员认真思考，区分归档的所属年度：
《**公司2013年工作计划》（成文日期：2012年12月15日）
《**公司2012年工作总结》（成文日期：2013年1月6日）
《**公司2012～2015三年发展规划》（成文日期：2013年1月15日）
《**公司第三届科研成果交流会》（该会议于2012年12月16日召开，2013年1月4日闭幕，会议材料需归档的包括会议通知、会议议程、开幕词、交流的科研论文、获奖名单等）
以上文件的年度划分，没有一成不变的参考标准，必须从文体种类入手，细心分析，遵循原则，正确处理：
2.1.1 法规性的文件以批准日期为依据；
2.1.2 指导性的文件以签署日期为依据；
2.1.3 会议记录以开会日期为依据；
2.1.4 计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件内容针对的时间为依据；
2.1.5 跨年度计划以开始年度为依据；
2.1.6 跨年度总结以最后年度为依据。
2.2 在使用组织机构分类法时，文件属于多个组织机构（部门）的或为多个组织机构（部门）所利用的，档案管理员往往为图工作简便，只在其中一个组织机构（部门）的档案中保管该份文件。这有悖于档案管理便于利用的最终目的。正确的做法应该是在各组织机构（部门）分别备份。
2.3 问题分类法常见的类别设置，档案工作者在为立档单位设类之前，用通过调研，对立档单位的主要职能、内部机构设置等情况有深入了解，根据实际情况拟定类别，试以某公司为例：
问题分类法容易遇到年度跨度大、涉及部门多的情况，可归入“综合管理类”或设“总类”。
档案管理员应注意在档案管理过程中不断完善类目，其体系应为逐渐完善的动态过程，对不尽合理之处或实际工作有变动的情况需及时调整改良。
因此，单一的档案分类方法在现实情况下是无法满足实际工作需求的，将上述三种单一的档案分类方法综合使用，能使档案分类呈多维立体的态势，最终服务于检索与利用，这就是档案分类中普遍运用到的复式分类法。
3 多级目录
多级目录在电子档案出现以后发展迅速，该目录结构也称为树形结构。在多级目录结构中，每一个根目录包含若干子目录，在子目录中又包含下一级子目录，这样类推下去就构成了多级目录结构。采用多级目录结构的优点是建档单位可以将不同类型和不同功能的文件分类储存，方便档案的管理和查找。如果仅仅依据以上的档案分类方法，可将档案目录平面铺开，形成多级目录。然而，这种单一、扁平的结构在工作中是无法满足实际需求的。只有将多级目录与复式分类法的巧妙结合结合，使扁平的结构立体起来。
4 复式分类法
以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成的档案分类方法叫复式分类方法：
4.1 复式分类法的常见类型：
4.1.1 年度-组织机构分类法。
即先将立档单位内的档案按年度分类，然后在每个年度类下再按组织结构（部门）进行分类。适用于内部组织机构经常变化但不复杂的立档单位，适合现行机关的档案使用。
4.1.2 组织机构-年度分类法。
即先将立档单位内的档案按照组织机构分类，然后在每个组织机构（部门）下按年度分类。适合内部组织机构稳定的立档单位，一般多用于撤销机关的档案分类。
4.1.3 年度-问题分类法。
即先将立档单位内的档案按照年度分类，然后在每个年度下按问题分类。适用于立档单位内部组织机构变化复杂，或由于组织机构间分工不明确、文书工作不正规等难以区分文件所属机构、没有内部机构或内部机构简单的立档单位。
4.1.4 问题-年度分类法。
即先将立档单位内的档案按照问题分类，然后在每个问题下按年度分类。适用于撤销机关档案和历史档案。
档案管理员能根据上述四种复式分类法，编制多级目录，如图所示：
如此，复式分类法的立体维度结构形成。
4.2 使用复式分类方法应以立档单位的实际情况灵活设置，适当变动。试看以下例子：
某公司在成立之初由办公室、生产车间、采购部、销售部和研发部五个部门组成，由于该公司主要经营范围是加工生产，档案管理人员按组织机构-年度分类法来分类整理档案；其后几年内，企业人员变动较大，因为加工订单充裕，公司领导层决定增设生产线，提高盈利效率，生产车间增加到3个，撤并研发部，办公室分立成行政办公室和总务后勤两个部门。这样的例子在企业档案管理中是颇为常见的，档案管理人员应及时作出灵活的应对，对企业档案的分类方法做出调整，以免影响档案的利用效率，甚至导致档案管理混乱。该单位可将原先的组织机构-年度分类法调整为年度-组织机构实现档案的科学管理。
4.3 在以上复式分类法的基本模式下，按照档案管理的实际情况与保管年限结合使用，组合成以下的复式分类方法，使档案管理更趋条理化：
小结：档案管理的分类方法是将档案资料从内容到形式理出立体层次、纵横维度的过程。是一门充满理趣的学科，需要档案管理员用心用脑关注本单位的实际情况，用耐心和恒心去构筑适用好用的框架，在此过程中，多级目录的使用千变万化，但万变万变不离其宗，把握好根目录和二级目录的维度是关键，不少档案管理员将多级目录编成简单的序列，抹杀了多级目录的价值，实在可惜。在二者的完美配合下，实在不难建立合理的档案实体管理体系，更好地对档案实行科学管理与信息资源的开发利用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案法实施办法[S].
[2]张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].中国人民大学出版社，2008.
1、高校人事档案管理模式的现状分析。"模式"一词， 《现代汉语词典》作"某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式"①解释。尽管高校人事档案的构成并不算复杂，只有干部档案、工人档案和学生档案三个基本类别，但其管理模式却有待深入研究。如果按照人事档案是否与高校十大类档案一同纳入综合管理范围来分，那么高校人事档案管理模式就有纳入管理模式与非纳入管理模式；如果按照人事档案与高校十大类档案以及人事档案各类别集中管理程度来分，那么高校人事档案管理模式就有集中管理模式、相对集中管理模式、分散管理模式。纳入管理模式即将高校人事档案中的全部类别或部分类别划归给本校档案馆室，由本校档案部门实行档案业务管理，档案行政管理仍归各有关部门。纳入管理模式可以称为集中管理模式，其实质是人事档案实体和人事档案信息的集中统一管理。非纳入管理模式的表现比较复杂，各种类别的人事档案在不同高校的管理模式不尽相同。例如，按照高校人事档案归口管理部门的不同，干部档案有组织部门管理模式、人事部门管理模式、地方人才中心代管模式；工人档案有人事部门管理模式、产业实体部门管理模式、地方劳动部门代管模式；学生档案有教务部门教务处部、成教处院管理模式、学生管理部门学生处、研究生部院管理模式、系院管理模式。非纳入管理模式又可以分为相对集中管理模式和分散管理系院管理模式，实质都是人事档案实体和人事档案信息的分散管理。通过上面的分析，我们不难得出这样的结论：高校人事档案管理模式按照不同的分类标准，就会有不同的结果；高校人事档案管理模式具有多样性、复杂性。
2、高校人事档案管理模式的改革探讨。在高校档案工作管理体制改革过程中，一些高校将本来隶属于组织人事部门、学生管理部门、教学系院、教务管理部门、产业管理部门的教职工档案、学生档案移交高校档案部门管理，将人事档案纳入高校档案综合管理范围，实行由高校档案部门集中统一管理本校绝大部分档案的模式，即改非纳入管理模式为纳入管理模式，改分散管理模式、相对集中管理模式为集中管理模式。对这种现象如何评价，档案界褒贬不一。
早在1991年，董德臻同志就提出"人事档案应纳入高校档案综合管理"的观点②。这在当时，无疑是高校档案学理论研究的一种创新。遗憾的是，在当时这一观点并没有引起人们足够的重视，没有引起理论上的争鸣。在世纪之交的今天，随着高校管理体制改革的不断深化及其对高校档案工作体制的碰击，高校档案界就上述问题重新展开了探讨。例如，陈蓉辉同志认为，高校人事档案纳入综合管理有其优越性和可行性。 " 如果把文书档案和科技档案综合管理作为高校档案管理改革的第一次飞跃，那么，把人事档案和专业技术人员业务档案纳入综合管理的范畴，就实现了高校档案管理改革的第二次飞跃。"③从上不难看出，该同志对高校人事档案纳入综合管理不仅是持肯定态度，而且评价甚高。但是，苏平、常灵芝、林晓金三同志对上述观点有着不同看法。一方面，他们肯定了在建立档案馆的高校，人事档案由人事部门移交档案馆，实现了高校档案全部由档案部门综合管理的格局是高校档案管理的一项改革。另一方面，他们对"在高校规模不大，只是成立了综合档案室的高校"，人事档案移交档案室管理的作法提出质疑。④他们认为， " 处于动态的人事档案应由人事部门管理"， "死亡人员人事档案移交档案室"管理。⑤也有些同志认为，仅就人事档案中的干部档案而言，1991年4月中共中央组织部、 国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》规定，干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实现分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。而高校档案部门，无论是档案馆还是综合档案室，既非档案行政管理部门，更非干部主管部门，管理干部档案无疑是违反有关规定的。所以，高校档案部门管理人事档案是不合适的。
上述观点基本上可以分为三种：其一、人事档案纳入高校档案综合管理具有优越性和可行性；其二、人事档案纳入高校档案综合管理在规模较大、设置了档案馆的高校可行，在规模较小、设置综合档室的高校未必可行；其三、人事档案纳入高校档案综合管理有违《干部档案工作条例》，人事档案不宜归口高校档案部门管理。这些观点基本上反映了档案界对高校人事档案管理模式及其改革的看法，有较强的代表性，都具有一定的思想深度和理论见解，都有各自的赞同者和支持者。
二、高校人事档案管理模式的理性思考
针对高校人事档案管理模式的现状及其改革引发的探讨，档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对高校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。有关档案期刊甚至在同一期刊登两篇不同观点的文章，以引起人们对该问题的重视和深入思考。不过，如果我们认真研究这些文章后，对照高校人事档案管理模式的实践，就会发现，我们的理论研究在某种程度上似乎同步于甚至落后于高校档案工作的实践。理论研究往往变成对档案工作实践的一种简单阐述，甚至是事后补充说明。高校人事档案管理模式研究也有这样一种倾向，为此，我们必须对之进行理性思考。
1、纳入管理模式的优点。有人认为，高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式相比，其优点在于精简机构和人员，充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备。这固然不错，但不能忽视了最重要的一点，那就是人事档案信息和其它档案信息资源共享。人事档案纳入管理后，其材料收集的某些缺口和难点，可以更为直接和方便地从党群、行政、教学、科研等大类档案中查找有关材料，只要经过简易加工，就可以归入人事档案；档案部门在进行编研时，也可以使编研成果在广度和深度上得到强化。但是，上述优点仅仅是一种可能，要想使这一潜在的优越性转化为现实的优越性仍需付出努力。例如，要切实做好档案人员之间的科学分工和协作；要统筹安排档案库房；要做好人事档案平时的保密和安全、利用时的审批手续等。唯有如此，才能实现档案信息的增值，方便档案信息资源互补和共享，有利于各类档案的保管和利用。可以这样说，高校人事档案纳入管理模式确实存在一些优点，但是实现这些优点是有条件的，并非人事档案一纳入综合管理就能体现这些优点。
2、非纳入管理模式的评价。纳入管理模式与非纳入管理模式相比有诸多优点，是不是说非纳入管理模式就应该立即退出历史舞台呢﹖答案是否定的。其原因有三：第一，非纳入管理模式的存在有其法规上的依据，尽管其在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但是只要处理好相关部门之间的关系，照样能够应付日常的提供利用。正因为如此，许多人认为高校人事档案还是不纳入综合管理好，多一事不如少一事。第二，非纳入管理模式导致高校人事档案与高校档案事业整体以及人事档案内部各类别之间管理水平不平衡。有些实行人事档案非纳入管理模式的高校，人事档案管理缺乏必要的硬件，人员虽政治素质好，但业务水平低，管理水平明显不及其它类档案；干部人事档案由于其重要性特殊，受到重视程度要普遍高于工人档案和学生档案，在投入上得到要多一些，管理水平也相应高于工人档案和学生档案。第三，非纳入管理模式在一定时期内仍应存在下去。因为纳入管理模式尚处于探索阶段，它要受许多条件限制，有许多理论问题没有得到完满解决，它在一些高校试行取得一些成效，但是否在所有高校都可行却不得而知。因而对非纳入管理模式无论是相对集中模式还是分散模式一概否定为时尚早，需要实践的进一步检验，也需要修改有关法规文件，但是必须有一个时间过程。
3、高校人事档案管理模式的优化。通过上面两点分析，我们可以推断，高校人事档案的纳入管理模式集中管理模式和非纳入管理模式相对集中管理模式、分散管理模式将在一定时期内在不同高校并存，并不是谁取代谁的问题。由于各种管理模式自身都存在一些弊端和不足，因而对其优化就显得非常必要。只有如此，这些人事档案管理模式才能算是标准形式或标准样式，方可有推广的意义和价值。高校人事档案管理模式的优化必须注意这样几个问题：其一、成立校院一级的档案工作委员会和建立人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为高校人事档案管理模式，说到底是由各高校档案工作管理体制决定的。人事档案归口管理部门不同，管理体制和管理模式必将各异。成立档案工作委员会，建立人事档案工作网络，无论是对纳入管理模式还是非纳入管理模式而言，都可以及时地处理随时可能出现的矛盾，解决分繁复杂的问题。其二、在高校人事档案管理模式优化过程中，对纳入"综合管理"提法中的"综合"一词要正确理解。如果认为高校档案综合管理范围必须包括高校全部档案的话，那么高校档案综合管理的难度无疑增大。高校档案综合管理应当有一个相对性，有一个程度，有一个循序渐进的过程。就高校人事档案纳入综合管理而言，也只能是部分人事档案，而非全部人事档案。例如，高校产业部门的某些聘用的管理人员、工人档案，他们的档案恐怕交由地方人才交流中心和地方劳动部门管理更为合适。再如，学生档案中的成教生档案，由成教处院管理无疑比档案部门管理更令人信服。所以一提高校人事档案纳入综合管理，就认为是将高校所有人事档案都纳入综合管理范围的想法是不切实际的。其三、高校人事档案管理模式的确立与高校规模并无直接关系，与是否设置档案馆也无必然联系，这是人事档案管理模式优化注意点之一。笔者认为，人事档案纳入管理模式与非纳入管理模式，对小规模、一般高校是否适用，对大规模、重点高校是否适用，关键要看各高校档案工作的实际情况。在一些小规模高校，形成十大类档案并不多，校方便将部分人事档案也划归档案室管理，运行效果非常好。而一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量多，档案存放场所和管理设备一时难以得到改善，将人事档案纳入综合管理反而不利于档案工作的开展。所以，有些同志认为在规模较大、设置档案馆的高校，人事档案移交档案部门管理，而在规模较小、设置综合档案室的高校人事档案不宜移交档案部门管理的说法是值得商榷的。其四、高校人事档案管理模式的优化，要靠相关制度来保证执行。对纳入管理模式而言，既要将人事档案纳入到档案工作制度体系中去，又要将人事档案制度的特点体现出来。例如，人事档案中的查借阅制度、转递制度、保管保密制度，与高校十大类档案有明显区别。对非纳入管理模式来讲，在档案部门和管理人事档案的部门之间应当建立档案信息交流制度，使得两者之间互通有无。只要将这些制度建立起来并认真执行好，高校人事档案管理模式的优化才能落实到实处。
注释：
①中国社会科学院语言研究所词典编辑室编：《现代汉语词典》，商务印书馆1983年1月第2版，800页。
②董德臻：《人事档案应纳入高校档案综合管理》， 《学校档案》，1991年第2期40棧矗币场?/p>
美国国家档案文件署，是美国联邦政府国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关。20世纪90年代，NARA建成了档案信息导航系统（NAIL），将国内数字化的档案信息资源纳入统一的检索平台，实现档案信息集成化检索利用。目前NARA档案在线检索系统有两个部分组成，一个是由9个数据库和检索工具构成的检索平台，另一个是在2012FY实施的联机公共检索平台（OPA）。在OPA实施后，将依靠现有的NARA几个系统实现一次性、集中式、简易检索档案信息。
NARA在线检索系统主要由档案研究目录系统（ARC）、档案数据库检索系统（AAD）、缩微档案目录（Microfilmcatalog）和联邦文件指南（Guide toFederal Record s）等9个数据库部分组成。其中以ARC和AAD两个数据库为主，缩微档案目录和联邦文件指南作补充。
ARC检索系统前身是美国全国范围的档案信息导航系统（NAIL），2002年NARA在此基础上推出TARC，ARC的功能更为强大，主要是对NARA所辖各机构（即2个国家档案馆、15个联邦文件中心、13个地区档案馆、11个总统图书馆）的馆藏信息进行检索；AAD是用于检索NARA所保管的电子文件，是一个公开、可利用的检索系统，目的是最大限度地方便公众获取重要的证据信息。因为AAD档案是数字化档案辅以影像背景、语言文字和音乐等方式对其进行抽象的表现，为用户提供直接访问或调用。
OPA系统是美国国家档案文件署正在研究建设中的联机公共在线检索平台，目的是让官方和公众不仅在ARC、AAD中选择系列检索、电子文件档案（EAR）中数量过亿的电子文件的检索和来自国家档案馆网页和总统图书馆网页的检索，而且能实现一次性检索多个国家的档案信息资源。
1.在线检索信息资源。检索资源是在线检索平台的基础，美国国家档案文件署在线检索由档案研究目录（ARC）、档案数据库目录（AAD），以及缩微档
案目录（Microfilm Catalog）和联邦文件指南以及总统图书馆等信息资源库组成。其库藏资源非常丰富，只需简单的点击，就可查阅跨越美国3个世纪的历史，涵盖美国方方面面的档案，而且每年还以上亿数量网页增长。其数据库内容包含了家谱、军事历史、联邦政府文件和总统材料网上特色展览档案、多媒体类型档案，还有与其他机构联合的资源，如AAD在线检索可检索20多个美国联邦政府机构所产生的5000万份涵盖多个主题的电子文件；ARc将所辖机构的档案信息整合在一个平台上，采用超链接互联信息资源，使得检索途径十分简捷，最大限度方便利用者检索查询。正在建设的OPA系统检索资源更为广泛，其工作目的是让官方和公众一站式检索多个网站的档案信息资源。
2.检索方式。目前美国国家档案文件署档案在线检索方式有单一、复合和浏览式检索方式。
（1）在ARC检索方式上，可以直接在检索界面上输入所需信息的关键词，ARC就可自动组合使用户得到档案目录、数字化全文图像和人物等更多信息，同时ARC还提供词表（Glossary，26个字母顺序），让用户认识数据库条目构成，选择更好的检索方式检索到ARC保存在华盛顿自治区、地方档案馆和总统图书馆的库藏档案信息，如在检索关键词栏输入“战争”一词，在它下一级会出现“内战、二战和朝鲜战争”供分层级选择检索。
（2）在AAD查询数据库，可提供分类浏览和关键词查找两种方式。分类浏览用户可按类别如家谱（genealogy）、个人历史（personal history）和私人部分（privatesector）的类别；按主题如人、地理区域、机构或时间等方式在你所查信息不太明确的情况下边浏览边一层层查询。
（3）在联邦文件指南数据库，检索又高了一个层次，它能帮助研究人员确定哪些文件组合有可能与他们研究的主题有关，这里包含了行政、司法和立法部门的文件。在检索方式上，一是提交检索，就是输入检索词，二是用文件组合检索，还有26个字母号和主题（如外交、农业、空军）分类别组合提供检索。
（4）缩微档案目录和联邦文件指南一样是作为ARC和AAD的数据库的补充，可用关键词、缩微档案的编号和文件组合方式来检索。详细的还是用ARC和AAD的方式进行检索。
据调查，以上检索方式将被OPA代替，其系统介绍说将目前几个系统集成到单一的检索方式，其检索方式在界面窗口用的是检索和高级检索，在检索语上类似“谷歌”，即使在输入关键词查询时出现错误，也会给用户提供关联的检索条目供选择，表明其检索方式包含拼写错误。允许添加自定义搜索引擎方式查找文件，用通俗易懂的普通语言检索，系统也能识别你的意思，这意味着检索方式更为简单和方便利用。
3.检索途径。
（1）ARC等数据库的检索在检索途径上，主要可用“基础检索”和“高级检索”两种途径。可在检索界面上输入关键词检索，也可通过文件位置、数字化图像、日期、人名、专题方式相匹配和超链接检索，还可用ARC图签（ARC GALLERIEs）来浏览检索。也就说ARC.在检索时可以通过一个检索途径涵盖若干个著录项，前端检索十分简捷，复杂的检索匹配过程均由后端系统完成。既方便利用也提高检全率和检准率。
（2）AAD全文检索。一是用关键词高级检索方式；二是通过分类浏览检索方式。主要通过个人、家谱、组织机构、时间、地方和材料类型（如图像、文本）以及按主题来浏览检索。如用浏览检索方式在线访问图像文件，进一步可检索到文件的重要背景信息，包括其代码表号和NARA档案工作人员所提供的说明性注释以及相关的文献。
（3）缩微档案目录提供目录查询、简单检索和高级检索等途径。用户输入档案号、档案名称等用目录浏览途径检索所需缩微档案目录；简单检索通过档案号、关键词等来检索缩微档案目录；高级检索途径包含档案号、档案名称、主题词、分类和时间等更为宽广的路径来检索缩微档案目录。
4.检索深度。档案检索深度指的是档案的著录级别，著录的级别是档案库房实体管理工作的基础，也是用户检索信息的深度，深度越深，用户越容易精确地找到所需的信息。美国国家档案文件署的ARC数据库著录级别由高到低是由文件组合（Record Group）、分组合（Collection）、系列（Series）、案卷（File Unit）和文件五个级别。
5.检索帮助。在美国国家档案文件署档案在线检索平台上有“在线工具研究和帮助”。在其栏目下，对于OPA、ARC、AAD、Microfilm Catalog、ALIC每个系统都做了说明并提供检索技巧和如何使用，以便让用户了解运用该系统。如在ARC检索系统，有如何用ARC的帮助，在此项下列出检索技巧，包括用图签（Galleries）方式选择专题、文件组合和索引、界定检索结果等帮助，为快捷检索到所需信息提供帮助。
通过对美国国家档案文件署档案在线检索平台的考察分析，和我国在线检索服务功能比较，归纳起来有以下几方面的启示：
1.检索平台建设要注重信息资源建设和共享。信息资源是检索工作的基础。美国国家档案文件署网上信息资源建设方面，一是有NARA国家档案信息资源库，信息资源丰富，涵盖面广泛，可查阅的档案信息类型多样，满足众多用户的需求。二是信息资源共享，知识关联度大。可查档案信息不仅仅限在自身馆藏里，还能与不同部门多个不同数据库实现数据整合交换。OPA系统将与多个网站档案信息整合相联，实现一站式服务。比较我国档案网检索平台，目前大多数档案馆已具有网上检索等服务功能，类别也有一定的多样性。但除可数几家如上海、深圳等大的档案馆可提供万条信息数据可查外，大部分网站可查信息资源非常少，提供上网查询档案种类单一，有的网站检索窗口空有栏目，不能提供检索结果。各个档案馆信息资源各自为政，检索基本停留在本馆馆藏资源，不能跨馆、跨数据库检索，信息关联度低。因此，我国的档案网上检索平台建设首先要在资源建设上下工夫。一方面要丰富馆藏资源，拓展馆藏范围，增加存量；另一方面要大力开发馆藏资源，使馆藏资源转变为网上可利用资源。其次要在网络资源共享上下工夫。要在加快档案数字化的同时，实现各个档案数据库的数据互联互通，解决信息孤岛现象，满足广大利用者的需求。
2.检索平台要做到检索方式多样化，便于利用。美国国家档案文件署非常重视检索平台的建设，在一个检索平台上有单一式、复合式的以及浏览式检索方式。用户既可在简单的界面上检索，易于利用。也可以用复合式检索，允许用户对检索结果作多种选择界定，还可以在用户对检索结果不确定的情况下边浏览边作界定。比较国内，检索平台在检索方式上有了多样性，据调查有部分档案网站在检索方式上实现了多途径组合检索，有的还提供分类浏览等方式，但与美国国家档案文件署在线检索相比，目前我国档案网站检索功能设计不完善，如在组合上途径较少，大多数只有时间和关键词两种检索方式，其他的如档案号、责任者、题名等检索方式过于偏专业性，不能自动组合匹配，对于普通用户用“傻瓜”式模糊检索，达不到检索效果，更没有像美国国家档案文件署那样的浏览介绍、分类别引导检索的功能。另外，因各网站档案信息分类标准不统一，分类级别不精确难以深入检索，不利于其他检索功能的应用。因此，在我国档案在线检索方式方面一要进行科学的设计，采用多种检索方式的组合，充分发挥检索的功能；二要实行人性化设计，以方便利用为出发点，合理安排检索界面和检索工具，适应不同人群对不同利用内容的需要；三要注重检索效果和便于数据库的资源整合和共享，最终能实现一站式检索。
3.检索平台要有良好的利用向导和帮助。美国国家档案文件署网站上无论用ARC、AAD等哪一种检索，都有检索帮助系统。另外在检索上遇到困惑还可委托档案馆向导人引导查询，因而无论是专业的还是普通的用户，通过检索帮助就能有效地利用这一系统，从而保证检索的有效性。但在我国，据调查只有一到两家网站检索系统有操作说明。利用者使用中出现的问题，无法得到直观的解答。作为一个完善的网站检索系统，应以利用者为中心，对利用过程中可能出现的问题尽可能地在网站上有所提示。同时采取类似美国国家档案文件署网站上“关于我们”“联系我们”等方式，用互动方式不断征询用户的建议，改进方法，实现人性化服务。
关键词：立卷改革；高校档案；按件整理；《归档文件整理规则》
立卷改革长期以来都是我国档案界较为关注的话题，2001年，正式出台的《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）是对前期各种文书立卷改革措施的总结和升华，是“继30年代行政效率运动之后文档工作的第二次变革”。[1]《规则》作为我国文书立卷改革的重要成果，自其以来，在档案界产生了较大的影响，各级综合性档案馆基本已按其要求进行了相应的改革。在高校领域，《规则》也同样被逐步推行开来。卞咸杰同志曾就高校领域适用《规则》问题在档案界论坛作过专题讲座，[2]并将其主要内容以《高校各类档案以件归档的实践》（以下简称《卞文》）为题在《档案管理》2010年第1期上发表。笔者对卞咸杰同志在文中所展示的创新精神和改革胆略深为敬佩，但是，对于《卞文》将该校立卷改革的经验总结为按件整理方法“以点代面，从文书档案延伸到其他类别档案”，[3]认为《规则》能够适用于高校各类档案的论断则无法认同。
《规则》所提倡的“简化整理，强化检索”的理念与计算机及网络技术空前发展的时代背景相得益彰，在文书档案领域，“卷”改“件”是对档案客观实证性的回归，尽量减少因为组卷及其相关操作引起的主观性失实和失序。笔者虽然也认同《规则》在高校文书档案领域的运用是档案整理方式的一种进步，但是，这并不能成为《规则》适用范围可以无限扩展的理由，从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案。
1 基于《归档文件整理规则》文本的思考
《规则》的出台，正式确立了按件整理的专业地位，却也由此引发了关于按件整理规则适用范围的不断争议，为了能够让探讨基于相同的平台，笔者认为，在思考按件整理的适用范围时，有必要对《规则》的文本意愿进行重新梳理。
1.1 《规则》制定的背景。档案整理是档案工作的重要内容之一，而归档材料的整理方法则是整理工作的核心内容。因此，关于档案整理方法的探索在我国就一直存在。大规模的立卷改革探讨开始于上世纪80年代，而随着上世纪90年代对电子文件的不断关注，关于文书立卷改革的探讨与争论越发如火如荼。回首这一段历史，其间，关于文书立卷改革的方法从“上世纪八十年代以来，以‘六特征立卷法’为基础，衍生出‘一事一卷’、‘四分四注意’、‘三个为主，五个分开’、‘三分两同’等一系列立卷法”。[4]从中，我们不难发现，不管是何种立卷方法，都是基于对文书档案的整理方法而产生，其涉及范围并没有涵盖所有类型的档案。《规则》的出台是在对文书立卷改革的探讨有了一定的成效后，集合各种立卷方法的优点而形成的一种国家行业标准。《规则》以推荐性行业标准的形式，于2000年12月由国家档案局批准，于2001年正式颁布实施。《规则》之所以作为推荐性标准推出，也是为了兼顾现实档案工作中存在的各种复杂多变的问题，避免“一刀切”的状况出现。
1.2 《规则》关于适用档案类型的规定。我国高校档案的类别基本采用了1993年《高等学校档案实体分类法》中的规定，分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10个类别，2008年，颁布的教育部27号令《高等学校档案管理办法》与之相比，仅仅是新增加了学生类档案，在实际工作中，一般会将特殊载体的声像类和实物类档案作为单独类别列出。根据高校各种类型档案的基本特点，可以大体上将其分为三个大类，一是文书档案，即党群类、行政类和外事类；二是科技档案，即科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类档案；三是专门档案，即学生类、教学类、出版物类、财会类。
《规则》自身文本中，虽没有适用档案类型的明确条款，但是，其在第二部分“定义”中，认为“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。王健教授据此，也将“办理完毕”、“文书档案”、“纸质文件”归纳为《规则》适用范围的“三个显性限定”。因此，从《规则》的本意来考察，文书档案应该是其适用的基本条件之一，《规则》并没有涉及文书档案之外的档案类型。《卞文》也意识到了这一点，但是，其处理的方式是在编制本校的实施细则时，将“文书档案”直接扩大为“各种纸质历史记录”，但对于这种适用范围扩大的合理性，缺乏足够的解释和论证。
2 尊重档案自身特点是整理工作的起点
档案整理工作需要以“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则来进行，对各种类型档案自身特点的认识是探讨其整理方式的起点，也是判断各种档案整理方式优劣的基本标准，档案的整理方式只有与该类别档案的自身属性相符合才能实现整理工作的科学化。
2.1 按件整理违背了科技档案的成套性特点。高校的科技档案主要包括科研、基本建设、仪器设备、产品生产等四类档案。因为科技工作过程的完整性及其相对独立性，使科技档案的形成在客观上具有成套性的特点，这也是科技档案与文书档案的最主要区别。科技档案的成套性特点主要是指“围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体”。[5]不管某个具体的科技项目在数量、内容和形式上有着怎样的差别，但是，它们因为同一个总体的科技程序和科技内容而相互关联，共同构成了相关科技活动的文件整体。只有将基于同一个科技项目产生的文件集中整理起来才能反映科技活动的全貌，才符合科技档案整理的基本原则要求。
因为科技档案的成套性特点，“案卷”在科技档案整理中成为一种“客观存在”，例如，同一个科研项目、同一件产品、同一个工程或设备都是统领关联科技文件材料的客观案卷形式。文书档案则因为没有明显的内容特征来客观统领卷内相关文件，容易形成不同立卷者立卷结果大相径庭的局面，这也是文书档案实现按件整理的重要原因之一。在工作量方面，由于科技档案案卷概念相对容易确定，在科技档案按卷整理的过程中不会因为组卷环节的复杂而明显增加工作量。相反，案卷作为联系科技文件之间微观历史联系的作用会在档案信息的查全率和查准率方面作出重要的贡献。综合而言，按件整理在文书档案方面因为取消案卷而带来的整理结果更加客观、整理工作量减少的优势在科技档案领域没有明显的体现。相反，如果放弃科技档案按卷整理的方法，以“件”为原则的整理方法容易造成同一科技项目文件的分散，对科技档案的完整性和系统性构成威胁，也违背了科技档案成套性特点。
2.2 专门档案需要“专门”的整理方法。高校专门档案主要包括学生类、教学类、出版物类、财会类等四类档案。学生类档案属于人事档案的范畴，而且，全国多数高校还未将学生类档案纳入档案部门管理，因此，对其不作探讨。
教学类档案是高校档案的主体，客观地反映了高校的中心工作在于培养高层次的人才。高校的教学类档案包括学生录取、考试成绩、休学转学、毕业及学位等学习管理过程中的各个方面的材料。教学类档案虽然内容复杂、数量庞大，但是，高校教学工作内容固定，分类清晰，因此，按卷整理便于集中同类的材料。在工作量方面，教学类档案往往自然地以班级或者年级的方式集中在一起，无须为材料的分类组织浪费更多的精力，这一点，也是教学类档案区别于文书类档案的重要特征。
财会类档案是在财务管理工作和会计核算活动中形成的文件材料，是记录和反映高校经济业务的重要史料和证据，主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计专业资料。高校的会计档案中，会计凭证占据绝大多数，且已由学校的会计专业人员以册的方式装订完毕。一册会计凭证基本都是按照时间顺序，将多份会计凭证集合起来装订而成，用“卷”显然比“件”能更好地概括这一册会计凭证档案。会计账簿和财务会计报告都具有明显的时间特征和内容特征，例如，日记账和年度财务报告等，因此，根据相关时间和内容要素组卷保存更符合文件本身特点。
出版物类档案是指高校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料。出版物类档案往往由于一个具体的出版事宜而产生，其内容清晰明确，因此，对其进行按卷整理便于集中相关内容，也不存在文书档案按卷整理中存在的内容难以概括、题名难以拟写的问题。
3 《归档文件整理规则》运用过程中一些认识误区
3.1 “件”的概念应该如何定义？按卷整理的核心在于“案卷”的组织，而按件整理的核心则在于“件”的确定。在文书档案领域，《规则》对于“件”的确立有着明确的规定，在此不再赘述。而如果要将《规则》的适用范围扩展至非文书档案，如何进行相关“件”的定义就成为问题的关键。《卞文》在处理此问题时，采取了“补充专门档案和科技档案类目中件的确定”方法，虽未作更为明确的阐释，但从其后续操作示例中可发现《卞文》中“件”确立的几个特点。
第一，带有较强的主观色彩，缺乏客观标准。不管是以件归档还是按卷归档，“件”、“卷”都作为一种组织和计量单位存在，“件”和“卷”的概念只有清晰明确并且符合约定俗成的习惯才能有效地指导具体的归档操作。《卞文》中“将档案检索中有关联的多份文件组合成一件”、“根据利用率界定件”等方法，在实际操作中对文件之间的检索关联关系和文件未来利用率高低的判断都带有一定的主观色彩，容易产生“件”的确定结果因人而异的情况，违背了《规则》制定的初衷。
第二，部分“件”的定义与传统“案卷”实质相同。案卷是指按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。[6]在《卞文》中，“把同一个班级学籍材料组合为一件”、“科研档案中的获奖申报材料，可把申报表、科研成果、社会影响或实际效果证明、其他材料等界定为一件”等方法中的“件”在名称上虽为件，而在内容上却具有明显的组合和集中行为，实质上，已经与“案卷”概念相同。同时，这些“件”的概念与约定俗成的“件”的概念迥异，容易造成概念上的混乱。例如，如果把一个班级的学籍材料称为一件，那其中，每个具体人员的学籍材料该用什么来称呼？
3.2 按件整理是否减少工作量？《卞文》在谈到以件归档的经验时，认为“《规则》的实施简化了归档文件整理程序，减少了工作量，提高了工作效率”，[7]在实际工作中，这一说法也成为按件整理适用范围扩大的一个重要理由。在文书档案领域，传统的文书档案按照分类组卷卷内文件整理填写案卷目录和备考表案卷装订拟写案卷题名填写案卷封面档号编制案卷排列案卷目录编制的程序来进行。而按照《规则》的要求，实行按件整理后其整理程序变为：件的确定装订盖归档章文件归类文件排列填制归档章编目装盒。两相比较，从数量上看，按件整理减少了工作环节，从内容上看，取消了难度大、争议多、耗时费力的组卷及卷内文件整理的环节，客观上，减少了文书档案整理的工作量。
在非文书档案领域，无论是科技档案还是各种专门档案，其内容往往明确涉及某个事件，或者有明确的组卷标识，因此，组卷和案卷题名的拟写变得较为容易，《规则》在文书档案整理中的这种优势就不复存在。相反，从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理的装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定有效的做法，无疑给具体工作增加了难度。例如，每份用缝纫机线装的文件，在进行数字化扫描时，就很难拆除后进行高速扫描。因此，按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。
3.3 按件整理对于统计和检索的意义有多大？《规则》实施以后，档案统计的基本单位由案卷变成案卷与件两种方式并存的状况，在一定程度上，给直观比较和统计分析馆藏数量带来了困难。但是，如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌，档案整理方式的选择必须以遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，尊重档案自身特点为原则，不能因为统计单位一致性的需要而改变各种档案的最合理整理方式。实际上，虽然有案卷与件两种统计单位，但是，按照《规则》本身的适用范围而言，案卷的统计数与件的统计数都清晰地确定为馆藏文书档案与非文书档案的数量。
按件整理“优化了检索效果，使档案检索更加迅速、高效、灵活”的观点被当做是《规则》适用范围扩展的重要原因，但是，事实果真如此吗？根据笔者调查，现在的高校档案基本采用计算机检索的方式，绝大多数的高校馆藏档案目录也是建立在文件级的基础上。在手工检索情况下，纸质卷内文件目录与按件整理形成的目录体系在形式和内容完整性上是一致的。在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中。但是，因为“案卷”作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，会把那些在责任者、来源、时间、题名等多种要素上并没有直接关联关系的文件整理汇集一起，反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助。
参考文献：
[1]王静.对以“件”为单位立卷方法改革的思考[J].山西档案，2001（4）：17～19.
[2]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践——以盐城师院为例. [2009-09-29].http：///bbs/viewthread.php？tid=22808&extra=page%3D5.
[3][7]卞咸杰.高校各类档案以件归档的实践[J].档案管理，2010（1）：20～23.
[4]王健.关于立卷改革思路的思考——《归档文件整理规则》的应用与反思[J].档案学通讯，2002（3）：74～80.
[5]王传宇.科技档案管理学[M].修订本.北京：中国人民大学出版社，1998：58.
一、家庭档案的收集与分类
（一）收集方式
家庭档案的收集，就是把散存在家庭成员手中及其它地方的具有保存价值的家庭资料集中归档并统一保管的过程。
在家庭档案的收集中，要遵循家庭档案的自然生成规律，结合家庭特色和家庭成员的生活、工作的特点，进行有重点、保质量、完整性地收集。一是要着重收集对家庭成员学习、生活、工作具有查考利用价值与重要纪念意义的材料。二是要注重收集家史资料与特色材料。如记录家庭荣辱、血脉传代的家谱、家族大事记录等家庭原始文献；以及科技人员家庭的发明创造、科技设计的图纸，作家家庭的创作手稿，运动员家庭的奖牌、奖章等特色档案。
（二）分类形式
将零散的家庭档案收集起来后，就要根据其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，以便查找利用方便。一般来说，各家庭根据本家庭的具体情况和特点，可以采取单一分类法和复合分类法。
单一分类法，即按照家庭职能、家庭成员、家庭档案材料载体、档案材料内容、档案材料名称等形式来进行分类。例如，按照家庭档案材料反映的内容分，可分为爱情婚姻（包括夫妻从初恋到结成伉俪形成的档案材料）、宝宝康乐（包括从宝宝出生到上小学之前形成的档案材料）、学生时代（包括家庭成员在各学习阶段接受教育时形成的档案材料）；收支理财（包括家庭经济收支账目、债券、存款折、保险单、国库券、账务合同契约等）；医疗保健（包括家庭成员在医疗保健活动中形成的档案材料）、物品珍藏（包括祖传物品和家庭成员收藏物品）、家族历史（包括家谱、家史、近亲属简况记录、家训及传代品等）、工作创造（包括家庭成员在工作中进行科学试验、技术革新、创造发明中形成的档案材料）等类别。而按照家庭档案材料的名称分，可将家庭档案分为证书类、贵重证券类、病历类、票据账目类、书信类、照片声像类、物品珍藏类等。
复合分类法主要有两种，一是形式（或内容）～成员分类法，即把家庭档案材料按形式（或内容）分开，然后在形式（或内容）下面再按家庭成员分。二是成员～形式（或内容）分类法，即把家庭档案材料按成员分开，然后在成员下面再分形式（或内容）。这种分类方法适合于档案材料较多的家庭。
二、家庭档案的整理与保管
家庭档案收集完毕后，就须着手进行分类、编号、装盒，使之有序化，以便查找利用和有效保存。
（一）分类与立卷
因为每个家庭的档案材料的多寡、内容各有不同，因此家庭档案的立卷归档，不必要求形式模式上的统一，只要能够利于查考利用即可。可以采取两种较为实用的方法：一是“内容～时间分类法”，即按照家庭档案材料的不同内容进行分类，再依时间顺序进行排列。二是“载体分类法”，即按照家庭档案材料形成的不同载体，例如纸质、照片、音像、电子等载体，进行分类排列。
（二）编号与编目
首先是对每件档案进行编号和编目。可以采用“内容（或载体）～时间”分类法，就是在每一项内容（或载体）里，按照时间的先后顺序对每件档案从“1”开始编制流水号。如果家庭档案材料数量不多，也可以不进行内容分类，直接按照时间顺序从“1”开始编制流水号。
在对盒（袋）内文件编号完成后，还要对盒（袋）进行编号，既可按照类别单独编制流水号，也可混合排列、共同编制流水号。编制好流水号以后，就要进行档案的编目工作，主要包括填写家庭档案目录、编页号、粘贴档案盒脊背标签。
（三）装盒及保管
档案材料要防止丢失或损毁。纸质档案一般装入档案盒（袋）保存，照片档案（须有拍摄的事由、时间、地点、人物和拍摄者）装入影集，音像档案、电子档案装入自身包装盒或非铁盒、防磁的盒子里；特殊规格的档案材料可以另找合适的装具。家庭档案材料全部入盒（袋）后，要在档案盒（袋）的脊背粘贴上识别标签，以便于按照识别标签快速查找到所需要的家庭历史档案。此外，在电子信息发达的今天，也可以购买使用家庭档案管理系统的软件。设定好家庭信息、材料分类、保管期限、载体类型后，将相关的目录信息著录进电脑，以方便档案材料的查阅利用。
对于家庭档案的装具，可以在家中用专用的箱子、书柜、书架或有关橱具来存放，也可以自己设计制作，还可以使用市场上出售的实用美观的家庭档案装具。对于所有家庭档案材料，要妥善保管，注意防火、防高温、防光、防尘、防潮、防霉、防虫、防鼠、防晒。
如果家庭认为保管条件和环境不具备，可以将其珍贵的家庭档案送交各级档案馆寄存或代为保管。国家也鼓励家庭将其重要档案向国家各级档案馆捐赠。家庭档案捐赠档案馆后，家庭档案所有者对其家庭档案享有优先利用权，并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。在家庭档案开放方面需要注意的是，家庭虽然有权公开自家的档案材料，但是必须是以不会损害国家安全和利益为前提。家庭所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的家庭档案，如果要向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖，都必须经过政府档案行政管理部门批准，严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。
一、特种载体档案管理的难点
1.保管环境差异较大
不同特殊载体档案对于温湿度、防尘防霉、防光、防氧化、防磁、防震、防机械损伤的要求都不尽相同，详见表1。由于对保管环境的要求差异较大，必须购置不同的管护设施和设备对特殊载体档案进行专业化保管，这对于一般企事业单位档案馆、档案室而言，人力、物力、财力投入过大，难以实施。
2.分类利用存在不便
不同特种载体档案单独分类、保管，同一特种载体档案一般按照保管期限—年度—问题分类，但是，由于记录、反应同一重要事件活动往往有多个不同载体档案，如照片、摄像、录音等，在利用时，往往容易遗漏。另外，不同特种载体档案一般都需要相应的专业特种设备，遇到设备损坏均影响利用。
3.形成数量较少
特种载体档案一般反映单位的重大活动或事件，因此，形成数量远比纸质档案要少，再加上载体种类不同，每种特种载体档案的形成数量就更少，不利于档案的保管与利用。
二、以数字化为核心的特种载体
档案管理模式目前，随着信息化的快速发展和数码设备的普及，不少特种载体档案已经以数字化的形式采集、存储和利用，这为解决特殊载体档案管理难点提供了解决思路，但如何建立体系化的数字化特种载体档案管理模式，仍有待于研究，下文进行简要分析：
1.建立统一的分类方案按照保管期限
—年度—问题的原则确立分类方案，依照所反映事件活动的重要性确定保管期限，同一问题的不同载体形式档案经过数字化处理后，统一整理、存储。分类方案中的档号标注应采用“保管期限—年度—案卷号—序号—原载体形式”的结构，归档范围应参照国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）的规定和本单位的实际工作内容与业务范围。
2.明确数字化处理程序
（1）数字化处理标准
制定具有特殊载体档案特点的、区别于纸质档案数字化的处理标准，明确便于利用的通用数字格式，确定数字化处理信息损耗率低的标准，保证经过数字化处理档案的真实性、完整性和有效性。
（2）数字化处理流程
对于数码设备采集的音频、视频、图像等资料，在保存原数字格式的基础上，转换成通用的、损耗比低的音频、视频、图像数字格式；对于其他设备采集的音频、视频、图像等资料，及时通过专业转换设备生成数字信号，记录并存储，同时转换成通用的、损耗比低的音频、视频、图像数字格式，以方便利用。
（3）数据备份措施
按照分类方案进行数据处理与归档，采用磁盘和光盘双备份形式对数据进行存储与保护，建立防磁、防尘和温湿度控制的档案保管环境，对备份材料进行妥善保管。
3.网络化管理平台建设
建立浏览器—服务器（B-S）构架的特种载体档案管理平台，完善借阅、归档审批流设计，通过有限制的浏览器访问、上传、下载，实现特种载体档案的数字化处理、归档与利用同步，拓宽收集渠道、简化管理流程、提高利用效率。
三、应注意事项
1.把好时间关
由于照片、光盘、磁带等特种载体档案往往是由专门部门或专门人员负责制作的，它不同于文书档案要经过一定的公文处理流程且有文字记述容易理解，如果不及时归档，极易丢失散佚，事后难以追寻。因此，应通过网络化管理平台对特种载体档案及时进行数字化处理与归档，交由档案管理部门集中统一保管。
2.把好质量关
数字化处理有一定风险，一定要结合本单位实际制定严格的数字化处理标准，建立完善的检查核验机制，确保数字档案质量、降低信息损耗，保证特种载体档案信息的真实、有效、完整与安全。对特殊载体档案信息的分类、整理，应遵循归档材料之间的有机联系，便于保管和利用。归档的档案信息应反映领导人和著名人物参加与本地区、本单位有关的重大公务活动，反映本单位组织或参加重要活动，反映本地区、本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象，反映本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物等，宁缺毋滥。
广泛方式
广泛是指档案网站利用档案馆藏资源以及档案部门掌握的动态信息，向社会大众提供信息服务。目前国内现有的档案信息网站主要以提供档案信息为主，类型有以下几种。
第一，的馆藏档案信息。在网络环境中，各级各类档案馆所的馆藏档案信息是信息量最大的，也是最为集中和最丰富的。因为这类档案信息最能直接满足社会各界利用者的档案利用需求，不同级别和性质的档案馆所提供的馆藏档案信息各不相同。
第二，提供有关档案机构的新闻与事件报道。在丰富的网络档案信息中，有关本机构新闻与事件是最为普遍的一类信息。在以往的信息传播途径中，比较难于获得这类信息，有时即使得到也已经变得过时和失效了，而这类信息可能对于档案工作者或特定的利用者又十分重要。网站及时信息，满足了这类需要。通过此类信息可以及时知道档案机构的最新消息和重要活动，了解档案界的最新动态及档案开放的最新内容。这类信息内容通常包括：原始档案开放信息、最新档案展览信息、档案法律法规及标准出台信息、档案界某个领域学术活动信息、档案保护技术领域中最新发明创造信息等等。
第三，提供档案出版物信息。网络环境为档案学研究利用各种信息和知识提供了前所未有的便利条件。有关档案出版物的信息，有利于档案工作者和研究者及时地掌握档案学界的理论成果及档案编研成果，掌握新的档案理论与实践经验，追踪“热点”，探讨“时事”。档案学研究的领域拓展到了整个世界的广阔空间中，这对促进档案研究工作的发展十分有利。档案出版物信息同样是利用者了解世界各国档案信息资源、档案理论实践工作、档案研究动态与研究水平的一个窗口。
第四，提供有关标准信息。网络环境中有关标准的档案信息有利于我国了解国际档案界的发展水平，避免档案工作的盲目发展。有关标准的网络档案信息主要包括：文件管理标准、档案著录标准、档案中各种技术应用标准、档案学术术语标准等等。这些标准涉及档案工作的各个领域，为研究档案工作标准化提供了一个窗口，更重要的是为广大实际工作者提供了工作操作依据。
第五，提供有关档案教育培训方面相关信息。有关教育培训的信息包括两方面内容：一是有关档案学专业教育的网络信息；二是档案机构为各类教学提供的相关档案信息。以档案馆为主的各级各类档案机构把为各种教学提供档案材料作为其主要的服务内容之一。他们通过网络提供大量用于教学的档案，这些档案信息对于档案学来说是难能可贵的资料。
交互方式
交互方式就是档案部门与用户之间通过档案网站，实现需求交流，双方共同参与而完成特种服务的方式。其方式可以采用以下几种：
第一，实时咨询与非实时咨询相结合。实时服务是以一种基于网络，采用系统软件，实现高智能、自动应答的服务系统为基础，与用户进行实时的一对一的服务，或是一组分散的用户同时接受咨询档案馆员的讲解和示范的一种服务。其特点在于，用户可以在任何时间、任何地点，只要有网络存在，都可要求进行档案信息服务；如果当用户进入系统时没有档案咨询人员值班，系统会自动要求用户以电子邮件传送问题，在得到答复后会将答案返回给用户。其缺陷在于，没有一家档案馆可以解答所有用户的问题及提供每周7天、每天24小时的不间断实时互动的咨询服务。
实时交互式咨询固然是档案信息网站远程服务中颇具优势的咨询方式，但其最佳咨询效益的发挥必须以雄厚的档案咨询技术实力、充裕的档案咨询专家、优质的档案咨询资源、快速的网络传输速度等为前提，但现阶段能达到这些指标要求的个体档案馆尚不多见。因而，发挥邮件咨询、表单咨询、网页咨询等非实时咨询的优势，则可避免上述因素的影响。
非实时咨询虽然有一定滞后性，但非常适合档案馆这类机构的信息服务。其与实时咨询方式相结合，有助于充分发挥档案网站现有资源的作用。
第二，在线咨询与非在线咨询相结合。在线咨询服务是以E-mail、MessageBoard、BBS等形式为基础来进行的，由于这种参考咨询服务相对简单易行，已经成为了目前最流行的档案信息远程服务服务模式，其缺陷在于，咨询是进行异步处理的，用户与档案咨询人虽之间缺乏交互式的交流，难以有效分析和澄清问题。另外，在相当长的时期内，普通纸质载体与数字载体将长期共存，档案馆是融印刷本文献和数字资源于一体的“复合式档案馆”。因而，相当多的信息咨询，并不能完全通过网络实现。这就需要将在线咨询与传统咨询服务结合起来，构成一种复合咨询环境。复合咨询是传统参考咨询与数字化咨询的有机结合，既有咨询服务的物理场所，又有咨询服务的信息空间。各类查询的档案信息、问题的完成，既可以通过非在线咨询和手工查询，同时利用在线的数字化咨询，两者并举，共存互补，发挥档案信息咨询服务的整体效益。
第三，档案信息网站实时咨询服务和特色推荐服务相结合。档案信息网站实时咨询服务对指南性、指导性问题解答尤为有效，但对检索性档案咨询、专题性档案咨询、定题档案咨询的效果就不十分理想，也难以满足用户日益增长、要求更高、表现形式更为复杂的信息和知识需求。
特色推荐服务和实时咨询服务相结合，可以拓展档案数字化咨询的范围，提高咨询的深度和知识含量，满足用户多样性的咨询需求。档案信息网站远程服务的特色化应包含以下几个方面：其一，从用户角度考虑，网络环境下，用户的需求将呈多元化的趋势。档案馆既要提供一般的，甚至是传统的服务，也要满足用户对特定专业领域、特定档案类型、特殊提供方式的特殊要求。其二，从服务角度考虑，网络环境下，服务的方式也呈多元化。既要有创新服务，又要有品牌服务。如家谱档案或家族档案信息，这类档案收藏在国内外各级档案机构中占据一定的数量，在网络中也专门作为一类特色档案信息，并且在网站中的位置较为显著，易于寻找。其档案利用就充分满足了这种利用需求。这种利用密切了档案机构与利用者之间的关系，提高了利用者利用档案的兴趣，吸引了更多利用者。国外许多人就是在对家族的寻根过程中，了解和熟悉了档案工作。
个性化推荐服务方式
档案信息网站远程服务不能被动地等用户来“提问”、“查询”，而应利用档案数字资源开展不同层次、多种类型的个性化推荐服务。个性化推荐服务是根据用户
的特定需求，主动、及时、准确地向用户提供所需信息和知识的一种新型服务方式。其核心是具有特定知识和技能的档案咨询员对用户的个性化服务。其工作机制主要有以下几个步骤：
(1)问题接收，以各种电子方式获得用户的咨询问题。
(1)问题处理，对问题进行归类和处理，对那些重复的、已经处理过的或超出本档案馆服务范围的问题进行过滤和筛选，决定不同的处理方法。
(3)回答，咨询档案馆员根据自身的知识和可获得的资源按照预订的要求进行回答。
(4)跟踪，通过所记录的提问信息来了解每个问题的处理情况。当每个问题回答后，问题和答案都需要进行存档，以便日后查询，逐步形成可供检索的档案知识库。
(5)接收读者反馈，用户是否满意，将直接影响到我们日后的档案服务工作，由于不能像对传统档案查询利用服务一样与用户面对面，不能当面了解满意度，所以，更应重视对用户意见的回收。
个性化系统服务，通过使用多种数据分析技术，既能优质高效地完成档案信息检索、专题和定题服务等传统咨询工作，也能按照用户的专业特征和研究兴趣，及时主动地推荐其需要的、且以往没有获得的资源，还能根据用户对推荐内容的反馈进一步改进推荐结果。该服务除能学习一部分专业用户行为，自动采集用户需求，动态跟踪用户需求的变化，从中分析出用户的新偏好，主动推荐相应的档案资源外，还能通过用户交互式查询和知识评价，培养用户个性、引发需求、引导需求，促进数字资源的有效利用。个性化档案推荐服务系统的进一步发展应是利用数据挖掘、知识发现等技术。目前这方面的研究国外仅限于企业知识管理与服务等领域，有关技术还处于探讨与完善阶段。但应该看到，实现档案数字学术资源的深层挖掘并提供有效的决策咨询服务，是个性化档案服务推荐系统的发展方向，也是档案信息服务系统功能完善的必然。
1.数字化科技档案的内涵分析
简单理解，数字化科技档案是科技档案在信息化时代的一种表现形式，通常形成于特定的数字设备中或者产生于数字应用的环境中，数字化科技档案的保持介质随着数字技术的发展而分别经历了磁盘、磁带以及光盘等多样的数字化载体 [2]。与传统纸质的科技档案最大的不同就是数字化科技档案在存储介质上以数字形式进行存储，因此，在很多性质方面，数字化科技档案与传统纸质形式的科技档案有着很大的区别。为了稳妥有效地对数字化科技档案进行归档及其归档后的管理，需要进一步分析和描述数字化科技档案的特征。数字化科技档案的存在形式呈现多元化，包括文本、图形图像、声音、多媒体以及命令文件等等各种格式的文件形式，从特点上看，数字化科技档案具有以下几个方面的特点：第一，具有非人工直读性。数字化科技档案采用数字式代码存储于某种载体上，必须借助计算机解码或者专用设备将其转换成文字、声音、图形、图像等可识读的记录才可以识读。第二，具有对专用设备及标准的依赖性。数字化科技档案与数字化设备的软件和硬件等存在密切的依赖关系，包括设备的状态、硬件的兼容情况以及软件的规范程度等都会对数字化科技档案的归档及其归档后的管理产生影响[3]。第三，存储的信息具有易更改性和可变性。数字化科技档案的信息以数字编码形式记录在载体上，信息内容与形式相对独立，对其进行增删更改方便。第四，信息与载体之间具有可分离性。数字化科技档案的信息内容可在不同载体上同时存在或相互交换，而在内容上不会发生任何变化。第五，信息具有可共享性。随着网络化传输模式的普及，数字化科技档案的信息受时空的限制越来越小，可方便的通过网络的方式进行传播和交流，查阅和利用便捷，信息共享性好。第六，具有多种信息媒体的集成性。随着多媒体技术的发展，数字化科技档案的信息形态更加丰富，具有多种信息媒体的集成性特征。
2.数字化科技档案的建设的主要做法
在进行数字化科技档案的建设过程中，主要涉及到收集归档、接收移交、保管和利用等不同步骤，基于这些步骤出发进行数字化科技档案建设的主要做法有以下方面[4]。
第一，数字化科技档案的收集归档。数字化科技档案涉及到文本文件、图形文件以及图像文件等不同的文件格式，其收集积累的方法也有别于传统纸质的科技档案，在收集积累的过程中要充分考虑到数字化科技档案的特点，对不同类型的数字化科技档案文件要充分考虑到技术特性方面的差异，根据存储载体、记录信息标准以及压缩算法等多方面的不同特性分别采取相应措施来保证其内容信息的原始性、真实性和完整性；另外，数字化科技档案不同文件在读取和还原的过程中需要相关生成环境的信息资料，如不同的软、硬件环境等，因此对数字化科技档案的收集积累还要包括这些相关内容。数字化科技档案归档后要进行整理工作，对数字化科技档案进行科学整理是将来对其管理和利用等工作的基础。对数字化科技档案的整理包括两个层次：其一是进行分类、排序的组织整理工作，将基于不同载体存储的零散杂乱的数字化科技档案进行有序的分类、标引和组合；其二是组织建立数字化科技档案数据库，目的是实现对数字化科技档案进行分类和编号，使所有的数字化科技档案成为有机的整体，数字化科技档案在数据库中的数据名称和类型涵盖了对科技档案相关信息的详细描述，其中的核心部分主要是科技档案文件格式、描述、以及相关记录信息等内容，文件特征部分包括档案的形成部门、形成日期、载体类型、载体编号、设备环境特征（包括硬件环境和软件环境等），文件记录特征包括记录的结构形式（物理、逻辑）、记录类型、记录字符及图形音频、视频文件格式、文件载体、型号：数量等。
第二，数字化科技档案的接收移交。对于数字化科技档案文件，其形成单位在进行移交工作之前和档案保管部门在归档之前，需要对归档的数字化科技档案文件载体及技术环境进行检验，并要求达到100%的合格率水平。在接收移交环节主要进行的检验项目包括对载体的检验以及对归档数字化文件的检验，通常包括内容的真实性、完整性以及有效性检验等，同时还要进行各类辅助说明资料的检验和验证。
第三，数字化科技档案的保管。对于数字化形式的科技档案，其保管不但要符合纸质档案的基本要求，还由于其存储载体的不同特点，在保管方面要满足一些特殊的要求。例如在数字化科技档案的存放方式上，要根据不同的存储介质如磁带、软硬磁盘和光盘等采取不同的存放方式，此外不同存储介质对存放环境的温湿度控制都有严格的要求，在具体保管中要实施严格的控制，避免使其受到尘、光、火、磁等各种有害因素的影响，要定期检查保存状况，并通过采取信息加密、电子签名、身份识别、防计算机病毒措施以及备份和信息迁移等不同手段来维护数字化科技档案信息的安全[5]。
第四，数字化科技档案的利用。数字化科技档案建设的目标就是为了更好的应用，根据数字化档案的特点，其利用发生了较大的变化，实践中采取的利用方式主要包括基于电子阅览室阅览、信息复制、出借和基于网络的在线利用等方式。在对数字化科技档案的应用中，通过档案部门来开设电子阅览室是当前档案部门提供利用数字化科技档案的主要方式，电子阅览室配备专用的阅览设备，能够为利用者提供良好的阅档环境，同时还有利于控制数字化科技档案的使用情况和保护数字化科技档案。复制是根据数字化科技档案的信息与载体可分离性的特点向利用者提供复印文件以及拷贝在各种载体上的档案复制件的利用方式。出借通常是因为工作特殊需要而借出数字化科技档案存储载体的情况，通常要进行严格的审查与控制。基于网络在线利用是指通过网络实现数字化科技档案的利用活动，其中的网络可以包括内部的局域网服务和外联的互联网服务，采取网络在线利用的方式目前是数字化科技档案利用中正在积极探索的一种利用方式，具有其他应用方式所不具备的优势，其服务范围广、利用方便快捷，具有很好的发展前景。
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